Hoàn thiện bộ máy quản lí tại công ty vận tải thuỷ I

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
Lời nói đầu
Trong nền kinh tế thị trờng mục tiêu cao nhất lâu dài và có tính chất bao
trùm của mọi doanh nghiệp là đạt đợc lợi nhuận tối đa trong các điều kiện xác
định. Để mục tiêu đó có thể thực hiện đòi hỏi phải có sự lãnh đạo thống nhất
của bộ máy quản lý doanh nghiệp nhằm kế hoạch hoá, tổ chức và kiểm tra việc
kết hợp tối u các nhân tố khách thể là sức lao động của con ngời t liệu lao động
và đối tợng lao động. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một nội dung
đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức doanh nghiệp.
Trong hoạt động quản lý thì phần lớn các nguyên nhân tạo ra tình hình
quản lý không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy không hoàn hảo.
Việc tổ chức bộ máy quản lý ảnh hởng lớn đến kết quả đạt đợc của công tác
quản lý. Vì vậy xem xét đánh giá bộ máy hiện hữu và tìm biện pháp cải tiến lại
tổ chức là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp.
Công ty vận tải thuỷ I qua nhiều năm hoạt động sản xuất kinh doanh đã
đạt nhiều thành quả, song cũng không ít những thăng trầm. Tất cả các giải pháp
đã thực hiện đều mò mẫm, không cơ bản. Hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh
hiện nay của Công ty vẫn còn nhiều bất hợp lý và không phù hợp.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy quản lý, qua
thi gian thc tp tụt nghip ti õy, tôi thấy đây là vấn đề bức xúc đang đặt ra
với doanh nghiệp.
Xuất phát từ thực trạng trên tôi chọn đề tài hoàn thiện bộ máy quản lý
ti Công ty vận tải thuỷ I làm đề tài cho chuyờn thc tp tt nghip ca
mỡnh.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
Phần I. Cơ sở lý luận về bộ máy quản lý
1. Khái niệm về bộ máy quản lý.
Bộ máy quản lý là một tập hợp nhiều ngời mang tính chất tự giác có ý thức
về vai trò nhiệm vụ, quyền hạn nhằm thực hiện mục tiêu chung cụ thể.
Có thể thấy bộ máy quản lý là một phạm trù rộng nhng tất cả các bộ máy
quản lý chung quy lại có những đặc điểm chung nh sau :

* Một bộ máy quản lý phải có nhiều ngời cùng nhau tham gia và phối hợp
những nỗ lực vật chất hay trí tuệ của họ một cách tự giác, thì nhiều công việc
phức tạp và vĩ đại mới có thể hoàn thành.
* Những ngời tham gia vào bộ máy quản lý với ý thức đầy đủ về vai trò
nhiệm vụ, quyền hạn của từng cá nhân và cả tập thể. Bằng cách phân chia một
cách hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể, một bộ máy
quản lý có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách hiệu quả.
* Cùng thực hiện những mục tiêu chung cụ thể. Sự phối hợp những nỗ lực
không thể thực hiện đợc nếu những ngời tham gia không nhất trí cùng nhau
phấn đấu cho những quyền lơị chung nào đó.
* Hệ thống thứ bậc quyền lực :
Bất cứ một công việc gì đợc hoàn thành thông qua những nỗ lực chung chính
thức một số ngời nào đó nên đợc giao quyền nhằm đảm bảo cho các mục tiêu
đợc thực hiện một cách có hiệu quả. Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền
lực rõ ràng thì sự phối hợp những nỗ lực của các thành viên rất khó khăn. Biểu
hiện cơ bản của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng.
Trên cơ sở định nghĩa về bộ máy quản lý có thể định nghĩa quản lý bộ máy
quản lý nh sau :
Hoàn thiện bộ máy quản lý là hoàn thiện những hoạt động phát sinh từ sự
tập hợp tự giác của một nhóm ngời một cách có ý thức nhằm hoàn thành mục
tiêu chung cụ thể.
Nh vậy bộ máy quản lý là một thực thể tồn tại có mục tiêu riêng phải hoàn
thành, có đời sống và hoạt động riêng của nó để có thể tồn tại và phát triển.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
Hoàn thiện bộ máy quản lý là sự duy trì và thúc đẩy hoạt động của bộ máy quản
lý nhằm đảm bảo sự tồn tại và vận hành của bộ máy quản lý đó hớng vào thực
hiện mục tiêu.
2. Nội dung xây dựng bộ máy quản lý.
2.1. Các bộ phận hình thành nên bộ máy quản lý.
Bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mỗi liên hệ và quan

hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá, đợc giao những trách nhiệm quyền
hạn nhất định và đợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý
doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý đợc hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý.
* Bộ phận quản lý là một đơn vị riêng biệt có những lĩnh vực quản lý nhất
định nh bộ phận vật t, bộ phận kinh doanh
* Cấp quản lý là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản lý ở một trình độ
nhất định nh cấp doanh nghiệp, cấp phân xởng
2.2. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý.
Khi xây dựng bộ máy quản lý phải xác định đúng đắn, rõ ràng các loại liên
hệ giữa các bộ phận, các cấp, các nhân viên quản lý. Nhìn chung có 3 loại liên
hệ sau :
- Liên hệ trực thuộc là liên hệ giữa thủ trởng với cán bộ, nhân viên trong
bộ phận, giữa các cán bộ có cơng vị chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dới.
- Liên hệ chức năng là liên hệ giữa các bộ phận chức năng cấp trên với cán
bộ nhân viên chức năng cấp dới, nhằm hớng dẫn giúp đỡ về mặt chuyên môn
nghiệp vụ.
- Liên hệ t vấn là liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung, giữa cán bộ chỉ huy
trực tuyến với các chuyên gia kinh tế - kỹ thuật, pháp chế với các hội đồng đợc
bộ máy quản lý theo từng loại công việc (xét sáng kiến, thi đua, khen thởng)
Chỉ có trên cơ sở xác định đúng đắn, hợp lý những liên hệ nói trên mới làm
cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong bộ máy quản lý nhận rõ vị trí của mình,
biết đợc mình trực thuộc ai, những ai phụ thuộc vào mình, trong công tác phải
liên hệ với những bộ phận nào và liên hệ theo kiểu nào.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
2.3. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý.
Các hoạt động của bộ máy quản lý đợc thiết lập trong các bộ phận có tính bộ
máy quản lý (nh phòng, ban) và đợc phân cấp, phân quyền trong việc ra quyết
định quản lý.
Các bộ đợc phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh : Truyền thống quản lý,

cơ chế kinh tế, các yếu tố xã hội, quy mô doanh nghiệp, đặc điểm kinh tế - kỹ
thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với mỗi quốc gia, mỗi ngành, mỗi cùng cụ
thể và sự tiến bộ và nhận thức khoa học quản lý. Về cơ bản các bộ phận trong
bộ máy quản lý gồm :
* Bộ phận kế hoạch và sản xuất.
Gồm các hoạt động có tính chất công nghiệp trên cơ sở phối hợp các yếu tố
lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động để chế biến các sản phẩm hàng
hoá và thực hiện các dịch vụ, nhiệm vụ của nó là :
- Hoạch định chiến lợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và xây dựng
kế hoạch.
- Điều hành qúa trình sản xuất và phối hợp các hoạt động của các bộ phận.
- Kiểm tra chất lợng
- Giữ gìn bản quyền, bí quyết, kiểu dáng và phát huy sáng chế phát minh.
* Bộ phận vật t.
- Phát hiện nhu cầu vật t
- Tính toán vật t tồn kho
- Nhập kho và bảo quản mua sắm vật t
- Cấp phát vật t mới, thu hồi vật t cũ.
* Bộ phận kỹ thuật :
- Thực hiện các nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng.
- Đa các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào ứng dụng
- Thẩm định hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật đợc áp dụng.
* Bộ phận Marketing.
- Hoạch định chính sách sản phẩm, giá cả, phân phối.
- Thu thập các thông tin về thị trờng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
- Bán hàng trực tiếp, bán hàng đại lý
- Hỗ trợ tiêu thụ, dịch vụ sau bán.
* Bộ phận tài chính và kế toán.
- Về tài chính : Tạo vốn, sử dụng vốn, quản lý vốn

- Về kế toán : Tổng hợp, giá thành, lỗ lãi, thẩm định, thống kê, kiểm toán
thuế.
* Bộ phận nhân sự :
- Tuyển dụng
- Bố trí nhân lực, quản lý lao động
- Đánh giá nhân sự, quản lý hồ sơ nhân sự
- Phát triển nhân sự (đào tạo, bồi dỡng, đề bạt)
- Xây dựng và sửa đổi định mức lao động
- Tiền lơng, thù lao.
* Bộ phận bộ máy quản lý và thông tin.
- Tổ chức các dự án
- Phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp.
- Tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp
- Xây dựng kế hoạch về thông tin liên quan cho doanh nghiệp.
- Chọn lọc, xử lý, kiểm tra và giám sát thông tin.
* Bộ phận hành chính pháp chế.
- Thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp
- Tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp.
* Bộ phận đời sống và hoạt động xã hội.
- Tổ chức ăn, ở, đi lại của CBCNV.
- Phòng và chữa bệnh
- Hoạt động văn hoá, thể dục, thể thao và các hoạt động xã hội khác.
Tóm lại :
Sự phân loại theo chức năng bảo đảm quán triệt các yêu cầu của khoa học
quản lý, nó bảo đảm cho bất kỳ một hoạt động quản lý nào cũng đợc thực hiện
theo một trình tự chặt chẽ, nó là cơ sở để phân tích đánh giá tình hình quản lý
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
tại một doanh nghiệp để từ đó tìm ra cách tháo gỡ. Thực chất của việc phân loại
theo chức năng là sự quán triệt những nguyên lý của khoa học quản lý vào việc
quản lý doanh nghiệp.

Sự phân loại theo lĩnh vực chỉ ra tất cả các nội dung cần phải tổ chức thực
hiện việc quản lý trong một doanh nghiệp, không để bỏ xót công việc. Đây là
căn cứ quan trọng để thiết lập bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Là căn cứ để
tuyển dụng và bố trí cán bộ quản lý, là cơ sở để điều hành hoạt động quản lý,
phân tích hoạt động của bộ máy quản lý thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân.
Thực chất của việc phân loại theo lĩnh vực quản lý là việc áp dụng khoa học
quản lý tiếp cận vào hoàn cảnh kinh doanh thực tiễn của doanh nghiệp.
Hai cách phân loại này không loại trừ nhau mà ngợc lại nó có mối quan hệ
trực tiếp, hữu cơ với nhau theo dạng ma trận Aij
Biểu 1:Ma trận chức năng - lĩnh vực quản lý
Chức năng (i)
Lĩnh vực j
Hoạch định
(HĐ)
Tổ chức
(TC)
Nhân sự
(NS)
Chỉ huy
(CH)
Phối hợp
(PH)
Kiếm
tra
(KT)
Sản xuất HĐ sản xuất TC sản
xuất
NS sản
xuất
CH sản

