Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty TNHH kim khí tuấn đạt

Lời mở đầu
Tin học hóa là một trong những công tác cấp thiết ngày nay đối với nhiều
ngành và nhiều lĩnh vực. Nó được quan tâm không chỉ ở số lượng mà còn cả
phẩm chất của từng người. Ngoài việc quản lý chung, công tác tổ chức còn vô
vàn các công việc cụ thể, chi tiết mang tính thống kê và thông qua đó đã ra được
những đánh giá, dự báo hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định về chiến lược phát triển
kinh tế, để đạt được hiệu quả cao nhât trong kinh doanh
Trong đề án của chính phủ về tin học hoá thì tin học hoá trong quản lý là
một vấn đề quan trọng. Trong đó quản lý kho là một trong những mảng mà tin
học hoá cần phải giải quyết. Chương trình này được viết nhằm đáp ứng và cải
tiến quá trình quản lý kho, hạn chế những sai sót trong quá trình quản lý khi
chưa được tin học hoá. Sau quá trình tìm hiểu về quản lý kho tại Công ty TNHH
KIM KHÍ TUẤN ĐẠT em nhận thấy quy trình này còn mang nặng tính thủ
công và tốn nhiều thời gian. Xuất phát từ thực tế đó em đã xây dựng chương
trình này để đáp ứng nhu cầu quản lý đó.
MS ACCESS với giao diện và công cụ thuận tiện cho việc thiết kế hệ thống
nên nó đã và đang đóng một vai trò quan trọng trong lĩnh vực thiết kế phần mềm
quản trị. Chính vì thế, em đã sử dụng và biến nó thành một công cụ đắc lực
trong việc thực hiện đề tài của mình.
Đề tài bố cục gồm 3 chương:
Chương I: Tổng quan về cơ quan thực tập và đề tài.
I. Tổng quan về cơ quan thực tập
II. Tổng quan về đề tài thực tập
Chương II: Các vấn đề về phương pháp luận cơ bản
I. Hệ thống thông tin
II. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
III. Phân tích chi tiết một hệ thống thông tin
IV. Triển khai hệ thống thông tin
V. Các mô hình biểu diển hệ thống thông tin
VI. Hoàn chỉnh thiết kế vật lý
Em rất mong được sự quan tâm, giúp đỡ của Cô Trần Thị Thu Hà - Giáo

viên hướng dẫn để giúp em hoàn thành xuất sắc đề tài của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
NGƯỜI THỰC HIỆN
Sinh viên
Phạm Văn Bình
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
I. TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
1.1. Giới thiệu chung:
Tên Công ty: CÔNG TY TNHH KIM Khí Tuấn đạt.
Tên giao dịch : TUẤN ĐẠT METAL COMPANY LIMITED
Tên viết tắt : TUAN DAT METAL CO.,LTD
Địa chỉ trụ sở chính: Sè 78, Phố Bạch Đằng, Phường Bạch Đằng, Quận
Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội
Điện thoại : 04.9843031/ 091.3275737
Ngành Nghề kinh doanh :
- Sản xuất, mua bán, gia công các sản phẩm từ kim loại.
- Gia công chế tạo máy móc, thiết bị phục vụ trong công nghiệp.
- Xuất khẩu các mặt hàng công ty đăng ký kinh doanh.
Công ty TNHH Tuấn Đạt .
Với kinh nghiệm thực tế được nhiều năm hoạt động kinh doanh cuả mình
công ty đã mang đến sự hài lòng cũng như sự thành công của nhiều khách hàng
từ khi hoạt động đến nay. Cộng với đội ngò nhân viên trẻ,trình độ cao, năng
đông và đầy nhiệt tình, công ty đã dành được nhiều sự ưu ái của khách hàng.
1.2. Cơ cấu tổ chức:
Giám đốc: Nguyễn Hùng Mạnh.
Điều hành và quản lý chung các hoạt động của Công ty.
Phòng kinh doanh: 08 người.
Cung cấp và phân phối các sản phẩm, tiến hành hoạt động kinh doanh, tiếp
thị tới người tiêu dùng và các nhà phân phối, tham mưu cho Giám đốc các chiến

