MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG.doc

Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
MC LC
Trang
Li cm n..................................................................................................................3
t vn ..................................................................................................................5
Chng 1. NHNG VN C BN V VN PHềNG V
QUN TR VN PHềNG........................................................................................7
1.1. Nhng vn c bn v vn phũng...................................................................7
1.1.1. Khỏi nim vn phũng.......................................................................................7
1.1.2. Chc nng ca vn phũng................................................................................8
1.1.2.1. Chc nng tham mu, tng hp...................................................................8
1.1.2.2. Chc nng hu cn........................................................................................8
1.1.3. Nhim v ca vn phũng ....................................9
1.1.4. Vai trũ ca vn phũng......................................................................................13
1.1.5. Nhng yu t nh hng ti hot ng vn phũng........................................14
1.1.5.1. Mụi trng bờn trong t chc.......................................................................14
1.1.5.2. Mụi trng bờn ngoi t chc......................................................................15
1.2. Nhng vn c bn v qun tr vn phũng.....................................................16
1.2.1. Khỏi nim qun tr vn phũng.........................................................................16
1.2.2. Mc tiờu ca qun tr vn phũng.....................................................................17
1.2.3. Vai trũ qun tr vn phũng i vi c quan, doanh nghip............................17
Chng 2. THC T HOT NG VN PHềNG TI CTCP GIM NH
VINACONTROL CHI NHNH HI PHềNG........................................................19
2.1. Gii thiu khỏi quỏt v CTCP giỏm nh Vinacontrol Chi nhỏnh Hi Phũng..19
2.1.1. S hỡnh thnh v phỏt trin CTCP giỏm nh Vinacontrol v Chi nhỏnh ti
Hi Phũng...................................................................................................................19
2.1.2. Lnh vc kinh doanh ca Vinacontrol.............................................................24
2.1.3. C cu t chc ca Vinacontrol Hi Phũng....................................................26
2.1.4. Kt qu hot ng ca Vinacontrol Hi Phũng..............................................30
2.1.4.1. Nhng kt qu t c................................................................................30

2.1.4.2. Mt hn ch...................................................................................................31
2.1.4.3. Tỡnh hỡnh thun li, khú khn......................................................................32
2.2. T chc b mỏy phũng Hnh chớnh-K toỏn.....................................................33
2.2.1. Chc nng, nhim v ca phũng Hnh chớnh-K toỏn...................................33
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 1
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
2.2.2. C cu t chc phũng Hnh chớnh-K toỏn....................................................34
2.2.3. iu kin lm vic ca phũng.........................................................................37
2.3. Ni dung c bn hot ng hnh chớnh vn phũng Vinacontrol Hi Phũng.40
2.3.1. Nghip v thu thp v x lý thụng tin.............................................................40
2.3.2. Nghip v vn th............................................................................................46
2.3.2.1. K thut son tho vn bn...........................................................................47
2.3.2.2. K thut qun lý vn bn n.......................................................................50
2.3.2.3. K thut qun lý vn bn i..........................................................................53
2.3.2.4. K thut qun lý s dng con du................................................................55
2.3.3. Nghip v lu tr.............................................................................................55
2.3.4. Nghip v lp chng trỡnh, k hoch cho c quan, lónh o.......................57
2.3.5. Nghip v t chc hi hp ..............................................................................60
2.3.6. Nghip v l tõn, tip khỏch............................................................................61
2.3.7. Cung cp trang thit b lm vic......................................................................62
Chng 3. MT S GII PHP GểP PHN NNG CAO HIU QU CễNG
TC VN PHềNG TI VINACONTROL HI PHềNG.....................................65
3.1. nh hng chung...............................................................................................65
3.2. Gii phỏp c th...................................................................................................66
3.2.1. Gii phỏp u t con ngi cho phũng HC - KT...........................................66
3.2.2. Gii phỏp k thut i vi mt s nghip v vn phũng c bn....................67
3.2.2.1. Nghip v thụng tin......................................................................................67
3.2.2.2. Nghip v vn th, lu tr............................................................................68
3.2.3. Ci thin hiu qu b trớ, sp xp ni lm vic...............................................69

KT LUN................................................................................................................71
TI LIU THAM KHO..........................................................................................72
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 2
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
LI CM N
Nhõn dp hon thnh bi khoỏ lun tt nghip, em xin gi li cm n ti nh
trng v cỏc thy cụ b mụn qun tr kinh doanh ó ging dy nhng kin thc lý
lun, nghip v trong sut 4 nm qua em cú c s lý lun vit bi.
Em xin chõn thnh cm n s ch bo, giỳp nhit tỡnh ca cỏc cụ chỳ, anh
ch phũng HC-KT, mi ngi luụn sn sng gii ỏp nhng thc mc v hot ng
vn phũng õy hon thnh bi khoỏ lun ny.
c bit, em xin cm n nhng nhn xột, gúp ý, s ch bo tn tỡnh ca cụ giỏo
hng dn TS.Trn Th Thanh Thu bi khoỏ lun ca em hon thin tt nht.
Em xin chõn thnh cm n.
Hi Phũng, ngy 10 thỏng 6 nm 2009
Sinh viờn
Bựi Th Nga
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 3
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
Chỳ thớch:
1. Cỏc ký hiu vit tt trong bi lun vn:
XNK: Xut nhp khu
HC_KT: Hnh chớnh_K toỏn
BG: Ban Giỏm c
PG: Phũng Giỏm nh
PNVTH: Phũng Nghip v tng hp
2. S , bng biu
Hỡnh Ni dung Trang

1 Mụ hỡnh t chc ca Vinacontrol 21
2 S c cu t chc ca Vinacontrol Hi Phũng 26
3 Bng kờ nhõn s Vinacontrol Hi Phũng 28
4 Bng kờ giỏm nh viờn Vinacontrol Hi Phũng 29
5 Bng so sỏnh cỏc ch tiờu doanh thu, li nhun 31
6 S c cu phũng HC_KT 34
7 Bng kờ trang thit b vn phũng (thỏng 12/2008) 39
8 Mu du n 51
9 Mu bỡa s ng ký Cụng vn n 52
10 Mu ni dung ng ký Cụng vn n 52
11 Mu s theo dừi gii quyt cụng vn n 53
12 Mu S cụng vn i 54
13 K hoch o to giỏm nh viờn th vic v tp s (8/2008) 59
14 Mu s chuyn giao vn bn n 69
15 Mu s ng ký vn bn mt 69
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 4
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
đặt vấn đề
1. Lý do chn ti
Cựng vi xu th phỏt trin kinh t quc t, nn kinh t nc ta cng cú
nhng bc phỏt trin nhy vt phự hp vi xu th chung hin nay. T khi Vit
Nam gia nhp WTO v vi ch chớnh tr, xó hi n nh nờn ó thu hỳt nhiu
nh u t n u t vo th trng y tim nng phỏt trin nc ta. Bờn cnh
ú, cng cú khụng ớt thỏch thc v cnh tranh cỏc hng hoỏ, dch v trong nc v
nc ngoi, vn v lao ng Cn c vo iu kin ú cỏc doanh nghip luụn
luụn i mi, t hon thin mỡnh tn dng nhng thi c thun li, hn ch
c nhng khú khn, vt thỏch thc mc tiờu li nhun t hot ng kinh
doanh luụn t c, doanh s nm nay cao hn nm trc.
Trong ú, cụng tỏc vn phũng cú úng gúp khụng nh vo mc tiờu li

