Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán tại Công ty TNHH thương mại và thiết bị văn phòng Việt Nhật

Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em, các số liệu,
kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực
tế của đơn vị thực tập.
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Hà
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN VÀ CÁC BẢNG, BIỂU
SƠ ĐỒ
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
LỜI NÓI ĐẦU
Theo xu hướng phát triển chung của nền kinh tế toàn cầu, nền kinh tế nước ta
dưới sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước có những đổi mới sâu sắc theo cơ chế kinh tế,
đồng thời hệ thống kế toán Việt Nam đã được hoàn thiện để đáp ứng những đòi hỏi
cấp thiết của nền kinh tế thị trường góp phần tích cực vào tăng cường và nâng cao
chất lượng quản lý tài chính toàn doanh nghiệp nói riêng cũng như toàn bộ nền kinh
tế nói chung. Chính nhờ những đổi mới mạnh mẽ này đã tạo cho nền kinh tế một
động lực phát triển thông qua cơ chế cạnh tranh. Cạnh tranh là qui luật tất yếu của
nền kinh tế thị trường đồng thời cũng là nhân tố tạo ra sức sống mãnh liệt cho nền
kinh tế. Trong cơ chế mới các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển trong

điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt nhất thiết phải không ngừng cải tiến bộ máy nâng
cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Nói đến cơ chế thị trường, điều đầu tiên không thể không đề cập đến là các
hoạt động mua bán trao đổi hàng hóa và các quan hệ thanh toán giữa các chủ thể
kinh tế phát sinh trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa. Hoạt động thanh toán
cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế cũng luôn biến đổi không
ngừng cho phù hợp với tình hình thực tế. Từ những hình thức thanh toán giản đơn
hàng đổi hàng phát triển cho đến ngày nay và đã có nhiều phương thức thanh toán
như phương thức thanh toán trực tiếp, phương thức thanh toán chuyển khoản,
phương thức thanh toán bằng L/C. Hoạt động thanh toán là bộ phận không thể thiếu
được trong bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Nếu hoạt
động thanh toán thực hiện không hiệu quả sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp, gây ứ đọng vốn, hoặc có thể gây tình trạng bị
chiếm dụng cho doanh nghiệp.
Vì vậy việc tổ chức và thực hiện các quan hệ thanh toán như thế nào để đảm
bảo và hạn chế đến mức thấp nhất các khoản nợ tồn đọng, thúc đẩy nhanh quá trình
thanh toán và tốc độ luân chuyển vốn luôn là một vấn đề thu hút sự chú ý quan tâm
của các cấp lãnh đạo và những người làm công tác kế toán trong doanh nghiệp.
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
Xuất phát từ thực tế trên đồng thời nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán
thanh toán nên trong thời gian tìm hiểu tại công ty TNHH thương mại và thiết bị
văn phòng Việt Nhật , em thường xuyên nghiên cứu lý luận kết hợp với tổ chức kế
toán thanh toán tại đơn vị. Được sự giúp đỡ của GS.TS Nguyễn Đình Đỗ và các cán
bộ nhân viên phòng kế toán của công ty, em đã nghiên cứu phần hành này trong
luận văn tốt nghiệp với nội dung “ Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán
thanh toán, phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán tại Công ty
TNHH thương mại và thiết bị văn phòng Việt Nhật”.
Ngoài phần mở đầu và kết luận ra bài luận văn còn bao gồm ba phần sau đây:

Chương I: Lý luận chung về tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân
tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích
tình hình công nợ và khả năng thanh toán tại công ty TNHH thương mại và thiết bị
văn phòng Việt Nhật.
Chương III: Phương hướng hoàn thiện kế toán thanh toán nhằm góp phần
nâng cao khả năng thanh toán tại công ty TNHH thương mại và thiết bị văn phòng
Việt Nhật.
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN,
PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ VÀ KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA
DOANH NGHIỆP
1.1 Những vấn đề chung về thanh toán
1.1.1.Vai trò của thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh chung của
doanh nghiệp
Tất cả các hoạt động trao đổi hàng hóa, dịch vụ và các hoạt động khác trong
nền kinh tế cuối cùng đề được kết thúc bằng khâu thanh toán. Hoạt động thanh toán
trong các doanh nghiệp là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong công tác
quản lí tài chính của mỗi đơn vị, nó có những ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp diễn ra từ khâu mua hàng hóa về nhập kho cho tới khi tiêu thụ nó, và hoạt
động thanh toán phát sinh ngay từ khâu đầu tiên kéo dài đến khâu cuối cùng của
hoạt động kinh doanh. Như vậy nó có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp.
Hoạt động thanh toán được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và kịp thời sẽ
có ảnh hưởng tích cực đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và
ngược lại. Do vậy, việc tổ chức công tác thanh toán một cách khoa học và hoạt

