Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN

-----------TRẦN THỊ CHUN

TÌM HIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI
HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thƣ viện - Thơng tin

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học
ThS. HỒNG THỊ BÍCH LIÊN

HÀ NỘI - 2014


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên cho em gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong khoa Công
nghệ thông tin, tổ Thư viện - thông tin. Những thầy cô đã tận tình hướng dẫn,
truyền đạt kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập tại trường.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô giáo Hồng Thị
Bích Liên, người trực tiếp hướng dẫn, quan tâm và giúp đỡ tận tình để em có
thể hồn thành tốt khóa luận của mình.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, các cô, các anh (chị) làm việc
tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tạo điều kiện tốt nhất và
nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế tại thư viện.
Cám ơn gia đình, bạn bè đã giúp đỡ và động viên em trong suốt thời
gian thực hiên khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, Ngày tháng năm 2014
Sinh viên

Trần Thị Chuyên


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khóa luận “Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động
của Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2” là kết quả của quá trình
em học tập, tìm hiểu và nghiên cứu, mọi thơng tin đều đúng với thực tế. Khóa
luận hồn thành dưới sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Hồng Thị Bích Liên.
Trong q trình nghiên cứu em có tham khảo một số tài liệu nhưng
không hề sao chép hồn tồn. Em xin cam đoan khóa luận này khơng trùng
lặp với bất kì khoa luận nào khác. Một lần nữa em xin khẳng định sự trung
thực của lời cam đoan trên.
Hà Nội, Ngày tháng năm2014
Sinh viên

Trần Thị Chuyên


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TV

Thư viện

ĐHSPHN 2

Đại học Sư phạm Hà Nội 2

CBTV

Cán bộ thư viện

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DDC

Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal
Classification)

OPAC

Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC (Online Computer
Library Center = Online Public Access Catalog)

NDT

Người dùng tin

NCT

Nhu cầu tin

CNTT

Công nghệ thông tin

TV – TT

Thư viện – thông tin

VTL

Vốn tài liệu

TL

Tài liệu

NXB

Nhà xuất bản


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU……………………………………………………………………..1
1. Lí do chọn đề tài………………………………………... .......................... ..1
2. Tình hình nghiên cứu……………………………………… ..................... ..2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu…………………………… ................. ..3
4. Phương pháp nghiên cứu……………………….. ..................................... ..3
5. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu…………………… ............................ ..4
6. Đóng góp của khóa luận…………………………………………………....4
7. Bố cục của khóa luận……………………………….................................. ..4
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
SƢ PHẠM HÀ NỘI 2...................................................................................... 5
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển…………………. ................................... 5

1.2. Chức năng, nhiệm vụ……………………… ............................................. 7
1.3. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin……… ........................................ 8
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI
2 ....................................................................................................................... 11
2.1. Tổ chức bộ máy và nguồn lực thông tin.. ........................................................... 11
2.1.1. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ ................................................... 11
2.1.2. Nguồn tin......................................................................................... 14
2.1.3. Cơ sở vật chất .................................................................................. 16
2.1.4. Bộ máy tra cứu ................................................................................ 17
2.2. Thực trạng hoạt động của Thư viện ......................................................... 20
2.2.1. Phát triển nguồn tin ......................................................................... 20
2.2.2. Hoạt động xử lí thơng tin ................................................................ 25
2.2.3. Tổ chức tra cứu và phục vụ bạn đọc ............................................... 34


2.2.4. Hoạt động khai thác và sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông
tin - thư viện .............................................................................................. 42
2.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Thư viện ....... 45
2.2.6. Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ...................................... 46
2.2.7. Quan hệ đối ngoại và trao đổi thơng tin.......................................... 54
Chƣơng 3: Giải pháp hồn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu
quả hoạt động Thƣ viện ................................................................................ 56
3.1. Một số nhận xét……………………………………................................ 56
3.1.1. Ưu điểm........................................................................................... 56
3.1.2. Hạn chế............................................................................................ 58
3.2. Một số đề xuất……………………………………….............................. 58
3.2.1. Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin ...................................... 58
3.2.2. Đào tạo người dùng tin ................................................................... 59
3.2.3. Nâng cao đội ngũ cán bộ thư viện thơng tin ................................... 60

3.2.4. Hồn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật ............................ 61
3.2.5. Tăng cường quan hệ hợp tác với các tổ chức trong và ngoài
nước ........................................................................................................... 62
3.2.6. Hoàn thiện và đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thơng tin thư viện...................................................................................................... 63
3.2.7. Công tác xây dựng tài liệu và xây dựng cơ sở vật chất .................. 65
KẾT LUẬN……………………………………………………………........ 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………….. .............. 67


