Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng

Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
MỤC LỤC
1.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy 5
* Quy trình sản xuất: 7
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
1
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
1.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy 5
* Quy trình sản xuất: 7
LỜI MỞ ĐẦU
Vật tư là một vấn đề quyết định nên sự hình thành và phát triển của công ty.
Nhận thấy tầm quan trọng và sự cần thiết phải có công tác quản lý vật tư trong bất
cứ một doanh nghiệp nào cộng với lòng say mê muốn tìm hiểu về việc quản lý, nên
sau quá trình thực tập tại công ty em đã quyết định chọn đề tài: “Phân tích và thiết
kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa
Hưng” để làm báo cáo tốt nghiệp của mình.
* Đề tài của em gồm 3 chương:
Chương 1: Tìm hiểu chung về đề tài và cơ sở thực tập.
Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ cần thiết để thực hiện đề tài.
Chương 3: Phân tích thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công
ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng.
Trong quá trình thực hiện đề tài này, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của
các thầy cô giáo trong Khoa hệ thống thông tin kinh tế, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình
của thầy giáo hướng dẫn Trương Văn Tú; đồng thời em cũng nhận được sự quan tâm
giúp đỡ tạo điều kiện của ban lãnh đạo, các cô chú trong phòng Điều hành sản xuất và
tiêu thụ đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu
Do còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên trong chuyên đề cũng khó
tránh khỏi những khiếm khuyết, em mong được thầy giáo hướng dẫn chỉ bảo để bài
của em được hoàn thiện hơn.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01

2
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Ngày tháng năm 2014
Sinh viên thực hiện
Vũ Thị Mùi
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
3
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI VÀ CƠ SỞ THỰC TẬP
1.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Công ty cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng tiền thân là xí nghiệp gạch
ngói Nghĩa Hưng được thành lập từ năm 1972 đến năm 1993 được UBND tỉnh Nam
Hà QĐ 19/QĐ-UB ngày 01 / 03 / 2003 thành lập lại doanh nghiệp - đổi tên thành
Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng Nghĩa Hưng.
- Năm 1997 Xí nghiệp đã đầu tư và mở rộng thêm dây chuyền sản xuất vật
liệu xây dựng bằng công nghệ Tuynel với công suất thiết kế 12-15 triệu viên sản
phẩm / năm. Tháng 2 năm 2003 thực hiện theo QĐ 2251 / QĐ – UB ngày 25 / 08 /
2003 của UBND Nam Định về việc giao doanh nghiệp nhà nước cho tập thể người
lao động và đại hội cổ đông thành lập Công ty cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa
Hưng.
*Thông tin giao dịch:
Tên công ty: Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng
Tên giao dịch quốc tế: NH jont stock company
Tên viết tắt: XNGN J.S.Co
Trụ sở chính: Xã Nghĩa Đồng - Huyện Nghĩa Hưng-Tỉnh Nam Định
Mã số thuế: 0600310123-1
Điện thoại: 03503.871.206
Fax: 03503.871.206

Tài khoản giao dịch: 510A 111206 tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát
triển nông thôn
* Tổng vốn điều lệ là: 1 tỷ đồng
* Chức năng, nhiệm vụ của công ty là:
- Chức năng: Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng bằng công nghệ lò
nung Tuynel, kinh doanh các vật liệu khác, xây lắp công trình cao tầng, các công
trình thủy lợi, giao thông vừa và nhỏ vv
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
4
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
- Nhiệm vụ: Công ty đang không ngừng đổi mới trang thiết bị máy móc, áp
dụng kỹ thuật công nghệ mới vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
để tạo ra những sản phẩm chất lượng với giá cả phù hợp được thị trường chấp nhận,
đồng thời có những chiến lược mới trong khâu tiêu thụ để đẩy nhanh quá trình tiêu
thụ sản phẩm nhằm mở rộng thị trường, gia tăng lợi nhuận.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện ở hình sau:
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
* Ban Giám đốc: Là người đại diện cho pháp luật của công ty, có năng lực tổ
chức chỉ đạo tổ chức sản xuất kinh doanh. Được sự tín nghiệm của các thành viên
và là người điều hành toàn bộ các hoạt động của công ty. Giám đốc tổ chức quản lí,
tổ chức công tác tài chính kế toán, kế hoạch sản xuất kinh doanh, ký kết hợp đồng
kinh tế và hợp đồng lao động.
* Các phòng ban trong công ty:
+ Phòng kế toàn tài vụ: Có nhiệm vụ chỉ đạo và tổ chức thực hiện toàn bộ
công tác của xí nghiêp đó là: Phân tích đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, tính toán tổng hợp số liệu chính xác để phản ánh đúng tình
hình của xí nghiệp.
+ Phòng kỹ thuật: lập kế hoạch phân tích vật tư, tiến độ sản xuất, kiểm tra kỹ

