Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng ERP tại công ty TNHH silk việt nam thực trạng và giải pháp hoàn thện

B ăGIÁOăD CăVĨă ĨOăT O

TR

NGă

IăH CăKINHăT ăTP. H ăCHệăMINH

H ăMINHăH I

T

CH C CÔNG TÁC K TOÁNăTRONGă I U
KI N V N D NG ERP T I CÔNG TY TNHH

SILK VI T NAM-TH C TR NG VÀ GI I PHÁP
HOÀN THI N

LU NăV NăTH CăS ăKINHăT

Tp. H Chí Minh ậ N m 2015


B ăGIÁOăD CăVĨă ĨOăT O
TR

NGă

IăH CăKINHăT ăTP. H ăCHệăMINH

H ăMINHăH I

T

CH C CÔNG TÁC K TOÁNăTRONGă I U
KI N V N D NG ERP T I CÔNG TY TNHH

SILK VI T NAM-TH C TR NG VÀ GI I PHÁP
HOÀN THI N
Chuyên ngƠnh: K toán
Mư s : 60340301

LU NăV NăTH CăS ăKINHăT
NG

IăH

NGăD NăKHOAăH C:ăPGS.TSăVẪăV NăNH

Tp. H Chí Minh ậ N m 2015


L IăCAMă OAN
Tôi xin cam đoan công trình nghiên c u “T
TOÁN TRONG

CH C CÔNG TÁC K

I U KI N V N D NG ERP T I CÔNG TY TNHH SILK

VI T NAM ậ TH C TR NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI N” là c a riêng tôi,

d

is h

ng d n c a PGS.TS Võ V n Nh .

chuyên ngành K toán. Lu n v n nƠy ch a đ
nào.

ơy lƠ đ tài lu n v n th c s kinh t ,
c ai công b d

i b t c hình th c


M CăL C
Trang ph bìa
L i cam đoan
M cl c
Danh m c các ch vi t t t
Danh m c các hình v
Danh m c các s đ
Danh m c các b ng bi u
Ph n m đ u
CH

NG I: M T S

V N

CHUNG V ERP VÀ T

CH C CÔNG TÁC

K TOÁN TRONG DOANH NGHI P .....................................................................1
1.1. T ng quan lý thuy t (c s lý lu n) v ERP .................................................1
1.1.1.

nh ngh a ...........................................................................................1

1.1.2.

Quá trình hình thành và phát tri n h th ng ERP ...............................1

1.1.3.

c đi m c b n c a h th ng ERP ....................................................3

1.1.4.

L i ích và h n ch c a ERP ................................................................5

1.1.5.

Phân lo i ph n m m ERP ....................................................................7

1.2. N i dung t ch c công tác k toán trong doanh nghi p ................................8
1.2.1.

T ch c thông tin đ u vào ...................................................................8

1.2.2.

T ch c h th ng phân lo i, x lý thông tin .....................................11

1.2.3.

T ch c thông tin đ u ra....................................................................15

1.2.4.

T ch c b máy k toán ....................................................................15


1.2.5.

T ch c đánh giá ậ l a ch n và s d ng ph n m m k toán ............16

1.3. Tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán t i các doanh nghi p ......18
1.3.1.

Tác đ ng v quy trình và n i dung thông tin ....................................18

1.3.2.

Tác đ ng đ n ki m soát và cung c p thông tin .................................19

1.3.3.

Tác đ ng đ n b máy k toán ............................................................21

K T LU N CH
CH

NG I ......................................................................................24

NG II: TÌNH HÌNH

NG D NG ERP VÀ TÁC

NG C A ERP

N

T CH C CÔNG TÁC K TOÁN T I CÔNG TY TNHH SILK VI T NAM ....25
2.1. Gi i thi u v công ty TNHH Silk Vi t Nam ...............................................25
2.1.1.

L ch s hình thành công ty TNHH Silk Vi t Nam ............................25

2.1.2.

Ch c n ng, nhi m v và yêu c u qu n lý c a công ty TNHH Silk

Vi t Nam ...........................................................................................................25
2.1.3.

C c u t ch c b máy qu n lý t i công ty TNHH Silk Vi t Nam ...29

2.1.4.

Tình hình t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam .
...........................................................................................................32

2.2. Quá trình tri n khai h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH Silk
Vi t Nam ...............................................................................................................32
2.2.1.

Quá trình tri n khai th c hi n SAP t i Công ty TNHH Silk Vi t Nam
...........................................................................................................33

2.2.2.

H th ng SAP Bussiness One B1 ......................................................34

2.3. Phân h k toán tài chính trong h th ng SAP Business One B1 ...............39
2.3.1.

Phân h K toán S Cái - General Ledger (FI-GL)...........................40

2.3.2.

Phân h k toán Công n ph i tr - Accounts Payable (FI-AP) ........41


2.3.3.

Phân h k toán Công n ph i thu (Accounts Receivable FI-AR)....41

2.3.4.