động có hiệu quả luôn là một nội dung quan trọng và thu hút được sự chú ý của các
cấp lãnh đạo và người làm công tác tài chính kế toán trong mỗi doanh nghiệp.
Trong quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp, thực tế có những trường hợp
các doanh nghiệp cố ý không thực hiện thanh toán theo đúng hợp đồng đã thỏa
thuận giữa hai bên, cố gắng chiếm dụng vốn của các nhà cung cấp. Sự trì trệ trong
thanh toán này đã gây ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của nhà cung
cấp và đồng thời ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt
động, có những loại sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đặc biệt phục vụ cho doanh nghiệp
như: điện, nước, điện thoại, fax… việc thanh toán không đúng thời hạn có thể làm
cho doanh nghiệp tạm thời bị ngừng phục vụ và như thế sẽ ảnh hưởng đến kết quả
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong quan hệ thanh toán với Nhà nước , đây là trách nhiệm mang tính pháp
lý của doanh nghiệp với Nhà nước. Các khoản thanh toán không đúng thời hạn hoặc
gian lận trong thanh toán có thể là nguyên nhân của những quyết định gây ảnh
hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp như thu hồi giấy phép kinh
doanh, các khoản phạt và trong trường hợp nghiêm trọng có thể bị truy tố trước
pháp luật.
Trong quan hệ thanh toán với khách hàng, hoạt động thanh toán càng đòi hỏi
một cách hợp lý và có hiệu quả. Thực hiện thanh toán đảm bảo đúng thời hạn, hợp
lý khoa học và quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn của
doanh nghiệp gây ứ đọng vốn trong kinh doanh làm giảm hiệu quả kinh doanh.
Trong quan hệ thanh toán giao dịch với ngân hàng, với các tổ chức tín dụng,
việc thanh toán không đúng thời hạn sẽ làm giảm uy tín của doanh nghiệp. Trong
trường hợp này,nếu doanh nghiệp cần huy động vốn từ ngân hàng sẽ gặp khó khăn.
Mà như chúng ta đã biết hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trường thì thời cơ là
một yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó còn có các khoản thanh toán như thanh toán với công nhân viên,

thanh toán khác…Kết quả thực hiện các khoản thanh toán này cũng ảnh hưởng trực
tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.2 Phân loại các nghiệp vụ thanh toán
- Căn cứ vào nội dung các hoạt động thanh toán, có thể chia các nghiệp vụ
thanh toán thành các loại sau:
+ Thanh toán các khoản nợ phải thu
+ Thanh toán các khoản nợ phải trả
- Căn cứ vào đối tượng của thanh toán có thể chia thành:
+ Thanh toán với nhà cung cấp
+ Thanh toán với Ngân sách Nhà nước
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
+ Thanh toán với khách hàng
+ Thanh toán với công nhân viên
+ Thanh toán với ngân hàng và các tổ chức tín dụng
+ Thanh toán với các đối tượng khác
- Căn cứ vào thời hạn thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành:
+ Thanh toán các khoản nợ ngắn hạn
+ Thanh toán các khoản nợ dài hạn
+ Thanh toán ngay sau khi giao nhận hàng
+ Thanh toán sau khi nhận hàng
+ Thanh toán khác: thanh toán trả góp, thanh toán bù trừ…
1.1.3 Các phương thức thanh toán
Tất cả các hoạt động trao đổi hàng hóa, dịch vụ và các hoạt động khác trong
nền kinh tế cuối cùng đều kết thúc bằng khâu thanh toán. Để cho quá trình thanh
toán được thực hiện một cách thuận lợi, vừa tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo an
toàn gọn nhẹ thì các phương thức thanh toán cũng ngày được cải tiến. Vì vậy ngoài
các phương thức thanh toán bằng tiền mặt, hình thức hàng đổi hàng trước đây, hiện
nay trong thanh toán người ta còn áp dụng nhiều hình thức thanh toán gián tiếp

