Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn tại Trung tâm Hệ thống Thông tin Viễn thông - Chính phủ FPT Information System Telecom and Government FIS TEG

MỤC LỤC
I. Những vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin..............................................................................25
1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin.........................................................25
2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức theo mục đích phục vụ của thông tin đầu
ra.............................................................................................................................................26
3. Các giai đoạn phát triển hệ thống.....................................................................................28
4. Công cụ mô hình hóa........................................................................................................32
II. Khái niệm phần mềm và các quy trình thết kế phần mềm trong công nghệ phần mềm.........35
1. Khái niệm phần mềm........................................................................................................35
2. Các quy trình thết kế phần mềm trong công nghệ phần mềm..........................................36
III. Tìm hiểu về công cụ nghiên cứu đề tài...................................................................................46
1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.....................................................................46
2. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0..........................................47
3. Công cụ làm báo cáo Cristal Report.................................................................................49
CHƯƠNG 3 ................................................................................................................................... 51
I. Mô tả bài toán nghiệp vụ ....................................................................................................... 51
1. Mô tả bằng lời ................................................................................................................... 51
2.Các hồ sơ liên quan ............................................................................................................ 53
- Quản lý công văn ................................................................................................................ 54
Hình 1: Sơ đồ BFD ............................................................................................................ 55
.............................................................................................................................................. 55
Mô tả chi tiết các chức năng ................................................................................................ 56
1
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 1: Sơ đồ BFD…………………………………………………………......56
Hình 2: Sơ đồ IFD ……………………………………………………………..59
Hình 3:Sơ đồ DFD ngữ cảnh………………………………………………......60
Hình 4: Sơ đồ DFD mức 0……………………………………………………...61
Hình 5: Sơ đồ DFD mức1: Quản lý công văn đến……………………………...62
Hình 6: Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý công văn đến……………………………..63
Hình 7: Sơ đồ DFD mức 1: Báo cáo thống kê………………………………….64

Hình 8: Sơ đồ DFD mức 1: Tìm kiếm công văn………………………………..65
Hình 9: Sơ đồ quan hệ thực thể ERP……………………………………………66
Hình 10: Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)…………………………………………71
Hình 11: Giao diện chính…………………………………………………….....77
Hình 13: Đổi mật khẩu………………………………………………………….78
Hình 14: Cập nhật công văn…………………………………………………….79
Hình 15: Danh sách nhân viên ………………………………………………..80
Hình 16: Danh mục đơn vị…………………………………….. ……………....81
Hình 17:Cập nhật loại công văn………………………………………………..82
Hình 18:Tìm kiếm công văn……………………………………………………83
Hình 19:Phân công nhiệm vụ…………………………………………………..84
Hình 20 Báo cáo công văn đến theo tháng……………………………………..85
Hình 21. Báo cáo công văn đi theo tháng……………………………………...86
Hình 22. Báo cáo công văn đã xử lý theo tháng……………………………….87
Hình 23. Báo cáo công văn quá hạn……………………………………………88
2
LỜI MỞ ĐẦU
Xã hội loài người đã bước sang thời đại xã hội công nghệ thông tin. Thông
tin và tri thức đã trở thành nguồn lực quan trọng đối với mọi hoạt động của con
người, thông tin phục vụ sản xuất, thông tin phục vụ quản lý. Người sản xuất cần
thông tin nhằm phục vụ cho việc sản xuất ra những sản phẩm có tính cạnh tranh
trên thị trường, các nhà lãnh đạo cần thông tin để ra những quyết định chính xác
và kịp thời. Đầu ra của các thông tin cái mà các nhà lãnh đạo cần thường thể hiện
dưới dạng các báo cáo.
Ngày nay với hỗ trợ của các hệ thống máy tính, các thông tin được xử lý
thành các dữ liệu cần thiết, phục vụ tốt cho hoạt động ra quyết định. Hầu hết các
công ty trên toàn thế giới dù hoạt động ở lĩnh vực nào cũng đều ứng dụng Công
Nghệ Thông Tin vào hoạt động của mình với các hình thức và qui mô khác nhau.
Do đó hàng loạt các công ty phần mềm đã ra đời đã góp phần làm phong phú
thêm thị trường phần mềm ứng dụng trong mọi lĩnh vực nhất là trong lĩnh vực