Phân h K toán TSC - Asset Accounting (FI-AA) .......................42

2.3.5.

M i quan h gi a phân h K toán tài chính v i các phân h khác ..42

2.4. Phân tích th c tr ng t ch c công tác k toán t i Công ty TNHH Silk Vi t
Nam sau khi áp d ng h th ng SAP .....................................................................44
2.4.1.

c đi m ho t đ ng c a công ty .......................................................44

2.4.2.

Câu h i kh o sát ................................................................................45

2.4.3.

Phân tích ............................................................................................47

2.4.4.

M t s đánh giá .................................................................................57

K T LU N CH
CH

NG II .....................................................................................61

NG III: GI I PHÁP HOÀN THI N T

TRONG

I U KI N V N D NG H

CH C CÔNG TÁC K

TOÁN

TH NG SAP BUSINESS ONE B1 T I

CÔNG TY TNHH SILK VI T NAM.......................................................................62
3.1. Quan đi m hoàn thi n ..................................................................................62
3.2. Gi i pháp hoàn thi n ....................................................................................63
3.2.1.

Gi i pháp v m t công ngh ..............................................................63

3.2.2.

Gi i pháp v tính b o m t c a h th ng ............................................64

3.2.3.

Gi i pháp v tính ki m soát c a h th ng .........................................65

3.2.4.

Gi i pháp v quy trình .......................................................................68

3.2.5.

Gi i pháp v ch t l

3.2.6.

Gi i pháp v xây d ng c c u nhân s c a b ph n k toán tài chính ..

ng ng

i làm k toán ......................................69

...........................................................................................................69
3.2.7.

Gi i pháp v t ch c ki m tra k toán ...............................................70


3.3. M t s ki n ngh ..........................................................................................71
3.3.1.

i v i công ty TNHH Silk Vi t Nam..............................................71

3.3.2.

i v i công ty Vinasystem ..............................................................73

K T LU N CH

NG III....................................................................................74

K T LU N ...............................................................................................................75
TÀI LI U THAM KH O


DANH M C CÁC CH
CH

VI T T T

ụăNGH A

VI T T T
AA

Asset Accounting (K toán tài s n c đ nh)

AP

Accounts Payable (Công n ph i tr )

AR

Accounts Receivable (Công n ph i thu)

ERP

Enterprise Resource Planning (H th ng ho ch đ nh ngu n l c
doanh nghi p)

FI

Financial Accounting (K toán tài chính)

GL

General Ledger (S cái)

MRP

MRP II
TSC

Material Requirement Planning (Ho ch đ nh nhu c u nguyên v t
li u)
Manufacturing Requirement Planning (Ho ch đ nh nhu c u s n
xu t)
Tài s n c đ nh


DANH M C CÁC HÌNH V
Hình 2.1: Các giai đo n tri n khai ng d ng h th ng ERP t i Công ty TNHH Silk
Vi t Nam ...................................................................................................................33
Hình 2.2: SAP xây d ng n n t ng cho toàn b quy trình nghi p v t i công ty ......35
Hình 2.3: Giao d ch đ

c t đ ng k t s vào h th ng s cái ..................................40

Hình 2.4: Phân h K toán tài s n c đ nh ................................................................42

Hình 2.5: Mô hình tích h p gi a các phân h trong h th ng SAP Business One B1
...................................................................................................................................44
Hình 2.6: Tính linh ho t c a h th ng tài kho n .......................................................51
Hình 2.7: Ch ng t nh n hàng ..................................................................................52
Hình 2.8: Hóa đ n .....................................................................................................52
Hình 2.9: Ch ng t ban đ u ......................................................................................53
Hình 2.10: Ch ng t reserve .....................................................................................53


DANH M CăCÁCăS ă
S đ 2.1: S đ t ch c công ty ..............................................................................29
S đ 2.2: S đ t ch c b máy k toán..................................................................32


DANH M C CÁC B NG BI U
B ng 2.1: Các ho t đ ng ch y u trong chu trình kinh doanh ..................................27
B ng 2.2: Các ch c n ng c b n c a SAP ................................................................35
B ng 2.3: H th ng thi t b đ tri n khai SAP ..........................................................38
B ng 2.4: K t qu kh o sát th c t t i Doanh nghi p ...............................................45