xuất
PH sản
xuất
KTsản
xuất
Vật t HĐ vật t TC vật t NS vật t CPPVt PH vật t KT vật
t
- A (ij )
- A (ij )
- A (ij )
- A (ij )1
Hành chính
HĐ TC NS . CH. PH KT
Các doanh nghiệp càng lớn, kinh doanh càng đa dạng thì càng có nhiều lĩnh
vực quản lý và do vậy càng có nhiều A(ij). Phải nghiên cứu kỹ mối quan hệ này
để :
- Tổ chức bộ máy quản lý sao cho bao quát hết các công tác (phủ hết các
Aij.
- Biết việc, tiên lợng hết các hoạt động cần làm (xác định đợc các Aij).
- Phân công nhiệm vụ mạch lạc, không trùng lặp, không bỏ xót.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
2.4. Các kiểu cơ cấu bộ máy quản lý và cơ cấu cán bộ trong bộ máy
quản lý.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp là những khâu, những cấp đợc tổ chức ra phù
hợp với đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của từng đơn vị để giúp thủ trởng doanh
nghiệp thực hiện các chức năng quản lý, bảo đảm cho sản xuất kinh doanh đạt
hiệu quả cao nhất.
Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là công việc đầu tiên đối với một
doanh nghiệp mới, là công việc thờng xuyên đối với một doanh nghiệp đang
hoạt động sản xuất kinh doanh.

Xác định một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho doanh nghiệp hoàn toàn
không thể tuỳ tiện, áp đặt chủ quan mà phải phù hợp với sự phát triển khách
quan của nền sản xuất xã hội. Việc xác lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
doanh nghiệp phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau :
- Số lợng cấp bậc quản lý ít nhầm bảo đảm tính linh hoạt của cơ cấu tạo
điều kiện đi sát thực tiễn phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Xác định rõ phạm vi quản lý, chức năng và nhiệm vụ. Trên cơ sở đó có
sự phân công hợp lý giữa các bộ phận, loại trừ các hiện tợng chồng chéo trùng
lặp hoặc không có ngời phụ trách.
- Xác định rõ mối quan hệ dọc, ngang bảo đảo sự phân phối chặt chẽ về
nhiệm vụ và hoạt động của các bộ phận trong cơ cấu.
- Bảo đảm tính thiết thực tính kinh tế của cơ cấu để chi phí ít nhất mà lại
đạt hiệu quả cao nhất.
Cơ cấu tổ chức quản lý ở từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống
nhau mà nó phụ thuộc vào các đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp nh : Quy
mô, ngành nghề kinh doanh, đại diện kinh tế kỹ thuật.
Tuy nhiên, để bảo đảm bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả và đạt mục
tiêu của doanh nghiệp đặt ra, khi xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý cần phải quán
triệt những nguyên tắc sau :
- Phù hợp với cơ chế quản lý doanh nghiệp mới
- Có mục tiêu chiến lợc thống nhất
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm phải tơng
xứng.
- Có sự mềm dẻo về tổ chức
- Có sự chỉ huy tập trung thống nhất vào một đầu mối
- Có phạm vi kiểm soát hữu hiệu
- Đảm bảo tăng hiệu quả trong kinh doanh
- Có tính độc lập của các tổ chức kiểm soát nhau (tài vụ tách rời vật t)
- Có tính liên hệ (các công việc liên quan cần bố trí vào một mối).

- Bất đồng huyết ở những khâu kiểm soát ràng buộc nhau ( Giám đốc - kế
toán trởng).
2.4.1. Cơ cấu quản lý không ổn định.
Đây là loại cơ cấu quản lý không có mô hình cụ thể, nó phù hợp với
những doanh nghiệp quy mô nhỏ, mới thành lập ít nhân viên, chủ doanh nghiệp trực
tiếp chỉ huy điều chỉnh hệ thống nhân viên.
2.4.2. Cơ cấu trực tuyến.
Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy, đờng trực tuyến phải đ-
ợc thống nhất, cấp trên cần phải có một lợng giới hạn cấp dới phụ thuộc. Địa hạt
của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cần phải đợc ấn định một cách đầy đủ và
chủ doanh nghiệp là ngời duy nhất có đủ khả năng giải quyết các mâu thuẫn.
Cơ cấu này đa đến mối quan hệ quyền lực phụ thuộc. Nó có dạng một hình
chóp : quyền lực đi theo chiều từ cao xuống thấp, bậc ở trên nắm quyền lực và
có thể ủy quyền cho bậc thang ngay bên dới.
Biu 2 : Sơ đồ tổng quát kiểu cơ cấu trực tuyến.
Ngời lãnh đạo A
Ngời lãnh đạo B1 Ngời lãnh đạo B2
Ngời lãnh đạo
C1
Ngời lãnh đạo
C2
Ngời lãnh đạo
C3
Ngời lãnh đạo
C4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
A, B, C chỉ cấp chỉ huy
Ưu điểm :
- Đơn giản và rõ ràng do thống nhất chỉ huy
- Khả năng tách biệt một cách rõ ràng các trách nhiệm

- Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn (số ngời đối thoại hạn chế)
Nhợc điểm :
- Có sự ngăn cách giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và thiếu
sự phối hợp giữa chúng.
- Sự cứng nhắc của tuyến
- Khó khăn trong việc khuấy động tính sáng tạo
- Khó khăn trong truyền thông
- Các thủ trởng phải có năng lực đa dạng
- Không tận dụng đợc các chuyên gia có trình độ về từng lĩnh vực quản lý
- Có nguy cơ quan liêu bởi sự tuân thủ thận trọng của tuyến.
2.4.3. Cơ cấu chức năng.
Tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng, đó là việc phân chia doanh nghiệp
theo chiều ngang thành những đơn vị chuyên môn hoá trong một số nhiệm vụ
nhất định.
Đặc điểm kiểu cơ cấu chức năng là cho phép cán bộ phụ trách các phòng
chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên
môn của mình cho các bộ phận, phân xởng sản xuất. Nó đặc trng cho việc phân
chia quyền hạn theo những chức năng bắt nguồn từ nguyên tắc mỗi ngời có
một vị trí, mỗi vị trí cho một ngời. Điều đó đòi hỏi một phạm vi chính xác về
năng lực của mỗi bộ phận.
Biu 3 : Sơ đồ tổng quát kiểu cơ cấu chức năng.
Người lãnh đạo A
Khâu chức năng A1 Khâu chức năng A2
Người lãnh
đạo B1
Người lãnh
đạo B2
Người lãnh
đạo B3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42

Ưu điểm :
- Sử dụng đợc các chuyên gia để đáp ứng đợc sự phức tạp của vấn đề quản
lý.
- Tập trung đợc năng lực trong các hoạt động chuyên sâu.
Nhợc điểm :
- Nhiều chỉ huy (nguồn gốc của mâu thuẫn)
- Thiếu sự phối hợp (cản trở sự phối hợp)
- Phân tán trách nhiệm.
- Làm yếu tính năng động của cá nhân (thăng chức và thay đổi vị trí công
tác).
2.4.4. Cơ cấu trực tuyến - chức năng.
Đặc điểm là ngời thủ trởng đợc sự giúp sức của các phòng chức năng các
chuyên gia, các hội đồng t vấn trong nghiên cứu, bàn bạc tìm những giải pháp
tối u cho những vấn đề phức tạp. Quyền quyết định vẫn thuộc về thủ trởng.
Những quyết định quản lý do các phòng chức năng đề xuất khi đợc thủ trởng
thông qua trở thành quyết định, mệnh lệnh đợc truyền đạt từ trên xuống theo
tuyến quy định. Các phòng chức năng không có quyền ra mệnh lệnh cho các bộ
phận sản xuất kinh doanh.
Có cấu trực tuyến - chức năng là sự kết hợp cơ cấu trực tuyến với cơ cấu
chức năng bằng cách phân bộ phận tham mu ra thành các cơ quan chuyên môn
hoá khác nhau theo các chức năng riêng để đi sâu vào các lĩnh vực quản lý
nhằm chuẩn bị các dự án để ngời lãnh đạo trực tuyến thông qua. Các cơ quan
chuyên môn hoá còn làm nhiệm vụ kiểm tra các quyết định, giúp cho lãnh đạo
trong việc ra quyết định.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
Biu 4: Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng
Ưu điểm :
- Kết hợp các u điểm của thống nhất chỉ huy với u điểm của chuyên môn
hoá.
- Quản lý đồng thời dài hạn (bằng các chức năng) và ngắn hạn (bằng thừa

hành).
Nhợc điểm :
- Có nguy cơ do khó khăn của mối quan hệ giữa thừa hành và chức trách.
- Bộ máy quản lý cồng kềnh, nhiều đầu mối
2.4.5. Cơ cấu bộ máy quản lý ma trận.
Cơ cấu này dựa vào nguyên tắc song trùng chỉ huy, tức là một ngời đồng
thời có hai tuyến cấp trên. Tính song trùng của chỉ huy có thể là tạm thời hoặc
có thể ổn định. Đó là cơ cấu theo dự án và cơ cấu nhiều chiều. Cơ cấu tổ chức
theo ma trận có đặc điểm sau :
- Giữa hệ thống tập trung và phi tập trung hình thành các mối quan hệ
ngang rất quan trọng, ngời ta coi đó là phơng tiện liên hệ thông tin của hai bộ
phận đầu não của bộ máy quản lý.
- Những nhà quản lýlĩnh vực và những chuyên gia giỏi, đa năng, có
chuyên môn rộng.
- Hạn chế tính cứng chắc của các mô hình truyền thống.
Ngời lãnh đạo
Ngời lãnh đạo
B1
Khâu chức năng
A1
Khâu chức năng
A2
Ngời lãnh đạo
B2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
- Những tồn đọng về nhiệm vụ quản lý ở các bộ phận, các khâu theo các
mô hình trớc sẽ đợc khắc phục ở mô hình này.
Biu 5 : Cơ cấu tổ chức ma trận điển hình
2.4.6. Cơ cấu phi hình thức.
Đây là các hoạt động hợp tác riêng lẻ, sự tiếp xúc cá nhân, sự tác động qua

lại giữa các cá nhân cũng nh sự tác động theo nhóm cán bộ nhân viên ngoài
phạm vi cơ cấu chính thức. Trong các nhóm các bộ nhân viên có những ngời nổi
bật lên không phải do tổ chức chỉ định, không ràng buộc về mặt tổ chức. Họ đ-
ợc anh em suy tôn coi là thủ lĩnh và ý kiến của họ sẽ ảnh hởng rất lớn đến các
nhóm nhân viên. Nhà quản lýcần phải phát hiện ra những ngời này và tác động
họ, thông qua họ lôi cuốn cán bộ nhân viên làm việc có hiệu quả hơn.
3. Các yếu tố ảnh hởng đến bộ máy quản lý.
3.1.Môi trờng kinh doanh :
Tổng giám đốc
Giám đốc các dự
án
Giám đốc
Marketing
Giám đốc
sản xuất
Giám đốc
tài chính
Trưởng dự án X

