Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương

Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TỐN

CHUN ĐỀ
THỰC TẬP CHUN NGÀNH
Đề tài :

HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU
TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ
THƯƠNG MẠI THÁI DƯƠNG

Họ và tên sinh viên
Lớp
Khóa
MSSV
Hệ
Giáo viên hướng dẫn

: TRẦN THỊ LĨNH
: KT13A03
: 13A
: 13120699
: Liên thông Chính quy
: Th.S TRẦN QUANG CHUNG

Hà Nội, 2014

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

MỤC LỤC
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song............20
2.2.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng sổ sách trong hệ thống kế toán NVL
.................................................................................................................51
2.2.3.1. Hình thức Nhật ký chung...............................................................51
2.2.3.2 Hình thức nhật ký sổ cái..................................................................51
2.2.3.3. Hình thức chứng từ ghi sổ..............................................................51
2.2.3.4. Hình thức nhật kí chứng từ.............................................................51

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Kế tốn chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song............20
2.2.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng sổ sách trong hệ thống kế tốn NVL
.................................................................................................................51
2.2.3.1. Hình thức Nhật ký chung...............................................................51
2.2.3.2 Hình thức nhật ký sổ cái..................................................................51
2.2.3.3. Hình thức chứng từ ghi sổ..............................................................51
2.2.3.4. Hình thức nhật kí chứng từ.............................................................51

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

SVTT: Trần Thị Lĩnh

Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

DANH MỤC CAC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
- BTC : Bộ tài chính
- CCDC : Cơng cụ dụng cụ
- DN : Doanh nghiệp
- GTGT : Giá trị gia tăng
- KKĐK : Kiểm kê định kỳ
- KKTX : Kê khai thường xuyên
- NVL : Nguyên vật liệu
- PNK : Phiếu nhập kho
- PXK : Phiếu xuất kho
- XD : Xây dựng
- TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
- TM : Thương mại
- Sản phẩm : Sản phẩm

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay khi nền kinh tế nước ta phát triển theo nền kinh tế thị trường có
sự quản lý và điều tiết vĩ mô của nhà nước kéo theo sự phát triển vượt bậc thì
cũng mở ra cho các doanh nghiệp nhiều thời cơ và thách thức mới, đòi hỏi các
doanh nghiệp ngày càng phải nâng cao hiệu quả sản xuất,quản lý và sử dụng
các nguồn lực sao cho hợp lý. Việc quản lý tốt các yếu tố đầu vào,tính tốn
được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Trong
đó có nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng giúp cho doanh
nghiệp có thể đứng vững và phát triển trong sự cạnh tranh khốc liệt của các
đối thủ canh tranh. Do đó việc tổ chức kế tốn ngun vật liệu một cách khoa
học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lý và kiểm sốt
tài sản của doanh nghiệp.
Cơng ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương với đặc thù
là công ty xây dựng nên nguyên vật liệu sử dụng vào các cơng trình lại khá
lớn thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm
giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty mà vẫn đảm bảo chất lượng cơng trình.
Vì vậy điều tất yếu là công ty phải quan tâm đến khâu hạch tốn chi phí
ngun vật liệu.Trong thời gian thực tập, nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của
lãnh đạo cơng ty, đặc biệt là cán bộ trong phịng kế tốn của Cơng ty, em đã
làm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại Công ty. Em nhận thấy kế tốn
ngun vật liệu trong Cơng ty giữ vai trị đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn
đề cần được quan tâm. Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu chun
đề : “Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Công ty TNHH thiết kế xây
dựng và thương mại Thái Dương ” nhằm tìm ra những biện pháp nhằm hồn
thiện hơn cơng tác hạch tốn ngun vật liệu tại Cơng ty.
Qua q trình thực tập em thấy kinh nghiệm thực tế của mình khơng
nhiều, tất cả những hiểu biết về đề tài em chọn đều là kiến thức lý thuyết nên

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

1

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

đề tài của em sẽ không tránh khỏi những sai sót. Em kính mong sự chỉ bảo
của giáo viên hướng dẫn và tập thế cán bộ Công ty để em có thể hồn thiện
chun đề và bổ sung thêm kiến thức thực tế cho mình.
Ngồi phần mở đầu và kết luận kết cấu đề tài của em chia làm 3
chương:
Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương.
Chương 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương.
Chương 3 : Hoàn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH
thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2014
Sinh viên
Trần Thị Lĩnh

