Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại – dịch vụ trường thái hòa (giai đoạn 2009 – 2013)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN
HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ
TRƯỜNG THÁI HÒA
(GIAI ĐOẠN 2009 – 2013)
GVHD: ThS. PHẠM TỐ MAI
TP. HỒ CHÍ MINH, THÁNG 3/2014
2
Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Trường Thái Hòa
PHIẾU NHẬN XÉT KẾT QUẢ THỰC TẬP
Thời gian thực tập: 17/01/2014 – 28/03/2014
Người hướng dẫn thực tập: Đỗ Thị Diễm Chi
Nhận xét thực tập:
(Chú ý: Quý doanh nghiệp vui lòng đánh giá kết quả làm việc của sinh viên theo
các tiêu chí sau)
Các tiêu chí Thành phần điểm Điểm
1. Chấp hành nội quy Công ty Từ 0 đến 3 điểm
2. Thái độ thực tập Từ 0 đến 3 điểm
3. Nội dung báo cáo thực tập Từ 0 đến 4 điểm
Tổng số điểm Từ 0 đến 10 điểm
Nhận xét thêm:

Người hướng dẫn TP. HCM, ngày 25 tháng 03 năm 2014
MỤC LỤC
3
4
DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm xuất nhập khẩu (2009 – 2013) 5
Bảng 1.2: Cơ cấu doanh thu theo thị trường kinh doanh giao nhận (2009-2013) 6
Bảng 1.3: Cơ cấu doanh thu theo thị trường nhập khẩu kinh doanh của công ty
(2009-2013) 7
Bảng 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh (2009-2013) 8
Bảng 2.1: Cơ cấu doanh thu từ dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu (2009-2013) 11
Bảng 2.2: Cơ cấu doanh thu từ dịch vụ giao nhận theo hình thức vận chuyển (2009-
2013) 11
5
DANH SÁCH HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty 4
Hình 1.1: Tỷ trọng doanh thu theo sản phẩm xuất nhập khẩu (2009-2013) 6
Hình 1.3: Tỷ trọng doanh thu theo thị trường kinh doanh xuất nhập khẩu (2009-
2013) 7
Hình 1.4: Tỷ trọng doanh thu theo thị trường nhập khẩu kinh doanh (2009-2013) 8
Hình 2.1: Tỷ trọng doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường
biển (2009-2013) 12
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 13
6
CHÚ THÍCH CÁC TỪ VIẾT TẮT
- GVHD: Giảng viên hướng dẫn
- SVTH: Sinh viên thực hiện
- MSSV: Mã số sinh viên
- Công Ty TNHH TM-DV: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn

- EIR: Equipment Intercharge Receipt – Phiếu giao nhận container: là giấy phép
được đưa container ra khỏi cổng Cảng Cát Lái, giấy này sẽ đưa cho tài xế
phương tiện vận tải.
- FCL: Full Container Load: hàng xếp đầy một container – hàng cont.
- LCL: Less than Container Load: hàng xếp không đầy một container – hàng lẻ.
- D/O: Delivery Order – lệnh giao hàng.
- ICD: Inland Clearance Depot: Cảng thông quan nội địa.
- B/L: Bill of Lading – Vận đơn đường biển.
- C/O: Certificate or Origin - Giấy chứng nhận xuất xứ.
7
MỞ ĐẦU
Có thể nói, từ năm 2001 đến nay, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập WTO, thị
trường dịch vụ Logistics Việt Nam có sự chuyển biến tích cực với trên 2000 doanh
nghiệp đang phát triển với tốc độ khá nhanh và tốc độ tăng trưởng cao cùng khai
thác thị trường đầy tiềm năng này. Nhận thức được tầm quan trọng trong việc phát
triển ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa kết hợp với những kiến thức đã học được
qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Trường Thái Hòa,
tôi quyết định chọn đề tài báo cáo: “Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt
động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH
Thương Mại – Dịch Vụ Trường Thái Hòa (Giai đoạn 2009 – 2013)” nhằm phân
tích thực trạng hoạt động giao nhận, từ đó đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu
quả hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp.
Kết cấu báo cáo gồm 3 chương:
 Chương 1: Giới thiệu về Công Ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Trường
Thái Hòa
 Chương 2: Thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
tại Công Ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Trường Thái Hòa
 Chương 3: Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa
nhập khẩu bằng đường biển tại Công Ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ
Trường Thái Hòa

Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành nhất đến sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của
Ban Giám đốc Công ty cũng như sự hướng dẫn tận tình của các anh chị nhân viên
trong cơ quan. Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn –
ThS. Phạm Tố Mai, người luôn theo dõi sát sao và giúp đỡ tận tình, hướng dẫn tôi
hoàn thành tốt kì thực tập cũng như báo cáo thực tập. Trong quá trình thực hiện đề
tại này, do còn non yếu về kinh nghiệm và kiến thức cùng với sự hạn chế về thời
gian nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự góp ý chân
từ quý thầy và quý công ty để báo cáo thực tập được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn.
8
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ
TRƯỜNG THÁI HÒA
Chương 1 cung cấp những thông tin tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại
– Dịch Vụ Trường Thái Hòa và phân tích sơ lược tình hình kinh doanh của công ty
giai đoạn 2009 – 2013.
1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường Thái Hòa
Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường Thái Hòa được thành lập theo
giấy phép kinh doanh số 4101050029 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hồ
Chí Minh (TP.HCM) cấp ngày 12/05/2006 và chính thức đi vào hoạt động ngày
01/06/2006.
Tên giao dịch trong nước: Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường
Thái Hòa
Tên giao dịch quốc tế: Truong Thai Hoa Forwarding, Trading & Service
Co., Ltd
Người đại diện hợp pháp của công ty:
 Giám đốc: Nguyễn Thị Hồng Nhan
 Trụ sở chính: 143/6 Lê Thị Riêng, P. Bến Thành, Quận 1, TP.HCM
 Số điện thoại: (08) 39434861 Fax: (08) 2911803
 Email:

 Mã số thuế: 0311882548
 Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ
 Ngân hàng đại diện: Ngân hàng cổ phần Thương mại Á Châu ACB
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
1.2.1 Chức năng của công ty
Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường Thái Hòa hoạt động trong hai
lĩnh vực: thương mại và dịch vụ. Tuy nhiên, thế mạnh của công ty là lĩnh vực dịch
vụ:
9
 Về lĩnh vực dịch vụ:
Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Trường Thái Hòa ra đời với mục tiêu
cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải nhập khẩu và xuất khẩu cho khách hàng trong và
ngoài nước, bao gồm:
 Vận chuyển hàng hóa đường biển
 Vận chuyển hàng hóa đường hàng không
 Dịch vụ môi giới hải quan trong.
 Về lĩnh vực thương mại:
Bên cạnh cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải, công ty TNHH TM-DV
Trường Thái Hòa còn kinh doanh một số sản phẩm nhập khẩu như thiết bị văn
phòng phẩm, thiết bị văn phòng, máy vi tính, linh kiện vi tính, đồ chơi trẻ em, sữa
và nguyên liệu sữa, hàng gia dụng, mỹ phẩm, nông sản, thực phẩm, hàng thủ công
mỹ nghệ, gốm sứ, hàng trang trí nội thất, giấy, hạt nhựa.
1.2.2 Nhiệm vụ của công ty
− Trực tiếp đàm phán và ký kết hợp đồng với đại lý, hãng tàu giá cước đường
biển, đường hàng không, đường thủy/ bộ, nội địa để tổ chức thực hiện các dịch
vụ cung cấp cho khách hàng.
− Tư vấn lựa chọn các dịch vụ phù hợp với các khách hàng khác nhau.
− Đảm bảo bảo uy tín với khách hàng về chất lượng dịch vụ.
− Phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty nhằm nâng cao hiệu quả
kinh doanh, nắm bắt kịp thời diễn biến của thị trường nhằm đưa ra các mục tiêu

kinh doanh có hiệu quả.
− Khai thác tối đa có hiệu quả cơ sở vật chất, kĩ thuật hiện có; tăng cường công
tác quản lí tài chính và hiệu quả hoạt động nhằm thu lại lợi nhuận tối đa, đưa ra
giải pháp thích hợp để giảm chi phí.
− Duy trì các khách hàng cũ, tìm kiếm thêm khách hàng mới cả trong và ngoài
nước nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
10
1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng
Kế Toán
Phòng Chứng Từ
Và Giao Nhận
Xuất Nhập Khẩu
Phòng Kinh Doanh
Xuất Nhập Khẩu
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
 Giám đốc:
-Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động thương mại và dịch vụ; thực hiện
các nghĩa vụ đối với nhà nước; quản lí điều hành tập thể nhân viên và mọi hoạt
động công ty; đảm nhiệm công tác tuyển dụng nhân sự, theo dõi và thực hiện các
chế độ chính sách chăm lo cho đời sống cán bộ công nhân viên.
 Phó giám đốc:
- Phụ trách trực tiếp điều khiển công việc giao nhận hàng hóa; chịu trách nhiệm
trước Giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty; đứng ra điều hành công
ty khi Giám đốc không có mặt tại công ty.
 Phòng kế toán:
- Quản lí, điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán; tham mưu cho Ban giám
đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính; lập dự toán nguồn vốn,