Trưởng dự án Y

Trưởng dự án Z

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh luôn gắn liền với một môi tr-
ờng kinh doanh xác định. Bao gồm các yếu tố bên ngoài và bên trong tác động
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố tác động trực
tiếp nh môi trờng nội bộ, hệ thống pháp luật, hình thức pháp lý của doanh
nghiệp và các nhân tố gián tiếp. Do vậy tính ổn định hay không ổn định của
môi trờng tác động lớn đến việc hình thành cơ cấu bộ máy quản lý doanh

nghiệp. Do vậy khi xây dựng mô hình bộ máy quản lý doanh nghiệp ta phải
nghiên cứu mức độ tác động của môi trờng đến sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
3.2. Quy mô của doanh nghiệp :
Quy mô của doanh nghiệp ảnh hởng trực tiếp đến bộ máy quản lý doanh
nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, cơ cấu doanh nghiệp nói chung, cơ
cấu bộ máy quản lý nói riêng càng đa dạng và phức tạp. Doanh nghiệp có quy
mô vừa và nhỏ có bộ máy quản lý gọn, nhẹ và đơn giản hơn.
Trong nhiều trờng hợp, quy mô doanh nghiệp ảnh hởng trực tiếp và có tính
chất quyết định đến kiểu cơ cấu bộ máy quản lý, vì mỗi kiểu cơ cấu bộ máy
quản lý có hiệu quả nhất định đối với mỗi loại quy mô của doanh nghiệp.
3.3. Hình thức pháp lý của doanh nghiệp :
Hình thức pháp lý thờng tác động có tính chất bắt buộc phải cơ cấu bộ máy
quản lý theo những tiêu thức nhất định nh Công ty TNHH, Công ty cổ phần,
Hình thức pháp lý của doanh nghiệp sẽ do pháp luật từng nớc quy định.
nớc ta, theo luật doanh nghiệp thì các doanh nghiệp Nhà nớc đợc phân
làm 2 loại :
a. Tổng Công ty Nhà nớc và các doanh nghiệp Nhà nớc độc lập có quy mô
lớn có cơ cấu tổ chức quản lý nh sau :
*. Hội đồng quản lý ban kiểm soát.
*. Tổng giám đốc hoặc giám đốc và bộ máy giúp việc.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
b. Các doanh nghiệp Nhà nớc không quy định tại khoản một điều này có
giám đốc và bộ máy giúp việc.
3.4. Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp, những đặc điểm kinh tế - kỹ
thuật của doanh nghiệp.
Bên cạnh những nét chung của bộ máy quản lý đơng nhiên cũng có những
điểm khác nhau về chi tiết tùy theo ngành sản xuất hoặc lu thông, tuỳ theo
ngành chế biến hoặc khai thác Yếu tố này tác động trực tiếp đến việc hình
thành cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có trình độ

chuyên môn hoá thấp sẽ rất khó có thể tổ chức quản lý theo nhóm.
3.5.Các hình thức liên doanh :
Các hình thức liên doanh khác nhau cũng có tác động đến cơ cấu bộ máy
quản lý. Chẳng hạn liên doanh giữa hai quốc gia hoặc hai tổ chức có quyền sở
hữu ngang nhau sẽ hình thành bộ máy quản lý có hội đồng chủ tịch
3.6. Sự phân bổ và địa lý của doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp đợc xây dựng trên cùng một khu đất chắc chắn là bộ
máy quản lý có những nét khác một doanh nghiệp có nhiều cơ sở nằm ở nhiều
địa điểm cách xa nhau, thậm chí ở nhiều địa phơng nhiều nớc khác nhau.
3.7. Trình độ, khả năng của từng nhân viên, của ngời lãnh đạo và
trang thiết bị quản lý.
Yếu tố này ngày càng có tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến cơ cấu bộ máy
quản lý doanh nghiệp. Với đội ngũ quản lý có trình độ và kinh nghiệm doanh
nghiệp chỉ cần sử dụng một số ít nhân lực song vẫn bảo đảm hoàn thành công
việc quản lý với chất lợng cao hơn so với việc sử dụng quản lýviên ít đợc đào
tạo.
Trình độ trang thiết bị cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản
lý doanh nghiệp. Thời gian thực hiện một nhiệm vụ quản lý sẽ nhanh chóng,
chính xác và đơn giản nhiều nếu doanh nghiệp đợc trang bị đầy đủ hệ thống
máy tính với đội ngũ quản lý biết sử dụng thành thạo, đồng thời còn làm tăng
sự sáng tạo của họ. Nh vậy bộ máy quản lý sẽ tinh, gọn nhẹ va vững mạnh.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
Tóm lại : Khi xác định mô hình hoàn thiện bộ máy quản lý một doanh
nghiệp cần phải nghiên cứu và phân tích đầy đủ, toàn diện các yếu tố trên. Đây
là về mặt lý thuyết còn trong thực tiễn muôn màu, muôn vẻ thì vấn đề này còn
phong phú, phức tạp và đa dạng hơn nhiều. Giải quyết ra sao để đem lại hiệu
quả cao nhất còn tùy thuộc vào nghệ thuật quản lý của các nhà quản lý doanh
nghiệp.
4. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.
Trong nền kinh tế thị trờng mục tiêu cao nhất lâu dài và có tính chất bao

