Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.84 MB, 280 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
NGUYỄN THANH TUẤN
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MƠ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (UNIVERSITY RESOURCE PLANNING)
ỨNG DỤNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở VIỆT NAM
- THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC HUẾ
LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ
HÀ NỘI, NĂM 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
NGUYỄN THANH TUẤN
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MƠ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (UNIVERSITY RESOURCE PLANNING)
ỨNG DỤNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở VIỆT NAM
- THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC HUẾ
CHUYÊN NGÀNH: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
MÃ SỐ: 62 34 04 05
LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Hàn Viết Thuận
HÀ NỘI, NĂM 2014
LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu sử
dụng là trung thực, kết quả nghiên cứu chưa từng được ai cơng bố trong bất kỳ cơng
trình nghiên cứu nào khác. Nếu có sai sót, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm trước
pháp luật.
Nghiên cứu sinh
Nguyễn Thanh Tuấn
i
LỜI CẢM ƠN
Tác giả xin trân trọng cảm ơn tập thể lãnh đạo và các thầy cô giáo Trường
Đại học Kinh tế Quốc dân, nhất là các thầy cô trong Khoa Tin học Kinh tế và Viện
Sau Đại học của Trường. Tác giả đặc biệt xin gửi lời cảm ơn đến PGS. TS. Hàn
Viết Thuận, người đã nhiệt tình hướng dẫn tác giả hoàn thành luận án này.
Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ giảng viên Trường Đại
học Kinh tế - Đại học Huế, lãnh đạo và cán bộ giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin
Kinh tế, lãnh đạo và cán bộ các Khoa, Phòng trực thuộc Trường Đại học Kinh tế đã
quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả trong quá trình học tập,
nghiên cứu thực tế.
Tác giả xin chân thành cảm ơn các chuyên gia, lãnh đạo, cán bộ giảng viên
đã tham gia trả lời phỏng vấn, cung cấp thơng tin bổ ích và các cán bộ đã hướng dẫn
nghiệp vụ để tác giả hoàn thành bản luận án này.
Tác giả xin cảm ơn đồng nghiệp, bạn bè, gia đình và người thân đã ủng hộ,
tạo điều kiện, chia sẻ khó khăn và thường xun động viên, khích lệ tác giả trong
suốt quá trình học tập và nghiên cứu để tác giả hoàn thành bản luận án.
Xin trân trọng cảm ơn!
ii
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... I
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ II
MỤC LỤC .................................................................................................................III
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN ...................................... VIII
DANH MỤC CÁC BẢNG....................................................................................... XI
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ .................................................................. XIII
LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................................ XV
1. Giới thiệu luận án.............................................................................................. xv
2. Sự cần thiết của đề tài ...................................................................................... xvi
3. Mục đích nghiên cứu......................................................................................... xx
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... xxi
5. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................. xxi
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÁC CƠNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN
ÁN ...............................................................................................................................1
1.1. Các cơng trình ngồi nước ............................................................................ 1
1.1.1. Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới ...........................................1
1.1.2. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp .............................................................4
1.1.3. Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới .............................10
1.1.4. Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học.............13
1.2. Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài ở trong nước .................. 18
1.2.1. Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam .............................................................18
1.2.1.1. Về phía các doanh nghiệp áp dụng ..............................................................19
1.2.1.2. Các đơn vị cung cấp và triển khai ................................................................21
1.2.2. Khả năng nghiên cứu ứng dụng mơ hình URP trong cơng tác quản lý trường
đại học ở Việt Nam ...................................................................................................24
1.3. Thiết kế nghiên cứu...................................................................................... 26
iii
1.3.1. Câu hỏi nghiên cứu .........................................................................................27
1.3.2. Những giả thuyết nghiên cứu được đề xuất ....................................................27
1.3.3. Mơ hình nghiên cứu ........................................................................................28
1.3.4. Cách thức chọn mẫu và thu thập số liệu .........................................................29
CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP VÀO
CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC .......................................................................................30
2.1. Xu hướng ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới................ 31
