Tài liệu nghiệp vụ văn thư chương 5.pdf

Chương V

LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

A. LẬP HỒ SƠ.

I. Khái niệm về hồ sơ.

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do
cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi
tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng
trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu
khác.

Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác
hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như
sau:


Hồ sơ là một hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về mộ
t
sự việc, vấn đề (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết s
ự
việc, vấn đề đó.

Ví dụ:

Hồ sơ về một vụ án hình sự, hồ sơ về một vụ tranh chấp nhà đất,

hồ sơ về một kỳ họp của Quốc hội ...

Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có nhữn
g
điểm giống nhau khác, như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả,
cùng thời gian ban hành…


Ví dụ:
-
Tập thông báo của Chính phủ và các Bộ (
Các văn bản trong hồ
sơ này là đều cùng một loại:
Thông báo).

- Tập Quyết định của Ủy ban Nhân dân Huyện X (
Các văn bản
trong hồ sơ có cùng tên gọi:
Quyết định).


- Tập Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. (
các văn bản
trong hồ sơ này là đều của cùng một tác giả:
Thủ tướng Chính phủ).


- Kế hoạch, báo cáo của Sở Thương mại và Sở Tài chính năm

1994.

(Các văn bản trong hồ sơ trên đều được ban hành trong năm 1994).

Hồ sơ là một khái niệm về phân loại, dùng để phân loại các văn bản
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, cá nhân hoặc các phông lưu trữ
theo các vấn đề, sự việc ...

Từ khái niệm về hồ sơ, chúng ta có thể định nghĩa về lập hồ sơ như
sau:

Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải
quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưn
g
khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một
phương pháp khoa học.

Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được
thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyết
đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các
văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ.

Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một cách phổ biến
trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn thư
cơ quan làm chưa tốt.

II. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ.

Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các
văn bản vừa giải quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc văn
thư cơ quan lập.

Nếu trong một cơ quan công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt
sẽ có tác dụng sau đây:


1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân
viên.

Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và
sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo
từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn
vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm
kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn
đề được hoàn chỉnh,
đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó,
góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ
nói riêng, của cơ quan nói chung.


2. Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ.

Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho
thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm
chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình,
biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát
hi
ện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn
tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước.

3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã
bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán
bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch
sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ đượ
c lập ở
văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý
và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp
trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó mà nâng cao
được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ.

Theo quy định, lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm
công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức, phần việc thuộc trách
nhiệm giải quyết của người nào thì trong qúa trình giải quyết, người đó phải
lập hồ sơ.

III. Nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ.


1. Nội dung của lập hồ sơ.


Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ
như sau:

- Mở hồ sơ;

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.

- Kết thúc và biên mục hồ sơ.


2. Yêu cầu của lập hồ sơ.

Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây:

2.1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ
chức hình thành hồ sơ.

Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt
động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm
vụ nhất định do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản
ánh ch
ức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng
phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề,
sự việc cụ thể. Chính vì vậy, thành phần và nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ
thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.

Ví dụ:

Hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) lập ở Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh

Hóa bao gồm những văn bản chỉ đạo về phòng chống cơn bão số 3 của Chính
phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo của các sở, các ngành, Uỷ
ban nhân dân các huyện về tình hình phòng, chống bão và những thiệt hại do
cơn bão gây ra ... Còn hồ sơ về cơn bão số 3 do Uỷ ban nhân dân các huyện
của Thanh Hóa lập thì lại gồm những tài liệu về chỉ đạo phòng, chống bão lụt
của UBND tỉnh, UBND huyện và huyện uỷ của huyện đó, báo cáo về tình hình

phòng chống và thiệt hại do cơn bão số 3 gây ra của UBND huyện, các
ngành, các địa phương trong huyện ...

Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa
phản ánh chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh trong công tác
phòng chống bão. Còn hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) do Uỷ ban nhân dân các
huyện lập thì phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND huyện về mặt này.


Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải
phản ánh đúng đắn chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải
thể hiện được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết
vấn đề, sự việc được đề cập
ở hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không
phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ
đó thì không lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ).

2.
2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan
chặt chẽ với nhau và phải phản ánh được trình tự giải quyết công việ
c
hoặc trình tự diễn biến của sự việc.

Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua
một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết
thúc. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan
chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ
quan của con người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của
văn bản thì mới phả
n ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối

liên hệ bên trong của chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng
tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập
phải biết phân định hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên
quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những h
ồ sơ khác nhau.

Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về
hình thức của văn bản.

