PHẦN mềm QUẢN lý văn bản và hồ sơ CÔNG VIỆC của sở THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG THÁI BÌNH

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐỀ TÀI: PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ
CÔNG VIỆC CỦA SỞ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG
THÁI BÌNH
GIÁO VIÊN HD: LÊ THANH HÙNG
LỚP : CAO ĐẲNG TIN HỌC 8 THÁI BÌNH
KHÓA:2006-2009.
SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ THỊ TÂM
Thái Bình, tháng 06 năm 2009.
LỜI MỞ ĐẦU
Bùng nổ khoa học công nghệ trong thời đại hiện nay là một tâm điểm chú ý của
nhân loại. Trong đó Công nghệ thông tin là một nghành trọng yếu trong sự phát triển và
nắm bắt công nghệ của cả đất nước. Trong đó phần mềm bản quyền là một lĩnh vực nhỏ
làm nền tảng cho sự phát triển ngành công nghệ thông tin.
Công nghệ thông tin ngày càng khẳng định vai trò của mình trong cuộc sống con
người, từ những ngành khoa học công nghệ cao đến những ứng dụng nhỏ nhất trong
cuộc sống Đối với những nguời thực sự gắn bó với công nghệ thông tin thì ngoài việc
áp dụng những thành tựu sẵn có của tin học còn phải biết xây dựng thiết kế những
chương trình ứng dụng phục vụ cho yêu cầu thực tế công việc của mình, và cao hơn nữa
là phục vụ cho xã hội
Trên thế giới đã có rất nhiều công ty phần mềm, các hãng phần mềm như:
Microsoft, Intel, Adobe,…. Nắm được sự phát triển này cũng như nắm được sự phát
triển sự đi đầu của sự phát triển trên thế giới
Trong quá trình thực hiện để tài này chúng em được sự giúp đỡ, góp ý và hướng
dẫn tận tình của thầy: GV.Lê Thanh Hùng trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu,
thực tế, tìm tòi, xây dựng trang web để hoàn thành đề tài. Xong do thời gian có hạn cũng
như những kiến thức về thương mại điện tử còn khá mới, nên dề tài của chúng em không
thể tránh được những thiếu xót. Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm và đóng
góp ý kiến nhiều hơn nữa của thầy cô và các bạn để nhóm em hoàn thiện tốt đề tài.

2
LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin trường Đại Học Công
Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho em được thực tập để em thực hiện
được đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn Thầy Lê Thanh Hùng đã giảng dạy, hướng dẫn, chỉ
bảo cho em hoàn thành tốt đè tài tốt nghiệp này
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin đã tận
tình giảng dạy, trang bị cho em những kiến thức quý báu trong quá trình học tập tại
trường đã đóng góp rất nhiều để hoàn thành đề tài
Để xây dựng một đồ án là một trong những việc khó khăn mà em phải hoàn thành
trong suốt quá trình học. Trong quá trình thực hiện đề tài chúng em đã gặp rất nhiều khó
khăn và bỡ ngỡ. Mặc dù đã cố gắng hoàn thành đề tài này trong khả năng cho phép
nhưng do thời gian có hạn nên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất
mong nhận được sự thông cảm, góp ý tận tình chỉ bảo của quý thầy cô và các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn!
3
NHẬN XÉT
(Của giảng viên hướng dẫn)

Giáo viên hướng dẫn
4
NHẬT KÝ THỰC TẬP
Tuần số: 01
Công việc thực hiện
Người
hướngdẫn
Mức độ
Nhận
xét
của
người
hướng
dẫn
công
việc
Thứ Ngày
Hai 17/5

Nghe giám đốc sở giới thiệu về một số
tổng quan về phần mềm, Giới thiệu về
Demo một số giải pháp phần mềm do
Trung tâm xây dựng:
Đỗ Như Lâm
Nguyễn
ThànhPhúc,
Ba 18/5
Chọn đề tài làm đồ án và người hướng
dẩn
Nguyễn
ThànhPhúc
Tư 19/5
Gặp giáo viên hướng dẩn vạch đề
cương xây dựng đề tài
Lê Thanh Hùng
Năm 20/5 Viết đề mô cho đề tài
Nguyễn Thành
Phúc
5
Sáu 21/5
Mục tiêu đề tài,
mục tiêu của các chức năng phần mềm
quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Nguyễn Thành
Phúc
Bảy 22/5 Phân tích các chức năng của phần mềm Lê Thanh Hùng
CN 23/5 Nghỉ
Tuần số: 02
Công việc thực hiện Người hướng dẫn Mức độ