2.1.1. Sự chuyển biến của các trường đại học trong giai đoạn hiện nay...................31
2.1.2. So sánh mơ hình tổ chức, hoạt động của trường đại học và doanh nghiệp .....36
2.2. u cầu hồn thiện cơng tác quản lý đối với các trường đại học trong
hoàn cảnh mới ..................................................................................................... 40
2.2.1. Những yêu cầu khách quan từ bối cảnh mới ...................................................40
2.2.2. Yêu cầu thay đổi để hội nhập và phát triển từ bản thân các trường đại học .............43
2.3. Nghiên cứu mô hình quản lý trường đại học của một số nhà cung cấp
ERP lớn trên thế giới .......................................................................................... 45
2.3.1. Mơ hình quản lý trường đại học của Oracle....................................................45
2.3.2. Giải pháp quản lý trường đại học của SAP .....................................................48
2.3.3. Mơ hình quản lý trường đại học của Microsoft Dynamics .............................52
2.3.4. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của từng mơ hình ......................................54
2.4. So sánh mơ hình ERP dành cho doanh nghiệp và mơ hình ERP dành cho
trường đai học ..................................................................................................... 58
2.5. Bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng mơ hình ERP vào quản lý trong
các trường đại học ở Việt Nam .......................................................................... 62
2.5.1. Sự quyết tâm và ủng hộ dự án ERP của lãnh đạo ...........................................64
2.5.2. Có tầm nhìn, mục tiêu và kế hoạch toàn diện, rõ ràng....................................64
2.5.3. Xây dựng kế hoạch tái cấu trúc quy trình quản lý, kiểm sốt và quản lý được
những thay đổi ...........................................................................................................65
iv
2.5.4. Xây dựng nhóm triển khai dự án có năng lực đủ mạnh ..................................66
2.5.5. Đào tạo và huấn luyện người sử dụng.............................................................66
CHƯƠNG 3. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG MƠ HÌNH URP
VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 69
3.1. Mô tả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia ................................................. 69
3.2. Phân tích kết quả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia ............................. 70
3.2.1. Mức độ sử dụng máy tính và phần mềm quản lý ............................................70
3.2.2. Sử dụng và khai thác phần mềm quản lý ........................................................75
3.2.3. Thuận lợi và bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý...................79
3.2.4. Lợi ích và khó khăn của việc áp dụng hệ thống ERP vào trường đại học ......82
3.2.5. Đánh giá nhu cầu và những chức năng cần thiết của mơ hình URP ...............86
CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG MƠ HÌNH QUẢN LÝ TỒN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI
HỌC URP (THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC
HUẾ) .........................................................................................................................99
4.1. Đề xuất mơ hình URP ứng dụng cho các trường đại học ở Việt Nam ...... 99
4.1.1. Quy trình xây dựng mơ hình URP ..................................................................99
4.1.2. Phân tích các bước của quy trình ..................................................................100
4.1.2.1. Xác định mục tiêu của mơ hình URP .........................................................100
4.1.2.2. Xây dựng tổng thể mơ hình URP ...............................................................101
4.1.2.3. Chiến lược khai thác thông tin trong URP .................................................106
4.1.2.4. Xây dựng nền tảng công nghệ ....................................................................107
4.1.2.5. Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động .....................................111
4.2. Phân tích chức năng và nhiệm vụ của các phân hệ và các chức năng .... 111
4.2.1. Phân hệ Quản lý chung .................................................................................112
4.2.1.1. Chức năng Quản lý nhân sự .......................................................................113
4.2.1.2. Chức năng Quản lý tài chính ......................................................................113
4.2.1.3. Chức năng Quản lý tài sản .........................................................................113
4.2.1.4. Chức năng Quản lý văn bản và biểu mẫu ..................................................113
v
4.2.2. Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học.........................................114
4.2.2.1. Chức năng Quản lý tuyển sinh ...................................................................115
4.2.2.2. Chức năng Quản lý hồ sơ ...........................................................................115
4.2.2.3. Chức năng Lập thời khóa biểu ...................................................................115
4.2.2.4. Chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ............................................................115
4.2.2.5. Chức năng Quản lý thi ...............................................................................116
4.2.2.6. Chức năng Quản lý điểm............................................................................116
4.2.2.7. E - Learning................................................................................................116
4.2.2.8. Chức năng Quản lý văn bằng .....................................................................117
