Đặc điểm tổ chức kế toán của XN in Nhà xuất bản Lao động- Xã hội

Website: Email : Tel : 0918.775.368
LI M U
Đối với mỗi doanh nghiệp, kế toán là công cụ quan trọng để điều hành
quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh và kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật t,
tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh và chủ
động tài chính của doanh nghiệp. Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, công tác kế
toán đã đợc Xí nghiệp in Nhà xuất bản Lao động Xã hội coi trọng đúng mức.
Trong thời gian thực tập ti õy, đợc sự giúp đỡ của lãnh đạo Công ty, các cán bộ
thuộc phòng k toỏn cùng sự ch bo tận tình ca PGS. TS Phạm Bích Chi, em đã
tìm hiểu, nắm bắt và tiếp cận đợc bản chất cơ bản của công tác kế toán bổ sung
thêm kiến thức về hạch toán kế toán, vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế.
Do thời gian thực tập ngắn, trình độ còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế cha có
nên chuyên đề không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng
góp của các thầy, cô giáo, các cán bộ phòng k toỏn của Công ty TNHH thng
mi ụng Phong để chuyên đề đợc hoàn thiện hơn.
Ni dung bỏo cỏo gm cú 3 phn:
- Phn 1: Gii thiu chung v XN in Nh xut bn Lao ng Xó hi
- Phn 2: c im t chc k toỏn ca XN in Nh xut bn Lao ng- Xó hi
- Phn 3: Mt s nhn xột ỏnh giỏ chung v XN in Nh xut bn Lao ng
Xó hi

1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
PHẦN I
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP IN NHÀ XUẤT BẢN
LAO ĐỘNG – XÃ HỘI
1. KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN XÍ NGIỆP
IN NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG – XÃ HỘI
1.1Khái quát về quá trình hình thành
Tên chính thức: Xí nghiệp in Nhà xuất bản Lao động - Xã hội
Có trụ sở chính tại: Số 36, Ngõ Hoà Bình 4, Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà

Nội.
Được thành lập vào những năm trước thời kỳ đổi mới 08/11/1983 theo
Quyết định số 287-TBXH/QĐ của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội. Quá
trình hình thành Xí nghiệp in có thể được khái quát như sau:
- Năm 1983, Xí nghiệp in được thành lập với quy mô
ban đầu rất nhỏ, chỉ là một xưởng in hoạt động nhằm phục vụ công tác in ấn của
ngành. Ngày 19/12/1986 Bộ Thương binh và Xã hội ra Quyết định số 293
TBXH/QĐ đổi tên Xí nghiệp In Bộ Thương binh và Xã hội
- Ngày 23/11/1988 Bộ Lao động Thương binh và Xã hội có Quyết đinh số
516 LĐTBXH/QĐ thành lập Xí nghiệp in dịch vụ và đời sống. Sau đó vào năm
1991, Bộ Thương binh và Xã hội có Quyết định số 18 LĐTBXH/QĐ đổi tên Xí
nghiệp sản xuất dịch vụ đời sống thành Xí nghiệp in dụng cụ người tàn tật với
chức năng sản xuất xe lăn, nạnh nẹp… phục vụ thương binh và người tàn tật.
- Ngày 20/03/1993 Bộ Lao động Thương binh và Xã hội ra Quyết định số
152 LĐTBXH/QĐ thành lập doanh nghiệp nhà nước theo Nghị định số 338/CP
của Chính phủ và mang tên nhà In Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hoạt
động theo nguyên tắc hạch toán kế toán độc lập, là đơn vị kế toán cơ sở trực thuộc
Bộ với nhiệm vụ tổ chức in ấn các ấn phẩm, tài liệu kiểu mẫu và các nhãn mác
khác.

2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Ngày 16/2/2001 Bộ Lao động Thương binh và Xã hội ra Quyết định số 98
LDTBXH/QD chuyển nhà in Bộ Lao động Thương binh và Xã hội thành công ty
in Bộ Lao động Thương binh và Xã hội
- Ngày 07/05/2003 Bộ Lao động Thương binh và Xã hội có Quyết định số
564 LĐTBXH/QĐ về việc sáp nhập Nhà xuât bản Lao động Thương binh và Xã
hội và Công ty in Lao động Xã hội thành Nhà xuất bản Lao động – Xã hội.
1.2 ĐẶC ĐIỂM CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ XÍ NGHIỆP IN NHÀ
XUẤT BẢN LAO ĐỘNG XÃ HỘI