kinh tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty kinh doanh quản lý các hoạt động
của mình một các hiệu quả
Ỏ nước ta hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã đưa tin học hóa vào công
tác quản lý của mình nhằm mang lại những hiệu quả lợi ích. Trung tâm Hệ
Thống Thông Tin Viễn Thông Chính Phủ cũng không nằm ngoài xu hướng
chung đó. Là một bộ phận của công ty trách nhiện hữu hạn Hệ Thống Thông Tin
FPT-chuyên sản xuất những phầm mềm ứng dụng cho những doanh nghiệp vừa
và nhỏ, hơn ai hết Trung tâm hiểu rõ nhu cầu bức thiết của việc tin học hóa trong
công tác quản lý. Trung tâm đã sử dụng một số phần mềm quản lý như: phần
mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý công
3
văn viết bằng FoxPro… Là một doanh nghiệp đang trên đà phát triển lớn mạnh,
để đảm bảo cho quá trình hoạt động của Trung tâm được tốt, người lãnh đạo có
những quyết sách quản lý nhanh chóng, kịp thời thì Trung tâm cần phải tiếp tục
tiến hành tin học hóa sâu hơn nữa, tiếp tục hoàn thiện những phần mềm quản lý
đã có, mở rộng thêm các lĩnh vực ứng dụng tin học hóa. Và đây cũng chính là cơ
hội để đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn tại Trung tâm
Hệ Thống Thông Tin Viễn thông_Chính phủ FPT Information System
Telecom and Goverment FIS TEG” được thực hiện, giúp hoàn thiện thêm cho
phần mềm đã có.
Ngoài các phần khác, cấu trúc của khóa luận tốt nghiệp bao gồm 3 chương
• Chương 1: Tổng quan về cơ quan thực tập và giới thiệu về hệ thống thông
tin quản lý công văn
Giới thiệu tổng quan về Công ty Hệ Thống Thông Tin FPT, Trung tân Hệ
Thống Thông Tin Viễn Thông Chính Phủ: cơ cấu tổ chức, chức năng các
phòng ban. Lý do lựa chọn đề tài, tính khả thi của đề tài và những công cụ
để thực hiện đề tài đó.
• Chương 2: Cơ sở phương pháp luận
Trình bày khái quát các phương pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việc
nghiên cứu đề tài

• Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý công văn
Trình bày quá trình khảo sát thông tin về bài toán ‘quản lý công văn’ của
Trung tâm để từ đó tiến hành phân tích và thiết kế chi tiết hệ thống. Xây
dựng phần mềm dựa trên cơ sở thiết kế của hệ thống.
Vì thời gian có hạn, lần đầu đi sâu nghiên cứu các vấn đề nghiệp vụ quản
lý công văn của Trung tâm cộng thêm kiến thức còn hạn chế nên khóa luận tốt
4
nghiệp của em còn nhiều thiếu sót. Vậy em rất mong sự đóng góp ý kiến của các
thầy cô và bạn bè để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô giáo trong khoa Tin Học Kinh
Tế và đặc biệt là thầy Bùi Thế Ngũ – người đã xem xét và đưa ra các ý kiến
đóng góp, đánh giá giúp em kịp thời bổ sung những chỗ thiếu sót để em hoàn
thành tốt khóa luận tốt nghiệp này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới công ty FPT, anh Nguyễn Việt Dũng
người hướng dẫn trưc tiếp cho em, chị Lê Thị Hiền cán bộ nhân sự cùng toàn thể
các anh chị trong phòng Test của Trung Tâm Hệ Thống Thông Tin Viễn Thông
Chính Phủ đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em thực tập tốt và hoàn thành
khóa luận tốt nghiệp trong thời gian thực tập vừa qua.
5
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP VÀ GIỚI
THIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
CÔNG VĂN
I. Tổng quan về cơ quan thực tập
1. Giới thiệu về công ty Hệ Thống Thông Tin FPT
Tên công ty : Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Hệ Thống Thông Tin FPT
Tên tiếng Anh : FPT Information System
Tên giao dịch : FIS
Trụ sở chính : 101 Láng Hạ-Đống Đa-Hà Nội
Điện thoại : (+84 ) 4 5626000