4.2.2.9. Chức năng Quản lý nghiên cứu khoa học ..................................................117
4.2.3. Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo .................................................................................118
4.2.3.1. Chức năng Quản lý cựu sinh viên ..............................................................119
4.2.3.2. Chức năng Quản lý thư viện ......................................................................119
4.2.3.3. Chức năng Quản lý ký túc xá .....................................................................119
4.2.3.4. Chức năng Tư vấn học tập .........................................................................120
4.2.4. So sánh mơ hình URP và mơ hình ERP của nhà cung cấp SAP ...................120
4.3. Lựa chọn đơn vị và chức năng thử nghiệm .............................................. 122
4.3.1. Lựa chọn đơn vị thử nghiệm .........................................................................122
4.3.1.1. Điều kiện về cơ sở vật chất và cơng nghệ ..................................................122
4.3.1.2. Tình hình ứng dụng và triển khai các phần mềm .......................................124
4.3.1.3. Đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT...........................................125
4.3.2. Lựa chọn chức năng thử nghiệm ...................................................................126
4.4. Xây dựng một số chức năng và thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế Đại học Huế ....................................................................................................... 131
4.4.1. Xây dựng chức năng Quản lý nhân sự ở Trường Đại học Kinh tế ...............131
4.4.2. Xây dựng chức năng Quản lý tài sản ở Trường Đại học Kinh tế .................134
4.4.3. Xây dựng chức năng Quản lý hồ sơ ở Trường Đại học Kinh tế ...................136
4.4.4. Xây dựng chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ ở Trường Đại học Kinh tế ........137
4.4.5. Xây dựng chức năng Quản lý điểm ở Trường Đại học Kinh tế ....................140
vi
4.5. Kết quả của việc triển khai các chức năng ............................................... 149
4.5.1. Kết quả trực tiếp từ việc thử nghiệm các chức năng .....................................151
4.5.2. Các đối tượng hưởng lợi từ việc triển khai các chức năng của hệ thống ......153
4.5.2.1. Ban Giám hiệu............................................................................................154
4.5.2.2. Lãnh đạo các phòng ban và các khoa .........................................................154
4.5.2.3. Đội ngũ cán bộ giảng viên .........................................................................155
4.5.2.4. Người học ...................................................................................................155
KẾT LUẬN .............................................................................................................157
DANH MỤC CƠNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ ...................................................... - 1 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... - 2 PHỤ LỤC 1: PHIẾU PHỎNG VẤN CHUYÊN GIA............................................ - 8 PHỤ LỤC 2: DANH SÁCH CÁC CHUYÊN GIA PHỎNG VẤN ..................... - 16 PHỤ LỤC 3: Q TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ ............................................................................ - 21 PHỤ LỤC 4: Q TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG
CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ TÀI SẢN ............................................................................... - 43 PHỤ LỤC 5: Q TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG
CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ .................................................................................. - 59 PHỤ LỤC 6: Q TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG
CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ TÍN CHỈ ............................................................ - 74 PHỤ LỤC 7: Q TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG
CHỨC
NĂNG QUẢN LÝ ĐIỂM .................................................................................... - 87 -
vii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN
Ký hiệu
Diễn giải
(viết tắt)
BFD
Business Function Diagram - Sơ đồ chức năng
BHXH
Bảo hiểm xã hội
BPR
Business Process Reengineering - Tái cấu trúc quy trình kinh
doanh
CBGV
Cán bộ giảng viên
CBQL
Cán bộ quản lý
CD
Context Diagram - Sơ đồ ngữ cảnh
CEO
Chief Executive Officer - Giám đốc điều hành
CIO
Chief Information Officer - Giám đốc công nghệ thông tin
CMND
Chứng minh nhân dân
CNTT
Công nghệ thông tin
DFD
Data Flow Diagram - Sơ đồ luồng dữ liệu
DS
Danh sách
ĐVT
Đơn vị tính
ECAR
Educause Center for Analysis and Research - Trung tâm Educause
Phân tích và Nghiên cứu
ERD
Entity Relationship Diagram - Sơ đồ thực thể quan hệ
ERP
Enterprise Resource Planning - Hệ thống Hoạch định tài nguyên
doanh nghiệp
FRM
Financial Resource Management- Quản lý nguồn tài chính
FTTH
Fiber To The Home - Mạng viễn thông băng thông rộng bằng cáp
viii
quang
GV
Giảng viên
HRM
Human Resource Management- Quản lý nguồn nhân sự
IS
Information System - Hệ thống thông tin
ISO
International Organization for Standardization - Tổ chức tiêu
chuẩn hóa quốc tế
ITC
Information Technology Committee - Ủy ban công nghệ thông tin
JISC
Joint Information Systems Committee - Ủy ban hệ thống thông tin
LAN
Local Area Network - Mạng cục bộ
MIAACU
Integrated Information System for University Research Activity
Management - Hệ thống thông tin tích hợp để Quản lý hoạt động
nghiên cứu trong trường đại học
MIS
Management Informations System - Hệ thống thông tin quản lý
MRP
Material Requirements Planning - Hoạch định yêu cầu nguyên vật