phân bổ, kiểm soát vốn cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh công ty; dự
báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số tài chính kế toán; quản lí vốn
11
nhằm bảo đảm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư cho công
ty có hiệu quả; công tác thu hồi công nợ và các công tác khác theo sự phân công
của lãnh đạo công ty.
12
 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Đây là bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng.
- Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực
hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ ủy thác và các kế hoạch
khác có liên quan của công ty; tham mưu cho Ban giám đốc trong quan hệ đối
ngoại, chính sách xuất - nhập khẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt
động kinh doanh này; giúp Giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán
quốc tế và các hợp đồng ngoại thương khác; thực hiện các hợp đồng kinh doanh
xuất nhập khẩu và khi được ủy quyền được phép kí kết các hợp đồng thuộc lĩnh
vực này.
 Phòng chứng từ và giao nhận xuất nhập khẩu
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ và việc vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu;
giao chứng từ cho khách hàng, liên hệ với người vận chuyển, đại lí và giải
quyết mọi khó khăn cho khách hàng; nhập dữ liệu cho khách hàng, làm các
chứng từ cho những lô hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu; liên hệ với khách
hàng và xuống cảng làm thủ tục hải quan; nhận hàng hóa hoặc xuất hàng hóa
theo yêu cầu của khách hàng và giao hàng hóa đúng hẹn.
1.4 Cơ cấu sản phẩm và thị trường trong những năm gần đây
1.4.1 Cơ cấu sản phẩm
Bảng 1.1: Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm xuất nhập khẩu (2009 – 2013)
(Đơn vị: triệu đồng)
2009 2010 2011 2012 2013
Máy móc 490,30 593,08 663,03 555,53 680,81

Nguyên vật liệu 136,54 159,67 175,95 146,57 172,67
Văn phòng phẩm 45,51 54,21 62,07 52,25 62,12
Khác 100,38 89,06 74,85 48,32 22,80
Tổng 772,74 896,02 975,90 802,67 938,40
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hòa)
Hình 1.2: Tỷ trọng doanh thu theo sản phẩm xuất nhập khẩu (2009-2013)
Nhìn vào Hình 1.1 ta thấy, sản phẩm chủ lực của công ty là các thiết bị máy
móc, luôn chiếm hơn 60% tổng doanh thu, tăng liên tục qua các năm, từ 63,45%
13
(năm 2009) lên 72,55% (năm 2013) ; kế đến là nguyên vật liệu dùng cho sản xuất,
tăng liên tục từ 17,67% (năm 2009) lên 18,40% (năm 2013), tiếp theo là các sản
phẩm văn phòng phầm, tăng liên tục từ 5,89% (năm 2009) lên 6,62% (năm 2013).
Điều này chứng tỏ các khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp sản
xuất, kế đến là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu để kinh doanh.
1.4.2 Cơ cấu thị trường:
Bảng 1.2: Cơ cấu doanh thu theo thị trường kinh doanh giao nhận (2009-2013)
(Đơn vị: Triệu đồng)
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Trong nước
410,05 477,02 489,8 441,76 492,29
Tp. Hồ Chí Minh
240,82 305,3 315 326,14 338,76
Vũng Tàu
92,54 93,85 94,1 93,59 94,21
Cần Thơ
46,73 47,14 48,3 50,32 51,09
Khác
29,96 30,73 32,4 35,71 38,23
Nước ngoài
116,59 158,35 233,70 161,51 181,31

Tổng
526,64 635,37 723,50 603,27 673,60
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hòa)
Hình 1.3: Tỷ trọng doanh thu theo thị trường kinh doanh xuất nhập khẩu
(2009-2013)
Trong Hình 1.2, ta thấy thị trường chủ yếu của công ty là TP.HCM luôn chiếm
trên dưới 50% doanh thu, kế đến là Vũng Tàu, Cần Thơ. Điều này do trụ sở của
công ty đặt tại TP.HCM nên thuận lợi cho khách hàng, cảng nhập khẩu chủ yếu
cũng là các cảng tại TP.HCM như Tân Cảng – Cát Lái, Tân Cảng – Sài Gòn,…
Bên cạnh đó, các khách hàng nước ngoài cũng chiếm tỷ lệ đáng kể, từ 22,14%
(năm 2009) đến 32,30% (năm 2013), chủ yếu là khách hàng đến từ Trung Quốc do
các sản phẩm máy móc, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất được nhập về có nguồn
gốc từ Trung Quốc, với giá cả thấp và chất lượng chấp nhận được.
Bảng 1.3: Cơ cấu doanh thu theo thị trường nhập khẩu kinh doanh của công ty
(2009-2013)
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Trung Quốc
126,13 129,84 122,60 109,37 120,35
Nhật Bản
37,20 39,14 43,52 36,29 41,73
14
Singapore
34,93 35,72 35,90 26,13 36,25
Khác
47,84 55,95 50,38 27,61 66,47
Tổng
246,10 260,65 252,40 199,40 264,80
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hòa)
Hình 1.4: Tỷ trọng doanh thu theo thị trường nhập khẩu kinh doanh
(2009-2013)