1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp
Phụ lục 1 : Bộ máy quản lý của Xí nghiệp in Nhà xuất bản Lao động – Xã hội
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
- Giám đốc XN in: là người quản lý và chỉ huy cao nhất tại XN in, chịu mọi
trách nhiệm trước cấp trên, các cơ quan Nhà nước, khách hàng và tập thể cán bộ
công nhân viên chức trong XN in.
- Phó giám đốc: là người giúp giám đốc quản lý và điều hành một hoặc một
số lĩnh vực của XN in theo phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước
giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao.
- Kế toán trưởng: là người giúp giám đốc về công tác chuyên môn tổ chức
thực hiện công tác kế toán tài chính, thống kê và công tác kiểm toán nội bộ của
XN in, có quyền hạn và nhiệm vụ như qui định hiện hành của Bộ Tài chính.
- Trong XN in phòng nghiệp vụ thực hiện các chức năng, lập kế hoạch sản
xuất, điều hành sản xuất, đảm bảo kỹ thuật, tổ chức lao động, hành chính, tài vụ,
kho quỹ, vận chuyển, y tế, tạp vụ. Phòng nghiệp vụ được tách thành các phòng
riêng như
+ Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ lập định mức NVL cho từng loại sản phẩm
sản xuất nhằm sử dụng NVL sao cho hiệu quả nhất.

3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ ứng dụng các khoa học kỹ thuật và các phát
minh cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động và kiểm tra những thông số
kỹ thuật của sản phẩm in trong quá trình sản xuất
+ Phòng hành chính: Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ của XN in thực hiện công
tác văn thư, y tế, quản trị, bảo vệ hội nghị, tiếp khách.
+ Phòng kế toán tài vụ: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về quản lý, theo
dõi các nguồn vốn: Vốn do Nhà nước cấp, vốn tự có, vốn vay
Tiếp đó là khu vực sản xuất nằm dưới sự điều hành trực tiếp của phòng
nghiệp vụ, gồm có các bộ phận riêng biệt : bộ phận chế bản, phân xưởng in, phân

xưởng hoàn thiện và tổ cơ điện.
1.3 ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ
Phụ lục 2 : Qui trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp in
- Vi tính: Đưa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh các trang in,
trang ảnh, dòng, cột, kiểu, chữ…
- Công tác phim tiến hành sửa và sắp xếp để khi in kết hợp với khổ giấy in.
- Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu phim, ảnh bình bản có nhiều cách bố trí
tất cả các loại chữ, hình ảnh… có cùng một màu vào các tấm mica theo từng trang
in.
- Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica cho từng bộ phận bình bản chuyển
sang, bộ phận phơi bản có nhiệm vụ chế bản vào khuôn in nhôm hoặc kẽm.
- In: Sau khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm (đã được
phơi bản) lúc này bộ phận offset 4 trang, offset 8 trang, offset 10 trang, offset 16
trang, sẽ tiến hành in hàng loạt theo chế bản khuôn in đó.
- Hoàn thiện: Khi nhận được các bản in, các film thành phẩm, sẽ tiến hành
kiểm tra thành phẩm, đóng gói nhập kho và vận chuyển cho khách hàng.
- Tương ứng mỗi giai đoạn công nghệ ở XN in có một bộ phận công nhân
đảm nhiệm. Những công nhân này được tổ chức sắp xếp thành những phân

4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
xưởng, mỗi phân xưởng luôn có nhiệm vụ, chức năng cơ bản riêng và có mối
quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau trong sản xuất.
1.4. TÌNH HÌNH KINH DOANH 2 NĂM GẦN ĐÂY
Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của Xí nghiệp in trong giai đoạn 2006 – 2008:
Phụ lục 3: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in giai đoạn
2007 – 2009
Nhận xét:
Nhìn vào bảng tổng kết này, chúng ta thấy lợi nhuận sau thuế từ hoạt động

kinh doanh của XN in năm sau tăng hơn so với năm trước và tổng doanh thu cũng
tăng dần theo các năm: năm 2008 so với năm 2007 tăng lên là 4,24%, năm 2009
so với năm 2008 tăng lên là 11%, chứng tỏ doanh nghiệp đã hoạt động rất có hiệu
quả. XN in đã phải quản lý chặt chẽ các khoản chi phí để giảm chi phí và giá
thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận. Nhưng tổng chi phí của năm sau đã tăng lên
so với năm trước, đây là một dấu hiệu không tốt, XN in cần phải xem xét, sắp xếp
lại công tác quản lý để làm tăng lợi nhuận cho xí nghiệp. Tóm lại, qua kết quả
hoạt động kinh doanh trên ta thấy XN in đang có những bước phát triển vững
chắc, lợi nhuận ngày càng tăng và sản phẩm có tính cạnh tranh trên thị trường
hơn.

