Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Phú Vĩnh, thị xã Tân Châu hiện nay
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (346 KB, 33 trang )
1
Công tác văn thƣ - lƣu trữ có vị trí quan trọng đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ đất nƣớc. Bởi lẽ, công tác văn thƣ - lƣu trữ là toàn bộ các công
việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nƣớc. Nhƣ
chúng ta biết công việc của một cơ quan, tổ chức đƣợc tiến hành nhanh hay
chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do
việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có đƣợc cẩn thận hay không, đều có liên quan mật
thiết đến công tác văn thƣ - lƣu trữ. Từ đó góp phần làm tăng năng suất lao
động trong công tác và tiết kiệm đƣợc tiền của, công sức của Nhà nƣớc và nhân
dân.
Làm tốt công tác văn thƣ, lƣu trữ sẽ giúp cho việc giải quyết công việc
cơ quan đƣợc nhanh chóng chính xác, đúng đƣờng lối, chính sách, chế độ.
Đồng thời, giúp việc kiểm tra công việc trong cơ quan, đơn vị đƣợc chặt chẽ
hơn. Giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết, có giá trị phục vụ
cho việc tra cứu, giải quyết công việc trƣớc mắt và để nghiên cứu sử dụng lâu
dài.
Công tác văn thƣ, lƣu trữ còn tạo điều kiện bảo vệ đƣợc bí mật của Đảng,
Nhà nƣớc, ngăn chặn việc lạm dụng, những việc làm phi pháp của một số phần
thử xấu để hòng đƣợc lợi riêng.
Nếu làm tốt công tác lƣu trữ sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian tra cứu, các tài
liệu công văn sẽ không bị ách tắc, ứ đọng hoặc thất lạc. Đặc biệt trong thời đại
hiện nay với trình độ kỹ thuật hiện đại thì việc quản lý nhà nƣớc đối với lĩnh
vực này ngày càng trở nên khó khăn và cấp thiết, bởi sẽ nhanh chóng mất thông
tin khi lƣu trữ và cũng rất dễ dàng quản lý thông tin khi đầu tƣ đúng trang thiết
bị và nguồn lực con ngƣời.
Các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ,
muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu đó
để phổ biến các chủ trƣơng, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao
2
đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong
hoạt động hàng ngày. Nhƣ vậy, công tác văn thƣ – lƣu trữ gắn liền với hoạt
động của cơ quan, đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức
chính trị - xã hội là các cơ quan tham mƣu, trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức
chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy.
Đối với cơ quan Đảng, Nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ cần đƣợc
quan tâm nhiều hơn, nhất là đối với các loại văn bản quy phạm pháp luật, công
văn hƣớng dẫn, kế hoạch, nhằm giúp cho việc nghiên cứu, thực hiện nhiệm vụ
chính trị, đƣờng lối chính sách của Đảng, pháp luật nhà nƣớc. Muốn làm tốt
công tác trên, trƣớc hết phải làm tốt công tác văn thƣ, lƣu trữ chế độ bảo mật, tổ
chức việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, quản lý giải quyết công văn đi,
công văn đến nhanh chóng, kịp thời chính xác.
Xuất phát từ những yêu cầu thực tế trên và trong quá trình học tập tại
trƣờng bản thân chọn đề tài
xã Phú , t làm tiểu
luận cuối khóa. Qua nghiên cứu đề tài này nhằm đánh giá thực trạng của công
tác văn thƣ - lƣu trữ tại địa phƣơng trong thời gian qua, đồng thời tìm ra những
giải pháp để công tác văn thƣ – lƣu trữ của đơn vị giai đoạn 2013 – 2015 ngày
càng có nề nếp, khoa học hơn và góp phần tích cực vào việc cải tiến lề lối làm
việc của cơ quan, đồng thời khắc phục những hạn chế và góp phần cải cách
hành chính trong phạm vi cả nƣớc nói chung, Ủy ban nhân dân xã Phú Vĩnh nói
riêng.
Trong việc nghiên cứu đề tài còn nhiều thiếu sót về mặt khoa học cũng
nhƣ chuyên môn, bản thân rất mong quý thầy - cô góp ý để tiểu luận đạt kết
quả tốt, từ đó tạo tiền đề cho bản thân có nhiều kiến thức chuyên môn và những
kinh nghiệm quý báu về sau để có những chuẩn mực đúng để phục vụ đơn vị
tốt hơn.
3
C1
-
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ – LƢU
TRỮ
Công tác văn thƣ là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều
hành công việc trong cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân.
- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan tổ
chức nói chung trong quá trình quản lý.
- Làm tốt công tác văn thƣ sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan,
tổ chức đƣợc nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lƣợng, đúng chính sách,
đúng chế độ, giữ gìn đƣợc bí mật quốc gia, hạn chế đƣợc bệnh quan liêu giấy
tờ.
- Công tác văn thƣ bảo đảm đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Nội dung của những tài liệu đƣợc hình thành và đƣợc nhận trong
quá trình giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
- Công tác văn thƣ có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện tốt cho công tác lƣu trữ. Nguồn bổ sung tài liệu vào lƣu trữ chủ yếu
từ giai đoạn văn thƣ.
4
- Góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nƣớc, ngăn chặn việc lạm
dụng văn bản của Nhà nƣớc, con dấu của cơ quan vào mục đích phạm pháp.