Nhận
xét của
người
hướng
dẫn
công
việc
Thứ Ngày
Hai 24/5
Chụp các giao diện, các chức
năng thêm, sữa, xóa, tìm kiếm
Nguyễn Thành
Phúc
Ba 25/5
Phân tích các chức năng thêm,
sữa, xóa, tìm kiếm
Nguyễn Thành
Phúc
Tư 26/5
Phân tích các chức năng thêm,
sữa, xóa, tìm kiếm
Nguyễn Thành
Phúc
Năm 27/5 Phân tích thiết kế dữ liệu Lê Thanh Hùng
Sáu 28/5
Thiết kế chi tiết các bảng trong hệ
thống
Lê Thanh Hùng
6
Bảy 29/5

Thiết kế chi tiết giao diện của hệ
thống
Nguyễn Thành
Phúc
CN 30/5 Nghỉ
Tuần số: 03
Công việc thực hiện
Người
hướng dẫn
Mức độ
Nhận xét của
người hướng dẫn
công việc
Thứ Ngày
Hai 1/6
Thiết kế chi tiết giao diện của
hệ hống
Nguyễn
Thành Phúc
Ba 2/6
Đánh giá thực trạng và giải
pháp
Lê Thanh
Hùng
7
Mục lục
Chương 1.Chức năng của phần mềm
LỜI MỞ ĐẦU
NHẬT KÝ THỰC TẬP
Mục đích sử dụng phần mềm

Mô tả các chức năng phần mềm
1.1. Mô hình các chức năng phần mềm 15
1.2. Mô tả mô hình các chức năng phần mềm 16
Quản lý văn bản đến: 16
Các chức năng Quản lý văn bản đến gồm: 17
văn bản đến: 17
Nhập các thông tin văn bản đến vào sổ VB đến ; 17
Tích hợp với máy quét (Scanner) để đưa nguyên bản bản giấy văn bản đến vào hệ thống.17
Chỉnh sửa, xoá văn bản đến đã nhập. 17
Cập nhật mới cập nhật lại 17
Quản lý văn bản đi 20
Quản lý Hồ sơ công việc: 22
Mục đích: Quản lý các thông tin hồ sơ công việc và các tài liệu được lưu trữ trong Hồ sơ công
việc; Quản lý việc giải quyết công việc thông qua Hồ sơ công việc. 22
1.3. Quản lý quy trình công việc 22
1.3.1. Chỉnh sửa quy trình công việc 23
1.3.2. Ủy quyền. 26
Cho phép ủy quyền phân phối và xử lý văn bản theo quy định của tổ chức. 26
Quản lý văn bản dùng chung. 26
Khai thác thông tin. 26
Mục đích Các chức năng khai thác thông tin gồm: 26
Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình, Các văn bản
trong kho dùng chung, HSCV) 26
Theo các tiêu thức (Theo thể loại, Theo nơi gửi/nhận, Theo cấp cơ quan, Theo mức độ quan
trọng, ) 26
Theo thời gian (Theo năm, tháng) 26
Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình) theo tình trạng
xử lý : 26
Đang xử lý 26
Đang phải theo dõi 26

Đã hoàn thành 26
Tìm kiếm văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình, HSCV) 26
Theo các trường thông tin quản lý của văn bản tài liệu 26
Tìm kiếm toàn văn đối với những văn bản, tài liệu có nội dung là file điện tử đính kém (Không
kể file ảnh) 26
Lập và in sổ văn bản đến/ đi/nội bộ/ tờ trình/ phiếu giao việc 26
Theo số văn bản 26
Theo thời gian nhận, gửi văn bản 26
Thống kê VB đến, Phiếu giao việc theo tình trạng xử lý 26
Theo đơn vị/ cá nhân xử lý 26
Khai thác các thông tin được quản lý trong hệ thống. 27
8
Quản lý ủy quyền 27
Quản trị danh mục 27
Quản trị người sử dụng 27
1.3.3. Quản trị người dùng 27
Quản trị hệ thống 28
Mô tả thiết kế của phần mềmMô hình kiến trúc
1.4. Mô tả mô hình kiến trúc 29
Hệ thống ứng dụng nền tảng và cơ sở dữ liệu 29
Doc_Individual 39
Doc_Level 40
DocDepartment 40
Department 40
Users 41
Hệ thống tích hợp các thành phần nghiệp vụ 54
Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc 57
Yêu cầu môi trường vận hành hệ thống
1.5. Mô hình cài đặt 57
1.6. Mô tả mô hình cài đặt 58