trùm của mọi doanh nghiệp là đạt đợc lợi nhuận tối đa trong các điều kiện xác
định. Để mục tiêu đó có thể thực hiện đòi hỏi phải có sự lãnh đạo thống nhất
của bộ máy quản lý doanh nghiệp nhằm kế hoạch hoá, tổ chức và kiểm tra việc
kết hợp tối u các nhân tố khách thể là sức lao động của con ngời t liệu lao động
và đối tợng lao động. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một nội dung
đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức doanh nghiệp.
Trong hoạt động quản lý thì phần lớn các nguyên nhân tạo ra tình hình quản
lý không tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy không hoàn hảo. Việc tổ
chức bộ máy quản lý ảnh hởng lớn đến kết quả đạt đợc của công tác quản lý. Vì
vậy xem xét đánh giá bộ máy hiện hữu và tìm biện pháp cải tiến lại tổ chức là
rất cần thiết đối với một doanh nghiệp.
Phần II. Phân tích tình hình bộ máy quản lý
tại Công ty vận tải thuỷ I.
1. Tổng quan về Công ty Vn ti thy I
1.1. Qúa trình hình thành và kết quả hoạt động.
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Trc nm 1962, Bc tn min ti mt s cụng ty vn ti ng sụng:
ng sụng 1 H ni; ng sụng Phỳ Th;ng sụng Hi Dng; ng
sụng Ninh Bỡnh. Cỏc cụng ty ny u thuc Cc ng sụng Min Bc , tuy
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn H¶i Nam - Líp L§ 42
nhiên do việc tồn tại nhiều công ty gây khó khăn cho công tác quản lý , điều
hành , đặc biệt lúc đó giặc Mỹ bắt đầu leo thang đánh phá miền Bắc. Trước
tình hình đó, đáp ứng sự thống nhất trong quản lý và thích nghi với điều kiện
chiến tranh, Cục đường sông miền Bắc ra quyết định số 1024/QĐ/LĐ_TL
ngày 20_09_1962 Thành lập Công ty vận tải Sông Hồng bao gồm 4 đơn vị kể
trên.Trụ sở công ty lúc đó đặt tại địa chỉ 78 – Bạch Đằng , ngoài ra còn một
số chi nhánh khác ở một số tỉnh .
Nhiệm vụ chính của công ty lúc đó là vận tải đường sông các mặt hàng
chủ yếu như: than, cát , muối , lương thực,…giữa các vùng Hải phòng ,
Quảng ninh, Tuyên quang , Việt trì ,…

Cơ sở vật chất của công ty lúc bấy giờ còn đơn sơ , các nơi làm việc đều là
nhà cấp 4 , phương tiện vật chất chỉ là các sàlan gỗ , và các tàu kéo do Liên
Xô viện trợ.
Trong những năm nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường , công ty đã
có nhiều cố gắng để tồn tại và và không ngừng phát triển. Cho tới tháng 6-
1999 , nhằm mở rộng phạm vi kinh doanh vận tải , công ty được đổi tên thành
Công ty vận tải thủy I.
Hiện nay, về mặt cơ cấu vẫn giữ nguyên như lúc đổi tên ( 6-1999 ) , tuy
nhiên để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế và mục tiêu mở rộng quy
mô và phạm vi kinh doanh công ty đã thành lập một số đơn vị dịch vụ :
Ban dịch vụ đời sống
Cảng Đức Giang
Trạm khai thác và cung ứng thiết bị vận tải
Dịch vụ sữa chữa xe máy và đại lý đầu nhờn
Chi nhánh công ty tại Thành Phố Hồ Chí Minh
Trung tâm cơ khí
Mặc dù vẫn còn nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh song với sự cố
gắng , nhiệt tình của tập thể CBCNV trong công ty nên công ty vẫn hoạt động
có hiệu quả , từng bước mở rộng quy mô và phạm vi kinh doanh . Đồng thời
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
nõng cao i sng CBCNV trong khi vn hon thnh y ngha v úng
gúp ngõn sỏch vi Nh Nc .
1.1.2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thành quả đạt đợc qua các năm hoạt động sản xuất kinh doanh.
*Giai đoạn trớc năm 1983:
Trong cơ chế quản lý kinh tế kế hoạch hoá tập trung bao cấp, hoạt động sản
xuất kinh doanh đều đợc điều chỉnh và quyết định bằng mệnh lệnh hành chính.
Thực tế đã kìm hãm sự phát triển sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp
nói chung, Công ty vận tải thuỷ I nói riêng. Việc làm của cán bộ công nhân viên
không đợc thờng xuyên, thu nhập thấp, tổ chức bộ máy quản lý cồng kềnh (1

