đánh giá hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại công ty cổ phần việt nhật

i

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH




NGUYỄN TRẦN HUYỀN TRÂN







LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Ngành: Kiểm toán
Mã số ngành: 52340302





11-2014
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỐI VỚI
CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NHẬT
ii

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ

KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH



NGUYỄN TRẦN HUYỀN TRÂN
MSSV: 3092556




LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Ngành: Kiểm toán
Mã số ngành: 52340302


CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
TRẦN QUẾ ANH




11-2014
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỐI VỚI
CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NHẬT
iii

LỜI CẢM TẠ

Trong c ti gii hc

Thy cô  i hc Cit tình ch bo và truyt kin thc,
cùng vi s n lc ca bc.
Tôi xin kính gi li cn Quý Tht cho tôi kin
thc b ích trong thc bit là Cô Trn Qu Anh n tình hng
dn tôi hoàn thành tt lut nghip này. Kính chúc quý Thy cô di dào
sc khe và gc nhiu thành công trong s nghip giáo dc ca mình.
Tôi kính gi lo công ty c phn Vit
Nht và các anh ch nhân viên trong phòng k  ng
dn tôi hoàn thành tt nhim v trong thi gian thc tp. Kính chúc các cô chú
o công ty nhiu sc khc nhiu thng l
c sng!
Do thi gian thc tp có hn và là lu tiên tip xúc vi thc t nên
c nhng sai sót, kính mong nhc nhng góp ý ca quý
Thy Cô!

Cần Thơ, ngày 07 tháng 12 năm 2014
Người thực hiện


Nguyễn Trần Huyền Trân









iv

CAM KẾT KẾT QUẢ

 tài này do chính tôi thc hin, các s liu thu thp
và kt qu  tài là trung th tài không trùng vi bt c 
tài nghiên cu khoa hc nào.

Ngày 07 tháng 12 năm 2014
i thc hin


Nguyễn Trần Huyền Trân

v

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
  
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………

.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………
.……………………………………………………………………………

C 2014
vi

MC LC
Trang
Chương 1: GIỚI THIỆU 1
1.1 T V 1
1.2 MC TIÊU NGHIÊN CU 2
1.2.1 Mc tiêu chung 2
1.2.2 Mc tiêu c th 2
1.3 PHM VI NGHIÊN CU 2
1.3.1 Không gian 2
1.3.2 Thi gian 2
ng nghiên cu 2
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3
 LÝ LUN 3
2.1.1 H thng thông tin k toán 3
2.1.2 Kim soát ni b trong h thng thông tin k toán 3
2.1.3 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí 5
2.1.4 Các công c mô t h thng thông tin 12
U 14
p s liu 14
 lý s liu 14
Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN

LẠNH VIỆT NHẬT 15
3.1 LCH S HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIN 15
U T CHC 16
 u t chc 16
3.2.2 Chm v các b phn 17
3.3 NGÀNH NGH KINH DOANH 18
3.3.1 Ch 18
3.3.2 Nhim v 19
3.4 T CHC B MÁY K TOÁN 19






 19
3.4.2 Ch  k

c s k toán 20
 toán 20
C V KT QU HONG SN XUT KINH DOANH 21
3.6 THUN LNG PHÁT TRIN 26
3.6.1 Thun li 26
 26
ng phát trin 27
Chương 4: ĐA
́
NH GIA
́
HÊ

̣
THÔ
́
NG THÔNG TIN KÊ
́
TOA
́
N ĐÔ
́
I VƠ
́
I CHU
TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ Ơ
̉
CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT
NHẬT 28




