Báo cáo thực tập kế toán tổng hợp tại công ty phát triển công nghệ máy ADC

Mở đầu
Trong cơ chế thị trường hiện nay, để phù hợp và có thể tồn tại, đứng vững và
phát triển của các doanh nghiệp là rất quan trọng. Là một doanh nghiệp nhỏ, mới
thành lập trong một khoảng thời gian ngắn, công ty phải đối mặt với biết bao khó
khăn, thử thách…Chính vì vậy công ty Phát triển công nghệ máy ADC đã trải qua
các giai đoạn chuyển đổi mình để phù hợp với thực tế bằng cách tìm ra những điểm
mạnh mà thị trường đang có nhu cầu để phát triển hướng kinh doanh của mình.
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế, ngày càng có nhiều khu chung cư, khu vui
chơi giải trí, sân vận động, các nhà máy sản xuất tại các khu công nghiệp…được
xây dựng. Đây chính là những nơi công ty có thể ký kết các hợp đồng lắp đặt điều
hoà, thang máy, lắp đặt hệ thống điện, đèn chiếu sáng, hệ thống cháy…
Nhằm đáp ứng nhu cầu về sử dụng các thiết bị dân dụng và công nghiệp đó,
công ty đã đầu tư thêm trang thiết bị, xây dựng cơ sở hạ tầng và mở rộng quy mô
của mình để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty Phát triển công nghệ
máy ADC hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và dịch vụ với chức năng chủ yếu là:
Tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo hành, bảo trì các hệ thống dân dụng và công nghiệp;
dịch vụ chuyển giao công nghệ; sản xuất lắp ráp các sản phẩm phục vụ cho lĩnh vực
điều hoà không khí, điện, điện tử, điện tự động hoá, thang máy, trang âm….
Sau nhiều năm hoạt động sáng tạo và phát triển liên tục, ADC đã khẳng định
được vị thế của mình trên thương trường. Bằng những kinh nghiệm và uy tín được
đúc kết từ nhiều năm, ADC đã chinh phục được rất nhiều khách hàng lớn, nhỏ khó
tính nhất và thu hút sự chú ý của nhiều hãng cung cấp thiết bị nổi tiếng trên thế giới.
Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ và phù hợp với
đặc điểm hoạt động của công ty. Hoạt động theo cơ chế phân cấp bao gồm cấp quản
lý và cấp thực hiện. Với cơ cấu gọn nhẹ, linh hoạt, mọi hoạt động và các quyết định
kinh doanh của công ty đều được phối hợp thực hiện một cách nhịp nhàng, nhanh
chóng. Điều đó giúp công ty tận dụng được lợi thế về thời gian, chớp lấy thời cơ và
đưa ra kịp thời những quyết định sáng suốt của mình.
Bộ máy kế toán hình thành và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của
công ty. Đồng thời được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung để phù hợp với quy
mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty cũng như khả

năng, trình độ của nhân viên kế toán. Theo mô hình này, phòng kế toán có chức
năng giúp giám đốc quản lý về mặt tài chính- kế toán của công ty. Từ đó kiểm tra,
đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình và hiệu quả sử dụng
vốn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nói chung, phòng kế toán là một
bộ phận rất quan trọng trong bộ máy quản lý của công ty.
Báo cáo này là những nét tổng hợp nhất khái quát về quá trình hình thành,
phát triển và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thông qua đó
giúp cho sinh viên bước đầu làm quen và hiểu rõ hơn về thực tế hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp ngoài những lý luận mà bản thân đã được trang bị
trong quá trình học tập. Vì vậy chắc chắn còn có nhiều thiếu sót do đó rất mong
nhận được sự đóng góp và chỉ dẫn của thầy giáo Trần Đức Vinh để em hoàn thành
tốt báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty Phát triển công nghệ máy
ADC:
1.1. Vài nét về công ty:
Tên công ty: Công ty Phát triển công nghệ máy ADC.
Tên giao dịch: ADC Enginery Technology Developing Company Ltd.
Địa chỉ đăng ký : Tổ 14 - Cụm 14 - Cống Vị - Ba đình - Hà nội.
Trụ sở giao dịch: Số 97 - Ngõ 12 - Phố Đào Tấn - Ba Đình - Hà Nội.
Số đăng ký kinh doanh: 071208
Số tài khoản:
- Ngân hàng thương mại cổ phần quốc tế Việt Nam: 10001948
- Ngân hàng Techcombank Hoàn Kiếm: 10810118498011
- Ngân hàng TMCP Quân đội hội sở: 3110000055216300
- Ngân hàng N
0
& PTNT chi nhánh Bà Triệu: 431101000112

- Ngân hàng công thương- chi nhánh Đống Đa: 7101312278

Điện thoại : 04. 7661827 Fax : 04.7662031
Công ty có các xưởng sản xuất:
- Xưởng sản xuất 1: Tại 97/12 Đào Tấn.
- Nhà máy chế tạo vật liệu mới (xưởng sản xuất 2): Đào Viên, Quế Võ, Bắc
Ninh.
- Xưởng sản xuất 3: Tại 96- Nguyễn Huy Tưởng- Hà Nội.
- Xưởng sản xuất ống gió: Nhà xưởng liên doanh công ty ADC- Xương Nam,
khu công nghiệp Quang Minh, Vĩnh Phúc.
- Chi nhánh tại Thái Nguyên: 264- Hoàng Văn Thụ.
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:
Công ty Phát triển công nghệ máy ADC đã trải qua 15 năm xây dựng và phát
triển, công ty luôn tự hoàn thiện mình để có thể đứng vững, tồn tại và phát triển trên
thị trường. Công ty đã trải qua nhiều giai đoạn với nhiều tên gọi khác nhau.
Công ty Phát triển công nghệ máy ADC- tiền thân là trung tâm công nghệ
máy, được thành lập và hoạt động từ năm 1992, trụ sở chính tại số 37 Ngô Quyền-
Hà Nội. Trong thời gian đó, được sự uỷ quyền của công ty TNHH Carrier Việt
Nam, trung tâm Công nghệ máy là đại lý uỷ quyền chính thức của Carrier tại địa
bàn Hà Nội.
Đến đầu năm 1999, thị trường điều hoà không khí và cơ điện nhiệt có nhiều
biến đổi mạnh mẽ. Các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực này không theo
kịp xu hướng phát triển ngày càng cao của thị trường. Thực tế này đặt ra những yêu
cầu và đòi hỏi cấp thiết. Qua tìm hiểu thực tiễn và nghiên cứu kỹ thị trường, trung
tâm Công nghệ máy nhận thức đây là một thị trường hoạt động tiềm năng và có
nhiều thách thức. Tuy nhiên, ngành nghề kinh doanh cũng như mô hình tổ chức
hiện tại của trung tâm không phù hợp với loại hình hoạt động mới này. Vì thế, Ban
giám đốc trung tâm quyết định chuyển đổi trung tâm thành mô hình một công ty,
mở rộng ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực hoạt động. Ngày 29/4/1999, công ty
Phát triển công nghệ máy ADC chính thức được thành lập, với nhiệm vụ kinh
doanh chính là cung cấp, thiết kế, tư vấn, lắp đặt, bảo hành, bảo trì các hệ thống
điều hoà không khí dân dụng và công nghiệp.

