Quy trình xuất khẩu bằng đường biển của công ty lương thực tiền giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
BÁO CÁO KIẾN TẬP
QUY TRÌNH XUẤT KHẨU GẠO
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
LƯƠNG THỰC TIỀN GIANG
GVHD: TS Trần Văn Đức
SVTH: Trần Như Quỳnh
MSSV: K124081425
TP. HCM Tháng 7 năm 2015
MỤC LỤC
3
DANH MỤC BẢNG, BIỂU, HÌNH VẼ
Bảng, biểu,
hình vẽ
Tên bảng, biểu, hình vẽ Trang
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Lương thực Tiền Giang. 6
Bảng 1.1. Tình hình nhân sự của công ty Lương thực Tiền Giang. 7
Bảng 2.1.
Sản lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo của công ty
Lương thực Tiền Giang trong giai đoạn 2012 – 2014.
8
Biểu đồ 2.1.
Cơ cấu gạo xuất khẩu theo thị trường của công ty Lương
thực Tiền Giang năm 2014.
9
Sơ đồ 2.1.
Trình tự về quy trình xuất khẩu gạo bằng đường biển tại
công ty Lương thực Tiền Giang.
10
Sơ đồ 2.2.

Mô hình tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty
Lương thực Tiền Giang.
11
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt
1 B/L Bill of lading Vận đơn đường biển
2 CFR Cost and freight Tiền hàng và cước phí
3 CIF Cost, insurance and freight
Tiền hàng, phí bảo hiểm và
cước phí
4 C/O Certificate of origin Giấy chứng nhận xuất xứ
5 D/P Documents Against Payment Phương thức thanh toán nhờ thu
6 EIR Equipment Intercharge Receipt Phiếu giao nhận container
7 FCL Full container load
Phương pháp gửi hàng nguyên
container
8 FOB Free on board Giao trên tàu
9 L/C Letter of credit Thư tín dụng
10 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
11 TP. Thành phố
12 TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh
13 VFC Vietnam Fumigation Company Công ty cổ phần khử trùng Việt
4
Nam
14 VPĐD Văn phòng đại diện
15 WTO World Trade Organization Tổ chức thương mại thế giới
5
LỜI MỞ ĐẦU
Từ nhiều năm nay, gạo đã trở thành mặt hàng xuất khẩu chủ lực hàng đầu của
nước ta. Từ một nước nghèo đói, Việt Nam đã nhiều lần vươn lên vị trí là nước có

sản lượng xuất khẩu gạo lớn nhất thế giới. Sau khi gia nhập WTO, doanh nghiệp
xuất khẩu gạo cùng những người nông dân có nhiều cơ hội hơn nữa đưa thương
hiệu Việt Nam đi khắp thế giới, nhưng đồng thời, cũng đối mặt với nhiều thử thách.
Năm 2012 đánh dấu một năm thắng lợi với sản lượng gạo xuất khẩu cao nhất từ
trước đến nay. Việt Nam không chỉ giành ngôi vị quán quân của Thái Lan về xuất
khẩu gạo, trở thành quốc gia xuất khẩu gạo đứng đầu thế giới, mà còn góp phần cải
thiện đời sống nông hộ. Tuy nhiên, đầu năm 2013, giá lúa gạo nguyên liệu tại Đồng
bằng sông Cửu Long liên tục sụt giảm. Các hợp đồng xuất khẩu gạo chưa được ký
kết khiến cho thị trường lúa gạo hết sức trầm lắng. Có thể nói, xuất khẩu gạo đã lập
kỷ lục về lượng, nhưng còn nhiều rào cản nội tại và sự sụt giảm cả giá trị và lượng
tại nhiều thị trường lớn. (Xuân Thân, tháng 12/2012). Việc phát triển bền vững và
tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo, không chỉ cần tập trung giải
quyết những bất cập trong nội tại nền kinh tế, mà còn những nguyên nhân tiềm ẩn
trong hệ thống doanh nghiệp.
Công ty lương thực Tiền Giang vốn là doanh nghiệp nhà nước đi đầu trong
lĩnh vực xuất nhập khẩu ở Việt Nam. Trải qua hơn 20 năm hoạt động, công ty đã
từng bước hoàn thiện và củng cố hoạt động kinh doanh của mình. Vì lẽ đó, tôi đã
quyết định chọn công ty Lương thực Tiền Giang, với mong muốn được học hỏi
thêm những kiến thức thực tế quý báu trong một doanh nghiệp có bề dày hoạt động
trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Hơn thế nữa, với tư cách người con quê hương Tiền
Giang đang theo học chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, tôi hi vọng đóng góp vào sự
phát triển của hoạt động xuất khẩu gạo của tỉnh nhà thông qua việc thực hiện đề tài
kiến tập “Quy trình xuất khẩu gạo tại Công ty Lương thực Tiền Giang”, qua đó
những giải pháp cải tiến hoạt động xuất khẩu của đơn vị trong thời gian tới.
Với mục đích và phạm vi nghiên cứu như trên, báo cáo kiến tập được kết cấu
thành 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu về công ty Lương thực Tiền Giang.
Chương 2: Quy trình xuất khẩu gạo bằng đường biển tại công ty Lương thực
Tiền Giang.
6

Chương 3: Nhận xét, kiến nghị, bài học rút ra trong quá trình kiến tập tại công
ty Lương thực Tiền Giang.
Do không thể tiếp cận được nguồn số liệu năm 2015 nên đề tài kiến tập được
tập trung nghiên cứu dựa trên số liệu từ năm 2010 đến năm 2014. Vì thế, những
phân tích, đề xuất đưa ra có phần chưa xác thực so với thời điểm tình hình nền kinh
tế hiện tại. Thời gian được kiến tập cũng không dài và kinh nghiệm thực tế còn hạn
chế nên không tránh khỏi sai sót, kính mong sự góp ý và hướng dẫn từ giáo viên
hướng dẫn và quý công ty.
Trong quá trình kiến tập, tôi gửi lời chân thành cảm ơn đến giảng viên hướng
dẫn Tiến sĩ Trần Văn Đức, các nhân viên của công ty Lương thực Tiền Giang, đặc
biệt là của Văn phòng đại diện tại TP.HCM đã nhiệt tình hỗ trợ tôi hoàn thành bài
báo cáo kiến tập hè này.
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY LƯƠNG THỰC TIỀN GIANG
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Lương thực Tiền Giang (Tiengiang Food Company – TIGIFOOD) là
doanh nghiệp Nhà nước được thành lập từ năm 1984 và trở thành đầu mối xuất
khẩu gạo của Việt Nam từ năm 1989. Hiện nay, công ty là hội viên của Hiệp hội
Lương thực Việt Nam, và là một trong 10 doanh nghiệp đứng đầu xuất khẩu gạo của
Tổng công ty Lương thực miền Nam.
Trong quá trình hoạt động và phát triển đến nay, công ty Lương thực Tiền
Giang được hình thành tổng hợp từ nhiều đơn vị khác nhau như: Công ty Kinh
doanh lương thực, Xí nghiệp Xay xát chế biến lương thực, Công ty Vật tư nông
7
nghiệp Tiền Giang, Công ty Lương thực TP. Mỹ Tho, Công ty Lương thực Chợ gạo,
Xí nghiệp cơ khí xây lắp lương thực Tiền Giang.
Ngày 02/10/1992, Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ra quyết định số
785/QĐ.UB, thành lập doanh nghiệp Nhà nước công ty Lương thực Tiền Giang với
chức năng là đầu mối kinh doanh, chế biến lương thực xuất khẩu và nội tiêu; nhập
khẩu phân bón, thuốc trừ sâu, hàng tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu sản xuất nông
nghiệp và phát triển nông thôn.

