ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ TRƯỜNG TIỂU HỌC

Trần Đăng Tá- Hiệu phó trường tiểu học Cẩm Lĩnh
phßng gi¸o dơc hun Ba v×
trêng tiĨu häc cÈm lÜnh
SƠ YẾU LÝ LỊCH

HỌ VÀ TÊN: Trần Đăng Tá
Ngày tháng năm sinh: 17- 04- 1968
Năm vào ngành: 1994
Ngày vào Đảng: 3- 2- 2002
Chức vụ: Phó hiệu trưởng
Đơn vò công tác: Trường tiểu học Cẩm Lónh
Trình độï chuyên môn: Đại học sư phạm

N¨m häc 2010- 2011
1
Trn ng Tỏ- Hiu phú trng tiu hc Cm Lnh
Phn mm
NG DNG CNTT VO QUN Lí H S TI LIU CA
CN B QUN Lí TRNG TIU HC
.........oOo.........
T VN :
Trong những năm gần đây, sự bùng nổ việc ứng dụng công nghệ
thông tin trên toàn cầu trong mọi phơng diện đã trở nên rất phổ biến và
không thể thiếu trên mọi lĩnh vực công việc.
ở Việt Nam nói chung và trong ngành giáo dục nói riêng việc sử
dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ cập và mang tình thờng nhật.
Với công việc của cán bộ quản lý trong nhà trờng học cũng vậy, việc
quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu công văn báo cáo, các kế hoạch ngời cán
bộ quản lý có thể khai thác và sử dụng công nghệ thông tin nh một công
cụ hữu ích để việc quản lý tài liệu hồ sơ sổ sách mang tính chuyên

nghiệp hơn khi cần ngời cán bộ quản lý có thể lấy bất cứ lúc nào, chỉ
cấn một USB hoặc đĩa ghi. Mọi thông tin, tài liệu hỗ trợ cho công
việc của cán bộ quản lý có thể khai thác đợc trên máy tính, mạng
Internet.
Bộ giáo dục đã đẩy mạnh phong trào UDCNTT trong trờng học,
đổi mới quản lý đã mở ra cho cán bộ quản lý mọt hớng đi mới.
Qun lý h s, ti liu ca cỏn b qun lý trong trng tiu hc
l mụt cụng vic rt phc tp, trong một trờng học có rất nhiều hồ sơ,
ti liu mi khi cn ly thụng tin phi mt rt nhiu thi gian.
Vic ng dng cụng ngh thụng tin vo vic qun lý h s, ti
liu giỳp cho cỏn b qun lý giỏo dc h thng cỏc ni dung, s liu,
nht ký, cỏc k hoch ca nh trng v ca bn thõn ngi cỏn b
qun lý trong sut nm hc mt cỏch cú h thng, khoa hc d
dng theo dừi, ỏnh giỏ ch o cụng vic trong nh trng.
Vic qun lý h s ti liu ũi hi ngi cỏn b qun lý phi
sỏng to, t duy cú cỏch nhỡn mt cỏch khoa hc. Vn ch
ngi cỏn b qun lý bit lp mt k hach qun lý lp sao cho khoa
hc, phự hp vi xu hng phỏt trin cụng ngh thụng tin vo giỏo
dc hin nay.
Xut phỏt t nhu cu thc t ca cụng vic ngi cỏn b qun
lý cng vi vic phỏt trin k nng tin hc ca cỏn b qun lý hin nay
c PGD tp hun, Tụi mnh dn xõy dng vic thit k phn mm
qun lý h s ti liu trờn Powerponit, vic thit k phn mm ny ó
2
Trần Đăng Tá- Hiệu phó trường tiểu học Cẩm Lĩnh
giúp cho tôi quản lý hồ sơ tài liệu nhà trường một cách dễ dàng khoa
học, việc cập nhật thông tin, kế họach tháng không mất thời gian
nhiều việc ghi chép cũng như việc thay đổi dữ liệu trước kia thay vì
bôi xóa để điều chỉnh thì việc thiết kế chương trình quản lý này thi tất
cả đều dễ dàng.