Nội dung công tác văn thƣ đƣợc ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định
110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thƣ gồm có 05 khâu
nghiệp vụ:
- Soạn thảo và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
*
Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ các nơi gửi đến cơ quan, tổ
chức gọi là văn bản đến. Thủ tục gồm 6 bƣớc:
Tiếp nhận và phân loại văn bản.
Đăng ký văn bản đến.
Trình văn bản đến.
Chuyển giao văn bản đến.
Tổ chức và theo dõi văn bản đến.
Sao văn bản đến.
*
Văn bản đi là loại công văn, giấy tờ do cơ quan, đơn vị ban hành gửi đi.
Gồm 4 bƣớc:
5
Kiểm tra lại văn bản.
Vào sổ đăng ký văn bản đi.
Chuyển văn bản đi.
Sắp xếp bảng lƣu văn bản.
*
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản.
Thể hiện tính quyền lực nhà nƣớc trong văn bản của các cơ quan nhà nƣớc.
Trong Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính
Phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu đƣợc sử
dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ
trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành
chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải đƣợc
quản lý thống nhất”.
*
+ Dấu đƣợc bảo quản tại trụ sở cơ quan, tổ chức và đƣợc quản lý chặt
chẽ.
+ Dấu phải đƣợc bảo quản trong tủ có khóa chắc chắn trong cũng nhƣ
ngoài giờ làm việc.
+ Dấu chỉ do một ngƣời chịu trách nhiệm giữ. Nếu đi vắng phải bàn giao
cho ngƣời khác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
+ Không đƣợc sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu.
+ Khi dấu bị mòn, méo, hƣ hỏng trong quá trình sử dụng phải xin phép
khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.
+ Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định sử dụng dấu để hoạt
động phạp pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc bị truy tố trƣớc pháp luật.
6
+ Trƣờng hợp con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an gần
nhất đƣợc biết, đồng thời báo cáo cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp
truy tìm, thông báo hủy bỏ con dấu đã bị mất.
* Lập hồ sơ
hiện hành là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phƣơng pháp
nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo
quản. Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ thông tin về mọi vấn đề, một sự
việc, một con ngƣời cụ thể.
quan:
- Trách nhiệm của thủ trƣởng cơ quan: quy định tại Khoản 1, Điều 3 của
Nghị định 110/2004/NĐ-CP
+ Trực tiếp giải quyết một số văn bản đến.
+ Phân phối và giao cấp dƣới giải quyết văn bản đến.
+ Ký và ban hành những văn bản quan trọng của cơ quan, Ủy quyền cho
cấp phó ký thay (KT) và cấp dƣới ký thừa lệnh (TL), thừa ủy quyền (TUQ),
những văn bản thuộc phạm vi đƣợc ủy quyền.
- Trách nhiệm của công chức văn phòng
+ Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối và báo cáo thủ trƣởng cơ
quan về những công việc quan trọng.
+ Ký thừa lệnh những văn bản đƣợc thủ trƣởng cơ quan ủy quyền.
+ Kiểm tra pháp chế văn bản đi.
+ Tổ chức các hoạt động quản lý bộ phận văn thƣ cơ quan.
- Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan
7
+ Giải quyết kịp thời văn bản đến theo yêu cầu của thủ trƣởng.
+ Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
+ Lập hồ sơ công việc và giao nộp tào liệu vào lƣu trữ cơ quan.
- Trách nhiệm văn thƣ chuyên trách
Đối với quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Nhận văn bản đến;
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
+ Đăng ký văn bản đến;
+ Trình văn bản đến;
+ Chuyển giao văn bản (khi đã có ý kiến phân phối văn bản);
+ Giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Đối với việc quản lý văn bản đi:
+ Kiểm tra lại thể thức văn bản
+ Ghi số, ngày tháng năm và đóng dấu cơ quan.
+ Làm thủ tục gửi văn bản đi
+ Lƣu văn bản đi
+ Quản lý sổ sách của bộ phận văn thƣ cơ quan, nhƣ các sổ đăng ký và
chuyển giao các loại văn bản.
Đối với việc lập hồ sơ và nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan:
+ Hoàn chỉnh lập hồ sơ đối với văn bản lƣu
+ Giúp Chánh văn phòng (hoặc Trƣởng phòng Hành chính) lập danh
mục hồ sơ, hƣớng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc việc nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan:
8
+ Thực hiện bảo quản an toàn con dấu cơ quan và các con dấu khác của
cơ quan.
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các giấy tờ khác.
: Công tác lƣu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội
bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình
hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và
tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ.
- Tính khoa học: Tính khoa học của công tác lƣu trữ đƣợc thể hiện nổi
bật qua việc nghiên cứu tài liệu lƣu trữ, tìm ra các quy luật hoạt động của tự
nhiên và xã hội đƣợc phản ánh, thể hiện trong tài liệu lƣu trữ.
- Tính cơ mật: Tài liệu lƣu trữ chứa đựng thông tin đa dạng, nhiều mặt
của đời sống xã hội. Trong khối tài liệu lƣu trữ, có rất nhiều tài liệu mang thông
tin mật, bí mật đối với cơ quan, tổ chức bí mật quốc gia. Trong các khâu nghiệp
vụ của công tác lƣu trữ luôn mang tính cơ mật. Do vậy, cán bộ lƣu trữ phải
luôn có tinh thần bảo vệ bí mật, vì là ngƣời thƣờng xuyên tiếp xúc tài liệu lƣu
trữ trong hầu hết các khâu nghiệp vụ lƣu trữ.