PH N M

U

1. Tínhăc păthi tăc aăđ ătƠi
Trong nh ng n m tr l i đơy, khái ni m ERP (Enterprise Resource Planning ậ H
th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p) đư tr nên ngày càng ph bi n không ch
trong gi i công ngh thông tin mà c c ng đ ng doanh nghi p. Không ít t p đoƠn,
nhà qu n lỦ hƠng đ u th gi i coi ERP là chìa khóa cho thành công c a doanh

nghi p. ERP c ng đ

c gi ng d y nh m t môn h c t i các tr

đ u v qu n tr doanh nghi p. Các công ty l n c a n

ng đ i h c hàng

c ta nh

Petrolimex,

Vinamilk, FPT… đ u đư ng d ng thành công h th ng ERP vào trong công tác
qu n lý c a mình.
Trên th gi i có nhi u nghiên c u v th c tr ng t ch c công tác k toán trong môi
tr

ng ng d ng ERP, tuy nhiên

Vi t Nam các nghiên c u này còn r t ít, đ c bi t

là nh ng nghiên c u t i m t công ty c th .
T t m quan tr ng c a v n đ , t ch s l

ng nghiên c u v v n đ nƠy ch a

nhi u, cho nên em đư ch n đ tƠi “T ch c công tác k toán trong đi u ki n v n
d ng ERP t i công ty TNHH Silk Vi t Nam ậ Th c tr ng và gi i pháp hoàn thi n”
đ th c hi n lu n v n th c s c a mình.
2. T ngăquan nh ngănghiênăc uătr

2.1.

căđơy

The impacts of Enterprise Resource Planning Systems on

accounting practice ậ Theă Australiană experienceă ( nhă h

ngă c aă ERPă

đ năcôngătácăk ătoánăậ Kinhănghi măc aăcácăcôngătyăÚc).
Ngu n: Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18, tháng 11 n m 2000.
Tác gi : Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder.
N i dung: BƠi báo đư trình bƠy nh ng nh h

ng c a h th ng ho ch đ nh ngu n

l c doanh nghi p (ERP) đ n công tác k toán nh sau:


nh h

-

ng đ n vi c cung c p thông tin: h th ng ERP cung c p thông tin t t

h n nh ng ph n m m khác ho t đ ng m t cách riêng r , đ c l p nhau.
nh h

-

ng đ n ch t l

ng h th ng thông tin: h tr ho ch đ nh chi n l

c

t ng th /ra quy t đ nh, l p k ho ch/ra quy t đ nh, báo cáo thông tin t ng
quát, b c c linh ho t và hi u qu . ERP còn h tr cho vi c x lí các giao
d ch, báo cáo, h tr ra quy t đ nh cho b ph n tài chính, k toán.
nh h

-

ng đ n công tác k toán: ERP giúp ích cho vi c tích h p và ti p c n

thông tin. Vì th , công tác k toán đ

c h tr và tr nên đ n gi n, nhanh

g n h n nhi u.
2.2.

Accounting Benefits and Satisfaction in an ERP Environment

(L iăích k ătoán vƠăs ăhƠiălòngătrong môiătr

ngăERP).

Ngu n: International Journal of Accounting Information Systems, Volume 14, Issue

3, trang 209-234, tháng 9 n m 2013.
Tác gi : Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis (Aristotle University of
Thessaloniki, Department of Economics, Division of Business Administration,
Thessaloniki, Greece).
N i dung: Trong h n m t th p k qua, nhi u công ty trên th gi i đư b t đ u áp
d ng h th ng ERP vào trong công tác qu n lý c a mình. Nghiên c u nƠy đư tìm
hi u tác đ ng c a h th ng ERP đ n thông tin và công tác k toán thông qua kh o
sát các k toán viên và các chuyên gia công ngh thông tin. K t qu cho th y l i ích
k toán b t ngu n t h th ng ERP, giúp cho ng

i s d ng ERP c m th y hài lòng.

Nghiên c u xác đ nh các l i ích k toán có nh h
ng

ng đ n m c đ hài lòng c a

i s d ng ERP là: l i ích k toán v công ngh thông tin, v ho t đ ng, v t

ch c k toán, v k toán qu n tr và v chi phí. Tuy nhiên, nghiên c u c ng có m t
s h n ch t n t i là ch đi u tra t i các công ty c a Hy L p, s l

ng k toán viên

tham gia nghiên c u nhi u h n nh ng chuyên gia công ngh thông tin. Vì th , c n


có h

ng nghiên c u sơu h n v s

ERP, s t
2.3.

ng tác c a nh ng nh h

nh h

ng tích c c và tiêu c c c a h th ng

ng trên đ n s hài lòng c a ng

i dùng ERP.

Enterpriseă resourceă planningă systems’să impactă onă accountingă

processes (Tác đ ngă c aă h ă th ngă ho chă đ nhă ngu nă l că doanhă nghi pă
ERPăđ năquyătrìnhăk ătoán)
Ngu n: Business Process Management Journal, Vol. 10, Iss: 2, trang 234 ậ 247,
n m 2005.
Tác gi : Charalambos Spathis (Aristotle’s University of Thessaloniki, Thessaloniki,
Greece) và Sylvia Constantinides (University of Nottingham, Nottingham, UK).
N i dung: Spathis vƠ Constantides đư th c hi n đi u tra 26 doanh nghi p v i các
lo i hình công nghi p (chi m 50%), th

ng m i (31%), còn l i là doanh nghi p d ch

v và các lo i hình doanh nghi p khác t i Hy L p và k t qu cho th y các ph
pháp và x lý k toán đ