nhun, doanh thu m t chc doanh nghip ó t ra. Bi vn phũng l b mỏy tham
mu, giỳp vic, l b phn tng hp qun tr ca cỏc t chc, doanh nghip cú
c nng sut cao nht v hiu qu nht. Vn phũng l tai, l mt, l cỏnh tay ni
di ca lónh o, lm nhim v h tr cho lónh o. Tuy tờn gi cú th khỏc nhau:
Vn phũng, phũng Hnh chớnh - Tng hp, phũng Hnh chớnh - T chc, phũng
Hnh chớnh - K toỏn.nhng u thc hin mt ni dung cú liờn quan n vn
phũng, u thc hin chc nng quan trng ú l: tham mu, tng hp, hu cn.
Hot ng vn phũng vi cỏc nghip v: thụng tin, vn th, lu tr, l tõn,
tip khỏch, cung cp trang thit b lm vicchớnh l nhm m bo cho hot ng
ca c quan, doanh nghip cú hiu qu hn v úng gúp cao hn vo vic thc hin
mc tiờu ca t chc mỡnh. Nu coi nh cụng tỏc vn phũng, vn phũng khụng cú k
cng, hot ng khụng khoa hc thỡ mi cụng vic s b ỏch tc, ỡnh tr, nh
hng khụng tt n hot ng ca c quan t chc, doanh nghip ú. Vỡ vy vic
nõng cao hiu qu hot ng vn phũng l mt yờu cu tt yu t ra cho mi c
quan, doanh nghip.
Nhn thc c vai trũ ca vn phũng v khi tụi c i thc tp ti phũng
Hnh chớnh - K toỏn ca Chi nhỏnh Vinacontrol Hi Phũng, tụi nhn thy cụng
tỏc vn phũng mc dự cú nhiu c gng song vn cũn thiu sút do Chi nhỏnh tp
trung vo thc hin loi hỡnh kinh doanh dch v giỏm nh v cụng tỏc ti chớnh
k toỏn nhiu hn. T nhng lý do trờn nờn em chn ti: Mt s bin phỏp gúp
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 5
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
phn nõng cao hiu qu cụng tỏc vn phũng ti CTCP giỏm nh Vinacontrol Chi
nhỏnh Hi Phũng.
2. Mc ớch v nhim v nghiờn cu
ti khoỏ lun nghiờn cu nhm mc ớch sau:
- Kho cu lý lun nhng vn c bn v vn phũng v qun tr vn phũng
- Mụ t, ỏnh giỏ thc t cỏc nghip v vn phũng ti Vinacontrol Hi Phũng
thy c nhng thnh tu, hn ch nhm xut mt s gii phỏp thc hin

hot ng vn phũng cho Chi nhỏnh Vinacontrol Hi Phũng.
3. i tng v phm vi nghiờn cu
i tng nghiờn cu gm:
- Nghiờn cu lch s hỡnh thnh
- C cu t chc, chc nng, nhim v ca Chi nhỏnh cng nh phũng HC-KT
- Cỏc ni dung thuc hot ng vn phũng nh: nghip v thu thp, x lý
thụng tin; nghip v lp chng trỡnh, k hoch; nghip v vn th, lu tr; nghip
v l tõn, tip khỏch
- Kt qu hot ng, hn ch, nguyờn nhõn, t ú a ra mt s kin ngh
nhm hon thin v nõng cao hiu qu cụng tỏc vn phũng Vinacontrol Chi
nhỏnh Hi Phũng.
Phm vi nghiờn cu l Chi nhỏnh Vinacontrol Hi Phũng trong thi gian t
16/02 10/6/2009.
4. Phng phỏp nghiờn cu
Bi khoỏ lun cú s dng mt s phng phỏp lun sau:
- Phng phỏp duy vt bin chng
- Phng phỏp phõn tớch
- Phng phỏp so sỏnh, i chiu
- Phng phỏp thng kờ, tng hp
5. B cc khoỏ lun: gm 3 chng
Chng 1. Nhng vn c bn v vn phũng v qun tr vn phũng
Chng 2. Thc t hot ng vn phũng ti CTCP giỏm nh Vinacontrol Chi
nhỏnh Hi Phũng
Chng 3. Mt s bin phỏp gúp phn nõng cao hiu qu cụng tỏc vn phũng
ti Vinacontrol Hi Phũng
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 6
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
Chng 1. NHNG VN C BN V VN PHềNG V
QUN TR VN PHềNG

1.1. Nhng vn c bn v vn phũng
1.1.1. Khỏi nim vn phũng
Vn phũng thng c hiu theo nhiu ngha khỏc nhau v mi quc gia
trong tng thi k lch s cựng vi s phỏt trin kinh t - xó hi, s tin b ca
khoa hc qun lý, cỏch hiu v vn phũng cng cú s thay i v phỏt trin.
Khi nhỡn vo cụng vic hng ngy ca vn phũng mi c quan, t chc
ngi ta thng ngh n mt b phn ch lm nhng cụng vic liờn quan n cụng
tỏc vn th, vn phũng thiờn v vic thu nhn, bo qun, lu tr cỏc loi cụng vn,
giy t, con du, gii quyt cỏc cụng vic hnh chớnh hng ngy hoc vn phũng l
ni lm cụng vic phc v, hu cn, bo v
Bờn cnh ú, vn phũng thng gn vi mt a im c th nờn vn phũng
cũn c hiu l tr s lm vic, l a im giao tip, i ni, i ngoi ca c
quan, doanh nghip. Vớ d nh: Vn phũng Cụng ty, Vn phũng UBND, Vn
phũng trng
Vn phũng cũn c gi l phũng lm vic c th ca lónh o hoc phũng
lm vic ca mt s cỏ nhõn cú chc danh c phỏp lut tha nhn vi tờn gi
nh: Vn phũng Giỏm c, Vn phũng Ngh s, Vn phũng Lut s, Vn phũng
Kin trỳc s
Trong cỏc c quan, doanh nghip, vn phũng c hiu nh mt b mỏy
tham mu, tng hp quan trng, mt cỏnh tay c lc phc v vic iu hnh ca
lónh o. ụi khi vn phũng cũn phn ỏnh s kt hp ca cỏc phũng ban khỏc nhau
nh: phũng Hnh chớnh-K toỏn, phũng Hnh chớnh tng hp, phũng T chc
Hnh chớnh Cc vn phũng ny thc hin chc nng khỏi quỏt ca cỏc n v h
tr, phc v iu hnh cho ton c quan, doanh nghip. Núi theo cỏch khỏc thỡ vn
phũng l hỡnh búng thu nh ca c quan, doanh nghip nh cỏc vn phũng i din
ca t chc, doanh nghip ti cỏc a phng, vựng, khu vc hay nc ngoi.
Theo cun Qun tr Hnh chớnh vn phũng - NXB Thng kờ nm 2008 nh
ngha v vn phũng theo ngha chung nht nh sau: Vn phũng l b mỏy iu
hnh tng hp ca c quan, doanh nghip; l ni thu thp v x lý thụng tin h tr
cho hot ng qun lý; l ni chm lo mi lnh vc dch v hu cn m bo cỏc

iu kin vt cht cho hot ng ca mi c quan, t chc, doanh nghip.
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 7
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
1.1.2. Chc nng ca vn phũng
T lý lun v thc tin cho thy vn phũng l mt thc th tn ti thc
hin vic qun lý thụng tin, phc v cụng tỏc iu hnh ca lónh o. Do ú, vn
phũng cú 2 nhúm chc nng c bn ú l:
- Nhúm chc nng tham mu, tng hp;
- Nhúm chc nng hu cn
1.1.2.1. Chc nng tham mu, tng hp
Cựng vi quỏ trỡnh ci cỏch hnh chớnh, i mi t chc v hot ng ca c
quan, doanh nghip chc nng tham mu, tng hp ca vn phũng ngy cng c
t ra nh chc nng c bn nht ca vn phũng, õy l hot ng cn thit cho
cụng tỏc qun lý.
Trong ú, ni dung ca cụng tỏc tham mu l cỏc hot ng tham vn ca
cụng tỏc vn phũng. Cũn ni dung ca cụng tỏc tng hp l cỏc hot ng thng
kờ, x lý thụng tin d liu phc v thiờt thc cho hot ng qun lý. Ngi lónh
o mun cú c nhng quyt nh ỳng n, khoa hc thỡ khụng th ch da vo
ý chớ ch quan ca mỡnh m cũn phi xột n nhng yu t khỏch quan nh ý kin
tham gia ca cỏc cp qun lý, nhng ngi tr giỳp. Do ú, ũi hi cn phi cú
mt lc lng tr giỳp lónh o trc ht l cụng tỏc tham mu tng hp.
Tham mu nhm gúp phn tỡm kim nhng quyt nh ti u cho quỏ
trỡnh qun lý t hiu qu cao nht. Mt khỏc, kt qu tham vn xut phỏt t vic
thu thp, phõn tớch, tng hp, x lý khoa hc y , chớnh xỏc nhng thụng tin
u vo, thụng tin u ra k c nhng thụng tin phn hi m vn phũng thu thp
c. V cú nhng thụng tin mang tớnh chuyờn sõu thỡ b phn tham mu ca
vn phũng l u mi tip nhn cỏc phng ỏn tham mu t cỏc phũng ban chuyờn
mụn nghip v trong c quan, doanh nghip mỡnh tp hp thnh h thng thmg
nht xut vi lónh o nhng phng ỏn hot ng tng hp.