không dùng tiền mặt với các ưu điểm như đảm bảo an toàn, tính bí mật về vốn của
các doanh nghiệp, nhanh gọn thuận tiện, đảm bảo tính kịp thời, hạn chế lượng tiền
cần thiết cho lưu thông, tăng cường tác dụng của chính sách tiền tệ trong quản lý vĩ
mô của Nhà nước.
1.1.3.1 Thanh toán bằng tiền mặt
Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp các khoản mua bán,
giao dịch thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức này trong thực tế
chỉ phù hợp với các loại giao dịch giá trị nhỏ, đơn giản bởi vì các doanh nghiệp và
cá nhân chỉ giữ một lượng tiền mặt nhất định đủ để chi dùng cho nhu cầu của họ, số
còn lại gửi vào các ngân hàng, tổ chức tín dụng để đảm bảo an toàn và tăng khả
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
năng sịnh lời.
Thông thường trong thực tế hình thức này được áp dụng với các nhân viên,
với các nhà cung cấp hoặc khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ và gần.
1.1.3.2 Thanh toán không dùng tiền mặt
Quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa các cá nhân,doanh nghiệp trong nền
kinh tế rất phong phú và đa dạng với những điều kiện và tính chất khác nhau, vì vậy
cần lập nhiều hình thức chi trả khác nhau nhằm giúp các chủ thể thanh toán thực
hiện tốt qui trình thanh toán mà không dùng tiền mặt.
Các hình thức thanh toán trong nước:
Các hình thức thanh toán hiện hành ở Việt Nam gồm có: séc, ủy nhiệm chi-
chuyển tiền, ủy nhiệm thu, thư tín dụng, ngân phiếu thanh toán, thẻ thanh toán và
điện chuyển tiền.
* Thanh toán bằng Séc
Séc là một loại chứng từ thanh toán được áp dụng rộng rãi ở tất cả các nước
trên thế giới. Séc được sử dụng thanh toán tiền hàng, dịch vụ, nộp thuế, trả nợ hoặc
rút tiền mặt tại các chi nhánh ngân hàng. Séc thanh toán chuyển khoản chỉ được
thanh toán giữa các ngân hàng trong hệ thống trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố

hàng ngày giao nhận chứng từ trực tiếp hoặc khác hệ thống có tham gia thanh toán
bù trừ trên địa bàn tỉnh thành phố.
* Thanh toán ủy nhiệm chi
Ủy nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của
ngân hàng, yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích chuyển tài khoản của mình để trả
cho người hưởng thụ.
Ủy nhiệm chi dùng để thanh toán các khoản tiền hàng, dịch vụ hoặc chuyển
tiền trong cùng hệ thống hoặc khác hệ thống ngân hàng. Các ngân hàng trong phạm
vi ngày làm việc phải thực hiện lệnh chi của khách hàng với tư cách là ngân hàng
trả tiền. Các ngân hàng phục vụ đơn vị được hưởng phải kịp thời chuyển vào tài
khoản của người được thụ hưởng.
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
* Thanh toán theo ủy nhiệm thu
Ủy nhiệm thu là lệnh ủy thác của người được hưởng nhờ ngân hàng thu hộ số
tiền ghi trên ủy nhiệm thu.
Ủy nhiệm thu được áp dụng trong thanh toán giữa các khách hàng do một
ngân hàng hay hai ngân hàng cùng hệ thống hay khác hệ thống phục vụ. Người
được hưởng phải thông báo cho ngân hàng phục vụ mình những điều kiện thanh
toán ghi trong hợp đồng mua hàng. Người thụ hưởng phải lập và nộp ủy nhiệm thu
cùng với các chứng từ hàng hóa, dịch vụ trong thời hạn qui định đến ngân hàng
phục vụ mình. Trong vòng một ngày làm việc, ngân hàng phục vụ người trả tiền
phải hoàn tất các thủ tục trích tài khoản và chuyển số tiền trả cho bên thụ hưởng.
*Thanh toán theo thư tín dụng L/C
Thư tín dụng là lệnh viết của người trả tiền yêu cầu một ngân hàng trả tiền cho
người được hưởng khi người đó thực hiện đúng và đủ những điều kiện ghi trong thư
tín dụng.
Người trả tiền lập giấy mở thư tín dụng, ghi rõ các yếu tố qui định và phải lưu
số tiền trên L/C ở ngân hàng phục vụ mình.