 THNG THÔNG 



 28
vii

4.1.1 Khái quát v h thng thông tin k toán 28
4.1.2 Các hong kim soát 28
 h thng thông tin k toán 29





 29
4.2.1 T chc quá trình x lý trong chu trình doanh thu 29




 thng chng t, s sách, báo cáo 39








 43
4.2.4 Các hong kim soát 46




 49
4.3.1 T chc quá trình x lý trong chu trình chi phí 49





 thng chng t, s sách, báo cáo 55








 58
4.3.4 Các hong kim soát 60
 CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ
TRONG T CHC H THNG THÔNG TIN K TOÁN 62
Chương 5: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU
TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY 64
I VI CÔNG TÁC T CHC CHNG T 64
I VI CÔNG TÁC H THNG BÁO CÁO 64
I VI CÔNG TÁC T CHC KIM TRA 64
Chương 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 66
6.1 KT LUN 66
6.2 KIN NGH 66
Tài liu tham kho 68
Ph lc 69

viii

DANH MỤC BẢNG

Trang
Bng 3.1: Tng quan hong kinh doanh ca công ty c phn Vit Nht qua
 2013) 22
Bng 3.2: Tng quan hong kinh doanh ca công ty hai k tháng 6/2013
và tháng 6/2014. 25
Bng 4.1: Bng mô t chng t s dng trong chu trình doanh thu 40
Bng 4.2: Ri ro có th xy ra và th tc kim soát trong chu trình doanh thu
47
Bng 4.3: Bng mô t chng t s dng trong chu trình chi phí 56
Bng 4.4: Ri ro có th xy ra và th tc kim soát trong chu trình chi phí 61

ix

DANH MỤC HÌNH

Trang
Hình 3.1  u t chc b máy Công ty c phn Vit Nht 16
 t chc b máy k toán 19
 hong nhn, chp nht hàng và lp 
hàng 31
Hình 4.2  giao hàng, ghi nhn doanh thu và nhn tin thanh toán 33
 hong nhn, chp nht hàng và giao hàng 36
 hong ghi nhn doanh thu, l và nhn tin thanh
toán 38
Hình 4.5 Giao din phn mm k toán MISA SME.NET 2012 43
 44
Hình 4. 45
Hình 4.8  45
 hot hàng vi nhà cung cp và nhn hàng 50
 hong nhn hàng 52
 hong nhn n phi tr và thanh toán
54
 58
Hình 4.13  59

Hình 4.14 Nhp liu mua hàng 60

x

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

ASEAN: Association of Southeast Asian Nations
Hip h
TPP: Trans-Pacific Strategic Economic Partnership Agreement
Hii tác Kinh t Chi
EU: European Union. Liên minh Châu Âu
-BTC: Quynh B Tài chính
TT-BTC:  Tài chính

1

Chương 1
GIỚI THIỆU
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ
Kinh t - xã hi 

 trong n ra trong bi
cnh th gii tip tc có nhiu din bin phc tp c v kinh t và chính tr. Mt
s nn kinh t ln mc dù có k vn còn nhiu yu
t rviu chnh chính sách tin t và nhng yu t không bn vng
trong chính sách tài chính công dài hn ca mt s nn kinh t phát trin, tình
trng bt n ca các nn kinh t mi ni, phc hi trong khu vng Euro vn
còn yu  c, sn xut kinh doanh tip ti mt vi nhng khó
c: sc mua trên th ng thp, kh p th vn ca nn kinh
t  sc ép n xu còn nng n, c tiêu th chm
u kinh t din ra thing b và
c s có nhng u qu. Ngoài ra, thi gian g
biu din bin phc tu ng thái phát
trin kinh t - xã hi sng nhân dân c c.
Trong nn kinh t th n nay, mc tiêu sn xut kinh doanh
chính ca các doanh nghing tt nhu cu th t li nhuân
cao nht. Theo Nguyn Th n doanh nghip phát trin bn
vng thì mt yu t không kém phn quan trng là phát trin h thng
n h thng thông tin hoàn ho, vi chi phí b ra phng vi hiu qu
mang l ng yêu c thng k toán vi các chthp,
ghi chép, phân loi và x lí các thông tin kinh t tài chính phc t chc

cht ch và ngày càng hoàn thin. Tuy nhiên, bt k mt h thng nào do con
i t tn ti nhm khác nhau. Nguyên nhân là
do tính phc tp và bing ca thông tin kinh t tài chính, hn ch v trình
 nhân viên, mu thun quyn li. Chu trình doanh thu và chu trình chi phí là
hai trong nhng chu trình quan trng trong h thng thông tin k toán. Hot
ng bán hàng  thu tin và mua hàng  tr tin là hai hong ding
xuyên và lp li ca tt c các doanh nghip  bt kì quy mô nào trong
c sn xut kinh doanh .Vic ci tin và công ngh hóa quá trình này s
giúp gim thic thi gian tin hành hon chi
không cn thic hin các hong khác mang li hiu qu