5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần II
Đặc điểm tổ chức kế toán của Xn In nhà xuất bản lao
động xã hội
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán:
Do qui mô sản xuất và địa bàn kinh doanh tập trung tại Hà Nội nên công ty tổ
chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Toàn XN chỉ tổ chức một phòng kế
toán gồm có 6 nhân viên. Mọi chứng từ đều tập chung về phòng kế toán thống kê
của công ty để xử lý và hệ thống hoán thông tin nhằm phục vụ cho công tác quản lí
kinh tế tài chính tại công ty. Đứng đầu phòng kế toán thống kê là kế toán trởng.
Ngoài ra còn có 4 nhân viên kế toán chịu trách nhiệm các phần hàng, nguyên vật
liệu, tiền lơng, tài sản cố định và tính giá
Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán tại XN in Nhà xuất bản Lao động Xã hội
* Nhiệm vụ của từng cán bộ trong phòng kế toán:
- Kế toán trởng (trởng phòng): Là ngời có trách nhiệm giúp phó giám đốc kinh
doanh trong việc ra các quyết định, kinh tế tài chính, quản lí về mặt tài chính của
công ty, kế toán trởng là ngời tổ chức công tác kế toán và bộ mái kế toán phù hợp
với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lí của công ty, là ngời h-

ớng dẫn thực hiện và kiểm tra việc ghi sổ của các kế toán viên.
- Phó phòng kế toán kiêm kế toán thanh toán và tổng hợp: Là ngời tham mu
cho kế toán trởng và thay mặt kế toán trởng khi kế toán trởng vắng mặt, phó phòng
kế toán làm nhiệm vụ của kế toán tổng hợp đồng thời có trách nhiệm theo dõi tình
hình biến động của các quĩ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, tình hình thanh toán với
nhà cung cấp và khách hàng.
- Kế toán nguyên vật liệu: Là ngời có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập xuất

6
Kế toán trưởng ( TP )
Kế toán tiền lư
ơng
Phó phòng kế toán
Kế toán tài sản
cố định
Kế toán giá
thành
Kế toán
nguyên vật liệu
Website: Email : Tel : 0918.775.368
tồn kho nguyên vật liệu ngoài ra kế toán nguyên vật liệu còn có nhiệm vụ theo dõi
biến động kho công cụ dụng cụ.
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình trạng tăng giảm tài sản cố định, tính
khấu hao hàng tháng đồng thời kế toán tài sản cố định còn có nhiệm vụ thống kê
tình hình sản xuất ở từng phân xởng.
- Kế toán tiền lơng: Là ngời có trách nhiệm tính tiền lơng cho từng cán bộ công
nhân viên trong công ty, trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh
phí công đoàn.
- Kế toán giá thành kiêm thủ quỹ: Hàng tháng căn cứ vào chi phí đã đợc tập
hợp, kế toán tiến hành tính giá thành sản phẩm và theo dõi sản phẩm dở dang. Đồng

thời phải theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại công ty.
2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán ở đơn vị:
2.1. Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán:
Mọi chứng từ của công ty đang sử dụng đều theo các biểu mẫu của Bộ tài chính qui
định.
2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang áp dụng đợc xây dựng trên cơ sở hệ
thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo qui định số 1141/TC/CĐKT. Các tài
khoản chi tiết phù hợp với tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ phân
cấp quản lí kinh tế tài chính.
2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống số kế toán:
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ hạch toán theo ph-
ơng pháp kê khai thờng xuyên với hệ thống tài khoản và sổ sách phù hợp với đặc
điểm của ngành in.

7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Trình tự kế toán chứng từ ghi sổ tại Xí nghiệp in Nhà xuất bản Lao động Xã hội
Ghi chú: : ghi hàng ngày
: ghi cuối tháng
: đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Định kì hoặc cuối tháng chứng từ gốc hoặc bản tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi
vào sổ tổng hợp các tài khoản. Căn cứ vào sổ thẻ, kế toán chi tiết cuối tháng kế toán
lập bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp các tài khoản
và bảng tổng hợp chi tiết. Cuối kì kế toán lập báo cáo tài chính.
2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán:
Công ty tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán theo đúng chế độ báo cáo tài
chính Doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 167/2000/QĐ- BTC ngày

