CÂU HỎI ÔN THI: HÀNH CHÍNH VÂN PHÒNG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

hành chính văn phòng trong cơ
quan NHA NC
Câu 1: Trình bày cách hiểu khác nhau về
Văn phòng. Văn phòng có chức năng và
nhiệm là gì? Liên hệ thực tế cơ quan anh
(chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu
trong lịch sử, Ngay từ thời La Mã cổ đại ngời ta
đã lập nên những Văn phòng của những "ngời
biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có
những điểm tơng đồng với Văn phòng hiện
đại.Theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã
hội Văn phòng ngày càng đợc nhận diện đầy đủ

Trong một số tài liệu nghiên cứu trớc đây ngời
ta cho rằng Văn phòng có ba chức năng: tham
mu hậu cần và quản trị. Cho đến nay chức năng
của Văn phòng đợc quan niệm bao gồm hai nội
dung cơ bản: tham mu tổng hợp và hậu cần.
Chức năng tham mu tổng hợp nhìn nhận trên
giác độ quan hệ Văn phòng và Thủ trởng cơ
quan. Trong hoạt động của mình Văn phòng
phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ
chức điều hành cơ quan. Để có thể tham vấn
cho Thủ trởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải
đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp
thông tin về những vấn đề cần giải quyết. Từ đó
có thể thấy đợc mối quan hệ giữa tổng hợp và
tham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôị
dung này là điều không cần thiết.

Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của
mối quan hệ Văn phòng với toàn bộ cơ quan
đơn vị. Với chức năng này Văn phòng có một vị
trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình
thờng của mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận hành
đợc các cơ quan tổ chức phải có các phơng tiện,
điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. Các yếu tố
đó cần có bàn tay can thiệp của Văn phòng để
đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu
của cơ quan đơn vị.
Ngày nay, ngời ta càng khẳng định vai trò của
Văn phòng đối với hoạt động của cơ quan tổ
chức. Vai trò càng đợc khẳng định thì nhiệm vụ
đặt ra cho các Văn phòng càng phức tạp hơn, đa
dạng hơn. Về cơ bản chúng ta có thể thấy Văn
phòng có các nhiệm vụ chủ yếu.
-Xây dựng chơng trình công tác của cơ quan và
đôn đốc thực hiện chơng trình đó, bố trí sắp xếp
chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6
tháng, năm của cơ quan.
-Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng
thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình
hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất

hơn toàn diện hơn. Mi cỏch hiểu về Văn phòng
ở mỗi thời đại mang đậm những du ấn về lịch
sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ.
Khái niệm Văn phòng có thể hiểu theo các cách
khác nhau: Văn phòng l bộ máy làm việc tổng
hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng

phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. cỏc
Cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ ln
thì thành lập Văn phòng, những cơ quan nhỏ thì
cú vn phòng hành chính.
Văn phòng đợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ
quan, đơn vị, l địa điểm giao tiếp đối nội, đối
ngoại của cơ quan đơn vị ú.
Văn phòng còn đợc hiểu là nơi làm việc cụ thể
của những ngời có choc v, có tầm cỡ nh: Nghị
sỹ, Tổng Giám đốc, Giám đốc
Văn phòng l mt dng hoạt động trong cơ
quan, tổ chức trong đó din ra việc thu nhận,
bảo quản lu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là
những công việc liên quan đến công tác văn th.
Nghiên cứu v Văn phòng chúng ta cần đề cập
đến các chức năng nhim v của nó đối với cơ
quan tổ chức.

1


kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự
chỉ đạo và điều hành của Thủ trởng.
Thực hiện nhiệm vụ t vấn văn bản cho Thủ trởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ
thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
-Thực hiện công tác văn th, lu trữ, giải quyết các
văn th, tờ trình của các đơn vị và các cá nhân
theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc
giải quyết các văn th tờ trình đó.
-Tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ

quan tổ chức trong công tác th từ tiếp dân, giữ
vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình
với các cơ quan tổ chức khác cũng nh với nhân
dân nói chung.
-Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng
năm, hàng quý, sự kiến phân phối hạn mức kinh
phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng
năm, chi trả tiền lơng, tiền thởng, chi tiêu
nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết
định của Thủ trởng.
-Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa
chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện
làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu
cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
-Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức
khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ
các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công
tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn
minh.
-Thờng xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội
ngũ công chức trong Văn phòng, từng bớc hiện
đại hoá công tác hành chính - Văn phòng, chỉ
đạo và hớng dẫn nghiệp vụ Văn phòng cho các
Văn phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn khi
cần thiết.
Cho đến nay, Văn phòng là bộ phận bị "Phàn
nàn" về nhiều vấn đề. Tình trạng nhân viên Văn
phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực cha tơng
xứng với yêu cầu ngày càng cao đối với công
tác Văn phòng còn phổ biến. Từ đó Văn phòng

cha phát huy tốt vai trò tham mu giúp lãnh đạo
cơ quan tổ chức điều hành công việc. Chức năng
hậu cần đợc thực hiện cha có hiệu quả còn lãng
phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử
dụng quản lý các phơng tiện, điều kiện vật chất
của cơ quan, tổ chức.
Câu 2: Tại sao phải tổ chức lao động khoa
học trong Văn phòng. Nội dung tổ chức lao
động khoa học trong Văn phòng là gì?
Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng có
thể đợc hiểu là việc nghiên cứu và áp dụng các
biện pháp tổng hợp, các phơng tiện hợp lý nhằm
tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt
nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất,
chi phí ít nhất nhng hiệu quả quản lý Nhà nớc đợc đảm bảo và không ngừng nâng cao.
Một câu hỏi đợc đặt ra là tại sao phải tổ chức
lao động khoa học trong Văn phòng? Để trả lời
cho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ câu
nói của Emercan đợc coi là trả lời chỉ dẫn xác
đáng nhất cho một tổ chức nói chung "Đối với
một tổ chức nếu lao động đợc tổ chức khoa học
thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn là
nhỏ nhất". Với ý nghĩa chung đó việc tổ chức
lao động khoa học trong Văn phòng là cần thiết
và tất yếu.
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức
lao động khoa học trong Văn phòng sẽ phát huy
đợc trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức
và giúp giải quyết đợc mối quan hệ giữa cơ

quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp,
kỷ cơng khoa học của Văn phòng sẽ là những
tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều
hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt đợc hiệu quả cao. Trên thực tế việc tổ chức lao
động khoa học trong Văn phòng đem lại nhiều ý
nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển
cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian lãng
phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý
chuyển tải thông tin phục vụ cho sự phát triển

2


của cơ quan tổ chức, tăng cờng khả năng sử
dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí
cho công tác Văn phòng, nâng cao năng suất lao
động cho cơ quan tổ chức. Trong điều kiện của
công cuộc đổi mới hiện nay về công tác Văn
phòng vấn đề hiệu quả đợc đa lên hàng đầu thì
tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng đợc
coi là hiến pháp thích hợp nhất.
Ngời ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững
đối với các tổ chức trong thời đại ngay nay.
Chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy
đợc vai trò chức năng có đợc vị trí xứng đáng
trong hệ thống chủ thể quản lý ngời ta cho rằng
tổ chức lao động Văn phòng là vấn đề không thể
không quan tâm cần phải đợc tiến hành thờng
xuyên, năng động và sáng tạo.
Công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn

phòng cũng không nằm ngoài những yêu cầu về
tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành
chính nói chung, theo đó tổ chức lao động Văn
phòng.
-Thờng xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao
trình độ chuyên môn hành chính cho cán bộ,
công chức.
-Nghiên cứu, đánh gía các ảnh hởng của môi trờng xã hội đối với hoạt động của cơ quan, đời
sống, tâm t và nguyện vọng của cán bộ, công
chức.
-Thờng xuyên hoàn thiện phong cách ngời lãnh
đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán
bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo
và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả
công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ
quan nói chung.
-Xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả
các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai
trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận
dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều
hành và thực thi công vụ.

-Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu
quả các công cụ và phơng tiện làm việc.
-Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công
tác văn th - lu trữ.
Cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong Văn
phòng là quy chế hoạt động. Thực tế cho thấy ở
những nơi quy chế đợc xây dựng tốt nghĩa là
các quy định phù hợp với thực tế, với thẩm

quyền đợc giao thì ở đó việc điều hành có nhiều
thuận lợi. Trái lại ở các đơn vị không có quy chế
hoặc quy chế đợc xây dựng qua loa thì ở đó việc
tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn.
Khi đã có quy chế tốt, mỗi cán bộ nhân viên
trang cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công
việc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm,
công việc mình phải làm và yêu cầu đối với
công việc cũng nh đối với bản thân để phấn đấu
thực hiện tốt. Từ đó, năng suất lao động, quản lý
sẽ đợc nâng cao hơn.
Câu 3: Thế nào là văn phòng hiện đại? ý
nghĩa của Văn phòng hiện đại đối với cải
cách hành chính.
Văn phòng có chức năng tham mu, tổng hợp,
giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan tổ
chức.Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất
quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phơng thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc,
nâng cao chất lợng hiệu quả của công tác lãnh
đạo. Chính vì vậy, việc tăng cờng xây dựng tổ
chức và cải cách hoạt động Văn phòng của cơ
quan tổ chức đợc đặc biệt quan tâm. Từ đó đặt
ra vấn đề công tác Văn phòng và xuất hiện thuật
ngc Văn phòng hiện đại.
Văn phòng hiện đại là Văn phòng, bộ máy của
cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập xử
lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều
hành của cơ quan tổ chức bằng các phơng tiễn
kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt
khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật

3


cho hoạt động chung của cơ quan Nhà nớc một
cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả.
Văn phòng hiện đại có các đặc trng cơ bản:
-Tổ chức bộ máy Văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
-Lao động trong Văn phòng đợc tổ chức khoa
học.
-Tăng cờng áp dụng các phơng tiện kỹ thuật
mới, các phơng pháp điều hành mới.
-Xây dựng định mức cụ thể và hợp lý.
-Linh hoạt và hiệu quả.
Hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn
đang đợc nhiều nớc trên thế giới trong thời đại
ngày nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế
độ chính trị nào, t bản chủ nghĩa hay xã hội chủ
nghĩa. Việc cải cách trong lĩnh vực quản lý hành
chính để củng cố bộ máy của chế độ xã hội hiện
hành, giữ vững ổn định chính trị - xã hội thúc
đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và hoàn thiện
cơ cấu chính trị đã trở thành một trong những
nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một quốc gia
hiện đại.
Mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành
chính là nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu quả
hoạt động của nền hành chính công phục vụ
dân. Với mục tiêu đó Văn phòng hiện đại có ý
nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành

chính. Điều đó đợc thể hiện qua các khía cạnh
cơ bản.
-Một Văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc
lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí về
quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lợng
công việc hàng ngày. Đồng thời nó cũng sẽ giúp
cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc
hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát
huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công chức
Văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào
hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của mình
tìm kiếm các giải pháp tối u để điều hành công
việc đạt hiệu quả cao nhất.

-Chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ
làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp
trung gian.
-Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy
tờ hành chính và các thủ tục hành chính nhằm
vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng
thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan và
công dân, cải tiến thủ tục hành chính.
-Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ
quan đợc nhanh chóng và chính xác có năng
suất và chất lợng đúng đờng lối chính sách
nguyên tắc và chế độ.
-Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục
vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ
kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy
tờ góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ

cho công cuộc đổi mới hiện nay.
Câu 4: Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn
phòng có quan hệ nh thế nào với cải cách
hành chính?
Khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất
phong phú bao gồm các tác nghiệp và thủ tục
hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị
công sở; công tác văn th và lu trữ. Sự am hiểu tờng tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật,
nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan
trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động công
cụ.
Khi nói về nghiệp vụ hành chính văn phòng
điều cần nhấn mạnh là khái niệm nghiệp vụ thờng đợc dùng để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ
đào tạo một loại công việc nhất định cho cán bộ
trong lĩnh vực hành chính (cũng nh trong một số
lĩnh vực khác). Đây là kỹ năng thực hành là sự
tiến hành có tính thực tiễn một loại công việc
nào đó trong đời sống quản lý hàng ngày. Do
vậy có thể nói khía cạnh nghiệp vụ hành chính
văn phòng phản ánh khía cạnh kỹ thuật nghề
nghiệp của lĩnh vực này.

4


Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải
pháp để nâng cao vai trò của Văn phòng, hiệu
quả hoạt động của Văn phòng là một việc làm
cần thiết phù hợp với xu hớng của thời đại, đáp
ứng đợc những đòi hỏi của công cuộc đổi mới

đối với công tác Văn phòng.
Nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn
phòng.
-Đổi mới nghiệp vụ văn th
-Đổi mới nghiệp vụ lu trữ
-Xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình
chuẩn do công tác Văn phòng.
-Xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện
việc tiêu chuẩn hoá trong công việc.
-Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của Văn
phòng, cơ quan.
Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng
có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách
hành chinhs.
-Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách
hành chính, hoạt động hành chính. Các nghiệp
vụ hành chính đợc đổi mới khắc phục đợc tình
trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học
còn tơng đối phổ biến hiện nay trong công tác
Văn phòng. Các nghiệp vụ hành chính Văn
phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế
chống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị chức
năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý.
-Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành
chính Văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý
nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lợng của cán bộ công chức.
-Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành
chính. Nghiệp vụ hành chính Văn phòng đợc
đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các
công tác hành chính nhanh chóng hơn, hiệu quả

hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần
thiết.
-Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức
trong Văn phòng, từng bớc hiện đại hoá công

tác hành chính Văn phòng góp phần hoàn thiện
chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức.
-Đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng tạo
tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động điều
hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa
học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ thống nhất,
liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan,
tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ
chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng. Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực
hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hành
chính Nhà nớc
Câu 5: Thông tin có vai trò nh thế nào trong
hoạt động quản lý Nhà nớc? Trình bày cách
phân loại thông tin?
Thông tin trong thời đại ngày nay đợc coi là
nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi trong hoạt
động của mỗi cơ quan tổ chức.Khái niệm
"Thông tin" là một khái niệm đợc hiểu từ nhiều
góc độ khác nhau. ở mỗi góc độ Thông tin có
một nội hàm riêng, đặc trng riêng. Dới góc độ
quản lý Nhà nớc Thông tin đợc quan niệm là
một tập hợp nhất định các thông tin đợc quan
niệm là một tập hợp nhất định các thông báo
khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động
quản lý và trong môi trờng bên ngoài có liên

quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay
đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trờng xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổ
chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian
và thời gian đối với các khách thể quản lý.
Thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan
trọng trong hoạt động quản lý Nhà nớc:
-Bảo đảm cho các quyết định quản lý hành
chính Nhà nớc có đầy đủ căn cứ khoa họ cá tính
khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất
lợng quyết định Nhà nớc.
-Thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông
tin pháp lý chiếm một vị trí đặc biệt-hành lang
pháp lý cho quản lý Nhà nớc. Nó là những

5


thông tin bổ sung và nâng cao chất lợng của
kiểm tra trong quản lý Nhà nớc.
-Xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản
lý Nhà nớc gắn liền với hiệu quả của quản lý.
Nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý
trong thực tiễn.
Thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động
quản lý Nhà nớc. Để xử lý tốt các thông tin,
nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải
nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách
khoa học. Việc phân loại thông tin có thể dựa
trên các tiêu chí.
1. Phân loại theo kênh tiếp nhận.

-Thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là
những thông tin đợc cập nhật theo những chu
kỳ, hệ thống định sẵn. Loại quy định thông tin
này có đặc điểm là thờng đợc quy định trớc về
yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống
nhất là tuyệt đại đa số là cấp dới gửi lên cấp
trên.
-Thông tin không hệ thống là những thống tin
không định kỳ, đợc cập nhật ngẫu nhiên không
có dự kiến trớc về thời gian cũng nh về nội dung
diễn biến của sự kiện thờng liên quan đến
những việc bất ngời xảy ra không thể lờng trớc
đợc trong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải
có sự can thiệp giải quyết của ngời nhận tin.
2.Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng
thông tin.
-Thông tin tra cứu là những thông tin đến cho
ngời quản lý những nội dung tài liệu có tính quy
ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự
hoạt động quản lý của họ.
-Thông tin báo cáo là những thông tin về tình
hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang xảy
ra liên quan đến đối tợng bị quản lý nhằm đảm
bảo điều kiện cho họ chủ đông xử lý đúng đắn
và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh.
3.Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt
động.

-Thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh
các quá trình hoạt động của mọi mặt của lĩnh

vực hoạt động kinh tế.
-Thông tin chính trị-xã hội là những thông tin
liên quan đến tình hình văn hóa, y tế, giáo dục..
4.Theo tính chất thời điểm nội dung:
-Thông tin quá khứ là những thông tin liên quan
đến những sự việc đã đợc giải quyết trong quá
trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
-Thông tin hiện hành là những thông tin liên
quan đến những sự việc đang xảy ra hàng ngày
trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản
lý Nhà nớc.
-Thông tin dự báo là những thông tin mang tính
kế hoạch tơng lai, các dự báo chiến lợc hoạt
động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để
hoạch định phơng hớng hoạt động của mình.
5.Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.
-Theo nguồn thông tin:
+Thông tin chính thức
+Thông tin không chính thức.
-Theo quản lý hệ quản lý:
+Thông tin từ trên xuống dới
+Thông tin từ dới lên trên
+Thông tin ngang
+Thông tin liên lạc đan chéo
-Theo hớng quan hệ giữa hệ thống quản lý và
đối tợng quản lý.
+Thông tin trực tiếp.
+Thông tin phản hồi.
-Theo nội dung logic của thông tin:
+Thông tin về các chủ thể quản lý

+Thông tin về đối tợng quản lý
+Thông tin về những thuộc tính và các quan hệ
giữa chủ thể và đối tợng.
-Theo hình thức thể hiện thông tin:
+Thông tin qua văn bản, tài liệu
+Thông tin biểu hiện qua lời nói
+Thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị.
+Thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị.

6


-Theo yêu cầu:
+Thông tin chỉ đạo
+Thông tin báo cáo
+Thông tin lu trữ
-Theo chức năng
+Thông tin pháp lý
+Thông tin thực hiện
+Thông tin dự báo
-Theo vị trí:
+Thông tin gốc
+Thông tin phát sinh
+Thông tin kết quả
+Thông tin tra cứu
Cầu 6: Chơng trình kế hoạch hoạt động
công tác có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt
động quản lý Nhà nớc? Khi lập trờng trình
kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu
gì?

Có nhiều ngời không đánh giá hết tầm quan
trọng của việc lập chơng trình kế hoạch công
tác và thực hiện quản lý cơ quan, công sở theo
chơng trình kế hoạch. Không thể tổ chức công
việc của cơ quan công sở một cách nè nếp nếu
không có kế hoạch khoa học.
Chơng trình kế hoạch công tác là sự xác định
các mục tiêu cụ thể cần đạt đợc và những bớc
đi cụ thể để đạt đến các mục tiêu đó. Chơng
trình kế hoạch công tác là phơng án tổ chức các
công việc trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
Chơng trình kế hoạch là sự định hình, dự báo
mục tiêu, định hớng và phơng thức thực hiện
các mục tiêu định hớng đó của cơ quan tổ chức
trong một thời gian nhất định.
Trong một môi trờng đa nhân tố biến đổi vận
động và phát triển không ngừng đối với hoạt
động quản lý Nhà nớc. Chơng trình kế hoạch
công tác có ý nghĩa đặc điểm quan trọng.
Thứ nhất, chơng trình kế hoạch công tác là cơ
sở để tổ chức lao động khoa học giúp cho cán

bộ công chức hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ
cụ thể, rõ ràng, bố trí có trọng tâm công việc.
Thứ hai, chơng trình kế hoạch công tác là phơng
tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đảm
cho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thống
nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
Thứ ba, chơng trình kế hoạch công tác là phơng

tiện bảo đảm sự chủ động của cơ quan tổ chức
với sự biến động của môi trờng, là tiền đề phát
triển bền vững.
Thứ t, chơng trình kế hoạch công tác phục vụ
cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
Trên thực tế, chơng trình kế hoạch công tác chỉ
có ý nghĩa đối với công tác quản lý hành chính
Nhà nớc khi nó đợc xây dựng khoa học hợp lý,
thiết thực. Chính vì vậy, tất yếu phải đặt ra các
yêu cầu đối với chơng trình kế hoạch công tác.
Hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng
chơng trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các
yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với
năng lực cán bộ, với mục tiêu hoạt động của cơ
quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thực
hiện và có tính khả thi. Một số khác khẳng định
chơng trình kế hoạch công tác phải đúng đờng
lối, nguyên tắc, chế độ, khoa học, linh hoạt, khả
thi.
Tuy cha có sự thống nhất về yêu cầu đối với một
số chơng trình kế hoạch song tựu chung chơng
trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ
bản:
-Phải phù hợp với chủ trơng, đờng lối chính
sách của Đảng, Nhà nớc;
-Phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh
mục những công việc dự kiến, những ngời chịu
trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. Trong trờng
hợp thật cần thiết có thể nêu thêm những chi phí

cần thiết, những phơng án dự phòng.
-Nội dung phải đợc xây dựng trên căn cứ pháp
lý và căn cứ thực tiễn vững chắc, bảo đảm thực

