Nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư ở Công ty TNHH Minh Hồngx

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
PHẦN MỞ ĐẦU
1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Đứng trước tiến trình hội nhập AFTA và WTO, các doanh nghiệp không
ngừng thay đổi để thích ứng với môi trường xung quanh. Nền kinh tế có xu
hướng ngày càng phát triển thì đòi hỏi tính tự chủ của các doanh nghiệp ngày
càng cao, họ phải tự hạch toán, tự chuẩn bị các yếu tố đầu vào để vận hành tốt
quá trình sản xuất. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bất cứ doanh
nghiệp nào cũng phải mua các yếu tố đầu vào; đó là yếu tố của quá trình sản xuất
để từ đó doanh nghiệp sản xuất ra những sản phẩm được người tiêu dùng chấp
nhận. Nó quyết định rất lớn đến chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm dẫn đến
ảnh hưởng tới tính cạnh tranh của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Minh Hồng, là một Công ty chuyên sản xuất dép nhựa với
chất lượng tốt đã chiếm được sự tín nhiệm cao trên thị trường trong nước. Dép
nhựa Trường Sơn luôn xác định: “Yếu tố đầu vào ảnh hưởng rất lớn đến chất
lượng đầu ra”. Vì thế để đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như đảm bảo tính
cạnh tranh của doanh nghiệp thì việc chuẩn bị tốt các yếu tố đầu vào mà công tác
hậu cần vật tư là chủ yếu. Việc sản xuất sản phẩm với khối lượng lớn, mẫu mã
đa dạng nên công tác hậu cần vật tư là công tác thực sự khó khăn và đòi hỏi tính
chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tế. Tuy công tác hậu cần vật tư của
Công ty đạt một số thành tựu nhưng không tránh khỏi một số hạn chế. Chính vì
vậy “Nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư ở Công ty TNHH Minh Hồng”
là đề tài mà em lựa chọn nhằm tìm ra những giải pháp thích hợp để nâng cao
hiệu quả hoạt động của công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp trên cơ sở kết
hợp thực trạng hoạt động hậu cần vật tư của Công ty.
2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Khi nghiên cứu đề tài này, mục đích trước mắt của người nghiên cứu là hoàn
thành tốt công tác thực tập ở Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân. Việc nghiên
cứu đã giúp người học có cái nhìn thực tế về các kiến thức đã thu lượm trên
1
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
giảng đường. Đó là tiền đề giúp ích cho sinh viên sau khi ra trường. Tiếp theo,
việc nghiên cứu đề tài này đã giúp cho sinh viên nắm bắt được các công việc
thực tế và kinh nghiệm làm việc. Mục đích cuối cùng của người nghiên cứu
muốn góp một phần nhỏ bé của mình để hoàn thiện hơn quá trình sản xuất kinh
doanh tại đơn vị thực tập.
3. ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Đối tượng của đề tài là các nghiệp vụ hậu cần vật tư đảm bảo cho sản xuất của
doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Các nghiệp vụ hậu cần đó là: Xác định
nhu cầu, lập kế hoạch, tổ chức mua sắm, dự trữ bảo quản, cấp phát vật tư, thanh
quyết toán vật tư.
Với khả năng có hạn đề tài chỉ nghiên cứu những nghiệp vụ hậu cần vật tư
đảm bảo cho sản xuất gắn liền với thực tế tại Công ty TNHH Minh Hồng với
những đặc trưng cụ thể của Công ty này.
Phương pháp nghiên cứu môn học dựa trên cơ sở lý luận của triết học duy vật
biện chứng và duy vật lịch sử Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh. Mặt khác, đề
tài này sử dụng phương pháp học lý luận kết hợp với nghiên cứu thực tế. Áp
dụng các phương pháp khoa học sử dụng cho các môn học kinh tế như: Phương
pháp khái quát, phương pháp thống kê báo cáo, phương pháp nghiên cứu tại bàn
và phương pháp thực tế.
4. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
Đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư ở Công ty TNHH Minh
Hồng” gồm 3 phần:
Chương I: Công tác hậu cần vật tư và vai trò của nó đối với hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
Chương II: Phân tích thực trạng công tác hậu cần vật tư cho sản xuất của
Công ty TNHH Minh Hồng.
Chương III: Phương hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hậu
cần vật tư của Công ty TNHH Minh Hồng.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Giảng viên hướng dẫn:

Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty để
2
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
chuyên đề tốt nghiệp hoàn thành tốt hơn. Kính chúc cô và anh, chị trong Công ty
sức khỏe, phú quý và hạnh phúc.
CHƯƠNG I
CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ
ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA
DOANH NGHIỆP TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG
I. CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ ĐỐI VỚI HOẠT
ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG
1. Khái niệm về công tác hậu cần vật tư
Thuật ngữ “Hậu cần” trong tiếng anh là logistic xuất hiện cách đây từ rất lâu,
khoảng hai ngàn năm. Thuật ngữ đó xuất hiện đầu tiên ở Trung Quốc với nghĩa
“Chuẩn bị quân lương, quân trang và các vật khác để phục vụ cho quân đội” và
sau đó nó luôn xuất hiện trong các cuộc chiến tranh. Theo từ điển Hán - Việt thì
“Hậu cần” là công tác ở hậu phương nhằm phục vụ cho quân đội mọi mặt của
đời sống.
Như vậy, nếu trong quân đội có hậu cần quân đội thì trong kinh tế có hậu cần
cho sản xuất hay hậu cần vật tư, tức là đảm bảo vật tư kỹ thuật cho sản xuất. Đó
là các nguyên nhiên vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng
cụ, phụ tùng… (được gọi là vật tư). Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp không thể thiếu các loại nguyên vật liệu khác nhau. Các tư liệu này được
tạo ra trong quá trình lao động của các doanh nghiệp sản xuất khác.
Từ khi là thành phẩm của doanh nghiệp sản xuất khác cho đến khi chúng được
các lao động sống của các đơn vị làm tư liệu lao động hoặc đối tượng lao động
theo công dụng, tính chất của chúng. Khi đó biểu hiện của chúng là vật tư kỹ
thuật. Vật tư kỹ thuật là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất, dùng chỉ những
vật có chức năng làm tư liệu sản xuất đang trong qúa trình vận động từ sản xuất