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

2

SVTT: Trần Thị Lĩnh

Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

CHƯƠNG 1:
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY THIẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI DƯƠNG
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thiết kế xây dựng
và thương mại Thái Dương
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của NVL
• Khái niệm NVL:
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa trong
các doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất
chế tạo sản phẩm, hoặc thực hiện lao vụ - dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng
quản lý doanh nghiệp.
• Đặc điểm của NVL:
- Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh
- Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn

bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất
vật chất của sản phẩm.
- Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động , giá trị NVL thuộc vốn lưu

động dự trữ và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như
trong giá thành sản phẩm.
• Đặc điểm của ngành xây dựng ảnh hưởng đến kế toán NVL:
Doanh nghiệp xây dựng là doanh nghiệp có đặc trưng riêng, khác biệt
với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại hay sản xuất

thông thường . Do đặc điểm về sản phẩm của ngành xây dựng hoàn toàn khác
với các ngành sản xuất kinh doanh khác nên cơng tác kế tốn NVL trong lĩnh
vực này cũng có những đặc điểm khác biệt.
Khi đã trúng thầu cơng trình tham gia thầu, đã có giá trị, khối lượng

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

3

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

tham gia thầu cơng trình, kế tốn NVL dựa vào dự tốn đã trúng thầu tiến
hành bóc tách chi phí để hạch tốn. Bóc tách chi phí nhằm mục đích hiểu rõ
được chi phí trong dự tốn để hạch tốn đúng số NVL cần dùng trong cơng
trình sao cho đúng và chính xác nhất.
Mỗi một cơng trình, hạng mục đi kèm có một dự tốn riêng. Từ đó tách
chi phí cho từng cơng trình, điểm khác biệt với hạch tốn trong thương mại là
chi phí của cơng trình nào thì kế tốn NVL phải tập hợp nó vào giá trị cơng
trình đó. Tập hợp các loại chi phí cấu thành nên giá thầu cơng trình bằng hoặc
gần bằng giá trên bản dự toán do bộ phận kỹ thuật cung cấp. Dựa vào chi phí
đó để kế tốn xác định xem lượng hố đơn đưa vào hạch tốn cho cơng trình
đó có tương đương khơng?
Do đặc điểm của ngành xây dựng là khi xây dựng cơng trình phụ thuộc
vào địa điểm xây dựng nên giá xây dựng mỗi nơi một khác nhau do đó kế
tốn NVL phải biết áp dụng đúng giá cho mỗi cơng trình ở mỗi nơi.

Cơng trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán nên kế tốn
NVL cần phải tính tốn chính xác lượng NVL phù hợp cho cơng trình tránh
trường hợp NVL thừa hoặc thiếu ảnh hưởng đến tiến độ thi cơng cơng trình,
khi tập hợp chi phí kế tốn phải theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh
dở dang và tính giá thành cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình khi hoàn
thành.
1.1.2. Phân loại NVL
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các DN phải sử dụng rất
nhiều loại NVL khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa
khác nhau. Khi tổ chức hạch tốn chi tiết đối với từng loại NVL phục vụ cho
kế toán quản trị, DN cần phải tiến hành phân loại NVL. Mỗi DN nên sử dụng
những loại NVL khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu
thức nhất định.

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

4

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

Phân loại NVL tại Công ty là việc phân chia NVL thành các loại, các
nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định.
• Căn cứ vào nội dung kinh tế và u cầu quản trị DN thì NVL tại Cơng
ty được chia thành các loại sau:
- NVL chính: là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu

thành thực thể, vật chất, thực thể chính của sản phẩm như xi măng, sắt thép,
gạch, ngói…ở các DN xây dựng. Nửa thành phẩm mua ngoài là đối tượng lao
động được sử dụng với mục đích tiếp tục q trình sản xuất ra sản phẩm…
- NVL phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào q trình sản xuất

khơng cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính
làm thay đổi hình dáng bên ngồi, tăng chất lượng sản phẩm như vôi, ve,
đinh…
- Nhiên liệu: được sử dụng phục vụ cho công việc sản xuất sản phẩm,

cho phương tiện vận tải, máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh
doanh như : xăng, dầu, khí gas…
- Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng để thay thế, sửa chữa,

bảo dưỡng TSCĐ, CC-DC..
- Vật liệu và thiết bị XDCB: là các loại vật liệu thiết bị được sử dụng

cho việc XDCB
- Phế liệu: là các loại vật liệu bị loại trừ từ quá trình sản xuất, phế liệu

thu hồi từ thanh lý TSCĐ, chúng có thể được sử dụng hoặc bán ra ngoài.
- Vật liệu khác: là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên,

thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ
vụn hay phế liệu thu hồi tự việc thanh lý TSCĐ.
• Căn cứ vào nguồn hình thành: NVL được chia làm hai nguồn:
- NVL nhập từ bên ngoài: Do mua ngồi, nhận vốn góp liên doanh,

biếu tặng…

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

5

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

- NVL tự chế: Do DN tự sản xuất.