Qua hơn 8 năm hoạt động, công ty ngày càng lớn mạnh và có uy tín trên thị
trường. Từ chỗ chỉ có gần 10 cán bộ công nhân viên, doanh số dưới 1 tỷ đồng/ năm,
tiềm lực tài chính chưa đủ mạnh, chỉ đủ cho phục vụ hoạt động xây dựng cơ bản thì
đến nay đội ngũ nhân viên của công ty tăng không ngừng cả về số lượng và chất
lượng; công ty không những có khả năng chi trả tiền lương, các chi phí cho hoạt
động kinh doanh mà còn có tích luỹ, đầu tư phát triển mở rộng sản xuất. Đời sống
của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện. Với đội ngũ kỹ
sư đầy nhiệt huyết, đội ngũ công nhân lành nghề nhiều năm kinh nghiệm được đào
tạo chính quy qua các khoá huấn luyện trong và ngoài nước, cùng với các trang
thiết bị máy móc hiện đại, có đủ vật tư phụ tùng thay thế, lắp đặt, công ty đã, đang
và sẽ thực hiện nhiều dự án cho khách hàng với chất lượng cao nhất; tạo được uy tín
và chỗ đứng đáng kể trên thị trường ngành.
Ngay sau khi đi vào hoạt động, hãng điều hoà nhiệt độ General (Nhật Bản)
chứng nhận công ty Phát triển công nghệ máy ADC là đại lý uỷ quyền của hãng ở
khu vực phía Bắc. Ngoài ra, công ty ADC cũng đã liên doanh liên kết với nhiều
hãng trong các lĩnh vực và đã được chứng nhận là đại lý ủy quyền sản phẩm của các
hãng như: Mitsubishi, Trane, Carrier, Hitachi, Rinki, Johnson Controls, Daikin, LG,
Toshiba, Honeywell, Alp-P3, Fantech, Fuji.
Năm 2000 công ty ADC được hãng điều hoà Carrier của Mỹ chọn làm đại lý
uỷ quyền cung cấp, lắp đặt, bảo hành các sản phẩm của hãng để thực hiện rất nhiều
dự án quan trọng.
Trong quá trình phát triển Công ty ADC luôn tìm cách đầu tư công nghệ, cải
tiến kỹ thuật để đưa ra các sản phẩm mới có chất lượng cao thay thế dần hàng ngoại
nhập và mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình trên nhiều phương diện.
Cuối năm 2000, Công ty ADC đưa ra thị trường sản phẩm cửa gió kỹ thuật
cao bằng nhôm định hình dùng cho hệ thống điều hòa không khí trung tâm trước
đây phải nhập khẩu. Sản phẩm này ngay lập tức đã được thị trường đón nhận nhiệt
tình do chất lượng và giá cả hợp lý, mở ra một hướng kinh doanh mới cho công ty.
Năm 2001, Công ty ADC liên doanh với hãng Rinki Hồng Kông – một hãng
sản xuất tháp giải nhiệt nổi tiếng ở Châu Á Thái Bình Dương và trở thành đại lý độc

quyền của Rinki tại Việt Nam với sản phẩm là tháp Rinki.
Năm 2002, Công ty ADC quyết định thay đổi vật liệu và phương pháp thi
công lắp đặt điều hoà không khí cổ truyền bằng vật liệu mới, áp dụng phương pháp
thi công hiện đại của thế giới. Công ty ADC đã sử dụng vật liệu Alp- P3 của Italia
để chế tạo ống gió thay cho tôn truyền thống. Đây là vật liệu siêu bền, siêu nhẹ, siêu
sạch, thời gian và nhân lực thi công chỉ bằng 40% trước đây. Công nghệ thi công
tiên tiến lần đầu tiền được ADC áp dụng ở Việt Nam và được khách hàng đánh giá
cao.
Năm 2003 được coi là năm thể thao Việt Nam với những sự kiện lớn, tiêu
biểu như Seagames 22. Nắm bắt được cơ hội này công ty ADC đã đầu tư mở rộng
kinh doanh vào lĩnh vực nội thất, các trang thiết bị thể dục thể thao, liên hệ làm đại
lý với các nhà sản xuất nổi tiếng trên thế giới trong lĩnh vực thể thao như :
Plakor : Nhà sản xuất ghế ngồi thể thao nổi tiếng của Hàn Quốc
Toa (Nhật)- Philip (Hà Lan) : Nhà sản xuất âm thanh
Polycom (Anh) : Nhà sản xuất bảng điện tử
General Lights(Mỹ) : Nhà sản xuất thiết bị ánh sáng
Đóng góp chung vào nền thể thao nước nhà, công ty đã có một số công trình
phục vụ Seagames 22 như công trình cung cấp hệ thống điều hoà không khí trung
tâm, âm thanh, ghế ngồi cho nhà thi đấu Vĩnh Phúc, nhà thi đấu Hải Dương đạt chất
lượng tốt, được chủ đầu tư đánh giá cao. Ngoài ra là hàng loạt các công trình lớn
nhỏ trong cả nước như công trình cung cấp tháp giải nhiệt cho Đài phát thanh
truyền hình Việt Nam, Cục hàng không dân dụng Việt Nam, các công trình cung
cấp hệ thống điều hoà không khí cho UBND tỉnh Thái Nguyên, Hoà Bình, các đại
sứ quán….
Năm 2005 để đáp ứng nhu cầu công việc công ty quyết định tăng vốn điều lệ
và thành lập chi nhánh tại Thái Nguyên, mở rộng xưởng sản xuất tháp giải nhiệt,
cửa gió và cơ khí tại thị trấn Quế Võ- Bắc Ninh, đầu tư thêm các trang thiết bị.
Với nền kinh tế thị trường hiện nay, để đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng,
trong quá trình kinh doanh công ty đã đa dạng hoá trong hoạt động, vừa sản xuất,
thương mại và dịch vụ. Công ty phục vụ tất cả khách hàng có nhu cầu sử dụng

những sản phẩm và dịch vụ của công ty như người tiêu dùng, các doanh nghiệp,
Chính phủ, các tổ chức
Hiện nay, công ty là đại lý độc quyền và uỷ quyền của nhiều hãng nổi tiếng
trên thế giới, ngành nghề sản xuất kinh doanh phong phú và đa dạng. Công ty đã
sản xuất một số sản phẩm phục vụ ngành điện lạnh và công nghiệp nặng như cửa
gió, tháp giải nhiệt được thị trường đón nhận.
Với những thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, cũng
như với sự đóng góp tích cực về vấn đề phát triển doanh nghiệp Hà Nội nói riêng và
doanh nghiệp Việt Nam nói chung, đóng góp của công ty về vấn đề xã hội trong 3
năm qua: 2003, 2004, 2005 công ty đã nhận được một số giải thưởng.
1.3. Những kết quả kinh doanh chủ yếu trong những năm gần đây:
Để đánh giá khái quát tình hình kinh doanh của công ty Phát triển công nghệ
máy ADC trong những năm gần đây, chúng ta xem xét một số chỉ tiêu thông qua
bảng 01 sau:
Bảng 01: Tình hình chủ yếu về sản xuất kinh doanh của công ty Phát triển
công nghệ máy ADC
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Vốn kinh doanh 6727831437 9600000000 9600000000
Tổng doanh thu 25412001314 36215114124 50701159774
Tổng quỹ lương 66350000 97090000 131967000
Lợi nhuận trước thuế 1029114012 1335167679 2301158937
Lợi nhuận sau thuế 740962089 961320729 1656834435
Tổng lao động 50 70 93
Thu nhập BQ/người/tháng 1327000 1387000 1419000
Dựa vào số liệu trong bảng cho thấy rằng công ty đã có nhiều nổ lực trong
việc cố gắng đẩy mạnh công tác bán hàng, tăng doanh thu. Doanh thu năm 2004 là
25412001314 đồng nhưng đến năm 2005 là 36215114124 đồng, tăng 10803112810
đồng tương ứng với tỉ lệ 42,51% so với năm 2004; tương tự doanh thu năm 2006
tăng 14486045650 đồng tương ứng với mức tăng 40,00% so với năm 2005. Mặc dù
tốc độ tăng doanh thu của năm 2006 thấp hơn năm 2005 nhưng nhìn chung tổng

