phân tích thiết kế hệ thống Quản lý trang thiết bị CNTT

Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

Công nghê thông tin ra đời là một bước tiến lớn trong lịch sử loài người. Nó xâm
nhập vào mọi mặt đời sống xã hội. Từ viêc soạn thảo văn bản tới công viêc quản lý phức
tạp ở các nhà trường, doanh nghiêp,…máy tính đã thay thế một phần lớn sức lao động của
con người, làm cho viêc quản lý trở nên dễ dàng hơn, chính xác hơn, cụ thể hơn, giảm độ
cồng kềnh của công viêc lưu trữ…máy tính không chỉ ứng dụng trên máy tính cá nhân mà
còn ứng dụng trên cả hê thống máy tính với nhiều người cùng tham gia. Ứng dụng máy
tính càng tinh vi, phức tạp thì nhu cầu, đòi hỏi của con người ngày càng cao. Điều đó đòi
hỏi các nhà xây dựng hê thống thông tin phải đưa ra được các sản phẩm có chất lượng
cao, có khả năng nâng cấp, phát triển và gần gũi với người dùng. Để có được các hê thống
như vậy thì yêu cầu phải có bản phân tích thiết kế hệ thống tốt. Viêc xây dựng bản phân
tích, thiết kế hê thống thông tin tốt không những bảo đảm cho hê thống hoạt động một
cách an toàn, đáng tin cậy và được người dùng tin tưởng mà nó còn góp phần giảm chi
phí cho viêc bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển hê thống.
Ở một trường kỹ thuật hàng đầu trong quân đội và trên cả nước như HVKTQS thì
công nghê thông tin là một ngành phát triển mạnh và ứng dụng CNTT một cách rộng rãi.
Do đó số lượng trang thiết bị CNTT không phải là một con số nhỏ. Nó được trang bị cho
công tác huấn luyên, cũng như quản lý, chỉ huy, điều hành, được phân về nhiều cấp, nhiều
đơn vị song lại yêu cầu phải quản lý thống nhất, tập trung. Do vậy viêc quản lý trang thiết
bị CNTT không phải viêc đơn giản. Xuất phát từ yêu cầu có một phần mềm chuyên dụng
giúp cho viêc quản lý trang thiết bị công nghê thông tin được đơn giản, tiên dụng, dễ
dùng, có độ chính xác cao, tôi chọn đề tài “Phân tích thiết kế hê thống quản lý trang thiết
bị công nghê thông tin”.
Quá trình thực hiên và hoàn chỉnh bài tập đã được sự dạy bảo và giúp đỡ nhiêt tình
của cô giáo Nguyễn Hoài Anh. Tôi xin chân thành cám ơn.

1

Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

MỤC LỤC
1
KHẢO SÁT HỆ THỐNG....................................................................................7
1.1 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG................................................7
1.1.1 Nhiêm vụ cơ bản của hê thống.................................................................7
1.1.2 Cơ cấu tổ chức...........................................................................................8
8
Ban Giám đốc: Điều hành công viêc trong toàn học viên. Đối với công tác bảo đảm
TTb CNTT ban giám đốc phê duyêt các đề nghị cung cấp thiết bị theo tiêu chuẩn qui
định, tham gia vào ban chỉ đạo các dự án lập phòng máy, phòng thí nghiêm,….........8
Cục đo lường: chỉ đạo theo ngành dọc Ban TC-Đl-CL, chịu trách nhiêm về bảo đảm
TTB trong toàn quân..........................................................................................8
Cục Quân khí: chịu trách nhiêm bảo đảm trang thiết bị thuộc nhóm 1(trong đó có
các TTB CNTT) trong toàn quân.......................................................................8
Phòng Kỹ thuật (P5): chỉ đạo ban TC-ĐL-CL trong viêc bảo đảm TTB, xem xét nhu
cầu thực tế của các đơn vị để đề nghị cấp trên duyêt ký các quyết định cấp thiết bị,
chỉ đạo cho ban TC-ĐL-CL sửa chữa, thay thế,… các quá trình của thiết bị.. 8
Phòng tài chính: thanh, quyết toán các hoá đơn mua, sửa chữa thiết bị theo ngân
sách bảo đảm TTB CNTT. Tham gia vào ban chỉ đạo dự án trong viêc quyết định lựa
chọn giá cả, nhà cung cấp..................................................................................8
Các phòng, ban khác, các hê, tiểu đoàn quản lý học viên: khi thấy nhu cầu được
cung cấp trang thiết bị là cần thiết, đề nghị lên phòng kỹ thuật và học viên xem xét.
Được cấp trang thiết bị theo qui định hoặc có thể tự trang bị từ nguồn kinh phí
ngành, từ nguồn kinh phí của đơn vị đó…, sử dụng và có trách nhiêm bảo quản, giữ
gìn thiết bị...........................................................................................................8

Ban TC-ĐL-CL chịu trách nhiêm chính về quản lý trang thiết bị CNTT trong toàn
học viên: cấp vật tư theo quyết định, vào sổ sách, lưu hồ sơ, kiểm nghiêm chất lượng
thiết bị, sửa chữa, thay thế trang thiết bị khi có ý kiến chỉ đạo của phòng kỹ thuật,
kiểm kê, lập thống kê báo cáo theo định kỳ và khi có yêu cầu kiểm tra của cấp trên.
Trạm bảo đảm(còn gọi là trạm sửa chữa) trong ban TC-ĐL-CL chuyên chịu trách
nhiêm về sửa chữa, thay thế trang thiết bị.........................................................9
1.1.3 Đối tượng..................................................................................................9

