Tổng quan về công ty vật tư vận tải xi măng

Phần I
Tổng quan về Công ty Vật t vận tải xi
măng
I. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Vật t vận tải xi măng ra đời ngày 1-7-1981 theo quyết định số
79/BXD-TC với tên gọi ban đầu là Xí nghiệp cung ứng vật t vận tải thiết bị xi
măng trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng Bộ xây dựng. Trong thời
gian này Xí nghiệp cung ứng vật t vận tải thiết bị xi măng đợc thiết lập với chức
năng, nhiệm vụ chủ yếu là cung ứng thiết bị vận tải vật t cho các nhà máy sản
xuất xi măng đảm bảo cho chúng hoạt động liên tục và đem lại hiệu quả cao
trong sản xuất của toàn xí nghiệp xi măng.
Năm 1987 Xí nghiệp đợc liên hiệp các xí nghiệp xi măng giao thêm một
số nhiệm vụ.
- Vận chuyển clinker vào máy xi măng Hà Tiên nhằm tận dụng hết công
suất nghiền xi măng của nhà máy, nhằm tăng thêm về số lợng để đáp ứng nhu
cầu ngày càng tăng thêm của thị trờng.
- Tham gia tiêu thụ sản phảm xi măng theo kế hoạch liên hiệp các xí
nghiệp xi măng.
Ngày 3/12/1990 Bộ xây dựng đã ban hành quyết định số 828/BXD
TCLĐ cho phép thành lập Công ty kinh doanh Vật t vận tải. Ngày 5/1/1991,
Công ty kinh doanh Vật t vận tải xi măng đợc thành lập trên cơ sở sát nhập xí
nghiệp cung ứng thiết bị vật t vận tải xi măng với Công ty vận tải xây dựng.
Ngày 12/3/1993 Công ty kinh doanh Vật t vận tải đổi tên thành Công ty
thiết bị vận tải xi măng theo quyết định số 022A/BXD TCLĐ. Trụ sở đặt tại
21B Cát Linh - Đống Đa Hà Nội với tên giao dịch là COMATCE.
Từ tháng 1/1994 đến tháng 5/1998 Công ty không thực hiện kinh doanh
tiêu thụ xi măng mà chỉ tập trung vào nhiệm vụ kinh doanh vật t đầu vào, king
doanh vận tải nh : Cung ứng than cám và các loại phụ gia cho công ty xi măng,
vận chuyển clinker Bắc Nam,vận chuyển xi măng xuất khẩu
Tháng 6/1998 đến tháng 3/2000 đợc sự chỉ đạo của tổng Công ty xi
măng Việt Nam, công ty lại đợc giao nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ xi măng

trên 9 tỉnh phía bắc Sông Hồng và 3 huyện: Gia Lâm, Đông Anh, Sóc Sơn.
ngoài ra tổng Công ty xi măng Việt Nam còn giao nhiệm vụ cho Công ty vận tải
chuyển phần lớn khối lợng clinker của công ty xi măng Bút Sơn, Bỉm Sơn cho
công ty xi măng Hà Tiên 1.
Tháng 4/2000, theo quyết định số 97/XMVN HĐQG của Tổng công
ty xi măng Việt Nam (TCTXMVN) về việc chuyển giao nhiệm vụ kinh doanh
công ty vạn tải xi măng sang công ty kỹ thuật xi măng và tập trung vào kinh
doanh vật t đầu vào, vận chuyển theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, vận chuyển
1
climker Bắc Nam theo sự chỉ đạo của tổng công ty, đảm bảo cung cấp nhiên
liệu và các khoản phụ gia cho các công ty thành viên, các công ty xi măng liên
doanh và một số công trình thuỷ lợi khác.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vật t vận tải xi
măng
Trong qua trình hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của Công
ty luôn có biến động. Do đó tổ chức bộ máy của công ty cũng có những thay
đổi tơng ứng. Hiện nay về nhân sự Công ty có 313 ngời đợc chia làm 10 phòng
ban với 13 chi nhánh, bộ máy quản lý đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chứcc
năng. Với cơ cấu này, giám đốc công ty đợc các phòng ban chức năng tham mu
để nghiên cứu, bàn bạc đa ra những biện pháp tối u để giải quyết các vấn đề
phức tạp và quan trọng trong sản xuất và kinh doanh. Tuy nhiên quyết định mọi
vấn đề quan trọng vẫn thuộc quyền của giám đốc. Các phòng ban có trách
nhiệm tham mu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến nhng không có quyền ra lệnh
cho các chi nhánh của công ty. Cơ cấu này giúp giám đốc giải quyết đợc số l-
ợng lớn các cong việc, đồng thời huy động năng lực trí tuệ của các phòng ban,
gắn bó cán bộ công nhân viên với nhau và hoạt động ngày có hiệu quả.
2
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
2.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty.
* Giám đốc: Là ngời đứng đầu máy quản lý, đại diện cho công ty, chịu

trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty trực tiếp chỉ đạo và điều hành
mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật, là ngời
điều hành cao nhất trong công ty, chỉ đạo trực tiếp xuống các đơnvị trực thuộc
trong công ty. Giám đốc là ngời đại diện cho công ty trong quan hệ giao dịch ký
kết hợp đồng kinh tế, có quyền tổ chức bộ máy công ty, tuyển chọn lao động,
trả lơng, thởng theo kết quả hoạt động kinh doanh.
* Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Là ngời trực tiếp tham mu cho
giám đốc, phụ tách việc lên phơng án kế hoạch và điều hành các hoạt động kinh
doanh theo sự phân công, uỷ quyền của giám đốc.
* Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật : Là ngời trực tiếp giúp việc cho
giám đốc những vấn đề liên quan đến kỹ thuật, công tác kỹ thuật xây dựng cơ
bản, sửa chữa và phụ trách các nghiệp vụ chuyên môn, ký kết các hợp đồng
kinh tế thuộc giám đốc phân công uỷ quyền.
3
Giám đốc
Phó giám đốc
(Phụ trách xây dựng cơ bản)
Phó giám đốc
(Phụ trách kinh doanh)
Phòng
tổ chức
lao
động
tiền l-
ơng
Phòng
tài
chính
kế
toán

Phòng
kỹ
thuật
Phòng
kinh tế
kế
hoạch
Phòng
điều
độ
Văn
phòng
Ban
thanh
tra
Phòng
kinh
doanh
vận tải
Phòng
kinh
doanh
xi
măng
Phòng
kinh
doanh
phụ gia
Các chi nhánh tại 12 tỉnh, thành phố trong cả nớc
* Phòng kế hoạch : Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm xây dựng các dự

án đầu t xây dựng cơ bản sửa chữa lớn tài sản cố định, tổ chức theo dõi đôn đốc
các đơn vị trong việc thực hiện kế hoạch đề ra, chịu trách nhiệm tổng hợp các
hoạt động kinh doanh, quyết toán vật t, quyết toán xây dựng cơ bản, sửa chữa
lớn tài sản cố định của công ty.
* Phòng kinh doanh phụ gia : Là các mặt hàng kinh doanh phục vụ
cho nhà máy sản xuất xi măng, chủ động khai thác nguồn hàng, lên phơng án
và cân đối hiệu quả kinh doanh tham mu cho giám đốc ký kết các hợp đồng
kinh tế vận tải, mua và bán phụ gia, trực tiếp quản lý hợp đồng kinh tế vận tải
theo sự uỷ quyền của giám đốc.
* Văn phòng công ty : Văn phòng công ty có trách nhiệm đảm bảo
công việc hành chính hậu cần, an ninh trong cơ quan, lu trữ văn th, chăm lo đời
sống ngời lao động và quản lý tài sản của công ty.
* Ban thanh tra : Ban thanh tra chịu trách nhiệm về thanh tra, kiểm tra
theo quy định của nhà nớc và giám đốc công ty, nhằm đảm bảo hoạt động kinh
doanh đúng chế độ quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kiểm tra thực hiện
đúng thoả ớc trong hợp đồng lao động của công ty.
* Phòng tổ chức lao động tiền l ơng : Phòng tổ chức lao động tiền lơng
có nhiệm vụ xây dựng quy hoạch cán bộ, tổ chức bộ máy công tác lao động,
công tác tiếp nhận, đào tạo, sa thải, điều động cán bộ, lập kế hoạch tiền lơng,
tiền thởng theo từng kỳ quản lý công tác nhân sự và an toàn lao động.
* Phòng kế toán thống kê tài chính : Phòng kế toán thống kê tài chính
chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác tài chính thống kê của đơn vị. Công tác kế
toán, công tác lập báo cáo quyết toán của công ty và đơn vị trực thuộc, xay
dựng cơ chế quản lý tài chính, lập và luân chuyển chứng từ, hoá đơn bán hàng.
Tổ chức khai thác mọi nguồn vốn phục vụ ch sản xuất kinh doanh.
* Phòng kinh doanh vận tải : Phòng kinh doanh vận tải chủ động tìm
bạn hàng và nguồn hàng trực tiếp ký kết các đồng kinh tế về vận tải các đối t-
ợng có nhu cầu. Chịu trách nhiệm lập và triển khai các kế hoạch phơng án kinh
doanh vận tải, trực tiếp chỉ đạo các chi nhánh đề ra.
* Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm theo dõi quản lý về