doanh thu của năm 2006 đã tăng lên đáng kể. Việc tăng doanh thu của công ty trong
các năm qua được đánh dấu là một sự phát triển khả quan của công ty.
Việc tăng doanh thu kèm theo đó là lợi nhuận trước thuế và sau thuế của công
ty tăng. Lợi nhuận trước thuế năm 2005 tăng 29,74% so với năm 2004, năm 2006
tăng 72,35% so với năm 2005. Lợi nhuận sau thuế năm 2005 tăng 29,74% so với
năm 2004, năm 2006 tăng 72,35% so với năm 2005. Như vậy tốc độ tăng lợi nhuận
qua hai năm gần đây là không thay đổi, chứng tỏ công ty vẫn duy trì tốt mức tăng
lợi nhuận của mình, ngoài việc nổ lực trong công tác tiêu thụ hàng hoá thì công tác
quản lý chi phí và giá thành sản phẩm của công ty đã được chú trọng hơn.
Tổng lợi nhuận của công ty tăng do đó mà thu nhập của người lao động
không ngừng được nâng lên, công ty chú trọng nhiều về vấn đề số lượng và chất
lượng người lao động cũng như đời sống của họ.
Qua bảng phân tích sơ bộ trên cho thấy công ty đang trên đà phát triển, hầu
hết các chỉ tiêu đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh đều tăng lên.
2. Đặc điểm quy trình công nghệ:
2.1.Quy trình mua hàng trong nước: (QT 07).
* Sơ đồ:
*Giải thích:
- Xác định nhu cầu:
◊ Căn cứ thông tin thị trường.
◊ Căn cứ vào nhu cầu của công ty.
◊ Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng.
◊ Người đề xuất điền thông tin cần thiết vào đề nghị nhập hàng (BM 07.01).
- Thu thập thông tin và lựa chọn nhà cung cấp:
◊ Căn cứ vào danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.
◊ Căn cứ vào khả năng của các nhà cung cấp (phải so sánh báo giá của 03 nhà
cung cấp).
◊ Tuân theo quy trình nhập khẩu- QT 08 (phiếu chấm điểm nhà cung cấp- BM
08.01).
- Xem xét và phê duyệt:

◊ Sau đó đề nghị nhập hàng (BM 07.01) được chuyển lên phòng kế toán tài
chính để xem xét lựa chọn nhà cung cấp nào có lợi nhất.
◊ Trong trường hợp phòng kế toán không duyệt thì quay trở lại lựa chọn nhà
cung cấp khác.
Xác định nhu cầu
Thu thập thông tin &
lựa chọn nhà cung cấp
Xem
xét
Phê duyệt
Lập đơn đặt hàng
& mua hàng
Kiểm
tra
Nhập kho,
lưu hồ sơ
QT 04
BM
04.5
◊ Đề nghị nhập hàng (BM 07.01) sẽ được trình lên giám đốc sau khi đã có chữ
ký của kế toán trưởng, giám đốc là người phê duyệt cuối cùng.
◊ Nếu giám đốc không duyệt thì lại lựa chọn nhà cung cấp khác.
- Lập đơn đặt hàng và mua hàng:
◊ Người đề xuất lập đơn đặt hàng theo BM 07.03 hoặc BM 07.04 và có trách
nhiệm theo dõi quá trình đặt hàng. Trường hợp mua hàng cần phải làm hợp đồng
mua bán thì người đề xuất sẽ làm hợp đồng kinh tế (theo BM 07.02).
◊ Trong trường hợp khẩn có thể đặt hàng qua điện thoại.
◊ Việc mua hàng để đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng (số tiền mua
hàng dưới 2000 USD) thì trưởng phòng kinh doanh sẽ là người xem xét phê
duyệt và chịu trách nhiệm với chữ ký của mình.

◊ Giám đốc sẽ trực tiếp ký duyệt trong trường hợp mua hàng với số lượng lớn
hơn 2000 USD với đề xuất và ký nháy của người đề xuất.
◊ Trong trường hợp đặc biệt giám đốc sẽ uỷ quyền cho người thay thế ký duyệt
(theo BM 07.07- giấy uỷ quyền).
- Kiểm tra:
Thủ kho sẽ kiểm tra hàng hoá xem có đúng chủng loại yêu cầu theo đơn hàng
không. Nếu đạt yêu cầu thì cho hàng nhập kho, trong trường hợp hàng không đạt
yêu cầu thì sẽ xử lý theo quy định trong QT 04 (sản phẩm không phù hợp BM
04.05).
- Nhập kho, lưu hồ sơ:
◊ Khi hàng nhập kho thủ kho phải thực hiện các quy định trong QT
12.
◊ Thủ kho vào sổ kho theo BM 12.02 để quản lý hàng nhập vào
kho.Thủ kho phải có trách nhiệm nhận đủ hàng. Khi hàng đã nhập vào kho thì
trách nhiệm từ đó thuộc về thủ kho.
2.2. Quy trình mua hàng nhập khẩu nước ngoài: (QT 08).
 Chọn nhà cung cấp:
* Sơ đồ:
Nhu cầu thị trường &
thông tin nhà cung
cấp
Kiểm tra đưa vào danh sách các
nhà cung cấp & thị trường giá cả
Đánh giá nhà cung cấp
Theo dõi và lựa chọn nhà cung cấp
& đặt hàng, thảo luận hợp đồng
Không
chọn
kết
thúc

* Giải thích:
- Nhu cầu thị trường:
Phòng kinh doanh cần tìm hiểu nhu cầu thị trường như: Kiểm tra số lượng,
mặt hàng, chủng loại, giá cả và nhu cầu thị trường tiêu thụ để đưa ra phân tích.
Đánh giá các nhà cung ứng nước ngoài cho từng loại mặt hàng. Phân tích cung và
cầu để đưa ra quyết định ký hợp đồng và nhập hàng theo số lượng, chủng loại đã
phân tích.
- Kiểm tra số lượng cần nhập:
Phòng kinh doanh sau khi đã phân tích thì tiến hành đề xuất số lượng, mặt
hàng cần nhập để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Giám đốc xem xét lại đề xuất của phòng kinh doanh về các nhà cung cấp như
giá cả, số lượng, thời gian thanh toán và thời gian giao hàng.
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp:
Giám đốc và phòng kinh doanh cùng đánh giá nhà cung cấp như:
◊ Cần lập ra danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt theo BM 08.02: So sánh
giữa các nhà cung cấp về uy tín trên thị trường thế giới và trong nước; so sánh về
giá cả, thời gian thanh toán, khả năng giao hàng và chất lượng hàng mẫu theo BM
08.03- phiếu đánh giá chất lượng hàng hoá.
◊ Lập ra phiếu chấm điểm đánh giá các nhà cung cấp (BM 08.01). Cách đánh giá
được tiến hành theo các tiêu chí và hệ số quy định trong BM 08.01. Tổng số điểm
các nhà cung cấp được lựa chọn không được dưới 84 điểm, các nhà cung cấp được
lựa chọn sẽ được đánh giá lại sau 6 tháng (thời gian đánh giá lại có thể thay đổi khi
có sự biến đổi đột xuất). Sau đó chỉ định nhà cung cấp và đặt hàng thảo luận hợp
đồng.
 Thủ tục nhập hàng:
* Sơ đồ:
* Giải thích: Sau khi chọn được nhà cung cấp và tiến hành đàm phán làm hợp đồng,
đơn đặt hàng.
- Hàng về đường biển:
Sau khi hai bên thống nhất nhà cung cấp sẽ fax hợp đồng, vận đơn tới; phòng