2


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

1.1.4 Qui trình của hê thống..............................................................................9
1.1.5 Một số mẫu biểu......................................................................................11
M1: Hoá đơn mua hàng..................................................................................12
1.1.7 Đánh giá hê thống hiên tại......................................................................21
1.2 XÂY DỰNG DỰ ÁN.....................................................................................21
1.2.1 Mục tiêu, phạm vi, khả năng của dự án..................................................21
TỔNG HỢP KẾT QUẢ THU ĐƯỢC SAU GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT...........24
Sau giai đoạn khảo sát chúng ta đã có được cơ cấu tổ chức, qui trình xử lý, các mẫu
biểu cần thiết của hê thống, đưa ra được dự án khả thi, dự trù cũng như kế hoạch triển
khai dự án.............................................................................................................24
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG.......................................25
2.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG.........................................................25
2.1.1 Xác định các chức năng chi tiết.............................................................25
+ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản.....................................................28
+ kiểm nghiêm chất lượng trang thiết bị........................................................28

+ sửa chữa, thay thế........................................................................................28
+ nhận và bàn giao trang thiết bị....................................................................28
+ cập nhật quá trình sửa chữa.........................................................................28
+ thu hồi trang thiết bị.....................................................................................28
+ cập nhật quá trình thu hồi............................................................................28
+ lập danh sách thiết bị cần thanh lý..............................................................28
+ lập báo cáo kiểm kê.....................................................................................28
+ lập biên bản yêu cầu đền bù trang thiết bị...................................................28
+ lập biên bản nhập kho..................................................................................28
Bước 3: gom nhóm các chức năng đơn giản do 1 người thực hiên...............28
+ viết phiếu nhập kho giao thẳng....................................................................29
+ cập nhật lý lịch TTB....................................................................................29
+ cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản.....................................................29
+ nhận và bàn giao TTB.................................................................................29
+ cập nhật quá trình sửa chữa.........................................................................29
+ cập nhật quá trình thu hồi............................................................................29
+ lập danh sách TTB cần thanh lý..................................................................29
+ cập nhật quá trình thanh lý..........................................................................29

3


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

+ gửi báo cáo lên cấp trên...............................................................................29
+ lập báo cáo kiểm kê.....................................................................................29
Quản lý hồ sơ trang thiết bị.............................................................................29
Hê thống quản lý TTB CNTT.........................................................................29

+ lập danh sách TTB mua mới........................................................................29
+ gửi báo cáo lên cấp trên...............................................................................29
+ lựa chọn nhà cung cấp.................................................................................29
+ kiểm nghiêm chất lượng TTB.....................................................................29
+ sửa chữa, thay thế........................................................................................29
+ bảo dưỡng, bảo quản TTB...........................................................................29
+ thu hồi TTB..................................................................................................29
Bảo đảm TTB..................................................................................................29
Bước 4: Trong các chức năng đã có ở bước 3 loại bỏ các chức năng không có ý
nghĩa với hê thống............................................................................................30
Trong nhóm chức năng “quản lý hồ sơ” ta loại bỏ các chức năng:...............30
+ Viết phiếu nhập kho giao thẳng...................................................................30
+ Gửi báo cáo lên cấp trên..............................................................................30
Trong nhóm chức năng “Bảo đảm TTB” ta loại bỏ các chức năng:..............30
+ Gửi báo cáo lên cấp trên..............................................................................30
Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng trong bước 4.................................30
Hai chức năng “lập danh sách TTB mua mới” và “lựa chọn nhà cung cấp” ta gom lại
thành chức năng “đặt hàng nhà cung cấp”. Các chức năng “cập nhật các quá trình
sửa chữa, thay thế”, “cập nhật quá trình bảo dưỡng, bảo quản”, “cập nhật quá trình
thu hồi”, “cập nhật quá trình thanh lý” ta gom lại thành chức năng “cập nhật các quá
trình của TTB”.................................................................................................30
+ cập nhật lý lịch TTB....................................................................................30
+ cập nhật các quá trình của TTB...................................................................30
+ nhận và bàn giao TTB.................................................................................30
+ lập danh sách TTB thanh lý.........................................................................30
+ lập báo cáo kiểm kê.....................................................................................30
Quản lý hồ sơ trang thiết bị.............................................................................30
Hê thống quản lý TTB CNTT.........................................................................30
+ đặt hàng nhà cung cấp..................................................................................30

4


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

+ kiểm nghiêm chất lượng TTB.....................................................................30
+ sửa chữa, thay thế TTB................................................................................30
+ bảo dưỡng, bảo quản TTB...........................................................................30
+ thu hồi TTB..................................................................................................30
Bảo đảm TTB..................................................................................................30
2.1.2 Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng của hê thống.......................................31
a. Định nghĩa các thành phần trong biểu đồ phân cấp chức năng..................31
31
2.2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU......................................................................32
2.2.1 Định nghĩa các thành phần trong biểu đồ luồng dữ liêu.......................32
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liêu của hê thống...........................................................32
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU...............................................37
3.1 MÔ HÌNH THỰCTHỂ LIÊN KẾT MỞ RỘNG..........................................37
3.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính.................................................37
3.1.2 Xác định kiểu liên kết................................................................................38
3.1.3 Định nghĩa ký hiêu sử dụng trong ER mở rộng........................................40
3.1.4 Vẽ ER mở rộng......................................................................................41
3.2 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH THỰC THỂ MỞ RỘNG SANG MÔ HÌNH THỰC
THỂ KINH ĐIỂN.................................................................................................41
3.2.1 Các qui tắc chuyển đổi áp dụng trong bài toán.....................................41
3.1.2 Vẽ mô hình thực thể liên kết kinh điển.................................................44
3.3 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH THỰC THỂ KINH ĐIỂN SANG MÔ HÌNH
THỰC THỂ HẠN CHẾ.......................................................................................45