Nh vy, tham mu cn cú s tng hp v tng hp tham mu. ng
thi vn phũng cú chc nng giỳp lónh o iu ho, phi hp cỏc hot ng
chung trong c quan, doanh nghip mỡnh mt cỏch nhp nhng v khoa hc.
1.1.2.2. Chc nng hu cn
Hot ng ca cỏc c quan, doanh nghip khụng th thiu cỏc iu kin vt
cht nh nh ca, phng tin, trang thit b, cụng c, dng cvn phũng l b
phn cung cp, b trớ, qun lý cỏc iu kin vt cht ú m bo s dng cú
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 8
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
hiu qu nht.
iu kin m bo cho quỏ trỡnh hot ng, phỏt trin c quan, doanh
nghip chớnh l cỏc yu t vt cht, kinh phớ. Song cn phi cú cụng tỏc qun lý
cỏc iu kin ny mt cỏch khoa hc. Do ú mc tiờu c th ca vn phũng chc
nng ny l ngy cng s dng hiu qu, tit kim v theo xu hng xó hi hoỏ cỏc
hot ng phc v.
Túm li, vn phũng l u mi giỳp vic cho lónh o thụng qua 2 chc
nng quan trng trờn. Hai chc nng ny va tn ti c lp va h tr, b sung
cho nhau nhm khng nh s cn thit khỏch quan phi tn ti vn phũng trong
mi c quan, t chc, doanh nghip.
1.1.3. Nhim v ca vn phũng
T cỏc chc nng trờn vn phũng cú nhng nhim v ch yu sau õy: theo
cun Qun tr Hnh chớnh vn phũng - NXB Thng kờ nm 2008)
1 - Xõy dng chng trỡnh, k hoch cụng tỏc ca c quan, doanh nghip.
Mi c quan, doanh nghip u cú nhiu k hoch do cỏc b phn, phũng
ban khỏch nhau xõy dng nhm thc hin mc tiờu, nh hng phỏt trin c quan,
doanh nghip. Vn phũng chớnh l mt b phn tng hp thnh k hoch tng th
cho c quan, doanh nghip v ụn c cỏc b phn, phũng ban thc hin theo
chng trỡnh, k hoch ú, vớ d nh: k hoch sn xut, k hoch o to, k
hoch u t, k hoch ti chớnh Qua k hoch tng th m vn phũng tng hp

ụn c thc hin thỡ cỏc b phn, phũng ban chc nng ca c quan, doanh
nghip s c kt ni mt thit v hot ng ng b hn, phi hp tt trong
cụng vic.
Mt khỏc, vn phũng phi trc tip xõy dng chng trỡnh, k hoch cụng
tỏc hng thỏng, hng quý, hng tun cho chớnh vn phũng v cho lónh o, giỳp
lónh o trin khai thc hin k hoch ú. Vic lp k hoch ny ht sc quan
trng vỡ s trỏnh c tỡnh trng b lụi kộo ca cụng vic hng ngy m lm nh hng
n nhng chng trỡnh cn thit hn. Trong quỏ trỡnh lp k hoch quý, 6 thỏng, thỏng
thỡ vn phũng phi thng xuyờn tng kt a ra nhng vic ó lm, cha lm cú
bin phỏp b sung kp thi. Do ú k hoch luụn phi c lp u tiờn.
2 - Thu thp, x lý, qun lý v s dng thụng tin.
Thụng tin cú nhiu loi nh: thụng tin kinh t, chớnh tr, vn hoỏ, xó hi,
thụng tin ni b, thụng tin bờn ngoi, thụng tin phn hinhng mi c quan,
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 9
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
doanh nghip cng cn phi cú nhng yờu cu c bn v thụng tin. Bi vỡ thụng tin
l ngun, l cn c lónh o a ra nhng quyt nh kp thi, chớnh xỏc. M
thụng tin li cú nhiu loi, trong khi lónh o khụng th t thu thp, x lý tt c
mi thụng tin nờn cn cú b phn tr giỳp, ú chớnh l vn phũng. Vn phũng l
ca s, l b lc thụng tin vỡ tt c cỏc thụng tin n, i u c thu thp, x lý,
chuyn phỏt ti vn phũng.
Vn phũng s phõn loi thụng tin theo cỏc kờnh thớch hp chuyn ti v
lu tr. Hot ng ny cú ý ngha quan trng i vi doanh nghip, bi vỡ cú liờn
quan n s thnh bi, liờn quan n hot ng khụng nhng ca vn phũng m
cũn c c quan, doanh nghip nờn vn phũng cn phi tuõn th nghiờm ngt nhng
quy nh v vn th, lu tr trong qun lý thụng tin.
Cụng tỏc thụng tin ca vn phũng phi c cp nht v tng hp c tỡnh
hỡnh hot ng hng ngy, hng tun trờn tt c cỏc lnh vc ca c quan, doanh
nghip, ca nghnh, lnh vc hot ng kinh doanh kp thi bỏo cỏo cho lónh

o, giỳp lónh o quyt nh cỏc ch trng, bin phỏp ln nhm thc hin chc
nng, nhim v ca c quan, doanh nghip mỡnh v tng hp bỏo cỏo nh k lờn
c quan cp trờn hoc cụng khai trong c quan, doanh nghip mỡnh.
Khi thụng tin c thu thp kp thi, y , chớnh xỏc, c x lý khoa
hc, ỏp ng yờu cu qun lý s giỳp cho lónh o c quan, doanh nghip gii
quyt cụng vic hng ngy, iu ho, phi hp vi cỏc c quan hu quan gii
quyt kp thi cú hiu qu nhng cụng vic thuc chc nng, nhim v ca c
quan, doanh nghip mỡnh
3 - Son tho, phỏt hnh v qun lý vn bn
Vn bn l phng tin ghi tin, chuyn tin hu hiu v chớnh xỏc. Thụng tin
trong vn bn gm cú cỏc thụng tin v chớnh tr, kinh t, xó hi, phỏp lut, chuyờn
mụn Cỏc c quan, doanh nghip s dng vn bn nh mt phng tin hu hiu
thc hin v truyn t cỏc quyt nh qun lý. Tuy vy cụng vic son tho,
ban hnh, x lý v lu tr vn bn trong nhiu c quan, doanh nghip cũn bc l
nhiu sai sút c v ni dung v hỡnh thc. Hin nay ó cú Lut Ban hnh vn bn
quy phm phỏp lut nm 1996, c b sung, sa i nm 2002 v cỏc vn bn
di lut hng dn thng nht vic son tho v ban hnh vn bn nh Thụng t
liờn tch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngy 06 thỏng 5 nm 2005 ca B Ni V
v Vn Phũng Chớnh Ph.
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 10
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
Vn phũng l b phn chu trỏch nhim chớnh trong cụng vic tr giỳp lónh
o v cụng tỏc t chc gii quyt v qun lý vn bn; son tho v ban hnh vn
bn ỳng thm quyn, ỳng trỡnh t th tc, thc hin cỏc yờu cu v ni dung, th
thc vn bn. Do ú van phũng phi nm vng thụng tin u vo, x lý v s dng
thụng tin, thc hin son tho vn bn, õy l nhim v quan trng ca vn phũng.
Vic t chc lu tr thụng tin, vn bn l bin phỏp tr giỳp c lc cho
hot ng ca ngi lm cụng tỏc qun lý. Cụng vic ny gm cú phõn loi, chn
lc, ỏnh giỏ, sp xp thụng tin mt cỏch cú h thng theo nhng phng phỏp