thuật. Tiến hành nghiên cứu mẫu mã sản phẩm mới, tìm tòi sáng tạo và cải tiến kỹ
thuật đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
Phòng kế toán Phòng kỹ
thuật
Phòng kế
hoạch vật tư
Phòng hành
chính
Ban Giám đốc
5
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
+ Phòng kế hoạch vật tư: tương ứng theo dõi vật tư, tình hình nhập, xuất vật
tư.
+ Phòng tổ chức hành chính có chức năng tiếp nhận thông tin, có nhiệm vụ
giúp giám đốc trong việc quản lý và điều hành đơn vị. Có nhiệm vụ tuyển chọn cán
bộ công nhân viên, sắp xếp nhân sự và sắp xếp công việc của các phòng ban trong
xí nghiệp.
+ Phòng y tế: Khám chữa bệnh, theo dõi kinh tế của tất cả các nhân viên trong
xí nghiệp.
1.1.3. Sản phẩm và dịch vụ
1.1.3.1. Sản phẩm kinh doanh
Công ty cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng chuyên sản xuất và cung ứng
các loại gạch Tuynel, ngói, gạch bi sử dụng cho xây dựng:
- Gạch rỗng 2 lỗ - Gạch rỗng 4 lỗ
- Gạch rỗng 6 lỗ - Gạch đặc
- Gạch bi - Ngói đỏ
- Ngói xi măng
- Gạch men - Ngói đình chùa.
1.1.3.2. Dịch vụ

Hàng năm công ty thực hiện các chương trình khuyến mại giảm giá, chiết
khấu thanh toán cho các khách hàng trong mùa mưa để kích thích người tiêu dùng
mua về dự trữ. Từ đó công ty giảm được 1 lượng tồn kho giúp giảm chi phí lưu kho
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
6
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
1.1.4. Đặc điểm về sản xuất kinh doanh
* Quy trình sản xuất:
Sơ đồ 1.2: Quy trình sản xuất của công ty
1.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Năm 2013 công ty trở thành Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng
có nhiệm vụ phát triển và mở rộng hơn, đó là xây dựng thêm phân xưởng tấm nợp
PHI PRO XI MĂNG, Phân xưởng xây lắp, mở rộng thêm dây truyền sản xuất vật
liệu xây dựng bằng công nghệ Tuynel đưa công suất thiết kế từ 15 – 20 triệu viên
sản phẩm / năm lên 35 – 37 triệu viên sản phẩm / năm.
Hàng tháng, quý, năm công ty thực hiện lập các kế hoạch kinh doanh, kế
hoạch tiêu thụ sản phẩm. Về công tác tài chính công ty hoạt động theo hình thức
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
7
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
hạch toán kinh doanh độc lập.
1.1.6 Quản lý vật tư tại công ty cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng
1.1.6.1 Khái niệm quản lý vật tư
Quản lý nguyên vật liệu là các hoạt động liên quan tới việc quản lý dòng vật
liệu vào, ra của doanh nghiệp. Đó là quá trình phân nhóm theo chức năng và quản
lý theo chu kỳ hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiểm soát bên
trong các nguyên vật liệu sản xuất đến kế hoạch và kiểm soát công việc trong quá
trình lưu chuyển của vật liệu đến công tác kho tàng vận chuyển và phân phối thành
phẩm.
1.1.6.2 Nhiệm vụ của quản lý vật tư