Vì nhng lý  hi tm quan trng ca vic hoàn thin
chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong doanh nghip, vic nghiên c
2

tài: “Đánh giá hê
̣
thô
́
ng thông tin kế toán đô
́
i vơ
́
i chu trình doanh thu và chu
trình chi phí tại công ty cổ phần Việt Nhật” c ch thc hin.
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
 thng thông
tin k toán ca công ty c phn Vit Nh m ca
hai chu trình trên. 




 ra mt s gii pháp khc phc giúp công ty hoàn
thin 







 i vi chu trình hoanh thu và chu trình chi phí.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- khái quát v h thng thông tin k toán ti công ty.
- chu trình  c
m ca h thng nghip v hi

 công ty c phn Vit Nht.
-  xut mt s gii pháp nhm hoàn thin h thng thông tin k i
vi chu trình doanh thu và chu trình chi phí.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian
 c thc hin ti công ty c phn Vit Nht.
1.3.2 Thời gian
- Các s li tài là s liu th cc thu thp và s dng trong

-  c thc hin t ngày n ngày 17/11/2014.
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu
- ng nghiên cu c tài là cách thc t chc qun lý d li



th tc kic áp dng trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí
trong h thng thông tin ca Công ty c phn Vit Nht.












3

Chương 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Hệ thống thông tin kế toán
      

  thng thông tin k toán
(Accounting Information Systems  AIS) là mt quá trình thu th và
x lý các d liu cn thit ca quá trình sn xut kinh doanh nhm cung cp các
thông tin k toán hi s d. H thng
thông tin k toán là mt phân h chuyên môn ca h thng thông tin qun lý và
c xem là mt thành phn quan trng trong vic cung cp các thông tin cho

cp trên ra quynh.
2.1.2 Kiểm soát nội bộ trong hệ thống thông tin kế toán
2.1.2.1 Cấu trúc kiểm soát nội bộ
Theo Nguyn Th  thng kim soát ni b bao gm các
chính sách và các th tc thc hic thit lp bi co
c toàn th tuân th nhm cung cp mt s m bo hp  c ba
my, các lut l nh hic
tuân th và các hong kim soát là hu hiu và hiu qu.
a) Thành phn ca kim soát ni b, bao gm:
- ng kim soát: là thành phn nn tng ca h thng kim soát
ni b, bao gm các nhân t: trit lý quu hành hong
co doanh nghiu t chc qun lý ca doanh nghip, trách
nhim và quyn cua nhà qun lý, hng qun tr/ ban ki và
phm cht ca nhân viên, chính sách nhân s, tính trung thc và các giá tr o
c.
- nh k).
- i ro
- Thông tin và truyn thông: h thng ghi nhn, phân loi, phân tích, tng
hp, lp báo cáo k toán, bi s dng bên trong và bên
ngoài doanh nghip, gm có: h thng chng t, s sách, báo cáo và chính sách
k toán
- Các hong kim soát, gm có: phân chia trách nhim, kim soát quá
trình x lý thông tin, kim soát vt cht, kim tra s c lp thc hin, Phân tích
và soát xét vic thc hin.