1.7. Yêu cầu về môi trường vận hành hệ thống 59
Yêu cầu về phần cứng 59
Yêu cầu về phần mềm 60
Yêu cầu về truyền thông 61
Các chức năng khác
1.8. Các chức năng nâng cấp từ phần mềm. 61
Quản lý tờ trình 61
Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung phiếu giao việc cũng như quy trình lập, giao việc và
xử lý, báo cáo kết quả công việc của Cơ quan 62
1.9. Quản lý lịch làm việc 62
1.9.1. Lịch làm việc của lãnh đạo 62
7. Đánh giá thực trạng, giải pháp quản lý văn bản và hồ sơ cán bộ, công chức 64
7.1 Một số kiến nghị và giải pháp. …………………………………………. 65
7.2 Kết luận và hướng phát triển. ……………………………………………… 67
7.1.1 Kết luận: 69
7.1.2 Khả năng và hướng phát triển mở rộng 70
9
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
Do nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu và công văn rất lớn. quản lý
giấy tờ tài liệu đơn giản và khoa học, Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, Tiết kiệm
không gian lưu trữ dữ liệu, Giải quyết vấn đề nhân sự cho đơn vị, hiệu quả công việc
cao hơn rất nhiều so với thông thường, Xử lý thông tin nhanh gọn và an toàn,Đẩy mạnh
sự phát triển của đơn vị.
Đề tài này cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng thể về phần mềm Quản lý
văn bản & Hồ sơ công việc cũng như các lợi ích mà phần mềm đem lại cho cơ quan, tổ
chức, cho người dùng.Đối tượng đọc báo cáo này là tất cả những ai có quan tâm đến
việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc.
Để có được thông tin mới nhất về sản phẩm của phần mềm Quản lý văn bản và
Hồ sơ công việc, xin vui lòng truy nhập đến trang Web của sở thông tin và truyền thông
thái bình: www.thiaibinh.gov.vn.

10
TỔNG QUAN
Ngày nay, với sự phát triển chung của toàn xã hội, công việc trong các cơ quan và
tổ chức ngày càng nhiều lên. Các loại văn bản giấy tờ, các qui trình nghiệp vụ cũng ngày
càng nhiều và không ngừng được thay đổi, điều chỉnh.
Để giải quyết vấn đề đó, tăng hiệu quả và giảm chi phí hoạt động, các cơ quan, tổ
chức kinh tế, xã hội đều đang có nhu cầu về những giải pháp nhằm chuẩn hóa và quản lý
các loại tài liệu và các qui trình công việc trong nội bộ và với các tổ chức bên ngoài dựa
trên những tiến bộ mới nhất về khoa học công nghệ mà nhất là công nghệ thông tin.
Phần mềm được thiết kế để phục vụ cho các cơ quan hoặc các tổ chức vừa và nhỏ.
Là một nền tảng để xây dựng nên tập hợp các công cụ hỗ trợ quản lý và tự động hóa văn
phòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc là hệ thống được xây dựng phục vụ
việc quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý công việc, quy trình công việc, trao đổi thông tin và
hỗ trợ điều hành tác nghiệp trực tuyến trên mạng máy tính.
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được xây dựng trên công nghệ
phát triển ứng dụng Web hay còn gọi là mô hình công nghệ 3 lớp. Hệ thống dễ dàng
triển khai trên nhiều mô hình tùy thuộc vào các tổ chức khác nhau từ các cơ quan, doanh
nghiệp, tổ chức quy mô vừa và nhỏ đến các tổng công ty, các bộ, nghành với quy trình
nghiệp vụ phức tạp, phân tán trên nhiều khu vực địa lý khác nhau
Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc hỗ trợ tổ chức nâng cao khả năng
quản lý công việc, tăng tốc độ luân chuyển văn bản, tăng khả năng chia sẻ thông tin và
giảm thiểu các chi phí giấy tờ.
11
Bên cạnh đó, phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc còn cho phép cán
bộ quản trị hệ thống khả năng tự cấu hình hệ thống, chỉnh sửa luồng công việc điện tử
để phù hợp với các yêu cầu thực tế của tổ chức.
Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc cho phép tổ chức:
• Nâng cao khả năng quản lý công việc: kiểm soát tiến độ xử lý văn bản trong
toàn bộ tổ chức, theo dõi tình trạng xử lý chi tiết đến từng văn bản hoặc từng người

