Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thép Bắc Việt

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI





TẠ THỊ KIM CHUNG



HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THÉP BẮC VIỆT




LUẬN VĂN THẠC SĨ









HÀ NỘI – 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

TẠ THỊ KIM CHUNG



HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THÉP BẮC VIỆT





CHUYÊN NGÀNH : QUẢN TRỊ KINH DOANH
MÃ SỐ : 60.34.01.02


NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGUYỄN THỊ TÂM




HÀ NỘI – 2013

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế

ii

LỜI CAM ðOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được sử dụng để bảo vệ
một học vị nào.
Tôi xin cam đoan rằng, mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này
đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn đều được chỉ rõ nguồn gốc.

Hà Nội, tháng 11 năm 2013
Tác giả luận văn


Tạ Thị Kim Chung

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
iii

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của mình,
ngoài sự nỗ lực, cố gắng của bản thân, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ
nhiệt tình của nhiều cá nhân và tập thể.
Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp đỡ, chỉ bảo
tận tình của các thầy, cô giáo Bộ môn Kế toán tài chính thuộc khoa Kế toán
và Quản trị kinh doanh, trường đại học nông nghiệp Hà Nội. Đặc biệt là sự
quan tâm, hướng dẫn tận tình của PGS.TS. Nguyễn Thị Tâm – Khoa Kế toán
và Quản trị kinh doanh - Trường đại học nông nghiệp Hà Nội đã trực tiếp
hướng dẫn chỉ bảo cho tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn.

Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các phòng ban, đặc biệt là
phòng kế toán, bộ phần tin học của Công ty cổ phần Thép Bắc Việt đã tạo
điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thu thập thông tin, số liệu
phục vụ cho luận văn.
Qua đây tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đối với gia đình, bạn bè và
đồng nghiệp, cơ quan đã giúp đỡ, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi
nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu.

Hà Nội,ngày 9 tháng 12 năm 2013
Tác giả luận văn


Tạ Thị Kim Chung

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
iv

MỤC LỤC

Lời cam đoan ii
Lời cảm ơn iii
Mục lục iv
Danh mục chữ viết tắt vi
Danh mục bảng vii
Danh mục mẫu chứng từ viii
Danh mục sơ đồ ix
Danh mục lưu đồ x
PHẦN I - MỞ ĐẦU 1
1.1 Sự cần thiết của đề tài 1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.3 Câu hỏi nghiên cứu 3
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
PHẦN II – CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOÀN THIỆN HỆ
THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 4
2.1 Cơ sở lý luận về hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu 4
2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu 4
2.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán. 10
2.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp. 15
2.1.4 Tính tất yếu và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán NVL. 18
2.1.5 Nội dụng hoàn thiện thành phần cấu thành hệ thống thông tin kế toán
nguyên vật liệu. 21
2.2 Cơ sở thực tiễn về hệ thống thông tin kế toán trong công tác quản lý
nguyên vật liệu tại Việt Nam. 24
PHẦN III – GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT VÀ
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 31
3.1 Lịch sử hình thành và hoạt động của Công ty 31
3.1.1 Thông tin về Công ty 31
3.1.2 Lĩnh vực hoạt động chính của công ty 31

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
v

3.1.3 Quá trình hình thành và phát triển 31
3.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Thép Bắc Việt 32
3.1.5 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 32
3.1.6 Quy trình sản xuất và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 33
3.1.7 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty 34
3.1.8 Tình hình hoạt động của Công ty. 38
3.2 Phương pháp nghiên cứu 44
3.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 44

3.2.2 Phương pháp thống kê mô tả 45
3.2.3 Phương pháp so sánh 45
PHẦN IV – HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP BẮC VIỆT 46
4.1 Đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống thông tin kế toán nguyên
vật liệu tại Công ty CP Thép Bắc Việt 46
4.1.1 Các thành phần cấu thành hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu
tại Công ty cổ phần Thép Bắc Việt 46
4.1.2 Thực trạng về hoạt động chu trình nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu
tại công ty cổ phần Thép Bắc Việt. 53
4.1.3 Đánh giá chung về hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công
ty cổ phần thép Bắc Việt đã đạt được. 73
4.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ
phần Thép Bắc Việt. 77
4.2.1 Mục tiêu hoàn hiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu 77
4.2.2 Hoàn thiện thành phần cấu thành hệ thống thông tin kế toán nguyên
vật liệu. 77
PHẦN V - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 93
5.1 Kết luận 93
5.2 Kiến nghị với Công ty 94
TÀI LIỆU THAM KHẢO 95
PHỤ LỤC 96


Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
vi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Ký hiệu viết tắt Diễn giải

BBGH Biên bản giao hàng
CP Chi phí
CNTT Công nghệ thông tin
ĐVT Đơn vị tính
GTGT Gía trị gia tăng
HTTT KT Hệ thống thông tin kế toán
HĐQT Hội đồng quản trị
KCN Khu công nghiệp
KT Kế toán
MTV Một thành viên
NVL Nguyên vật liệu
NKC Nhật ký chung
NK Nhập kho
PNK Phiếu nhập kho
SXKD Sản xuất kinh doanh
TNK Thuế nhập khẩu
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
VT Vật tư


Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
vii

DANH MỤC BẢNG

STT Tên bảng Trang

3.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty 39
3.2 Tình hình lao động và cơ cấu lao động của Công ty 42
3.3 Kết quả SXKD của Công ty cổ phần Thép Bắc Việt qua 3 năm 43

4.1 Thành phần cấu thành HTTT KT NVL tại công ty CP Thép Bắc Việt
năm 2012 46
4.2 Chất lượng nguồn nhân lực vận hành hệ thống thông tin kế toán tại
công ty cổ phần Thép Bắc Việt 50
4.3 Chức năng vận hành của các thành phần trong hệ thống thông tin kế
toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Thép Bắc Việt 51
4.4 Hoàn thiện hệ thống phần cứng tại Công ty 78
4.5 Hoàn thiện hệ thống phần mềm tại Công ty 79
4.6 Hoàn thiện bổ sung các thành phần tham gia trong chu trình 81
4.7 Hoàn thiện cơ sở dữ liệu trong chu trình nghiệp vụ nhập kho nguyên
vật liệu của HTTT KT cho Công ty. 82
4.8 Hoàn thiện cơ sở dữ liệu trong chu trình nghiệp vụ xuất kho nguyên
vật liệu của HTTT KT cho Công ty 84



Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
viii

DANH MỤC MẪU CHỨNG TỪ

STT Tên mẫu chứng từ Trang

4.1 Bảng tổng hợp chi tiết vật tư/ nguyên vật liệu 66
4.2 Sổ chi tiết vật tư, nguyên vật liệu 67
4.3 Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư/ NVL 70
4.4 Báo cáo công nợ với nhà cung cấp 72
4.5 Phân bổ chi phí nguyên vật liệu 73

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế

ix

DANH MỤC SƠ ðỒ

STT Tên sơ ñồ Trang

2.1 Các thành phần và môi trường hoạt động của HTTT kế toán NVL 9
3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Bacviet Group. 32
3.2 Sơ đồ quy trình sản xuất Xà gồ 33
3.3 Sơ đồ bộ máy quản lý cụ thể của Bacviet Group 34
4.1 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại BVG 56



Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
x

DANH MỤC LƯU ðỒ

STT Tên lưu ñồ Trang

4.1 Lưu đồ chứng từ mua vật tư 58
4.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nhập nguyên vật liệu. 59
4.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu 62
4.4 Sơ đồ thông tin qua dòng dữ liệu nguyên vật liệu 64
4.5 Hoàn thiện lưu đồ chứng từ trong HTTT KT nhập kho NVL. 83
4.6 Hoàn thiện lưu đồ chứng từ xuất kho vật tư, nguyên vật liệu trong
HTTT KT của Công ty 85