Công tác văn thƣ chính xác sẽ góp phần cho lƣu trữ các văn bản của Nhà
nƣớc một cách rõ ràng và cụ thể, dễ tìm kiếm, trích lục, tra cứu trong khi cần
thiết. Nội dung công tác lƣu trữ gồm: hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp
vụ.
- Hoạt động quản lý:
9
+ Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lƣu trữ và chuyên môn
nghiệp vụ lƣu trữ.
+ Lập kế hoạch phƣơng hƣớng công tác lƣu trữ. Các cơ quan, tổ chức
xây dựng công tác lƣu trữ ngắn hạn (hàng năm) dài hạn (một số năm), theo
hƣớng dẫn chỉ đạo của cơ quan cấp trên.
+ Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn các quy định của Nhà nƣớc về công tác
lƣu trữ ở các đơn vị trực thuộc.
+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lƣu trữ.
+ Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lƣu trữ.
+ Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế trong lĩnh
vực lƣu trữ.
+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lƣu trữ.
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lƣu trữ.
- Hoạt động nghiệp vụ:
+ Thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ
+ Phân loại tài liệu lƣu trữ
+ Xác định giá trị tài liệu
+ Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ
+ Bảo quản tài liệu lƣu trữ
+ Thống kê tài liệu lƣu trữ
+ Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
10
- Ý nghĩa thực tiễn: Tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất to lớn. Nó
phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà
nƣớc. Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng để quản lý nhà nƣớc, quản lý các mặt đời
sống xã hội, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nƣớc, đấu tranh
chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nƣớc. Tài liệu lƣu trữ làm cơ sở cho công
tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội cho từng vùng và
toàn quốc. Tài liệu lƣu trữ dùng để lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng
năm cho từng địa phƣơng của cả nƣớc. Trong các cơ quan, tổ chức, hàng ngày
cán bộ công chức sử dụng tài liệu lƣu trữ cho công tác nghiên cứu và giải quyết
các công việc.
- Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lƣu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt
động sáng tạo khoa học của xã hội đƣơng thời nên nó mang tính khoa học cao.
Tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng để làm tƣ liệu tổng kết, đánh giá rút ra các quy
luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tƣợng trong tự nhiên xã hội và tƣ
duy. Trong lĩnh vực khoa học, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lƣu trữ để kế thừa
những thành tựu đã có từ trƣớc, là cơ sở tìm tòi cái mới trong hoa học.
- Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lƣu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một
cách trung thực quá trình hoạt động của một con ngƣời, một cơ quan, tổ chức
và các sự kiện lịch sử diễn ra trong quá khứ, trong suốt tiến trình lịch sử của
một quốc gia, một dân tộc, một ngành hoạt động xã hội, một cơ quan, tổ chức.
Vì thế, tài liệu lƣu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để
nghiên cứu lịch sử. Nói cách khác tài liệu lƣu trữ là nguồn sử liệu quan trọng
nhất.
- Ý nghĩa văn hóa: Tài liệu lƣu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc.
Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con ngƣời đã để lại từ đời này qua
đời khác nhƣ di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng… tài liệu lƣu trữ đã để
lại cho xã hội loài ngƣời các loại văn tự rất có giá trị.
11
Toám lại, tài liệu lƣu trữ có giá trị thực tiễn, phục vụ cho hoạt dộng thực
tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao. Tài liệu lƣu trữ quốc gia là di sản của dân
tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam
xã hội Chủ nghĩa.
1.2. QUAN ĐIỂM CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƢ – LƢU TRỮ VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức
sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thƣ và lƣu trữ nói chung. Thật vậy
trong những năm qua Đảng và Nhà nƣớc ta đã nhận thấy đƣợc công tác văn thƣ
– lƣu trữ là vấn đề hết sức quan trọng trong quá trình quản lý của Nhà nƣớc và
nó có vị trí quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lƣu
trữ đối với phƣơng diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu hủy hồ sơ, tài
liệu nếu chƣa đƣợc phép của cơ quan có thẩm quyền.
Theo Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lƣu trữ Trung
ƣơng Đảng hƣớng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của
kho lƣu trữ. Quan điểm của Đảng về vấn đề này cụ thể nhƣ sau:
- Tập trung quản lý và bảo vệ an toàn tài liệu lƣu trữ là một nhiệm vụ
quan trọng của các kho lƣu trữ Cấp ủy.
Ngoài ra, còn có Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của
Văn phòng Trung ƣơng Đảng về một số chế độ công tác văn thƣ - lƣu trữ ở
Văn phòng Tỉnh ủy, Thành ủy, cụ thể nhƣ sau:
12
- Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lƣu trữ của cấp ủy Đảng và tài
liệu các ngành, các cấp gửi đến cấp ủy Đảng;
- Hợp lý hóa quá trình chuyển tài liệu đi và đến, theo dõi chặt chẽ việc
giải quyết công văn tài liệu, không để sót việc, chậm việc;
- Quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật tài liệu, thu hồi đầy đủ và đúng hạn các
tài liệu có quy định thu hồi;
- Lập hồ sơ đầy đủ phục vụ kịp thời các yêu cầu của cấp ủy và các ban
ngành về khai thác tài liệu và nộp vào kho lƣu trữ đúng thời hạn quy định.
