Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay đất nước chúng ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại
hóa phấn đấu tới năm 2020 cơ bản trở thành một nước công nghiệp với xu thế hội
nhập toàn cầu. Vì vậy trên mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề đều phát triển, đã có rất
nhiều doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại ra đời tạo được
uy tín và vị trí đứng trên thị trường trong và ngoài nước. Mục tiêu hàng đầu cũng
là điều kiện tồn tại của các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh đó là lợi
nhuận, để đạt hiệu quả cao các doanh nghiệp cần tổ chức quản lý và hạch toán sao
cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình.
Nhận thấy sự cần thiết cũng như tầm quan trọng của công tác hạch toán kế
toán, sau thời gian học tập tại trường và thực tập tại Công ty Cổ phần Tư vấn và
Xây dựng Ngọc Hà, nhờ sự chỉ dạy tận tình của ban giám đốc, cán bộ nhân viên
phòng kế toán cùng với sự hướng dẫn chu đáo của giảng viên hướng dẫn TS
PHẠM ĐỨC CƯỜNG đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Ngoài lời mở
đầu, nội dung chuyên đề của em gồm 3 phần chính :
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần
Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn
và Xây dựng Ngọc Hà
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn
và Xây dựng Ngọc Hà
Do lượng kiến thức của bản thân còn hạn chế, vì vậy Báo cáo của em còn thiếu
sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy, các cô để báo cáo của em
được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2010
Sinh viên thực hiện:
Trần Xuân Lâm
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG 1:

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG NGỌC HÀ
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc
Hà.
Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà là công ty xây dựng thiết kế
quy hoạch tổng mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất đối với công trình xây dựng dân
dụng, công nghiệp. Lập dự án đầu tư xây dựng, tư vấn thẩm định hồ sơ và tổng hợp
dự toán công trình, tư vấn giám sát thi công các công trình xây dựng, công trình
thuỷ điện, lập dự toán và tổng dự toán công trình, khảo sát xây dựng phục vụ việc
lập dự án và thiết kế kỹ thuật thi công công trình. Xây dựng các công trình dân
dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi. Chính vì vậy mà nguyên vật liệu chủ yếu
tại công ty là vật liệu xây dựng.
Danh mục một số loại nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây
dựng Ngọc Hà được thể hiện ở bảng 1-1:
Bảng 1-1: Danh mục các loại nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty
STT Tên vật liệu
1 Thép CT5AD20
2 Thép CT5AD18
3 Thép CT5AD16
4 Thép φ16,18,20,22
5 Thép cuộn
6 Thép lá
7 Cát xây dựng
8 Cát bê tông
9 Gạch xây dựng
10 Gạch lát
11 Bó vỉ
12 Tấm đan
13 Đá hộc
14 Sỏi

15 Xi măng
16 Tôn ly
2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
17 Que hàn
18 Dây điện
19 Cầu dao
20 Các loại bột màu
21 Các loại sơn
22 Các loại nhiên liệu: xăng, ga...
23 ...v..v
Việc phân loại nguyên vật liệu: Tại công ty nguyên vật liệu được phân loại
dựa vào công dụng bao gồm các loại :
+ Vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp là cơ sở
vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới. Bao gồm các loại sau:
Thép, xi măng, gạch, bó vỉ, tấm đan, đá hộc…
+ Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng nó không phải là cơ sở
vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mà nó chỉ làm tăng chất
lượng nguyên vật liệu chính
+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc, thiết bị
của công ty bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy trộn bê tông, mũi
khoan….
+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép không dùng được nữa…
Hiện tại công ty phân nhóm nguyên vật liệu theo các chi nhánh của công ty.
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và
Xây dựng Ngọc Hà.
1.2.1 Phương thức hình thành
Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà được
hình thành từ hai nguồn chính là mua ngoài và tự ra công chế biến. Bó vỉ và tấm
đan là hai nguyên vật liệu tự gia công. Việc gia công thường được làm ngay tại kho