Ví dụ:
Hồ sơ
“Tập thông báo của Chính phủ năm 1995”

(
Trong hồ sơ này gồm nhiều bản thông báo có nội dung khác nhau,
không liên quan hoặc ít liên quan với nhau).

2.
3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo
quản tương đối đồng đều.

Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một
vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý
nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực
tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi công việc đã
được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu
nghiên c
ứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ
khác nhau. Chẳng hạn, văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp cho lưu
trữ Nhà nước tức các trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia, văn bản có ý nghĩa

thực tiễn lâu dài sẽ bảo quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan, còn văn bản có ý
nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lạ
i ở các đơn vị tổ chức
trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu
trữ cơ quan, đối với những văn bản không còn ý nghĩa thì có thể loại huỷ. Do
đó, khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn
bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ
làm tăng thêm chấ
t lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được
tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất
công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ.

Ví dụ1:


Ở Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, các văn bản phản ánh tình

hình thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000 của thành phố được lập thành
những hồ sơ sau:

- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế
hoạch Nhà nước năm 2000.

- Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế
hoạch Nhà nước hàng quý, 6 tháng đầu năm 2000.

Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ
thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người
lập hồ sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có
giá trị đồng đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một.

Ví dụ 2:
Các Quyết định và công văn của cơ quan thì không thể sư
u
tầm để đưa vào cùng một hồ sơ vì giá trị pháp lý của loại văn bản này khác
nhau.

Ví dụ 3:
Trong quá trình hoạt động của cơ quan thường có các loại Kế

hoạch, Báo cáo của cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Khi lập hồ sơ ta
không thể sưu tầm Báo cáo tổng kết của cơ quan và của đơn vị trực thuộc vào
một hồ sơ. Vì Báo cáo tổng kết của cơ quan bao giờ cũng có giá trị cao hơn
Báo cáo của các đơn vị trực thuộc.

Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ
cũng tách rời từng văn bản trong hồ sơ để xét giá trị của chúng. Vì trong thực
tế, có những hồ sơ gồm các văn bản có liên quan mật thiết với nhau, toàn bộ
văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ đó. Trong trường hợp này,
phải xem xét giá trị của chúng trong mối liên quan với các văn bản khác của
hồ sơ, ví dụ như hồ sơ về một vụ án, hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, hồ sơ cán
bộ.


4. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản.

Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng
chứng pháp lý, thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản
do Nhà nước quy định, nghĩa là phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu
văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm

quyền, dấu của cơ quan... Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà
thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn
bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ
sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa ch
ọn những tài
liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.


5. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.

Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên
ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ
để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi

IV. Phương pháp lập hồ sơ.

1. Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ


1
.
1. Khái niệm, tác dụng của Danh mục hồ sơ.


1.1.1- Khái niệm:


Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần
phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm).

1.1.2 - Tác dụng:

+ Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ
trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện.

+ Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác; là
căn cứ cho cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên
môn. Giúp cho cán bộ lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc
của cơ quan và công việc của từng cán bộ thừa hành.

+ Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan,
đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan.


1.2. Phương pháp lập Danh mục hồ sơ
.

Có 2 phương pháp lập danh mục hồ sơ.

+ Cách thứ nhất: Cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến danh
mục hồ sơ của từng đơn vị tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ quan. Sau đó
đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị tham gia ý kiến,
rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại thành danh mục hồ sơ của cơ quan,
trình thủ trưởng cơ quan xem xét và ký duyệt.

Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm vì nó đòi hỏi cán bộ văn
thư, lưu trữ phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và
nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên cũng như yêu cầu nghiên cứu của cán
bộ thì mới lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp. Phương pháp này

thường được vận dụng để lập Danh mục cho những cơ quan có cơ cấu tổ
chức đơn giản.

+ Cách làm thứ hai: từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể
của mình để dự kiến những hồ sơ mình cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách
đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của
từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ
sơ trùng hoặc không cần lập, bổ
sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ
văn thư, lưu trữ giúp Văn phòng hoặc phòng Hành chính tổng hợp danh mục
hồ sơ của từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng
xem xét, ký duyệt.

Cách làm này sẽ dự kiến được danh mục hồ sơ chính xác hơn nhưng
thời gian thường bị kéo dài. Để làm tốt đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ cần
phải kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và phương pháp lập danh mục
hồ sơ. Phương pháp này thường được áp dụng khi cơ quan có cơ cấu tổ
chức phức tạp, khối lượng công vi
ệc nhiều.

1.3. Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ.

