Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lí dạy và học nghề tại các Trung tâm Giáo dục Kĩ thuật tổng hợp

LỜI NĨI ĐẦU
Trong thời đại bùng nổ thơng tin như hiện nay, Cơng nghệ thơng tin đóng
góp một phần rất quan trọng trong các lĩnh vực khoa học - kĩ thuật, đời sống
kinh tế - xã hội. Trong các bài tốn quản lí, tin học có vị trí rất lớn nhằm đáp
ứng những yêu cầu đặc trưng của công tác quản lí. Ở nước ta, ứng dụng Cơng
nghệ thơng tin vào đời sống kinh tế - xã hội là một yêu cầu cấp thiết cần được
quan tâm nhằm đưa đất nước ta tiến kịp thời đại.
Trước đây ở Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật tổng hợp (TTGDKTTH) Số 1 (và
hiện nay ở một số Trung tâm khác), công tác quản lý việc dạy và học nghề phổ
thông được tiến hành một cách thủ công hoặc bán tự động (dùng chương trình
Excel), vì vậy khối lượng cơng việc thường lớn, việc thực hiện rất vất vả và
thiếu chính xác, chưa phát huy hết sức mạnh của các máy vi tính được trang bị.
Visual FoxPro là một ngôn ngữ mạnh dùng cho công tác quản lý, là một
ngôn ngữ dễ, được sử dụng rộng rãi vì vậy chúng em đã sử dụng ngơn ngữ này
để làm đồ án cho mình với đề tài: Quản lý dạy và học nghề trường trung học
nghề.
Qua đây, em xin chân thành cảm on thầy Lê Quang Huy người đã tận tình
giúp em hồn thành đồ ấn này.

1


GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH
1. Đề tài: Quản lý dạy và học nghề phổ thơng trung học
II. Mục đích, u cầu của đề tài :
1. Xây dựng một chương trình nhằm tin học hố cơng tác cập nhật, lưu trữ,
phân tích, thống kê kết quả Dạy và Học nghề phổ thông, khi cần có thể đưa
ra kết quả theo yêu cầu một cách nhanh chóng.
2. Đảm bảo sự chính xác cao độ, tránh các thay đổi, sửa chữa một cách tuỳ
tiện.
3. Lưu trữ tốt, tránh mất mát dữ liệu.

4. Khi cần có thể tìm kiếm nhanh.
5. Cung cấp kịp thời các thông tin theo yêu cầu của Ban Giám đốc Trung
tâm, Sở GDĐT, Ban Giám hiệu các trường PTTH cũng như các học sinh.
6. Giảm bớt tới mức tối thiểu các công đoạn ghi chép và báo cáo thủ công,
sử dụng một cách có hiệu quả các trang thiết bị tin học đang có.
Đồ án bao gồm hai phần:
Phần I: Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lí dạy và học nghề tại các Trung
tâm Giáo dục Kĩ thuật tổng hợp.
Phần II: Chương trình.

2


Phần I

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÍ DẠY VÀ
HỌC NGHỀ
Chương 1

MƠ TẢ HỆ THỐNG
1.1. MƠ HÌNH HOẠT ĐỘNG Ở CÁC TRUNG TÂM GIÁO DỤC KĨ
THUẬT TỔNG HỢP
Vào đầu mỗi năm học, song song với việc học tập văn hoá tại các trường
PTTH, các học sinh từ lớp 10 đến lớp 12 phải học thêm nghề phổ thông tại các
TTGDKTTH. Mỗi một nghề tại Trung tâm được phân thành một ban, ví dụ: ban
Tin học, ban Điện, ban May, ban Điện kĩ thuật... Việc học ban nào do học sinh
tự chọn và đăng kí với giáo viên chủ nhiệm tại trường PTTH, từ đó giáo viên
chủ nhiệm gửi lên Ban giám hiệu và gửi tới Trung tâm học nghề kèm theo các
thông tin khác về học sinh.
Vào đầu mỗi học kì của các năm học, căn cứ vào số lượng học sinh mà các