lược kinh doanh và tiếp thị bán hàng.
Phòng Kế hoạch: 02 người.
Thiết lập và thực hiện các kế hoạch phân phối các mặt hàng INOX.
Phòng sản xuất: 50 người.
Gia công và sản xuất các sản phẩm và thiết bị inox, tư vấn, giải đáp về kỹ
thuật, hỗ trợ khách hàng và dịch vụ sau bàn hàng.
Phòng kế toán: 06 người.
Phụ trách các vấn đề về kế toán, kiểm toán tài chính, hoá đơn chứng từ,
tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh.
Các bộ phận khác: 04 người.
H×nh 1: S¬ ®å tæ chøc c«ng ty
II. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI.
2.1. Lý do chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho tại
công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt”:
Như đã nói ở phần trên, hiện nay công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt
quyết định mở rộng quy mô dưới hình thức kinh doanh trực tiếp sản phẩm của
mình sản xuất ra, nghĩa là đẩy mạnh hệ thống bán lẻ trong nước và ngoài nước
thông qua các đại lý. Do quy mô được mở rộng nên viêc quản lý sẽ phức tạp hơn
rất nhiều, nếu quản lý bằng thủ công thì sẽ rất vất vả cho người quản lý hơn nữa
hiệu quả không cao.
Việc quản lý này rất khó khăn và phức tạp, đòi hỏi số liệu chính xác,
thông tin nhanh nhạy và cập nhật đầy đủ các thông số về sản phẩm đã bán và sản
phẩm tồn kho để có những báo cáo chính xác về hoạt động kinh doanh của công
ty. Đáp ứng được yêu cầu đó nhất thiết phải có một hệ thống thông tin quản lý
Kho để có thể thực hiện tốt nhất những đòi hỏi trên. Do vậy đề tài “Xây dựng
hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt” là một
đề tài rất có ý nghĩa không chỉ với người nghiên cứu mà còn có ý nghĩa thực tiễn
lớn và giúp Ých rất nhiều cho công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt.
2.2. Ý nghĩa của đề tài:
Đề tài “Quản lý kho tại công ty TNHH kim khí Tuấn Đạt” sẽ cho ra một

phần mềm về quản lý kho, là sản phẩm của một nền công nghiệp mới. Nó mang
tính trừu tượng, và có hàm lượng chất xám rất cao. Phần mềm quản lý kho là
một hệ thống logic chứ không phải hệ thống kỹ thuật. Nó không được lắp ráp
theo nghĩa thông thường như sản phẩm của ngành công nghiệp khác. Sản phẩm
của các ngành công nghiệp truyền thống sẽ bị hao mòn trong quá trình sử dụng.
Ngược lại thì giá trị của phần mềm quản lý kho lại tăng lên khi nó được áp dụng
thực tế vào công việc trong Công ty.
2.3. Mục tiêu của đề tài:
Chương trình quản lý kho cần có các mục tiêu sau đây:
a. Có thể bảo trì được: Phần mềm tuổi thọ dài phải được viết và được lập tư
liệu sao cho việc thay đổi có thể tiến hành được mà không quá tốn kém.
b. Đáng tin cậy: Phần mềm phải thực hiện được điều mà người tiêu dùng
mong mỏi và không thất bại nhiều hơn những điều gì đã được đặc tả.
c. Có hiệu quả: Hệ thống phải không lãng phí nguồn lực như bộ nhớ, bộ xử
lý. Tuy nhiên không nhất thiết phải cực đại hoá mức độ hiệu quả vì rằng việc đó
có thể làm cho phần mềm rất khó thay đổi.
d. Dễ sử dụng: Giao diện người sử dụng phải phù hợp với khả năng và
kiến thức của người dùng, có tài liệu hướng dẫn và các tiện Ých trợ giúp.
Có thể thấy rõ là, việc tối ưu hoá mọi thuộc tính là rất khó khăn. Các
thuộc tính có thể mâu thuẫn lẫn nhau, ví như tính hiệu qủa và dễ sử dụng.
Quan hệ giữa chi phí và sự cải thiện từng thuộc tính không phải là tuyến
tính và các cải thiện nhỏ trong bất kỳ thuộc tính nào cũng có thể là rất đắt.
Mặt khác các thuộc tính của phần mềm cũng rất khó định lượng, chúng ta
thiếu các đọ đo và các chuẩn về chất lượng phần mềm. Vấn đề là giá cả
được tính đến khi xây dựng phần mềm. Điều quan trọng là chúng ta phải
xây dựng một phần mềm tốt với một giá cả hợp lý và theo một lịch biểu
đặt trước.
CHƯƠNG II: : CÁC VẦN ĐỀ PHUƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN
LÀM CƠ SỞ CHO VIỆC NGHIÊN CỨU CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ
KHO

I . HỆ THỐNG THÔNG TIN.
1.1. Khái niệm hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu nhập, lưu trữ xử lý và phân phối
thông tin trong một tập hợp các ràng buộc, được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin
học hoặc không tin học. Đầu vào(Input) của hệ thống thông tin được lấy từ các
nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã
được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích
(Destination) hoặc cập nhất vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
1.2. Nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin.
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung
cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển
một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kê
một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó, Phân tích hệ thống bắt đầu
Nguån
§Ých
Ph©n ph¸tXö lý vµ lu
tr÷
Thu
Kho d÷ liÖu
H×nh 2. M« h×nh hÖ thèng th«ng tin
từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình
hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định của một hệ thống mới có khả năng cỉa
thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài
của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan đến xây dựng mô
hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học.
Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt
buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển mét hệ thống thông tin? Nhưng cũng