ng

c s d ng nhi u h n sau khi áp d ng ERP nh : H tr các

qu n lý phi tài chính (18/26 doanh nghi p, 69%); Phân tích l i nhu n theo ho t
đ ng kinh doanh ho c vùng ho t đ ng (17/26 doanh nghi p, 66%); Phân tích l i
nhu n theo đ n v s n ph m (15/26, 58%); Phân tích t s tài chính (14/26, 54%);
Ki m soát ti n (13/26, 50%); Xây d ng k ho ch chính (13/26, 50%); Trung tâm l i
nhu n (13/26, 50%); Qu n lý chi phí tiêu hao (13/26, 50%); Phân tích l i nhu n
theo khách hàng (12/26; 46%); Phân tích chi phí theo v n đ u t (10/26, 39%);
ABC (7/26, 27%); Chi phí theo m c tiêu (5/26, 19%); Chi phí theo bi n phí, đ nh
phí (5/26, 19%).
2.4.

Xácă đ nhă vƠă ki mă soátă cácă nhơnă t ă nhă h

tinăk ătoánătrongămôiătr

Tác gi : Nguy n Bích Liên
N i dung:

ngă thông

ngă ngăd ngăh ăth ngăho chăđ nhăngu năl că

doanhănghi pă(ERP)ăt iăcácădoanhănghi păVi tăNam
Ngu n: Lu n án ti n s n m 2012.

ngă ch tă l

-

ERP nh h

ng tác đ ng t ng ch t l

ng h u hi u, hi u qu , s n sàng và tin

c y c a thông tin, c th lƠ t ng tính chính xác, k p th i, có th c, đ y đ và
phù h p c a ch t l

ng thông tin k toán. Tuy nhiên, bên c nh đó, nó l i có

kh n ng lƠm gi m sút ch t l
ki m soát n u ng

ng tin c y thông tin: v tính chính xác và

i qu n lý quá l m d ng kh n ng can thi p c a mình vào

các ho t đ ng x lỦ đi u ch nh khóa s cu i k k toán.
-

Quan đi m c a 3 nhóm: ng
ERP; vƠ nhóm ng
ch t l

-

i t v n, tri n khai ERP; doanh nghi p s d ng
nh h

ng

ng thông tin k toán trong môi tr

ng

i nghiên c u gi ng d y ERP v các nhân t

ng thông tin k toán là khác nhau.

Có 13 nhân t

nh h

ng đ n ch t l

ERP t i các doanh nghi p Vi t Nam.
2.5.

Tìnhăhìnhă ngăd ngăERPăvƠăs ătácăđ ngăc aăERPăđ năt ăch căh ă

th ngăthôngătinăk ătoánăt iăcácădoanhănghi păVi tăNam
Ngu n: Lu n v n th c s n m 2011.
Tác gi : Tr n Thanh Thúy
N i dung: Qua nghiên c u cho th y, khuynh h
ch y u

ng ng d ng ERP đ

c quan tâm

các doanh nghi p có quy mô l n và các doanh nghi p nƠy th

ch n gi i pháp ERP n

ng l a

c ngoài. Các gi i pháp ERP Vi t Nam chi m u th đ i v i

các doanh nghi p quy mô v a. M t s l

ng l n các doanh nghi p có quy mô nh

ch a có s hi u bi t v ERP vƠ c ng ch a có m t nhu c u quan tơm đ n công c
này. Nhìn chung,

các doanh nghi p đư ng d ng ERP, s tác đ ng c a ERP đ n t

ch c h th ng thông tin k toán là cao.
Tóm l i: Qua nh ng bài nghiên c u

các công ty c a Úc, Hy L p và Vi t Nam,

các tác gi đ u cho th y vi c ng d ng h th ng ERP s đem l i nh ng l i ích to
l n cho doanh nghi p nói chung và b ph n k toán nói riêng, t o nên s hài lòng
đ i v i ng

i s d ng.

Vi t Nam, ERP th

công ty l n (s d ng ph n m m n

ng đ

c ng d ng thành công

các

c ngoài), các công ty v a s d ng ph n m m


trong n

c còn

các công ty nh ch a có s hi u bi t ho c quan tơm đ n công c

này.
Vi c ng d ng ERP là c n thi t cho s phát tri n c a m t doanh nghi p, là xu
h

ng c a th i đ i. Nh v y v i m t công ty c th đư ng d ng thành công h

th ng ERP thì h th ng ERP đư nh h

ng nh th nƠo đ n th c tr ng t ch c công

tác k toán t i công ty đó? Còn nh ng h n ch gì c a h th ng c n ph i kh c ph c?
3. M cătiêuănghiênăc u
ánh giá th c tr ng t ch c công tác k toán trong đi u ki n v n d ng h

-

th ng SAP Business One B1 t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam.
xu t các gi i pháp nh m hoàn thi n t ch c công tác k toán trong đi u

-

ki n ng d ng h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t
Nam.
4.

iăt

ngăvƠăph măviănghiênăc u

-

it

ng nghiên c u c a đ tài là t ch c công tác k toán trong h th ng

SAP Business One B1 đ
-

Ph m vi nghiên c u c a đ tài là Công ty TNHH Silk Vi t Nam.