công trình nên khi gia công xong vật liệu sẽ được nhập kho hoặc xuất cho sử dụng
luôn. Đối với những vật liệu được mua ngoài quy trình nhập kho được thể hiện qua
sơ đồ 1-1: Quy trình nhập kho vật liệu
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ 1- 1: Quy trình nhập kho vật liệu
(1) (2)
(3) (3)
Giải thích các bước:
Bước (1): Khi nguyên vật liệu về tới công ty người đi mua hàng mang hoá
đơn (trong trường hợp bên bán chưa xuất hoá đơn thì mang hợp đồng kinh tế và
bảng báo giá)
Bước (2): Thủ kho, người mua hàng và nhân viên giao hàng bên bán sẽ căn
cứ vào hoá đơn ( hợp đồng kinh tế, bảng báo giá) kiểm tra chất lượng, chủng loại
quy cách vật tư nếu đúng chủng loại thì thủ kho cho nhập kho, và ghi vào phiếu
nhập kho.
Bước (3): Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho mang hoá đơn, phiếu nhập kho
lên phòng kế toán của công ty,kế toán ghi vào các sổ thẻ chi tiết. Định kỳ kế toán
vật tư và thủ kho đối chiếu số lượng.
1.2.2. Phương thức sử dụng
Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà được
xuất sử dụng cho thi công các công trình. Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính
toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật,phòng kế hoạch kỹ thuật vật tư lập
phiếu xuất kho gồm 2 liên. Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để
xin lĩnh vật tư. Thủ kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi
công để xuất vật liệu. Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất
kho tại cột số lượng yêu cầu với khối lượng nguyên vật liệu thực tế trong kho thủ
4
Vật liệu Kiểm tra
chất lượng

chủng loại
Nhập kho
Phòng kế
toán
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ
kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu.
1.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch
toán NVL. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của
NVL. Việc tính giá nguyên vật liệu tại Công ty tuân thủ chuẩn mực kế toán Số 02-
Hàng tồn kho, theo chuẩn mực này NVL luân chuyển được tính theo giá thực tế
+ Đối với Nguyên vật liệu nhập kho: Tại Công ty nguyên vật liệu nhập kho
chủ yếu từ mua ngoài giá NVL nhập kho bao gồm giá mua(không bao gồm thuế
VAT) cộng với chi phí thu mua phát sinh(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong
định mức...) và trừ đi các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại...). Còn đối với
những NVL nhập kho từ gia công chế biến giá thực tế nhập kho bao gồm giá xuất
và chi phí gia công chế biến, vận chuyển bốc dỡ...
+ Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty tính giá NVL xuất kho theo
phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ.
1.2.4. Hệ thống các kho của công ty
Hiện tại công ty có một trụ sở và 3 chi nhánh mỗi chi nhánh.Trụ sở chính đặt
ở Hà Nội có kho đặt ở Mỹ Đình gọi là kho Mỹ Đình. Chi nhánh Thái Nguyên, Nam
Định, TP Hồ Chí Minh mỗi chi nhánh có một kho được bố trí gần các công trình mà
công ty đang thi công để thuận tiện cho việc vận chuyển.Hệ thống kho của công ty
mới chỉ được xây dựng tạm thời vẫn còn nhiều bất cập.
Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà là công ty xây dựng nên có
một đặc thù riêng là nguyên vật liệu sử dụng nhiều và thường xuyên nên một số vật
liệu khi mua về không nhập kho mà được chuyển ngay đến chân công trình ví dụ
như các loại vật liệu gạch, cát, đá hộc…

Trong phạm vi chuyên đề thực tập em chỉ nghiên cứu hạch toán nguyên vật liệu tại
kho Mỹ Đình.
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây
dựng Ngọc Hà.
Việc cung ứng vật liệu tại công ty do phòng kế hoạch kỹ thuật phụ trách.
Phòng kế hoạch kỹ thuật có trách nhiệm thu mua vật tư, tính toán cấp hạn mức vật
tư để phục vụ thi công sản xuất. Phòng kế hoạch kỹ thuật có 6 người bao gồm 1
trưởng phòng và 5 nhân viên. Công việc thu mua nguyên vật liệu do 2 nhân viên
phụ trách dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng. Căn cứ vào định mức nguyên vật liệu
sử dụng và tiến độ thi công nhân viên phụ trách thu mua lên kế hoạch thu mua
nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp. Việc lựa chọn nhà cung cấp dựa vào các
tiêu chí chất lượng, giá cả và các dịch vụ hậu mãi, trong đó chất lượng là tiêu chí
quan trọng nhất. Hiện tại công ty đã có những nhà cung cấp đáng tin cậy(Các chi
nhánh Công ty Gang thép Thái Nguyên, ...) nên khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu
việc lựa chọn các nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn. Tại công ty Cổ phần Tư vấn và
Xây dựng Ngọc Hà thực hiện phương trâm quyền lợi gắn với trách nhiệm,nên trong
khâu thu mua nguyên vật liệu hai nhân viên thu mua sẽ chịu trách nhiệm trước công
ty về chất lượng và tiến độ thu mua.
Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu do 3 nhân viên trong phòng kế
hoạch kỹ thuật thực hiện dưới sự chỉ đạo của giám đốc và trưởng phòng. Định mức
nguyên vật liệu sử dụng tùy thuộc vào các dự án, mặt bằng thi công....
Việc sử dụng nguyên vật liệu phải được thông qua phòng kế hoạch kỹ
thuật,khi có nhu cầu về nguyên vật liệu thì nhân viên đi nhận nguyên vật liệu
lên phòng kế hoạch kỹ thuật lấy phiếu xuất kho và mang phiếu này xuống kho để
thủ kho xuất nguyên vật liệu.
Kiểm kê nguyên vật liệu: Việc kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty không
thực hiện hàng tháng mà kiểm kê khi hoàn thành hạng mục công trình,hay có lệnh
của giám đốc. Việc thực hiện kiểm kê như vậy để xác định chính xác nguyên vật

