Bài giảng chuyên đề 2 quy trình và kỹ năng môi giới và tổ chức văn phòng môi giới bất động sản

1
CHUYÊN ĐỀ 2
KIẾN THỨC CHUYÊN MÔN VỀ
MÔI GIỚI BẤT ĐỘNG SẢN
QUY TRÌNH VÀ KỸ NĂNG MÔI GIỚI
VÀ
TỔ CHỨC VĂN PHÒNG MÔI GIỚI
BẤT ĐỘNG SẢN
TRÌNH BÀY: PGS.TS LÊ HỒNG
THÁI
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ XD,
ĐHXD
2
QUY TRÌNH VÀ KỸ NĂNG
MÔI GIỚI BẤT ĐỘNG SẢN
NỘI DUNG:
A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH BÁN BẤT ĐỘNG SẢN
VÀ VAI TRÒ CỦA NHÀ MÔI GIỚI.
B. CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ MÔI GIỚI
I. THU THẬP THÔNG TIN VỀ CUNG, CẦU BẤT ĐỘNG
SẢN
II. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG VÀ CÁC BÊN THAM GIA
TRONG THƯƠNG VỤ MÔI GIỚI BĐS.
III. LẬP HỒ SƠ THƯƠNG VỤ
IV. THỜI HẠN VÀ NHỮNG BƯỚC THỰC HIỆN MÔI GIỚI
V. KỸ NĂNG MÔI GIỚI BĐS
3
A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH BÁN
BĐS VÀ VAI TRÒ CỦA NGƯỜI MÔI GIỚI.
A. QUÁ TRÌNH BÁN
BĐS VÀ VAI TRÒ

CỦA NHÀ MÔI GIỚI.
B. HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ
NĂNG CỦA NMG
-
dài,
-
nhiều giai đoạn.
-
là tư vấn
-
ra quyết định giúp khách hàng.
(lên danh mục - chắp nối - đàm phán - kết thúc).,
•
Đặc điểm của Quá trình bán BĐS: (?)
•
Vai trò của Nhà môi giới: (?)
•
Giới thiệu 4 giai đoạn trong bán BĐS:
4
BỐN GIAI ĐOẠN CỦA QUÁ TRÌNH BÁN BĐS (TIẾP)
BỐN GIAI ĐOẠN:
- LÊN DANH MỤC
-
CHẮP NỐI
-
ĐÀM PHÁN
-
KẾT THÚC
- Sự yên tâm của họ với CGMG,
- Uy tín của công ty môi giới,

- Kiến thức và phẩm chất của CGMG
- Kinh nghiệm của CGMG
- Kiến thức về thị trường của CGMG
- Khả năng ”thấu hiểu khách hàng” của CGMG
- Bổ túc cho người bán về điều kiện thị trường và giá trị BĐS,
- Thảo luận về cách giảm giá
- Cùng lựa chọn phương án chiến lược Marketing,
- Cùng xác định thời gian và công việc để hoàn thiện tài sản.,
01. GIAI ĐOẠN LÊN DANH MỤC
ĐÂY LÀ GIAI ĐOẠN NGƯỜI BÁN TÌM ĐẾN CGMG
♦ 3 Yêú tố quyết định người bán lựa chọn CGMG (?)
♦ 3 Vấn đề người bán quan tâm (?)
♦ 4 Cách CGMG xây dựng niềm tin và sự thân thiện
5
BỐN GIAI ĐOẠN CỦA QUÁ TRÌNH BÁN BĐS (TIẾP)
Hoạt động của CGMG:
- Cho người bán nhà gặp một người trong
nhiều người mua nhà
- Thúc đẩy người mua: chắp nối với một
trong những ngôi nhà mà CGMG đang có.,
BỐN GIAI ĐOẠN:
- LÊN DANH MỤC
-
CHẮP NỐI
-
ĐÀM PHÁN
-
KẾT THÚC
02. GIAI ĐOẠN CHẮP NỐI
6

