Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX, TM & DV Đức Phát

z
Trng i hc Kinh T Quc Dõn Chuyờn thc tp
Trờng đại học kinh tế quốc dân
Khoa kế toán

Chuyên đề thực tập
Tốt nghiệp
đề tài:
Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Tnhh sản xuất tm & dv đức phát
Sinh viờn th c hi n : Tiờu Th Trang
L p : LT 11B
MSSV : LT 113048
Giỏo viờn h ng d n : Th.s. ng Th Thỳy H ng
H N i - 2012
GVHD: ThS: ng Th Thỳy Hng SVTH: Tiờu Th Trang 1
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế năng động như hiện nay cạnh tranh trong ngành là rất
quyết liệt. Để tạo được uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị
trường, doanh nghiệp phải tạo ra được điểm khác biệt, khả năng vượt trội hơn
các doanh nghiệp khác về chất lượng, mẫu mã, sự đa dạng về chủng loại, giá
cả cạnh tranh…Và để làm được điều đó thì quá trình đảm bảo các yếu tố
nguyên vật liệu đầu vào đóng một vai trò hết sức quan trọng.
Nguyên vật liệu luôn là yếu tố cơ bản có vai trò quan trọng trong quá
trình sản xuất, là cơ sở để tạo ra sản phẩm, hàng hóa cho doanh nghiệp. Chi
phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá vốn hàng bán do vậy
ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy
quá trình quản trị cung ứng nguyên vật liệu có vai trò hết sức quan trọng trong
quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty TNHH SX, TM & DV Đức Phát là một doanh nghiệp sản xuất

hoạt động trong lĩnh vực cơ khí nên nguyên vật liệu có một ý nghĩa rất quan
trọng đối với sản xuất kinh doanh của Công ty. Với khối lượng nguyên vật
liệu lớn, đa dạng về chủng loại, được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau, chi
phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí của Công ty và
quyết định giá thành sản phẩm. Một sự thay đổi nhỏ của chi phí nguyên vật
liệu cũng dẫn tới sự thay đổi trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, hạch toán
nguyên vật liệu một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ cung cấp những thông
tin hữu ích cho việc quản lý.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu
trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp, trong thời gian thực tập tại Công
ty TNHH SX, TM & DV Đức Phát tôi đã tìm hiểu, nghiên cứu đề tài: “Hoàn
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 1
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX, TM & DV
Đức Phát" làm chuyên đề thực tập của mình.
Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần cơ bản:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
trách nhiệm hữu hạn sản xuất thương mại và dịch vụ Đức Phát
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản
xuất, thương mại và dịch vụ Đức Phát
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản
xuất thương mại và dịch vụ Đức Phát.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Ths. Đặng Thị Thúy Hằng đã tận tình
giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn các
anh chị trong công ty đã tạo điều kiện cho em thực tập và hoàn thành bài viết
này.
Em xin chân thành cảm ơn!
SV: Tiêu Thị Trang
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 2
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN
LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH
SX, TM & DV ĐỨC PHÁT
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH SX, TM & DV
Đức Phát
Các sản phẩm của công ty chủ yếu là được sản xuất từ thép, nhôm, đồng,
inox nên vật liệu đóng vai trò rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật
liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, thường từ 50-70% giá thành
sản phẩm.
1.1.1. Danh mục NVL
Bảng 1.1: Danh mục NVL và Nhà cung cấp
Danh mục NVL Danh mục nhà cung cấp
Đầu côt SC10
Đầu cốt SC 16
Đầu cốt AM 95
Sắt vuông 12
Sắt phi 12, 16, 20, 25
Thép phi 34×1.4,
Thép phi 48 × 1.9
Nhôm cây phi 22
Tôn 2ly
Lập là
Công ty TNHH xây dựng và thương
mại Tiến Anh
Công ty TNHH thương mại Quang
Anh
Cửa hàng Xuân Tứ
Công ty TNHHTM & DV Kha Ngà
Công ty TNHH TM& SX Trường
Thắng

