Báo cáo thực tập tại bảo hiểm xã hội quận long biên

LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc
đến cô Nguyễn Thị Thu Thuỷ, đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết báo
cáo thực tập.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế,
Trường Đại học Thương Mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập.
Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá
trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quý báu để em bước vào đời một
cách vững chắc và tự tin.
Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Bảo hiểm xã hội quận Long Biên đã cho
phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại đơn vị. Em xin gửi lời cảm ơn đến
các anh, các chị trong đơn vị đã giúp đỡ em trong quá trình thu thập số liệu.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự
nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các cô chú, anh chị trong Bảo hiểm xã hội quận Long
Biên đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.
Trân trọng cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Trọng Nghĩa
MỤC LỤC
1
Trang
2.1.2. Phần mềm 13
2.1.3. Hệ thống mạng 13
2.1.4. Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin 14
2.1.5. Nhân lực công nghệ thông tin 15
2.2. Tình hình áp dụng quản trị hệ thống thông tin và thương mại điện tử tại Bảo
hiểm xã hội quận Long Biên Error: Reference source not found
2.2.1. Tình hình áp dụng quản trị hệ thống thông tin 16
2.2.2. Chiến lược phát triển hệ thống thông tin trong tương lai của Bảo hiểm xã hội
quận Long Biên 16
2.2.3. Chiến lược đào tạo nguồn nhân lực hệ thống thông tin tại Bảo hiểm xã hội quận

Long Biên Error: Reference source not found
2.2.4 Về tình hình quản trị thương mại điện tử tại Bảo hiểm xã hội Quận Long Biên . 17
2.3. Đánh giá về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, quản trị hệ thống thông
tin tại Bảo hiểm xã hội Quận Long Biên . 18
2.3.1. Đánh giá chung 18
2.3.2. Ưu điểm 18
2.3.3. Hạn chế . 19
2.4. Đề xuất hướng đề tài tốt nghiệp 20
KẾT LUẬN 21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22
PHỤ LỤC Error: Reference source not found
2
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Tên bảng Nội dung
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
Bảng 1.1 Cơ cấu nhân lực của Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
Bảng 1.2
Tình hình thu bảo hiểm xã hội tại BHXH quận Long Biên năm
2009 – 2013
Bảng 1.3 Trang thiêt bị phần cứng tại Bảo hiễm xã hội quận Long Biên
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hệ thống mạng tại Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
Biểu đồ 1.1
Tỷ lệ phần trăm phần mềm được sử dụng tại Bảo hiểm xã hội
Quận Long Biên (%)
Biểu đồ 1.2
Biểu đồ 1.2: Nhu cầu sử dụng hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt
động quản lý sổ thẻ, bảo hiểm tại bảo hiểm xã hội quận Long
Biên
Biều đồ 1.3
Nhu cầu sử dụng hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý

nhân sự - tiền tương tại bảo hiểm xã hội Quận Long Biên
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Diễn giải
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tế
CSDL Cơ sở dữ liệu
CNTT Công nghệ thông tin
ĐTTM Đô thị thương mại
3
HTTT Hệ thống thông tin
NSNN Ngân sách Nhà nước
TMĐT Thương mại điện tử
UBND Uỷ Ban Nhân Dân
LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập tốt nghiệp là một sự kiện quan trọng trong suốt quá trình học tập, nó
giúp cho sinh viên có cơ hội được tiếp xúc với các vấn đề thực tế bên ngoài so với lý
thuyết đã học tại trường.Vì vậy, em muốn tiến hành phân tích và củng cố lại những
kiến thức đã học, rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành.
Bản thân em qua quá trình thực tập tại đơn vị đăng kí thực tập Bảo hiểm xã hội
Quận Long Biên cũng đã rút ra được nhiều kiến thức về chuyên ngành và kinh nghiệm
thực tế, phục vụ cho quá trình làm khóa luận tốt nghiệp và công tác sau này. Với sự
hướng dẫn tận tình của các cán bộ nhân viên tại Bảo hiểm xã hội Quận Long Biên và
giáo viên hướng dẫn thực tập là cô Nguyễn Thị Thu Thuỷ, em đã hoàn thành tốt quá
trình thực tập và hoàn thiện báo cáo thực tập theo yêu cầu.
Báo cáo thực tập tổng hợp gồm 2 phần:
Phần 1: Giới thiệu tổng quan về Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
Phần 2: Thực trạng ứng dụng CNTT, quản trị HTTT và TMĐT tại Bảo hiểm xã
hội quận Long Biên
4

PHẦN 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN LONG
BIÊN
1.1. Quá trình hình thành, phát triển của Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
Bảo hiểm xã hội quận Long Biên được thành lập và đi vào hoạt động kể từ
tháng 01/2004, với số cán bộ công chức là 16 người, trong đó có 8 cán bộ có trình độ
đại học. Tuy mới thành lập, song đơn vị đã mau chóng ổn định tổ chức, đảm bảo
quyền lợi cho người lao động. Năm 2004, trên địa bàn có 266 đơn vị tham gia BHXH
với số lao động là: 16.598 người, tổng số tiền chi trả 1 năm là 93,1 tỷ đồng. Sau một
thời gian, số cán bộ công chức của Bảo hiểm xã hội quận Long Biên đã tăng lên 43
người, trong đó có 39 cán bộ có trình độ đại học. Trên địa bàn quận hiện nay đã có
hơn 2300 đơn vị với số lao động tham gia BHXH là 121.668 người.
Bảo hiểm xã hội quận Long Biên là cơ quan sự nghiệp nhà nước trực thuộc
Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội đóng trên địa bàn quận Long Biên, chịu sự lãnh
đạo, quản lý của Giám đốc BHXH Thành phố Hà Nội, chịu sự quản lý hành chính nhà
nước của UBND quận Long Biên. Bảo hiểm xã hội quận Long Biên có tư cách pháp
nhân, có trụ sở, có dấu và tài khoản riêng.
Tên đơn vị: Bảo hiểm xã hội Q\quận Long Biên
Tên viết tắt: BHXH quận Long Biên
Trụ sở đơn vị: Lô HH 03 khu ĐTTM Việt Hưng, quận Long Biên, Hà Nội.
Điện thoại: 043.8736960
1.2. Tổ chức bộ máy quản lý tại Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
1.2.1. Cơ cấu tổ chức
5
Cơ cấu tổ chức quản lý đơn vị Bảo hiểm xã hội quận Long Biên thể hiện trên
sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
(Nguồn: Bảo hiểm xã hội Quận Long Biên)
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
- Giám đốc: Là người đứng đầu đơn vị, có trách nhiệm quản lý và điều hành
toàn diện mọi hoạt động, đồng thời chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc BHXH Việt