dùng, quản lý phiên bản tài liệu theo từng văn bản; quản lý lịch làm việc của lãnh đạo
cũng như lịch làm việc của cơ quan; quản lý xe ô tô và phòng họp trong tổ chức vv
• Gửi nhận văn bản nhanh hơn: gửi nhận văn bản trong nội bộ tổ chức theo
luồng công việc điện tử được định nghĩa từ trước. Ngoài ra, ứng dụng của phần mềm
còn cho phép gửi nhận văn bản từ đơn vị này sang đơn vị khác. Tính năng Công văn
mạng này được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của các tổ chức lớn gồm nhiều đơn vị
thành viên, phân bổ trên phạm vi địa lý khác nhau. Đối với các văn bản giấy đến tổ
chức, cán bộ văn thư có thể quét trực tiếp trên giao diện ứng dụng. Đối với các văn bản
fax, hệ thống sẽ tự động nhận fax đến và gửi fax đi.
• Tăng khả năng chia sẻ thông tin: chia sẻ văn bản, tài liệu thông qua hồ sơ
công việc hoặc được phân quyền truy nhập trực tiếp đến từng văn bản. Văn bản mẫu,
văn bản dùng chung được lưu tập trung trên hệ thống để người dùng tiện khai thác
trong quá trình tác nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí: góp phần giảm chi phí văn phòng với các tính năng tích hợp
với máy quét, gửi nhận fax, gửi nhận công văn mạng. Qua đó, tổ chức sẽ không cần phải
photo tài liệu giấy, mua máy fax cho từng phòng ban, gửi văn bản qua đường bưu điện
đến các đơn vị thành viên khác, tạo các không gian lưu trữ cho văn bản giấy. Khả năng
luân chuyển văn bản nhanh chóng, tìm kiếm thông tin dễ dàng cũng góp phần làm giảm
chi phí điện thoại, tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
• Quản trị hệ thống dễ dàng: cho phép cài đặt và cấu hình ứng dụng dễ dàng như:
thiết lập giá trị cho việc nhận thông báo theo đường thư điện tử, cho việc gửi nhận văn
bản giữa các đơn vị thành viên ;nhập danh sách người dùng vào hệ thống; đặt lịch sao
lưu dữ liệu; kiểm soát việc vận hành hệ thống thông qua các báo cáo, nhật ký vận hành
12
hệ thống. Bên cạnh đó, cán bộ quản trị hệ thống còn có thể chỉnh sửa luồng công việc
điện tử trên ứng dụng phần mềm để phù hợp với yêu cầu thực tế của cơ quan,tổ chức.
Giới thiệu giao diện chung của phần mềm:
a. Giao diện Desktop
b. Hướng dẫn đăng nhập
Phần mềm sử dụng hệ thống font UNICODE do vậy để gõ được tiếng việt ta phải