3.3.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể
hạn chế áp dụng trong bài toán........................................................................45
3.3.2 Định nghĩa các ký hiêu trong mô hình..................................................45
3.3.3 Vẽ mô hình thực thể hạn chế.................................................................47
3.4 CHUYỂN ĐỔI TỪ MÔ HÌNH THỰC THỂ HẠN CHẾ SANG MÔ HÌNH QUAN
HỆ.........................................................................................................................48
3.4.1 Các quy tắc chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình quan hê áp
dụng trong bài toán..........................................................................................48
3.4.2 Vẽ mô hình quan hê...............................................................................50
3.4.3 Mô tả chi tiết các bảng trong mô hình quan hê.....................................50

5


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

THIẾT KẾ HỆ THỐNG....................................................................................62
4.1 THIẾT KẾ TỔNG THỂ HỆ THỐNG..........................................................62
4.1.1 Phân định các hê con.............................................................................62
4.1.2 Phân định nhiêm vụ người_máy:...........................................................65
..............................................................................................................................66
1.3 Vẽ lại biểu đồ luồng dữ liêu của hê thống(DFD của những tiến trình máy làm).....67
..............................................................................................................................67
4.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN...............................................................................68
Hộp thoại:............................................................................................................81
..............................................................................................................................81
Chức năng: cảnh báo cho người sử dụng khi thực hiên thao tác xoá dữ liêu....81
Nội dung và phương pháp xử lý: nếu người sử dụng nhấn nút “yes” thao tác xoá dữ

liêu sẽ được thực hiên. Dữ liêu bị xoá trong CSDL đồng thời bản ghi hiên tại dịch về
trước 1 kéo theo thông tin hiển thị trên các textbox và trong các grid thay đổi theo.
Ngược lại nếu nút “no” được click thì thao tác xoá dữ liêu bị huỷ bỏ. Dữ liêu trong
CSDL không thay đổi, do đó thông tin hiên đang hiển thị trên form không đổi.81
Mô tả sơ đồ giao diên: hộp thoại là một messagebox dạng với tiêu đề: “thông báo”, nội
dung câu hỏi là: “Bạn chắc chắn muốn xoá bản ghi này ?”, và 2 lựa chọn “Yes”, “No”
cho người sử dụng................................................................................................81
4.3 THIẾT KẾ KIỂM SOÁT..............................................................................82
+ Các đơn vị sử dụng có quyền xem thông tin về TTB của đơn vị mình, đối chiếu, phát
hiên những thông tin sai lêch...............................................................................83
+ Các bộ phận khác trong ban có quyền xem hồ sơ TTB và các quá trình liên quan, so
sánh, đối chiếu phát hiên những sai lêch trong quá trình cập nhật.....................83
4.4 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU.......................................................................85

6


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống
Ở mỗi khoa, phòng, ban, đơn vị đều có bộ phận quản lý trang thiết bị CNTT cùng
các trang thiết bị khác của phòng, ban, đơn vị đó. Ban Tiêu chuẩn đo lường chất lượng
(Ban TC-ĐL-CL) thuộc Phòng Kỹ Thuật sẽ chịu trách nhiêm quản lý chung về trang thiết
bị CNTT trong toàn học viên. Cục đo lường-chất lượng thuộc tổng cục kỹ thuật chỉ đạo
trực tiếp theo ngành dọc Ban TC-ĐL-CL.
Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống:

-

Cập nhật hồ sơ trang thiết bị CNTT

-

Quản lý các quá trình của TTB:
o Quá trình cấp vật tư
o Quá trình sửa chữa, thay thế
o Quá trình bảo dưỡng
o Quá trình luân chuyển
o Quá trình thu hồi
o Quá trình thanh lý.

-

Lập các mẫu biểu thống kê, báo cáo theo qui định của Học viên và Bộ quốc phòng.

7


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

- Ban Giám đốc: Điều hành công viêc trong toàn học viên. Đối với công tác bảo đảm
TTb CNTT ban giám đốc phê duyêt các đề nghị cung cấp thiết bị theo tiêu chuẩn qui
định, tham gia vào ban chỉ đạo các dự án lập phòng máy, phòng thí nghiêm,…

