Quản lý sinh viên trường đại học Khoa học tự nhiên

Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 1 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải

Mục lục

I.Khảo sát và phân tích hiện trạng hệ thống……………………………………………………………………………………2
1.Khảo sát hệ thống………………………………………………………………………………………………………………………. 2
2.Phân tích hiện trạng hệ thống………………………………………………………………………………………………….4
II.Các giải pháp được đề xuất………………………………………………………………………………………………………………..12
1.Các giải pháp về CSDL………………………………………………………………………………………………………………..12
2.Mục tiêu hệ thống…………………………………………………………………………………………………………………………….14
3.Các chức năng hệ thống………………………………………………………………………………………………………………….14
III.Phân tích thiết kế………………………………………………………………………………………………………………………………….16
A.Xác đònh các tác nhân,các ca sử dụng và mô tả…………………………………………………………………16
B.Mơ hình thực thể ERD………………………………………………………………...27
C.Chuyển mơ hình ERD thành mơ hình quan hệ………………………………………33
D.Mơ tả chi tiết cho các thực thể………………………………………………………..33
E.Mô tả các mối kết hợp………………………………………………………………………………………………………………….46
IV_Thiết kế giao diện
1.Các menu chính của giao diện……………………………………………………………………………………………………50
2.Mô tả Form……………………………………………………………………………………………………………………………………….54
V_Thiết kế ô xử lý……………………………………………………………………………………………………………………………………. .67
VI_Đánh gía ưu khuyết…………………………………………………………………………………………………………………………….72
VII_Phân công công việc…………………………………………………………………………………………………………………………72

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 2 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải

I/Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống
1/Khảo sát hệ thống:
a/Tổng quan
Trường Đại học Khoa Học Tự Nhiên được thành lập ngày 30/3/1996 trên cơ sở
tách ra từ trường Đại học Tổng Hợp TPHCM để tham gia vào Đại học Quốc Gia
Thành phố Hồ Chí Minh.Trường hiện có các khoa:
Tốn-Tin học, Cơng nghệ thơng tin, Vật Lý, Hóa học, Sinh học,ngành Cơng nghệ
sinh học,Địa chất,Mơi trường,Điện tử viễn thơng,Khoa học vật liệu,Hải dương học.
Hiện trường đào tạo các văn bằng:Cử nhân hệ Cao đẳng CNTT,Cử nhân hệ chính
quy,Hệ hồn chỉnh Đại học,Hệ tại chức,Hệ đào tạo từ xa,Thạc sỹ và Tiến sỹ Khoa
học.
Hàng năm trường có 2000 cử nhân và gần 80 Thạc sỹ,Tiến sỹ ra trường,cung cấp
đội ngũ các cán bộ khoa học tự nhiên.
Sơ đồ tổ chức của trường Đại học Khoa học Tự nhiên



CÁC TỔ CHỨC
ĐỒN THỂ

CÁC KHOA,BỘ MƠN
TRỰC THUỘC


b/Mục tiêu đào tạo:
-Đào tạo đại học với việc áp dụng học chế tín chỉ,trở nên linh hoạt & đáp ứng tốt
hơn các nhu cầu của thị trường lao động.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 3 N

guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
-Đồng thời phương hướng đào tạo thường xun được điều chỉnh cho phù hợp với
tiến trình phát triển khoa học kỹ thuật và u cầu của xã hội.
-Đào tạo sau Đại học với 2 cấp Thạc sỹ và Tiến sỹ
-Đào tạo hệ cao đẳng cơng nghệ thơng tin để đáp ứng nhu cẩu lao động trong lĩnh
vưc tin học
-Ngồi ra trường còn tham gia bồi dưỡng học sinh Phổ thơng năng khiếu Đại học
Quốc gia

c/Chương trình đào tạo:
Bao gồm 2 khối kiến thức:
*Khối kiến thức giáo dục đại cương bao gồm các học phần thuộc các lĩnh vực
:khoa học xã hội và nhân văn,khoa học tự nhiên và tốn,ngoại ngữ,giáo dục quốc
phòng và giáo dục thể chất.
*Khối kiến thức giáo dục chun nghiệp gồm các học phần cơ sở phục vụ chun
ngành,ngoại ngử và các học phần chun mơn nhằm cung cấp cho người học
những kiến thức và kỷ năng nghề nghie65pban đầu cần thiết
*Mỗi khối kiến thức có 2 nhóm học phần như sau:
-Nhóm học phần bắt buộc gồm những học phần chứa đựng những nội dung kiến
thức chính yếu của ngành đào tạo,bắt buộc sinh viên phải học và chiếm khoảng 70-
80% khối lượng kiến thức tồn khóa
-Nhóm học phần tự chọn gồm những học phần chứa đựng những nội dung cần
thiết nhưng sinh viên tự chọn để tích lũy đủ số tín chỉ và chiếm khoảng 20-30%
khối lượng kiến thức tồn khóa.Sinh viên được tự chọn những học phần này theo
định hướng của cố vấn học tập hay giáo viên hướng dẫn.