Người được hưởng phải căn cứ vào các điều kiện trên L/C, tổ chức việc giao
hàng cho người mua theo đúng hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng). Đồng thời xuất trình
các giấy tờ cần thiết cho ngân hàng phục vụ mình để xin thanh toán tiền hàng đã
giao.
Quá thời hạn qui định, L/C đã mở không được sử dụng sẽ được thanh lý và
hoàn lại cho chủ thể trả tiền.
*Ngân phiếu thanh toán
Ngân phiếu thanh toán là loại chứng từ có giá trị in sẵn số tiền , thời hạn sử
dụng do ngân hàng Trung ương phát hành, nó được sử dụng như tiền mặt.
* Thẻ thanh toán
Thẻ thanh toán là một loại giấy tờ có giá do ngân hàng phát hành và được
dùng để trả tiền hàng, dịch vụ và là công cụ để rút tiền mặt tại các máy rút tiền tự
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
động.
* Thanh toán bù trừ
Thanh toán bù trừ trong thực tế thường xảy ra giữa các doanh nghiệp mà mối
quan hệ của họ vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp với một doanh nghiệp khác.
Do đó để đơn giản việc thanh toán giữa hai doanh nghiệp có thể dùng phương thức
thanh toán bù trừ công nợ với nhau. Khi hai doanh nghiệp có quan hệ mua bán
thường xuyên thì định kỳ kế toán cần phải tổ chức đối chiếu công nợ và tiến hành
thanh toán bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập
thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
Các hình thức thanh toán quốc tế.
Thanh toán quốc tế có thể hiểu là việc chi trả các khoản ngoại tệ, tín dụng có
liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa đã được thỏa thuận trong hợp đồng ngoại
thương.
Việc thanh toán trong xuất nhập khẩu phải xét đến các vấn đề:
- Tỷ giá hối đoái

- Tiền tệ trong thanh toán quốc tế
- Thời hạn thanh toán
- Các phương thức thanh toán quốc tế
- Các điều kiện đảm bảo hối đoái
* Thanh toán Quốc tế thông qua thư tín dụng (L/C)
Phương thức thanh toán Quốc tế bằng L/C là một sự sự thỏa thuận giữa đơn vị
mua hàng và đơn vị bán hàng thuộc hai quốc gia khác nhau thông qua tổ chức tài
chính trung gian là ngân hàng thương mại, ngân hàng phát hành L/C theo yêu cầu
của khách hàng để thanh toán cho bên bán hay đơn vị xuất khẩu thông qua một
ngân hàng do người bán lựa chọn và được sự thống nhất của hai bên.
Trong phương thức thanh toán này ngân hàng đóng vai trò trung gian như là
một người đảm bảo thanh toán cho bên bán khi tất cả các hóa đơn chứng từ đầy đủ
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
và hợp lệ.
* Thanh toán bằng điện chuyển tiền
Bên cạnh các hình thức thanh toán bảng L/C, trong thanh toán Quốc tế người
ta còn sử dụng hình thức thanh toán bằng điện chuyển tiền. Về phương thức thanh
toán cơ bản giống thanh toán bằng L/C nhưng đơn giản hơn nhiều về mặt thủ tục
thanh toán. Thông thường hình thức thanh toán này chỉ được áp dụng trong trường
hợp giữa hai bên có sự giao dịch thường xuyên lâu dài, có sự tin tưởng lẫn nhau và
bên bán chấp nhận cho bên mua thanh toán bằng điện chuyển tiền. Việc thanh toán
được tiến hành sau khi giao nhận hàng , thời gian do hai bên thỏa thuận.
* Hình thức thanh toán ủy thác thu
Ủy thác thu là một hình thức thanh toán quốc tế, trong đó người bán sau khi đã
hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua thì lập giấy
ủy thác thu nhờ ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối
phiếu do người bán kí phát.
Trong đó ngân hàng trung gian chỉ chịu trách nhiệm thu hộ tiền chứ không

chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ và người mua hàng có chấp nhận thanh toán hay
không .Vì vậy trương hợp này chỉ thích hợp với hình thức chào hàng hoặc sản phẩm
tồn đọng.
1.2. Tổ chức các nghiệp vụ thanh toán
1.2.1 Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
- Phản ánh và theo dõi kịp thời các nhiệp vụ thanh toán phát sinh trong quá
trình kinh doanh chi tiết theo từng đối tượng, khoản nợ, theo thời gian thanh toán.
- Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ và sổ sách chi tiết, tổng hợp của các
khoản nợ phải thu, phải trả
- Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành các kỷ
luật thanh toán của doanh nghiệp.
- Tổng hợp và xử lý kịp thời các khoản nợ xấu phát sinh để đảm bảo tình hình
tài chính tốt cho doanh nghiệp.
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
1.2.2 Các qui định có tính nguyên tắc trong thanh toán
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng,
thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.
- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư
nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối tượng từng khoản nợ
phát sinh, số đã thanh thanh toán và còn phải thanh toán.
- Đối chiếu các khoản nợ phải trả và phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi về
nguyên tệ để qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do ngân hàng Nhà nước Việt
Nam công bố tại thời điểm phát sinh và cuối kỳ.
- Cần phải phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán
cũng như theo từng đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề về khả năng thanh
toán để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp.
- Tuyệt đối không được bù trừ công nợ giữa hai bên Nợ, Có của một số tài
khoản thanh toán như TK 131, TK 331… mà phải căn cứa vào số dư chi tiết của

từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính liên quan.
1.2.2.1. Đối với kế toán các khoản phải thu
Các khoản phải thu là một bộ phận vốn của đơn vị đang bị các cá nhân, cơ
quan, đơn vị khác chiếm dụng.
Đặc điểm của các khoản phải thu là tuy nó thuộc vốn sở hữu của đơn vị nhưng
tạm thời không thuộc quyền sử dụng của đơn vị, không tham gia vào quá trình sản
xuất kinh doanh, không mang lại lợi ích cho đơn vị.
Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu để tránh tổn thất, nhanh chóng thu hồi
vốn đưa vào kinh doanh là yêu cầu thường xuyên cấp bách của đơn vị.
Kế toán các khoản phải thu phải tôn trọng những yêu cầu có tính nguyên tắc
sau đây:
- Những khoản nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng
phải thu. Kế toán theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên kiểm tra
đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ nần dây dưa.
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
- Những khách nợ có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên hoặc có số
dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng
khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn lại. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng
xác nhận bằng công văn.
- Các khách hàng không thanh toán các khoản nợ cho doanh nghiệp bằng tiền
mặt, bằng séc mà thanh toán bằng hàng (trường hàng đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ
phải thu hoặc nợ phải trả, chuyển vào dự phòng nợ phải thu khó đòi cần có đủ các
chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù
trừ công nợ, biên bản xóa nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu
phải tính vào số đã lập dự phòng.
- Trong báo cáo tài chính, chỉ tiêu Tài sản ngắn hạn phản ánh các khoản phải
thu được thể hiện theo giá trị thuần, do đó trong nhóm tài sản này phải thiết lập
“một khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi” để bù đắp giá trị thiệt hại khi khách

