Bảng thời hạn Bảo quản Hồ sơ tài liệu cấp Xã, Phường - Môn Công tác Lưu trữ

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG
Nguồn tham khảo : Đề tài nghiên cứu xây dựng “Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ, tài liệu làm cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ
để lựa chọn bổ sung vào Kho Lưu trữ thành phố, Lưu trữ UBND quận, huyện, UBND phường, xã.

STT TÊN TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ THỜI HẠN BẢO QUẢN GHI CHÚ
01
02
03
04
05
KHỐI I TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH - TỔNG
HỢP
A Tài liệu của cấp ủy lãnh đạo, chỉ
đạo hoạt động của HĐND và UBND Phường
Nghị quyết của cấp ủy về việc lãnh đạo quản lý
của HĐND và UBND Phường trên các mặt đời
sống xã hội.
Nghị quyết của cấp ủy về từng mặt công tác quản
lý Nhà nước của UBND Phường qua các nhiệm
kỳ.
Báo cáo đánh giá sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy
đối với hoạt động của HĐND và UBND Phường
qua các nhiệm kỳ.
B Hoạt động của HĐND Phường
1 Tổ chức bầu cử các nhiệm kỳ của HĐND
Tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, Nhà nước,
cấp trên về công tác bầu cử.
Lâu dài
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài (HS nguyên tắc)

Ngắn hạn
06
07
08
09
10
11
Kế hoạch bầu cử.
Danh sách ứng cử viên, hồ sơ ứng cử viên.
Danh sách cử tri.
Kết quả bầu cử.
Đánh giá chung kết quả bầu cử.

Hồ sơ giấy tờ khác liên quan đến cuộc bầu cử.
2 Hoạt động của Hội đồng nhân dân
Hồ sơ kỳ họp thứ nhất mỗi khóa HĐND.
a Chương trình kỳ họp thứ nhất của khóa
HĐND mới được bầu.
b Báo cáo kết quả bầu cử của Hội đồng bầu
cử.
c Báo cáo kiểm điểm nhiệm kỳ của HĐND
khóa trước.
d Bảng tổng hợp ý kiến của cử tri trước khi
tiến hành bầu cử đại biểu HĐND.
đ Biên bản kết quả bầu cử các chức danh,
chủ tịch, Phó chủ tịch, Hội đồng nhân
dân,chủ tịch, Phó chủ tịch và các thành
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài

Lâu dài
Ngắn hạn
Lâu dài
(giấy tờ linh tinh)
12
13
14
viên UBND.
e- Nghị quyết thông qua phương hướng phát
triển kinh tế - xã hội của phường trong
khóa HĐND mới
Hồ sơ kỳ họp tiếp sau của khoá HĐND mới được bầu.
a Báo cáo, phương hướng, nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội trong năm do
UBND trình bày.
b Báo cáo kiểm điểm hoạt động của HĐND
trong 1 năm.
c Nghị quyết về các chương trình, mục tiêu
cần thực hiện và báo cáo kết quả thực
hiện các chương trình mục tiêu trong
từng kỳ họp.
Hồ sơ kỳ họp cuối cùng của một khoá HĐND.
a Chương trình kỳ họp.
b Báo cáo tổng kết hoạt động của HĐND
trong một nhiệm kỳ.
Hồ sơ giấy tờ khác phản ảnh hoạt động của HĐND
trong 1 khóa (giấy tờ linh tinh).
C Hoạt động quản lý điều hành chung
của UBND Phường
Vĩnh viễn

Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Ngắn hạn
15
16
17
18
19
20
1- Công tác thống kê điều tra cơ bản
Tài liệu điều tra cơ bản xã hộI học (đời sống dân
cư, nguồn gốc dân cư, nơi ăn ở, sinh hoạt, sức
khoẻ, nguyện vọng, nghề nghiệp, tôn giáo v.v…)
Tài liệu điều tra dân số và lao động phục vụ cho
giải quyết lao động, công ăn, việc làm.
Tài liệu điều tra cơ bản về nhà ở, đất ở.
Tài liệu điều tra các hoạt động sản xuất – kinh
doanh, hoạt động của các đơn vị hành chính sự
nghiệp trên địa bàn (theo mẫu, theo yêu cầu của
các cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và của bản
thân địa phương).
2 Công tác qui hoạch phát triển kinh tế - xã
hội và trật tự - an ninh quốc phòng
Bản đồ qui hoạch phát triển kinh tế - xã hội (dân
cư, kết cấu hạ tầng, ngành nghề, đô thị…)
Kế hoạch bảo vệ an ninh quốc phòng (báo cáo đặc
điểm dân cư trên địa bàn, biện pháp bảo đảm an
ninh quốc phòng, phòng chống bạo loạn)
3 Hoạt động điều hành

(vận hành UBND Phường)
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Lâu dài
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
21
22
23
24
25
26
Chương trình kế hoạch công tác năm, 6 tháng của
UBND Phường (trên cơ sở Nghị quyết của HĐND
thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
trong mỗi kỳ họp đầu năm HĐND)
Các văn bản liên quan đến việc triển khai thực
hiện kế hoạch, chương trình công tác năm, 6 tháng
của phường (văn bản chỉ đạo của Quận, văn bản
phường chỉ đạo tổ dân phố, các ban, ngành liên
quan)
Văn bản chỉ đạo xử lý các tình huống của cấp
trên, của bản thân UBND Phường về việc tổ chức
thực hiện các chương trình, mục tiêu, các dự án,
các văn bản luật, văn bản pháp qui tại địa phương.
Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, năm
của UBND Phường (trình HĐND)
Báo cáo sơ kết, tổng kết việc thực hiện các
chương trình, mục tiêu, các dự án, các văn bản

pháp luật, văn bản pháp qui cấp trên tại địa
phương.
Tập lưu công văn đến và đi (trong đó có lưu các
quyết định của UBND phường về các công việc
theo chức năng, nhiệm vụ của UBND phường)
KHỐI II NỘI CHÍNH
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
27
28
29
30
31
32
33
34
A Tổ chức bộ máy, biên chế, nhân sự
Qui chế tổ chức hoạt động của UBND Phường.
Quyết định về việc thành lập và nhân sự của các
Tổ dân phố.
Quyết định về việc thành lập và nhân sự trong
việc tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu.
Hồ sơ nhân sự.
a Sơ yếu lý lịch.
b QĐ nâng lương, chức vụ (do trên QĐ).
c Quyết định kỷ luật, khen thưởng.

B Công tác tư pháp
1 Hộ tịch
Sổ bộ đăng ký sinh.
Sổ bộ đăng ký kết hôn.
Sổ bộ đăng ký tử.
Hồ sơ liên quan đến việc đăng ký sinh, kết hôn,
khai tử
a- Hồ sơ khai sinh (giấy chứng sinh, mẫu tờ
khai đăng ký)
Lâu dài
Ngắn hạn
Ngắn hạn
Ngắn hạn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Lâu dài
Ngắn hạn
35
36
37
38
39
40
b- Hồ sơ đăng ký kết hôn (mẫu tờ khai đăng
ký kết hôn của hai vợ chồng, giấy chứng nhận sức
khoẻ, bản án toà án, giấy chứng tử (nếu có).
c- Hồ sơ đăng ký khai tử (tờ khai giấy báo tử
các nơi gởi về).
2 Công tác hòa giải