Nam trong quá trình quản lý và điều hành những công việc có liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của ngành.
Trong lĩnh vực chuyên môn, Giám đốc chịu trách nhiệm phụ trách chung, trực
tiếp chỉ đạo các hoạt động thuộc lĩnh vực về tổ chức hành chính; kế hoạch tài chính;
chế độ BHXH và các hoạt động khác của BHXH.
- Phó giám đốc: Là người giúp Giám đốc tổ chức một số nhiệm vụ của BHXH
quận theo sự phân công, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về những
nhiệm vụ được phân công phụ trách. Thay mặt Giám đốc quận điều hành công việc
của đơn vị khi có sự ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Giám đốc BHXH quận,
thành phố và trước pháp luật trong thời gian được ủy quyền.
6
- Các bộ phận chức năng: có chức năng giúp Giám đốc tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ được giao theo từng lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ. Cụ thể:
+ Bộ phận thu: có chức năng tổ chức, khai thác thu bảo hiểm tự nguyện; Quản
lý đối tượng tham gia bảo hiểm y tế tự nguyện; Phối hợp với các phòng chức năng
thẩm tra số liệu thu, chi từ quỹ BHXH; Tổng hợp, phân tích, đánh giá tiến độ thu bảo
hiểm tự nguyện; Tiếp nhận hồ sơ của đối tượng mua bảo hiểm tự nguyện, phân loại hồ
sơ mua BHYT tự nguyện; Xây dựng kế hoạch thu theo năm, quý, tháng; Tổ chức cấp,
hướng dẫn, kiểm tra sổ BHXH, thẻ BHYT.
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ: có chức năng tổ chức xét duyệt, cấp và quản lý sổ, thẻ
bảo hiểm; Tiếp nhận, phân loại, khai thác sử dụng và tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ,
tài liệu liên quan đến thu BHXH theo quy định; Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra các tổ
chức, cá nhân tham gia BHXH, BHYT trong việc cấp, sử dụng sổ, thẻ bảo hiểm, tờ
khai, danh sách người tham gia bảo hiểm; Chủ trì, phối hợp với bộ phận thu thực hiện
kiểm tra đối chiếu, xác nhận vào sổ BHXH.
+ Bộ phận kế toán: có chức năng chủ trì phối hợp với các cán bộ để lập, giao
kế hoạch và tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tài chính; Chuyển kịp thời
tiền thu BHXH vào tài khoản của BHXH thành phố Hà Nội theo quy định; Tổ chức
cấp phát và quản lý kinh phí chi để chi trả cho đối tượng hưởng các chế độ trợ cấp
BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện, hoạt động quản lý bộ máy và các nguồn kinh

phí khác của đơn vị; Tổng hợp báo cáo tài chính theo định kỳ tháng, quý, năm gửi
BHXH thành phố theo quy định.
+ Bộ phận giám định: có chức năng tiếp nhận, kiểm tra thẩm định và tổng hợp
hồ sơ; Thực hiện công tác giám định bệnh án; Theo dõi, kiểm tra thẻ BHYT; Hướng
dẫn, kiểm tra, đôn đốc các bệnh viện, các trung tâm y tế quyết toán, thanh toán chi phí
khám chữa bệnh hàng ngày; Kết hợp với các phòng có liên quan để kiểm tra, quyết
toán, thanh toán chi phí khám chữa bệnh cho các bệnh viện, trung tâm y tế.
+ Bộ phận chế độ: có chức năng tiếp nhận hồ sơ thụ hưởng BHXH của các tổ
chức, cá nhân; Cấp giấy chứng nhận cho người hưởng trợ cấp BHXH; Quản lý các đối
tượng hưởng trợ cấp BHXH; Lập danh sách các đối tượng hưởng trợ cấp BHXH hàng
tháng; Trả lời đơn thư khiếu nại về chế độ chính sách.
7
+ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: có chức năng kiểm tra và tiếp nhận
các loại hồ sơ liên quan đến việc tham gia và hưởng chế độ, chính sách BHXH,
BHYT của BHXH quận và các tổ chức, cá nhân tham gia BHXH; Chuyển hồ sơ tiếp
nhận và nhận lại kết quả giải quyết từ các bộ phận liên quan để trả lại cho các tổ chức,
cá nhân tham gia BHXH; Hướng dẫn, tư vấn các vấn đề liên quan đến thủ tục hồ sơ,
chế độ chính sách…
+ Bộ phận văn thư: có chức năng cung cấp thông tin hoạt động, chỉ đạo và
điều hành của đơn vị; Thông báo ý kiến của Ban Giám đốc; Giao việc, trao đổi công
việc, lịch cá nhân, thông báo giấy mời, hội họp…
1.2.3. Cơ cấu nhân lực
Số lượng cán bộ của đơn vị (chưa tính nhân viên bảo vệ, nhân viên tạp vụ và
cán bộ không thường xuyên):
Bảng 1.1: Cơ cấu nhân lực của Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
Tổng 43 người
Ban Giám đốc điều hành 04 người
Bộ phận thu 08 người
Bộ phận cấp sổ thẻ 06 người
Bộ phận kế toán 05 người

Bộ phận giám định 03 người
Bộ phận chế độ 05 người
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả 10 người
Bộ phận văn thư 02 người
(Nguồn: BHXH quận Long Biên tháng 12 năm 2014)
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của Bảo hiểm xã hội quận Long
Biên
● Bảo hiểm xã hội quận Long Biên có các chức năng sau:
8
- Giúp Thủ Tướng Chính Phủ chỉ đạo công tác quản lý BHXH, thực hiện các
chế độ bảo hiểm theo pháp luật và tham gia quản lý Nhà Nước về BHXH;
- Làm công tác phục vụ nhiệm vụ chính trị kinh tế của Đảng và Nhà Nước, đó
là thực hiện công tác thu phí BHXH cho các đối tượng tham gia BHXH;
- Thực hiện các biện pháp bảo toàn và phát triển quỹ BHXH, tham gia vào
công cuộc đầu tư phát triển kinh tế xã hội của đất nước ta;
- Quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trên địa bàn quận theo quy định
của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và quy định của pháp luật.
● BHXH quận Long Biên có các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội kế hoạch
phát triển Bảo hiểm xã hội quận Long Biên và chương trình công tác hằng năm; tổ
chức thực hiện kế hoạch, chương trình sau khi được phê duyệt;
- Tổ chức khai thác, đăng ký, quản lý các đối tượng tham gia và hưởng chế độ
bảo hiểm theo quy định;
- Tổ chức cấp sổ, thẻ bảo hiểm cho những người tham gia bảo hiểm;
- Tổ chức thu các khoản đóng bảo hiểm của tổ chức, cá nhân tham gia;
- Hướng dẫn, tổ chức tiếp nhận hồ sơ, giải quyết các chế độ bảo hiểm;
- Quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí và tài sản theo quy định;
- Tổ chức chi trả các chế độ BHXH cho các đối tượng đúng quy định;
- Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ các đối tượng BHXH;
- Kiểm tra, giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo về việc thực hiện chế độ,

