Công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và Du lịch Quang Minh

MỤC LỤC
Danh mục bảng biểu..........................................................................................4
Lời mở đầu........................................................................................................5
1. Sự cần thiết phải nghiên cứu đề tài.......................................................5
2. Mục đích nghiên cứu.............................................................................5
3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu đề tài.......................6
Chương I: Những vấn đề chung của công tác hậu cần vật tư
của doanh nghiệp...............................................................7
1.1 Vật tư, hậu cần vật tư và công tác hậu cần vật tư.......................................7
1.1.1 Vật tư.............................................................................................. 7
1.1.2 Hậu cần vật tư.................................................................................9
1.1.3 Vai trò của công tác hậu cần vật tư................................................9
1.2 Nội dung của công tác hậu cần vật tư.........................................................9
1.2.1 Xác định nhu cầu vật tư..................................................................9
1.2.1.1 Khái niệm nhu cầu vật tư..................................................9
1.2.1.2 Phương pháp xác định nhu cầu vật tư ..........................10
1.2.2 Lập kế hoạch.................................................................................13
1.2.2.1 Khái niệm: ......................................................................13
1.2.2.2 Kế hoạch vật tư quý: ......................................................14
1.2.2.3 Kế hoạch hậu cần vật tư tháng:......................................14
1.2.3 Tổ chức mua sắm vật tư và những vấn đề liên quan...................15
1.2.3.1 Xác định nhu cầu...........................................................15
1.2.3.2 Tìm và lựa chọn nhà cung ứng.......................................16
1.2.3.3 Thương lượng và đặt hang..............................................17
1.2.3.4 Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp và
tiếp nhận vật tư.................................................................17
1.2.4 Dự trữ và bảo quản vật tư.............................................................18
1
1.2.4.1 Khái niệm dự trữ sản xuất:............................................19
1.2.4.2 Các bộ phận cấu thành dự trữ sản xuất: .......................19
1.2.4.3 Định mức dự trữ sản xuất ..............................................19

1.2.5 Cấp phát vật tư..............................................................................22
1.2.5.1 Lập hạn mức cấp phát vật tư..........................................22
1.2.5.2 Lập chứng từ cấp phát vật tư..........................................22
1.2.5.3 Chuẩn bị và tổ chức giao vật tư .....................................24
1.2.6 Thanh quyết toán vật tư ...............................................................25
1.2.7 Đánh giá tình hình sử dụng vật tư................................................26
1.3 Những yếu tố ảnh hưởng tới công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp....26
1.3.1 Yếu tố khách quan.......................................................................26
1.3.2 Yếu tố chủ quan...........................................................................27
Chương II: Thực tế công tác hậu cần vật tư ở Công ty
Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh....................29
2.1 Khái quát về Công ty.................................................................................29
2.2 Phân tích thực trạng công tác hậu cần vật tư............................................40
2.2.1 Tình hình xác định nhu cầu vật tư................................................40
2.2.2 Tình hình lập kế hoạch.................................................................41
2.2.3 Tình hình tổ chức mua sắm vật tư................................................43
2.2.4 Tình hình dự trữ vật tư..................................................................46
2.2.5 Tình hình cấp phát vật tư..............................................................50
2.2.6 Thanh quyết toán vật tư................................................................50
Chương III: Những biện pháp hoàn thiện công tác hậu cần ở Công ty
Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh.........................53
3.1 Hoàn thiện bộ máy đảm nhiệm công tác hậu cần vật tư .........................53
3.2 Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư và tổ chức vận chuyển đưa
vật tư về doanh nghiệp..............................................................................54
2
3.3 Đa dạng hóa nguồn vật tư và khai thác hiệu quả các nguồn vật tư.......55
3.4 Huy động và sử dụng vốn có hiệu quảcho công tác đảm bảo vật tư ......56
3.5 Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn vật tư cho sản xuất.......................57
Kết luận............................................................................................................59
Danh mục tài liệu tham khảo...........................................................................60