Đảng đã xác định trong bất kỳ các ban ngành, lĩnh vực, đơn vị,
tổ chức cá nhân từ Trung ƣơng đến địa phƣơng đều phải thực hiện theo phƣơng
châm “Tập trung quản lý và bảo vệ an toàn tài liệu lƣu trữ là một nhiệm vụ
quan trọng của các kho lƣu trữ”.
Trên cơ sở quan điểm của Đảng các cơ quan nhà nƣớc đã ban hành nhiều
văn bản quy phạm pháp luật để làm cơ sở pháp lý cho việc quản lý công tác văn
thƣ – lƣu trữ:
- Luật Lƣu trữ năm có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia.
- Pháp lệnh của Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội số 30/2000/PL- UBTVQH
10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nƣớc.
- Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc gia đƣợc Ủy ban Thƣờng vụ
Quốc hội ban hành ngày 30/11/1982.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thƣ.
13
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thƣ.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và
sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ quy định
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tƣ 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công an quy định
chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001
về quản lý và sử dụng con dấu đã đƣợc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009
- Thông tƣ liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ
công an và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hƣớng dẫn thi hành Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định việc quản
lý và sử dụng con dấu.
Một số văn bản pháp lý của UBND tỉnh An Giang quy định về nhiệm vụ
của văn phòng lƣu trữ nhƣ:
- Chỉ thị số 10/2011/CT-UBND Tỉnh An Giang, ngày 20/9/2011 về tăng
cƣờng công tác văn thƣ – lƣu trữ trên địa bàn tỉnh.
- Quyết định số 403/1999/QĐ-UB ngày 05 tháng 3 năm 1999 của UBND
tỉnh An Giang về việc ban hành Qui chế tạm thời và công tác văn thƣ - lƣu trữ.
- Quyết định 03/QĐ-VP.UB ngày 11/01/1999 của Chánh văn phòng
UBND tỉnh về việc ban hành qui định về tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản và
quản lý tài liệu của Văn phòng UBND tỉnh.
14
Đảng và Nhà nƣớc ta rất quan tâm đến công tác văn thƣ - lƣu
trữ nên có nhiều văn bản qui định cụ thể về vấn đề này, một mặt góp phần nâng
cao năng lực quản lý, giữ gìn, lƣu trữ tốt tài liệu quốc gia, một mặt giúp tra cứu,
tìm kiếm tài liệu dễ dàng, có giá trị đặc biệt đối với việc xây dựng và bảo vệ đất
nƣớc. Do đó, nơi nào có sự quan tâm sâu sắc về công tác văn thƣ - lƣu trữ thì
nơi đó thực hiện tốt công tác này.
15
C2
TÌNH HÌNH,
2.1. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH
2.1.1. Tình hình chung
- Vị trí địa lý: Xã Phú Vĩnh là xã nằm cặp theo Quốc lộ 953, cách thị xã
Tân Châu 5,5km. Hệ thống giao thông thuận lợi, có khu trung tâm chợ xã đáp
ứng giao lƣu hàng hóa trên địa bàn và các vùng lân cận.
+ Phía Đông giáp phƣờng Long Phú.
+ Phía Tây giáp xã Lê Chánh.
+ Phía Nam giáp xã Phú Long.
+ Phía Bắc giáp xã Long An.
Tổng diện tích tự nhiên 1.277 ha. Trong đó diện tích nông nghiệp 1.260
ha. Có 90% dân số sống bằng nghề nông, dân số có 2.919 hộ với tổng số nhân
khẩu: 11.676 ngƣời. Dân cƣ gồm ngƣời Kinh chiếm 100%, 85% dân số theo
đạo Phật giáo Hòa hảo, còn 15% theo đạo khác và không đạo.
Xã có 04/04 ấp đƣợc công nhận ấp văn hóa, các văn phòng ban ấp đƣợc
xây dựng, trang thiết bị, cơ sở vật chất nơi làm việc đầy đủ; Trƣởng ban ấp đều
là đảng viên, bí thƣ chi bộ. Toàn lộ nông thôn trên địa bàn xã đều đƣợc pêtông
hóa thuận tiện cho ngƣời dân đi lại, giao thƣơng và sản xuất. Điện, nƣớc sạch
đến tận vùng sâu, vùng xa đảm bảo ngƣời dân có nƣớc sạch sử dụng.
Tình hình đời sống của nhân dân tƣơng đối ổn định và không ngừng
nâng lên hầu hết là làm nông nghiệp và một số nghề khác. Ý thức chấp hành
pháp luật của quần chúng nhân dân và cán bộ, công chức rất tốt, phong trào
quần chúng bảo vệ an ninh trật tự luôn đƣợc đảm bảo.
16
Thời gian qua Ủy ban xã Phú Vĩnh đã thực hiện tốt quy chế “Một cửa
thân thiện” nhận và trả kết quả, giải quyết kịp thời các yêu cầu thủ tục không
gây phiền hà cho ngƣời dân. Công tác lƣu trữ luôn đƣợc đảm bảo tốt, đồng thời
từng bƣớc đƣợc củng cố và nâng cao hiệu quả, chất lƣợng.
