Hoàn thiện kế toán NVL ở công ty CP Khóa Việt-Tiệp

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Bất kỳ một doanh nghiệp nào sản xuất kinh doanh nào đều xác định cho
mình mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để có thể tồn tại, đứng vững và lớn
mạnh trong môi trường cạnh tranh của nền kinh tế đang trong thời kỳ hội
nhập,bản thân mỗi doanh nghiệp phải đưa ra những chiến lược kinh doanh
doanh riêng nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Muốn vậy doanh nghiệp
phải quản lý quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình từ khâu đầu
đến khâu cuối của quá trình sản xuất.Hạch toán kế toán từ lâu đã trở thành
một công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế tài chính đối với các doanh nghiệp
sản xuất, nó gắn liền với sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Trong
giai đoạn cạnh tranh gay gắt như hiện nay, hạch toán kế toán ngày càng phát
huy vai trò tích cực của mình. Trong đó, hạch toán nguyên vật liệu (NVL) là
một trong những khâu quan trọng trong toàn bộ công tác hạch toán kế toán.
Muốn quản lý và sử dụng vốn một cách có hiệu quả phải tổ chức hạch toán
NVL một cách khoa học, đảm bảo yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán kế
toán chính xác, kịp thời, đầy đủ và toàn diện tình hình nhập- xuất NVL, từ đó
giúp cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm được chính
xác.Công ty CP Khóa Việt-Tiệp là một doanh nghiệp sản xuất trực thuộc tổng
công ty đầu tư phát triển hạ tầng đô thị, chuyên sản xuất kinh doanh các loại
khóa. Là doanh nghiệp sản xuất NVL chiếm tỉ trọng lớn trong tổng vốn hoạt
động sản xuất kinh doanh cũng như trong tổng chi phí sản xuất. Do vậy, khâu
quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết để vật tư từ khi mua về đến khi đưa vào
sản xuất tạo sản phẩm luôn đạt yêu cầu, là một trong những yếu tố góp phần
tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán
kế toán NVL nói chung và công tác hạc toán NVL tai công ty CP Khóa Viêt-
Trần Thị Hà 1 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tiệp nói riêng nên em chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán NVL ở công ty CP
Khóa Việt-Tiệp” làm chuyên đề thực tập. Đề tài gồm 3 phần chính:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý NVL tại công ty CP Khóa Việt-

Tiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty CP Khóa Việt-
Tiệp Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty
CP Khóa Việt-Tiệp.
Do thời gian thực tập ngắn, trình độ có hạn và hiểu biết thực tế chưa
nhiều nên chắc chắn bài báo cáo không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu
sót. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo, các cán bộ Phòng kế
toán và của các bạn sinh viên khác để bài báo này được hoàn thiện hơn.
Trần Thị Hà 2 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NVL TẠI
CÔNG TY CP KHÓA VIỆT- TIỆP
1.1. Đặc điểm NVL tại công ty CP Khóa Việt- Tiệp
1.1.1. Đặc điểm NVL tại công ty
Công ty cổ phần Khóa Việt- Tiệp, là 1 trong những Công ty có qui mô
và vốn đầu tư sản xuất lớn. Hàng năm, Công ty sản xuất các sản phẩm là khóa
các loại. Một sản phẩm là sự kết hợp chặt chẽ của nhiều yếu tố, mà chi phí về
nguyên vật liệu là tương đối lớn, chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí. Do
vậy, một sự thay đổi dù rất nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm thay đổi
giá thành sản xuất. Toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty được mua ở các đơn
vị trong nước, chủ yếu mua theo hợp đồng. Ngoài ra, còn có thể mua theo
hình thức tự do trên thị trường .
Với những đặc điểm trên, việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết và
phải tổ chức quản lý chặt chẽ, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở các khâu
bảo quản, thu mua, dự trữ vật liệu.
Việc giao nhận ở bộ phận thu mua cũng như ở kho được phòng vật tư
giao cho bộ phận đi mua theo dõi khi nhập, tiến hành cân đo, kiểm tra chủng
loại & kiểm ngiệm vật tư (gồm đại diện phòng kỹ thuật,thủ kho ). Để thực
hiện tốt kế hoạch thu mua, Công ty tổ chức bộ phận thu mua (phòng vật tư) -
chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho quá trình sản xuất. Việc nhập