chính sách bảo hiểm của các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính theo chỉ đạo của Bảo hiểm xã
hội Thành phố Hà Nội, tổ chức tiếp nhận, trả kết quả giải quyết chế độ bảo hiểm theo
cơ chế “một cửa” tại Bảo hiểm xã hội quận Long Biên;
9
- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ BHXH, thông tin tuyên truyền,
phổ biến các chế độ chính sách BHXH;
- Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý, điều hành;
- Đề xuất, kiến nghị với Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc xây dựng, sửa đổi,
bổ sung chế độ chính sách về bảo hiểm;
- Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định;
● Lĩnh vực hoạt động: BHXH quận Long Biên quản lý các đối tượng tham gia
BHXH; Thu Chi BHXH; Xét duyệt hồ sơ hưởng chế độ; Cấp sổ bảo hiểm cho người
lao động; Đầu tư, bảo tồn tăng trưởng quỹ BHXH.
1.4. Cơ sở vật chất tại Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
BHXH quận Long Biên có trụ sở cũ tại số 373 đường Ngọc Lâm, phường Ngọc
Lâm, quận Long Biên, Hà Nội. Với diện tích đất là 500m
2
, tháng 12/2014 UBND
thành phố Hà Nội đã ra quyết định chuyển trụ sở làm việc sang Lô HH3 khu đô thị
thương mại Việt Hưng, quận Long Biên, Hà Nội với diện tích là 3000 m
2
(trong đó
1100 m
2
được sử dụng để xây dựng các phòng làm việc, diện tích còn lại dùng để xây
dựng bãi gửi xe, phòng bảo vệ, vườn hoa,…

) Trụ sở làm việc mới của BHXH quận
Long Biên là một khu nhà 4 tầng với 12 phòng làm việc và 10 phòng lưu trữ kho hồ

sơ.
Từ khi chuyển sang làm việc ở trụ sở mới, BHXH quận Long Biên đã được
trang bị thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại phục vụ cho hoạt động quản lý và
các nghiệp vụ thu chi bảo hiểm xã hội như máy tính cá nhân, máy tính xách tay và
một số trang thiết bị khác.
1.5. Tình hình hoạt động của đơn vị và chiến lược, định hướng phát triển trong
tương lai
1.5.1. Tình hình hoạt động
Từ ngày thành lập đến nay Bảo hiểm xã hội quận Long Biên luôn chỉ đạo làm
tốt công tác thu, xác định phát triển đối tượng tham gia bảo hiểm là nhiệm vụ trọng
tâm, xuyên suốt quá trình hoạt động của ngành BHXH, là một trong những nhiệm vụ
10
cơ bản nhất đáp ứng yêu cầu về sự tăng trưởng của quỹ BHXH và chi trả các chế độ
chính sách cho người lao động. Đây là các yếu tố quyết định sự tồn tại, phát triển của
hệ thống Bảo hiểm xã hội. BHXH quận Long Biên thường xuyên tuyên truyền vận
động các đơn vị thực hiện thu đúng, thu đủ, thu kịp thời tiền đóng bảo hiểm.
Sau đây là kết quả thu bảo hiểm xã hội tại BHXH quận Long Biên giai đoạn
2009-2013.
Bảng 1.2: Tình hình thu bảo hiểm xã hội tại BHXH quận Long Biên năm 2009 - 2013
Năm
Số đơn vị
tham gia
BHXH
Số đối tượng
tham gia
BHXH
Số tiền thu được
(đơn vị : VNĐ)
Tỷ lệ hoàn
thành kế

hoạch thu (%)
Năm 2009 820 58.403 144,8 tỷ 103,42%
Năm 2010 968 95.713 204,3 tỷ 100,61%
Năm 2011 1.066 108.674 294,7 tỷ 102,68%
Năm 2012 1.193 118.861 337,2 tỷ 107,43%
Năm 2013 1.412 120.723 493,8 tỷ 101,86%
(Nguồn: Bộ phận thu BHXH quận Long Biên)
Qua bảng số liệu 1.2 ta thấy: Trong giai đoạn 2009-2013 BHXH quận Long
Biên đã hoàn thành khá xuất sắc nhiệm vụ thu của mình, cụ thể: số thu năm sau luôn
cao hơn năm trước (chẳng hạn như năm 2009 số thu BHXH là 144,8 tỷ đồng thì sang
năm 2010 con số này đã tăng lên 204,3 tỷ đồng) và số thu BHXH thực hiện được
thường cao hơn chỉ tiêu đề ra ( như với năm 2012, số thu mà BHXH quận Long Biên
đã thực hiện là 337,2 tỷ đồng vượt 7,43% so với kế hoạch được giao).
1.5.2. Chiến lược, định hướng phát triển của Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
trong tương lai
● Kế hoạch mở rộng, phát triển BHXH đến năm 2015:
- Đơn vị sẽ mở rộng đối tượng tham gia BHXH, không phải chỉ đối với lao
động thuộc khu vực Nhà Nước, các doanh nghiệp mà cả đối với lao động ở thành
phần kinh tế khác nhau. Ngoài ra đơn vị cũng sẽ mở rộng bảo hiểm bắt buộc toàn dân.
11
- Đối với các đối tượng tham gia BHXH sẽ được đơn vị mở rộng, tỷ lệ thu
BHXH 15% để hưởng chế độ hưu trí và tử tuất.
● Kế hoạch mở rộng, phát triển BHYT năm 2015:
- Kế hoạch mở rộng phát triển BHYT của đơn vị đến năm 2015 trước hết cần
từng bước mở rộng đối tượng BHYT bắt buộc tới học sinh, sinh viên, trẻ em dưới 6
tuổi; người lao động trong các doanh nghiệp tư nhân; thực hiện các hình thức BHYT
tự nguyện khác nhau cho người lao động tự do, thực hiện BHYT cho thân nhân những
người tham gia BHYT.
Tóm lại, chiến lược phát triển của BHXH quận Long Biên về lâu dài cần tập
trung vào hai mục tiêu sau:

- Thứ nhất là hoàn thiện, đảm bảo các chính sách BHXH cho tất cả người lao
động (không phân biệt họ làm việc ở đâu, cho ai, …) làm căn cứ xác lập vị thế của
quỹ BHXH với tư cách là một quỹ tài chính tập trung, một trung gian tài chính trong
hệ thống tài chính công của nhà nước pháp quyền. Xác lập và tạo sự thông thoáng
trong các kênh giao chuyển vốn giữa BHXH với NSNN và thị trường tài chính.
- Thứ hai là bảo toàn, phát triển quỹ BHXH trong khuôn khổ luật pháp và rủi ro
thấp nhất. Đảm bảo quỹ luôn tăng trưởng và làm yên lòng người tham gia quỹ BHXH.
Hai mục tiêu trên là mục tiêu lâu dài mang tính chiến lược của BHXH, đơn vị
cần phải có bước đi, cách làm thích hợp và hoạch định những mục tiêu mang tính sách
lược, ngắn hạn để kiên trì đạt được mục tiêu lâu dài đó.
12
PHẦN 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, QUẢN TRỊ
HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TẠI BẢO HIỂM XÃ
HỘI QUẬN LONG BIÊN
2.1. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và nhân lực công nghê thông tin
Qua số liệu khảo sát tại Bảo hiểm xã hội quận Long Biên, em đã rút ra một số
vấn đề sau:
2.1.1. Trang thiết bị phần cứng
Các trang thiết bị phần cứng được sử dụng tại Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
bao gồm:
Bảng 1.3: Trang thiết bị phần cứng tại BHXH quận Long Biên
Số thứ tự Tên thiết bị Số lượng (chiếc)
1 Máy tính cá nhân 43
2 Máy chủ 1
3 Máy tính xách tay 4
4 Máy in 20
5 Máy tra cứu thông tin 2
6 Máy photocopy 2
7 Máy chiếu 1
8 Máy scan 1

(Nguồn: BHXH quận Long Biên tháng 12/2014)
13
Nhìn vào bảng số liệu ta có thể thấy được đơn vị đã được trang bị khá đầy đủ
các loại máy móc thiết bị cho hoạt động của chuyên ngành bảo hiểm xã hội, đảm bảo
mỗi cán bộ nhân viên văn phòng đều được trang bị một máy tính để bàn. Việc đầu tư
đầy đủ như vậy đã thể hiện tầm nhìn và nhận thức đúng đắn của đơn vị trong việc ứng
dụng CNTT vào BHXH.
Công tác quản lý, sử dụng các trang thiết bị, máy móc cũng được đảm bảo yêu
cầu: Bảo quản thiết bị theo đúng quy định về quản lý tài sản; sử dụng các trang thiết bị
đúng mục đích, đúng nhiệm vụ chuyên môn được giao.
2.1.2. Phần mềm
Bảo hiểm xã hội quận Long Biên đã được trang bị và đưa vào sử dụng các phần
mềm ứng dụng và hỗ trợ sau:
Phần mềm kế toán VSA: được sử dụng từ năm 2009, từ đó đến nay phần mềm
đã được nâng cấp nhiều lần và gần đây nhất là nâng cấp vào đầu năm 2013 (phiên bản
VSA 2.0) để phục vụ theo yêu cầu của Chế độ Kế toán BHXH ban hành theo Thông
tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ Tài Chính. Phần mềm kế toán VSA
đã đáp ứng được các yêu cầu của Chế độ Kế toán BHXH ban hành như các bảng biểu
báo cáo quyết toán đã vào được đầy đủ, đáp ứng cho việc kiểm tra, lập báo cáo, gửi
báo cáo quyết toán và các báo cáo nghiệp vụ theo yêu cầu quy định,…
Ngoài phần mềm kế toán, đơn vị còn có sử dụng một số các phần mềm chuyên
ngành như: Phần mềm xét duyệt một lần, phần mềm xét duyệt ốm đau thai sản, phần
mềm tiếp nhận hồ sơ – xử lý văn bản và phần mềm giám định.
Phần mềm bảo mật: Đơn vị hiện đang sử dụng FireWall và phần mềm diệt
virus (BKAV Pro) để đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính khỏi những tấn công
hoặc xâm nhập bất hợp pháp. Ưu điểm chung của các phần mềm này là giao diện đơn
giản dễ sử dụng, chi phí hợp lý, có khả năng phát hiện và ngăn chặn vius và khử mã
độc. Nhược điểm là làm chậm thời gian khởi động máy tính và quá trình sao lưu tệp
tin dữ liệu.
2.1.3. Hệ thống mạng

14
Mạng tin học nội bộ của Bảo hiểm xã hội bao gồm hệ thống mạng internet
không dây (Wireless), hệ thống mạng cáp (Cable), các máy chủ (Server), máy tính cá
nhân (PC) và các thiết bị tin học khác được kết nối với nhau trong phạm vi địa lý là
khuôn viên Bảo hiểm xã hội.
Hệ thống truyền dẫn mạng máy tính bao gồm hệ thống cáp xoắn trục chính, hệ
thống cáp xoắn đi đến các máy tính đầu cuối và các phụ kiện khác đi kèm.
Thiết bị mạng máy tính bao gồm hệ thống chuyển mạch chính và nhánh tại các
phòng, hệ thống máy chủ cung cấp các dịch vụ mạng máy tính, dịch vụ Internet (với tỉ
lệ máy tính kết nối Internet là 100%): truy cập Internet, tên miền, thư tín điện tử,
website, cổng thông tin và một số thiết bị mạng khác.
Sơ đô 1.2: Sơ đồ hệ thống mạng tại Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
(Nguồn: Bảo hiểm xã hội quận Long Biên)
Mô hình thiết kế hệ thống mạng tại Bảo hiểm xã hội quận Long Biên sử dụng
đường truyền Internet tốc độ cao ADSL kết nối với Router, sau đó kết nối tới Hub
cắm cáp vào các máy chủ Web server, IU server (máy chủ hệ thống phần mềm quản
lý), Database server (máy chủ cơ sở dữ liệu), Libol server (máy chủ thư viện điện tử)
và Mail server (máy chủ thư điện tử). Bốn máy này kết nối trực tiếp đến Switch và từ
Switch dẫn cáp đến các máy trong các phòng của đơn vị.
15
2.1.4. Một số vấn đề về thông tin và HTTT
- Phương thức thu thập, xử lý và truyền thông tin:
+ Phương thức thu thập thông tin: Nguồn thông tin được thu thập từ bên trong
đơn vị và từ bên ngoài. Đối với nguồn thông tin bên trong, các cán bộ tùy vào từng bộ
phận chức năng mà phạm vi thông tin có thể cung cấp được là lớn hay nhỏ, khi có nhu
cầu về thông tin, cán bộ sẽ yêu cầu bộ phận nơi mà các thông tin mà cán bộ cần đang
được lưu trữ và sẽ chờ phản hồi từ bộ phận đó. (VD: Bộ phận kế toán muốn lấy thông
tin về tình hình thu BHXH trong quý IV năm 2014 thì sẽ yêu cầu bộ phận thu gửi
thông tin thu BHXH trong quý IV, sau khi nhận được yêu cầu bộ phận thu sẽ tìm hồ
sơ thu BHXH của các tháng 10, 11, 12 năm 2014 rồi gửi các bộ hồ sơ đó cho bộ phận