chuyển sang UNICOE bằng cách bấm chuột phải vào bộ gõ tiếng việt (VD: Unikey,
VietKey …) chọn bảng mã UNICODE
13
Hiện thị thông báo chung của cơ
quan được cập nhật 15 phút 1 lần
Nhập tên đăng nhập hệ thống đã
được cấp
Mật khẩu đăng nhập
Bám nút Đăng nhập để vào hệ thống
Bấm nút Huỷ bỏ nếu không muốn vào hệ
thống
Hiển thị lịch công tác tuần
Ban đầu mỗi cán bộ trong cơ quan được cung cấp một tài khoản bao gồm:
Tên người dùng: Họ và tên (viết liền không dấu) và
Mật khẩu (mặc định): 123.
Hình thức đăng nhập được mô tả như hình vẽ:
(Sau khi đăng nhập, mỗi người có trách nhiệm phải thay đổi mật khẩu để bảo mật thông
tin cá nhân).
Mục đích sử dụng phần mềm
-Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc dùng để quản lý các văn bản tài
liệu điện tử và quy trình luân chuyển xử lý văn bản, tài liệu điện tử; Quản lý việc xử lý
văn bản tài liệu bằng Hồ sơ công việc trong Doanh nghiệp.
- Giúp cho cơ quan tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như kinh phí
Tiết kiệm không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt nó giúp cho đơn vị
14
tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tìm kiếm bất kỳ một công văn chứng từ nào.
- Nó giúp sử lý một lượng công việc lớn mà hiệu quả đem lại rất cao đảm bảo
tính an toàn và bảo mật.
-Với hệ thống quản trị tác nghiệp thống nhất, tiện dụng và phù hợp cho tất cả các
đối tượng thuộc khối nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, đơn vị hành chính…

- Giao diện chương trình đơn giản dễ sử dụng, hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhu
cầu cần thiết của một chương trình quản lý.
- Tìm kiếm tài liệu, công văn nhanh chóng đơn giản thuận tiện.
- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong cơ quan Đảng và chính quyền để xây dựng
chính quyền điện tử là biện pháp hiệu quả phát triển và ứng dụng CNTT.
- Đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời từ
Trung ương đến các cơ quan trong tỉnh;
- Đồng thời góp phần thực hiện mục tiêu Qui hoạch do UBND tỉnh phê duyệt.
Mô tả các chức năng phần mềm
1.1. Mô hình các chức năng phần mềm
15
1.2. Mô tả mô hình các chức năng phần mềm
Quản lý văn bản đến:
Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đến cũng như quy trình luân
chuyểnxử lý văn bản đến của Cơ quan.
Lợi ích của việc sử dụng văn bản đến.
-Tiếp nhận văn bản đến theo các hình thức sau: bằng bản giấy, qua đường công văn
mạng và qua đường fax. Đối với văn bản đến bằng bản giấy, cán bộ văn thư sẽ
nhập thông tin thuộc tính và quét văn bản ngay trên ứng dụng. Đối với văn bản đến
qua đường công văn mạng, văn thư có thể tận dụng lại các giá trị có sẵn như trích
yếu, nơi gửi, chỉ cần bổ xung một số thông tin khác như số đến, ngày đến. Đối với
văn bản đến qua đường fax, văn thư cần nhập thông tin thuộc tính nhưng sử dụng
được ngay tệp nội dung của văn bản, không cần thực hiện thao tác quét văn bản.
-Hệ thống cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đến (ví dụ: sổ văn bản đến trong ngành,
sổ vănbảnđến ngoài ngành); quản lý nhiều cấp sổ văn bản đến (ví dụ: văn bản
đến cấp Bộ, văn bản đến cấp Cục)
-Hệ thống cho phép theo dõi các văn bản đến cần xử lý, chương trình có dấu hiệu nhận
biết văn bản mới đến, văn bản khẩn hoặc mật khẩu cho người sử dụng.
16
Phần mềm cho phép luân chuyển văn bản theo quy trình công việc điện tử, người