7


hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan,
đơn vị, chỉ tiêu mệnh lệnh của cấp trên.
-Bảo đảm tính hệ thống của chơng trình kế
hoạch công tác. Các công việc phải đợc sắp xếp
có hệ thống theo trình tự u tiên, liên hoàn có
trọng tâm trọng điểm phải ăn khớp với chơng
trình, kế hoạch của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp
trên, địa phơng, bảo đảm sự cân đối giữa chơng
trình kế hoạch năm, quý, tháng.
-Phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm,
nếu quá nhiều công việc mà khả năng thực hiện
không đợc bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao
cho hợp lý, phải sắp xếp sap cho có thời gian dự
phòng để điều chỉnh đợc khi có sự kiện bất ngờ
xảy ra (tính mở cửa của chơng trình kế hoạch
công tác).
-Nâng cao chất lợng, trình độ chuyên môn của
bộ phận lập kế hoạch bảo đảm chơng trình kế
hoạch công tác phải đợc xây dựng bởi một đội
ngũ có đủ năng lực trình độ. Có thể khẳng định
đây là vấn đề cốt yếu của lập chơng trình kế
hoạch.
-Chơng trình kế hoạch công tác đợc xây dựng

với những nguyên tắc căn bản đặc thù, quán
triệt các nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch
Câu 7: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị
trong hoạt động quản lý Nhà nớc. Để tổ chức
cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn
đề gì?
Hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan
hoặc cuộc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của
một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc
thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để t vấn,
kiến nghị.
Trong hoạt động quản lý Nhà nớc các cuộc họp,
hội nghị có vai trò rất quan trọng. Về mục đích
các cuộc họp, mục đích thờng không phải lúc
nào cũng giống nhau. Do vậy, muốn có kết quả,
mỗi cuộc họp đều phải đợc xác định mục đích
thật rõ ràng.

Trong điều kiện thiếu thủ tục hành chính hũ
hiệu và những văn bản pháp luật cần thiết hội
họp có ý nghĩa, vai trò thiết thực đối với hiệu
quả quản lý Nhà nớc.
-Tạo sự phối hợp hành động trong công việc,
nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất
lao động cao.
-Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công
việc của cơ quan, đơn vị.
-Khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi
ngời đóng góp từng ý kiến sáng tạo của bản
thân để xây dựng tổ chức vững chắc mạnh;

-Phổ biến những t tởng, quan điểm mới, bàn
bạc, thảo luận, tháo gỡ những khó khăn, uốn
nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ;
-Nếu tổ chức tốt trong nhiều trờng hợp hội họp
cũng có thể đem lại những lợi ích kinh tế đáng
kể.
-Bảo đảm tính chính xác của các quyết định
trong hoạt động quản lý có ý nghĩa trực tiếp đối
với hiệu lực, hiệu quả quản lý.
Hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý Nhà nớc nh thế nào phụ thuộc rất lớn vào vấn để cuộc
họp họp, hội nghị đợc tổ chức điều hành có
khoa học hay không? Đối với các cuộc họp, hội
nghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ra
một số yêu cầu:
-Các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ
ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi việc họp có
phải là cần thiết. Không nên tổ chức các cuộc
họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết.
Những cuộc họp nh vậy sẽ làm lãng phí thời
gian của ngời họp và tạo nên sự ỷ lại của ngời
lãnh đạo, quản lý.
-Các cuộc họp cần đợc tổ chức với một cơ cấu
hợp lý về thành phần tham dự. Việc triệu tập
thành phần tham dự không thích hợp có thể làm
cho chất lợng cuộc họp bị hạ thấp đồng thời
cũng sẽ gây tốn kém vô ích.

8

-Bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc
họp, yếu tố này góp phần không nhỏ cho thành
công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các
yếu tố nh: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ
giải lao, các phơng tiện truyền tin
-Chơng trình nghị sự đợc xây dựng khoa học,
hợp lý.
-Các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các
tài liệu cần thiết phải đợc chuẩn bị chu đáo.
-Nắm vững những yêu cầu chính trong quá
trình thảo luận tại cuộc họp để không đi xa
trọng tâm đã để ra.
-Cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.
-Dự tính, dự báo đợc các tình huống phát sinh
trong cuộc họp, hội nghị.
Kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều
yếu tố trong đó kỹ năng điều hành của ngời điều
khiển có một vai trò quan trọng.
Câu 8: Trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách,
tiếp công dân. Khi tiếp khách, tiếp công dân
cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?
Tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có
thể tiếp cận trừ nhiều góc độ. Tiếp khách có thể
đợc quan niệm là "phơng tiện thiết lập, củng cố
hoặc phá vỡ các mối quan hệ xã hội"; "tiếp
khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là
hoạt động gặp gỡ, giao tiếp trao đổi giữa một
bên chủ thể đợc gọi là chủ nhà với các chủ thể
khác đã có quan hệ hoặc cha có quan hệ, liên hệ

trớc đó".
Tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính
Nhà nớc có ý nghĩa riêng, có tính nghi lễ đợc
quy định chặt chẽ. Trong tổ chức hoạt động Nhà
nớc tiếp khách là một trong những nghi lễ, một
công cụ quan trọng để Nhà nớc tiếp xúc với các
cá nhân tổ chức trong và ngoài nớc.
Cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan Nhà nớc còn phải thực hiện công tác tiếp công dân.
Tiếp công dân là hoạt động định kỳ của cơ quan
Nhà nớc do luật định để tìm hiểu tâm t nguyện

vọng, ý kiến phản ánh của công dân về các vấn
đề liên quan đến thẩm quyền chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan.
Hoạt động tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa
và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý
Nhà nớc.
-Bảo đảm hoạt động thông suốt đối với các hệ
quả của quá trình quản lý.
-Tạo ra cầu nối, liên hệ với môi trờng bên ngoài
phục vụ có hiệu quả cho việc thực hiện chức
năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.
-Giúp các nhà quản lý có điều kiện, xem xét
đánh giá hiệu quả của công việc từ phía bên
ngoài.
-Bảo đảm cơ chế dân chủ trong hoạt động.
-Con đờng biện pháp để khắc phục những sai
sót, yếu kém trong hoạt động qua tiếp thu các
kiến nghị, đề xuất đặc biệt là của công dân.
-Góp phần củng cố niềm tin của quần chúng đối

với Nhà nớc, chính quyền.
-Khằng định vị trí của cơ quan, đơn vị trong hệ
thống chủ thể quản lý.
(Có thể bổ sung các ý nghĩa khác hoặc phân ra
theo hai nội dung ý nghĩa của tiếp khách và tiếp
công dân các ý đã nêu chỉ có tính chất cơ bản).
Tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò
quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nớc.
Chính vì vấn đề xuất phát là đại diện Nhà nớc,
cơ quan Nhà nớc hoạt động tiếp khách, tiếp
công dân phải có các yêu câù riêng có.
# Yêu cầu chung:
-Chủ động tiếp khách, tiếp công dân .
-Bảo đảm thời gian thích hợp tiếp khách, tiếp
công dân.
-Bảo đảm các yếu tố vật chất tối thiểu cho công
tác tiếp khách, tiếp công dân.
-Ngời đợc giao nhiệm vụ tiếp khách có các kỹ
năng cần thiết (truyền thống, nghi thức Nhà nớc).

9


-Đảm bảo tính trang trọng, lịch sự trong giao
tiếp.
* Yêu cầu riêng:
1.Yêu cầu với tiếp khách:
-Bảo đảm nguyên tắc "vui lòng khách đến, vừa
lòng khách đi", tôn trọng khách.
-Bảo đảm tính trạng trọng vị thế của cơ quan

đơn vị.
-Phân công, sắp xếp thời gian tiếp khách phù
hợp với từng loại khách cũng nh ngời tiếp
khách.
-Tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao
dịch.
2.Yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:
-Những ngời tiếp công dân là những ngời có
thẩm quyền tiếp công dân;
-Tôn trọng công dân;
-Phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền
với dân, khắc phục tình trạng tiếp công dân
mang tính hình thức.
-Ngời tiếp dân biết lắng nghe dân, gần dân tạo
ra sự tin tởng ở dân.
Đứng trên góc độ nghiệp vụ kỹ thuật hành chính
Văn phòng tiếp khách, tiếp công dân là một
nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng riêng
mà bộ phận có trách nhiệm phải quan tâm. Các
kỹ năng này rất da dạng và trên thực tế việc liệt
kê đầy đủ đến các kỹ năng cơ bản nhất, quan
trọng nhất.
Trớc hết là kỹ năng phân loại đối tợng cần tiếp.
Kỹ năng này là cơ sở để bố trí những ngời thực
hiện công tác tiếp khách, tiếp công dân thích
hợp, hiệu quả.
Thứ hai là kỹ năng gia tiếp. Đây là một kỹ năng
tổng hợp và thiết yếu nhất trong quan hệ xã hội.
Kỹ năng giao tiếp bao gồm hàng loạt kỹ năng
khác cụ thể: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng "phụ

hoạ", kỹ năng định hớng giao tiếp

Thứ ba là kỹ năng định hớng mục tiêu phục vụ
mục tiêu. Mục tiêu ở đây xét cả về hai phía ngời
tiếp và ngời đợc tiếp.
Thứ t, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp.
Thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề.
Câu 9: Công tác hậu cần có ý nghĩa nh thế
nào trong hoạt động của Văn phòng cơ
quan? Công tác hậu cần trong cơ quan gồm
những nội dung gì?
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của
Văn phòng cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác
hậu cần Văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào
việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan tổ
chức.
Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức
năng hậu cần của cơ quan Văn phòng có nhiều
ý nghĩa đối với Văn phòng nói riêng và cơ quan,
tổ chức nói chung.
-Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ
chức.
-Tăng cờng khả năng sử dụng các trang thiết bị
trong Văn phòng cơ quan. Các điều kiện vật
chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị nếu
đợc quản lý sắp xếp, phân phối khoa học hợp lý
sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối u hoá những
hoạt động của con ngời tăng cờng hiệu năng của
thiết bị.
-Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác Văn

phòng. Công tác hậu cần đảm bảo các điều kiện
cần thiết cho sự điều hành hoạt động của cơ
quan. Các điều kiện này đợc cung ứng kịp thời,
đầy đủ, tơng thích góp phần tiết kiệm sức ngời,
sức của và các khoản phụ phí không cần thiết.
-Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ
chức. Năng suất lao động của cơ quan tổ chức
chịu ảnh hởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố
trong đó có các yếu tố vật chất là đối tợng quản
lý, phân phối, sắp xếp của công tác hậu cần.
Những nội dung cơ bản của công tác hậu cần:

10


-Quản lý chi tiêu kinh phí. Đây là một nội dung
lớn bao gồm nhiều nội dung chi tiết, cụ thể. Nội
dung chi tiêu hành chính sự nghiệp: lơng chính,
phụ cấp lơng, công tác phí, công vụ phí, văn
phòng phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi
tiêu nghiệp vụ khác theo quy định của Nhà nớc.
-Quản lý biên chế quỹ lơng, quản lý tài sản cố
định, quản lý vật t, hàng hoá, vật rẻ tiền mau
hỏng .
*Quản lý biên chế quỹ lơng hành chính sự
nghiệp.
-Nắm vững chỉ tiêu biên chế;
-Kế hoạch hoá quỹ lơng;
-Cấp phát và chi trả lơng cho các đối tợng;
-Quyết toán quỹ lơng;

*Quản lý tài sản cố định
-Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà
xởng, các thiết bị máy móc, phơng tiện kỹ thuật
và các phơng tiện vận chuyển. Đó là những tài
sản có giá trị lớn, quyết định khả năng hoạt
động của cơ quan nên cần đợc quản lý sử dụng
sao cho có hiệu quả nhất.
Để quản lý tài sản cố định Văn phòng thực hiện
nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân loại tài sản cố
định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi
chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập và sử
dụng, sửa chữa, nắm chắc số lợng, chất lợng; có
quy chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử
dụng và quy định chế độ trách nhiệm vật chất
đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện
việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lợng và
nắm vững số lợng tài sản, quản lý vật t, hàng
hoá, vật rẻ tiền mau hỏng.
*Đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan.
Văn phòng có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí
phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp
lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời các trang
thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
*Các loại công vụ khác của công tác hậu cần

-Phục vụ xe cộ, phơng tiện đi lại công tác của
cán bộ lãnh đạo;
-Phục vụ nớc uống hàng ngày cho các phòng
làm việc;

-Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;
-Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các
cuộc họp;
-Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ
quan;
-Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
-Bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
Câu 10: Tại sao phải tổ chức lao động khoa
học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp?
Nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ
quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những vấn
đề gì?
Tổ chức lao động khoa học là việc vận dụng các
thành tựu khoa học và kinh nghiệm thực tiễn để
đảm bảo kết hợp các yếu tố vật chất kỹ thuật,
con ngời một cách tốt nhất trong quá trình lao
động nhằm đạt đợc hiệu quả lao động, tăng
năng suất, đảm bảo sức khoẻ và khơi dạy sự
hăng hái lao động.
Tổ chức lao động khoa học là vấn đề đặt ra đối
với mọi cơ quan, tổ chức, là vấn đề quan tâm
hàng đầu đối với các nhà quản lý, là tiêu chí
đánh giá năng lực của nhà quản lý. Chúng ta sẽ
đi cắt nghĩa về lý do phải tổ chức lao động khoa
học đối với các cơ quan,đơn vị, doanh nghiệp.
Thứ nhất, mỗi cơ quan tổ chức có một nguồn
lực nhất định. Đó là nguồn tài lực, nguồn vật lực
và nguồn nhân lực. Các nguồn lực này sẽ phát
huy vai trò nh thế nào phục vụ cho hoạt động
của tổ chức ra sao phụ thuộc vaò vấn đề bố trí

và sử dụng. Tổ chức lao động khoa học chính là
biện pháp không thể thay thế để sử dụng bố trí
hợp lý các nguồn lực của cơ quan tổ chức.
Thứ hai, tổ chức lao động khoa học là cơ sở bảo
đảm sự vận hành thông suốt, liên tục của cơ

11


quan, đơn vị khắc phục mọi sự gián đoạn chậm
trễ.
Thứ ba, tổ chức lao động khoa học là tiền đề để
phát triển con ngời trong công vụ, doanh
nghiệp. Tổ chức lao động khoa học sử dụng
đúng ngời, đúng việc, bố trí cán bộ công chức
nhân viên hợp lý tạo ra động cơ, tâm lý tốt trong
hoạt động; từ đó học có đóng góp thiết thực cho
cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
Thứ t, tổ chức lao động khoa học tạo ra sự thích
nghi của tổ chức trớc sự biến động của môi trờng. Đó là cơ sở của vấn đề phát triển bền vững.
Thứ năm đây là hệ quả mang tính chất tổng hợp,
tổ chức lao động khoa học nâng cao năng suất
lao động hiệu lực hiệu quả hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Trong thời đại ngày nay vấn đề
hiệu quả hoạt động là vấn đề u tiên hàng đầu.
Và con đờng đi đến hiệu quả không thể là con
đờng nào khác ngoài tổ chức lao động khoa học
nói nh Deming "tổ chức nào đang loay hoay tìm
hiệu quả thì tổ chức lao động khoa học là ánh
sáng cuối đờng hầm".

Tổ chức lao động khoa học là tất yếu đối với
mọi cơ quan tổ chức nêu muốn hoạt động hiệu
quả phát triển ổn định bền vững nh nội dung tổ
chức lao động khoa học nh thế nào? Đối với
mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thì vấn đề tổ
chức có sự khác biệt. ở đây, chỉ nêu ra những
nội dung chung nhất có thể áp dụng cho mọi tổ
chức.
-Chia các công việc, các nhiệm vụ phải thực
hiện thành những vấn đề, nhiệm vụ cụ thể theo
yêu cầu vận hành sao cho công viẹc có thể giải
quyết đúng yêu cầu đặt ra.
-Tập hợp các nhiệm vụ đã đợc xác định thành
các vị trí để điều hành theo một trật tự thích
hợp. Các vị trí này phải thoả mãn yêu cầu quản
lý đợc và có liên hệ với nhau trong quá trình
giải quyêt các công việc đặt ra.

Nh thế đối với nội dung này các nhà quản lý có
trách nhiệm phản làm sáng tỏ vị trí của các
nhiệm vụ do mình đề ra và sắo xếp trong cơ
quan, đơn vị, tổ chức. Điều này rất có ý nghĩa,
bởi lẽ chính nó sẽ cho phép nhà quản lý nắm đợc toàn bộ quá trình vận hành công việc trong
cơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời khi cần
thiết.
-Lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm
vụ;
-Bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiện
khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ.
-Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận

trong tổ chức gắn mục tiêu của tổ chức với mục
tiêu chung.
-Bố trí nhân sự dựa trên các nguyên tắc cơ bản
về quyền hạn và trách nhiệm; nguyên tắc thay
thế lẫn nhau, nguyên tắc hình chóp.
-Xây dựng mối liên hệ công tác giữa các bộ
phạn trong cơ quan, tổ chức với các nhà quản lý
tạo ra sự thống nhất nội bộ.
*Các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải
phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ quan,
chơng trình kế hoạch công tác quy hoạch kế
hoạch của đơn vị tạo lên sự phối hợp tác động tơng hỗ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
Công tác văn th
Câu 1: Công tác văn th có ý nghĩa nh thế nào
trong hoạt động quản lý Nhà nớc? Nội dung
công tác văn th gồm những hoạt động gì?
Công văn của Cục Lu trữ Nhà nớc số
55/CV/TCCB ngày 01/03/1991 về hớng dẫn
thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch
Hội đồng Bộ trởng đã đa ra quan điểm về công
tác văn th nh sau: "Công tác văn th là toàn bộ
quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá
trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản
lý của cơ quan. Mục đích chính của công tác
văn th là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những

12


tài liệu, văn kiện đợc soạn thảo quản lý và sử

dụng theo các nguyên tắc của công tác văn th là
phơng tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của
các cơ quan có hiệu quả".
Đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn th
là hoạt động không thể thiếu đợc. Làm tốt công
tác văn th sẽ bảo đảm cho hoạt động này có
những ý nghĩa sau đây.
-Công tác văn th đảm bảo thông tin cho hoạt
động quản lý của cơ quan giúp cho việc giải
quyết mọi công việc của cơ quan đợc nhanh
chóng, chính xác, có năng suất chất lợng đúng
đờng lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ.
-Công tác văn th tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật
của Đảng và Nhà nớc, ngăn chặn việc sử dụng
công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm
những việc phi pháp.
-Công tác văn th có nề nếp sẽ góp phần giảm
bớt những công văn, giấy tờ không cần thiết, tiết
kiệm đợc công sức và tiền của.
Ngoài ra, công tác văn th giúp cho việc giữ gìn
đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục
vụ tra cứu giải quyết công việc trớc mắt và nộp
lu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Nội dung của công tác văn th bao gồm 3 nhóm
công việc:
1-Xây dựng và ban hành các văn bản:
-Soạn thảo văn bản
-Duyệt văn bản
-Đánh máy, nhân bản
-Ký, ban hành văn bản

2-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong
hoạt động của cơ quan:
-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
-Tổ chức chuyển giao văn bản đi
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
3-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
-Đóng dấu văn bản.

-Quản lý và bảo quản con dấu.
Câu 2: Trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ
chủ yếu của công tác văn th. Trình bày thực tế
thực hiện các khâu này ở cơ Anh (chị) công tác
(hoặc thực tế nói chung). Để đổi mới công tác
văn th phải làm gì?.
Công tác văn th bao gồm các khâu nghiệp vụ
chủ yếu sau đây:
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-Tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
-Công tác lặp hồ sơ.
-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn
th
Các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội
dung quy trình thực hiện phức tạp. Chính vì vậy
trong khuôn khổ một bài viết nhỏ chỉ có thể
trình bày những nét khái quát chung nhất của

mỗi nghiệp vụ.
1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
Nghiệp vụ này đợc thực hiện dựa trên một số
nguyên tắc: Nguyên tắc mọi văn bản đến đều
phải qua văn th cơ quan; nguyên tắc chuyển văn
bản đến cho thủ trởng cơ quan chánh văn
phòng trớc khi phân phối cho các cá nhân đơn
vị giải quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyên
tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính
xác, bảo đảm bí mật.
Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến
gồm 8 bớc.
+Nhận văn bản đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn
bản .
+Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản đợc
chia thành hai loại.
-Loại không phải bóc bì: Thờng báo tin, sách
báo, th đích danh, văn bản của Đảng, đoàn thể,
văn bản mật.
-Loại phải bóc bì. Các văn bản còn lại.

