Tài liệu nghiệp vụ văn thư chương 4.pdf

Chương IV
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(
Theo hướng dẫn tại Công văn số:425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý

văn bản đi, văn bản đến).



Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên
một phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành,
quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác
dụng thì vấn đề tổ chức quản lý giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan
trọng không thể xem nh
ẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành
của từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin
ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không.

I- Khái niệm và nguyên tắc chung.

1.

Khái niệm văn bản đến.

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển
qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến
bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân
mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện... được gọi chung là
vă

n bản đến.

Nói cách khác:
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ
chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyế
t
những vấn đề mang tính chất công.

Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và
phức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một
hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp
nhận được các loại văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạ
o, hướng
dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đôn đốc...

Ví dụ:

UBND cấp Tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương nhận được cá
c
văn bản đến như Nghị định, Nghị quyết của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định
của Thủ tướng, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ... Đồng
thời, cũng có thể nhận được các văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới
hoặc đồng cấp như của của cấp Tỉnh, Thành phố bạn v.v...

Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ
chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và
nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải
quyết. Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú cần
phải được tổ chức quản lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý.

Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành
04 nhóm sau:

-

Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên,

-

Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp,

-

Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên,

- Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để
gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công.

2.

Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến.

- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo
nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.

Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể
thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận
được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại,

đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành
của Đảng và Nhà nước. Những công văn đóng dấu
“Hỏ
a tốc”,
dấu “
Thượng
khẩn
” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc gửi, nhận,
phân phối công văn
“Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật”
phải theo đúng chế độ giữ
gìn bí mật của Nhà nước.

- Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư
để làm các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên
quan. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý
thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu.

II. Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đến.

1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến
.

1.1. Tiếp nhận văn bản đến.

Như phần trên đã trình bày, văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình,
phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian
đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ quan.

Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ

phận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan (Điều
13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004). Theo nhiệm vụ được
giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể
cả văn bản gửi theo đường b
ưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp
trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính … ). Ngoài những
văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ
quan còn có thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố...
của cá nhân hoặc tập thể khác.

Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì,
nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)…

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản
có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm
quản lý công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản
với người giao văn bản.

Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận
phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để
theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra
(nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa ch
ỉ
gửi...).

Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng
cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản …
Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được
giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:

Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:

+ Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân
trong cơ quan.

+ Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo...

Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại:


- Loại không bóc bì:
bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức
Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người
nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có
liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.


- Loại do cán bộ văn thư bóc bì:
Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.


- Đối với bì văn bản mật:

Theo hướng dẫn tại Thông tư số:
12/2002/TT-BCA (A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn
bản mật được tiến hành như sau:

Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu
“Chỉ người có tên mớ
i
được bóc bì”
thì văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển
ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển
ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.

Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:

+ Những bì văn bản có dấu “
KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”
phải
được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.

+ Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của
bưu điện...phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.

+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm
tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá
xa ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu
khi cần thiết.

1.3. Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến.

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn

thư trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và
quy định của cơ quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …).

Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải
được đóng đấu
“Đến”,
ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ đến trong
trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu
“Đến”
; Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể
in và đóng
dấu
“Đến
”.

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì
không cần đóng dấu
“Đến
”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan,
đơn vị có liên quan theo dõi, giải quyết.

Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số,
ký hiệu văn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội
dung văn bản (Đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày
tháng năm của văn bản.

Mẫu dấu đến được quy định như sau:

Kích thước: dài 50 mm; rộng 30 mm



TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:
……………….

ĐẾN
Ngày:
……………

……………

Chuyển:
……………………..
Hướng dẫn cách ghi:

a. Số đến:
Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên
tục, bắt đầu từ số 01 của ngày đấu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm.

b. Ngày đến:
Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận
ngày nào phải ghi ngày ấy.

Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “
THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”,
Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến.

c. Chuyển:
Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

Phần trên cùng của dấu
“Đến
”, ghi tên cơ quan, tổ chức.

Ví dụ:

UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HẢI CHÂU.




PHÒNG GD&ĐT QUẬN SƠN TRÀ.

1.4. Đăng ký văn bản đến.

Hiện nay, nhiều cơ quan đăng ký văn bản đến bằng hai phương pháp:

1.4.1. Đăng ký truyền thống (Đăng ký bằng sổ).

+
Lập sổ đăng ký văn bản đến.

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể việc lập các loại sổ cho phù hợp.

Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một
năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn
bản mật).

* Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến
trong một năm, nên lập các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương.

* Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác,

* Sổ đăng ký văn bản mật đến.


Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến
một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm c
ơ
quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại,
tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư
không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với