liệu đã sử dụng cho từng công trình hạng mục giúp cho việc tính giá thành được
chính xác. Khi kiểm kê công ty thành lập ban kiểm kê bao gồm thủ kho, nhân viên
thu mua và những người được giao nhiệm vụ kiểm kê. Kết thúc kiểm kê những
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
người được giao nhiệm vụ kiểm kê lập biên bản kiểm kê ghi rõ số lượng thực tế tồn
kho của từng thứ nguyên vật liệu và kí xác nhận.
7
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ XÂY DỰNG NGỌC
HÀ.
2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho tại Công ty CP Tư vấn và
xây dựng Ngọc Hà.
Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm ở các
doanh nghiệp sản xuất. Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu được đưa vào phần tài
sản lưu động và thường có tỷ lệ cao trong tài sản lưu động. Do đó, sai sót trong việc
đánh giá vật liệu có thể ảnh hưởng đến giá thành của kỳ này và kỳ tiếp theo. Giá trị
vật liệu luôn có sự giao động do quá trình nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Khi có
nghiệp vụ nhập, xuất xảy ra kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từng loại
vật liệu.
2.1.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Hầu hết nguyên vật liệu sử dụng cho thi công xây dựng tại Công ty CP tư
vấn và xây dựng Ngọc Hà chủ yếu là nguồn mua ngoài. Do đó, việc tính giá thực tế
vật liệu nhập kho đóng vai trò rất quan trọng, giúp công ty tính được chính xác chi
phí bỏ ra của từng loại nguyên vật liệu.
Giá thực tế
vật liệu nhập
kho

=
Giá mua
chưa có
thuế VAT
+
chi phí
thu mua -
Các khoản
giảm trừ +
Thuế nhập khẩu
(nếu có)
Cũng chính vì vậy mà bộ phận kế toán công ty luôn theo dõi chặt chẽ giá vật
liệu cũng như chi phí thu mua nhằm xác định chính xác giá thực tế nguyên vật liệu
nhập kho. Giá thực tế của vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà công ty phải bỏ ra
để có được nguyên vật liệu đó và được tính theo công thức sau:
Vì công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua là
giá chưa bao gồm thuế GTGT.
8
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho Công ty thì giá thực tế nhập
kho chính là giá mua trên hoá đơn.
- Trường hợp vật tư do đội xe của Công ty tự vận chuyển thì giá thực tế
nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển.
Ví dụ 1: Theo hoá đơn GTGT số 0085769 ngày 13/8/2009 mua gạch men
Prime của Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến:
- Số lượng: 2.500 viên
- Đơn giá: 50.000đ
- Thuế suất thuế GTGT: 5%
- Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 350.000đ
Trị giá vốn thực tế gạch hoa được tính như sau:

- Giá mua chưa có thuế: 2.500 x 50.000 = 125.000.000đ
- Thuế GTGT: 125.000.000 x 5% = 6.250.000đ
- Giá Công ty phải thanh toán cho người bán khi mua gạch là:
125.000.000 + 6.250.000 = 131.250.000đ
Vậy giá thực tế gạch men nhập kho là:
131.250.000 + 350.000 = 131.600.000đ
* Trường hợp vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
* Vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu
xuất chế biến cùng các chi phí liên quan khác (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí
vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…)
* Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia
liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí
tiếp nhận nếu có.
* Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá
trị thu hồi tối thiểu.
* Đối với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường
tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
9
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.1.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời
điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu
tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý mỗi doanh nghiệp chọn một
phương pháp kế toán riêng. Công ty CP tư vấn và xây dựng Ngọc Hà đã áp dụng
phương pháp FiFo - nhập trước xuất trước.
Với phương pháp này, kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và số
lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất
tính ra giá trị thực tế xuất kho theo công thức:
Trị giá thực tế
nguyên vật liệu xuất