Bên cạnh doanh thu từ cung cấp dịch vụ, công ty còn doanh thu từ hoạt động
nhập khẩu kinh doanh. Nhìn vào Hình 1.3, ta thấy công ty nhập hàng hóa nhiều nhất
từ Trung Quốc (luôn chiếm hơn 50%) do các sản phẩm chủ lực là nguyên vật liệu
dùng cho cơ khí, chế tạo máy mà công ty đang kinh doanh; tiếp sau đó là Nhật Bản
(15,02% đến 18,20%) và Singapore (13,10% đến 14,22%).
1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty về doanh thu, chi phí và lợi
nhuận trong những năm gần đây (2009-2013)
Bảng 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh (2009-2013) (Đơn vị: triệu đồng)
Chỉ tiêu hoạt động 2009 2010 2011 2012 2013
Tổng doanh thu 772,74 896,02 975,90 802,67 938,40
Doanh thu từ hoạt động giao nhận 526,64 635,37 723,50 603,27 673,60
Doanh thu từ hoạt động khác 246,10 260,65 252,40 199,40 264,80
Chi phí kinh doanh 382,51 435,03 469,60 398,15 473,80
Lợi nhuận thuần 390,23 460,99 506,30 404,52 464,60
Lợi nhuận sau thuế 292,67 345,74 379,73 315,53 371,68
Tỷ suất % lợi nhuận/doanh thu 37,87 38,59 38,91 39,31 39,61
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hòa)
Qua Bảng 1.3 ta thấy doanh thu của công ty tăng dần qua các năm, chứng tỏ
hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng hiệu quả và được mở rộng.
Tuy nhiên, năm 2012 doanh thu có giảm xuống còn 802,67 triệu đồng (so với
975,90 triệu đồng năm 2011). Một trong những nguyên nhân chính là do ảnh hưởng
bởi tình hình kinh tế khó khăn chung của Việt Nam năm 2012, với lạm phát thấp
nhất trong 3 năm, đồng thời có đến 55.000 doanh nghiệp bị phá sản. Đồng thời,
nhiều công ty giao nhận mới ra đời nên sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn. Do
vậy, công ty mất nhiều khách hàng, trong đó có nhiều khách hàng mang lại doanh
thu cao cho công ty.
15
Chi phí cũng được công ty kiểm soát tốt. Tuy chưa thật sự giảm thiểu được tối
đa và hiệu quả chi phí nhưng cũng góp phần làm cho lợi nhuận trước cũng như lợi
nhuận sau thuế tăng qua các năm, từ 292,67 triệu đồng (năm 2009) lên 379,73 triệu

đồng (năm 2011). Tuy nhiên, lợi nhuận có giảm xuống do tình hình kinh doanh khó
khăn hơn của công ty, giảm xuống còn 315,53 triệu đồng (năm 2012) và tăng nhẹ
lên 338,88 triệu đồng (năm 2013).
Tỷ suất phần trăm lợi nhuận sau thuế trên doanh thu của công ty tăng liên tục
qua các năm, từ 37,87% (năm 2009) lên 39,61% (năm 2013). Tuy tỷ lệ tăng không
lớn nhưng chứng tỏ sự nỗ lực không ngừng của công ty để mở rộng quy mô kinh
doanh cũng như tiết kiệm chi phí của các khâu trong quy trình cung cấp dịch vụ
giao nhận.
1.6 Phương hướng hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa trong thời gian
tới
Mục tiêu của công ty Trường Thái Hòa là khẳng định tên tuổi của mình trên thị
trường xuất nhập khẩu và lấn sang thị trường thương mại như mục đích đăng kí
kinh doanh. Công ty đã đặt ra phương hướng hoạt động cụ thể trong thời gian tới
như sau:
+ Mở rộng thị trường miền Tây với nhiều khách hàng xuất khẩu lương thực,
thị trường Tây Nguyên với nhiều khách hàng tiềm năng xuất khẩu nông
sản lớn. Tuyển dụng nhân viên khảo sát và tìm kiếm những thị trường này.
+ Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng bằng nhiều phương pháp, linh
hoạt trong việc nắm bắt tâm lí khách hàng, khảo sát các đối thủ cạnh tranh,
giảm giá cước để tăng lượng khách hàng.
+ Tuyển dụng đội ngũ nhân viên chuyên đảm nhiệm việc thuê tàu và mua
bảo hiểm hàng hòa để công ty có thêm nhiều hợp đồng trong và ngoài
nước.
Tổng kết chương 1:
16
Chương 1 trình bày một cái nhìn toàn cảnh về công ty Trường Thái Hòa.
Chương 2 tiếp tục phân tích chi tiết hơn về thực trạng của hoạt động giao nhận hàng
hóa nhập khẩu bằng đường biển.
17
CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ
TRƯỜNG THÁI HÒA
Chương 2 tập trung phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập
khẩu bằng đường biển, quy trình nghiệp vụ đang được sử dụng tại công ty cũng như
các vấn đề thường hay gặp phải trong qua trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
2.1 Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường
biển
Bảng 2.1: Cơ cấu doanh thu từ dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu (2009-2013)
(Đơn vị: triệu đồng)
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Nhập khẩu
424,31 516,68 598,91 501,08 585,63
Xuất khẩu
102,33 118,69 124,59 102,19 87,97
Tổng
526,64 635,37 723,50 603,27 673,60
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hòa)
Nhìn vào Bảng 2.1 ta thấy, dịch vụ nhập khẩu luôn mang lại dịch vụ lớn nhất
cho công ty, gấp khoảng 4 lần so với dịch vụ xuất khẩu. Doanh thu từ dịch vụ nhập
khẩu cũng như xuất khẩu tăng từ 424,31 triệu đồng (năm 2009) lên 585,63 triệu
đồng (năm 2013).
Bảng 2.2: Cơ cấu doanh thu từ dịch vụ giao nhận theo hình thức vận chuyển
(2009-2013) (Đơn vị: triệu đồng)
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Đường biển
425,10 505,37 563,82 459,39 512,95
Đường hàng không
101,54 130,00 159,68 143,88 160,65
Tổng