4

b) Trình t luân chuyn và kim tra chng t k toán
Tt c các chng t k  lp hoc t bên ngoài chuyn
u phi tp trung vào b phn k . B phn k toán phi kim tra

toàn b chng t k  sau khi kim tra, xác minh tính pháp lý ca
chng t thì mi dung nhng chng t   ghi s k toán. Trình t luân
chuyn chng t k toán bao gc sau:
- Lp, tip nhn, x lý chng t k toán.
- K toán viên, k ng kim tra và ký chng t k toán hoc trình
Th  ký duynh trong tng mu chng t (nu có).
- Phân loi, sp xp chng t k nh khon và ghi s k toán.
- , bo qun chng t k toán.
c) Trình t kim tra chng t k toán:
- Kim tra tính rõ ràng, trung th ca các ch tiêu, các yu t ghi
chép trên chng t k toán.
- Kim tra tính hp pháp ca nghip v kinh t
phát sinh trên chng t k i chiu chng t k toán vi tài liu khác có
liên quan.
- Kim tra tính chính xác ca s liu, thông tin trên chng t k toán.
i vi nhng chng t k toán l tc, ni dung và ch
s i chu trách nhim kim tra hoc ghi s phi tr li,
yêu cu làm thêm th tu ch ghi s.
2.1.2.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
a) Phân loi kim soát theo mc tiêu
Các dng kim soát bao gm: kin, kim soát phát hin,
kim soát sa sai.
- Kin: nh phòng sai sót và gian ln. Sai sót có th
là do không cn thn hay có th do thiu kin thn là không c
i vi gian lc nhng tham
ô, bin th
- Kim soát phát hin: là kim soát tìm ra các sai sót và gian ly
ra hoc thc hi ti chiu ca các s chi tit và s cái
gia b phn k toán chi tit và b phn k toán tng hi chiu các s chi
tit, s nht ký vi s ph ngâi chiu các s chi tit hàng tn kho vi

th kho ca th kho; các hong ki
5

- Kim soát sa sai: là kim soát các sai sót và gian ln nhm
sa cha, gii hn các ng sai lch ca các sai sót và gian li vi
mc  y ca thông tin k toán.
b) Phân loi kim soát theo phm vi:
- Kim soát chung: là các chính sách, bin pháp thc hin nh
chn và phát hin sai sót và gian ln trong toàn b h thng thông tin k toán là
kim soát chung. Kim soát chung n tt c chu trình k toán và tt
c h thng ng dng trong mi chu trình k toán.
- Kim soát ng dng: là các chính sách, bin pháp thc hin kim soát
ch n mt h thng ng dng c th, ví d  thng thu tin,
h thng hàng tn kho.
2.1.2.3 Sự an toàn và trung thực của dữ liệu
S an toàn và trung thc ca d liu ph thuc vào trách nhim ca k
toán viên/ kim soát viên ni b.
-  tc ca doanh nghip vi các
th tc kim soát ni b trong h thng.
- Lp báo cáo v h thng và xây dng trình t kim toán.
- ng vn, kim tra xuyên sut
(Phép th

 nghim kim soát.
Mt trong các mc tiêu ca th nghim kim soát là nhc
 tuân th ca nhân viên trong vic thc hin các chính sách và các th tc
kim soát hin hành.
2.1.3 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí
2.1.3.1 Chu trình doanh thu (Revenue cycle)
Chu trình doanh thu gm các nghip v k toán ghi nhn nhng s kin

n vic to doanh thu và thanh toán. Có bn s kin kinh
t x
(1) Nhn và x t hàng ca khách hàng: B phn bán hàng hoc dch
v khách hàng nhn yêu cu t khách hàng, kim tra nhng thông tin v hàng
yêu cu, lp lnh bán hàng, chuyn b phn tín dng chp thun bán chu và
cui cùng, b phn này tr lt hàng mua c gim ri ro do
c tin n, mnh mt gii hn n t


n bán chu tnh ln bán chu này có làm tng mc n ca
khách hàng nm trong gii h xét duyt chp thun bán
chu.
6