khoa hc bo qun an ton v phc v vic tra cu, khai thỏc s dng phc v
cỏc nhu cu khỏc nhau.
Cụng tỏc lu tr thụng tin, vn bn c t chc tt cũn l vic m bo an
ton, bớ mt thụng tin theo quy nh.
4 - T chc giao tip, i ni, i ngoi.
Vn phũng l b mt ca c quan, doanh nghip, vỡ vy vic t chc cỏc
phũng lm vic, tip khỏch v sp xp tng ngi phự hp vi tng loi cụng vic
l rt quan trng. Mc giao tip rng hay hp, nhiu hay ớt tu thuc vo mc
hot ng qun lý ca mi c quan nhng ch yu din ra ti vn phũng v do
vn phũng t chc. õy l cụng vic u tiờn ca c quan, doanh nghip khi giao
lu, giao tip, hp tỏc kinh doanh, vỡ vy nu t chc tt hot ng ny thi c
quan, doanh nghip ú s to c n tng ban u tt p v cú thin cm vi
khỏch hng, i tỏc. Thy c tm quan trng ca hot ng ny thỡ mi c quan,
doanh nghip cn chỳ ý, quan tõm hn luụn to dng c n tng tt vi cỏc
i tỏc, khỏch hng. cú c thnh cụng ny thỡ cụng vic l tõn, tip khỏch
va phi m bo trang trng, vn minh lch s va phi m bo tit kim, thc
thi ỳng ch .
5 - Xõy dng cng c b mỏy vn phũng v duy trỡ hot ng thng
xuyờn, liờn tc ca vn phũng.
Vn phũng phi xõy dng c mt c cu t chc thớch hp, nng ng,
hiu qu v hng ti mc tiờu hin i hoỏ cụng tỏc vn phũng. Vic chm lo, bi
dng cho cỏn b vn phũng cú nng lc, trỡnh am hiu k thut v nghip v
hnh chớnh l nhim v cp bỏch i vi cỏc c quan, doanh nghip. Vic cng c
b mỏy vn phũng phi c din ra trờn c gúc qun lý v m bo tớnh hin
i ca vn phũng. Nht l khi cụng ngh thụng tin ngy cng phỏt trin nh hin
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 11
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
nay ũi hi cỏc doanh nghip phi n lc, c gng kp vi tc phỏt trin xó
hi núi chung nhng cng phi phự hp vi s phỏt trin ca c quan, doanh

nghip mỡnh.
Vn phũng phi hot ng thng xuyờn, liờn tc trong cỏc lnh vc i ni,
i ngoi, an ninh trt t v bo qun ti sn ca c quan, doanh nghip, nh vy
hot ng ca vn phũng khỏc vi hot ng chuyờn mụn ca c quan, doanh
nghip. Vn phũng phi cú mt b phn lm vic liờn tc 24/24 gi, ngay c khi
doanh nghip ngng hot ng hoc trong nhng ngy ngh cui tun, ngh l tt
thỡ vn phi m bo an ninh trt t v thụng tin luụn c thụng sut.
Ngoi ra, hot ng ca vn phũng gn lin vi hot ng ca lónh o v
cỏc phũng ban, n v khỏc thụng qua chc nng tham mu, hu cn ng thi
cng gn vi hot ng ca cỏc b phn, phũng ban ny thụng qua vic kim tra,
ụn c thc hin. Vy nờn duy trỡ hot ng thng xuyờn, liờn tc ca vn
phũng cn cú s phi hp ng b, mt thit ca cỏc b phn, phũng ban chuyờn
mụn trong c quan, doanh nghip.
6 - Bo m nhu cu hu cn, kinh phớ chi tiờu, qun lý vt t, ti sn ca
c quan, doanh nghip.
õy l nhim v mang tớnh c thự ca vn phũng. Lm tt cụng tỏc hu
cn, vn phũng s gúp phn quan trng vo vic nõng cao hiu qu ca c quan,
doanh nghip. Vic lp k hoch nhu cu, d trự kinh phớ, t chc mua sm trang
thit b hin i, cp phỏt, theo dừi s dng nhm qun lý cht ch cỏc chi phớ vn
phũng kp thi iu chnh cho phự hp v lp k hoch ti chớnh mi theo yờu
cu ca lónh o c quan, doanh nghip.
m bo c v vt cht v kinh phớ chớnh l m bo vic din ra cỏc hot
ng trong c quan, doanh nghip. S dng mt cỏch cú hiu qu v tit kim cú
nh hng trc tip n chớnh hot ng ca c quan, doanh nghip ú nờn cn cú
s qun lý cht ch, khoa hc. Do ú cỏc c quan, doanh nghip cn to iu kin
thun li cho vn phũng hon thnh tt nhim v ca mỡnh.
7 - m bo an ton cho c quan, doanh nghip v cụng tỏc y t, bo v
sc kho cỏn b, nhõn viờn trong c quan, doanh nghip.
m bo an ninh, trt t an ton trong c quan, doanh nghip l nhim v
quan trng ca vn phũng. Cụng tỏc m bo an ton gm cỏc ni dung sau:

+ Bo v sc kho, m bo an ton lao ngcho ngi lao ng theo quy
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 12
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
nh i vi tng chc danh ngh nghip;
+ m bo tiờu chun v sinh, an ton iu kin mụi trng ni lm vic;
+ m bo an ton v ti sn: phũng chng chỏy, n, m bo an ton cho
cỏc trang thit b;
+ m bo an ninh trt t: thng trc, bo v, tun tra, canh gỏc c quan
trong v ngoi gi lm vic; kim tra v vn hnh h thng bo v;
+ m bo an ton ca cỏc phng tin giao thụng vn ti;
+ Phi hp, liờn kt vi a phng v liờn c quan, doanh nghip trong bo
v trt t an ton xó hi.
Trờn õy l nhng nhim v ch yu ca cụng tỏc vn phũng phc v yờu
cu chung nhm t c mc tiờu ca c quan, doanh nghip mt cỏch cú hiu
qu nht. Tuy nhiờn, do c trng, tớnh cht hot ng ca cỏc c quan, doanh
nghip khỏc nhau m vn phũng cú nhng nhim v khỏc phự hp vi hot ng
ca c quan, doanh nghip ú.
1.1.4. Vai trũ ca vn phũng
Vai trũ ca vn phũng c th hin qua vic thc hin y cỏc chc
nng, nhim v c th ca nú.(theo cun Giỏo trỡnh Th ký lónh o trong c
quan, t chc - Hc vin Hnh chớnh, xut bn nm 2008)
Trc ht, hot ng vn phũng l mt khõu quan trng trong dõy chuyn
hot ng ca c quan, doanh nghip, l trung tõm thc hin quỏ trỡnh qun lý diu
hnh ca c quan, t chc, doanh nghip. Nu vn phũng khụng lm vic thỡ c h
thng ú cng ngng hot ng. Vn phũng lm trung gian gia lónh o vi cỏc
b phn, phũng ban trong c quan, doanh nghip v l ni chuyn giao tt c cỏc
cụng vic ca mt cỏ nhõn trong c quan, doanh nghip mang n cho lónh o.
Vn phũng c vớ l ca ngừ ca mi c quan, t chc, doanh nghip, bi
vỡ trong mi t chc ny luụn cú cỏc mi quan h i ni, i ngoi thụng qua h