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN

P a g e | 4 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
d/Khóa học
*Khóa học là thời gian để sinh viên hồn thành chương trình đào tạo của một
ngành chun mơn ở trình độ đại học hoặ c cao đẳng.
Một khóa học của trường ĐH Khoa học Tự nhiên được thực hiện như sau:
Bậc học Thời gian đào tạo Số tín chỉ tích lũy
Đại học 4 năm 210
Cao đẳng 3 năm 150
*Tùy theo khả năng học tập, sinh viên được rút ngắn hoặc kéo dài thời gian học tối
đa như sau:
Bậc học Rút ngắn tối đa Kéo dài tối đa
Đại học 2 học kỳ 4 học kỳ
Cao đẳng 2 học kỳ 4 học kỳ


2.Phân tích hiện trạng hệ thống
*Hoạt động nghiệp vụ quản lý sinh viên của nhà trường
Tên cơng việc Mơ tả
1 Quản lý hồ sơ nhập học Quản lý các thơng tin:
Lý lịch
Chính sách xã hội (đối tượng)
Địa chỉ tạm trú
Địa chỉ liên lạc với phụ huynh
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 5 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
2 Phân lớp Phân sinh viên vào các lớp thích
hợp

Được thực hiện ngay sau khi sinh
viên làm thủ tục nhập học
3 Xét học tiếp, ngừng học, thơi
học, chuyển lớp, chuyển
ngành, chuyển trường.
Dựa vào kết quả học tập của các
sinh viên trong những năm trước và
quy chế của bộ giáo dục để xét học
tiếp, ngừng học, thơi học.Cập nhật
thơng tin sinh viên chuyển lớp,
chuyển ngành, chuyển trường.
4 Quản lý học phí, học bổng,
ưu tiên, khen thưởng, kỷ luật.
Lên danh sách thu học phí
Cập nhật tình hình thu học phí
Lên danh sách phát học bổng
Cập nhật tình hình phát học bổng
Cập nhật sinh viên được khen
thưởng. Cập nhật các thành tích
khen thưởng
Cập nhật các sinh viên bị kỷ luật,
cập nhật các hình thức kỷ luật.
5 Xét tốt nghiệp Hồn chỉnh hồ sơ sinh viên, thanh
tốn học phí, thanh tốn thư viện,
thanh tốn ký túc xá. Được thực
hiện vào các đợt theo quy định
trong năm để phục vụ cho xét tốt
nghiệp cho sinh viên năm cuối
khố và xét tốt nghiệp bổ sung cho
các sinh viên các khố trước đó.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 6 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải

6 Thực hiện cơng tác tốt nghiệp
Ghi nhận các sinh viên được cơng
nhận tốt nghiệp
In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in
bảng điểm
Theo dõi phát bằng, phát hồ sơ tốt
nghiệp
Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ tốt nghiệp.
7 Tổ chức xét tốt nghiệp bổ
sung
Một năm học có một đợt xét tốt
nghiệp chính vào cuối năm học và
các đợt xét tốt nghiệp bổ sung. Xét
tốt nghiệp bổ sung được thực hiện
đầy đủ các thủ tục giống như xét tốt
nghiệp chính.

Ngồi các cơng việc nêu trên, quản lý sinh viên có thể bao gồm các hoạt
động khác như quản lý sinh viên thực tập, quản lý cựu sinh viên, tư vấn cho sinh
viên, cung cấp các dịch vụ Internet, tổ chức các câu lạc bộ, tổ chức các hoạt động
ngoại khóa…
Số lượng cán bộ trực tiếp tham gia cơng tác quản lý sinh viên ở mỗi đơn vị
đào tạo thường là hai đến ba cán bộ trong khi phải giải quyết một khối lượng lớn
cơng việc. Do vậy quản lý sinh viên là rất vất vả, đòi hỏi có hệ thống tin học hỗ
trợ quản lý sinh viên mà đảm bảo tính chính xác, kịp thời, giảm tải, hỗ trợ ra quyết

định, báo cáo định kỳ tới các cấp chỉ đạo.

