Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn

Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, CNTT đã và đang đóng vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội của
nhiều quốc gia trên thế giới, là một phần không thể thiếu trong xã hội năng động, ngày
càng hiện đại hoá. Vì vậy, việc tin học hoá vào một số lĩnh vực là hoàn toàn có thể và phù
hợp với xu hướng hiện nay.
Nghành Du Lịch là một nghành kinh doanh có từ rất lâu đời trên thế giới. Nhưng trong
những năm gần đây, nghành Du Lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh
hưởng của nó trong lĩnh vực kinh tế xã hội ngày các được mở rộng. Tuy nhiên, việc ứng
dụng công nghệ thông tin cho nghành Du Lịch nước ta còn hạn chế. Trong những năm
gần đây, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, việc ứng dụng CNTT vào việc giải quyết
các vấn đề trong cuộc sống không còn xa lạ với chúng ta.Vấn đề mà các nhà tin học hiện
nay quan tâm là làm thế nào để triển khai những dự án tin học hoá một cách rõ ràng,
logic, khoa học và đầy tính mở.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế ứng dụng của CNTT vào quản lý khách sạn, chúng em
chọn thực hiện đề tài “Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn” làm đề tài
bài tập lớn cho môn học. Nội dung chính gồm 6 chương và phần Mục Lục:
Chương 1: Khảo sát bài toán hệ thống quản lý khách sạn
Chương 2: Mô hình nghiệp vụ khách sạn
Chương 3: Mô hình Data Flow Diagram – DFD
Chương 4: Mô hình Entity Relationships Model - ERM
Chương 5: Mô hình dữ liệu lôgic
Chương 6: Thiết kế hệ thống vật lý
Page 1
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
Qua sự hiểu biết và nỗ lực của bản thân cùng trao đổi của các thành viên trong nhóm,
đã giúp chúng em hiểu rõ hơn về các kiến thức đã học, và kiểm tra khả năng áp dụng kiến
thức của sinh viên vào các bài toán thực tế, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế và thiếu sót.
Chúng em mong nhận được những đóng góp ý kiến, nhận xét của Thầy và các bạn!
Họ và tên Nội dung công việc
Đỗ Thị Đan

(1021050279)
-Tìm hiểu chương 1,4
- Làm báo cáo và làm slide
Nguyễn Thị Mùi
(1021050294)
-Tìm hiểu chương 2,5
-Làm báo cáo và làm slide
Vũ Thị Thùy
(1021050103)
-Tìm hiểu chương 3,6
-Làm báo cáo và làm slide
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Page 2
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT BÀI TOÁN HỆ THỐNG KHÁCH SẠN
I.1. Khảo sát nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc tại Khách sạn
I.1.1. Nguồn khảo sát
Việc khảo sát tiến hành tại khách sạn thông qua phỏng vấn một số người có nghiệp vụ
liên quan cụ thể là:
- Lễ tân.
- Phó giám đốc khách sạn (quản lí khối buồng phòng) .
- Trưởng phụ trách khối buồng phòng.
- Kế toán trưởng.
- Phòng kĩ thuật.
I.1.2. Mục đích của việc khảo sát
Quản lý khách sạn là một khối nghiệp vụ hết sức phức tạp,đòi hỏi có một hệ thống quản
lí khoa học, nhằm tiết kiệm chi phí quản lí,nâng cao hiệu quả kinh doanh, vì vậy nhóm
em quyết định chọn đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lí khách sạn làm đề tài bài tập
lớn để nghiên cứu và đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.

I.1.3. Kế hoạch phỏng vấn
* Mẫu kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Nguyễn Thị Mai Phương Người phỏng vấn:
Nhóm 6
Địa chỉ: Số 75_Xuân La
Từ Liêm_Hà Nội
Thời gian hẹn: 45’
Thời điểm bắt đầu: 8h sáng
Thời điểm kết thúc: 8h45’ sáng
Ngày 18 tháng 9 năm 2013
Điện thoại: 04.3 750570
Email:
Page 3
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
Đối tượng: - Là Trưởng lễ tân
- Cần thu thập thông tin về:
+ Công việc cho thuê
phòng và nhận trả phòng
hàng ngày.
+ Công việc tiếp nhận các
yêu cầu về dịch vụ của
khách hàng.
+ Việc thanh toán cho
khách, tổng hợp hàng ngày,
hàng tháng.
- Cần thoả thuận về:
+ Các hồ sơ liên quan đến
quá trình cho thuê hoặc
nhận trả phòng.
+ Các thông tin về các yêu