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Khoa học và cơng nghệ ngày càng phát triển vượt bậc làm thay đổi mọi
mặt đời sống xã hội, hình thành nên xã hội thông tin. Những thành tựu công
nghệ thông tin hiện đại đã giúp cho con người trao đổi, tìm kiếm thơng tin
ngày càng thuận tiện và nhanh chóng. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ
của Internet và các phương tiện truyền thông đại chúng, sách báo truyền
thống trong thư viện cũng khơng mất đi vị trí quan trọng trong việc truyền tải
thông tin.
Những năm về trước, cách thức tổ chức của Thư viện trường Đại học
Sư phạm Hà Nội 2 khá đơn giản, thế nhưng kể từ khi chuyển sang quy mơ lớn
thì cơ cấu tổ chức của Thư viện cũng thay đổi. Ban chủ nhiệm Thư viện đã
phân công trách nhiệm, sắp xếp tổ chức rõ ràng, có sự cân nhắc kĩ lưỡng cán
bộ thư viện, bố trí lại mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau, đảm bảo hoạt
động thống nhất trong tồn Thư viện. Mơ hình cơ cấu tổ chức có mối liên hệ
chặt chẽ, thống nhất với hoạt động của các phòng ban đã giúp cho bộ máy
hoạt động của Thư viện hoàn thành nhiệm vụ với hiệu quả cao.
Hiện nay, Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 có quy mơ hoạt
động lớn, vốn tài liệu thuộc mọi loại hình như: Sách, báo, tạp chí, băng từ, đĩa
từ… nội dung rất phong phú, phục vụ các ngành đào tạo trong và ngoài sư
phạm của nhà trường.

Nền giáo dục nước ta trong nhưng năm gần đây (đặc biệt là giáo dục
đại học) có nhiều bước tiến mới, phương pháp đào tạo tín chỉ là một trong
những biện pháp lựa chọn ưu tiên của Bộ giáo dục và Đào tạo để thực hiện
đổi mới, hội nhập. Hòa chung với nền giáo dục nước nhà, từ K36 trường Đại
học Sư phạm Hà Nội 2 đã áp dụng phương thức đào tạo theo tín chỉ vào hoạt

1


động giảng dạy. Theo đó, khối lượng tài liệu để đáp ứng nhu cầu của sinh
viên ngày một nhiều, nguồn tài liệu đó phần lớn tập chung ở Thư viện nhà
trường. Chính vì vậy mà hoạt động của Thư viện có ảnh hưởng rất nhiều tới
q trình học tập và nghiên cứu của sinh viên.
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã và đang phấn đấu trở
thành thư viện hiện đại, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp đào tạo của nhà
trường, đảm bảo thông tin tư liệu cho các hoạt động: giảng dạy, học tập,
nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong tồn trường.
Từ đó đặt ra u cầu cấp thiết cần phải tiến hành đổi mới cơ cấu tổ
chức và hoạt động của Thư viện. Vì vậy tơi chọn đề tài “Tìm hiểu cơ cấu tổ
chức và hoạt động của Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2” làm
đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Ngày nay, vấn đề làm thế nào để xây dựng được một cơ cấu tổ chức
hoàn chỉnh cùng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan mình đang
thu hút sự quan tâm của các nhà lãnh đạo ở mọi ngành nghề, bao gồm cả
ngành Thư viện – thơng tin. Đã có nhiều luận văn, diễn đàn xã hội, các bài
viết về cơ cấu tổ chức và hoạt động của một số Thư viện các trường Đại học
được đăng trên các tạp chí khoa học và các phương tiện thông tin đại chúng:
sách, báo, Internet… Tuy nhiên, chưa có tài liệu nào đi sâu vào tìm hiểu cơ
cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2.

Tại trường Đại học Quốc Gia Hà Nội có đề tài nghiên cứu về lĩnh vực này
như đề tài của sinh viên Mai Thị Hiền “Tổ chức và hoạt động của Trung tâm
Thông tin – Thư viện trường Đại học Nông Nghiệp I Hà Nội”, đề tài của
Hồng Thị Bích Liên “Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường
Đại học Ngoại Thương Hà Nội – Thực trạng và giải pháp”. Các đề tài viết về
thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 như: “Tìm hiểu ứng dụng cơng

2


nghệ thông tin trong công tác biên mục tại Thư viện trường Đại học Sư phạm
Hà Nội 2” của sinh viên Nguyễn Thị Nghĩa, đề tài “Sinh viên trường Đại học
Sư Phạm Hà Nội 2 với văn hóa đọc” của Hoàng Thị Oanh.
Xuất phát từ những đặc trưng về nguồn tin, về nhu cầu tin và người
dùng tin của TV trường ĐHSPHN 2, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư
viện cũng có những nét riêng, từ trước đến nay chưa có một luận văn nào
nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và hoạt động tại đây. Có thể nói đề tài “Tìm
hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm
Hà Nội 2” là đề tài mới, không trùng lặp với đề tài khác. Vì vậy, tơi lựa chọn
đề tài này làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Tơi hi vọng rằng kết quả
đạt được trong nghiên cứu này sẽ đóng góp về mặt lí luận và thực tiễn trong
cơng tác hoạt động thơng tin tại các thư viện nói chung và Thư viện trường
Đại học Sư phạm Hà Nội 2 nói riêng.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu:
Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà
Nội 2.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của thư viện và các
hoạt động diễn ra trong 7 năm trở lại đây, từ 2008 - 2014.

- Phạm vi không gian: Nghiên cứu cơ cấu tổ chức và các hoạt động
diễn ra tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 trong thời gian từ
2008 - 2014.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận đã sử dụng phương pháp: Khảo
sát thực tế, quan sát, phỏng vấn, phân tích - tổng hợp, so sánh, đánh giá….