- Cục đo lường: chỉ đạo theo ngành dọc Ban TC-Đl-CL, chịu trách nhiêm về bảo
đảm TTB trong toàn quân.
- Cục Quân khí: chịu trách nhiêm bảo đảm trang thiết bị thuộc nhóm 1(trong đó có
các TTB CNTT) trong toàn quân.
- Phòng Kỹ thuật (P5): chỉ đạo ban TC-ĐL-CL trong viêc bảo đảm TTB, xem xét
nhu cầu thực tế của các đơn vị để đề nghị cấp trên duyêt ký các quyết định cấp thiết bị,
chỉ đạo cho ban TC-ĐL-CL sửa chữa, thay thế,… các quá trình của thiết bị.
- Phòng tài chính: thanh, quyết toán các hoá đơn mua, sửa chữa thiết bị theo ngân
sách bảo đảm TTB CNTT. Tham gia vào ban chỉ đạo dự án trong viêc quyết định lựa
chọn giá cả, nhà cung cấp.
- Các phòng, ban khác, các hê, tiểu đoàn quản lý học viên: khi thấy nhu cầu được
cung cấp trang thiết bị là cần thiết, đề nghị lên phòng kỹ thuật và học viên xem xét. Được
cấp trang thiết bị theo qui định hoặc có thể tự trang bị từ nguồn kinh phí ngành, từ nguồn
kinh phí của đơn vị đó…, sử dụng và có trách nhiêm bảo quản, giữ gìn thiết bị.
8


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

- Ban TC-ĐL-CL chịu trách nhiêm chính về quản lý trang thiết bị CNTT trong toàn
học viên: cấp vật tư theo quyết định, vào sổ sách, lưu hồ sơ, kiểm nghiêm chất lượng thiết
bị, sửa chữa, thay thế trang thiết bị khi có ý kiến chỉ đạo của phòng kỹ thuật, kiểm kê, lập
thống kê báo cáo theo định kỳ và khi có yêu cầu kiểm tra của cấp trên. Trạm bảo đảm(còn
gọi là trạm sửa chữa) trong ban TC-ĐL-CL chuyên chịu trách nhiêm về sửa chữa, thay thế
trang thiết bị.

1.1.3 Đối tượng
Trang thiết bị CNTT ở đây gồm: máy tính, máy in, thiết bị mạng … với nhiều bộ

phận. Ví dụ: máy tính có Ram, main, ổ cứng, ổ CD, chip…máy tính có thể được mua, cấp
phát từ nhiều nguồn: từ nguồn kinh phí Học viên, từ nguồn kinh phí xin từ cục Nhà
trường, từ nguồn ngân sách nhà nước,…và được trang bị cho nhiều đơn vị sử dụng: các
phòng, ban, khoa, bộ môn, các đơn vị quản lý học viên,...

1.1.4 Qui trình của hệ thống
Qui trình cấp phát: Có nhiều nguồn cấp trang thiết bị:
 Các dự án (dự án lập phòng máy,…): xét thấy nhu cầu là cấp thiết, đơn vị viết
dự án gửi lên Phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật chỉ đạo cho ban TC-ĐL-CL nghiên cứu tính
cấp thiết và khả năng bảo đảm dự án. Ban TC-ĐL-CL viết báo cáo gửi phòng kỹ thuật và
học viên. Nếu thấy tính cấp thiết và dự án có khả năng bảo đảm học viên thành lập một
ban chỉ đạo dự án. Thành phần gồm 01 phó Giám đốc làm trưởng ban, đại diên phòng Kỹ
thuật, ban TC-ĐL-CL, khoa CNTT, Phòng Thông tin khoa học công nghê, phòng Đào
tạo, phòng Tài chính. Giúp viêc cho ban chỉ đạo dự án có 1 tổ chuyên gia(gồm đại diên
khoa công nghê thông tin, khoa chuyên ngành,...). Tổ này đưa ra cấu hình máy phù hợp.
Sau đó ban chỉ đạo dự án họp lập dự toán (số đầu máy, tiêu chuẩn chất lượng: cấu hình,
…) và làm hồ sơ mời thầu. Các đơn vị cung cấp máy tính sẽ nghiên cứu, làm hồ sơ thầu.
Có thể tổ chức đấu thầu bằng phương pháp chào hàng cạnh tranh hoặc ban chỉ đạo dự án
nghiên cứu, chỉ định trực tiếp(với những dự án <100 triêu). Sau khi có quyết định về viêc
phê duyêt công ty thắng thầu cung cấp thiết bị CNTT, tiến hành thoả thuận ký kết hợp
đồng kinh tế với công ty thắng thầu. Trang thiết bị trước khi giao cho đơn vị sử dụng sẽ
được viết lênh nhập kho giao thẳng.
 Đối với các yêu cầu cung cấp nhỏ le( VD: các đơn vị quản lý học viên, các bộ
môn mới thành lập…) khi có nhu cầu được cung cấp TTB thì có công văn đề nghị lên