cầu dịch vụ của khách.
+ Thời gian rảnh
Yêu cầu đối với người phỏng vấn:
+ Vai trò:là người trực tiếp phỏng vấn, ghi
chép, thu thập dữ liệu.
+ Vị trí: Trưởng ban thu thập thông tin và
phân tích hệ thống,có trách nhiệm cung cấp
cho ban thiết kế những dữ liệu cần thiết.
+ Trình độ: Kĩ sư tin học Chuyên ngành
phát triển phần mềm HTTT.
+ Kinh nghiệm: 3 năm trong ngành
Chương
trình
- Giới thiệu tổng quan dự
án:
Dự án xây dựng hệ thống
quản lý Khách sạn Hoàng
Long tự động trong đó có
tiểu dự án quản lý việc thuê
trả phòng của khách nhằm
xây dựng hệ thống thuê trả
phòng tự động trên máy
tính.
3’
- Tổng quan về phỏng vấn
và chủ đề sẽ đề cập đến:
+ Phỏng vấn về qui trình
cho thuê phòng và nhận trả
phòng của lễ tân.
+ Việc đáp ứng các yêu cầu

về dịch vụ của khách.
+ Xử lý của lễ tân trong các
tình huống cụ thể.
2’
- Xin phép được ghi âm
7’
Page 4
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
* Chủ đề 1:
+ Hỏi: Quá trinh cho thuê và
nhận phòng diễn ra như thế
nào?
+ Trả lời:
10’
* Chủ đề 2:
+ Hỏi: Khi khách thuê
phòng có yêu cầu về dịch vụ
thì lễ tân phải làm những gì?
+ Trả lời:
10’
Tổng hợp - Vấn đề quản lý thuê phòng
còn gặp nhiều khó khăn, thủ
tục cho thuê còn hơi rườm
rà.
- Đôi khi không đáp ứng
được yêu cầu dịch vụ của
khách hoặc khó khăn trong
việc tìm kiếm thông tin
khách thuê .
5’

Kết thúc Thoả thuận:
Đọc lại bản phỏng vấn và
hai bên kí
Đưa phiếu thăm dò và danh
sách câu hỏi để người được
phỏng vấn tham khảo
5’
Tổng thời gian: 44’
Page 5
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
*Phiếu phỏng vấn
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Quản lý Khách sạn Hoàng
Long
Người được hỏi: Nguyễn Thị Mai
Phương
Tiểu dự án: Quản lý cho thuê và nhận trả phòng
Ngày 30/9/202013
Người hỏi: Nhóm 6
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1 Chị tổng kết số phiếu
yêu cầu và phiếu thanh
toán hàng ngày hay hàng
tuần, tháng?
+ Trả lời:
- Hàng ngày tôi vẫn tổng hợp các phiếu để tính
doanh thu mỗi ngày và hàng tháng phải tổng hợp
báo cáo để nắm bắt tình hình cho thuê phòng của
Khách Sạn.
Câu 2 Quá trình cho thuê phòng

diễn ra như thế nào?
+ Trả lời:
- Khách đến thuê phòng trình CMTND và
VISA(đối với người ngoại quốc), viết phiếu yêu
cầu thuê phòng.
- Lễ tân yêu cầu khách ghi đầy đủ thông tin vào
phiếu yêu cầu. Sau đó xem còn căn hộ nào trống
không để thông báo với khách. Nếu còn làm thủ
tục giao phòng cho khách.
Câu 3 Khi khách có yêu cầu sử
dụng dịch vụ thì chị xử
lý như thế nào?
+ Trả lời:
Tôi sẽ xem các yêu cầu của khách có trong các
loại hình dịch vụ mà chúng tôi có không. Nếu có
thì tôi sẽ viết phiếu dịch vụ và chuyển cho nhân
viên phục vụ. Nếu không thì thông báo cho khách.
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Quản lý Khách sạn Hoàng
Long
Người được hỏi: Phan Huy Nam
Kế toán tại khách sạn.
Tiểu dự án: Quản lý cho thuê và nhận trả phòng
Ngày 30/9/202013
Người hỏi: Nhóm 6
Câu hỏi Trả lời
Câu 1 Mỗi khi khách trả phòng Tôi tổng hợp từ sổ sách để tính số ngày và số tiền
Page 6
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
anh sẽ tính lương cho