liệu
NCKH
Nghiên cứu khoa học
PC
Personal Computer - Máy tính cá nhân
Phịng KH - Phịng Kế hoạch - Tài chính
TC
Phịng
TC
- Phịng Tổ chức - Hành chính
HC
QĐ
Quyết định
R&D
Research and Development - Nghiên cứu và phát triển
RAID
Redundant Arrays of Independent Disks - Hình thức ghép nhiều ổ
ix
đĩa cứng vật lý thành một hệ thống ổ đĩa cứng
ROI
Return On Investment - Thu nhập từ đầu tư
SQL
Structured Query Language - ngơn ngữ truy vấn mang tính cấu
trúc
SV
Sinh viên
THPT
Trung học phổ thông
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TNHH MTV
Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên
URP
University Resource Planning - Mơ hình Quản lý toàn diện trường
đại học1
VINASA
Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam
VMware
Virtual Machine ware - Hệ thống phần mềm máy ảo
Vmware HA
Virtual Machine ware High Availability - Tính năng sẵn sàng cao
của phần mềm máy ảo
VNR500
Bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam theo mơ hình
của Fortune 500
WTO
World Trade Organization - Tổ chức thương mại thế giới
Y2K
Sự cố máy tính năm 2000
1
Chúng tơi dùng chữ Quản lý tồn diện trường đại học cho mơ hình URP để phản ánh mục tiêu mà mơ hình hướng tới. Còn nếu dịch
theo sát ý của từ tiếng Anh thì phải là ‘Hoạch định tài nguyên trường đại học’
x
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1.1. Các lợi ích của hệ thống ERP .....................................................................6
Bảng 1.2. Danh sách các trường đại học sử dụng các mơ hình ERP của SAP .........16
Bảng 2.1. So sánh giải pháp ERP của ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới ...............55
Bảng 2.2. Các chức năng của các hệ thống ERP dành cho các trường đại học ........56
Bảng 3.1. Kết quả khảo sát việc Gửi/nhận thư điện tử .............................................71
Bảng 3.2. Kết quả khảo sát việc Tra cứu, tìm kiếm thơng tin trên mạng .................71
Bảng 3.3. Kết quả khảo sát việc Soạn thảo và lưu trữ văn bản.................................72
Bảng 3.4. Kết quả khảo sát việc Sử dụng phần mềm ứng dụng trong quản lý .........72
Bảng 3.5. Kết quả khảo sát việc sử dụng website của nhà trường ............................73
Bảng 3.6. Kết quả khảo sát việc sử dụng chức năng Xem thông báo .......................73
Bảng 3.7. Kết quả khảo sát sử dụng các tiện ích qua website của nhà trường .........74
Bảng 3.8. Kết quả khảo sát mức độ trung bình sử dụng các tiện ích .......................74
Bảng 3.9. Kết quả khảo sát các vấn đề gặp phải khi sử dụng các tiện ích ................75
Bảng 3.10. Kết quả khảo sát việc sử dụng các phần mềm quản lý ...........................75
Bảng 3.11. Mức độ tiện dụng khi sử dụng các phần mềm quản lý ...........................77
Bảng 3.12. Kết quả khảo sát về thời gian triển khai các phần mềm quản lý ............78
Bảng 3.13. Kết quả khảo sát lý do sử dụng phần mềm quản lý ...............................79
Bảng 3.14. Kết quả khảo sát những bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản
lý ...............................................................................................................................81
Bảng 3.15. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về lợi ích đạt được khi triển khai
ERP ...............................................................................................................................
83
Bảng 3.16. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về những khó khăn gặp phải khi ứng
dụng ERP...................................................................................................................84
Bảng 3.17. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về nhu cầu ứng dụng ERP của các
trường đại học ...........................................................................................................85
Bảng 3.18. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thời điểm áp dụng ERP .............86
Bảng 3.19. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về các chức năng cần thiết của mơ
hình URP ...................................................................................................................87
xi
Bảng 3.20. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về thứ tự ưu tiên của các phân hệ trong
mô hình URP .............................................................................................................95
Bảng 3.21. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về quy trình triển khai URP trong
trường đại học ...........................................................................................................96
Bảng 4.1. So sánh mơ hình ERP của SAP và mơ hình URP ..................................121
Bảng 4.2.Tình hình ứng dụng CNTT tại Trường Đại học Kinh tế Huế..................124
xii
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ
Hình 1.1. Sự khác biệt khi áp dụng hệ thống ERP......................................................1
Hình 1.2. Sự thích ứng của ERP trong thời kỳ mới ....................................................2
Hình 1.3. Mơ hình nghiên cứu của luận án ...............................................................29
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân ..............................36
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức của Cơng ty cổ phần đầu tư và phát triển nhà số 6 Hà Nội37
Hình 2.3. Mơ hình ERP cho các trường đại học của Oracle .....................................46
Hình 2.4. Mơ hình ERP của SAP áp dụng cho các trường đại học ..........................49
Hình 2.5. Sơ đồ chức năng của hệ thống ERP SAP Business ByDesign .................59
Hình 3.1. Biểu đồ tỷ lệ sử dụng phần mềm quản lý trong nhà trường ......................77
Hình 3.2. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý chung...........89