Công ty TNHH TM & Kim khí Vạn
Xuân
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 3
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
1.1.2. Phân loại NVL
Hiện nay cơ cấu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của công ty bao gồm:
thép, nhôm, đồng, inox. Mỗi loại có những tính chất khác nhau nhưng có một
số đặc điểm chung như sau:
• Trọng lượng lớn, cồng kềnh, vận chuyển khó khăn.
• Yêu cầu về kỹ thuật cao. Sản phẩm của doanh nghiệp cần nguyên vật
liệu có chất lượng tốt, các chi tiết có sự chính xác cao.
• Do nguyên liệu là kim loại nên việc bảo quản trong kho tương đối là
đơn giản.
Để đảm bảo chặt chẽ và có hiệu quả hoạt động quản trị cung ứng nguyên
vật liệu. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào tính chất của
nguyên vật liệu và sản phẩm được tạo thành từ nguyên vật liệu đó. Cụ thể
nguyên vật liệu của công ty được chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính:
Tôn tấm các loại từ 0,5 ÷ 30mm.
Thép tròn đặc từ Φ6÷Φ40.
Ống thép tròn từ Φ12÷Φ120.
Thép định hình các loại: hộp, hình chữ V…
Dây inox dẹt từ Φ0.25÷Φ1,5.
Sau khi cắt tạo thành các chi tiết như thanh kẹp siết cáp to, thanh kẹp siết
cáp nhỏ, răng đồng, răng thép, Móc sắt kẹp bổ trợ, Thân nhựa ghíp đơn, thân
nhựa ghíp đôi, Bu lông M10*80, M10*70, M10*60, Ecu M12, M10, M8…
Nguyên vật liệu phụ:
Các chất hóa học dùng trong khâu chuẩn bị, trong quá trình hàn…
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 4
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập

1.1.3. Mã hóa NVL
Bảng 1-2 : Bảng mã hóa một số NVL chủ yếu
NGUYÊN VẬT LIỆU
TÊN VẬT LIỆU MÃ HÓA VẬT LIỆU
Đầu côt SC10 DCSC10
Đầu cốt SC 16 DCSC16
Đầu cốt AM 95 DCAM95
Sắt vuông 12 FeV12
Sắt phi 12, 16, 20, 25 Fe12, 16, 20, 25
Tôn 1 ly TON1
Tôn 2 ly TON2
Ống phi 76×3.5 ONG76×3.5
Lập là LAPLA
Thép KHK phi 5 TKHK5
Thép phi 34×1.4 T34×1.4
Thép phi 48 × 1.9 T48×1.9
Nhôm cây phi 22 NC22
Thép tấm T10
1. 2. Đặc điểm luân chuyển NVL của Công ty TNHH SX TM & DV Đức Phát
1.2.1. Phương thức hình thành
* Về khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất,
thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó thường xuyên biến động do các
doanh nghiệp phải liên tục cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản
xuất. Cho nên trong quá trình mua NVL của Công ty TNHH SX, TM & DV
Đức Phát đuợc quản lý rất chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại vật tư
theo đúng yêu cầu sản xuất, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí mua từ đó
phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu của Công ty thường được mua từ nhiều nguồn khác
nhau. Có loại được cung cấp từ nhiều nguồn ổn định, cũng có loại mua ở thị
trường tự do.

Đối với nguồn cung ứng là các đối tác lâu năm: NVL từ nguồn này đảm
bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nên khi có yêu cầu
thì Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng để mua NVL.
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 5
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Đối với những loại NVL cung ứng trên thị trường tự do thì Công ty phải
tiến hành kiểm tra chất lượng, đặc tính lý hóa của sản phẩm một cách khá chặt
chẽ. Nếu phù hợp với yêu cầu thì mới tiến hành làm hợp đồng mua bán,
nhưng nếu mua với số lượng nhỏ thì không cần làm hợp đồng mua bán.
Căn cứ vào tình hình kinh doanh, nhu cầu sản xuất và dự trữ nguyên vật
liệu của toàn công ty, phòng kế hoạch kinh doanh lập kế hoạch sản xuất (kế
hoạch thu mua nguyên vật liệu) từ đó tính ra số nguyên vật liệu sử dụng trong
kỳ, sau đó bàn với đối tác để ký hợp đồng. Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận,
cam kết giữa Công ty và bên bán về số lượng, chất lượng, giá cả… của NVL,
CCDC mà Công ty đặt mua. Nó làm căn cứ để thủ kho kiểm tra số lượng, chất
lượng và đối chiếu với phiếu giao hàng do bên bán lập.
*Biểu 1.1: Hợp đồng kinh tế
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số: 0202/HĐKT/KNDP
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 6
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
- Căn cứ Bộ Luật Dân sự 33/2005/QH của Quốc Hội ban hành ngày
27/06/2005;
- Căn cứ Luật Thương Mại 36/2005/QH 11 ban hành ngày 27/06/2005;
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng đáp ứng của hai bên,
Hôm nay, ngày 02 tháng 02 năm 2012, tại Công ty TNHH Kha Ngà
chúng tôi gồm:
BÊN ĐẶT HÀNG (Bên A): CÔNG TY TNHH SX, TM & DV ĐỨC

