Luận văn thạc sĩ Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại liên đoàn địa chất Trung Trung Bộ (full)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG






DƯƠNG THỊ DUNG







HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT
TRUNG TRUNG BỘ









LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2012



BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG




DƯƠNG THỊ DUNG





HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT
TRUNG TRUNG BỘ

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30





LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH




Người hướng dẫn khoa học: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai






Đà Nẵng - Năm 2012




LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn



Dương Thị Dung


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1
1. Tính cấp thiết của đề tài 1
2. Mục tiêu nghiên cứu 3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
4. Phương pháp nghiên cứu 3
5. Bố cục đề tài 4
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC THỦ TỤC KIỂM
SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 7
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP 7
1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ 7
1.1.2. Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ 9
1.2. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG
DOANH NGHIỆP 19
1.2.1. Khái niệm và phân loại chi phí sản xuất trong doanh nghiệp 20
1.2.2. Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất 22
1.2.3. Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất. 23

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 32
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG
BỘ 33
2.1. GIỚI THIỆU VỀ LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 33
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Liên đoàn 33
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Liên đoàn 34

2.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TẠI LIÊN
ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 39
2.2.1. Đặc điểm của hoạt động dịch vụ địa chất khoáng sản 39
2.2.2. Đặc điểm kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 40
2.2.3. Công nghệ sản xuất 42
2.3. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA
CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 44
2.3.1. Môi trường kiểm soát 44
2.3.2 Đánh giá rủi ro 46
2.3.3 Thủ tục kiểm soát 46
2.3.4. Hệ thống thông tin kế toán 47
2.3.5. Hệ thống đánh giá kiểm soát nội bộ 49
2.4. THỰC TRẠNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ. 50
2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 50
2.4.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 51
2.5. ĐÁNH GIÁ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ DỊCH
VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 63
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 67
CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA
CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 68

3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM
SOÁT CHI PHÍ DỊCH VỤ TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG
TRUNG BỘ 68
3.2. HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỊCH VỤ
TẠI LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 69

3.2.1. Mục tiêu kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn. 69
3.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí dịch vụ tại Liên đoàn 70
3.3. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT TẠI
LIÊN ĐOÀN ĐỊA CHẤT TRUNG TRUNG BỘ 90
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 91
KẾT LUẬN 92
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT


BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tê
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
CNH-HĐH Công nghiệp hóa - hiện đại hóa
CPSX Chi phí sản xuất
KPCĐ Kinh phí công đoàn
KSNB Kiểm soát nội bộ
NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp
NVL Nguyên vật liệu
NCTT Nhân công trực tiếp
SXC Sản xuất chung
SXKD Sản xuất kinh doanh

TSCĐ Tài sản cố định


DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu
bảng
Tên bảng Trang
2.1. Hệ số trách nhiệm công việc 45
3.1. Bảng tổng hợp so sánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 74
3.2. Bảng tổng hợp so sánh chi phí nhân công trực tiếp 83
3.3. Bảng tổng hợp so sánh chi phí sản xuất chung 88


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu
sơ đồ
Tên sơ đồ Trang
1.1. Sơ đồ quá trình xuất kho NVLTT trong Doanh nghiệp 24
1.2. Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trong Doanh nghiệp 28
2.1. Sơ đồ tổ chức của Liên đoàn 35
2.2.
Trình tự công nghệ và nội dung của công tác sản xuất địa
chất
43
2.3. Sơ đồ trình tự xây dựng kế hoạch 46
2.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Liên đoàn. 48
2.5.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ

ghi sổ
49
2.6.
Lưu đồ kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu trực
tiếp
52
2.7. Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 56
3.1.
Lưu đồ kiểm soát qúa trình xuất kho nguyên vật liệu trực
tiếp
71
3.2. Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 80


1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho
các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời
cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Hơn bao giờ hết để vượt qua
những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh
nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng
cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm mà còn phải sử dụng các phương pháp
để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình. Trong đó, việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi
phí là một yêu cầu cấp thiết nhất là đối với các đơn vị sản xuất. Việc kiểm
soát tốt chi phí sẽ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành;
nhờ đó tạo dựng cho đơn vị một uy tín, hình ảnh trên thương trường. Bên
cạnh đó, thủ tục và chất lượng của kiểm soát chi phí còn thể hiện quan điểm,
thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban Lãnh đạo đơn vị nhằm chống