đến tiêu dùng chưa bước vào tiêu dùng sản xuất trực tiếp. Vật tư kỹ thuật đó là
3
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Các yếu tố đầu vào
DN
Đầu ra
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
dạng tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng. Mọi vật tư kỹ thuật đều là tư liệu sản
xuất, nhưng không có nghĩa là mọi tư liệu sản xuất cũng là vật tư kỹ thuật.
Chính vì vậy, công tác hậu cần vật tư kỹ thuật là các hoạt động đảm bảo
cho các mặt vật tư đầy đủ về số lượng, đúng về quy định (quy cách), về chất
lượng và kịp thời về mặt thời gian giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp diễn ra liên tục, đều đặn. Như vậy công tác hậu cần vật tư kỹ
thuật đóng vai trò quan trọng và quyết định tới sự tồn tại của doanh nghiệp sản
xuất.
2. Vai trò của công tác hậu cần vật tư
a. Tính tất yếu của công tác hậu cần vật tư
Trong bất cứ hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng cần phải có đủ 3 yếu tố:
Sức lao động, vật tư, tiền vốn. Đây là yếu tố giúp cho hoạt động sản xuất kinh
doanh tồn tại, liên tục và phát triển. Để đạt được các mục tiêu chiến lược về ngắn
hạn cũng như dài hạn thì trước hết doanh nghiệp phải sản xuất kinh doanh liên
tục và ổn định. Muốn vậy, về công tác hậu cần vật tư phải cung ứng đầy đủ về số
lượng, đúng về chất lượng, chủng loại, kịp thời về mặt thời gian là yếu tố vô
cùng quan trọng. Có vật tư mới có thể tạo ra sản phẩm. Vì thế, đảm bảo vật tư là
yêu cầu khách quan, là một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. Tài
nguyên không phải là vô tận nên con người đã nhận ra sự cần thiết của tái sản
xuất. Để phát triển bền vững phải có công đoạn chuyển hoá một phần sản phẩm
tạo ra thành tư liệu sản xuất trở thành một trong các yếu tố tạo nên sản phẩm
mới. Xã hội phát triển thì vấn đề chuyên môn hoá trong sản xuất ngày càng sâu
sắc, mỗi doanh nghiệp chỉ sản xuất ra một hoặc một số sản phẩm nhất định. Cho

nên, khi sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành vật tư của doanh nghiệp kia
thì xuất hiện mối quan hệ mật thiết hỗ trợ lẫn nhau giữa các doanh nghiệp. Vì
vậy, hậu cần vật tư ở doanh nghiệp là một công tác tất yếu.
b. Vai trò đối với doanh nghiệp
4
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
Hình 1: Quy trình sản xuất của doanh nghiệp
(Nguồn: Giáo trình KHQL tập II, trang 206)
Để tạo ra những hàng hoá có chất liệu tốt đáp ứng các yêu cầu về chất lượng
sản phẩm, về vệ sinh và về xã hội phù hợp với xu thế tiêu dùng hiện đại. Thúc
đẩy sản xuất và tiêu dùng xã hội phát triển, mặt khác thúc đẩy tiến bộ khoa học
công nghệ trong sản xuất với giá cả thích hợp. Thì công tác hậu cần vật tư của
doanh nghiệp phải cung ứng những máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, công nghệ
nguồn tiên tiến, hiện đại có năng xuất và giá trị sử dụng cao. Điều đó sẽ thúc đẩy
sản xuất phát triển và nó có vai trò đối với doanh nghiệp như sau:
+ Vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí khoảng 60 - 70%. Khi là
nguyên nhiên vật liệu thì vật tư chuyển toàn bộ gía trị của nó vào sản phẩm. Bởi
vậy công tác hậu cần vật tư ảnh hưởng trực tiếp tới việc sử dụng tiết kiệm
nguyên vật tư và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp và do đó ảnh hưởng tới
giá thành sản phẩm và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
+ Công tác hậu cần vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục ổn định,
nhịp nhàng bằng việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đúng quy cách.
+ Trong quá trình dự trữ, bảo quản vật tư kỹ thuật sẽ thúc đẩy doanh nghiệp
áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, giúp tăng năng suất lao
động, hạ giá thành sản phẩm. Vì thế có thể giúp cho doanh nghiệp cạnh tranh
bằng mọi giá so với đối thủ cạnh tranh.
+ Công tác cấp phát vật tư trong doanh nghiệp góp phần sử dụng tiết kiệm
vật tư, chống lãng phí và nâng cao trách nhiệm của người sử dụng vật tư.
II. NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT

1. Xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất
a. Nhu cầu vật tư và những đặc trưng cơ bản của vật tư
a.1. Nhu cầu vật tư
5
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
Nhu cầu thị trường là thuật ngữ được nhiều người hiểu một cách quá đơn
giản là sự đòi hỏi của con người về một vật phẩm nào đó. Nhưng để hiểu được
và ứng dụng có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh thì phải hiểu sâu sắc hơn bởi
thuật ngữ đó bao hàm một nội dung rộng lớn hơn mà nếu nhà kinh doanh chỉ
dùng ở đó thì khó có thể tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm của mình nên được.
Nhu cầu thị trường là một thuật ngữ mà nội dung của nó hàm chứa ba mức độ
bao gồm: Nhu cầu tự nhiên, mong muốn và nhu cầu có khả năng thanh toán.
+ Nhu cầu tự nhiên là: Cảm giác thiếu hụt một cái gì đó mà con người cảm
nhận được. Và nó được hình thành là do trang thái ý thức của người ta về việc
thấy thiếu một cái gì đó để phục vụ cho tiêu dùng. Trạng thái thiếu hụt đó phát
sinh có thể do sự đòi hỏi của sinh lý, của môi trường giao tiếp xã hội hoặc có thể
do cá nhân con người về vốn tri thức và sự tự thể hiện. Mức độ sự thiếu hụt càng
được cảm nhận gia tăng thì sự khao khát được thoả mãn càng lớn và cơ hội kinh
doanh càng trở nên hấp dẫn. Do vậy, nhu cầu tự nhiên là vốn có, là một mặt bản
thể của con người mà nhà hoạt động Marketing không tạo ra nó.
+ Mong muốn (hay ước muốn): Là một nhu cầu tự nhiên có dạng đặc thù và
đòi hỏi được đáp lại bằng một hình thức đặc thù phù hợp với trình độ văn hoá,
với tính cách cá nhân của con người. Như vậy, chỉ có phát hiện ra mong muốn
của từng người hoặc một tập hợp người thì người ta mới tạo ra những tính đặc
thù của cùng một loại sản phẩm. Do vậy, mà tăng khả năng thích ứng và cạnh
tranh trên thị trường, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Như vậy, mong muốn và nhu cầu thực tế là vô hạn và nguồn lực để thoải mãn
nhu cầu lại có hạn. Do đó người ta thường lựa chọn những hàng hoá thoả mãn
tốt nhất mong muốn của mình trong khả năng thanh toán. Nhu cầu có khả năng