PHÁT
Đại diện: bà Trần Thị Quỳnh Mai Chức vụ : Giám đốc
Địa chỉ : Nơ 2 Bán đảo Linh Đàm- Hoàng Mai- Hà Nội.
Điện thoại : 0422.183.350 Fax: 0436412654
Mã số thuế: 0101.722.178
Tài khoản: 1482.1012.0080.0459
Tại Ngân hàng : Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Việt Nam
chi nhánh Hùng Vương, toà nhà CC2A khu đô thị Bắc Linh Đàm, Hoàng Liệt,
Hoàng Mai, Hà nội
BÊN CUNG CẤP (Bên B): CÔNG TY TNHH TM & DV KHA NGÀ
Đại diện : Ông Nguyễn Quang Kha - Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ : Số B2 TT B42 Ngõ Cống Ngà, phố Khâm Thiên, phường Thổ
Quan, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Mã số thuế: 0101. 47.99.42
Hai bên cùng thoả thuận ký hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau :
Điều 1. Nội dung công việc:
Bên B đồng ý bán cho bên A với số lượng hàng và giá trị như sau:
TT Tên Số lượng Đơn giá Thành tiền
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 7
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
(Kg) (đ/kg) (đ)
1 Nhôm cây phi 22 18,5 85000 1.527.500
2 Tôn 2ly 500 12.750 6.375.000
3 VAT 10% 794.750
Cộng 8.742.250
Bằng chữ : (Tám triệu bảy trăm bốn mươi hai ngàn hai trăm lăm mươi
đồng).
Giá trên không bao gồm phí vận chuyển tới công ty .Giá trị thanh toán sẽ
theo số lượng hàng hóa thực tế hai bên giao nhận.
Điều 2. Điều kiện giao hàng và thời gian giao hàng:

- Sản phẩm được bên B giao trên phương tiện của bên A tại xưởng bên B.
Điều 3. Thanh toán:
- Bên A tạm ứng 20% giá trị tiền hàng cho bên B.
- Sau khi giao nhận hết hàng hóa mà không bị khiếu nại gì, trong vòng 05
ngày, bên A thanh toán tiền hàng theo giá trị thực tế được bàn giao.
Điều 4. Điều khoản phạt :
Nếu bên B giao chậm hàng cho bên A thì bên B phải chịu phạt 1%
/ngày trên tổng giá trị hợp đồng.
Nếu hàng giao cho bên A không đạt chất lượng thì bên B có trách
nhiệm nhận hàng về và giao ngay hàng khác đúng chất lượng trong vòng 07
ngày kể từ ngày phát sinh sự việc; đồng thời chịu mọi chi phí phát sinh. Nếu
sau 07 ngày mà bên B vẫn không giao đúng hàng cho bên A thì bên B phải
chịu phạt 100% giá trị tiền giao hàng sai (bao gồm cả tiền nguyên liệu).
Nếu bên A thanh toán cho bên B chậm thì bên bên A phải chịu lãi suất
quá hạn theo lãi suất quy định của liên ngân hàng nhưng không quá 10 ngày.
Sau 10 ngày kể từ ngày quá hạn thanh toán, bên A phải chịu lãi suất 0.1%/
ngày trên số tiền nợ còn lại.
Điều 5. Điều khoản thi hành:
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 8
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản đã ghi trong
hợp đồng. Trong quá trình thực hiện nếu gặp khó khăn, hai bên cùng phối hợp
giải quyết với tinh thần đồng thuận, hợp tác, xây dựng.
Nếu hai bên không tự bàn bạc giải quyết được thì sẽ do cơ quan có thẩm
quyền của Nhà nước giải quyết. Các chi phí liên quan do bên có lỗi chịu.
Mọi thay đổi của hợp đồng phải được hai bên xác nhận bằng văn bản.
Nếu bên nào đơn phương thay đổi hoặc huỷ bỏ hợp đồng, gây thiệt hại cho
bên kia thì bên đó phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
Sau khi hai bên hoàn thành quyền và nghĩa vụ của mình mà không có tranh
chấp gì xảy ra, hợp đồng coi như được tự thanh lý.

Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký và được làm thành 02 bản có giá trị
pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ 01 bản./.
Đại diện bên A
(Ký tên, đóng dấu)
Trần Thị Quỳnh Mai
Đại diện bên B
(Ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Quang Kha
- Sau khi hàng đã được vận chuyển về Công ty, Phòng Kinh doanh kết hợp
với nhân viên phân xưởng tiến hành kiểm tra chất lượng NVL, CCDC xem có
đảm bảo về quy cách, phẩm chất và chất lượng hay không
Biểu mẫu 1-2: Phiếu xác nhận chất lượng nguyên vật liệu
PHIẾU XÁC NHẬN CHẤT LƯỢNG NGUYÊN VẬT LIỆU
NHẬP KHO
KN-DP- 02/2
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 9
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Số lô:12
Tên nguyên vật liệu nhập: Nhôm cây phi 22 và Tôn 2ly
Nhà cung ứng: Công ty TNHH TM & DV Kha Ngà
Ngày nhập: 04/02/2012

Stt Tên chỉ tiêu ĐVT
Yêu
cầu
Kết quả
Đánh giá
Ghi
chú
Đạt Không đạt

1 Nhôm cây phi22
Kg 50÷ 52 52,0 x
2
Tôn 2 ly
kg 38÷ 40 38,15 x
Kết luận lô: Đạt nhập kho

Không đạt trả lại nhà cung ứng
Hà Nội, ngày 04/ 02 / 2012.
Kiểm tra viên.
Nơi nhận:
- Phòng KH
- Phòng KT
Như vậy nếu NVL đạt tiêu chuẩn thì cho phép nhập kho. NVL không
đạt tiêu chuẩn thì trả lại NCC. NVL không đúng quy cách phẩm chất ghi trên
hợp đồng thì trả lại NCC hoặc yêu cầu giảm giá hàng nhập, trường hợp xảy ra
thừa thiếu NVL thì tùy theo tứng nguyên nhân có thể xử lý. Khi NVL được
chấp nhận nhập kho thì phòng kế hoạch vật tư nhập phiếu nhập kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi vào sổ kế toán tương ứng thông
qua nhập chứng từ trên máy có nối kết các sổ. Thông qua đó kế toán sẽ nắm
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 10

Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
bắt được tình hình thay đổi của NVL tại công ty và tập hợp được sự thay đổi
của các TK liên quan như: TK 111, TK112, TK 331
*Thị trường cung ứng nguyên vật liệu
Đối với các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm thì yếu tố đầu vào là yếu tố
tiên quyết vì nó chiếm tới 60-80% giá trị của thành phẩm cho nên vấn đề chọn
các nhà cung ứng nguyên vật liệu cho công ty rất được chú trọng. Vấn đề
chọn nhà cung ứng ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng sản phẩm, sự cạnh tranh

trên thị trường và ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của doanh nghiệp.
Do ảnh hưởng của tình hình suy thoái kinh tế chung của thế giới, nền kinh
tế Việt Nam nói riêng và thị trường thế giới nói chung đang biến động rất
mạnh mẽ, giá cả nguyên vật liệu leo thang khiến cho các công ty trong nước
cũng như ngoài nước gặp nhiều khó khăn. Đức Phát là công ty được thành lập
từ năm 2005 là công ty mới ra đời đã phải gánh chịu ảnh hưởng với cuộc đại
suy thoái tưởng rằng công ty sẽ chung số phận với Bear Stears (Bear Stears:
là ngân hàng với tên tuổi lớn thứ 5 tại phố Wall) thế nhưng điều đó không
xảy ra và còn hơn thế nữa công ty đã thể hiện mình là tuổi trẻ tài cao vượt
qua gian lao thử thách, đó cũng là do sự lãnh đạo tài tình của ban quản trị với
những sự lựa chọn sáng suốt trong quá trình chọn lựa đầu vào, nhà cung ứng
nguyên vật liệu.
Bảng 1.3. Danh sách các nhà cung ứng chủ yếu của công ty
TT CÁC NHÀ CUNG CẤP ĐỊA CHỈ
1 Công ty Đại Đức 30 Đại Từ HN
2 Công ty Nguyễn Đại Minh Khánh Hà Thường Tín HN
3 Công ty khí công nghiệp Hà Tây
Km15 quốc lộ 1A Liên Ninh
Thanh Trì HN
4 Công ty TNHH TM& DV KHa Ngà Số B2TTB4 Cống Ngà
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 11
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
5 Công ty TNHH Thành Phát 22 Vĩnh Hưng Hoàng Mai HN
6 Công ty nhựa Kinh Bắc Quảng Phú Lương Tài Bắc Ninh
7
Công ty TNHHTM & SX Trường
Thắng
Thôn Dọc xã Liên Bão-Tiên Du-
BN
8