giám đốc, 3 phó giám đốc). Nhìn chung giai đoạn này nhà máy hoạt động
không có hiệu quả kinh tế.
*Giai đoạn 1986 1999:
Từ năm 1986 nớc ta bắt đầu chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung
quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc. Các doanh
nghiệp đợc quyền chủ động tổ chức sản xuất kinh doanh. Công ty vận tải thuỷ I
có biến chuyển đáng kể, tổ chức sắp xếp lại bộ máy quản lý, tổ chức lại sản
xuất kinh doanh, năng suất, chất lợng dần đợc nâng lên, sản xuất kinh doanh bắt
đầu có lãi, nộp ngân sách Nhà nớc hàng trăm triệu đồng.
*Giai đoạn từ năm 1999 đến nay :
Mặc dù vẫn còn nhiều khó khăn về lĩnh vực vận tải( sự cạnh tranh của các
công ty vận tải t nhân, sự biến động của thị trờng giá cả nhiên liệu trên thế giới,
) song nhờ các hoạt động sản xuất kinh đa dạng nên Công ty vẫn có lãi, đảm
bảo trích lập các quỹ khen thởng, phúc lợi, khuyến khích sản xuất năm sau cao
hơn năm trớc, đảm bảo công ăn việc làm và đời sống cho ngời lao động.
1.2. Tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
Kết quả kinh doanh của một đơn vị chịu tác động của nhiều nhân tố, các
nhân tố bên ngoài và các nhân tố bên trong.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
- Các nhân tố bên ngoài về nguyên tắc các yếu tố môi trờng ảnh hởng đến
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều trực tiếp hoặc gián tiếp
ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đó. Các nhân tố chủ yếu đ-
ợc xem xét theo 3 cấp độ môi trờng đó là :
+ Các nhân tố trong môi trờng quốc tế.
+ Các nhân tố môi trờng trong nớc.
+ Các nhân tố trong môi trờng ngành.
- Các nhân tố bên trong tác động một cách trực tiếp hơn đến kết quả kinh
doanh của doanh nghiệp, cụ thể :
+ Chất lợng và mức độ hợp lý của số lợng và cơ cấu lao động. Đây là nhân
tố có ý nghĩa quan trọng vì con ngời là yếu tố năng động nhất và quyết định

nhất của mọi qúa trình sản xuất kinh doanh. Yếu tố con ngời có ảnh hởng quyết
định đến trình độ quản lý và trình độ sử dụng các yếu tố sản xuất kinh doanh.
+ Trình độ kỹ thuật công nghệ sản xuất, yếu tố công nghệ ảnh hởng trực
tiếp đến chất lợng và số lợng các sản phẩm do đó ảnh hởng đến hiệu quả của
qúa trình kinh doanh.
+ Vật t và tính kịp thời và hợp lý của hệ thống bảo đảm vật t kỹ thuật cho
sản xuất của doanh nghiệp.
+ Hệ thống tổ chức xử lý thông tin phục vụ qúa trình sản xuất kinh doanh.
+ Nhân tố quản lý : Sự hợp lý của cơ cấu tổ chức quản lý, năng lực và trình
độ cán bộ trong quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt của đội ngũ quản trị viên
cấp cao.
Nh vậy kết quả kinh doanh của doanh nghiệp chịu sự ảnh hởng của các nhân
tố bên ngoài và tác động trực tiếp có tính chất quyết định của các nhân tố bên
trong, trong đó đặc biệt là nhân tố quản lý.
Nh tất cả các doanh nghiệp, kết quả kinh doanh của Công ty vận tải thuỷ I
chịu ảnh hởng lớn ở bộ máy quản lý của Công ty.
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn H¶i Nam - Líp L§ 42
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn H¶i Nam - Líp L§ 42
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
*Nm 2000 : Mc dự vn gi gỡn v v phỏt trin c lc lng sn
xut , to c uy tớn i vi khỏch hng thụng qua cht lng phc v vn
ti v v cht lng sn phm sa cha. Song vn cha hon thnh c hu
ht cỏc ch tiờu ra.
- V vn ti ch t 75.9%theo tn, 72.1% theo Tkm, 86% theo doanh
thu. Dc bit l u quý IV/2000 doanh thu vn tI ch t khong 2/3 doanh
thu cựng quý nhng nm trc.
- V thu nhp bỡnh quõn ton cụng ty b gim 2% so vI nm 1999 v so
vi k hoch ch t 95%.
Nguyờn nhõn ch yu ca tỡnh trng ny l do b mỏy qun lý mc dự ó
nm rừ c khú khn chc chn s xy ra song cỏc cỏn b qun lý ó khụng