kho
=
Số lượng nguyên vật
liệu xuất kho
x
Đơn giá thực tế nguyên vật
liệu của lô hàng nhập trước
Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy đơn giá thực tế
của lô hàng tiếp theo để tính ra giá thực tế xuất kho.
Ví dụ 2: Trích tài liệu về tình hình tồn kho - nhập - xuất gạch men Prime
500x500 tháng 08/2009 của Công ty TNHH thương mại Hùng Tiến:
A - Tồn kho đầu tháng 08/2009:
Số lượng: 150 viên - Trị giá: 8.700.000đ
B - Một số biến động trong tháng 08 như sau:
- Ngày 13/08 nhập mua gạch men Prime của Công ty TNHH thương mại
Hùng Tiến số lượng: 2.500 viên thành tiền là 125.000.000đ, thuế suất thuế GTGT
5%.
- Ngày 15/08 xuất 500 viên cho công trình trường mầm non Yên Mỹ -
Thanh Trì
Vậy, trị giá xuất kho của ngày 14/08 được tính như sau:
150 x 58.000 + 350 x 60.000 = 29.700.000đ
10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.2 Kế toán ban đầu.
Kế toán ban đầu là việc sử dụng những chứng từ kế toán, tài liệu cơ sở giúp
cho việc ghi sổ kế toán bởi vì những tài liệu này được lập ngay sau khi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh và đồng thời hoàn thành. Mọi thông tin cung cấp từ chứng từ kế
toán là chính xác nhất và kịp thời nhất cho các hoạt động kế toán cũng như quản lý
trong doanh nghiệp. Hoạt động kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP tư vấn và
xây dựng Ngọc Hà được phản ánh một cách chi tiết và chính xác trên một hệ thống

chứng từ hoàn thiện và được chia làm 2 loại như sau:
Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu của Công ty được phản ánh tăng trong nhiều trường hợp, có thể
tăng do mua ngoài, do gia công chế biến hay phát hiện thừa trong kiểm kê và cả
những phế liệu thu hồi sau sản xuất... Với mỗi trường hợp Công ty sử dụng các
chứng từ khác nhau để ghi chép vào sổ sách kế toán. Tại Công ty CP tư vấn và xây
dựng Ngọc Hà để phản ánh tăng nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng
- Chứng từ ghi sổ:
+ Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT);
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 03-VT)
Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với thực tế
vật tư tại kho, nếu có nhu cầu cần phải mua thêm một loại vật tư nào đó, phòng Kế
hoạch tổng hợp sẽ xác định số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất.... và giao cho
cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường. Khi
nhận được “ hoá đơn GTGT ” của bên cung cấp, Phòng Kế hoạch tổng hợp sẽ đối
chiếu với “ Hợp đồng ” để tiến hành kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho.
* Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Tuỳ theo từng hợp đồng cung cấp mà
nguyên vật liệu mua về có thể được giao nhận tại kho Công ty hoặc kho công trình
hay tại nơi cung cấp. Vật liệu mua được ban Kiểm nghiệm kiểm tra mọi tiêu chuẩn
về quy cách, chất lượng, chủng loại ... trước khi nhập kho. Công ty sẽ lập Biên bản
kiểm nghiệm vật tư bao gồm 1 trưởng ban là đại diện phòng Kế hoạch tổng hợp
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
hoặc Đội trưởng đội thi công công trình và 02 uỷ viên là kế toán vật tư của công ty
hoặc kế toán đội thi công, thủ kho và đại diện bên bán. Phương pháp để kiểm
nghiệm vật tư chủ yếu của Công ty là bằng phương pháp cảm quan. Nếu nguyên vật
liệu bảo đảm yêu cầu, cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệp vật tư ” và báo
cho phòng Kế hoạch tổng hợp để lập “ Phiếu nhập kho”. Còn nếu trong quá trình
kiểm nghiệm vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất như trong Hợp đồng, Công

