Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng

1. Khái niệm
Là loại quyết định hành chính
thành văn mang nh áp dụng pháp
luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có
thẩm quyền ban hành nhằm giải
quyết các vụ việc cụ thể, cá biệt.
2. Các loại QĐCB

Quyết định ban hành chính sách (đặt ra hoặc
thay đổi quy định)

Quyết định thành lập tổ chức bộ máy

Quyết định nhân sự

Quyết định điều chỉnh văn bản (sửa đổi, đình
chỉ, bãi bỏ văn bản)
2. Bố cục
2.1 Căn cứ
* Căn cứ pháp lý
-
VB q.định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của cơ quan ban hành QĐ
-
VB có liên quan tới việc giải quyết, làm căn
cứ cho việc ban hành quy tắc xử sự của QĐ
* Căn cứ thực tiễn
- Là ý kiến đề xuất của cán bộ, bộ phận tham
mưu cho thủ trưởng về vấn đề VB đề cập hoặc

xuất phát từ nhu cầu thực tế
2. Bố cục
2.2 Nội dung
QĐCB được trình bày theo thể văn “điều,
khoản”
Điều 1. Nội dung chính của QĐ
Điều 2. Các điều kiện và biện pháp cần có để
thực hiện điều 1 hoặc nêu quyền lợi, nghĩa vụ
cụ thể
Điều cuối cùng. Mô tả trách nhiệm thi hành
thuộc về cá nhân, đơn vị nào và hiệu lực thi
hành.

Điều khoản thi hành:
Đối với quyết định cá biệt cần nêu
rõ, cụ thể (những) đối t ợng chịu
trách nhiệm thi hành, hi u l c
v th i gian.

Khi ban hành kèm theo văn bản phụ Ban
hành kèm theo Quyết định này Điều lệ
thụng th ờng không quá 3 điều.
Mẫu quyết định cá biệt
Tên cq, tc cấp trên cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Tên cơ quan, tổ chức Độc lập Tự do Hạnh phúc

Số: ./QĐ-UBND ., ngày tháng năm 2011

Quyết định
Về việc

Thẩm quyền ban hành
Căn cứ ;
Căn cứ ;
Xét đề nghị của ,
Quyết định:
Điều 1. ..
Điều 2.
Điều ./.
Nơi nhận: quyền hạn, chức vụ của ng ời ký
-.;
-.;
-.; (chữ ký, dấu)
- L u VT,. A.XX. 11
Họ tên ng ời ký
+ Quyết định thành lập
-Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm
.Căn cứ sự phân cấp
. Đề xuất(là đơn vị cơ sở hay bộ phận chức năng)
-Phần nội dung
Điều 1. Thành lập đơn vị (có tên gọi chính xác, đầy đủ và
nếu là đơn vị kế thừa về mặt lịch sử thì ghi xuất cứ từ nơi nào)
Điều 2. Nêu rõ thứ bậc của đơn vị mới được thành lập trong
bộ máy tổ chức
Điều 3. Nêu chức năng nhiệm vụ
Điều 4. Giao nhiệm vụ(nêu rõ các đối tượng phải thực hiện
Quyết định)
-Phần thẩm quyền ký
Loại văn bản này thông thường là thủ trưởng cơ quan ký.
*Đặc điểm của một số Quyết định cụ thể:

+ Quyết định bổ nhiệm
- Phần căn cứ
- Căn cứ thẩm quyền;
- Căn cứ VB quy định phân cấp QLCBCC
- Xét yêu cầu công tác và khả năng cán bộ;
- Xét đề nghị của …
-Phần nội dung
Điều 1. Bổ nhiệm ông…
Cán bộ…
Giữ chức vụ…
Điều 2. Ông…
Được hưởng phụ cấp chức vụ bằng…
Kể từ…
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Các đơn vị (đối tượng), Cá nhân(đối tượng) chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này.
- Thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan/ thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký ban
hành
+ Quyết định tuyển dụng
-Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm
. Căn cứ quy định về tuyển dụng
.Căn cứ yêu cầu thực tế tại cơ quan
.Xét đề nghị của trưởng Phòng Tổ chức cán bộ
-Phần nội dung
Điều 1. Tuyển dụng ông (bà)………, sinh ngày…., quê quán
….vào công tác tại… kể từ ngày…
Điều 2. Ông (bà)….phải trải qua thời gian tập sự là ….tháng.
Trong thời gian tập sự ông (bà) được hưởng