(2) Gn ngày giao hàng, kho hàng tin hành
xunh bán hàng. B phn gi hàng s tip tc gi hàng này cho
m ch c khi tii hàng, b
phn gi hàng lp giy gi hàng. Giy g là bn sao ca
lng t giao nhn hàng gia b phn
gi vn ti bao gm các thông tin liên quan ti hàng g
chng loi, s ng hàng, trng hàng.
(3) Lc g
giy gc chuyn b phn l phn l
ng t  chng minh hon t
phn này tin hành kii chiu các chng t liên quan và l
bán hàng và ghi nhn hong bán hàng thc s 
c  b phn k toán phi thu ghi s chi tit phi thu khách hàng.
(4) Nhn tin thanh toán: Khi khách hàng gi check thanh toán và giy
báo tr tin, b ph phân loi, lp bng kê nhn check thanh toán và
chuyn check cho th qu, giy báo và bng kê cho k toán phi thu. Th qu

s làm các th t gi tin vào ngân hàng. K toán phi thu ghi s chi tit
phi thu khon tin thanh toán.
ng hp hàng bán b tr li hoc xóa n phi thu: Nu khách hàng
tr li hàng, b phn nhn hàng s nhn hàng và lp phiu nhp kho cho s
ng hàng b tr l phiu nhp kho, b phn lp Credit
Memo ghi nhn nghip v nhn hàng tr l chng t này, k toán phi
u chnh gim tài khon phng hp doanh nghip
không th thu n bng phân tích n phi thu theo thi hn n, tng tài
v ký xét duyt cho xóa n ph  phn lp
Credit Memo ghi nhn nghip v xóa n ph chng t này k
toán phi thu ghi gim chi tit phi thu khách hàng.
a) Chng t s dng trong chu trình doanh thu
- t hàng ca khách hàng, lnh bán hàng, phi
phin, phiu xut kho, phiu vn chuyn, phiu giao hàng.
- n chuyn (nu thuê dch v vn chuy
hang, giy báo thanh toán, phiu thu, giy báo có, y nhim thu, séc thanh

- Phiu nhp kho (hàng b tr li), Credit Memo


7

b) S sách trong chu trình doanh thu
Các nghip c k toán s c ghi chép, x  trên các s k
toán hay tp tin d liu k toán. Tùy theo vic x lý bng tay hay bng máy mà
s k toán có nhng hình thc khác nhau.
Ghi chép bng tay: Vic ghi chép bc tin hành trên ba nht
c bit và mt s chi tit và s cái phù hp. Các loi s này bng giy và
c ghi chép b vào chng t liên quan, k toán ghi các nghip
v phát sinh vào các s nht ký phù hp. Hàng ngày, hàng tun, hàng tháng, k

toán chuyn các s liu này vào s chi tit, các tài khon liên quan trong s cái.
Ghi chép bng máy: Vi d lic thc hin trên các tp tin
d liu. Khi cn bt c thông tin liên quan nào, h thng s tin hàng ly s liu
t các tp tin liên quan, tính toán và tng hp to báo cáo.
c) Báo cáo trong chu trình doanh thu
Báo cáo k toán tng hp d li  cung ci s dng
nhng thông tin hu ích tùy theo nhu cu. Thông qua các báo cáo, h thng
thông tin k toán cung cp thông tin nhm kim soát h thng x lý, kim soát
các d lic x lý và các thông tin liên quan phc v vic phân tích, lp k
hoch, to các quyu hành hong.
- Bng kê nghip v: là báo cáo lit kê tt c các nghip v phát sinh
trong mt kiu nghip v t mt k x 
Báo cáo này nhm ki và chính xác ca d liu.
- Báo cáo kim soát: là báo cáo trong h thng x lý bng máy tính vi
mp hp tt c i trong mt tp tin d li m bo tt c
các d lic cp nht và x .
- c bic lp theo mt yêu ca
i s dng loi báo cáo này bao gm: Báo cáo công
n khách hang, Báo cáo phân tích khon phi thu theo thi hn n, Báo cáo
phân tích bán hàng
d) X lý nghip v trong chu trình doanh thu
Trong các h thng x lý th công, các nghip v ch yu trong chu trình
doanh thu và quy trình x lý bao gm: Bán chu, thu công n khách hang, bán
hàng thu tin ngay, hàng bán b tr li hoc gim giá hàng bán và xóa n khó