8
Chứng từ gốc
Sổ tổng hợp
Báo cáo tài chính
Bảng tổng
hợp chứng từ
gốc
Bảng tổng
hợp chi tiết
Sổ thẻ kế
toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký
CTGS
Website: Email : Tel : 0918.775.368
25/10/2000 của Bộ trởng Bộ tài chính áp dụng cho các Doanh nghiệp bao gồm 4
biểu mẫu:
-Bảng cân đối kế toán (mẫu B01, DN)
-Kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu B02- DN)
-Lu chuyển tiền tệ (mẫu B03- DN)
-Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B09-DN)
Các báo cáo của đợc lập theo quí và năm, Công ty gửi các báo cáo cho cục thuế.
Các báo cáo tài chính của XN in đợc gửi theo thời hạn gửi báo cáo tài chính quí
chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày kết thúc quí, còn đối với báo cáo tài chính năm nộp
chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Ngoài số lợng biểu mẫu bắt buộc trong báo cáo tài chính của công ty còn phải lập
một số biểu mẫu mang tính chất nội bộ để phục vụ cho Công ty, nh báo cáo tăng
giảm và hao mòn tài sản cố định, báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh. Những
báo cáo nội bộ này đợc lập và gửi cho Ban giám đốc vào cuối năm.
2.5. Phơng pháp kế toán hàng tồn kho, phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng, ph-

ơng pháp tính trị giá hàng xuất kho:
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Thuế giá trị gia tăng đợc tính theo phơng pháp khấu trừ.
- Trị giá hàng xuất kho của công ty đợc tính theo phơng pháp bình quân gia
quyền.
3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán chi phí và tính giá
thành của Xí nghiệp in nhà xuất bản lao động xã hội
3.1. Đối tợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất:
Xác định đối tợng tập hợp chi phí sản xuất là khâu đầu tiên đặc biệt quan trọng
trong toàn bộ công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất tại công ty in khoa học kĩ thuật gắn liền với đặc
điểm quy trình công nghệ và đặc điểm sản xuất sản phẩm. Quy trình công nghệ sản
xuất tại công ty là quy trình công nghệ phức tạp kiểu liên tục gồm 3 giai đoạn công
nghệ: chế bản, in và đóng sách. Hơn nữa, tại XN, qua trình sản xuất chỉ đợc tiến
hành trên cơ sở các hợp đồng đã kí kết với khách hàng cho nên chủng loại sản phẩm
của công ty rất đa dạng và không cố định. Do đó việc tập hợp chi phí sản xuất cho
từng loại sản phẩm là rất khó khăn. Vì vậy công ty đã lựa chọn đối tợng tập hợp chi
phí sản xuất là từng giai đoạn công nghệ sản xuất tơng ứng với 3 phân xởng, tổ sản
xuất cho nên đối tợng tính giá thành chính là từng phân xởng (địa điểm phát sinh
chi phí).

9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Toàn bộ chi phí sản xuất của công ty đợc chia làm 3 loại:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Chi phí nhân công trực tiếp.
- Chi phí sản xuất chung.
3.2. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại XN in Nhà xuất bản lao động Xã hội
Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá

thành sản phẩm đợc thể hiện ở sơ đồ 1 phụ lục:
Công ty không dùng sổ cái các tài khoản mà dùng sổ tổng hợp.
3.2.1. Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
3.2.1.1. Nội dung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Mỗi doanh nghiệp sản xuất có một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
khác nhau nên nhu cầu về chủng loại, số lợng nguyên vật liệu cũng khác nhau.
Công ty in khoa học kĩ thuật với đặc thù sản xuất của ngành in nên chi phí NVL
trực tiếp chiểm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất.
* Nguyên liệu, vật liệu của công ty đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu chính gồm có giấy và mực in.
+ Giấy in của công ty chủ yếu là các loại giấy Bãi Bằng, Tân Mai, giấy phấn
Trung Quốc, giấy vẽ Đức với các loại kích cỡ khổ giấy, độ dầy mỏng đen trắng
khác nhau.
+ Về mực in, công ty thờng dùng các loại mực của Trung Quốc, Nhật, Đức,
Anh với màu sắc đa dạng nh xanh, đỏ, đen, trắng đục, cách sen, hồng...
- Nguyên liệu phụ gồm có tổng cộng có khoảng 110 loại nguyên vật liệu phụ
khác nhau(chỉ, băng dính sách, bột hồ, keo dán gáy, cao su offset...)
- Nhiên liệu gồm có xăng và dầu điêzen.
3.2.1.2 Quy trình kế toán:
a) Chứng từ và tài khoản sử dụng:
* Chứng từ sử dụng:
Những căn cứ đầu tiên làm cơ sở để hạch toán NVL trực tiếp xuất dùng cho sản
xuất là:
- Các phiếu điều độ sản xuất
- Các phiếu đề nghị xuất vật t.
- Các phiếu xuất vật t.
Tuỳ theo từng loại NVL mà phòng sản xuất kĩ thuật vật t của công ty lập chứng
từ cho phù hợp.

10