3


5. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
5.1. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện trường Đại học Sư
phạm Hà Nội 2. Trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp góp phần hoàn thiện
cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả họat động của Thư viện.
5.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
+ Tìm hiểu khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
+ Tìm hiểu thực trạng cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện
+ Đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức
và nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện.
6. Đóng góp của khóa luận
6.1. Đóng góp về mặt lí luận
Trên cơ sở tổng hợp, phân tích các tài liệu và các cơng trình nghiên cứu
đi trước, khóa luận cung cấp những thơng tin để tìm hiểu, hoàn thiện cơ cấu tổ
chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện.
6.2. Đóng góp về mặt thực tiễn
Những kết quả nghiên cứu của khóa luận có thể dùng là tài liệu tham
khảo, xem xét ứng dụng vào thực tế hoạt động của các thư viện để từ đó góp
phần hồn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động các
thư viện nói chung và Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 nói riêng.

7. Bố cục của khóa luận
Ngồi phần mở đầu, kết luận, khóa luận bao gồm 3 chương:
- Chương 1: Khái quát về Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
- Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện
trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả
của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

4


CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG
ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Thư viện (TV) trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 (ĐHSPHN 2) được
hình thành cùng với thời gian thành lập trường. Từ 1967-1975, giai đoạn này
nhà trường đạt tại Cầu Giấy, Từ Liêm, Hà Nội, lúc này phụ trách TV chỉ có 2
cán bộ. Từ 1975 đến nay, nhà trường có địa điểm mới là phường Xn Hịa,
thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Những năm đầu ở Xuân Hòa, cán bộ thư
viện (CBTV) trực thuộc phòng giáo vụ với cơ sở vật chất, nghèo nàn, thiếu
thốn, vốn tài liệu (VTL) ít. Năm 1978, TV được tái thành lập, năm 1981, có 4
CBTV phụ trách cơng tác chun mơn.
Trải qua hơn 40 năm hoạt động, TV không ngừng phát triển cùng với
sự đi lên của Nhà trường. Từ nguồn VTL ban đầu là kho sách của TV khoa
cấp 2 tại Phủ Lí - Hà Nam và tài liệu (TL) do trường Đại học Sư Phạm Hà
Nội 1 chuyển lên, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, các phòng đọc nhỏ bé, đội
ngũ cán bộ chưa tới 10 người, đa số tốt nghiệp Đại học nhưng ở các chuyên
ngành khác nhau. Song TV vẫn duy trì các hoạt động của mình và phát triển,
tăng cường cán bộ, trang thiết bị và các đầu sách, báo, tạp chí. Năm 1999, với

sự giúp đỡ của TV Quốc Gia Việt Nam, TV ĐHSPHN 2 đã áp dụng phần
mềm CDS/ISIS vào cơng tác quản lí và xây dựng cơ sở dữ liệu của TV, đây là
bước đi đầu tiên để xây dựng một TV hiện đại.
Năm 2004, Trường ĐHSPHN 2 được đầu tư mức A “Dự án giáo dục
Đại học” từ quỹ nâng cao chất lượng của Ngân hàng thế giới - World Bank
(500.000 USD), trường đã dành một phần ngân sách này để nâng cấp TV.
Đến nay, TV đã có một cơ ngơi khang trang, với tổng diện tích 2650 m2, có

5


hệ thống phòng học hiện đại với trang thiết bị chuyên dụng như: bàn ghế, giá
kê, tủ mục lục... được đầu tư mới hoàn toàn. Các thiết bị hiện đại khác như:
máy tính, máy in mã vạch, in thẻ, máy photocopy, hệ thống cổng từ, máy khử
từ… cùng với việc ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5 với
các phân hệ đã hoạt động hiệu quả trong việc bổ sung, biên mục, lưu thông,
OPAC và quản trị hệ thống. Tài liệu được gắn mã số, mã vạch, người dùng tin
(NDT) có thể tra cứu trên mạng Internet qua địa chỉ 192.168.0.1/Libol hoặc
qua hệ thống phiếu của tủ mục lục truyền thống. Ngồi ra TV cịn chuyển đổi
phương thức phục vụ từ kho đóng (phịng Luận văn) sang kho mở với sự hỗ
trợ của hệ thống thiết bị kiểm soát cổng từ.
TV đã đổi mới một cách tồn diện, sâu sắc theo hướng hiện đại hóa, đã
và đang áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế và ứng dụng công nghệ thông tin
(CNTT), từng bước phát triển theo mơ hình TV hiện đại.
TV đã phối hợp chặt chẽ với tất cả các khoa trong trường đảm bảo cho
tất cả sinh viên đều được cấp thẻ sử dụng TV. Ngồi thời gian phục vụ trong
giờ hành chính, TV cịn mở cửa phục vụ NDT thông tầm đến 21h vào tất cả
các buổi tối và ngày nghỉ.
Bên cạnh đó TV cũng thường xuyên tổ chức các hoạt động như: Giới
thiệu sách báo vào các dịp đặc biệt như chào mừng đại lễ 1000 năm Thăng

Long - Hà Nội, 120 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, chào mừng ngày
nhà giáo Việt Nam… trưng bày các ấn phẩm của cán bộ viên chức trong
trường, tổ chức hội thảo chào mừng lễ kỉ niệm 40 năm thành lập trường và 37
năm đào tạo tại Xuân Hòa. TV cũng phối hợp với các phịng ban, các đồn thể
khác tổ chức tuần lễ đổi sách giữa các sinh viên trong trường. Vào đầu năm
học, TV còn tổ chức các buổi hướng dẫn cho sinh viên mới vào trường cách
sử dụng TV.
Trong suốt các năm hoạt động tại Xn Hịa, TV ln hồn thành tốt
nhiêm vụ, được tặng nhiều bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào Tạo, nhiều