xuất vật tư được thực hiện tại kho công ty do phòng vật tư quản lý và theo dõi
tại các công trình do thủ kho công trình quản lý. Như vậy, việc tổ chức bảo
quản nguyên vật liệu sẽ tốt hơn, tránh được mất mát, hư hỏng, giảm chất
lượng nguyên vật liệu
Biểu hiện cụ thể của nguyên vật liệu gồm nguyên vật liệu chính,
nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế Nguyên liệu vật liệu chỉ
Trần Thị Hà 3 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh, bị tiêu hao toàn bộ, chuyển dịch
toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Nhìn chung NVL rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ
thuật, NVL ở các doanh nghiệp khác nhau là khác nhau. Khi tham gia vào sản
xuất NVL không ngừng biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị.
Về mặt hiện vật, NVL chỉ than gia vào chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn
bộ một phần, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu
Về mặt giá trị, NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh. Khi tham gia
vào quá trình sản xuất NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất
kinh doanh trong kỳ
1.1.2. Phân loại NVL
Hiện nay có nhiều cách phân loại NVL nhưng chủ yếu là phân loại NVL
theo tác dụng của nó đối với quá trình sản xuất. Việc phân loại như vậy giúp
cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản
lý và hạch toán NVL. Theo cách phân loại này thì NVL được chia ra thành
các loại như sau:
- NVL chính: Là Những loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất
thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Tại công ty CP
khóa Việt-Tiệp, NVL chính công ty sử dụng tài khoản 1521 bao gồm các vật
liệu là: bạc đồng, bản lề, phôi chìa, thép lò so các loại, thanh CLM, bộ tay lắm
khóa, đồng, thép…
- NVL phụ: Là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất

chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới. Tài khoản sử dụng là tài khoản
1522 bao gồm các nhóm: nhóm bảo hộ lao động, nhóm bể mạ thí nghiệm,
nhóm bàn ren, nhóm dụng cụ, nhóm chày đúc…
Trần Thị Hà 4 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Bao bì: Kế toán sử dụng tài khoản 1524 để hạch toán. Bao bì của công
ty bao gồm có: Hộp và nắp các loại, thùng và túi: thùng cacton, sóng bản lề,
thẻ nhận biết sản phẩm, túi khóa, túi bản lề…
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay
thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. Tại công ty đó chính là phôi
bào, sắt vụn…
- Nhiên liệu: Bao gồm dầu hỏa, dầu tưới nước, dầu thủy lực, mỡ chịu
nhiệt, xăng moga sản xuất, xăng moga chạy xe.
1.1.3. Phân nhóm NVL
Công ty CP khóa Việt-Tiệp là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và
kinh doanh các loại khóa nên sản phẩm rất phong phú và đa dạng theo nhu
cầu thị trường và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy, NVL
chiếm một số lượng rất lớn, chi tiết nhỏ lẻ, rất đa dạng về chủng loại kích cỡ.
Hơn nữa, NVL lại được bảo quản ở các kho khác nhau để có thể dễ dàng quản
lý, nắm bắt được tình hình tồn kho NVL thì công ty đã phân nhóm NVL theo
từng kho dự trữ NVL, cụ thể như sau:
- NVL chính có 3 kho được đánh số theo thứ tự là A,B,C. Bạc đồng, phôi
chìa, bản lề ở kho A, thanh clemon, thép lò xo, bộ tay nắm khóa, đồng cây ở
kho B, các loại NVL khác được đặt tại kho C
- NVL phụ có 2 kho được đánh số tiếp theo là D,E. Các dụng cụ, đồ bảo
hộ lao động, phụ tùng xuất ngay cho phòng cơ điện đặt ở kho D, còn lại được
đặt ở kho E
- Bao bì và nhiên liệu được đặt tại kho F
1.1.4. Mã hóa NVL
Vật liệu trong công ty rất nhiều và đa dạng về chủng loại, kích cỡ khác