Các văn bản gửi đến cơ quan đều đƣợc thông qua văn thƣ và làm đúng
thao tác theo quy định của công tác văn thƣ, chính vì thế bộ phận văn thƣ luôn
chủ động trong công việc và phân loại từng loại văn bản một cách cụ thể khi
đƣợc đến cơ quan, để phục vụ tốt cho lãnh đạo trong việc tiếp cận và xử lý các
loại văn bản gửi đến cơ quan. Ngoài ra, trong thời gian qua địa phƣơng cũng đã
làm công tác lƣu trữ các loại văn bản, cụ thể mở sổ từng loại văn bản của từng
ngành vì thế khi có nhu cầu tham khảo hoặc tra cứu, tìm kiếm các loại văn bản
là rất dễ dàng và nhanh chóng góp phần làm ít tốn thời gian trong việc tra cứu
tài liệu khi cần thiết.
Cán bộ làm công tác văn thƣ có tinh thần trách nhiệm cao, thƣờng xuyên
nghiên cứu, học hỏi, trau dồi kiến thức và nâng cao năng lực nghiệp vụ chuyên
môn để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình nhằm từng bƣớc đƣa công tác văn
thƣ – lƣu trữ ở địa phƣơng đi vào nề nếp, đáp ứng ngày càng cao thông tin về
quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng.
Trụ sở Ủy ban nhân dân xã đƣợc bố trí tƣơng đối thuận tiện và trang bị
đầy đủ thiết bị nhƣ: Máy vi tính, có đƣờng truyền internet, máy Fax, điện thoại,
nơi làm việc thoáng mát lịch sự.
2.
- Chủ tịch UBND phụ trách chung, đi sâu khối nội chính, quản lý ngân
sách và tổ chức cán bộ.
- 01 Phó Chủ tịch phụ trách về lĩnh vực kinh tế bao gồm chợ, nông
nghiệp, giao thông, cầu đƣờng, tƣ pháp hộ tịch, địa chính…
17
- 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa - xã hội gồm văn hóa thông tin,
lao động TBXH-XĐGN, y tế, giáo dục…
Ngoài cơ cấu tổ chức bộ máy ra, UBND xã Mỹ Phú còn có đầy đủ
phòng, trang thiết bị nhƣ máy in, máy photo, điện thoại, tủ đựng hồ sơ, bàn làm
việc… phục vụ cho từng bộ phận công tác nhất là công tác văn thƣ, lƣu trữ hoạt
động có hiệu quả và bảo đảm an toàn.
Với bộ máy và cơ cấu tổ chức khá đầy đủ, nhìn chung trong thời gian
qua cán bộ văn thƣ, lƣu trữ hoạt động khá tốt, không có vi phạm nội quy, quy
chế của Nhà nƣớc, đƣợc nhƣ vậy chính là nhờ sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo
UBND xã, nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa cán bộ, công chức và thủ trƣởng;
giữa các ngành nên đã đạt đƣợc những kết quả tốt.
Về công tác tổ chức luôn đảm bảo đúng theo yêu cầu của cấp trên, từng
cán bộ thể hiện tốt tinh thần trách nhiệm, nhận thức sâu sắc chế độ công tác
giấy tờ là chế độ bắt buộc đối với từng cán bộ, công chức nhà nƣớc.
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ – LƢU TRỮ Ở ĐƠN VỊ
yên nhân
- Trong năm 2012 và 03 tháng đầu năm 2013 văn thƣ đơn vị thực hiện
công tác văn thƣ - lƣu trữ đạt đƣợc những kết quả to lớn trong việc xây dựng hồ
sơ lƣu trữ, cụ thể nhờ công tác thu thập lƣu trữ văn bản đến và lƣu văn bản đi
đã giúp đơn vị hoàn thành nhiều công việc.
- Phòng văn thƣ đƣợc bố trí sạch đẹp thoáng mát.
- Từ đầu năm đến nay đơn vị đã tiếp nhận văn bản đến và lƣu trữ văn bản
đi, thể hiện cụ thể:
+ Văn bản do trực tiếp của UBND xã gửi đi 495 văn bản
18
+ Văn bản do UBND huyện gửi đến 646 văn bản
+ Văn bản do UBND tỉnh gửi đến 105 văn bản
+ Văn bản do Chính phủ gửi đến 13 văn bản
+ Quyết định xử phạt hành chính 11 văn bản
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ thực hiện theo phƣơng châm “Bảo quản tài
liệu lƣu trữ an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài liệu, công văn giấy tờ
của xã đều đƣợc lƣu trữ tốt. Mặt khác, xã còn làm tốt công tác bổ sung, sƣu
tầm, tiếp nhận những tài liệu về nguồn gốc quá trình hình thành của xã, các tài
liệu liên quan đến chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội…
- Đơn vị luôn thực hiện nghiêm túc và tuân thủ theo Nghị định, Quy
định, Quyết định của Đảng và Nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến địa phƣơng qui
định cụ thể về công tác văn thƣ - lƣu trữ và sử dung con dấu của đơn vị.
- Đơn vị thƣờng xuyên quán triệt sâu sắc đƣờng lối, chủ trƣơng, nghị
quyết của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nƣớc đến các bộ phận trong
đơn vị tạo mối quan hệ mật thiết, đoàn kết và thống nhất.