6


năm liền là tập thể Lao động xuất sắc, nhiều cán bộ đạt danh hiệu Chiến sĩ thi
đua các cấp.
Với các thành tích đạt được, TV trường ĐHSPHN 2 đã và đang phấn
đấu để trở thành một TV hiện đại (TV điện tử), nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ,
sứ mạng của mình là đảm bảo thơng tư liệu cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu
khoa học với đa bậc, đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao và sự phát triển
bền vững của nhà trường.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng: Thư viện trường ĐHSPHN2 là một bộ phận trong cơ cấu tổ
chức trong nhà trường có chức năng: Giúp Hiệu trưởng về công tác tổ chức,
quản lý thư viện và thông tin khoa học, bao gồm: Xây dựng và phát triển vốn
tài liệu; Tổ chức quản lý khoa học nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật; Phục vụ
có hiệu quả công tác học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên,
sinh viên toàn trường.
Nhiệm vụ: TV trường ĐHSPHN 2 có nhiệm vụ bổ sung - trao đổi, phân
tích - xử lý, bảo quản các loại hình tài liệu. Tổ chức lưu trữ và phục vụ tham
khảo các cơng trình nghiên cứu khoa học, các đề tài cấp nhà nước, các dự án

lớn… Xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hướng dẫn bạn
đọc truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả. Cung cấp các dịch vụ TV
chất lượng cao. Định kì đưa ra những thơng tin thư mục, giới thiệu nguồn tư
liệu mới. Mở rộng hợp tác quốc tế, ứng dụng những thành tựu khoa học tiên tiến
vào phát triển TV, mở rộng nguồn tin, phát triển cơ sở vật chất.
Với chức năng, nhiệm vụ đó thư viện ln ln có kế hoạch hàng năm,
trung hạn và dài hạn xây dựng đội ngũ, cơ sở vật chất để phát triển TV, từng
bước xây dựng TV trường ĐHSPHN 2 trở thành Trung tâm thông tin - thư
viện (TT - TV), phục vụ đắc lực cho việc giảng dạy, nghiên cứu khoa học,
thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin.

7


1.3. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin
Nhu cầu tin (NCT) của người dùng tin (NDT) tại TV trường ĐHSPHN
2 rất đa dạng và phong phú. Để đảm bảo thông tin đến đúng đối tượng, kịp
thời và nhanh chóng TV có thể phân chia thành từng nhóm bạn đọc để có
những hình thức phục vụ đúng với u cầu và nguyện vọng của họ. NDT là
cơ sở định hướng cho mọi hoạt động của TV. Có thể chia NDT của TV thành
các nhóm chính sau:
 Nhóm NDT là Sinh viên:
Đây là nhóm NDT chiếm số lượng lớn của TV, 6062 thẻ trên tổng số
6895 thẻ (chiếm 87,9%) (số liệu thống kê đầu tháng 3/2014). Mỗi ngày TV
tiếp khoảng gần 100 lượt NDT là sinh viên, họ thường sử dụng các loại TL
như: sách, báo, tạp chí, khóa luận tốt nghiệp…
Đặc điểm của nhóm NDT này: Có nhiều thời gian cho việc khai thác và
sử dụng VTL của TV; Có những kiến thức cơ bản để tìm kiếm và khai thác
nguồn tin của TV do được học qua chương trình giới thiệu và hướng dẫn sử
dụng TV, tuy nhiên công tác này được tổ chức chưa sâu nên khả năng về kiến

thức thơng tin của sinh viên cịn hạn chế; Là những người năng động, ham
học hỏi, có nhu cầu tin phong phú, đa dạng về các môn học đại cương, môn
chuyên ngành, phương pháp dạy và học; Họ thường xuyên lên TV, coi TV là
giảng đường thứ hai, là môi trường học tập và nghiên cứu khoa học lí tưởng
cho mình.
Đặc điểm NCT: NCT của nhóm bạn đọc này gắn với chương trình học
tập hàng năm của họ. Đối với từng đối tượng sinh viên lại có sự phân cấp nhu
cầu: Nhu cầu của sinh viên năm thứ nhất chủ yếu tìm đến các TL là sách giáo
khoa, giáo trình và TL tham khảo phục vụ các mơn học cơ bản đại cương và
các bài học trên lớp nhằm nâng cao kiến thức; những sinh viên năm cuối
ngoài giáo trình họ cịn tìm đến các cơng trình nghiên cứu khoa học, tìm TL
làm khóa luận, thi tốt nghiệp nên nhu cầu sử dụng TL rộng và chuyên sâu

8


hơn. Thông tin mà họ sử dụng ở nhiều dạng khác nhau như: Sách giáo trình,
báo, tạp chí, tài liệu điện tử… có nhu cầu lớn về sử dụng các sản phẩm và
dịch vụ TT - TV của TV.
 Nhóm NDT là Cán bộ, giảng viên:
Hiện tại nhóm NDT này chiếm tỉ lệ nhỏ so với tổng số NDT của TV,
140 thẻ (chiếm 2%). Mỗi ngày, TV tiếp khoảng 7 - 8 lượt NDT là cán bộ,
giảng viên với các TL chủ yếu là báo, tạp chí, sách và luận án.
Đặc điểm NDT: Họ vừa là người sử dụng thông tin vừa là người tạo
lập thông tin. Là những người có trình độ chun mơn cao, đa số từ học vị
Thạc sỹ trở lên; Các cán bộ là đối tượng quản lí ít có thời gian lên TV sử dụng
TL, cán bộ giảng dạy có tâm lí ngại lên TV nên nhóm này đa phần mượn về
nhà sử dụng và mượn bằng cách tự tìm TL hoặc nhờ CBTV tìm giúp.
Đặc điểm NCT: Có nhu cầu thơng tin chủ yếu về các chuyên ngành đào
tạo của trường, đặc biệt là các bộ môn họ đang giảng dạy và nghiên cứu; Cần