Từ năm 1992 đến nay, nhiệm vụ của công ty Lương thực Tiền Giang đối với
tỉnh nhà không thay đổi. Đáp ứng nhu cầu cạnh tranh và cơ chế thị trường theo định
hướng Xã hội chủ nghĩa của nền kinh tế, ngày 24/05/1995, Thủ tướng chính phủ
ban hành Quyết định số 311-TTG về việc thành lập Tổng công ty Lương thực miền
Nam. Công ty chuyển thành đơn vị thành viên của Tổng công ty Lương thực miền
Nam theo Quyết định tiếp nhận 043/TCT/TCLĐ-QĐ ngày 25/11/1995. Ngày
04/05/1996, căn cứ Quyết định số 007/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị Tổng công
ty Lương thực miền Nam, công ty Lương thực Tiền Giang là một doanh nghiệp
thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng công ty Lương thực miền Nam. Theo
quyết định số 139/QĐ/BNN/ĐMDN từ ngày 01/07/2006, công ty thay đổi pháp
nhân hoạt động, trở thành đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Lương thực
miền Nam. Ngày 24/03/2008, Hội đồng quản trị Tổng công ty Lương thực miền
Nam ra quyết định số 59/QĐ-HĐQT về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động
của công ty Lương thực Tiền Giang.
- Tên doanh nghiệp: Công ty Lương thực Tiền Giang
- Tên giao dịch: TIGIFOOD (Tien Giang Food Company)
- Trụ sở chính: 256 Khu phố 2, phường 10, TP. Mỹ Tho, Tiền Giang
- Tổng giám đốc: Nguyễn Quốc Trực
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên, vốn 100% nhà nước.
- Vốn điều lệ: 338.530.000.000 đồng
- Mã số thuế: 0300613198
- Mã số đăng ký kinh doanh: 5316000016
- Điện thoại: (+84.73) 3855683 – 3855604 – 3855992 – 3855681
8
- Fax: (84.73) 3855789
- Email:
- Website: www.tigifood.com
Là thành viên của Tổng công ty Lương thực miền Nam, Hiệp hội Lương thực
Việt Nam, các hiệp hội thương mại khác và thông qua hệ thống internet, doanh
nghiệp đã có nhiều cơ hội thu thập được thông tin bổ ích. Hiện tại, công ty Lượng

thực Tiền Giang là doanh nghiệp nhà nước hạng 1, đang nằm trong top 5 của Tổng
công ty lương thực miền Nam với mức độ tăng trưởng đều qua các năm.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
1.2.1. Nhiệm vụ
Theo bản điều lệ tổ chức và hoạt động, công ty Lương thực Tiền Giang có
nhiệm vụ kinh doanh lương thực trên địa bàn tỉnh, gồm việc xây dựng kế hoạch
phát triển, đầu tư, tạo nguồn vốn lưu động, tổ chức thu mua bảo quản, chế biến, dự
trữ, lưu thông, tiếp thị, vận chuyển, tiêu thụ, hợp tác liên doanh liên kết với các tổ
chức trong và ngoài nước, tổ chức vùng lương thực trọng điểm.
1.2.1.1. Ngành nghề hoạt động kinh doanh chính
- Chế biến, kinh doanh lương thực tiêu dùng nội địa và xuất khẩu.
- Sản xuất và kinh doanh nước khoáng thiên nhiên, nước tinh khiết đóng chai,
nước đá viên tinh khiết.
- Sản xuất và kinh doanh bánh tráng xuất khẩu và tiêu dùng nội địa.
- Sản phẩm và dịch vụ khác: nhập khẩu phân bón, thuốc trừ sâu, vật liệu xây
dựng, hàng tiêu dùng, nông sản, thực phẩm, máy móc thiết bị công nghiệp, vật tư,
nguyên liệu phục vụ sản xuất nông nghiệp và chế biến, kinh doanh xăng dầu.
1.2.1.2. Sản phẩm chính
Công ty kinh doanh sản phẩm chính là gạo, gồm có các loại: gạo 5% tấm, gạo
10% tấm, gạo 15% tấm, gạo 20% tấm, gạo 25% tấm, gạo thơm, tấm thơm. Những
mặt hàng này được mua ở thị trường trong nước, một phần được tiêu thụ nội địa,
một phần được xuất khẩu. Ngoài ra, công ty còn bán các phụ phẩm cho thị trường
trong nước như cấm, trấu.
9
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
1.2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Ban lãnh đạo do Hội đồng quản trị của Tổng công ty Lương thực Miền Nam
bổ nhiệm. Ban giám đốc bao gồm giám đốc và hai phó giám đốc là những người có
quyền lực cao nhất, điều hành và quản lý công ty: giao dịch, ký kết hợp đồng với
bạn hàng, là những người có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, đồng