526,64 635,37 723,50 603,27 673,60
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hòa)
Nhìn vào Bảng 2.2 ta thấy, công ty cung cấp chủ yếu các dịch vụ giao nhận theo
đường biển, với doanh thu mang lại luôn chiếm tỷ trọng cao. Điều này phản ánh
thực trạng các khách hàng của công ty đa số nhập khẩu bằng đường biển vì đây là
một phương thức phổ biến tại Việt Nam, đồng thời phù hợp với khả năn tài chính do
18
chi phí thấp cũng như năng lực cung cấp dịch vụ của công ty do tính đơn giản của
quy trình.
Hình 2.1: Tỷ trọng doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng
đường biển (2009-2013)
Tổng hợp các số liệu nêu trên, ta thấy trong Hình 2.1, tỷ trọng doanh thu từ dịch
vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển luôn chiếm trên 60% tổng doanh
thu từ dịch vụ của công ty. Tuy nhiên, có sự giảm nhẹ và đều từ 65,04% (năm 2009)
xuống còn 63,25% (năm 2012) do sự gia tăng của dịch vụ nhập khẩu cũng như sự
gia tăng các khách hàng xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.
Nhưng đến năm 2013, tỷ trọng của dịch vụ nhập khẩu bằng đường biển tăng trở
lại lên đến 66,20%, một phần do các khách hàng muốn tiết kiệm chi phí, đồng thời
một số khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận bằng hàng không chuyển sang công
ty khác.
2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển hiện tại của
công ty
Hiện tại, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của
Công ty TNHH TM-DV Trường Thái Hòa được trình bày tổng quát ở sơ đồ
bên dưới.
Ký kết hợp đồng dịch vụ
Nhận và hoàn tất bộ chứng từ
Khai báo Hải quan điện tử
Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Làm thủ tục Hải quan tại cảng

Mở tờ khai Hải quan nhập khẩu
Kiểm hóa
(Nếu có)
Thông quan
Thanh lý Hải quan cổng
Nhận hàng
19
Giao hàng & Thanh lý hợp đồng

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng (bên ủy thác)
Thông thường, với mỗi khách hàng, sau khi đã tìm hiểu và liên hệ, bộ phận Sale
của công ty Trường Thái Hòa sẽ gửi bảng báo giá chung cho khách hàng. Bảng báo
giá sẽ thể hiện các dịch vụ mà Trường Thái Hòa cung cấp và đảm bảo thực hiện
hoàn tất cho khách hàng với giá cả cụ thể.
20
Tùy vào các mặt hàng có tính chất khác nhau mà hai bên sẽ thỏa thuận thêm với
nhau về các chi phí phát sinh (Ví dụ: đối với hàng hóa là hóa chất, hàng tháo rời,
hàng nguy hiểm mà sẽ có thêm chi phí trên mỗi lô hàng).
2.2.2 Nhận và hoàn tất bộ chứng từ từ khách hàng (bên ủy thác)
Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng (bên ủy thác), nhân viên kinh
doanh hoặc nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với khách hàng để nhận bộ chứng từ, bao
gồm: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract); hóa đơn thương mại (Commercial
Invoice); phiếu đóng gói (Packing List); vận tải đơn (Bill of Lading); thông báo
hàng đến (Arival Notice); giấy giới thiệu của khách hàng.
2.2.3 Khai báo Hải quan điện tử
Công ty Trường Thái Hòa sẽ lên tờ khai Hải quan điện tử trên phần mềm
Ecusk2. Công việc lên tờ khai sẽ được tiến hành cụ thể như sau:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống (khởi động chương trình Ecusk2).
Bước 2: Chọn vào mục “Hệ thống” trên thanh công cụ để chọn Doanh nghiệp mà

