Quản trị học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp.doc

TRƯỜNG CĐ CNTT HỮU NGHỊ VIỆT HÀN
KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ




TIỂU LUẬN MÔN HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
Đề tài: KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
GVHD : Nguyễn Thị Kim Ánh
SVTH : Trương Thị Hòa
Lớp : CCTM03F


Đà Nẵng, tháng 5 năm 2010
Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không
có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng
của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử
đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy
nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa
trên sự tin tưởng cảm tính?
Mục đích của việc kiểm tra này giúp hệ thống kiểm tra vững mạnh hơn sẽ đem
lại cho tổ chức nhiều lợi ích; kiểm tra nội bộ được thiết lập giúp cho doanh nghiệp đạt
được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra; kiểm tra sẽ giúp cho các nhà quản trị sẽ ứng phó kịp
thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh; tăng cương tính hiệu
quả của hoạt động trong doanh nghiệp.

Nội dung của đề tài gồm 3 phần chính :
Phần I Khái quát về kiểm tra
Phần II Nội dung về kiểm tra nội bộ
Phần III Sự hiệu quả của kiểm tra nội bộ
Trong quá trình làm đề tài có sự hướng dẫn của cô giáo: Nguyễn Thị Kim
Ánh.Tuy vậy, đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô góp ý
kiến để đề tài hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
SV:Trương Thị Hòa Trang i
Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................................................................... I
MỤC LỤC ...................................................................................................................... II
PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA .............................................................................................................. 1
1.1. CHỨC NĂNG KIỂM TRA ................................................................................................. 1
1.1.1. Kiểm tra là gì? ....................................................................................................................................... 1
1.1.2. Mục đích kiểm tra ................................................................................................................................. 1
1.1.3. Tác dụng cua kiểm tra ............................................................................................................................ 1
1.1.5. Quy trình kiểm tra .................................................................................................................................. 2
1.2 .CÁC HÌNH THỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG KIỂM TRA ........................................................... 2
1.2.1. Kiểm tra dự phòng ................................................................................................................................. 2
1.2.2. Kiểm tra hiện hành ................................................................................................................................. 2
1.2.3. Kiểm tra thông tin phản hồi ................................................................................................................... 3
1.2.4. Kiểm tra trọng yếu ................................................................................................................................. 3
1.2.5. Kiểm tra hành vi ..................................................................................................................................... 3
1.2.5.1. Nội dung kiểm tra hành vi .................................................................................................................................... 3
1.2.5.2. Những hình thức kiểm tra quản lý trực tiếp ......................................................................................................... 3
1.5.2.3. Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp ................................................................................................. 3
PHẦN II: NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ .................................................................................................. 4
1.3. HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ TỔ CHỨC ....................................... 4

1.3.2. Hệ thống kiểm tra nội bô hoạt động ra sao? .......................................................................................... 5
1.3.3. Những dấu hiệu bất ổn của việc kiểm tra nội bộ .................................................................................... 5
1.4. CÁC THÀNH PHẦN HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ ................................................................ 7
1.4.1. Môi trường kiểm tra ............................................................................................................................... 7
1.4.2. Đánh giá rủi ro ...................................................................................................................................... 8
1.4.3. Những hoạt động kiểm tra ...................................................................................................................... 9
1.4.4. Thông tin và trao đổi thông tin ............................................................................................................... 9
1.4.5. Giám sát và thẩm định ........................................................................................................................... 9
PHẦN III: SỰ HIỆU QUẢ CỦA KIỂM TRA NỘI BỘ ..................................................................................... 11
1.5. ĐỂ HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ THỰC SỰ CÓ HIỆU QUẢ ................................................... 11
1.6.LÀM THẾ NÀO ĐỂ KIỂM TRA NỘI BỘ HIỆU QUẢ? ............................................................... 12
1.7 .Ý NGHĨA CỦA VIỆC KIỂM TRA NỘI BỘ. ........................................................................... 13
.................. 13
KẾT LUẬN ............................................................................................................................................................. 14
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................................................................... 15
SV:Trương Thị Hòa Trang ii

Xác định các tiêu
chuẩn và lựa chọn
phương pháp đo
lường.