dùng có khả năng cho ý kiến xử lý vào từng văn bản.
Ví dụ một số công văn đến của sở thông tin và truyền thông thái bình thống kê
được:
Số đến Tên loại và nội dung công văn
372 Báo cáo tổng kết công tác thông tin đối ngoại năm 2008 của ủy ban
nhân dân tỉnh.
390 Báo cáo công tác phổ biến giáo dục pháp luật 2008
387 tổng kết công tác năm 2008 và công trình công tác 2009
401 KH thông tin, tuyên truyền trên báo chí
420 Báo cáo tình hình hoạt động báo chí
419 Báo cáo tình hình hoạt động sử dụng đất đai
428 Báo cáo công tác 2008 phương hướng nhiệm vụ năm 2008
429 Báo cáo kết quả kiểm tra công tác thi đua khen thưởng năm 2008
441 Báo cáo năm về tình hình cung cấp dịch vụ internet.
442 Báo cáo tổng kết công tác PCLB,GNTT 2008
443 Báo cáo kết quả công tác VH-TT-TDTT 2008
Các chức năng Quản lý văn bản đến gồm:
văn bản đến:
— Nhập các thông tin văn bản đến vào sổ VB đến ;
— Tích hợp với máy quét (Scanner) để đưa nguyên bản bản giấy văn bản đến vào hệ
thống.
— Chỉnh sửa, xoá văn bản đến đã nhập.
Cập nhật mới cập nhật lại
17
18
Phân phối văn bản
Cho ý kiến chỉ đạo và phân phối VB đến:
Hiển thị danh sách VB đến đã vào sổ chờ phân xử lý ; cập nhật thông tin phân xử
lý VB và chuyển VB đến các vai trò phân VB.
Hiển thị danh sách VB đến chờ cho ý kiến chỉ đạo và phân xử lý ; cập nhật thông

tin chỉ đạo xử lý, hạn xử lý và phân VB đến các đơn vị xử lý, có thể chuyển một
hoặc nhiều đơn vị xử lý có đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp xử lý.
Theo dõi tình hình xử lý văn bản đến:
Hiển thị màn hình đồ họa theo dõi tình hình xử lý văn bản đến: văn bản đã được
chuyển qua những ai, ai đang xử lý văn bản, ai chưa xử lý văn bản.
Xử lý văn bản đến:
Hiển thị danh sách VB đến phải xử lý của người dùng ; Hiển thị các thông tin VB
đến.
19
Mở Hồ sơ công việc để tập hợp các văn bản tài liệu liên quan đến việc xử lý văn
bản; cập nhật các thông tin trao đổi, góp ý, xử lý của các đơn vị/ cá nhân tham gia
xử lý văn bản đến; cập nhật kết quả xử lý văn bản đến
Thu hồi VB đến:
Khi người phân văn bản cần thu hồi VB đã chuyển mà không đúng địa chỉ cần
chuyển hoặc VB không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị được phân xử lý
có thể thực hiện việc thu hồi VB để tiến hành phân phối lại
Quản lý văn bản đi
— Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đi cũng như quy trình lập, phê
duyệt và phát hành văn bản đi của Cơ quan.
Quản lý việc phát hành VB đi – gồm các chức năng sau:
Cập số văn bản và phát hành văn bản đi
Hiển thị danh sách các văn bản chờ cấp số; chuyển các văn bản chờ cấp số vào sổ
văn bản đi, cập nhật các thông tin còn thiếu; tích hợp với máy quét (scanner) để
quét nguyên bản bản gốc có dấu và chữ ký của văn bản đi vào hệ thống.
Phát hành văn bản đi cho các đơn vị liên quan trong cơ quan theo địa chỉ nới gửi
(nếu có) để cùng phối hợp thực hiện.
— Cho phép quản lý các phiên bản của văn bản đi
— Luân chuyển văn bản đi theo luồng công việc điện tử
— Lưu các ý kiến xử lý của người dùng theo từng văn bản đi
— Cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi trong ngành, sổ văn bản