mình muốn khai báo.
Bước 3: Vào mục “Khai báo thông quan điện tử” và chọn mục “Đăng kí mới tờ
khai nhập khẩu” để bắt đầu khai báo.
Bước 4: Sau khi trên màn hình xuất hiện “Tờ khai nhập khẩu-thông quan điện tử”
thì tiến hành nhập đầy đủ vào các mục.
Bước 5: Gửi tờ khai đến Hải quan: Sau khi kết thúc việc nhập các thông tin cần
thiết cho việc khai báo hải quan của lô hàng, có thể nhấn nút “In tờ khai” trên mục
“Thông tin chung” để in thử tờ khai. Công việc này nhằm giúp cho người khai kiểm
tra tính chính xác thông tin mà Doanh nghiệp sẽ truyền đến Hải quan để thông quan
cho lô hàng. Khi đã kiểm tra toàn bộ thông tin, thì tiến hành chọn “Khai báo” để
truyền dữ liệu đến Hải quan.
Bước 6: In tờ khai: Kết thúc công việc gửi thông tin và nhận phản hồi từ Hải Quan,
tiến hành in nội dung tờ khai ra làm 02 bản (một bản lưu Hải quan và một bản lưu
người khai Hải quan).
21
2.2.4 Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
Trước khi tàu đến từ 2-3 ngày sẽ nhận được Thông báo hàng đến (Arrival
Notice). Nắm được ngày tàu đến từ hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ trực
tiếp tới hãng tàu để biết số tiền phải nộp để lấy lệnh.
Sau đó, mang một giấy giới thiệu của khách hàng cùng thông báo hàng đến
(hoặc 1 bản fax Vận tải đơn có đóng dấu Telex Release) đến hãng tàu, tại bộ phận
“Hàng Nhập” để lấy lệnh giao hàng.
Trước khi giao lệnh giao hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên hãng tàu sẽ
dựa vào tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty khách hàng để ra hóa đơn và nhân viên
giao nhận sẽ mang hóa đơn này qua Thu ngân để đóng tiền lấy lệnh, gồm có: phí
chứng từ, phí giao nhận hàng tại cảng, phí xếp dỡ, phí lưu container/lưu bãi (nếu
thời điểm lấy lệnh giao hàng vượt quá thời gian lưu container/lưu bãi miễn phí theo
quy định của hãng tàu).
 Đối với hàng nguyên container (FCL): Đóng thêm tiền cược container với những
đơn giá khác nhau, tùy thuộc vào kích thước container và khối lượng của hàng

(hàng có khối lượng nặng sẽ nhiều rủi làm hư hỏng, móp méo,… container nên sẽ bị
tính tiền cược container cao hơn mức tiền cược trung bình của kích thước container
đó). Sau khi kiểm tra số tiền trên hóa đơn trùng khớp với số tiền mà bộ phận chứng
từ thông báo khi nhận được thông tin từ hãng tàu và thanh toán hóa đơn, hãng tàu sẽ
cấp cho nhân viên giao nhận 03 lệnh giao hàng (số lượng lệnh giao hàng tùy từng
hãng tàu thì có thể sẽ khác nhau). Sau khi nhận lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận
cần phải kiểm tra các thông tin: Số vận tải đơn, tên tàu và số chuyến; cảng bốc,
cảng dở hàng, ngày đến, tên hàng, trọng lượng, số container/ số seal. Xem xét các
thông tin trên có khớp với vận tải đơn không, nếu có phát hiện sai sót thì yêu cầu
hãng tàu chỉnh sửa cho phù hợp. Sau khi đã chỉnh sửa lại các thông tin, hãng tàu sẽ
đóng dấu “CORRECTION” vào chỗ đã sửa.
2.2.5 Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu tại cảng
 Mở tờ khai hải quan nhập khẩu
Nhân viên giao nhận tập hợp các chứng từ cần thiết để tiến hành lập bộ hồ sơ
Hải quan hoàn chỉnh cho lô hàng, bao gồm:
22
 Giấy giới thiệu của khách hàng (01 bản chính)
 Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính)
 Hợp đồng thương mại (01 bản sao y)
 Hóa đơn thương mại (01 bản chính)
 Phiếu đóng gói hàng hóa (01 bản chính)
 Vận đơn đường biển (01 bản sao y của hãng tàu)
 Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (01 bản sao y)
 Các chứng từ khác (nếu có): C/O, hóa đơn cước, giấy giám định kiểm tra
hàng hóa,…
Sau khi đã sắp xếp bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo thứ tự trên, nhân viên giao nhận
mang hồ sơ nộp vào ô hàng nhập để đăng kí tờ khai (Bộ chứng từ mẫu – Phụ lục 2).
 Một số lưu ý:
- Nhân viên giao nhận phải chứng kiến quá trình xem xét hồ sơ của Hải quan nếu
Hải quan có thắc mắc về vấn đề gì phải kịp thời giải thích, bổ sung (nếu cần).