nhau nên công ty đã mã hóa NVL theo các mã khác nhau để có thể kiểm soát
Trần Thị Hà 5 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
được tình hình NVL trong kho và thuận tiện trong quản lý và hạch toán. Cụ
thể như sau:
Ta có mã vật tư là XY. Trong đó:
X là chữ cái viết tắt của vật tư
Y là đặc điểm riêng của vật tư đó nhưng có kích thước khác nhau. Các kích
thước khác nhau được viết luôn trong mã vật tư.
Ví dụ: PC4081 : Phôi chìa đồng4081
PC4082 : Phôi chìa thép 4082
TC06 : Thanh CLM loại 0,6m
VLKGIAYC : Giấy ráp cuộn
NKTK92 : Thân khóa CLM cửa đi không ổ 09992
Như vậy, khi nhìn vào mã vật tư ta có thể biết đó là vật tư gì, nhóm nào
rất thuận tiện cho quản lý và hạch toán.
1.1.5. Đánh giá NVL
- Giá NVL nhập kho:
Về nguyên tắc đánh giá NVL là phải đánh giá theo đúng giá mua thực tế của
vật liệu tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ, chi tiết chi phí thực tế của công
ty bỏ ra để có lượng NVL đó.
Các nghiệp vụ nhập NVL tại công ty diễn ra thường xuyên, liên tục nên
công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá NVL
Ví dụ:
Nhập thân khóa CLM cửa đi không ổ 09992 theo giá thực tế là:
17074đồng/cái, vậy giá NVL đó đánh giá theo giá thực tế là 17074đồng.
Nhập tay nắm khóa CLM cửa đi không ổ 09992 theo giá thực tế là:
10555đồng/cái, vậy giá NVL đó đánh giá theo thực tế là 10555đồng.
- Giá NVL xuất kho:
Trần Thị Hà 6 Lớp 11B

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Công ty sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho trong kỳ theo phương
pháp “ Bình quân cả kỳ dự trữ”
1.2. Đặc điểm luân chuyển NVL của công ty CP khóa Việt-Tiệp
1.2.1. Phương thức hình thành NVL
NVL của công ty CP khóa Việt-Tiệp chủ yếu được mua từ bên ngoài.
Từ định mức tiêu hao và dự trữ vật tư của phòng kỹ thuật chuyển sang, phòng
kế hoạch vật tư có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất hoặc yêu cầu mua. Sau đó
phòng kế hoạch vật tư cử cán bộ đi mua NVL. Đối với các nhà cung cấp
thường xuyên thì phải nhận được giấy báo giá của ba nhà cung cấp, còn đối
với các nhà cung cấp mới phải có đơn chào hàng và được ban giám đốc kiểm
duyệt. Sau đó nếu nhà cung cấp nào cung cấp sản phẩm với giá ưu đãi hơn,
chất lượng như nhau thì chọn nhà cung cấp đó và lập hợp đồng kinh tế.
Khi NVL về đến công ty nhân viên bảo vệ phải kiểm tra xem xét và ký
duyệt vào sổ vào công ty, sau đó thủ kho cùng người giao hàng, nhân viên
phòng kế hoạch vật tư, nhân viên phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm kiểm
tra về số lượng, chất lượng, quy cách, đơn giá vật liệu và làm thủ tục nhập
kho. Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký và viết phiếu
nhập kho, cán bộ cung ứng vật tư vào phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho
nhập NVL, ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán vật tư ghi sổ bảo quản.
1.2.2. Phương thức sử dụng NVL
Với đặc thù là một doanh nghiệp lớn, chuyên sản xuất khóa nên vật liệu
của công ty cũng chuyên dung cho mục đích sản xuất ra các loại khóa khác
nhau. Khi các xí nghiệp cơ khí, xí nghiệp khoan, xí nghiệp lắp ráp có nhu cầu
sử dụng vật tư để sản xuất sản phẩm thì các xí nghiệp đó sẽ lập phiếu yêu cầu
xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch vật tư. Phòng kế hoạch vật tư căn cứ
vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật tư và lượng vật tư còn dự trữ
trong kho để duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu xuất theo định
Trần Thị Hà 7 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