trường PTTH gửi đến, chương trình đào tạo mà Ban giám đốc Trung tâm thơng
báo kế hoạch giảng dạy cho các ban. Các ban tiến hành phân chia lớp, tổ và lập
bảng phân công giảng dạy cụ thể cho từng giáo viên và thông báo kế hoạch đó
cho Ban giám đốc Trung tâm. Dựa vào quỹ phịng học hiện có, hệ thống trang
thiết bị thực hành, yêu cầu giảng dạy và các bảng phân công giảng dạy của các
ban mà Ban giám đốc Trung tâm xây dựng thời khoá biểu cho Trung tâm trong
cả học kì. Từ thời khố biểu chung này, Trung tâm trích ra và cấp phát thời khoá
biểu cho các lớp, các giáo viên và Ban quản lí phịng học và thực hành. Theo
thời khoá biểu này mà các giáo viên, học sinh cùng Ban quản lí phịng học thực
hiện dưới sự quản lí của Ban giám đốc Trung tâm.
Trong q trình học tập, mỗi học sinh phải đạt yêu cầu trong các đợt kiểm
tra miệng, kiểm tra 15 phút và 45 phút, điểm thực hành 1, điểm thực hành 2 và
điểm thi kết thúc học kì.

3


Cuối mỗi học kì, các ban tập hợp bảng điểm, kết quả học tập của học sinh
các lớp và báo cáo tổng hợp kết quả lên Ban giám đốc Trung tâm, từ đó gửi cho
Ban giám hiệu các trường PTTH. Mặt khác, các ban cũng tiến hành sơ, tổng kết
theo từng giáo viên, ban, tổ và toàn Trung tâm.
1.2. THỰC TRẠNG QUẢN LÍ DẠY VÀ HỌC NGHỀ TẠI CÁC TRUNG
TÂM GIÁO DỤC KĨ THUẬT TỔNG HỢP VÀ NHU CẦU TIN HỌC HỐ
Ta thấy ở mơ hình hoạt động của hệ thống cũ vẫn cịn theo cách cổ truyền,
thủ cơng hoặc mới chỉ áp dụng tin học ở mức thấp, bán tự động. Thực tế này đòi
hỏi phải tốn rất nhiều cơng sức và thời gian trong cơng tác quản lí. Các công
việc cần phải tiến hành nhiều lần trong suốt học kì như việc cập nhật điểm các
đợt kiểm tra, số buổi học và nghỉ của học sinh, theo dõi việc thực hiện đúng
chương trình đào tạo của giáo viên... Công việc tổng kết và xếp loại cho học
sinh cuối mỗi học kì cũng rất phức tạp và tốn nhiều thời gian, đòi hỏi nhiều

người tham gia nếu chỉ dùng cách thủ công... Mặt khác, trong hệ thống cũng cần
đáp ứng được các nhu cầu tra cứu nhanh chóng, thuận tiện khi có yêu cầu của
các cấp lãnh đạo cũng như của giáo viên và học sinh.
Trước thực trạng như vậy và trước xu hướng tin học ngày càng được ứng
dụng một cách mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực của đời sống, đề tài đã mạnh dạn
đưa ra một chương trình nhằm quản lí việc dạy và học nghề phổ thông nhằm đưa
việc thực hiện công tác này tiến lên một bước mới.
Dữ liệu đầu vào của chương trình là các tệp cơ sở dữ liệu ghi các thông tin
về các tổ, ban, giáo viên, các trường PTTH, danh sách học sinh các lớp, điểm
kiểm tra, số buổi học và nghỉ học kì I, học kì II của từng học sinh...
Đầu ra của chương trình là các bảng kiểm diện và ghi điểm cho các lớp, tính
điểm trung bình và xếp loại cho học sinh, in kết quả theo từng lớp, tạo các báo
cáo tổng hợp kết quả...

4


Chương 2

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG
Cơng tác quản lí dạy và học nghề tại các TTGDKTTH bao gồm rất nhiều
chức năng phức tạp, đòi hỏi nhiều cấp, ban ngành tham gia, dưới góc độ một đề
tài nhằm đưa công tác tin học vào quản lí, đề tài xin đưa ra các chức năng chính
của hệ thống như sau:
2.1.1. Chức năng Quản lí giáo viên với các công việc sau:
- Cập nhật thông tin về các giáo viên
- Quản lí hồ sơ giáo viên
- Tra cứu điện thoại, địa chỉ giáo viên
- Nhận phân công giảng dạy