a ra c nhng bin phỏp hu hiu th hin s yu kộm trong cụng vic.
*Nm 2001 : cụng ty ch t 78% k hoch v tn, 68% v Tkm v 87%
v doanh thu. So vi nm 2000 thỡ ch t 86% v tn, 77% v Tkm v 90%
v doanh thu. Nhng nh y mnh cỏc mt khỏc nh : KD xi mng v cỏc
hot ng khỏc nờn cụng ty vn cú lói .
Mặc dù doanh thu không tăng mà có phần giảm hơn năm 2000, nhng công
ty vẫn cố gắng tăng thu nhập 2,1%. Các đơn vị dịch vụ cũng cố gắng tự phấn
đấu khắc phục khó khăn trong cơ chế thị trờng giữ đợc mức bình quân thu nhập
bằng hoặc cao hơn năm 2000. Riêng đối với dịch vụ đời sống là đơn vị khó
khăn nhất đã đợc công ty chú ý giải quyết công việc nấu ăn ca cho khối văn
phòng và cung cấp trang bị bảo hộ lao động cho công ty nên thu nhập đã đợc
nâng cao hơn trớc đạt trên 500.000đ/ngời-tháng.
*Nm 2002 : tuy cha đạt đợc kế hoạch đề ra từ đầu năm (chỉ đạt 96,3% về
Tấn và 99% về Tkm) nhng so với thực hiện năm 2001 đã vợt đợc 6,9% về Tấn
và 10% về Tkm. Tuy nhiên, do giá cớc cạnh tranh nên doanh thu vận tải so với
kế hoạch chỉ đạt 94,1% so với thực thiện năm 2001 chỉ bằng 99,2%.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
Bên cạnh những thành tích đã đạt đợc, cần phải nghiêm khắc kiểm điểm rút
kinh nghiệm để khắc phục những tồn tại về chất lợng kỹ thuật trong công tác
đóng mới và sửa chữa phơng tiện; năm qua vẫn còn 1 số tàu xuất xởng phải
quay về sửa chữa đột xuất lại, vẫn còn tình trạng hàn không đảm bảo kỹ thuật
hoặc hàn không đủ theo yêu cầu kỹ thuật.
Nh vậy, mặc dù năm 2002 sản xuất vận tải có nhiều khó khăn nhng do các
hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng nên vẫn có lãi đảm bảo trích lập các quỹ
khen thởng, phúc lợi và khuyến khích sản xuất tăng trởng hơn trớc.
*Nm 2003 : õy l mt nm chng kin nhiu s c gng ca cụng ty
trong cỏc hot ng sn xut kinh doanh ( tng 5% v tn, 7% v Tkm v 6%
v doanh thu ) . Mặc dù năm 2003 sản xuất vận tải có nhiều khó khăn nhng do
các hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng nên vẫn có lãi đảm bảo trích lập các
quỹ khen thởng, phúc lợi và khuyến khích sản xuất tăng trởng hơn trớc.

Tuy nhiờn trong bi cnh cú nhiu bin ng trờn th trng nh hin nay
cụng ty vn bc l s yu kộm v mt trỡnh ca cỏc cỏn b qun lý. Biu
hin ch cỏc cỏn b qun lý tuy ó nm rừ c tỡnh hỡnh chc chn s cú
nhiu bin ng gõy khú khn nhng vn khụng a ra c nhng bin php
thc s cú cú hiu qu.
Tóm lại, qua phân tích trên cho thấy bộ máy quản lý của Công ty vận tải
thuỷ I hoạt động kém hiệu quả ảnh hởng lớn đến kết quả kinh doanh của Công
ty.
Cán bộ kỹ thuật cha nắm bắt đầy đủ yêu cầu của thiết bị, công nghệ sản
xuất, dẫn tới trong thời gian dài vẫn không khai thác hết công suất ca cỏc
phng tin vn tI cng nh mỏy múc sn xut. Nh vậy rất khó khăn trong
điều hành sản xuất, giám sát, kiểm tra việc thực hiện thao tác quy trình công
nghệ của ngời lao động, ảnh hởng lớn đến kết quả sản xuất, năng suất, chất lợng
sản phẩm thấp, quản lý còn cha chặt chẽ, vật t còn hao hụt nhiều, sản phẩm
không bảo đảm chất lợng. Chức năng, nhiệm vụ không rõ ràng, gây sự trùng
chéo trong quản lý, tạo tính ỷ lại và thờ ơ trớc công việc của cán bộ.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
Những quyết định phơng án sản xuất kinh doanh thiếu cơ sở khoa học mang
năng tính quyết đoán cá nhân, thực nghiệm, gây thiệt hại lớn đến hiệu quả kinh
doanh của Công ty.
2. Phân tích tình hình bộ máy quản lý tại Công ty vận tải thuỷ I.
2.1. Cơ cấu bộ máy quản lý.
2.1.1. Mô hình bộ máy quản lý.
Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm, đặc thù về ngành nghề sản phẩm,
chiến lợc kinh doanh, trình độ của nhân viên và nền văn hoá của doanh nghiệp
do đó không thể có một mô hình lý tởng áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp,
cũng không thể chỉ sử dụng một mô hình duy nhất cho những giai đoạn khác
nhau. Cũng nh bất kỳ một doanh nghiệp nào khác, để đạt đợc mục tiêu của
mình trong mỗi giai đoạn hoạt động Công ty vận tải thuỷ I đã thiết lập ra c
mt mô hình tổ chức bộ máy quản lý :

Mô hình mà Công ty vận tải thuỷ I vận dụng tuy đã mang lại hiệu quả thiết
thực trong công tác quản lý ở mỗi giai đoạn phát triển của Công ty. Song việc
xây dựng các mô hình tổ chức hiện nay thực ra chỉ là những mò mẫm của ban
giám đốc, nên nó cũng bộc lộ nhiều nhợc điểm cần phải hoàn thiện thêm. Mô
hình quản lý bên trong từng bộ phận không đợc xây dựng theo một mẫu chung
mà do trởng các bộ phận tự sắp xếp dẫn đến tùy tiện và lệ thuộc vào chủ ý của
họ nên sự phối hợp theo chiều ngang giữa các bộ phận khó thực hiện. Xét về
toàn diện có thể đánh giá là mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty vận tải thuỷ I
hiện nay là cha hữu hiệu.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Nam - Lớp LĐ 42
2.1.2. Sự phân cấp trong bộ máy quản lý.
Công ty vận tải thuỷ I có một sự phân cấp trong bộ máy khá chặt chẽ thực
hiện chế độ một thủ trởng, cấp dới nhận lệnh từ cấp trên trực tiếp. Quyền hạn và
phạm vi ảnh hởng của từng cấp quản lý đợc nêu trong biểu 8.
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn H¶i Nam - Líp L§ 42