PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN PHÚ MỸ

1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
NHÓM K1-48K-TIN
----------
ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Tên đề tài:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ KHÁCH SẠN PHÚ MỸ
Giáo viên hướng dẫn: ThS.Lê Văn Tấn
Nhóm sinh viên thực hiện:
1. Nguyễn Văn Cương
2. Nguyễn Thị Hương
3. Đinh Văn Hùng
4. Nguyễn Xuân Hồng
5. Thái Đình Anh
6. Vũ Trọng Quý
7. Lê Văn Nguyên
8. Phan Huy Tứ
9. Nguyễn Như Cương
Lời nới đầu
Ngành du lịch là một ngành quan trọng thu hút được sự đầu tư lớn và có lợi
nhuận cao,có tầm ảnh hưởng lớn tới nền kinh tế của một đất nước.Ngày
nay,với sự phát triển của ngành Công nghệ thông tin ngành tin học đã trở
thành một ngành quan trọng và được ứng dụng rộng rãi để xử lý và lưu trữ
một cách nhanh chóng thuận tiện và có độ chính xác cao
Bài toán quản lý khách sạn đặt ra yêu cầu xây dựng một giải pháp công
nghệ thông tin khả thi phù hợp với quy mô phát triển và khả năng đầu tư của
khách sạn.Để giải quyết bài toán trên cơ sở thực tế chúng em tiến hành khảo
sát và thực nghiệm bài toán quản lý khách sạn tại khách sạn Phú Mỹ địa chỉ
số 147 đường Lê Lợi - Thành phố Vinh-Nghệ An

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do kiến thức còn hạn chế cùng với kinh
nghiệm chưa có nên không tránh khỏi thiếu sót.Vì vậy chúng em rất mong
nhận được những ý kiến đóng ghóp bổ sung của thầy giáo và các bạn để hệ
thống Quản lý Khách sạn của chúng em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng chúng em xin được cảm ơn thầy giáo Ths.Lê Văn Tấn đã
giúp đỡ chúng em nhiều trong học tập tại trường cũng như thực hiện đề tài
này
2
A. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
I. Tên đề tài : QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
II. Yêu cầu của đề tài :
Xây dựng được một bản báo cáo với nội dung là phân tích và
thiết kế chương trình quản lý khách sạn với yêu cầu :
1. Trình bày phần khảo sát hiện trạng
a. Tham khảo tài liệu .
b. Khảo sát thực tế
c.
2. Phân tích hệ thống
-Biểu đồ phân cấp chức năng BPC
-Biểu đồ luồng dữ liệu BLD
3. Thiết kế hệ thống
3
B KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
I. Khách sạn PHÚ MỸ
Khách sạn Phú Mỹ có vị trí tại địa chỉ 147 đường Lê Lợi –Thành phố
Vinh-Nghệ An.Được thành lập vào năm 2002,do công ty cổ phần Phú Mỹ
quản lý.Tuy nhiên các khâu trong công tác quản lý và kinh doanh của khách
sạn còn mang tính chất thủ công
1.Cơ cấu tổ chức của khách sạn
- Giám đốc điều hành : Phùng Văn Tâm - Số điện thoại 0976634444

- Bộ phận kế toán
- Bộ phận lễ tân
- Các bộ phận : bảo vệ , buồng
4
GIÁM ĐỐC
Phòng
Kế
Toán
Bộ Phận
Buồng
Bộ
Phận
Bảo Vệ
Lễ
Tân
Giặt làVệ
Sinh
BuồngMua
Bán
Ngân
Hàng
a.Sơ đồ theo giõi phòng nghỉ tại khách sạn :
5
6
b.Phiếu thanh toán :
Khách sạn Phú Mỹ PHIẾU THANH TOÁN
Địa chỉ : 147 Lê Lợi-TpVinh-Nghệ An
Tel : 0383.585.183 –
0383.585.274.
Tên khách hàng : ………………………………………………………

Địa chỉ : …………………………………………………………………
Giờ ngày đến Giờ ngày đi
Phòng số : ………………….
TT Tên hàng ĐV SL Đơn giá Thành tiền
1 Phòng nghỉ
1 Giường
2 Giường
3->4 Giường
2 Điện thoại
3 Gửi xe
4 Bia
5 Nước ngọt
6 Nước khoáng
7 VAT(15%)
8 Giặt là
9 Vé MS
Tổng cộng
7
Bằng chữ :…………………………………………………………………………..
Ngày …. Tháng …. năm 200…
Người thanh toán Người thu tiền
8
2.Mô hình hoạt động
9
Nhận yêu cầu đặt thuê phòng
Xác định khả năng đặt thuê phòng và kiểm tra phòng trống
Trả lời khách
Lập thông tin đặt thuê phòng
Tổng hợp tình hình đặt thuê phòng
Xác nhận của khách