kinh doanh căn cứ vào đó kiểm tra ngày xuất và thời gian hàng về để tiến hành làm
thủ tục nhập hàng. Qua hãng vận tải biển để tiến hành làm thủ tục và xin giấy uỷ
quyền nhận hàng.
- Thời gian hàng về:
Phòng kinh doanh theo dõi thời gian hàng về bằng đường biển, trung bình
khoảng 7 ngày và xếp dỡ tàu thêm 1 ngày.
- Xem xét lại hợp đồng, invoice và giấy thông báo hàng về:
Phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra lại hợp đồng và xem xét các điều khoản
trong hợp đồng như giá cả, số lượng, thời gian thanh toán. Khi có giấy thông báo
hàng về thì chuẩn bị các giấy tờ liên quan như: Giấy thông báo hàng về của hãng
tàu, giấy giới thiệu, vận đơn.
- Chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục hải quan:
Lựa chọn nhà cung cấp
Hàng về đường hàng không Hàng về đường biển
Thời gian hàng nước ngoài về Thời gian hàng nước ngoài về
Xem xét lại hợp đồng, invoice
& thông báo hàng về
Xem xét lại hợp đồng, invoice
& thông báo hàng về
Chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục
hải quan
Chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục
hải quan
Quy trình làm thủ tục hải quan
Nhập hàng về kho
Quy trình làm thủ tục hải quan
Nhập hàng về kho
Nếu chưa có C/O thì làm công văn nợ C/O; giấy giới thiệu cho hãng vận tải,
hải quan, kho hàng; giấy uỷ quyền của hãng vận tải; giấy thông báo hàng về, vận
đơn, tờ khai hải quan, hợp đồng ngoại, giấy phép thành lập & đăng ký kinh doanh,

giấy đăng ký mã số hải quan về xuất nhập khẩu.
- Quy trình làm thủ tục hải quan:
◊ Đăng ký tên doanh nghiệp nhập hàng.
◊ Hải quan nhận hồ sơ và tiến hành làm thủ tục.
◊ Tiến hành đưa các dữ liệu hồ sơ vào máy tính.
◊ Hải quan kiểm tra hồ sơ và tính lại thuế của doanh nghiệp.
◊ Đưa sang bộ phận lưu hồ sơ của hải quan.
◊ Hồ sơ đưa sang phòng kiểm hoá.
◊ Doanh nghiệp nhận phiếu xuất kho + hồ sơ, cùng hải quan xuống cảng làm
thủ tục kiểm hoá.
◊ Hải quan tiến hành kiểm hoá và xác nhận đã kiểm hoá.
◊ Hồ sơ đưa về hải quan trình lãnh đạo phòng kiểm hoá ký duyệt và phúc tập
hồ sơ.
◊ Hồ sơ quay trở lại phòng kiểm tra và tính thuế để hải quan tính thuế lại.
◊ Hồ sơ đưa về phòng lãnh đạo hải quan ký duyệt đã làm xong thủ tục hải quan
và đóng dấu, lưu hồ sơ; trả lại cho doanh nghiệp tờ thông báo thuế và tờ khai
hải quan.
- Hàng về đường hàng không:
Nhà cung cấp fax hợp đồng, vận đơn để kiểm tra thời gian hàng về để tiến
hành làm thủ tục nhập hàng. Qua hãng vận tải để tiến hành làm thủ tục và xin giấy
uỷ quyền nhận hàng.
- Thời gian hàng về:
Phòng kinh doanh theo dõi thời gian hàng về đường hàng không trung bình
khoảng 2 ngày và xếp dỡ thêm 1 ngày.
- Nhập hàng về kho:
Phòng kinh doanh thông báo cho thủ kho về số lượng, mặt hàng chuẩn bị về
kho để thủ kho sắp xếp và chuẩn bị nhập hàng. Thủ kho và người giao hàng kiểm
tra về số lượng, chủng loại mặt hàng và bàn giao cụ thể theo BM 12.05, trong khi
kiểm tra nếu phát hiện bất kỳ điểm gì không phù hợp so với bản thông báo, thủ kho
sẽ phải lập phiếu kiểm soát không phù hợp BM 04.05 mô tả rõ sự không phù hợp

trình giám đốc xem xét để có biện pháp xử lý.
Giấy tờ gồm: Giấy thông báo thuế, tờ khai hải quan, hợp đồng, invoice, đưa
cho phòng kế toán làm nhập chứng từ.
Khi hàng đã nhập kho, thủ kho phải có trách nhiệm thông báo cho cán bộ
đánh giá chất lượng hàng hoá (xác suất kiểm tra từ 1- 10% tuỳ theo số lượng hàng
về).
2.3. Quy trình bán hàng:
* Sơ đồ:
* Mô tả:
 Tiếp nhận thông tin:
Phòng kinh doanh tiếp nhận thông tin mua hàng của khách hàng qua điện
thoại, fax hoặc giao dịch trực tiếp khi khách hàng đến, sau đó ghi đầy đủ các thông
số kỹ thuật mà khách hàng yêu cầu. Trường hợp khách hàng gửi đơn đặt hàng tới
xác nhận mua hàng, cán bộ kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng cho công ty.
Tiếp nhận
thông tin
Xem xét
năng lực đáp
ứng
Lưu
thông tin
Báo giá
Đàm phán
Bán hàng
Thanh toán
ngay
Thanh toán
sau
Kho giao
nhận hàng

Kiểm soát
tiền hàng
Thu nộp
tiền hàng
Trả
lại
hàng
 Xem xét năng lực đáp ứng:
- Trường hợp có khả năng đáp ứng thông tin theo yêu cầu: Cán bộ kinh doanh sau
khi tiếp nhận thông tin có trách nhiệm kiểm tra, xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu
của khách hàng theo các tiêu chí chính sau:
♦ Cán bộ kinh doanh thông qua thủ kho kiểm tra số lượng hàng trong kho có
đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay không. Trong trường hợp hàng
không có đủ số lượng theo yêu cầu khách hàng hoặc không có sẵn, nhưng vẫn
có thể nhập mua và cung cấp cho khách hàng thì cán bộ kinh doanh cần phải
báo cáo với giám đốc việc nhập hàng.
♦ Xem xét khả năng giao hàng theo yêu cầu của khách hàng về thời gian giao
hàng, nơi giao nhận, cách thức giao nhận, phương tiện vận chuyển, phương
thức thanh toán…
- Trường hợp không có khả năng đáp ứng thông tin theo yêu cầu:
♦ Cán bộ kinh doanh sau khi xác nhận với kế toán bán hàng, thủ kho hoặc
giám đốc biết chắc là không thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, báo lại
cho khách hàng và toàn bộ những thông tin này được ghi lại và lưu tại phòng
kinh doanh.
♦ Những thông tin lưu này sẽ được quay lại xử lý khi công ty có thể đáp ứng
được yêu cầu.
 Báo giá: Công ty có các loại báo giá sau:
◊ Báo cho khách hàng truyền thống.
◊ Báo cho khách hàng mới.
◊ Báo giá công trình.