Hồ sơ liên quan đến hòa giải.
Sổ ghi biên bản hòa giải thành.
Sổ ghi biên bản hoà giải không thành chuyển các
ngành chức năng (có tính chất theo dõi).
Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến hoạt động
chuyên môn (tác nghiệp) tư pháp.
C Công tác công an
Kế hoạch bảo đảm an toàn trật tự xã hội trên địa
bàn Phường.
Các loại sổ.
a Sổ KV1- Báo cáo tình hình hàng ngày.
Ngắn hạn
Ngắn hạn
Ngắn hạn
Lâu dài
Ngắn hạn
Ngắn hạn
Vĩnh viễn
Lâu dài
41
42
43
44
45
b Sổ KV2- Nhân hộ khẩu.
c Sổ các đối tượng cần quản lý HS, KT,
CT, VH (kèm theo hồ sơ có liên quan
đến các đối tượng).
Biên bản vi phạm trật tự an toàn xã hội và các
quyết định xử lý (loại phạm pháp về hình sự

chuyển lên cấp trên xử lý)
Báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm hoạt
động quản lý trật tự trị an
Kế hoạch và báo cáo về việc bảo vệ an toàn theo
các chuyên đề (Lễ, tết, bầu cử, viếng thăm của các
đoàn cấp cao, nước ngoài …).
D Quân sự
1 Sổ cái các loại
Sổ theo dõi quản lý hạ sĩ quan, binh sĩ thuộc quân
dự bị
Sổ theo dõi quản lý sĩ quan dự bị
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
Sổ theo dõi quản lý dân quân tự vệ
Sổ theo dõi quản lý các thanh niên trong độ tuổi

NVQS (18 - 27)
Sổ đăng ký thanh niên độ tuổi 17
Sổ theo dõi thanh niên đào bỏ ngũ, chống lệnh
tuyển quân (3 chống : chống khám sức khoẻ,
chống đăng ký, chống nhập ngũ)
2 Kế hoạch
Tuyển quân.
Huấn luyện.
Diễn tập.
Công tác phối hợp tác chiến.
3 Báo cáo
Báo cáo công tác tuyển quân hàng năm.
Báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác bảo vệ an
ninh quốc phòng.
Vĩnh viễn
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Vĩnh biễn
56
57
58
59
60
61

62
63
Quyết định của UBND Phường công nhận lực
lượng dân quân tự vệ bổ sung cho những người
quá tuổi.
E Thanh tra
Sổ đăng ký các thư tố cáo, khiếu nại của dân liên
quan đến cán bộ nhân viên Nhà nước, liên quan
đến văn bản do Nhà nước ban hành làm thiệt hại
đến quyền lợi của dân.
Văn bản kháng nghị của Viện kiểm sát quận về
những văn bản ban hành sai trái của UBND
Phường, công an, phường đội và các văn bản liên
quan đến việc sửa chữa các văn bản sai trái.
Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến thanh tra.
G Công tác địa giới hành chính
Bản đồ địa giới hành chính Phường (bản đồ tổng
quát).
Bản đồ giáp ranh - Bản đồ cắt góc phóng to vùng giáp
ranh.
Biên bản xác định cột mốc đường ranh giới.
Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến địa giới hành
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài
Ngắn hạn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Lâu dài

64
65
66
67
68
69
70
chính ( hồ sơ tranh chấp địa giới hành chính nếu có).
KHỐI III KINH TẾ
A Tài chính, ngân sách
Dự toán ngân sách hàng năm.
Báo cáo quyết toán ngân sách.
Số sách, chứng từ thu, chi
B Thuế (do ngành dọc quản lý)
Quyết định của UBND thành lập các đoàn hỗ trợ thu
thuế.
Hồ sơ duyệt, Sổ bộ (quí, 6 tháng, năm – luôn thay
đổi)
C Tiểu thủ công nghiệp, thương nghiệp
Danh sách các hộ kinh doanh.
Mẫu biểu báo cáo thống kê.
KHỐI IV QUẢN LÝ ĐÔ THỊ, NHÀ Ở, ĐẤT Ở
Qui hoạch QLĐT (thuộc hồ sơ khối HC - tổng hợp)
Lâu dài
Lâu dài
(theo thời hạn qui định của
Bộ Tài chính).
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài

Ngắn hạn
71
72
73
74
75
76
77
Hồ sơ giấy tờ khác có liên quan đến quản lý đô thị
B Quản lý nhà ở, đất ở
Hồ sơ chứng nhận chủ sở hữu, quyền sử dụng đất,
giấy phép xây dựng, bản vẽ kèm theo
Giấy tờ thế chấp, đơn khiếu nại việc tranh chấp, biên
bản kê biên của Tòa án
Hồ sơ mua bán sang nhượng - Phường chứng theo
yêu cầu của công chứng Thành phố
C Môi sinh, môi trường
Đơn từ của dân kiện cáo về môi sinh, môi trường do
các đơn vị sản xuất kinh doanh gây ra hoặc do dân cư
trú trên địa bàn gây ra
KHỐI V VĂN HÓA - XÃ HỘI
A Văn hoá – thông tin
Sổ theo dõi hoạt động dịch vụ - văn hoá trên địa bàn
(Vidéo, photocopy, in, băng nhạc).
Kế hoạch xây dựng nếp sống văn minh – gia đình văn
hóa mới
Biên bản xử lý trên cơ sở hoạt động kiểm tra, các
quyết định xử lý đối với các trường hợp vi phạm.
Vĩnh viễn
Lâu dài

Vĩnh viễn
Lâu dài
Ngắn hạn
Ngắn hạn
Lâu dài
78
79
80
81
82
83
84
B Lao động – thương binh xã hội
1 Lao động – thương binh
Danh sách lao động trên cơ sở danh sách nhân hộ
khẩu của công an Phường.
Các loại sổ về thương binh xã hội (5 loại sổ).
a Sổ hưu trí.
b Sổ liệt sĩ.
c Sổ thương, bệnh binh.
d Sổ gia đình có công CM.
đ Sổ tuất, tai nạn công nhân viên chức.
Hồ sơ xin được hưởng, tăng, khiếu nại về các khoản
trợ cấp theo chính sách thương binh xã hội.
2 Cứu tế - xã hội
Danh sách những hộ nghèo, những người cần được
cứu tế, trợ giúp của Phường.
Kế hoạch xóa đói giảm nghèo.
Danh sách các hộ được cấp cho vay vốn (sổ theo dõi
cho vay vốn).

Báo cáo sơ kết, tổng kết hàng năm về việc xóa đói
giảm nghèo, cho vay vốn.
3 Phòng chống tệ nạn xã hội
Lập kế hoạch, phương hướng.
Lâu dài
Ngắn hạn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
85
86
87
88
89
90
Danh sách phân loại các tệ nạn xã hội.
a Phạm pháp.
b Hư hỏng.
c Mại dâm.
d Ma túy
đ- Mê tín dị đoan.
Báo cáo sơ kết, tổng kết về việc phòng chống các tệ
nạn xã hội.
C Giáo dục

Sổ điều tra cơ bản về giáo dục theo các hạng tuổi.
a- 0 đến 6 tuổi.
b- 6 đến 11 tuổi.
c- 11 đến 35 tuổi.
Danh sách trẻ em thất học, bỏ học.
Danh sách xóa nạn mù chữ từ 18 đến 35 tuổi.
Bảng theo dõi trường lớp của Phường (để theo dõi sự
phát triển các trường lớp qua các thời gian khác
nhau).
Báo cáo tổng kết năm học của hoạt động giáo dục.
D Công tác y tế
Sổ theo dõi dân thường trú trong Phường để làm kế
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài
Vĩnh viễn
Lâu dài
Vĩnh viễn
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
hoạch chăm sóc sức khỏe ban đầu.
Danh sách theo dõi các đối tượng được trợ cấp tiền

viện phí
Danh sách nữ trong diện sinh đẻ (để vận động thực
hiện kế hoạch hóa gia đình)
Đ Chữ thập đỏ
Bảng thống kê về xây dựng mạng lưới chữ thập đỏ
Kế hoạch hoạt động về các mặt mở lớp dạy nghề của
hội từ thiện, môi trường môi sinh, phòng chống bệnh
xã hội, phòng bệnh dịch …
Báo cáo kết quả hoạt động hàng năm
Lâu dài
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài
Ngắn hạn
Ngắn hạn
Lâu dài
Lâu dài
Lâu dài