còn một số nguyên nhân khác nữa như nhu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay
đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị. Có thể tóm tắt các thông tin nh sau:
 Những vấn đề quản lý.
 Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
 Sù thay đổi của công nghệ.
 Thay đổi sách lược chính trị.
II. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN.
2.1. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin.
Mục đích chính xác của dự án phát triển của hệ thống thông tin là có được
một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp trong
các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về
tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương
pháp để phát triển hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có
nguy cơ không đạt được những mục tiêu đạt trước. Tại sao vậy? Một hệ thống
thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất
phóc tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên phải cần có một cách tiến
hành nghiêm túc một phương pháp.
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công
cụ cho phép tiến hành phát triển hệ thống rất chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.
Phương pháp đựoc đề nghị ở đây dùa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều
phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc
đó là:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.
Nguyên tắc 2: Chuyển tải cái chung sang cái riêng.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic phi phân tích
và từ mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.
2.2. Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu.
Đánh giá yêu cầu có 4 công đoạn: Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá
khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo.
- Lập kế hoạch:

Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch
cẩn thận. Mức độ hình thức hoá của kế hoạch này sẽ thay đổi theo quy mô của
dự án theo giai đoạn phân tích. Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn thẩm
định dự án là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập
cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Khối lượng và sự đa dạng
của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống
nghiên cứu.
Trong một số dự án với quy mô lớn có nhiều người tham gia vào thẩm định
yêu cầu thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định phương
tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ.
- Làm rõ yêu cầu:
Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu
của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố
cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu.
Làm rõ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua các cuộc gặp gỡ với những yêu
cầu sau đó là với những người quản lý chính mà bộ phận của họ bị tác động
hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới. Thêm vào đó để nhằm hướng đến
nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan, những cuộc
gặp này phục vụ việc xây dựng lên bảng phác hoạ đầu tiên về khung cảnh của hệ
thống nghiên cứu.
- Đánh giá khả thi:
Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm
xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt thành công một giải
pháp đã đề xuất hay không? tất nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn
luôn phải tiến hành việc đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi
là: Khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời gian và khả thi về kỹ
thuật.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu:
Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại.
Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về khuyến nghị các

hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết định có
thể làm tiếp thêm những vấn đề. Sau đó là tiếp tục hay loại bỏ dự án.
III. PHÂN TÍCH CHI TIẾT HỆ THỐNG THÔNG TIN.
3.1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết.
Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình
về giai đoạn đánh giá yêu cầu do phân tích viên trình bày, một số quyết định sẽ
được ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Trong trường hợp thuận lợi thì giai
đoạn phân tích chi tiết sẽ đựơc tiến hành.
Không cần phải nói nhiều về giai đoạn phân tích này. Người ta đã nói
những người thành công nhất nghĩa là những người được tôn trọng nhất là các
ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài lòng nhất, cũng
là những người dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết
và thiết kế logic.
Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán
về hệ thống đang tồn tại-Nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như
các nguyên nhân chính của chúng, xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống
mới và đề xuất các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. Để làm
được điều đó phân tích viên phải có hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ
thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống.
3.2. Các phương pháp thu thập thông tin.
3.2.1. Phỏng vấn.
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin tác dụng
nhất cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép
thu thập được những xử lý theo cách khác với mô tả trên tài liệu, gặp được
những người có trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không ghi trên văn
bản tổ chức. Thu thập những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung
đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ
chức.
Phỏng vấn thường được tiến hành cho các bước sau:
- Chuẩn bị phỏng vấn.

- Tiến hành phỏng vấn.
- Nghiên cứu tài liệu.
3.2.2. Sử dụng phiếu điều tra.
Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn và trên một phạm vi địa lý rộng
thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, đồng
nghĩa. Phiếu ghi theo cách dễ tổng hợp.
Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể
dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động…Phiếu điều
tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi.
Trên phiếu điều tra chủ yếu là câu hỏi đóng và có một số câu hỏi mở. Để đảm
bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng thì người gửi phiếu phải là cấp trên
của đối tượng nhận phiếu.
3.2.3. Quan sát.
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu
hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp
hoặc không sắp xếp lưu trữ có khoá hoặc không có khoá…Quan sát sẽ có khi
gặp khó khăn vì người bị quan sát có thể không thực hiện đúng như ngày
thường.
3.3. Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề.
Công đoạn này chủ yếu ba nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ với nhau. Đó là
việc đưa ra chuẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống được sửa chữa hoặc
hệ thống mới cần phải đạt được và xác định các yếu tố của giải pháp. Các nhiệm
vụ đó được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia, còn trong thực tế chúng xảy ra đồng
thời.
3.4. Đánh giá lại tính khả thi.
Trong giai đoạn đánh giá khả thi đội ngò phân tích đã thực hiện sơ bộ việc
đánh gía mức khả thi của dự án. Giê dây ta có một lượng lớn thông tin thêm về
hệ thống và môi trường của nó, về các nguyên nhân và giải pháp, do đó việc
đánh giá khả thi ở đây sẽ chính xác hơn so với lần trước. Nội dung cơ bản vẫn
nhằm khẳng định tính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời gian.