9


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

phòng Kỹ thuật. Ban TC-ĐL-CL sẽ tổng hợp danh sách thiết bị báo cáo lên ban Giám đốc
phê duyêt. Sau khi có quyết định cấp vật tư, ban TC-ĐL-CL sẽ căn cứ vào cấu hình yêu
cầu, nghiên cứu bảng báo giá của các công ty, lựa chọn nhà cung cấp rồi báo cáo lên
phòng Kỹ thuật ký duyêt. Trang thiết bị sau khi được viết phiếu nhập kho giao thẳng thì
bàn giao cho đơn vị sử dụng kèm theo sổ lý lịch thiết bị, phiếu xuất kho(hoặc hoá đơn),
phiếu bảo hành của nhà cung cấp, biên bản bàn giao thiết bị.
 Đối với những đơn vị có nguồn kinh phí ngành riêng: có thể trích nguồn kinh
phí ngành, tự đầu tư máy. Các máy này khi đựơc mua về cũng phải qua BanTC-ĐL-CL
để nhập dữ liêu quản lý chung.
Chú ý: Tất cả các TTB dù do đơn vị nào mua, từ nguồn nào cung cấp sau khi mua
về cũng phải qua Ban TC-ĐL-CL viết phiếu nhập kho giao thẳng, viết lý lịch thiết bị và
lưu hồ sơ. Đơn vị sử dụng nhận thiết bị kèm theo các giấy tờ: biên bản bàn giao, hoá đơn,
phiếu bảo hành của nhà cung cấp và các giấy tờ đi kèm khác.
Qui trình bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế TTB
 Qui trình bảo dưỡng
 Bảo dưỡng, bảo quản thường xuyên: do đơn vị sử dụng tiến hành. Qui
định 1lần/tuần.
 Bảo dưỡng, bảo quản định kỳ: trạm sửa chữa tiến hành bảo dưỡng, bảo
quản thiết bị định kỳ 1 lần/năm. Bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật quá trình bảo
dưỡng, bảo quản vào lý lịch thiết bị.
 Qui trình sửa chữa, thay thế
Khi có sự cố hỏng máy, đối với những TTB vẫn còn trong thời hạn bảo
hành đơn vị sử dụng có thể gọi trực tiếp tới địa chỉ bảo hành yêu cầu vào bảo hành máy.
Nếu máy đã hết hạn bảo hành đơn vị sử dụng sẽ gửi công văn đề nghị lên Phòng Kỹ thuật.
Công văn ghi rõ tình trạng TTB và yêu cầu sửa chữa, thay thế hoặc mua mới. Phòng kỹ
thuật sẽ có chỉ thị xuống ban TC-ĐL-CL. Ban sẽ kiểm tra lại chất lượng TTB. Tuỳ theo
kết quả: nếu hỏng hóc có thể khắc phục thì trạm sửa chữa sẽ sửa, thay thế các bộ phận cần
thiết. Sau khi sửa chữa xong, tiến hành nghiêm thu và bàn giao lại thiết bị cho đơn vị sử

dụng. Trong trường hợp TTB không thể sửa chữa hoặc sửa chữa không kinh tế thì quyết
định thu hồi lại và báo cáo lên trên. Bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật quá trình sửa chữa

10


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

vào lý lịch thiết bị và sổ giao nhận sửa chữa thiết bị đồng thời cập nhật những thông tin
thay đổi về thiết bị(cấp chất lượng, đơn vị sử dụng,…).
Chú ý: Ban TC - ĐL - CL chỉ chịu trách nhiêm sửa chữa TTB phục vụ cho công tác
chỉ huy tham mưu. Đối với những TTB loại khác thì do tính bảo mật dữ liêu, qua Ban
TC-ĐL-CL sửa thì chi phí sửa chữa phải do đơn vị đó trả hoặc trích từ kinh phí ngành,….
 Qui trình thanh lý, chuyển nhượng
 Khi có nhu cầu thanh lý trang thiết bị CNTT(do đầy kho hoặc đến thời
hạn qui định) ban lập danh sách thiết bị cần thanh lý và đề nghị lên cục Quân lực, bộ
Tổng tham mưu. Học viên sẽ tổ chức một tổ thanh tra tình hình trang thiết bị(số lượng,
tình trạng hỏng hóc,…), sau đó cục Quân lực sẽ cử 1 tổ về thanh tra lại. Khi đề nghị thanh
lý được phê duyêt thì thành lập một hội đồng giá( gồm đại diên cục Quân lực, cục Tài
chính, phòng Kỹ thuật, ban TC-ĐL-CL ) đưa ra giá thanh lý. Thường thì qui đổi ra sắt
vụn. Riêng ổ cứng máy tính tự huỷ, không thanh lý. Nếu số lượng máy là lớn thì tổ chức
đấu thầu. Qui trình đấu thầu tuân theo luật đấu thầu của Nhà nước.
 Qui trình kiểm kê: Ban TC-ĐL-CL sẽ tiến hành kiểm kê TTB vào 0h 01/7
hàng năm. Nếu thiếu TTB thì lập biên bản yêu cầu đền bù TTB. Nếu thừa thì lập biên bản
nhập kho. Biên bản kiểm kê sẽ được nộp lên trên.

1.1.5 Một số mẫu biểu

11


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

M1: Hoá đơn mua hàng
HOÁ ĐƠN
Ngày …tháng…năm 200..

số:...............

Họ tên khách hàng:..................................
Đơn vị:.................................................
Địa chỉ:....................................
Bộ phận bán hàng:.........................................
Xuất tại kho: .......................................
Hình thức thanh toán:...................................................
Đơn vị tính:.............................................................................................
Stt Tên
hàng

Mã VT ĐVT Số lượng Đơn
giá

Thành tiền

Tổng tiền:
Người mua

Người viết hoá đơn

Kế toán trưởng

Thủ trưởng

12


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

1.1.6
M2: Phiếu nhập kho giao thẳng:
PHÒNG KỸ THUẬT
BAN TC - ĐL – CL

Số :

NHẬP KHO GIAO THẲNG
Có giá trị hết ngày…../200..