Cán bộ kinh doanh khi báo giá cho khách hàng phải căn cứ vào bảng báo giá
đầu vào và mối quan hệ của khách hàng với công ty.
 Đàm phán:
- Đàm phán có kết quả: Đây là bước thoả thuận với khách hàng về giá cả, số lượng,
chủng loại, chất lượng của hàng hoá, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng
và thời hạn giao hàng…Nếu khách hàng đồng ý thì sẽ chuyển bước tiếp theo, nếu
khách hàng chưa đồng ý thì cán bộ kinh doanh cần phải tư vấn, thuyết phục khách
hàng để việc bán hàng được tiến hành.
- Đàm phán không có kết quả: Trong trường hợp sau khi đàm phán với khách hàng
không thoả thuận được thì cán bộ kinh doanh lưu tại phòng kinh doanh. Những
trường hợp mà không giải quyết được ngay như chưa có hàng, những yêu cầu ngoài
khả năng đáp ứng tại thời điểm hiện tại sẽ được lưu và xử lý trở lại khi có thể giải
quyết. Những trường hợp công ty có thể giải quyết được nhưng cán bộ kinh doanh
không có quyền quyết định thì sẽ làm đề xuất và xin ý kiến của giám đốc hoặc chủ
tịch HĐQT.
 Bán hàng:
• Thanh toán ngay:
- Khách hàng thanh toán tại công ty: Trường hợp này diễn ra khi khách hàng tới
mua hàng thì cán bộ kinh doanh làm báo giá (trưởng phòng kinh doanh chịu trách
nhiệm kiểm tra báo giá), đơn đặt hàng, phiếu kê khai bán hàng đã được kiểm tra và
yêu cầu thủ kho xuất hàng và cung cấp chứng từ để giao cho khách hàng. Cán bộ
kinh doanh có nhiệm vụ thu tiền và nộp lại cho kế toán.
- Khách hàng không thanh toán tại công ty: Trường hợp khách hàng không trực tiếp
thanh toán ở tại công ty mà thanh toán sau khi giao hàng thì cán bộ kinh doanh cũng
làm các bước thứ tự như trên rồi chuyển chứng từ cho người giao hàng để tiến hành
tiếp quy trình. Chỉ khác với trên là người giao hàng phải có trách nhiệm giao hàng
có đầy đủ chữ ký hợp lệ và thu hồi ngay tiền hàng rồi mang về nộp cho thủ quỹ.
• Thanh toán sau: Cán bộ kinh doanh trước khi bán hàng cho khách hàng truyền
thống phải kiểm tra xem có bị nợ quá hạn không, nếu có nợ quá hạn thì phải thu
được phần nợ quá hạn mới được bán hàng tiếp, còn không thanh toán sẽ dừng hàng

không bán. Thủ tục bán hàng cũng thực hiện tương tự như trên nhưng chưa có phần
thanh toán.
 Giao nhận hàng:
- Người giao hàng sẽ giao hàng và chứng từ nếu khách hàng không đến công ty
mua.
- Biên bản bàn giao sẽ do khách hàng giữ 1 bản và phòng kinh doanh giữ 1 bản.
- Người giao hàng sẽ có trách nhiệm giao hàng cho khách hàng và yêu cầu khách
hàng ký nhận đầy đủ vào tất cả các chứng từ, rồi thu tiền hàng nếu là trường hợp
thanh toán ngay sau khi giao hàng, sau đó nộp lại cho thủ quỹ.
- Trường hợp gửi hàng, khách hàng ở tỉnh xa hoặc mua với số lượng lớn người giao
hàng phải đi gửi hàng hoặc thuê dịch vụ vận chuyển. Người giao hàng có trách
nhiệm làm phiếu bàn giao và yêu cầu đại diện bên nhận ký xác nhận.
- Trường hợp cần phải lắp đặt cho khách hàng thì người giao hàng sẽ là một kỹ
thuật có trách nhiệm giao, lắp và thu tiền nộp cho thủ quỹ.
 Kiểm soát bán hàng:
Cán bộ kinh doanh sau khi bán hàng nếu khách hàng thanh toán ngay thì phải
có trách nhiệm thu tiền nộp cho thủ quỹ, nếu thanh toán sau thì phải ghi vào công
nợ để tiếp tục việc thu hồi nợ khi đến hạn. Trong trường hợp sau khi bán hàng,
khách hàng đã nhận hàng nhưng họ muốn trả lại hàng thì cán bộ kinh doanh phải
báo cáo giám đốc để xử lý có nhập lại hay không nhập lại. Việc nhập lại chỉ được
chấp thuận khi hàng còn nguyên vẹn như lúc giao.
Nếu hàng đã viết hoá đơn GTGT thì phải có hoá đơn GTGT của khách hàng
viết trả lại hoặc huỷ hoá đơn GTGT do khách hàng ký và đóng dấu.
Vào cuối tháng cán bộ kinh doanh báo cáo tình hình bán hàng trong tháng
hoặc thông tin thị trường (nếu có thông tin quan trọng) tới giám đốc hoặc chủ tịch
HĐQT.
2.4. Quy trình lắp tháp:
- Để đáy tháp xuống mặt đất, dùng một chân tháp làm mẫu khoan lỗ theo chân tháp
để bắt vào đáy tháp (lưu ý 6 vị trí chân tháp ứng với 6 gầm chịu lực của đáy tháp).
- Bắt 6 chân tháp vào đáy tháp.

- Bắt ống ngang vào sóc két M 114 (bắt vào sóc két giữa).
- Sóc két M 114 giữa bắt ống lọc nước M 114.
- Sóc két 34 phía trên bắt đoạn ống M 34 + co + mũ che nước.
- Sóc két M 27 bắt van phao.
- Lắp co 90φ114 vào đầu ống ngang => cắm ống đứng φ114 vào.
- Bắt vòng trung tâm φ114 có 8 rãnh vào ống đứng sao cho khi đưa 6 ống φ34 (ống
đỡ lưới filling) nằm song song với mặt đất.
- Đặt 3 lưới sắt φ8 lên 6 ống chia đều.
- Đặt tấm giải nhiệt vào (gọi là filling).
- Vặn đầu chia nước vào ống đứng (lưu ý khi để ống đứng vào tháp chia đều để ống
đứng đúng trung tâm của tháp).
- Lắp ống chia nước vào đầu chia (lắp bộ căng tăng đơ vào ống chia).
- Lắp vỏ tháp theo tuần tự đánh dấu bên trong vỏ tháp.
- Lắp mô tơ, cánh quạt vào giá đỡ mô tơ.
- Bê toàn bộ lên nóc tháp, khoan lỗ bắt vào vỏ tháp (lưu ý trước khi khoan bắt giá
đỡ mô tơ điều chỉnh cho cánh quạt không chạm vào vỏ tháp là được).
- Bắt thang tháp vào vỏ tháp.
- Bắt lưới gió hồi.
2.5. Quy trình thi công lắp đặt thang máy:

Công tác chuẩn bị
Tập kết thiết bị và
dụng cụ lắp đặt
Tiếp nhận thang máy
Lắp đặt thang máy
Chuẩn bị
mặt bằng
Kho chứa thiết bị
Thiết bị vận
chuyển theo

phương ngang
Thiết bị vận chuyển
theo phương thẳng
đứng
Bảo
hành,bảo
trì
Công
việc lắp
đặt
Công
việc căn
chỉnh
Chạy thử,
kiểm tra
Chuẩn
bị cho
lắp đặt
2.6. Quy trình thi công lắp đặt điều hoà:
3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:
* Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh:
Cung cấp, thiết kế, tư vấn, lắp đặt, bảo hành, bảo trì các hệ thống.
- Điều hoà không khí.
- Ghế ngồi, thiết bị âm thanh, ánh sáng, bảng điện tử cho sân vận động, nhà thi đấu,
hội trường.
- Máy phát điện.
- Hệ thống thang máy.
- Hệ thống áp lực Gas hoá lỏng và khí công nghiệp.
- Các hệ thống chống sét công nghiệp.
- Tháp giải nhiệt nước Rinki.