8

e) T chc theo dõi k toán phi thu

ng các doanh nghip t chc theo dõi n phi thu khách hàng
theo 2 kiu: H thng chuyn s  th
 khác nhau v chi tit theo dõi phi thu, theo dõi thanh toán
và báo cáo phi thu gi khách hàng. Vic t chc này có th va áp dng bng
tay, va áp dng x lý bng máy.
H th chc theo h thi
mua s thanh toán n i bán theo
dõi trên s chi tit các khon ph chi tit theo t
y báo cáo khách hàng s lit kê tt c 
c thanh toán cho ti ngày báo cáo và phân tích chúng theo thi hn n. Theo
h thng này, giy báo tr tin s là mt bn sao cc
g
ng hp s tin thanh toán không khp s tin theo t
h thng s t ng tr s tin thanh toán vào mng là
t). Tuy nhiên doanh nghing thit lp chính sách chit
khu nhm khuyn khích khách hàng tr tin chính xác theo t
tin cho vii chiu. Thun li cc xác
nh các khon chit khu thanh toán rt rõ ràng vì thanh toán theo tng hóa
 thi chi phí cao, thi gian nhiu vì
phi theo dõi chi tit theo t
f) Hong kim soát trong chu trình doanh thu
* Hong kim soát x lý các nghip v kinh t
Da vào các ri ro có th xy ra trong chu trình này, các hong kim
soát thích ht s rng xy ra là:
- Nhn và chp nht hàng ca nhng khách hàng không có kh 
thanh toán.
- Nht hàng nhng hàng hóa hoc dch v doanh nghip không có
sn hoc không có kh ng cung cp.
- i không có trách nhim li nht hàng.
- Xu

- Nhân viên không có thm quyn li xut hàng, gi hàng.
- Xu ng, loi hàng.
- Chuym ho
9

- Không ghi hoc ghi chm s tin khách hàng thanh toán.
- Ghi sai khách hàng thanh toán.
- Không np tin thu.
* Hong kim soát ng dng:
ng các ri ro liên quan ti h thng x lý bao gm ri ro liên
quan toàn b h thng thông tin và ri ro liên quan ti quá trình x lý thông tin.
Các ri ro bao gm:
- Ri ro trong quá trình ghi nhn d lii ro do h thng ghi
nhn d li, không chính xác hoc thm chí là nhng d liu
không hp l v các s kin kinh doanh.
- Ri ro n quá trình x  
c chuyp tin c hoc trong quá trình x lý các
mu tin ca tp tin có th t sao chép hay loi b mà h thng không kim soát
c.
- Rn bái ro liên quan ti vic các thông
c tng hp hay phân loc cung
ci hi nhn.
2.1.3.2 Chu trình chi phí (Expenditure cycle)
Chu trình chi phí bao gm quá trình x lý các hot hàng vi nhà
cung cp, nhn hàng, theo dõi n phi tr i bán. Chu
trình chi phí có các s kin kinh t u hàng cn d tr, nhn
 thanh toán và thanh toán cho nhà cung cp. Do
có 4 s kin kinh t trên nên có 4 h thng ng dng:
(1) Mua hàng: Các b phn có nhu cu v dch v hay hàng hóa s lp
yêu cu mua hàng gi b phn mua hàng. Sau khi nhc yêu cu mua hàng,

b phn mua hàng la chn hay tìm kim nhà cung cn nhc 3
yêu cn: giá c, chng hàng mua và s tin cy trong bán hàng, giao
hàng. Sau khi la chn nhà cung cp, b pht
hàng mua gi cho nhà cung ca ch nh yêu cu v hàng mua
 cu liên quan ti vic giao hàng. Nhà cung cp xem xét và nu
chp nht hàng thì gi thông báo chp nht hàng.
(2) Nhn hàng: khi nhà cung cp giao hàng tc ch nh
t hàng, b phn nhn hàng có nhim v kim tra s ng, chng
i chiu vi giy t gi hàng ci cung ci chiu vt hàng
 chp nhn hay không chp nhn vic giao hàng ca nhà cung cp. Sau khi
10