ty sẽ tiến hành trả lại người bán; Nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá
nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường.
* Phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho thông thường được lập làm 4 liên, có đầy
đủ chữ ký của 3 người: phụ trách cung tiêu, thủ kho và người giao hàng. Sau khi ký
xác nhận, 1 liên giao cho kế toán vật tư để ghi sổ, 1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ
kho, 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với Hoá đơn GTGT để theo dõi thanh
toán và 1 liên lưu gốc tại Phòng Kế hoạch tổng hợp. Với những nguyên vật liệu
thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất, chủng loại sản phẩm, phòng Kế hoạch tổng hợp
tiến hành nhập lại vào kho. Lúc này “Phiếu nhập kho” chỉ nhập làm 2 liên: kế toán
nguyên vật liệu giữ 1 liên để vào sổ kế toán và thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ
kho. “Phiếu nhập kho” được lập trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu thực tế đem
nhập kho và giá trị của vật tư đó xuất kho trước khi có sự thay đổi kế hoạch sản
xuất, chủng loại sản phẩm.
Công ty đã đưa ra những quy định chặt chẽ về nhập xuất nguyên vật liệu
nhằm đảm bảo hàng hoá nhập xuất kho được quản lý một cách tốt nhất. Do đặc thù
công ty xây dựng thường xuyên phải nhập xuất vật liệu xây dựng tại mỗi công trình,
nên mỗi công trình có một kho vật liệu. Khi vật tư được mua về, ban kiểm nghiệm
tiến hành kiểm tra và xác nhận hàng vào biên bản kiểm nghiệm đã được mua theo
hoá đơn, đảm bảo mẫu mã, chất lượng theo đúng điều khoản hợp đồng. Căn cứ vào
biên bản kiểm nghiệm, thủ kho của công trình sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho vật
tư theo trình tự.
Dưới đây là các mẫu chứng từ của Công ty trích trong tài liệu kế toán tháng
8/2009:
12
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng
Ngọc Hà.
Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép thường xuyên sự biến động
nhập ,xuất , tồn của từng loại , nhóm , thứ NVL , cả về mặt giá trị hiện vật tại từng
kho trong doanh nghiệp . Hạch toán chi tiết NVL phải tiến hành đồng thời ở cả kho

và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp
phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa
chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cường
công tác quản lý doanh nghiệp. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán
chi tiết vật liệu thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh
tất cả nghiệp vụ liên quan tới nhập xuất nguyên vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở
pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà
chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là:
- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu( Mẫu số 01-VT)
- Phiếu xuất kho nguyên vật liệu( Mẫu số 02-VT)
- Hoá đơn GTGT
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu( Mẫu số S10- DN)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
- Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở
Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà sử dụng phương pháp ghi thẻ
song song. Trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ 2-1
13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sơ đồ 2.3: Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tư
vấn và Xây dựng Ngọc Hà
Giải thích sơ đồ: Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Đối chiếu
Tại công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà việc nhập kho vật liệu
diễn ra thường xuyên có trường hợp vật liệu nhập kho mà chưa có hóa đơn, có hóa
đơn nhưng hàng chưa về. Việc hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành đồng thời ở
kho và phòng kế toán. Việc theo dõi nhập xuất tồn tại kho do thủ kho phụ trách theo
dõi về số lượng từng thứ NVL, tại phòng kế toán thì theo dõi cả về số lượng và giá
trị. Định kỳ kế toán vật liệu và thủ kho tiến hành đối chiếu kiểm tra.
+ Khi có hoá đơn mua hàng về Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc

Hà, nhưng vật liệu chưa được chuyển đến do bên bán chưa giao hàng :Việc nhập
kho diễn ra tại kho nên chỉ ghi chứng từ nhập khi có hàng nhập về kho, trong
trường hợp này thủ kho sẽ không phản ánh mà chờ khi bên bán giao hàng kiểm
nhận đầy đủ mới phản ánh vào chứng từ nhập và ghi thẻ kho.
HOÁ ĐƠN (GTGT)
14
Thẻ kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Liên 2: (Giao khách hàng)
Ngày 05 tháng 3năm 2010
Mẫu số 01 GTKT - 3LL
GG/2010B
Số 0057700
Đơn vị bán hàng: Chi nhánh công ty Gang thép Thái Nguyên
Địa chỉ : 17 Hàng Vôi – Hoàn Kiếm – Hà Nội
ĐT : MST: 4600100155025
Họ tên ngưòi mua hàng: Anh Cương
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà.
Địa chỉ: Sn22-177- Định Công- Hoàng Mai- Hà Nội
Hình thức thanh toán: Mua chịu MST:0101362207
STT Tên hàng hoá
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Thép CT5AD20 Tấn 51,9 17.600.000 913.440.000