- Các hệ thống điện- điện tử- tự động hoá trong công nghiệp.
* Thị trường tiêu thụ chủ yếu:
Trước đây thị trường chủ yếu là các tỉnh miền Bắc như Hà Nội, Hải Dương,
Vĩnh Phúc, Thái Bình, Hoà Bình, Phú Thọ, Thái Nguyên…nhưng hiện nay công ty
Công tác lấy dấu và
gia công chi tiết
Công tác lắp đặt, chạy đường ống
dẫn gas và các phụ kiện
Lắp đặt thiết bị điều
hoà không khí
Công tác gia công, lắp đặt
đường ống nước ngưng
Lắp đặt điện
Công tác đấu nối hệ thống điều
khiển trung tâm
đã mở rộng đến cả các tỉnh ở miền Trung và miền Nam như: Hà Tĩnh, Huế, thành
phố Hồ Chí Minh…
* Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
- Về sản xuất: Công ty sản xuất hai mặt hàng chủ yếu là quạt thông gió và tháp giải
nhiệt phục vụ cho hệ thống điều hoà. Nguyên vật liệu công ty sử dụng chủ yếu được
nhập khẩu. Tuy mới đi vào sản xuất chưa lâu nhưng các sản phẩm của công ty đã
rất được thị trường ưa chuộng, nó đã thay thế dần những sản phẩm này trước đây
công ty phải nhập khẩu và đây được coi là những bước tiến rất lớn của công ty
trong việc cải tiến công nghệ điều hoà không khí và thông gió tại Việt Nam.
- Về thương mại: Công ty chủ yếu nhập khẩu hàng hoá từ các nước như Anh, Nhật
Bản, Hàn Quốc…Hàng hoá công ty nhập khẩu bao gồm thang máy, điều hoà…
Hàng năm công ty có các hợp đồng mua bán và lắp đặt hệ thống thang máy, điều
hoà, thiết bị điện…cho các khu nhà chung cư, sân vận động, khu công nghiệp.
* Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức nhiều bộ phận

sản xuất hay còn gọi là các xưởng sản xuất. Mỗi xưởng sản xuất thực hiện một chức
năng, nhiệm vụ riêng của mình:
- Xưởng sản xuất tháp giải nhiệt (xưởng sản xuất 1): Xưởng này được tổ chức với
qui mô nhỏ và theo mô hình đứng đầu là giám đốc xưởng, tiếp đến là các nhân viên
xưởng. Xưởng này với chức năng và nhiệm vụ chính là chuyên sản xuất và lắp ráp
tháp giải nhiệt. Các bộ phận của tháp giải nhiệt như chân tháp, đáy tháp, thân tháp
và vỏ tháp lần lượt được lắp ráp như quy trình công nghệ lắp tháp để tạo thành sản
phẩm hoàn chỉnh phục vụ cho hệ thống điều hoà giải nhiệt nước.
- Nhà máy chế tạo vật liệu mới (xưởng sản xuất 2): Được tổ chức theo mô hình như
sau: Đứng đầu là giám đốc nhà máy tiếp đến là các tổ sản xuất. Xưởng sản xuất này
có chức năng và nhiệm vụ chính là sản xuất vật liệu mới để chế tạo ống gió thay
cho tôn truyền thống trước kia.
- Xưởng sản xuất 3: Xưởng này được sản xuất với qui mô lớn với mô hình là giám
đốc xưởng và các tổ sản xuất. Xưởng này có chức năng và nhiệm vụ là sản xuất và
lắp ráp quạt thông gió, cửa gió kỹ thuật cao bằng nhôm định hình trước đây phải
nhập khẩu phục vụ cho hệ thống điều hoà.
- Xưởng sản xuất ống gió (xưởng sản xuất 4): Nhà xưởng này liên doanh với công
ty Xương Nam. Xưởng này có chức năng và nhiệm vụ là sản xuất và lắp ráp ống gió
để phục vụ cho hệ thống thông gió.
Ngoài ra công ty còn có các đội thi công, sửa chữa, bảo hành, bảo trì, đội vận
tải có nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý:
4.1. Tổ chức về nhân sự:
Bảng 02: Tình hình tổ chức nhân sự của công ty trong ba năm gần đây.
Năm
Giới Trình độ Tính chất
Tổng lao
động
Nam Nữ ĐH CĐ
Còn

lại
Trực
tiếp
Gián
tiếp
2004 40 10 11 10 29 30 20 50
2005 58 12 21 18 31 42 28 70
2006 72 21 25 24 44 57 36 93

4.2.Tổ chức bộ máy quản lý:
Cũng như hầu hết các công ty khác công ty ADC tổ chức văn phòng và các
xưởng sản xuất đặt tại Hà Nội và các tỉnh lân cận như Thái Nguyên, Bắc Ninh. Tại
trụ sở mỗi phòng nghiệp vụ có chức năng riêng của mình nhưng đều phải chịu sự
quản lý trực tiếp từ trưởng phòng và giám đốc sau đó báo cáo lên HĐQT.
4.3. Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban:
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
P. K.
Doanh
P. Kỹ
thuật
P. Dự án P. Thiết
kế
P. Tài vụ P. Tổ
chức HC
Chi nhánh cửa
hàng & đại lý
Kho & Xưởng
sản xuất
Xưởng sản xuất

vật liệu mới
Trung tâm bảo
hành
Đội thi
công số 1
Đội thi
công số 2
Đội thi
công số 3
Đội thi
công số 4
* Chủ tịch HĐQT: Là người đại diện cho công ty trước pháp luật; có nhiệm vụ lập
chương trình hoạt động, nội dung các tài liệu phục vụ các cuộc họp; triệu tập và chủ
toạ các cuộc họp HĐQT.
* Giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động của công ty, có chức năng và nhiệm
vụ điều hành, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
trước HĐQT.
* Phòng tổ chức hành chính: Gồm 3 người có nhiệm vụ điều hành các hoạt động
của công ty đồng thời giúp Ban Giám đốc công ty quản lý cán bộ công nhân viên, tổ
chức tuyển dụng, đào tạo, nâng bậc cho người lao động, sắp xếp bố trí cán bộ công
nhân lao động. Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định
của Nhà nước.
* Phòng kinh doanh: Gồm có 4 người có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc trong
việc ký kết hợp đồng sản xuất. Phòng có nhiệm vụ khai thác thị trường, tìm kiếm
các đối tác để bán các sản phẩm của công ty, đồng thời phải thường xuyên theo dõi
và giám sát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch của công ty.
* Phòng dự án: Gồm có 6 người có nhiệm vụ thiết kế các dự án, tham gia đấu thầu,
lập hồ sơ đấu thầu, theo dõi từng công trình từ giai đoạn mời thầu, đấu thầu, thi
công và thanh quyết toán công trình. Phối hợp với phòng kế toán, phòng kinh doanh
lập bảng giá đầu vào và xây dựng thư viện giá nội bộ: giá bán lẻ, bán buôn, công