- Tính toán số lượng mua sắm và dự trữ tối ưu (kế hoạch cần nguyên vật liêu).
- Đưa ra các phương án và quyết định phương án mua sắm cũng như kho tàng.
- Đường vận chuyển và quyết định vận chuyển tối ưu.
- Tổ chức công tác mua sắm bao gồm công tác từ khâu xác định bạn hàng, tổ
chức nghiệp vụ đặt hàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán.
- Tổ chức hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu bao gồm từ khâu lựa chọn và
quyết định phương án vận chuyển: Bạn hàng vận chuyển đến kho doanh nghiệp
thuê ngoài hay tự tổ chức vận chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp, bố trí và
tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý (vận chuyển nội bộ).
- Tổ chức cung ứng và tổ chức quản trị nguyên vật liệu và cấp phát kịp thời
cho sản xuất.
1.1.6.3 Đánh giá, phê phán và giải pháp nâng cao nghiệp vụ quản lý vật tư tại
công ty
a. Đánh giá, phê phán nghiệp vụ
* Ưu điểm:
Quy trình quản lý vật tư tại công ty là tạm ổn, đảm bảo được cả về số lượng và
chất lượng cung cấp kịp thời cho sản xuất, kiểm soát chặt chẽ, hạn chế được hiện
tượng mất mát vật tư.
Hệ thống quản lý vật tư của công ty vừa phải tiến hành theo dõi thường xuyên
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
8
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
việc thực hiện kế hoạch, kết hợp với theo dõi nhu cầu về vật tư do các bộ phận sản
xuất gửi tới, đồng thời phải theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn kho một cách thường
xuyên, liên tục để đáp ứng nhu cầu sản xuất và dự báo đối với những vật liệu không
đủ để đáp ứng kế hoạch sản xuất cúng như nhu cầu sản xuất, đồng thời lập báo cáo
kịp thời cho các phòng ban khác để có hướng giải quyết.
* Hạn chế:
Nhiều vấn đề vẫn chưa được nêu rõ ràng trên từng nghiệp vụ dẫn đến từng bộ
phận sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong nắm bắt công việc cần làm chính vì thế ảnh

hưởng đáng kể đến việc sản xuất sản phẩm.
Số lượng vật tư nhiều, chủng loại phong phú, nếu như quản lý không tốt, chặt
chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư thiết bị. Mỗi lần nhập hay xuất
vật tư là lại có 1 hóa đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong 1 lần báo cáo về tình hình
xuất, nhập vật tư thì số lượng hóa đơn sẽ rất nhiều. Nếu kế toán hay người phụ trách
về giấy tờ sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hóa đơn, từ đó làm
ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một
hóa đơn nào đó để kiểm tra sễ mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo
sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
*Giải pháp nâng cao nghiệp vụ
Để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, công ty cần ứng dụng tin học
vào trong công tác quản lý vật tư để nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác
này.
Vì vậy công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý vật tư giúp cho việc quản lí
được dễ dàng, đơn giản hơn, tránh được những sai sót,tiết kiệm thời gian, nguồn
nhân lực, tài chính…Phần mềm này đòi hỏi phải có khả năng xử lý một khối lượng
dữ liệu lớn, nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống phải có khả năng theo dõi tình hình vật
liệu một cách tức thời, chứ không chỉ theo định kỳ hàng tháng, hàng quý hay hàng
năm. Ngoài ra, một yêu cầu quan trọng nữa đối với phần mềm là các mẫu báo cáo
cần phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
9
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
1.2. Tìm hiểu về đề tài:
1.2.1 Tên đề tài:
“Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần
vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng”.
1.2.2 Lý do chọn đề tài
Công nghệ thông tin hiên nay đã áp dụng và thành công với rất nhiều các
doanh nghiệp. Do vậy, Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng nơi em