BỐN GIAI ĐOẠN CỦA QUÁ TRÌNH BÁN BĐS
(TIẾP)
BỐN GIAI ĐOẠN:
- LÊN DANH MỤC
-
CHẮP NỐI
-
ĐÀM PHÁN
-
KẾT THÚC
03. GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN
-
Đối với người mua:
CGMG phải làm cho họ
+ Mời chào/trả giá nhờ có kiến thức về thị trường và giá trị
+ Cập nhật thông tin để họ thay đổi mục tiêu
(Kỹ năng đàm phán của các cá nhân rất quan trọng,
CGMG phải vô tư giúp họ khai thông mọi bế tắc).,
-
Đối với người bán:
CGMG phải làm cho họ
+ Tin tưởng về giá trị thị trường của ngôi nhà
+ Tìm kiếm sự chào mời/trả giá tốt nhất từ người mua tốt nhất.
(Liệu Người bán có sự đánh giá khách quan về các đặc điểm của BĐS của
họ hay không phụ thuộc nhiều vào Mức độ trung thực của chuyên gia khi
tư vấn giúp họ).
7
BỐN GIAI ĐOẠN CỦA QUÁ TRÌNH BÁN BĐS
(TIẾP)
Việc làm của CGMG :

- Dàn xếp các nhiệm vụ cuối cùng nhằm thực hiện hợp đồng
- Bổ túc kiến thức và giúp đỡ các bên:
04. GIAI ĐOẠN KẾT THÚC
ĐÂY LÀ GIAI ĐOẠN GIAO KÈO VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
+ Xác định trách nhiệm kết thúc thương vụ vào đúng
thời điểm
+ Lập các phương án không đúng thời điểm định trước.
+ Tránh sự can thiệp tình cờ của chính quyền, luật địa
phương và vấn đề pháp lý có liên quan đến vấn đề
BĐS.,
+) Giúp các bên:
A. BỐN GIAI
ĐOẠN:
- LÊN DANH MỤC
-
CHẮP NỐI
-
ĐÀM PHÁN
-
KẾT THÚC
-
B. HOẠT ĐỘNG
VÀ KỸ NĂNG
CỦA NMG
+ Phương pháp chi phí thấp
+ Sự thay đổi theo khu vực hoặc pháp luật của các giao kèo
+) Bổ túc kiến thức cho các bên về:
8
B. CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ MÔI GIỚI
A. QUÁ TRÌNH BÁN BĐS.

B. HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG
1.THU THẬP TT
II. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG
III. LẬP HỒ SƠ THƯƠNG VỤ
IV. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
V. KỸ NĂNG MÔI GIỚI
- Thu thập thông tin,
- Xác định đối tượng và các chủ thể tham gia,
- Lập hồ sơ thương vụ,
- Lên kế hoạch tiến độ về thương vụ môi giới.,
- Bên cần bán bán được nhà,
- Bên cần mua mua được nhà
- Nhà môi giới có được khoản hoa hồng
MG đòi hỏi có tính khoa học và nghệ thuật
Đó chính là kỹ năng của CGMG trong các
hoạt động của thương vụ MG.
Mục đích MG: (?)
Các hoạt động nào (?)
9
B. CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ MÔI GIỚI
(TIẾP)
I. THU THẬP THÔNG TIN VỀ CUNG, CẦU BẤT ĐỘNG SẢN
√ I. Thu thập thông tin
Về BĐS
-
Về khách hàng
II. Xác định đối tượng
và các bên tham gia
III. Lập hồ sơ thương vụ
IV. Các bước thực hiện

V. Kỹ năng môi giới
- Chính xác và rõ ràng
- Kịp thời: ”Thời giờ là vàng bạc”.
- Toàn diện, đầy đủ các yếu tố
- Khách quan
- Bí mật
- Thông tin về BĐS
- Thông tin về khách hàng.,
1. Yêu cầu đối với thông tin BĐS
2. Nội dung của thông tin trong môi giới BĐS
10
2. NI DUNG CA THễNG TIN TRONG MG BS
(TIP)
a) Thụng tin v BS:
-Đất đai: + đất đền bù
+ giải phóng mặt
bằng
+ đất thổ c ;
- Nhà: + dịch vụ: trụ sở, văn phòng, k. doanh
+ ở: biệt thự, liền kề, v ờn, căn hộ cc
- V loi v phõn loi BS(?)
Ni dung TT
-V BS
- V khỏch hng
-
Tỡnh trng k thut:

+ V trớ
+ Quy mụ
+ c im

(C.to, v.liu, cụng nng)
+ Cht lng
+ H tng k thut
+ Cỏc thụng tin khỏc
- V c im ca BS (?)
- Tỡnh trng phỏp lý

+ S hu
+ Quyn v li ca ngi
th ba
+ Thụng tin v quy hoch
cú liờn quan
+ Cỏc thụng tin khỏc
-
Giỏ BS

+ Giỏ c
+ Cỏc thụng tin
khỏc.,
11
2. NỘI DUNG CỦA THÔNG TIN TRONG MÔI GIỚI BĐS
(TIẾP)
b) Thông tin về khách hàng
Nội dung TT
- Về BĐS
- Về khách hàng
Nguồn TT
- Khách hàng là ai?:
+ Người bán hoặc cho thuê nhà,
+ Người mua hoặc muốn thuê nhà.

- Nội dung Thông tin
+ Trích ngang lý lịch
+ Hoàn cảnh gia đình,
+ Công ăn việc làm,
+ Mục đích thực hiện thương vụ
+ Kỳ vọng qua thương vụ.,
12
I. THU THẬP THÔNG TIN VỀ CUNG, CẦU BĐS
(TIẾP)
3. NGUỒN THÔNG TIN
- Nguồn thông tin
về cung BĐS
về cầu BĐS
a) Thông tin về cung BĐS
- Nguồn thông tin: sơ cấp và thứ cấp (?).
* Nguồn sơ cấp: + Các cơ quan nhà nước
+ Các chủ BĐS: ♦ Các chủ thể KD BĐS;
♦ Ngân hàng;
♦ Cơ quan đấu giá;
♦ Người muốn bán / trả / huỷ hợp đồng
* Nguồn thứ cấp: + Báo cáo tại hội nghị, hội thảo;
+ Phương tiện thông tin đại chúng;
+ Rao vặt công cộng ,
- Nguồn cung BĐS: (?)
+ Nhà nước, cá nhân
+ Tổ chức sở hữu BĐS;
+ DN đầu tư, KD, PT BĐS;
+ Ngân hàng
13
3. NGUỒN THÔNG TIN (TIẾP)

√ I. Thu thập thông tin
- Yêu cầu
- Nội dung
- Nguồn thông tin
về cung BĐS
về cầu BĐS
- Kỹ thuật thu thập
b) Thông tin về cầu BĐS:
- Nguồn cầu BĐS: (?)
+ Cán bộ công chức, công nhân,
+ Người Việt Nam hoặc người nước ngoài,
+ Người chưa có nhà hoặc người đã có nhưng muốn thuê,
+ Cá nhân hoặc doanh nghiệp
+ Các phương tiện thông tin đại chúng,
+ Internet
+ Đi thực tế (dò la, thám thính, quan sát ).,
- Nguồn thông tin về cầu: (?)
14
I. Thu thập thông tin về cung, cầu BĐS (tiếp)
√ I. Thu thập thông tin
- Kỹ thuật thu thập
Lắng nghe
Kiểm định
Biểu TT
4. KỸ THUẬT THU THẬP THÔNG TIN
LẮNG NGHE - KIỂM ĐỊNH - LẬP BIỂU THÔNG TIN.
Nguồn: + Phương tiện thông tin đại chúng
+ “Tin đồn” của dân chúng, bè bạn;
+ Qua các trung tâm có nghề kinh doanh liên quan;
+ Qua báo cáo ở các hội thảo,