Hình 3.3. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Quản lý Đào tạo Đại
học và Sau đại học.....................................................................................................91
Hình 3.4. Tỷ lệ lựa chọn đối với các chức năng của phân hệ Hỗ trợ đào tạo ...........93
Hình 4.1. Quy trình xây dựng mơ hình URP ..........................................................100
Hình 4.2. Mơ hình Quản lý tồn diện trường đại học - University Resource Planning
(URP) ......................................................................................................................105
Hình 4.3. Nền tảng cơng nghệ của mơ hình URP ...................................................109
Hình 4.4. Phân hệ Quản lý chung ...........................................................................112
Hình 4.5. Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học ..................................115
Hình 4.6. Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo ...........................................................................119
Hình 4.7. Sơ đồ mạng khu giảng đường C của Trường Đại học Kinh tế - Đại học
Huế ..........................................................................................................................123
Hình 4.8. Hiện trạng của các phần mềm quản lý tại Trường Đại học Kinh tế .......129
Hình 4.9. Các chức năng mới triển khai theo mơ hình URP ..................................130
Hình 4.10. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý nhân sự .........................................134
Hình 4.11. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý tài sản ...........................................135
Hình 4.12. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý hồ sơ .............................................137
Hình 4. 13. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ .............................140
Hình 4.14. Sơ đồ BFD của chức năng Quản lý điểm ..............................................143
xiii
Hình 4.15. Mơ hình cấu trúc server.........................................................................144
Hình 4.16. Mơ hình mạng của hệ thống URP .........................................................145
Hình 4.17. Máy chủ phiến với 10 phiến..................................................................146
Hình 4.18. Cấu trúc hệ thống mạng của mơ hình URP ...........................................147
Hình 4.19. Lược đồ dữ liệu quan hệ của hệ thống URP .........................................148
xiv
LỜI NÓI ĐẦU
1. Giới thiệu luận án
* Kết cấu tổng thể của luận án
Tổng thể luận án được trình bày trong 248 trang.Ngoài phần mở đầu(7
trang), kết luận(3 trang), danh mục cơng trình của tác giả, tài liệu tham khảo và phụ
lục (92 trang),nội dung chính của luận án được chia thành bốn chương, cụ thể như
sau:
- Chương 1: Tổng quan về các cơng trình liên quan đến luận án: được trình
bày trong 28 trang với 2 bảng biểu và 3 sơ đồ, hình vẽ.
- Chương 2: Cơ sở lý luận của việc ứng dụng hệ thống ERP vào các trường
đại học: được trình bày trong 36 trang với 2 bảng biểu và 5 sơ đồ, hình vẽ.
- Chương 3: Sự cần thiết xây dựng và ứng dụng mơ hình URP vào các
trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay: được trình bày trong 28 trang
với 21 bảng biểu và 4 biểu đồ, hình vẽ.
- Chương 4: Xây dựng mơ hình Quản lý tồn diện trường đại học - URP
(Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế): được trình bày trong 54
trang với 2 bảng biểu và 19 sơ đồ, hình vẽ.
* Các kết quả chính của luận án đạt được
- Về mặt lý luận: Luận án đã đưa ra các kết quả nghiên cứu lý luận về việc
xây dựng mơ hình URP ứng dụng cho các trường đại học Việt Nam. Tác giả đã đề
xuất mơ hình lý thuyết về URP cũng như quy trình ứng dụng mơ hình URP nhằm
nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các trường đại học Việt Nam.
- Về mặt thực tiễn:Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra, phỏng vấn các
chuyên gia, luận án đã đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong các trường đại
học Việt Nam giai đoạn hiện nay. Từ đó, luận án đưa ra một đề xuất mới về xây
dựng và ứng dụng mơ hình URP nhằm hỗ trợ cơng tác quản lý trong các trường đại
học Việt Nam.
Tác giả đã thử nghiệm mơ hình URPtại Trường Đại học Kinh tế - Đại học
Huế với 5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ,
Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ. Các chức năng thử nghiệm bước đầu đã cho kết quả
xv
tốt. Mơ hình URPcó thể sử dụng như một mơ hình cơ sở để hồn thiện việc ứng
dụng cơng nghệ thông tin trong công tác quản lý cho các trường đại học trong cả
nước.
2. Sự cần thiết của đề tài
Ngày nay, ở các nước phát triển, cơ cấu nền kinh tế đã thay đổi và tiến triển do
một số yếu tố. Trước hết, nền kinh tế ở các nước này tiếp tục dịch chuyển từ nền kinh
tế công nghiệp sang nền kinh tế dịch vụ. Một yếu tố khác là người lao động hầu hết
đã trở thành lao động trí thức, nơi máy tính hay giao diện máy tính trở thành một
phần cấu thành công việc của họ. Yếu tố quan trọng nữa là công nghệ thông tin được
sử dụng rộng rãi để thu thập và tổng hợp các luồng thông tin từ nguồn xuất phát đến
người ra quyết định cuối cùng.Công nghệ thông tin đang trở thành một phần quan
trọng của q trình ra quyết định thơng qua hệ thống hỗ trợ quyết định.
Ở các doanh nghiệp cũng vậy, các quy trình khác nhau của doanh nghiệp
như: kỹ thuật, kinh doanh, sản xuất hoặc mua hàng được tích hợp trong cùng một hệ
thống thông tin cho thấy sự kết hợp của nhiều lĩnh vực khác nhau trong quản lý
kinh doanh tổng hợp. Vì vậy, bắt đầu xuất hiện các hệ thống lập kế hoạch tổng hợp
như: nguồn nhân lực và tài chính cùng với các yêu cầu về nguyên liệu và nguồn lực
sản xuất. Loại hệ thống hợp nhất này được gọi làHoạch định tài nguyên doanh
nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP).