* Hệ thống đã tin học hóa
ĐH KHTN đã và đang tiến hành đẩy mạnh việc nâng cấp và phát triển tồn
diện mọi hoạt động quản lý của mình dựa trên nền tảng là các hệ thống thơng tin
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 7 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
trong tất cả các đơn vị trực thuộc. ĐH KHTN đã phát triển và sử dụng các chương
trình quản lý, trong đó có chương trình quản lý đào tạo .
o Những chức năng đã có

Chức năng Mơ tả Đánh giá
Nhập trường
Nhập trường bổ sung
Phân lớp
Chuyển lớp
Khơng lần vết
được các lần
chuyển lớp.
Đăng ký ngành học mới, chuyển
ngành

Danh sách học viên
Cập nhật địa chỉ tạm trú
Quản lý diện chính sách
Cập nhật lý lịch học viên
Quản lý hồ sơ học viên
Xác nhận hồ sơ học viên

Quản lý học viên thơi học, ngừng
học

Học bổng học tập
Miễn giảm học phí
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 8 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
Lập cán bộ lớp, cán bộ đồn
Học bổng đặc biệt
Chuyển hệ
Mức xét tốt nghiệp
Thống kê tốt nghiệp
Thống kê xếp loại
Thống kê số lượng sinh viên
Thống kê theo điểm
o Những chức năng chưa có

Chức năng Mơ tả
Theo dõi tình hình nộp học phí
Theo dõi phát học bổng
Cập nhật thơng tin xét tốt nghiệp
Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp
Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt
nghiệp

Lưu hồ sơ tốt nghiệp vĩnh viễn
Thống kê
Theo dõi tình hình thực tập của sinh

viên

Theo dõi thơng tin liên lạc với phụ
huynh sinh viên

Cập nhật khen thưởng kỷ luật

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 9 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
Đánh giá chung:
Ưu điểm:
- Tốc độ truy xuất nhanh.
- Đã hỗ trợ nhiều chức năng quản lý sinh viên
- Giao diện dễ dùng, đáp ứng nghiệp vụ quản lý đào tạo
Hạn chế:
- Bảo mật kém
- Còn một số chức năng quản lý sinh viên chưa được hỗ trợ
- Giao diện của một số chức năng khơng thuận tiện: Kết thúc một lần
thực hiện thì khơng hỏi mà tự thốt, người dùng phải thao tác lại từ
đầu.
- Cổng giao tiếp với sinh viên, phụ huynh, giáo viên, các cán bộ trong
đơn vị, và các cấp lãnh đạo còn hạn chế.
Hiện tại, tất cả các thơng tin liên quan đến sinh viên như quy chế, cơ cấu tổ
chức, chương trình đào tạo, chế độ chính sách đều đưa trên website của ĐHKHTN,
người dùng có thể dễ dàng tra cứu ở trên đó. Tuy nhiên, chưa có sự liên tác giữa hệ
thống quản lý sinh viên và các hệ thống này nên việc đưa tin chưa được tự động
hóa để, do đó khơng đảm bảo tính kịp thời và thuận tiện.
-Chưa hỗ trợ giao tiếp trên cơ sở những cơng nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ

thuật số, qua các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là xử lý các thủ tục hành
chính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
- Khơng hỗ trợ việc quản lý các cựu sinh viên
Vai trò của các cựu sinh viên là rất quan trọng. Họ có thể hỗ trợ khơng chỉ
về tài chính mà còn cung cấp các thơng tin về thực tập, về việc làm về nhu cầu
nhân lực ở cơ quan họ hay ở các cơ quan khác. Nếu theo dõi về chun mơn và cơ
quan cơng tác của các cựu sinh viên thì có thể có định hướng phù hợp về chương
trình đào tạo cũng như quy mơ đào tạo của đơn vị.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 10 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải


Vấn đề cần giải quyết
1. Hồn chỉnh các chức năng nghiệp vụ của cơng tác quản lý sinh viên
Bổ sung các chức năng chưa có và sửa đổi các chức năng đã có nhưng chưa
thuận tiện cho người dùng.
2. Hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến và mơi trường giao tiếp tiện ích
Với tốc độ phát triển cơng nghệ thơng tin như hiện nay, các đơn vị đào tạo
nên cung cấp cho sinh viên các dịch vụ tiện ích như:
• Dịch vụ tra cứu và tư vấn: Cung cấp và giải đáp các thơng tin liên quan
đến sinh viên.
• Dịch vụ giới thiệu và định hướng việc làm: Liên hệ với các cơng ty,
doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác để thu thập thơng tin về việc làm,
định hướng việc làm để định hướng chương trình giảng dạy phù hợp và
cung cấp các thơng tin này cho sinh viên.
• Cung cấp mơi trường giao tiếp giữa nhà trường, sinh viên hiện đang
trong trường với các cựu sinh viên, các doanh nghiệp để có thể thường