thanh toán sẽ biểu hiện ra cầu thị trường.
Nhu cầu vật tư là: Những nhu cầu về nguyên nhiên vật liệu, thiết bị, máy
móc… để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định. Vật tư là hàng
hoá cho nên nhu cầu vật tư cũng có những đặc điểm của nhu cầu hàng hoá dịch
vụ nói chung, những điểm khác biệt ở chỗ so với hàng hoá tiêu dùng là ở công
6
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
dụng của nó. Hàng hoá tiêu dùng cá nhân mà đặc trưng cơ bản của nó là khi
phân loại thì căn cứ vào thói quen mua hàng của người tiêu dùng. Còn vật tư
được sử dụng để làm ra những sản phẩm khác nhau hoặc tham gia điều hành một
doanh nghiệp hoặc một cơ sở hoạt động nào đó. Do đó sự khác biệt về đặc điểm
của tư liệu sản xuất và đặc điểm của vật tư tiêu dùng dẫn đến sự vận động của
cầu vật tư có sự khác biệt rất lớn so với cầu hàng hoá tiêu dùng. Độ co giãn của
cầu vật tư ảnh hưởng rất lớn đến nhu cầu về các loại vật tư cho sản xuất của
doanh nghiệp. Mặt khác, do vật tư là hàng hoá công nghiệp nên độ co giãn của
cầu ít hơn so với hàng hoá tiêu dùng cá nhân. Trong cơ cấu vật tư thì nhóm
nguyên liệu chính có cầu đàn hồi hơn so với vật liệu phụ. Quá trình đảm bảo vật
tư kỹ thuật là quá trình do sản xuất, công nghệ quyết định chứ không phải do
thói quen và người tiêu dùng quyết định.
Khái niệm nhu cầu vật tư là một khái niệm có nội dung bao hàm rộng lớn. Ở
đây cầu vật tư là cầu vật tư có khả năng thanh toán, nó không chỉ phụ thuộc vào
khả năng tài chính, giá cả, cung hàng hoá và điều kiện tín dụng. Nhu cầu vật tư
kỹ thuật mang tính khái quát, phản ánh nhu cầu sản xuất và loại vật tư nhất định.
a.2. Những đặc trưng cơ bản của vật tư.
•Phân loại vật tư
Ở doanh nghiệp trong quá trình sản xuất sử dụng nhiều loại vật tư khác nhau
các loại vật tư này khác nhau về hình dáng, kích thước, đặc điểm cũng như giá
trị: Vì vây để quản lý và sử dụng vật tư từ một cách có hiệu quả cần thiết phải
tiến hành phân loại chúng.

* Các tiêu thức phân loại
+ Theo hình thức biểu hiện của vật tư trong quá trình sản xuất chia vật tư
thành hai nhóm:
Những vật tư với tư cách là đối tượng lao động: Nguyên vật liệu, có
đặc điểm sử dụng một lần trong quá trình sản xuất và giá trị của chúng được
chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm.
7
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
Những vật tư với tư cách là tư liệu lao động: Máy móc, thiết bị thị đặc
điểm là được sử dụng nhiều lần trong quá trình sản xuất và giá trị sản xuất dưới
hình thức khấu hao máy móc, thiết bị.
Cách phân loại này có ý nghĩa sau: Đối với nguyên vật liệu cho sản xuất thì
chúng ta phải bảo đảm thường xuyên, liên tục; đối với máy móc có giá trị lớn thì
đảm bảo trong thời gian dài.
+ Theo tính chất của vật tư trong sản xuất, người ta chia vật tư thành hai
nhóm:
 Các vật tư thông dụng: Là vật tư được sử dụng cho nhiều ngành
nghề nhiều lĩnh vực khác nhau: Điện, nước do Bộ Thương Mại quản lý.
 Các vật tư chuyên dụng: Là vật tư sử dụng cho một ngành nghề,
một lĩnh vực do Bộ chuyên ngành quản lý.
+ Căn cứ vào mức độ cấu thành sản phẩm của vật tư, người ta phân chia
toàn bộ vật tư trong doanh nghiệp thành hai nhóm:
 Vật tư chính (chủ yếu): Là những vật tư tạo nên thực tế, chủ yếu của
sản phẩm.
 Vật tư phụ (phụ liệu): Là những vật tư bổ trợ vào thực thể chủ yếu
của sản phẩm.
Như vậy, các doanh nghiệp thường dùng kết hợp các cách phân loại để sản
xuất kế hoạch, hậu cần vật tư một cách đầy đủ, kịp thời.
•Những đặc trưng cơ bản của nhu cầu vật tư