Mơ hình ERP có thể nói một cách tổng qt là sự chuẩn hóa quy trình quản
lý theo tiêu chuẩn quốc tế - International Organization for Standardization(ISO)
trong môi trường cơng nghệ thơng tin. Nói đến ERP, người ta nghĩ ngay đến giải
pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa quy trình
quản lý trên nền tảng của cơng nghệ thơng tin.
Cịn trong mơi trường giáo dục đại học hiện đại, các trường đại học đang gặp
rất nhiều thách thức, từ áp lực tăng chỉ tiêu tuyển sinh trong khi quy mô về cán bộ
giảng dạy, kinh phí cho đào tạo khơng theo kịp, đếnviệc mở rộng các loại hình đào
tạo (từ xa, trực tuyến,v.v…), đổi mới chương trình và phương pháp giảng dạy và
học tập theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, u cầu chuẩn hóa quy trình
xvi
quản lý, trao đổi thông tin và hội nhập với các trường đại học khác trên thế giới
v.v…
Thêm vào đó, giáo dục đại học còn bị tác động mạnh bởi xu hướng tồn cầu
hóa, đặc biệt là kết quả của yêu cầu cải thiện hiệu suất và hiệu quả của các chính
phủ đối với trường đại học trên tồn thế giới. Sự gia tăng kỳ vọng của các bên liên
quan (đặc biệt là sinh viên và chính phủ), các yêu cầu về chất lượng và hiệu suất
cũng như môi trường giáo dục cạnh tranh cùng với hỗ trợ của chính phủ giảm, đã
gây áp lực cho các trường đại học trên toàn thế giới phải áp dụng các chiến lược
mới để cải thiện hiệu suất của họ.
Ngoài việc tổ chức giảng dạy, trường đại học còn hoạt động tương tự như
các doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trên cơ sở
chung là lợi nhuận. Do đó, bất kỳ hệ thống quản lý đại học nào cũng phải đối mặt
với các vấn đề khó khăn và trở ngại trong q trình quản lý. Từ đó, một bài toán đặt
ra cho hầu hết các trường đại học là tìm ra mơ hình hiệu quả hỗ trợ nhà trường trong
việc tổ chức quản lý và điều hành thống nhất.
Để đối phó với những vấn đề trên, một xu hướng nổi bật trong những năm
gần đây là giáo dục đại học chuyển sang áp dụng hệ thống Hoạch định tài nguyên
doanh nghiệp ERP, với hy vọng thích ứng với những thay đổi của môi trường đầy
cạnh tranh. Kết quả là, hệ thống quản lý và điều hành lỗi thời đã được thay thế bằng
các hệ thống ERP trong các tổ chức này, để đạt được hiệu quả và khả năng tiếp cận
hơn cho tất cả các thành viên, cải thiện hiệu suất người dùng cuối bằng cách cung
cấp các công cụ quản lý tốt hơn. Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như
ORACLE, SAP, PEOPLESOFT đã và đang thành cơng với mơ hình ERP cho nhiều
trường đại học lớn trên thế giới ở các nước tiên tiến như Anh, Mỹ, Đức, v.v… Các
công ty này đã đưa ra các giải pháp ERP được thiết kế để tích hợp tất cả các
phần của một tổ chức giáo dục thành một nền tảng lớn để quản lý. Một hệ thống
được thiết kế bao gồmcác gói phần mềm có khả năng tùy chỉnh mang lại nhiều lợi
ích cho các hoạt động quản lý cũng như quản trị. Tùy thuộc vào tính chất của các
gói phần mềm, các khoản tiết kiệm của quản lý có thể tăng đến 60% tổng chi phí
xvii
quản lý hằng ngày. Hầu hết các giải pháp ERP được đánh giá tốt với các tính năng
thích ứng cho các loại hình tổ chức giáo dục.
Cùng với sự lớn mạnh của thị trường giáo dục đại học, các nhà cung cấp giải
pháp ERP lớn trên thế giới đã tập trung nghiên cứu và đề xuất các mơ hình dành riêng
cho lĩnh vực này. Sự phát triển nhanh chóng của mạng Internet và các thiết bị di động
có khả năng kết nối mạng càng thúc đẩy việc nghiên cứu và áp dụng mơ hình ERP
trong trường đại học. Mơ hình ERP đặc biệt phù hợp trong xu hướng học tập trực
tuyến, từ xa qua mạng. Do đó địi hỏi nhà trường phải nhanh chóng đầu tư cơ sở vật
chất và chiến lược triển khai để đáp ứng yêu cầu đào tạo cho xã hội. Các trường đại
học đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đào tạo như giáo
trình điện tử, thư viện điện tử, tài nguyên điện tử là cơ hội để triển khai ERP cho các
trường.