Công ty TNHH thương mại Hòa
Bình Văn Bình Thường Tín
9 Công ty que hàn điện Việt Đức Nhị khê Thường Tín HN
Nguồn: Phòng kế hoạch năm 2012
1.2.2. Phương thức sử dụng
Khi có nhu cầu về sử dụng nguyên vật liệu, bộ phận có nhu cầu lập
phiếu yêu cầu mua vật tư. Sau khi phiếu yêu cầu mua vật tư được phó giám
đốc kinh doanh duyệt, phòng kế hoạch sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu theo
yêu cầu. Những nguyên vật liệu đó được cung cấp từ các nhà cung cấp chính,
phòng vật tư sẽ tiến hành đặt hàng, thoả thuận giá cả để chọn nhà cung cấp
phù hợp. Giá này được Công ty khảo sát trước tại các đơn vị chuyên cung cấp
nguyên liệu đầu vào này và có địa điểm gần xưởng sản xuất. Khi công ty có
nhu cầu về sử dụng NVL phụ trách cung tiêu ở phòng kế hoạch (Kinh doanh)
mua NVL theo quy định. NVL trước khi nhập kho phải qua kiểm nghiệm. Khi
NVL về đến công ty, phụ trách cung tiêu mang hóa đơn GTGT (đã ghi các chỉ
tiêu như: chủng loại, số lượng, đơn vị, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh
toán…) lên phòng kỹ thuật. Phòng này có chức năng kiểm tra chất lượng, quy
cách NVL và có trách nhiệm lập Ban kiểm nghiệm trước khi NVL nhập kho.
Ban kiểm nghiệm gồm 3 người: người giao hàng, thủ kho, phụ trách phòng kỹ
thuật. Trước khi nhập kho. Ban kiểm nghiệm có trách nhiệm kiểm tra NVL,
nhập về có đúng chất lượng, số lượng, chủng loại theo đúng hóa đơn không.
Tiếp đó người ở phòng kỹ thuật lập Biên bản kiểm nghiệm để đưa ra ý
kiến về NVL. Nếu kết quả kiểm nghiệm cho thấy NVL, mua về đúng quy
cách, số lượng, chất lượng mới tiến hành thủ tục nhập kho.
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 12
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Nhập vật tư xong, thủ kho căn cứ vào cột “số lượng” của phiếu nhập
kho để ghi vào cột “nhập” của thẻ kho. Các loại nguyên vật liệu mua về được
nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại nguyên
vật liệu trong kho một cách khoa học và hợp lý để tiện cho việc nhập - xuất

kiểm kê nguyên vật liệu.
Trình tự xuất kho nguyên vật liệu cho sử dụng: Công ty TNHH SX TM
& DV Đức Phát tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước.
Theo phương pháp này trước hết phải căn cứ số lượng xuất kho theo nguyên
tắc lấy hết số lượng và đơn giá nhập kho lần trước, xong mới lấy đến số lượng
và đơn giá của lần nhập sau, làm giá thực tế của từng lần xuất. Do đó, giá vật
liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.

Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, bộ phận sử dụng lập “ Giấy đề
nghị cấp vật tư” gửi cho phòng kế hoạch vật tư ký duyệt. Căn cứ vào kết quả
đã duyệt, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho, thủ kho thực hiện xuất
kho ghi số thực tế xuất vào chứng từ. Phiếu xuất kho được lập thành hai liên,
liên một được lưu tại quyển, liên hai giao cho thủ kho thực hiện việc xuất kho,
ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền, ghi
sổ kế toán và chuyển sang bảo quản, lưu trữ.
1.2.3. Hệ thống kho, bến chứa đựng NVL của công ty TNHH SX, TM & DV
Đức Phát
- Về khâu dự trữ vật liệu: Hiện nay, các loại nguyên vật liệu của
công ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Do đó công ty không
cần phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở kho mà khi có nhu cầu sản xuất thì bộ
máy cung ứng vật tư có thể mua về là có. Bên cạnh đó Công ty cũng xây dựng
định mức nguyên vật liệu. Việc xây dựng định mức như vậy vừa để đảm bảo
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 13
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục bình thường, không quá
nhiều, gây ứ đọng vốn cũng không quá ít gây ra ngừng trệ, gián đoạn quá
trình sản xuất, góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, không gây lãng phí hoặc
trong tình trạng thiếu nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đồng thời vừa
để hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm. Công ty xây dựng định mức tiêu
dùng nguyên vật liệu theo kế hoạch sản xuất có đơn đặt hàng. Tùy theo đơn