xun trao đổi, cập nhật thơng tin về việc làm, chun mơn, về nhu cầu
nhân lực ở các cơng ty, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác. Tổ chức
các đợt đánh giá về tình hình việc làm của các cựu sinh viên, đánh giá
về nhu cầu việc làm của xã hội. Các kết quả đánh giá đó sẽ giúp cho
nhà trường có định hướng chương trình giảng dạy phù hợp và giúp cho
sinh viên định hướng được chun ngành và cơng việc của mình trong
tương lai.
• Cung cấp và quản lý các dịch vụ: siêu thị cho sinh viên, hoạt động văn
hố, phơ tơ tài liệu, truy cập Internet: Quản lý các đăng ký sử dụng dịch
vụ của sinh viên và theo dõi q trình sử dụng dịch vụ của sinh viên.
• Giao tiếp trên cơ sở những cơng nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ thuật
số, qua các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là các thủ tục hành
chính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Các thủ tục xác nhận hiện
nay u cầu rất nhiều loại giấy tờ, gây khó khăn và mất thời gian cho cả
sinh viên và các cán bộ quản lý.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 11 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
Khi đó hệ thống quản lý sinh viên cần phải tích hợp với các hệ thống thơng
tin khác trong đơn vị để hỗ trợ cho việc quản lý các dịch vụ trên một cách đồng bộ.
Hệ thống quản lý sinh viên sẽ là mơi trường giao tiếp giữa sinh viên với các hệ
thống mà cung cấp các dịch vụ trên.
4. Đáp ứng các quy chế đào tạo mới
• Quản lý thơng tin về điểm tu dưỡng của các sinh viên
Theo quy chế đào tạo hiện nay, điểm tu dưỡng được coi như
một yếu tố quản lý bắt buộc. Điểm tu dưỡng của mỗi sinh viên ghi
nhận mức độ chấp hành nội quy, quy chế của nhà trường. Điểm tổng
kết học kỳ của sinh viên sẽ là điểm học lực cộng điểm tu dưỡng trong
kỳ đó. Do đó hệ thống cần ghi nhận điểm tu dưỡng của mỗi sinh viên

để cuối kỳ tổng kết điểm.
• Quản lý sinh viên học vượt
Theo quy chế của bộ ban hành, cho phép các sinh viên suất sắc
được học vượt một số mơn nhất định. Hệ thống cần quản lý các sinh
viên đăng ký học vượt, phân lớp cho các sinh viên học vượt các mơn
và theo dõi tình hình học tập của các sinh viên đó.
• Quản lý sinh viên học nhiều ngành, nhiều trường
Các sinh viên có thể học nhiều ngành, nhiều trường nếu đủ điều
kiện quy định của các trường sinh viên tham dự. Khi đó hệ thống quản
lý sinh viên của mỗi trường cần ghi nhận các sinh viên học nhiều
ngành, nhiều trường và theo dõi tình hình học tập của các sinh viên
đó.
• Quản lý chặt chẽ thơng tin liên lạc với gia đình sinh viên
Theo u cầu thực tế ở một số đơn vị đào tạo, vấn đề liên lạc với gia đình
sinh viên, với nơi sinh viên tạm trú là rất cần thiết. u cầu hệ thống quản lý thơng
tin về địa chỉ liên lạc với gia đình của sinh viên và địa chỉ tạm trú hiện tại của sinh
viên.
• Quản lý cựu sinh viên
Việc giữ liên lạc với các cựu sinh viên cũng rất quan trọng: Nếu chúng ta
quản lý các thơng tin về cựu sinh viên như là cơng việc, nơi làm việc, thu nhập…
kể từ khi tốt nghiệp cho đến hiện tại của các cựu sinh viên thì chúng ta có thể đánh
giá được tình hình, xu hướng, nhu cầu về chun mơn, về việc làm của xã hội hiện
nay để từ đó có định hướng đúng đắn cho cơng tác đào tạo của đơn vị. Do đó, hệ
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 12 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
thống cần tạo mơi trường giao tiếp cho cựu sinh viên để có thể thường xun cập
nhật thơng tin và ghi nhận kịp thời những phản hồi từ họ trong những trường hợp
cần thiết như tổ chức kỷ niệm ngày thành lập trường, tổ chức đánh giá và lấy ý