3
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty trong thời kỳ
2004 – 2007........................................................................................36
Bảng 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong
giai đoạn2004 – 2005 .........................................................................37
Bảng 3: Bảng tiến độ cung ứng vật tư tháng 3/2007................................42
Bảng 4: Bảng Kế hoạch mua sắm thiết bị máy móc của công ty
năm 2007.............................................................................................44
Bảng 5: Bảng kế hoạch mua sắm vật tư của công ty năm 2007....................44
Bảng 6: Bảng tổng hợp một số loại vật tư chính............................................46
Bảng7: Bảng Tình hình sử dụng và bảo quản vật tư của công ty
trong năm 2007....................................................................................49
Bảng 8: Bảng thanh quyết toán vật tư năm 2007...........................................52
4
LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết phải nghiên cứu đề tài
Đất nước ta đang trong giai đoạn công nghiệp hóa hiện đại hóa đất
nước và đang phát triển trong xu thế hội nhập kinh tế - văn hóa – xã hội với
khu vực và thế giới, do đó nền kinh tế hiện nay có đầy sự biến động do quá
trình công nghiệp hóa hiện đại hóa và quá trình hội nhập kinh tế khu vực và
xã hội mang lại, các công ty muốn tồn tại và phát triển trong thế giới đầy biến
động như hiện nay thi cần phải có những nỗ lực hết mình. Tồn tại, phát triển
và có vị trí vững chắc trên
thị trường là mong muốn và mục tiêu phấn đấu của bất kỳ công ty nào.
Để đạt được những mục tiêu trên đòi hỏi công ty phải nỗ lực hết mình
trong mọi khâu sản xuất kinh doanh. Trong các khâu sản xuất thì có khâu đầu
vào đóng vai trò đặc biệt quan trọng, nó góp phần quyết định vào thành công
của doanh nghiệp. Trước tiên đầu vào có đầy đủ thì mới giúp hco quá trình
sản xuất được diễn ra liên tục và có hiệu quả. Chất lượng và sự đồng bộ của

vật tư kỹ thuật giúp cải tiến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp, tăng uy
tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và trong con mắt của các đối thủ
cạnh tranh. Do đó, để phục vụ cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và
có hiệu quả kinh doanh nghiên cứu đề tài: “ Công tác hậu cần vật tư ở
Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh ” là cần thiết.
2. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này có mục đích đầu tiên là giúp người nghiên cứu
nắm chắc và hiểu rõ bản chất vấn đề của những kiến thức đã được học tại
trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân. Việc nghiên cứu thực tế một cách khoa
học những kiến thức đã được học giúp cho người học nắm chắc được lý
5
thuyết đã được học trên giảng đường, điều này giúp cho sinh viên sau khi ra
trường sẽ không bị bỡ ngỡ mà có thể hoàn thành tốt công việc được công ty
giao. Và một mục đích lớn lao của việc nghiên cứu đề tài này là người nghiên
cứu mong muốn góp một phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện hơn quá
trình sản xuất kinh doanh của đơn vị thực tập.
3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu đề tài
Đề tài này có đối tượng là các nghiệp vụ hậu cần vật tư đảm bảo cho quá
trình sản xuất của doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay của đất nước ta.
Với khả năng và thời gian có hạn đề tài này chỉ nghiên cứu công tác
hậu cần vật tư gắn liền với thực tế tại Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch
Quang Minh với những đặc thù riêng của công ty.
Đề tài được nghiên cứu theo các phương pháp khoa học được sử dụng
trong môn học kinh tế: phương pháp thống kê báo cáo, phương pháp khái
quát, phương pháp nghiên cứu tại bàn và phương pháp thực tế.
Kết cấu của đề tài:
Chương I : Những vấn đề chung của công tác hậu cần vật tư của doanh
nghiệp
Chương II : Thực tế công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây
dựng và du lịch Quang Minh

Chương III: Những biện pháp hoàn thiện công tác hậu cần ở Công ty
Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh
6
Chương I: Những vấn đề chung của công tác hậu cần
vật tư của doanh nghiệp
1.1 Vật tư, hậu cần vật tư và công tác hậu cần vật tư
1.1.1 Vật tư
* Khái niệm
Hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều cần đến các tư
liệu vật chất khác nhau như: máy móc, thiết bị, nhiên liệu, vật liệu… Các vật
này được tạo ra trong quá trình lao động là sản phẩm của các doanh nghiệp, từ
khi là thành phẩm của các doanh nghiệp sản xuất đến khi chúng được các
doanh nghiệp khác sử dụng làm tư liệu lao động của đối tượng lao động theo
công dụng của chúng thì chúng được coi là vật tư kỹ thuật.
Vật tư kỹ thuật là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng. Mọi vật tư kỹ
thuật đều là tư liệu sản xuất, nhưng không phải tất cả tư liệu sản xuất là vật tư
kỹ thuật.
Tư liệu sản xuất bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động. Đối
tượng lao động lại bao gồm những sản phẩm tự nhiên (tạm gọi là đối tượng
lao động sơ cấp), và những sản phẩm mà con người đã tác động vào mang lại
cho chúng những tính năng kỹ thuật nào đó (tạm gọi là tư liệu lao động thứ
cấp). Lúc đó những sản phẩm của lao động này trở thành nguyên liệu cho các
ngành kinh tế hoặc được sử dụng như sản phẩm tiêu dùng. Chúng chỉ là vật tư
kỹ thuật khi được sử dụng vào mục đích phục vụ sản xuất.
* Phân loại
Vật tư kỹ thuật gồm nhiều thứ nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ
thuật cao, đến những thứ, những loại thông thường, từ những thứ có khối
lượng và trọng lượng lớn đến những thứ nhỏ nhẹ kích thước nhỏ bé, từ những
7
thứ đắt tiền đến những thứ rẻ tiền…Toàn bộ vật tư được phân theo hai tiêu