+ Áp dụng cách làm nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan,
đơn vị. Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác
công văn, tài liệu thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực
tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ
sơ theo danh mục hồ sơ.

+ Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng

cho năm sau. Đối với những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm
vụ công tác ổn định hoặc ít thay đổi thì tập trung xây dựng một lần đầu, những
năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch
mới và tiếp t
ục sử dụng.

+ Muốn lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu
để nắm vững các điểm sau:

- Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của
từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan.

- Nắm vững Kế hoạch hoạt động của cơ quan, các chế độ hội họp, chế
độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với
cơ quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị ...

- Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài
liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước.

- Nắm được các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng
thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của
những năm trước.

- Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm
cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với
thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị.

Mẫu danh mục hồ sơ:

Tên cơ quan chủ quản ...
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tên cơ quan (đơn vị) ...

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc



DANH MỤC HỒ SƠ CỦA
..................

NĂM
.....

Danh mục hồ sơ này có ........................... hồ sơ bao gồm:

............................. hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

............................. hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài.

............................. hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.



Địa danh, ngày ..... tháng ..... năm .....



Số và ký hiệu
hồ sơ

Tiêu đề hồ sơ

Thời hạn
bảo quản

Người lập

Ghi chú

2

3

4

5

6

(THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN)

(Ký - đóng dấu)



* Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ: số đánh liên tục cho toàn bản danh mục hồ
sơ, bắt đầu từ số 01 cho đến số n (n là số của hồ sơ cuối cùng trong danh
mục).

Cột 2: Số và ký hiệu hồ sơ: số hồ sơ đánh cho từng đơn vị tổ chức. Ký
hiệu là chữ viết tắt của tên đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ. Cuối mỗi đơn vị tổ
chức cần để dự phòng một số hồ sơ, khi có việc mới phát sinh sẽ bổ sung
vào.

Ví dụ:
Số 01 - TH

Số 01 - HC

Số 01 - TCCB ...

Cột 3: Ghi tên đơn vị tổ chức và tên hồ sơ: thứ tự các đơn vị tổ chức ghi
thành các mục I, II: tên đơn vị tổ chức ghi bằng chữ to giữa dòng.

Ví dụ:


I. PHÒNG TỔNG HỢP

........................................

II. PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH.

...............................................

Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời.
Thời hạn bảo quản được xác định dựa trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản
mẫu và vận dụng vào thực tế tài liệu của cơ quan. Trong một hồ sơ có nhiều
văn bản, tài liệu có giá trị khác nhau thì thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác
định bằng giá trị của văn bản, tài liệu có giá trị cao nhất.

Cột 5: Ghi họ tên người lập hồ sơ (ai phụ trách việc gì phải có trách
nhiệm lập hồ sơ của phần việc đó. Trong trường hợp này phải ghi tên của
người chịu trách nhiệm lập hồ sơ).

Cột 6: Ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, chuyển
sang năm sau (nếu hồ sơ chưa giải quyết xong) hoặc mới bổ sung...

1.4. Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục.

Để danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng đối với việc lập hồ sơ, thì

công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải được chỉ đạo
chặt chẽ, thường xuyên. Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể,
tỉ mỉ. Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán b
ộ, nhân viên xác định
được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ do Nhà
nước quy định. Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như sau:

- Danh mục hồ sơ sau khi đã được Thủ trưởng cơ quan ký duyệt thì sao
thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thủ trưởng cơ quan, Chánh
Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) mỗi người giữ một bản để theo
dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị và để lập những hồ
sơ thuộc trách nhiệm của Thủ tr
ưởng, của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng
Hành chính).

- Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị
mình để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của đơn vị.

- Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan căn cứ
vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa
hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài
liệu đưa vào hồ sơ.

Cuối năm, cá nhân đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ
sơ đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộp lưu vào phòng (tổ, bộ phận)
Lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu,
tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết sang năm sau thì cần ghi chú vào
danh mục hồ s
ơ.

- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước có thể chưa sát với thực tế. Vì
vậy trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp
với thực tế giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị. Nếu có việc mới phát
sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ, những việc đã dự kiến nhưng thực tế
không thực hi
ện được thì ghi rõ vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ:
“Không
hình thành hồ sơ”.

Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục tổ chức thực hiện tốt thì từng
cán bộ nhân viên sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ sơ, dần
dần mọi người sẽ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ
trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thườ
ng xuyên và nề nếp trong cơ
quan.