13


+Bóc bì văn bản: Bảo đảm nguyên tắc u tiên.
-Bóc đúng các bớc bảo đảm sự nguyên vẹn của
văn bản.
-Có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với
thông tin trên bì và phiếu gửi.
+Đóng dấu đến, số đến ngày đến: Dấu đến đợc

đóng dới số ký hiệu hoặc khoảng trống giữa tác
giả và tiêu đề.
+Vào sôe đăng ký:
-Ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản.
-Có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ,
đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
+Trình văn bản:
-Tuỳ thuộc vào chế độ văn th ở mỗi cơ quan.
+Chuyển giao văn bản:
-Bảo đảm đúng đối tợng, kịp thời, thích ứng.
+Theo dõi việc giải quyết văn bản đến:
2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:
Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua
văn th để đăng ký vào sổ và làm thủ tục phát
hành thủ tục, phát hành chỉ đợc thực hiện đối
với các văn bản đạt yêu cầu nội dung và hình
thức.
Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
1-Soát lại văn bản:
-Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản.
2-Vào sổ đăng ký văn bản đi.
-Ghi số của văn bản: Số văn bản đợc ghi liên tục
từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01đến hết ngày
31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung
hoặc cho từng loại.
-Ghi ngày, tháng của văn bản: Nguyên tắc
chung văn bản gửi đi ngày nào gửi đi ngày ấy.
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp
dụng pháp luật đề ngày, tháng là thời điểm ký
ban hành.

-Đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu.
-Vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn
các điểm cần thiết của văn bản đi.
3-Chuyển giao văn bản đi:

Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an
toàn đối với văn bản đi.
4-Lu văn bản đi: Lu tại bộ phận soạn thảo 01
bản, lu tại văn th cơ quan 01 bản.
3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ:
áp dụng các nguyên lý chung của mỗi văn bản
nơi quản lý văn bản.
4.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:
Nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc
thù:
-Xác định đúng mức độ mật.
-Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lu
hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận, vận chuyển
và tiêu huỷ các văn bản mật.
-Văn th cơ quan không đợc phân công nhiệm vụ
phụ trách văn bản mật chỉ vào sổ bì ngoài văn
bản và chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm
giải quyết.
-Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an
toàn theo quy định của Nhà nớc, có ký nhận
kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt.
-Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong
chỉ Thủ trởng cơ quan và những ngời đợc uỷ
quyền mới đợc bóc văn bản.
-Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản

mật và chia làm 2 phần: văn bản mật đi và văn
bản mật đến.
5-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ
quan trọng trong công tác văn th, là vấn đề liên
quan đến quyền lực của cơ quan.
Việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : Nội dung con dấu phải trung với tên cơ quan
ban hành văn bản;
-Đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính
thức, đúng thẩm quyền, không đóng dấu khống;
-Đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu
mực dấu.
-Việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý
đặc biệt.

14


-Ngời quản lý con dấu do Thủ trởng cơ quan
hoặc Chánh văn phòng quyết định và phải có
tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy
định.
-Việc quản lý con dấu đợc đảm bảo bằng các
thiết bị an toàn, không đợc mang dấu về nhà, đi
công tác (trừ trờng hợp đặc biệt).
6-Công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan
trọng của công tác văn th.
-Trong cơ quan căn cứ vào đặc trng văn bản có
4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc,

hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
Vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để
thực hiện cho năm mới. Danh mục hồ sơ là bản
liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ
quan cần phải lập trong năm và đợc duyệt theo
một chế độ nhất định. Danh mục hồ sơ có vai
trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống
nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí
nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác
này đợc thuận lợi.
Quy trình lập hồ sơ đợc thực hiện trên cơ sở các
bớc sau đây:
-Mở hồ sơ: cán bộ đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ
viết tiêu đề.
-Phân loại văn bản, tài liệu đa vào hồ sơ.
-Sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-Biên mục hồ sơ.
-Đóng quyển
-Nộp lu hồ sơ.
Để đổi mới công tác văn th hiện nay đòi hỏi
phải có sự đổi mới trên nhiều phơng diện, liên
quan đến nhiều chủ thể.
-Trớc hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản
pháp luật, điều chỉnh hớng dẫn công tác văn th.
Một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa
học, không hợp lý dẫn đến sự yếu kém của công
tác văn th.

-Đổi mới quan niệm t duy về công tác văn th,
vai trò của công tác văn th.

-Xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm
chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên Văn
phòng trong tình hình mới.
-Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về
công tác văn th thẩm định và áp dụng vào thực
tiễn.
-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
công tác văn th.
Câu 3: Trình bày nguyên tắc, phơng pháp tổ
chức giải quyết và quản lý "Công văn đến". Đối
với nghiệp vụ này, thực tế thờng mắc những sai
lầm gì?
ở đây cần có sự thống nhất về cách hiểu khái
niệm "Công văn đến". Khái niệm công văn có
thể đợc nhìn nhận trên hai góc độ: Theo nghĩa
hẹp công văn là khái niệm chỉ tên loại văn bản,
theo nghĩa rộng nó liên quan đến công văn, giấy
tờ nói chung tức là các văn bản tài liệu. Trong
nội dung câu hỏi cần hiểu tổ chức giải quyết và
quản lý "Công văn đến" là tổ chức giải quyết và
quản lý văn bản đến.
Nghiệp vụ này đợc thực hiện dựa trên các
nguyên tắc cơ bản sau đây:
-Mọi công dân đến đều phải qua văn th cơ quan
để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất.
-Công văn đến phải chuyển đến Thủ trởng cơ
quan, Chánh Văn phòng hoặc Trởng phòng
hành chính trớc khi phân phối cho các đơn vị cá
nhân có trách nhiệm giải quyết.
-Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải đợc

bàn giao, ký nhận rõ ràng.
-Khi giải quyết văn bản phải đảm bảo các yêu
cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật
theo các quy định của Nhà nớc.
Phơng pháp tổ chức giải quyết và quản lý "Công
văn đến" là cách thức , biện pháp mà bộ phận
văn th sử dụng để thực hiện nghiệp vụ này. Thực
chất ở đây là vấn đề quy trình tổ chức giải quyết

15


văn bản đế nhng đi sâu vào nội dung phải làm
nh thế nào?
-Nhận văn bản đến: Văn th kiểm tra bì của văn
bản xem có đúng địa chỉ hay không? Phong bì
th có bị bóc trớc không?
-Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn th căn cứ
vào các tiêu chuẩn đề phận loại văn bản đến chủ
yếu văn th làm theo tiêu chí loại không phải bóc
bì và loại phải bóc bì.
-Bóc bì văn bản: văn th lựa chọn công văn nào
vần phải bóc trớc.
+Bóc bì văn bản bằng phơng pháp thủ công
hoặc bằng máy bóc bì văn bản.
-Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến.
+Dấu đến phải đóng rõ ràng thống nhất vào
khoảng trống dới số, ký hiệu, trích yếu hoặc
khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề công văn
-Vào sổ đăng ký:

+văn th căn cứ vào các yếu tố thể thức của công
văn đến ghi lại các thông tin cơ bản về số, ký
hiệu, ngày tháng, trích yếu
+Theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lợng
văn bản đến văn th lựa chọn hình thức đăng ký
cho phù hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký
bằng thẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
-Trình văn bản: Chế độ trình văn bản đợc thực
hiện theo chế độ văn th của từng cơ quan.
-Chuyển giao văn bản: Văn th đóng vai trò là
ngời chuyển giao văn bản.
-Chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng
hệ thống băng chuyền tự động; hệ thống vận
chuyển bằng hơi nén.
-Theo dõi giải quyết văn bản: Quy trình tổ chức
giải quyết và quản lý văn bản đến đợc quy định
chặt chẽ trong thực tế có nhiều sai phạm. Cụ thể
là:
-Tình trạng thiếu tôn trọng các bớc trong quá
trình làm theo các thói quen hành chính.

-Thực hiện một số khâu bớc mang tính chất
hình thức không đạt yêu cầu: Nhận văn bản, bóc
bì và đăng ký vào sổ.
-Chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu
khoa học, máy móc để dồn công văn đến cho
lãnh đạo; chuyển văn bản đến không đúng đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm.
Câu 4: Trình bày các bớc, các nguyên tắc cần
tiến hành trong quy trình gỉ công văn đi. thực tế

khâu nghiệp vụ này thờng mắc phải những sai
lầm gì?
Những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
-Mọi công văn đi đều phải qua văn th, đăng ký,
đóng dẫn và làm các thủ tục gửi đi.
-Văn th chỉ tiếp nhận để phát hành những văn
bản đã đợc đánh máy đúng quy định sạch sẽ,
không sửa chữa, tẩy xoá và phải kiểm tra thủ tục
hành chính đăng ký số, ngày tháng của văn bản
trớc khi truyển bộ phận đánh máy nhân bản
đúng số lợng và thời gian yêu cầu.
#Các bớc tiến hành nghiệp vụ:
-Bớc 1: Soát lại văn bản: Kiểm tra các phần và
thể thức văn bản đã đúng quy định của pháp
luật. Nếu phát hiện có sai sót thì báo với ngời có
trách nhiệm sửa chữa hoàn thiện.
-Bớc 2: Vào sổ đăng ký vă bản đi.
+Ghi số của văn bản: Số văn bản đợc ghi liên
tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01 - 01 đến ngày
31 - 12 mỗi năm.
+Ghi ngày tháng của văn bản: Về nguyên tắc
văn bản gửi đi ngày nào thì ghi ngày ấy. Ngày
tháng đợc ghi ở phía trên đầu văn bản để tiện
việc vào sổ, việc sắp xếp lu trữ và tìm kiếm văn
bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn
bản áp dụng pháp luật thì đề ngày là thời điểm
ký ban hành.
+Đóng dấu: Văn bản phải có chữ ký hợp lệ mới
đóng dấu không đợc đóng dấu không. Dấu đóng
trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái chữ ký.