Sau Chỉ thịsố 58 của Bộ Chính trị [2] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển
công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa, vấn đề tin
học hóa cơng tác quản lý trong các trường đại học đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo
và các trường đại học trong cả nước triển khai.Gần đây nhất là Nghị quyết số 36 của
Bộ Chính trị [3] về Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đáp ứng
yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế càng khẳng định yêu cầu cấp thiết
của việc áp dụng CNTT trong quản lý nói chung và quản lý giáo dục đào tạo nói
riêng. Đó là những thuận lợi cơ bản về đường lối chính sách để ứng dụng các mơ
hình quản lý mới của thế giới như ERP vào quản lý trường đại học ở Việt Nam.
Hiện nay, một số trường cao đẳng, đại học ở Việt Nam đã và đang sử dụng
các phần mềm quản lý như Quản lý Sinh viên, Quản lý Nhân sự, Quản lý Thư viện,
Quản lý Thiết bị, Quản lý Tài sản, Quản lý Ký túc xá, v.v... song song hoặc độc lập
với nhau. Nhìn chung, các trường đại học chủ yếu vẫn dựa trên việc ứng dụng từng
phân hệ đơn lẻ từ các công ty phần mềm lớn ở trong nước như Công ty CMC và
FPT là hai nhà triển khai giải pháp quản lý thông tin theo mơ hình ERP dựa trên sự
hợp tác với SAP và Oracle.
xviii
Ngoài ra, do những hạn chế nhất định về mặt ngân sách mà nhiều trường chỉ
ứng dụng từng phần, nhỏ lẻ, riêng biệt những phân hệ quản lý khác nhau từ các nhà
cung cấp nhỏ hoặc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống thông tin quản lý.
Thực tế này tạo ra nhiều bất cập vì thiếu tính đồng bộ, thiếu sự kết nối giữa
các phân hệ với nhau và chưa dùng chung một cơ sở dữ liệu trong khi ERP cố
gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức dựa trên một cơ sở dữ liệu
dùng chung. Điều này gây khó khăn lớn cho việc áp dụng ERP ở các trường đại
học vì khi áp dụng ERP vào các trường đại học thì tất cả cơng việc quản lý phải
được chuẩn hóa trên nền tảng ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong một hệ thống
tích hợp thống nhất.
Trong khi đó, một số trường đại học đang nghiên cứu áp dụng mơ hình
ERP vào trường đại học như Đại học Nông Nghiệp 1 Hà Nội, Đại học Kinh tế Đà
Nẵng, nhưng tất cả chỉ mới dừng lại ở nghiên cứu bước đầu, chưa đưa ra được một
mơ hình thực sự phù hợp cho cơng tác quản lý tại các trường đại học ở Việt
Nam.Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này trên thế giới rất ít, chủ
yếu tập trung nghiên cứu những thuận lợi, khó khăn và lợi ích đạt được khi triển
khai hệ thống ERP vào trường đại học. Ở Việt Nam, vấn đề này lại càng hiếm và
chưa được quan tâm nhiều, chủ yếu nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng và kinh
nghiệm trong việc triển khai ERP vào doanh nghiệp. Chỉ mới có 1 bài báo đề cập
đến ứng dụng ERP vào trường đại học[4]2.
Bên cạnh đó, giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp có khá
nhiều sự khác biệt trong quản trị và quản lý. Điều này cũng là một trong những khó
khăn chính cho việc áp dụng các hệ thống ERP vào các trường đại học. Cùng với
đó, việc nghiên cứu một mơ hình Quản lý tồn diện trường đại học (URP) tương tự
như mơ hình Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) dành riêng cho các tổ
chức giáo dục đại học vẫn chưa được tiến hành. Xuất phát từ thực tiễn này, tác giả
đề xuất khái niệm mơ hình URP dựa trên cơ sở của mơ hình ERP trong lĩnh vực sản
2
Bài báo “Mơ hình ERP cho các trường đại học” của Nguyễn Văn Chức (2007) gồm 4 trang đề cập đến sự cần thiết ứng dụng ERP vào
trường đại học và những khó khăn, thuận lợi của việc ứng dụng này. Ngoài ra, tác giả đề xuất mơ hình gồm 6 phân hệ quản lý trong
trường đại học.
xix
xuất kết hợp với những yêu cầu quản lý đặc trưng từ phía các trường đại học Việt
Nam. Vẫn chủ yếu dựa trên sự kết hợp với các thành tựu của cơng nghệ thơng tin,
đặt biệt là mạng máy tính cũng như các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu, mơ
hình URP sẽ đem lại những lợi ích như các hệ thống ERP đem lại cho các doanh
nghiệp. Ngồi ra, mơ hình URP có lợi thế khi tổ chức quản lý tập trung đối với các
trường phân tán về địa lý.