kế toán tổng hợp).
Đối với những thông tin bên ngoài doanh nghiệp, thì bộ phận tiếp nhận hồ sơ
và trả kết quả sẽ tiến hành thu thập, xử lý và truyền thông tin; thông tin có được chủ
yếu từ phiếu yêu cầu của cá nhân, doanh nghiệp hoặc các bản ghi của doanh nghiệp.
+ Xử lý thông tin: Với các thông tin bên ngoài sau khi được thu thập sẽ được
bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tiến hành phân loại, xử lý rồi gửi cho các bộ
phận khác liên quan (như các thông tin liên quan đến lập, sửa, cấp lại sổ thẻ sẽ được
gửi về bộ phận cấp sổ thẻ để làm việc, …). Với các thông tin bên trong đơn vị thường
ít phải xử lý vì các thông tin này đã được các bộ phận (là nơi lưu trữ) xử lý để mọi
người bên trong doanh nghiệp có thể hiểu và sử dụng được.
+ Lưu trữ và truyền thông tin: Thông tin được truyền giữa các phòng ban bằng
phương thức thủ công (như với bản ghi, chứng từ sau khi phân loại được cán bộ bộ
phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả gửi cho các bộ phận khác bằng phương thức
truyền tay). Chỉ có một vài thông tin được truyền nhận qua máy tính (như thông tin
thu bảo hiểm được truyền từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đến bộ phận thu
hoặc bộ phận chế độ thông qua mail hoặc phần mềm). Các thông tin sau khi xử lý
được lưu trữ dưới dạng hồ sơ đóng thành quyển và bản mềm (còn tùy thuộc vào từng
loại thông tin). Các hồ sơ được ghi mã rồi đóng thành quyển được sắp xếp theo số thứ
tự từ 1 đến n và theo thời gian, được lưu trữ trong các kho hồ sơ. Với các bản mềm,
được lưu trữ trong máy tính tại các bộ phận.
16
- Hệ thống thông tin được sử dụng tại đơn vị: Hiện tại Bảo hiểm xã hội quận
Long Biên đang sử dụng Hệ thống thông tin quản lý thu BHXH. Hệ thống giúp quản
lý chặt chẽ quy trình thu BHXH thống nhất trong toàn hệ thống và quy trình đối chiếu,
quyết toán thu với các đơn vị tham gia BHXH. Ngoài ra, hệ thống CSDL tập trung
thống nhất, giúp chia sẻ thông tin cho các bộ phận chức năng liên quan được dễ dàng.
Việc sử dụng và chia sẻ dữ liệu trong hệ thống đều được đặt trên cơ sở nhóm
làm việc tức là phân quyền cho mỗi người sử dụng trên từng chức năng của hệ thống,
phân quyền cập nhật và khai thác số liệu. Mỗi cá nhân đều được cấp usename và
password. Ngoài ra hệ thống cũng ghi nhận và theo dõi lịch sử cập nhật dữ liệu.

Dữ liệu của đơn vị trên client sau đó được trả về cho server. Dữ liệu được lưu
trên Server, được thiết lập theo ngày. Các dữ liệu chung trên máy chủ được đặt riêng
trên ổ lưu trữ riêng và mọi người có thể truy cập
Thời gian backup dữ liệu được thực hiện 1 lần/ tuần bằng hệ thống HDD lắp
ngoài cổng USB.
2.1.5. Nhân lực CNTT
Người quản trị mạng và hệ thống: Họ là những cán bộ, nhân viên của một đơn
vị trực thuộc Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hà Nội chuyên hỗ trợ quản lý cấp phát địa
chỉ, các thông số kỹ thuật, tổ chức duy trì hoạt động của các thiết bị đặt tại phòng máy
chủ; đảm bảo đường truyền thông suốt đến tủ mạng quản trị mạng và hệ thống máy
chủ; duy trì hoạt động của các máy chủ; kiểm tra và bảo dưỡng duy trì các dịch vụ
hoạt động trong hệ thống mạng như hệ thống phần mềm quản lý, thư điện tử, truyền
dữ liệu, tải về và các dịch vụ khác sẽ được quy định trong từng trường hợp; thực hiện
các tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng những phần mềm chuyên dụng cho các
bộ phận trong các trường hợp cần thiết. Đây cũng là người có kiến thức về các hoạt
động nghiệp vụ của đơn vị, được đào tạo khá bài bản và hiểu biết về phần cứng, phần
mềm, biết đánh giá các phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng cho một ứng
dụng đặc thù.
Người sử dụng HTTT và phần mềm: Họ là cán bộ của các bộ phận chức năng
trong đơn vị. Họ có quyền khai thác các tài nguyên trên mạng như máy in, phần mềm,
cơ sở dữ liệu, thư điện tử,…và được người quản trị mạng cụ thể hóa bằng phân cấp,
17
phân quyền truy nhập thông tin. Họ sử dụng và phát hiện những ưu, nhược điểm của
hệ thống; đề xuất hướng giải quyết để hệ thống thông tin của đơn vị ngày một hoàn
chỉnh hơn. Mặc dù là người sử dụng hệ thống thông tin và phần mềm nhưng do khối
lượng công việc lớn, một người phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mêm nên một số
chức năng vẫn chưa được khai thác một cách triệt để.
2.2. Tình hình quản trị HTTT và TMĐT tại BHXH quận Long Biên
2.2.1. Tình hình quản trị HTTT
Dưới đây là một vài thông tin được thu thập từ phiếu điều tra (20 phiếu):