• Căn cứ vào mục đích, cơng dụng của NVL: có thể chia NVL thành:
- NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:

+ NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
+

NVL dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán

hàng, bộ phận quản lý DN.
- NVL dùng cho nhu cầu khác: nhượng bán, đem góp vốn liên doanh,

đem qun tặng…
1.1.3. Mã hóa NVL
Ngồi các cách phân loại vật liệu như trên, để phục vụ cho việc quản lý
vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào
cơng tác kế tốn Cơng ty lập danh điểm vật tư liệu.

Mã hóa NVL hay cịn gọi là lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi
thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số ( kết hợp với các chữ
cái ) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy theo từng DN, hệ
thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau
nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp.
Công ty TNHH thiết kế XD và thương mại Thái Dương quy định như
sau:
- Nhóm xi măng – XM: XM30, XM40, XMC..
- Nhóm thép - THEP: THEP20, THEP 50…
- Nhóm cát – CAT: CAT1, CAT2…
- ….

Ngồi ra Cơng ty thường dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2
để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật
tư như sau:
- TK 152 - nguyên vật liệu được tổ chức thành các tài khoản cấp hai như

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

6

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

sau:
TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính

TK 1522- Nguyên liệu, vật liệu phụ
TK 1523- Nhiên liệu
TK 1524- Phụ tùng thay thế
TK 1526- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
…
Trong từng loại NVL lại gồm các nhóm nguyên vật liệu nên tài khoản
cấp 2 chi tiết theo tài khoản cấp 3:
TK 15211- Xi măng
TK 15212- Thép
TK 15213- Cát
….
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty thiết kế xây
dựng và thương mại Thái Dương
1.2.1. Phương thức hình thành
Quy trình mua NVL nhập kho :

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

7

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

Sơ đồ 1.1: Q trình thu mua NVL
Phịng
kỹ thuật

vật tư

Ban
kiểm
nghiệm

Kế tốn

Xây
dựng
định
mức,
mua
NVL
đề
nghị
nhập
kho

Kiểm
nghiệm
NVL và
lập biên
bản
kiểm
nghiệm

Lập
phiếu
nhập

kho
NVL
đủ tiêu
chuẩn

Thủ kho

NVL

Kế tốn
NVL

Nghiệp
vụ nhập
kho
Nhập
kho và
ghi thẻ
kho

Ghi sổ
kế
tốn

Phịng kỹ thuật vật tư có nhiệm vụ xây dựng định mức tiêu hao NVL và
định mức dự trữ NVL. Hàng ngày thủ kho so sánh mức tồn kho với định
mức. Những NVL nào dưới định mức dự trữ thì thủ kho có trách nhiệm cho
phịng vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến công ty, ban kiểm nghiệm
bao gồm đại diện kỹ thuật, người phụ trách kỹ thuật và thủ kho tiến hành
kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng vật liệu, đơn giá vật liệu. Sau đó sẽ

lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ” thành 3 liên. Liên 1 giữ tại phòng kỹ
thuật vật tư, liên 2 được gửi cho kế toán NVL, liên 3 giao cho bên bán.
Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì
GVHD: Th.S Trần Quang Chung

8

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

phòng kỹ thuật vật tư sẽ làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật
liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Kế tốn căn cứ vào hóa
đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho.
1.2.2.