thực tập đã và đang áp dụng công nghệ thông tin và công việc quản lý của mình.
Tuy nhiên, hệ thống quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa
Hưng vẫn còn nhiều hạn chế, hiệu quả công việc chưa cao, dễ sai sót. Nhưng với
chương trình quản lí mới thiết kế này thì công việc sẽ đơn giản và dễ làm tốn ít
nguồn nhân lực hơn, việc sửa chữa sai sót cũng dễ dàng hơn. Nhận thấy hoạt động
quản lý vật tư còn nhiều bất cập, nên em muốn thực hiện chương trình “Phân tích
và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư”.
Dựa trên những cơ sở em đã thu được ở công ty, em mong muốn có thể hoàn
thiện hơn, nhằm phát huy những mặt tích cực như: độ chính xác cao, chủ động hơn
với những yêu cầu cấp bách; và khắc phục những hạn chế như: tình trạng mất nhiều
thời gian và công sức trong việc cập nhập và lưu trữ dữ liệu.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
10
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ
CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
2.1 Cơ sở phương pháp luận
Trong nền kinh tế thị trường, công nghệ thông tin(CNTT) là chìa khóa mở cửa
của thành công của rất nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt ở Việt Nam, từ khi áp dụng
CNTT vào việc quản lý có rất nhiều thành tựu to lớn và đáng khích lệ. Điều đó cũng
khẳng định CNTT đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý, tạo điều kiện
thuận lợi cho sự phát triển và lớn mạnh của doanh nghiệp.
Xây dựng và áp dựng phần mềm “quản lý vật tư “ là rất cần thiết, nhờ có tính
năng ưu việt của nó như là:
 Tốc độ xử lý nhanh chóng, thời gian cập nhật chứng từ, các sổ sách chỉ
tính bằng phần nghìn giây.
 Tính toán lưu trữ và cập nhật số liệu nhanh chóng.
 Khả năng lưu trữ lớn, tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết.
 Tiết kiệm thời gian, tiền bạc, tăng hiệu qủa kinh tế.
 Và nhiều tính năng khác.

Từ đó giúp cho nhân viên quản lý làm việc nhanh chóng và hiệu quả, lưu trữ
các thông tin một cách có hệ thống giúp các nhân viên kế toán tiền lương giảm thời
gian ghi chép sổ sách.
2.1.1 Tổng quan về quá trình phận tích hệ thống thông tin quản lí
Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định
các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên hệ giữa chúng. Theo nghĩa
hẹp, phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, là giai đoạn
bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống.
Kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng
xử lí của hệ thống. Giai đoạn này là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn
thiết kế vật lý. Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logíc một cách hoàn chỉnh trước khi thiết kế
vật lí.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
11
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
Đường lối thực hiện:
+ Phân tích trên xuống (Top-down): Phân tích từ đại thể đến chi tiết, thể
hiện phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở cách phân mức ở
BLD.
+ Chuyển từ mô tả vật lí sang mô tả logic.
Trong giai đoạn này ta chủ yếu đi phân tích các nghiệp vụ quản lí của hệ
thống, vì thế ta cần phải mô tả các chức năng nghiệp vụ của hệ thống và những mối
quan hệ bên trong chức năng đó, cũng như mối quan hệ của chúng với môi trường
bên ngoài.
Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau. Mỗi dạng mô
tả về một khía cạnh của hoạt động quản lí.
2.1.2 Tổng quan về quá trính thiết kế và triển khai hệ thống
2.1.2.1 Thiết kế hệ thống
Thiết kế là tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu
đặt ra ở trên. Đặc tả giải pháp cho các yêu cầu ở pha trước được chuyển thành đặc

tả hệ thống logic rồi là đặc tả vật lý.
Pha thiết kế này gồm 2 pha nhỏ: thiết kế logic và thiết kế vật lý.
- Thiết kế logic: tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thống thực vì
vậy một vài phương pháp luận vòng đời còn gọi pha này là pha thiết kế nghiệp vụ.
- Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản
thiết kế vật lý hay các đặc tả kỹ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được
gắn vào bằng những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập
dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
Trong phần thiết kế vật lý cần phải quyết định lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ
cơ sở dữ liệu, cấu trúc tập tin tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và
môi trường mạng cần được xây dựng.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
12
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
2.1.2.2 Thiết kế module chương trình
a. Lược đồ cấu trúc chương trình
Sơ đồ 2.1: Lược đồ cấu trúc chương trình
b. Sơ đồ khối của các module chương trình
* Nhập hóa đơn mua hàng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khối của quá trình nhập hóa đơn mua hàng
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
13
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
* Nhập hóa đơn giao hàng
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ khối của quá trình nhập hóa đơn giao hàng
2.1.2.3 Thiết kế giao diện chương trình
Thiết kế hệ thống cho chương trình bao gồm:
+ Thiết kế tổng thể: Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy vi tính trong hệ
thống mới và phân tích rõ cho thấy công việc nào có thể do máy vi tính đảm nhiệm,
công việc nào do người dùng phải làm thủ công, để tạo cơ sở cho việc thiết kế hệ