các thơng tin ở mức độ chun sâu và tồn diện, phục vụ việc soạn bài, thực
hiện các đề tài nghiên cứu khoa học và hướng dẫn sinh viên và học viên thực
hiện các đề tài ở nhiều cấp khác nhau. Do đó mà thơng tin cung cấp phải
chính xác và kịp thời; Ngồi ra, họ cũng cần thơng tin chuyên ngành có giá trị
như: kỉ yếu hội nghị, hội thảo khoa học, các TL hướng dẫn giảng dạy, TL
nghiên cứu, các vấn đề về xã hội: giải trí, gia đình, kinh tế, văn hóa… Đặc
biệt, nhiều các bộ giảng viên có nhu cầu sử dụng TL ngoại văn phục vụ cơng
việc của mình; Nhu cầu tin của nhóm này cũng rất đa dạng, chuyên sâu và đòi
hỏi TV phải đáp ứng dưới nhiều hình thức khác nhau. Vì vậy, nhằm góp phần
vào sự nghiệp đào tạo và phát triển lâu dài của nhà trường, TV cần theo dõi và
nắm bắt NCT của nhóm này, để có những hình thức phục vụ phù hợp.
 Nhóm NDT là học viên, nghiên cứu sinh:
Đây cũng là nhóm NDT chiếm tỷ lệ nhỏ, với 693 thẻ được đăng kí,
chiếm 10,1% trong tổng số NDT tại TV. Nhóm NDT này ít có thời sử dụng

9


TV nên mỗi ngày TV chỉ tiếp khoảng 5 – 7 lượt bạn đọc với các TL chủ yếu
là luận văn, luận án, sách, báo…
Đặc điểm NDT: Là những người ít có thời gian sử dụng TV do họ vừa
học tập tại trường vừa phải làm việc ở nơi công tác; Là những người có trình
độ chun mơn cao.
Đặc điểm NCT: Có nhu cầu sử dụng TL vê các chuyên ngành sâu
tương ứng với các ngành đào tạo Thạc sỹ, Tiến sĩ của Nhà trường, bao gồm:
Tốn giải tích, Vật lí lí thuyết, Giáo dục tiểu học, Lí luận văn học; Loại hình
TL mà nhóm NDT này quan tâm và sử dụng nhiều là luận án, luận văn, các
sách Tiếng Anh và các loại tạp chí chuyên ngành.

10

CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
2.1. Tổ chức bộ máy tra cứu và nguồn lực thông tin
2.1.1. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
Cơ cấu tổ chức của một cơ quan TTTV là một hệ thống các phòng ban
với những chức năng và nhiệm vụ riêng. Cơ quan TTTV có thể hồn thành tốt
nhiệm vụ, chức năng của mình thơng qua hoạt động của các phịng ban. Vì
vậy, cần phải có sự phân cơng trách nhiệm, sắp xếp tổ chức một cách rõ ràng
giữa các cán bộ và sự điều phối hoạt động thống nhất trong cơ quan [4].
Bộ máy tổ chức của TV trường ĐHSPHN 2 bao gồm: Ban chủ nhiệm
và 3 phòng chức năng (phòng nghiệp vụ, phòng đọc, phòng tài nguyên số), bố
trí ở hai nơi làm việc (nhà 10 và nhà 8 tầng).
Với tổng số cán bộ làm việc: 21 (nam: 03, nữ: 18). Lao động trong biên
chế: 07, hợp đồng: 14; Đảng viên: 08; Thạc sỹ: 05; Cử nhân: 11; Cao đẳng:
02, Trung cấp: 03.
Ngoài Ban chủ nhiệm TV (một chủ nhiệm, một phó chủ nhiệm), các
cán bộ được phân về các tổ chuyên môn sau: tổ nghiệp vụ, tổ phục vụ bạn
đọc, tổ tài nguyên số. Nhân sự các tổ này hiện đang đảm nhận các công việc
tại các phòng chức năng theo sơ đồ sau đây:

11


Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện trường ĐHSPHN 2
* Ban chủ nhiệm:
Gồm có một chủ nhiệm và một phó chủ nhiệm. Đảm nhiệm cơng việc
lãnh đạo, tổ chức, quản lí các phịng ban, cán bộ, nhân viên và mọi cơng việc

của TV nhằm điều phối tồn bộ các hoạt động diễn ra nhịp nhàng, ăn khớp
với nhau.
Nhiệm vụ chính của Ban chủ nhiệm là điều chỉnh tổ chức bộ máy quản
lí, xác định phướng hướng chun mơn nghiệp vụ cơ bản của TV và cụ thể
hóa bằng kế hoạch dài hạn theo sự phân công, chỉ đạo của Hiệu trưởng Nhà
trường sao cho phù hợp với yêu cầu và thực trạng của TV…
* Tổ nghiệp vụ:
Hiện nay tổ có 3 cán bộ làm cơng tác nghiệp vụ ở các phòng Bổ sung,
Biên mục và Tin học ứng dụng. Tổ này đảm nhiệm nhiệm vụ: Thu thập, bổ
sung TL đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của
Trường; Nhận lưu chiểu các luận án, luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp của
cán bộ, giảng viên, sinh viên; Xử lí nghiệp vụ tất cả các loại hình TL được bổ
sung vào TV như: sách giáo trình, luận án, luận văn…