kiến về định hướng phát triển,….
• Quản lý thơng tin đào tạo theo tín chỉ
Hình thức đào tạo từ trước đến nay ở ĐHKHTN là đào tạo theo niên
khóa.Tuy nhiên, hiện nay, các đơn vị đào tạo có xu hướng chuyển sang hình thức
đào tạo theo tín chỉ. Như vậy sẽ có thời điểm tồn tại song song hai hình thức đào
tạo này, đào tạo theo niên khóa cho những khóa học cũ và đào tạo theo tín chỉ cho
những khóa học mới. Do đó, hệ thống cần có tính mở để có thể quản lý cả đào tạo
theo niên khóa và đào tạo theo tín chỉ và trong tương lai thì chỉ quản lý đào tạo
theo tín chỉ.
5. Các vấn đề khác
• Việc hỗ trợ các chuẩn
Hệ thống cần có khả năng liên tác với các hệ thống khác trong đơn vị, do
đó phải có chuẩn cho tất cả các hệ thống liên tác. Vấn đề về tốc độ cũng như các
thuật tốn xử lý
Với một lượng dữ liệu lớn cho cả một bài tốn tổng thể. Việc truy xuất
dữ liệu là rất nhiều và phức tạp. Cải thiện tốc độ cũng như bổ xung các thuật tốn
giúp cho nâng cao tốc độ hiển thị và thao tác là cần thiết.
• Vấn đề về bảo mật và an tồn dữ liệu
Với một số lượng lớn sinh viên trong các đơn vị trực thuộc ĐHKHTN và
rất nhiều thơng tin cần quản lý về sinh viên trong mỗi năm học, vấn đề đặt ra là
phải sử dụng một cơng nghệ lưu trữ dữ liệu phù hợp để đảm bảo tốc độ xử lý và an
tồn dữ liệu. Đảm bảo tính an tồn dữ liệu trong hệ thống quản lý sinh viên và
điểm khơng những để tránh sai sót cho người quản trị dữ liệu trong lưu trữ và xử lý
mà quan trọng là để ngăn chặn những hành vi gian lận điểm từ bên ngồi.
II- Các giải pháp được đề xuất
1.Các giải pháp về CSDL
 Cơ sở dữ liệu được chọn phải đủ mạnh để quản lý được khối
lượng dữ liệu lớn với tần suất truy cập dữ liệu cao, đáp ứng các
dịch vụ trực tuyến và đảm bảo các u cầu về an tồn dữ liệu.
Các cơ sở dữ liệu mà có thể đáp ứng các u cầu đó là MySQL,

SQL server.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 13 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
 Do u cầu về khả năng liên tác nên hệ thống cần được thiết kế
một cách tổng thể, sử dụng cùng một loại CSDL.
• Các giải pháp về kết xuất CSDL và thực hiện các báo cáo
 Định dạng dữ liệu XML
 Mã 6909:2001 được áp đặt cho tất cả các cơ quan nhà nước
• Hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến và mơi trường giao tiếp tiện ích
Hiện nay ở ĐHKHTN đã có một số hệ thống cung cấp các dịch vụ trực
tuyến như:
- Hệ thống Thư viện điện tử
- Hệ thống Quản lý và điều hành qua mạng
- Website của ĐHKHTN: cung cấp tất cả các thơng tin về cơ cấu tổ
chức, quy chế đào tạo, chương trình đào tạo, các thơng tin liên quan
đến sinh viên như kết quả học tập,…
Hệ thống Quản lý sinh viên cần tích hợp với các hệ thống này để có thể
cung cấp kịp thời các thơng tin liên quan đến sinh viên. Giải pháp đề xuất
là kết xuất các thơng tin liên quan đến sinh viên dưới dạng các file pdf để
đưa tới các hệ thống khác.
Hồn thiện diễn đàn cho sinh viên.
Giao tiếp trên cơ sở những cơng nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ thuật số,
qua các thiết bị di động.

• Các giải pháp chuẩn hóa và quy trình hóa nghiệp vụ
o Vấn đề quy trình trong quản lý đào tạo
Để đảm bảo cho cơng tác quản lý đào tạo được thực hiện tốt
nhất, các quy trình nghiệp vụ phải được thực hiện đầy đủ và

đúng tiến độ.
 Người quản lý quy trình
° Phân cơng trách nhiệm tới mỗi người tham gia quy
trình một cách rõ ràng về cơng việc cần làm, thời
gian và tốc độ làm.
° Thống nhất trong tất cả những người tham gia quy
trình về cơng việc, về thời gian, về tốc độ cũng
như là phương thức phản hồi.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 14 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
° Theo dõi quy trình một cách chặt chẽ dựa trên các
phản hồi từ những người tham gia quy trình.
° Báo cáo lên cấp trên.
 Người tham gia quy trình
° Phải thực hiện tốt trách nhiệm của mình bằng cách
đảm bảo chất lượng cơng việc và tiến độ cơng
việc.
° Gửi các phản hồi tới người quản lý quy trình.
.2. Mục tiêu của hệ thống
Nghiệp vụ quản lý sinh viên được tự động hố hồn chỉnh và hỗ trợ các dịch
vụ tiện ích liên quan đến giáo dục, đào tạo cho những người sử dụng hệ thống đặc
biệt là sinh viên.
.3. Các chức năng hệ thống
R.1. Gói cập nhật thơng tin sinh viên
R.1.1. Lưu thơng tin một sinh viên mới
R.1.2. Sửa thơng tin sinh viên
R.1.3. Xố thơng tin sinh viên
R.1.4. Tìm kiếm sinh viên và tạo danh sách