Phương thức sử dụng

Ở công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương, vật liệu
xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất các hạng mục cơng trình. Việc xuất
dùng diễn ra thường xuyên cho các phân xưởng sản xuất. Việc xuất vật liệu
được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở kế
hoạch sản xuất đã đề ra.
1.2.3. Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL
Sau khi NVL mua về được nhập kho và chuyển vào kho của Công ty bảo
quản. Công ty phân thành 3 kho NVL để thuận tiện cho cơng việc bảo quản
gồm :

- Kho NVL chính : Là kho chứa các loại NVL chính gồm sắt, thép, xi

măng, gạch… phục vụ cho sản xuất.
Các NVL chính có khối lượng lớn nên kho NVL chính cũng là kho lớn
nhất, được chia thành các khu, mỗi khu chứa các loại NVL có tính chất tương
tự nhau.
- Kho NVL khác : Kho này chứa các NVL phụ như chất sơn dầu, …

Đặc điểm của kho này là chứa nhiều loại NVL cũng như các phụ tùng,
công cụ dụng cụ. Khối lượng mỗi loại tuy nhỏ nhưng lại có nhiều loại nên
việc bảo quản cũng khó khăn hơn các kho khác. Các NVL này sẽ được sắp
xếp theo mã NVL.
- Kho nhiên liệu : Kho này chứa các nhiên liệu phục vụ cho quá trình

sản xuất như xăng, than, dầu, hơi đốt… Do kho này toàn là đồ dễ cháy nên
cơng tác phịng chống cháy nổ cũng được quan tâm hơn.
Định kỳ các cán bộ phụ trách về an toàn lao động đến kiểm tra việc thực

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

9

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

hiện phòng chống cháy nổ ở các kho đặc biệt là kho nhiên liệu. Các thiết bị

phòng cháy chữa cháy cũng được thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các thiết
bị này vẫn còn tốt.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH thiết kế xây
dựng và thương mại Thái Dương
Công tác quản lý NVL tại Công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương
mại Thái Dương được thực hiện ở các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự
trữ.
1.3.1. Khâu thu mua
Để có thể sản xuất được sản phẩm thì bước đầu tiên là phải mua NVL.
Việc thu mua NVL do phòng kỹ thuật vật tư kết hợp với thủ kho phụ trách.
Khâu thu mua quyết định đến chất lượng NVL từ đó ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm. Do vậy việc quản lý khâu thu mua rất quan trọng. Đồng thời
nếu khâu thu mua được quản lý tốt giúp sản xuất được liên tục khơng bị giãn
đoạn.
Vì là doanh nghiệp xây dựng thi cơng các cơng trình nên nhu cầu sử dụng
vật tư lớn, đa dạng nên kế hoạch thu mua NVL được xây dựng trên kế hoạch
sản xuất do Phòng kỹ thuật vật tư lập, đồng thời dựa trên định mức tiêu hao
NVL cho từng loại sản phẩm. Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng
sản xuất và khả năng tài chính mà cơng ty lên kế hoạch thu mua vật tư cho
phù hợp. Nhờ vậy q trình sản xuất ln được đảm bảo liên tục, đều đặn.
NVL trước khi nhập đều được kiểm ra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng,
chủng loại, quy cách.
1.3.2. Khâu bảo quản
NVL của Công ty có khối lượng lớn, do thủ kho bảo quản được sắp xếp
gọn gàng, đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật,thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm
kê được thực hiện dễ dàng.

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

10

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

Mỗi kho, ngoài thủ kho trực tiếp quản lý – là những thủ kho có phẩm chất
đạo đức, trình độ chun mơn và kinh nghiệm làm việc cịn có các nhân viên
bảo vệ trung thực và có trách nhiệm.
1.3.3.

Khâu sử dụng

Trước hết NVL được đưa và sử dụng cho sản xuất đều phải đảm bảo yêu
cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách. Để sử dụng tiết kiệm và
có hiệu quả NVL, Cơng ty tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật tư
cho mọi công trình.
Định mức vật tư sử dụng do phịng vật tư kỹ thuật xây dựng, theo dõi
trên các thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất hàng năm.
1.3.4.

Khâu dự trữ

Công ty xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại NVL.
Các định mức này do phòng vật tư kỹ thuật thiết lập căn cứ vào đặc điểm
NVL, tình hình giá cả trên thị trường và khả năng tài chính của cơng ty. Điều
này sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, khơng xảy ra tình
trạng thiếu ngun liệu trong q trình sản xuất hoặc thừa nguyên liệu dẫn

đến hư hỏng lãng phí. Cơng tác dự trữ NVL càng được chú ý đối với những
NVL mang tính thời vụ.
1.3.5. Tổ chức kiểm kê NVL
Công ty tiến hành kiểm kê kho NVL tại Cơng ty nhằm mục đích kiểm tra
số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại NVL có tại thời điểm kiểm kê. Bên
cạnh đó việc kiểm kê cũng giúp cho Cơng ty kiểm tra được tình hình bảo
quản, phát hiện các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mất để có biện pháp xử
lý kịp thời.
NVL của Cơng ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại nên q trình kiểm
tra thường mất thời gian. Vì vậy Cơng ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ một
năm một lần ở tất cả các kho. Ban kiểm kê gồm Phó giám đốc, thủ kho, cán