thức cơ bản đó là công dụng của vật tư trong sản xuất và theo tính chất của
vật tư.
- Theo công dụng của vật tư trong sản xuất: theo tiêu thức này thì vật tư
được chia ra làm hai nhóm lớn là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao
động và những vật tư dùng làm tư liệu lao động.
Thuộc nhóm thứ nhất có:
Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, điện lực
Bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy
Những loại vật tư thuộc nhóm này có đặc điểm là trong quá trình sử dụng
chúng hoàn toàn dùng trong một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành
phẩm.
Thuộc nhóm thứ hai có:
Thiết bị động lực
Thiết bị truyền dẫn năng lượng
Thiết bị sản xuất
Thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tượng lao động
Hệ thống thiết bị máy móc điều khiển
Công cụ khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất
Các loại đồ dùng trong nhà xưởng
Các loại phụ tùng máy.
Những loại vật tư thuộc nhóm này có đặc điểm là trong quá trình sản xuất
chúng được sử dụng lại nhiều lần và giá trị chuyển dần sang giá trị sản phẩm.
- Theo tính chất sử dụng: toàn bộ vật tư kỹ thuật được chia thành vật tư
thông dụng và vật tư chuyên dùng. Vật tư thông dụng bao gồm những vật tư
dùng phổ biến cho nhiều ngành còn vật tư chuyên dùng gồm những loại vật tư
8
dùng cho một ngành nào đó, thậm chí một doanh nghiệp nào đó. Để chỉ rõ tên
của loại vật tư chuyên dùng người ta gọi tên ngành sau tên vật tư.
1.1.2 Hậu cần vật tư
Hậu cần là một thuật ngữ đầu tiên được sử dụng trong quân đội, hiện nay

nó được sử dụng rộng rãi ở rất nhiều lĩnh vực, trong đó có cả lĩnh vực kinh tế.
Trong lĩnh vực kinh tế, hậu cần được hiểu là sự chuẩn bị các yếu tố để
phục vụ một mục đích nào đó.
Hậu cần vật tư là toàn bộ công tác chuẩn bị đúng chủng loại, đầy đủ kịp
thời các loại vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
1.1.3 Vai trò của công tác hậu cần vật tư
Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác
động vào đối tượng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý
hóa của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao và
phục nhu cầu của con người
Quá trình sản xuất của doanh nghiệp đòi hỏi phải có các yếu tố đầu vào,
trong đó có vật tư kỹ thuật, thiếu vật tư kỹ thuật thì quá trình sản xuất không
thể diễn ra được. Từ vai trò của vật tư cho thấy ý nghĩa to lớn của công tác
hậu cần vật tư. Việc đảm bảo vật tư đầy đủ, kịp thời đồng bộ là điều kiện tiền
đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất.
1.2 Nội dung của công tác hậu cần vật tư
1.2.1 Xác định nhu cầu vật tư
1.2.1.1 Khái niệm nhu cầu vật tư
Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trong Marketing, nhu cầu
nói chung được hiểu là cảm giác thiếu hụt một cái gì đó mà con người cảm
nhận được. Nhu cầu của con người rất đa dạng và phức tạp.
Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên, vật liệu,
thiết bị máy móc để thực hiện nghiệp vụ sản xuất kinh doanh nhất định. Vật
9
tư là hàng hóa nên nhu cầu vật tư cũng có những đặc điểm của nhu cầu hàng
hóa nói chung. Tuy vậy vật tư (hàng hóa công nghiệp) khác nhau căn bản với
hàng hóa tiêu dùng cá nhân ở công dụng của nó.
1.2.1.2 Phương pháp xác định nhu cầu vật tư
Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được xác định
theo 4 phương pháp sau :

Thứ nhất phương pháp trực tiếp :
Theo phương pháp này việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng vật tư
và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Phương pháp này có 4 cách tính :
a. Phương pháp tính theo mức sản phẩm: Nhu cầu được tính bằng cách
lấy mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm sản xuất.
Công thức :
N
sx
=
∑
Q
sf
m
sf
Trong đó:
N
sf
: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ
Q
sf
: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch
M
sf
: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm
b. Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm : Nhu cầu được
tính bằng cách tổng cộng tính giữa mức tiêu dùng vật tư cho 1 chi tiết sản
phẩm nhân với số lượng chi tiết sản phẩm
Công thức :
N
ct

=
∑
Q
ct
m
ct
Trong đó :
N
ct
: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ
Q
ct
: Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch.
M
ct
: Mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm .
10
c.Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự: Áp dụng
phương pháp này trong trường hợp, kỳ kế hoạch doanh nghiệp dự định sản xuất
trong những sản phẩm mới nhưng sản phẩm này chưa có mức sử dụng vật tư.
Công thức :
N
sx
= Q
sf
m
tt
K
Trong đó :
N

sx
: Nhu cầu vật tư dung để sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Q
sf
: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.
M
tt
: Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự.
K: Hệ số điều giữa hai loại sản phẩm .
d. Phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện : cách tính
này áp dụng cho trường hợp sản phẩm sản xuất có nhiều cỡ loại khác nhau
nhưng khi lập kế hoạch vật tư chưa có kế hoạch sản xuất cho từng cỡ loại cụ
thể mà chỉ có tổng số chung.
Công thức :
N
sx
= Q
sf
m
dd
Trong đó :
N
sx
: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ.
Q
sf
: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.
m
dd
: Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện.