kỳ thì không phải cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty. Còn nếu là vật
liệu có giá trị lớn thì cần phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt xem có nên
xuất vật tư hay không. Sau đó phòng thiết bị vật tư sẽ lập phiếu xuất kho gửi
cho thủ kho để xuất vật liệu và vào thẻ kho.
1.2.3. Hệ thống kho bãi chứa NVL
Do đặc điểm khác biệt của từng loại NVL mà công ty có kế hoạch thu
mua một cách hợp lý để dự trữ đủ sản xuất và vừa đủ hạn chế ứ đọng vốn,
giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý NVL được đặt ra là phải bảo quản
sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là NVL chính. Chính vì vậy
công ty đã tổ chức hệ thống kho dự trữ NVL hợp lý gần phân xưởng sản xuất.
Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ phương tiện cân,đo, đong,
đếm để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản chặt
chẽ vật liệu. Cụ thể như sau:
- NVL chính: 3 kho là A,B,C
- NVL phụ : 2 kho là D,E
- Bao bì và nhiên liệu: 1 kho là F
Để công tác quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ thì việc kiểm kê
NVL được thực hiện một tháng một lần nhằm xác định chính xác số lượng,
chất lượng giá trị của từng loại vật liệu. Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả
các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập 1 ban kiểm kê bao gồm 3 người: Thủ kho, kế
toán NVL và thống kê kho.
1.3. Tổ chức quản lý NVL của công ty CP Khóa Việt- Tiệp
Trong các doanh nghiệp sản xuất thì NVL là đối tượng lao động, một
trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu tạo lên thực
thể của sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào một chu kỳ sản xuất để tạo ra
sản phẩm và khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu thay đổi hoàn toàn
hình thái ban đầu, giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất.
Trần Thị Hà 8 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Như vậy, yêu cầu quản lý NVL xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL.

Trong quá trình sản xuất NVL cần được theo dõi, quản lý chặt chẽ cả về mặt
hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu:
Đối với khâu thu mua: Công ty thường xuyên tiến hành thu mua NVL
để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Do đó, phòng vật tư thường xuyên theo dõi tình
hình nhập- xuất- tồn của NVL, từ đó tiến hành thu mua NVL để có thể đáp
ứng đầy đư nhu cầu của sản xuất cũng như việc đảm bảo NVL nhập kho đủ về
số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua.
Đối với khâu sử dụng: Khi các bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng
NVL thì tiến hành lập phiếu xin lĩnh vật tư gửi phòng vật tư, căn cứ vào phiếu
xin lĩnh vật tư thì phòng vật tư căn cứ vào dự toán NVL cho từng bộ phận để
xuất vật tư phục vụ cho sản xuất.
Đối với khâu bảo quản: Nhằm bảo quản tốt vật tư tránh hao hụt tổn thất
thì công ty đã xây dựng nhà kho và mua sắm các phương tiện cần thiết cho
việc kiểm tra thương xuyên NVL để tránh tình trạng mất mát và hư hỏng
NVL.
Đối với khâu dự trữ: Công ty đã xây dựng kế hoạch dự trữ cho từng
loại NVL phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Trần Thị Hà 9 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY
CP KHÓA VIỆT- TIỆP
2.1. Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/ 2006 / QĐ-
BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính các chứng từ kế toán
NVL công ty sử dụng gồm:
+ Hóa đơn GTGT
+ Phiếu thông báo giao hàng
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu sổ
03- VT)

+ Phiếu nhập kho (Mẫu sổ 01- VT)
+ Phiếu đề nghi xuất vật tư
Trong công tác kế toán Công ty sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường
Tài khoản 152- Nguyên vật liệu
Tài khoản này dùng để phản ánh giá tri hiện có và tình hình biến động của các
NVL trong kho của Công ty.
Tài khoản 152 có các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng loại, từng
nhóm NVL theo yêu cầu quản lý của công ty:
Tài khoản 1521- NVL chính
Tài khoản 1522- NVL phụ
Tài khoản 1524- Phụ tùng
2.1.1. Thủ tục nhập kho NVL
Thủ tục nhập kho NVL: Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch
mua hàng và hợp đồng mua hàng. Căn cứ vào phiếu báo nhận hàng, có thể lập
ban kiểm nghiệm để kiểm nhận NVL mua về cả về số lượng và chất lượng,
Trần Thị Hà 10 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
quy cách. Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bản
kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa”. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “ Phiếu nhập
kho” vật tư trên cơ sở hóa đơn, phiếu báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận
rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu nhập kho
và thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trương hợp phát
hiện thừa, thiếu, sai quy cách, phẩm chất thủ kho phải báo cho bộ phận cung
ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản.
Giá thực tế mua ngoài nhập kho:
Giá thực tế
Của NVL
mua ngoài
nhập kho