khách hàng như thế nào?
của khách.
Câu 2 A thường tính toán bằng
gì? Máy tính tay, hay bằng
giấy
Những khách thuê ít ngày thì tính nhẩm rồi viết ra
hóa đơn, nếu nhiều ngày và sử dụng nhiều dịch vụ
thì sẽ tính bằng máy tính casio
Câu 3 Hàng tháng công việc lập
bảng kết quả hoạt động
kinh doanh bảng cân đối kế
toán có làm mất thời gian
của a?
Vâng. Nó làm tôi mất nhiều thời gian và đôi khi
còn nhầm lẫn.
Câu 4 Anh nghĩ như nào nếu như
mọi công việc này sẽ được
tự động làm bằng máy
Nếu các công việc làm tôi đau đầu như trên mà
được giải quyết trên máy thì thật là tuyệt. nó sẽ
giảm nhân viên trong công việc này
Đánh giá chung:
- Người được hỏi nhiệt tình nhưng hơi bận, có thể cần thêm vài ngày để họ chuẩn
bị rồi tiến hành tiếp. Câu hỏi cần ngắn để dễ trả lời.
- Chưa kết luận được vấn đề, còn chủ đề chưa đề cập hết. Còn các tình huống sự
cố như: Khách làm hư hại các tiện nghi trong phòng…
I.2. Khảo sát quy trình nghiệp vụ khách sạn
I.2.1. Khảo sát tình hình thực tế của Khách sạn
I.2.1.1.Thông tin sơ bộ giới thiệu khái quát về Khách sạn Hoàng Long
Khách sạn được thành lập ngày 11/12/1999 theo giấy phép số 1771/GP của Bộ Kế Hoạch

và Đầu Tư. Đây là khách sạn thiết kế xây dựng theo qui mô Khách Sạn du lịch .Khách
sạn được xây dựng trên khu đất 4100 m² tại phường Xuân la, quận Từ Liêm, Hà Nội. Sau
18 tháng khởi công khách sạn hoàn thành và đi vào hoạt động 8/2001.
Địa chỉ : Số 15_Tân Xuân_Từ Liêm_ Hà Nội
Cơ sở vật chất bao gồm: 1 tòa nhà đôi cao 8 tầng với tổng cộng 48 phòng. Các phòng có
đầy đủ trang thiết bị của một khách sạn 2 sao.
- Có một khu quần vợt gồm có 3 sân để thi đấu và tập luyện đạt chuẩn.
Page 7
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
- Có một bể bơi du lịch đạt tiêu chuẩn quốc tế nằm trong khuôn viên tươi đẹp bao quanh
với bãi cỏ xanh và hàng dừa.
- Có một câu lạc bộ thể dục thẩm mỹ và thể hình với đầy đủ trang thiết bị.
- Có một siêu thị nhỏ chuyên cung cấp hàng hoá và thực phẩm cao cấp được nhập khẩu từ
các nước trên thế giới đặc biệt của Nhật Bản.
- Có một nhà hàng Âu sức chứa 150 người, thực đơn phong phú đa dạng đựơc chế biến
bởi đầu bếp chuyên nghiệp.
- Có một nhà ăn Trung Hoa chuyên phục vụ các món ăn Châu Á, đặc biệt là món ăn
Trung Quốc với tay ngề của đầu bếp dầy dặn kinh nghiệm.
- Các loại dịch vụ mà Khách Sạn gồm có :
1. Phòng nghi ngơi
2. Dịch vụ ăn uống
3. Dịch vụ giải trí
4. Tổ chức các tour du lịch
Đặc trưng của Khách Sạn là cung cấp các dịch vụ và tiện nghi lưu trú, các dịch vụ ăn
uống, nghỉ ngơi, vui chơi giải trí.
Nhân viên trong Khách Sạn bao gồm: 126 người. Trong đó:
Giám đốc: Ông Cao Chí Cương
Phó giám đốc : Bà Nguyễn Thị Thuý, người Việt Nam
Kế toán : Nguyễn Hoàng Rộng
Trưởng lễ tân : Nguyễn Thị Mai Phương