kim nhn, b phn nhn hàng lp phiu nhp kho báo cáo v hàng nhn. Sau
c làm th tc nhp kho. Lúc này th kho ký vào phiu nhp kho và
trách nhim quc chuyn giao b phn kho.
(3) Theo dõi thanh toán: Khi nhà cung cp g toán
phi tr tii chii các chng t gt
hàng, phiu nhp kho và t chc theo dõi khon phi tr nhà cung cp.
i cung cn ngày cn thanh toán, k toán
phi tr tin hành lp các th t chuyn b phn qu chi tii bán.
Sau khi thanh toán ti các chng t u chi hoc SEC
thanh toán, k toán phi tr ghi nhn khoi bán.
a) Chng t s dng trong chu trình chi phí
- Phiu yêu cu hàng hóa/ dch vt hang, giy xác nh
hoc lnh bán hàng ca ni bán.
- Phiu nhp kho, phiu vn chuyn, phiu giao hang.
- n chuyn (nu thuê dch vn chuy
giy báo tr tin, phiu chi, giy báo n, y nhi
- Phiu xut kho (tr li hàng)
b) S sách trong chu trình chi phí

H thng k toán x lý th công s dng các s sách k toán bng giy
bao gm các nht ký mua hàng, nht ký chi tin, s chi
tit. Trong h thng x lý bi ta s dng các tp tin d li


 lý nghip v.
Ghi chép bng tay: Vic ghi chép bc tin hành trên ba s nht
c bit và mt s chi tit và s cái phù hp. Các loi s này bng giy và
c ghi chép b vào chng t liên quan, k toán ghi các nghip
v phát sinh vào các s nht ký phù hp. Hàng ngày, hàng tun, hàng tháng, k
toán chuyn các s liu này vào s chi tit, các tài khon liên quan trong s cái.
Ghi chép bng máy: Vi d lic thc hin trên các tp tin
d liu. Khi cn bt c thông tin liên quan nào, h thng s tin hàng ly s liu
t các tp tin liên quan, tính toán và tng hp to báo cáo.
c) Báo cáo trong chu trình chi phí
- Bng kê nghip v: là báo cáo lit kê tt c các nghip v phát sinh
trong mt kiu nghip v t mt k x lý 
Báo cáo này nhm ki và chính xác ca d liu.
11

- Báo cáo kim soát: là báo cáo trong h thng x lý bng máy tính vi
mp hp tt c i trong mt tp tin d li m bo tt c
các d lic cp nht và x .
- c bit bao gm:
+ Báo cáo phân tích n phi tr theo thi hn n, Báo cáo hang tn kho,
báo cáo danh m
d) X lý nghip v trong chu trình chi phí
Các nghip v mua hàng và thanh toán công n c x lý theo trình t
thc hin nghip v mua ch phi tr i bán.
e) T chc h thng theo dõi chi tit thanh toán vi bán

Có hai kiu t chc theo dõi các khon phi tr: h thng theo dõi theo
i bán và h thng theo dõi theo chng t.
H thi bán: Là h thc
phân lo theo dõi và ghi s theo ti bán. H thng này s
dng s chi tit hoc th chi tit theo dõi chi tit quan h thanh toán theo bao
gm tng ln mua, tng ln thanh toán, s n hành theo t
H thng theo dõi thanh toán theo chng t thng theo dõi và
thanh toán theo t c phân loi
theo tng ngày d nh tr tin và ghi chép phân loi trên chng t thanh toán.
f) Kim soát trong chu trình chi phí
Kim soát trong chu trình chi phí bao gm: kim soát các nghip v kinh
t và kim soát ng dng x lý thông tin trong chu trình chi phí.
Mt s rng thy khi x lý nghip v trong chu trình chi phí là:
- Yêu cu nhng mt hàng không cn thit, hoc yêu cc lp
bi nhc y quyn.
- Hàng nht hàng mua hàng v chng loi
hàng, s ng hoc chng.
- c nhn bi nhc y quy
trách nhim.
- i bán hoc thanh toán cho nhng hàng
không nhc, hot mua.
-  hn làm nh ng ti quan h mua bán sau
này.
12