=
Giá mua
trên hóa
đơn
+
Chi phí
thu mua +
Thuế nhập
khẩu -
Chiết khấu
thương mại,
giảm
Trích tài liệu trong tháng 03 năm 2012:
Ngày 19/03/2012 công ty mua của công ty TNHH Phát Triển Thương
Mại Gia Nguyễn 20400(cái) Thân CLM cửa đi không ổ 09992, đơn giá chưa
thuế là: 17.047 đồng/ cái và 19200 (thanh)Tay nắm CLM cửa đi không ổ
09992, đơn giá chưa thuế là 10555 đồng/cái. Thuế GTGT 10%, công ty chưa
thanh toán.
Biểu số 01:
Trần Thị Hà 11 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đơn vị: Công ty phát triển thương mại Gia Nguyễn
Địa chỉ: Đông Anh- Hà Nội Số: 00383
HÓA ĐƠN GTGT
(Liên2: Giao cho khách hàng)
Ngày 19 tháng 03 năm 2012
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH pháp triển thương mại Gia Nguyễn
Địa chỉ : Đông Anh- HN
Số tài khoản : 1298056784
Điện thoại : Mã số thuế: 0102060671

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Ánh Tuyết
Tên đơn vị : Công ty CP Khóa Việt- Tiệp
Địa chỉ : Đông Anh- HN
Số tài khoản : 102010000064365
Điện thoại : Mã số thuế: 0100100537
Hình thức thanh toán: Mua chịu Đơn vị tính: VND
Stt Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thanh tiền
01 Thân CLM cửa đi không ổ 09992 Cái 20.400 17.704 348.309.600
Cộng tiền hàng 348.309.600
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 34.830.960
Tổng cộng tiền thanh toán 383.140.560
Số tiền bằng chữ: Ba trăm tám mươi ba triệu một trăm bốn mươi nghìn năm
trăm sáu mươi đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc
(ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Ngày 20 tháng 03 năm 2012 công ty CP khóa Việt – Tiệp nhận được
thông báo giao hàng của công ty TNHH phát triển thương mại Gia Nguyễn
Biểu số 02
Trần Thị Hà 12 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đơn vị: Công ty TNHH phát triển Gia Nguyễn
Địa chỉ: Đông Anh- Hà Nội
PHIẾU THÔNG BÁO GIAO HÀNG
Số:12

Ngày 20 tháng 03 năm 2012
Tên đơn vị nhận cung ứng: Công ty CP khóa Việt – Tiệp
Địa chỉ : Đông Anh – HN
Stt Tên vật tư Chủng loại Đơn vị tính Số lượng
01 Thân CLM cửa đi
không ổ 09992
Cái 20400
Người lập phiếu Nhân viên kiểm tra Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Do công ty có ban kiểm nhận vật tư nên trước khi nhập kho NVL, công
ty tiến hành làm thủ tục kiểm nghiệm vật tư
Biểu số 03
Đơn vị: Công ty CP khóa Việt- Tiệp
Mẫu số 03- VT
Bộ phận:
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Trần Thị Hà 13 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ngày 20 tháng 03 năm 2012
Số: 31
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00383 ngày 19 tháng 03 năm 2012 của công
ty TNHH phát triển thương mại Gia Nguyễn
- Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Trần Thanh Bình Chức vụ: kỹ sư Đại diện phòng kiểm tra CL Trưởng ban
Bà: Ngô Thị Thoa Chức vụ: kế toán Đại diện phòng kế toán Ủy viên
Ông: Nguyễn Văn Thịnh Chức vụ: kỹ sư Đại diện phòng kỹ thuật Ủy viên