Fax : (+84 ) 4 5624850
Chi nhánh : 51 Lê Đại Hành -Hai Bà Trưng -Hà Nội
Người hướng dẫn: Nguyễn Việt Dũng - trưởng phòng test
Điện thoại : 04 5626000 máy lẻ 2340
Website : www.fis.com.vn
6
1.1. Sơ đồ tổ chức FPT

7
1.2. Sản phẩm và dịch vụ của FPT
1.3. 10 line kinh doanh dẫn đầu FPT
Á Dịch vụ triển khai
ERP : ORACLE, SAP, MS Dynamic
CRM: Siebel, Dynamic CRM
HRM: ORACLE HRM, Peoplesoft
Banking: Iflex, Temenos, Reuters,
Switching Application
Telecom: Intec Billing, ZTE Billing
Nguồn lực công nghệ
MS .NET/VB/MS SQL : 150
ORACLE database : 500
ORACLE form/developer : 200
IBM Websphere : 100
Java : 80
SAP : 30
ORACLE ERP : 150
Data Warehouse : 20
Tài chính
Tài chính
công

công
Chính phủ
Chính phủ
Viễn Thông
Viễn Thông
Y tế
Y tế
Tài chính
Tài chính
công
công
Doanh
Doanh
nghiệp
nghiệp
Tài chính
Tài chính
&ngân hàng
&ngân hàng
TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN OFFSHORE
PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG
TỐI ƯU HÓA PHẦN MỀM
TÍCH HỢP PHẦN MỀM
BẢO HÀNH VÀ HỖ TRỢ PHẦN MỀM
BiẾN ĐỔI VÀ DI TRÚ DỮ LIỆU
DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN NỘI DUNG DI
ĐỘNG
DỊCH VỤ KIỂM TRA
Phát triển Giải pháp phần
mềm

Phân phối các sản phẩm ICT
Cung cấp dịch vụ viễn thông
Lắp ráp máy tính
Outsourcing phần mềm
Tích hợp hệ thống
Các dịch vụ ERP
Dịch vụ Internet
Dịch vụ trực tuyến
Đào tạo CNTT
8
1.4. Các chỉ số của FPT



9
1.5 Các đối tác công nghệ của FPT
10
1.6. Chiến lược của FPT
FPT có một số chiến lược sau:
- Giữ vững vị trí số 1 trong nước.
- Nâng cao hiệu quả phần mềm và dịch vụ trên thị trường trong và ngoài
nước.
- Toàn cầu hóa: cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên toàn thế giới.
- Nghiên cứu và triển khai các dịch vụ mới.
1.7. Các mốc lịch sử
- 13/9/1988: Thành lập FPT ban đầu có 8 thành viên.
- 1990 : Mở chi nhánh TP HCM.
- 1998 : Trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet tại Việt Nam.
- 2000 : Thành công trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp với triển khai phần
mềm quản lý tài chính SOLOMON cho FPT. Thành lập văn phòng tại Silicon