Trưởng phòng kĩ thuật: kĩ sư Trần văn Trung
Các công nhân viên của các phòng ban.
Bộ phận có quyền lực cao nhất là ban giám đốc, ban giám đốc gồm nhiều ngườitheo 3
nhiệm vụ chính:
• Quản lí khối buồng phòng và các dịch vụkhác
• Quản lý khối tài chính kế hoạch
• Quản lí khối bảo vệ và bảo dưỡng.
Page 8
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
Khối buồng phòng và các dịch vụ khác bao gồm các phòng ban sau: Lễ tân, bộphậnbuồng
phòng, bar, bếp, các phòng dịch vụ khác (như giặt là, tắm hơi )
Khối tàichính kế hoạch bao gồm: phòng Tài chính-Kế hoạch, phòng Hành chính-Tổng hợ
p.
Khối bảo vệ bảo dưỡng gồm có: phòng bảo vệ và phòng Bảo dưỡng.
I.2.2. Chi tiết khối buồng phòng
-Lễ tân: bộ phận này làm nhiệm vụ
• Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng, thuêphòng và tr
ảphòng từ phía khách.
• Đầu mỗi ngày gửi một list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận buồng phòng,báo
cho bộphận buồng phòng khi có thuê và trả phòng
• Thanh toán các hoá đơn trả phòng của khách cho bộ phận Tài chính-Kế hoạch
• Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu của khác.
-Bộ phận buồng phòng có nhiệm vụ:
• Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị trong
phòng khi có yêu cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ tân
• Thông báo cho Lễ tân về tình trạng phòng trống để bán.
-Bộ phận tài chính kế hoạch có nhiệm vụ:
• Kiểm soát chi phí buồng phòng.Nhà buồng phải có trách nhiệm báo cho TC-
KH về vấn đề này vào mỗi tháng (chỉ xác định về số lượng)
• Quản lí tài chính, thanh toán với Lễ tân các khoản tiền thuê phòn và các khoản

dịch vụ khác.
-Ban giám đốc có nhiệm vụ:
• Yêu cầu các bộ phận trên báo cáo số lượng phòng bán được, doanh thu
• Thay đổi các dịch vụ theo yêu cầu của khách, điều chỉnh có cân nhắc.
• Đưa ra các quyết định về thay đổi mức phí cũng như chất lượng dịch vụ.
Page 9
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
I.3. Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của Khách sạn Hoàng Long
I.3.1.Cơ cấu tổ chức của khách sạn
Trong Khách Sạn bao gồm các bộ phận: Ban giám đốc, bộ phận kế toán, bộ phận kinh
doanh, bộ phận lễ tân, quầy bar, bộ phân buồng bàn, bộ phận nhà bếp được mô tả như sau:
Ban giám đốc
Kế toán Kinh doanh Lễ tân Quầy Bar Buồng bàn Nhà bếp
Trong đó :
Ban giám đốc: Điều hành mọi hoạt động của khách sạn
Bộ phận kế toán: Có tránh nhiệm theo dõi toàn bộ việc thu, chi hàng ngày trong
khách sạn từ đó lập báo cáo thống kê, doanh thu…trình ban giám đốc hàng ngày, tháng,
quý, năm.
Bộ phận kinh doanh: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường các loại đưa ra các hoạt
động phương hướng kinh doanh mới.
Bộ phận lễ tân: Có nhiệm vụ đón tiếp khách, hướng dẫn khách làm mọi thủ tục
cần thiết khi ở trong Khách Sạn, bố trí hộ cho khách, tiếp nhận các đăng ký sử dụng dịch
vụ của khách để chuyển đến các bộ phận khác.
Bộ phận quầy Bar: Phục vụ các dịch vụ vui chơi giải trí của khách
Bộ phận buồng bàn: Phục vụ việc dọn dẹp trong phòng ở của khách hàng ngày,
phục vụ các bàn ăn.
Bộ phận nhà bếp: Nấu ăn phục vụ khách theo thực đơn đưa tới, ngoài ra còn nấu
ăn cho các nhân viên của Khách Sạn.
I.3.2. Nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban
• Giám đốc khách sạn

Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phải thong qua
giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn.
• Phòng tiếp tân
Page 10
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và nhận lại phòng, lập
phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu và giải
đáp những thắc mắc của khách.
• Phòng bảo vệ
Có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý cho khách và giữ gìn trật tự an ninh trong khách sạn.
Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng.
• Phòng phục vụ
Có nhiệm vụ kiểm tra và dọn vệ sinh phòng. Phục vụ ăn, uống, giặt ủi, đưa đón khách
bằng xe của công ty khi có yêu cầu.
I.3.3. Các hồ sơ
* Bảng giá các loại phòng của khách sạn
Loại phòng Giá cơ bản(trong đó có 10% VAT)
1 250.000đ
2 200.000đ
3 150.000đ
*Ghi vào phiếu thanh toán
Khách sạn………. Số ……………
PHIẾU THANH TOÁN TIỀN
Họ tên khách hàng: ………………. Ngày đến: ……………… Giờ đến: ………………
Số phòng: ………………………… Ngày đi: ……………… Giờ đi: …………………
NGÀY TIỀN TỔNG SỐ
TIỀN
Phòng Dịch vụ
Page 11
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh

TỔNG CỘNG
Tổng số tiền bằng chữ: ……………………………………………………
Ngày ………. Tháng ………. Năm……….
KHÁCH GIÁM ĐỐC TIẾP TÂN
(Ký tên) (Ký tên) ( Ký tên)
*Ghi vào sổ thuê phòng của khách
Mã sổ: …………………………………………………………………….
Phòng: …………………………………………………………………….
Họ tên khách hàng: ……………………………………………………….
CMND: ……………………………………………………………………
Giới tính: ………………………………………………………………….
Quê quán: …………………………………………………………………
Điện thoại/email(nếu có): ………………………
Ngày đến – Ngày đi: …………………… … ………………………….
*Ghi vào sổ dịch vụ
STT PHÒNG DỌN NGƯỜI DỌN TG DỌN GHI CHÚ
* Thông tin về mặt tin học
- Áp dụng các kiến thức về cơ sở dữ liệu và Phân tích – thiết kế hệ thống thông tin quản
lí để xây dựng chương trình quản lí khách sạn tự động thực hiện một số công việc bằng
máy tính có thể thay thế một phần công việc cho con người.
Page 12
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
- CSDL: Microsoft SQL Sever 2010
I.3. Phát biểu bài toán
Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng liên hệ với khách sạn đểtiến hành
làm thủ tục đăng ký phòng hoặc khách hàng có thể làm thủ tục thuê phòng và đặt phòng
để ở( trường hợp phòng còn trống). Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp, liên hệ qua
điện thoại để đặt phòng.
Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin như
sau: Họ tên, giới tính, địa chỉ, số CMND, điện thoại/email(nếu có) khi bộ phận lễ

tân( BPLT) yêu cầu. Hầu hết khách hàng phải đặt cọc một số tiền nhất định dựa vào loại
phòng mà mình đã đăng ký.Trường hợp một tổ chức thuê phòng thì tổ chức cử đại diện
đến khách sạn làm thủ tục đăng ký.Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý
thông tin về người đại diện.
Trong thời gian trước ngày nhận phòng tối thiểu là 1 tuần các khách hàng đăng ký theo
đoàn phải gửi cho khách sạn bảng bố trí phòng ở của các thành viên để khách sạn phân
bố phòng cho hợp lý.
Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền phải đặt cọc, khách hàng phải gửi cho
bộ phận lễ tân( BPLT) CMND( hoặc các văn bằng có liên quan còn thời gian sử dụng).
Tất cả các thông tin nhận phòng đều dựa vào thông tin đăng ký thuê phòng đã khai báo
trước đó với bộ phận lễ tân(BPLT), vì khách hàng có đăng ký mới được nhận phòng theo
đúng thông tin mà khách hàng đã đăng ký. Bộ phận lễ tân(BPLT) căn cứ vào đó để kiểm
tra lại thông tin khi khách hàng đăng ký phòng. Trong thờigian ở khách sạn, khách có thể
sử dụng các dịch vụ, yêu cầu phục vụ như:ăn, uống, giặt ủi, điện thoại, đưa đón khách khi
có yêu cầu, chuyên chở đồ, hành lý cho khách Mọi yêu cầu sẽ doBPLT đảm nhiệm và
đáp ứng trong phạm vi hoạt động của khách sạn. Khách hàng sử dụngdịch vụ chưa thanh
toán thì Bộ phận dịch vụ sẽ ghi hoá đơn nợ và chuyển đến BPLT tínhvào hoá đơn tổng.
Sau khi đặt phòng khách có thể hủy đăng ký và phải bồi thường cho khách sạn theo quy
định đã thỏa thuận. Vì thế tiền đặt cọc là phải có trước khi nhận phòng. Để tránh rủi ro thì
Page 13
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
số tiền đặt cọc phải lớn hơn hay bằng số tiền phải bồi thường. Tuy nhiên trước 7 ngày
nhận phòng, thì khách hủy đăng ký thì không phải bồi thường.
Khi hết thời hạn thuê phòng như đã đăng ký thì khách phải trả phòng cho khách sạn. Khi
khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợplại các hoá
đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trong thời gian khách ở khách sạn. Sau khitổng hợp
in ra hoá đơn tổng để khách thanh toán và trả lại CMND cho khách.
Hình thức thanh toán ở khách sạn chủ yếu bằng tiền mặt.
Lập và chuyển phiếu thuê phòng
D2 Sổ thông tin các phòng