R.1.5. In thơng tin chi tiết về sinh viên
R.2. Phân lớp
R.2.1. Phân lớp
R.3. Quản lý học phí
R.3.1. Tính tốn tiền học phí của mỗi sinh viên theo kỳ
R.3.2. Cập nhật tình hình nộp học phí theo đợt / khóa học (course) -
R.4. Quản lý khen thưởng, kỷ luật
R.4.1. Cập nhật thơng tin khen thưởng, kỷ luật
R.4.2. Cập nhật tiêu chuẩn cộng điểm thưởng
R.4.3. Cộng điểm thưởng
R.5. Xét lên lớp/ lưu ban, thơi học, ngừng học
R.6.1. Quyết định những sinh viên lên lớp, thơi học, ngừng học
R.6.2. Lưu lại kết quả xét lên lớp, thơi học, ngừng học
R.6.3. Cập nhật thơng tin lớp học cho những sinh viên phải thơi học,
ngừng học.
R.6. Quản lý học bổng
R.7.1. Cập nhật thơng tin mức học bổng
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 15 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
R.7.2. Xét học bổng và ghi nhận sinh viên được học bổng theo mức
R.7.3. Cập nhật thơng tin phát học bổng
R.7. Quản lý thực tập
R.8.1. Cập nhật thơng tin sinh viên thực tập
R.8. Quản lý sinh viên học trả nợ
R.9.1. Cập nhật thơng tin sinh viên đăng ký học trả nợ
R.9.2. Phân lớp học trả nợ (cập nhật thơng tin lớp)
R.9.3. Cập nhật điểm mơn học trả nợ
R.9. Quản lý sinh viên làm khố luận tốt nghiệp

R.9.4. Cập nhật tiêu chuẩn làm khố luận tốt nghiệp
R.9.5. Lên danh sách sinh viên đủ điều kiện làm khố luận tốt nghiệp
R.9.6. Cập nhật đề tài khố luận tốt nghiệp
R.9.7. Cập nhật thơng tin sinh viên làm khố luận tốt nghiệp
R.9.8. In các mẫu biểu
R.10. Quản lý xét tốt nghiệp
R.9.9. Cập nhật thơng tin xét tốt nghiệp cho mỗi sinh viên: Cập nhật
các chứng chỉ, học phí, ký túc xá, thư viện.
R.9.10. Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp hàng năm
R.9.11. Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp hàng năm
R.9.12. Xếp loại tốt nghiệp
R.9.13. In số liệu xét tốt nghiệp
R.9.14. Ghi nhận các sinh viên được cơng nhận tốt nghiệp
R.9.15. Thống kê báo cáo tình hình tốt nghiệp
R.9.16. In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm.
R.9.17. Theo dõi phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp
R.11. Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp
R.12. Xét tốt nghiệp bổ sung
R.13. Quản lý cựu sinh viên
Các thuộc tính của hệ thống
− Dễ sử dụng, khơng cần đào tạo nhiều.
− Đảm bảo tốc độ và an tồn trong lưu trữ và xử lý dữ liệu.
− Có khả năng liên tác với các hệ thống khác, khả năng nâng cấp bảo trì dễ
dàng.



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 16 N

guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
III-Phân tích hệ thống:
A- Xác định các tác nhân, các ca sử dụng và mơ tả các ca sử dụng
1.
Xác định các tác nhâ
n

Tác nhân
Các ca sử dụng
nghiệp vụ
Kết quả đem lại
Nhân viên
phòng cơng
tác sinh viên
Thêm sinh viên Lưu tất cả các thơng tin về sinh viên
mới vào hệ thống
Sửa sinh viên Lưu thơng tin mới về sinh viên cần sửa
vào hệ thống
Tìm sinh viên và
in danh sách
Hiển thị danh sách sinh viên thoả mãn
điều kiện tìm kiếm lên màn hình và in
danh sách.
Xóa sinh viên Xố các sinh viên đã chọn khỏi hệ
thống
In thơng tin sinh
viên
In thơng tin chi tiết về sinh viên đã
chọn lên màn hình và ra giấy
In hồ sơ tốt

nghiệp
In ra giấy hồ sơ tốt nghiệp cho mỗi
sinh viên (giấy giới thiệu của khoa/
trường, sơ yếu lý lịch,..)
Cập nhật thơng
tin xét tốt nghiệp