thống sau này để từ đó có thể phát huy được những ưu điểm của hệ thống mới.
+ Thiết kế chi tiết:
 Thiết kế giao diện.
 Thiết kế các điều khiển.
 Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
14
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
 Xây dựng chương trình.
 Thử nghiệm chương trình.
 Chuyển tiếp chương trình thành sản phẩm.
 Thiết kế giao diện chương trình:
Sơ đồ 2.4: Thiết kế giao diện chương trình
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
15
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
2.2 Công cụ thực hiện đề tài
2.2.1 Công cụ biểu diễn các chức năng
2.2.1.1 Sơ đồ phân cấp chức năng
Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ
bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công
việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
Chức năng: xác định yêu cầu của người dùng, lập kế hoạch minh họa cho
những phương án cho phân tích viên và người dùng xem xét, trao đổi giữa những
phân tích viên và người dùng trong hệ thống, làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức
và đặc tả thiết kế hệ thống.
2.2.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu:
- Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh(Context Data Plow Diagram):
Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống như một
chức năng. Tại mức này hệ thống chỉ duy nhất có một chức năng. Các tác nhân

ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống được
xác định.
Biểu đồ ngữ cảnh bao gồm một vòng tròn trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thống
đang nghiên cứu là một chức năng được nối với mọi tác nhân ngoài hệ thống. Các
đường nối thể hiện thông tin vào - ra hệ thống. Ta có thể xây dựng DFD từ sơ đồ
ngữ cảnh này.
Biểu đồ ngữ cảnh (còn gọi là DFD mức khung cảnh - mức 0 )
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Top level Data Flow Diagram): là sự phân
rã trực tiếp từ biểu đồ mức kung cảnh và phải đáp ứng một số yêu cầu sau đây khi
phân rã:
+ Bảo toàn các tác nhân ngoài và các luồng thông tin vào/ra của hệ thống.
+ Thay thế một chức năng duy nhất của hệ thống bởi nhiều chức năng con.
+ Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữ liệu cần thiết.
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh( Levelling Data Plow Diagram):
Các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành 1 biểu
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
16
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản. Các thành phần của biểu đồ tuân thủ nguyên
tắc:
+ Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp
hơn.
+ Luồng dữ liệu: vào/ra mức trên thì lặp lại ở mức dưới, bổ sung thêm các
luồng dữ liệu do phân rã các chức năng và thêm kho dữ liệu.
+ Kho dữ liệu dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ.
+ Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể
thêm gì.
DFD mức dưới đỉnh: Từ mức 2 trở đi, được gọi là mức dưới đỉnh. Khi phân rã
chức năng hệ thống từ DFD mức đỉnh, sẽ nhận được biểu đồ mức dưới đỉnh, theo
nguyên tắc:

+ Thay thế 1 chức năng ở mức đỉnh bằng 1 DFD mới có một hoặc một số chức
năng, có thể xuất hiện thêm các luồng dữ liệu liên hệ và các kho dữ liệu mới trong
biểu đồ.
+ Bảo toàn các tác nhân ngoài với các luồng thông tin vào ra hệ thống.
+ Để dễ theo dõi quá trình phân rã, tiến hành đánh số các chức năng theo kiểu
chương/mục.
+ Số mức phân rã phụ thuộc vào từng bài toán và tuỳ thuộc vào yêu cầu của
giai đoạn sau. Cụ thể quá trình phân rã dừng lại khi xác định rõ được chức năng đó
là chức năng thủ công hay chức năng máy tính.
2.2.1.3 Ma trận thực thể chức năng:
- Ma trận thực thể chức năng là công cụ để phân tích dữ liệu trong quá trình
khảo sát.
+ Ma trận gồm các dòng và các cột, mỗi cột ứng với một thực thể, mỗi dòng
ứng với một chức năng.
+ Ma trận này cho ta biết được mối quan hệ giữa các chức năng và các thực
thể liên quan với nó, cho phép phát hiện những thực thể hay chức năng cô lập nhằm
loại bỏ những chức năng hay thực thể thừa.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
17
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
2.2.1.4 Hồ sơ dữ liệu: dữ liệu lưu trữ bằng thiết bị điện tử của một tổ chức.
Các kho dữ liệu được thiết kế để hỗ trợ việc phân tích dữ liệu và lập báo cáo.
2.2.1.5 Từ điển dữ liệu:
- Làm rõ các khái niệm và thuật ngữ trong hệ thống
- Xác định các cấu trúc thông tin cần thiết
2.2.1.6 Mô hình thực thể liên kết(ER):
+ Mô hình ER được dùng để xây dựng mô hình dữ liệu ý niệm (Conceptual
data modeling)
+ Mô hình ER như một công cụ để trao đổi ý tưởng giữa nhà thiết kế và người
dùng cuối trong giai đoạn phân tích. Nó độc lập với DBMS và quá trình thi công

database.
+ Phương pháp này trực quan hơn đi từ trên xuống dưới, bằng cách xác định
các thực thể, mối liên kết giữa chúng rồi đến các thuộc tính. Phương pháp này bao
trùm được nhiều thông tin, tuy nhiên kết quả hay thừa.
2.2.2 Công cụ ngôn ngữ phát triển phần mềm
Chương trình quản lý vật tư sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0. Nó
cho phép người mới học có thể dễ dàng lập trình, chỉnh sửa một cách nhanh chóng,
đơn giản, đồng thời nó còn có tính năng chạy chương trình trong thời gian soạn thảo
giúp ta biết cách sửa lỗi…
Crystal Reports là công cụ hỗ trợ người sử dụng tạo báo cáo đơn giản và
nhanh nhất.
Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình định hướng theo kiểu đối tượng, chúng
ta có thể phân mỗi yếu tố trong chương trình thành một đối tượng và viết mã riêng
cho từng đối tượng đó. Tập hợp nhiều đối tượng như vậy sẽ trở thành một chương
trình hoàn chỉnh.
Trong mỗi một đối tượng trước tiên đối với Visual Basic thì bao giờ cũng phải
thiết kế giao diện, sau đó sẽ viết code cho chương trình. Đây là bước rất quan trọng
vì nó sẽ phải thực hiện đúng yêu cầu của chương trình.
Visual Basic là công cụ phát triển phần mềm giống như phần biên dịch C,C+
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
18
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
+. Sử dụng Visual Basic tiết kiệm được thời gian và công sức khi làm một phần
mềm so với các ngôn ngữ lập trình khác. Khi lập trình Visual Basic có thể thấy
ngay qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đồng thời Visual
Basic còn cho phép ta chỉnh sửa một cách nhanh chóng, đơn giản về kích thước
màu sắc, hình dáng của các đối tượng có trong ứng dụng cũng như thiết kế dữ liệu
cho ứng dụng đó.
Visual Basic cho phép chạy chương trình trong thời gian soạn thảo, khi mà
chương trình lỗi Visual Basic sẽ tự khắc báo cho bạn biết để biết cách sửa lỗi. Khi

