Một số biện pháp nhằm nâng cao một bước hiệu quả hoạt động quản lý của Bộ máy tổ chức UBND huyện Con Cuông – tỉnh Nghệ An

Website: Email : Tel : 0918.775.368
LỜI NÓI ĐẦU
Trong một tổ chức ,cơ cấu tổ chức được tạo lập nhằm để thực hiện các
kế hoạch ,chiến lược,mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra.việc xây dựng cơ cấu tổ
chức của cơ quan nhà nước mà hợp lý,phù hợp với quy mô hoạt động của tổ
chức thì nó góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu chiến lược
cơ bản của tổ chức.xong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức
quản lý tổ chức không phải là một việc làm đơn giản ,nó đòi hỏi phải có sự
nghiên cứu kỹ lưỡng về mục tiêu,chiến lược ,điều kiện cụ thể của tổ chức
,môi trường xung quanh tổ chức…có vậy mới có thể tạo ra được một cơ cấu
tổ chức vận hành tốt và hiệu quả.
Hoạt động quản lý là hoạt động then chốt trong mọi tổ chức để tổ chức
hoạt động tốt và hoàn thành các nhiệm vụ chỉ tiêu đặt ra.nâng cao hoạt động
quản lý góp phần không nhỏ giúp cho tổ chức hoạt động tốt và đạt hiệu quả.
Chính vì những lý do ở trên đồng thời tích luỹ thêm kiến thức của mình
nên em đã chọn đề tài :
“Một số biện pháp nhằm nâng cao một bước hiệu quả hoạt động quản
lý của Bộ máy tổ chức UBND huyện Con Cuông – tỉnh Nghệ An”.
Làm đối tưọng nghiên cứu của mình góp một phần nhỏ vào qua trình
vận hành và hoạt dộng của tổ chức giúp các tổ chức có thể vận dụng để nâng
cao một buớc hiệu quả hoạt động quản lý của mình.
Đề tài được chia làm 3 chương :
Chương I: Cơ sở lí luận về hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý trong tổ chức.
Chương II: Thực trạng hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý UBND
huyện Con Cuông.
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chương III: Một số biện pháp nhằm nâng cao một bước hiệu quả hoạt
động quản lý của Bộ máy quản lý UBND Huyện Con Cuông- Nghệ An.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do sự hạn chế về sự hiểu biết của

bản thân,nên đề tài của em khó tránh khỏ những sai sót rất mong được sự chỉ
dạy của thầy cô để đề tài của em được tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn UBND Huyện Con Cuông nơi em thực tập
và giáo viên hướng dẫn Nguyễn Văn Hiển đã giúp đỡ,chỉ bảo em hoàn thành
chuyên đề này.
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ CẤU TỔ
CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG TỔ CHỨC
1.1. Khái niệm về quản lý và chức năng hoạt động quản lý.
1.1.1. Khái niệm về hoạt động quản lý.
Hoạt động quản lý có nhiều cách hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau.
Có người hiểu quản lý là hoạt động được thực hiện nhằm đảm bảo sự hoàn
thành công việc qua nỗ lực của người khác.
Có quan điểm cho quản lý là sự phối hợp có hiệu quả các hoạt động
của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức.
Cũng có người hiểu quản lý là một hoạt động đảm bảo phối hợp những
nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm…
Tựu chung lại ta có thể hiểu: hoạt động quản lý là sự tác động có tổ
chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý
nhằm sử dụng hiệu quả nhất các tiềm năng ,các cơ hội của tổ chức đế đạt mục
tiêu đề ra trong điều kiện biến đông của môi trường
Hoạt động quản lý bao gồm các yếu tố sau:
+ Phải có ít nhất một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và
ít nhất là một đối tượng bị quản lý tiếp nhận trức tiếp các tác động của chủ thể
quản lý tạo ra và các khách thể khác chịu các tác động gián tiếp từ chủ thể
quản lý .
+ Phải có một mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tượng và chủ
thể, mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động.
+ Chủ thể phải thực hành việc tác động và phải biết tác động .Vì thế,đòi