+ Nhu cầu vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Nhu cầu vật tư được hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất.
+ Tính thay thế của vật tư
+ Tính bổ sung cho nhau
+ Tính đa dạng và nhiều vế của nhu cầu vật tư
b. Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành
b.1. Kết cấu nhu cầu vật tư
8
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Tổng nhu cầu vật tư
Nhu cầu vật tư cho văn phòng
Nhu cầu vật tư cho sản xuất
Nhu cầu vật tư cho hoạt động khác
Nhu cầu vật tư cho văn Px phụ choPhPPPpchính
Nhu cầu vật tư cho văn Px chính
Nhu cầu vật tư cho sản phẩm A
Nhu cầu vật tư cho sản phẩm B
Nhu cầu vật tư cho sản phẩm C
Nhu cầu vật tư cho bổ sung dự trữ
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
Trong doanh nghiệp, nhu cầu vật tư được biểu hiện toàn bộ nhu cầu vật tư
của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch để đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ sản
xuất kinh doanh. Kết cấu của nhu cầu vật tư được thể hiện bằng mối liên hệ giữa
mỗi loại nhu cầu với toàn bộ nhu cầu vật tư trong doanh nghiệp và được thể hiện
qua sơ đồ sau:
Hình 2: Kết cấu nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp
9
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
10

GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
b.2. Các nhân tố hình thành nhu cầu tư trong doanh nghiệp
 Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm.
 Nhu cầu nghiên cứu khoa học.
 Nhu cầu cho sản phẩm dở dang.
 Nhu cầu máy móc thiết bị.
c. Nội dung của kế hoạch hậu cần vật tư
Kế hoạch nhu cầu vật tư đề cập tới nhu cầu tiêu dùng vật tư và tổng nguồn vật
tư của doanh nghiệp. Kế hoạch này được xác định theo năm. Nội dung của kế
hoạch hậu cần vật tư gồm hai nội dung cơ bản:
• Phản ánh tổng nhu cầu tiêu dùng vật tư trong kỳ kế hoạch
∑
ij
N = N
SXSP
+ N
DD
+ N
DT
+ N
NCKH
+N
MMTB
Trong đó:
∑
ij
N: Tổng nhu cầu vật tư i cho mục đích j.
N
SXSP

: Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm.
N
DD
: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang.
N
DT
: Nhu cầu dự trữ vật tư.
N
NCKH
: Nhu cầu vật tư cho hoạt động nghiên cứu khoa học.
N
MMTB
: Nhu cầu máy móc thiết bị.
• Phản ánh tổng nguồn vật tư của doanh nghiệp (phương thức đảm
bảo vật tư cho doanh nghiệp) trong kỳ kế hoạch.
∑
ij
P= O
ĐK
+ M + E + N
ĐH
Trong đó:
O
ĐK
: Tồn kho đầu năm.
M: Nguồn vật tư doanh nghiệp tự sản xuất.
E: Nguồn doanh nghiệp tiết kiệm.
11
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường

N
ĐH
: Nguồn doanh nghiệp đặt hàng.
∑
ij
P: Tổng nguồn vật tư i được đáp ứng bởi nguồn j.
d. Phương pháp xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp.
d.1. Phương pháp xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất (N
SXSP
).
Đây là nhu cầu tiêu dùng vật tư chủ yếu của doanh nghiệp, người ta thường
sử dụng các phương pháp sau để xác định nhu cầu này.
• Phương pháp tính theo lượng sản phẩm.
ĐKAD: Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp xác định được
số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch và mức tiêu dùng vật tư cho
sản xuất một đơn vị sản phẩm.
N
SXSP
= ∑
n
i=1
Q
Spi
x m
SPi
Trong đó:
N
SXSP
: Nhu cầu sản xuất sản phẩm.
Q

Spi
: Số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch.
m
Spi
: Mức tiêu dùng cho sản xuất một đơn vị sản phẩm i.
n: Số loại sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
• Phương pháp tính theo sản phẩm tương tự.
ĐKAD: Người ta sử dụng phương pháp này trong trường hợp kỳ kế
hoạch doanh nghiệp dự định sản xuất các sản phẩm mới nhưng chưa có mức tiêu
dùng vật tư.
Nếu trong kỳ báo cáo doanh nghiệp đã sản xuất một sản phẩm có kết cấu
công nghệ tương tự như: Sản phẩm mới thì có thể dùng mức của sản phẩm này
để tiến hành xác định nhu cầu vật tư.
N
SXSP
= Q
SP
x m
TT
x K
Trong đó:
12
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
Q
Sp
: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.
m
TT
: Mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm tương tự.

K = P
Spmới
/ P
SPttự

K: Hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm
P: Trọng lượng tinh.
• Phương pháp tính theo sản phẩm đại diện:
ĐKAD: Được sử dụng trong trường hợp kỳ kế hoạch doanh nghiệp sản
xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau nhưng chưa xác định được số lượng cụ thể
của từng loại, sản xuất với các số liệu về mức tiêu dùng vật tư cho từng sản
phẩm và tỷ trọng của từng cỡ loại so với tổng số sản phẩm sản xuất trong kỳ báo
cáo, người ta tiến hành xác định sản phẩm đại diện và sử dụng mức của sản
phẩm đó để xác định nhu cầu vật tư cho tất cả các sản phẩm.
N
SXSP
= Q
SP
x m
ĐD
Trong đó:
Q
Sp
: Số lượng sản phẩm cần sản xuất.
m
ĐD
: Mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm đại diện, mức này
được xác định dựa trên mức tiêu dùng bình quân.
N
i

= N
VT
x H
i
• Phương pháp tính theo thành phần vật tư.
ĐKAD: Để sản xuất một loại sản phẩm người ta sử dụng nhiều loại vật tư
khác nhau. Để xác định nghiên cứu tiêu dùng vật tư cho từng loại thì căn cứ vào
tỷ lệ cấu thành của vật tư đó trong sản phẩm để xác định.
Công thức:
Bước một: Xác định tổng trọng lượng tinh của sản phẩm sản xuất.
13
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
N
SXSP
= ∑
n
i=1
Q
SPi
x H
SPi
Trong đó:
Q
Sp
: Số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch.
H
Spi
: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i
Bước 2: Xác định tổng số lượng vật tư cần đưa vào sản xuất có tính đến