Valley. Đối tác phát triển phần mềm của IBM, NTT-IT.
- 2002 : Cổ phần hóa.
- 2003 : Thành lập 6 công ty thành viên.
- 2004 : Đối tác vàng đầu tiên của Cisco tại Đông Dương. Chứng chỉ CMM5.
- 2005 : Thành lập công ty Viễn thông FPT, nhận giấy phép cung cấp dịch vụ và
hạ tầng viễn thông. Chứng chỉ Đối tác Vàng của Microsoft & Checkpoint, CAP
của Oracle. Thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) phần mềm FPT
Nhật Bản.
- 2006 : Thành lập Đại học FPT, nhận chứng chỉ CMMI-5, BS 7799.
- 2007 : Thành lập công ty TNHH phần mềm FPT Châu Á Thái Bình Dương tại
Singapore. Hợp nhất Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT, Công ty TNHH
11
Giải pháp Phần mềm FPT và Trung tâm dịch vụ ERP thành Công ty TNHH Hệ
thống Thông tin FPT. Nhận giải thưởng “đối tác doanh nghiệp” xuất sắc nhất
năm của Cisco (Cisco Best Partner ) tại khu vực Châu Á bao gồm Singapore,
Malaysia, Thailand, Indonesia, Phillippines, Taiwan và các nước Châu Á khác
(trừ Trung Quốc và Ấn Độ). Trở thành Đối tác Chiến lược của SAP. Nhận giải
thưởng “nhà tích hợp hệ thống xuất sắc nhất”, “đối tác công nghệ cao”, “đối tác
tích hợp truyền thông”, “đối tác dịch vụ cao cấp và đối tác làm khách hàng hài
lòng nhất của Cisco tại Việt Nam”. Nhận giải thưởng “ Đối tác Kim cương khu
vực Châu Á-Thái Bình Dương” của HP. Nhận Huy chương vàng đơn vị phần
mềm do Hội Tin học TP HCM trao giải.
2.Trung tâm hệ thống thông tin Viễn Thông Chính phủ FPT Information
System Telecom and Government FIS TEG
Trung tâm hệ thống thông tin (HTTT) Viễn thông _Chính phủ FIS TEG
trực thuộc công ty TNHH Hệ Thống Thông Tin FPT được hợp nhất từ 4 đơn vị
thuộc FIS, FSS.
- Ngày thành lập :1/1/2007.
- Doanh số 2007 :12.665 triệu USD.
- Số cán bộ công nhân viên 2 miền : 222 người trong đó FIS TEG Hà Nội là 144

người.
- Lĩnh vực kinh doanh :sản xuất và kinh doanh phần mềm thuộc lĩnh vực viễn
thông và phần mềm giành cho chính phủ.
- Trụ Sở Chính :101 Láng Hạ-Đống Đa-Hà Nội.
- Chi nhánh : 51 Lê Đại Hành-Hai Bà Trưng –Hà Nội.
- Giám đốc :Phạm Triệu Linh.
12
2.1. Sơ đồ tổ chức của Trung tâm hệ thống thông tin Viễn thông_Chính phủ
FPT Information System Telecom and Government FIS TEG
FIS TEG Toàn Quốc
FIS TEG Hà Nội FIS TEG HCM
Kinh
Doanh
TT Quản Trị
khách hàng
SAL
Phòng TEL
Triển Khai
TT Tư vấn
Giải Pháp
CON


TT Kỹ
Thuật
Triển Khai
TEC
TT Giải Pháp
Phần Mềm
Viễn Thông

SOT
TT Giải
Pháp Phần
Mềm Chính
Phủ
GOV
Đảm Bảo
Văn phòng
BO
Phòng GOV
13
2.2. Sơ đồ tổ chức của Trung tâm giải pháp phần mềm Viễn thông FPT
Information System Telecom and Government SoftWare Telecom FIS TEG
SOT
2.3.Chức năng các phòng ban
- Phòng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh, nhân lực, tài chính
của trung tâm, có quyền quyết định cao nhất. Chịu sự điều hành của ban tổng
giám đốc.
- Phòng phó giám đốc: có trách nhiệm điều hành nhân viên của mình hoàn
thành công việc. Chịu trách nhiệm báo cáo trước giám đốc.
Phòng
Phần Mềm