đi ngoài ngành), nhiều cấp sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi của Bộ, sổ văn bản đi
của Cục)
— Cho phép gửi văn bản đi theo đường fax, theo đường công văn mạng .
Ví dụ Công văn đi của sở thông tin và truyền thông truyền thông thái bình.
Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung
20
154/STTTT-CNTT KH triển khai việc kiểm tra cài đặt phần mền
151/ STTTT-VP Đánh giá kết quả hoạt động các phòng VHTT2008
125/ STTTT-BCVT Báo cáo tình hình cung cấp dịch vụ internet
123/ STTTT-KHTT Báo cáo kế hoạch cung ứng dịch vụ viển thông công ích giai
đoạn 2009-2010
150/ STTTT-KHTC Cung cấp số liệu thống kê theo quý 3/2008
127/ STTTT-VP Cung cấp thông tin cho web UBND tỉnh
128/ STTTT-CNTT Mạng truyền số liệu chuyên dùng
124/ STTTT-VP Đề nghị kết nối internet của thành ủy qua TSLCD
125/STTTT-CNTT Tham gia dự thảo QĐ thực hiện cơ chế một cửa
Hệ thống sẽ hiển thị giao diện như sau:
21
— Mục VĂN BẢN ĐI có chức năng lưu trữ những văn bản đã được gửi đi trong
phạm vi có liên quan đến chức năng công việc của nhân viên đó. Để tìm kiếm văn
bản đi ta thực hiện như sau:
— Nhập các thông tin về văn bản cần tìm kiếm, Có thể tìm kiếm theo:
+ Số văn bản: Ví dụ: 1558/UBND –NN
+ Loại văn bản: Công văn, tờ trình, Báo cáo, nghị định ….
+ Ngày ban hành;
+ Ngày gửi văn bản.
+ Trích yếu: Ví dụ: Thành lập Trung tâm……
- Click chuột vào nút Tìm kiếm để xem kết quả.
Ghi chú:
— Nhập càng nhiều thông tin thì kết quả tìm kiếm càng chính xác.

— Để xem danh sách toàn bộ văn bản đi bạn hãy nhấn vào nút Tìm kiếm, không
cần nhập thông tin về văn bản.
Quản lý Hồ sơ công việc:
Mục đích: Quản lý các thông tin hồ sơ công việc và các tài liệu được lưu trữ
trong Hồ sơ công việc; Quản lý việc giải quyết công việc thông qua Hồ sơ công việc.
Các chức năng của Hồ sơ công việc gồm
Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa HSCV: HSCV sẽ được tạo mới khi có nhu cầu
xử lý một công việc thông qua HSCV. Những người tham gia xử lý sẽ trao đổi
thông tin, ý kiến qua HSCV và kết quả sẽ được cập nhật vào hồ sơ.
Chuyển HSCV đến các cá nhân và đơn vị liên quan : Thực hiện việc phân quyền
HSCV để các cá nhân và đơn vị liên quan Nhập các VB liên quan, các thông tin
trao đổi góp ý giải quyết công việc. Hiển thị danh sách các HSCV được phân
quyền của người dùng
Nhập các văn bản, tài liệu liên quan vào HSCV : Trong quá trình xử lý công việc
những người tham gia sẽ gắn các văn bản liên quan hoặc có thể bỏ các văn bản
không cần thiết khỏi HSCV (Liên kết/bỏ liên kết các văn bản, tài liệu liên quan
vào HSCV)
Nhập kết quả giải quyết công việc, kết thúc HSCV
1.3. Quản lý quy trình công việc
22
1.3.1. Chỉnh sửa quy trình công việc
- Thông báo khi có thay đổi công việc (công việc mới, ý kiến xử lý mới, thời hạn xử
lý…)
- Quản lý công việc đã nhận (Với nhân viên)
- Quản lý công việc đã giao cho cá nhân khác (Với lãnh đạo)
Thông báo công việc
23
— Cho phép thêm/ xóa các bước xử lý.
— Cho phép thêm / xóa các đường đi của văn bản trong quy trình
— Quản lý công việc đã nhận.

— Quản lý công việc đã giao.
24
— Khả năng cho phép người quản trị tự định nghĩa và thiết kế ra các quy trình xử lý
công việc.
— Khả năng thêm, bớt, sửa đổi các bước trong một quy trình v.v
— Cho phép quản lý công việc theo vai trò, chức năng nhiệm vụ của các cá nhân, bộ
phận, khả năng ghi lại thời gian và quá trình xử lý công việc, phân nhóm công việc
theo hiện trạng xử lý.
— Cho phép phối hợp xử lý công việc theo nhóm.
— Với chức năng là một hệ thống quản lý quy trình công việc, cho phép nhiều
người tham gia vào quá trình lưu chuyển và phân phối tài liệu trong tổ chức.
— Hỗ trợ quản lý luồng công việc bằng các khả năng như theo dõi đường dẫn, theo
vết các văn bản, quản lý quy trình lưu chuyển của văn bản trong toàn bộ quá trình
tồn tại, cho phép đưa ra các ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp trong quá trình xử lý
công việc.
25