trình.
* Phòng tài vụ: Gồm có 5 người có trách nhiệm thực hiện các công việc kế toán, có
chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong công tác sản xuất kinh doanh
nhằm sử dụng nguồn vốn tiết kiệm có hiệu quả tránh tình trạng lãng phí trong sản
xuất kinh doanh, thực hiện theo các quy định của pháp luật và Nhà nước.
* Phòng kỹ thuật: Gồm có 6 người chịu trách nhiệm về mọi mặt kỹ thuật sản xuất,
cải tiến sản phẩm, quy trình công nghệ, cố vấn kỹ thuật cho Ban Giám đốc.
* Phòng thiết kế: Có chức năng thiết kế các hạng mục công trình liên quan đến hệ
thống điều hoà trung tâm.
* Xưởng sản xuất: Có chức năng tăng năng suất lao động, đảm bảo chất lượng, quy
cách sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng (kể cả cửa gió
mộc trước khi đi sơn), đồng thời khi cần có thể làm các công việc của bộ phận khác.
* Đội thi công: Có nhiệm vụ bố trí sắp xếp người tham gia công trình; thi công đảm
bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật. Tổ chức bàn giao kiểm nghiệm vật tư, thiết bị,
công trình với khách hàng, chủ đầu tư. Khi cần có thể làm các công việc của bộ
phận khác.
5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:
5.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty gồm có 6 người, trong đó:
* Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung về tài chính, kế toán của công ty như
quản lý chung về thuế, ngân hàng, thu chi thanh toán, công nợ, làm hợp đồng cho
các công trình lớn, đi giao dịch với khách hàng…Có chức năng tham mưu, chỉ đạo,
chịu trách nhiệm trước công ty và cơ quan có thẩm quyền về công tác quản lý tài
chính, công tác hạch toán kế toán, thống kê tại công ty. Kế toán trưởng là người tổ
chức bộ máy kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán, thiết lập hệ thống sổ sách
kế toán theo quyết định của công ty và nhà nước; phân công công việc, hướng dẫn
tổ chức, kiểm tra kiểm soát công tác kế toán của từng kế toán chi tiết.
* Kế toán công nợ: Theo dõi sát vấn đề công nợ; ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy
đủ, chính xác, rõ ràng số dư hiện có, tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu từ
các khách hàng, các khoản phải trả cho người bán. Hàng tháng, hàng tuần phải đối

chiếu công nợ với khách hàng, lên kế hoạch phải thu của khách hàng đến hạn trả,
ngăn ngừa các khoản bị chiếm dụng vốn. Hàng tuần phải báo cáo với ban lãnh đạo
công ty số liệu tổng hợp hoặc chi tiết về công nợ của mỗi khách hàng.
* Kế toán thanh toán: Hướng dẫn cho khách hàng làm thủ tục thu chi thanh toán,
hàng tuần vào thứ 6 trình giám đốc ký về các khoản đề xuất thanh toán của khách
hàng. Đồng thời kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ vào sổ quỹ, viết hoá đơn tài
chính, các lệnh sản xuất sản phẩm…và kiểm tra thanh quyết toán.
* Kế toán vật tư, hàng hoá: Theo dõi, giám sát và quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá
luân chuyển qua công ty. Hàng ngày nhận, tập hợp, cập nhật và kiểm tra tính hợp
pháp, hợp lý của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ, chứng từ
đi kèm. Đồng thời tập hợp hoá đơn mua hàng và hoá đơn bán hàng để theo dõi hàng
nhập xuất để làm cơ sở dữ liệu đối chiếu cho hàng nhập xuất về số lượng, chủng
loại và giá cả. Tham mưu cho giám đốc về các biện pháp để quản lý hàng tồn kho
một cách tiết kiệm tránh bị tồn kho lâu ngày.
* Thủ quỹ: Thực hiện các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt tại công ty. Có
nhiệm vụ chi tiền sau khi đã được giám đốc duyệt chi, thanh toán đồng thời lên các
phương án vay vốn, làm bảo lãnh, thực hiện hợp đồng. Quản lý quỹ tiền mặt như
thu, chi, vào sổ quỹ theo phiếu thu, phiếu chi và lập báo cáo hàng ngày về kết quả
giao dịch với khách hàng, báo cáo quỹ.
* Thủ kho: Có nhiệm vụ nhập xuất kho, kiểm kê kho hàng tháng, báo cáo tình hình
nhập- xuất- tồn kho hàng hoá cho kế toán trưởng.
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ban
hành ngày 20/3/2006. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký
chung, phương pháp hạch toán hàng tồn kho được sử dụng là phương pháp kê khai
thường xuyên, công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
5.2. Vận dụng hệ thống chứng từ:
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ sau:
- Về tiền tệ: Phiếu thu 01-TT, phiếu chi 02-TT, giấy đề nghị tạm ứng 03-TT, giấy
thanh toán tiền tạm ứng 04-TT, giấy đề nghị thanh toán 05-TT, biên lai thu tiền 06-
TT, giấy báo có, giấy báo nợ.

- Về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ 02-
TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ, biên bản đánh
giá lại TSCĐ 04-TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ, bảng tính và phân bổ
khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ.
- Về bán hàng: Bảng thanh toán hàng đại lý, kí gửi 01-BH; thẻ quầy hàng 02-BH.
- Về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho 01-VT; phiếu xuất kho 02-VT; biên bản kiểm
nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá 03-VT; phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
04-VT; biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT; bảng kê mua
hàng 06-VT; bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT.
- Về lao động tiền lương: Bảng chấm công 01a-LĐTL, bảng chấm công làm thêm
giờ 01b-LĐTL, bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL, bảng thanh toán tiền thưởng
03-LĐTL, giấy đi đường 04-LĐTL, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL,
bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL, bảng phân bổ tiền lương và bảo
hiểm xã hội 11-LĐTL.
- Các chứng từ theo văn bản khác: Hoá đơn giá trị gia tăng 01GTKT-3LL, hoá đơn
bán hàng thông thường 02GTGT-3LL, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03
PXK-3LL, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL, bảng kê thu mua hàng hoá
mua vào không có hoá đơn 04/GTGT
5.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính theo nội dung kinh tế. Cũng giống như các công ty nhỏ và vừa khác công
ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài sản doanh nghiệp theo quyết
định 15 ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính ban hành.
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm các tài khoản
cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài
Bảng cân đối kế toán theo quy định trong chế độ kế toán này. Chỉ có một số thay
đổi sau:
- Bỏ TK 1113_ Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
TK 1123_ Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
TK 121_ Đầu tư chứng khoán ngắn hạn.

TK 128_ Đầu tư ngắn hạn khác.
TK 129_ Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn.
TK 1385_ Phải thu về cổ phần hoá.
TK 1567_ Hàng hoá bất động sản.
TK 158_ Hàng hoá kho bảo thuế.
…
- Chi tiết tài khoản cấp 3 cho tài khoản tiền gửi ngân hàng Việt Nam đồng:
TK 11211 tiền gửi ngân hàng Quân đội.
TK 11212 tiền gửi ngân hàng Techcombank.
TK 11213 tiền gửi ngân hàng Nông nghiệp.
TK 11214 tiền gửi ngân hàng Quốc tế.
TK 11215 tiền gửi ngân hàng Ngoại thương.
- Chi tiết tài khoản cấp 2 cho tài khoản tạm ứng:
TK 1411_ Tạm ứng theo công trình.
TK 1412_ Tạm ứng không theo công trình.
- Chi tiết tài khoản cấp 2 cho tài khoản chi phí trả trước:
TK 1421_ Chi phí trả trước.
TK 1422_ Chi phí chờ kết chuyển.
- Chi tiết tài khoản cấp 2 cho tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
TK 154A_ Chi phí sản xuất kinh doanh cửa gió.
TK 154B_ Chi phí sản xuất kinh doanh tháp giải nhiệt.
TK 154C_ Chi phí sản xuất kinh doanh bộ giải nhiệt filling.
TK 154D_ Chi phí dở dang công trình.
- Chi tiết tài khoản cấp 2 cho tài khoản thành phẩm:
TK 155A_ Thành phẩm cửa gió.
TK 155B_ Thành phẩm tháp giải nhiệt.
TK 155C_ Thành phẩm filling.
- Chi tiết tài khoản cấp 2 cho tài khoản vay ngắn hạn:
TK 3111_ Vay ngắn hạn ngân hàng.
TK 3112_ Vay ngắn hạn đối tượng khác.