16


+Vào sổ văn bản đi cần đầy đủ chính xác, rõ
ràng vào từng cột mục những điểm cần thiết của
văn bản để số ký hiệu, ngày tháng nơi gửi nơi
nhận
-Bớc 3: Chuyển giao văn bản đi.
Văn bản phải đợc chuyển ngay trong ngày,
chậm nhất là vào sáng ngày hôm sau ngày làm
thủ tục phát hành. Riêng văn bản có mức độ
khẩn thì văn th làm thủ tục phát hành ngày khi
nhận đợc văn bản thì các bộ phận đơn vị.
Văn bản đợc gửi trực tiếp hoặc gửi bằng đờng bu điện nhng phải có sổ chuyển giao văn bản và
ngời nhận phải ký vào sổ.
Bì đựng văn bản tuên theo các quy định về kích
thớc của bu điện. Bì văn bản ghi rõ ràng tên cơ
quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận văn bản
số, ký hiệu số lợng văn bản (nếu có).
Chỉ gửi văn bản cho những cơ quan đợc nêu
trong phần nơi nhận. Sau khi văn bản, đa văn
bản lên mạng tin học và phải bảo đảm các yêu
cầu về thể thức.
-Bớc 4: Công văn đi đợc lu ít nhất 2 bản một
bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở cấp
thừa hành; 01 bản lu văn th tra tìm phục vụ khi
cần thiết.
Khuyết điểm lớn nhất là ở bớc soát lại văn bản.
Đây là bớc kiểm tra các phần, thể thức xem đã

đúng theo các quy định của pháp luật cha. Nó
có vai trò quan trọng đến hiệu lực, hiệu quả thực
hiện văn bản, giá trị pháp lý của văn bản. Tuy
nhiên bớc này còn thực hiện đại khái. Đó là
nguyên nhân các văn bản đi còn có tình trạng
sai thiếu vi phạm các yêu cầu về thể thức không
bảo đảm các yêu cầu về nội dung kỹ thuật soạn
thảo ngôn ngữ.
-Bớc vào sổ đăng ký văn bản đi cũng đợc thực
hiện cha tốt việt đăng ký vào sổ nhiều khi mang
tính hình thức không rõ ràng không chính xác
dẫn đến khó khăn khi nghiên cứu tìm hiểu, kiểm
tra

Câu 5: Trình bày nguyên tắc, phơng pháp tổ
chức quản lý công văn nội bộ và công văn mật.
Thực tế hiện nay khâu nghiệp vụ này thờng mắc
những khuyết điểm gì.
Các nguyên tắc tổ chức quản lý công văn nội bộ
và mật.
Các văn bản nội bộ phải qua văn th cơ quan để
vào sổ đăng ký thống nhất quản lý.
-Văn bản phải đợc chuyển giao cho những ngời
có trách nhiệm phải giải quyết quản lý đúng
thẩm quyền.
-Việc chuyển giao phải đợc ký nhận rõ ràng.
-Thực hiện các quy định của Nhà nớc về phổ
biến, lu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận,
chuyển giao, tiêu huỷ văn bản mật.
Phơng pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ.

-Vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: Mỗi loại văn
bản nội bộ cũng phải vào sổ đăng ký riêng trong
đó nêu rõ: số, ký hiệu, ngày tháng ký, ngời ký
trích yếu nội dung, ngời nhận, nơi nhận, ký
nhận.
-Lập hồ sơ: Tuỳ nội dung, tính chất của từng
loại văn bản và tiểu huỷ những công văn không
còn giá trị.
Phơng pháp tổ chức quản lý văn bản mật.
-Vào sổ đăng ký: Văn th cơ quan không đợc
giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ vào
sổ bì ngoài bì văn bản. Bì văn bản mật có "dấu
chỉ ngời có tên mới đợc bóc bì" văn th cơ quan
cũng chỉ vào sổ ngoài bì. Chỉ bộ phận đợc giao
nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký
vào sổ bì trong văn bản.
-Những ngời đợc giao nhiệm vụ cung cấp phổ
biến tài liệu mật phải thực hiện đúng các quy
định về chế độ bảo mật. Các cơ quan tổ chức có
nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải
đợc sự cho phép của thủ trởng cơ quan có tài
liệu mật. Việc sao chụp tài liệu mật phải đăng
ký với văn th: Phiếu đăng ký phải ghi rõ nội

17


dung sao chụp, số lợng, mục đích họ tên ngời sử
dụng, địa chỉ. Văn th thực hiện đúng quy định
vào sổ lu phiếu đăng ký à chịu trách nhiệm về

công tác bảo mật ở khâu mình thực hiện.
-Tài liệu mật đợc bảo quản trong các thiết bị an
toàn (hòm kết). Tài liệu "tuyệt đối", tối mật" đợc bảo quản ở những hồ sơ mật trực tiếp theo sự
chỉ đạo của thủ trởng cơ quan quyết định.
-Các công văn mật đợc lu trong hồ sơ riêng.
Việc lập hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của
thủ trởng cơ quan.
-Tiêu huỷ: Các bản in thử, giấy nến, giấy than
liên quan đến tài liệu mật không cần lu phải tiêu
huỷ.
Nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nớc ta
cho đến nay đợc thực hiện có hiệu quả bảo đảm
đợc bí mật của Đảng, của Nhà nớc trong điều
kiện giao lu quốc tế và quốc tế hoá đang phát
triển mạnh trên thế giới. Tuy nhiên do một số
yếu kém về chất lợng của đội ngũ nhân viên văn
th phục trách về công tác bảo mật dẫn đến có
những sai phạm trong quá trình đăng ký vào sổ
quản lý văn bản mật vi phạm quyền hạn gây nên
các xao trộn trong hoạt động quản lý (mặc dù
hậu quả không lớn).
Đối với việc quản lý văn bản nội bộ có thể thấy
tình hình chung là cha đợc quan tâm đúng mức
cha thấy hết ý nghĩa của việc quản lý văn bản
nội bộ. Từ đó dẫn đến việc nhân viên phụ trách
kiêm nhiệm tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất
không đáp ngs đợc yêu cầu.

#Việc quản lý văn bản trong cơ quan nhằm hai
mục đích.

*Quản lý văn bản để quản lý công việc để có cơ
sở kiểm tra, theo dõi, chỉ đạo và đánh giá hoạt
động của cơ quan.
*Bảo vệ đợc các bí mật của cơ quan Nhà nớc .
Nguyên tắc quản lý văn bản.
*Quản lý văn bản theo hệ thống của chúng. Hệ
thống văn bản đợc hình thành do quan hệ giữa
các cơ quan đơn vị tạo lập và sử dụng văn bản
học theo chức năng của cơ quan, đơn vị. Quản
lý theo hệ thống là điều kiện quan trọng để quản
lý toàn diện tổng hợp đối với văn bản, tạo tiền
đề để đánh giá tài liệu văn bản chính xác khoa
học.
*Nguyên tắc giá trị văn bản, giá trị của văn bản
rất đa dạng, không đồng nhất. Các văn bản khác
nhau về hiệu lực pháp lý, thời hiệu áp dụng, tính
chất thông tin. Quản lý theo giá trị mới tạo ra tổ
chức bộ máy quản lý khoa học, phân công phân
cấp hợp lý trong quản lý văn bản.
*Nguyên tắc thời điểm ban hành, hình thành.
Thời điểm hình thành phản ánh tiến triển của
công việc trong thực tế. Các văn bản đợc hình
thành trong các thời điểm đặc biệt có những giá
trị đặc biệt. Chính vì vậy việc quản lý phải căn
cứ vào thời điểm hình thành. Nguyên tắc này
trong một số tài liệu còn đợc gọi là nguyên tắc
tính lịch sử.
#Nội dung của công tác quản lý văn bản.
*Đăng ký vào sổ: Việc đăng ký vào sổ là một
nội dung quan trọng trong quản lý văn bản. Đó

là sự ghi chép lại những điểm cần thiết của văn
bản. Việc đăng ký vào sổ phải bảo đảm chính
xác, rõ ràng, đầy đủ. Đăng ký vào sổ giúp cho
cơ quan nắm đợc số lợng văn bản chủ thể, nội
dung hiệu lực và các phơng diện quan trọng
khác của việc văn bản.
*Lập hồ sơ (Tham khảo ở câu 7, cầu 8, câu 2)

Câu 6: Các nguyên tắc quản lý văn bản trong
cơ quan công tác quản lý văn bản trong cơ quan
gồm nội dung gì?
Quản lý văn bản thực chất là quá trình vận dụng
các công cụ, các phơng pháp quản lý để nắm
vững về số lợng nội dung, tình trạng vật lý,
hiệu lực pháp lý, lịch sử của các văn bản trong
qúa trình hoạt động của cơ quan đơn vị.

18


Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài
liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
kiện hoặc một đối tợng cụ thể hoặc có chung
một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả đợc
hình thành trong quá trình giải quyết công việc
của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một
số cơ quan, một cá nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp
các văn bản hình thành các hồ sơ trong quá
trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và

phơng pháp nhất định.
Công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan
trọng của công tác văn th.
-Trong cơ quan căn cứ vào đặc trng văn bản có
4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc,
hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
Vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để
thực hiện cho năm mới. Danh mục hồ sơ là bản
liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ
quan cần phải lập trong năm và đợc duyệt theo
một chế độ nhất định. Danh mục hồ sơ có vai
trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống
nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí
nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác
này đợc thuận lợi.
Quy trình lập hồ sơ đợc thực hiện trên cơ sở các
bớc sau đây:
-Mở hồ sơ: cán bộ đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ
viết tiêu đề.
-Phân loại văn bản, tài liệu đa vào hồ sơ.
-Sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-Biên mục hồ sơ.
-Đóng quyển
-Nộp lu hồ sơ.
Để đổi mới công tác văn th hiện nay đòi hỏi
phải có sự đổi mới trên nhiều phơng diện, liên
quan đến nhiều chủ thể.
-Trớc hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản
pháp luật, điều chỉnh hớng dẫn công tác văn th.

Một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa
học, không hợp lý dẫn đến sự yếu kém của công
tác văn th.
-Đổi mới quan niệm t duy về công tác văn th,
vai trò của công tác văn th.
-Xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm
chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên Văn
phòng trong tình hình mới.
-Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về
công tác văn th thẩm định và áp dụng vào thực
tiễn.
-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
công tác văn th.
Vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của
công tác văn th, là khâu bản lề của công tác lu
trữ.
-Công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân
viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa
học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý
kiến và giải quyết công việc giúp cho việc giữ
gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lu
trữ.
-Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công
việc của cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ
một cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ
vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản hồ sơ có
giá trị tránh đợc việc lập hồ sơ trùng lập.
*Tiêu huỷ văn bản: Việc tiêu huỷ văn bản đợc

thực hiện đối với những văn bản đã thực sự kết ý
nghĩa, giá trị. Để xác định tài liệu văn bản có
cần thiết phải bị tiểu huỷ cơ quan phải thành lập
hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng này
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trởng cơ quan.
Câu 7: Có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò
của công tác lập hồ sơ trong hoạt động của cơ
quan? Trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ:
Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài
liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự

19


kiện hoặc một đối tợng cụ thể hoặc có chung
một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả đợc
hình thành trong quá trình giải quyết công việc
của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một
số cơ quan, một cá nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp
các văn bản hình thành các hồ sơ trong quá
trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và
phơng pháp nhất định.
Vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của
công tác văn th, là khâu bản lề của công tác lu
trữ.
-Công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân
viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa
học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý

kiến và giải quyết công việc giúp cho việc giữ
gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lu
trữ.
-Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công
việc của cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ
một cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ
vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản hồ sơ có
giá trị tránh đợc việc lập hồ sơ trùng lập.
* Các loại hồ sơ:
-Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp bản sao các văn
bản pháp quy về một công tác nghiệp vụ làm
căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày.
Hồ sơ nguyên tắc có thể bao gồm bản soa văn
bản của nhiều năm, không thuộc diện hồ sơ nộp
lu của cơ quan.
-Sắp xếp văn bản trong hồ sơ nguyên tắc theo
từng vấn đề, từng sự việc. Trong từng vấn đề,
từng sự việc lại sắp xếp theo th tự thời gian.
-Sắp xếp, hệ thống hoá các tập công báo đầy đủ
là những hồ sơ nguyên tắc rất cần thiết cho cơ
quan, đơn vị.
-Hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác,
đáng tin cậy để thủ trởng cơ quan nghiên cứu và

sử dụng cán bộ. Bởi vậy hồ sơ nhân sự không
thể thiếu đợc trong hoạt động quản lý Nhà nớc .
-Hồ sơ nhân sự thờng đợc bảo quản trong các
túi theo mẫu thống nhất. Việc sắp xếp tài liệu,
văn bản trong túi hồ sơ và theo qúa trình phát
sinh, phát triển và kết thúc vấn đề sự việc của

cán bộ đó.
Phòng tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự
theo trách nhiệm: phân cấp và phan loại, sắp
xếp theo đặc trng vần chữ cái kết hợp với đặc trng cơ cấu đơn vị. Hồ sơ nhân sự thuộc loại tài
liệu mật nên phải có quy chế bảo mật khi khai
thác, sử dụng hồ sơ.
-Hồ sơ trình duyệt:
Mỗi cán bộ nghiên cứu trình thủ trởng duyệt, ký
văn bản không chỉ đơn thuần đa ra một văn bản
dự thảo đó mà phải kèm theo những văn bản
khác có liên quan và tập hợp vào trong hồ sơ
trình duyệt. Qua đó thủ trởng cơ quan có thêm
điều kiện nghiên cứu để duyệtm, phê chuẩn văn
bản, dự thảo.
#Hồ sơ trình duyệt thờng gồm 2 phần:
Phần I: Những văn bản nguyễn tắc làm cơ sở
cho dự thảo văn bản trình duyệt- những văn bản
yêu cầu đề nghị giải quyết và những văn bản mà
cán bộ tiến hành điều tra nghiên cứu sự việc đó.
Phần II: Dự thảo văn bản trình duyệt và các văn
bản có liên quan.
-Hồ sơ công vụ là tập hợp các văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình giải quyết một công
việc cụ thể. Sau khi công việc kết thúc hoặc
theo quy định của pháp luật đến một thời hạn,
hồ sơ này phải đợc nộp lu.
* Quy trình lập hồ sơ công cụ:
1.Mở hồ sơ: Mở hồ sơ là việc cán bộ đợc giao
nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi năm ghi tiêu đề
hồ sơ vào bìa hồ sơ căn cứ vào danh mục hồ sơ

đã dự kiến. Việc ghi tiêu để hồ sơ phải đảm bảo
chính xác ngắn gọn nêu khái quát đợc vấn đề,
sự kiện, nội dung.

20


2.Phân loại sắp xếp văn bản tài liệu đ a vào hồ
sơ:
Sau khi mở hồ sơ, các văn bgản, tài liệu gì liên
quan đến hồ sơ phải tập hợp đầy đủ để đa vào
hồ sơ. Căn cứ vào đặc trng của văn bản tài liệu
để chí thành các hồ sơ. Hồ sơ có thể đợc phân
loại theo các đặc trng:
-Đặc trng tên gọi.
-Đặc trng vấn đề.
-Đặc trng tác giả.
-Đặc trng thời gian.
-Đặc trng giao dịch.
-Đặc trng địa d.
3. Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ:
Các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ phải đợc sắp
xếp một cách khoa học, hợp lý thể hiện đợc sự
liên quan giữa các văn bản giấy tờ trong hồ sơ
và diễn biến của sự việc.
Hồ sơ có thể sắp xếp theo các tiêu chí: Theo tên
loại văn bản; theo thứ tự thời gian, theo trình tự
giải quyết vấn đề trong thực tiễn; theo vấn đề
kết hợp với thời gian theo tác giả kết hợp với
thời gian, theo vần chữ cái

4.Biên mục hồ sơ:
Biên mục hồ sơ là việc giới thiệu khái quát về
thành phần nội dung và các yếu tố khác của hồ
sơ để khai thác tra cứu đợc nhanh chóng, thuận
lợi, tạo điều kiện để bảo quản tốt hồ sơ bao gồm
các công việc (bên trong).
+Đánh số tờ.
+Viết mục lục văn bản.
+Viết tờ kết thúc.
* Biên mục ngoài bìa:
+Ghi tên cơ quan đơn vị lập hồ sơ.
+Ghi số kí hiệu hồ sơ.
+Ghi ngày tháng bất đầu và kết thúc.
+Ghí số tờ; ghi thời hạn bảo quản.
5. Đóng quyển:
Hồ sơ sau khi biên mục xong cần đóng quyển
để cố định trật tự sắp xếp các văn bản tài liệu

trong hồ sơ, giữ cho chúng khỏi bị mất bảo đảm
thuận tiện cho việc nộp lu và sử dụng lâu dài.
6. Nộp lu hồ sơ:
Việp nộp lu hồ sơ chỉ áp dụng đối với các hồ sơ
theo quy trỡnh phi np lu.
Cõu 8: í ngha vai trũ ca cụng tc lp h s
trong hot ng ca c quan . cú bao nhiờu
loi h s? Trỡnh by quy trỡnh lp h s
cụng v.
*Khỏi nim h s
Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài
liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự

kiện hoặc một đối tợng cụ thể hoặc có chung
một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả đợc
hình thành trong quá trình giải quyết công việc
của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một
số cơ quan, một cá nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp
các văn bản hình thành các hồ sơ trong quá
trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và
phơng pháp nhất định.
Vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của
công tác văn th, là khâu bản lề của công tác lu
trữ.
-Công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân
viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa
học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý
kiến và giải quyết công việc giúp cho việc giữ
gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lu
trữ.
-Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công
việc của cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ
một cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ
vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản hồ sơ có
giá trị tránh đợc việc lập hồ sơ trùng lập.
*Vai trũ ca cụng tỏc lp h s.

21


sử dụng cán bộ. Bởi vậy hồ sơ nhân sự không

thể thiếu đợc trong hoạt động quản lý Nhà nớc .
-Hồ sơ nhân sự thờng đợc bảo quản trong các
túi theo mẫu thống nhất. Việc sắp xếp tài liệu,
văn bản trong túi hồ sơ và theo qúa trình phát
sinh, phát triển và kết thúc vấn đề sự việc của
cán bộ đó.
Phòng tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự
theo trách nhiệm: phân cấp và phan loại, sắp
xếp theo đặc trng vần chữ cái kết hợp với đặc trng cơ cấu đơn vị. Hồ sơ nhân sự thuộc loại tài
liệu mật nên phải có quy chế bảo mật khi khai
thác, sử dụng hồ sơ.
-Hồ sơ trình duyệt:
Mỗi cán bộ nghiên cứu trình thủ trởng duyệt, ký
văn bản không chỉ đơn thuần đa ra một văn bản
dự thảo đó mà phải kèm theo những văn bản
khác có liên quan và tập hợp vào trong hồ sơ
trình duyệt. Qua đó thủ trởng cơ quan có thêm
điều kiện nghiên cứu để duyệtm, phê chuẩn văn
bản, dự thảo.
#Hồ sơ trình duyệt thờng gồm 2 phần:
Phần I: Những văn bản nguyễn tắc làm cơ sở
cho dự thảo văn bản trình duyệt- những văn bản
yêu cầu đề nghị giải quyết và những văn bản mà
cán bộ tiến hành điều tra nghiên cứu sự việc đó.
Phần II: Dự thảo văn bản trình duyệt và các văn
bản có liên quan.
-Hồ sơ công vụ là tập hợp các văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình giải quyết một công
việc cụ thể. Sau khi công việc kết thúc hoặc
theo quy định của pháp luật đến một thời hạn,

hồ sơ này phải đợc nộp lu.
* Quy trình lập hồ sơ công cụ:
1.Mở hồ sơ: Mở hồ sơ là việc cán bộ đợc giao
nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi năm ghi tiêu đề
hồ sơ vào bìa hồ sơ căn cứ vào danh mục hồ sơ
đã dự kiến. Việc ghi tiêu để hồ sơ phải đảm bảo
chính xác ngắn gọn nêu khái quát đợc vấn đề,
sự kiện, nội dung.

Lp h s l khõu cui cựng, quan trng ca
cụng tỏc vn th, l khõu bn l ca cụng tỏc
lu tr , trong ú hỡnh thnh nhng h s phn
ỏnh trung thc, y hot ng ca c quan .
to cn c chớnh xỏc gii quyt nhanh
chúng , ỳng n v cú hiu qu cụng vic ca
c quan v mi cỏn b , cụng chc.
-lm tt cụng tỏc lp h s s gúp phn gi gỡn
bớ mt ca ng, nh nc v c quan , hn ch
c vn bn , giy t vụ dng hoc b sút
nhng ti liu quý him
-lp h s phi phn ỏnh ỳng n chc nng,
nghim v ch yu ca c quan n v, phn
ỏnh c hot ng chớch yu ca c quan cỏc
thi k
-cỏc vn bn, ti liu phi cú giỏ tr ng u,
v phi cú mi quan h logớc vi nhau v mt
vn , 1 s vic hoc 1 ngi
-h s cú ý ngha trong vic s dng v tra tỡm
cỏc thụng tin khi cn thit
*Các loại hồ sơ:

-Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp bản sao các văn
bản pháp quy về một công tác nghiệp vụ làm
căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày.
Hồ sơ nguyên tắc có thể bao gồm bản soa văn
bản của nhiều năm, không thuộc diện hồ sơ nộp
lu của cơ quan.
-Sắp xếp văn bản trong hồ sơ nguyên tắc theo
từng vấn đề, từng sự việc. Trong từng vấn đề,
từng sự việc lại sắp xếp theo th tự thời gian.
-Sắp xếp, hệ thống hoá các tập công báo đầy đủ
là những hồ sơ nguyên tắc rất cần thiết cho cơ
quan, đơn vị.
-Hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác,
đáng tin cậy để thủ trởng cơ quan nghiên cứu và

22


2.Phân loại sắp xếp văn bản tài liệu đ a vào hồ
sơ:
Sau khi mở hồ sơ, các văn bgản, tài liệu gì liên
quan đến hồ sơ phải tập hợp đầy đủ để đa vào
hồ sơ. Căn cứ vào đặc trng của văn bản tài liệu
để chí thành các hồ sơ. Hồ sơ có thể đợc phân
loại theo các đặc trng:

trong khong thi gian nht nh c xp vo

lợi, tạo điều kiện để bảo quản tốt hồ sơ bao gồm
các công việc (bên trong).