Phòng:
Triển Khai
Phần
Cứng+văn
Phòng

Phòng
Công Nghệ
Phụ Trách
FIS TEG
TP HCM
PGĐ: Phan
Việt Thắng
PGĐ:Phạm
Anh Chiến
PGĐ:
Nguyễn Đức
Hùng
PGĐ: Đoàn
Nhật Minh
PGĐ:Chu
Hùng
Thắng
Phòng
Kinh
Doanh
GĐ: Phạm Triệu Linh
14
- Phòng kinh doanh: nghiên cứu thị trường, tiếp thị quảng cáo bán hàng, hậu
mãi khách hàng, dịch vụ tư vấn các giải pháp kinh doanh cho trung tâm.
- Phòng phầm mềm: cung cấp các giải pháp phần mềm cho các doanh
nghiệp. Cụ thể là các phần mềm cho các công ty viễn thông: Vietel, Mobile
Phone, Vinaphone, E-telecom. Phòng này chuyên cung cấp những sản phẩm
phần mềm theo yêu cầu của khách hàng.
- Phòng triển khai phần cứng và văn phòng: cung cấp các sản phẩm phần
mềm đã hoàn thiện tới khách hàng. Nhiệm vụ của bên triển khai là cài đặt,

đào tạo sử dụng, đưa vào khai thác các sản phẩm phần mềm do FPT cung
cấp. Hỗ trợ khách hàng trong quá trình ứng dụng phần mềm trong thực tế,
bảo trì sản phẩm.
- Phòng công nghệ: chịu trách nhiệm về việc ứng dụng công nghệ nào vào
trong quá trình sản xuất phần mềm quy mô công nghiệp. Không phải một
công nghệ mới ra đời thì phải áp dụng ngay nó vào để sử dụng, nó phụ thuộc
vào rất nhiều yếu tố như: những nền tảng sẵn có khi áp dụng công nghệ cũ,
kinh nghiêm cán bộ, mức độ thành thạo…
15
2.4. Cơ cấu nhân sự FIS TEG Hà Nội

2.5. Tỷ trọng nhân sự của FIS TEG trong FIS
FIS
FIS TEG
11,6%
16
II.Hệ thống thông tin quản lý công văn
1. Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý
Trong những năm trở lại đây công nghệ thông tin (CNTT) đã được coi là
ngành công nghệ mũi nhọn mang lại những lợi ích và có những tính năng to lớn
trong việc trợ giúp con người thực hiện các công việc tưởng chừng như không
thể. Một trong những tiêu chuẩn để đánh giá một đất nước có phát triển hay
không thì dựa vào tiêu chuẩn công nghệ. Ở Việt Nam, CNTT đã xâm nhập vào
tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội và tạo ra những thay đổi rõ rệt. Người ta
ngày càng tin CNTT thật sự là động lực phát triển của xã hội. Hiện nay việc ứng
dụng CNTT hiện đại vào quản lý có ý nghĩa sống còn, việc đưa ứng dụng CNTT
vào để cải cách bộ máy quản lý, nâng cao hiệu lực quản lý là một trong những
ưu tiên hành đầu của Đảng và Nhà nước. Điều đó là yêu cầu cần thiết bởi vì chỉ
có sự quản lý hiệu quả thì các tổ chức cá nhân mới hoạt động tốt góp phần xây
dựng đất nước giàu mạnh, tiến bước theo con đường công nghiệp hoá-hiện đại