5. Ph
Ph
đ

c áp d ng t i công ty TNHH Silk Vi t Nam.

ngăphápănghiênăc u

ng pháp đ nh tính, c th là kh o sát, phân tích, t ng h p vƠ so sánh đ i chi u
c s d ng trong su t quá trình nghiên c u c a lu n v n.

Ngu n tài li u cho vi c nghiên c u đ tài ch y u là thông tin t kh o sát th c t
Doanh nghi p. Bên c nh đó lƠ sách, t p chí, báo cáo khoa h c và m t s website có
uy tín trên internet.
6. Nh ngăđóngăgópăm iăc aăđ ătƠi
 V m t lý lu n:


tƠi đư h th ng hóa nh ng ki n th c n n t ng vƠ có c n c v h thông ERP, v
t ch c công tác k toán t i doanh nghi p.
 V m t th c ti n:
Th nh t, t k t qu nghiên c u và kh o sát th c t , đ tƠi đư lƠm rõ th c tr ng t
ch c công tác k toán trong đi u ki n ng d ng h th ng qu n lý ngu n l c doanh
nghi p (ERP) t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam.
Th hai, k t qu nghiên c u c a lu n v n s là m t tham kh o h u ích giúp cho ban
lưnh đ o công ty hoàn thi n t ch c công tác k toán trong môi tr

ng ng d ng

ERP t đó giúp cho b ph n k toán tài chính ho t đ ng hi u qu h n.
7. K tăc uăc aăđ ătƠi
tài g m 3 ch
-

Ch

ng nh sau:

ng 1: M t s v n đ chung v ERP và t ch c công tác k toán trong

Doanh nghi p.
-

Ch

ng 2: Tình hình ng d ng ERP vƠ tác đ ng c a ERP đ n t ch c công

tác k toán t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam.
-

Ch

ng 3: Gi i pháp hoàn thi n t ch c công tác k toán trong h th ng SAP

Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t Nam.


-1-

CH

NGăI:ăM TăS ăV Nă

ăCHUNGăV ăERPăVĨăT ăCH CăCÔNG

TÁCăK TOÁN TRONG DOANH NGHI P
T ngăquanălỦăthuy tă(c ăs ălỦălu n)ăv ăERP

1.1.
1.1.1.

nhăngh a

Có nhi u đ nh ngh a khác nhau v ERP, tùy theo quan đi m ti p c n.
ng

góc đ qu n lỦ, ERP lƠ “m t gi i pháp qu n lý và t ch c d a trên n n t ng

k thu t thông tin đ i v i nh ng thách th c do môi tr
Laudon, 1995). H th ng ERP là m t ph

ng t o ra” (Laudon and

ng th c qu n lý dùng gi i pháp k thu t

và t ch c đ giúp doanh nghi p gia t ng vƠ lƠm g n nh m t cách hi u qu x lý
kinh doanh n i b vì nó đòi h i ph i tái c u trúc quy trình ho t đ ng kinh doanh và
t ch c doanh nghi p c ng nh thay đ i phong cách qu n lý doanh nghi p, ngh a lƠ
nó tác đ ng thay đ i quy trình qu n lý, nh h

ng c chi n l

c, t ch c vƠ v n hóa

c a doanh nghi p.
Theo quan đi m h th ng thông tin, h th ng ERP là các gói ph n m m cho phép
doanh nghi p t đ ng và tích h p ph n l n các x lý kinh doanh, chia s d li u
chung cho các ho t đ ng toàn doanh nghi p, t o ra và cho phép truy c p thông tin
trong môi tr

ng th i gian th c (Marnewick and Labuschagne, 2005).

(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 14-15)
1.1.2.

Quá trình hình thành và phátătri năh ăth ngăERP

Vào nh ng n m 1960, h th ng ph n m m đ t hƠng (Reoder Point System) ra đ i
đáp ng yêu c u qu n lý hàng t n kho nh m xác đ nh yêu c u b sung hàng t n
kho; qu n lý vi c đ t hàng t n kho vƠ c ng nh vi c s d ng hàng trong kho và báo
cáo hàng t n kho.
Nh ng n m 1970, ph n m m ho ch đ nh nhu c u nguyên v t li u (MRP) giúp
doanh nghi p l p k ho ch s n xu t và mua nguyên v t li u v m t th i gian, nhu
c u.