hỏi chủ thể phải hiểu đối tượng và điều khiển đối tượng một cách có hiểu quả
+ Chủ thể có thể là một người,một nhóm người,một thiết bị ,còn đối
tuợngcó thể là con người, giới vô sinh hoặc loài sinh vật.
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1.1.2. Bản chất của hoạt động quản lý .
- Xét về mặt tổ chức- kỹ thuật của hoạt động quản lý :
Quản lý chính là sự kết hợp tất cả mọi nỗ lực chung của con người
trong tổ chức và việc sử dụng tốt các của cải vất chất thuộc phạm vi sở hữu
của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi
người một cách khôn khéo và có hiệu quả cao nhất.Quản lý phải trả lời các
câu hỏi “phải đạt mục tiêu nào đề ra ?”,”phải đạt mục tiêu như thế nào và
bằng cách nào?” “có rủi ro nào có thể xảy ra và cách xử lý?”
Quản lý ra đời chính là để tạo ra hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so
với việc làm của từng cá nhân riêng lẻ của một nhóm người khi họ tiến hành
các công việc có mục tiêu chung gần giống nhau.
- Xét về mặt kinh tế - xã hội của hoạt động quản lý :
Quản lý là các hoạt động chủ quan của chủ thể quản lý vì mục tiêu vì
lợi ích của tổ chức,đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát triển lâu dài.Mục tiêu
của tổ chức do chủ thể quản lý đề ra,họ là những thủ lĩnh của tổ chức và là
người nắm quyền lực của tổ chức.
1.1.3.Chức năng hoạt động quản lý .
- Theo quan niệm của lý thuyết hệ thống :
chức năng là khả năng chế biến đầu vào thành tập hợp đầu ra của hệ
thống.do đó chức năng là năng lực vận động của hệ thống,là khả năng hoạt
động có thể của một tổ chức,là lý do tồn tại của hệ thống.
-Theo quan niệm sinh học:
chức năng la hình thức ngôn ngữ biểu đạt những hoạt động tất yếu,duy
trì sự tồn tại của hệ thống sinh học ở người trong quá trình trao đổi chất với
môi trường bên ngoài.

Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: Email : Tel : 0918.775.368
-Quan niệm trong quản lý :
Chức năng của hoạt động quản lý là hình thức biểu đạt những hoạt
động có tính năng của chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý .Là tập
hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành theo mục
tiêu qui định của quá trình quản lý .
Có thể thấy chức năng hoạt động quản lý có nhiều vai trò rất quan trọng
sau:
+ Thứ nhất: chức năng hoạt động quản lý thể hiện nội dung tác động
của chủ thể quản lý đến đối tượng bị quản lý ,hay thể hiện nội dung hoạt động
của quá trình quản lý .
Là yếu tố cấu thành một chu trình quản lý ,từng chức năng quản lý biểu
hiện từng nội dung hoạt động của quá trình quản lý .Không thể có nội dung
quá trình quản lý nếu không có hệ thống chức năng của nó biểu đạt.Ngược
lại,không nhận biết được chức năng thì không thấy được nội dung quá trình
quản lý .Và nếu xác định không đúng , đủ và cụ thể các chức năng sẽ làm cho
nội dung các chức năng bị sai lệch.
Hoạt động quản lý có hiệu quả khi xác định đúng và đủ chức
năng.Thiếu một chức năng là thiếu một nội dung quản lý .Thừa một chức
năng là thừa một nội dung quản lý .Thiếu hoặc thừa chức năng đều gây rối
loạn cho quá trình quản lý khi thực hiện chúng.
Ý nghĩa thực tiễn của vấn đề là chủ thể quản lý ,muốn tiến hành các
hoạt động thành công đối với đối tượng quản lý ,phái xác định và thực hiện
đúng và đủ một hệ thống chức năng cho tổ chức của mình.
+ Thứ hai: Các chức năng hoạt động quản lý là căn cứ,là cơ sở để
xây dựng kiểm tra và đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chức năng hoạt động quản lý là công việc mà chủ thể quản lý phải