- Nhờ sự quan tâm, lãnh, chỉ đạo sâu sắc của cấp ủy Đảng, Nhà nƣớc;
bên cạnh đó nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các ngành có tính khoa học nên
công tác văn thƣ - lƣu trữ của bộ phận văn phòng đơn vị đã thực hiện tốt công
tác văn thƣ – lƣu trữ.
- Làm tốt công tác tham mƣu cho cấp trên để có những biện pháp cụ thể
kịp thời trong mọi lúc mọi nơi.
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo nguyên tắc của cấp trên, từng cán
bộ luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm và nhận thức sâu chế độ giấy tờ và chế
độ bắt buộc đối với tất cả cán bộ trong đơn vị.
19
- Cán bộ văn thƣ, lƣu trữ có tinh thần trách nhiệm cao và phát huy vai
trò, trao đổi học tập, đúc kết những kinh nghiệm của ngƣời đi trƣớc để hoàn
thành nhiệm vụ.
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ của đơn vị đạt đƣợc hiệu quả là nhờ sự quan
tâm của cấp ủy, Ủy ban nhân dân xã thấy đƣợc ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác văn thƣ, lƣu trữ, tạo điều kiện về phƣơng tiện, trang thiết bị kỹ thuật
để phục vụ tốt cho việc hoạt động của văn phòng hoàn thành nhiệm vụ đƣợc
giao.
2.2.1.1.
Nhờ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Đảng ủy, Ủy ban nhân dân xã, sự
quan tâm sâu sắc sát vai trò và vị trí của công tác văn thƣ - lƣu trữ nên trong
thời gian qua công tác văn thƣ - lƣu trữ của văn phòng hoạt động đạt đƣợc hiệu
quả cao.
Thƣờng trực Đảng ủy, thƣờng trực Ủy ban nhân dân xã thƣờng xuyên và
trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra công việc quản lý tài liệu của Đảng, của Ủy ban nhân
dân. Nhất là Văn phòng Ủy ban nhân dân Huyện xuống xã kiểm tra đối chiếu
tài liệu văn bản gửi đi và nhận đƣợc nhất là các tài liệu mật.
Cán bộ phụ trách văn phòng đƣợc bồi dƣỡng, đào tạo và tập huấn thƣờng
xuyên về cách bảo quản, giữ gìn các tài liệu của Đảng. Có tinh thần trách
nhiệm cao trong mọi công việc, có trình độ chuyên môn.
Tất cả công văn giấy tờ của văn phòng đều đƣợc đƣa vào máy vi tính
quản lý, đồng thời nó giúp cho việc soạn thảo văn bản đƣợc nhanh chóng,
chính xác.
Đơn vị có tủ sách pháp luật giúp cho việc tham khảo, nghiên cứu các văn
bản pháp luật thuận lợi và nhanh chóng trong soạn thảo văn bản, nhất là các
20
vấn đề có liên quan đến công tác xây dựng chính quyền và các chƣơng trình,
mục tiêu lớn của tỉnh, Chính phủ.
Cán bộ văn phòng luôn giữ mối quan hệ chặt chẽ với thủ trƣởng cơ quan,
với các ngành với nhau trong việc tổ chức tiếp nhận, giải quyết công văn đến,
công văn đi nên trong việc xử lý những công văn trong cơ quan đƣợc nhanh
chóng, chính xác, kịp thời.
Bên cạnh những mặt đạt đƣợc còn có những hạn chế và những nguyên
nhân, cụ thể nhƣ:
- Việc mƣợn các văn bản đến, đi của đơn vị quản lý chƣa tốt, đôi khi
mƣợn rồi không trả lại hoặc làm mất. Việc bóc bì và quản lý các loại văn bản
mật chƣa đƣợc phân định rõ ràng.
- Cơ sở vật chất chƣa đáp ứng yêu cầu cơ bản của công tác văn thƣ – lƣu
trữ phần lớn các kho bảo quản tài liệu lƣu trữ còn chật hẹp gây khó khăn cho
việc thu thập tài liệu.
- Các trang thiết bị thiếu thốn hoặc còn thô sơ không thể đáp ứng yêu cầu
bảo quản tài liệu đƣợc lâu dài, nhất là công tác phòng cháy chữa cháy.
- Không trang bị máy vi tính riêng để đảm bảo văn bản mật của đơn vị
mà phải sử dụng chung với nhiều bộ phận.
- Chỉ có các tủ đựng tài liệu chứ chƣa có kho lƣu trữ tài liệu.
- Nhận thức về công tác văn thƣ – lƣu trữ của cơ quan chƣa đầy đủ, dẫn
đến chƣa có sự quan tâm đúng mức và đầu tƣ chƣa hợp lý cho công tác này.
Cán bộ văn thƣ, lƣu trữ còn hạn chế về nghiệp vụ chuyên môn, chƣa đƣợc đào
tạo chính qui, mà chỉ đƣợc hƣớng dẫn từ lãnh đạo văn phòng hay nghiên cứu
21
tài liệu nên hạn chế về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ nên chƣa đáp ứng nhu cầu xử
lý tình huống. Do đó, chƣa thực sự đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ đang đặt ra của
công tác văn thƣ, lƣu trữ trong tình hình hiện nay.
- Tài liệu tồn đọng, tích đóng chƣa đƣợc phân loại chỉnh lý là một trong
những thực tại cơ bản phổ biến hiện nay ở địa phƣơng. Tình trạng này gây khó
khăn cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ.