ơy lƠ cách ti p c n l p k ho ch d a trên nhu c u. L i ích c a MRP giúp


-2-

doanh nghi p gi m m c d tr hàng t n kho, gia t ng d ch v khách hƠng, t ng tính
h u hi u và hi u qu c a ho t đ ng.
Nh ng n m 1980, ph n m m ho ch đ nh s n xu t (MRP II) đ

c phát tri n t

MRP. M c tiêu chính c a MRP II là tích h p các ch c n ng ch y u nh s n xu t,
marketing và tài chính v i các ch c n ng khác nh nhơn s , k thu t và mua hàng
vào h th ng l p k ho ch đ gia t ng hi u qu cho doanh nghi p s n xu t. MRP II
đư b sung thêm vi c quy ho ch n ng l c và xây d ng l ch trình c ng nh đôn đ c,
giám sát vi c th c hi n k ho ch s n xu t.
Gi a nh ng n m 1990 lƠ giai đo n chín mu i c a h th ng ph n m m l p k ho ch
ngu n l c doanh nghi p. H th ng đư tích h p các ho t đ ng kinh doanh c a nhi u
vùng ho t đ ng trong n i b doanh nghi p thành m t h th ng chung v i m t c s
d

li u chung. Nó bao g m các phân h c

b n nh m h

tr

các ho t đ ng

marketing, tài chính, k toán, s n xu t và qu n tr ngu n nhân l c.
Trong khi MRP II ch t p trung ch y u vào l p k ho ch và l ch trình cho các
ngu n l c n i b doanh nghi p thì ERP h
ng

ng t i l p k ho ch và l ch trình t i c

i cung c p ngu n l c cho doanh nghi p trên c s l p k ho ch nhu c u và l ch

trình khách hàng m t cách n ng đ ng.

ơy chính lƠ đi m khác nhau c b n gi a

MRP II và ERP.
T sau n m 2000, cùng v i s phát tri n c a th

ng m i đi n t , m t th h m i

c a ERP còn g i ERP II, là ph n m m cho phép doanh nghi p trao đ i thông tin và
ho t đ ng x lý qua m ng c ng nh cho các đ i t

ng bên ngoài truy c p vào h

th ng c s d li u c a doanh nghi p.
Nh v y h th ng ERP đ

c hình thành và phát tri n t nh ng h th ng qu n lý và

ki m soát kinh doanh hay nói cách khác là t các ph

ng pháp qu n lý kinh doanh.

S phát tri n c a ERP c ng g n đ ng th i v i s phát tri n c a công ngh máy tính,
t nh ng giai đo n ph n m m đ

c ch y trên nh ng máy tính l n, sau đó trên các


-3-

máy tính PC v i gi i pháp khách ch và hi n nay là th i k m ng Internet cho các
x lỦ kinh doanh đi n t .
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 13-14)
căđi măc ăb năc aăh ăth ngăERP

1.1.3.

Nói t i h th ng ERP, ng

i ta nói t i h th ng qu n lý v i s h tr c a công ngh

thông tin. M t h th ng ERP bao g m các thành ph n c b n sau:
-

Quy trình qu n lý:

ơy lƠ quy trình th c hi n và x lý các ho t đ ng kinh t

trong quá trình th c hi n ho t đ ng kinh doanh.
-

Ph n m m x lý là ph n m m ERP.

-

H th ng thi t b là h th ng g m các máy tính đ n l n i v i nhau thành
m t h th ng m ng và h th ng truy n thông n i b .

-

C s d li u toàn doanh nghi p là t t c các d li u c a toàn b doanh
nghi p đ

-

Con ng

c l u tr chung.
i tham gia trong quy trình x lý c a h th ng ERP.

T t c các thành ph n c b n này trong h th ng ERP k t h p v i nhau, cùng ho t
đ ng theo m t nguyên t c nh t đ nh theo nh ng đ c đi m sau:
-

Tính phân h và tích h p. Ph n m m ERP là tích h p nhi u phân h đ x
lý các ho t đ ng kinh doanh, chia s và chuy n thông tin thông qua m t c
s d li u chung mà các phân h nƠy đ u có th truy c p đ
b n, m t ph n m m ERP th

c.

m cđ c

ng bao g m các phân h đ x lý ho t đ ng

nh sau: (theo Marnewick and Labuschagne, 2005)
o Tài chính, k toán.
o Ngu n nhân l c.
o L p k ho ch và ki m soát s n xu t.


-4-

o Qu n tr chu i cung ng.
o Qu n tr quan h ng

i cung c p.

o Qu n tr quan h v i khách hàng.
o Thông minh kinh doanh.
-

C ăs d li u qu n lý t p trung và chia s thông tin. T t c các d li u
c a các phân h tích h p đ

c qu n lý t p trung và t ch c theo ki u h qu n

tr c s d li u (database management system). Các phân h đ u có th truy
c p và s d ng chung ngu n d li u này.
-

Ho chăđ nh toàn b ngu n l c c a Doanh nghi p. Ngu n l c c a Doanh
nghi p có th chia thành 3 lo i chính là tài chính, nhân l c và v t l c. Liên
quan t i m t ngu n l c s có nhi u b ph n tham gia t khi yêu c u, hình
thành cho t i khi s d ng và thông tin v chúng đ

c luân chuy n qua các b

ph n trong quá trình th c hi n ho t đ ng kinh doanh.
-

ERP ghi nh n và x lý thông tin theo quy trình ho tăđ ng kinh doanh.
H th ng ERP ghi nh n và x lý thông tin theo nguyên t c: n u b
đ ng tr

c ch a đ

c ghi nh n d li u vào h th ng thì s không có c n c

đ h th ng cho phép b
-

c ho t

c ho t đ ng sau th c hi n.