- Nếu bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lý, hải quan sẽ cho số tờ khai, đóng dấu tiếp nhận
lên tờ khai và đề xuất mức độ kiểm tra hình thức.
 Mức 1 (Luồng xanh): Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa.
 Mức 2 (Luồng vàng): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
 Mức 3 (Luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hàng hóa và kiểm tra thực tế hàng hóa
 Kiểm hóa (Đối với hàng hóa được phân ở mức độ Luồng đỏ)
Sau khi nhận được lệnh kiểm tra của Hải quan, nhân viên giao nhận sẽ dựa
vào số tờ khai của mình để kiểm tra xem hàng hóa thuộc mức độ nào (kiểm hóa một
phần hay kiểm hóa 100% hàng hóa), cán bộ Hải quan nào là người sẽ kiểm hóa và
tính thuế cho lô hàng của mình (có thể hỏi hải quan chịu trách nhiệm mở tờ khai
cho lô hàng của mình hoặc tra trên bảng thông báo tại chi cục hải quan).
 Đối với hàng FCL: Nhân viên giao nhận cầm 1 lệnh giao hàng sang phòng thương
vụ kiểm hóa để in 04 phiếu EIR, trên phiếu này có hẹn giờ chuyển container ra bãi
kiểm hóa. Phòng thương vụ sẽ giữ lại 01 phiếu EIR. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ
cầm phiếu EIR ra bãi để nhờ chuyển container ra bãi kiểm hóa. Tiếp đó cầm lệnh
giao hàng có đóng dấu ”Đà THU TIỀN” xuống Bãi Điều độ để điều động đội cắt
seal. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mời cán bộ hải quan kiểm hóa xuống kiểm hàng
bằng cách gọi điện theo số điện thoại đi kèm theo tên cán bộ hải quan kiểm hóa đó.
23
Hải quan kiểm hóa đối chiếu số container, số seal. Nếu đúng số container, số seal,
đội cắt seal mới được cắt seal. Sau khi cắt seal, cán bộ hải quan kiểm hóa tiến hành
kiểm tra hàng hóa xem có đúng như khai trong tờ khai hải quan hay không. Khi quá
trình này hoàn tất, nhân viên giao nhận đóng cửa container và đóng seal mới, đồng
thời ghi lại số seal mới để thông báo lại với khách hàng khi hàng được giao.
 Đối với hàng LCL: Nhân viên giao nhận nộp một lệnh giao hàng cho hải quan kho
để hải quan kho kí xác nhận rồi chuyển cho giám sát kho kiểm tra hàng đã vào kho
chưa, vị trí hàng ở đâu. Nếu hàng ở quá cao hay trong sâu phải nhờ công nhân hay
xe nâng chuyển hàng ra chỗ trống để dễ kiểm hóa. Sau đó cầm 01 lệnh giao hàng
qua thương vụ để in phiếu xuất kho và đóng tiền. Sau khi đóng tiền nhân viên ở
phòng thương vụ sẽ in 04 phiếu xuất kho, thương vụ giữ lại 01 phiếu, còn lại giao

cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận sẽ liên lạc với hải quan kiểm hóa nhờ
họ xuống kho kiểm hóa hàng. Kiểm xong hải quan kiểm hóa sẽ chuyển hồ sơ cho
nhân viên giao nhận ký để hoàn tất thủ tục kiểm hóa.
2.2.6 Thông quan
Sau khi việc kiểm tra thực tế hàng hóa đã được hoàn tất, nhân viên giao nhận
đến cửa thu lệ phí hải quan, đọc số tờ khai và thực hiện đóng lệ phí hải quan và lấy
tờ khai hải quan đã được đóng dấu thông quan.
2.2.7 Nhận hàng
 Đối với hàng FCL:
Nhân viên giao nhận mang lệnh giao hàng đến thương vụ cảng đóng các phí cần
thiết và in phiếu EIR (phiếu giao nhận container). Phiếu EIR là chứng từ cần thiết
để container được chuyển ra khỏi khu vực cảng, gồm 01 liên màu trắng đối với
cảng Cát Lái và 04 liên trắng, xanh, vàng, hồng đối với ICD, Tân Cảng. Thể hiện
các nội dung về khách hàng, tên tàu, số chuyến, số container, số seal, vị trí
container…
Nhân viên giao nhận cầm phiếu EIR cùng với lệnh giao hàng và tờ khai hải
quan bản chính ra thanh lý hải quan cổng và hải quan cổng sẽ kiểm tra và vào sổ
thanh lý, ký xác nhận vào phiếu EIR, đóng dấu hải quan giám sát. Sau đó trả lại tờ
khai và phiếu EIR cho nhân viên giao nhận.
24
Sau khi nhận lại phiếu EIR có chữ ký và dấu xác nhận của Hải quan giám sát
cổng, nhân viên giao nhận sẽ giao cho nhà xe để kéo container ra cổng. Khi
container đã được xếp lên xe, tài xế xe mang phiếu EIR này cho bảo vệ cổng tại
cảng để ra cổng, hải quan cổng sẽ đối chiếu các thông tin trên phiếu EIR, xem xét
có đúng với thực tế không để quyết định cho xe ra khỏi cổng.
 Đối với hàng LCL:
Nhân viên công ty đem 01 bản sao lệnh giao hàng đến hải quan kho để đối
chiếu Sau khi đối chiếu, nếu các thông tin chính xác, hợp lệ, nhân viên hải quan sẽ
ký tên đóng dấu lên lệnh giao hàng. Nhân viên giao nhận cầm lệnh giao hàng đã
đóng dấu này đến phòng thương vụ in phiếu xuất kho. Nhân viên tại đây sẽ in 04