hoá.
2. Thực trạng ứng dụng CNTT tại FIS TEG và lý do chọn đề tài
2.1. Thực trạng ứng dụng CNTT tại FIS TEG
Trung tâm HTTT Viễn thông Chính phủ FIS TEG thuộc Tổng Công ty Hệ
Thống Thông Tin FPT là một trong những công ty hàng đầu của Việt Nam về
lĩnh vực công nghệ thông tin. Đây là nơi cho ra đời những giải pháp ứng dụng
cho lĩnh vực viễn thông, quản lý chính phủ. Các giải pháp trong viễn thông như:
hệ thống tính cước billing, hệ thống quản trị khách hàng, hệ thống giải quyết
công nợ... Các giải pháp cho quản lý chính phủ như: hệ thống quản lý hộ tịch;
quản lý đơn thư khiếu nại; hệ thống quản lý, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh
17
doanh và quản lý thông tin doanh nghiệp... Các chương trình ứng dụng trong
quản lý: phần mềm quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý hợp đồng…
Phòng phần mềm có 3 máy chủ, 100 máy PC, tất cả chúng đều được nối mạng
internet, mạng nội bộ LAN. Các ngôn ngữ sử dụng viết phần mềm gồm: Java,
Microsoft Visual Studio 2005. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle 10, SQL
navigator2005 và một số công cụ khác như: Jbuilder 2006, StarTeam,
Oracle10gclient. Nhìn chung trung tâm trang bị tốt cơ sở vật chất kỹ thuật phục
vụ cho quản lý và sản xuất.
2.2.Lý do chọn đề tài
Trung tâm Viễn thông Chính phủ FIS TEG là một bộ phận của công ty Hệ
Thống Thông Tin FPT. Mỗi ngày Trung tâm nhận rất nhiều công văn từ cấp trên
gửi xuống, từ bên đối tác ký hợp đồng, từ khách hàng yêu cầu hỗ trợ, các quyết
định của Nhà nước… Các văn bản hành chính có vai trò đặc biệt quan trọng, liên
quan trực tiếp tới mọi hoạt động của trung tâm. Hiện tại Trung tâm đã có hệ
thống quản lý công văn với các nhiệm vụ nhận các văn bản hành chính đến, soạn
các văn bản hành chính đi, cung cấp các văn bản cho các đơn vị khác nếu cần
thiết, tiến hành xử lý các văn bản, thống kê và lưu trữ văn bản .Tuy nhiên các
hoạt động trên được làm bằng phần mềm viết bằng công cụ FOXFRO đã cũ, lỗi
thời, thiếu tính đồng bộ, hỗ trợ không hiệu quả lắm. Quy mô của chương trình

không đáp ứng được nhu cầu xử lý của khối lượng công văn ngày càng lớn.Tuy
trực thuộc công ty hàng đầu về sản xuất phần mềm trong nước nhưng FIS TEG ít
chú trọng vào những phần mềm quản lý quy mô nhỏ. Chính vì lý do ấy mà nhu
cầu ra đời một phầm mềm quản lý công văn mới là cần thiết.
18
2.3. Tính cần thiết của đề tài
Trên cơ sở các lý do đã phân tích về sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, đã
cho thấy nhu cầu thiết yếu đối với FPT nói chung và FIS TEG nói riêng hiện nay
là phải có phần mềm quản lý văn bản. Đây sẽ là phần mềm không chỉ đáp ứng
nhu cầu quản lý cho một cơ quan riêng biệt mà còn đáp ứng được tính mở là có
thể sử dụng cho cả tập đoàn trong tương lai. Vì vậy đề tài: Xây dựng hệ thống
thông tin quản lý công văn tại Trung tâm HTTT Viễn thông Chính phủ FPT
Information System Telecom and Goverment FIS TEG hình thành và có cơ
hội phát triển.
3. Hiệu quả kinh tế dự kiến mà đề tài mang lại
3.1. Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc
Phần mềm trong tương lai sẽ thay thế toàn bộ các nghiệp vụ thủ công
trong việc quản lý văn bản cho các cơ quan quản lý có hệ thống văn bản lớn bao
gồm chỉnh sửa, in ấn văn bản, lưu trữ, thống kê, tìm kiếm các văn bản … cũng
như việc quản lý các danh mục từ điển, quản lý danh mục đơn vị lãnh đạo, danh
mục hệ thống sổ sách, phần mềm ra đời sẽ tăng tốc độ xử lý văn bản, cụ thể sẽ
trực tiếp hỗ trợ các cán bộ phòng Hành chính-Tổng hợp của Trung tâm HTTT
Viễn thông Chính phủ FIS TEG do tận dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý.
Tất cả điều này sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả công việc trong quản lý
văn bản cho đơn vị, điều này cũng có nghĩa là sẽ nâng cao được hiệu quả trong
công tác quản lý của đơn vị.
19
3.2. Hiệu quả trong việc sử dụng thông tin để ra quyết định lãnh đạo
Phần mềm sẽ cung cấp cho lãnh đạo thông tin tức thời về tình hình xử lý