- Việc hiện đại hóa công tác lƣu trữ nhất là là việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ còn hạn chế. Tình trạng phổ
biến hiện nay là việc quản lý tra tìm tài liệu theo phƣơng pháp truyền thống,
chƣa đáp ứng yêu cầu chung của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nƣớc trong hoạt động cụ thể của ngành lƣu trữ.
2.2.2.2. Nguyên nhân
Cán bộ văn thƣ - lƣu trữ thƣờng xuyên luân chuyển nên khi ngƣời mới
đảm nhận công việc thì hạn chế về trình độ chuyên môn, chƣa đƣợc đào tạo qua
trƣờng lớp chƣa nắm bắt đƣợc đầy đủ những quy định của Nhà nƣớc về công
tác văn thƣ - lƣu trữ, mà chỉ hƣớng dẫn từ cán bộ văn phòng, khối lƣợng công
văn tƣơng đối nhiều nên đôi lúc cán bộ văn thƣ không thể làm kịp theo thời
gian yêu cầu.
Hàng tháng văn phòng phải làm hàng loạt công việc nhƣ: Giấy tờ, photo,
in ấn, mua sắm các thiết bị phục vụ công tác văn thƣ- lƣu trữ… mà kinh phí
thấp, chế độ chính sách chƣa thỏa đáng, điều đáng quan tâm là chế độ tiền
lƣơng của cán bộ văn thƣ quá thấp, nên một phần làm giảm đi sự nhiệt tình
trong công việc vì họ còn phải lo cho bản thân và gia đình.
Do chƣa am hiểu sâu về những quy định của Nhà nƣớc về công tác văn
thƣ- lƣu trữ nên cán bộ văn thƣ - lƣu chấp hành chƣa nghiêm chỉnh qui định
của pháp luật chẳng hạn nhƣ văn bản mật của cơ quan đôi lúc còn để tiết lộ.
22
Từ những ƣu điểm và tồn tại những khuyết điểm trong công tác văn thƣ -
lƣu trữ ở địa phƣơng cần đƣợc sửa chữa. Bản thân rút ra một số vấn đề cần phải
học hỏi là:
Nếu ta luôn thực hiện nghiêm túc việc chấp hành tốt các qui định của
pháp luật về công tác văn thƣ - lƣu trữ sẽ góp phần vào việc quản lý hành chính
nhà nƣớc có hiệu quả và đạt kết quả cao.
Sự quan tâm lãnh, chỉ đạo của cấp uỷ Đảng và lãnh đạo Ủy ban nhân dân
xã sẽ làm công tác văn thƣ - lƣu trữ đạt hiệu quả cao, nề nếp, khoa học và cần
có sự nhận thức sâu sát về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thƣ
- lƣu trữ đối với hoạt động quản lý của nhà nƣớc.
Khi chọn cán bộ văn thƣ - lƣu trữ phải là ngƣời có phẩm chất đạo đức, có
chuyên môn, nhạy bén trong công việc tránh thƣờng xuyên luân chuyển và
đƣợc đào tạo xử lý đúng các bƣớc quy định của Nhà nƣớc nhƣ phân loại công
văn, bóc bì công văn, đóng dấu đến, ghi sổ đến, vào sổ, trình công văn, chuyển
giao công văn. Thực hiện việc tổ chức quản lý, gửi công văn đi thì cần phải tiến
hành theo các bƣớc nhƣ kiểm tra thể thức công văn, vào sổ công văn đi, tổ chức
gửi công văn đi và sắp xếp bản lƣu công văn đi.
Công tác văn thƣ- lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt là cơ sở bảo quản cho việc
giải quyết mọi công việc của cơ quan đƣợc nhanh chóng, chính xác, bảo quản
giữ gìn bí mật của Nhà nƣớc, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết để phục vụ
cho việc tra cứu, giải quyết công việc trƣớc mắt và lâu dài.
Công tác văn thƣ - lƣu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn phục vụ cho
hoạt động thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử to lớn. Tài liệu lƣu trữ quốc gia là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất
nƣớc.
23
C3
PHÚ , CHÂU
3.1. PHƢƠNG HƢỚNG
- Xây dựng công tác văn thƣ, lƣu trữ theo phƣơng châm “Giữ gìn tất cả
công văn, tài liệu và cấm hủy bỏ những công văn tài liệu ấy nếu không có lệnh
của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền cho phép hủy bỏ”, “Chủ động xử lý thông
tin yểm trợ hành chính của văn phòng hiện đại” nhằm nâng cao sức tổng hợp,
góp phần nâng cao năng suất lao động, tạo ra hiệu quả thiết thực, bảo đảm sự
sống còn và phát triển của mỗi cơ quan.
- Tập trung nâng cao chất lƣợng tổng hợp trƣớc hết là chất lƣợng chính
trị của bản thân ngƣời làm công tác văn thƣ, lƣu trữ, phải quán triệt sâu sắc
đƣờng lối quan điểm của Đảng, nâng cao giác ngộ chính trị, giác ngộ giai cấp,
nhận thức đúng đắn về nhiệm vụ, xây dựng bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên
định mục tiêu độc lập dân tộc gắn liền với xây dựng chủ nghĩa xã hội.