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế

1

PHẦN I - MỞ ðẦU

1.1. Sự cần thiết của ñề tài
Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa
học công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội, cho
các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa. Đặc biệt là hiệu quả
trong quá trình quản lý đã được nâng cao vượt bậc.
Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần thì quản lý trong hoạt động sản
xuất kinh doanh nói chung và quản lý tốt về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
quyết định đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp vì vậy việc hệ thống hoá
các thông tin kế toán là điều tất yếu khách quan.
Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ
công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý
theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu,
không thường xuyên cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ
trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận. Đặc biệt là mất rất
nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin phục vụ
việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong
quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược
điểm của hệ thống quản lý cũ. Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày
càng được tối ưu hoá, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý,
mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh.
Khái niệm kế toán ngày nay không còn xa lạ với mọi người, đặc biệt là với
doanh nghiệp, vậy ở đó kế toán làm gì, và làm như thế nào, cung cấp điều gì, Để
biết được những nội dung trên, thì việc nghiên cứu các thông tin kế toán là điều hết
sức cần thiết cho bản thân nhà quản lý trong doanh nghiệp cũng như nhưng đơn vị
chủ đầu tư bên ngoài. Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống
mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con

người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống
mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
2

các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
Công ty cổ phần đầu tư Thép Bắc Việt – là một công ty kinh doanh, sản xuất,
phát triển sản phẩm chủ yếu về mặt hàng sắt, thép. Đồng thời, Công ty cũng là công
ty mẹ có hệ thống nhiều công ty con, do vậy việc quản lý, cung cấp thông tin kế
toán giữa các đơn vị trong hệ thống với nhau là hết sức cần thiết và quan trọng. Để
sản xuất sản phẩm thì yếu tố đầu vào là vô cùng quan trọng, nguyên vật liệu là yếu
tố đầu tiên cấu thành nên sản phẩm hàng hóa, dịch vụ. Quản lý tốt các yếu tổ đầu
vào là góp phần tạo nên thành công của doanh nghiệp, chính vì vậy công ty đã rất
chú trọng tới yếu tố này, công ty phần thành nhiều bộ phận như kế toán nguyên vật
liệu, kế toán kho, thủ kho, bộ phận kiểm tra chất lượng, , để đảm bảo đáp ứng được
như cầu công việc cung cấp thông tin về yếu tố đầu vào, đảm bảo chất lượng của
nguyên vật liệu đầu vào đồng thời phục vụ hoạt động của công ty diễn ra thường
xuyên, liên tục, không bị đứt đoạn. Tuy nhiên, do đặc thù của công ty, nên việc
quản lý nguyên vật liệu còn nhiều bất cập, chưa phản ánh và cung cấp được đầy đủ
các thông tin đáp ứng nhu cầu quản lý của lãnh đạo công ty cũng như các đơn vị
bên ngoài. Nhận rõ tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán đối với Công ty
và những thiếu sót trong hệ thống thông tin kế toán nên chúng tôi lựa chọn đề tài:
“Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thép
Bắc Việt’’ làm luận văn thạc sĩ của mình nhằm góp phần tăng cương công tác quản
lý nguyên vật liệu tại Công ty.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1. Mục tiêu chung
Trên cơ sở đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty cổ phần thép Bắc Việt để đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ

thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty, đáp ứng nhu cầu cung cấp, sử
dụng thông tin về nguyên vật liệu.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hoá cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu.
- Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ
phần Thép Bắc Việt.

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
3

- Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên
vật liệu tại Công ty cổ phần Thép Bắc Việt.
1.3. Câu hỏi nghiên cứu
- Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Thép Bắc
Việt đang hoạt đông ra sao? Mục đích của việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán
nguyên vật liệu để làm gì?
- Giải pháp nào nhằm hoàn thiện, phát triển và nâng cao quản lý, sử dụng hệ
thống thông tin kế toán nguyên vật liệu tại Công ty?
1.4. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1. ðối tượng nghiên cứu
- Nghiên cứu hoạt động của các thành phần liên quan đến hệ thống thông tin
kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Thép Bắc Việt.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về không gian: Đề tài được tập trung nghiên cứu tại Công ty cổ
phần Thép Bắc Việt
Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu và thu thập số liệu về thực trạng hệ thống
thông tin kế toán nguyên vật liệu tại công cổ phần thép Bắc Việt trong năm 2010,
năm 2011 và năm 2012.

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế

4

PHẦN II – CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

2.1. Cơ sở lý luận về hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu
2.1.1. Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu
2.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán
a. Một số khái niệm:
- Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành
một loạt các mục tiêu.
- Thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa với
người sử dụng.
- Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu
tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong
một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ
giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác
là sự trao đổi thông tin.
- Hệ thống thông tin kế toán: là một tập hợp các nguồn lực về con người, các
thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, các chính sách, các thủ tục quy định…nhằm
biến đổi dữ liệu tài chính thành thông tin kế toán trong một tập các rằng buộc gọi là
môi trường. Như vậy, hệ thống thông tin kế toán được hiểu là việc kết hợp các bộ
phận cấu thành hệ thống để thu thập, xử lý và báo cáo thông tin kế toán cho người
sử dụng trong một môi trường nhất định. [6]
b. Các đặc tính của thông tin:
- Có độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện độ trung thực và độ chính xác. Thông tin
có độ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ.
- Tính đầy đủ: tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp
ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có
thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được những đòi hỏi và tình

hình thực tế doanh nghiệp.

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
5

- Tính thích hợp và dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý đã
không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động
thuộc trách nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó
hiểu. Điều đó dẫn đến tốn phí do tạo ra những thông tin không dùng hoặc ra các
quyết định sai vì hiểu sai thông tin.
- Tính an toàn: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như các
tài sản khác. Thông tin cần được bảo vệ và sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể
gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
- Tính kịp thời: Thông tin cần được chuyển tới người sử dụng vào đúng lúc cần
thiết. [11]
* Phân loại hệ thống thông tin:
Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp độ quản lý khác
nhau, nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin trong tổ chức. Các dạng hệ thống
thông tin trong tổ chức có thể được phân loại theo từng phương thức khác nhau.
+ Theo cấp ứng dụng doanh nghiệp:
Hệ thống thông tin được chia làm 4 cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia
và tác nghiệp.
Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các nhà quản lý bậc thấp như trưởng
nhóm, quản đốc,…trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghiệp
như bán hàng, công nợ, tiền mặt, tiền lương,…Mục đích chính của hệ thống ở cấp này là
để trả lời câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp.
Ví dụ: Hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tại nhà máy.
Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức và dữ liệu cho người
nghiên cứu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các doanh
nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý

các công việc hàng ngày của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: Được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển,
quản lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
6

gian. Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm
việc của doanh nghiệp. Ở cấp này, các thông tin cung cấp chủ yếu thông qua các
báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm,…Các hệ thống cấp chiến thuật thường
cung cấp các báo cáo định kỳ hơn là thông tin về các hoạt động.
Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và
đưa ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài. Mục tiêu của
hệ thống này là giúp cho doanh nghiệp có khả năng thích ứng tốt nhất với những
thay đổi trong môi trường. Những câu hỏi họ đặt ra tương tự như: Doanh nghiệp cần
tuyển thêm bao nhiêu công nhân trong vòng 5 năm tới? Xu hướng giá thành nguyên
liệu đầu vào về lâu dài sẽ là gì? Công ty sẽ chịu được ở mức chi phí nào? Nên sản
xuất sản phẩm nào sau 5 năm tới?
+ Các hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp:
Ngoài ra, các hệ thống thông tin còn được tiếp tục chia thành 5 khu vực chức
năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế toán và tổ chức nhân sự.
Qua cách phân loại trên cho thấy hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu
là một hệ thống con của hệ thống thông tin kế toán, thuộc lĩnh vực thông tin chức
năng của doanh nghiệp nhằm ghi chép, theo dõi, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu
theo chu trình nghiệp vụ kế toán.
2.1.1.2 Tổng quan chung về nguyên vật liệu
a. Khái niệm nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất,
kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm,
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được sản xuất.

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm
hàng tồn kho, được mua sắm từ nguồn vốn lưu động để phục vụ quá trình sản
xuất kinh doanh.
Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi
phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý nguyên vật liệu và kế toán

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
7

nguyên vật liệu tương đối phức tạp với khối lượng công việc lớn xong lại vô cùng
có ý nghĩa quan trọng. [2]
b. Đặc điểm nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và bị tiêu hao toàn bộ và
khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật
chất ban đầu và giá trị được chuyền toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên
vật liệu. Trong quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu cần được theo dõi, quản lý
chặt chẽ về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu: Mua sắm, dự trữ, bảo quản
và sử dụng.
Ở khâu mua hàng đòi hỏi phải quản lý đúng việc thực hiện kế hoạch mua
hàng về số lượng, khối lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí
mua cũng như đảm bảo đúng tiến độ, thời gian đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản
xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phương
tiện đo lường cần thiết tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo quản đối với từng
loại nguyên liệu vật liệu tránh hư hỏng mất mát đảm bảo an toàn tài sản.
Ở khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiểm, chấp hành tốt các
định mức dự toán chi phí nguyên vật liệu góp phần quan trọng để hạ giá thành, tăng
thu nhập và tích lũy đơn vị.

c. Phân loại nguyên liệu, vật liệu:
Để tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều
loại vật liệu khác nhau mà mỗi loại lại có chức năng trong sản xuất, có tính chất khác
nhau. Bởi vậy để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết từng loại, từng
thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp cần phải tiến hành phân
loại. Phân loại nguyên liệu, vật liệu là dùng các tiêu thức thích hợp để nhóm những
nguyên liệu, vật liệu có cùng tiêu thức đó vào thành từng nhóm, từng loại.
Trong thực tế có rất nhiều cách phân loại nguyên liệu, vật liệu, song cách
phân loại phổ biến là căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên liệu, vật liệu trong

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
8

quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này nguyên liệu, vật liệu được
chia thành:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào
quá trình sản xuất, gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính
của sản phẩm.
- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không
cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm
thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm,
hàng hoá hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình
thường, hoặc phục vụ cho yêu cầu công nghệ, kỹ thuật.
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng để cung cấp nhiệt năng trong quá trình
sản xuất (như: than, củi, xăng, dầu, khí đốt…)
- Phụ tùng thay thế: là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa
máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Là những loại vật liệu và thiết bị được
sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên trường

là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý
tài sản cố định. [2]
* Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu:
- Vật liệu mua ngoài: Là loại vật liệu mà doanh nghiệp mua ngoài từ trong
nước hoặc nhập khẩu.
- Vật liệu tự sản xuất: Là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu
cầu sản xuất, kinh doanh.
- Vật liệu có từ nguồn gốc khác (được cấp, nhận vốn góp, nhận đầu tư,…)
Việc phân loại như trên vẫn mang tính tổng quá chưa đi vào từng loại, từng
vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doanh
nghiệp. Do đó cần phải tiến hành xác lập bảng (số) danh điểm vật liệu theo loại,

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
9

nhóm, thứ vật liệu. Cần quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách,
đơn vị tính và giá hạch toán của từng loại vật liệu cụ thể. [2]
2.1.1.3 Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu
Hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận của hệ thống
thông tin chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế
toán nguyên vật liệu. Nó là công cụ đắc lực cho công tác quản lý, hỗ trợ việc ra
quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề thuộc lĩnh vực các yếu tố đầu vào trong
một đơn vị sản xuất – kinh doanh.
Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một
hệ thống thông tin kế toán có thể nhóm thành các nhóm chính như sau: [8]

Sơ ñồ 2.1. Các thành phần và môi trường hoạt ñộng của HTTT kế toán NVL

Nhập dữ liệu về nguyên vật liệu: Là hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ
trong một doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống
thông tin. Đối với hệ thống thông tin kế toán nguyên vật liệu thì việc nhập dữ liệu
bắt đầu từ việc thu nhận các chứng từ, sổ sách chi tiết về nhập, xuất, kiểm kê vật tư.
Xử lý thông tin nguyên vật liệu: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên
Các hãng
điều chỉnh
Đối thủ cạnh tranh Cổ đông
MÔI TRƯỜNG
Khách hàng
Nhà cung ứng
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NVL
Nhập dữ liệu
đ
ầ
u
v
ào
NVL

Xuất dữ liệu
Th
ô
ng tin NVL

Xử lý dữ liệu
Phân tích, tính toán,
sắp xếp
Phản hồi
TỔ CHỨC
LƯU TRỮ, XỬ LÝ, SẮP XẾP