IV. TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN.
4.1. Mục đích của giai đoạn thực hiện kỹ thuật.
Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định
có liên quan tới việc lùa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ
sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương
trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết các chương
trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các modul và toàn bộ hệ thống
cũng được thực hiện trong giai đoạn này.
Mục tiêu chính của giai đoạn triển khai hệ thống là xây dựng một hệ thống
hoạt động tốt. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của
hệ thống thông tin - đó chính là phần mềm. Việc hoàn thiện mọi tài liệu hệ thống
và tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng, cho thao tác viên còng nh trách nhiệm
của những nhà thiết kế hệ thống.
Những giai đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm:
- Lập kế hoạch triển khai.
- Thiết kế vật lý trong.
- Lập trình.
- Thử nghiệm.
- Hoàn thiện hệ thống các tài liệu.
- Đào tạo người sử dụng.
4.2. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.
Nhiệm vô quan trọng nhất của lập kế hoạch triển khai là lùa chọn các công
cụ. Sự lùa chọn này sẽ giúp quy định tới những hoạt động thiết kế vật lý trong
cũng như hoạt động lập trình sau này.
Hiện nay tồn tại rất nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau, mỗi ngon ngữ có
những ưu nhược điểm khác nhau, mỗi ngôn ngữ được thiết kế nhằm những mục
đích và yêu cầu riêng. Cái thì mạnh về năng lực xử lý, cái thì dễ sử dụng, cái thì
tính toán nhanh, cái thì thực hiện nhanh các chỉ thị vào/ra. Đối với những ứng
dụng trong thương mại và quản lý thì ngôn ngữ bậc cao từ thế hệ 3 trở lên là phù
hợp hơn cả.

Việc lùa chọn ngôn ngữ lập trình phù thuộc vào tình hình thực tế của hệ
thống. Một ứng dụng do một cán bộ không chuyên tin học thì rõ ràng nên chọn
ngôn ngữ thế hệ 4. Tuy nhiên những ứng dụng lớn thì đòi hỏi nhiều ngôn ngữ
kết hợp và cần những nhà tin học chuyên nghiệp thực hiện.
Sau việc lùa chọn công cụ là việc phân phối công việc cho các thành viên,
xây dựng tiến trình thực hiện và chi phí cũng như các yêu cầu vật tư kỹ thuật
cho giai đoạn triển khai hệ thống.
4.3. Lập các chương trình cho máy tính.
Phần mềm máy tính cho hệ thống thông tin do các lập trình viên thực hiện
với yêu cầu đảm bảo rằng các chương trình phù hợp hoàn toàn với các đặc tả
thiết kế.
Lập trình là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của các nhà phân
tích phần mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhiệm. Một khi tiến trình lập
trình được bắt đầu thì cũng là lúc bắt đầu tiến trình thử nghiệm và tiến hành
chúng song song. Mỗi khi mét modul chương trình được viết xong có thể tiến
hành thử nghiệm riêng modul đó. Chú ý rằng thử nghiệm được tiến hành trong
giai đoạn triển khai nhưng phải được lập kế hoạch từ rất sớm trong dự án. Lập
kế hoạch thử nghiệm bao gồm việc xác định xem việc gì cần thử nghiệm và việc
thu thập dữ liệu phục vụ mục đích thử nghiệm. Bước lập kế hoạch thử nghiệm
cần được tiến hành trong giai đoạn phân tích, vì yêu cầu thử nghiệm liên quan
đến yêu cầu hệ thống.
4.4. Hoàn thiện tài liệu hệ thống.
Hoàn chỉnh các tài liệu cho hệ thồng là một bước hết sức cần thiết khi các
phân tích viên kết thúc một dự án tin học hoá để bắt đầu chuyển sang một dự án
khác, nhằm tập hợp các thông tin quan trọng mà họ có được về hệ thống trong
quá trình phát triển và triển khai hệ thống. Tài liệu về hệ thống cần thiết cho hai
nhóm người sau:
 Các quản trị viên hệ thống thông tin, những người sẽ bảo trì hệ thống
trong suốt thời gian hoạt động của nó – gọi là tài liệu hệ thống.
 Những người sử dụng hệ thống phục vụ công việc hàng ngày – gọi là tài