Nhập của :…………………………………………
Giao cho đơn vị:…………………………………………………………
Theo:…………………………………………………………………….
Hàng do: .......................................... vận chuyển
Danh điểmKý hiêu vật tưĐơn vị tínhSố lượngGiá leThành tiềnGhi chúPhải
nhậpThực nhập

Tổng cộng:……………………khoản
Thành tiền:………………………………………………………………
Ngày ….tháng….năm
NGƯỜI VIẾT LỆNH

NGƯỜI GIAO

NGƯỜI NHẬN

THỦ TRƯỞNG

13


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

M3: Biên bản bàn giao
PHÒNG KỸ THUẬT
BAN TC-ĐL-CL

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập_Tự do_Hạnh phúc
Hà nội, ngày...tháng...năm…
BIÊN BẢN BÀN GIAO

Chúng tôi gồm:
Đại diên PKT:
Đại diên bộ môn:

Tiến hành bàn giao các thiết bị sau:
Bên giao

SttThiết bịĐơn vị tínhSố lượng
Bên nhận

14


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

M4: Biên bản nghiệm thu và bàn giao thiết bị:

PHÒNG KT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do-Hạnh phúc

BAN TC-ĐL-CL

Ngày …. Tháng…..năm 200...
BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO THIẾT BI
Ban TC-ĐL-CL đã sửa chữa các trang thiết bị sau:
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
Của : ………………………………………………………

………………..
Tình trạng thiết bị sau sửa chữa hoạt động tốt.
Ban TC- Đo lường – CL đã bàn giao thiết bị cho đơn vị đầy đủ
theo sổ giao nhận thiết bị.
NGƯỜI NHẬN

NGƯỜI GIAO

TRƯỞNG BAN
TC- Đo lường - CL

M5 : Thông tin trong sổ giao nhận sửa chữa thiết bị CNTT:
STT

ĐƠN
VI

TÊN THIẾT BI KY
& PHỤ TÙNG HIỆU

SỐ
HIỆU

NGÀY
ĐẾN

NGÀY
TRẢ

NGƯỜI

GIAO

NGƯỜI
NHẬN

15


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

M6:Biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật
PHÒNG KT
BAN TC- ĐL- CL

Mẫu số 234/SMQ
BIÊN BẢN
KIỂM NGHIỆM KỸ THUẬT

Căn cứ vào đề nghị của ………………………..ngày …/…/200..
BAN KIỂM NGHIỆM GỒM CÓ:
Đồng chí…………………….đại diên………………….trưởng ban
Đồng chí…………………….đại diên………………….uỷ viên
Đồng chí…………………….đại diên…………………. uỷ viên
Đồng chí…………………….đại diên…………………. uỷ viên
Địa điểm kiểm nghiêm: BAN TC- ĐL- CL
Thiết bị của đơn vị :…………………………………………….
TÌNH TRẠNG THIẾT BI TRƯỚC KHI KIỂM NGHIỆM:
………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
TÌNH TRẠNG THIẾT BI KHI KIỂM TRA CỤ THỂ:
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHI:
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………….
Ngày …tháng… năm 200..
UỶ VIÊN
UỶ VIÊN
UỶ VIÊN
TRƯỞNG BAN

16


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

M7:Biên bản kiểm kê
ĐƠN VI:

THỰC LỰC TRANG BI CNTT
Tổng kiểm kê 0h ngày 01/7/200..

Mẫu 01/kk-TBCNTT

STTTên thiết bịNước sản xuấtKý hiêuSố máyĐơn giáThông số kỹ thuật chủ
yếuNăm sử dụngHê điều hànhCấp chất lượngPhân loại theo mục đích sử dụngNơi
sử dụng
Ngày ...tháng....năm 200..
NGƯỜI BÁO CÁO
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VI

M8: Biên bản thu hồi
BIÊN BẢN THU HỒI
Ngày:……………..
Thiết bị của đơn vị:………………
Người giao :……………………
Người nhận:…………………….
STTTÊN THIẾT BISỐ LY LICHTÌNH TRẠNGGHI CHU

17


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

M 9: Danh sách TTB đề nghị mua mới
Tên thiết bị

Đơn vị tính

Số lượng

Mục đích sử dụng

Ghi chu

M10: Lý lịch thiết bị
LÝ LỊCH THIẾT BỊ
1. Sơ lược lý lịch
Số lý lịch:……………………
Tên:…………………
Ký hiêu:………………
Số máy:……………
Năm sản xuất:………………………..
Hãng sản xuất:……………………
Nước sản xuất:…………………
Đặc tính kỹ thuật:………………………….
………………………………………………………………………………………………
Toàn bộ thiết bị gồm
STT

TÊN

ĐƠN VI TÍNH

SỐ LƯỢNG

GHI CHU

Tài liêu kèm theo

18


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS
STT

TÊN

Hà Thị Hiền
SỐ LƯỢNG

GHI CHU

2.Thống kê phụ tùng vật liệu
STT

TÊN

ĐVT

SỐ LƯỢNG QUA CÁC NĂM
20…

20…

20…

GHI CHU

20…

3. Thay đổi phụ tùng
Ngày

Nguyên nhân thay đổi

Tên phụ tùng vật liêu

Số lượng

Người phụ trách

4. Bàn giao
Ngày

Tình hình khi Đơn vị quản Họ tên, chữ Họ tên, chữ Xác nhận cơ
bàn giao
lý mới
ký
người ký
người quan quản lý
giao
nhận

5. Bảo quản
19


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS
Ngày

Hà Thị Hiền

Nội dung bảo quản

Người phụ trách

6. Sửa chữa, thay thế
Ngày

Tình trạng, nguyên nhân hư Biên pháp-kết quả Người phụ trách
hỏng
sửa chữa

7. Kiểm nghiệm kỹ thuật
Ngày

Tình trạng kỹ thuật khi kiểm tra

Phân cấp chất Người kiểm tra
lượng

20


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

1.1.7 Đánh giá hệ thống hiện tại

-

Ưu điểm: Nhìn chung cơ cấu tổ chức là phù hợp, thống nhất từ trên tới các khoa,
phòng, ban và các đơn vị, hê quản lý học viên trong toàn học viên.