- Đến năm 2015 cán bộ làm công tác văn thƣ - lƣu trữ phải hoàn thiện
đƣợc về chuyên môn lẫn nghiệp vụ, củng cố và nâng chất lƣợng hơn để đáp ứng
ngang tầm với nhiệm vụ xây dựng đất nƣớc ngày càng đi vào chiều sâu.
- Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ – lƣu trữ, từng bƣớc
cụ thể hóa văn thƣ – lƣu trữ ở địa phƣơng.
- Nắm chắc hai nhiệm vụ chiến lƣợt trong giai đoạn cách mạng hiện nay,
một là phải tích cực đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, chống đói
nghèo lạc hậu, mặt khác nắm vững mục tiêu bảo vệ tổ quốc trong giai đoạn mới
của cách mạng Việt Nam, giữ vững ổn định chính trị tạo điều kiện thuận lợi
cho phát triển kinh tế xã hội.
24
- Tăng cƣờng sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác văn thƣ, lƣu trữ,
làm cho đội ngũ này vừa là đội ngũ chính trị trung thành tin cậy của Đảng, Nhà
nƣớc và nhân dân vừa là đội ngũ xung kích trong tình hình mới.
Thƣờng xuyên phổ biến giáo dục pháp luật cho mỗi cán bộ phải thiết
thực và có hiệu quả nhất để đƣa pháp luật trở thành món ăn tinh thần trong
cuộc sống hằng ngày. Làm tốt công tác tƣ tƣởng nội bộ, tạo sự đoàn kết thống
nhất về ý chí lẫn hành động cho cán bộ, công chức, tạo môi trƣờng thuận lợi và
không ngừng cải tiến lề lối làm việc, nghiệp vụ chuyên môn, nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động, phát huy vai trò trách nhiệm của từng cá nhân góp phần
xây dựng đơn vị trong sạch vững mạnh.
Nhiệm vụ cụ thể đối với công tác văn thƣ, lƣu trữ là thể chế hóa các quy
định của Nhà nƣớc về sử dụng tài liệu lƣu trữ theo tinh thần Luật Lƣu trữ.
Những vấn đề cần đƣợc thể chế hóa gồm:
- Nguyên tắc, tiêu chuẩn và quy trình giải mật tài liệu lƣu trữ, việc lập và
xét duyệt danh mục tài liệu thuộc diện mật và đƣợc giải mật, vấn đề xác định
tài liệu thuộc diện đặc biệt quý, hiếm.
- Đa dạng hóa và hiện đại hóa các công cụ tra cứu.
- Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, nhất là cán bộ trực tiếp công tác tại
ngành văn thƣ, lƣu trữ.
Cán bộ làm tại đây phải là ngƣời có phẩm chất đạo đức tốt, có lập trƣờng
chính trị vững vàng, nhạy bén chính trị, có năng lực chuyên môn về lƣu trữ học
và công bố học. Ngoài ra, cần phải đƣợc trang bị kiến thức nhất định về lịch sử
văn học, ngoại ngữ và tin học.
3.2. GIẢI PHÁP
Qua những mặt đạt đƣợc và những hạn chế cần có những giải pháp cụ
thể để phát huy ƣu điểm và khắc phục những khuyết điểm:
25
- Cần nhận thức đúng đắn về vai trò và vị trí của công tác văn thƣ - lƣu
trữ từ Đảng ủy, Ủy ban nhân dân xã, trƣởng các ban ngành, đoàn thể xã, ấp và
đến ngƣời làm công tác văn thƣ - lƣu trữ.
Lãnh đạo cần có cái nhìn đúng đắn về vị trí, vai trò của công tác văn thƣ
- lƣu trữ. Trên cơ sở đó cần quan tâm chỉ đạo, lãnh đạo và nên có sự đầu tƣ
theo nhu cầu của công tác văn thƣ - lƣu trữ. Nếu quan tâm thích đáng vào công
tác này thì sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất cho việc quản lý và bảo quản tài liệu
lƣu trữ.
- Tổ chức thực hiện tốt chức trách trong công tác văn thƣ - lƣu trữ của
ngƣời đứng đầu cơ quan, đơn vị. Ngƣời làm công tác văn thƣ - lƣu trữ phải có
tinh thần trách nhiệm cao, luôn học hỏi để nâng cao năng lực chuyên môn, từ
đó nhận thức rõ sự cần thiết ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thƣ -
lƣu trữ để đƣa công tác này vào nề nếp nhằm nâng cao hiệu lực hiệu quả quản
lý hành chính ở xã.
- Mỗi cán bộ - đảng viên phải thƣờng xuyên trau dồi kiến thức, tự nâng
cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ trong công tác văn thƣ - lƣu trữ.
- Cán bộ văn thƣ có tinh thần trách nhiệm trƣớc mọi nhiệm vụ đƣợc giao,
không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiệm.
- Quản lý tốt các phƣơng tiện trong thực hiện công tác văn thƣ - lƣu trữ
và sử dụng, quản lý tốt con dấu cơ quan, đây là trách nhiệm của cán bộ làm
công tác văn thƣ.
- Cải cách lề lối làm việc một cách có khoa học, hiện đại. Có quy chế về
công tác văn thƣ – lƣu trữ của đơn vị.
- Nâng cao chất lƣợng quản lý tài liệu, chỉ đạo chặt chẽ việc giữ gìn tài
liệu, giảm bớt những giấy tờ không còn hiệu lực pháp luật trong đơn vị.