liệu cho người sử dụng.
Các kết quả chính của giai đoạn lập tài liệu, đào tạo và hỗ trợ người sử
dụng bao gồm:
- Các tài liệu về hệ thống và tài liệu cho người sử dụng.
- Kế hoạch đào tạo người sử dụng.
- Các modul đào tạo và kế hoạch hỗ trợ người sử dụng.
V. CÁC MÔ HÌNH BIỂU DIỄN HỆ THỐNG THÔNG TIN.
Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan
điểm của người mô tả. Mỗi người trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một
mô hình khác nhau, có 3 mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ
thống thông tin: Mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong.
5.1. Mô hình logic:
Mô tả hệ thống thông tin làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải
thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và
những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì” và
“ Để làm gì”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa
điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.
5.2. Mô hình vật lý ngoài.
Chó ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật
mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu
ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và
vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu
tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím sử dụng.
Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời
điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái
gì? Ai? ở đâu? Và khi nào?
5.3. Mô hình vật lý trong:
Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là
cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là
những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ

thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ
liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và những ngôn ngữ thể hiện.
Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào?
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết
quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng và mô
hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật.
Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và
mô hình vật lý trong hay biến đổi nhất.
Ví dụ :
P là một nhà hát lớn mà ở đó người ta có thể trình diễn các buổi hoà
nhạc cổ điển cũng như các vở opera, các buổi biểu diễn của các ngôi sao
nhạc rốc, những vở nhạc kịch và tạp kỹ. Nhà hát P có thể tiếp nhận 4500
khán giả. Cách đây vài năm, Giám đốc nhà hát này yêu cầu phân tích hệ
thống thông tin để hoàn thiện một hệ thống đặt mua vé. Khi gặp gỡ các nhà
phân tích ông giám đốc cho họ biết các đặc trưng thiết yếu mà hệ thống
phải có. Trước tiên là nó xác định với khách hàng ngày giờ của buổi biễu
diễn cần đặt chỗ, cũng như số ghế và giá của mỗi vé đặt. Sau đó xem xét
để không bị đặt trựng vộ và không vượt quá sức chứa của nhà hát. Tiếp
theo là cung cấp cho lãnh đạo nhà hát các dữ liệu về tỷ lệ đặt chỗ đối với
từng buổi biểu diễn và doanh thu bỏn vộ. Cuối cùng cho phép so sánh hiệu
quả của các loại hình biểu diễn khác nhau.
Sự mô tả như trên của ông giám đốc chính là mô hình logic của HTTT
quản lý nhà hát. Nó rất ổn định. Thực vậy, Khi mà thông tin đầu ra và các ràng
buộc quản lý được xác định bởi những người sử dụng thì tồn tại rất ít các
phương án có thể liên quan tới một mô hình logic. Khi mà các đầu ra đã được
xác định thì cơ sở dữ liệu cũng được xác định. Các ràng buộc của quản lý, nội
dung các thông tin ra và nội dung các cơ sở dữ liệu đến lượt nó sẽ xác định các
xử lý cần phải thực hiện và nội dung các thông tin vào của hệ thống. Mô hình
logic là kết quả trực tiếp của sự lựa chọn quản lý và cực kỳ ổn định. Có thể nói
rằng với một cách quản lý đã cho của ông giám đốc nhà hát P thì chỉ tồn tại một

mô hình logic của hệ thống thông tin.
Đối với mô hình vật lý ngoài thì lại có sự khác biệt. Dưới góc độ sử dụng
có thể có một số lớn các phương án thực hiện nhiệm vụ của hệ thống. Trong
trường hợp nhà hát P, chúng ta có thể hình dung ra một số mô hình vật lý ngoài
sau.
Mô hình vật lý ngoài 1
Tại các quầy bỏn vộ của nhà hát P người ta có trong tay cỏc vộ để bán. Khi
có một khách hang tới quầy, người ta giúp anh ta chọn chỗ ngồi trong cỏc vộ
chưa bán của buổi biểu diễn mà anh ta muốn xem. Khi lựa chọn xong, Khách
hàng trả tiền và người ta đưa vé cho anh ta. Người ta tiến hành cùng một cách
thức như vậy đối với việc bỏn vộ qua điện thoại. Khách hàng đặt vé phải lấy vé
trước giờ mở màn ít nhất 30 phút. Đến giờ phỳt đú những vộ đó đặt mà không
lấy có thể được bán cho những khán giả khỏc. Cỏc báo cáo quản lý được thực
hiện bởi một nhân viên, vào mỗi buổi sáng, bằng cách tính toán từ số lượng vộ
đó bán được cho mỗi buổi biễu diễn. Nhân viên này thực hiện các tính toán có
liên quan tới doanh thu của mỗi buổi biểu diễn và chuẩn bị một báo cáo cho lãnh
đạo.
Mô hình vật lý ngoài 2
Hệ thống đặt chỗ được tin học hoá. Khi có một khách hàng tới quầy, hệ
thống yêu cầu anh ta cho biết loại hình nghệ thuật cùng ngày giờ mà anh ta
muốn xem. Từ một Terminal người ta kiểm tra khả năng đáp ứng và thông báo
cho khách hàng. Một số câu hỏi được đặt ra. Khi sự lựa chọn kết thúc nhân viên
in vé, nhận tiền vé cho vào két và ghi lại vào Terminal. Thủ tục bỏn vộ qua điện
thoại cũng giống như vậy; ràng buộc lấy vé trước 30 phút vẫn bắt buộc. Mỗi
sáng, một trợ lý giám đốc sẽ in ấn trong văn phòng làm việc của mình một báo
cáo sơ bộ về vộ bỏn đối với mỗi buổi biểu diễn và làm các báo cáo so sánh.
Đặc trưng chính yếu. Một mặt chúng trả lời rõ ràng các câu hỏi: Cái gì? Ai?
Ở đâu? Mặt khác tuỳ theo hoàn cảnh, chúng đưa ra một số tương đối nhiều các
mô hình vật lý ngoài, có khả năng thoã món yêu cầu của mô hình logic đã
cho.Tất nhiên là các mô hình vật lý này không tương đương nhau về chi phí,

