Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.pdf

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của
nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn
nhỏ các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.
Cùng với phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, đất
nước ta đang đổi mới và bước vào thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa; vừa xây
dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, vừa phát triển nền kinh tế đất nước ta đã đạt được
những thành quả to lớn, điều đó đã khích lệ, động viên các doanh nghiệp ổn định
sản xuất. Khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại
Thế giới (WTO) đã mở ra tương lai mới cho các doanh nghiệp trong nước, giúp
doanh nghiệp mở rộng thị trường nhưng cũng đem lại không ít thách thức cho nền
kinh tế nước nhà, do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức nhanh nhạy nắm bắt
cơ hội đầu tư tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp mình.
Ngành đóng tàu đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của
thương mại, tạo điều kiện cho hàng hoá được vận chuyển an toàn, nhanh chóng.
Nhận thức được lợi thế về vị trí địa lý của Thành phố mình là thành phố Cảng công
nghiệp hiện đại, là đô thị trung tâm cấp quốc gia, đầu mối giao thông quan trọng và
cửa chính ra biển của các tỉnh phía Bắc, có cảng nước sâu (nếu điều kiện kỹ thuật
cho phép); một cực tăng trưởng quan trọng của vùng kinh tế động lực phía Bắc;
một trọng điểm phát triển kinh tế biển; một trong những trung tâm công nghiệp,
thương mại lớn của cả nước và trung tâm dịch vụ, du lịch, thuỷ sản, giáo dục và y
tế của vùng duyên hải Bắc Bộ; một pháo đài bất khả xâm phạm về quốc phòng - an
ninh.... ngành đóng tàu dần từng bước đổi mới theo kịp đà phát triển của ngành
công nghiệp khác, đóng góp một phần không nhỏ trong sự phát triển của nền kinh
tế quốc gia.
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một trong ba thành viên trực thuộc Công ty cổ
phẩn vận tải thuỷ 4, là một đơn vị có bề dày kinh nghiệm, Xí nghiệp luôn phấn đấu

hoàn thành đạt và vượt mức chỉ tiêu Công ty đề ra, dần khẳng định mình với các
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 2
đơn vị khác trong Công ty, có được thành công như vậy không thể không nhắc tới
vai trò to lớn của bộ phận văn phòng của Xí nghiệp.
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tất cả các cơ quan Nhà nước
cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức
vì văn phòng luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản
đến, văn bản đi và văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp,
hậu cần của văn phòng cũng có liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban đơn
vị khác trong cơ quan. Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp lãnh đạo quản lý,
điều hành có hiệu quả mọi hoạt động giúp tổ chức đi đúng hướng và ngày càng
phát triển.
Văn phòng được coi là cơ quan đầu não của mọi hoạt động, nó bao quát,
điều hành tất cả mọi việc như công tác thông tin, xây dựng chương trình làm việc,
công tác văn thư lưu trữ, tổ chức các cuộc họp hội nghị .....
Qua thời gian thực tập, học hỏi và nghiên cứu tại Xí nghiệp sửa chữa tàu em
nhận thấy văn phòng có vị trí rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của toàn
Xí nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của văn phòng trong cơ quan và thực trạng
công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 em xin đã chọn đề tài “ Một số
biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”
nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích hoạt động văn phòng tại Xí
nghiệp sửa chữa tàu 81 để tìm ra ưu điểm, hạn chế và đưa các đề xuất nhằm nâng
cao hiệu quả công tác văn phòng tại đơn vị.
2. Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu:
Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng.
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa
tàu 81, thấy rõ ưu điểm, hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải

quyết đối với Xí nghiệp.
3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu:
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng và thực
tiễn các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp, cụ thể:
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 3
- Nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là văn phòng của
Xí nghiệp.
- Thực trạng về hoạt động văn phòng của Xí nghiệp như: công tác thông tin, công
tác văn thư lưu trữ, công tác hậu cần ......
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của Xí nghiệp về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân
của hạn chế. Từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.
4.Phƣơng pháp nghiên cứu:
Khóa luận có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp điều tra quan sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp so sánh và đối chiếu
Khóa luận tốt nghiệp ngoài Lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, bố
cục bài khóa luận được chia thành 3 chương:
Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng
Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí
nghiệp sửa chữa tàu 81
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 4
CHƢƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÕNG VÀ
CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
1.1 Một số quan niệm về văn phòng
1.1.1 Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng
Bất kì một cơ quan, tổ chức nào cũng có bộ phận văn phòng. Với một cơ
quan lớn, văn phòng ở đó tổ chức ra rất nhiều bộ phận, phòng ban, đơn vị với một
đội ngũ nhân viên đủ để thực hiện tất cả công việc cần thiết.
Với một cơ quan nhỏ và hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn
giản thì bộ phận văn phòng sẽ được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng
phải kiêm nhiệm nhiều công việc.
Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng Hành chính
hoặc ghép phòng Hành chính với phòng Tổ chức hoặc phòng Tổ chức sản xuất
kinh doanh, ở đó chỉ cần 1 hoặc 2 người đảm đương tất cả công việc của văn
phòng.
Tất cả những điều trên đã nói lên văn phòng được thiết lập là xuất phát từ
nhu cầu khách quan do công việc của cơ quan, tổ chức quy định. Nhưng tuỳ theo
tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được
thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp.
1.1.2 Khái niệm văn phòng
Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một thực
thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của
nhà quản trị
Nếu tiếp cận văn phòng theo hướng chức năng thì văn phòng là một thực thể
tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan,
tổ chức.
Nghiên cứu theo góc độ thực tế người ta còn quan niệm rằng : văn phòng là
phòng làm việc của nhà lãnh đạo.
Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi

cán bộ công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 5
Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan của tổ chức, là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ
trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu
cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt
và hiệu quả.
1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng
1.2.1 Vị trí của văn phòng
- Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi văn phòng luôn
luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi,
văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên
quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức.
- Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo
trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các
nhà quản lý về công tác thông tin điều hành cung cấp điều kiện kỹ thật phục vụ cho
các nhà quản lý điều hành văn phòng.
- Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng
có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai
trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới với cơ
quan đó.
- Khác với các bộ phận khác chỉ thu nhận và xử lý, văn phòng không những
quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo mà còn cung cấp điều kiện vật
chất, phương tiện, kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động văn phòng cũng
phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức.
Với vị trí như trên văn phòng được xem như trung tâm kết nối hoạt động
quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.

1.2.2 Vai trò của văn phòng
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan
và tổ chức. Bởi các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 6
phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo
dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo
cơ quan.
- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối
với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác thông
tin của cơ quan, tổ chức bởi vì thông tin đến hoặc đi đều quan bộ phận văn phòng.
Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo
những kiểu thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ.
- Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo.
- Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành.
- Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài
tổ chức.
- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của tất cả
các phòng ban, đơn vị nói chung và nhà lãnh đạo nói riêng.
1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Với mỗi loại cơ quan, tổ chức thì văn phòng ở đó có những đặc điểm riêng,
từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương ứng. Tại bất kỳ một cơ quan,
tổ chức nào nhiệm vụ của văn phòng cũng đều nhằm hoàn thành tốt tất cả các công
việc mà lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho cơ quan, tổ chức đó đạt được mục đích và
mục tiêu của mình.
1.3.1 Chức năng của văn phòng
- Chức năng tham mưu và tổng hợp : là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo
quyết định một cách đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho hoạt động
quản lý.

- Chức năng tham mưu và tổng hợp là hai công việc riêng lẻ nhưng lại nhằm
vào một mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có được cơ sở khoa học để
lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của
tổ chức.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 7
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội
dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý
của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không
tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác.
Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có
yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định
đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố
khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp.
Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận
chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán
quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì
nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các
trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để
lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu của công việc
văn phòng.
Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông
tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối
tượng mà Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc,
phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng
lĩnh vực cụ thể. Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt
động văn phòng.

Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là
hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ
quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ
cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
- Chức năng hậu cần : là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các
phòng ban, chức năng khác trong cơ quan để thực hiện các hoạt động hoặc các dự
án chuyên biệt.
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các điều kiện và phương tiện
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 8
ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung
cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc
này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính đặc
thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu,
vật liệu phương tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào
phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi tổ chức văn
phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của
công tác văn phòng
1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng
Từ chức năng chung cơ bản của mỗi thực thể, người ta phân thành các chức
năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy gắn với mỗi điều kiện không gian,
thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, và nội dung cụ thể nên còn gọi là những
nhiệm vụ. Theo các chức năng nêu trên của văn phòng có thể xác định những
nhiệm vụ phải làm theo mỗi chức năng.
Chẳng hạn, với chức năng tham mưu sẽ có những nhiệm vụ trước mắt, nhiệm
vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất. Trong tham
mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về cung ứng

vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn phòng công ty kinh doanh. Đó là
những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động các ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải
thực hiện trong chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng tổng hợp,
hậu cần. Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụ
thể của văn phòng như sau:
- Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Mọi hoạt động muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân
theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì
hoạt động. Nhưng các điều kiện có không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị, do
tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần nội
quy, quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh cho dự thảo, thông
qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 9
động của cơ quan đều thuộc về công tác văn phòng. Đây nhiệm vụ quan trọng đầu
tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.
- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị
Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát
triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, còn mục tiêu,
biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động như: 8 năm, 3 năm ,1 năm, quý
tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Kế hoạch hoạt
động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau
như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế
hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách
xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải
biết khâu nối kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ
phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do
văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị

cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản
phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng
bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn
thành nhiệm vụ của mình để các sản phẩm, dịch vụ được là ra với chất lượng tốt,
giá thành hạ. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của
đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ phối hợp nhau mật thiết
hơn, đồng bộ hơn.
- Thu thập, xử lý, sử dụng thông tin
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố về
thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành
chính, môi trường… Những thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế,
thông tin dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, người quản lý
đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự
thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực
văn phòng.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 10
Văn phòng được coi chư “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các
thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ
những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo
các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động của tổ chức
văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu
nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu nhập đầy đủ,
kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được
quyết định khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết
định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hưởng rất xấu
đến mục tiêu của đơn vị.
- Trợ giúp lãnh đạo về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành
hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản để điều
chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính
trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu
hành văn bản.
Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều
chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản
quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp
đồng kinh tế, hợp động nhân sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy trên sẽ là căn
cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy
chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật.
Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng
thẩm quyền và có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ
phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó
phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và
chuyển phát thông tin. Đó chính là văn phòng.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 11
- Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động liên quan
Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố
kỹ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn
tại, vừa là trung gian gắn kết tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện
dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến môi trường kinh tế, xã hội. Các yếu tố
kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ,
bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần
thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ
thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy

đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về lượng, sai lệch về chủng loại,
phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng đến hoạt
động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường
ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ cung ứng này,
các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực
thi nhiệm vụ.
- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực
hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần
tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất
trong hệ thống.
Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công
tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ
đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin
này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển
chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với
văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc.
- Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
Khác với các hoạt động trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động
thường xuyên, liên tục vừa kiểm tra, vừa giám sát trong cả lĩnh vực đối nội và đối
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 12
ngoại. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo
tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan,
đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ
với hoạt động chung của đơn vị, còn một bộ phận nhỏ làm việc liên tục ngày đêm,
ngay cả lúc cơ quan ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin
thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và
đơn vị bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt

động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì được
hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận,
các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
1.4 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
1.4.1 Khái niệm công tác văn phòng
Theo quan điểm hệ thống ta thấy:
Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ
chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành
chính, môi trường… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết
quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Ở đầu ra công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu
và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của
lãnh đạo.
Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng
thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt được kết
quả mong muốn.
1.4.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, ta thấy văn
phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị.
Văn phòng hoặc phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là tai, là mắt của
cơ quan, đơn vị… Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì
công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 13
quả. Trong thời đại “bùng nổ thông tin”, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành
chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra
được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã
hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông
tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin

lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt
quan trọng trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy
được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết
tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn
vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ
cán bộ, công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém biểu hiện
sự thiếu quan tâm của thủ trưởng. Chánh, phó chánh văn phòng hoặc trưởng, phó
trưởng phòng hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực
của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hàng ngày, chánh, phó chánh văn phòng
giúp thủ trưởng điều hành mọi hoạt động công việc hành chính cơ quan, chịu trách
nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng.
1.4.3 Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, đơn vị
Nội dung hoạt động văn phòng thực chất là vấn đề tổ chức công việc văn
phòng, hoạt động văn phòng bao gồm những nội dung sau:
* Tổ chức bộ máy
- Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải
được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không chồng chéo, mọi hoạt
động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệu quả, các
mối quan hệ phải xác định rõ ràng.
- Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công việc tức là chỉ định và kết hợp
trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn
trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của phòng ban để tránh sự
lặp lại hoặc trùng lặp không cần thiết.
* Điều hành công việc văn phòng
- Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điều hành
công việc trong văn phòng.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 14
- Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dưới quyền

thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chính xác, kịp
thời triển khai công việc được giao.
- Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một
khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao
nhất.
- Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì việc điều hành công việc
phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi.
+ Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa có thể hỗ trợ nhau
trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan
+ Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ thực hiện
* Xây dựng quy chế
- Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống
văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy
định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động
có hiệu quả.
- Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:
Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn
bộ các cơ quan, trong bộ máy Nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết
các nhiệm vụ như tuyển dụng, vấn đề đào tạo, xét tuyển.
Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,
phòng ban mang tính chất đặc thù.
* Tổ chức cuộc họp hội nghị
- Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa,
để phát huy trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định
hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin…
- Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác
định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho
cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại

Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 15
* Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ
Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ giữ vị trí rất
quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn
phòng thông suốt và có hiệu quả.
 Công tác văn thư
- Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức
quản lý giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn
vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:
+ Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban
hành văn bản.
+ Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến,
văn bản đi.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
 Công tác lưu trữ
- Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản,
tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị,
để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết.
- Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:
+ Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ.
+ Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê.
+ Bảo quản tài liệu.
+ Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.
* Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
- Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nội dung và
trong hoạt động văn phòng nói riêng.
- Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có
ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.

- Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo
cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 16
cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan
có hiệu quả cao nhất.
- Mục tiêu đó được thực hiện có thể đưa vào các hệ thống văn bản quản lý,
mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
- Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện
các mục đích sau:
+ Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị.
+ Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan.
Đặc biệt thông tin cần thiết để :
 Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan.
 Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
 Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết
quả và hiệu quả cao nhất.
 Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ
quan.
 Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường và mọi người
mong muốn đóng góp.
 Kiểm tra việc thực hiện công việc.
* Công tác hậu cần
- Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện
vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
- Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung
cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hậu cần của
cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.

- Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung cấp
đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng
thời điểm.
- Bảo đảm môi trường làm việc lành mạnh, tạo diện mạo đàng hoàng, khang
trang cho tổ chức.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 17
- Góp phần xây dựng tổ chức theo hướng hiện đại hoá để hoà nhập với sự phát
triển chung của thời đại.
* Công tác quản lý nguồn nhân lực
- Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc
sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên
vô cung quý giá, đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng một vai trò chính
trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý
sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của từng thành viên
trong tổ chức nói riêng.
- Công tác quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau:
+ Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên
trong cơ quan, đơn vị.
+ Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban
hành trong cơ quan.
+ Quản lý về số lượng, chất lượng lao động.
+ Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ, công nhân viên.
+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực.
+ Chế độ chính sách cho người lao động.
+ Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng.
1.5 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng
- Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường văn phòng
phù hợp với các yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế

văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực văn phòng và thực hiện
các hoạt động văn phòng.
- Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:
+ Căn cứ vào trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân
viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp sếp con người cho đúng người, đúng
việc. Đây là cơ sở đầu tiên cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao.
+ Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan, văn phòng.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 18
+ Căn cứ vào cơ sở vật chất, trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng.
- Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động
của cơ quan, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả
cao bởi văn phòng là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan với
cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan với khách hàng. Thông qua văn phòng, các
cơ quan bên ngoài, bạn hàng có thể hiểu phần nào hình thức hoạt động, tổ chức
hoạt động của cơ quan từ đó có thể đánh giá được khả năng và vị trí của cơ quan.
- Trong quá trình hoạt động văn phòng phải luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các
vật dụng cần thiết, các thiết bị phục vụ để cho hoạt động của cơ quan thông suốt,
có hiệu quả cao, không trì trệ.
Vì vậy cần tổ chức khoa học văn phòng cơ quan và phải được tiến hành thường
xuyên, kịp thời, có kế hoạch nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
* Văn phòng cơ quan khi đi vào hoạt động chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố:
- Sắp xếp nhân sự: đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng
của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối
quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem
lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn,
sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ
sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
- Tổ chức lao động: là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ

chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhằm
sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, bảo đảm sử dụng tiết kiệm lao
động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên. Do người lao động là yếu tố
trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao
động mọi biện pháp đều nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc có hiệu
quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển.
- Công nghệ thông tin: Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật
ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 19
phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao,
tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Công nghệ thông tin ảnh hưởng
rất lớn đến hiệu quả hoạt động văn phòng, nó cần được các cơ quan, đơn vị xem
xét, áp dụng kịp thời.
- Môi trường làm việc: là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến
việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn
phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên, văn phòng có điều
kiện vật chất tốt giúp giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể
chất, điều này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi
và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
Các yếu tố môi trường làm việc bao gồm:
- Y tế và phúc lợi
- Sự sạch sẽ trong văn phòng
- Sự an toàn
- Trang trí văn phòng
- Nhiệt độ, âm thanh, tiếng ồn.
- Yếu tố văn hóa tổ chức
* Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng

Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu đó là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức
và cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở từ thực tiễn do
vậy các nguyên tắc không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi các
nguyên tắc cũng thay đổi theo.
Việc tổ chức hoạt động văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng các nguyên
tắc đã được ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính:
 Nguyên tắc pháp chế
Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban
hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và
chính xác.
Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng ban hành
thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy định
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 20
đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực
hiện các quy chế, quy định đó. Nếu cá nhân nào có hành vi vi phạm sẽ chịu hình
thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan.
 Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc tập trung dân chủ là đảm bảo cho việc thu hút các bộ công nhân
viên trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan. Đối với hoạt động
văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực tính trách nhiệm của toàn thể
thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động của văn phòng, đây được
xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực hiệu quả hoạt động của
văn phòng.
 Nguyên tắc liên tục
Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ
các dịch vụ hành chính, đáp ứng nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông tin quản
lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc
văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính thực hiện chế độ

thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hàng ngày, chế độ phân công ủy quyền
trách nhiệm, các chế độ về báo cáo thống kê, văn thư…Không để xảy ra tình trạng
gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn
phòng với nhau.
 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm
Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là một tập hợp
những người có quan hệ với nhau thông qua một hệ thống quyền hạn và trách
nhiệm chung để đạt đến một mục tiêu chung. Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là
hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức, có nghĩa là có
quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng thẩm quyền được trao cho để xử lý
công việc phải làm hết quyền hạn được giao và phải chịu hậu quả pháp lý về những
hành vi công việc của mình.
Nguyên tắc này là con đường dẫn đến thành công của một tổ chức, cơ quan,
do đó nó phải được coi trọng, thực hiện.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 21
 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ hành chính cao
Vì người quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn vị tạo
động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý tỷ lệ
thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý. Điều đó
có nghĩa là người quản lý giỏi, có nghiệp vụ hành chính cao càng rộng, phạm vi và
cấp bậc cho phép sẽ càng lớn.
Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh,
vai trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng. Người lãnh đạo phải
kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh
cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại

Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 22
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI
XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81
Vài nét tổng quan về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
1. Khái quát về sự hình thành và phát triển của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Do Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một trong ba đơn vị thành viên có tư cách
pháp nhân không đầy đủ trực thuộc Công ty cổ phần vận tải thuỷ 4 nên sự hình
thành và phát triển của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 gắn liền với sự hình thành và
phát triển của Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4.
Từ những năm giữa thập kỷ 60 Công ty Vận tải thủy số 4 tên là đơn vị KT66
đơn vị tiền thân của Công ty bây giờ. Khi đất nước còn chiến tranh đơn vị được bộ
giao thông giao nhiệm vụ vận tải sông và những sà lan loại nhỏ chuyên vận
chuyển dầu mỏ, than đá, và các loại vũ khí, lương thực, thuốc men từ đầu nguồn
Đông Bắc đến Miền Nam.
Hòa bình lập lại, để đáp ứng nhịp điệu khẩn trương của công cuộc khôi phục
kinh tế sau chiến tranh từ giã tên gọi KT66 với đội ngũ phương tiện sẵn có và
bổ sung thêm, đơn vị được mang tên là Xí nghiệp 202. Sau đó Bộ Giao thông Vận
tải (GTVT) đổi thành Xí nghiệp Vận tải sông Bạch Đằng và hoạt động được gần
3 năm.
Trong điều kiện khối lượng vận tải lớn, đội ngũ thuyền viên hoạt động phân
tán, địa bàn rộng, phương thức giao nhận chậm, cơ chế của Xí nghiệp chưa hoàn
chỉnh, không đáp ứng kịp thời với quy mô sản xuất, đặc biệt Nhà máy nhiệt điện
Phả Lại ra đời mỗi năm tiêu thụ 1,5 triệu tấn than, đòi hỏi phải có đội ngũ vận
chuyển than ổn định phục vụ nhiên liệu cho nhiệt điện Phả Lại và nhà máy phân
đạm Hà Bắc, Bộ GTVT Cục đường sông quyết định tách Xí nghiệp Sông Bạch
Đằng ra thành Công ty 3 là vận tải sông số 3 thành số 4, với nhiệm vụ của Công ty
là vận chuyển hàng, nhập hàng lương thực và hàng bách hóa.
Công ty Vận tải thủy số 4 lại trở về với mặt hàng truyền thống quen thuộc

đó là vận tải than căn cứ vào quyết định số 216/TCCB-LĐ ngày 28/12/1982 của
Bộ GTVT.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 23
Ngày 5 tháng 7 năm 1993 Bộ GTVT đã ra quyết định số 1354/TCCB-LĐ
thành lập doanh nghiệp Nhà nước “Công ty Vận tải thủy số 4”. Nhưng đến năm
2005 theo quyết định số 926/QĐ-BGTVT Hà Nội ngày 06 tháng 4 năm 2005 công
ty chuyển đổi thành Công ty cổ phần Vận tải thủy số 4.
1.1 Cơ cấu tổ chức
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là Chi nhánh của Công ty Cổ phần vận tải thủy số
4 chuyên làm nhiệm vụ sữa chữa, đóng mới phương tiện thủy cho Công ty.
Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy xí nghiệp sửa chữa tàu 81:
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 24

Sơ đồ tổ chức bộ máy Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

( Nguồn : Ban Nhân chính – Kế hoạch )
ĐẢNG ỦY GIÁM ĐỐC CÔNG ĐOÀN
TỔ DỊCH VỤ
Tổ
Sắt
hàn
1
Tổ
Sắt
hàn
1
Tổ
Sắt
hàn
2
Phun
cát,sơn
,VS
triền

PHÓ GIÁM ĐỐC
BAN NHÂN CHÍNH -
KẾ HOẠCH
BAN KỸ THUẬT
ĐIỀU ĐỘ
BAN TÀI CHÍNH
TỔ BẢO VỆ
Tổ
Sắt
hàn
3
Tổ
Sắt
hàn
4
Tổ
Sắt
hàn
5
Tổ
Sắt
hàn
6
Tổ
Sắt
hàn
7
Tổ
Bảo
Dưỡng

Tổ
máy
Tổ
Tiện
Tổ
Điện
Tổ
Nguội
Tổ
Mộc
Tổ
Sắt
hàn
8
Tổ
Triền
đà
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 25
Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của
Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4. Trong khi sắp xếp lại lao động Công ty đã giải
quyết cho 79 lao động của Xí nghiệp về nghỉ hưởng chế độ 41CP của Chính phủ,
trong đó có 08 lao động gián tiếp.
Số lao động năm 2005 là 286 người, trong đó có 40 lao động gián tiếp cả lái xe
và phụ kho. Hiện nay là 214 người trong đó có 31 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ
kho.
Xí nghiệp đã tinh giảm gọn nhẹ từ 5 ban nghiệp vụ ( Ban Nhân chính , Ban Tài
chính, Ban Kỹ thuật - Điều độ, Ban Kế hoạch - Vật tư, Ban bảo vệ, 02 phân xưởng)
còn 3 ban nghiệp vụ gồm: Ban nhân chính - Kế hoạch, Ban Kỹ thuật - Điều độ, Ban

Tài chính.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp
* Chức năng
Xí ngiệp sửa chữa tàu 81 hoạt động với chế độ hạch toán phụ thuộc, chịu trách
nhiệm trước Công ty cổ phần Vận tải thủy số 4 về hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình, có con dấu để giao dịch.
* Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chủ yếu: Đóng mới, sửa chữa phương tiện Vận tải thủy ( Sà lan, tàu
sông, tàu công trình, tàu chở dầu, tàu đặc chủng phục vụ nền kinh tế quốc dân ). Theo
kế hoạch của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 và tận dụng công suất máy móc thiết
bị hiện có, lực lượng lao động lành nghề, vị trí thương mại ưu đãi sửa chữa đóng mới
phương tiện Vận tải thủy cho khác ngoài nhằm tăng thu nhập cho người lao động.
1.3 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
* Ban lãnh đạo
Giám đốc Xí nghiệp:
- Giám đốc Xí nghiệp là người tổ chức điều hành cơ cấu tổ chức, sản xuất kinh
doanh của Xí nghiệp.