đặt hàng mà tỷ lệ % nguyên vật liệu khác nhau
Trong khâu dữ trữ một yếu tố rất quan trọng phải kể đến đó chính là việc
bảo quản số NVL có trong kho: do mỗi loại NVL đều có đặc tính lý hóa riêng
hoặc chịu ảnh hưởng của khí hậu môi trường bên ngoài nên đòi hỏi phải bảo
quản và dự trữ một cách phù hợp.
Do đặc điểm chủ yếu là các kim loại như nhôm, sắt, thép… rất dễ bị ăn
mòn và ô xi hóa nên nên phải bảo quản trong điều kiện phù hợp để chống ăn
mòn và ô xi hóa.
Căn cứ vào các đặc điểm trên công ty đã cho xây dựngệ thống kho tàng của
công ty. Nó được xây dựng từ khi công ty được thành lập. Trong quá trình
phát triển công ty, hệ thống kho tàng ngày càng được mở rộng và nâng cấp.
Hiện nay nhà kho được chia thành 4 kho. Kho nguyên vật liệu, kho chuẩn bị,
kho bán thành phẩm và kho thành phẩm.
Bảng 1.4: Danh sách các kho
Tên kho Diện tích (m
2
)
Kho nguyên vật liệu 105
Kho chuẩn bị 80
Kho bán thành phẩm 215
Kho thành phẩm 174
Nguyên vật liệu khi mua vào sẽ được nhập tại kho nguyên vật liệu. Kho
này gần với khâu sản xuất. Trong kho chứa các thùng, bể chứa chất hóa học
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 14
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
để rửa các chi tiết và sản phẩm kẹp cáp điện trước khi được đưa đi mạ. Kho
bán thành phẩm là nơi chứa các chi tiết của sản phẩm. Trong kho bán thành
phẩm thường diễn ra các hoạt động lắp ráp để tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh.
Các sản phẩm đã hoàn chỉnh được đóng trong các bao tải và được vận chuyển
sang kho thành phẩm. Kho thành phẩm là nơi diễn ra hoạt động doanh nghiệp

xuất sản phẩm đến bên đối tác. Hoạt động này gắn với hoạt động tiêu thụ của
công ty.
Sơ đồ 1.1: Hệ thống kho tàng của công ty
Hệ thống kho tàng của công ty được sắp xếp tương đối hợp lý. Kho nguyên
vật liệu được đặt gần khu sản xuất, kho bán thành phẩm và kho thành phẩm
được đặt gần nhau nên quá trình vận chuyển được thuận tiện. Tuy nhiên, trang
thiết bị trong kho còn ít, thiết bị còn truyền thống chưa có sự đổi mới nên còn
diễn ra tình trạng hỏng máy móc ở trong khâu chuẩn bị, khâu lắp ráp thành
phẩm.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH SX, TM & DV
Đức Phát
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 15
Kho bán thành
phẩm
Kho
nguyên
vật liệu
Kho
chuẩn
bị
Kho thành phẩm
Khu
sản
xuất
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Một doanh nghiệp phải luôn nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm
để tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất
kinh doanh thuộc tài sản lưu động, thường xuyên biến động. Để hoạt động sản
xuất kinh doanh diễn ra bình thường , các doanh nghiệp phải đảm bảo nguồn
NVL đáp ứng cho sản xuất. Do vậy, vật liệu cung cấp cho sản xuất cũng

không ngừng được nâng cao cả về chất lượng và chủng loại. Vấn đề cần đặt ra
làm thế nào sử dụng vật liệu tiết kiệm nhưng vẫn đạt hiệu quả kinh tế cao,
muốn vậy cần phải có hệ thống quản lý vật liệu ở tất cả các khâu: từ khâu
mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.
1.3.1. Tổ chức quản lý ở khâu thu mua
Trong khâu thu mua nguyên vật liệu được quản lý về khối lượng, quy cách,
chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng
tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phòng kế hoạch lên kế hoạch đặt hàng dựa vào nhu cầu và kế hoạch sản xuất,
xác định được nhà cung cấp vật tư đúng chủng loại và đúng yêu cầu của sản
xuất sau đó thông qua trao đổi điện thoại mà nắm bắt được sự thay đổi giá cả
do biến động về cung cầu, theo giá vàng, giá đô la tăng giảm. Kế toán thỏa
thuận giá cả với nhà cung cấp có thể giảm giá vì mua với số lượng lớn mặt
khác lại là khách hàng lâu năm. Khi đã thỏa thuận hết các điều khoản về giá
cả, kế toán lập bản “ Đề nghị cung cấp vật tư” sau đó FAX sang lấy xác nhận
của nhà cung cấp về lô hàng vừa thỏa thuận, lập bản hợp đồng thống nhất các
điều khoản về giá cả, hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán và thời hạn
giao hàng, phương tiện vận chuyển hàng hóa, địa điểm giao hàng, cước phí
vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa. Khi nguyên vật liệu về đến, có thể được dự trữ
trong kho, có thể xuất thẳng cho bộ phận sản xuất, trường hợp nguyên vật liệu
về kho kế toán căn cứ đề nghị đặt hàng, hợp đồng mà lập biên bản kiểm
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 16
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
nghiệm vật tư, nếu chất lượng đảm bảo theo yêu cầu thì tiến hành nhập kho,
bảo quản tránh hư hỏng, mất mát hao hụt là một trong các yêu cầu quản lý vật
liệu.
1.3.2. Tổ chức quản lý ở khâu xây dựng định mức
- Xác định cầu và lượng đặt hàng tối ưu
Để xác định cầu và lượng đặt hàng tối ưu trước hết ta phân tích quá trình
sản xuất của doanh nghiệp.

GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 17
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Sơ đồ 1.2: Quá trình sản xuất của doanh nghiệp
Cắt đột, uốn.
Khuôn
Máy ép


GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 18
Thép tấm,
tôn tấm…
Thép, tôn có
kích thước
đúng
Gia công
tạo hình
Chi tiết
Mạ điện
Nhựa hạt Chi tiết
Lắp ráp
Bu lông, ốc
vít…
KCS
Bao gói
Nhập kho
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Dựa vào quá trình sản xuất sản phẩm tại công ty TNHH sản xuất,
thương mại và dịch vụ Đức Phát ta thấy nguyên vật liệu đầu vào mà công ty
nhập có thể là thép tấm, tôn tấm…Sau khi nhập về công ty sẽ dùng cho các
máy cắt cắt thành những tấm nhỏ có kích thước theo quy định. Loại nguyên

vật liệu thứ hai là công ty nhập các vật liệu đã được cắt sẵn theo kích thước đã
định rồi về uốn, đục và lắp ráp thành sản phẩm. Tùy từng trường hợp mà công
ty áp dụng một hoặc cả hai cách đó. Trong thời gian thực tập tại công ty em
thấy công ty lựa chọn cách thứ hai. Đó là nhập các thanh thép, nhôm, đồng,
nhựa đã được cắt sẵn. Ưu điểm của cách này là công ty giảm được số lượng
nguyên vật liệu bị hao phí trong quá trình chế biến, có thể nói chi phí này rất
nhỏ, hầu như không có đồng thời công ty không phải mua máy móc thiết bị
chuyên dùng trong khâu này. Tuy nhiên nhược điểm của cách thức này là giá
nguyên vật liệu cao hơn so với mua theo cách một. Khi lựa chọn cách thứ hai
thì nguyên vật liệu doanh nghiệp nhập sẽ không phải là những thanh thép, tôn
tấm nữa. Vì vậy, cách thức định mức tiêu hao nguyên vật liệu sẽ khác so với
cách một.
Trong công ty công tác xác định định mức và lượng đặt hàng dự trữ do
phòng kinh doanh thị trường chịu trách nhiệm. Cách thức tiến hành xác định
cầu và lượng đặt hàng nguyên vật liệu tối ưu như sau:
• Dựa vào các báo cáo về tình hình cầu thị trường, các đơn đặt hàng của
khách hàng phòng xác định kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
• Dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
• Dựa vào tình hình giá cả nguyên vật liệu trên thị trường.
• Dựa vào tình hình tài chính của công ty trong kỳ kế hoạch.
Từ đó, phòng kinh doanh thị trường xác định cầu nguyên vật liệu tối ưu
trong kỳ. Sau đó, phòng ban đưa lên thống nhất với phòng tài chính kế toán
và trình ban quản trị phê duyệt.
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 19
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
1.3.3. Tổ chức quản lý ở khâu sử dụng NVL
- Công ty luôn đưa ra yêu cầu đối với từng bộ phận sử dụng phải tiết
kiệm, hợp lý trên cơ sở các định mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi
phí, quán triệt theo nguyên tắc: Sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy
trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu trong tổng giá

thành.
Hàng tháng khi có kế hoạch về sản xuất, các phân xưởng căn cứ vào
quyết định về nhu cầu nguyên vật liệu, vật tư được cấp do phòng kế hoạch
kinh doanh lập, đã thông qua sự xét duyệt của giám đốc, viết phiếu yêu cầu,
tài liệu, vật tư, phụ tùng và kèm theo danh mục vật tư xin lĩnh cho sản xuất,
bảo dưỡng, sửa chữa chế tạo theo kế hoạch theo để xuống lĩnh nguyên vật liệu
ở kho.
Đối với mỗi loại nguyên vật liệu cần mua sắm trong thời kỳ kế hoạch
bao gồm ba bộ phận: Cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, cầu do hư hỏng mất
mát trong quá trình lưu kho và cầu dự trữ đề phòng sự biến động thị trường.
Bộ phận thứ nhất chiếm tỷ trọng chủ yếu và được công ty xác định theo công
thức:
Q
D
i
= Σ Q
ĐM
ij
x Q
SP
j
Trong đó:
Q
D
i
là cầu loại nguyên vật liệu thứ i để sản xuất theo kế hoạch.
Q
ĐM
ij