….% mức lương khởi điểm của ngạch……mã số …
hệ số….và các khoản phụ cấp theo quy định của
pháp luật hiện hành
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc liên quan và ông
(bà) … chịu trách nhiệm thi hành quyết định này kể
từ ngày ký.
-Phần thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan/ thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký.
+ Quyết định công nhận hết thời gian tập sự
- Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm
.Căn cứ VB quy định về chế độ tập sự đối với công chức
. Đề nghị của trưởng phòng Tổ chức cán bộ
- Phần nội dung
Điều 1. Công nhận hết thời gian tập sự kể từ ngày…đối với
ông (bà) ….sinh ngày ,hiện đang công tác tại…
Điều 2. Ông (bà) được hưởng ….% mức lương khởi điểm
của ngạch….mã số….hệ số ….và các khoản phụ cấp theo quy định
của pháp luật hiện hành kể từ ngày hệt tập sự.
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc liên quan và ông
(bà)….chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. Quyết định có hiệu
lực kể từ ngày ký
- Phần thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan/ Thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký.
+ Quyết định khen thưởng
-Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm
.Căn cứ Luật TĐKT và các VB hướng dẫn
. Căn cứ BB họp Hội đồng TĐKT cơ quan
.Đề nghị của trưởng phòng Tổ chức cán bộ

-Phần nội dung
Điều 1. Tặng bằng khen (danh hiệu…) cho những ông bà sau
đây:……………………….
Điều 2. Những ông bà có tên trên được hưởng… theo quy
định của pháp luật hiện hành.
Điều 3. Trưởng Ban thi đua, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc
liên quan và các ông (bà) có tên tại Điều 1 chịu trách
nhiệm thi hành quyết định này. Quyết định có hiệu lực
kể từ ngày ký
-Phần thẩm quyền ký
Loại văn bản này thông thường là thủ trưởng cơ quan ký.
+ Quyết định kỷ luật
- Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm
.Căn cứ VB q.định về kỷ luật CBCC
.Căn cứ biên bản họp xét của Hội đồng kỷ luật
.Đề xuất của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ
- Phần nội dung
Điều 1. Kỷ luật ông (bà)…….đơn vị…….bằng hình thức……
vì (lý do)………
Điều 2. Thời gian thi hành kỷ luật bắt đầu từ ngày……
Những lưu ý về chế độ lương và các khoản phụ cấp
(nếu có)
Điều 3. Thủ trưởng đơn vị có liên quan và ông (bà)……chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này. Quyết định có
hiệu lực kể từ ngày ký.
- Phần thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan/ Thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký.
+ Quyết định cử CB,CC,NV đi học
- Phần căn cứ

.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm
.Căn cứ VB q.định về chế độ đào tạo, bồi dưỡng CBCC
.Căn cứ tình hình của CQ về việc nâng cao năng lực CBCC
.Đề xuất của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ
- Phần nội dung
Điều 1. Cử ông (bà)… là (ngạch chức danh)…. Công tác
tại … theo học ngành……….tại trường…………… từ
ngày … (thời gian học …. tháng)
Điều 2. Lương và học phí của ông (bà)……được hưởng theo
chế độ hiện hành và theo quy chế của cơ quan
Điều 3. Các ông (bà) trưởng Phòng Tổ chức cán bộ, Kế toán
– Tài vụ và ông (bà)……chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này. Quyết định có hiệu lực kể từ
ngày ký.
- Phần thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan ký.
+ Quyết định điều động CB,CC,NV
- Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm
.Căn cứ VB q.định về QL CBCC
.Căn cứ VB q.định luân chuyên, điều động cán bộ
.Đề xuất của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ
- Phần nội dung
Điều 1. Điều động ông (bà)…….chức vụ…….công tác tại……
đến nhận công tác tại………,chức vụ…………., thời
gian là…… kể từ ngày……….
Điều 2. Những lưu ý về chế độ lương và các khoản phụ cấp
(nếu có)
Ông (bà) có trách nhiệm bàn giao công việc của
mình trước khi nhận công tác mới

Điều 3. Thủ trưởng đơn vị có liên quan và ông (bà)……chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này. Quyết định có
hiệu lực kể từ ngày ký.
- Phần thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan ký.
1. Khái niệm
Là loại VB mang nh trao đổi thông n
để giải quyết công việc giữa:

CQNN cấp trên - CQNN cấp dưới: chỉ đạo, yêu cầu,
giải thích, trả lời, đôn đốc nhắc nhở.

CQNN cấp dưới – CQNN cấp trên: đề nghị, hỏi ý kiến

CQNN ngang cấp với nhau: đề nghị, trao đổi, mời họp

CQNN với công dân: trả lời, hướng dẫn
Là loại VB mang nh trao đổi thông n
để giải quyết công việc giữa:

CQNN cấp trên - CQNN cấp dưới: chỉ đạo, yêu cầu,
giải thích, trả lời, đôn đốc nhắc nhở.