D3 Sổ thông tin các dịch vụ
Page 14
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
KHÁCH HÀNG
D6 Phiếu đăng ký dịch vụ
D5 Phiếu đăng ký thuê phòng
Tiếp nhận và kiểm tra
D4 Bảng tỷ giá ngoại tệ hàng ngày
Page 15
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
Tiếp nhận
CHƯƠNG II: MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ KHÁCH SẠN
II.1. Các hoạt động nghiệp vụ
II.1.1. Lưu đồ công việc: Ghi khi phỏng vấn
Page 16
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
II.1.2. Bảng mô tả chi tiết tài liệu
Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ THUÊ TRẢ PHÒNG Trang 2013
Loại:Phân
tích hiện
trạng.
Mô tả dữ liệu Số thứ tự: D10
Ngày 16/09/2013
Tên dữ liệu: PHIẾU THUÊ PHÒNG
Định nghĩa Là phiếu mà trên đó có ghi thông tin về khách thuê (CMND, họ tên, địa
chỉ), ngày thuê, số căn hộ, địa chỉ căn hộ, loại, giá và tình trạng căn hộ.
Cấu trúc và
khuôn dạng
Khổ giấy 20*20 trên đó có mã số phiếu
Loại hình Sơ cấp (dữ liệu gốc)

Số lượng 10 phiếu/1 ngày (mức tối đa)
Ví dụ:
Lời bình:
Page 17
Mã số phiếu: N102
Họ tên: Đỗ Thị Thuỷ
Số CMND:031376919
Thông tin về phòng:
- Loại: A
- Số phòng: 25
- Tình trạng của phòng: Tốt, đầy đủ tiện nghi theo qui
định phòng loại A của Khách Sạn.
- Giá: 1 800 USD /1 tháng. 110USD / 1ngày
Ngày thuê:15/09/2013
Ch kí khách thuêữ
Ch kí l tânữ ễ
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
- Cần có mục ghi chú về thông tin khách thuê để dễ dàng trong việc quản lý và nắm bắt
xu hướng khách thuê.
II.1.3. Bảng mô tả chi tiết công việc
Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ THUÊ TRẢ PHÒNG Trang 08
Loại: Phân
tích hiện
trạng
Mô tả dữ liệu Số thứ tự: T11
Ngày 17/09/2013
Công việc: LẬP PHIẾU THUÊ PHÒNG
Điều kiện bắt
đầu
- Khách thuê phải có CMND, VISA (nếu là người ngoại quốc).

- Còn phòng trống ở trong Khách Sạn.
Thông tin vào - Thông tin về khách, thông tin phòng.
Kết quả ra - 1 phiếu thuê được lập có chữ ký của khách thuê và lễ tân.
- Căn hộ được giao cho khách thuê
Nơi sử dụng Quầy lễ tân
Tần xuất Các ngày lễ tết: 10 lần
Thứ 7, Chủ nhật: 7 lần
Các ngày khác:
- Từ 8h -> 10h sáng và 2h -> 4h chiều: 5 lần
- Các giờ khác : 3 lần
Thời lượng 10 phút/1 phiếu
Qui tắc - Tuân theo nội qui của Khách sạn Hoàng Long
- Khách quen sẽ được tính với giá ưu đãi, thấp hơn so với giá trong
phiếu.
Lời bình - Đôi khi xảy ra những tình huống đột xuất, chẳng han:
+ Còn trống nhiều nhiều căn hộ chưa thuê nhưng không còn theo yêu
cầu của khách.
+ Tính giá cho khách quen hoặc khách ở lâu dài.
+ Phí dịch vụ du lịch dao động trong trường hợp trong Khách Sạn
không còn xe hoặc phải trả phí hoa hồng để đặt tour theo nhu cầu của
khách.
Page 18
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
II.1.4. Bảng tổng hợp công việc
STT Mô tả công việc Vị trí làm
việc
Tần xuất Hồ sơ vào Hồ sơ ra
T1 Lập phiếu thuê:
Xuất phát từ yêu
cầu thuê, trả