nhằm tổ chức phối hợp và điều khiển đối tượng quản lý ,hướng vào thực hiện
mục tiêu chung của tổ chức một cách có hiệu quả.
Mỗi mục tiêu chung của tổ chức phải được thực hiện bằng những công
việc cụ thể, ở các cá nhân , bộ phận khác nhau trong đối tượng quản lý với
một cơ cấu tổ chức chặt chẽ.Cơ cấu tổ chức công việc này trong đối tượng
quản lý được thực hiện thông qua cơ cấu tổ chức điều khiển bằng các chức
năng tương ứng từ phía chủ thể quản lý tới họ.
Ý nghĩa thức tiễn của vấn đề là chỉ khi nào nắm vững hệ thống chức
năng với đặc điểm,nội dung và mối quan hệ của từng chức năng trong đó mới
có thể kiểm tra, đánh giá chính xác được hiệu quả hoạt động của bộ máy quản
lý và phải xuất phát từ công việc để lựa chọn người đảm nhiệm ,chứ không
thể ngược lại . Đây cũng là tồn tại không dễ khắc phục mà trong công tác
hoàn thiện bộ máy ở các cấp các nghành sẽ còn phải giải quyết.
Các chức năng hoạt động quản lý biểu hiện nội dung những tác động
lên chính quá trình quản lý ,tức là mặt tổ chức của chủ thể quản lý .
Hệ thống chức năng hoạt động quản lý bao gồm nhiều mặt ,nhiều lĩnh
vực hoạt động khác nhau ,trong đó mỗi chức năng là một hoạt động chuyên
môn hoá theo một lĩnh vực cụ thể mà chủ thể quản lý phải thực hiện.Trong
mối liên hệ hợp tác ,các chức năng quản lý luôn luôn đòi hỏi lẫn nhau,phải
hoàn thiện các nội dung công việc.Tính qui định lẫn nhau trong mối quan hệ
hợp tác còn làm cho các hoạt động chức năng có xu hướng chuyên môn hoá
ngày càng sâu,theo sự tác động và vận động từ phía đối tượng quản lý .Hệ
thống chức năng luôn luôn vận động ,thậm chí hình thành những chức năng
mới.
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Do đó, cơ cấu tổ chức hoạt động trong chủ thể quản lý luôn phải vận
động hoàn thiện và biến đổi theo sự phát triển của quá trình phân công và hợp
tác lao động trong chính chủ thể quản lý .
Tóm lại,các chức năng hoạt động quản lý thể hiện sự tác động vào

chính quá trình quản lý của mặt tổ chức của chủ thể quản lý .Hoàn thiện hệ
thống chức năng là điều kiện để hoàn thiện và phát triển bộ máy quản lý
.Trong quản lý ,mỗi cơ quan, đơn vị phải xây dựng và thực hiện một cơ chế
hoạt động thống nhất trên cơ sở xác định cụ thể phân vị quyền hạn ,trách
nhiệm nghĩa vụ và quyền lợi rõ ràng cho từng bộ phận , cá nhân của cơ quan.
Như vậy ,chức năng hoạt động quản lý thê hiện tính khái quát của quản
lý lên đối tượng bị quản lý .Việc thực hiện quản lý tốt phải thực hiện được
một cơ cấu tổ chức hợp lý,bảo đảm các chức năng của quản lý .Do vậy ,trong
quá trình xây dựng một bộ máy quản lý cần xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ
máy lấy chức năng quản lý làm hướng chủ đạo cho việc xây dựng cơ cấu tổ
chức đó. Để xem xét rõ hơn các mô hình quản lý ta cần nghiên cứu các cơ cấu
tổ chức bộ máy có thể đáp ứng chức năng quản lý của nó như thế nào.
1.2.Cơ cấu hoạt động quản lý của bộ máy tổ chức.
1.2.1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức.
- Khái niệm về tổ chức.
Tổ chức là một thuật ngữ được định nghĩa dưới nhiều góc độ. Tổ chức
là một danh từ thì tổ chức là một hệ thống có những thuộc tính cơ bản nào đấy
,có hai người trở lên có những mục đích , có mục tiêu nhất định trong những
hình thái cơ cấu nhất định.
Còn tổ chức là một động từ thì tổ chức là quá trình đưa ra quyết định
( hay kế hoạch ) vào thực tiễn.
Tổ chức còn là một chức năng của quá trình quản lý là quá trình đảm
bảo các hình thái cơ cấu cho việc triển khai kế hoạch.nghĩa là chức năng tổ
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: Email : Tel : 0918.775.368
chức là hoạt động thiết lập các vị trí cho mỗi cá nhân tương ứng với từng bộ
phận đảm bảo cho các cá nhân và các bộ phận có thể phối hợp với nhau cùng
nhau chung sức thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Khái niệm về cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận ( đơn vị và cá nhân)có mối

quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa có các nhiệm vụ quyền hạn
và trách nhiệm nhất định ,được bố trí theo những cấp những khâu khác nhau
nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu khác đã
xác định .
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp những bộ phận khác nhau
có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa được giao những
trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp bậc để thực
hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức thể hiện sự phân chia chức năng nhiệm vụ giữa những
cá nhân giữa các bộ phận trong tổ chức ,nó xác định rõ quyền hạn và trách
nhiệm giữa các cấp các khâu với nhau ,nó thể hiện mối quan hệ quyền lực
giữa những cá nhân bên trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức có vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức. nếu không
có cơ cấu tổ chức thì mọi hoạt động của tổ chức không thể thực hiện đựoc
hoặc sẽ chồng chéo rối loạn.cơ cấu tổ chức hướng đến sự chuyên môn hóa, vì
một người hay một bộ phận không thể làm hết mọi việc được.sự phân chia
trong cơ cấu tổ chức sẽ giúp mọi cá nhân phát huy hết khả năng chuyên môn
của mình và tăng năng suất lao động.
Ví dụ : một người thợ dệt ,cắt may quần áo thì mỗi ngày người đó chỉ
hoàn thành xong một bộ quần áo nhưng nếu chia ra một người dệt ,một người
cắt một người may thì một ngày sẽ có khoảng 10 bộ quần áo được hoàn
thành.
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy tổ chức hoạt động có hiệu
quả thông tin được lưu chuyển thông suốt ,nhanh chóng.từ đó tạo diều kiện
thuận lợi cho các cá nhân hoạt động ở các bộ phận được thuận tiện dễ dàng.cơ
cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy tổ chức luôn thích nghi với sự thay đổi
của môi trường xung quanh , biết tạo ra và sử dụng các thời cơ phát triển cho
lợi ích của tổ chức.

1.2.2.Các yêu cầu đối với việc hoạt động của một cơ cấu tổ chức quản lý .
- Tính thống nhất :
Cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần hướng mọi cá nhân đóng góp vào mục
tiêu chung của tổ chức.
- Tính tối ưu .
Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo mối quan hệ tốt nhất giữa các
khâu và các cấp quản lý (sự phản ánh cách phân chia chức năng quản lý theo
chiều dọc),thiết lập được các mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít
nhất .nhờ đó hệ thống quản lý mang tính năng động cao, luôn bám sát các
mục đích và mục tiêu của hệ thống đề ra.
- Tính linh hoạt .
Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng với mọi tình huống
xảy ra(cả bên trong và bên ngoài) của hệ thống tổ chức.
Do đó, cơ cấu tổ chức quản lý phải gọn nhẹ , đảm bảo luôn nắm bắt
kịp thời sự vận động của đối tượng quản lý và đáp ứng được quá trình vận
động mau lẹ, năng động của đối tượng quản lý .
Cơ cấu tổ chức quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu của đảm
bảo thông tin ,từ thu thập,xử lý ,lưu trữ và sử dụng thông tin để phối hợp gìn
giữ hoạt động của các bộ phận trong hệ thống tổ chức có hiệu quả cao .
Cơ cấu tổ chức quản lý linh hoạt phải bao hàm sự giữ bí mật nội dung
hoạt động của những bộ phận và của hệ thống,chống rò rỉ các thông tin ra
bên ngoài.
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B