Trong đó: m
dd


được chọn dựa vào mức bình quân (m
bq
).
Công thức :
m
bq
=
∑
∑
Kj
Kjjm .
Trong đó :
m
j
: Mức tiêu dùng vật tư của loại sản phẩm thứ i.
K
j
: Tỉ trọng loại sản phẩm thứ I trong tổng số.
11
Thứ hai phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế
tạo sản phẩm
Nhiều loại sản phẩm như sản phẩm của ngành công nghiệp thực phẩm,
sản phẩm đúc, sản phẩm bê tông … được sản xuất từ nhiều loại nguyên, vật
liệu khác nhau. Với những sản phẩm thuộc loại này thì nhu cầu được xác định
theo ba bước:
Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.

Công thức:
N
t
=
∑
Q
i
H
i
Trong đó :
N
t
: Nhu cầu vật tư để thực hiện KH tiêu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
Q
i
: Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ.
H
i
: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i.
Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính
đến tổn thất trong quá trình sử dụng.
Công thức :
N
vt
=
K
Nt
Trong đó :
N
vt

: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
K: Hệ số thu thành phẩm
Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóa
N
i
= N
vt
h
i
Trong đó:
Nhu cầu vật tư thứ i
Tỉ lệ % của loại vật tư thứ i
12
Thứ ba phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng
Theo phương pháp này nhu cầu được tính theo công thức như sau:
N
sx
=
T
Pvt
Trong đó:
P
vt
: Nhu cầu hàng hóa cần có cho sử dụng
T: Thời hạn sử dụng
Thứ tư là phương pháp tính theo hệ số biến động
Theo phương pháp này để tính nhu cầu vật tư cần dựa vào thực tế sản
xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch,
phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư, từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế
hoạch so với kỳ báo cáo, cụ thể theo công thức :

N
sx
= N
bc
T
sx
H
tk
Trong đó :
N
bc
: Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo
T
sx
: Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch
H
tk
: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo
1.2.2 Lập kế hoạch
1.2.2.1 Khái niệm:
Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và
phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó.
Lập kế hoạch hậu cần vật tư bảo đảm cho sản xuất ở doanh nghiệp là
toàn bộ những hoạt động diễn ra hàng ngày của phòng quản trị vật tư nhằm
đảm bảo đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư cho sản xuất. Khi có kế hoạch,
doanh nghiệp sẽ sử dụng tốt hơn và hợp lý hơn nguồn vật tư kỹ thuật của
mình. Là công cụ đắc lực trong việc phối hợp sử dụng các nguồn vật tư. Giảm
được sự chồng chéo, lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh. Kế hoạch
13
góp phần nâng cao năng suất lao động và trình độ kỹ thuật của sản xuất, từ đó

tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
1.2.2.2 Kế hoạch vật tư quý:
Để lập được kế hoạch quý, người lập kế hoạch cần phải có đầy đủ các tài
liệu về kế hoạch sản xuất quý, định mức tiêu hao vật tư cho từng sản phẩm
sản xuất trong quý, tồn kho thực tế, lượng vật tư dự kiến nhập và xuất từ thời
điểm lập kế hoạch cho tới cuối quý, dự trữ cuối quý.
Có thể lập kế hoạch bảo đảm vật tư trong quý theo biểu sau :
Tên và qui cách vật tư
Đơn vị tính
Đơn giá
Nhu cầu trong quý Nguồn vật tư
Giá trị thành tiền
mua vật tư
Cho sản xuất sản phẩm
Cho xây dựng
Các nhu cầu khác
Cho dự
trữ
Ngày
Hiện vật
Cộng nhu cầu
Tồn đầu quý
Động viên tiềm lực nội bộ
Mua theo đặt hàng
Trong đó
chia theo các
tháng
I II III
Trong quý
Chia theo

các tháng
I II III
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1
6
1
7
1
8
19
1.2.2.3 Kế hoạch hậu cần vật tư tháng:
Đối với nhiều quy cách vật tư, phòng kinh doanh chỉ cần lập kế hoạch hậu
cần vật tư trong quý và theo dõi thực hiện kế hoạch đó. Còn đối với những vật
tư chính thì phòng kinh doanh phải lập kế hoạch hậu cần vật tư tháng. Kế hoạch
hậu cần vật tư tháng khác với kế hoạch vật tư quý ở chỗ có các cuộc phản ánh
thừa thiếu vật tư và những biện pháp giải quyết thừa thiếu đó.
14
Kế hoạch hậu cần vật tư tháng
Tên và
quy
cách
vật tư
Đơn
vị
tính
Nhu
cầu
trong
tháng
Nguồn vật tư Kết quả