mức độ tổn thất.
N
VT
= N
SP
/K
Trong đó:
K: Hệ số thu thành phẩm (tỷ lệ thu thành phẩm + tỷ lệ tổn thất = 100%).
K + K
TT
= 1
K
tt
: Hệ số tổn thất.
Bước 3: Xác định nhu cầu của từng loại vật tư.
Trong đó:
H
i
: Tỷ lệ của vật tư loại i cấu thành sản phẩm.
• Phương pháp tính theo hệ số biến động.
ĐKAD: Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp xác định được
tổng nhu cầu tiêu dùng vật tư trong kỳ báo cáo và xác định được kế hoạch sản
xuất (phản ánh sự tăng hoặc giảm và số lượng sản phẩm sản xuất cũng như mức
độ tiết kiệm vật tư nếu có trong kỳ kế hoạch).
N
SXSP
= N
BC
x K
1

x K
2
Trong đó:
N
BC
: Tổng nhu cầu tiêu dùng vật tư trong kỳ báo cáo.
14
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
K
1
: Nhịp độ thay đổi của kế hoạch sản xuất.
K
2
: Hệ số tiết kiệm vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo.
d.2. Phương pháp xác định nhu cầu vật tư tiêu dùng cho sản phẩm dở dang
(N
DD
).
Sản phẩm dở dang là sản phẩm tại thời điểm nghiên cứu chưa hoàn thành
các công đoạn sản xuất. Để xác định nhu cầu vật tư cho nhu cầu này người ta sử
dụng một số phương pháp sau:
• Phương pháp dựa vào mức chênh lệch.
ĐKAD: Sử dụng trong trường hợp người ta xác định được số lượng sản
phẩm dở dang ở đầu và cuối năm kế hoạch, đồng thời xác định được mức tiêu
dùng vật tư bình quân để sản xuất sản phẩm dở dang.
N
DD
= (Q
DD2

- Q
DD1
) x m
DD
Trong đó:
Q
DD2
, Q
DD1
: Số lượng sản phẩm dở dang ở đầu năm và cuối năm kế
hoạch.
m
DD
: Mức tiêu dùng vật tư bình quân để sản xuất ra một đơn vị sản
phẩm dở dang.
• Phương pháp tính theo chu kỳ sản xuất.
ĐKAD: Được sử dụng trong trường hợp khi người ta xác định được số
ngày cần thiết trong năm để sản xuất ra các sản phẩm dở dang và mức tiêu dùng
vật tư bình quân để sản xuất sản phẩm.
N
DD
= (T
K
x M) - P
Trong đó:
T
K
: Thời gian (số ngày) trong năm để sản xuất sản phẩm dở dang.
M: Mức tiêu dùng vật tư bình quân để sản xuất sản phẩm.
15

GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
P: Số lượng vật tư tồn kho đầu năm để sản xuất sản phẩm dở dang.
d.3. Nhu cầu vật tư dự trữ (N
DT
)
Ngoài nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm và sản xuất sản phẩm dở dang
nêu trên. Do đặc điểm của sản xuất mà làm cho các doanh nghiệp thường là hình
thành thêm một bộ phận nhu cầu tiêu dùng vật tư khác, bộ phận này được sử
dụng nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp được diễn ra bình
thường và liên tục dưới sự tác động của các nguyên nhân chủ quan mà chúng ta
có thể dự đoán được.
N
DT
= m
nđ
x T
Trong đó:
m
nđ
: Mức tiêu dùng vai trò bình quân một ngày đêm cho sản xuất sản
phẩm.
T: Thời gian dự trữ ở doanh nghiệp.
Mặt khác, T = T
TX
+ T
BH
+ T
CB
N

DT
= m
nđ
× (T
TX
+ T
BH
+ T
CB
)
T
TX
: Thời gian dự trữ thường xuyên.
T
BH
: Thời gian dự trữ bảo hiểm.
T
CB
: Thời gian dự trữ chuẩn bị.
d.4. Nhu cầu máy móc thiết bị
Ngoài các nhu cầu tiêu dùng về nguyên vật liệu thì một bộ phận không thể
thiếu trong sản xuất đó là nhu cầu về máy móc thiết bị trong năm. Xuất phát từ
đặc điểm của nhóm vật tư này thì sản xuất của doanh nghiệp người ta phân chia
nhu cầu thành ba bộ phận:
• N
MMTB
cần cho các dự án công trình mới.
• N
MMTB
thay thế cho các máy móc thiết bị đã hết thời gian khấu hao.

• N
MMTH
để mở rộng năng lực sản xuất của doanh nghiệp.
Thứ nhất: N
MMTH
để mở rộng năng lực sản xuất của doanh nghiệp.
16
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
N
MNTB
= - A
Trong đó:
Q
SP
: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.
M: Mức hao phí giờ máy để sản xuất một đơn vị sản phẩm.
G
K
: Số giờ để sản xuất các sản phẩm phụ.
T: Số ngày mày làm việc trong năm kế hoạch.
C: Số ca làm việc trong một ngày.
G: Số ca làm việc trong một ngày.
K
SD
: Hệ số sử dụng máy móc thiết bị có tính đến thời gian ngừng để
sửa chữa theo kế hoạch.
K
m
: Hệ số thực hiện mức.

A: Số máy móc thiết bị hiện có ở doanh nghiệp.
Thứ hai: Nhu cầu máy móc thiết bị cho lắp ráp sử dụng kế hoạch.
N
TB
= M
TB
x K
SP
+ T
CK
- T
ĐK
Trong đó:
N
TB
: Nhu cầu máy móc thiết bị cho lắp rắp sản phẩm trong kỳ kế
hoạch.
M
TB
: Mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm.
K
SP
: Số lượng máy dự kiến sản xuất trong kỳ kế hoạch.
T
CK
: Tồn kho cuối kỳ về thiết bị dùng cho lắp rắp máy sản phẩm.
T
ĐK
: Tồn kho đầu kỳ về thiết bị dùng cho lắp rắp máy sản phẩm.
Thứ ba: Nhu cầu máy móc thiết bị dùng để thay thế những máy móc