thng vn bn i, n v vn bn ni b. Mt khỏc, vn phũng cng c vớ nh l
ni cung cp cỏc dch v tng hp cho cỏc hot ng ca c quan, doanh nghip
núi chung, cỏc nh lónh o núi riờng. Mi vn v hu cn ch cú vn phũng
thc hin t sa cha bn gh, thay búng in,. n mua sm cỏc mỏy múc,
trang thit b cng u do vn phũng lm c.
Vi nhim v l u mi thu nhn v x lý thụng tin phc v lónh o, vn
phũng cung cp nhng cn c khoa hc cho vic ban hnh quyt nh qun lý, bo
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 13
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
m cho hot ng thng nht, liờn tc, kp thi ca c quan, doanh nghip theo
ỳng cỏc chc nng, nhim v, quyn hn c giao. Bờn cnh ú, vn phũng cũn
l ni tip nhn tt c cỏc mi quan h nht l mi quan h i ngoi ca c quan,
doanh nghip. Vớ d v hot ng ny ú l vn phũng lo vộ mỏy bay cho cỏn b
c quan i cụng tỏc; chun b xe a ún khỏch; chun b ch ngh cho khỏch
1.1.5. Nhng yu t nh hng ti hot ng vn phũng
(Theo cun Giỏo trỡnh Th ký lónh o trong c quan, t chc - Hc vin
hnh chớnh, xut bn nm 2008)
1.1.5.1. Mụi trng bờn trong t chc
Cỏc yu t thuc mụi trng bờn trong t chc gm cú: t chc, ngun nhõn
lc, c ch hot ng vn phũng, iu kin c s vt cht k thut.
+ C cu t chc: Hot ng ca vn phũng trc ht ph thuc v chc
nng, nhim v, quyn hn ca c quan, doanh nghip, phm vi nh hng, i
tng iu chnh, cỏc mi quan h, ngha v v quyn li m c quan, doanh
nghip ú tham gia. Chc nng, nhim v ca vn phũng cng cú th c quy
nh bi c quan cp trờn mt cp hoc do cp trờn trc tip quy nh. Cỏc iu
kin trờn quy nh quy mụ v tớnh cht hot ng ca mi vn phũng. Cỏc quy
nh ú cựng vi cỏc ch , chớnh sỏch khỏc ca Nh nc cng to ra khung
phỏp lý cn thit cho hot ng ca vn phũng. Cựng trong yu t t chc ny,
hot ng vn phũng chu nh hng trong mi quan h tng tỏc vi cỏc phũng

ban, b phn khỏc trong c quan, doanh nghip.
+ i ng nhõn s: Trong quỏ trỡnh chuyn i c ch qun lý hin nay, con
ngi cú ý ngha rt to ln i vi hot ng ca cụng tỏc vn phũng. Yu t ny
ngy cng cú vai trũ quan trng hn vỡ trong thi gian qua vic o to ngun nhõn
lc cho cụng tỏc vn phũng khụng c coi trng, thm chớ vn phũng l ni dn
dch nhng ngi dụi d, khú sp xp cỏc b phn khỏc trong c quan. Mt
khỏc, c cu lao ng vn phũng hin ang thay i mnh m do nhng quy inh
mi ca Nh nc. Vic ỏp dng nhng bin phỏp qun lý mi nh khoỏn chi,
giao quyn t ch cho c s, thc hin c ch khoỏn Túm li, yu t con ngi
rt quan trng, bi liờn quan n vic t chc qun lý, iu hnh, kh nng lónh
o, ý thc lm vic ca b mỏy vn phũng. Nu khụng cú yu t ny hoc yu t
ny hot ng khụng tt thỡ vn phũng ngng hoc lm vic kộm hiu qu. Khai
thỏc tt yu t ny vi nng lc, ngh thut qun lý iu hnh s giỳp cho hot
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 14
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
ng ca vn phũng din ra thng xuyờn, cú hiu qu, tng tớnh sỏng to, tit
kim chi phớNgc li, s kỡm hóm, b tc trong cỏc hot ng ca vn phũng.
Do ú, ũi hi ngi lónh o phi bit iu hnh t chc, qun lý tt b mỏy vn
phũng v ũi hi nhõn viờn l nhng ngi cú k nng chuyờn mụn, ý thc trỏch
nhim caothỡ s hon thnh tt nhim v c giao.
+ C ch hot ng ca vn phũng: C ch hot ng vn phũng ca cỏc c
quan, doanh nghip hin nay ang cú nhiu ci tin. Vai trũ ca vn phũng ngy
cng c ỏnh giỏ y v rừ rng hn. S rng buc trỏch nhim gia vn
phũng vi cỏc phũng ban chuyờn mụn ngy cng c cng c. Vn phũng ngy
cng cú trỏch nhim hn trong vic liờn kt phi hp gia cỏc phũng ban, b phn
trong c quan, doanh nghip, cú vai trũ ngy cng quan trng trong thc hin cỏc
quy ch cụng khai, dõn ch, chng lóng phớ v chng tham nhng.
+ C s vt cht k thut: C s vt cht, trang thit b vn phũng c m
bo giỳp truyn ti v thc hin cỏc quyt nh qun lý ca lónh o, cú nh hng

trc tip ti nng xut lao ng, cht lng cụng vic, tỏc ng dn quỏ trỡnh qun
lý iu hnh ca cỏc nh lónh o. Yờu cu t ra i vi yu t ny l luụn y
v s lng, phự hp vi nhu cu qun lý, sn xut kinh doanh, phi m bo tớnh
hin i hoỏ trang thit b v ngi lónh o phi kt hp b trớ, sp xp khoa hc,
hp lý to tớnh thm m, trỏnh tht thoỏt, lóng phớ.
1.1.5.2. Mụi trng bờn ngoi
Cỏc yu t nh hng t mụi trng bờn ngoi gm: yu t chớnh sỏch, phỏp
lut, kinh t-xó hi.
+ Chớnh sỏch, phỏp lut: Chớnh sỏch, phỏp lut trc tip nh hng n s
tn ti, phỏt trin ca c quan, doanh nghip vỡ mi c quan, doanh nghip u
hot ng da trờn s qun lý ca Nh nc bng cỏc quy nh, phỏp lut do Nh
nc ban hnh. Nhng chớnh sỏch, quy nh ca Nh nc v vn phũng l hnh
lang phỏp ly chung, l cn c vn phũng xõy dng ni quy, quy ch hot ng.
Nhng chớnh sỏch ny y , phự hp v cú hiu lc thi hnh cao s to thun li
cho quỏ trỡnh t chc hot ng ca c quan, doanh nghip núi chung v hot ng
vn phũng núi riờng. Bờn cnh ú, h thng chớnh sỏch ca mi doanh nghip phi
luụn hon chnh cho phự hp vi tỡnh hỡnh phỏt trin mi thi k v cú tớnh kh thi
cao l iu kin cụng tỏc vn phũng thc hin cú hiu qu hn.
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 15
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
+ Kinh t - xó hi: Mi doanh nghip u phi vn hnh hot ng theo cỏc
quy lut kinh t, xó hi vỡ cỏc quy lut ú cú tỏc ng rt ln n hot ng ca
doanh nghip v c hot ng ca vn phũng. Nu th trng v chớnh sỏch kinh t
thun li s khuyn khớch cỏc doanh nghip tng cng u t, hin i hoỏ trang
thit b trong doanh nghip. Ngoi ra, mụi trng kinh t, xó hi n nh, phỏt trin
cũn gúp phn ci to t nhiờn, xó hi to mụi trng kinh t lnh mnh. Hn na,
s tng trng, phỏt trin kinh t t nc, khu vc v c th gii u cú nh
hng rt ln ti s phỏt trin ca doanh nghip. õy va l c hi va l thỏch
thc ũi hi cỏc doanh nghip khụng ngng nõng cao, t i mi v cú bc i