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

11

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

bộ vật tư, kế toán NVL. Ban kiểm kê sử dụng các biện pháp như cân, đo,
đong, đếm… để tính toán số liệu thực tế trong kho và thực hiện việc so sánh,
đối chiếu với Sổ chi tiết vật tư, thẻ kho.
Nếu có chênh lệch thiếu thì cần tìm xác định xem chênh lệch đó có trong
định mức khơng. Chênh lệch vượt ngồi định mức thì cần tìm ra ngun nhân
vật tư bị thiếu hụt từ đó đưa ra biện pháp xử lý. Nếu là nguyên nhân khách
quan như do khí hậu, hay bão lụt… thì phần thiếu hụt sẽ được tính vào chi

phí. Cịn thiếu hụt do ngun nhân chủ quan thì cần tìm ra người phải chịu
trách nhiệm chính để bồi thường như thủ kho khơng bảo quản cẩn thận,…

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

12

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

CHƯƠNG 2 :
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
TNHH THIẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI DƯƠNG
2.1. Kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại Cơng Ty TNHH thiết kế xây
dựng và thương mại Thái Dương
2.1.1. Các cách đánh giá NVL
2.1.1.1. Đánh giá NVL theo giá mua thực tế
• Giá thực tế vật liệu nhập kho
- Đối với vật liệu mua ngồi có hai trường hợp:

+ Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị
mua thực tế bao gồm :
Trị giá thực
tế NVL

Các khoản

Giá mua ghi trên
=

nhập kho

hóa đơn (cả thuế

Chi phí thu

+

mua

NK nếu có)

-

giảm trừ phát
sinh khi mua
NVL

+ Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua
trên hóa đơn là tổng giá thanh tốn ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào )
- Giá thực tế của vật liệu th ngồi gia cơng chế biến
Giá thực
tế nhập

Giá thực tế
=

thuê ngoài

+

nhập kho

=

Giá thực tế vật liệu

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

+

gia công

kho
gia công
- Vật liệu do tự chế biến
Giá thực tế

Chi phí

Chi phí

xuất chế biến

13

vận
chuyển

+

Chi phí chế
biến

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

- NVL nhận góp vốn liên doanh
Giá thực tế

Giá thỏa thuận giữa các

=

Chi phí liên quan

+

nhập kho
bên tham gia gốp vốn
(nếu có)
- Đối với NVL mua ngồi bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra đồng

Việt Nam theo tỷ giá giao dịch
Giá
gốc

=

Giá
mua

Thuế
+

khơng hồn +
lại(nếu có)

Chi phí mua
hàng(nếu có)

Các khoản
-

giảm trừ(nếu
có)

• Giá thực tế vật liệu xuất kho
Do vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn có giá cả khác nhau vì vậy khi xuất
kho cũng có các phương pháp tính khác nhau. Đối với vật liệu xuất dùng
trong kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý
và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn có thể sử dụng một trong các
phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán , phải giải thích

rõ ràng khi có thay đổi.
- Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh

Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh là xác định giá xuất kho từng
loại NVL theo giá thực tế của từng lần nhập, từng nguồn nhập cụ thể.
Phương pháp này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít
loại mặt hàng, các mặt hàng có giá trị lớn hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện
được.
Giá trị hàng

=

Số lượng hàng

X

Đơn giá xuất

xuất trong kỳ
xuất trong kỳ
tương ứng
Ưu điểm : Công tác tính giá thành được thực hiện kịp thời thơng qua đó
kho kế tốn có thể theo dõi được thời gian bảo quản riêng từng loại NVL
Nhược điểm : Chi phí lớn cho việc xây dựng kho để bảo quản NVL
- Phương pháp nhập sau-xuất trước (LIFO)
Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được
GVHD: Th.S Trần Quang Chung

14

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

mua sau hay sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ
là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì
giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau
cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ
hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh
nghiệp được phản ảnh kịp thời theo giá thị trường của ngân hàng.
Nhược điểm: Phải hạch tốn theo chi tiết từng ngun vật liệu, tốn cơng.
- Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO )
Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất
trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số
hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật
liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và
do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào
sau cùng.
Ưu điểm: kế tốn có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời
Nhược điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian
công sức, chi phí kinh doanh khơng phản ánh kịp thời theo giá thị trường
NVL.
Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL
ít, số lượng nhập, xuất NVL ít, giá cả thị trường ổn định...
- Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp này, giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ được

tính theo giá đơn vị bình quân của từng loại nguyên vật liệu đầu kỳ và từng
loại nguyên vật liệu được mua trong kỳ, giá trị trung bình có thể tính theo thời
kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh
nghiệp.