2 Thép CT5AD18 Tấn 15,7 17.500.000 274.750.000
Cộng tiền hàng: 1.188.190.000
Thuế suất thuế VAT5%. Tiền thuế VAT: 59.409.500
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.247.599.500
Só tiền viết bằng chữ: Một tỷ hai trăm bốn bảy triệu năm trăm chín mươi chín nghìn
năm trăm đồng chẵn.
Người mua hàng
(ký tên)
Người bán hàng
(ký tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký tên, đóng dấu)
Khi hàng về tới kho thủ kho và cán bộ vật tư tiến hành kiểm tra nếu chủng
loại vật tư đúng như theo hợp đồng đã thoả thuận giữa hai đơn vị về chất lượng thì
làm thủ tục nhập kho số vật liệu đó. Cán bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho vật tư
chuyển cho thủ kho ký vào cả 3 liên, thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho, định kỳ
kế toán vật liệu sẽ đến thu thập phiếu nhập, phiếu xuất đối chiếu với thẻ kho.
15
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Công ty CPTV và XD Ngọc Hà Mẫu 01- VT
Điạ chỉ:22/177 Định Công - Hoàng Mai
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 07/03/2010
Số 53
Họ tên người mua hàng: Trịnh Ngọc Cương
Theo hoá đơn số 0057700 ngày 05/03/2010
Nhập tại kho Mỹ Đình
S
T
Tên nhãn hiệu

quy cách vật tư
M
S
ĐV
T
Số lượng
CT TN
A B C D 1 2 3 4
1 Thép CT5AD20 Tấn 51,9 30,9 17.600.000 543.840.000
2 Thép CT5AD18 Tấn 15,7 15,7 17.500.000 274.750.000
Tổng 818.590.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Tám trăm mười tám triệu năm trăm chín mươi nghìn
đồng chẵn.
Ngày 07/03/2010
Người lập phiếu
( ký tên)
Người giao hàng
(ký tên )
Thủ kho
( ký tên)
Kế toán trưởng
( ký tên )
Công ty CPTV và XD Ngọc Hà Mẫu 01- VT
Điạ chỉ:22/177 Định Công - Hoàng Mai
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 12/03/2010
Số 55
Họ tên người mua hàng: Trịnh Ngọc Cương
Theo hoá đơn số 0057700 ngày 05/03/2010
16

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Nhập tại kho Mỹ Đình
ST
T
Tên nhãn
hiệu quy
cách vật tư
Mã
số
ĐVT Số lượng
Chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Thép
CT5AD20
Tấn 51,9 21,0 17.600.000 369.600.00
0
Tổng 369.600.00
0
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm sáu mươi chín triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn
Ngày 12/03/2010
Người lập phiếu
( ký tên)
Người giao hàng
(ký tên )
Thủ kho
( ký tên)
Kế toán trưởng

( ký tên )
+ Hàng và hoá đơn cùng về: Với những mặt hàng có khối lượng nhập nhỏ
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 2: (Giao khách hàng)
Ngày 08 tháng 3năm 2010
Mẫu số 01 GTKT - 3LL
GG/2010B
Số 0059000
Đơn vị bán hàng: Công ty vật liệu xây dựng Mạnh Dung
Địa chỉ : 49 Trung Hoà – Cầu Giấy
Số TK
ĐT : MST:
17
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Họ tên ngưòi mua hàng: Anh Cương
Tên đơn vị: Công ty CPTV và XD Ngọc Hà
Điạ chỉ:22/177 Định Công - Hoàng Mai
Hình thức thanh toán: chịu MST:0101362207
STT Tên hàng hoá
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Xi măng HT kg 40.000 1.200 48.000.000
Cộng tiền hàng 48.000.000
Thuế suất thuế VAT 10%. Tiền thuế VAT: 4.800.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 52.800.000
Só tiền viết bằng chữ: Năm mươi hai triệu tám trăm ngàn đồng chẵn
Người mua hàng

(ký tên)
Người bán hàng
(ký tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký tên, đóng dấu)
Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà Mẫu
01- VT
Điạ chỉ:22/177- Định Công- Hoàng Mai
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 08/03/2010
Số 54
Họ tên người mua hàng: Trịnh Ngọc Cương
Theo hoá đơn số 0059000 ngày 08/03/2010
Nhập tại kho Mỹ Đình
18
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
STT Tên nhãn
hiệu quy
cách vật tư
Mã
số
ĐVT Số lượng Đơn
giá
Thành tiền
Chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Xi măng