Biểu đồ 1.1: Tỷ lệ phần trăm phần mềm được sử dụng tại Bảo hiểm xã hội
Quận Long Biên (%)
Trả lời cho câu hỏi: Đơn vị hiện tại đã có hệ thống thông tin tự động hay chưa?
Đáp án Tỷ lệ phần trăm
Có rồi 100%
Chưa có 0%
Đó là hệ thống thông tin quản lý thu bảo hiểm xã hội
Biểu đồ 1.2: Nhu cầu sử dụng hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý sổ
thẻ, bảo hiểm tại bảo hiểm xã hội quận Long Biên
18
Biều đồ 1.4: Nhu cầu sử dụng hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý nhân
sự - tiền tương tại bảo hiểm xã hội Quận Long Biên
Nhìn chung, hệ thống hiện tại của đơn vị chỉ đáp ứng khá hiệu quả trong việc
quản lý thu bảo hiểm xã hội, xét duyệt các chế độ, giám định và kế toán; còn lại chưa
có sự đồng bộ giữa các bộ phận của hệ thống (như quản lý sổ thẻ, quản lý nhân sự).
Qua số liệu có thể dễ dàng nhận thấy, phần đông cán bộ trong đơn vị mong
muốn có thêm HTTT quản lý nhân sự và đặc biệt là quản lý sổ thẻ với hơn 90% cán
bộ đồng ý để giúp cho họ thuận tiện hơn trong công việc. (Quản lý hơn 2300 đơn vị,
121.668 người lao động, những con số không hề nhỏ)
Ngoài ra, hệ thống hiện tại cũng chưa cung cấp cho ban lãnh đạo các công cụ
hỗ trợ đắc lực; chưa quản lý thống kê, phân tích, phát hiện những khó khăn, rủi ro
tiềm ẩn; chưa hỗ trợ nhân viên quản lý hiệu quả thời gian và công việc của mình.
Hàng năm, chi phí dành cho nâng cấp, bảo trì, sửa chữa và lắp đặt phần cứng,
phần mềm, hệ thống mạng, … ước tính khoảng trên dưới 40 000 000(đồng) nhưng do
Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hà Nội chi trả. Đơn vị cũng không thường xuyên tổ
chức các lớp học về CNTT và HTTT (1 năm các cán bộ chỉ tham giá các lớp học về
CNTT và HTTT 2 lần; 1 lần là do đơn vị tổ chức, 1 lần là do BHXH Thành phố Hà
Nội tổ chức). Nhận thấy được tầm quan trọng của CNTT và HTTT với quá trình quản
lý bảo hiểm xã hội nên lãnh đạo đơn vị khá quan tâm về vấn đề này. Tuy nhiên đơn vị
mới chỉ tập trung cho CNTT, còn HTTT và các phần khác chưa được thực sự quan

tâm thỏa đáng (chỉ mới quan tâm đến HTTT quản lý thu BHXH).
2.2.2. Chiến lược phát triển HTTT trong tương lai của BHXH quận Long Biên
19
Mục tiêu của đơn vị trong các năm tiếp theo sẽ tiếp tục xây dựng, hoàn thiện và
nâng cấp hệ thống thông tin lên một tầm cao mới nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng công
nghệ của đơn vị. Cụ thể:
Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ phần cứng, hệ quản trị, hệ điều hành, truyền
thông: Hệ thống thông tin phải đảm bảo tính thống nhất và khả năng giao tiếp, chia sẻ
tài nguyên, phải thỏa mãn yêu cầu của hệ thống mở, có công nghệ hiện đại, dễ tương
thích và nâng cấp, đồng thời phải đáp ứng tính an toàn và bảo mật cao. Cần tạo lập các
khuôn khổ pháp lý và quy định chuân về thu thập, mã hóa thông tin, sử dụng, truyền
dẫn và bảo mật thông tin.
Các cán bộ trong đơn vị phải nhận thức được vai trò của HTTT trong tiến trình
hiện đại hóa công tác quản lý BHXH, sổ thẻ BH, HTTT sẽ từng bước thực hiện
được mục tiêu xây dựng HTTT quản lý thống nhất, hỗ trợ tốt các công tác chỉ đạo,
điều hành và đề xuất hoàn thiện chính sách, chế độ BHXH; có thể tạo lập CSDL của
quận về BHXH, cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ chính xác cho công tác thống kê và
phân tích dự báo, đồng thời mở rộng các dịch vụ điện tử, cải cách thủ tục hành chính
và phục vụ tốt cho các đối tượng tham gia BHXH.
2.2.3. Chiến lược đào tạo nguồn nhân lực HTTT tại BHXH quận Long Biên
Là một đơn vị về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
rất chú trọng tới đội ngũ nhân viên của mình. Với chiến lược khai thác nguồn nhân lực
không chỉ theo chiều rộng mà còn theo theo chiều sâu, đơn vị không chỉ coi trọng
công tác tuyển dụng nhân sự với yêu cầu cao về trình độ chuyên môn và các kỹ năng
mềm mà đơn vị còn không ngừng đạo tạo đội ngũ nhân viên của mình.
Đơn vị chủ động chuẩn bị lực lượng và đội ngũ cán bộ sử dụng tốt HTTT,
trang bị tin học cơ bản cho tất cả cán bộ công chức BHXH. Đội ngũ cán bộ sử dụng
HTTT phải làm chủ hệ thống truy nhập xử lý dữ liệu truyền tải thông tin, quản trị dữ
liệu, quản trị mạng, phân tích hệ thống và quan trọng hơn là phải biết phát triển và
thường xuyên nâng cấp, hoàn thiện hệ thống thông tin ứng dụng trong quản lý BHXH.