hàng thực sự không trả được nợ cho đơn vị.
- Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản
nợ tồn đọng lâu ngày chưa hoặc khó có khả năng trả nợ để làm căn cứ lập dự phòng
nợ phải thu khó đòi về các khoản nợ này.
- Các tài khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ thanh
toán từng đối tượng phải thu có thể xuất hiện số dư bên Có trong trường hợp nhận
ứng tiền trước, trả trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu. Cuối kỳ kế toán, khi
lập Báo cáo tài chính, khi tính toán các chỉ tiêu phải thu cho phép lập số dư chi tiết
của các đối tượng nợ phải thu để lên hai chỉ tiêu tài sản và nguồn vốn trên bảng cân
đối kế toán.
1.2.2.2. Đối với kế toán các khoản phải trả
Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, trong phạm vi doanh nghiệp cũng
như giữa các doanh nghiệp với các đơn vị tổ chức xã hội, cá nhân đã phát sinh các
quan hệ kinh tế rất phong phú và đa dạng. Trong các quan hệ kinh tế đó các doanh
nghiệp có thể vừa là chủ nợ vừa là con nợ. Để nâng cao uy tín của doanh nghiệp với
khách hàng, với nhà cung cấp…Doanh nghiệp cần phải quan tâm chú trọng đến
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
công tác kế toán thanh toán các khoản phải trả phát sinh trong quá trình kinh
doanh. Đó là các khoản vốn mà doanh nghiệp phải chi trả, thanh toán cho các đơn
vị, các tổ chức xã hội hoặc các cá nhân: nợ tiền vay, nợ phải trả cho người bán, phải
trả phải nộp cho Nhà nước, phải trả công nhân viên hoặc các khoản phải trả phải
nộp khác.
Do tính chất phạm vi và thời hạn của các khoản nợ phải trả khác nhau, mặt
khác trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các khoản nợ phải
trả luôn biến động, do đó cần phải quản lý chặt chẽ, sử dụng đúng mục đích có hiệu
quả, đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, chính xác, an toàn và nâng cao uy tín của
doanh nghiệp với bạn hàng,với các tổ chức tín dụng.
Để đáp ứng được yêu cầu trên, kế toán các khoản nợ phải trả cần phải tôn thủ

những qui định có tính chất sau:
- Tất cả các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp phải được theo dõi một cách
chi tiết số phải trả, số đã trả trong kỳ, số đã tăng trong kỳ và số còn phải trả với từng
chủ nợ. Yêu cầu này đặt ra nhằm mục đích tránh có sự nhầm lẫn trong thanh toán
các khoản nợ quá hạn.
- Với các chủ nợ mà doanh nghiệp có quan hệ giao dịch, mua bán thường
xuyên và có số nợ phải trả lớn, hàng tháng, hàng quý, năm kế toán cần phải kiểm tra
đối chiếu tình hình công nợ, bao gồm các khoản nợ phát sinh, các khoản nợ đã
thanh toán và số nợ còn phải thanh toán có xác nhận với từng chủ nợ.
- Các tài khoản theo dõi nợ phải trả thường có số dư bên Có, nhưng trong quan
hệ thanh toán với từng chủ nợ, có trường hợp doanh nghiệp trả trước tiền hàng, số
tiền đã trả lớn hơn số phải trả…như vậy sẽ có một số tài khoản có số dư bên Nợ.
Cuối kỳ kế toán, khi lập Báo cáo tài chính, khi tính toán các chỉ tiêu phải trả cho
phép lấy số dư chi tiết của các đối tượng nợ phải trả để lên hai chỉ tiêu bên Tài sản
và Nguồn vốn của Bảng cân đối kế toán.
1.2.3 Tổ chức kế toán một số nghiệp vụ thanh toán chủ yếu trong doanh nghiệp
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, các hoạt động thanh toán trong quan
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
hệ giữa các doanh nghiệp với các bên liên quan cũng ngày càng đa dạng phong phú.
Do điều kiện thời gian hạn chế cho nên luận văn này chỉ đi vào trình bày hai nội
dung: kế toán các khoản phải thu và kế toán các khoản nợ phải trả.
Trong đó: Phần kế toán các khoản phải thu trình bày các nội dung sau:
- Kế toán phải thu khách hàng.
- Kế toán thuế GTGT được khấu trừ.
- Kê toán các khoản phải thu khác.
- Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Phần kế toán các khoản nợ phải trả trình bày các nội dung sau:
- Kế toán các khoản phải trả nhà cung cấp.