thiết bị đã hết thời gian khấu hao.
 Do quá thời hạn sử dụng máy móc thiết bị hư hỏng không sửa chữa
được nữa.
17
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
 Do tiến bộ khoa học kỹ thuật xất hiện những máy móc thiết bị hiện
đại hơn, tối tân hơn và cho năng suất cao hơn.
Do vậy muốn tính được lượng máy móc thiết bị dùng để thay thế phải dựa
trên yêu cầu về mở rộng năng lực sản xuất của doanh nghiệp số lượng thực tế
máy móc thiết bị hư hỏng loại ra. Mặt khác, cần phải có biên bản của hội đồng
giám định về kỹ thuật và có yêu cầu tăng năng suất máy của doanh nghiệp, mức
độ lạc hậu và hiệu quả của việc sử dụng máy móc thiết bị.
2. Xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư cho doanh nghiệp
Trong cơ chế thị trường, mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại
sản phẩm khác nhau và xu thế chung là ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm
của mình. Để sản xuất ra những sản phẩm đa dạng về chủng loại, mẫu mã, cỡ
loại thì đòi hỏi phải có nhiều chi tiết, bộ phận, máy móc và nguyên vật liệu khác
nhau. Mặt khác, lượng nguyên vật liệu sử dụng ở những thời điểm khác nhau và
luôn thay đổi. Vì thế, cán bộ quản lý vật tư cần theo dõi sát sao danh mục vật tư
để có biện pháp cụ thể cho việc đảm bảo qúa trình sản xuất diễn ra liên tục,
thường xuyên và không bị gián đoạn nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng. Xây
dựng kế hoạch hậu cần vật tư là biện pháp quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật
tư ở mức thấp nhất, vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn.
Cơ sở để xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư là dựa vào việc tính toán yêu cầu vật
tư của doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư phải chính xác, cụ thể
đối với từng loại vật tư.
Nội dung của kế hoạch yêu cầu vật tư cần đảm bảo:
 Danh mục nguyên vật liệu và chi tiết từng bộ phận.
 Khối lượng mỗi loại nguyên vật liệu và chi tiết từng bộ phận

 Khi nào cần và thời gian cần vật tư .
Dựa trên kế hoạch yêu cầu vật tư, doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương thức đảm
bảo vật tư cho phù hợp theo một trong các nguồn sau đây:
18
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
3. Xác định các phương thức đảm bảo vật tư
a. Nguồn hàng tồn kho đầu kỳ
Trong nền kinh tế thị trường, thì việc xác định đúng lượng hàng tồn kho đầu
kỳ có ý nghĩa to lớn, bởi đối với các doanh nghiệp thực hiện kế hoạch mua sắm
thì phụ thuộc rất nhiều vào lượng tồn kho này và được xác định theo công thức:
O
đk
= O
tt
+ N
đh
- X
Trong đó:
O
đk
: Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.
O
tt
: Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch
N
đh
: Lượng hàng ước nhập vào kể từ thời điểm lập kế hoạch đến hết
năm báo cáo.
X : Lượng hàng ước xuất cùng trong thời gian.

Căn cứ để xác định O
tt
:
 Dựa vào thẻ kho
 Dựa vào cân đo, đong đếm…
Căn cứ để xác định N
đh
 Dựa vào lượng vật tư dự kiến sẽ mua trong năm báo cáo
 Dựa vào lượng vật tư thực tế mua tại thời điểm báo cáo đến năm lập
kế hoạch.
Căn cứ để xác định X: Dựa trên cơ sở nhu cầu vật tư sẽ tiêu dùng.
b. Nguồn động viên tiềm lực nội bộ.
Nguồn động viên tiềm lực nội bộ được hình thành từ những nguồn chủ yếu
sau:
Một là: Doanh nghiệp tự tổ chức sản xuất, chế biến thu gom hàng hoá để bổ
sung nguồn hàng. Để có được nguồn này cần phải dựa vào yêu cầu sản xuất và
khả năng hiện có của doanh nghiệp trong việc chế tạo hàng hoá vật tư bổ sung
cho sản xuất.
19
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
Hai là: Thu hồi và sử dụng lại phế liệu, phế phẩm tạo ra nguồn vật tư tiêu
dùng cho doanh nghiệp. Để có được nguồn này phải căn cứ và xem xét số luợng,
chất lượng, chủng loại phế liệu thu được và khả năng sửa chữa, chế biến của
doanh nghiệp.
Ba là: Nguồn do doanh nghiệp tự gia công. Tiềm tàng nội bộ của doanh
nghiệp có thể nói là vô hạn, cho nên việc doanh nghiệp tự chủ động giải quyết
nguồn hàng cho sản xuất là hết sức quan trọng.
c. Nguồn tiết kiệm tiêu dùng, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để có được nguồn tiết kiệm thực sự có hiệu quả thì đòi hỏi doanh nghiệp cần

có biện pháp quản lý mức tiêu dùng vật tư và đặc biệt quan trọng là đưa ra các
chế tài thưởng phạt để nâng cao mức tiết kiệm. Do đó, quản lý yếu tố con người
cực kỳ phức tạp và khó khăn. Doanh nghiệp cần có biện pháp xây dựng mức tiêu
dùng vật tư kỹ thuật hợp lý cho quá trình sản xuất . Mặt khác, việc quản lý thực
hiện mức tiêu dùng đưa ra phải tiến hành song song, đều đặn với quá trình sản
xuất.
d. Nguồn mua trên thị trường
Đây là nguồn quan trọng chủ yếu của việc bảo đảm vật tư cho doanh nghiệp.
Nguồn mua trên thị trường có thể được phân loại theo một số tiêu thức sau:
•Theo khối lượng mua bán:
+ Nguồn vật tư chính: Đây là nguồn chiếm tỷ trọng cao chiếm phần lớn
khối lượng mua bán. Nguồn vật tư chính giữ vai trò chủ đạo quyết định trong
quá trình sản xuất kinh doanh. Hình thức mua bán bao gồm: Theo hợp đồng
hoặc đổi hàng để bảo đảm tính chắc chắn, chủ động. Vì vậy, để thực hiện tạo
nguồn vật tư cần nghiên cứu kỹ hợp đồng mua để xác định chính xác nhu cầu, độ
tin cậy của nguồn. Đồng thời, phải theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng của
người cung ứng vật tư. Nguyên tắc “tránh bỏ trứng vào một giỏ” được áp dụng
khi lựa chọn người cưng ứng. Doanh nghiệp nên đặt mua hàng của nhiều nhà
cung ứng, không nên đặt hàng của một nhà cung ứng duy nhất tránh bị động
trong quá trình sản xuất khi có biến động hàng cung ứng vật tư.
20
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
+ Nguồn vật tư phụ mới: Đây là nguồn bổ sung, và là nguồn không
thường xuyên chiếm tỷ trọng thấp nên khối lượng nhỏ không ảnh hưởng nhiều
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng vai trò cực kỳ quan
trọng khi nguồn vật tư chính đảm bảo không kịp thời hoặc thiếu hụt. Vì thế,
doanh nghiệp phải nắm bắt được nhu cầu phát sinh để xác định mức độ thoải
mãn của đơn hàng để phục vụ nhu cầu chính của doanh nghiệp và công tác hậu
cần vật tư phải luôn mang tính chủ động để cung ứng vật tư cho sản xuất. Doanh