kỹ thuật, quản lý hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị,
cải tiến kỹ thuật.
* Phòng điều độ : Phòng điều độ có trách nhiệm tổng hợp số liệu sản
xuất kinh doanh hàng ngày để báo cáo trong cuộc họp giao ban các buổi sáng
và truyền đạt những ý kiến hàng ngày của giám đốc công ty xuống các đơn vị
trong công ty để triển khai thực hiện kế hoạch đợc giao.
* Các chi nhánh trực thuộc công ty : Các chi nhánh trực thuộc công ty
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty và chịu trách nhiệm trớc giám
đốc công ty về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình, và chịu quản lý về
nghiệp vụ các phòng ban chức năng của công ty. Trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, mỗi chi nhánh thực hiện theo đúng nhiệm vụ
chức năng của mình. Ngoài ra các chi nhánh còn có thể trực tiếp ký kết thực
hiện các hợp đồng kinh tế.
4
2.2. đ ặc điểm tổ chức công tác kế toán.
Ngời phụ trách bộ phận
Kế toán trởng : Trịnh Văn Chơng
Ngời trực tiếp giúp sinh viên thực tập : Huỳnh Trung Hiếu
Địa chỉ cơ quan : 21B Cát Linh Hà Nội
Điện thoại : 7332308
2.2.1. đ ặc điểm về công tác kế toán của công ty.
tổ chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản
lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một khâu quan trọng đối với phó
giám đốc và kế toán trởng.
Công ty Vật t vận tải xi măng là một đơn vị kinh doanh thơng mại và
dịch vụ ới các chi nhánh nằm rải rác trên các địa bàn với quy mô và tính chất
khác nhau. Do vậy, Công ty tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của công ty. đây là hình thức
kết hợp hình thức tập trung với hình thức phân tán, có tổ chức phòng kế toán
của đơn vị chính và các bộ phận kế toán của đơn vị trực thuộc.

Bộ phận kế toán trực thuộc có phần nào giống với hình thức tổ chức
phân tán, chỉ có điều bộ phận kế toán trực thuộc có nhiệm vụ rộng hơn thực
hiện từ khâu lập chứng từ xử lý thông tin và lập báo kế toán theo đúng quy định
và gửi về phòng kế toán của công ty để tổng hợp quyết toán chung cho toàn
công ty.
* đ ối với công tác hạch toán của các chi nhánh.
hiện nay Công ty Vật t vận tải xi măng có 11 chi nhánh trong đó có chi
nhánh Phả Lại hạch toán phụ thuộc còn các chi nhánh khác hạch toán báo cáo
sổ.
đối với chi nhánh hạch toán báo cáo sổ : Kế toán các chi nhánh đợc
quyền lập ra các chứng từ ban đầu nh : phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán
hàng Và cuối kỳ tập hợp toàn bộ chứng từ có liên quan và gửi về phòng kế
toán công ty để phân loại. Hạch toán và ghi sổ kế toán có liên quan, chi nhánh
không đợc lu chứng từ và hạch toán kế toán.
các chi nhánh hạch toán phụ thuộc : kế toán ở các chi nhánh này đợc
quyền lập các chứng từ nh : phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng đợc phép
lu chứng từ và hạch toán vào sổ có liên quan theo quy định, cuối tháng, cuối
quý hoặc cuối năm phải lập báo cáo kế toán theo quy định và gửi về phòng kế
toán của công ty.
* đ ối với công tác hạch toán tại văn phòng công ty gồm có hai phần
việc sau :
5