thời là người đại diện cho quyền lợi của công nhân viên theo đúng luật định. Mỗi
phó giám đốc quản lý từng mảng hoạt động của công ty: nghiệp vụ và sản xuất.
Công ty có 10 đơn vị trực thuộc và 5 phòng ban. Nhìn chung, liên quan trực
tiếp đến hoạt động xuất khẩu gạo tại công ty gồm có các phòng ban, đơn vị sau:
- Các xí nghiệp xay xát và chế biến lương thực có nhiệm vụ xay xát và chế
biến gạo, xuất khẩu và tiêu thụ nội địa, bao tiêu xuất khẩu gạo theo các chỉ tiêu kế
hoạch của công ty giao.
- Phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu: quan hệ, khai thác và quản lý
hoạt động xuất nhập khẩu.
- Phòng đầu tư kỹ thuật: nghiên cứu, tìm hiểu và thu hút các nguồn đầu tư
trong và ngoài nước, hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ sở xay xát, lau bóng của công ty.
- Cửa hàng kinh doanh lương thực vật tư: mua bán vật tư nông nghiệp phục vụ
sản xuất, bán lẻ lương thực thực phẩm, phát triển thị trường nội địa, tổ chức bán lẻ
trong ngoài tỉnh, đầu tư vật tư cho các hợp tác xã nông nghiệp, bao tiêu sản phẩm.
- Văn phòng đại diện tại TP.HCM
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Lương thực Tiền Giang.
Giám đốc
Kho Mỹ Phước Tây
Xí nghiệp bánh tráng xuất khẩu
Xí nghiệp nước giải khát Suối Xanh
Xí nghiệp chế biến gạo Việt Nguyên
Các đơn vị trực thuộc
Phó giám đốc
Xí nghiệp xay xát
chế biến lương thực số 3
Xí nghiệp xay xát
chế biến lương thực số 4
Xí nghiệp xay xát
chế biến lương thực số 2
Xí nghiệp xay xát

chế biến lương thực số 1
Xí nghiệp chế biến gạo
chất lượng cao
Trung tâm nông sản Phú Cường
VPĐD tại TP.HCM
Phòng đầu tư kỹ thuật
Phòng tài chính kế toán
Phòng kế hoạch kinh doanh
xuất nhập khẩu
Phòng tổ chức hành chính
Các phòng quy trình
Phó giám đốc
10
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính, năm 2012.
1.2.2.2. Tình hình nhân sự
Bảng 1.1. Tình hình nhân sự của công ty Lương thực Tiền Giang
Đơn vị: người
Chỉ
tiêu
Giới tính Tuổi Trình độ văn hóa
Trình độ
ngoại ngữ
Tổng
Nam Nữ
Dưới
45
tuổi
Từ
45
tuổi

trở
lên
Công
nhân
kỹ
thuật
Cao
đẳng
,
trung
cấp
Đại
học
Cao
học
Chứng
chỉ A
và B
Đại
học
11
Số
lượng
373 157 430 100 256 163 109 2 56 4 530
Nguồn: Báo cáo nhân sự năm 2012, Phòng tổ chức hành chính.
Về ưu điểm, nhìn chung, lực lượng lao động của công ty trẻ và dồi dào đảm
bảo thực hiện chức năng sản xuất của các đơn vị trực thuộc trong đó người dưới 45
tuổi chiếm 81,13%, nam chiếm 70,59% trong tổng số nhân viên. Tuy nhiên, trình độ
của một bộ phận cán bộ, nhân viên chưa đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ mới trong
điều kiện thực hiện theo cơ chế kinh tế hàng hóa và thị trường theo định hướng Xã

hội chủ nghĩa. Cụ thể là người đã tốt nghiệp đại học chỉ chiếm 20,57%, người có
trình độ ngoại ngữ (đại học hoặc chứng chỉ A, B) cũng chỉ chiếm 11,32%.
12
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU GẠO BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY LƯƠNG THỰC TIỀN GIANG
2.1. Giới thiệu hoạt động xuất khẩu gạo tại công ty Lương thực Tiền Giang
2.1.1. Kim ngạch và thị trường xuất khẩu gạo của công ty Lương thực Tiền
Giang
Bảng 2.1. Sản lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo của công ty Lương
thực Tiền Giang trong giai đoạn 2012 – 2014.
Đơn vị tính: tấn (sản lượng), USD (kim ngạch)
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Sản
lượng
Trị giá Sản
lượng
Trị giá Sản
lượng
Trị giá
Mua vào 285.721 96.002.256 261.878 77.515.888 206.687 62.212.787
Bán ra 226.409 135.284.036 268.859 101.440.535 245.005 104.773.954
- Nội địa 95.467 55.943.662 131.664 46.082.400 94.343 36.793.770
- Xuất khẩu 130.942 79.340.374 137.195 55.358.135 150.662 67.980.184
Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác hoạt động sản xuất kinh doanh và phương hướng
nhiệm vụ năm 2012 – 2014, Phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu.
Nhìn chung hoạt động xuất khẩu tăng trưởng không đều hàng năm từ 2012 đến
2014. Kết quả hoạt động xuất khẩu năm 2012 đạt mức tăng trưởng cao nhất
79.340.374 USD tương ứng 130.042 triệu tấn. Năm 2013 công ty đã xuất được
139.195 triệu tấn, kim ngạch xuất khẩu là 55.358.135 USD. Giá gạo giảm so với

năm 2012, nguyên nhân là do tình hình thiên tai, dịch bệnh trên cây lúa nên sản
lượng lúa sản xuất thấp, thêm vào đó chính sách hạn chế xuất khẩu gạo của Chính
Phủ để đảm bảo an ninh lương thực nên sản lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo của
Công ty cũng chịu ảnh hưởng tình hình xuất khẩu chung của cả nước. Năm 2014,
sản lượng và kim ngạch xuất khẩu đều tăng so với năm 2013. Công ty đã xuất khẩu
được 150.662 triệu tấn gạo các loại, kim ngạch xuất khẩu đạt trên 67 triệu USD.
13
Đây là một dấu hiệu đáng mừng, cho thấy giá xuất khẩu gạo đang dần bình ổn trở
lại.
2.1.2. Thị trường xuất khẩu gạo của công ty Lương thực Tiền Giang
Biểu đồ 2.1. Cơ cấu xuất khẩu theo thị trường tại công ty Lương thực Tiền
Giang trong năm 2014.
Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác hoạt động sản xuất kinh doanh và phương hướng
nhiệm vụ năm 2012 – 2014, Phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu.
Các nhóm thị trường chủ yếu của công ty gồm có 2 nhóm thị trường nước ngoài và
thị trường trong nước. Về thị trường nước ngoài, thị trường truyền thống và có sản
lượng xuất khẩu nhiều nhất là thị trường Châu Á, trong đó chiếm hơn 80% doanh số
gồm các thị trường truyền thống như Malaysia, Indonesia, Hong Kong, Singapore,
Philippines, Iran. Mặt khác, thị trường Châu Âu và Châu Úc, sản lượng có xu
hướng tăng nhưng không đều. Châu Á là những khách hàng lâu dài và họ hài lòng
với chất lượng gạo luôn được đảm bảo. Ngược lại, châu Úc đòi hỏi chất lượng gạo
rất cao, dù công ty có cải tiến chất lượng gạo nhưng vẫn không cạnh tranh được với
các nước khác như Thái Lan. Do đó, sản lượng gạo xuất qua thị trường Châu Úc
còn rất thấp. Ngoài ra, những năm gần đây, do chịu áp lực cạnh tranh gay gắt về giá
cả, chất lượng gạo xuất khẩu từ Thái Lan, Trung Quốc, Ấn Độ, Pakistan, công ty đã
tích cực mở rộng thị trường sang Nam Phi, Nepal, Bangladesh, Ai Cập, Haiti, New
Zealand, Úc, Đức, Ba Lan, Cộng hòa Séc, Israel, Thụy Sĩ, Bồ Đào Nha, Nga.
2.2. Quy trình xuất khẩu gạo bằng đường biển tại công ty Lương thực Tiền
Giang
2.2.1. Trình tự các bước xuất khẩu gạo bằng đường biển tại công ty Lương