sử dụng Visual Basic chúng ta vừa phải thiết kế giao diện vừa viết phần mã lệnh.
Việc tạo trực tiếp những khung giao diện ứng dụng thông qua những thao tác trên
màn hình, dựa trên những đối tượng như khung đối thoại, nút điều khiển những đối
tượng sẽ mang những thuộc tính riêng biệt như màu sắc, phông chữ, cỡ chữ mà ta
sẽ gán thông qua bảng các danh sách thuộc tính. Một trong những thành công của
Visual Basic là có thể triển khai một chương trình ứng dụng Windows trọn vẹn mà
không phải viết các chỉ thị rắc rối để tạo ra giao diện của chúng.
Trong Visual basic khi thiết kế giao diện trên biểu mẫu thì chúng ta phải sử dụng
thành công cụ Toolbox và sau đó sẽ gán giá trị cho từng đối tượng khi ta đã chọn.
Trong quá trình viết phần mã lệnh thì chúng ta phải lựa chọn công cụ kết nối
để xây dựng một chương trình hoàn thiện vì vậy tôi đã lựa chọn công cụ kết nối
ADODB.
ADODB là công cụ giúp cho việc lập trình của ta thuận tiện hơn. ADO
( active X data object) là một tập hợp các đối tượng cho phép nhà lập trình nối tới
CSDL. ADO là sự kết hợp cơ sở dữ liệu dựa trên ADO và RDO được sử dụng trong
những công cụ như :
ADO là một phần của OLE DB - là một cách mới để truy xuất dữ liệu và tổ
hợp dữ liệu ADO cho phép tạo nhanh một tệp mẩu tin để lấy dữ liệu.
ODBC là một giao diện lập trình chuẩn cho các ứng dụng trên Windows do
Microsoft đề xuất. Nó có thể làm trên Access, Excel,…bạn phải khai báo lên ODBC
nguồn dữ liệu mà chương trình sẽ truy xuất và sử dụng.
Các đối tượng của Ado là: Connection, command, recordset.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
19
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU VÀ XÂY LẮP
NGHĨA HƯNG
3.1 Các tài liệu sử dụng trong quản lý vật tư
3.1.1 Phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty Cổ phần vật liệu Mẫu số 01 – VT
và xây lắp Nghĩa Hưng Theo QĐ số: 15/2006/QĐ_BTC
Bộ phận:……. Ngày…tháng…năm…
Của Bộ trưởng BTC

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày …. tháng …. Năm… Số:
Họ và tên người giao:………………………………………………….
Theo…………số………….ngày…………tháng…………năm…… của…
Nhập tại kho:…………………………………Địa điểm:…………………….
Số TT Tên nhãn
hiệu, quy
Mã
Đơn
vị
Số lượng
Theo
CT
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1
2
3
- Tổng số tiền(viết bằng chữ):…………………………………………………
- Số chứng từ gốc kèm theo:…………………………………………………
Ngày … tháng … năm …
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
3.1.2 Phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty Cổ phần vật liệu Mẫu số 02 - VT
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
20
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
và xây lắp Nghĩa Hưng. Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
Bộ phận: …. Ngày …tháng… năm …
Của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày … tháng… năm … Số:
- Họ tên người nhận hàng:………….Địa chỉ(bộ phận):………
- Lý do xuất kho:
- Xuất tại kho(ngăn lô)…………Địa điểm:………
Số
TT
Tên nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ, sản
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lượng Đơn giá
Thành
tiền
Yêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1
2

3
…
- Tổng số tiền(viết bằng chữ):…………………………………………………
- Số chứng từ gốc kèm theo:…………………………………………………
Ngày … tháng … năm …
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họtên)
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
21
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
3.1.3 Biên bản kiểm kê vật tư
Đơn vị: Công ty Cổ phần vật liệu Mẫu số 02 - VT
và xây lắp Nghĩa Hưng Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
Bộ phận: …. Ngày …tháng … năm …
Của Bộ trưởng BTC
BIÊN BẢN KIỂM KÊ
Ngày…tháng…năm… Số:
Họ tên người kiểm kê:……………………………………………………
Chức vụ:…………………………………………………………………
Bộ phận công tác:………………………………………………………….
STT
Tên,
nhãn
hiệu,
quy
cách
vật
tư,
sản
phẩm,

hàng
Mã
số
Đơn
vị
tính
Đơn
giá
Theo sổ kế
toán
Theo kiểm kê Chênh lệch kiểm kê
Số
lượng
Thành
tiền
Số
lượng
Thành
tiền
Thừa Thiếu
Số
lượng
Thành
tiền
Số
lượng
Thành
tiền
A B C D E 1 2 3 4 5 6 7 8
1