phòng, quản lý
phòng thuê trong
Khách Sạn, tổng
hợp báo cáo cuối
tháng với các dữ
liệu cụ thể.
Quản lý các
căn hộ trong
Khách Sạn.
7 phiếu
/ngày
D1
D3
D2
D4
T2
II.1.5.Bảng tổng hợp hồ sơ,tài liệu (thực thể dữ liệu)
STT Tên hồ sơ Vai trò Công việc liên
quan
D1 Hồ sơ khách Lưu thông tin về khách thuê
D2 Sổ thông tin các phòng Lưu thông tin về các căn hộ.
D3 Sổ thông tin các dịch
vụ
Ghi thông tin về các dịch vụ có
trong Khách Sạn
D4 Bảng tỷ giá ngoại tệ
hàng ngày
Ghi thông tin về tỷ giá ngoại tệ
hàng ngày.
D10 ……

II.1.6.Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu
STT Tên gọi–Ý
nghĩa
Kiểu Cờ Khuôn dạng Lĩnh
vực
Qui tắc, ràng buộc
1 Mã vạch Vạch 15 Vạch hoặc số
2 Số phòng Số 10 Số
Page 19
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
3 Ngày thuê Ngày 8 dd – mm – yy
4 Ngày trả Ngày 8 dd – mm – yy
II.2. Các thành phần trong mô hình nghiệp vụ khách sạn
II.2.1.Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ
Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét
Đặt phòng
Đăng ký phòng
Xuất trình giấy tờ
Khai báo thông tin
Đặt cọc tiền phòng
Kiểm tra phòng trống
Nhận phòng đăng ký
Phân bố phòng
Hủy đăng ký phòng
Sử dụng dịch vụ
Cập nhật tỷ giá ngoại tệ
Trả phòng
Kiểm tra tình trạng
phòng
Kiểm tra sự cố

Giải quyết sự cố
Tổng hợp hóa đơn
Lập phiếu thanh toán
In hóa đơn
Lập báo cáo
Khách hàng
Bộ phận lễ tân
Khách hàng
Phiếu đăng ký phòng
Phiếu đăng ký phòng
Phòng
Phòng
Khách sạn
Khách hàng
Bộ phận phục vụ
Phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ
Phiếu đăng ký phòng
Phòng
Ban lãnh đạo
Ngân hàng
Phiếu thanh toán
Bộ phận lễ tân
Hóa đơn tổng
Ban lãnh đạo
Ngân hàng
Tác nhân ngoài
Tác nhân trong
Tác nhân ngoài
Hồ sơ
Hồ sơ

Tác nhân trong
Tác nhân trong
Tác nhân trong
Hồ sơ
Hồ sơ
Hồ sơ
Hồ sơ
Hồ sơ
Hồ sơ
Hồ sơ
Hồ sơ
Tác nhân trong
Hồ sơ
Hồ sơ
Page 20
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
Bảng tỷ giá ngoại tệ
Phiếu báo cáo
II.2.2.Biểu đồ ngữ cảnh
*Biểu đồ
Y/c kiểm tra
NGÂN HÀNG
Trả phòng
Đăng ký dịch vụ
Gửi báocáo
Yêu cầu báo cáo, thống kê
Đặt phòng, khai báo TT cá nhân
Đáp ứng y/c DV
Phiếu thanh toán + bồi thường
Nhận phòng

0
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN HOÀNG LONG
KHÁCH
Page 21
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
BAN LÃNH ĐẠO
Chuyển khoản
* Mô tả bằng lời
 Khách hàng
Khi có nhu cầu thuê phòng thì phải đăng ký với hệ thống (khai báo một loạt các thông tin
cần thiết), hệ thống sẽ kiểm tra đối chiếu để phân phòng phù hợp cho khách. Khách có
thể đăng ký những dịch vụ hàng ngày cố định nếu ở lâu dài.
Trong khi khách có nhu cầu sử dụng các dịch vụ thì phải đăng ký sử dụng dịch vụ với hệ
thống thì sẽ được đáp ứng đầy đủ theo yêu cầu.
Khi kết thúc ở trong Khách Sạn, trước khi rời khỏi Khách Sạn thì khách phải gửi yêu cầu
thanh toán trả phòng thì hệ thống sẽ tính toán tất cả các loại tiền mà khách phải trả (tiền
phòng, tiền sử dụng các loại dịch vụ…) lập được phiếu thanh toán chi tiết gửi cho khách
và phải bồi thường nếu gây thiệt hại hỏng hóc cho khách sạn.
 Ban giám đốc
Cuối mỗi ngày, mỗi tháng, mỗi quý, năm hoặc bất kỳ lúc nào muốn có các báo cáo thống
kê về tình hình hoạt động doanh thu của Khách Sạn, tìm kiếm các thông tin nào đó thì sẽ
Page 22
Hình1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý khách sạn
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
được đáp ứng ngay. Các nhân viên trong khách sạn có nhiệm vụ gửi báo cáo lên ban giám
đốc theo định kỳ quy định của khách sạn.
 Ngân hàng
Khi hệ thống quản lý khách sạn có yêu cầu Ngân hàng kiểm tra và chuyển khoản của
một khách hàng nào đó thì Ngân hàng kiểm tra và thông báo lại.
II.2.3. Biểu đồ phân rã chức năng