văn bản của đơn vị, các báo cáo về văn bản cần xử lý, các thống kê về văn bản
đến hạn xử lý, thống kê về số lượng văn bản theo các tiêu chí về mức độ khẩn,
tiêu chí về đơn vị gửi nhận … để phục vụ cho việc ra quyết định của ban lãnh
đạo.
Phần mềm ra đời sẽ làm giảm đáng kể việc phải lưu trữ một hệ thống sổ
sách cồng kềnh, tốn kếm với hiệu quả thấp trong quản lý. Điều này giúp các cơ
quan đơn vị quản lý tiết kiệm được chi phí trong việc phải có hệ thống sổ sách
cũng như hệ thống nhà kho bảo quản hệ thống sổ sách này.
3.3. Nâng cao trình độ đội ngũ, tạo môi trường phát triển và ứng dụng công
nghệ thông tin
Phần mềm này xử lý phần lớn các nghiệp vụ bằng máy tính, điều này sẽ
góp phần nâng cao trình độ của đội ngũ các bộ công nhân viên của đơn vị, đồng
thời sẽ tạo ra môi trường phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin của đơn vị .
4. Khả năng thực hiện đề tài
4.1. Kiến thức phục vụ việc nghiên cứu đề tài
Trên cơ sở các kiến thức của trường đại học và nghiên cứu tại cơ sở thực
tập như quy trình công nghệ phần mềm, kiến thức về xây dựng hệ thống thông
tin quản lý, kiến thức về lập trình C++, C sharp, Visual Basic, kiến thức về cơ sở
dữ liệu, thao tác cơ sở dữ liệu SQL Server, Microsoft Access cùng với các kiến
thức về kinh tế khác .
20
4.2.Thông tin phục vụ nghiên cứu đề tài
Các nghiệp vụ trong quản lý văn bản cho các cơ quan quản lý, cụ thể là
Trung tâm viễn thông chính phủ FIS TEG. Trên cơ sở tìm kiếm thông tin, nghiệp
vụ quản lý hỗ trợ trên các phương tiện thông tin đại chúng: sách, báo, internet…
tất cả các thông tin này đáp ứng rất tốt nhu cầu để xây dựng phần mềm trong
tương lai.
4.3. Công cụ thực hiện đề tài
Để xây dựng một phần mềm hay và hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý
của nhân viên sau này thì việc lựa chọn ngôn ngữ cũng rất quan trọng. Ngôn ngữ

phải giúp hiệu quả, đơn giản, tối ưu và Visual Basic đã đáp ứng được điều này.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đáng tin cậy, an toàn, phổ dụng hiện nay và
Microsoft Access đã được chọn.
5. Khái quát về đề tài nghiên cứu
5.1. Chức năng khái quát
Do xuất phát từ yêu cầu thực tế, phần mềm thiết kế phải đảm bảo được
thiết kế có tốc độ nhanh và cập nhật, xử lý được dữ liệu lớn với các yêu cầu tối
thiểu sau :
• Làm việc được qua nhiều năm, chọn thời gian làm việc.
• Quản lý việc cập nhật, thêm, sửa, xoá, tìm kiếm các văn loại bản: văn bản
đến hay văn bản đi, quyết định hay nghị quyết, thông tư … theo các tiêu
chí khác nhau như: trình lãnh đạo/ đơn vị nào, mã văn bản…Quản lý chi
tiết theo hai sổ: văn bản đến và văn bản đi, cho phép in chi tiết từng văn
bản theo mẫu sẵn có.
• Quản lý việc nhận công văn, soạn công văn, xử lý công văn, gửi công văn,
21
lưu trữ công văn, in các báo cáo cần thiết.
• Phân loại công văn, phân nhiệm vụ của mỗi người.
• Có thể kết xuất với Excel dễ dàng, công cụ tìm kiếm nhanh gọn, dễ dàng
và hiệu quả.
• Hỗ trợ tra cứu công văn khi có yêu cầu.
• Hỗ trợ lãnh đạo trong việc theo dõi quá trình giải quyết các công văn trong
toàn đơn vị.
• Giúp các cấp lãnh đạo trong việc tạo ra, quản lý và giám sát các công việc
giao cho các nhân viên giải quyết thông tin qua hệ thống máy tính.
• Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nhận biết, nhắc nhở các nhân viên trong việc giải
quyết các công văn, công việc đến hạn chế giải quyết.
• Tăng cường cho việc quản lý một cách thuận tiện công văn tại các phòng/
ban.
• Giúp cho các cấp lãnh đạo theo dõi trực tiếp tiến độ giải quyết các công