ERP t o nh ngăthayă đ i x lý kinh doanh hay tái c u trúc qu n lý và
quy trình kinh doanh.

ơy lƠ h qu c a đ c đi m x lý kinh doanh theo

quy trình. Mu n ng d ng ERP thì đi u r t quan tr ng là chu i quy trình
ho t đ ng kinh doanh g m x lý qu n lý (xét duy t, ra quy t đ nh); x lý
ho t đ ng (th c hi n ho t đ ng theo xét duy t); và x lý thông tin (thu th p
và x lý d li u v xét duy t và th c hi n ho t đ ng) ph i đ

thành quy trình hoàn ch nh và n đ nh.
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 15-19)

c xây d ng


-5-

1.1.4.

L iăích vƠăh năch c aăERP

1.1.4.1.

L iăích

-

Ti p c n thông tin qu n tr đáng tin c y

ERP giúp các nhà qu n lý d dàng ti p c n các thông tin qu n tr đáng tin c y đ có
th đ a ra các quy t đ nh d a trên c s có đ y đ thông tin. N u không có h th ng
ERP, m t cán b qu n lý c p cao ph i d a vào nhi u ngu n đ có đ

c thông tin

c n thi t dùng cho vi c phân tích tình hình tài chính và ho t đ ng c a công ty. V i
h th ng ERP, đi u này có th đ

c th c hi n m t cách d dàng b ng cách s d ng

m t ph n m m ng d ng và trong th i gian th c. Ngoài ra, h th ng ERP t p trung
các d li u t m i phân h vào m t c s qu n lý d li u chung giúp cho các phân
h riêng bi t có th chia s thông tin v i nhau m t cách d dƠng. H n n a, h th ng
ERP không ch thu th p và x lý kh i l

ng l n các giao d ch hàng ngày, mà còn

nhanh chóng l p ra các phân tích ph c t p vƠ các báo cáo đa d ng.
-

Công tác k toán chính xác h n

Phân h k toán c a ph n m m ERP giúp các công ty gi m b t nh ng sai sót mà
nhơn viên th

ng m c ph i trong cách h ch toán th công. Ph n m m k toán c ng

giúp các nhân viên ki m toán n i b và các cán b qu n lý cao c p ki m tra tính
chính xác c a các tài kho n. H n n a, m t ph n m m k toán đ

c thi t k t t s h

tr cho vi c ng d ng các quy trình k toán và các bi n pháp ki m soát n i b ch t
l

ng.
-

C i ti n qu n lý hàng t n kho

Phân h qu n lý hàng t n kho trong ph n m m ERP cho phép các công ty theo dõi
hàng t n kho chính xác vƠ xác đ nh đ

c m c hàng t n kho t i u, nh đó mƠ gi m

nhu c u v n l u đ ng vƠ đ ng th i giúp t ng hi u qu s n xu t.
-

T ng hi u qu s n xu t


-6-

Phân h ho ch đ nh và qu n lý s n xu t c a ph n m m ERP giúp các công ty nh n
d ng và lo i b nh ng y u t kém hi u qu trong quy trình s n xu t.
-

Qu n lý nhân s hi u qu h n

Phân h qu n lý nhân s vƠ tính l
nhân s vƠ tính l

ng, do đó lƠm gi m chi phí qu n lỦ đ ng th i gi m thi u các sai

sót và gian l n trong h th ng tính l
-

ng giúp s p x p h p lý các quy trình qu n lý

Các quy trình kinh doanh đ

Các phân h ERP th

ng.
c xác đ nh rõ ràng h n

ng yêu c u công ty xác đ nh rõ ràng các quy trình kinh doanh

đ giúp phân công công vi c đ

c rõ ràng và gi m b t nh ng r i r m và các v n đ

liên quan đ n các ho t đ ng tác nghi p hàng ngày c a công ty.
1.1.4.2.
-

H năch ăc aăERP

Vi c ng d ng ERP th

ng đem l i l i ích cho các Doanh nghi p l n nhi u

h n vƠ gơy m t s h n ch đ i v i Doanh nghi p quy mô nh nh chi phí
cho ERP quá l n, th i gian th c hi n d án lâu dài (t 2-5 n m) vƠ đòi h i
Doanh nghi p chu n b đ các đi u ki n v công ngh , v hu n luy n kh
n ng qu n lỦ vƠ thay đ i v n hóa Doanh nghi p nên nhi u khi ng d ng ERP
làm xáo tr n và th m chí gây l , thi t h i tài chính cho doanh nghi p
-

M t khó kh n khác liên quan t i ng d ng ERP lƠ ch a có m t chu n đ y đ
cho các ph n m m ERP. Tùy nhà cung c p, các phân h c a ERP có th thay
đ i vƠ do đó s có nh ng khó kh n khi tích h p các ng d ng khác nhau c a
các nhà cung c p khác nhau.