-

Nhược điểm:
o Viêc mua TTB có thể từ nhiều nguồn, do nhiều đơn vị sử dụng. Ban TCĐL-CL chỉ quản lý TTB qua sổ nhập kho giao thẳng (quản lý trên hoá đơn, chứng
từ). Viêc quản lý TTB thực không tập trung, trách nhiêm của các đơn vị không
được hiểu một cách rõ ràng. VD: máy móc vẫn trong thời hạn bảo hành nhưng do
đơn vị sử dụng làm mất sổ bảo hành nên viên các lí do để Ban TC-ĐL-CL phải
chịu trách nhiêm sửa chữa.
o Ngân sách bảo đảm TTB không tập trung mà phân ra các đơn vị trong khi
Ban TC-ĐL-CL phải chịu trách nhiêm sửa chữa TTB trong toàn học viên. Do đó
mà ngân sách sửa chữa chi cho Ban TC-ĐL-CL còn hạn hẹp, nhiều khi không đáp
ứng được yêu cầu với số lượng TTB CNTT rất lớn.
o Chưa có một phần mềm chuyên dụng, Học viên vẫn sử dụng hê quản trị
CSDL Exel để quản lý. Viêc cập nhật, cũng như tra cứu, thống kê, báo cáo gặp
nhiều khó khăn.

1.2 XÂY DỰNG DỰ ÁN
1.2.1 Mục tiêu, phạm vi, khả năng của dự án.
-

Xây dựng được hê thống quản lý thống nhất, phân công trách nhiêm rõ ràng giữa
các đơn vị.

-

Xây dựng được chương trình đáp ứng yêu cầu quản lý trang thiết bị tại HVKTQS

-

Xây dựng được cơ sở dữ liêu tiên cho tra cứu, cập nhật, kiểm tra, thống kê, báo
cáo. Các đơn vị trong học viên có thể truy cập thông tin về các trang thiết bị CNTT
do đơn vị mình sử dụng qua mạng nội bộ.

-

Hướng tới chuẩn hoá hê thống quản lý trang thiết bị của BQP.

21


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

1.2.2 Phác hoạ các giải pháp và cân nhắc tính khả thi của hệ thống
Để khắc phục tình trạng ngân sách bảo đảm không đáp ứng yêu cầu bảo đảm tất
cả các trang thiết bị CNTT trong toàn học viên:
C1: Do ngân sách chỉ bảo đảm cho các trang thiết bị phục vụ cho công tác chỉ huy tham
mưu nên mỗi trang thiết bị khi qua ban TC-ĐL-CL để viết phiếu nhập kho giao thẳng, nếu
phục vụcho công tác chỉ huy tham mưu sẽ được dán tem bảo đảm. Những thiết bị này khi
có sự cố hỏng hóc cần sửa chữa, thay thế thì đơn vị sử dụng không phải trả chi phí sửa
chữa.
C2: Qui ngân sách bảo đảm TTB CNTT về một đầu mối là ban TC-ĐL-CL.
Cách thứ 2 là không khả thi vì ngân sách bảo đảm TTB CNTT ở các đơn vị nằm trong
ngân sách bảo đảm chung, viêc tách rời ra là rất khó khăn. Mặt khác số lượng TTb không

đều giữa các phòng khoa và đơn vị quản lý học viên,… nên khó đưa ra qui định chung về
trích ngân sách cho bảo đảm TTB.
Cách thứ 1 chỉ cần dán 1 loại tem bảo đảm trong toàn học viên là có thể kiểm soát được
viêc thanh toán chi phí bảo đảm TTB của các đơn vị.
 lựa chọn cách 1.
Để quản lý trang thiết bị:
C1: Mỗi TTB được cấp 1 cuốn sổ lý lịch trang thiết bị do đơn vị sử dụng giữ. Viêc giao
dịch giữa đơn vị sử dụng và bộ phận quản lý thông qua cuốn sổ này. Ở ban TC-ĐL-CL
cũng có một cuốn sổ nhập kho giao thẳng và sổ giao nhận sửa chữa thiết bị. Mỗi lần sửa
chữa, bảo dưỡng, luân chuyển,.. thì đồng thời cập nhật vào cả lý lịch và sổ lưu trữ.
C2: Mỗi TTB được dán một tem, trên đó có số lý lịch của máy. Dữ liêu về thiết bị được
lưu trên máy chủ của ban TC-ĐL-CL. Chỉ cần nhập số lý lịch là có thể tra cứu thông tin
về thiết bị cũng như sửa đổi, bổ sung các quá trình đi kèm trong hồ sơ về thiết bị(sửa
chữa, thay thế, luân chuyển,…)
C3: Mỗi TTB được gắn một mã vạch. Quét mã vạch để hiển thị và sửa đổi thông tin về
thiết bị.
Ta nhận thấy cách 1 quá thủ công, tốn thời gian ghi chép và giấy tờ lưu trữ nhiều.