CQNN cấp dưới – CQNN cấp trên: đề nghị, hỏi ý kiến

CQNN ngang cấp với nhau: đề nghị, trao đổi, mời họp

CQNN với công dân: trả lời, hướng dẫn
a. Phần mở đầu:

b. Phần triển khai:
* Đặt vấn đề: Nêu lý do ban hành công văn
* Giải quyết vấn đề:
- Đi thẳng vào v. đề trọng tâm đã nêu ở phần
trích yếu
- Nêu rõ cách g.quyết của CQ b.hành công văn
* Kết thúc vấn đề:
- Khẳng định lại vấn đề đã nêu
- Cho địa chỉ liên hệ, trách nhiệm g.quyết VB khi
cần thiết
- Lời chào xã giao kết thúc
c. Phần kết thúc
2
.

K
ế
t

c
ấ
u

MU CễNG VN
Tên cq, tc cấp trên cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Tên cơ quan, tổ chức Dộc lập Tự do Hạnh phúc

Số: / UBND - VP , ngày tháng năm 2011
V/v.
Kính gửi:

-
-

.



. /.
Nơi nhận: quyền hạn, chức vụ của ng ời ký
- Nh trờn;
-.;
-.; (ch. ký, dấu)
- L u VT,. A.XX. 11
Họ tên ng ời ký
* Đặc điểm một số
loại công văn
Công văn chỉ đạo
Yêu cầu chung: Nêu nội dung, chủ trương, biện pháp kế
hoạch thực hiện phải cụ thể, rành mạch, rõ ràng, dứt khoát
Phần I: Mở đầu
Nói rõ mục đích, lý do của công việc cần phải làm, cần
triển khai thực hiện
Phần II: Nội dung
1. Yêu cầu cần đạt được
2. Nêu nhiệm vụ
3. Nêu biện pháp phải áp dụng (cần áp dụng)
Phần III: Kết luận
Yêu cầu tr. khai tổ chức th.hiện & b.cáo k.quả cho cấp lãnh đạo
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: …/TCQ – BPSTVB …………, ngày…tháng…năm 2012
V/v……………………….
Kính gửi: …………………………….
Để tiến hành sơ kết công tác 06 tháng đầu năm … và đề ra phương hướng, kế hoạch công tác 06
tháng cuối năm……. (Cơ quan ban hành) yêu cầu các cơ quan, đơn vị, các bộ phận trực thuộc
chuẩn bị nội dung sơ kết 06 tháng đầu năm … như sau:
1. Nêu rõ tình hình thực hiện kế hoạch của cơ quan , đơn vị, bộ phận trong 06 tháng đầu năm….,
phân tích thuận lợi, khó khăn và các vấn đề lớn còn tồn tại.
2. Nêu rõ kết quả các mặt công tác chủ yếu
3. Trình bày các kiến nghị về chủ trương, biện pháp để giải quyết những tồn tại
4. Nêu dự kiến về phương hướng và kế hoạch 06 tháng cuối năm… , cách thức, biện pháp thực hiện
các chủ trương đó.
Các cơ quan phải gửi báo cáo về ……….trước ngày…….tháng…….năm……(có thể làm báo cáo sợ
bộ nêu các nét chính của tình hình).
Giao cho…… cùng…… tổng hợp và dự thảo báo cáo cho……………….chậm nhất là vào
ngày….tháng …….năm…
Đề nghị các cơ quan, đơn vị , bộ phận gửi báo cáo đúng thời hạn, kịp thời báo cáo những vấn đề phát
sinh để …………… có biện pháp khắc phục kịp thời./.
Nơi nhận: THẨM QUYỀN KÝ
- Như trên;
- …………; (Ký tên, đóng dấu)
- Lưu: VP/VT. (xxx)
Họ và tên
Công văn đề nghị, yêu cầu
Yêu cầu chung: Trình bày lý do một cách xác đáng, cứ liệu rõ ràng,
lập luận chặt chẽ, lời lẽ thật sự cầu thị, khiêm tốn.
Phần I: Mở đầu theo 3 cách:
- Trực ]ếp – nói rõ lý do, mục đích
- Kh.quát chung, nội dung, lý do
- Nêu căn cứ

Phần II: Nội dung
1. Thực trạng ^nh hình (c.sở x.phát yêu cầu, đề nghị)
2. Nội dung đề nghị, yêu cầu
3. Cam kết nếu cần
Phần III: Kết luận
Mong muốn được quan tâm g.quyết & lời cảm ơn.