HT
kg 40.000 40.000 1.200 48.000.000
Tổng cộng 48.000.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi tám triệu đồng chẵn
Chứng từ gốc kèm theo: 01
Ngày 08/03/2010
Người lập phiếu
( ký tên)
Người giao hàng
(ký tên )
Thủ kho
( ký tên)
Kế toán trưởng
( ký tên )
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 2: (Giao khách hàng)
Ngày 15 tháng 3năm 2010
Mẫu số 01 GTKT - 3LL
GG/2010B
Số 0060100
Đơn vị bán hàng: Công ty vật liệu điện và DCCK
Địa chỉ : Long Biên
Họ tên ngưòi mua hàng: Anh Cương
Tên đơn vị: Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà
Địa chỉ: 22/177- Định Công- Hoàng Mai – Cầu Giấy – Hà Nội
Hình thức thanh toán: chịu MST:0101362207
19
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
STT Tên hàng hoá
dịch vụ

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Cầu dao 3 fa
500V - 4000W
cái 4 650.000 2.600.000
Băng dính cách
điện
Cuộn 10 3.500 35.000
Tổng cộng tiền hàng: 2.635.000
Thuế suất VAT5% tiền thuế VAT: 131.750
Tổng cộng tiền thanh toán 2.766.750
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu bảy trăm sáu mươi sáu ngàn bảy trăm năm mươi
đồng.
Ngày 15/3/2010
Người mua hàng
(ký tên)
Người bán hàng
(ký tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký tên, đóng dấu)
Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà
Điạ chỉ:22/177- Định Công- Hoàng Mai
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 15/03/2010
Số 57
Họ tên người mua hàng: Trịnh Ngọc Cương
Theo hoá đơn số 0060100 ngày 15/3/2010
Nhập tại kho Mỹ Đình
STT Tên nhãn
hiệu quy

Mã
số
ĐVT Số lượng
Chứng
từ
Thực
nhập
20
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
A B C D 1 2 3 4
1 Cầu dao 3
fa 500V -
4000W
cái 4 4 650.000 2.600.000
2 Băng dính
cách điện
Cuộn 10 10 3.500 35.000
Tổng số tiền: 2.635.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm ba mươi lăm ngàn đồng
Chứng từ gốc kèm theo: 01
Ngày 15/3/2010
Người lập phiếu
( ký tên)
Người giao hàng
(ký tên )
Thủ kho
( ký tên)
Kế toán trưởng
( ký tên )
+ Hàng về nhập kho nhưng chưa có hoá đơn: Căn cứ hợp đồng kinh tế, bảng

báo giá và số lượng thực nhập để thủ kho ghi vào phiếu nhập kho.
Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà
Điạ chỉ:22/177- Định Công- Hoàng Mai
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 20/03/2010
Số 58
Họ tên người mua hàng: Trịnh Ngọc Cương
Theo hoá đơn số
Nhập tại kho Mỹ Đình
STT Tên nhãn
hiệu quy
Mã
số
ĐVT Số lượng
Chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Cát bê tông Khối 45 135.000 6.075.000
21
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Cát xây Khối 18 140.000 2.250.000
Tổng 8.595.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Tám triệu năm trăm chín mươi lăm nghìn đồng chẵn
Ngày 20/3/2010
Người lập phiếu
( ký tên)
Người giao hàng
(ký tên )

Thủ kho
( ký tên)
Kế toán trưởng
( ký tên )
Khi đáp ứng đủ số lượng như trong hợp đồng kinh tế nhà cung cấp xuất hoá
đơn.
Ở Công ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà vật liệu xuất kho chủ yếu
dùng cho thi công các công trình. Nguyên vật liệu ở công ty gồm nhiều chủng loại
việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các
đội công trình . Việc xuất dùng vật liệu được căn cứ vào nhu cầu thi công và định
mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn hàng đang được ký kết.Sau khi có lệnh sản
xuất của giám đốc, phòng kế hoạch tổ chức thực hiện tiến độ sản xuất theo dõi sát
sao tiến độ thi công các công trình và tiến độ thực hiện các hợp đồng. Sau khi đối
chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu với
khối lượng nguyên vật liệu thực tế trong kho thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở
cột số lượng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên
vật liệu. Đối với các loại nguyên vật liệu mua về không nhập kho mà được vận
chuyển thẳng đến chân công trình( bao gồm các loại vật liệu cát,sỏi, đá hộc...) thì
khi đội xây dựng có yêu cầu sử dụng thì phòng vật tư viết phiếu xuất kho. Sau đây
là trích một số mẫu phiếu xuất kho.
Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà
Địa chỉ: 22/177- Định Công- Hoàng Mai
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10/3/2010
Số 27
Họ và tên người nhận: Đào Trọng Tú
Lý do xuất kho: Xuất kho xây dựng công trình Mễ Trì
Xuất tại kho: Mỹ Đình
22
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