lãng phí và thất thoát tài sản của đơn vị.
Khác với các ngành sản xuất khác, ngành Địa chất có đặc điểm riêng là
vốn đầu tư lớn, không tập trung, hoạt động thường phân tán chủ yếu ở các
vùng rừng núi hoặc xa xôi hẻo lánh, vì thế việc đầu tư và quản lý máy móc
thiết bị vật tư như sức người, sức của gặp nhiều khó khăn thiếu đồng bộ dễ
gây lãng phí. Việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm vật tư thiết bị,
nguyên, nhiên vật liệu và nhân lực là yêu cầu rất cần thiết góp phần thực hiện
phương châm: vốn đầu tư nhỏ nhưng hiệu quả lớn. Đó là một trong những
vấn đề thời sự mà Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ đã, đang và sẽ phải
quan tâm thực hiện. Các biện pháp xây dựng kế hoạch, cải tiến kỹ thuật, cải
tiến tổ chức sản xuất…nhằm góp phần tiết kiệm giảm chi phí trong sản xuất,
nâng cao năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình địa
2
chất và hạ giá thành sản phẩm cuối cùng. Vì vậy, vấn đề đặt ra là làm thế nào
để kiểm soát chi phí một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều
hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát
chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp.
Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc
sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi
phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một
hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát
được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các
loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chi phí kiểm soát
được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi
phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ
không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.
Hơn nữa, các nhà quản lý doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt CPSX thì
không thể không thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ, bởi vì các thủ tục kiểm
soát nội bộ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra cũng như
tuân thủ tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu

tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu tới hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát
nội bộ cũng góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động trong doanh
nghiệp, giảm thiểu rủi ro mất tài sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin
cậy của các Báo cáo tài chính cũng như công tác tuân thủ các quy định của
pháp luật.
Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực
địa chất, với một khối lượng tương đối nhiều, tính chất phức tạp, đa dạng của
các hợp đồng tìm kiếm, khảo sát, thăm dò địa chất và môi trường cạnh tranh
như hiện nay thì Liên đoàn địa chất Trung Trung Bộ gặp nhiều khó khăn
trong kiểm soát chi phí dịch vụ. Các thủ tục kiểm soát chi phí tại Liên đoàn
3
còn rất đơn giản, tác dụng kiểm soát còn hạn chế.
Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện các thủ tục
kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ” làm
đề tài tốt nghiệp thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Xuất phát từ lý luận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí
dịch vụ trong ngành địa chất và khoáng sản Việt Nam và nghiên cứu thực
trạng kiểm soát về chi phí dịch vụ, cụ thể là chi phí cho các hợp đồng kinh tế
tìm kiếm, khảo sát, thăm dò địa chất tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ.
Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi
phí dịch vụ tại Liên đoàn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các thủ tục kiểm soát nội bộ về
chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ.
- Phạm vi nghiên cứu của luận văn: Liên đoàn Địa chất Trung Trung
Bộ là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu và thực hiện hai nhiệm vụ hoạt động
sản xuất, đó là nhiệm vụ nhà nước đặt hàng (tức là các đề án do Nhà nước
giao) và nhiệm vụ sản xuất dịch vụ địa chất (tức là các đề án do Liên đoàn ký
kết và Tổng cục địa chất giao các đề án dịch vụ khác). Do vậy, phạm vi

nghiên cứu của luận văn tập trung vào kiểm soát đối với nhiệm vụ sản xuất
dịch vụ địa chất tại Liên đoàn. Vì đây là nhiệm vụ tự cân đối nguồn tài chính
từ các hợp đồng kinh tế Liên đoàn ký và Tổng cục địa chất giao các đề án
dịch vụ khác; do dó cần phải kiểm soát chặt chẽ đối với những chi phí đã chi
ra, nhằm đạt được lợi nhuận cao nhất cho Liên đoàn
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, nghiên cứu tài liệu để khảo
sát thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ tại Liên đoàn.
4
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn được chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về các thủ tục kiểm soát CPSX trong
doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại
Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ.
Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi
phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa chất Trung Trung Bộ.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát CPSX là công việc không thể thiếu trong doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh, nó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị, đồng
thời hạn chế được sự tiêu cực của đơn vị trong quá trình sản xuất.
Vì vậy, trong các nghiên cứu trước đây đã có một số tác giả cũng đã
nghiên cứu về công tác kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp như: Luận văn
thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng tác giả Nguyễn Thị
Hiền (2007), “Kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần dược – Thiết bị y tế Đà
Nẵng”, Luận văn đã kiểm soát CPSX và đưa ra một số giải pháp kiểm soát
CPSX như sau: Kiểm soát CPNVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và
CPSX chung, đồng thời tác giả cũng nêu ra kiểm soát sự biến động của CPSX
chưa được toàn diện, do đó cần lập dự toán CPSX linh hoạt phục vụ công tác
kiểm soát CPSX nhằm giúp cho nhà quản trị có thể so sánh được chi phí thực