Các cán bộ lãnh đạo và cán bộ nghiệp vụ BHXH phải được trang bị kiến thức về
HTTT để có đủ năng lực truy nhập, khai thác và phân tích thông tin phục vụ yêu cầu
20
quản lý. Quan trọng hơn là từ hiểu biết về HTTT sẽ giúp cán bộ thay đổi toàn bộ cung
cách quản lý và phương pháp thực thi công việc.
Với dự định trên thì chất lượng của nguồn nhân lực trong việc ứng dụng CNTT
vào các công việc quản lý sẽ được nâng cao, đáp ứng yêu cầu Bảo hiểm Việt Nam đặt
ra với chất lượng nguồn nhân lực.
2.2.4. Về tình hình quản trị thương mại điện tử tại Bảo hiểm xã hội quận Long Biên
Hiện tại đơn vị không ứng dụng Thương Mại Điện Tử trong các hoạt động
nghiệp vụ bảo hiểm xã hội.
2.3. Đánh giá về tình hình ứng dụng CNTT, quản trị HTTT tại BHXH quận
Long Biên
2.3.1. Đánh giá chung
Nhận thức được ưu thế của công nghệ thông tin, trong nhiều năm qua, Bảo
hiểm xã hội quận Long Biên đã có những nỗ lực để đẩy mạnh phát triển tin học và
ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn ngành nhằm đưa hoạt động của ngành đạt
được những kết quả tốt hơn góp phần nâng cao quyền lợi cho các đối tượng. Là cơ
quan thực hiện các chế độ chính sách BHXH, quản lý quỹ BHXH, BHYT, BHTN theo
quy định của pháp luật, thời gian qua BHXH quận Long Biên luôn coi trọng việc ứng
dụng CNTT, coi đây là khâu đột phá chiến lược và không thể thiếu trong hoạt động
quản lý của ngành. Chính vì vậy việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý từng bước
được thực hiện có hiệu quả, làm tiền đề thúc đẩy tiến trình hiện đại hóa công tác quản
lỹ quỹ BHXH, BHYT, BHTN, quản lý sổ thẻ, … của quận.
Do những đặc thù về các hoạt động nghiệp vụ bảo hiểm nên đơn vị cũng tổ
chức cài đặt hệ thống thông tin sao cho phù hợp với những đặc thù đó. Hệ thống giúp
cho các hoạt động của đơn vị được tối ưu hóa hơn. Tuy nhiên bên cạnh những lợi ích,
trong quá trình sử dụng và vận hành, hệ thống của đơn vị vẫn còn một số những hạn
chế và không thể thiếu những khó khăn, thách thức. Nhận thức được tầm quan trọng
của công tác này, ban lãnh đạo đơn vị đã có sự quan tâm đặc biệt trong việc xây dựng

chiến lược phát triển CNTT, đã mạnh dạn cử cán bộ đi học để về triển khai những
21
công việc liên quan đến ứng dụng CNTT vào phục vụ cho công tác quản lý chuyên
môn tại đơn vị.
2.3.2. Ưu điểm
Được sự quan tâm và hỗ trợ của BHXH Việt Nam nói chung và BHXH Thành
phố Hà Nội nói riêng, cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin của đơn vị đã được nâng
cao và cải tiến. Giúp cho các công việc, hoạt động nghiệp vụ của của cán bộ được hỗ
trợ một cách tối ưu, các thông tin được chia sẻ, tránh sự trùng lặp dư thừa dữ liệu.
Ngoài ra còn tiết kiệm được phần nào thời gian làm việc, chi phí chia sẻ và lưu trữ dữ
liệu.
Ưu điểm về cơ sở vật chất: Đơn vị đã được trang bị gần như đầy đủ các loại
máy móc thiết bị cho hoạt động của ngành; việc trang bị máy tính, máy in, máy fax và
các loại trang thiết bị cần thiết khác cho BHXH đã tạo điều kiện để các cán bộ nhân
viên làm tốt nhiệm vụ được giao, tốn ít nhân lực, công việc được giải quyết chính xác
hơn, nhanh hơn. Công tác quản lý, sử dụng các trang thiết bị, máy móc trong toàn
ngành đảm bảo các yêu cầu: bảo quản thiết bị theo đúng quy định về quản lý tài sản;
sử dụng các phần mềm ứng dụng chuyên ngành trên máy vi tính đúng mục đích, đúng
nhiệm vụ chuyên môn được giao.
Ưu điểm về việc nối mạng trong đơn vị: Việc nối mạng internet cho máy tính
tại đơn vị đã giúp kết nối được các phần mềm nghiệp vụ, việc truyền - nhận dữ liệu
qua đường truyền FTP đảm bảo an toàn, chính xác, nhanh chóng. Việc nối mạng tạo
điều kiện để cán bộ dễ dàng trao đổi thông tin, tìm kiếm và cập nhật thông tin về bảo
hiểm cũng như các thông tin liên quan khác. Có thể lên mạng tham khảo tình hình
thực hiện công tác quản lý BHXH để từ đó rút kinh nghiệm, bổ sung những kiến thức
để hoàn thiện công tác của đơn vị mình.
Ưu điểm của các phần mềm chuyên ngành: Việc ứng dụng phần mềm chuyên
ngành BHXH trong năm qua đã tạo nên bước đột phá của BHXH trong việc chi trả
cho các đối tượng, đảm bảo chi đúng, chi đủ, chi kịp thời bởi vậy tạo thêm niềm tin
của người lao động và thân nhân đối với BHXH.

Từ khi ứng dụng phần mềm quản lý đối tượng hưởng BHXH thì công tác xét
duyệt chế độ cho các đối tượng được tiến hành nhanh hơn, mức độ chính xác cao và
22
có thể xét duyệt cho nhiều đối tượng trong một thời gian ngắn hơn trước khá nhiều.
Ngoài ra nội dung thực hành của phần mềm khá dễ dàng và không yêu cầu thao tác
quá khó như vậy dễ dàng cho mọi người có thể thực hiện được. Những người chưa
biết nhiều về máy tính và các phần mềm thì chỉ cần hướng dẫn là có thể sử dụng được
ngay. Điều này tạo ra thuận lợi cho đơn vị trong công tác đào tạo nghiệp vụ ứng dụng
CNTT vào BHXH nói chung.
2.3.3. Hạn chế
Tuy được đầu tư về cơ sở hạ tầng nhưng đơn vị vẫn gặp phải các hạn chế như:
- Hạ tầng CNTT chưa được đồng bộ hóa tối ưu, chưa đáp ứng toàn bộ yêu cầu
trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng với nhau;
- Các CSDL, hệ thống chưa bảo đảm tốt việc an toàn, bảo mật thông tin;
- Các phần mềm, HTTT phục vụ việc điều hành, quản lý chưa thực sự phát
triển; các chức năng hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định và hỗ trợ cán bộ làm việc còn gặp
nhiều khó khăn;
- Mức độ và hiệu quả ứng dụng CNTT trong đơn vị còn chưa cao, một số công
việc vẫn mang nặng tính thủ công;
- Các nội dung thông tin chưa thực sự được cập nhật thường xuyên, đầy đủ nên
vẫn chưa đáp ứng được hết nhu cầu thông tin của nhân dân;
- Khó khăn trong việc ứng dụng phần mềm như: phần mềm khó cài đặt, khi sử
dụng phần mềm hay bị lỗi phông chữ;
- Khó khăn trong việc sử dụng HTTT như: hệ thống không có khả năng lưu khi
đang thực hiện, phải thực hiện xong công việc mới được phép lưu trữ. Mặc dù có báo
lỗi sai trong quá trình thực hiện cho người thực hiện biết nhưng HTTT lại không có
chức năng có thể sửa sai khi đang thực hiện mà chỉ có thể tiếp tục làm cho đến khi
xong rồi quay lại sửa. Ngoài ra hệ thống có tính bảo mật vẫn chưa cao bởi chỉ cần một
vài thủ thuật và các thao tác đơn giản có thể sẽ tìm được thông tin cần thiết từ đó có
thể thay đổi và sửa chữa thông tin.