Như vậy, việc nghiên cứu xây dựng mô hình URP cho các trường đại học ở
Việt Nam là một vấn đề mới về lý luận và thực tiễn trong lĩnh vực khoa học hệ
thống thông tin quản lý. Từ đó tác giả đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng mơ
hình Quản lý tồn diện trường đại học URP(University Resource Planning) ứng
dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Trường Đại học
Kinh tế, Đại học Huế” làm đề tài cho Luận án Tiến sỹ của mình.
3. Mục đích nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát của luận án là nghiên cứu và xây dựng mơ hình URP áp
dụng cho các trường đại học ở Việt Nam và tiến hành thử nghiệm mơ hình này tại
Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế.
Các mục tiêu cụ thể là:
- Nghiên cứu một cách có hệ thống nhu cầu phải tiến hành đổi mới quản lý
trong các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hội nhập hiện nay.
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng hệ thống
ERP vào các trường đại học trên thế giới và rút ra những bài học kinh nghiệm cho
Việt Nam.
- Nghiên cứu, phân tích nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP vào hỗ trợ công tác
quản lý trong các trường đại học ở Việt Nam.
- Xây dựng mơ hình URP cho các trường đại học ở Việt Nam.
- Thử nghiệm mơ hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế bằng
cách xây dựng hoàn chỉnh và vận hành một số chức năng của mơ hình này.
xx
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của luận án là mô hình URP cho các trường đại học ở
Việt Nam trên cơ sở kế thừa những kinh nghiệm ứng dụng ERP vào các trường đại
học của các nước trên thế giới kết hợp với những đặc trưng và quy trình quản lý cơ
bản của các trường đại học ở Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi về mặt không gian: các trường đại học Việt Nam, trong đó tiến
hành phỏng vấn chuyên gia thuộc 8 trường đại học trong cả nước: Trường Đại học
Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Thái Nguyên; Trường Đại học Kinh
tế Quốc dân; Trường Đại học Xây dựng Hà Nội;Trường Đại học Thương mại Hà
Nội; Học viện Bưu chính Viễn thơng Hà Nội; Trường Đại học Kinh tế - Đại học
Huế;Trường Đại học Kiến trúc Thành phố Hồ Chí Minh;Trường Đại học Đồng
Tháp.
+ Phạm vi về mặt thời gian: từ tháng 11/2011 đến tháng 11/2014.
+ Phạm vi về mặt nội dung: tác giả tìm hiểu và nghiên cứu kinh nghiệm ứng
dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới và thực trạng ứng dụng các hệ thống
thông tin quản lý trong các trường đại học Việt Nam hiện nay để từ đó nhận thức
được sự cần thiết phải xây dựng mơ hình URP cũng như các phân hệ chức năng cần
phải có cho mơ hình này.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đặt ra, luận án sử dụng các phương pháp sau:
- Thứ nhất, sử dụng một số phương pháp thống kê như: phân tích, tổng hợp,
so sánh áp dụng với nguồn dữ liệu thứ cấp (từ các cơng trình nghiên cứu trước) để
rút ra bài học kinh nghiệm cho việc áp dụng ERP vào trường đại học, tìm ra câu trả
lời cho việc xây dựng mơ hình URP.
- Thứ hai, sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng áp dụng cho nguồn
dữ liệu sơ cấp (từ khảo sát, phỏng vấn 60 chuyên gia trong cùng lĩnh vực tại 8
xxi
trường đại học trên phạm vi toàn quốc) để khẳng định lại sự cần thiết phải xây dựng
và ứng dụng mơ hình URP vào các trường đại học Việt Nam.
- Thứ ba, sử dụng các phương pháp chuyên dụng trong phát triển hệ thống
thơng tin như: phương pháp phân tích, thiết kế hướng chức năng, hướng sự kiện,
phương pháp mô hình hóa, v.v… để xây dựng 5 chức năng trong mơ hình URP.
xxii
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÁC CƠNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN
LUẬN ÁN
Trong chương này tác giả trình bày một cách tổng quan các kết quả nghiên
cứu của các tác giả trong và ngoài nước liên quan đến đề tài luận án. Trên cơ sở đó
sẽ chỉ ra khoảng trống nghiên cứu còn chưa đề cập đến trong các nghiêncứu này.
1.1. Các cơng trình ngồi nước
1.1.1. Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới
Trước đây, các tổ chức thường sử dụng các Hệ thống thông tin quản lý Management Information System (MIS) để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành các
hoạt động của mình. Tuy nhiên, từ khi xuất hiện hệ thống ERP, các tổ chức có xu
hướng chuyển qua áp dụng hệ thống ERP cho phù hợp với tình hình mới. Để hiểu
rõ xu thế thay thế các hệ thống thông tin quản lý trước đây bằng hệ thống ERP,
Samantaray [47] nêu những hạn chế, nhược điểm mà MIS gặp phải khi thực hiện
chức năng quản lý trong xu thế hiện nay, thể hiện ở Hình 1.1.
Hình 1.1. Sự khác biệt khi áp dụng hệ thống ERP
1
Nguồn: Samantaray [47]