Đã kiểm tra các loại:
S
T
T
Tên, nhãn hiệu,
quy cách vật tư,
CC,SP, HH
Mã
số
Phương
thức
kiểm
nghiệm
Đơn
vị
tính
Số lượng
theo
chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Số lượng
đúng quy
cách
Số lượng
không đúng
quy cách
A B C D E 1 2 3
0
1
Thân CLM cửa đi

không ổ 09992
Toàn
diện
Cái 20.400 20.400 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Lượng hàng mua về đúng quy cách, phẩm chất,
chủng loại và đủ số lượng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi nhận được hóa đơn GTGT của công ty TNHH phát triển
thương mại Gia Nguyễn cùng một số giấy tờ, kế toán tiến hành lập phiếu nhập
kho. Tại kho hàng ngay khi NVL về đến kho, cán bộ phòng vật tư ghi vào
phiếu nhập kho các nội dung: tên vật tư, quy cách, đơn vị tính, số lượng vật tư
mua vào vào các cột trên phiếu nhập kho cho phù hợp mãu phiếu nhập kho.
Sau đó trưởng phòng vật tư xem xét hóa đơn xem có phù hợp với kế hoạch
thu mua hay không theo hạn mức do phòng kế lập. Nếu phù hợp thì ký duyệt
phiếu nhập kho và chuyển xuống thủ kho để nhập kho nguyên vật liệu. Thủ
Trần Thị Hà 14 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
kho phải xem xét cụ thể về chủng loại, số lượng, chất lượng quy cách ghi trên
hợp đồng. Nếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu đúng và đảm bảo chất lượng,
quy cách thì nhập kho và ghi vào “biên bản kiểm nghiệm” phần nhận xét
phẩm chất là “đảm bảo chất lượng”. Ngược lại, thủ kho chưa nhập kho
nguyên vật liệu mà chờ ý kiến của lãnh đạo Công ty để xác định nguyên nhân
và xử lý.
Góc bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu
đơn vị ) bộ phận nhập kho, Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp
nhập kho vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm… mua ngoài hoặc tự sản xuất,
nhận vốn góp vốn hoặc phát hiện thừa khi kiểm kê. Khi lập phiếu nhập kho
phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao
vật tư, công cụ dụng cụ…

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã
số và đơn vị tính của vật tư, công cụ dụng cụ….
Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập kho
Cột 3: Do kế toán ghi hóa đơn và tính ra số tiền từng loại vật công cụ
dụng cụ, hàng hóa thực nhập.
Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của từng loại vật tư hàng hóa.
Sau khi thủ kho ký vào phiếu nhập và ghi theo số thực nhập thì sẽ làm 3 liên:
liên1: thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho và sau đó kế toán xuống lấy
liên2: gửi kèm hóa đơn thanh toán cho kế toán
liên3: để ở phòng vật tư.
Trần Thị Hà 15 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Biểu số 04
Đơn vị: Công ty CP khóa Việt- Tiệp
Mẫu số 01- VT
Bộ phận:
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 20 tháng 03 năm 2013 Nợ TK 152, TK1331
Số 31 Có TK 331
- Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Hữu An
- Theo hóa đơn GTGT số 00383 ngày 19 tháng 03 năm 2012 của công ty
TNHH phát triển thương mại Gia Nguyễn
Trần Thị Hà 16 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Nhập kho: A Địa điểm: Đông Anh-HN
S
T

T
Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật tư, CC,SP,
HH
Mã
số
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
01 Thân CLM cửa đi
không ổ 0999
Cái 20.400 20.400 17.074 348.309.600
Cộng × × × × × 348.309.600
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm bốn mươi tám triệu ba trăm linh chín
nghìn sáu trăm đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo: 03
Ngày 20 tháng 03 năm 2012
Người lập phiếu Người giao hàng Kế toán trưởng
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
2.1.2. Thủ tục xuất kho NVL
Mục đích của công ty mua NVL về là nhằm phục vụ cho sản xuất. Khi
trong kho không đủ phục vụ cho sản xuất công ty tiến hành mua NVL sau đó
sẽ xuất xuống cho các phân xưởng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các phân
xưởng lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất

kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất NVL và ghi thẻ kho. Sau khi
ghi xong vào thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ cho phòng kế toán làm căn cứ
ghi sổ.
Số lượng, chủng loại NVL trong công ty được phân chia rõ ràng đảm
bảo việc quản lý NVL khá chặt chẽ. Công ty có thể theo dõi chi tiết từng lô
hàng, từng loại, nhóm NVL từ khi nhập đến xuất. Thông thường NVL chính
Trần Thị Hà 17 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
các loại nhập kho và xuất dùng nhanh. Do vậy công ty sử dụng giá thực tế
xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân.
Công thức tính:
Đơn giá giá thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
bình quân của =
NVL xuất kho SL tồn đầu kỳ + SL nhập trong kỳ
Trích tài liệu tháng 03 năm 2012:
Phiếu xuất kho số 136VLC1, xuất cho xí nghiệp cơ khí 1 thân khóa
CLM cửa đi không ổ 09992 : 10.200 cái để gia công, tồn đầu kỳ : thân khóa
CLM cửa đi không ổ 09992: 15.240 cái, đơn giá 20.190đồng/cái. Giá thực tế
vật liệu xuất kho của loại vật tư trên được tính theo đơn giá bình quân:
- Đơn giá của vật liệu nhập kho là:
Thân khóa CLM cửa đi không ổ 09992 : 17.074đồng/cái
- Đơn giá bình quân của vật liệu xuất kho là:

Thân khóa (15.240 x 20.190) + (20.400 x 17.074)
CLM cửa đi =
không ổ 09992 15.240 + 20.400

= 18.406 (đồng/cái)
- Giá trị vật liệu xuất kho là:
Thân khóa CLM cửa đi

không ổ 09992 = 10200 x 18406 = 187.741.200 (đồng)
Công ty xuất kho NVL chủ yếu phục vụ sản xuất. Căn cứ vào định
mức sử dụng vật tư, kế hoạch và yêu cầu thực lĩnh vật tư của bộ phận sản xuất
đã được giám đốc phê duyệt
Trần Thị Hà 18 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư
- Liên 2: Giao cho thủ kho
- Liên 3: Chuyển cho phòng kế toán
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm các xí nghiệp viết phiếu yêu cầu
xin lĩnh vật tư:
Biểu số 05
CÔNG TY CP KHÓA VIỆT-TIỆP
Đông Anh – Hà Nội
PHIẾU YÊU CẦU XIN LĨNH VẬT TƯ
Ngày 25 tháng 03 năm 2012
Ngày
tháng
Tên quy cách
vật tư
Đơn
vị
tính
Số lượng
Lý do sử dụng
Xin lĩnh Thực cấp
25/0
3
Thân khóa
CLM cửa đi

Cái 10200 10200 Gia công
Trần Thị Hà 19 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
không ổ
09992
Ngày 25tháng 03 năm 2012
Người lập Bộ phận lĩnh NVL Trưởng phòng vật tư
(Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Khi nhận Phiếu lĩnh vật tư, thủ kho xuất đủ số Thân khóa CLM cửa đi
không ổ 09992 theo yêu cầu. Phiếu xuất kho dùng theo dõi chặt chẽ số lượng
vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử
dụng trong doanh nghiệp làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất , tính giá
thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng thực hiện định mức tiêu
hao vật tư.
Phiếu xuất kho được chia làm 3liên:
+ Liên 1: Lưu tại cuống.
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng
kế toán để kế toán ghi vao cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán.
+ Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ
để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Những vật tư này là những vật tư dùng thường xuyên phục vụ cho sản xuất
nên không cần qua ban giám đốc duyệt nên thiết bị vật tư duyệt và lập phiếu
xuất kho. Người phụ trách cung ứng NVL sẽ chuyển cho thủ kho ghi thẻ kho,
xuất NVL để sản xuất.
Phiếu xuất kho như sau:
Trần Thị Hà 20 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Biểu số 06
Đơn vị: Công ty CP khóa Việt- Tiệp
Mẫu số 02- VT

Bộ phận:
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 25 tháng 03 năm 2012 Nợ TK 621
Số: 0131 Có TK 152
- Họ và tên người nhận hàng: Phạm Thế Anh Bộ phận: Phân xưởng 1
- Lý do xuất kho : Gia công
- Xuất tại kho : kho A Địa chỉ: Đông Anh- HN
ST Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Trần Thị Hà 21 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
T quy cách,
phẩm chất vất
tư, DC, SP, HH
số tính Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
01 Thân khoá
CLM cửa đi
không ổ 09992
Cái 10.200 10.200 18.406 187.741.200
Cộng × × × × × 187.741.200
- Tông số tiền (viết bằng chữ): Một trăm tám mươi bảy triệu bảy trăm
bốn mươi mốt nghìn hai trăm đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo: 02
Ngày 25 tháng 03 năm 2012
Người lập