Tổng
số
Tồn
kho
đàu
kỳ
Chỉ
tiêu
mua
trong
tháng
Tháng
trước
chuyển
sang
Thiếu hụt Dư quá mức
Số
lượng
Biện
pháp
giải
quyết
Số
lượng
Biện
pháp
giải
quyết
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1.2.3 Tổ chức mua sắm vật tư và những vấn đề liên quan

Tổ chức quá trình mua vật tư:
Quá trình mua
1.2.3.1 Xác định nhu cầu
Đối với các doanh nghiệp, việc xác định nhu cầu vật tư là do phòng kinh
doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan.
Trình tự xác định nhu cầu vật tư bao gồm những bước công việc sau đây:
Một là: Giai đoạn chuẩn bị, trong giai đoạn này cần phải thực hiện các
công việc sau: nghiên cứu và thu thập thông tin về thị trường các yếu tố sản
xuất, chuẩn bị các phương án sản xuất kinh doanh, rà soát và bổ sung hệ
thống chỉ tiêu mức tiêu dùng vật tư.
Hai là: Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và
lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp.
Lượng tồn kho đầu kỳ được thường được tính theo phương pháp ước tính
O
đk
= O
tt
+ N
h
- X
Trong đó:
O
đk
: Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.
O
tt
: Tồn kho thực tế tịa thời điểm lập kế hoạch.
15
Xác định
nhu cầu

Tìm và lựa
chọn nhà
cung ứng
Thương
lượng và
đặt hàng
Theo dõi
đặt hàng
và nhận
hàng
Đánh giá
những kết
quả
Không thỏa mãn
Thỏa mãn
N
h
: Lượng vật tư ước nhập kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch.
X: Lượng vật tư ước xuất ta kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch.
Ba là: Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp. Đây
là giai đoạn quan trọng, là cơ sở để xác định lượng vật tư cần mua về cho
doanh nghiệp.
Bốn là: Xác định số lượng vật tư cần phải mua về, lượng vật tư cần mua
về cho doanh nghiệp được tính theo phương pháp cân đối, nghĩa là:
∑
ij
N =
∑
ij
P

Trong đó:
∑
ij
N : Tổng nhu cầu về loại vật tư thứ i nhằm thỏa mãn mục đích j
của doanh nghiệp.
∑
ij
P : Tổng các nguồn về loại vật tư i được đáp ứng bằng nguồn j
1.2.3.2 Tìm và lựa chọn nhà cung ứng
Về tìm kiếm nhà cung ứng : Có nhiều nguồn thông tin để tìm kiếm nhà
cung ứng, như thông qua các trang vàng trong danh bạ điện thoại, hội chợ
triển lãm, đại diện thương mại, phụ trương gập và catalô.
Về lựa chọn người cung ứng : Thông qua các tiêu chuẩn như chất lượng,
giá cả, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn
người cung ứng. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương
pháp cho điểm với mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp.
1.2.3.3 Thương lượng và đặt hàng
* Thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Những mục
tiêu cần đạt được trong thương lượng là :
- Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm (độ dung sai sản phẩm, độ
bền ) và phương tiện kiểm tra.
- Xác định giá cả
16
- Xác định hình thức trả tiền
- Điều kiện giao hàng .
- Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm.
* Đặt hàng : Là một hành động pháp lý của người mua với người cung
ứng. Tài liệu này được soạn thảo thành nhiều bản, hai bản cho người cung
ứng, một bản phục vụ cho việc nhận đơn hàng, một bản cho bộ phận dịch vụ
kế toán, một bản cho cửa hàng kiểm tra việc nhận hàng và một bản sau cùng