mức khả thi, hiệu lực và hiệu quả. Quyết định chấp nhận một mô hình vật lý
ngoài này hơn mô hình kia là kết quả lựa chọn của sử dụng. Như vậy người ta sẽ
phê chuẩn chấp nhận mô hình nào đáp ứng tốt nhất các ràng buộc về mặt tổ
chức, cũng như về mặt tài chính, kỹ thuật, tổ chức và nhân sự.
Mô hình vật lý trong cũn ớt ổn định hơn so với mô hình vật lý ngoài. Tồn
tại một số lượng lớn các khả năng. Sau đây là một số ví dụ minh hoạ:
Mô hình vật lý trong 1
Các trạm cuối phục vụ nhân viên bỏn vộ là các máy vi tính được nối mạng.
Một máy vi tính Server được trang bị một đĩa cứng để lưu giữ các dữ liệu và
chương trình. Đĩa cứng này có dung lượng 4,3 GB. Máy vi tính Server có bộ
nhớ trong là 64 MB, các máy vi tính đóng vai trò trạm làm việc có bộ nhớ chính
là 640 KB. 20 chương trình hệ thống được viết trong ngôn ngữ Visual C++. Một
máy in LASER được lắp đặt trong văn phòng phó giám đốc nhà hát, tốc độ in là
270 CPS. Cỏc vộ được in ra bằng một máy in Proprinter III.
Mô hình vật lý trong 2
Các trạm cuối được nối với một máy mini có bộ nhớ chính 100 MB. Dữ
liệu và các chương trình được chứa trên đĩa cứng loại Winchester, có dung
lượng 2,1 tỷ bytes. Phần mềm Oracle được dùng để thực hiện hệ thống. Một
máy in Proprinter III được lắp đắt trong phòng của phó giám đốc nhà hát. Vé
được in ra bằng một máy in Laser.
Mô hình vật lý trong
Các trạm cuối phục vụ nhân viên bỏn vộ là các máy vi tính được nối mạng.
Một máy vi tính chủ có đĩa cứng chứa các dữ liệu và chương trình. Đĩa cứng này
có dung lượng 4,3 GB. Máy vi tính chủ có bộ nhớ trong 64 MB; các máy vi tính
trạm có bộ nhớ trong là 32MB. Hệ thống được thực hiện bởi phần mềm
ACCESS 7.0. Một máy in LQ- 1170 được lắp đặt trong phòng phó giám đốc nhà
hát. Vé được in ra bằng một máy in Laser Jet 6L Hewlet- Packard.
Như một số mô hình vật lý trong vừa kể trên, loại này của hệ thống thông
tin là kết quả lựa chọn chủ yếu từ góc độ kỹ thuật, các bộ phận của nó là không
nhìn thấy được đối với những người sử dụng cuối. Với một mô hình vật lý