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

15

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Giá thực tế

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

=

Giá bình quân 1

của NVL xuất kho
đơn vị NVL
Có 3 cách tính đơn giá thực tế bình qn.

x

Lượng NVL
xuất kho

Cách 1: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá đơn vị
bình quân cả

Trị giá NVL tồn đầu kỳ
=

+

Trị giá NVL nhập trong kỳ

Số lượng NVL tồn đầu kỳ

+

Số lượng NVL nhập trong kỳ

kỳ dự trữ

Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm ngun
vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều:
Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Nhược điểm: cơng việc tính giá NVL vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh
hưởng đế tiến độ của các khâu kế tốn; đồng thời phải tính cho từng loại
NVL.
Cách 2: Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước.
Giá đơn vị bình quân

Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ

Số lượng NVL tồn đầu kỳ
cuối kỳ trước
Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng tính tốn.
=

Nhược điểm: Khơng chính xác nếu giá cả NVL trên thị trường có sự biến
động.
Phương pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm
nguyên vật liệu có giá thị trường ổn định.
Cách 3: Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập.
Sau mỗi lần nhập, kế toán xác định lại giá bình quân cho từng danh điểm
nguyên vật liệu. Căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng nguyên vật liệu xuất
kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu
xuất kho.
Giá đơn vị bình

= Trị giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Số lượng NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

16

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

quân sau mỗi lần
Ưu nhập : Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được những hạn
điểm
chế của phương pháp trên
Nhược điểm : Việc tính tốn phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Do
đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít
chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít. Phương pháp này chỉ sử
dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm ngun vật liệu và số lần nhập
của mỗi loại khơng nhiều
2.1.1.2.

Đánh giá theo giá hạch tốn.

Đối với các doanh nghiệp mua vật liệu thường xuyên, có sự biến động về
giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch tốn để đánh giá
vật liệu. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ
cho công tác hạch tốn chi tiết vật liệu. Giá này khơng có tác dụng giao dich
với bên ngồi. Sử dụng giá hạch tốn, việc xuất kho hàng ngày được thực
hiện theo giá hạch tốn. Cuối kỳ kế tốn phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế
tốn tổng hợp. Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính được hệ số giữa
giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ ( H ) theo công
thức sau:
Trị giá thực tế của vật tư

+

Trị giá thực tế của vật tư

còn tồn đầu kỳ

nhập trong kỳ

H =
Trị giá hạch toán của vật tư + Trị giá hạch toán của vật tư
cịn tồn đầu kỳ

nhập trong kỳ

Sau đó, tính trị giá của vật tư xuất trong kỳ theo công thức:
Giá trị thực
tế của vật tư
xuất trong kỳ

=

Trị giá hạch toán của
vật tư xuất trong kỳ

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

17

X

Hệ số giữa giá thực tế và
giá hạch toán trong kỳ

SVTT: Trần Thị Lĩnh

Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu về trình độ quản lý của doanh nghiệp
mà trong các phương pháp tính giá vật liệu xuất kho đơn giá thực tế hoặc hệ
số giá (trong trường hợp sử dụng giá hạch toán) có thể tính riêng cho từng
thứ, nhóm hoặc cả loại vật liệu. Từng cách đánh giá và phương pháp tính giá
thực tế xuất kho đối với vật liệu có nội dung, ưu nhược điểm và những điều
kiện áp dụng phù hợp nhất định, do vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc
điểm sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.
2.1.2.