thực Tiền Giang.
Sơ đồ 2.1. Trình tự các bước xuất khẩu gạo bằng đường biển tại công ty
Lương thực Tiền Giang.
1
Đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu
2
Thu mua hàng hóa để xuất khẩu
3
Đăng ký giám định và các loại chứng thư khác
Mua bao hiểm cho hàng hóa (nếu có)
4
Lấy container rỗng về đóng hàng
5
Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho hãng tàu
6
Hoàn tất bộ chứng từ
7
Yêu cầu và nhận thanh toán
8
Giải quyết khiếu nại (nếu có)
14
Nguồn: Văn phòng đại diện tại TP.HCM, năm 2014.
2.2.2. Phân tích quy trình xuất khẩu gạo của công ty Lương thực Tiền Giang
2.2.2.1. Đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu
Hình thức ký kết hợp đồng phần lớn là qua fax, trường hợp hai bên ngồi đàm
phán giao dịch đi đến ký hợp đồng là rất ít. Hợp đồng ngoại thương gồm những nội
dung sau: số hợp đồng, ngày tháng năm và nơi ký kết hợp đồng, tên và địa chỉ các
bên ký kết, các điều khoản của hợp đồng ngoại thương. Trong hợp đồng sẽ liệt kê rõ
các loại chứng từ kèm theo, nhân viên dựa vào hợp đồng tiến hành thực hiện bộ
chứng từ. Điều khoản phương thức thanh toán của hợp đồng thường sử dụng là

phương thức thanh toán L/C, vì phương thức này an toàn nhất cho người xuất khẩu.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng phương thức thanh toán D/P đối với những khách
hàng quen thuộc, đã có quan hệ kinh doanh từ lâu như công ty có những hiểu biết
nhất định về thế mạnh, tình hình tài chính của đối tác. Các điều kiện thương mại
được sử dụng là FOB, CIF, CFR, trong đó thường được sử dụng nhất là FOB.
15
2.2.2.2. Thu mua hàng hóa để xuất khẩu
Sơ đồ 2.2. Mô hình tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty Lương
thực Tiền Giang.
Nguồn: Phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, năm 2014.
Đầu tiên, công ty tiến hành thu mua, tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu
theo Sơ đồ 2.2, phân bổ cho các đơn đặt hàng khác nhau. Bước này không do
VPĐD thực hiện. Để có hàng hóa phục vụ cho xuất khẩu, công ty thu mua trực tiếp
từ nông dân hoặc doanh nghiệp tư nhân trong và ngoài tỉnh để đáp ứng đủ nhu cầu
xuất khẩu gạo, đồng thời, có các kho xưởng dự trữ gạo nằm ven sông thuận lợi cho
việc vận chuyển. Mỗi kho có thể dự trữ từ 2.000 đến 3.000 tấn. Hợp đồng kinh tế về
việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp
đồng gia công. Các khách hàng thường giao dịch là Công ty TNHH Việt Hưng,
Công ty TNHH một thành viên Nam Thành, Doanh nghiệp tư nhân Tấn Phát,
Doanh nghiệp tư nhân Ngọc Ẩn 2… Bên cạnh đó, hình thức thu mua được công ty
sử dụng là mua đứt bán đoạn. Khi mua hàng theo hình thức trên, công ty phải ký hai
hợp đồng: hợp đồng mua hàng và hợp đồng xuất khẩu. Dựa trên yêu cầu của hợp
đồng xuất khẩu, công ty sẽ đưa ra các điều kiện phù hợp cho hợp đồng thu mua về
chất lượng, số lượng, mẫu mã, phương thức thanh toán,… Công ty thường sẽ trả
tiền cho người bán sau khi nhận được đủ hàng hóa như đã ghi trong hợp đồng.
Trong trường hợp các nhà cung ứng đáng tin cậy, có quan hệ truyền thống, để tạo
tâm lý an tâm cho khách hàng, công ty sẽ ứng trước một khoản tiền.
2.2.2.3. Đăng ký giám định và các loại chứng thư khác, mua bảo hiểm cho hàng
hóa (nếu có)
Tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng về những chứng từ kèm theo trong mục

Documents required, công ty sẽ tiến hành thủ tục đăng ký để hoàn tất bộ chứng từ.
Đối với giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng và đóng gói bao bì, hợp đồng quy
Các cơ sở sản xuất và chế biến
Công ty Các chi nhánh công ty
Hộ gia đình sản xuất
Nhà buôn nhỏ địa phương
16
định rõ giấy chứng nhận này là do cơ quan giám định có uy tín nào cấp thì công ty
phải đăng ký với cơ quan giám định đó để yêu cầu giám định. Công ty fax bộ hồ sơ
gồm: đơn yêu cầu giám định, hợp đồng, L/C (nếu có) cho công ty giám định. Đồng
thời, công ty sẽ phải thông báo thời gian đóng hàng tại kho để cơ quan giám định cử
nhân viên đến giám định. Đối với việc đăng ký chứng thư khử trùng, công ty
thường tiến hạnh đăng ký với Công ty cổ phần khử trùng Việt Nam (VFC) để khử
trùng cho lô hàng. Phí khử trùng thường do công ty chịu, đây được xem là nghĩa vụ
của nhà xuất khẩu. Thủ tục đăng ký kiểm dịch thực vật gồm: đơn đăng ký kiểm dịch
thực vật, hợp đồng. Đối với việc đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ, nhân viên tải
form giấy chứng nhận xuất xứ (form A, B hoặc C) tại www.covcci.com.vn, điền
thông tin vào form trống dựa trên hợp đồng và trao đổi để lập bản C/O hoàn chỉnh
với nhân viên Phòng thương mại. Bộ hồ sơ gồm: đơn đề nghị cấp C/O do giám đốc
ký tên đóng dấu, hóa đơn thương mại, B/L. Nhân viên công ty mang bộ hồ sơ sang
cho Phòng thương mại kiểm tra. Phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ mỗi lần giao dịch
sẽ không thu vì công ty đã đóng lệ phí thường niên cho Phòng thương mại.
Tiếp theo là bước đóng gói bao bì hàng xuất khẩu và kẻ ký mã hiệu hàng
hóa. Đối với mẫu bao bì, tùy theo thỏa thuận với người mua, công ty sẽ dùng loại
bao bì nào. Trường hợp khách hàng sử dụng hàng để bán lại, khách hàng sẽ gửi mẫu
bao bì marking. Khi đó, công ty sẽ tiến hành in mẫu bao bì trên, rồi tiến hành đóng
gói hàng vào mẫu bao bì đó.
Đồng thời, nếu ký kết hợp đồng theo điều kiện thương mại CIF, công ty phải
mua bảo hiểm cho hàng hóa. Công ty thường mua bảo hiểm của Tổng công ty cổ
phần Bảo Minh. Điều kiện bảo hiểm thường được sử dụng là tối thiểu loại C. Tùy