ỳng hng trong ú hot ng vn phũng cng c quan tõm, ci tin cho phự
hp vi xu th phỏt trin hin nay.
Nh vy, vi s tỏc ng ca cỏc yu t trờn u nh hng n hot ng
vn phũng trong mi c quan, doanh nghip. Vỡ vy, cn vn dng nhng iu
kin thun li, tỏc ng tớch cc, hn ch nhng nh hng tiờu cc hot ng
ca doanh nghip cng nh hot ng vn phũng t c hiu qu tt nht m
vn tit kim chi phớ hot ng.
1.2. Nhng vn c bn v qun tr vn phũng
1.2.1. Khỏi nim qun tr vn phũng
Theo bi ging mụn Qun tr vn phũng ca ThS.Trn Th Ng - ging viờn
trng Hc vin Hnh chớnh, cú khỏi nim qun tr vn phũng trc tiờn lm rừ
khỏi nim qun tr. Cú mt s khỏi nim v qun tr nh sau:
- Qun tr l quỏ trỡnh hon thnh cụng vic thụng qua ngi khỏc.
- Qun tr l hoch nh, t chc, b trớ nhõn s, kim soỏt cụng vic t
c mc tiờu ó ra ca c quan, t chc, doanh nghip.
- Qun tr l s phi hp tt c cỏc ti nguyờn ca mt t chc thụng qua
tin trỡnh hoch nh, t chc, lónh o v kim tra nhm t c mc tiờu m c
quan, t chc, doanh nghip ó ra.
- Qun tr l mt ngh thut hon thnh mc tiờu thụng qua con ngi.
Túm li, qun tr l quỏ trỡnh iu hnh, phi hp cỏc yu t cú trong t chc
thc hin chc nng, nhim v c th c giao nhm t c mc tiờu ca t chc.
thc hin tt vai trũ ca mỡnh, vn phũng khụng ch c tha nhn tn
ti chớnh thc trong mi c quan, t chc, doanh nghip m cn c qun tr mt
cỏch khoa hc duy trỡ v phỏt trin vn phũngtheo yờu cu ca nh qun tr.
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 16
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
Vy qun tr vn phũng l quỏ trỡnh tỏc ng cú t chc, cú nh hng ca
ch th n cỏc i tng trong vn phũng nhm t mc tiờu ó xỏc nh.
1.2.2. Mc tiờu qun tr vn phũng

- Qun tr vn phũng hng ti mc tiờu l khng nh v nõng cao uy tớn
ngi lónh o trong c quan, doanh nghip, lm cho nhõn viờn hiu v thc hin
ỳng ni quy, quy ch ca c quan, doanh nghip. ng thi to ra khụng khớ lm
vic thoi mỏi, on kt, giỳp nhau trong cụng vic.
- T chc qun lý h thng thụng tin trong c quan, doanh nghip mt cỏch
khoa hc s dng ti a li th m cỏc ngun thụng tin mang li
- Xõy dng nột vn hoỏ cụng s hin i, lch s phỏt huy tinh thn lm vic
tp th, cao tinh thn t giỏc ca mi cỏ nhõn mang li hiu qu cao nht cho
hot ng vn phũng.
- Xõy dng ni quy, quy ch hot ng mang tớnh khoa hc v chuyờn
nghip
- u t trang thit b v tng bc hin i hoỏ cụng tỏc vn phũng nhm
khng nh vai trũ ca vn phũng i vi hiu qu hot ng ca doanh nghip
1.2.3. Vai trũ ca qun tr vn phũng i vi c quan, doanh nghip
Vic t chc v qun lý vn phũng th hin qua cỏch b trớ khoa hc, phự
hp vi tng c quan, doanh nghip, cỏch sp xp nhõn s hp lý, cỏch qun lý
iu hnh ca ngi lónh o vn phũng mi hot ng ca vn phũng c
din ra liờn tc. Hiu qu s qun lý iu hnh ca lónh o i vi nhõn viờn
trong phũng v s dng ti a cỏc ngun lc cú sn trong vn phũng cú vai trũ
quan trng quyt inh ti hiu qu hot ng cng nh s phỏt trin ca c quan,
doanh nghip. Do ú, vai trũ ca qun tr vn phũng c th hin nh sau:
- Cỏch thc b trớ v t chc lm vic trong vn phũng hp lý, khoa hc s
giỳp lónh o d dng qun lý, theo dừi, kim tra cụng vic v kp thi khc phc
nhng tỡnh hung khụng lng trc xy ra ngoi d kin. Hiu qu cỏch qun lý
iu hnh ca lónh o cú phự hp, khoa hc khụng chớnh l vic thụng qua cỏc bn
k hoch, bỏo cỏo, phiu nhn xột, trc nghim, cỏc thụng tin phn hi vi s tr giỳp
ca b phn vn phũng. Ngoi ra, cụng tỏc vn phũng cũn lm gn kt mi quan h
gia lónh o vi nhõn viờn lm tng tớnh on kt trong vn phũng.
- Lm gim thi gian lóng phớ v nhng ỏch tc trong vic tip nhn, x lý,
truyn ti thụng tin phc v cho hot ng ca ton c quan, doanh nghip. Vỡ li

Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 17
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
th v thụng tin gúp phn quyt nh n s thnh cụng trong hot ng kinh
doanh ca doanh nghip. T vic tip nhn, qun lý thụng tin mt cỏch khoa hc,
phõn tớch thụng tin, truyn ti thụng tin chớnh xỏc, kp thi u l li th cho vic
tn ti v pht trin ca doanh nghip. M lm c iu ny iu ny, phn
ln ph thuc vo vic qun lý iu hnh, t chc thc hin tt chc nng, nhim
v ca vn phũng.
- m bo vic s dng cỏc ngun lc khoa hc, hp lý s phỏt huy c
tim nng th mnh ca mi cỏ nhõn, nõng cao nng sut lao ng v tit kim chi
phớ cho cụng tỏc vn phũng. V vic sp xp, b trớ hp lý cựng vi cỏch lónh o
hi ho s to tõm lý lm vic thoi mỏi, ch ng nõng cao ý thc t giỏc, kớch
thớch tớnh sỏng to trong cụng vic, tinh thn lm vic hng say v phỏt huy tinh
thn lm vic tp th ca mi ngi.
- Tit kim chi phớ v qun lý chi tiờu, tn dng ti a mi ngun lc c con
ngi v cỏc trang thit b trong c quan, doanh nghip thụng qua cỏc ni quy, quy
ch hot ng.
- Xõy dng mụi trng vn hoỏ cụng s cú tớnh tớch cc, cho phộp to c
du n, din mo tt p vi mi ngi bờn ngoi v cú nh hng tớch cc n
tõm lý thúi quen, hnh vi ca mi cỏ nhõn trong ni b c quan, doanh nghip.
- To dng thúi quen hc tp , mi ngi c hc hi t nhng thnh cụng
v t nhng sai sút, tht bi ca mỡnh cng nh ca ngi khỏc.
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 18
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
Chng 2. THC T HOT NG VN PHềNG TI CTCP
GIM NH VINACONTROL CHI NHNH HI PHềNG
2.1. Gii thiu khỏi quỏt v CTCP giỏm nh Vinacontrol Chi
nhỏnh Hi Phũng