văn, công việc của các nhân viên trong các phòng/ban trên hệ thống máy
tính.
• Giúp các cấp lãnh đạo đưa ra ý kiến chỉ đạo hướng giải quyết cho những
nhân viên được giao trách nhiệm giải quyết công văn, công việc qua mạng
máy tính.
• Hỗ trợ người dùng tra cứu các công văn trực tiếp trên máy tính có phân
quyền truy cập để biết về các vấn đề. Người giải quyết văn bản, nội dung
giải quyết văn bản...
• Hỗ trợ các lãnh đạo cơ quan, tổ chức cũng như các lãnh đạo phòng/ban
trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc của các
nhân viên.
22
• Cho phép thống kê văn bản theo hạn trả lời /xử lý (quá hạn/đúng hạn) theo
số lượng công văn.
5.2. Ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
- Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Basic 6.0. Đây là ngôn ngữ đơn giản,
giao diện hỗ trợ kéo thả rất thuận tiện cho người lập trình. Nó là ngôn ngữ lập
trình những ứng dụng trong quản lý một cách khá hiệu quả và dễ dàng. Visual
Basic 6.0 thừa hưởng những đặc tính hay nhất của ngôn ngữ Pascal và C++,
loại bỏ những mâu thuẫn cũng như những đặc tính lỗi thời không còn phù
hợp.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Access 2003. Đây là hệ quản trị cơ sở
dữ liệu đáng tin cậy, dễ sử dụng, xử lý và quản lý các tệp dữ liệu quan hệ một
cách nhanh chóng và hiệu quả. Đây cũng là hệ quản trị được sử dụng khá
rộng rãi hiện nay.
5.3. Các yêu cầu khác
- Yêu cầu tối thiểu về phần cứng
Phần mềm được xây dựng có thể chạy độc lập trên máy PC.
Yêu cầu: Pentium IV-1.5 MHz, 256 MB RAM, 100 GB Hard Disk. Hệ
điều hành Window 2000/2003/XP hoặc Window2000 Professional.

- Yêu cầu về giao diện
Giao diện thân thiện bằng tiếng Việt, dễ sử dụng với hệ thống menu rõ
nghĩa.
Các phím tắt tương ứng theo nguyên tắc trình bày thông tin ra màn hình.
- Yêu cầu khác
Phần mềm có thể dễ dàng sử dụng, dễ dàng nâng cấp sang phiên bản mới
23
trong tương lai, có chính sách bảo mật dữ liệu, sao lưu an toàn dữ liệu đề
phòng hỏng hóc, mất mát, hư hại có thể xảy ra.
24
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN
I. Những vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin
1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể
hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin
học. Đầu vào (Input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và
được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được (Outputs) lưu
trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập
nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Mô hình hệ thống thông tin
Nguồn
Kho dữ liệu
Xử lý và lưu
trữ
Thu nhập
Đích
Phân phát

25