phiếu xuất kho (màu xanh lá cây, màu xanh dương, màu vàng và màu hồng). Xuất
trình một bộ gồm 04 phiếu xuất kho cho thủ kho, thủ kho sẽ vào sổ, đưa phiếu xuất
kho cho giám sát kho để giám sát việc giao hàng lên xe. Sau đó thủ kho ký xác nhận
việc giao nhận hàng và đưa cho nhân viên giao nhận ký xác nhận “Đã nhận đủ
hàng” đồng thời ghi số xe lên phiếu xuất kho. Thủ kho sẽ giữ lại 1 phiếu xuất kho
(màu xanh dương).
Khi xe ra tới cổng của hải quan nhân viên giao nhận sẽ xuất trình 03 phiếu xuất
kho còn lại, tờ khai và lệnh giao hàng cho hải quan giám sát. Sau khi kiểm tra xong,
hải quan cổng tiến hành ghi vào sổ, đóng dấu lên phiếu xuất kho, giữ lại 01 phiếu
xuất kho (màu hồng), trả lại cho nhân viên giao nhận tờ khai và 02 phiếu xuất kho
còn lại (màu xanh lá cây, màu vàng). Khi ra cổng bảo vệ nhân viên giao nhận xuất
trình phiếu xuất kho (màu vàng) cho bảo vệ cổng và mở thùng xe cho bảo vệ kiểm
tra hàng trước khi ra cổng. Nhân viên giao nhận sẽ giữ phiếu xuất kho cuối cùng
(màu xanh lá cây).
2.2.8 Giao hàng và thanh lý hợp đồng
 Giao hàng
Sau khi đã thanh lí cổng, nhân viên giao nhận lập “Biên bản bàn giao” và giao
cho xe kéo container các chứng từ: Phiếu EIR, Giấy yêu cầu hạ rỗng và Biên bản
bàn giao hàng (đối với hàng FCL) hoặc giao cho xe tải phiếu xuất kho (đối với hàng
25
LCL). Xe kéo container căn cứ trên những chứng từ này, tổ chức việc kéo container
ra khỏi cảng và chở hàng về kho riêng của công ty khách hàng để giao.
 Thanh lý hợp đồng
Sau khi hoàn tất thủ tục và nghiệp vụ nhận hàng và giao hàng xong, nhân
viên giao nhận làm “Bảng quyết toán” kèm theo vào bộ chứng từ của lô hàng gồm:
Bộ hồ sơ Hải quan, các hóa đơn, biên lai các chi phí phát sinh chuyển qua phòng kế
toán và giám đốc để kiểm tra và thanh toán với khách hàng bằng việc lập “Giấy đề
nghị thanh toán” để chuyển đến khách hàng.
Khi đã kiểm tra xong thì nhân viên giao nhận photo lại các chứng từ để lưu
vào hồ sơ lưu trữ của Công ty Trường Thái Hòa, nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra

mã số hàng hóa, thuế suất, tờ khai với các mặt hàng tương tự về sau. Các chứng từ
sao lưu bao gồm: tờ khai hải quan (bản lưu người khai hải quan), phụ lục tờ khai,
hóa đơn thương mại, hợp đồng, phiếu đóng gói hàng hóa, vận đơn đường biển, lệnh
giao hàng, các hóa đơn liên quan đến lô hàng, biên bản bàn giao hàng hóa.
Đến đây, nhiệm vụ của nhân viên giao nhận đã hoàn thành và đó cũng chính
là toàn bộ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đường
biển.
2.3 Một số vấn đề cần lưu ý đã xảy ra trong quá trình thực tập được sinh viên
ghi nhận lại
- Các chứng thư quan trọng thường xuyên phải bổ sung cho khách hàng bao
gồm: Giấy kiểm tra thực phẩm nhập khẩu gửi tới Trung Tâm Kỹ Thuật Tiêu
Chuẩn Đo Lường Chất Lượng Trung Tâm 3, Trung Tâm 2; Giấy Kiểm Tra Vệ
Sinh An Toàn Thực Phẩm gửi tới Viện Vệ Sinh Y Tế Công Cộng vì hàng hóa
nhập khẩu chủ yếu của các khách hàng hiện tại là các mặt hàng máy móc, thiết
bị và thực phẩm. Đã có trường hợp mặt hàng ốc vít nhập từ Trung Quốc (tiến
hành xin C/O form E) nhưng nhân viên không phát hiện ra rằng nếu không có
C/O thì thuế suất là 12%, còn có C/O là 15%. Đây là một điều nhân viên chứng
từ cần hết sức chú ý.
- Trong bước khai báo hải quan điện tử: Việc lên tờ khai Hải quan điện tử đòi
hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác cao trong từng nội dung và con số. Tuy nhiên