2.1.1. S hỡnh thnh phỏt trin CTCP giỏm nh Vinacontrol v Chi nhỏnh ti
Hi Phũng
Ngay sau ngy min Bc hon ton gii phúng, cụng tỏc XNK c hỡnh
thnh v ngy cng m rng phc v cho cụng cuc xõy dng li t nc. Nh
nc ta ó quan tõm n vic qun lý hng húa XNK, vỡ vy thỏng 4 nm 1955
Phũng Kim nghim hng húa XNK ó ra i, nm trong S Hi quan Trung
ng. Trc tỡnh hỡnh cụng tỏc XNK hng húa ngy cng phỏt trin ngy
24/10/1957 B trng B Thng Nghip (tin thõn ca B Ngoi Thng sau
ny)ra Quyt nh s514/BTN-TCCB tỏch Phũng Kim nghim thuc S Hi quan
Trung ng thnh lp Cc Kim nghim hng húa XNK trc thuc B Thng
Nghip (kiờm S giỏm nh hng húa XNK).
Hot ng ca Cc Kim nghim hng húa XNK nhm qun lý hng húa
XNK v cht lng, s lng, khi lng, bao bỡ úng gúi, ký mó hiu.. v cp
giy chng nhn cho cỏc lụ hng hp cỏch xut khu nhm bo v v gi uy tớn
hng húa XNK ca Vit Nam trờn th gii, bo v quyn li chớnh ỏng ca hai
bờn mua v bỏn.Cc Kim nghim gm 3 nhim v ln l: kim nghim hng húa
XNK, giỏm nh hng húa XNK v kim dch thc vt cho hng húa XNK.
Do quỏ trỡnh phỏt trin i lờn theo hng chuyờn sõu, nm 1962 Nh nc
cú quyt nh giao nhim v kim dch thc vt sang B Nụng Lõm Nghip qun
lý v n nm 1974 B Ngoi Thng cú quyt nh s 513/BNgT-TCCB ngy
16/7/1974 tỏch S giỏm nh hng húa XNK ra khi Cc Kim nghim hng húa
XNK v i tờn thnh Cụng ty giỏm nh hng húa XNK Vit Nam (Vinacontrol).
T ú Cc Kim nghim hng húa XNK cng nh Cụng ty giỏm nh hng húa
XNK Vinacontrol ngy cng cú iu kin phỏt trin v m rng khụng ngng .
Bc ngot mang tớnh quyt nh, thi im ỏnh du bc phỏt trin c
bit quan trng ca Vinacontrol trong c ch th trng l : Ngy 12/11/1988 B
trng B Kinh T i Ngoi ra quyt nh s 420/KTN-TCCB hp nht Cụng
ty giỏm nh hng húa XNK v Cc Kim nghim hng húa XNK thnh Cụng ty
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 19
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng

tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
giỏm nh hng húa XNK Vit Nam ( VINACONTROL ).
thc hin theo ch trng ca Nh nc v quyt nh ca B Thng
Mi, Cụng ty giỏm nh hngoỏ XNK chuyn thnh Cụng ty c phn giỏm nh
Vinacontrol. õy l mt mc ln ỏnh du bc ngot quan trng ca Vinacontrol,
Cụng ty tr thnh t chc giỏm nh tht s c lp, trung lp, to tin vng
chc cho hi nhp quc t. T ngy 01/6/2005 Cụng ty chớnh thc hot ng theo
ch s hu c phn vi :
* Tờn cụng ty : CễNG TY C PHN GIM NH VINACONTROL
* Tờn giao dch : THE VIET NAM SUPERINTENDENCE AND INSPECTION
JOINT STOK COMPANY
* Tờn vit tt : VINACONTROL
* a ch : S 54 Trn Nhõn Tụng H Ni
* Giy phộp ng ký kinh doanh s : 0103008113
* Vn iu l : 78.750.000.000 ng ( by mi tỏm t by trm nm mi triu
ng chn )
* Ngi i din theo phỏp lut ca Cụng ty : ễng Bựi Duy Chinh Ch tch
Hi ng qun tr
Ngy 21/12/2006, Cụng ty chớnh thc niờm yt c phiu trờn trung tõm giao
dch chng khoỏn H Ni vi :
Mó chng khoỏn l VNC
Khi lng ng ký giao dch : 7.875.000 c phiu
Giỏ tr ng ký giao dch : 78,75 t ng
* V tm nhỡn : VINACONTROL phn u tr thnh t chc giỏm nh cú
uy tớn trờn th gii , tin ti tr thnh tp on kinh t mnh .
* V s mnh : VINACONTROL chỳ trng xõy dng v phỏt trin i ng,
ỏp dng cỏc thnh tu khoa hc cụng ngh v khoa hc qun lý vo hot ng ca
Cụng ty, to ra cỏc dch v v sn phm tt nht cho khỏch hng. m bo li
ớch cho khỏch hng, ngi lao ng, c ụng v cng ng.
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 20

Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
Hỡnh 1 : Mụ hỡnh t chc ca Vinacontrol
(Ngun: K yu 50 nm thnh lp v phỏt trin Vinacontrol)
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 21
BAN GIM C
CC N V
TRC THUC
VP CễNG TY
P- TCHC
P-TI CHNH
P-K THUT
TNG HP
VINACONTROL
QUNG NINH
HC
HQT
BAN
KIM SOT
TRUNG TM
PHN TCH &
TH NGHIM 1
VINACONTROL
NNG
VINACONTROL
H NI
VINACONTROL
HI PHềNG
VINACONTROL
TP H CH MINH

CTY TNHH THM
NH GI
VINACONTROL
CTY T VN &
THM NH MễI
TRNG
VINACONTROL
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
Chi nhỏnh Vinacontrol Hi Phũng c thnh lp ngay t nm 1957 cựng
vi s hỡnh thnh v phỏt trin Cụng ty, l n v cú truyn thng lõu i nht
Vinacontrol. c bit l trong nhiu nm qua chi nhỏnh Cụng ty c phn giỏm nh
Vinacontrol Hi Phũng luụn c khỏch hng trong v ngoi nc ỏnh giỏ cao
trong cụng tỏc phc v, giỏm nh hng húa. Chi nhỏnh luụn hon thnh tt ch
tiờu k hoch v doanh thu, m bo t sut li nhun Cụng ty giao cho, thu nhp
ca cỏn b cụng nhõn viờn n nh v c nõng cao .
a ch Chi nhỏnh Vinacontrol Hi Phũng : S 56-80, Phm Minh c, Ngụ
Quyn, Hi Phũng.
Nng lc ca Vinacontrol
Cụng ty c phn giỏm nh VINACONTROL (tin thõn l Cụng ty giỏm
nh hng húa XNK) l t chc giỏm nh u tiờn, ln nht, cú thng hiu uy tớn
hng u Vit Nam. VINACONTROL chuyờn cung cp cỏc dch v giỏm nh,
dch v phõn tớch v th nghim v cỏc dch v khỏc liờn quan cho khỏch hng
trong v ngoi nc .
VINACONTROL cú tr s chớnh ti H Ni v a bn hot ng rng khp
c nc bao gm gn 20 n v trc thuc t ti hu ht cỏc thnh ph ln, cng
bin, trung tõm thng mi, ca khu ca Vit Nam .
i ng cỏn b, giỏm nh viờn ca VINACONTROL bao gm khong 600
ngi cú trỡnh , kin thc thuc cỏc lnh vc v nghnh ngh khỏc nhau, chuyờn
nghip, tho ngh v sn sng ỏp ng mi nhu cu chớnh ỏng v ó tha thun