Cập nhật tình hình sinh viên nộp hồ sơ,
phục vụ cho việc xét tốt nghiệp.
Phân lớp

Phân các sinh viên mới vào các lớp
thích hợp và ghi nhận kết quả.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 17 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
Cập nhật mức
học bổng (thêm,
sửa, xố, tìm
kiếm)
Ghi nhận một mức học bổng mới và
các thơng tin liên quan.
Sửa các thơng tin về một mức học bổng
Xố bỏ một mức học bổng

Cập nhật khen
thưởng, kỷ luật
(thêm, sửa, xóa,
tìm kiếm)

Ghi nhận những sinh viên được khen
thưởng, kỷ luật.
Chuyển lớp,
chuyển trường,
chuyển ngành

Ghi nhận những sinh viên chuyển lớp,
chuyển trường, chuyển ngành. Cập
nhật những thơng tin liên quan.
Tổ chức lưu trữ
vĩnh viễn hồ sơ
đã tốt nghiệp
Hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp
được lưu ở một nơi khác để khi cần
thiết có thể lấy ra.
Cập nhật thơng
tin về cựu sinh
viên.

Cập nhật các thơng tin về cơng việc,
nơi làm việc, thu nhập, địa chỉ liên lạc
của các cựu sinh viên.
Nhân viên
phòng đào
tạo
Cập nhật khen
thưởng, kỷ luật
Ghi nhận những sinh viên được khen
thưởng, kỷ luật.

Xét học bổng Lên danh sách những sinh viên được
học bổng theo các mức.
Xét lên lớp, dừng
học, thơi học
Xét lên lớp, dừng học, thơi học. Cập
nhật kết quả.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 18 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
Cập nhật thơng
tin xét tốt nghiệp
Ghi nhận các thơng tin về sinh viên
phục vụ cho việc xét tốt nghiệp.
Cập nhật tiêu
chuẩn xếp loại tốt
nghiệp
Ghi nhận một tiêu chuẩn xếp loại tốt
nghiệp mới.
Sửa các thơng tin về một tiêu chuẩn
xếp loại tốt nghiệp
Xố bỏ một tiêu chuẩn xếp loại tốt
nghiệp

Xếp loại tốt
nghiệp
Xếp loại tốt nghiệp và ghi nhận kết
quả.
Cập nhật tiêu
chuẩn tốt nghiệp

Nhập tiêu chuẩn xét tốt nghiệp (gồm
điểm chuẩn và điểm đạt) cho khố học
hiện xét.
In số liệu xét tốt
nghiệp
In ra giấy danh sách sinh viên đủ điều
kiện tốt nghiệp (gồm những sinh viên
năm cuối và những sinh viên các khố
trớc cha tốt nghiệp) cùng với các t liệu
về học tập của các sinh viên đó. Thêm
vào đó là bản thống kê tỷ lệ xét tốt
nghiệp theo từng phân loại tốt nghiệp.
Tìm kiếm sinh
viên
Hiển thị các sinh viên thoả mãn điều
kiện tìm kiếm lên màn hình
Thống kê, báo
cáo
In ra giấy bản báo cáo về tỷ lệ tốt
nghiệp/ cha tốt nghiệp theo từng xếp
loại tốt nghiệp.
In số liệu phục vụ
cơng tác in bằng
tốt nghiệp
In ra giấy các số liệu tốt nghiệp về sinh
viên & in bằng tốt nghiệp.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 19 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải

Cập nhật thơng
tin tốt nghiệp,
phát bằng, phát
hồ sơ
Lưu thơng tin tốt nghiệp, phát bằng,
phát hồ sơ tốt nghiệp.
Tổ chức lưu trữ
hồ sơ vĩnh viễn
Hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp
được lưu ở một nơi khác để khi cần
thiết có thể lấy ra.
Xét tốt nghiệp bổ
sung

Ban giám
hiệu Trường
ĐHKHTN
Xét duyệt, ký
nhận các báo cáo,
đơn từ về sinh
viên được gửi từ
phòng cơng tác
sinh viên và
phòng đào tạo.