23
Nguyên nhân xuất phát từ việc đơn vị chưa thể tự mình thiết kế phần mềm,
HTTT cho công tác của ngành bởi vậy đơn vị đã thuê một công ty chuyên thiết kế các
phần mềm và HTTT để xây dựng. Họ là những người giỏi về chuyên môn máy tính và
lập trình nhưng không phải là những người có chuyên môn cao về BHXH cũng như
chế độ của BHXH chính vì vậy phần mềm, HTTT của họ sẽ có những vướng mắc.
Mặt khác, họ không phải là người trực tiếp sử dụng nên những lỗi phát hiện ra không
được kịp thời sửa chữa bổ sung và hoàn thiện.
- Một số công việc quản lý chưa được tin học hóa như quản lý sổ, thẻ bảo
hiểm; quản lý nhân sự - tiền lương. Cụ thể:
- Quy trình quản lý sổ, thẻ bảo hiểm:
Nhân viên cấp sổ thẻ, thẻ tiếp nhận phiếu yêu cầu làm sổ thẻ từ nhân viên một
cửa sau khi có sự kiểm duyệt của ban lãnh đạo. Nhân viên cấp sổ thẻ sẽ căn cứ vào
phiếu yêu cầu để lập sổ thẻ và trình ban lãnh đạo ký duyệt. Các sổ thẻ được lập thành
công sẽ lưu trữ dưới dạng hồ sơ sổ thẻ bảo hiểm. Mỗi hồ sơ sẽ được cấp một mã số,
các hồ sơ sẽ được gộp lại với nhau thành quyển, mỗi quyển được ghi một số thứ tự.
Nhân viên cấp sổ thẻ sẽ lưu trữ và sắp xếp các quyển đó trong kho. Ngoài ra kết quả
lập sổ thẻ sẽ được báo cáo dưới dạng word để gửi lên BHXH Thành phố Hà Nội kiểm
tra, đánh giá qua thư điện tử.
Khi cần tìm kiếm thông tin, nhân viên cấp sổ thẻ sẽ tra số thứ tự của các quyển
tài liệu rồi lại tra tiếp mã số văn bản cần tìm kiểm. Một số thông tin như số thứ tự, mã
số văn bản, tên doanh nghiệp được lưu trữ trên bảng Excel để giúp cho nhân viên kho
lưu trữ thuận lợi hơn trong việc tra mã số.
- Quy trình quản lý nhân sự - tiền lương:
+ Quản lý nhân sự: Khi cán bộ được BHXH Thành phố Hà Nội cử xuống đơn vị làm
việc, Ban Giám đốc sẽ nhận hồ sơ của cán bộ. Sau đó, Ban Giám đốc sẽ kiểm tra sự
chính xác của thông tin trong hồ sơ nhân viên rồi cập nhật các thông tin chung, thông
tin về gia đình, quá trình công tác, bằng cấp, … Trong quá trình công tác tại đơn vị,
Ban Giám đốc sẽ sửa đổi, bổ sung những thông tin phát sinh của cán bộ.
24

+ Quản lý lương: trong quá trình làm việc, bộ phận kế toán sẽ theo dõi, cập nhật
thông tin về khen thưởng – kỷ luật, nghỉ phép, thông tin về tiền lương của cán bộ công
chức. Cuối mỗi tháng bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo về tiền lương để gửi ban lãnh
đạo và lấy đó làm cơ sở thanh toán lương cho cán bộ công chức.
Như ta có thể thấy 2 quy trình trên khá là phức tạp và vẫn còn mang hơi hướng
thủ công. Đối với quản lý nhân sự - tiền lương, đơn vị sẽ gặp nhiều khó khăn trong
việc quản lý nếu tăng thêm nhân sự cũng như nếu nhà nước ban hành dự thảo thay đổi
về hệ số lương, thưởng với cán bộ, công chức. Đối với quản lý sổ, thẻ bảo hiểm, mặc
dù đã có sự hỗ trợ từ Excel nhưng nó chỉ giúp cho việc tra cứu mã số mà chưa hỗ trợ
được việc tra cứu cả thông tin sổ thẻ. Chính vì thế, các nhân viên trong kho lưu trữ rất
vất vả trong việc tìm kiếm thông tin.
2.4. Đề xuất hướng đề tài tốt nghiệp
Sau khi tìm hiểu thực tế về thông tin cũng như tình hình phát triển của đơn vị,
em xin đưa ra hai hướng đề tài khóa luận:
Đề tài 1: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại đơn vị Bảo
hiểm xã hội quận Long Biên.
Đề tài 2: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý sổ thẻ bảo hiểm tại đơn
vị Bảo hiểm xã hội quận Long Biên.
Hai đề tài trên được đề xuất dựa trên khảo sát đối với cán bộ và lãnh đạo đơn vị
về nhu cầu cũng như phương hướng của đơn vị đối với sự phát triển HTTT của đơn vị
trong thời gian tới, đặc biệt là mục đích của HTTT mà các cán bộ, lãnh đạo đơn vị
mong muốn hướng tới là giúp cho các quy trình nghiệp vụ, các bộ phận trong đơn vị
có được sự thống nhất, đồng bộ.
25