theo thỏa thuận giữa công ty và người mua, công ty sẽ tiến hành mua bảo hiểm theo
các điều kiện bảo hiểm nào. Bộ hồ sơ mua bảo hiểm gồm: giấy yêu cầu bảo hiểm
hàng hóa, B/L, commercial invoice, packing list, sale contract (nếu có), L/C (nếu
có). Tuy nhiên, công ty có thể bổ sung B/L vào 2 bộ hồ sơ xin cấp C/O và bộ hồ sơ
yêu cầu bảo hiểm ngay sau khi giao hàng cho hãng tàu.
2.2.2.4. Lấy container rỗng về đóng hàng
Khi lượng hàng được tập kết và đóng gói đầy đủ thì sẽ đóng hàng vào
container. Nhân viên sẽ mang Booking confirmation đưa cho đại diện hãng tàu hoặc
đại lý tàu biển để đối lấy Lệnh giao vỏ container, Seal kèm Packing list. Tại bước
17
này, công ty khử trùng sẽ đến khử trùng cho hàng khi hàng đã cho vào container. Tổ
chức giám định cũng đến để kiểm tra số lượng, chất lượng, khối lượng, bao bì ký
mã hiệu hàng hóa xem có phù hợp với chỉ tiêu quy cách phẩm chất của hợp đồng
mua bán hay không và thực hiện việc kiểm đếm, giám sát quá trình đóng hàng vào
container. Sau đó, các bên có liên quan sẽ tiến hành niêm phong, kẹp chì.
2.2.2.5. Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho hãng tàu.
Đầu tiên, nhân viên sẽ tiến hành khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm
Electronic Customs Services, dựa vào nội dung có trên hợp đồng và đợi tiếp nhận
phản hồi từ cơ quan hải quan. Nếu là “thông báo từ chối tờ khai hải quan điện tử”
thì nhân viên tiến hành sửa đổi, bổ sung tờ khai hải quan điện tử theo yêu cầu của
cơ quan hải quan. Nếu nhận “thông bái hướng dẫn làm thủ tục hải quan điện tử” thì
nhân viên sẽ thực hiên thông tin hải quan cho hàng hóa. Đồng thời, nhân viên
VPĐD sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho hãng tàu như: tên, địa chỉ người
xuất khẩu, tên hàng, số lượng hàng, số hiệu tàu,… để hãng tàu lập B/L. Ngay sau
khi hải quan thông báo tờ khai điện tử hợp lệ, nhân viên cho vận chuyển và giao
container cho hãng tàu tại cảng và trước khi hết thời gian quy định trong Booking
confirmation, đưa container vào bãi của cảng để chờ ngày xếp hàng, đóng phí hạ
tàu. Phí hạ tàu được tính theo số lượng container. Thương vụ cảng sẽ cấp phiếu EIR
để xác thực đã đóng tiền nâng hạ container. Mặt hàng gạo xuất khẩu của công ty
thường được đóng trong container và gửi hàng nguyên (FCL/FCL). Sau khai hàng

đã được giao cho hãng tàu, nhân viên sẽ được hãng tàu cấp B/L. Ngay khi có B/L,
nhân viên sẽ bổ sung B/L vào bộ hồ sơ xin cấp C/O và bộ hồ sơ yêu cầu bảo hiểm
hàng hóa.
Tiếp theo, nhân viên sẽ mang bộ hồ sơ khai báo hải quan, gồm có: giấy giới
thiệu, hai phiếu tiếp nhận hồ sơ, packing list (bản gốc), hợp đồng ngoại thương (bản
chính và một bản sao), hai tờ khai hàng hóa xuất khẩu (bản gốc) để thông qua hải
quan. Mặt hàng gạo của công ty thông thường được hải quan phân luồng vàng hoặc
luồng đỏ. Khi hàng được phân luồng vàng, hải quan yêu cầu xuất trình bộ chứng từ.
Nhân viên sẽ nộp bộ hồ sơ gồm: 2 tờ khai hải quan có xác nhận của giám đốc, hợp
đồng (bản chính và 1 bản sao), packing list (nếu 3 mặt hàng trở lên). Nhân viên mua
tem dán vào tờ khai. Hải quan kiểm tra bộ chứng từ, kí và đóng dấu xác nhận thông
quan rồi trả lại cho nhân viên 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem. Khi hàng được
phân luồng đỏ, ngoài việc sẽ kiểm tra chứng từ, hải quan sẽ kiểm tra thực tế rồi mới
18
xác nhận thông quan trên tờ khai hải quan điện tử. Sau đó, nhân viên mang tờ khai
đã thông qua đến hải quan giám sát bãi ghi số container và số seal. Tại phòng giám
sát của cơ quan hải quan, tờ khai sẽ được kiểm tra và kí xác nhận hàng đã qua khu
vực giám sát. Nhân viên xuất trình tờ khai có xác nhận thông quan để hãng tàu vào
sổ tàu.
2.2.2.6. Hoàn tất bộ chứng từ
Nhân viên VPĐD sẽ tiến hành bổ sung các chứng từ cần thiết, các chỉnh sửa
(nếu có) đê hoàn tất bộ chứng từ. Đối với cái loại chứng thư (chứng thư kiểm dịch,
chứng thư khử trùng, giấy chứng nhận xuất xử,…) nhân viên VPĐD sẽ đến các cơ
quan cấp chứng thư để nhận chứng thư về sau khi tàu chạy.
2.2.2.7. Yêu cầu và nhận thanh toán
Đối với phương thức thanh toán L/C, nhân viên sẽ mang bộ chứng từ hoàn
tất đến ngân hàng. Bộ chứng từ gồm: phiếu xuất trình chứng từ, hóa đơn thương
mại, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận số lượng, trọng
lượng, B/L, giấy chứng nhận khử trùng, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và hối
phiếu. Khi nhận được L/C từ ngân hàng thông báo, cán bộ xuất khẩu sẽ kiểm tra,