12


* Tổ phục vụ bạn đọc:
Hiện nay tổ có 13 cán bộ làm việc tại các phòng Phục vụ mượn tại chỗ
và Phục vụ mượn về nhà. Tổ có nhiệm vụ: phục vụ mượn tại chỗ, mượn về
nhà, tự chọn TL trong các kho mở, phục vụ cho sinh viên làm đề tài nghiên
cứu khoa học vơi thời gian phục vụ vào tất cả các ngày, tháng trong năm
học (kể cả các buổi tối và ngày nghỉ). Bên cạnh đó, tổ phịng đọc cịn
tun truyền giới thiệu chính sách, pháp luật của Đảng & Nhà nước thông qua
công tác bạn đọc, bằng các hình thức giới thiệu sách, hướng dẫn tra tìm tài
liệu, trả lời những thơng tin về sách cũng như về văn hóa xã hội nói chung mà
bạn đọc quan tâm. Cung cấp đầy đủ TL theo yêu cầu một cách nhanh chóng
và đầy đủ qua các hình thức như: in, sao chép, nhân bản, lấy ngay tại chỗ…Tổ
chức tốt hệ thống mục lục giúp NDT dễ dàng tra tìm tài liệu. Sắp xếp lại các
kho sách gọn gàng, ngăn nắp theo đúng chuyên ngành. Tổ quản lí tốt TL

trong TV: với tổng số TL có trong phịng đọc khoảng: 43.000 cuốn. Gồm:
sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án… quản lí thơng qua phần mềm Libol, sổ
sách. Lượt bạn đọc của tổ phục vụ là 64.263 bạn đọc với 65.304 lượt TL.
* Tổ tài nguyên số:
Tổ có 03 cán bộ, bao gồm ba phòng sau: Phát triển nguồn lực, Website
TV, Kĩ thuật số. Tổ tài nguyên số có nhiệm vụ: tham mưu cho lãnh đạo TV
ĐHSPHN 2 để quyết định về phương thức tổ chức và hoạt động của nguồn tài
nguyên số nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập
của cán bộ và sinh viên trong trường; Bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lý,
bảo quản các loại hình tài liệu và thông tin dạng file, ảnh...; Thiết lập mạng
lưới truy cập và tìm kiếm thơng tin tự động trên Website của trường giúp
người dùng tin truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức của TV ĐHSPHN 2 nói chung giống như cơ cấu tổ chức
của một số TV ở các trường Đại học lớn khác, cũng bao gồm bộ phận nghiệp

13


vụ và phục vụ bạn đọc. Tuy nhiên, TV trường ĐHSPHN 2 có thêm bộ phận
mới là Tài nguyên số giúp cho cơ cấu tổ chức của TV hoàn thiện hơn. Các
phòng ban hoạt động nhịp nhàng với nhau, mang lại hiệu quả cao cho TV.
2.1.2. Nguồn tin
Hiện nay, TV ĐHSPHN 2 có một nguồn tin lớn mạnh, phong phú cả về
nội dung, hình thức và ngơn ngữ của TL, đáp ứng đầy đủ mọi NCT của NDT.
Về hình thức của TL: TL của TV trường ĐHSPHN 2 được phân theo
các loại hình sau:
Loại hình TL

Số đầu TL

Tỉ lệ %

Sách

12.210

58,16%

Bài trích

1.848

8,80%

Luận văn, luận án

6.642

31,64%

259

1,41%

20.995

100%

Báo, tạp chí
Tổng

Bảng1: Nguồn tin phân chia theo loại hình TL (hình thức TL)
Bảng 1 cho thấy kho sách của TV ĐHSPHN 2 bao gồm nhiều loại hình
TL khác nhau. Cũng như hầu hết các TV trường Đại học khác, sách là loại
hình TL chiếm tỉ lệ lớn nhất (58,16%), tiếp theo là Luận văn, luận án
(31,64%), cịn lại chiếm tỉ lệ nhỏ nhất là Bài trích (8,8%) và Báo, tạp chí
chiếm 1,41% trong tổng số VTL của TV.
Về ngôn ngữ của TL: VTL của TV ĐHSPHN 2 tương đối đa dạng về
ngôn ngữ, bao gồm TL Tiếng Anh, Tiếng Nga, Tiếng Trung…và được phân
bố ở tất cả các phòng, riêng TL ngoại văn tập trung chủ yếu ở phịng Tra cứu
và phịng Báo, tạp chí.