ngoài, tồn tại nhiều khả năng có thể của mô hình vật lý trong. Tuy nhiên các mô
hình đú khụng tương đương nhau. Một số có chi phí lớn hơn, một số khác hiệu
quả hơn. Quyết định chọn mô hình vật lý trong nào là phụ thuộc vào sự cân nhắc
kỹ thuật, chi phí và hiệu quả.
VI. HOÀN CHỈNH THIẾT KẾ VẬT LÝ.
6.1. Thiết Kế CSDL vật lý.
Thiết kế CSDL vật lý là tiến trình mà nhà thiết kế tạo ra các định nghĩa dữ
liệu cho hệ thống dự kiến và thiết lập cấu trúc tệp chính sẵn sàng cho cài đặt.
Điều này bao hàm việc dựng cỏc thông tin sau:
a/ Thông tin về ràng buộc thực hiện của người sử dụng dưới dạng phần
cứng và phần mềm, thời gian đáp ứng, kiểm soát an toàn và nhất quỏn…
b/ Các chi tiết về phân tích việc sử dụng dữ liệu đã làm trước đây, nghĩa là:
- Mô hình dữ liệu,
- Mô hình quan hệ,
- Sơ đồ phân tích đường đi,
- Sơ đồ sử dụng dữ liệu.
Người thiết kế thường bắt đầu áp dụng những điều được gọi là các qui tắc
cắt đầu tiên vào mô hình dữ liệu logic để chuyển đổi nó thành tập hợp ban đầu
các tệp phù hợp với phần mềm xử lý mà hãng hay cơ quan đang sử dụng. Sau đó
anh ta sẽ nhào nặn và tối ưu hoỏ cỏc tệp này cho đến khi nó đạt được đến các
yêu cầu hiệu quả của hệ thống.
Quá trình tối ưu hoá này giống như làm một bài tập. Đầu tiên, các mô hình
sử dụng dữ liệu được chỉnh và tính toán lại. Tuy nhiên, trong những hệ yêu cầu
thời gian, thông thường cần xây dựng một hình mẫu năng suất gồm một hay vài
tệp quan trọng nhất để đảm bảo rằng ràng buộc tệp yêu cầu có thể đạt được.
Hiển nhiên các thủ tục chính xác mà nhà thiết kế tệp/CSDL đã chấp thuận
rất phụ thuộc vào phần mềm đặc biệt được dùng và vào phần cứng hiện có. Do
vậy không thể nói thật rõ về tiến trình này được mọi điều cần nêu ra chỉ là các
hướng dẫn và ví dụ.
6.1.1 Các hệ quản trị CSDL

Có ba kiểu cấu trúc chính cho các hệ quản trị CSDL
- Phân cấp (IMS, Focus)
- Mạng hay Codasyl (IDMS)
- Quan hệ (Oracle, Db2)
Các kỹ thuật này được sử dụng để biến đổi mô hình quan hệ/ dữ liệu thành
một dãy đặc tả tệp vật lý thay đổi một cách đáng kể tuỳ theo cấu trúc. Ví dụ, nếu
hệ quản trị CSDL được sử dụng là cấu trúc quan hệ, thì quá trình chuyển đổi có
thể chỉ là một quá trình. Tình trạng tốt nhất là một kiểu thực thể trong mô hình
sẽ trở thành một tệp (hay tệp con) riêng của nó.
Mặt khác, nếu một hệ quản trị CSDL với cấu trúc phân cấp hoặc mạng
được sử dụng thì thủ tục chuyển đổi có thể phức tạp hơn rất nhiều mặc dầu
không phải lúc nào sự phức tạp ấy cũng cần thiết.
6.1.2 Quá trình thiết kế.
Phần này sẽ trình bày ví dụ về một hệ quản trị CSDL phân cấp (giả thiết),
những kỹ thuật và giai đoạn thiết kế khác nhau được minh hoạ. Mô hình dữ liệu
sử dụng ở đây rất quen thuộc với chúng ta như được chỉ ra trong (Hình 3)
Hình 3: Mô hình dữ liệu xuất phát điểm cho Thiết kế CSDL vật lý
6.1.2.1 Dạng cắt thứ nhất.
Khách hàng
Đơn hàng bán ra
kho
Cung cấp
Cung cấp kho
Giao hàng Dòng đơn hàng Đơn hàng mua vào
Dòng giao hàng Dòng đơn hàng mua
Khi quá trình chuyển đổi từ mô hình logic thành CSDL vật lý phức tạp,
thông thường người ta tiến hành theo hai giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất liên quan
đến việc áp dụng một số quy tắc chuẩn gọi là các “quy tắc cắt thứ nhất” (First
Cut Rules). Theo các quy tắc này thì người thiết kế có thể tạo ra một cấu trúc
CSDL vật lý ít nhất sẽ làm việc được (có thể chưa thật hiệu quả). Mỗi hệ quản