là

định mức tiêu dùng loại nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm
thứ j.
Q
SP
j
là sản lượng kế hoạch sản phẩm j sẽ được sản xuất trong kỳ kế
hoạch.
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 20
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Do mỗi sản phẩm cần nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nên lượng
nguyên liệu cần dùng sẽ được tính cho từng loại sản phẩm và tổng hợp thành
nhu cầu chung về loại nguyên vật liệu đó.
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 21
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Bảng 1.4: Định mức sử dụng nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm chính
STT NVL ĐVT
Kẹp bổ
trợ
đơn
Kẹp bổ
trợ kép
Ghíp nối cáp
đơn răng
đồng
Ghíp nối cáp
đôi răng đồng
Kẹp siết cáp
to

Kép
siết
cáp
nhỏ
1
Bu lông
M10*40 chiếc 1 1
2 M10*60 chiếc 1
3 M10*70 chiếc 1 2
4 M10*80 chiếc 1
5 M8*70 chiếc 1 2
6 Thanh kẹp
siết
To chiếc 2
7
Nhỏ
chiếc 2
8
Đệm
Phẳng 10 chiếc 1 1
9 Vênh 10 chiếc 1 1
10 Ghíp sắt chiếc 2 2
Nguồn: Phòng TCKT
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 22
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Bộ phận thứ hai là lượng nguyên vật liệu cần cung ứng thêm để bù đắp cho
số nguyên vật liệu mất mát trong quá trình lưu kho. Bộ phận này chiếm tỷ trọng
rất nhỏ và công ty thường xác định theo phương pháp thống kê kinh nghiệm kết
hợp với dự báo cho kỳ kế hoạch.
Do tính chất của nguyên vật liệu thép thường hay biến động giá nên trong

kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu của công ty còn bộ phận thứ ba là bộ phận dự
trữ nguyên vật liệu đề phòng sự biến động giá thị trường. Bộ phận này còn phụ
thuộc vào kết quả dự báo, giá cả của thị trường nguyên vật liệu…
Ví dụ: Theo phòng kinh doanh thị trường kế hoạch sản xuất các sản phẩm
chính của công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Phát trong T9/2011
như sau:
Bảng 1.5 : Kế hoạch sản xuất sản phẩm kẹp cáp điện T2/2012
Stt Sản phẩm Đơn vị tính Số lượng
1 Kẹp bổ trợ đơn Cái 1600
2 Kẹp bổ trợ đôi Cái 2400
3 Ghíp nối cáp đơn răng đồng Cái 8440
4 Ghíp nối cáp đôi răng đồng Cái 1400
5 Kẹp siết cáp to Cái 4400
6 Kẹp siết cáp nhỏ Cái 3440
… … … …
Nguồn: Phòng KDTT
Kết hợp giữa bảng định mức NVL và kế hoạch sản xuất sản phẩm của công
ty T2/2012 ta có bảng nhu cầu NVL cho sản xuất T2/2012 như sau:
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 23
Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập
Bảng 1.6: Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất T2/2012(chiếc)
STT NVL ĐVT số lượng
1
Bu lông
M10*40 chiếc 7840
2 M10*60 chiếc 2600
3 M10*70 chiếc 11280
4 M10*80 chiếc 4400
5 M8*70 chiếc 11240
6

E cu
M8 chiếc 11240
7 M10 chiếc 28520
8 Thanh kẹp siết to chiếc 8800
9 nhỏ chiếc 6880
10 Đệm Phẳng 10 chiếc 5000
11 vênh 10 chiếc 5000
12 ghíp sắt chiếc 19680
13 Móc bổ trợ Ghíp đôi chiếc 5000
14 Tấm ốp Ghíp đơn chiếc 5200
15 Thân nhựa Ghíp đôi chiếc 44120
16 Răng đồng Ghíp đơn chiếc 44960
Nguồn: Phòng kế hoạch
Do những vật liệu này có khối lượng rất nhỏ nên công ty không tính định
mức theo khối lượng. Tuy nhiên khi nhập nguyên vật liệu về kho để kiểm tra
chất lượng, số lượng chủng loại công ty quy đổi ra khối lượng.
Bảng 1.7: Bảng định lượng nguyên vật liệu
STT NVL ĐVT
Đơn vị quy đổi
(1 kg)
1 Bu lông M10*40 chiếc 37
2 M10*60 chiếc 35
3 M10*70 chiếc 23
4 M10*80 chiếc 22
GVHD: ThS: Đặng Thị Thúy Hằng SVTH: Tiêu Thị Trang 24