Các báo cáo, đơn từ về sinh viên được
xét duyệt và ký nhận.
In bằng tốt
nghiệp cho các
sinh viên trong

các đơn vị trực
thuộc ĐHQG dựa
vào số liệu được
gửi từ các đơn vị
trực thuộc.
Bằng tốt nghiệp

Xem và in thơng
tin về sinh viên





THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 20 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
Sinh viên
Cập nhật thơng
tin sinh viên


Xem điểm, xem
các quy chế, các
quyết định liên
quan tới sinh
viên.

Tham gia các

dịch vụ


Phụ huynh
sinh viên
Cập nhật thơng
tin sinh viên

Theo dõi tình
hình học tập của
sinh viên

Nhân viên
phòng tài vụ
Thu học phí và
cập nhật tình
hình nộp học phí

Phát học bổng và
cập nhật tình
hình phát học
bổng.

Khách
Xem và in thơng
tin về sinh viên

Xem và in các
quy chế đào tạo

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 21 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
Người quản
trị dữ liệu
Cập nhật các
danh mục
Các danh mục và thơng tin liên quan
được lưu trữ và xử lý (Danh mục
Trường, Lớp, Khoa, Ngành, Hệ, Khóa
học, Đối tượng,…)


2. Xác định các ca sử dụng
1. Gói cập nhật sinh viên
1.1 Thêm sinh viên
1.2 Sửa sinh viên
1.3 Xố sinh viên
1.4 Tìm kiếm sinh viên
2. Gói quản lý lớp học
2.1 Phân lớp và cập nhật thơng tin lớp
2.2 Chuyển lớp, chuyển ngành, chuyển trường
2.3 Xét lên lớp, ngừng học, thơi học
3. Quản lý học phí
3.1 Lên danh sách nộp học phí theo đợt (miễn giảm học phí)
3.2 Cập nhật tình hình nộp học phí theo đợt
4. Quản lý khen thưởng, kỷ luật
4.1 Cập nhật mức khen thưởng
4.2 Cập nhật sinh viên được khen thưởng

4.3 Cập nhật sinh viên bị kỷ luật
4.4 Cập nhật tiêu chuẩn cộng điểm thưởng
5. Quản lý học bổng
5.1 Cập nhật mức học bổng
5.2 Xét học bổng
5.3 Cập nhật phát học bổng
6. Quản lý thực tập
6.1 Cập nhật thơng tin sinh viên thực tập
7. Quản lý sinh viên học trả nợ
7.1 Cập nhật thơng tin sinh viên đăng ký học trả nợ
7.2 Cập nhật tình hình thu lệ phí học trả nợ
7.3 Phân lớp và cập nhật thơng tin lớp học trả nợ
8. Quản lý sinh viên làm khố luận tốt nghiệp
8.1 Cập nhật tiêu chuẩn làm khố luận tốt nghiệp
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 22 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
8.2 Lên và in danh sách sinh viên đủ điều kiện làm khố luận tốt nghiệp
8.3 Cập nhật đề tài khố luận tốt nghiệp
8.4 Cập nhật thơng tin sinh viên đăng ký làm khố luận tốt nghiệp
8.5 In các mẫu biểu
9. Quản lý cơng tác tốt nghiệp
9.1 Cập nhật thơng tin xét tốt nghiệp cho mỗi sinh viên: Cập nhật các
chứng chỉ, học phí, ký túc xá, thư viện.
9.2 Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp hàng năm
9.3 Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp hàng năm
9.4 Xếp loại tốt nghiệp
9.5 In số liệu xét tốt nghiệp
9.6 Ghi nhận các sinh viên được cơng nhận tốt nghiệp

9.7 Thống kê báo cáo tình hình tốt nghiệp
9.8 In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm.
9.9 Theo dõi và cập nhật thơng tin phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp
9.10 Tổ chức lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp
9.11 Tổ chức xét tốt nghiệp bổ sung
10. Gói cập nhật danh mục
10.1 Cập nhật Trường
10.2 Cập nhật Khoa
10.3 Cập nhật Ngành
10.4 Cập nhật Chun ngành
10.5 Cập nhật Hệ đào tạo
10.6 Cập nhật Khố học
10.7 Cập nhật Lớp
10.8 Cập nhật Đối tượng
10.9 Cập nhật Hình thức khen thưởng
10.10 Cập nhật Hình thức kỷ luật
11. Gói cập nhật cựu sinh viên
11.1 Cập nhật thơng tin về cựu sinh viên








THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 23 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải

3.Biểu đồ ca sử dụng theo gói
3.1 Gói cập nhật sinh viên




3.2 Gói quản lý lớp học




THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 24 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải
3.3
Gói quản lý học phí



3.4.Quản lý khen thưởng,kỷluật





THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN
P a g e | 25 N
guyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải

3.5.Quản lý học bổng


3.6.Quản lý thực tập:








THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN