BÀI GIẢNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

g
1
KHOA KINH T V QUN TR KINH DOANH
 
BI GING
BI GING
TỔ CHỨC CÔNG TÁC K TOÁN


NĂM 2015
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC K TOÁN
1.1. Khái niệm, nội dung, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán
1.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là tạo mối liên hệ phù hợp, có định hướng giữa các
phương pháp kế toán thông qua nhân tố con người và các yếu tố khác nhằm thực
hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán, phục vụ cho quản lý.
1.1.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
- Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Tổ chức lập, công khai và sử dụng các báo cáo tài chính
- Tổ chức công tác kế toán quản trị
- Tổ chức bộ máy kế toán và lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán
- Tổ chức trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác kế toán
- Tổ chức kiểm tra kế toán
1.1.3. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán
1.1.3.1. Đối với công tác kế toán
Kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt
động kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai,

minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan, doanh nghiệp,
tổ chức và cá nhân. Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp
đơn vị kế toán:
- Thu thập, hệ thống hoá thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời,
đáng tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ nhằm làm tăng ý nghĩa kiểm
2
tra, giám sát, phát huy được vai trò, nhiệm vụ của kế toán đối với công tác quản lý
doanh nghiệp.
- Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp
luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kế
toán giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm được chi phí, đồng
thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo
lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nước, các chủ thể
trong nền kinh tế thị trường.
1.1.3.2. Tổ chức công tác kế toán trong tổ chức hoạt động quản lý
Đối với Nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để điều hành và quản lý
nền kinh tế quốc dân.
Đối với các đơn vị, kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý và
hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền
vốn, nhằm bảo đảm quyền chủ động trong sản xuất, kinh doanh và chủ động tài
chính của các đơn vị.
Đối với những nhà quản lý doanh nghiệp, kế toán cung cấp các thông tin cần
thiết để ra các quyết định quản lý tối ưu, có hiệu quả cao.
Đối với các nhà đầu tư, các cổ đông, các khách hàng, các nhà cung cấp, vv…
kế toán giúp họ lựa chọn các mối quan hệ phù hợp nhất quá trình đầu tư, góp vốn,
mua hàng hay bán hàng đem lại hiệu quả cao.
1.1.4. Nguyên tắc và căn cứ của tổ chức công tác kế toán
1.1.4.1. Nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán
- Phải đảm bảo sự phù hợp, thống nhất:

+ Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất; tổ chức quản lý, quy
mô và địa bàn hoạt động của đơn vị
+ Phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của doanh
nghiệp và khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh
nghiệp;
+ Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
3
+ Thống nhất, phù hợp giữa các yếu tố trong hệ thống kế toán với nhau.
- Phải đảm bảo tính quốc tế của kế toán:
+ Phải đảm bảo kế toán có tính xu hướng là một nghề độc lập, chuyên sâu.
+ Việc vận dụng các quy định, chế độ, thể lệ tài chính kế toán phải phù hợp
với những nguyên tắc, chuẩn mực theo thông lệ hoặc được chấp nhận chung trên
thế giới.
1.1.4.2. Căn cứ tổ chức công tác kế toán
- Căn cứ vào các quy định, chế độ, thể lệ quản lý kinh tế - tài chính nói
chung, chế độ kế toán nói riêng.
- Căn cứ vào đặc điểm cụ thể của từng đơn vị (loại hình, tính chât hoạt
động, địa bàn, quy mô hoạt động, yêu cầu của quản lý, khả năng và trình độ của kế
toán, điều kiện trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán).
1.2. Nhiệm vụ của Tổ chức công tác kế toán
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở tổ chức để thực hiện được toàn bộ công
việc kế toán ở tổ chức với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công việc kế toán cho
từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán.
- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế
độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện
kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ
phận quản lý khác trong tổ chức về các công việc có liên quan đến công tác kế toán
ở tổ chức.
- Tổ chức hướng dẫn các thành viên trong tổ chức chấp hành chế độ quản lý

kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán
nội bộ tổ chức.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập
và theo dõi thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê thông tin kinh tế.
4
Hoạt động của kế toán được thể hiện trong việc cung cấp thông tin về kinh tế
tài chính của đơn vị cho các nhà quản lý, các tổ chức có lợi ích gián tiếp, người có
lợi ích trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ sau:
*) CÂU HỎI, BÀI TẬP, NỘI DUNG ÔN TẬP CỦA CHƯƠNG
1. Mối quan hệ giữa quản lý và tổ chức công tác kế toán?
2. Trình bày đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán?
3. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán? Mối quan hệ giữa
những nguyên tắc đó? Căn cứ của tổ chức công tác kế toán?
4. Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp?
5
Hoạt động kinh doanh
Hoạt động kế toán
Nhà quản lý:
- Chủ doanh nghiệp
- Hội đồng quản trị
- Ban giám đốc
Người có lợi ích trực tiếp:
- Các nhà đầu tư
- Các chủ nợ
Tổ chức có lợi ích
gián tiếp:
- Cơ quan thuế
- Các cơ quan chức
năng

- Cơ quan thống kê
CHƯƠNG 2
TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ K TOÁN
2.1. Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
2.1.1. Chứng từ kế toán
Theo Điều 4 - Luật kế toán Việt Nam (2003): chứng từ kế toán là những giấy
tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành,
làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên, số hiệu của chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhận lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến
chứng từ.
- Công dụng của chứng từ kế toán:
+ Làm căn cứ để ghi sổ
+ Để minh chứng cho tính chính xác, trung thực của kế toán
+ Là căn cứ để giải quyết các khiếu nại, tranh chấp
+ Chống hiện tượng tham ô, tham nhũng
- Hệ thống chứng từ kế toán gồm có:
+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc: Gồm các loại
chứng từ đã được Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản
ánh, phương pháp lập và được áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các
thành phần kinh tế (In sẵn theo mẫu)
6
+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: Gồm những chứng từ sử
dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng trên cơ sở đó

các doanh nghiệp vận dụng vào cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị mình. Có thể
thêm bớt một số chỉ tiêu nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ và
phải có sự thoả thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính.
- Phân loại chứng từ kế toán:
+ Theo công dụng
-> Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những
mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành: Lệnh
chi tiền mặt, Loại chứng từ này mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa
phản ánh được mức độ hoàn thành của nghiệp vụ nên chưa đủ điều kiện để ghi
chép vào sổ sách kế toán.
-> Chứng từ chấp hành: Là loại chứng từ chứng minh cho một nghiệp
vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành: Phiếu thu, chi…Loại chứng từ này kết
hợp với chứng từ mệnh lệnh để làm căn cứ ghi sổ.
-> Chứng từ thủ tục kế toán: Là loại chứng từ tổng hợp, phân loại các
nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể của kế toán để thuận lợi
cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây là chứng từ trung gian, phải kèm
theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của
nghiệp vụ.
-> Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3
loại chứng từ nói trên: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho…
+ Theo trình tự lập
>Chứng từ ban đầu: Là loại chứng từ được lập trực tiếp ngay khi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành: hoá đơn, phiếu nhập kho, xuất
kho, lệnh chi tiền mặt….
-> Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của
các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong
việc ghi sổ: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, bảng kê phân loại chứng từ gốc…Loại
chứng từ này chỉ có giá trị pháp lý khi có chứng từ ban đầu đi kèm.
+ Theo phương thức lập:
7

-> Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ
kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần là xong và sau đó được chuyển vào ghi sổ kế
toán
-> Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế
tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã
được xác định trước thì không sử dụng tiếp được và được chuyển ghi vào sổ kế
toán.
+ Theo địa điểm lập
-> Chứng từ bên trong (Chứng từ nội bộ): Là những chứng từ được lập
ra trong nội bộ đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết
những quan hệ trong nội bộ đơn vị: Bảng tính khấu hao tài sản cố định, biên bản
kiểm kê nội bộ…
-> Chứng từ bên ngoài: Là những chứng từ về các ngiệp vụ có liên
quan đến đơn vị kế toán nhưng được lập ra từ các đơn vị khác như: Hoá đơn bán
hàng, hoá đơn cước vận chuyển…
+ Theo nội dung, tính chất các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng
từ
-> Chứng từ vốn bằng tiền
-> Chứng từ về vật tư, sản phẩm
-> Chứng từ về công nợ (Nợ phải thu, phải trả)
-> Chứng từ về chi phí XDCB và TSCĐ
-> Chứng từ về chi phí
-> Các chứng từ tổng hợp
+ Theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ:
-> Chứng từ bình thường: Là những chứng từ thông thường được quy
định chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với doanh nghiệp
-> Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tin
thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: sử
dụng vật tư trên định mức, chứng từ về mất trộm….
2.1.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

8
- Khái niệm:
Tổ chức chứng từ kế toán nghĩa là tổ chức vận dụng các quy định của chế độ
kế toán hiện hành về chứng từ kế toán vào việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ
kinh tế tài chính trong đơn vị, phục vụ cho ghi sổ kế toán và kiểm tra, quản lý các
hoạt động kinh tế tài chính đó.
- Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán:
+ Phương diện quản lý: Tổ chức chứng từ kế toán tốt có ý nghĩa quan trọng
đối với công tác quản lý trong các đơn vị. Việc tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ đảm
bảo việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định hiệu
quả.
+ Phương diện kế toán: Đối với công tác kế toán, khi tổ chức tốt chứng từ kế
toán sẽ giúp cho công tác kế toán trong doanh nghiệp được nhanh chóng thuận lợi.
+ Phương diện pháp lý: Trên phương diện pháp lý, khi tổ chức tốt chứng từ
kế toán sẽ có những chứng từ chính xác, rõ ràng, minh bạch, trách tình trạng thắc
mắc, khiếu nại, kiện cáo cho đơn vị.
2.1.3. Nguyên tắc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào đặc điểm địa bàn hoạt động, quy
mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động của đơn vị.
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào yêu cầu thông tin cho quản lý.
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào đặc điểm luân chuyển và nội
dung của từng loại chứng từ.
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy định của chế độ kế toán hiện
hành, đặc biệt là phần quy định về chứng từ kế toán.
2.2. Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong đơn vị bao gồm những nội dung
sau:
- Tổ chức lựa chọn chứng từ
- Tổ chức lập và tiếp nhận chứng từ
- Tổ chức kiểm tra chứng từ

- Tổ chức sử dụng chứng từ
9
- Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ
2.2.1. Lựa chọn chứng từ kế toán
Tổ chức lựa chọn chứng từ thực chất là xem xét, quyết định về số
lượng, chủng loại, mẫu biểu và hình thức chứng từ được sử dụng trong đơn vị.
* Một số hệ thống chứng từ kế toán chủ yếu
 Đối với kế toán doanh nghiệp áp dụng biểu mẫu chứng từ ban hành kèm
theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng
Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
 Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp áp dụng biểu mẫu ban hành kèm
theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng
Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
 Các doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng biểu mẫu chứng từ ban hành theo
quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài
chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Ngoài ra còn có chế độ kế toán áp dụng cho Doanh nghiệp xây lắp, doanh
nghiệp bảo hiểm, chế độ kế toán ngân sách xã phường.
* Lựa chọn hệ thống, số lượng và chủng loại chứng từ tại đơn vị
Căn cứ vào hệ thống chứng từ ban hành theo chế độ kế toán để lựa chọn hệ
thống chứng từ phù hợp với đối tượng áp dụng của đơn vị. Sau khi đã lựa chọn
được hệ thống chứng từ, kết hợp với phân tích điều kiện thực tế tại đơn vị để tiến
hành lựa chọn số lượng và chủng loại của chứng từ sao cho với số lượng ít nhất
nhưng đảm bảo đầy đủ chứng từ cho quá trình hạch toán. Các chứng từ được lựa
chọn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đảm bảo đúng theo mẫu biểu quy định: đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết
của chứng từ và một số chỉ tiêu bổ sung của đơn vị có hoạt động đặc thù (đối với
chứng từ hướng dẫn).
- Phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
đơn vị và phản ánh đầy đủ nội dung của một nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ

cho quá trình quản lý và ghi sổ kế toán.
- Phải tuân thủ theo đúng những quy định của chế độ kế toán hiện hành về
chứng từ kế toán.
10
- Đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả cho công tác kế toán.
2.2.2. Tổ chức lập hoặc tiếp nhận chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ, khi lập
chứng từ, phải đảm bảo tuân thủ những quy định sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ
kế toán và lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội
dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu
thì đơn vị kế toán được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo
chứng từ có đầy đủ nội dung đã quy định.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được
viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết
phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa
chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng
từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Trường hợp
phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị lập để giao dịch
với các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có
dấu của đơn vị kế toán.
- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ phải
chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải được in ra giấy
và lưu trữ theo đúng quy định.
2.2.3. Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản

ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh
trong chứng từ nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý
kinh tế - tài chính;
11
- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng
từ và các yếu tố khác của chứng từ.
2.2.4. Tổ chức sử dụng chứng từ kế toán
Chứng từ sau khi được kiểm tra, hoàn thiện, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý,
hợp lệ được đưa vào sử dụng để ghi sổ kế toán và để kiểm tra nghiệp vụ kinh tế -
tài chính phát sinh:
- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự
thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc
niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà
nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận
trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại
chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
- Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi
rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
2.2.5. Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán
Việc bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán phải do người đại diện theo pháp luật
của đơn vị chịu trách nhiệm. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12
tháng tại bộ phận kế toán kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc kết thúc công
việc.
Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm
giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao bản chụp có xác nhận; nếu bị
mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc có xác nhận.
Tuỳ theo từng loại chứng từ kế toán mà tổ chức lưu trữ tại đơn vị trong thời

hạn tối thiểu năm năm, tối thiểu mười năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn; cụ thể theo Điều
5 – Luật kế toán quy định:
Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành
của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính;
12
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ
kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan
trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
2.2.6. Tổ chức huỷ chứng từ kế toán
Tài liệu kế toán đã hết hạn lưu trữ được chuyển sang giai đoạn huỷ chứng từ.
Khi huỷ chứng từ, doanh nghiệp phải lập Hội đồng tiêu huỷ chứng từ và lập biên
bản tiêu huỷ chứng từ có đủ chữ ký của những người có liên quan và ghi rõ hình
thức tiêu huỷ. Các chứng từ đã chuyển sang tiêu huỷ phải đảm bảo các thông tin
ghi trên chứng từ không thể sử dụng được nữa.
Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực
hiện tiêu huỷ.
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thực hiện tiêu huỷ tài
liệu kế toán bằng hình thức tự chọn. Đối với tài liệu kế toán bằng thuộc loại bí mật
thì tiêu huỷ bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, đảm bảo
tài liệu kế toán đã tiêu huỷ sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
2.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
2.3.1. Khái niệm, ý nghĩa
- Khái niệm: Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán là xây dựng kế
hoạch về thời gian và đường đi cho một chứng từ kế toán từ khi chứng từ đó được
lập hoặc tiếp nhận đến khi hủy chứng từ.
Tổ chức chứng từ kế toán gồm các công việc:

+ Quy định rõ đường đi, trình tự luân chuyển cho từng chứng từ cụ
thể.
+ Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận, cá nhân
có liên quan đến đường đi của chứng từ.
- Ý nghĩa:
+ Đảm bảo cho chứng từ được luân chuyển nhanh, chính xác, kịp thời,
tiết kiệm chi phí và thời gian nếu công tác tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
được tổ chức khoa học, hợp lý.
13
+ Nếu tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán không chặt chẽ thì khi có
sai phạm xảy ra sẽ không quy rõ được trách nhiệm để xử lý.
2.3.2. Trình tự luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006, chứng từ kế toán bao gồm 37 mẫu
biểu được chia thành 5 loại:
Loại 1- Lao động tiền lương gồm 12 chứng từ
Loại 2- Hàng tồn kho gồm 7 chứng từ
Loại 3- Bán hàng gồm 2 chứng từ
Loại 4 - Tiền tệ gồm 10 chứng từ
Loại 5 - Tài sản cố định gồm 6 chứng từ
Ngoài ra Bộ Tài chính cũng hướng dẫn sử dụng một số chứng từ ban hành
kèm theo các văn bản khác.
Các chứng từ đều có mẫu biểu và phương pháp ghi chép từng mẫu biểu. Để
thuận lợi cho người học sau đây xin giới thiệu tổ chức lập và luân chuyển một số
chứng từ được sử dụng phổ biến.
2.3.2.1. Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)
- Cơ sở lập phiếu thu: giấy đề nghị nộp tiền, hoá đơn bán hàng…
- Phương pháp và trách nhiệm ghi:
+ Góc bên trái Phiếu thu phải ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị.
+ Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm.

trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số Phiếu thu phải
đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm
lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.
+ Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền.
+ Dòng "Lý do nộp" ghi rõ nội dung nộp tiền.
+ Dòng "Số tiền" ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính
là đồng VN, hay USD…
+ Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.
14
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và
ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt,
chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi
số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
* Mô hình hóa hoạt động thu tiền mặt:
- Bước 1: Nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu tiền nợ của
khách hàng, sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán thanh toán
- Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân
viên sẽ tiến hành lập Phiếu thu tiền mặt, sau đó chuyển cho kế toán trưởng
- Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu thu sẽ tiến hành duyệt thu
và ký, sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán
- Bước 4: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu thu sau đó chuyển cho người
nộp
- Bước 5: Người nộp ký vào Phiếu thu và nộp tiền
- Bước 6: Thủ quỹ nhận lại Phiếu thu và thu tiền của người nộp
- Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ
15
- Bước 8: Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt
2.3.2.2. Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
- Phương pháp và trách nhiệm ghi:
+ Góc bên trái của chứng từ ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ đơn vị.

+ Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi quyển phải ghi số quyển và số
của từng Phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng phiếu
chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm chi tiền.
+ Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận tiền.
+ Dòng "Lý do chi" ghi rõ nội dung chi tiền.
+ Dòng "Số tiền" ghi bằng số hoặc bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị
tính là đồng VN, hay USD…
+ Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi.
Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng
liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ.
Sau khi ghi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký
tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
* Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt:
16
- Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, vật tư, TSCĐ hoặc thanh
toán tiền công tác phí cho nhân viên, người có nhu cầu sẽ lập Giấy đề nghị tạm
ứng, thanh toán, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán
- Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được Giấy đền nghị tạm ứng,
thanh toán sẽ tiến hành lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng
- Bước 3: Sau khi nhận được Phiếu chi kế toán trưởng ký duyệt chi
+ Trường hợp 1: Nếu kế toán trưởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ được
chuyển cho Giám đốc => chuyển sang bước 4
+ Trường hợp 2: Nếu kế toán trưởng không đồng ý duyệt chi => quay về
Bước 2
- Bước 4: Sau khi nhận được Phiếu chi từ kế toán trưởng, giám đốc sẽ ký
Phiếu chi và chuyển lại cho kế toán thanh toán
- Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu chi và chuyển Phiếu chi lại cho
thủ quỹ
- Bước 6: Thủ quỹ nhận Phiếu chi
- Bước 7: Thủ quỹ Xuất tiền, sau đó chuyển cho người đề nghị chi

- Bước 8: Người đề nghị nhận tiền và ký vào Phiếu chi, sau đó chuyển Phiếu
chi lại cho Thủ quỹ
- Bước 9: Thủ quỹ nhận lại Phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyển
Phiếu chi lại cho kế toán thanh toán
- Bước 10: Kế toán thanh toán nhận Phiếu chi và tiến hành ghi sổ kế toán
tiền mặt
17
2.3.3. Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)
- Cơ sở lập phiếu nhập kho: Hoá đơn mua hàng hoặc lệnh nhập hàng
- Phương pháp và trách nhiệm ghi:
+ Góc bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu
đơn vị), bộ phận nhập kho, Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho
vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia
công chế biến, nhận góp vốn, hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê.
+ Khi lập phiếu Nhập kho phải ghi số phiếu đã nhập và ngày, tháng, năm lập
phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn
hoặc lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập.
+ Cột A, B, C, D ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và
đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
+ Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn hoặc lệnh nhập).
+ Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
+ Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn,… tuỳ
theo qui định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản
phẩm, hàng hoá thực nhập.
+ Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản
phẩm, hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho.
+ Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên phiếu Nhập kho bằng
chữ.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên
(đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt

giấy than viết một lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng
mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
18
* Mô hình hóa hoạt động nhập kho:
•
• Bước 1: Sau khi nhân viên mua vật tư về sẽ yêu cầu nhập kho.
• Bước 2: Kế toán nhận được yêu cầu nhập kho sẽ tiến hành lập Phiếu nhập
kho
• Bước 3: Sau khi kế toán lập xong Phiếu nhập kho, người nhân viên đó sẽ
nhận lại phiếu, ký phiếu đồng thời chuyển hàng, giao cho Thủ kho phiếu
Nhập kho.
• Bước 4: Thủ kho nhận Phiếu nhập kho, đồng thời tiến hành nhập kho vật tư.
• Bước 5: Sau khi nhập kho xong Thủ kho sẽ tiến hành ghi thẻ kho, chuyển
cho kế toán
• Bước 6: Kế toán ghi sổ kế toán vật tư.
2.3.2.4. Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)
- Phương pháp và trách nhiệm ghi:
+ Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu
đơn vị), bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công
cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán
chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
19
+ Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị
(bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và xuất vật tư, công cụ,
dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
+ Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số
và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, sản phẩm.
+ Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu
cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
+ Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho.

+ Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền của từng loại vật tư, hàng
hoá, công cụ, dụng cụ, sản phẩm xuất kho.
Dòng cộng: ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng
hoá thực tế xuất kho.
+ Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên
phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận
kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và qui định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên
(đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán
trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ
tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ
kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ hàng, ghi ngày, tháng, năm xuất
kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).
* Mô hình hóa hoạt động Xuất kho:
20
• Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư hoặc bán hàng nhân viên sẽ
tiến hành yêu cầu xuất kho vật tư
• Bước 2: Kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho sau đó chuyển cho Thủ kho
• Bước 3: Thủ kho nhận Phiếu xuất kho từ kế toán, tiến hành xuất kho cho
nhân viên đề nghị xuất
• Bước 4: Nhân viên nhận vật tư, ký vào Phiếu xuất kho và chuyển lại cho Thủ
kho hoặc kế toán
• Bước 6: Thủ kho nhận lại Phiếu xuất kho, ghi thẻ kho, chuyển cho Kế toán
• Bước 7: Kế toán ghi sổ kế toán vật tư
2.3.2.5. Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 - LĐTL)
- Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động tiền
lương như: Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian
lao động hoặc công việc hoàn thành.
- Phương pháp và trách nhiệm ghi:
21

+ Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng. Cơ sở để lập Bảng thanh
toán tiền lương là các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản
phẩm hoặc công việc hoàn thành…
+ Cột A, B: ghi số thứ tự, họ tên của người lao động hưởng lương.
+ Cột 1, 2: ghi bậc lương, hệ số lương của người lao động.
+ Cột 3, 4: ghi số sản phẩm và số tiền tính theo lương sản phẩm.
+ Cột 5, 6: ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian.
+ Cột 7, 8 : ghi số công và số tiền tính theo lương thời gian hoặc ngừng, nghỉ
việc hưởng các loại % lương.
+ Cột 9: ghi các khoản phụ cấp thộc quỹ lương.
+ Cột 10: ghi số phụ cấp các khác được tính vào thu nhập của lao động được
hưởng.
+ Cột 11: ghi tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mà người lao động
được hưởng.
+ Cột 12: ghi số tiền tạm ứng của kỳ I của mỗi người.
+ Cột 13, 14, 15, 16: ghi các khoản phải khấu trừ khỏi lương của người lao
động và tính ra tổng số tiền phải khấu trừ trong tháng.
+ Cột 17, 18: ghi số tiền còn được nhận kỳ II.
+ Cột C: Người lao động ký nhận khi nhận lương kỳ II.
Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảng
thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc
hoặc người được uỷ quyền ký duyệt, chuyển cho kế toán lập phiếu chi và phát
lương. Bảng thanh toán tiền lương được lưu tại phòng (ban) kế toán của đơn vị.
Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột "Ký nhận" hoặc
người nhận hộ phải ký thay.
2.3.2.6. Hóa đơn giá trị gia tăng
- Phương pháp và trách nhiệm ghi:
+ Ghi rõ họ tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức cá nhân bán hàng và mua
hàng, hình thức thanh toán bằng séc, tiền mặt…
22

+ Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ cung ứng thu tiền.
+ Cột C: Đơn vị tính ghi theo đơn vị tính quốc gia quy định.
+ Cột 1: Ghi số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa, dịch vụ… Trường hợp
hàng hóa trao đổi ghi theo đơn giá bán hàng hóa, dịch vụ mang trao đổi.
+ Cột 3: Bằng cột 1 nhân cột 2 (Cột 3 = 1 x 2)
+ Các dòng còn thừa phía trước các cột A, B, C, 1, 2, 3 được gạch bỏ phần
trống (gạch chéo từ trên xuống dưới).
+ Dòng cột tiền hàng ghi số tiền cộng được ở cột 3.
+ Dòng thuế suất GTGT: ghi thuế suất của hàng hóa, dịch vụ theo luật thuế.
+ Dòng Tiền thuế GTGT: ghi số tiền thuế của hàng hóa, dịch vụ ghi trong
hóa đơn. Bằng tiền hàng x thuế suất % GTGT.
+ Dòng Tổng cộng tiền thanh toán: ghi bằng số tiền hàng cộng số tiền thuế
GTGT.
+ Dòng Số tiền viết bằng chữ: ghi bằng chữ số tiền tổng cộng tiền thanh
toán.
+ Hóa đơn do người bán hàng lập thành 3 liên (khi viết hóa đơn phải đặt giấy
than viết một lần in sang các liên có nội dung như nhau).
Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Giao cho người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.
Liên 3: Dùng cho người bán làm chứng từ thu tiền hoặc cuối ngày mang
cùng tiền mặt, séc nộp cho kế toán để làm thủ tục nhập quỹ và ghi sổ kế toán liên
quan (nếu đã thu tiền).
*) CÂU HỎI, BI TẬP, NỘI DUNG ÔN TẬP CỦA CHƯƠNG
A- Câu hỏi ôn tập
1. Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán?
2. Trình bày nội dung cơ bản của tổ chức chứng từ kế toán?
3. Trình bày cách tổ chức và luân chuyển 1 số chứng từ kế toán (phiếu thu,
phiếu chi tiền mặt, phiếu nhập kho, xuất kho vật tư, hóa đơn bán hàng…)?
23
4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán và tổ chức hệ thống chứng từ kế

toán có giống nhau không?
5. Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào mấy chứng từ?
6. Mỗi chứng từ dùng để phản ánh một nghiệp vụ thì được lập mấy lần?
7. Một phiếu thu được đặt giấy than viết thành 03 bản thì tạo ra mấy chứng
từ? Các bản đó gọi là gì?
8. Ai là người chịu trách nhiệm lập ra chứng từ?
9. Khi viết sai chứng từ phải xử lý như thế nào?
10. Cách viết lên chứng từ như thế nào thì đúng?
11. Phần còn trống trên mỗi chứng từ được xử lý như thế nào?
12. Chứng từ điện tử có phải ký không? Có phải in ra không?
B- Bài tập
1. Ngày 06/11/N, tại công ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú (Số 9, đường Công
Nhân, Phường Nông Trang, TP Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ) anh Lê Văn Trung – Tổ 1
– Nhà máy sợi làm thủ tục xuất kho 273.065 kg bông Mỹ từ kho Bông xơ (đơn giá
xuất kho 28.500đ/kg) để phục vụ sản xuất. Vật liệu đã xuất đủ yêu cầu.
Căn cứ thông tin trên, hãy lập Phiếu xuất kho? Căn cứ vào Phiếu xuất kho
hãy chỉ ra yếu tố bắt buộc và bổ sung của chứng từ?
2. Ngày 01/10/N, Công ty TNHH Quang Phúc (Số nhà 47, tổ 58, khu 6C,
phường Nông Trang, thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ) xuất hàng bán cho cửa hàng
Chương Phương (Cổ Tiết, Tam Nông, Phú Thọ), tổng số tiền 15.763.484 đồng.
Trong đó, thuế suất thuế giá trị gia tăng là 10%. Khách hàng đã thanh toán ngay
bằng tiền mặt.
Căn cứ thông tin trên, hãy lập Phiếu thu? Hãy chỉ ra yếu tố bắt buộc và bổ
sung của Phiếu Thu?
24
CHƯƠNG 3
TỔ CHỨC HỆ THỐNG TI KHON K TOÁN
3.1. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán
3.1.1. Khái niệm kế toán và hệ thống tài khoản kế toán
- Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế

tài chính theo nội dung kinh tế.
Mỗi tài khoản kế toán chỉ phản ánh một đối tượng có nội dung kinh tế riêng
biệt, mỗi tài khoản có tên gọi riêng, số hiệu tài khoản riêng.
- Hệ thống tài khoản kế toán là một tập hợp: danh mục tài khoản kế toán
(tên, số hiệu tài khoản, cấp, loại…) và nội dung kết cấu, phương pháp ghi chép của
các tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài
khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quy
định trong chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
Điều 23 và điều 24 của Luật kế toán, 2003:
Điều 23: Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán
1. Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính theo nội dung kinh tế.
2. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn
vị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán.
3. Bộ Tài chính quy định cụ thể về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế
toán.
25