14


Ngôn ngữ TL

Số đầu TL

Tỉ lệ % theo đầu TL

Việt văn

17.559

83,63%

Tiếng Anh

2.887

13,75%

25

2,62%

Ngôn ngữ khác

Bảng 2: Nguồn tin phân chia theo ngôn ngữ
Như vậy, về ngôn ngữ TL, TV ĐHSPHN 2 chủ yếu có TL Việt văn
(chiếm 83,63%) do bạn đọc của thư viện chủ yếu là sinh viên Việt Nam, số
lượng sinh viên nước ngồi theo học tại trường ít. Ngồi ra cịn có các TL viết
bằng ngơn ngữ khác như: tiếng Anh (13,75%), còn lại 2,62% là TL bằng các
ngôn ngữ khác. TL bằng các ngôn ngữ khác chiếm tỉ lệ nhỏ là do số lượng
bạn đọc có thể sử dụng đọc và ngiên cứu TL tiếng nước ngoài chủ yếu là đội
ngũ cán bộ của nhà trường và sinh viên theo học khoa ngoại ngữ, cịn lại thì
chỉ một số ít bạn đọc có khả năng sử dụng ngoại ngữ trong quá trình học tập,
nghiên cứu. Do vậy, TV chủ yếu tập trung khai thác, bổ sung nguồn TL tiếng
việt và một số lượng nhỏ TL tiếng nước ngồi. Đây cũng chính là nhược điểm
của phịng đọc Tra cứu, tỉ lệ các loại TL không cân đối: đa số là TL Việt văn,
ngoài TL bằng tiếng Anh, các TL viết bằng thứ tiếng khác chưa có số lượng
nhiều hoặc chưa được bổ sung về TV. Vì vậy, TV cần phải bổ sung thêm TL
ngoại văn để phục vụ nhu cầu của NDT.
Về nội dung của TL: Nguồn tin của TV ĐHSPHN 2 có nội dung bao
quát các ngành đào tạo của trường, bao gồm các ngành khoa học cơ bản, các
khoa học xã hội, nội dung mang tính tổng hợp. Sau đây là bảng thống kê VTL
phân chia theo nội dung (quản lý bằng phần mềm điện tử Libol):

15

Nội dung

Số đầu TL

Tốn học

2064

Vật lí, thiên văn học

1278

Hóa học

658

Sinh học

974

Văn học

4023

Lịch sử, địa lí

865

Triết học

287

Khoa học xã hội

4380

Khoa học tự nhiên

2240

Nội dung khác

4226

Tổng

20995

Bảng 3: Nguồn tin phân chia theo nội dung TL
Qua bảng thống kê về nội dung TL, ta thấy VTL của TV ĐHSPHN 2 có
nội dung phong phú, đa dạng, bao quát tất cả các ngành đào tạo của trường,
ngồi ra TL cịn có các nội dung khác. Trong đó, mơn loại Văn học chiếm tỉ
lệ lớn là 4023 (chiếm khoảng 20%) do lượng sinh viên khoa Ngữ Văn của
trường chiếm số lượng lớn, tiếp đó là mơn loại Tốn học (chiếm 9.8%), các
ngành Vật lí, Thiên văn học, Sinh học, Lịch sử, Địa lí chiếm tỉ lệ tương đối
(khoảng 5%), các ngành còn lại là Triết học và Hóa học chiếm tỉ lệ nhỏ nhất
do bạn đọc là sinh viên các khoa này có số lượng tương đối ít.
2.1.3. Cơ sở vật chất

Khi mới thành lập, TV trường ĐHSPHN 2 chỉ là một kho chứa sách,
cơ sở vật chất của TV còn nghèo nàn, thiếu thốn, trang thiết bị lạc hậu, chỉ có
các phịng đọc diện tích nhỏ hẹp và vài thiết bị cũ kĩ, VTL ít. Trải qua quá
trình hoạt động và phát triển đến nay TV đã có một cơ ngơi khang trang, với

16


tổng diện tích sử dụng là 2650 m2, gồm tầng 1, 3 (nhà Đa năng 8 tầng), tầng
2, 4 (nhà 10). Bao gồm hệ thống các phòng sau:
+ 04 phòng đọc mở - tự chọn
+ 01 phòng multimedia
+ 01 phòng đọc kho đóng
+ 02 phịng mượn về nhà
+ Các phịng chức năng khác
Hiện nay, hệ thống các phòng hiện đại với trang thiết bị chuyên dụng:
bàn ghế, tủ mục lục, giá tài liệu, máy in mã vạch, đầu đọc mã vạch, máy tính
(37 bộ phục vụ tra tìm TL và 16 bộ cho CBTV làm việc), cổng từ, điều hòa,
đèn chiếu sáng… luôn sẵn sàng phục vụ nhu cầu của bạn đọc.
Hệ thống cơ sở vật chất như vậy phần lớn đã đảm bảo cho quá trình
hoạt động và phục vụ của TV. Tuy nhiên, để hoàn thiện hơn hệ thống cơ sơ
vật chất này thì điều cần làm trước tiên là phải nâng cấp lại hệ thống các kho
chứa sách (đặc biệt là kho mượn Nhà 10), trang bị thêm các thiết bị bảo quản
TL, phục chế TL, máy tính tra tìm TL…
2.1.4. Bộ máy tra cứu
Bộ máy tra cứu là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tra tìm
và cung cấp TL/ thơng tin (dữ kiện, số liệu) phù hợp với diện đề tài bao quát
của cơ quan thông tin - thư viện đáp ứng yêu cầu tin của NDT [4].
Làm thế nào để tổ chức được một bộ máy tra cứu hiệu quả là việc làm
thực sự cần thiết đối với mỗi cơ quan thông tin thư viện. Để đáp ứng tốt nhất

NCT của NDT, hầu hết các TV đã trang bị không chỉ đầy đủ các loại TL, hình
thức phục vụ phù hợp mà cịn là bộ máy tra cứu nhanh chóng và chính xác.
TV trường ĐHSPHN 2 đã xây dựng được một bộ máy tra cứu song song dưới
2 hình thức: truyền thống và hiện đại.