lưu ở bộ phận dịch vụ mua hàng. Đơn đặt hàng là tài liệu giao dịch mang tính
hợp đồng. Cho nên điều quan trọng là văn bản này phải thật rõ ràng và không
được sai và có thể hiểu sai
1.2.3.4 Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp và tiếp nhận vật tư
*Tổ chức chyển đưa vật tư về doanh nghiệp: tùy thuộc vào từng doanh
nghiệp có thể nhận hàng tại kho của nhà cung ứng và tự chuyển vật tư về kho
của mình hay nhận hàng tại kho của doanh nghiệp mình.
* Tiếp nhận vật tư về cả số lượng và chất lượng:
Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải qua khâu tiếp
nhận về số lượng, chất lượng và hóa đơn. Mục đích của việc tiếp nhận là kiểm
tra số lượng và chất lượng vật tư cũng như xác định rõ trách nhiệm của những
đơn vị và những người có liên quan đến lô hàng nhập. Việc tổ chức tiếp nhận,
bảo quản và giao hàng ở kho doanh nghiệp thường được tiến hành theo một
quy trình và công nghệ nhất định.
Hình thức kiểm tra hàng hóa về số lượng :
- Giao nhận hàng bằng trọng lượng, số lượng, thể tích thì cân, đong, đo, đếm.
- Giao nhận theo hầm (đối với xà lan, tàu thủy), nguyên toa (đối với tàu hỏa)
thì khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển, chủ hàng phải liêm phong cặp chì toa
trước mặt người phụ trách phương tiện vận tải. Khi trả hàng, nếu dấu niêm phong
vẫn nguyên vẹn thì doanh nghiệp không phải kiểm tra tỷ mỉ về số lượng vật tư.
17
- Nếu giao nhận theo mớn nước thì căn cứ vào dấu vạch trên phương tiện
để xác định số lượng vật tư.
Kiểm tra chất lượng vật tư : Được tiến hành với mức độ khác nhau tùy
thuộc vào tính chất lý, hóa của từng loại vật tư.
Các phương pháp kiểm tra khác nhau có thể cho ta những kết quả khác
nhau cho nên cần phải thống nhất hàng hóa nhận chở theo phương pháp nào
thì khi giao hàng cũng theo phương pháp ấy. Điều đó cũng phải quy định
thống nhất trong các hợp đồng vận chuyển, mua bán.
Nếu khi kiểm tra số lượng và chất lượng xong thấy không phù hợp với

các chứng từ đi kèm theo hàng thì phải lập biên bản kiểm nghiệm. Đây là cơ
sở pháp lý để giải quyết những tranh chấp sau này trong mua bán hàng hóa.
1.2.4 Dự trữ và bảo quản vật tư
* Khái niệm: Dự trữ là sự ngưng đọng tạm thời của sản phẩm hàng hóa
xã hội trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng, được giữ lại để bán
và tiêu dùng sau này.
Trong quá trình vận động của mình, vật tư hàng hóa chuyển từ lĩnh vực
sản xuất sang lĩnh vực lưu thông và từ lưu thông lại quay về sản xuất, tạo nên
sự tuần hoàn của sản phẩm hàng hóa. Do vậy,theo đặc điểm và quá trình chu
chuyển hàng hóa dự trữ chia thành dự trữ lưu thông và dự trữ sản xuất.
1.2.4.1 Khái niệm dự trữ sản xuất:
Dự trữ sản xuất là tất cả các tư liệu sản xuất đã ở hoặc thuộc về đơn vị
sản xuất, đang chờ đợi để bước vào quá trình sản xuất. Dự trữ sản xuất bảo
đảm cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục không bị gián đoạn.
1.2.4.2 Các bộ phận cấu thành dự trữ sản xuất:
Dự trữ sản xuất bao gồm ba bộ phận : Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo
hiểm và dự trữ chuẩn bị.
18
Dự trữ thường xuyên: dùng để đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp
được tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau. Dự trữ này có đặc
điểm là đại lượng của nó biến động từ tối đa đến tối thiểu, đạt tối đa khi nhập
lô hàng mới, tối thiểu khi bắt đầu nhập lô hàng mới vào.
Dự trữ bảo hiểm cần thiết cho các trường hợp sau đây:
+ Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch.
+ Lượng vật tư nhập thực tế ít hơn so với mức dự kiến trong khi chu kỳ
cung ứng và tiêu dùng bình quân ngày đêm vẫn không đổi.
+ Chu kỳ cung ứng thực tế dài hơn trong lúc lượng hàng cung ứng và
mức tiêu dùng bình quân ngày đêm như trước.
Dự trữ chuẩn bị: Tất cả các loại vật tư khi về đến doanh nghiệp và trước
khi đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp, đều phải được sơ chế mới có thể sử