+Đánh số tờ.
+Viết mục lục văn bản.
+Viết tờ kết thúc.
*Biên mục ngoài bìa:
+Ghi tên cơ quan đơn vị lập hồ sơ.
+Ghi số kí hiệu hồ sơ.
+Ghi ngày tháng bất đầu và kết thúc.
+Ghí số tờ; ghi thời hạn bảo quản.
5. Đóng quyển:
Hồ sơ sau khi biên mục xong cần đóng quyển
để cố định trật tự sắp xếp các văn bản tài liệu
trong hồ sơ, giữ cho chúng khỏi bị mất bảo đảm
thuận tiện cho việc nộp lu và sử dụng lâu dài.
6. Nộp lu hồ sơ:
Việc nộp lu hồ sơ chỉ áp dụng đối với các hồ sơ

cựng mt h s

theo quy trỡnh phi np lu. Lu h s l mt

-Đặc trng giao dịch. Cỏc vn bn , ti liu giao

trong nhng nhim v ca cụng ỏc vn th

dch vi mt s c quan khỏc c xp vo

c thc hiờn theo cỏc quy nh ca nh nc

cựng mt h s

nhm bo qun ti liu cú giỏ tr v to iu

-Đặc trng địa d. Cỏc vn bn cú cựng mt a

kin thun li cho vic tra cu, s dng lõu di.

d c xp vo cựng mt h s
3. Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ:
Các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ phải đợc sắp
xếp một cách khoa học, hợp lý thể hiện đợc sự
liên quan giữa các văn bản giấy tờ trong hồ sơ
và diễn biến của sự việc.
Hồ sơ có thể sắp xếp theo các tiêu chí: Theo tên
loại văn bản; theo thứ tự thời gian, theo trình tự
giải quyết vấn đề trong thực tiễn; theo vấn đề
kết hợp với thời gian theo tác giả kết hợp với
thời gian, theo vần chữ cái
4.Biên mục hồ sơ:
Biên mục hồ sơ là việc giới thiệu khái quát về
thành phần nội dung và các yếu tố khác của hồ
sơ để khai thác tra cứu đợc nhanh chóng, thuận

giao np h s c y , cỏn b lu tr

-Đặc trng tên gọi. Cỏc vn bn cú cựng tờn gi
c xp vo cựng mt h s
-Đặc trng vấn đề. Cỏc vn bn cú cựng mt ni
dung c xp vo cựng mt h s
-Đặc trng tác giả. Cỏc vn bn cú cựng mt tỏc
gi c xp vo cựnh my h s

-Đặc trng thời gian. Cỏc vn bn c ban hnh

cn phi hp vi vn th nghiờn cu danh mc
h s np lu ca Cc Lu tr nh nc, khi
giao np h s , ti liu phi lp biờn bn , cú
kốm theo danh sỏch h s, ti liu np lu v
danh sỏch h s , ti liu cũn gi li tip tc
nghiờn cu
Cõu 9.Hóy phõn tớch cỏc c trng lp h
s sau ay "Báo cáo về công tác bảo vệ môi trờng của UBND các quận thuộc địa bàn thành
phố Hà Nội năm 2001".
-Trình bày khái niệm lập hồ sơ.
-Các đặc trng văn bản tài liệu để lập hồ sơ.
-Vận dụng vào tình huống này.

23


Hồ sơ đã nêu đợc lập dựa trên các đặc trng cơ
bản:
-Đặc trng về tên gọi: Các văn bản có cùng tên
loại là báo cáo.
-Đặc trng vấn đề: Các văn bản đề cập đến một
nội dung là công tác bảo vệ môi trờng.
-Đặc trng tác giả: UBND các quận.
- Đặc trng địa d: Các quận thuộc địa bàn Hà
Nội.
*Lu ý: Trong phần ôn tập có vấn đề "Hãy lấy ví
dụ một hồ sơ cụ thể để phân tích cách sắp xếp
trong hồ sơ công vụ" có thể lấy hồ sơ cộng tác

quy hoạch ở một địa điểm nào đó và chỉ ra cách
sắp xếp.
-Theo trình tự giải quyết vấn đề: Văn bản chỉ
đạo, văn bản ..
-Theo vấn đề kết hợp thời gian: Văn bản về các
bớc, các giai đoạn quy hoạch

thi l bin phỏp cú tớnh kh thi trong cụng tỏc
vn th. ú l yờu cu tt yu, bi l ú l tin
cho hot ng qun lý t c hiu qu
cao. gim nh c sc lao dng m li nõng
cao c nng sut lao ng ca cỏn b võn th
lu tr, m bo thụng tin cho cỏn b lónh o,
qun lý , giỳp h a ra c nhng quyt nh
chớnh xỏc, nhanh chúng v kipl thi; phn ỏnh
xu hng phỏt trin ca thc tin khỏch quan,
phự hp vi chin lc phỏt trin khoa hc, ký
thut hin i hoỏ, vi ng li m ng v
Nh nc ó ra .
Hin i hoỏ cụng tỏc vn th l tr phi c
tin hnh trờn nhng nguyờn tc nht nh ú
l:

Cõu 10 Trỡnh by ni dung , ý ngha ca vic

-phi xem xột mi quan h gia nhu cu thc t

hin i hoỏ cụng tỏc vn th, lu tr

v vic trang b cỏc phng tin k thut; trỏnh

#p dng nhng thnh tu khoa hc, s dng

lóng phớ

phng tin k tht hin i trong cụng tỏc vn

-phi tớnh n kh nng, nhu cu trang b cỏc

th

phng tin ng b nõng cao hiu qu s

Thc t hin nay cho thy vic s dng cỏc

dng

phng tin k thut hin i cũn rt hn ch do

Hu ht cỏc cụng vic trong quy trỡnh cụng tỏc

cũn thiu s quan tõm n vic trang b phng

vn th u cú th ỏp dng cỏc phng tin

tin k thut hin i trong cụng tỏc vn th lu

khoa hc, k thut hin i theo hng c khớ

tr do thiu kinh phớ, hn hp v ngõn sỏch,

hoỏ, t ng hoỏ . ú cú th l:

hoc cng cú th do thiu hiu bit v s dng

-cỏc trang thit b dựng trong vic son tho vn

cỏc tớnh nng ca trang thit b hin i dn ti

bn, ghi chộp, nhõn bn nh: mỏy tr in v t

vic s dng chỳng kộm hiu qu

ng, mỏy ghi õm, mỏy sao chp, mỏy

Tuy nhiờn vic ng dng nhng tin b ca

microphim, mỏy v tớnh v mỏy in in tv.v.

khoa hc k thut hin i vo cụng tỏc vn th

-cỏc trang thit b dựng trong vic nhn, gi,

l mt yờu cu tt yu cú tớnh nguyờn tc, ng

ng kớ vn bn nh: mỏy búc phong bỡ, hu

24

phong bỡ, dỏn phong bỡ t ng, ỏnh s vn

-y mnh cụng tỏc nghiờn cu khoa hc v

bn, ghi a ch, úng du tem chuyn vn

cụng tỏc vn th xut phỏt t nhu cu thc t,

bn trong ni b cú thrre dựng bng chuyn t

thm nh v ỏp dng cỏc cụng trỡnh khoa hc

ng, h thng vn chuyn bng hi nộn. c

ó nghiờn cu .

bit hin nay mỏy vi tớnh c s dng rng rói,

-ỏp dng cỏc phng tin khoa hc, k thut

nhiu tớnh nng ca mỏy c ỏp dng cho

hin i theo hng hin i hoỏ cụng tỏc vn

cụng tỏc vn th, thớ d nh ton b cỏc cụng

th lu tr.
Công tác lu trữ
Câu 1: Tài liệu lu trữ là gì? Vài trò của tài liệu l u trữ trong quản lý Nhà nớc?
Tài liệu lữu trữ là những vật mang tin dới dạng

giấy vải, vỏ cây, da thú hoặc dới dạng hình ảnh,
âm thanh đợc hình thành trong qúa trình hoạt
động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩâ
chính trị kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và
các ý nghĩa khác đợc bảo quản trong các kho lu
trữ nhằm phục vụ cho những mục đích nhất
định.
Theo những mục đích và giáp độ tiếp cận khác
nhau chúng ta có những tài liệu lu trữ không
giống nhau. Cách tiếp cận chung những tài liệu
lu trữ có thể chia thành các loại:
Tài liệu hành chính là loại tài liệu phổ biến
nhất.
Tài liệu kỹ thuật là tài liệu đợc hình thành trong
quá trình nghiên cứu khoa học, sản xuất của các
cơ quan hoạt động khoa học, kinh doanh sản
xuất gồm: tài liệu thiết kế, chế tạo máy, thiết kế
xây dựng, tài liệu khí tợng thuỷ văn, trắc địa,
thăm dò mỏ, địa chính.
Tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu này gồm
âm bản dơng bản của các cuốn phim của các
cuốn phim, băng ghi hình, băng ghi âm có giá
trị đợc bảo quản thống kê bằng phơng pháp
riêng, vì tài liệu này đợc chế tác bằng vật liệu
riêng biệt.
Tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu này
bao gồm các bản thảo, các bản nháp, các tác

vic son tho, chuyn vn bn n ngi nhn,
ng kớ vn bn i, n, lp h s, tra cu, cung

cp bn sao u cú th c tin hnh kộp kớn
trong phũng mỏy vi tớnh
#Phng hng i mi cụng tỏc vn th lu
tr .
-trờn c s lut ban hnh vn bn quy phm
phỏp lut, cỏc c quan cú thm quyn ban hnh
cỏc vn bn di lut v cỏc vn bn khỏc nhm
xõy dng mt h thng cỏc vn bn ch o,
hng dn cụng tỏc vn th lu tr .
-R soỏt cỏc vn bn quy nh v cụng tỏc vn
th lu tr, bói b cỏc quy nh trỏi vi lut v
cỏc vn bn ch o, hng dn cụng tỏc vn
th lu tr.
-Quy nh trỏch nhim: trng c quan n
nhõn viờn vn th lu tr u phi thc hin
y v ỳng cỏc quy nh v cụng tỏc vn
th lu tr. Cú ch ti c th x lý cỏc hnh vi
vi phm cỏc quy nh v hot ng vn th lu
tr.
-B trớ nhõn viờn lm cụng tỏc vn th c quan
phi cú tiờu chun v nghip v v php
cht.

25