Đo lường và đánh
giá các sai lệch

Hành động
điều chỉnh sai lệch
Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp
PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA
1.1. Chức năng kiểm tra

1.1.1. Kiểm tra là gì?
Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều
đã được họach định, đồng thời sửa chữa và chấn chỉnh những sai lầm để đảm bảo công
việc đạt được mục tiêu theo như kế họach hoặc các quyết định đặt ra để đạt được các
Như vậy, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến
các nhà quản trị cấp cơ sở trong một xí nghiệp. mặc dù qui mô của đối tượng kiểm tra
và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tất cả mọi
nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm
tra là chức năng cơ bản đối với mọi nhà quản trị.
1.1.2. Mục đích kiểm tra
- Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
- Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.
- Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn.
- Xác định và dự đóan những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết
trong các vấn đề như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất …
- Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm.
- Làm đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.
- Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để lọai bớt những gì ít quan
trọng.
- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hòan tất
công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và đem lại
lợi nhuận cao.
1.1.3. Tác dụng cua kiểm tra
Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện pháp kiểm tra sẽ làm
nhẹ bớt gánh nặng của cấp chỉ huy phải thường xuyên theo dõi và giải thích báo cáo.
Kiểm tra là khâu sau cùng trong khâu họach định, cơ cấu tổ chức thực hiện và
điều khiển nhân viên và động viên họ. một nhà quản trị hữu hiệu cần phài theo dõi để
biết chắc những công việc mà nhân viên phải làm, những mục tiêu mà họ cần phải đạt,
thực sự họ được làm và đã đạt. Song công tác kiểm tra không phải là viên thuốc thần
chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đế. Tự nó không giải quyết được gì cả

mà chỉ phát huy tác dụng nếu nó được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo, nghĩa là
phải có năng lực giải thích các số liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội dung
đã được phác họa một cách cẩn thận.
1.1.4. Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra
Trong tác phẩm “Các vấn đề cốt yếu của quản lý”, của các giáo sư Kontz và
O’Donnell của đại học California đã liệt kê các nguyên tắc mà các nhà quản trị nên tuân
theo để xây dưng cơ chế kiểm tra.
SV:Trương Thị Hòa Trang 1

Xác định các tiêu
chuẩn và lựa chọn
phương pháp đo
lường.

Đo lường và đánh
giá các sai lệch

Hành động
điều chỉnh sai lệch
Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp
Gồm có 7 nguyên tắc:
1. Cơ chế kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế họach họat động của doanh
nghiệp, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.
2.Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản lý.
3. Sự kiểm tra phải được thực hiện ở những điểm trọng yếu.
4.Việc kiểm tra phải khách quan.
5.Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức .
6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi
phí của nó.
7.Việc kiểm tra phải đưa đến hành động.

1.1.5. Quy trình kiểm tra

Điều chỉnh Phản hồi
1.2 .Các hình thức thực hiện chức năng kiểm tra
1.2.1. Kiểm tra dự phòng
- Nhằm tiên liệu trước việc sai sót có thể sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để
điều chỉnh ngay trong hiện tại.
- Rất cần thiết do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra
1.2.2. Kiểm tra hiện hành
- Giúp sửa chữa kịp thời những khó khăn mới phát sinh
- Thực hiện bằng giám thị trực tiếp
SV:Trương Thị Hòa Trang 2

Xác định các tiêu
chuẩn và lựa chọn
phương pháp đo
lường.

Đo lường và đánh
giá các sai lệch

Hành động
điều chỉnh sai lệch
Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp
1.2.3. Kiểm tra thông tin phản hồi
- Xảy ra sau hoạt động.
- Có sai lệch rồi quản lý mới biết.
- Nhờ hình thức này mà người quản lý có thể có được những tin tức với nội
dung có ý nghĩa về hiệu quả của công tác hoạch định.
1.2.4. Kiểm tra trọng yếu

- Phải là những điểm có tác dụng hạn chế sự hoạt động bình thường của tổ chức.
- Chọn đúng điểm trọng yếu là nghệ thuật.
1.2.5. Kiểm tra hành vi
1.2.5.1. Nội dung kiểm tra hành vi
- Dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối nhân viên được đánh giá theo một tiêu chuẩn
cố định chứ không phải so sánh người này với người khác.
- Dùng những tiêu chuẩn tương đối so sánh người này với người khác.
- Quản lý bằng mục tiêu của họ, và đánh giá họ qua trao đổi.
1.2.5.2. Những hình thức kiểm tra quản lý trực tiếp
- Nhân viên làm tốt thưởng
- Nhân viên làm việc không có kết quả thì tìm nguyên nhân. Nếu do năng lực thì
bồi huấn, nếu do động cơ thì kích thích. Nếu hai biện pháp trên vô hiệu thì kỹ luật gồm
khiển trách, đình chỉ công tác, chuyển công tác khác có mức lương thấp hơn, sa thải.
1.5.2.3. Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp
- Chọn lọc
- Văn hóa tổ chức
- Tiêu chuẩn hóa
- Huấn luyện
SV:Trương Thị Hòa Trang 3
Tiêu luận môn học Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp
PHẦN II: NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ
1.3. Hệ thống kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức
1.3.1. Định nghĩa kiểm tra nội bộ?
“Quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và các cá nhân thực thi, được
xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của
những nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ
tin cậy của các báo cáo tài chính; và (iii) Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện
hành.”
SV:Trương Thị Hòa Trang 4