- Kế toán các khoản phải nộp Nhà nước.
- Kế toán các khoản phải trả công nhân viên.
- Kế toán các khoản phải trả phải nộp khác.
1.2.3.1 Kế toán các khoản nợ phải thu
1.2.3.1.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Phải thu khách hàng là khoản đơn vị phải thu của người mua sản phẩm hàng
hóa, lao vụ và dịch vụ, của người giao thầu về khối lượng công trình xây dựng cơ
bản đã hoàn thành bàn giao chưa được trả tiền.
* Tài khoản sử dụng trong thanh toán với khách hàng:
Để phản ánh tình hình thanh toán giữa đơn vị và các khách hàng về các khoản
phải thu, kế toán sử dụng TK 131- Phải thu khách hàng.
* Chứng từ và hệ thống sổ sử dụng:
Chứng từ: - Hóa đơn bán hàng. - Giấy báo có ngân hàng.
- Phiếu xuất kho. - Biên bản bù trừ công nợ.
- Phiếu thu tiền mặt. - Hợp đồng bán hàng.
Hệ thống sổ sử dụng:
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua bằng ngoại tệ.
- Sổ cái TK 131.
- Sổ công nợ.
* Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Sơ đồ số 01- trình tự kế toán các khoản phải thu
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
1.2.3.1.2 Kế toán thuế GTGT được khầu trừ
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04

Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
Thuế GTGT được khấu trừ là số tiền đơn vị đã nộp cho Nhà nước khi mua vật
tư hàng hóa thông qua người bán hàng để khi đơn vị bán sản phẩm hàng hóa sẽ
được khấu trừ hoặc được Nhà nước trả lại theo luật thuế GTGT hiện hành. Thực
chất thuế GTGT được khấu trừ là một khoản phải thu của đơn vị với Ngân sách Nhà
nước, nó được thanh toán bằng cách khấu trừ số thuế GTGT mà đơn vị phải
nộp(nếu có) hoặc được trả lại bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Đặc điểm của thuế GTGT được khấu trừ là khi phát sinh nghiệp vụ mua vật
tư, hàng hóa đồng thời là khi đơn vị nộp khoản thuế GTGT được khấu trừ. Hơn nữa
đơn vị là người nộp trước thuế GTGT phải nộp nhưng không trực tiếp với cơ quan
thuế mà thông qua người bán.
Việc tổ chức phản ánh chính xác, đầy đủ, bóc tách kịp thời giá mua, thuế
GTGT được khấu trừ trong giá thanh toán hàng mua là nhiệm vụ của kế toán.
* Tài khoản sử dụng trong kế toán thuế GTGT được khấu trừ:
Kế toán sử dụng TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Tài khoản này chỉ áp
dụng ở doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ có 2 TK cấp 2.
+ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ của vật tư hàng hóa.
+ TK 1332- Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định.
* Chứng từ và hệ thống tài khoản sử dụng:
Chứng từ :
- Hóa đơn GTGT
- Bảng kê mua hàng
Sổ sách kế toán:
- Sổ theo dõi tình hình thanh toán thuế GTGT
- Sổ tổng hợp TK 133
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ

* Trình tự kế toán thuế GTGT được khấu trừ:
Sơ đồ số 02 – trình tự kê toán thuế GTGT được khấu trừ
1.2.3.1.3 Kế toán các khoản phải thu khác
Kế toán các khoản phải khác là các khoản mà doanh nghiệp còn phải thu ngoài
các khoản phải thu của khách hàng, …có tính chất nợ nhỏ, xảy ra không thường
xuyên, không có khách nợ cố định.
* Tài khoản sử dụng trong thanh toán các khoản phải thu khác:
Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phát sinh không thường xuyên
kế toán sử dụng TK 138- Phải thu khác.
TK 138- Phải thu khác có 2 TK cấp hai:
TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý.
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
TK 1388- Phải thu khác.
* Chứng từ và hệ thống sổ sử dụng:
Chứng từ: Quyết định xử lý Tài sản thiếu chờ xử lý của cấp có thẩm quyền.
Công văn liên quan.
Phiếu thu, phiếu chi.
Sổ kế toán: Sổ cái TK 138.
* Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Sơ đồ số 03 – trình tự kế toán tài sản thiếu chờ xử lí

SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ

Sơ đồ số 04 – trình tự kế toán phải thu khác
1.2.3.1.4 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Phải thu khó đòi là các khoản phải thu mà vì một lý do nào đó, khách nợ

không có khả năng thanh toán đúng thời hạn, đầy đủ (như là bị phá sản thiên tai,
hỏa hoạn, mất khả năng thanh toán… trong năm kế hoạch.
Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc đơn vị tính trước vào chi phí doanh
nghiệp một khoản chi để khi có khoản nợ phải thu khó đòi, không đòi được thì tình
hình tài chính của đơn vị không bị ảnh hưởng.
Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế
toán, trước khi lập Báo cáo tài chính như các khoản dự phòng khác. Mức trích lập
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
dự phòng đối với các khoản nợ phải thu khó đòi và việc xử lý nợ phải thu khó đòi
phải theo qui định của chế độ tài chính doanh nghiệp.
* Tài khoản sử dụng trong kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
Để theo dõi và quản lý các khoản nợ phải thu ở các đơn vị khách hàng mà theo
đánh giá của doanh nghiệp là khó có khả năng trả nợ đúng kỳ hạn và đầy đủ trong
năm kế hoạch thì kế toán phải lập dự phòng và theo dõi trên TK 1592- Dự phòng
phải thu khó đòi.
* Trình tự kế toán dự phòng phải thu khó đòi.
Sơ đồ số 05 – trình tự kế toán dự phòng phải thu khó đòi
1.2.3.2 Kế toán các khoản phải trả
1.2.3.2.1 Kế toán các khoản phải trả nhà cung cấp
Khoản nợ phải trả cho người bán, người nhận thầu , người cung cấp lao vụ
dịch vụ là những khoản nảy sinh trong quá trình thanh toán có tính chất tạm thời mà
doanh nghiệp chưa thanh toán cho các bên do chưa đến hạn thanh toán.
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
* Tài khoản sử dụng trong thanh toán với nhà cung cấp:
Để theo dõi các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, kế toán sử dụng TK 331-
Phải trả cho người bán.

TK 331- Phải trả cho người bán thường có số dư bên Có nhưng trong một số
trường hợp tài khoản này có thể có số dư bên Nợ : Phản ánh số tiền đã ứng trước
cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết từng
đối tượng cụ thể.
* Chứng từ, sổ kế toán sử dụng:
Chứng từ:
- Hóa đơn mua hàng.
- Giấy báo nợ ngân hàng.
- Phiếu chi.
- Biên bản thanh toán bù trừ công nợ.
Sổ kế toán: Sổ tổng hợp thanh toán với người bán ( Sổ cái TK 331)
Các sổ chi tiết: Phải trả người bán.
* Trình tự kế toán các khoản phải trả cho người bán:
Sơ đồ số 06 – trình tự kế toán phải trả người bán
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04
Luận văn tốt nghiệp
GVHD: GS.TS Nguyễn Đình Đỗ
1.2.3.2.2 Kế toán các khoản phải nộp Nhà nước
Các khoản nợ phải nộp Nhà nước là các khoản thuế GTGT, thuế tài nguyên,
thuế nhà đất, thuế thu nhập doanh nghiệp và các khoản thuế, phí, lệ phí khác mà
doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước nhưng chưa nộp. Các doanh nghiệp
phải thực hiện nghiêm chỉnh việc nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế, phí, lệ phí
cho Nhà nước theo luật định. Mặt khác, doanh nghiệp phải có trách nhiệm, nghĩa vụ
kê khai đầy đủ, chính xác số thuế, phí và lệ phí phải nộp.
* Tài khoản sử dụng trong kế toán các khoản phải nộp Nhà nước:
Để kế toán các khoản phải nộp Nhà nước, kế toán sử dụng TK 333- Thuế và
các khoản phải nộp Nhà nước.
Thông thường TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước có số dư bên
Có phản ánh số thuế, phí, lệ phí còn phải nộp Nhà nước, nhưng trong một số trường
hợp TK333 có thể có số dư bên Nợ thể hiện số đã nộp lớn hơn số phải nộp hoặc số

thuế đã nộp được xét miễn giảm cho thoái thu.
TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước có 9TK cấp 2:
TK 3331-Thuế GTGT phải nộp.
SVTH: Nguyễn Thị Hà Lớp: CQ47/21.04