thời hạn mở L/C, số lượng hàng giao, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán, giá
trị hợp đồng,… để đánh giá khả năng thực hiện L/C của mình và đề nghị tu chỉnh
khi cần. Đối với phương thức thanh toán D/P, công ty lập bộ chứng từ thanh toán,
gồm bộ chứng từ gửi hàng, hối phiếu chuyển cho ngân hàng và nhờ ngân hàng này
thu hộ tiền từ người mua.
2.2.2.8. Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Đối với các khiếu nại về số lượng, trọng lượng hàng, nếu là lỗi của công ty
thì giải quyết bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu.
Về phẩm chất không phù hợp, công ty hoàn chi phí, giảm giá hàng bán; thay hàng
khuyết tật bằng hàng mới phù hợp với phẩm chất; hủy hợp đồng. Về việc không
hoặc chậm giao hàng thì nộp phạt hoặc bồi thường tùy trường hợp cụ thể. Nếu hợp
đồng quy định rằng người mua có nghĩa vụ cung cấp bao bì mà người mua giao cho
công ty chậm trễ, làm công ty không giao được hàng hoặc giao hàng không đúng
thời gian thì công ty có thể khiếu nại người mua. Nhìn chung, việc giải quyết khiếu
nại được công ty tiến hàng nghiêm túc, thỏa thuận thường hướng tới sự nhất trí của
hai bên mà không phải chuyển sang giải quyết bằng kiện tụng.
19
2.3. Nhận xét về quy trình xuất khẩu gạo tại công ty Lương thực Tiền Giang
2.3.1. Ưu điểm
- Đội ngũ nhân viên tại VPĐD có quy trình cao, năng động, thường xuyên cập nhật
những thay đổi về quy định chế tài xuất nhập khẩu.
- Quy trình thực hiện: mỗi người hoặc một nhóm một công đoạn, một khâu nên
chuyên môn hóa cao.
- Cơ sở vật chất được trang bị dây chuyền hiện đại, tiên tiến, đồng bộ của các hãng
nổi tiếng về cung cấp các thiết bị phục vụ cho lĩnh vực gạo. Hệ thống máy móc,
thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn HACCP, nhà xưởng thiết kế đúng tiêu chuẩn,
nguồn nguyên liệu được duy trì bởi hệ thống quản lí chất lượng tiên tiến ISO,
HACCP, nên luôn đáp ứng được những khắt khe cho sản xuất. Công ty là doanh
nghiệp kinh doanh lương thực đầu tiên trong nước có dây chuyền đạt tiêu chuẩn
HACCP và sẽ tạo lợi thế cạnh tranh rất lớn đối với các đối thủ trên trường quốc

tế.
- Uy tín: Công ty đã xây dựng một thương hiệu uy tín đối với thị trường nội địa
cũng như thị trường ngoài nước bằng hàng loạt các giải thưởng như Cúp vàng
thương hiệu – Nhãn hiệu lần III năm 2010, cúp vàng ISO – chìa khóa hội nhập
lần thứ IV, Giải thưởng chất lượng Việt Nam năm 2008.
- Tổ chức thực hiên:
• Công ty nằm gần Quốc lộ 1 và cảng, thuận lợi cho việc vận chuyển. Hệ thống các
kho, xí nghiệp đặt rải rác trong tất cả các huyện trong tỉnh, thuận lợi cho việc thu
mua, vận chuyển, bảo quản, tồn trữ và chế biến gạo xuất khẩu.
• Trụ sở cách TPHCM không xa và có VPĐD ở TPHCM nên dễ dàng nắm bắt những
thông tin về thị trường trong và ngoài nước.
• Công ty cũng đã và đang ứng dụng thí điểm mô hình tiêu thụ nông sản và cung ứng
vật tư nông nghiệp. Việc triển khai xây dựng và thực hiện mô hình này giúp công ty
có nguồn nguyên liệu ổn định đáp ứng được yêu cầu tiêu thụ trong và ngoài nước,
tạo tiền đề xây dựng vùng lúa nguyên liệu chất lượng cao cho doanh nghiệp, đồng
thời tạo điều kiện và cơ hội cho doanh nghiệp được thể hiện trách nhiệm xã hội với
cộng đồng, góp phần tạo mối liên kết 4 Nhà (Nhà nông, Nhà doanh nghiệp, Nhà
khoa học và Nhà nước) ngày càng bền vững và đi vào chiều sâu. Thị trường giờ đây
20
được mở rộng trên phạm vi năm châu lục, trong đó sản phẩm của công ty đã được
xâm nhập vào thị trường cao cấp, khó tính như Mỹ, New Zealand, Na Uy,…
2.3.2. Hạn chế
- Tổ chức thực hiện:
• Khâu chuẩn bị giao dich, đàm phán, kí hợp đồng.
Hiện nay công ty áp dụng phương pháp nghiên cứu, điều tra tại văn phòng nên
nguồn thông tin thu thập thường thiếu tính cập nhật và độ tin cậy thấp.
Kí kết và thực hiện hợp đồng là 2 bộ phận khác nhau. Phòng kế hoạch kinh
doanh xuất nhập khẩu thực hiện việc kí hợp đồng trong khi đó, VPĐD tại TPHCM
là bộ phận chủ yếu thực hiện hợp đồng. Nhân viên bộ phận soạn thảo, kí kết hợp
đồng chưa có sự thông hiểu sâu sắc và kinh nghiệm dày dặn về thủ tục xuất nhập

khẩu trong thực tế như bộ phận kí thực hiện hợp đồng – VPĐD tại TPHCM nên dễ
dẫn đến việc lựa chọn những điều kiện hợp đồng mà khi thực hiện sẽ gặp khó khăn.
Việc thỏa thuận điều kiện giao hàng: Doanh nghiệp chủ yếu kí hợp đồng theo
kiều điện FOB, nên không giành được quyền thuê tàu do nguyên nhân khách quan
lẫn chủ quan. Hãng tàu nước ta chưa có uy tín trên trường quốc tế và tâm lý e ngại
của doanh nghiệp không muốn nhiều công đoạn, và chưa hiểu rõ lợi ích của việc
giành quyền vận tải.
• Khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Trong lúc cao điểm xuất khẩu, việc chưa chủ động chân hàng làm nảy sinh
nhiều tình trạng tranh giành giữa các doanh nghiệp, giá cả biến động, nên một số
hợp đồng khi thực hiện không hiệu quả.
Đôi khi chất lượng hàng hóa bị ảnh hưởng do hệ thống vận tải bốc dỡ chưa
phù hợp.
Khâu kiểm tra hàng hóa: việc kiểm tra đôi khi còn mang tính hình thức.
• Việc thuê tàu: Việc lựa chọn tàu chợ hay tàu chuyến còn theo tập quán nhiều hơn
quyết định dựa trên hiệu quả.
• Hệ thống kho bãi, cơ sở chế biến chưa đáp ứng được nhu cầu sản xuất.
- Chuẩn bị chứng từ: việc chuẩn bị chứng từ đôi khi gặp chút sai sót nhỏ, dẫn đến
sự kéo dài thời gian thực hiện trong 2 khâu sau:
• Khâu làm thủ tục hải quan
• Khâu thanh toán: các khiếu nại từ những lỗi từ phía công ty do việc không nhận
được tiền hàng xuất khẩu hay thanh toán chậm đều xuất phát từ việc không kịp thời
phát hiện những sai sót khác với hợp đồng hoặc trong bộ chứng từ thanh toán.
21
- Đội ngũ: Theo cơ cấu lao động xét theo trình độ của công ty, tỉ lệ người tốt
nghiệp đại học trên tổng số nhân viên thấp.
- Cơ sở hạ tầng: các kho đặt tại Tiền Giang nhưng hệ thống cầu cảng tại tỉnh còn
hạn chế, nhỏ và hẹp nên việc giao nhận hàng hóa không thể thực hiện tại tỉnh được,
phải thuê phương tiện vận tải chở hàng lên các cảng ở TPHCM để tiến hành giao
nhận, làm thủ tục hải quan… Điều này làm công ty tốn thêm một khoảng chi phí.

22
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY LƯƠNG THỰC TIỀN GIANG
3.1. Tổ chức thực hiện
3.1.1. Trong khâu chuẩn bị giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng
Để thực hiện thành công quá trình giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng,
phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị
trường và điều tra đối tác, do đó cần phải xây dựng một phương pháp nghiên cứu
hợp lý hiệu quả, thay thế bằng phương pháp nghiên cứu truyền thống tại văn phòng
trước đây. Các biện pháp nâng cao năng lực, trình độ phân tích thông tin của nhân
viên đàm phán, hoặc chủ động liên kết với chính phủ hay các đơn vị bạn tiến hành
các hoạt động nghiên cứu tại thị trường thực tế,… có thể khắc phục tình trạng
nguồn thông tin thu được thường thiếu tính cập nhật và độ tin cậy.
Phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện việc kí kết hợp đồng
trong khi đó, VPĐD tại TPHCM là bộ phân chủ yếu thực hiện hợp đồng, để đạt
được hiệu quả tối ưu, cần có sự hợp tác và chia sẻ kinh nghiệm giữa 2 phòng ban.
Do đó, cả 2 phòng ban nên có các cuộc họp thường xuyên trên internet hoặc luân
phiên chuyển giao nhân viên giữa hai bộ phận để mang lại hiệu quả cao nhất trong
việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Trong việc thỏa thuận điều kiện giao hàng,
doanh nghiệp nên thay tập quan kí hợp đồng theo điều kiện FOB, bằng việc lựa
chọn các điều kiện giao hàng có thể giành được quyền về thuê tàu trong những điều
kiện khác nhau. Việc lựa chọn điều kiện giao hàng, từ đó giành được quyền vận tải
hay quyền thuê tàu sẽ mang lại nhiều lợi ích cho nền kinh tế trong nước lẫn doanh
nghiệp.
3.1.2. Trong khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu
Phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu cần quan tâm đến chính sách
đặc biệt để đảm bảo ổn định nguồn hàng, tránh sự tấn công của đối thủ cạnh tranh,
tổ chức hợp lý hệ thống tập trung hàng hóa xuất khẩu, đảm bảo cung cấp đúng hàng
hóa đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng, kịp thời gian giao hàng với chi phí thấp.
Ngoài ra, VPĐD cần xem xét lại các hệ thống vận chuyển bốc dỡ phù hợp số lượng

và đảm bảo chất lượng, kẻ mã hiệu trên bao bì cũng đòi hỏi phải cẩn thận, chu đáo
ký mã hiệu nên sáng sủa, dễ đọc không phai màu không thấm nước, như vậy không
23
chỉ thuận lợi cho quá trình giao hàng mà còn tránh được việc nhầm lẫn trong quá
trình xếp hàng lên tàu.
Trong khâu kiểm tra hàng hóa, hàng hóa giao phải đúng với quy định của
hợp đồng, để tránh dẫn đến khiếu nại hoặc không chấp nhận hàng, chấm dứt hợp
đồng dẫn đến bị thua lỗ. Ban kiểm tra cần tiến hành kiểm tra ngay tại các chân hàng
và tiếp tục được tiến hành đến khi hàng được vận chuyển đến bãi tập trung.
3.1.3. Trong việc thuê tàu
Chọn lựa thuê tàu chợ hay tàu chuyến phải tùy thuộc vào đặc điểm số lượng
hàng hóa. Nếu hàng hóa có số lượng không lớn công ty có thể thuê tàu chợ. Còn
nếu hàng hóa có khối lượng lớn thì có thể thuê tàu chuyến giúp hạn chế được thời
gian vận chuyển. Trong một số trường hợp khi thời gian vận chuyển kéo dài, VPĐD
nên cân nhắc tiến hàng thu gom hàng để thuê tàu chuyến đối mặc dù giá có hơi cao
nhưng thời gian vận chuyển sẽ thu ngắn lại do tàu không phải chuyển tải giao hàng
từng phần. Do môi trường trên tàu không phải là điều kiện phù hợp để kéo dài thời
gian vận chuyển, nên mặt hàng nông sản cần đến tay người mua càng sớm càng tốt.
3.1.4. Trong khâu giao hàng
VPĐD cần kiểm nghiệm hàng hóa một cách nhanh chóng rồi tiến hành làm
thủ tục hải quan để giao hàng đúng thời hạn quy định, đồng thời giảm được chi phí,
giữ được uy tín với khách hàng. Nhân viên VPĐD phải thường xuyên trao đổi với
cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ phương tiện vận chuyển đến, lên hàng
để vận chuyển hàng đến cảng hay địa điểm giao hàng. Để lập được kế hoạch này,
công ty căn cứ vào đặc điểm hàng xuất khẩu, thời gian giao hàng được quy định
trong hợp đồng.
3.1.5. Nâng cấp hệ thống kho bãi, cơ sở chế biến
Để phục vụ cho nhu cầu xuất khẩu ngày càng tăng của công ty cũng như của
nước nhà, công ty cần nâng cấp hệ thống kho bãi, cơ sở chế biến hiện tại. Đồng
thời, dựa trên nhịp độ phát triển, công ty nên xây dựng kế hoạch dài hạn cho việc