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
10

ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng. Các thông tin sau nhập dữ liệu phải
được luân chuyển để đưa dữ liệu thành các thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý.
Xuất dữ liệu: Sự phân phôi các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc
những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó. Đối với hệ thống thông tin kế
toán nguyên vật liệu là những báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho hay các bảng
phân bổ chi phí vật tư đầu vào của sản xuất.
Lưu trữ thông tin nguyên vật liệu: Việc lưu trữ thông tin về nguyên vật liệu là
việc lưu trữ các thông tin về thời điểm nhập, xuất nguyên vật liệu, lưu trữ những
thông tin về chi phí liên quan đến việc mua, bán, nhập, xuất nguyên vật liệu đây
cũng là một trong những hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin. Các thông tin
được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các file, các báo cáo và các
cơ sở dữ liệu.
Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các
thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi là những thông tin quay lại phản ánh chất
lượng của dữ liệu sau khi xuất ra, giúp cho bản thân những người điều hành mạng

lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu
mà họ đang thực hiện.
2.1.2. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán được cấu thành bao gồm: Phần cứng, phần mềm,
các phương thức truyền thông, mạng máy tính và nhân sự. [5]
- Hệ thống thông tin hình thành với 5 thành phần cơ bản:
(1) Các thiết bị phần cứng,
(2) Các chương trình phần mềm,
(3) Các cơ sở dữ liệu,
(4) Hệ thống truyền thông
(5) Nhân sự.
Cụ thể từng thành phần biểu hiện như sau:

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
11

2.1.2.1 Phần cứng

2.1.2.2 Phần mềm.
Phần mềm hệ thống
+ Hệ điều hành
+ Phần mềm biên dịch ngôn ngữ và phần mềm tiện ích
Phần mềm ứng dụng
+ Phần mềm ứng dụng đa năng:
Phần mềm xử lý văn bản,
Bảng tính điện tử,
Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu,
Phần mềm quản lý thông tin cá nhân (lịch công tác, danh bạ điện thoại, sổ
ghi chép, danh thiếp, nhật ký,v.v ),
Phần mềm trình diễn văn bản (Power Point)…
+ Phần mềm ứng dụng chuyên biệt: bao gồm các phần mềm sử dụng cho các
công việc chuyên biệt.
Ví dụ: Phần mềm kế toán, phần mềm marketing, phần mềm quản lý tài chính
doanh nghiệp, phần mềm quản lý sản xuất, phần mềm quản trị tác nghiệp,phần mềm
ứng dụng trong khoa học tự nhiên, vật lý xã hội
Thiết bị vào:
- Bàn phím
- Nguồn dữ liệu tự
động truy cập
- Chuột
- Màn hình cảm
ứng
- Thiết bị quét số

Bộ nhớ thứ cấp:
- Đĩa từ
- Băng từ
- Đĩa quang

Thiết bị ra:
- Máy in
- Máy vẽ
- Màn hình
- Vi phim
-


Bộ xử lý
trung tâm
Bộ nhớ sơ cấp
Thiết bị truyền thông

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
12

2.1.2.3 Cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL; tiếng Anh là database) được hiểu theo cách
định nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật
ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn
dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị
lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập
tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
* Một số ưu điểm mà CSDL mang lại:
- Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất. Do đó đảm bảo thông tin
có tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu.
- Đảm bảo dữ liệu có thể được truy xuất theo nhiều cách khác nhau
- Nhiều người có thể sử dụng một cơ sở dữ liệu.
* Những vấn đề mà CSDL cần phải giải quyết.
- Tính chủ quyền của dữ liệu.

+ Thể hiện ở phương diện an toàn dữ liệu.
+ Khả năng biểu diễn mỗi liên hệ ngữ nghĩa của dữ liệu và tính chính xác
của dữ liệu.
+ Người khai thác cơ sở dữ liệu phải cập nhật cho CSDL những thông tin
mới nhất.
- Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dung.
+ Do ưu điểm CSDL có thể cho nhiều người khai thác đồng thời nên cần
phải có một cơ chế bảo mật phân quyền khai thác CSDL.
+ Các hệ điều hành nhiều người sử dụng hay cục bộ đều cung cấp cơ chế này.
- Tranh chấp dữ liệu.
+ Khi nhiều người cùng truy nhập CSDL với các mục đích khác nhau. Rất có
thể sẽ xảy ra hiện tượng tranh chấp dữ liệu.
+ Cần có cơ chế ưu tiên khi truy cập CSDL. Ví dụ: admin luôn có thể tru cập
cơ sở dữ liệu.
+ Cấp quyền ưu tiên cho từng người khai thác.


Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
13

- Đảm bảo an toàn dữ liệu khi có sự cố.
+ Khi CSDL nhiều và được quản lý tập trung. Khả năng rủi ro mất dữ liệu rất
cao. Các nguyên nhân chính là mất điện đột ngột hoặc hỏng thiết bị lưu trữ.
+ Hiện tại có một số hệ điều hành đã có cơ chế tự động sao lưu ổ cứng và fix
lỗi khi có sự cố xảy ra. Tuy nhiên, chúng ta nên sao lưu dự phòng cho dữ liệu đề
phòng trường hợp xấu xảy ra.
Ví dụ như các dữ liệu có liên quan đến việc quản lý nhân lực, quản lý tài chính,
kế toán, v.v trong một doanh nghiệp. Các cơ sở dữ liệu thường được quản lý bằng hệ
thống quản lý cơ sở dữ liệu và được sử dụng một cách rộng rãi trên cơ sở chia sẻ giữa
những người dùng và các chương trình phần mềm ứng dụng khác nhau.

2.1.2.4 Hệ thống truyền thông.
Hệ thống truyền thông là một hệ thống cho phép tạo, truyền và nhận tin tức
điện tử.
- Hệ thống truyền thông cũng được gọi là hệ thống viễn thông hay mạng
truyền thông, một tập hợp các thiết bị nối với nhau bằng các kênh.
- Các thiết bị này có thể gửi tín hiệu, nhận tín hiệu hoặc vừa gửi vừa
nhận tín hiệu.
- Để thực hiện nhiệm vụ đó, mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít nhất 3 yếu
tố: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận tin.
- Phương thức truyền thông
- Truyền kỹ thuật số (Digital Transmission)
- Truyền không đồng bộ (Asynchronous Transmission).
- Truyền đồng bộ (Synchronous Transmission).
- Các kênh truyền thông
Kênh truyền thông hữu tuyến
- Dây dẫn xoắn đôi (Twisted wiring)
- Cáp đồng trục (coaxial cable)
- Cáp quang (fixber-optic)
Các kênh truyền thông vô tuyến
- Sóng viba (microware)

Trường ðại Học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế
14

- Vệ tinh (satellites)
- Tia hồng ngoại (infrared)
- Sóng radio (radioware)
Các cấu trúc liên kết mạng
- Mạng bus
- Mạng hình sao

- Mạng vòng
Mạng theo phạm vi
- Mạng LAN ( Local Area Network)
- Mạng WAN (wide Area Network)
- Mạng MAN (metropolitan Area Network)
- Mạng Internet
2.1.2.5 Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực bao gồm cán bộ công nhân viên thuộc lĩnh vực kế toán để
xử lý chu trình nghiệp vụ và các cán bộ công nhân viên khác để quản lý, sử dụng,
vận hành hệ thống thông tin kế toán.
Việc có kiến thức về công nghệ và thông tin mới là trách nhiệm của một
nhân công đối với doanh nghiệp mà người đó phục vụ. Người đó cũng cần phải có
trách nhiệm đối với xã hội: đó là đạo đức trở thành yếu tố quan trọng. Đạo đức là
những nguyên tắc và tiêu chuẩn hướng dẫn các hành động của chúng ta đối với
những người khác. Đạo đức là một khái niệm khác với pháp luật. Luật pháp đòi hỏi
hoặc ngăn cản một số hành động của con người. Đạo đức là sự diễn giải của riêng
một cá nhân về cái gì là đúng và cái gì là sai.
Trong lĩnh vực liên quan tới công nghệ thông tin và hệ thống thông tin, khái
niệm đạo đức trở nên khá quan trọng. Do với sự phát triển của công nghệ thông tin,
con người có thể nhận được rất nhiều thông tin. Việc xử lý và sử dụng những thông
tin đó như thế nào để có thể làm lợi cho doanh nghiệp của mình mà không gây ra
những hoạt động phi đạo đức đối với xã hội cũng đòi hỏi lực lượng nhân công phải
có hiểu biết rộng hơn và đa dạng hơn, không chỉ là có liên quan đến kỹ thuật và
công nghệ mà còn liên quan đến môi trường xã hội xung quanh nữa.