Chứng từ và sổ kế toán sử dụng

2.1.2.1. Chứng từ sử dụng
Để theo dõi tình hình nhập xuất NVL doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều
laoij chứng từ khác nhau. Có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập như
phiếu nhập kho…cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập giao cho
doanh nghiệp như hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT và có những chứng
từ mang tính bắt buộc như : thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…cũng
có những chứng từ mang tính chất hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm,
phiếu xuất vật tư theo hạn mức …Tuy nhiên cho dù sử dụng loại chứng từ
nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lưu chuyển
chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý NVL
tại doanh nghiệp , các loại chứng từ theo dõi tình hình nhập – xuất NVL bao
gồm :
- Chứng từ nhập

+ HĐ bán hàng thông thường hoặc HĐ GTGT

+ Phiếu nhập kho
+ Biên bản kiểm nghiệm
- Chứng từ xuất

+ Phiếu xuất kho

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

18

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
+ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức
2.1.2.2. Sổ kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, cơng cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Thẻ kho ( sổ kho )
- Bảng kê nhập xuất ( nếu có)
2.1.3.

Các phương pháp kế tốn chi tiết NVL

2.1.3.1. Phương pháp thẻ song song
Đặc điểm của phương pháp thẻ song song là sử dụng các sổ chi tiết để

theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về
số lượng và giá trị.
- Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn khho hàng ngày do thủ
kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng.
Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải triểm tra tính
hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất
vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ
thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã được
phân loại theo từng thứ vật liệu cho phịng kế tốn.
- Ở phịng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để

ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ
bản, sổ (thẻ) kế tốn chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có
thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi
tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngồi ra để có số liệu đối
chiếu, triểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết
vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu.
Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế tốn chi tiết vật liệu theo phương pháp
thẻ song song theo sơ đồ sau :

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

19

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
(1)

Thẻ kho

Chứng
từ nhập
Ghi chú:

(1)
Chứng
từ xuất

(3)
(2)

: Ghi hàng tháng
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu kiểm tra

Sổ kế toán

(2)

chi tiết
(4)

Bảng kê tổng
hợp N - X - T

Ưu điểm : ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Nhược điểm: việc ghi chép giữa kho và phịng kế tốn cịn trùng lặp về
chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép cịn nhiều.
Điều kiện áp dụng: Thích hợp đối với những doanh nghiệp có ít chủng
loại vật liệu, việc nhập - xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt trong điều
kiện doanh nghiệp đã làm kế tốn máy thì phương pháo này vẫn áp dụng cho
nhưng doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, diễn ra thường xuyên. Do
đó xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng rộng rãi.
2.1.3.2

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Đặc điểm của phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển là sử dụng sổ đối
chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về
số lượng và giá trị. Việc ghi sổ chỉ thực hiện một lần vào cuối tháng và mỗi
danh điểm vật liệu được ghi vào một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.
- Ở Kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ
kho giống như phương pháp thẻ song song.

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

20

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

- Ở phịng kế tốn: Kế tốn mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình
hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cả năm nhưng
mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu
luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các
chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng
được theo dõi và về chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân
chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển
(1)

Thẻ kho

Chứng từ
nhập

(4)

(1)

Chứng từ
xuất

(2)

(2)

Bảng kê

nhập

Sổ đối chiếu
luân chuyển

Bảng kê
xuất

Ghi chú:
: Ghi hàng tháng
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu kiểm tra

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

21

SVTT: Trần Thị Lĩnh


Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập Chuyên ngành

Ưu điểm: giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ
vào cuối tháng.
Nhược điểm: là việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo
dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) cơng việc kế tốn dồn vào cuối tháng, việc
kiểm tra đối chiếu giữa kho và phịng kế tốn chi tiến hành được vào cuối
tháng do trong tháng kế toán khơng ghi sổ. Tác dụng của kế tốn trong cơng

tác quản lý bị hạn chế.
Điều kiện áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng
nghiệp vụ nhập, xuất khơng nhiều, khơng bố trí riêng nhân viên kế tốn vật
liệu, do vậy khơng có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế tốn nhập,
xuất hàng ngày.
2.1.3.3. Phương pháp sổ số dư
Đặc điểm của phương pháp sổ số dư là sử dụng sổ số dư để theo dõi sự
biến động của từng mặt hàng tồn kho chỉ về mặt trị giá theo giá hạch tốn, do
đó phương pháp này thường được dùng cho các doanh nghiệp sử dụng giá
hạch toán vật liệu để ghi sổ kế toán trong kỳ.
Nội dung phương pháp sổ số dư hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và
phòng kiết kế như sau:
- Ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn
kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dư
vào cột số lượng.
- Ở phịng kế tốn: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm
để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán
lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số
tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch tốn tính ra giá

GVHD: Th.S Trần Quang Chung

22

SVTT: Trần Thị Lĩnh