trị CSDL hoặc quản lý tệp cú cỏc quy tắc cắt thứ nhất riêng của mình. Dưới đây
là một ví dụ về một số quy tắc như vậy cho một hệ quản trị CSDL ở kiểu phân
cấp.
Quy tắc cắt thứ nhất cho một QTCSDL cấp bậc chưa xác định.
Các quy tắc cắt thứ nhất cho hệ quản trị CSDL phân cấp
1. Bỏ qua các quan hệ “không dùng”. (Nghĩa là các quan hệ
không nằm trong phần nào của mọi đường giao tác)
2. Xác định cấp bậc giữa các kiểu thực thể bằng cách sử dụng
các quan hệ một- nhiều, lấy kiểu thực thể “một” làm cha và
kiểu thực thể “nhiều” làm con.
3. Mỗi kiểu thực thể “con” có nhiều cha phải được cấp phát
cho một kiểu trong số đó làm cha chính thức. Quy tắc chọn
là kiểu thực thể cha nên có số lượng thực thể trung bình
nhỏ nhất. (ví dụ thực thể đơn hàng có số dòng đơn hàng
tương ứng ít hơn thực thể kho, kho có thể có rất nhiều thực
thể cỡ hàng nghìn dòng).
4. Bất cứ kiểu thực thể nào mà với nó có một thâm nhập từ
ngoài vào (nơi xuất phát phát chuyển giáp), phải ở đỉnh
của cấp bậc.
5. Mỗi cấp bậc trở thành một tệp tách riêng.
6. Nên dùng con trỏ và các kỹ thuật kết nối tệp để hỗ trợ cho
các quan hệ xuyên ngang cấp bậc.
Hình 4: Mô hình dữ liệu chia thành cấp bậc theo quy tắc cắt thứ nhất.
6.1.2.2 Tối ưu.
Sau khi đã tạo ra dạng cắt thứ nhất, các chuyên gia thiết kế CSDL có thể
thực hiện việc “chỉnh lại” cho CSDL đạt hiệu quả cao. Họ sẽ sử dụng nhiều sơ
đồ sử dụng dữ liệu, và sẽ thực hiện một số phép lặp trên CSDL, gợi ý các
phương pháp thâm nhập khác nhau, và tổ hợp các kiểu thực thể để đẩy nhanh
thời gian trả lời.
Rõ ràng, để thực hiện sự tối ưu hóa này, người thiết kế cần có kiến thức

chuyên môn về hệ QTCSDL. Bởi vậy, phần lớn quá trình tối ưu hoỏ thỡ đề tài
này không thể nghiên cứu. Tuy nhiên, quá trình cơ sở thử một tuỳ chọn vật lý
nào đó bằng cách quyết định trên một cấu trúc tệp, sau đó để kiểm chứng lưu
lượng dự kiến trên cấu trúc này, là chung cho tất cả thiết kế hệ QTCSDL.
Hình 5 nêu một ví dụ của một Biểu đồ sử dụng tệp. Đó là một tương đương
vật lý của biểu đồ sử dụng dữ liệu logic. Người thiết kế có thể đánh giá và ghi
nhận các thâm nhập đã được dự đoán trên một tệp vật lý nào đó, và làm các
quyết định trên cơ sở các kết quả. Ví dụ nêu ra ở đây cũng chỉ ra một hệ
Khách hàng
kho
Nhà cung cấp
Đơn hàng bán
Giao nhận bán
Nhà cung cấp/kho
Dòng đơn
hàng bán
Dòng giao nhận Dòng đơn hàng mua
Đơn hàng mua
QTCSDL giả định: người thiết kế cần điều chỉnh biểu đồ này cho phù hợp với
hệ quản lý tệp đang được hệ thống sử dụng.
Biểu đồ sử dụng tệp
Tên tệp Tên bản ghi Tên đường
Đơn hangs bán Đơn hàng
Dòng đơn hàng
Số ĐH, Ngày số KH, TT
vay
Số MH, số lượng
Nguồn Kiểu Tên Tần số số b/ghi t/gian tổng
t/gian
Truy nhập xử lý t/nhập t/nhập

số đơn
hàng
trực tiếp
DA?
Lấy đơn 150/ng 15 45ms 6750ms
Hình 5: Một biểu đồ sử dụng tệp

6.1.2.3 Lưu ý về an toàn và toàn vẹn.
Một khía cạnh quan trọng của thiết kế CSDL là việc tổ hợp các kiểm tra an
toàn và toàn vẹn cần thiết bên trong bản thân CSDL. Yêu cầu cho những điều
này có thể đã được xác định trong việc phân tích nghiệp vụ ban đầu nhưng cần
phải được hình thức hoá trong bước “xỏc định các kiểm soát cần thiết” của thiết
kế tiến trình chi tiết. Một số kiểm tra có thể được tiến hành bên trong các tiến
trình máy tính nhưng thường thì cách tiếp cận tốt nhất là xây dựng chúng trong
định nghĩa CSDL. Mở rộng việc kiêm tra đến mức độ nào thỡ cũn tuỳ thuộc vào
hệ QTCSDL / môi trường thế hệ bốn đang có và cũng tuỳ thuộc vào kỹ năng của
người thiết kế CSDL. Đó có thể là một công việc kỹ thuật và khá phức tạp, chất
lượng và kinh nghiệm của đội ngũ thiết kế có thể đạt tới mọi mức độ từ thành
công đến thất bại. Dù nỗ lực đến đâu đều bắt buộc là dữ liệu không chính xác và