Huỷ BỏSửa đổi
Từ chối
1. Quy trình đặt và thuê phòng :
2. Quy trình trả phòng :
10
Cung cấp dịch vụ
Lưu thông tin sử dụng dịch vụ
Tổng hợp thông tin sử dụng dịch vụ
Nhận yêu cầu trả phòng
Xác nhận thông tin trả phòng
Lưu thông tin trả phòng
3.Nhận xét :
Quy trình đặt thuê phòng và trả phòng, lưu thông tin đều làm thủ công
và được lưu bằng Exel và trên số sách nên có nhiều nhược điểm :
- Lưu trữ hồ sơ thủ công với số lượng lớn nên khó xử lý và lưu trữ trong
nhiều năm gây ra khó khăn trong quản lý và tìm kiếm. Tốn thời gian và công
sức cho người quản lý, điều hành
- Nếu có sai sót khó sửa đổi, không có sự liên kết giữa các phòng, ban trong
công ty
Chính vì những nhược điểm nói trên và đòi hỏi trong việc quản lý một cách
nhất quán để hiệu quả và đỡ tốn kém việc xây dựng một Hệ thống quản lý
Khách sạn Phú Mỹ là cần thiết
II-Hệ Thống Mới :
1.Các chức năng của hệ thống mới :
Xây dựng việc quản lý các phòng của khách sạn với các yêu cầu sau :
- Tra cứu được tất cả các thông tin của nhân viên.
- Tra cứu được danh sách khách thuê phòng cùng với mã phòng,CMND ,mã
số khách hàng…
- Tra cứu được ngày giờ khách thuê phòng,đặt phòng.
11

Lập hóa đơn
Nhận tiền thanh toán
Tổng hợp thông tin trả phòng
- Tra cứu được đặc điểm như phòng trống, phòng đang được sửa chữa, tổng
số phòng đã thuê .
- Tra cứu được loại phòng, mã phòng, số tầng, số điện thoại của phòng.
- Cho biết được doanh thu trong ngày,trong tháng, trong quý và trong
năm.Cho biết khách đã trả thanh toán tiền chưa, đặt cọc bao nhiêu.
- Có thể thêm bớt, tìm kiếm, xoá bỏ, chỉnh sửa, thay đổi thông tin và in tất cả
các thông tin.
12
2.Các thông tin cần thiết cho hệ thống mới :
Thông tin về khách :
• Họ và tên, số chứng minh nhân dân, ngày tháng năm sinh, địa
chỉ, email, số điện thoại-fax,hộ chiếu
Thông tin về nhân viên :
• Họ và tên ngày tháng năm sinh, quên quán, chứng minh nhân
dân, tuổi, giới tính, bằng cấp, địa chỉ, điện thoại
Thông tin về phòng :
• Tên phòng, đặc điểm phòng, số tiền thuê một ngày, số điện thoại
phòng.
Thông tin khác :
• Ngày giờ thuê phòng, ngày giờ trả phòng và thời gian thuê.
ĐẶC TẢ BÀI TOÁN :
Đăng ký Phòng cho Khách:
Khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng. Họ sẽ liên hệ với nhân viên lễ
tân để đăng ký phòng tại khách sạn.
Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại thông tin về Khách hàng bao gồm Giới tính,
Năm sinh, Điạ chỉ, Điện thoại, Quốc tịch, Nghề Nghiệp, CMND, Ngày khách
đăng ký, ngày đến, ngày dự định đi, và số tiền đặt cọc. Khách hàng có thể là

khách lẻ hoặc là khách đoàn. Nếu là khách đoàn thì cần xác định trưởng đoàn
để thanh toán tiền.
13
Nhận tiền đặt cọc:
Để tránh rủi ro trong việc khách huỷ đăng ký phòng. Nhân viên phải
thu trước tiền đặt cọc cuả khách hàng.
Nhân viên sẽ ghi lại số tiền mà khách đã ứng trước. Số tiền này tuỳ thuộc vào
từng loại phòng nhất định.
Tuy nhiên trước khi khách đến nhận phòng 7 ngày mà huỷ việc đã đăng ký thì
không phải bồi thường.
Kiểm tra phòng:
Tình trạng phòng có thể là:
Phòng đã có người.
Phòng đang trống.
Phòng đã đặt trước.
Phòng đang sửa chửa.
Mỗi phòng trong khách sạn có số phòng, số lầu, loại phòng và ứng với
một giá tiền nhất định. Khách sạn gồm có ba loại phòng 1, 2, 3 tương ứng với
giá như sau 150.000
đ
, 200.000
đ
, 250.000
đ
(trong đó có 10% VAT)
Giao phòng cho khách:
Sau khi đăng ký phòng, nhân viên lễ tân sẽ giao số phòng cùng chìa
khoá cho khách.
Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại ngày, giờ khách đến nhận phòng.
14