dụng được như phân loại, ghép đồng bộ vật tư, sàng lọc, ngâm tẩm, sấy khô,
pha cắt đập nhỏ và những sơ chế vật tư khác, trước khi đưa vào tiêu dùng sản
xuất thì cần có thời gian chuẩn bị do đó cần phải tính dự trữ chuẩn bị.
1.2.4.3 Định mức dự trữ sản xuất
Định mức dự trữ sản xuất là sự quy định đại lượng vật tư tối đa phải có theo
kế hoạch, để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành được liên tục và đều đặn.
Sau đây là phương pháp tính toán các bộ phận hợp thành dự trữ sản xuất.
a. Phương pháp định mức dự trữ thường xuyên
Dự trữ thường xuyên tối đa, tuyệt đối tính theo công thức:
D
th/x max =
m.t
Trong đó:
D
th/x max
: Đại lượng dự trữ thường xuyên tối đa ( tính theo hiện vật )
m: Mức tiêu dùng vật tư bình quân một ngày đêm
Dự trữ thường xuyên cũng có thể tính theo lượng hàng đặt mua một lần.
Vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là: với chỉ tiêu mua sắm vật tư đã được
19
xác định, phải đặt mua một lần là bao nhiêu để cho chí phí thu mua, vận
chuyển và bảo quản lô hàng đó đạt mức thấp nhất. Ta ký hiệu:
N: nhu cầu trong năm về loại vật tư tính dự trữ.
C: toàn bộ chi phí cho lô hàng.
C
1
: phần chi phí thu mua.
C
2
: chi phí bảo quản một đơn vị hàng dự trữ trong năm, chi phí này có thể

tính bằng % so với giá trị hàng dự trữ tính trung bình trong một năm.
D: lượng hàng đặt mua trong một lần.
g: đơn giá mua.
Yêu cầu đặt ra là: C = C
1

D
N
+ g N + C
2

2
D
min
Vi phân phương trình theo D và cho bằng 0 ta có:
b. Phương pháp định mức dự trữ bảo hiểm
Dự trữ bảo hiểm tương đối có hai phương pháp tính:
Phương pháp 1: căn cứ vào thời gian cần thiết để khôi phục lại dự trữ
thường xuyên sử dụng hết, trước khi nhập lô hàng mới về doanh nghiệp để
tính dự trữ. Trong trường hợp đó dự trữ được tính theo công thức:
t
bh =
t
1
+ t
2
+ t
3
Trong đó:
t

1
- Thời gian cần thiết cho doanh nghiệp chuẩn bị lô hàng xuất gấp
theo yêu cầu của khách hàng.
t
2
- Thời gian hàng trên đường .
t
3
- Thời gian cần thiết để doanh nghiệp sản xuất tiếp nhận hàng và
chuẩn bị đưa vào sản xuất.
20
Phương pháp 2 : Dựa vào các số liệu cung ứng thực tế cho kỳ báo cáo,
rút ra những lần có chu kỳ cung ứng thực tế lớn hơn chu kỳ cung ứng bình
quân, cộng các kết quả lại rồi chia cho số lần lệch, theo công thức:
Chênh lệch cao hơn chu kỳ cung ứng bình quân
n
Trong đó: n là số lần chênh lệch cao hơn.
c. Phương pháp định mức dự trữ chuẩn bị
Để tính dự trữ chuẩn bị người ta dựa vào thời gian cần thiết để chuẩn bị
vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất mà xác định.
Đại lượng dự trữ sản xuất tuyệt đối bằng tổng dự trữ thường xuyên, dự
trữ bảo hiểm,dự trữ chuẩn bị đặc biệt:
D
sản xuất
= D
th;x
+ D
b;h
+ D
ch’b

Hoặc:
D
sản xuất
= m ( t
th;x
+ t
b;h
+ t
ch’b
)
Định mức dự trữ sản xuất theo danh mục vật tư tổng hợp ( gọi là định
mức dự trữ tổng hợp) tính theo chỉ tiêu tuyệt đối, bằng tổng các định mức dự
trữ cụ thể tuyệt đối. Còn chỉ tiêu tương đối (ngày) của định mức tổng hợp tính
bằng cách chia chỉ tiêu tuyệt đối của định mức tổng hợp cho mức tiêu dùng
vật tư bình quân trong một ngày đêm của các chủng loại, quy cách vật tư cụ
thể trong loại hoặc nhóm vật tư tổng hợp.
1.2.5 Cấp phát vật tư
Các nội dung của công tác cấp phát vật tư:
- Lập hạn mức cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng.
- Lập các chứng từ cấp phát vật tư.
- Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị nội bộ.
- Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư.
1.2.5.1 Lập hạn mức cấp phát vật tư
21
∑
T
bh
=
Hạn mức cấp phát vật tư là lượng vật tư tối đa quy định cấp cho phân
xưởng trong một thời hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất được giao.

Hạn mức cấp phát vật tư được tính theo công thức sau:
H = N
t.ph
± N
t.ch.ph
+ D – O
Trong đó:
H: hạn mức cấp phát vật tư, tính theo đơn vị hiện vật.
N
t.ph
: nhu cầu vật tư cho sản xuất thành phẩm.
N
t.ch.ph
: nhu cầu vật tư cho thay đổi tại chế phẩm (sản phẩm dở dang ).
D: nhu cầu vật tư cho dự trữ ở phân xưởng.
O: tồn kho đầu kỳ.
1.2.5.2 Lập chứng từ cấp phát vật tư
Sau khi lập hạn mức vật tư, cán bộ hậu cần vật tư tiến hành lập chứng từ
cấp phát vật tư. Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng hai loại chứng từ
cấp phát vật tư sau:
Mẫu số 02 – VT
Đơn vị:………
Địa chỉ:……...
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày… tháng… năm…
Mẫu số 02- VT
Ban hành theo quyết
định số 186-TC/CDDKT
ngày14/3/1995 của
Bộ Tài Chính