nghiệp luôn nghiên cứu khả năng phát triển của nguồn hàng, để khi cần sẵn thay
thế khi có sự thay đổi nguồn vật tư chính.
Đối với nguồn hàng trôi nổi: Đặc trưng lớn nhất là đáp ứng nhu cầu sản
xuất và là nguồn hàng không ổn định về số lượng, chất lượng, giá cả, phương
thức mua bán. Vì vậy, đòi hỏi người mua bán phải am hiểu về mặt hàng và có
cách nhìn đúng đắn về giá cả thị trường. Mặt khác, nó là nguồn hàng bổ xung
cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Theo nơi sản xuất ra hàng hoá “vật tư “.
+ Nguồn vật tư nhập khẩu: Trong quá trình doanh nghiệp cân đối giữa
yêu cầu sản xuất với khả năng nguồn vật tư mà doanh nghiệp đáp ứng cho sản
xuất. Thì trong tính toán của doanh nghiệp có thể một số máy móc, thiết bị, hoặc
một số vật tư bị thiếu hụt nhưng do sản xuất trong nước chưa đáp ứng về yêu cầu
kỹ thuật, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất. Do vậy, trong trường hợp
này doanh nghiệp có thể đặt mua ở nước ngoài bằng ngoại tệ vay hoặc doanh
nghiệp tự có. Khi xác định mua nguồn vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp cần tính
toán tỷ mỷ, cụ thể từng chỉ tiêu để tránh ứ đọng vốn gây lãng phí nguồn ngoại tệ.
Nếu doanh nghiệp chưa hiểu rõ về nguồn hàng cung ứng do doanh nghiệp nước
ngoài sản xuất hoặc chưa hiểu rõ thông lệ quốc tế thì có thể mua qua các nhà
trung gian thương mại. Còn ngược lại doanh nghiệp có thể đặt mua hàng trực
tiếp từ nước ngoài. Đặc điểm chung của nguồn này: Nguồn hàng có chất lượng
cao, cơ chế điều tiết phức tạp như chịu sự điều chỉnh ít nhất hai hệ thống luật
pháp, chế tài xử lý các vụ việc vi phạm cũng phức tạp.
21
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
+ Nguồn sản xuất trong nước: Căn cứ vào khả năng tiêu thụ sản phẩm và
tiềm lực kinh tế của doanh nghiệp mà bộ phận quản lý công tác hậu cần vật tư
cần xây dựng kế hoạch mua sắm tuỳ vào từng đặc điểm vật tư tiêu dùng mà
doanh nghiệp xem xét các nguồn hàng trong nước về khả năng sản xuất chất
lượng vật tư, điều kiện thu mua, các dịch vụ giao nhận, vận chuyển… , thời gian

giao hàng để đưa đến việc ký kết hợp đồng. Doanh nghiệp cần xem xét quá trình
thực hiện hợp đồng.
4. Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư
a. Lập kế hoạch mua sắm vật tư
a.1. Lập kế hoạch hậu cần quý
Là một trong những nhiệm vụ của Phòng kinh doanh. Kế hoạch hậu cần vật
tư hàng tháng của doanh nghiệp lập theo danh mục vật tư chi tiết cụ thể từng
chủng loại để bảo đảm cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Khi lập kế
hoạch hậu cần vật tư quý thì bộ phận quản lý công tác hậu cần vật tư phải xác
định rõ được vật tư tồn kho ước tính và lượng dự trữ, lượng vật tư cần mua sắm.
Từ đó bộ phận xây dựng kế hoạch hậu cần quý cần xác định rõ lượng mua sắm
vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Để có được kế hoạch hậu cần vật tư chính xác thì đòi hỏi doanh nghiệp có
đầy đủ các số liệu, tài liệu về sổ sách như: Kế hoạch lượng vật tư dự trữ, định
mức tiêu hao vật tư chi tiết cho từng chủng loại, mất mát, hư hỏng trong quá
trình bảo quản, tồn kho thực tế, số lượng vật tư dự kiến nhập và xuất cho tiêu
dùng sản xuất thì thời điểm lập kế hoạch đến ngày đầu quý kế hoạch… để làm
căn cứ xác định chọn mua vật tư.
Tóm lại, để lập được kế hoạch mua sắm vật tư cần phải có đầy đủ số liệu,
các tài liệu cụ thể về từng chủng loại vật tư . So với kế hoạch hậu cần vật tư
trong năm của doanh nghiệp thì kế hoạch hậu cần vật tư quý là tài liệu làm việc
cơ bản của Phòng kinh doanh, trên cơ sở là kế hoạch vật tư quý Phòng kinh
doanh liên hệ với các đơn vị cung ứng để đặt mua vật tư và thực hiện các công
22
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
tác tổ chức hạch toán và kiểm tra mức độ bảo đảm vật tư cho sản xuất để dự kiến
lượng tài chính phục vụ cho công tác hậu cần trong doanh nghiệp.
Kế hoạch hậu cần vật tư của doanh nghiệp lập ra trên cơ sở các chỉ tiêu tiêu
thụ sản phẩm trong quý, ngoài ra còn dựa trên nhiều các tài liệu khác có liên