* Lập biểu đồ phân rã nhóm dần các chức năng
Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
1.Nhập thông tin phòng
Nhập danh
Quản lý khách sạn
Hoàng Long
2.Nhập thông tin dịch vụ
3.Cập nhật tỷ giá ngoại tệ
4.Thuê phòng
Đăng ký thuê phòng
5.Sử dụng các dịch vụ
6.Góp ý phản hồi
7.Kiểm tra phòng trống Giải quyết sự cố
8.Lập biên bản
9.Trả phòng
Thanh toán
10.Lập hóa đơn thanh toán
11.Chuyển khoản
12.Báo cáo ngày Báo cáo thống kê
13.Báo cáo tổng hợp
*Lập biểu đồ phân rã chức năng
1. Nhập danh
mục
2.Đăng ký thuê phòng
phòng
4.Thanh toán
5.Báo cáo thống kê
Hệ thống quản lý Khách Sạn Hoàng Long
Page 23
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh

3.Giải quyết sự cố
1.1 Nhập thông tinphòng
1.2 Nhập thông tindịch vụ
1.3 Cập nhật tỷ giángoại tệ
2.1 Thuê phòng
2.2 Sử dụng các dịch vụ
dịch vụ
2.3 Góp ý phản hồi
4.1 Trả phòng
4.2 Lập hoá đơn thanh toán
t thanh toán
4.3 Chuyển khoản
5.1 Báo cáo ngày
3.1 Kiểm ta phòng trống
hiện trường
3.2 Lập biên bản
5.2 Báo cáo tổng hợp
Lập
Page 24
Hình 2: Biểu đồ phân rã chức năng hệ thống
Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống GVHD: Th.s Dương Thị Hiền Thanh
*Mô tả chi tiết chức năng lá
1. Nhập danh, cập nhật danh mục
1.1. Nhập thông tin phòng: các loại phòng hiện có trong Khách Sạn được cập nhập
thường xuyên về trang thiết bị, tình trạng, khả năng phục vụ.
1.2. Nhập thông tin dịch vụ: các loại dịch vụ mà Khách Sạn hiện có thể phục vụđược
với giá tương ứng được cập nhập hàng ngày.
1.3. Cập nhât tỷ giá ngoại tệ: tỷ giá tiền Việt so với USD,…cũng được cập nhập hàng
ngày.
2. Đăng ký thuê phòng

2.1. Thuê phòng: khi khách có nhu cầu thuê phòng, khách làm việc với lễtân và phải
nói rõ ràng về nhu cầu phòng cần thuê (bao nhiêu người, cần mấy phòng,…) để từ đó lễ
tân sắp xếp phù hợp cho khách được.
2.2. Sử dụng dịch vụ: ngoài việc đăng ký nghỉ tại phòng đăng ký, khách có thể sử
dụng dịch vụ mà khách sạn có thể có(ăn uống, bơi, du lịch, đánh tenit…) chỉ cần đăng ký
với bộ phận phục vụ.
2.3. Góp ý phản hồi: trong quá trình ở tại Khách Sạn nếu có gì cảm thấy chưa hài lòng có
thể góp ý ngay với bộ phận lễ tân của Khách Sạn.
3. Giải quyết sự cố
3.1 Kiểm tra hiện trường : yêu cầu hệ thống kiểm tra các thông tin có liên quan đến sự cố
đó.
3.3 Lập biên bản : ghi lại sự cố xẩy ra.
4. Thanh toán
4.1. Trả phòng: khi khách không còn nhu cầu ở thì khách phải bàn giao lại phòng cho
lễ tân.
Page 25