17


* Với bộ máy tra cứu truyền thống: Đó là hệ thống mục lục bao gồm
mục lục chữ cái, mục lục phân loại và mục lục tác giả. Hệ thống mục lục bao
gồm các tủ chứa ngăn phích thư viện được đặt tại các địa điểm tra cứu dữ liệu
thư mục, tồn tại song song với hệ thống tra cứu hiện đại. Các phích trong Tủ
mục lục phản ánh nội dung kho tài liệu TV.
+ Mục lục chữ cái: Xếp theo chữ cái đầu Tên tài liệu: Sống mòn, Vật
liệu, Thơ Tản Đà…
+ Mục lục Phân loại: Theo môn loại: Văn, Toán, Lý, Hoá, Sinh…
+ Mục lục Tác giả: Xếp theo vần chữ cái Tên tác giả: Tố Hữu, Xuân
Diệu…
Hiện nay, TV trường ĐHSPHN 2 cứ mỗi đầu sách tương ứng với một
loại phiếu mơ tả. Như vậy, TV có khoảng hơn 20.000 đầu TL tương đương
với khoảng hơn 20.000 loại phiếu, trong mỗi phiếu của tủ mục lục lại chia ra
nhiều kho khác nhau: kho mượn (KM), tham khảo (TK)…
Bộ máy tra cứu truyền thống của TV đã và đang phục vụ bạn đọc rất
hiệu quả. Hệ thống phích mô tả sắp xếp theo vần chữ cái giúp NDT tìm TL
một cách nhanh chóng. Các phích ln được kiểm tra, cập nhật và bổ sung
thường xuyên những phiếu mô tả mới, loại bỏ phiếu mơ tả khơng cịn giá trị
sử dụng nhằm phục vụ nhu cầu của bạn đọc một cách hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, hệ thống các phích trong tủ mục lục để gần nhau, không
tách biệt rõ ràng về vị trí để tủ mục lục nên dẫn tới việc bạn đọc sắp xếp lộn
xộn, gây khó khăn cho việc tra cứu của NDT và công tác quản lí của CBTV.

* Với bộ máy tra cứu hiện đại: Sự phát triển của CNTT và truyền
thông đã tác động to lớn đến mọi hoạt động trong lĩnh vực TT - TV. Năm
2006, TV trường ĐHSPHN 2, bên cạnh sử dụng hệ thống mục lục truyền
thống, TV đã đưa vào sử dụng hệ thống mục lục truy nhập công cộng trực
tuyến OPAC. Phần mềm được sử dụng trong hệ thống là phần mềm quản trị

18


TV điện tử Libol do công ty phần mềm Tinh Vân thiết kế và xây dựng. Với hệ
thống này, cho phép bạn đọc có thể tra tìm thơng tin về một loại TL nào đó có
trong TV, chỉ cần biết một hoặc vài chi tiết liên quan đến dữ liệu như: loại
hình TL, tên TL, tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản…Vào OPAC -> gõ điều
kiện tìm: tên sách; tên tác giả; năm xuất bản, từ khố…Cùng với đó, bạn đọc
có thể sử dụng cách tìm kiếm nâng cao bằng cách mở rộng hay thu hẹp lại
cách truy cập thơng tin qua việc sử dụng tốn tử OR, AND, NOT.
* Cách tìm đơn giản: bạn đọc cũng có thể tra tìm thơng tin trên mạng:
Tra tìm kí hiệu sách tại hệ thống OPAC tầng 1 Nhà 8 tầng và phòng đọc Đa
phương tiện (Hướng dẫn tại bàn tra cứu)
+ Qua mạng Lan: http://192.168.0.1/libol/: chọn OPAC
+ Qua mạng Internet: http:// hpu2.edu.vn: chọn địa chỉ Thư viện tra cứu
để tìm ký hiệu sách, địa chỉ Thư viện trực tuyến để đọc tài liệu số.
Cho tới nay, TV đã xây dựng được 5 CSDL điện tử: Sách; Báo, tạp chí;
Bài trích; Luận án - luận văn; Toàn văn:
+ Vào OPAC -> chọn CSDL (sách, bài trích, luận án, báo tạp chí, tồn văn)
+ Nhập Tên sách; Tên tác giả; Năm xuất bản; chuyên ngành... -> nhấn
Tìm kiếm
+ Hiển thị danh mục -> xem, ghi ký hiệu để mượn sách
Đây là hệ thống tra cứu mới bước đầu thực hiện nên nhiều bạn đọc còn
chưa quen với cách tra cứu này và gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thơng

tin. Tuy nhiên, phân hệ tra cứu OPAC giúp cho NDT tìm được TL nhanh
chóng và dễ dàng, tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc tra cứu, tìm
kiếm thơng tin của bạn đọc. Đồng thời cũng giúp cho cán bộ rất nhiều trong
cơng tác quản lí và phục vụ bạn đọc. Giúp bộ máy tra cứu hiện đại của TV
hoạt động đạt hiệu quả cao, đáp ứng mọi NCT của NDT. Nhưng việc sử dụng
bộ máy tra cứu hiện đại lại có khó khăn là phụ thuộc vào đường truyền mạng,
hệ thống điện, tốc độ máy tính.

19