tế ở các mức độ hoạt động khác nhau – Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên
ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng; tác giả Nguyễn Thị Tuyết (Năm 2007)
“Tăng cường công tác kiểm soát CPSX tại nhà máy đóng tàu Đà Nẵng”.
Trong luận văn này, tác giả đặt ra vấn đề là việc sản xuất tại nhà máy đóng
tàu đi theo một quy trình kỹ thuật công nghệ khá phức tạp, nếu không có sự
phân công trách nhiệm rõ ràng và tổ chức quản lý tốt cũng như việc ban hành
5
các quy chế hoạt động và thiết kế quy trình tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học
thì sẽ gây nên sự lãng phí trong CPSX và trong việc xây dựng hệ thống định
mức vẫn còn tồn tại như bị động từ tính chất đơn chiếc của sản phẩm qua mỗi
lần đặt hàng của khách hàng, công tác lập dự toán CPSX còn chưa linh hoạt.
Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường cho công tác kiểm
soát CPSX, nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng
cạnh tranh của nhà máy. Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại
học Đà Nẵng tác giả Nguyễn Thị Hà Nguyên (khóa 8) “ Hoàn thiện công tác
kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Khai thác vàng Bồng Miêu”, toàn bộ
công việc sản xuất của Công ty tập trung tại nhà máy chế biến và khu mỏ
Bồng Miêu. Do tính chất công việc phức tạp qua nhiều giai đoạn như khai
thác quặng đến chế biến cho ra vàng thành phẩm và xử lý nước thải, đòi hỏi
việc kiểm soát chi phí sản xuất ở từng công đoạn sao cho chặt chẽ tuy nhiên
công tác kiểm soát chi phí sản xuất ở Công ty vẫn chưa được quản lý chặt
chẽ, còn nhiều bất cập cần phải khắc phục như toàn bộ việc mua hàng đều do
bộ phận mua hàng tự tìm nhà cung cấp và tự thoả thuận giá; những khoản chi
phí phát sinh nhỏ lẻ, không thường xuyên do kế toán tại công ty tự thoả thuận
giá và số lượng với nhà cung cấp, công việc kiểm kê hàng tồn kho chỉ mang
tính chất thủ tục, nhân viên giám sát do trưởng bộ phận hay phó bộ phận kiêm
nhiệm; xử lý chất thải chưa đạt chuẩn làm ảnh hưởng đến môi trường; với
một lực lượng công nhân đông đảo lại làm việc trong khu mỏ với diện tích
rộng lớn nên việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty vẫn chưa
được chặt chẽ và chi phí sản xuất chung như điện, nước, khấu hao TSCĐ;

phân bổ công cụ dụng cụ chưa theo tiêu chí phân bổ và chưa được Công ty
quan tâm, do đó tác giả thực hiện luận văn này nhằm mục đích đưa ra các giải
pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty như
cần hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty; bao gồm
6
kiểm soát chi phí nguyên vật liệu; chi phí nhân công trực tiếp; chi phí sản xuất
chung nhằm tăng cường cho công tác kiểm soát CPSX, nâng cao hơn nữa hiệu
quả sản xuất kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của Công ty.
Qua đó, tác giả nhận thấy rằng các nghiên cứu trên đều có chung mục
tiêu đó là làm thế nào để kiểm soát CPSX một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi
nhuận thu được nhiều hay ít đều chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chi phí đã
chi ra. Sự khác biệt của luận văn này mà tác giả nêu ra là việc kiểm soát chi
phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung của Liên
đoàn là chưa chặt chẽ, thiếu đồng bộ, các thủ tục kiểm soát còn chưa được
chú trọng. Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả đi sâu vào nghiên cứu đề tài
“Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa
chất Trung Trung Bộ”. Tác giả thực hiện luận văn này nhằm mục đích tìm
hiểu thực trạng các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn Địa
chất Trung Trung Bộ và tìm ra các giải pháp góp phần hoàn thiện các thủ tục
kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ tại Liên đoàn.





7
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT
CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIỆP
Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do
đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt
động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của đơn vị. Từ lâu, các kiểm toán
viên đã nhận thức được ảnh hưởng của hoạt động này đến báo cáo tài chính
của đơn vị và đã phát triển các kỹ năng tìm hiểu và đánh giá chúng nhằm
phục vụ cho công tác kiểm toán. Do đó, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình
thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát
trong đơn vị, không chỉ phục vụ công việc cho kiểm toán viên mà còn liên
quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp.
1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các
định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay,
định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là:
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
• Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
• Sự tin cậy của báo cáo tài chính
• Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

Trong định nghĩa trên, có thể thấy:

8
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một
chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết
hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để
giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Kiểm soát

nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà phải
bao gồm cả những người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám
đốc, các nhân viên khác…Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế
kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải
đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ
thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người
nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn
chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không
bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định
quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được
mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận
thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá
cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro. [6, tr. 2-3]
b. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung
thực và đánh tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập
báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý
việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm
của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên
cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào
9
việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt
được những mục tiêu của đơn vị.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm
soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật
thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh
của đơn vị…
Như vậy, các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm

lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của đơn vị. [6, tr. 3-4]
1.1.2. Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi
phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với
các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi
trường kiểm soát là:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát
nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo
đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu
cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức
trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên
có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, những nhà quản lý
cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải
phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.
Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị
đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể
dẫn đến nhân viên có những hành vi thiều trung thực.
- Đảm bảo về năng lực: Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ
10
năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu
và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ
đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và
huấn luyện đầy đủ và thường xuyên.
- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới yêu
cầu các Liên đoàn cổ phần có niêm yết ở Thị trường Chứng khoán phải thành
lập Ủy ban Kiểm toán. Đây là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài
Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban
Kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục

tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ luật pháp, giám sát việc
lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ…Do có các chức
năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Ủy ban Kiểm toán và Hội đồng
Quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản
trị hoặc Ủy ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của
các thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán, và mối quan
hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý
quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách
điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn
vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú
trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những
hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi
nhuận. Một số quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự
khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến
môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong
11
cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có
nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp
với các nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công
việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị…
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm
và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc
đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập
kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây
dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền
hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, điều này
còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức

của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ảnh các
mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn
và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa
về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn
vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể là gì và từng
hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn
thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng
văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan
hệ giữa họ với nhau.
- Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về
việc tuyển dụng, huấn luyện và bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen
thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến
sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố
khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và
các giá trị đạo đức… [6, tr. 56-65]
12
b. Đánh giá rủi ro
Đây là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tất cả các hoạt
động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể
kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân
tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục
tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không
được thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này.
Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ
đơn vị nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong
hoặc bên ngoài tác động.
• Các yếu tố bên trong. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng
đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống
máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Đơn vị và cở sở hạ tầng không thay

đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả
lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Liên đoàn mẹ
hoặc do thiếu quan tâm
• Các yếu tố bên ngoài. Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận
hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ
hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động
đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh
hưởng đến hoạt động của tổ chức
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, đơn vị cần thường xuyên: xác
định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất
hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
• Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát
hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
13
• Đơn vị đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể
nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc đơn vị
đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro
cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được.
• Đơn vị đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên
có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc. [6, tr. 72-74]
c. Xây dựng các thủ tục kiểm soát
Hoạt động kiếm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho
các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục giúp
thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà
đơn vị đang hay có thể gặp phải. Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi
nơi và ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của đơn vị. Có nhiều loại
hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, dưới đây là những hoạt
động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Chẳng
hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực
hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát
lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời
giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có
thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.
Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức
năng sau đây:
• Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho
phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế
14
toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Vì nếu cho kiêm
nhiệm hai chức năng trên có thể tạo ra rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng
tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai
phạm của mình.
• Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản:
Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm
bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản. Thí dụ, nếu cùng một người
vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể dẫn
đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân
viên không có thật này.
• Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ
phận vừa thực hiện nghiệp vụ ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi
phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn
cho thông tin không bị chênh lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một
bộ phận riêng biệt thực hiện- thường là bộ phận kế toán.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát

nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng (1) Phải
kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, (2) Việc phê chuẩn các loại
nghiệp vụ phải đúng đắn, cụ thể là:
Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:
• Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể
kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
• Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm
càng tốt.
• Cần thiết kế giản đơn, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công
15
dụng khác nhau. Ví dụ, hóa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi
nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng.
• Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là
chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử
lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
• Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc
ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…
• Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy
định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động
Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê
chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ
nếu bất kì ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản
thì hư tổn là tất yếu sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là
phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
• Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính
sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Ví dụ, Ban giám đốc ban hành bảng giá bán
sản phẩm, dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng…Sau đó, nhân
viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn

mà chính sách cho phép.
• Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp
vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được
áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, ví dụ phê chuẩn
việc mua sắm máy móc thiết bị …Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối
với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho
phép của chính sách chung, ví dụ các nghiêp vụ bán chịu có số tiền lớn trên
một mức ấn định nào đó.
16
Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn
phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Ví
dụ, như quyết định mua sắm tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do
Hội đồng Quản trị phê chuẩn.
- Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả
những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn
chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu.
Ví dụ, tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa,
tường rào, lực lượng bảo vệ…và chỉ những người được ủy quyền mới được
phép tiếp cận với tài sản của đơn vị.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực
tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kì chênh lệch nào cũng
cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những
yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực
hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không
phát hiện được những hành vi đánh cắp.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện các hoạt động (nghiệp vụ)
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác
với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải kiểm
tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị

giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét
lại. Ví dụ nhân viên có thể quên, hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc
bất cẩn trong công việc và cần có người quan sát để đánh giá việc thực hiện
công việc của họ. Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả
năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm, vì vậy hoạt động này
vẫn rất cần thiết.