Nhận giấy tờ:
Khi giao phòng cho khách nhân viên lễ tân phải giữ một số giấy tờ tuỳ
thân như: CMND, Passport,…..
Cung cấp dịch vụ:
Trong thời gian ở tại khách sạn nếu khách có nhu cầu dùng các dịch vụ
tại khách sạn thì nhân viên sẽ cung cấp cho khách. Các dịch vụ này bao gồm:
Dịch vụ gọi điện, ăn uống, giặt giũ, đi lại.
Nhân viên sẽ ghi lại họ tên khách hàng, số phòng đang ở, ngày, tên dịch
vụ đã dùng, giá tiền cho dịch vụ đó.
Đổi phòng:
Sau khi nhận được phòng nếu khách có nhu cầu đổi phòng thì nhân
viên lễ tân sẽ làm thủ tục đổi phòng cho khách.
Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại số phòng khách số phòng, loại phòng, tiền
phòng mới mà khách cần chuyển đến, ngày giờ khách đổi phòng.
Nhận phòng khách trả:
Khi khách có nhu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ nhận lại chìa khoá
phòng.
Trả giấy tờ:
Bên cạnh nhận lại chìa khoá phòng. Nhân viên lễ tân trả lại các giấy tờ
tuỳ thân cho khách.
Lập tổng hoá đơn:
Bao gồm: tên khách, ngày ở, ngày đi, số phòng, tiền phòng, tiền dịch
vụ (nếu có), số tiền mà khách đã đặt cọc trước và tổng tiền mà khách phải trả.
15
Thu tiền khách:
Nhân viên thu tiền khách dựa vào bản hoá đơn. Việc thanh toán này
chủ yếu bằng tiền mặt VNĐ.
C PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG
I.CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ CỦA HỆ THỐNG:
Gồm 6 chức năng chính đó là :

+ Quản lý phòng
+ Quản lý đặt và thuê phòng
+ Quản lý khách
+ Quản lý dịch vụ
+ Quản lý nhân viên
+ Báo cáo
II.PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CHỨC NĂNG :
1.Quản lý phòng :
Chức năng này làm nhiệm vụ chình là lập nên danh sách các phòng để
tra cứu :Quản lý trạng thái phòng (Còn trống, phòng đã hết, phòng đang sửa
chữa,dọn dẹp) ; Quản lý trang thiết bị tiện nghi của phòng (điện thoại)
2.Quản lý đặt và thuê phòng :
Quản lý các hoạt động đặt và thuê phòng khi có khách đến thuê
3.Quàn lý khách hàng :
Lập danh sách thông tin về khách hàng để tra cứu khi cần thiết
4.Quản lý dịch vụ :
16
Lập nên danh sách quản lý các dịch vụ trong khách sạn (giặt là, đưa
đón khách, mát xa).Thông qua đây mà khách sạn có thể nhận và trả lời các
yêu cầu về dịch vụ của khách hàng
5.Quản lý nhân viên :
Chức năng này để quản lý nhân viên trong khách sạn,có nhiệm vụ lập
danh sách chi tiết về từng cán bộ nhân viên các phòng để thuận loại trong việc
quản lý
6.Báo cáo :
Có nhiệm vụ tổng hợp tình hình hoạt động của khách sạn trong từng
tháng, từng quý và từng năm.Thống kê số lượng khách( khách trong và ngoài
nước),thống kê doanh thu của khách sạn, đưa ra lãi suất và hướng phát triển
của khách sạn
Phần 1 :BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Thông qua việc khảo sát và phân tích hoạt động của các chức năng ở
trên ta đưa ra được biểu đồ phân cấp chức năng như sau.
1.QUẢN LÝ PHÒNG :
17
QUẢN LÝ PHÒNG
Lập danh sách
phòng
Quản lý trạng
thái phòng
Quản lý tiện
nghi
Xoá phòng
2.QUẢN LÝ ĐẶT VÀ THUÊ PHÒNG :
18
QUẢN LÝ ĐẶT VÀ
THUÊ PHÒNG
Nhận
yêu cầu
đặt
phòng
Nhận
yêu
cầu đặt
phòng
Nhận
yêu cầu
đặt
phòng
Nhận
yêu cầu

đặt
phòng
Nhận
yêu cầu
đặt
phòng
Nhận
yêu
cầu đặt
phòng