gia tăng thêm số lượng kho bãi, cơ sở chế biến ở những vùng gần khu vực nguồn
hàng và những nơi thuận tiện cho việc vận chuyển.
24
3.2. Chuẩn bị chứng từ
3.2.1. Trong khâu làm thủ tục hải quan
Không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các nước khác, thủ tục hải quan gồm nhiều
bước để đối chứng hàng hóa với chứng từ, nếu gặp bất kỳ sai sót nào đều mất thời
gian hay tiền bạc, nhất là làm chậm trễ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu, giảm uy tín của công ty. Bất kì sự không phù hợp nào trong bộ chứng từ hoặc
giữa hàng hóa với bộ chứng từ, công ty sẽ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và chi
phí. Do đó, nhân viên VPĐD cần phải nhanh chóng và cẩn thận trong khâu lập hồ
sơ đúng với quy định.
3.2.2. Trong khâu thanh toán
Đối với phương thức thanh toán L/C, khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu,
công ty phải thông báo cho bên mua là đã sẵn sàng giao để bên mua mở L/C. Ngân
hàng phát hành L/C sẽ chuyển L/C gốc cho công ty thông qua ngân hàng thông báo,
nhân viên VPĐD cần kiểm tra kỹ L/C vì hầu hết các khiếu nại các lỗi từ phía công
ty do việc không nhận được tiền hàng xuất khẩu hay thanh toán chậm đều xuất phát
từ việc không kịp thời phát hiện những sai sót khác với hợp đồng hoặc trong bộ
chứng từ thanh toán. Vì vậy khi phát hiện sai sót, công ty cần yêu cầu bên mua sửa
đổi ngay, cần lưu ý rằng sửa đổi L/C có xác nhận của ngân hàng mở L/C thì mới có
hiệu lực. Đến hạn thanh toán, VPĐD nên chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ thanh toán,
bộ chứng từ này phải theo đúng quy định trong L/C tại ngân hàng thanh toán.
3.2.3. Phát triển nguồn nhân lực
Bất kỳ một công ty nào dù vốn lớn, trang thiết bị hiện đại, nhưng nguồn nhân
lực không đảm bảo cho quá trình sản xuất, quản lý, kinh doanh,… thì công ty đó
cũng không thể phát triển được. Do vậy, để tồn tại và phát triển thì buộc mỗi công
ty phải chăm lo đào tạo và phát triển nguồn nhân lực một cách thường xuyên, liên
tục. Ngoài những công tác hành chính, Phòng tổ chức hành chính tìm hiểu thêm
kiến thức quản lí nhân sự như đào tạo lãnh đạo đội ngũ kế thừa, chăm sóc đời sống

tinh thần công nhân viên để tìm ra giải pháp nhân sự thiết thực cho hoạt động của
công ty.
25
KẾT LUẬN
Năm 2014, Việt Nam vẫn giữ nguyên vị thế là nước có sản lượng gạo xuất
khẩu lớn thứ hai thế giới. Để từng bước xây dựng thương hiệu gạo của Việt Nam
xứng danh là một cường quốc xuất khẩu gạo của thế giới trong những năm tiếp
theo, sự phối hợp giữa cá nhân, doanh nghiệp, nhà nước là điều cần thiết. Trong khi
đó, gạo xuất khẩu chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển, do đó việc cải tiến
quy trình vận tải biển ở mỗi doanh nghiệp cũng góp phần không nhỏ vào hiệu quả
hoạt động xuất khẩu gạo của nước nhà. Ở công ty Lương thực Tiền Giang, hoạt
động xuất khẩu gạo đã trở thành hoạt động chủ đạo, trở thành lợi thế cạnh trạnh của
công ty trên thị trường. Trong bối cảnh mà môi trường, điều kiện kinh doanh đã có
nhiều thay đổi không giống như trước đây, để đứng vững và không ngừng phát
triển, mở rộng thị trường hoạt động, công ty đã có những bước đổi mới trong hoạt
động xuất nhập khẩu, góp phần nâng cao nền kinh tế trong nước.
Qua thời gian kiến tập tại công ty, tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm,
kiến thức về hoạt động xuất khẩu, vai trò của hoạt động này đối với công ty, cũng
như thực trạng xuất khẩu gạo ở Việt Nam nói chung và công ty Lương thực Tiền
Giang nói riêng. Đồng thời, tôi đã có cơ hội tiếp cận các kiến thức thực tế và hiểu rõ
được bản chất của quy trình, từ đó, nắm bắt được các trường hợp phát sinh ngoài dự
kiến hay sách vở mà chỉ có ở môi trường thực tế doanh nghiệp mới tích lũy được.
Hơn thế nữa, tôi cũng đã hiểu rõ hơn về các kiến thức liên quan đã học tại trường và
mối quan hệ giữa các kiến thức ấy với nhau trong thực tế.
Bài thu hoạch kiến tập trên đây là những phân tích và một số ý kiến, nhận xét
về quy trình xuất nhập khẩu gạo bằng đường biển của công ty Lương thực Tiền
Giang. Cùng với mong muốn góp phần vào sự phát triển của công ty, tôi đã nghiên
cứu về quy trình xuất khẩu gạo bằng đường biển của công ty và đã mạnh dạn đưa ra
một vài biện pháp. Nhưng do kiến thức và kinh nghiệm hạn chế của mình, bài viết
chắc chắn còn nhiều sai sót, tôi mong nhận được sự đóng góp từ nhà trường và công

ty. Tôi hy vọng những kiến thức thực tế thu nhận từ công ty trong thời gian kiến tập
sẽ góp phần bổ sung cho kiến thức được trang bị ở trường và hỗ trợ được hoạt động
của công ty Lương thực Tiền Giang trong thời gian tới. Cuối cùng, với tiềm lực sẵn
có của công ty có lịch sử hình thành và phát triển hơn 20 năm, tôi tin rằng xuất khẩu
gạo có thể trở thành lợi thế cạnh tranh lớn của công ty trên thị trường trong những
năm sắp tới.