2.1.4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin
Có nhiu công c c s d mô t và phân tích h thng, dòng d
liu và quá trình x lý, g dòng d liu, Mô hình mi quan h
gia các thc th
2.1.4.1 Lưu đồ

 là công
c s dng hình v  mô t ngn gn d liu, quy trình x lý
trong mt h thng. Có nhi  h th 
 chng t h thn chng t u mô t hong x lý
hay luân chuyn d liu ca h thng. Tuy nhiên gia chúng có mt khác bit
nh  chng t trình bày chi tit, c th các liên ca chng t trong quá
trình luân chuyn chng t  h thng thì nhn mi x lý ca
h thng, không trình bày chi tit c th các liên ca chng t 
 kh trình bày trình t x lý ca m
 thc hin mt nhim v 
2.1.4.2 Một số biểu tượng của lưu đồ
a) Mt s biu tượ ng n ca lư

- D liu

- Quá trình x lý















- Chng t


- Nhp liu th công


-  th công


13

- Tip c trc tip

c) 










- Quynh


- Chun b c khi x lý

- X lý t ng


- X lý th công


- Kt ni


- Chng t nhiu liên

2.1.4.3 Vẽ lưu đồ
c tin hành v  
nh các thc th bên trong và bên ngòai ca h thng, (2) Chia
 thành các ct, (3) Mi thc th bên trong là mt c, (4) Các
cc sp xp sao cho dòng d n ca các hong t trái sang
phnh các thành phn ca tng c.


14

2.1.4.4 Nguyên tắc vẽ, đọc lưu đồ
- , các dòng luân chuyn bu t góc trên
bên trái, di chuyn t trái sang phi và t trên xui.
- Consistency rule: các bi v  phc s dng
nh và chú thích có th s dng nu cn thit.
- Sandwich rule: tt c các bing x lý nên kp gia mt bing
u ra và mt biu vào.
- Narrative rule: tt c các bing c nên có nhãn gii thích

ngn gn.
- Multiple copy rule: khi nhiu bn sao ca chng t c s dng trong
h thng, luân chuyn hoc trong quá trình x lý, chúng có th c trình bày
chng lên nhau.
2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
S liu thu thp ti công ty là s liu th cp và các chng t, s sách,
báo cáo. S liu th cc thu thp trc tip t phòng K toán ca Công ty








qua báo cáo tài chính c. Các chng t, s
c thu thp trc tip t phòng K toán ca công ty c phn Vit
Nht qua các d li trên máy tính.
2.2.2 Phương pháp xử lý số liệu
Bài lu d phân tích kt qu hot
ng kinh doanh ti công ty. Bên c c s dng
 mô t mô hình h thng thông tin k toán thc t ti công ty.




 d dng
công c   phân tích cách t chc tng chu trình t
tính hu hiu, hiu qu ca h thng kim soát ni b i vi chu trình doanh

thu và chu trình chi phí ti công ty.









15

Chương 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NHẬT
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Tên công ty: Công ty C phn Lnh Vit Nht
Tên 



 

 c ngoài: Viet Nhat Engineering joint
stock Company.
Tr s: 

An Phú

Ninh Kiu, TP. C

n Thoi: 07103.733.603  07103.817.810 Fax: 07103.817.811
Tài khon Ngân hàng: 0111000863119 - Vietcombank C
M





: 1800678290




i din theo pháp lut: Ông Nguyn Bá


danh: c.
m kinh doanh: Trung tâm bo hành sn phm và kho cha hàng:
t 64, KV9, P.  
Vu l: 
Bng 3.1: Danh sách c p Công ty c phn Vit Nht
STT





































1
Nguyn Bá

Duy
43, 
 TP. C
57.000
570.000.000
30%
2


 Kim
Tuyn
49/10 Tro,
Long Xuyên, An Giang
38.000
380.000.000
20%
3
Nguyn
Quc Thái
12 ,
P.10, Q.8, TP. HCM
38.000
380.000.000
20%
4
Trn Hu
T
15/16 TL 50, P. Thnh
Lc, Q.8, TP. HCM
38.000

380.000.000
20%
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty cổ phần Việt Nhật
C  phiu