- Chi tiết tài khoản cấp 2 cho tài khoản vay dài hạn:
TK 3411_ Vay dài hạn VND ngân hàng.
TK 3418_ Vay dài hạn các đối tượng khác.
- Chi tiết tài khoản doanh thu như sau:
TK 5111_ Doanh thu xây lắp.
TK 5112_ Doanh thu thương mại.
- Chi tiết tài khoản chiết khấu thương mại:
TK 5211_ Chiết khấu thương mại.
TK 5212_ Chiết khấu công trình, sản phẩm.
- Tài khoản chi phí bán hàng được chi tiết như sau:
TK 6411_ Chi phí nhân viên- cộng tác viên.
TK 6412_ Chi phí vật phẩm, quà biếu.
TK 6413_ Chi phí công tác, tiếp khách đại lý.
TK 6414_ Chi phí khuyến mãi, chiết khấu tiêu thụ.
TK 6415_ Chi phí bốc xếp, vận chuyển thành phẩm.
TK 6417_ Chi phí dịch vụ mua ngoài.
TK 6418_ Chi phí bằng tiền khác.
- Chi tiết tài khoản chi phí tài chính như sau:
TK 6351_ Lãi vay phải trả.
TK 6352_ Chi phí tài chính khác.
- Các tài khoản sau chỉ dùng tài khoản cấp 1, không chi tiết:
TK 113_ Tiền đang chuyển.
TK 131_ Phải thu của khách hàng.
TK 161_ Chi sự nghiệp.
TK 213_ Tài sản cố định vô hình.
TK 334_ Phải trả người lao động.
TK 411_ Nguồn vốn kinh doanh.
TK 512_ Doanh thu bán hàng nội bộ.
- Thêm tài khoản: TK 416_ Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm.
- Chỉ sử dụng 2 tài khoản ngoài bảng là:

TK 007_ Ngoại tệ các loại.
TK 008_ Nguồn vốn hình thành tài sản cố định.
5.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán:
Công ty ghi sổ kế toán bằng máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán được
thiết kế theo nguyên tắc hình thức nhật ký chung. Niên độ kế toán bắt đầu từ
01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N, kỳ hạch toán theo từng quý. Các loại sổ kế
toán công ty đang sử dụng là:
5.4.1.Sổ kế toán tổng hợp:
- Sổ nhật ký chung.
- Sổ cái tổng hợp.
- Sổ cái chi tiết.
- Nhật ký thu tiền.
- Nhật ký chi tiền.
- Nhật ký mua hàng.
- Nhật ký bán hàng.
5.4.2.Sổ kế toán chi tiết:
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ tiền gửi ngân hàng.
- Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ.
- Sổ chi tiết bán hàng.
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua.
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
- Sổ theo dõi tài sản cố định.
- Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm, hàng hoá.
- Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng.
- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh.
- Sổ chi tiết các tài khoản.
- Biểu thẻ chi tiết: Tổng hợp nhập- xuất- tồn_thẻ kho.
5.4.3. Trình tự ghi sổ kế toán:
Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán và phù hợp với đặc

thù quản lý, kinh doanh công ty thực hiện tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức
nhật ký chung. Mặt khác, với tình hình phát triển hiện nay của công ty để phản ánh
kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép và
đáp ứng yêu cầu của quản lý, công ty đã áp dụng kế toán máy. Quy trình ghi sổ
được khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày.
Ghi cuối tháng, cuối năm.
Đối chiếu, kiểm tra cuối tháng.
Để thực hiện công tác kế toán tại công ty, phòng kế toán được trang bị 4 máy
tính. Các thao tác ghi sổ từ các chứng từ lên sổ chi tiết đều do kế toán phụ trách
thực hiện. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định
tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng,
biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Sau đó thông qua kế toán máy các số liệu được tổng hợp theo từng phần
hành, cuối cùng máy tính sẽ cung cấp các báo cáo mà kế toán viên cần. Do áp dụng
kế toán máy nên khâu quan trọng nhất là nhập dữ liệu vào máy tính qua phần mềm
kế toán. Ngay sau khi nhập số liệu, kế toán viên có thể có được các sổ tổng hợp, sổ
chi tiết hoặc các báo cáo tài chính mình cần. Tuy nhiên, quy định kiểm tra đối chiếu
các sổ là hàng tháng và quy định để lập các báo cáo kế toán là hàng quý.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào
sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái hoặc Sổ nhật ký chung ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ gốc
Nhập dữ liệu vào trong máy
Máy xử lý các thao tác trên máy
Nhật ký chung
Sổ cái các tài khoản
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
liên quan. Cuối quý (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các
thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung
thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối
chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.Thực hiện
các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán
ghi bằng tay.
5.5. Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán :
* Danh mục báo cáo tài chính công ty sử dụng:
- Báo cáo tài chính năm:
◊ Bảng cân đối kế toán_ Mẫu số B 01- DN.
◊ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh_ Mẫu số B 02- DN.
◊ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ_ Mẫu số B 03- DN.
◊ Bản thuyết minh báo cáo tài chính_ Mẫu số B 09- DN.
- Báo cáo tài chính giữa niên độ (dạng đầy đủ):
◊ Bảng cân đối kế toán giữa niên độ_ Mẫu số B 01a- DN.
◊ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ_ Mẫu số B 02a-DN.
◊ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ_ Mẫu số B 03a- DN.
◊ Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc_ Mẫu số B 09a- DN.
* Báo cáo do doanh nghiệp quy định:
◊ Báo cáo doanh thu bán hàng.
◊ Báo cáo kết quả bán hàng theo hoá đơn.
◊ Báo cáo thu_ chi.
6. Đặc điểm tổ chức kế toán một số phần hành kế toán chủ yếu:
6.1. Kế toán tiền mặt:
* Chứng từ sử dụng:

- Phiếu thu: Số hiệu 01-TT.
- Phiếu chi: Số hiệu 02- TT.
- Giấy đề nghị tạm ứng: Số hiệu 03- TT.
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Số hiệu 04- TT.
- Giấy đề nghị thanh toán: Số hiệu 05- TT.
- Biên lai thu tiền: Số hiệu 06- TT.
* Quy trình luân chuyển chứng từ:
- Quy trình luân chuyển phiếu thu:
Đối tượng
luân chuyển
Các bước công việc
Người có
nhu cầu
nộp tiền
Kế toán
trưởng
Thủ quỹ Kế toán
thanh
toán
1. Đề nghị nộp tiền
2. Lập phiếu thu
3. Ký phiếu thu
4.Thu tiền
5. Ghi sổ
6. Bảo quản lưu trữ
- Quy trình luân chuyển phiếu chi:
Trách nhiệm
luân chuyển
Các bước
công việc

Người có
nhu cầu
chi tiền
Giám đốc Kế toán
trưởng
Thủ quỹ Kế toán
thanh
toán
1. Phiếu đề nghị chi
tiền
2. Ký duyệt
3. Lập phiếu chi
4. Ký phiếu chi
5. Xuất quỹ
6. Ghi sổ
7. Bảo quản lưu trữ
* Sổ kế toán:
- Sổ chi tiết:
Sổ quỹ tiền mặt.
Sổ theo dõi tiền mặt bằng ngoại tệ.
1
2
3
4
5
6
1
2 2
3
4

5
6
7