cu khỏch hng .
Trang thit b ca VINACONTROL thng xuyờn c b sung, nõng cp
ỏp ng mi nhu cu giỏm nh, phõn tớch v th nghim ca khỏch hng. Hin ti,
VINACONTROL cú 5 phũng th nghim vi trang thit b hin i t tiờu chun
quc gia ( VILAS ).
Quan h hp tỏc ca Vinacontrol
+ Trong nc: VINACONTROL cũn l thnh viờn ca mt s t chc, hip hi
nh Phũng thng mi v cụng nghip Vit Nam (VCCI), Hip hi lng thc
Vit Nam (VFA), Hip hi chố Vit Nam (VITAS), Hip hi h tiờu Vit Nam
(VPA), Hip hi cõy iu Vit Nam (VINACAS)
+ Ngoi nc : VINACONTROL ó thit lp, duy trỡ v phỏt trin mi quan h
hp tỏc, y thỏc, i lý vi cỏc t chc giỏm nh hng u th gii nh Anh,
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 22
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
Phỏp, M, Nga, Nht, Thy S ,Hn Quc, Trung Quc, n ..
Cỏc mi quan h hp tỏc trờn ó v ang mang li hiu qu thit thc trong
vic phỏt trin, m rng dch v giỏm nh, trao i k thut, kinh nghim cụng
tỏc v o to cho nhau nhng giỏm nh viờn tho ngh .
Cam kt hot ng ca Vinacontrol
Mc tiờu ca VINACONTROL l giỳp khỏch hng tha món mong c kinh
doanh an ton v hiu qu .
VINACONTROL luụn luụn n lc ht mỡnh cung cp cho khỏch hng
nhng dch v t cht lng cao nht vi chi phớ cnh tranh nht .
Cam kt ca VINACONTROL v mt cht lng c xỏc nhn qua s n
lc khụng ngng ỏp ng cỏc yờu cu ca h thng qun lý cht lng theo cỏc
tiờu chun quc t :
Chng nhn ISO 9001 : 2000 ca BVQL Luõn ụn
Cụng nhn ISO/IEC 17025 ca vn phũng BOA Tng cc Tiờu chun
o lng cht lng .

Nguyờn tc hot ng ca Vinacontrol
Vinacontrol trung thnh vi nguyờn tc hot ng: c lp-Trung lp-
Khỏch quan v Vinacontrol luụn tuõn th phng chõm phc v : Chớnh xỏc-
Trung thc-Kp thi.
c lp, trung lp : Khụng chu bt k ỏp lc hoc s chi phi, can thip t
bờn ngoi cú th nh hng, tỏc ng ti s ỏnh giỏ, kt qu giỏm nh. Khỏch
quan, khụng cú bt k quyn li no liờn quan n i tng giỏm nh.
Trung thc, chớnh xỏc : o c ngh nghip ca Giỏm nh viờn : ch ghi
nhn s tht, núi ỳng s tht, hon ton khỏch quan. Xỏc nh, kim tra, ỏnh giỏ,
thm nh thụng qua vic s dng k thut nghip v giỏm nh kt hp mỏy múc
thit b v cỏc phng phỏp khoa hc k thut thớch hp.
H thng qun lý cht lng ca Vinacontrol
Hin ti, VINACONTROL ang ỏp dng H thng qun lý cht lng thớch
hp cỏc yờu cu ca 3 tiờu chun quc t : ISO 9001 :2000 ; ISO/IEC 17025 .
Cỏc chng ch Vinacontrol Hi Phũng ó c cp :
- Chng ch ISO 9001:2000 do BVQI Luõn ụn cp
- Quyt nh s 710/QT-BNN-TT ngy 19/3/2007 ca B nụng nghip v phỏt
trin nụng thụn cụng nhn v kim tra cht lng sn phm, hng húa phõn bún.
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 23
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
- S khoa hc v cụng ngh H Ni chng nhn v giỏm nh cụng ngh (S
ng ký: 01-KG ngy 26/12/2006)
- Quyt nh s 636/Q-TDC ngy 29/5/2007 ca Tng cc tiờu chun o
lng cht lng cụng nhn kh nng kim nh phng tin o.
Chớnh sỏch cht lng ca VINACONTROL l luụn cung cp chokhỏch hng
nhng dch v cú cht lng phự hp vi cỏc yờu cu chớnh ỏng v ó tha
thun ca khỏch hng vi phng chõm : Chớnh xỏc Trung thc Kp thi.
Mi thnh viờn cam kt thc hin chớnh sỏch cht lng trong cụng vic ca mỡnh
ỳng ngay t u v bt k thi gian no

Mc tiờu cht lng l :
(1) Khụng ngng ci tin h thng qun lý cht lng, nõng cao nng lc ca
cỏn b, cụng nhõn viờn v ci thin lm vic nhm tha món yờu cu ngy
cng cao ca khỏch hng
(2) Hn ch n mc thp nht s sai sút trong dch v ca mỡnh
2.1.2. Lnh vc kinh doanh ca Vinacontrol
Giỏm nh, theo nh ngha quc t ISO/ IEC 17020 l loi hỡnh dch v
khoa hc k thut, dựng cỏc bin phỏp khoa hc k thut nghip v, trờn c s ca
s ỏnh giỏ chuyờn nghip kim tra hng húa/ sn phm/ quỏ trỡnh.
Chng th giỏm nh do VINACONTROL cung cp l chng th khỏch
quan giỳp khỏch hng gii quyt cú hiu qu cỏc vn trong kinh doanh nh :
khiu ni, thanh toỏn, giao nhn, xut x, bo him . ; hot ng qun lý nh
thụng quan, ỏp thu, v sinh an ton thc phm, bo v mụi trng
* Cỏc dch v giỏm nh ca Vinacontrol gm cú :
+ Giỏm nh v quy cỏch, phm cht, tỡnh trng, s lng, khi lng, bao
bỡ úng gúi, ký mó hiu.. i vi mi loi hng húa ( trong ú bao gm c mỏy
múc thit b, dõy chuyn cụng ngh, ỏ quý, kim loi quý him.).
+ Giỏm sỏt hng húa trong quỏ trỡnh sn xut, giao nhn, bo qun, vn
chuyn, xp d; Giỏm sỏt quỏ trỡnh lp rỏp thit b dõy chuyn cụng ngh; Thm
nh, t vn, giỏm sỏt cụng trỡnh xõy dng .
+ Giỏm nh cỏc phng tin vn ti, container; Cỏc dch v giỏm nh v hng
hi;Giỏm nh an ton con tu trc khi xp hng, phỏ d hoc sa cha.
+ Dch v ly mu, phõn tớch v th nghim mu.
+ Giỏm nh tn tht: i lý giỏm nh tn tht, phõn b tn tht cho cỏc
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 24
P-Giỏm nh 1
Trng phũng
P-Giỏm nh 2
Trng phũng
P-Giỏm nh 3

Trng phũng
Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng
cụng ty bo him trong nc v quc t .
+ Cỏc dch v cú liờn quan: Kh trựng, giỏm nh khụng phỏ hy; Kim tra
kt hn cỏc cụng trỡnh; Kim tra cỏc thit b v thit b o lng; Kim tra v lp
bng dung tớch cỏc loi bn cha, s lan; Kim m; Niờm phong cp chỡ; Dch
v kim tra cht lng h thng qun lý theo yờu cu ca khỏch hng
+ Giỏm nh theo yờu cu ca mi i tng cung cp chng t phc v
cụng tỏc qun lý ca Nh nc thuc cỏc lnh vc nh: Xut x hng húa; Qun lý
cht lng, an ton, v sinh hng húa; Nghim thu, quyt toỏn cụng trỡnh u t;
Bo v mụi trng (giỏm nh v v sinh cụng nghip, giỏm nh v x lý nc,
nc thi); Cỏc dch v thụng quan.
+ Dch v thm nh giỏ ti sn (bao gm mỏy múc thit b, dõy chuyn
cụng ngh, bt ng sn, xỏc nh giỏ tr doanh nghip..) phc v cho nhng
mc ớch nh mua bỏn ti sn, cm c, th chp, vay vn ngõn hng,
thanh lý ti sn, c phn húa doanh nghip, u thu..
+ T vn, ỏnh giỏ, ỏp dng h thng qun lý cht lng theo cỏc tiờu chun
quc t , t vn v cht lng hng húa, v phỏp lý thng mi.
+ Dch v giỏm nh v dch v khỏc theo s y thỏc ca mi t chc giỏm
nh trong nc v quc t .
+ Dch v khỏch sn v cho thuờ vn phũng.
Sinh viên: Bùi Thị Nga - Lớp: QT 901P 25
P-Giỏm nh 1
Trng phũng
P-Giỏm nh 2
Trng phũng
P-Giỏm nh 3
Trng phũng