LÀM VIỆC HIỆU QUẢ kỷ NĂNG QUẢN lý THỜI GIAN

PH N IẦ
TH I GIAN HI U QU Ờ Ệ Ả
& TH I GIAN KÉM HI U Ờ Ệ
QU Ả
LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
Prepare by Bui Viet Trung
1
TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả

Cùng m t công vi c nh ng có lúc b n làm r t ộ ệ ư ạ ấ
nhanh, có nh ng lúc b n làm r t ch m.ữ ạ ấ ậ

M c năng l ng c a b n thì khác nhau trong su t ứ ượ ủ ạ ố
m t ngày. ộ

B n ho t đ ng v i nhi u m c hi u qu khác nhau ạ ạ ộ ớ ề ứ ệ ả
t i nh ng th i đi m khác nhau trong ngày.ạ ữ ờ ể

Xác đ nh th i gian hi u qu và kém hi u qu s ị ờ ệ ả ệ ả ẽ
giúp b n b n b o v đ c th i gian hi u qu nh t ạ ạ ả ệ ượ ờ ệ ả ấ
trong ngày.
Prepare by Bui Viet Trung
2
TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả

Th i gian hi u qu là th i gian b n có kh năng ờ ệ ả ờ ạ ả
làm vi c t t nh t. B n c m th y tinh th n sáng ệ ố ấ ạ ả ấ ầ
su t, h ng ph n, năng l ng m c cao…ố ư ấ ượ ở ứ

Th i gian kém hi u qu là th i gian trong ngày ờ ệ ả ờ
làm vi c mà năng l ng c a b n th p, b n không ệ ượ ủ ạ ấ ạ

tr ng thái t t nh t, ch m ch p, làm vi c kém ở ạ ố ấ ậ ạ ệ
hi u qu .ệ ả
Prepare by Bui Viet Trung
3
Th i gian hi u quờ ệ ả

M i ng i có th i gian hi u qu khác nhau.ỗ ườ ờ ệ ả

Có m t s ng i thì có th i gian hi u qu t 7am ộ ố ườ ờ ệ ả ừ
đ n 9:30am. ế

M t s ng i thì có th i gian hi u qu mu n, vào ộ ố ườ ờ ệ ả ộ
3pm-6pm. M t s trong nhóm này cũng có th i ộ ố ờ
gian hi u qu vào sáng s m. ệ ả ớ

Nh ng ng i này có th i gian kém hi u qu vào ữ ườ ờ ệ ả
kho ng gi a ngày.ả ữ
TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả
Prepare by Bui Viet Trung
4
Th i gian hi u quờ ệ ả

M t s ng i l i có th i gian hi u qu gi a ộ ố ườ ạ ờ ệ ả ở ữ
ngày, t 11am-1:30 pm. ừ

B n s đ c g p đôi n u b n có ăn tr a ngoài ạ ẽ ượ ấ ế ạ ư
gi bình th ng.ờ ườ

Không nh ng b n có th i gian hi u qu mà còn ữ ạ ờ ệ ả
không b ng t quãng vì m i ng i đã ra ngoài ăn ị ắ ọ ườ

tr a. ư

B n có th làm đ c g p đôi bình th ng.ạ ể ượ ấ ườ
TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả
Prepare by Bui Viet Trung
5
Th i gian hi u quờ ệ ả

Nh ng công vi c quan tr ng, khó khăn, ph c ữ ệ ọ ứ
t p, nh ng quy t đ nh chính, nh ng công vi c ạ ữ ế ị ữ ệ
u tiên c n s sáng t o, thông minh thì nên làm ư ầ ự ạ
trong th i gian này.ờ
TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả
Prepare by Bui Viet Trung
6
Th i gian kém hi u quờ ệ ả

Nh ng kho ng th i gian khác là th i gian kém ữ ả ờ ờ
hi u qu , tùy theo m c đ .ệ ả ứ ộ

Nh ng cuôc h p hàng tu n, h p bàn giao công ữ ọ ầ ọ
vi c nên t ch c vào th i gian kém hi u qu ệ ổ ứ ờ ệ ả
chung c a m i ng i. ủ ọ ườ

Nh ng công vi c hành chính thì không c n s t p ữ ệ ầ ự ậ
trung cao thì nên làm trong th i gian này.ờ
TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả
Prepare by Bui Viet Trung
7
Th i gian kém hi u quờ ệ ả


Nh ng công vi c khác có th làm trong th i gian ữ ệ ể ờ
này là nh ng công vi c không quan tr ng nh ng ữ ệ ọ ư
b n c n ph i hoàn thành. ạ ầ ả

G i tr nh ng cu c đi n tho i, s p x p th t , ọ ả ữ ộ ệ ạ ắ ế ư ừ
gi y t , đ c tài li u, nh p d li u vào máy tính.ấ ờ ọ ệ ậ ữ ệ
TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả
Prepare by Bui Viet Trung
8
T NG K TỔ Ế