phiếu
Người nhận
hàng
Thủ kho Kế toán
trưởng
Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.1.2. Kế toán chi tiết NVL tại công ty CP khóa Việt- Tiệp
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Trong các doanh nghiệp sản xuất quản lý NVL do nhiều bộ phận, đơn
vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập – xuất – tồn NVL hàng ngày
phải được thực hiện tại kho và ở phòng kế toán thông qua chừng từ kế toán,
từng danh điểm vật tư. Vì thế việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện tai
kho và phòng kế toán. Các chứng từ kế toán sử dụng để ghi chép, hạch toán
chi tiết NVL :
Thẻ kho (Mẫu sổ S12-DN)
Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu số S10-DN)
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL
Phương pháp hạch toán chi tiết NVL
Trần Thị Hà 22 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Việc hạch toán chi tiết NVL tại công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận
kế toán và bộ phận kho. Phương pháp hạch toán là “phương pháp thẻ song
song”
Nguyên tắc hạch toán: Ở kho, thủ kho ghi chép tình hình nhập – xuất-
tồn trên thẻ kho về số lượng, ở phòng kế toán sử dụng sổ kế toán để ghi chép
tình hình nhập- xuất – tồn của từng thứ NVL cả về số lượng và giá cả.
Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song:
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho tiến hành
nhập kho, xuất kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ sau đó

ghi vào the kho và tính số tồn sau mỗi lần nhập, xuất. Hàng ngày sau khi ghi
xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán
kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thư kho lập.
Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư, kế
toán phải kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, ghi đơn giá, tình thành tiền,
phân loại chứng từ và ghi vào sổ kế toán chi tiết.
Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán chi tiết vật tư, thủ kho đối chiếu số
liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết.căn cứ vào số liệu từ sổ (thẻ) kế toán
chi tiết lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn sau đó tổng hợp theo từng nhóm,
loại NVL.
Ưu điểm: Ghi chép dơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và
phản ánh những ghi chép sai sót.
Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán
làm giảm hiệu suất của công tác kế toán
Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Trần Thị Hà 23 Lớp 11B
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 01: Trình tự ghi sổ chi tiết NVL
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu
Ghi cuối tháng
Nhằm theo dõi số lượng nhập- xuất- tồn kho từng thứ NVL, ở từng
kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ NVL và xác định trách
nhiệm của thu kho. Thủ kho lập thẻ kho.
Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu số S12-DN để ghi chép tình hình nhập
xuất tồn hàng ngày, với mỗi loại nguyên vật liệu thì có thẻ kho riêng, trong từng
nhóm vật liệu lại có những vật liệu chi tiết và tất cả những vật liệu chi tiết đó đều
được ghi ở từng thẻ kho, sau đó mới được tập hợp thành một nhóm.
Cách ghi thẻ kho: kho có chứng từ nhập- xuất nguyên vật liệu, thủ kho

kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ xem có đủ chữ ký của những người có liên
Trần Thị Hà 24 Lớp 11B
Phiếu
nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất
kho
Sổ chi tiết
NVL
Bảng tổng
hợp
nhập-xuất
-tồn NVL
Kế toán
tổng hợp
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
quan chưa … sau khi những chứng từ này được coi là hợp lệ chúng sẽ được
thủ kho tập hợp vào thẻ kho. Thẻ kho ghi tình hình nhập - xuất nguyên vật
liệu theo trình tự thời gian, sau mỗi nghiệp vụ thủ kho tính số tồn ngay trên
thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên kiểm tra số lượng thực tế ở trong kho để
dễ dàng phát hiện ra những sai sót. Sau khi sử dụng xong chứng từ thủ kho
sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất
riêng và chuyển chứng từ cho phòng kế toán. Khi giao nhận chứng từ kế toán
và thủ kho cùng kí vào biên bản giao nhận chứng từ.
Thẻ kho là sổ tờ rời, mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu cùng nhãn
hiệu, quy cách ở kho. Phòng kế toán lập thẻ kho và ghi các chỉ tiêu sau đó
giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu
nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ
ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho.
Biểu số 07

Đơn vị: Công ty CP khóa Việt- Tiệp
Mẫu số S12 - DN
Địa chỉ: Đông Anh- HN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: ngày 25 tháng 03 năm 2012
Tờ số: 0331
- Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thân khóa CLM cửa đi không ổ 09992
- Đơn vị tính: Cái
- Mã số:
Trần Thị Hà 25 Lớp 11B