Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN tại phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang.docx

Nợ TK :
Có TK :
Không ghi vào khu vực này
Tài khoản nợ
Tài khoản có
Nợ TK
Có TK
Không ghi vào khu vực này
Tài khoản ghi nợ
Tài khoản ghi có


BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP PHƯƠNG ĐÔNG
KHOA TÀI - CHÍNH KẾ TOÁN
.........oOo ........

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN tại phòng Kế hoạch-
Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang
Giáo viên hướng dẫn : Phạm Mạnh Thường
Sinh viên thực hiện : Hà Trung Kiên
Mã Số : 643050

HAIDUONG: 3/2003
1

MỞ ĐẦU
Kế toán hành chính sự nghiệp với tư cách là một bộ phận cấu thành quan trọng của
hệ thống các công cụ quản lý, bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nhà nước cố chức
năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục có hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử

dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân quỹ Nhà nước, ngân quỹ
công cộng. Thông qua đó. Thủ trưởng các tổ chức hành chính sự nghiệp nắm được tình
hình hoạt động của tổ chức mình, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết
điểm, các cơ quan chức năng của nhà nước kiểm soát, đánh giá chính xác hiệu quả của việc
sử dụng công quỹ.
Thực hiện phương châm “ học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn “Nhà
trường đã tạo điều kiện cho tất cả các sinh viên trong trường nói chung và bản thân em nói
riêng đi thực tập tại các cơ sở trong thời gian hơn ba tháng. Để hiểu thêm và hiểu sâu về
thực tiễn công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Em đã quyết định về phòng
Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang- Tỉnh Hải dương thực tập.
Qua một thời gian tìm hiểu về phòng cũng như công tác tổ chức kế toán của phòng, thì việc
tổ chức công tác kế toán Chi hành chính sự nghiệp là một công việc hết sức quan trọng
trong công tác kế toán của phòng, và đó cũng chính là đề tài mà em chọn trong chuyên đề
tốt nghiệp lần này.
Trên cơ sở lý thuyết đã được học ở trường và qua một thời gian đi thực tập tại cơ sở
cùng với sự hướng dẫn của thầy Phạm Mạnh Thường và được sự hướng dẫn nhiệt tình của
cán bộ, công nhân viên phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh
giang- Hải dương. Em đã nắm được những công việc cơ bản của một cán bộ kế toán.
Nhiệm vụ công việc của kế toán phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học còn
nhiều. Song chuyên đề này em chỉ phản ánh một phần công việc của phòng về “Tổ chức
công tác chi hành chính sự nghiệp“
Với thời gian thực tập hơn hai tháng chưa nhiều lắm so với suốt quá trình thực tập
nhưng nó thực sự giúp em hiểu biết sâu sắc hơn giữa lý luận với thực tiễn về chuyên ngành
mà em đã chọn.
2
MỤC LỤC
Phần I:Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán tiếp nhận các nguồn kinh phí và chi
HCSN trong các đơn vị hành chính cấp huyện...................................................................3
I: Nhiệm vụ kế toán và nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn kinh phí và chi ở
đơn vị hành chính cấp huyện..............................................................................................3

1.Nhiệm vụ kế toán và nội dung cáckhoản tiếp nhận nguồn kinh phí ở sơn vị HCSN.......3
2.Nhiệm vụ kế toán và các khoản chi ở đơn vị HCSN.......................................................5
3. Nhiệm vụ kế toánvà nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn kinh phí và chi
HCSN.................................................................................................................................7
Phần II: Tình hình tổ chức công tác kế toán tiếp nhận kinh phí và chi HCSN ở phòng Kế
hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang..........................................23
I: Đặc điểm và cơ cấu tổ chức..........................................................................................23
1. Đặc điểm......................................................................................................................23
2.Về tổ chức kế toán........................................................................................................26
II. Thực trạng tổ chức kế toán và các khoản chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính-
Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang .....................................................................28
Bước 1:Lập dự toán chi....................................................................................................28
1. Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học
huyện Ninh giang ...........................................................................................................28
2.Căn cứ lập.....................................................................................................................28
3. Yêu cầu đối với lập dự toán ........................................................................................29
4. Các bước lập................................................................................................................29
5. Cách lập một số mục chủ yếu......................................................................................30
Bước 2:
1: Kế toán vốn bằng tiền .................................................................................................37
2.Kế toán TSCĐ...............................................................................................................40
3. Kế toán thanh toán ......................................................................................................41
3.1 Thanh toán tiền lươngcho cán công nhân viên bộ ....................................................41
3.2 Thanh toán BHXH.....................................................................................................45
3.3 Thanh toán công tác phí............................................................................................46
3.4 Thanh toán với người bán .........................................................................................47
4: kế toán quan hệ với kho bạc........................................................................................48
Bước 3:Công tác quyết toán quý,quyết toán năm............................................................58
1. ý nghĩa nguyên tắc của việc lập báo cáo quyết toán ...................................................58
Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế

hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang ........................................60
1.Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính-
Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang .....................................................................60
2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài
chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang ..........................................................60
Tài liệu tham khảo...........................................................................................................63.
3
PHẦN I
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN CÁC
NGUỒN KINH PHÍ VÀ CHI HCSN TRONG CÁC ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN
I. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN VÀ NỘI DUNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TIẾP NHẬN CÁC NGUỒN KINH PHÍ
VÀ CHI Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CẤP HUYỆN
1. Nhiệm vụ kế toán và nội dung các khoản tiếp nhận nguồn kinh phí ở đơn vị
hành chính sự nghiệp.
Các đơn vị hành chính cấp huyện là những đơn vị hành chính thuần tuý nên không
có khoản thu, mọi hoạt động của các đơn vị đều do hạn mức kinh phí Ngân sách cấp vì
vậy: các đơn vị hành chính cấp huyện nói chung đều phải phải thực hiện các quy định của
công tác tài chính kế toán theo một trình tự nguyên tắc thống nhất được bộ tài chính quy
định cụ thể.
Để hạch toán các nguồn kinh phí do ngân sách cấp hoặc được tài trợ, viện trợ ( theo
dự án ) thì loại tài khoản luôn được sử dụng để phản ảnh các khoản kinh phí được cấp như
kinh phí hoạt động, kinh phí dự án.
Tài khoản sử dụng gồm có:
-Tài khoản 461: nguồn kinh phí hoạt động
-Tài khoản 462: nguồn kinh phí dự án
Trong đó từng tài khoản được sử đụng như sau:
* Tài khoản 461:
- Dùng để phản ảnh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt
động của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí để duy trì đảm bảo sự hoạt động theo
chức năng của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp.
Kết cấu của tài khoản 461 như sau:
Bên Nợ :
- Số kinh phí nộp lại Ngân sách nhà nước hay đơn vị cấp trên,
- Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh
phí hoạt động .
- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động .
4
Bên Có :
- Số kinh phí đã nhận của ngân sách hoặc đơn vị cấp trên .
- Số kinh phí do hội viên đóng góp, do viện trợ, tài trợ, do bổ sung các khoản thu sự
nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị ...
Số dư bên Có :
- Số kinh phí được cấp trước cho năm sau ( nếu có ).
- Nguồn kinh phí hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán .
Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2 :
- Tài kkhoản 4611: Nguồn kinh phí hoạt động năm trước ; phản ánh nguồn kinh phí
được cấp thuộc năm trước đã sử dụng , nhưng quyết toán chưa được duyệt y.
- Tài khoản 4612 Nguồn kinh phí hoạt động năm nay; phản ánh kinh phí thuộc năm
nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang, các khoản kinh phí được cấp
hoặc đã thu trong năm nay.
- Cuối năm, số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết toán chưa được duyệt sẽ
được chuyển sang tài khoản 4612 “ năm nay” sang tài khoản 4611 “ năm trước “ để theo
dõi đến khi quyết toán được duyệt. Đối với khoản kinh phí đã nhận nhưng chưa sử dụng
hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau thì được chuyển sang tài khoản
4613 “ năm sau “
Tài khoản 4613 “ năm sau “ : Tài khoản này sử dụng cho các đơn vị có nguồn kinh
phí thuộc năm sau, bao gồm các khoản kinh phí được cấp trước cho năm sau, những khoản
kinh phí chưa sử dụng hết được phép của cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau.

Đầu năm sau , khi mở sổ kế toán mới số kinh phí phản ảnh ở tài khoản 4613 “ năm sau “
được chuyển sang tài khoản 4612 “năm nay”.
* Tài khoản 462 :
Dùng để phản ánh việc tiếp nhận, sử dụng và quyết toán, Nguồn kinh phí dự án,
trương trình đề tài .
Kết cấu tài khoản 462 như sau;
Bên Nợ :
- Nguồn kinh phí dự án sử dụng không hết phải nộp lại cơ quan cấp phát ;
- Kết chuyển số chi chương trình dự án đề tài, được quyết toán với Nguồn kinh phí
của từng chương trình, dự án, đề tài tương ứng ;
- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí
5
Bên Có :
- Số kinh phí dự án chương trình, dự án, đề tài thực nhận trong kỳ
Số dư bên Có :
- Số nguồn kinh phí chương trình, dự án , đề tài chưa sử dụng hoặc đã sử dụng
nhưng quyết toán chưa được duyệt .
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 :
Tài khoản 4621 : Nguồn kinh phí quản lý dự án : phản ánh nguồn kinh phí đảm bảo
chi tiêu phục vụ cho công tác quản lý chương trình, dự án theo quy định của từng chương
trình dự án (nếu có) .
Tài khoản này có thể được mở theo dõi chi tiết cho năm trước, năm nay, trong
trường hợp dự án đề tài tiền hành trong nhiều năm .
Tài khoản 4622: Nguồn kinh phí thực hiện dự án : phản ánh nguồn kinh phí tiếp
nhận để đảm bảo chi tiêu cho quá trình thực hiện các chương trình, đề tài, dự án theo nội
dung ghi trong luận chứng kinh tế, kỹ thuật hoặc đề cương đã được phê duyệt .
Tài khoản 4622 có thể mở 2 tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết nguồn kinh phí
thuộc năm trước hoặc nguồn kinh phí năm nay, trong trường hợp dự án đề tài được thực
hiện trong nhiều năm và trong thời gian chờ xét duyệt báo cáo quyết toán .
2. Nhiệm vụ kế toán và nội dung các khoản chi ở đơn vị hành chính sự nghiệp

Để hạch toán các khoản chi ở đơn vị hành chính sự nghiệp thì các loại tài khoản
luôn được sử dụng để phản ảnh các khoản chi của các hoạt động trong đơn vị, Như chi cho
hoạt động chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị, chi phí thực hiện các chương trình
dự án, đề tài, chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ , chi phí thanh lý, nhượng bán vật tư, tài
sản cố định
Loại tài khoản 6 Các khoản chi gồm có các tài khoản sau :
-Tài khoản 631 : Chi hoạt động sản xuất kinh doanh
-Tài khoản 661 : Chi hoạt động
-Tài khoản 662 : Chi dự án
Trong nội dung kế toán cụ thể của từng tài khoản cụ thể được thể hiện như sau :
*Tài khoản 631:
-Dùng để phản ánh chi phí của các hoạt động sản xuất kinh doanh,dịch vụ, hoạt
đông sự nghiệp, hoạt động nghiên cứu, thí nghiệm ... trên cơ sở tận dụng cơ sơ vật chất kỹ
thuật và năng lực lao động sẵn có để thu nhập cho đơn vị, đồng thời còn phản ánh chi phí
6
của các hoạt động khác ( không quy định ở tài khoản 661, TK662 ) như chi phí thanh lý,
nhượng bán tài sản cố định, chi phí hoạt động thuê ngoài gia công chế biến ...
- Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 631:
Bên Nợ :
- Các chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh .
- Các chi phí hoạt động khác ( chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định ,....)
Bên Có :
- Các khoản thu được phép ghi giảm theo quy định của chế độ tài chính :
- Giá trị sản phẩm lao vụ hoàn thành nhập kho hoặc cung cấp chuyển giao cho
người mua:
- Kết chuyển chi phí hoạt động khác.
Số dư bên Nợ :
- Chi phí hoạt động sảc xuất, kinh doanh dở dang .
- Chi phí hoạt động khác chưa được quyết toán
* Tài khoản 661:

Dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên thao dự
toán chi ngân sách đã dược duyệt như: Chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và
bộ máy hoạt động của cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp các tổ chức xã hội , cơ quan
đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng do ngân sách Nhà nước cấp hoặc do các
nguồn tài trợ, thu hội phí đảm bảo .
- Kết cấu nội dung phản ảnh :
Bên Nợ :
- Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị
- Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc
Bên Có :
- Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duyệt y.
- Kết chuyển chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt y.
Số dư bên Nợ :
Các khoản chi hoạt động được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt y
* Tài khoản 662 :
Được phản ảnh số chii quản lý, thực hiện chương trình dự án, đề tài ở đơn vị bằng
nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài .
7
-Kết cấu và nội dung phản ánh :
Bên Nợ :
- Chi phí thực tế cho việc quản lý, thực hiện chương trình dự án, đề tài
-Tổng hợp chi chương trình, dự án, đề tài phát sinh ở đơn vị trực thuộc .
Bên Có :
- Số chi của chương trình dự án, đề tài được quyết toán với nguồn kinh phí .
Số dư bên Nợ :
- Số chi trương trình, dự án, đề tài chưa hoàn thành chưa được quyết toán .
3. Nhiệm vụ kế toán và nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn kinh
phí và Chi hành chính ở đơn vị cấp huyện
Các đơn vị hành chính cấp huyện là những đơn vị nằm trong hệ thống các đơn vị
hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách cả các đơn vị dự

toán, các ngành kinh tế ở huyện. Báo cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu
chi của các xã, các đơn vị trong toàn huyện về thu chi ngân sách huyện. Ngoài ra phòng
các đơn vị hành chính cấp huyện là một đơn vị hành chính sự nghệp thuần tuý nên không
có các khoản thu. mọi hoạt động chi tiêu của các đơn vị đều do hạn mức kinh phí ngân
sách cấp . Việc thu đủ , chi đủ Phản ánh kịp thời đúng tính chất , đúng mục đích đảm bảo
đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành , việc lập , chấp hành quyết toán ngân sách
hàng tháng, hàng quý, năm đảm bảo làm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm được cho ngân
sách nhà nước và hoạt động chi tiêu tại các đơn vị
Kế toán nguồn kinh phí hoạt động, Các đơn vị hành chính cấp huyện đã sử dụng các
loại tài khoản và nghiệp vụ hạch toán như sau
a, Tài khoản 461 :
Kế toán sử dụng tài khoản để phản ảnh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán
nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Kết cấu của tài khoản 461 như sau :
Bên Nợ :
- Số kinh phí nộp lại Ngân sách nhà nước hay đơn vị cấp trên,
- Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh
phí hoạt động .
- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động.
Bên Có :
- Số kinh phí đã nhận của ngân sách hoặc đơn vị cấp trên.
8
- Số kinh phí do hội viên đóng góp, do viện trrợ, tài trợ, do bổ sung các khoản thu sự
nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị ...
Số dư bên Có :
- Số kinh phí được cấp trước cho năm sau ( nếu có ).
- Nguồn kinh phí hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa dược quyết toán.
Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2 :
- Tài khoản 4611: “năm trước “
- Tài khoản 4612: “ năm nay “

- Tài khoản 4613: “ năm sau “
*Tài khoản 008 :”hạn mức kinh phí”dùng để phản ánh nguồn kinh phí hoạt động
được ngân sách nhà nước duyệt cấp và chuyển qua kho bạc nhà nước quản lý.
Kết cấu tài khoản này như sau:
Bên Nợ :
- Ghi đã kinh phí được ngân sách theo hạn mức đã chuyển qua kho bạc nhà nước
Bên Có:
-Ghi số kinh phí đơn vị đã tiếp nhận từ kho bạc đã tiếp nhận để sử dụng cho hoạt
động của đơn vị
Dư Nợ :
Kinh phí hạn mức hiện còn ở đơn vị
-Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 0081: “ Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách trung ương”
- TK 0082: “ Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách Tỉnh “
- TK 0083: “Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách Huyện “
Cách ghi tài khoản này là ghi đơn
* Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ chủ yếu :
1. Nhận kinh phí hoạt động được cấp bằng hiện vật, hoặc bằng tiền, ghi :
Nợ TK 111 , 112 , 152 , 155
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động .
2. Nhận kinh phí hoạt động do cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp và chuyển thanh
toán trực tiếp cho người bán hàng, người cung cấp lao vụ, dịch vụ ghi ;
9
Nợ TK 331 Các khoản phải trả ( 3311 phải trả người cung cấp ) .
Có TK 461 : Nguồn kinh phí hoạt động
3. Nhận kinh phí bằng tài sản hữu hình do ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp hoặc
viện trợ bằng tài sản cố định, ghi :
Nợ TK 211 Tài sản cố địng hữu hình
Có 461 Nguồn kinh phí hoạt động
Đồng thời ghi :

Nợ TK 661 : Chi hoạt động
Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định
4. Trường hợp đơn vị được cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp kinh phí hoạt động
bằng hạn mức kinh phí :
4.1 Khi nhận được thông báo hoặc giấy báo phân phối hạn mức kinh phí; ghi
Nợ TK 008 “ Hạn mức kinh phí “
4.2 Rút hạn mức kinh phí để chi, ghi :
Nợ TK 111 Tiền mặt ( Nếu rút bằng tiền mặt về quỹ )
Nợ Tk152 “ Vật liệu, dụng cụ ( Mua vật liệu nhập kho )
Nợ TK 331 Các khoản phải trả ( rút hạn mức trả cho người cung cấp )
Nợ TK 661 Chi hoạt động ( chi trực tiếp )
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
Đồng thời ghi :
Có TK 008 “ Hạn mức kinh phí “
5. Thu hội phí, thu đóng góp hoặc tài trợ, viện trợ, biếu tặng của các hội viên, các tổ
chức, cơ quan ghi :
Nợ TK 111 “Tiền mặt”
Nợ TK 112” Tiền gửi ngân hàng, kho bạc “
Nợ Tk152,155
Có TK 461 Nguồn kinh phhí hoạt động
6. Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản chênh lệch ghi ;
Nợ TK 421 Chênh lệch chưa sử lý
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
7. Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ kết quả hoạt động sự nghiệp, theo quy chế
của bộ tài chính kế toán ghi :
10
Nợ TK 511 Các khoản thu
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
8. Căn cứ báo cáo của đơn vị cấp dưới, căn cứ số hạn mức kinh phí thực rút, các
khoản nhận viện trợ, các khoản thu khác bổ sung kinh phí hoạt động của các đơn vị cấp

dưới, kế toán cấp trên ghi ;
Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( chi tiết kinh phí hoạt động )
Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
9. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số chi hoạt động của đơn vị cấp dưới được đơn vị cấp
trên duyệt y, Kế toán cấp trên ghi :
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( Chi tiết kinh phí hoạt động )
10. Trường hợp cuối niên độ kế toán, theo chế độ bộ tài chính quy định, nếu đơn vị
phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết, khi nộp lại kinh phí ghi :
Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
Có TK 111 Tiền mặt
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng , Kho bạc
11. Cuối niên độ kế toán chi hoạt động chưa được quyết toán với Nguồn kinh phí
hoạt động thì nguồn kinh phí hoạt động được kết chuyển từ ” năm nay” sang “ năm trước
“, ghi :
Nợ TK 4612 Năm nay
Có TK 461 Năm trước
12. Kết chuyển chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động khi báo cáo quyết toán
năm được duyệt ghi :
Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động ( 4611)
Có TK 661 ( 6611)
13. Nguồn kinh phí hoạt động của năm trước được xác định còn thừa khi xét duyệt
báo cáo quyết toán năm, được chuyển thành nguồn kinh phí hoạt độnh năm nay, ghi:
Nợ TK 4611 Năm trước
Có TK 4612 Năm nay
14. Đầu năm sau, chuyển số kinh phí đã cấp trước cho năm sau thành nguồn kinh
phí năm nay, ghi :
Nợ TK 4613 Năm sau
11
Có TK 4612 Năm nay .

* Sơ đồ hạch toán tiếp nhận và sử dụng kinh phí của đơn vị hành chính sự
nghiệp
( Sơ đồ 1 : )
12
Kế toán chi hành chính sự nghiệp đảm nhiệm hầu hết các nhiệm vụ. Để hạch toán các
khoản chi hành chính sự nghiệp phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học
huyện Ninh giang dẫ sử dụng các loại tài khoản hạch toán và nghiệp vụ như sau :
b, Tài khoản 661 :
Kế toán sử dụng tài khoản 611 “chi hoạt động “ để phản ánh các khoản chi mang
tính chất hoạt động thường xuyên thao dự toán chi ngân sách đã dược duyệt như : Chi
dùng cho công tác nghiệp vụ , chuyên môn và bộ máy hoạt động của cơ quan nhà nước ,
các đơn vị sự nghiệp các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội
quần chuíng do ngân sách Nhà nước cấp hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí đảm bảo.
Cụ thể kế toán chi hành chính sự nghiệp đã sử dụng tài khoản 661 để chi cho các
hoạt động như : Mua sắn TSCĐ , Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên, Thanh
toán BHXH, Thanh toán công tác phí, Thanh toán với người bán về; Văn phòng phẩm ...
- Kết cấu nội dung phản ảnh tài khoản 661:
Bên Nợ :
- Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị
- Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc
Bên Có :
- Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duuyệt y.
- Kết chuyển chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt y.
Số dư bên Nợ :
Các khoản chi hoạt động được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt y
Tài khoản : 661 chi hoạt động có 3 tài khỏan cấp 2.
- Tài khoản : 6611 “ năm trước “
- Tài khoản : 6612 “ năm nay “
- Tài khoản : 6613 “ năm sau “ .
* Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ chủ yếu :

1. Xuất vật liệu, sử ụng cho chi hoạt động , ghi :
13
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 152 Nguyên liệu, dụng cụ
2. Xác định tiền lương sinh hoạt phí .... phải trả chi cán bộ, nhân viên và các đối
tượng khác trong đơn vị kế toán, ghi :
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 334 phải trả viên chức
3. Hàng tháng trích BHYT, BHXH tính vào chi HCSN, ghi :
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 332 Các khoản phải nộp theo lương ( 3321, 3322 )
4. Phải trả các khoản Điện, Nước, Điện thoại, Bưu phí ... đơn vị đã sử dụng nhưng
chưa thanh toán ( căn cứ vào hóa đơn bên cung cấp dịch vụ ), ghi :
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 331 Các khoản phải trả (3311 )
5. Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi cho hoạt động của đơn vị kế toán ghi :
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 111, 112
6. Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn vị, ghi :
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 312 Tạm ứng
7. Trường hợp mua TSCĐ bằng kinh phí hoạt động hàng năm, các nghiệp vụ kinh tế
liên quan được ghi như sau :
Khi mua TSCĐ đã hoàn thành đưa vào sử dụng, ghi :
Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình
Có TK 111,112, hoặc 461
Đồng thời ghi :
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 466 Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ
8. Các đơn vị toán cấp trên tổng hợp số chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc

trên cơ sở báo cáo quyết toán của các đơn vị và quyết toán toàn bộ số chi với nguồn kinh
phí .
a. Tổng hợp ssố chi của đơn vị cấp dưới, ghi
Nợ TK 661 Chi hoạt động
14
Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( chi tiết loại hoạt động )
b. Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động của cấp trên được duyệt, ghi :
Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động
Có Tk 661 Chi hoạt động
9. Cuối năm nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt
động năm nay thành số chi hoạt động năm trước kế toán , ghi :
Nợ TK 6611 “Năm trước “
Có TK 6612 “Năm nay “
10. Những khoản chi không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn định mức, không được
duyệt y phải thu hồi hoặc chuyển xử lý, ghi :
Nợ TK 311 Các khoản phải thu (3118)
Có TK 661 Chi hoạt động (6611)
11. Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi
vào nguồn kinh phí kế toán ,ghi :
Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động ( 4611)
Có TK 661 Chi hoạt động ( 6611) .
* Sơ đồ kế toán chi hành chính ( Sơ đồ 2 : )
* Sơ đồ kế toán chi nghiệp vụ ( sơ đồ 3 : )
* Sơ đồ kế toán chi đột xuất ( sơ đồ 4 : )
* Sơ đồ kế toán chi mua sắm TSCĐ ( sơ đồ 5 : )
15
Sơ đồ 2
16
Sơ đồ 3
17

Sơ đồ 4
18
Sơ đồ 5
19
c. Tài khoản 334 : Thanh toán tiền lương.
Kế toán sử dụng TK 334 “ Phải trả viên chức “ : Tài khoản này dùng để phản ảnh
tình hình phản ảnh với viên chức, công chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền
lương và các khoản phải trả khác. Tài khoản này dùng để phản ảnh tình hình thanh toán với
các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học trại an dưỡng ... như : Bệnh nhân , trại viên
, học viên ...về các khoản học bổng , sinh hoạt phí ...Các khoản chi thanh toán trên tài
khoản này được chi tiết theo mục lục chi ngân sách Nhà nước .
Kết cấu và nội dung ghi chép tài khoản này như sau :
Bên Nợ :
- Tiền lương và các khoản khác đã trả cho công chức, viên chức và các đối tượng khác của
đơn vị .
- Các khoản khấu trừ vào lương, học phí, học bổng
Bên Có :
- Tiền lương và các khoản khác phải trả công chức , viên chức, cán bộ hợp đồng trong đơn
vị.
- Số sinh hoạt phí , học bổng trả cho sinh viên và các đối tượng khác.
Số dư bên Có
Các khoản còn phải trả cho công chức, viên chức, sinh viên và các đối tượng khác
trong đơn vị.
* Tài khoản 334 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:
-Tài khoản 3341: phải trả viên chức nhà nước phản ánh tình hình thanh toán với
công chức viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả
khác.
-Tài khoản 3348: Phải trả cho các đối tượng khác :phản ánh tình hình thanh toán với
các đối tượng khác trong đơn vị ngoài số viên chức nhà nước về các khoản như: Học bổng
20

, học phí trả cho sinh viên, học sinh, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tượng hưởng chính
sách chế độ.
* Phương pháp hạch toán và một số nghiệp vụ chủ yếu.
1. Tính tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho cán bộ, viên chức, học sinh,
trong kỳ ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Nợ 662 Chi dự án
Có TK 334 Phải trả viên chức
2. Thanh toán tiền lương tiền thưởng, học bổng, sinh hoạt phí cho cán bộ viên chức,
ghi:
Nợ TK 334 Phải trả viên chức
Có TK 111 Tiền mặt (trả tại đơn vị )
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc ( kho bạc chi trả trực tiếp).
3. Các khoản tạm ứng bồi thường được khấu trừ vào lương sinh hoạt phí, học bổng,
ghi:
Nợ TK 334 Phải trả viên chức
Có TK 312 Tạm ứng
Có TK 311(3118) Các khoản phải thu
4. Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức và các đối tượng
khác, ghi:
-Phản ánh số trích quỹ để thưởng:
Nợ TK 431 Quỹ cơ quan
Có TK 334 Phải trả viên chức
- Khi chi thưởng cho viên chức và các đối tượng khác , ghi:
Nợ TK 334 Phải trả viên chức
Có TK 111 Tiền mặt
Có TK 155(1551,1556) Sản phẩm , hàng hoá ( nếu được trả bằng hiện
vật )
5. Số BHYT,BHXH viên chức phải nộp , tính trừ vào lương, ghi:
Nợ TK 334 Phải trả viên chức

Có TK 332(3321,3322) Các khoản phải nộp theo lương
6. Số BHXH phải trả cho viên chức tại đơn vị theo chế độ quy định, ghi:
21
Nợ TK 332 (3321) Các khoản phải nộp theo lương (3321)
Có TK 334 Phải trả viên chức
7. Đối vói các đơn vị chi trả trợ cấp cho các đối tượng chính sách:
-Khi chi trả ghi:
Nợ TK 334 Phải trả viên chức ( 3348 Phải trả các đối tượng khác )
Có TK 111 Tiền mặt .
-Cuối kỳ , sau khi chi trả , kết chuyển số chi trả thực tế vào chi phí hoạt động , ghi:
Nợ TK 661 Chi hoạt động
Có TK 334 Phải trả viên chức ( 3348 Phải trả các đối tượng khác)
Sơ đồ 6 :
22
Sơ đồ 7
23
PHẦN II
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN KINH PHÍ VÀ
CHI HCSN Ở PHÒNG PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH - THƯƠNG MẠI
KHOA HỌC HUYỆN NINH GIANG
I. ĐẶC ĐIỂM VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1 . ĐẶC ĐIỂM
Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang là đơn vị
quản lý ngân sách chức năng là tham mưu cho UBND huyện về thu chi ngân sách trong địa
bàn huyện. Chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của ( 4 sở....)
Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang có nhiệm
vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách các đơn vị dự toán, các ngành kinh tế ở huyện. Báo
cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu chi của các xã, các đơn vị trong toàn
huyện về thu chi ngân sách huyện. Việc thu đủ, chi đủ, kịp thời đúng tính chất đúng mục
đích, đảm bảo đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành, giúp chi việc lập chấp hành ,

quyết toán ngân sách hàng tháng, hàng quý, hàng năm của phòng làm việc có hiệu hơn,
đẩm bảo tiết kiệm được cho ngân sách Nhà nước và hoạt động chi tiêu tại phòng Kế hoạch
- Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang.
Hiện nay hình thức tổ chức công tác kế toán tại phòng Kế hoạch - Tài chính -
Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập
trung.
- Theo mô hình này phòng thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và
công tác thống kê ở đơn vị.
*Sơ đồ tổ chức công tác kế toán ở đơn vị, Sơ đồ 8
24
Hình thức sổ kế toán mà phòng hiện đang áp dụng là hình thức hạch toán kế toán “
Nhật ký - Sổ cái”.
*Sơ đồ hình thức sổ kế toán” Nhật ký - Sổ cái”:Sơ đồ 9
Sơ đồ 8
25