Khi b n xác đ nh đ c th i gian hi u qu và kém ạ ị ượ ờ ệ ả
hi u qu , b n có th đi u ch nh l ch làm vi c cho ệ ả ạ ể ề ỉ ị ệ
h p lý.ợ

Ti n hành công vi c yêu c u trí óc trong th i gian ế ệ ầ ờ
hi u qu , b n s hoàn thành đ c nhi u vi c trong ệ ả ạ ẽ ượ ề ệ
cùng th i gian. ờ

S p x p công vi c thích h p theo tâm tr ng và năng ắ ế ệ ợ ạ
l ng c a b n, b n s th y b n ti t ki m th i gian ượ ủ ạ ạ ẽ ấ ạ ế ệ ờ
và hi u qu h n.ệ ả ơ
TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả
Prepare by Bui Viet Trung
9
PH N IIẦ
S D NG MA TR N U Ử Ụ Ậ Ư
TIÊN!
GIÚP LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Prepare by Bui Viet Trung
1
0
MA TR N U TIÊNẬ Ư

Ma tr n u tiên g m 2 ph n:ậ ư ồ ầ

Quan tr ngọ

Kh n c pẩ ấ

Ma tr n u tiên bao g m 4 ô:ậ ư ồ
- Ô th 1: quan tr ng và kh nứ ọ ẩ
- Ô th 2: quan tr ng nh ng không kh n c pứ ọ ư ẩ ấ
- Ô th 3: ít quan tr ng nh ng kh n c pứ ọ ư ẩ ấ
- Ô th 4: ít quan tr ng và không kh n c pứ ọ ẩ ấ
Prepare by Bui Viet Trung
1
1
MA TR N U TIÊNẬ Ư
1
quan trọng
VÀ khẩn cấp
3
không quan trọng
nhưng khẩn cấp
2
quan trọng
nhưng không khẩn cấp
4

không quan trọng
và không khẩn cấp
Quan trọng
Khẩn
cấp
Ô TH 1Ứ

Ô th 1 th hi n nh ng công vi c ứ ể ệ ữ ệ quan tr ngọ
VÀ kh n c pẩ ấ .

Đ i v i công vi c lo i này:ố ớ ệ ạ GI I QUY TẢ Ế NGAY!
MA TR N U TIÊNẬ Ư
Prepare by Bui Viet Trung
1
3
Ô TH 2Ứ

Ô th 2 th hi n nh ng công vi c ứ ể ệ ữ ệ quan tr ng ọ
NH NG không kh n c pƯ ẩ ấ .

Đây là nh ng công vi c t khá dài h n cho đ n ữ ệ ừ ạ ế
dài h n.ạ

Chúng ta nên có k ho ch th c hi n ế ạ ự ệ lo i công ạ
vi c nàyệ m t cách thích h p.ộ ợ

Đ c th c hi nượ ự ệ đ nh kỳ.ị

Không nên đ các công vi c ể ệ ở ô th 2 ứ tr thànhở
công vi cệ ở ô th 1.ứ

MA TR N U TIÊNẬ Ư
Prepare by Bui Viet Trung
1
4
Ô TH 3Ứ

Đây là công vi c ệ ít quan tr ng NH NG l i kh n c p.ọ Ư ạ ẩ ấ

Đây là lo i công vi c đi n hình th ng làm gián đo n ạ ệ ể ườ ạ
công vi c chúng ta đang th c hi n.ệ ự ệ

C n cân nh c khi xác đ nh ầ ắ ị m c đ quan tr ngứ ộ ọ c a công ủ
vi c này.ệ

Th c hi n công vi c nàyự ệ ệ càng s m càng t t.ớ ố
Prepare by Bui Viet Trung
1
5
Ô TH 4 Ứ

Nh ng công vi c trong ô này ữ ệ không quan tr ng ọ
và không kh nẩ .

Nh ng công vi c lo i này th ng là công vi c ữ ệ ạ ườ ệ
l t v t.ặ ặ

Th c hi nự ệ sau cùng.
MA TR N U TIÊNẬ Ư
Prepare by Bui Viet Trung
1

6
Ví dụ:
Mai là nhân viên sales c a công ty Caonetwork - m t công ty chuyên thi t ủ ộ ế
k web th ng m i đi n t - có các công vi c nh sau:ế ươ ạ ệ ử ệ ư

Khách hàng - công ty T&U - v a thay đ i s tài ừ ổ ố
kho n. Đ có th nh n ti n do khách hàng c a ả ể ể ậ ề ủ
T&U thanh toán qua internet, T&U c n đ c ầ ượ
h tr vi c thay đ i s tài kho n cũ b ng s ỗ ợ ệ ổ ố ả ằ ố
m i.ớ

M t ng i g i đ n h i giá thi t k web c a các ộ ườ ọ ế ỏ ế ế ủ
công ty khác.

M t ng i g i đ n h i chi ti t v th ng m i ộ ườ ọ ế ỏ ế ề ươ ạ
đi n t cho k ho ch m r ng kinh doanh s ệ ử ế ạ ở ộ ẽ
th c hi n vào tháng t i.ự ệ ớ

M t ng i g i đ n 5 l n đ h i thông tin ộ ườ ọ ế ầ ể ỏ
nh ng v n ch a ra quy t đ nh. ư ẫ ư ế ị
1
4
2
3
Prepare by Bui Viet Trung17
Tóm t tắ
1
thực hiện ngay
3
thực hiện càng sớm

càng tốt
2
Có kế hoạch thực
hiện một cách thích
hợp
4
thực hiện sau cùng
Quan trọng
Khẩn
cấp
MA TR N U TIÊNẬ Ư
T ng k t [1]ổ ế

80% khi quy t đ nh th c hi n các công vi c ế ị ự ệ ệ
th ng là d a vào c m tính, b n năng, tác ườ ự ả ả
đ ng dây chuy n.ộ ề

K t qu : chúng ta dành 60% th i gian đ gi i ế ả ờ ể ả
quy t các công vi c ô th 3 và th 4.ế ệ ở ứ ứ

Ma tr n u tiên giúp chúng ta ậ ư gi i quy t t t ả ế ố
các công vi c ô th 1 và th 2ệ ở ứ ứ , đ ng th i ồ ờ
gi m th i gian th c hi nả ờ ự ệ cho nh ng ữ công vi c ệ
ô th 3 và th 4ở ứ ứ .

Giúp gi m stress hi u qu .ả ệ ả
Prepare by Bui Viet Trung
1
9
T ng k t [2]ổ ế


Ma tr n u tiên giúp ta ậ ư t nh táoỉ khi xác đ nh ị
m c u tiênứ ư cho t ng lo i công vi c.ừ ạ ệ

Ma tr n u tiên ậ ư xác đ nh đúng m c u tiênị ứ ư cho
t ng công vi c c th .ừ ệ ụ ể

Giúp chúng ta hoàn thành t t các công vi c có ố ệ
giá tr .ị

Giúp chúng ta s d ng th i gianử ụ ờ có hi u qu ệ ả
h nơ .
MA TR N U TIÊNẬ Ư
Prepare by Bui Viet Trung
2
0
PH N IIIẦ
THAY Đ I THÓI QUEN TRAO Đ I Ổ Ổ
CÔNG VI C B NG CÁCH S D NG MA Ệ Ằ Ử Ụ
TR N U TIÊN VÀ S GHI CHÉPẬ Ư Ổ
LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
Prepare by Bui Viet Trung
2
1
S ng t quãng & tác h iự ắ ạ

S ng t quãng mà ta th ng g p nh t là “Trao đ i ự ắ ườ ặ ấ ổ
không đúng lúc” (blurting).

Là nói ra nh ng gì có trong đ u b n t i th i đi m ữ ầ ạ ạ ờ ể

đó mà không nh n th y ng i nghe có thích hay ậ ấ ườ
không.

K t qu là m t th i gian c a ng i nói và ng i ế ả ấ ờ ủ ườ ườ
nghe.

M t th i gian đ t p trung l i vào công vi c.ấ ờ ể ậ ạ ệ
Prepare by Bui Viet Trung
2
2
S ng t quãng & tác h iự ắ ạ

Trung bình c 6-9 phút b n b ng t quãng m t l n ứ ạ ị ắ ộ ầ
b i đ ng nghi p, s p, nhân viên ở ồ ệ ế

M i l n b n b n m t 4-5 phút đ t p trung l i vào ỗ ầ ạ ạ ấ ể ậ ạ
công vi c.ệ

C ng t t c các l i nó là con s r t l n.ộ ấ ả ạ ố ấ ớ

K t thúc m t ngày b n th y mình không làm đ c ế ộ ạ ấ ượ
gì nhi u là vì v y.ề ậ
Prepare by Bui Viet Trung
2
3
Thói quen trao đ i công vi c m iổ ệ ớ

Giúp b n gi m s l n, t n s và kho ng th i gian b ạ ả ố ầ ầ ố ả ờ ị
ng t quãng.ắ


V i 2 đ ng tác đ n gi n s giúp b n luy n t p thói ớ ộ ơ ả ẽ ạ ệ ậ
quen m i.ớ
Prepare by Bui Viet Trung
2
4
L i ích vi c trao đ i đúng lúcợ ệ ổ

B n có nhi u th i gian h n.ạ ề ờ ơ

Ti t ki m th i gian cho ng i khác.ế ệ ờ ườ

Gi m s ng t quãng.ả ự ắ

Làm vi c hi u qu h n.ệ ệ ả ơ
Prepare by Bui Viet Trung
2
5