Nợ: ………….
Có: ………….
Họ tên người nhận hàng:..................địa chỉ (bộ phận)...............................
Lý do xuất kho:............................................................................................
Xuất tại kho:.................................................................................................
22
STT Tên, nhãn hiệu quy
cách phẩm chất vật
tư( sản phẩm,
hàng hóa)
Mã số
Đơn vị
tính
Số lượng
Yêu
cầu
Thực
xuất
Đơn
giá
Thành
tiền
A B C D 1 2 3 4
Cộng x x x x x X
Xuất ngày….. tháng….. năm…….
Phụ trách bộ
phận sử dụng
Phụ trách
cung tiêu
Người nhận

(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mẫu số 04 – VT
Đơn vị:………….
Địa chỉ:………….
Mẫu số 04 – VT
Ban hành theo Quyết
định số 186- TC/CĐK
ngày 14/3/1995 của
Bộ Tài Chính
Số: ………………..
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày … tháng … năm ……..
Nợ: ……….
Có: ………..
23
S
T
T
Tên, nhãn
hiệu quy
cách
phẩm
chất vật
tư( sản
phẩm,
hàng hóa)
Mã

số
Đơn
vị
tính
Hạn
mức
được
duyệt
trong
tháng
Số lượng
Ngày Ngày Ngày Cộng
Đơn
giá
Thành
tiền
A B C D 1 2 3 4 5 6 7
Cộng x x X x x x x x X
Người nhận ký
Xuất ngày …. Tháng … năm…….
Phụ trách bộ
phận sử dụng
( Ký, họ tên )
Phụ trách cung tiêu
( Ký, họ tên )
Thủ kho
( Ký, họ tên )
1.2.5.3 Chuẩn bị và tổ chức giao vật tư
Khi vật tư về doanh nghiệp không phải bất cứ loại nào cũng có thể sử
dụng luôn, có một số loại, được chuẩn bị trước khi đưa vào sản xuất. Mục

đích của việc chuẩn bị này là cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng những
vật tư dưới dạng thuận tiện nhất nhàm sử dụng vật tư đạt hiệu quả kinh tế cao.
Bên cạnh đó chuẩn bị vật tư còn làm cho nhân viên bộ phận hậu cần vật tư đi
sát với tình hình sản xuất.
Có 2 phương thức giao vật tư ở doanh nghiệp :
Phương thức giao vật tư tại kho doanh nghiệp : Phân xưởng căn cứ vào
các chứng từ cấp phát cử người cùng các phương tiện vận tải đến kho doanh
nghiệp nhận vật tư và chuyển về.
Phương thức giao vật tư tại nơi làm việc: Phòng hậu cần vật tư trên cơ sở
lịch cấp phát vật tư hoặc yêu cầu của các đơn vị sử dụng để cấp phát.
1.2.6 Thanh quyết toán vật tư
24
Thanh quyết toán vật tư sử dụng trong doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu
quả sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp. Nó cho biết lượng vật tư sử
dụng có tiết kiệm hay không, có đúng theo định mức hay không.
Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng 3 phương pháp sau để quyết
toán vật tư:
Phương pháp kiểm kê theo định kỳ:
C = O
dk
+ X - O
ck
E = (Q.m) – C
Trong đó:
C : lượng vật tư chi thực tế.
O
dk
: lượng vật tư tồn kho đầu kỳ thực tế.
O
ck

: lượng vật tư tồn kho cuối kỳ.
X : lượng vật tư thực xuất từ kho doanh nghiệp cho đơn vị tiêu dùng.
E : tiết kiệm hay bội chi vật tư.
Q : Số lượng sản phẩm sản xuất được.
m : Mức tiêu dùng vật tư.
Nếu E > 0 là tiết kiệm, E < 0 là bội chi vật tư .
Phương pháp đơn hàng: là việc quyết toán vật tư bằng cách so sánh thực
chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện đơn hàng.
Phương pháp quyết toán theo từng lô hàng cấp ra: Doanh nghiệp cấp
phát vật tư theo mức quy định để đơn vị tiêu dùng phục vụ sản xuất. Sau khi
hoàn thành nhiệm vụ, công nhân giao lại thành phẩm cùng với số lượng vật tư
không sử dụng hết.
1.2.7 Đánh giá tình hình sử dụng vật tư
Phân tích tình hình sử dụng vật tư có thể theo nhiều nội dung khác nhau
như việc sử dụng vật tư có đúng mục đích không, có đúng mức không, tình
hình thu hồi và sử dụng phế liệu như thế nào.
25