STT
Tên nhãn hiệu quy
cách vật tư
Mã
số
ĐVT Số lượng
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Thép CT5AD20 Tấn 25,0 25,0
Tổng số tiền viết bằng chữ:
Chứng từ kèm theo: phiếu yêu cầu lĩnh vật tư
Ngày 10/3/2010
Người lập phiếu
( ký tên)
Người nhận hàng
(ký tên )
Thủ kho
( ký tên)
Kế toán trưởng
( ký tên )
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu để lập thẻ kho.
Mỗi thứ vật liệu được lập một thẻ kho,để theo dõi về số lượng nhập xuất từng thứ
nguyên vật liệu.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi số
lượng thực nhập xuất vào thẻ kho. Định kỳ 3-5 ngày chuyển phiếu nhập phiếu xuất
cho kế toán vật tư. Có những ngày các chứng từ nhập xuất phát sinh nhiều sau khi

vào thẻ kho xong thủ kho chuyển ngay cho phòng kế toán. Định kỳ thủ kho tiến
hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu tương ứng với kế toán.
Đến cuối tháng thủ kho tiến hành cộng thẻ để đối chiếu với kế toán về mặt số lượng
từng thứ nguyên vật liệu.
Kho Mỹ Đình là kho chính của Công ty tại Hà Nội nơi tập trung nhiều dự án
Công ty đang thực hiện. Tại kho có nhiều loại nguyên vật liệu phục vụ cho việc thi
công xây dựng các hạng mục công trình, việc xuất nhập diễn ra thường xuyên. Việc
ghi chép tại kho được theo dõi chặt chẽ,thẻ kho được lập cho từng thứ vật liệu và
được phản ánh hàng ngày đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời khi có yêu cầu
Hạch toán chi tiết ở phòng kế toán: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại
phòng kế toán do kế toán vật tư phụ trách để theo dõi về cả số lượng và giá trị từng
thứ nguyên vật liệu. Tại Công ty có nhiều chi nhánh nên để thuận tiện cho việc theo
dõi kế toán hạch toán chi tiết tại từng chi nhánh từng kho riêng sau đó tổng hợp lên
báo cáo. Đối với kho công trình định kỳ vào cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu
23
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
kiểm tra chứng từ gốc với thẻ và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời hàng ngày khi
nhận được chứng từ kế toán vật liệu, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ để ghi vào
“sổ chi tiết vật tư hàng hoá” . Sổ chi tiết vật tư hàng hóa được lập để theo dõi từng
loại vật liệu về giá trị và số lượng. Tại Công ty mẫu sổ chi tiết vật tư hàng hóa được
lập theo mẫu số S10- DN.
Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán vật liệu, kế toán tiến hành
kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và phản ánh đầy đủ thông tin( giá nhập xuất vật
liệu) rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa.
Định kỳ kế toán tiến hành đối chiếu về số lượng từng loại vật tư với thủ kho.
Cuối tháng tiến hành cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu tính ra tổng nhập xuất
tồn của từng thứ vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Sổ chi
tiết nguyên vật liệu dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu cả về
số lượng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu. Sau đây là trích một số trang sổ chi
tiết nguyên vật liệu.

24
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Công ty CP Tư vấn và Xây dựng Ngọc Hà Mẫu số S10 - DN
Địa chỉ: 22/177- Định Công- Hoàng Mai
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HOÁ
Tháng 3/2010
Tài khoản 152
Tên quy cách vật tư: Thép CT5 AD18 – kho Mỹ Đình
ĐVT: 1000đồng
Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn Ghi
chú
Số NT SL TT SL TT SL TT
A B C D 1 2 3 4 5 6 7 E
Tồn 28/2/10 17,5 5,6 98,0
53 7/3 Nhập kho 331 17,5 15,7 274.750 21,3 372.750
29 16/3 Xuất cho thi công 621 17,5 18,0 315.000 3,3 57.750
Cộng 15,7 274.750 18,0 315.000
Tồn 31/3 3,3 57.750
Ngày 31/3/2010
25