quan. Kế hoạch được xây dựng trên hai đơn vị: Giá trị và hiện vật chi tiết cho
từng loại. Bảng kế hoạch xây dựng chi tiết trên các bảng biểu, và ghi đầy đủ các
cột, cách tính từng cột, đơn vị tính…
Trên cơ sở xây dựng kế hoạch hậu cần quý, Phòng kinh doanh lập các đơn
đặt hàng mua vật tư cho từng chủng loại. Đó là bảng kê khai các chủng loại, quy
cách vật tư cần thiết cho doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh, bảng này cần phải
ghi rõ lượng vật tư cần mua, thời hạn nhận. Đối với từng doanh nghiệp cụ thể
mà lập đơn đặt hàng theo năm hay theo quý phụ thuộc vào nhu cầu vật tư ổn
định hay không ổn định. Đơn hàng này phải phù hợp với thực tế làm việc ở
doanh nghiệp.
a.2. Lập kế hoạch hậu cần tháng
Tuỳ từng loại vật tư mà doanh nghiệp lập kế hoạch hậu cần quý hoặc tháng.
Đối với những vật tư chính hay mất cân đối thì phòng kinh doanh cần kiểm tra
theo dõi để lập kế hoạch hậu cần vật tư tháng. Kế hoạch được lập trước tháng kế
hoạch khoảng 7 – 10 ngày và lập sau khi doanh nghiệp đã biết được khả năng
thoả mãn đơn hàng của các đơn vị kinh doanh. Kế hoạch vật tư tháng chi tiết
hơn kế hoạch hậu cần vật tư quý là ở trên bảng kế hoạch phải chi tiết cột phản
ánh vật tư thừa thiếu đồng thời có những biện pháp giải quyết vấn đề đó.
Tuy nhiên, do biến động môi trường kinh doanh mà ảnh hưởng đến khả
năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp thì vấn đề điều chỉnh kế hoạch hậu cần
vật tư là thực sự cần thiết. Những nguyên nhân cụ thể ảnh hưởng đến sự điều
chỉnh kế hoạch sản xuất là:
• Sự thay đổi nhu cầu thị trường dẫn đến điều chỉnh kế hoạch sản
xuất.
23
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
• Do việc áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật làm mức tiêu hao
vật tư giảm đáng kể nên đòi hỏi phải điều chỉnh kế hoạch hậu cần vật tư.
• Do vi phạm hợp đồng của người cung ứng như: Không cung ứng đủ

số lượng, chủng loại, quy cách hoặc chất lượng không đảm bảo, hoặc giao hàng
không đúng thời hạn.
Như vậy, nhu cầu vật tư có thể tăng lên hoặc giảm xuống do một trong
những nguyên nhân trên. Dẫn đến có những loại vật tư bị thiếu hụt và có những
loại vật tư dự trữ quá mức. Doanh nghiệp phải đưa ra những biện pháp điều
chỉnh lượng dự trữ và những phương pháp bổ sung như: Tự sản xuất, sử dụng lại
các phế liệu, hoặc mua ở các đơn vị cung ứng khác.
b. Tổ chức kế hoạch mua sắm vật tư
b.1. Tìm và lựa chọn người cung ứng vật tư
•Tìm người cung ứng: Có nhiều nguồn thông tin để tìm kiếm người cung
ứng. Cán bộ phụ trách cung ứng thường xuyên tìm các nguồn cung ứng mới, họ
tập hợp trong sổ tay danh bạ người cung ứng và được bổ sung hằng ngày. Cán
bộ vật tư có thể sử dụng nhiều phương pháp để tìm kiếm người cung ứng, có thể
thông qua các trang vàng trong danh bạ điện thoại, hội chợ triển lãm do các nhà
cung ứng tổ chức, đại diện thương mại, phụ trương gập và catalogue. Cán bộ phụ
trách cung ứng cần đánh giá người cung ứng theo các tiêu chí mà công ty đưa ra.
Đối với đơn hàng chuyên dùng, nhân viên cung ứng chọn một người ghi trong sổ
tay cung ứng hoặc trực tiếp đấu thầu mua sắm. Tuỳ vào trường hợp cụ thể mà
doanh nghiệp có thể lựa chọn người cung ứng tại chỗ hay ở địa phương xa,
người cung ứng lớn hay nhỏ, người cung ứng mới hay truyền thống.
•Về lựa chọn người cung ứng: Thông qua các tiêu chuẩn như chất lượng,
giá cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, vị trí địa lý, uy tín mà lựa chọn người
cung ứng cho phù hợp. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể được thực hiện
theo phương pháp thang điểm với mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp, việc đánh
giá được thực hiện theo định kỳ và hạn chế ở những đơn hàng đầu tiên.
b.2. Thương lượng và đặt hàng
24
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -
Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - SV thực hiện: Nguyễn Thị Hường
•Về thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua gồm các

bước sau:
 Thời gian chuẩn bị.
 Xây dựng phương pháp và kế hoạch thương lượng.
Mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là:
 Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm (độ dung sai, đọ bền).
 Xác định giá cả.
 Xác định hình thức trả tiền như trả ngay hoặc trả chậm gắn liền với
những quyền lợi hoặc trách nhiệm khi vi phạm.
 Điều kiện giao hàng.
 Thời hạn giao hàng và trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng.
 Đặt hàng.
b.3. Theo dõi đặt hàng và nhận giao hàng
•Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp.
•Tổ chức tiếp nhận vật tư.
5. Tổ chức quản lý vật tư nội bộ
a. Tổ chức quản lý và bảo quản
• Quản lý về mặt hiện vật dự trữ.
• Thực hiện đúng những nguyên tắc cơ bản của kho hàng.
• Mã hoá và phương pháp xếp đặt vật tư dự trữ.
b. Quản lý kế toán dự trữ
• Nắm số lượng dự trữ.
• Theo dõi dự trữ về mặt số lượng.
c. Quản lý kinh tế dự trữ
d. Cấp phát vật tư nội bộ
• Lập hạn mức cấp phát
• Lập chứng từ cấp phát vật tư nội bộ doanh nghiệp
• Chuẩn bị vật tư để cấp phát
25
GV hướng dẫn: Ths. Ngô Thị Mỹ Hạnh -