Bước đầu từ việc thiết kế phần mềm trên Powerpoint, tôi cũng
cảm thấy là mình tiến bộ rất nhiều trong việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác quản lý, thêm vào đó được sự chỉ dẫn thêm của
CBCM PGD về việc thiết kế phần mềm . Với việc thiết kế này, những
thông tin của trường tôi có thể được tra cứu bất cứ lúc nào về một
cách dễ dàng,……
Tất cả những điều Tôi vừa trình bày tưởng chừng như là điều
mà cán bộ quản lý khó có thể thực hiện mà phải là một chuyên gia vi
tính. Thật ra, chúng ta chỉ cần có kiến thức về tin học và một chiếc vi
tính (máy laptop thì càng tốt, thuận tiện cho cán bộ quản lý ) .
Tôi mạnh dạn chia sẻ với các anh chị đồng nghiệp việc thiết phần
mềm quản lý hồ sơ tài liệu cua cán bộ quản lý trường tiểu học. Mong
nhận được ý kiến đóng góp, chia sẻ để tất cả cán bộ quản lý giáo dục
để chúng ta có một công cụ hỗ trợ hoàn hảo trong công tác quản lý
giáo dục.
2, Mục đích và phạm vi sử dụng:
2,1. Mục đích
- Cập nhật thông tin mọi lúc mọi nơi, chỉ cần sử dụng USB hoặc
đĩa ghi dữ liệu.
- Cán bộ quản lý không phải ghi chép vất vả, điều chỉnh bôi xóa
khi thay đổi thông tin, có thể cập nhật dễ dàng, chỉnh sửa nội dung
theo chủ ý của mình.
- Tiết kiệm được việc in ấn, tốn giấy, trang trí bìa sổ, có thể
chỉnh sửa và đổi mới theo từng năm ngay trên File đã thực hiện.
- Quản lý hồ sơ tài liệu một cách khoa học hơn, hệ thống hơn,
theo dõi từng cá nhân học sinh trong quá trình học tập.
- BGH có thể xem xét tất cả các hồ sơ tài liệu của trường khi
cần.
Việc quản lý hồ sơ tài liệu trong trường phổ thông nói chung và
trường tiểu học nói riêng là một công việc rất vất vả mỗi khi cần tra

cứu thông tin người cán bộ quản lý phải tìm hàng đống tài liệu. Vì vậy
việc ứng dụng CNTT vào việc quản lý hồ sơ tài liệu trong nhà trường
là xu hướng tất yếu của thời đại. Sở dĩ như vậy là vì CNTT có những
ưu thế, những thế mạnh. Bốn thế mạnh mà CNTT mang lại cho con
người sử dụng nó là : tốc độ cao, nhất quán, chính xác và ổn định.
Việc đưa CNTT vào quản lý hồ sơ tài liệu sẽ được thực hiện
một cách có hiệu quả khi người các bộ quản lý có thể lựa chọn được
3
Trần Đăng Tá- Hiệu phó trường tiểu học Cẩm Lĩnh
những nguồn CNTT phù hợp, phuc vụ công việc thu thập, phân tích ,
tổng hợp và trình bày thông tin một cách hợp lý.
Công nghệ đào tạo, phương pháp quản lý của cán bộ quản lý
đòi hỏi truyền đạt thông tin với các yêu cầu tốc độ, chính xác, nhất
quán và ổn định. CNTT hoàn toàn có thể đáp ứng được những đòi hỏi
trên.
Ưng dụng CNTT để nâng cao tính tích cực trong quản lý là xu
hướng tất yếu còn được lý giải qua các chức năng của CNTT mang lại
cho cán bộ quản lý như thu thập, xử lý, lưu giữ và truyền dữ liệu .
Trong thời đại ngày nay, nếu không biết tận dụng các thành tựu của
CNTT thì không thể phát huy tổng hợp các yếu tố có lợi trong quá
trình quản lý. CNTT sẽ làm thay đổi không chỉ nội dung và cả phương
pháp quản lý của cán bộ quản lý trường học.

Sử dụng máy tính như công cụ hỗ trợ trong việc quản lý trường
học, xây dựng hồ sơ, tài liệu của nhà trường nghĩa là để máy tính làm
những phần việc của cán bộ quản lý.
Máy tính không hề thủ tiêu vai trò của người cán bộ quản lý, mà
trái lại CNTT giúp vai trò đắc lực trong việc quản lý nhà trường.
2,2. Phạm vi sử dụng:
Phần mềm được sử dụng để quản lý toàn bộ hồ sơ tài

liệu của nhà trường.
4
Trần Đăng Tá- Hiệu phó trường tiểu học Cẩm Lĩnh
3, Nội dung của phần mềm và cách sử dụng:
3,1: Nội dung:
Phần mềm “Quản lý hồ sơ, tài liệu của cán bộ quản lý trường
học” được thiết kế trên cơ sở Microsoft Power Point.
Phần mềm gồm 5 slide:
Slide1 Tên phần mềm
Slide2 Các kế hoạch trong năm học của nhà trường
5