-

M t khó kh n n i b t khác c a vi c ng d ng ERP là s không phù h p hay
nói cách khác là kho ng cách gi a các ch c n ng đ

c cung c p b i ph n

m m ERP và yêu c u c a t ch c s d ng ERP v các v n đ t ch c d
li u, x lý và n i dung c ng nh hình th c thông tin.


-7-

-

Khó kh n khác c ng r t quan tr ng trong vi c th c hi n ERP là t l gi a tái
c u trúc doanh nghi p và m c tiêu tùy ch nh (s a ch a theo yêu c u khách
hàng). Không ph i quy trình x lý và kinh doanh nào c a ERP vi t s n c ng
phù h p v i Doanh nghi p s d ng nó. Tuy v y, n u vi c s a ch a theo yêu
c u tùy ch nh s m t r t nhi u th i gian, chi phí và th m chí làm m t luôn
m c tiêu ban đ u c a ph n m m ERP là nâng cao ch t l

ng cho x lý kinh

doanh.

-

NgoƠi ra trong môi tr

ng ERP, ng

i s d ng có th l i d ng k thu t công

ngh cao đ th c hi n các ho t đ ng gian l n đ i v i thông tin, v i tài s n
c a doanh nghi p.
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 23-24)
1.1.5.

Phơnălo i ph năm măERP

Các lo i ph n m m ERP nh sau:
-

Ph n m m đ t hàng do m t nhóm l p trình viên trong n

ơy lƠ tr

c vi t.

ng h p m t công ty yêu c u m t nhóm l p trình viên trong công ty ho c

thuê m t nhóm l p trình viên nh bên ngoài vi t m t ph n m m ERP theo yêu c u
riêng c a công ty.
-

Ph n m m đ t hàng do m t công ty trong n

ơy lƠ lo i ph n m m ERP đ

c vi t.

c m t công ty ph n m m trong n

c thi t k theo

đ n đ t hàng nh m đáp ng m t s yêu c u c th c a công ty khách hàng.
-

Ph n m m k toán/ERP thi t k s n do các công ty trong n

Nhóm này bao g m các ph n m m k toán đ
n

c phát tri n vƠ đư đ

c phát tri n.

c thi t k s n do các công ty trong

c nhi u khách hàng s d ng

Vi t Nam, ví d nh

LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003... Ngoài phân h k
toán, m t s các công ty ph n m m trong n

c c ng đư phát tri n m t vài phân h


-8-

ERP khác nh ng th
nhà cung c p n
-

ng h không phát tri n đ y đ t t c các phân h ERP mà các

c ngoƠi th

ng có.

Ph n m m k toán/ERP n

c ngoài c p th p

Các ph n m m này là các ph n m m k toán n
đ

c ngoƠi đ

c bán trên th gi i và

c thi t k dành cho các doanh nghi p nh do gia đình lƠm ch và ch ho t đ ng
m t đ a đi m. Nh ng ph n m m nƠy th

ng không h tr các phân h đ

c thêm

vƠo nh ng chúng có th có hi u qu cao cho các ho t đ ng k toán đ n gi n.
-

Ph n m m k toán/ERP n

c ngoài c p trung bình

Các ph n m m này bao g m các ph n m m đ

c bán trên th gi i vƠ đ

c thi t k

dành cho các công ty nh và v a. Các ph n m m này h tr h u h t các quy trình
ho t đ ng kinh doanh. Ví d bao g m: SunSystems, Exact Globe 2000…
-

Ph n m m k toán/ERP n

Bao g m các ph n m m ERP đ

c ngoài c p cao
c bán trên th gi i vƠ đ

c thi t k dành cho các

công ty đa qu c gia có nhi u đ a đi m ho t đ ng, nhi u chi nhánh và nhi u ng

is

d ng cùng lúc. Ví d bao g m: Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft.
1.2.

N i dung t ch c công tác k toán trong doanh nghi p

T ch c công tác k toán trong doanh nghi p là vi c xác đ nh nh ng công vi c,
nh ng n i dung mà k toán ph i th c hi n hay ph i tham m u cho các b ph n
phòng ban khác th c hi n, nh m hình thành m t h th ng k toán đáp ng đ

c các

yêu c u c a doanh nghi p.
(Sách: T ch c công tác k toán doanh nghi p ậ Nhà xu t b n Ph
1.2.1.

T ch c thôngătinăđ u vào

1.2.1.1.

T ăch căthuăth păd ăli u

ng ông)

Các doanh nghi p trong quá trình ho t đ ng ph i thu th p các d li u đ u vào ph c
v cho quá trình x lý k toán, tuy nhiên d li u đ u vào

các doanh nghi p thì tùy