2. Lập hồ sơ trong trường hợp không có Danh mục hồ sơ.

Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều
thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà
nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt
động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các
vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong. Do đó các vă
n bản thường bị phân
tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập
hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau :

- Phân định hồ sơ.

- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ.

- Đánh số tờ.

- Viết Mục lục văn bản.

- Viết chứng từ kết thúc.

- Viết bìa hồ sơ.

2.1. Phân định hồ sơ:


Phân định hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của
văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành cá
c
hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu v
ề
lập hồ sơ.

Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ
được lập. Hồ sơ được phân định hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn
trong năm yêu cầu lập hồ sơ. Lập hồ sơ là một khái niệm về phân loại nên khi
phân định hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của vă
n bản, như
các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa dư.
Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu. Sau đây là cách vận
dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ.


a. Đặc trưng vấn đề.

Khi phân định hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề
cập làm cơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản. Tất cả những văn bản có nội
dung liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối
tượng) sẽ được tập hợp thành một hồ sơ
.

Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và
đảm bảo đầy đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ. Trong thực tế, người ta
thường nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập
theo đặc trưng vấn đề sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được
nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh. Điều quan trọng nhất khi
phân định hồ sơ theo đặc trưng này là phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc)
cho hợp lý. Nói chung, văn bản trong một hồ sơ phải cùng phản ánh một vấn
đề cụ thể. Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu là tuỳ thuộc vào chức năng,
nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn bản. Chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan quy định thành phần, nội dung và khối lượng văn bản
hình thành. Đối với những cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thể phân
thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân
định thành nhiều hồ sơ.

Ví dụ:

Ở Uỷ ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về

sản xuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa ... Đây là
những nhiệm vụ cụ thể mà Uỷ ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng
tài liệu hình thành về từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh
về mỗi nhiệm vụ công tác nói trên có thể xem là một vấn đề và lập thành một

hồ sơ. Ngược lại, đối với những cơ quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm
vi hoạt động và quyền hạn lớn, văn bản phản ánh về một nhiệm vụ công tác
nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi hồ sơ là một sự việc cụ thể.

Ví dụ:
Văn bản về sản xuất nông nghiệp ở Uỷ ban nhân dân tỉnh khôn
g
thể chỉ lập một hồ sơ như ở Uỷ ban nhân dân xã, mà phải phân định thành
hàng chục hồ sơ, gồm các vấn đề cụ thể như:

- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm.

- Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp.

- Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm.

- Kế hoạch sản xuất nông nghiệp từng vụ.

- Phòng trừ sâu bệnh.

- Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp.

- Chăn nuôi gia cầm...

Khi lập hồ sơ, ta phải lấy đặc trưng này làm đặc trưng chủ yếu, Khi các
văn bản còn lại là những văn bản đề cập đến những nội dung khác nhau, ta
sẽ vận dụng các đặc trưng khác.


b. Đặc trưng tên gọi.

Đối với những loại văn bản có nội dung đề cập đến nhiều sự việc khác
nhau, như Biên bản các cuộc họp thường kỳ của lãnh đạo cơ quan, các Nghị
quyết hàng tháng của Ban chấp hành một đoàn thể quần chúng ... thì không
thể phân định hồ sơ theo đặc trưng vấn đề, mà lập theo đặc trưng tên gọi là
hợp lý nhất.


Phân định hồ sơ theo đặc trưng này tức là quá trình sưu tầm, tậ
p
hợp những văn bản, tài liệu có cùng một tên gọi với nhau.

Ví dụ: - Biên bản các cuộc họp thường kỳ của Uỷ ban nhân dân
tỉnh Quảng Nam.

- Tập Thông báo của Chính phủ năm 2003.

Đặc trưng tên gọi thường được vận dụng để lập hồ sơ một số loại văn
bản như Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch công tác,
Thông báo, Báo cáo. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại văn bản nói trên
đều lập hồ sơ theo đặc trưng này, mà thông thường chỉ vận dụng đối với
những văn bản có nội dung đề c
ập đến nhiều vấn đề, còn đối với các loại có
nội dung phản ánh một vấn đề, sự việc cụ thể thì nên lập theo đặc trưng vấn
đề.


c. Đặc trưng tác giả.

Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân lập ra văn bản. Vận dụng đặc trưng

này ta phải lấy tên cơ quan, cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ.
Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có cùng một tác giả với nhau. (những
văn bản đó có thể khác nhau về nội dung, về thể loại).


Ví dụ: - Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ năm 2002, 2003.

- Quyết định, Chỉ thị của UBND Quận X năm 2000. 2001.

Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn bản phản ánh về
một vấn đề, sự việc bị xé lẻ, không giữ được mối liên hệ khách quan, gây khó
khăn cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu. Do vậy, trong thực tế đặc trưng này
rất ít được vận dụng làm đặc trưng chính để lập hồ sơ.

d. Đặc trưng thời gian.

Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là căn cứ vào thời gian lập ra
văn bản để phân định hồ sơ. Các văn bản được lập ra trong cùng thời gian dù
cho nội dung, tên gọi, tác giả của chúng có khác nhau cũng có thể lập thành
một hồ sơ,

Ví dụ:

Các Nghị quyết, Chỉ thị của Thành uỷ Đà Nẵng ban hành năm

2003 có thể lập thành một hồ sơ có tiêu đề:

Nghị quyết, Chỉ thị của Thành uỷ Đà Nẵng năm 2003.

Thông thường người ta căn cứ vào năm ban hành văn bản để phân

định hồ sơ. Nếu chỉ dựa vào thời gian ban hành văn bản để lập hồ sơ thì sẽ
làm cho tài liệu phản ánh các hoạt động của cơ quan xé lẻ, gây khó khăn cho
việc tra tìm và nghiên cứu. Do đó, đặc trưng này tuy được vận dụng phổ biến
nhưng thường là đặc trưng phụ, được kết hợp vớ
i các đặc trưng khác nhau
đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi.

Ví dụ:

Ở Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các Ngh
ị
quyết, Quyết định, Thông tư của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành năm 2004 về công tác thuỷ, nông
được phân định thành một hồ sơ có tiêu đề:

Nghị quyết, Quyết định, Thông tư, của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ, Bộ NN & PTNT về công tác thuỷ nông năm 2004.

Hồ sơ trên được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng thời
gian.

Trên thực tế khi phân định hồ sơ, ta thường kết hợp các đặc trưng Tác
giả, Tên gọi và Thời gian với nhau.


Ví dụ: -

Tập Nghị quyết của Chính phủ năm 2004

- Tập Quyết định của Uỷ ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng

năm 2004.

e. Đặc trưng cơ quan giao dịch.

Cơ quan giao dịch tức là cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi trong
quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan. Nếu vấn dụng đặc
trưng này thì văn bản trao đổi giữa hai cơ quan sẽ được lập một hồ sơ cho dù
nội dung của chúng đề cập đến các vấn đề khác nhau. Tuy nhiên lập như vậy
sẽ không thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu. Do vậy đặc trưng này
thường được vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề và được xem là một đặc
trưng phụ.


Ví dụ:


Giữa Đại học Khoa học Huế với Trường THCN CKN Đông Á hàng năm

trao đổi nhiều công văn có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, sự việc như vấn
đề đào tạo Đại học tại chức Luật, vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học
tập, vấn đề hợp đồng giáo viên ... Nếu tất cả công văn này lập thành một hồ
sơ theo đặc trưng cơ quan giao dịch (công văn trao đổi với trường THCN CKN
Đông Á), thì sẽ không hợp lý mà phải phân định thành nhiều hồ sơ lấy vấn đề
làm đặc trưng chính kết hợp với đặc trưng cơ quan giao dịch:


- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề
Tuyển sinh Đại học tại chức Luật.

- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề

Hiợp đồng giáo viên giảng dạy.

- Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề
thực hiện quy chế giảng dạy và học tập ...

f. Đặc trưng địa dư.

Trong lập hồ sơ, có khi người ta còn đem những văn bản của các tác
giả cùng trong một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một khu
vực lập thành một hồ sơ. Tuy nhiên đặc trưng địa dư thường chỉ là đặc trưng
phụ.

Ví dụ:
-
Báo cáo của các Sở Nông nghiệp vùng đồng bằng sông
Cửu Long về tình hình sản xuất nông nghiệp năm 2003.

- Báo cáo tình hình công tác phòng chống cháy rừng của sở Lâm
nghiệp các tỉnh Miền Trung, Tây nguyên năm 2004.

Hai hồ sơ trên đã được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng
địa dư. Chỉ trong trường hợp văn bản không nhiều, nội dung lại tản mạn thì
mới nên chọn đặc trưng địa dư phân định hồ sơ.

Tóm lại, phân định hồ sơ là khâu quan trọng nhất của lập hồ sơ. Việc
phân định hồ sơ phải dựa trên cơ sở các đặc trưng của văn bản (còn gọi là
các đặc trưng lập hồ sơ), trong đó đặc trưng vấn đề là đặc trưng chủ yếu,