+ Qua giới thiệu ở các “tour” tham quan
b) ”Kiểm định” thông tin:
Bản chất: là ra thực tế xem xét, dò la, rà soát lại
sự chính xác, có thực của các thông tin.,
a) Lắng nghe thông tin ban đầu:
15
4. KỸ THUẬT THU THẬP THÔNG TIN (TIẾP)
√ I. Thu thập thông tin
II. Xác định đối tượng
c) Lập ”Biểu thông tin”.
Nội dung:
+ Thông tin liên quan đến chính BĐS
+ Thông tin liên quan đến khu vực có
BĐS
(1). Công năng: nhà ở, nhà làm văn phòng, nhà làm dịch vụ
(2). Loại nhà: biệt thự, chung cư, nhà vườn, nhà ống
(3). Kết cấu cơ bản và vật liệu chính: khung, sàn, cửa, nền – sàn, móng
(4). Giải pháp cấp điện, nước và hiện trạng của hệ thống kỹ thuật điện, nước
(5). Trang thiết bị và bố trí nội thất
(6). Lịch sử hình thành
(7). Tình trạng kỹ thuật
(1). Vị trí của BĐS trên bản đồ khu vực
(2). Phương hướng
(3). Hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội ở khu vực có BĐS
(4). Phương án quy hoạch phát triển địa bàn BĐS
(5). Tình trạng dân cư, cơ quan hiện tại trên khu vực có BĐS.
Nên quan niệm biểu thông tin như một nhật ký có nội dung sẵn!
A. QUÁ TRÌNH BÁN BĐS.
B. HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG
1.THU THẬP TT

II. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG
III. LẬP HỒ SƠ THƯƠNG VỤ
IV. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
V. KỸ NĂNG MÔI GIỚI
16
B. CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ MÔI GIỚI
(TIẾP)
II. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG VÀ CÁC BÊN
THAM GIA THƯƠNG VỤ
1. Xác định đối tượng thương vụ môi giới BĐS
Thực chất: Xem xét “hàng” muốn bán,
Nguyên tắc: Phải nhìn thấy BĐS tận mắt mình.
Ghi chép chính xác theo các mục của “ biểu thông tin”
Nội dung:
a) Vị trí:
CGMG chỉ ghi chép lại những yếu tố đặc thù của địa điểm .
b) Lịch sử hình thành và phát triển của BĐS:
Xuất xứ,
Quá trình chuyển nhượng (nếu có),
Mục đích đưa ra giao dịch
c) Tình trạng kỹ thuật:
d) Trang thiết bị:
Danh mục những trang thiết bị để lại,
Thoả thuận giá cả của trang thiết bị mà người mua muốn để
lại,
17
II. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG VÀ CÁC BÊN THAM GIA (TIẾP)
2 Xác định các bên tham gia thương vụ
Chủ thể tham gia: người mua/thuê, người bán/cho thuê.
a) Đối với người mua hoặc thuê BĐS

- Nguồn số liệu: + trực tiếp từ người mua hoặc thuê
+ ngân hàng cho vay
- Nội dung cần xác định
+ Lai lịch: Cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân, người Việt Nam, Việt kiều, NNN
+ Trích ngang lý lịch: dân tộc, nguyên quán, vùng miền cư trú, nghề, tuổi tác
+ Đối tượng tìm kiếm và mục đích mua hoặc thuê: Loại nhà, yêu cầu chi
tiết, mục đích
+ Thời hạn thuê (nếu là người thuê)
+ Khả năng tài chính: nguồn, khả năng, thời điểm
* Kỹ thuật kiểm tra
+ Lấy ý kiến của ngân hàng về khả năng và thời hạn cho vay.
+ Phán đoán lượng tiền và thời gian người mua sẽ vay được từ ngân hàng
18
2. XÁC ĐỊNH CÁC BÊN THAM GIA THƯƠNG VỤ
(TIẾP)
b) Đối với người bán hoặc cho thuê BĐS:
- Danh tính:
+ Doanh nghiệp: kêu gọi đầu tư, bán thu hồi vốn, KD BĐS
+ Ngân hàng: thanh lý hàng thế chấp
+ Nhóm người: anh chị em, hội bạn hữu, cá nhân
+ Cá nhân: nghề nghiệp, tuổi tác, nguyên quán, cư trú
* Mọi thành phần trên có thể là người Việt Nam, Việt kiều hoặc
ngoại quốc.
- Các vấn đề khác cần xác định:
+ Đối tượng cần bán và mục đích bán
+ Người đại diện trong thương vụ?
+ Hoàn cảnh người bán hoặc cho thuê.
A. QUÁ TRÌNH BÁN BĐS.
B. HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG
1.THU THẬP TT

II. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG
III. LẬP HỒ SƠ THƯƠNG VỤ
IV. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
V. KỸ NĂNG MÔI GIỚI
19
B. CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ MÔI GIỚI
(TIẾP)
III. LẬP HỒ SƠ THƯƠNG VỤ
1. Khái niệm:
Tổng hợp giấy tờ cần thiết liên quan đến vụ việc mua, bán, chuyển nhượng,
thuê mướn BĐS.
2. Quy tắc lập hồ sơ thương vụ
- Thiết lập nhanh chóng và kịp thời:
Việc thu thập và xác định giấy tờ phải được bắt đầu ngay sau khi ký
hợp đồng môi giới.
- Các giấy tờ nên là bản photo:
CGMG theo dõi, giúp đỡ, và làm thay cho khách hàng
- Đầy đủ, toàn diện:
Đủ kết quả của từng bước
Toàn bộ các ý kiến và sự nhất trí của các bên
B. HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG
1.THU THẬP TT
II. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG
III. LẬP HỒ SƠ THƯƠNG VỤ

20
III. LP H S THNG V
(TIP)
3. NI DUNG H S THNG V
Hồ sơ

th ơng vụ
số liệu
đầu vào
hợp đồng
môi giới
hợp đồng
công chứng
hợp đồng
khởi điểm
biên bản
thoả thuận
21
3. NỘI DUNG HỒ SƠ THƯƠNG VỤ
(TIẾP)
a) Số liệu đầu vào:
- Về BĐS: + BĐS bán:
* Chứng nhận quyền sử dụng còn có hiệu lực;
* Hợp đồng về việc mua, bán, trao tặng trước đây;
* Hoá đơn đóng thuế đất hàng năm;
* Văn bản thừa kế, phân chia tài sản do toà án cấp (nếu có);
* Hồ sơ xây dựng BĐS
+ BĐS muốn được mua, thuê:
* Công năng,
* Diện tích của BĐS muốn tìm,
* Cách thức và thời hạn sử dụng BĐS
- Về các bên tham gia:
+ Đ/v cá nhân: hộ khẩu, CMTND, điện thoại liên hệ,
tình trạng gia đình, tình trạng công ăn việc làm,
nguyên quán, quốc tịch.
+ Đ/v doanh nghiệp (tập thể): giấy phép kinh doanh BĐS

22
3. NỘI DUNG HỒ SƠ THƯƠNG VỤ
(TIẾP)
b) Hợp đồng thương vụ môi giới:
- Là hợp đồng giữa CGMG với khách hàng.
- Soạn thảo và ký phù hợp với quy định của pháp luật.
c) Hợp đồng khởi điểm và hợp đồng công chứng:
- Hợp đồng giữa các khách hàng với nhau, có tư vấn của CGMG.
- Được ký qua từng giai đoạn phù hợp với tiến trình đàm phán
d) Biên bản thoả thuận: (* Là hợp đồng danh dự, không buộc phải thi hành)
-
Ai lập? - Nhà môi giới
-
Khi nào? - khi thống nhất được mỗi điều khoản
-Nội dung: Mỗi bước: có được nội dung nhất định
Về tổng thể:
+ Đối tượng của hợp đồng + Các bên liên quan, địa điểm, thời gian ký
+ Giá cả của BĐS + Lượng tiền đặt cọc
+ Hạn ký hợp đồng khởi điểm + Hạn ký hợp đồng công chứng
+ Thời hạn giao BĐS + Hình thức và thời hạn giao tiền
+ Xác định bên chi trả các khoản phí (cho công chứng, toà án, thuế)
- Mục đích: + Loại trừ những nghi ngờ, nhầm lẫn,
+ Làm cơ sở để xây dựng và thực hiện các hợp đồng tiếp theo.
B. HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG
1.THU THẬP TT
II. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG
III. LẬP HỒ SƠ THƯƠNG VỤ
IV. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
V. KỸ NĂNG MÔI GIỚI
23

B. CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ MÔI GIỚI
(TIẾP)
IV. THỜI HẠN VÀ NHỮNG BƯỚC THỰC HIỆN MÔI GIỚI
1. GIỚI THIỆU CÁC BƯỚC CỦA THƯƠNG VỤ MÔI GIỚI
- NHIỀU BƯỚC TUẦN TỰ, CÓ MỐI QUAN HỆ VỚI NHAU, LÀ TIỀN
ĐỀ CHO NHAU
- CÓ 3 GIAI ĐOẠN:
HỢP ĐỒNG KHỞI ĐIỂM - HỢP ĐỒNG CÔNG CHỨNG -
GIAO NHẬN BĐS.
a) Giai đoạn hợp đồng khởi điểm:
Nội dung:
- Thoả thuận thể hiện thiện chí của các bên
- Xác định thời hạn xem xét và kiểm tra đàm phán
- Thống nhất về trách nhiệm của các bên:
+ Người mua: cam kết quá trình chuẩn bị tiền hoặc hàng hoá thế chấp,
+ Người bán: cam kết các việc liên quan đến tình trạng pháp lý và kỹ thuật
của BĐS.
- Quy định lượng tiền đặt cọc trước, thông thường khoảng 10%
A. QUÁ TRÌNH BÁN BĐS.
B. HOẠT ĐỘNG VÀ KỸ NĂNG
1.THU THẬP TT
II. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG
III. LẬP HỒ SƠ THƯƠNG VỤ
IV. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
V. KỸ NĂNG MÔI GIỚI
24
1.GIỚI THIỆU CÁC BƯỚC CỦA THƯƠNG VỤ MG
(TIẾP)
b) Giai đoạn ký kết hợp đồng công chứng:
- Ký chuyển quyền sở hữu BĐS

- Chi trả tiền giữa các bên (đạt tới 80% giá cả ghi trong hợp đồng).
c) Giai đoạn giao nhận:
- Thời điểm: Sau khi những chủ sở hữu chở hết vật dụng gồm:
- Nội dung:
+ Giao nhận BĐS với những trang thiết bị kèm theo
+ Bàn giao số liệu về điện, nước
+ Chi trả các khoản còn lại
Nhận xét:
Quy trình trên không phải chuẩn, nhưng phổ biến vì:
-
Người bán là chủ sở hữu đang sống ở đó,
> không thực hiện bán, chi trả toàn bộ tiền, trao trả BĐS cùng một lúc.
- Rất nhiều thương vụ là những ”hợp đồng phụ thuộc”
- Phụ thuộc vào khả năng tài chính của người mua.
25
IV. THỜI HẠN VÀ NHỮNG BƯỚC THỰC HIỆN MG
(TIẾP)
2. CÁC HOẠT ĐỘNG ĐIỂN HÌNH CỦA CGMG
a) Thu thập và xử lý thông tin (ở giai đoạn chuẩn bị thương vụ):
- Thu thập:
+ Là bước đầu tiên
+ Phải lên kế hoạch, tiêu điểm thu thập và phân loại
+ Các loại thông tin:
* về người bán/ cho thuê, * về người mua/ thuê
* về BĐS đem bán/ cho thuê, * BĐS kỳ vọng được mua/ được thuê.
+ Sắp xếp theo lĩnh vực (cơ sở cho kiểm tra kiểm soát)
* số liệu cá nhân, * số liệu pháp lý,
* số liệu kỹ thuật, * số liệu tài chính
- Xử lý:
+ Thiết lập thông tin thành hệ thống, theo từng chức năng

+ Xác định BĐS mạnh, yếu trong nhóm chức năng .
+ Xác định chỉ tiêu cần thêm (bớt)