2
…
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho
(Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
3.2 Quy trình quản lý vật tư tại công ty
3.2.1 Quy trình nhập vật tư:
Tại công ty Cổ phần vật liệu và xây lắp Nghĩa Hưng, khi có yêu cầu nhập vật
tư, bộ phận quản lý kho sẽ dựa vào bảng kê tồn kho và sử dụng vật tư để đưa ra số
lượng, loại vật tư cần nhập với nhà cung cấp bằng cách chuyển cho nhà cung cấp
hóa đơn mua hàng. Nhà cung cấp sẽ xem xét và lâp hóa đơn giao hàng gồm 3 liên,
một liên nhà cung cấp lưu lại, 1 liên chuyển cho bộ phận quản lý kho, một liên
chuyển cho phòng kế toán đồng thời cung ứng vật tư. Bộ phận quản lý kho sẽ kiểm
tra chất lượng và thông tin vật tư được đưa tới. Trường hợp loại vật tư không đúng
với tiêu chuẩn và yêu cầu ban đầu thì vật tư sẽ được trả lại nhà cung cấp.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
22
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra, bộ phận quản lý sẽ lập phiếu nhập kho và
tiến hành nhập vật tư vào kho. Phiếu nhập kho bao gồm: số phiếu, mã kho, ngày
lập phiếu, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp, người
nhận hàng, thủ kho, nhân viên lập phiếu… Đồng thời lập hóa đơn thanh toán cho
nhà cung cấp. phiếu nhập vật tư đã lập được lưu lại để kế toán vật tư tiến hành hạch
toán vào thẻ kho và giám đốc kí duyệt.
Hình 3.1: Quy trình nhập vật tư
3.2.2 Quy trình xuất vật tư:
Khi bộ phận sản xuất có yêu cầu xuất vật tư phục vụ sản xuất sản phẩm sẽ có giấy
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
23
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
yêu cầu xuất vật tư được gửi đến cho bộ phận quản lý kho. Thủ kho sẽ xem xét về yêu

cầu của bộ phận sản xuất về số lượng và loại vật tư mà bộ phận sản xuất cần. Nếu đáp
ứng đủ, thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho gồm 3 liên, một liên do bộ phận quản
lí kho lưu giữ, một liên gửi cho giám đốc, một liên gửi cho bộ phận kế toán giữ và xuất
vật tư theo yêu cầu. Phiếu xuất kho bao gồm: Số phiếu xuất, mã kho, mã vật tư, tên vật
tư, đơn vị tính, đơn giá,… Phiếu xuất vật tư sau mỗi lần xuất sẽ được lưu lại để cuối kì
kế toán hạch toán ghi thẻ kho và giám đốc kí duyệt, kiểm tra, đối chiếu.
Hình 3.2: Quy trình xuất vật tư
3.2.3 Quy trình kiểm kê vật tư:
Thành lập các tổ kiểm kê và chọn ra tổ trưởng kiểm kê có am hiểu tốt về nhận
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
24
Chuyên đề thực tập Khoa tin học kinh tế
dạng vật tư. Khi có yêu cầu kiểm kê vật tư, tổ trưởng kiểm kê lập biên bản kiểm kê
gồm 3 liên 1 liên do bộ phận kiểm kê giữ, một liên gửi cho phòng kế toán, một liên
gửi cho bộ phận quản lý kho. Bộ phận kiểm kê chịu trách nhiệm về tính chính xác
của số liệu và tiến độ của việc kiểm kê. Thực hiện quan sát và kiểm kê vật tư (cần
kiểm tra lại những vật tư quan sát chưa đúng trọng lượng, số lượng thì phải cân,
đong, đếm lại).
Khi kiểm kê xong, các biên bản kiểm kê vật tư có đầy đủ chữ ký các thành
viên trong tổ kiểm kê và gửi ngay cho kế toán trưởng để tổng hợp, kiểm tra và xác
nhận. Nếu số liệu kiểm kê thực tế phù hợp với số liệu trên sổ sách thì kết thúc,
ngược lại, nếu có sự chênh lệch thi thủ kho có trách nhiệm tiến hành điều tra và lập
Bảng tổng hợp những bút toán điều chỉnh, sau đó gửi cho giám đốc phê chuẩn và ra
quyết định thực hiện.
Cuối cùng, thủ kho có trách nhiệm cập nhật vào sổ kho số lượng tồn kho thực
tế.
Sinh Viên : Vũ Thị Mùi Lớp: TIKT13A.01
25