22


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

Cách 3 thì nhanh, tiên lợi nhưng chi phí cao, mặt khác thiết bị không phải lúc nào cũng
gọn nhẹ để mang lên ban kiểm tra và sửa chữa mà đôi khi chỉ cần cán bộ của ban xuống
kiểm tra nên không thể lúc nào cũng quét mã vạch được.
Cách thứ 2 là hợp lý hơn cả, vừa khả thi về kinh tế, vừa linh hoạt.

1.2.3 Lập dự trù và kế hoạch triển khai thực hiện dự án theo giải pháp khả
thi.
a. Lập dự trù
-

Dự trù về thiết bị: cần một máy chủ và 3 máy trạm có cài Hê quản trị CSDL SQL
và phần mềm Microsoft. Net Framework, Pen 4 trở lên, ổ cứng >=80Gb,
ram>512Mb.

-

Dự trù về nhân lực: một trưởng ban ( account: Admin) quản lý mọi mặt, một đội
chuyên kiểm tra chất lượng, sửa chữa thiết bị(3 người), một số nhân viên quản lý
hồ sơ (khoảng 3 người, có thể ít hơn).

b. Lập kế hoạch triển khai
Dự kiến dự án hoàn thành trong vòng 5 tháng. Cụ thể:
Stt

Công viêc

Thời gian

1

Phân tích thiết kế hê thống. Cụ thể:

6 tuần

- khảo sát hê thống

1 tuần

- phân tích hê thống về mặt chức năng

1 tuần

- phân tích hê thống về dữ liêu

2 tuần

- thiết kế hê thống

2 tuần

2

Lắp đặt

8 tuần

3

Huấn luyên người dùng

1 tuần

4

Kiểm thử

4 tuần

Các quá trình thực hiên là đan xen và có phối hợp bổ sung chỉnh sửa cho nhau.

23


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

TỔNG HỢP KẾT QUẢ THU ĐƯỢC SAU GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT
Sau giai đoạn khảo sát chúng ta đã có được cơ cấu tổ chức, qui trình xử lý, các mẫu
biểu cần thiết của hê thống, đưa ra được dự án khả thi, dự trù cũng như kế hoạch triển
khai dự án.

24


Hệ thống Quản lý TTB CNTT_HVKTQS

Hà Thị Hiền

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG
2.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
2.1.1 Xác định các chức năng chi tiết
Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hê thống ta gạch chân các động từ + bổ ngữ
liên quan đến công viêc của hê thống như sau:
Qui trình cấp phát: Có nhiều nguồn cấp trang thiết bị:

 Các dự án (dự án lập phòng máy,…): xét thấy nhu cầu là cấp thiết, đơn vị viết
dự án gửi lên Phòng kỹ thuật. Phòng kỹ thuật chỉ đạo cho ban TC-ĐL-CL nghiên cứu tính
cấp thiết và khả năng bảo đảm dự án. Ban TC-ĐL-CL viết báo cáo gửi phòng kỹ thuật và
học viên. Nếu thấy tính cấp thiết và dự án có khả năng bảo đảm học viên thành lập một
ban chỉ đạo dự án. Thành phần gồm 01 phó Giám đốc làm trưởng ban, đại diên phòng kỹ
thuật, ban TC-ĐL-CL, khoa CNTT, Phòng Thông tin khoa học công nghê, phòng Đào
tạo, phòng Tài chính. Giúp viêc cho ban chỉ đạo dự án có 1 tổ chuyên gia(gồm đại diên
khoa công nghê thông tin, khoa chuyên ngành,...). Tổ này đưa ra cấu hình máy phù hợp.
Sau đó ban chỉ đạo dự án họp lập dự toán (số đầu máy, tiêu chuẩn chất lượng: cấu hình,
…) và làm hồ sơ mời thầu. Các đơn vị cung cấp máy tính sẽ nghiên cứu, làm hồ sơ thầu.
Có thể tổ chức đấu thầu bằng phương pháp chào hàng cạnh tranh hoặc ban chỉ đạo dự án
nghiên cứu, chỉ định trực tiếp(với những dự án <100 triêu). Sau khi có quyết định về viêc
phê duyêt công ty thắng thầu cung cấp thiết bị CNTT, tiến hành thoả thuận ký kết hợp
đồng kinh tế với công ty thắng thầu. Trang thiết bị trước khi bàn giao cho đơn vị sử dụng
sẽ được viết lênh nhập kho giao thẳng.
 Đối với các yêu cầu cung cấp nhỏ le( VD: các đơn vị quản lý học viên, các bộ
môn mới thành lập…) khi có nhu cầu được cung cấp TTB thì có công văn đề nghị lên
phòng Kỹ thuật. Ban TC-ĐL-CL sẽ tổng hợp danh sách thiết bị, báo cáo lên ban Giám
đốc phê duyêt. Sau khi có quyết định cấp vật tư, ban TC-ĐL-CL sẽ căn cứ vào cấu hình
yêu cầu, nghiên cứu bảng báo giá của các công ty, lựa chọn nhà cung cấp rồi báo cáo lên
phòng kỹ thuật ký duyêt. Trang thiết bị sau khi được viết phiếu nhập kho giao thẳng thì
bàn giao cho đơn vị sử dụng kèm theo sổ lý lịch thiết bị, phiếu xuất kho(hoặc hoá đơn),
phiếu bảo hành của nhà cung cấp, biên bản bàn giao thiết bị.
25