- Quản lí cơng tác giảng dạy của giáo viên
2.1.2. Chức năng Quản lí học sinh với các cơng việc sau:
- Nhận đăng kí học nghề theo ban của học sinh
- Lên danh sách lớp
- Xử lí điểm kiểm tra và thi kết thúc học kì học sinh
- Thống kê số buổi học và nghỉ của từng học sinh
- Sơ/ tổng kết, xếp loại học kì I và cả năm
2.1.3. Chức năng Quản lí chương trình đào tạo với các cơng việc sau:
- Nhận chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy từng học kì
- Quản lí danh sách trường, lớp, tổ, ban
- Xây dựng, cập nhật bảng phân công giảng dạy

5


- Xây dựng, cấp phát thời khóa biểu tồn Trung tâm, cho giáo viên, học sinh,
ban quản lí phịng học, thực hành và giám sát việc thực hiện thời khoá biểu
- Lập báo cáo tổng hợp kết quả (theo giáo viên, tổ, ban, toàn Trung tâm và
các trường).
Trên đây là sự phân rã chức năng chính (Quản lí dạy và học nghề) của hệ
thống thành ba chức năng con. Tiếp tục ta tổng hợp, phân tích các cơng việc của
từng chức năng con để phân rã tiếp thành các chức năng ở mức tiếp theo.
Ta có sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống Quản lí dạy và học nghề phổ
thông như sau:

6


ập
tin

Quản lí
thời
khố
biểu

7

Lập
phân
cơng
giảng
dạy

Sơ/ tổng
kết học
kì

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống “Quản lí dạy và học nghề tại các TTGDKTTH”

Mục tiêu: Quản lí cơng tác dạy và học nghề phổ thông, đưa ra được kết quả học sinh, các báo cáo tổng hợp kết quả
Trách nhiệm: Liên quan đến Ban giám đốc trung tâm, Ban giám hiệu trường PTTH, các tổ, ban...

Theo dõi
kế
hoạch
giảng
dạy học
kì

Quản lí
Chương trình đào tạo


Th
thơ
Cập
nhật, xử
lí điểm,
số buỏi
nghỉ học

Quản lí học
Quản
lí dạy
và
học
nghề
phổ
thơng

Lập
danh
sách lớp

2.2. DỊNG DỮ LIỆU NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG
Từ sơ đồ chức năng nghiệp vụ ta xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ của
hệ thống như sau:

Tra cứu

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống cho ta biết sự dịch chuyển thơng tin
giữa các chức năng, tiến trình, bộ phận trong hệ thống, chỉ ra thông tin cần thiết
cho các chức năng, tiến trình, bộ phận có thể hoạt động được.

Theo dõi
giảng
dạy

Các thơng tin có nhu cầu cần lưu trữ và khai thác trong hệ thống, có thể cấu
trúc hố được sẽ được lập thành các kho thơng tin.
Nhìn trên sơ đồ ta thấy chức năng quan trọng nhất của hệ thống là chức năng
Quản lí chương trình đào tạo, chức năng này cần thu thập, tổng hợp các thông
tin từ các đối tượng, bộ phận trong hệ thống cũng như từ các chức năng khác để
lập được ra một thời khố biểu chung cho tồn trung tâm và cấp phát cho từng
đối tượng, bộ phận trong hệ thống và từ thời khố biểu này mới quản lí được
q trình dạy và học của trung tâm. Mặt khác chức năng này cũng đưa ra được
các báo cáo sơ, tổng kết theo từng đối tượng, bộ phận từ thông tin về bảng điểm,
xếp loại, số buổi học và nghỉ của học sinh do chức năng Quản lí học sinh cung
cấp.
Quản lí
hồ sơ
giáo
viên

Quản
lí
giáo
viên

2.2. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1) TOBAN.DBF &&Lưu các thông tin về Tổ, Ban
STT
Tên trường
Kiểu
Độ rộng
Ý nghĩa
1
MATO
Character
1
Mã tổ
2
MABAN
Character
2
Mã ban
3
TENBAN
Character
15
Tên ban
4
TRUONGBAN Character
23
Họ tên trưởng ban
5
TOTRUONG
Character
23

Họ tên tổ trưởng
Tệp chỉ số được lập theo trường MABAN có tên CS1.IDX
Index on MABAN to CS1
2) TRUONG.DBF &&Lưu các thông tin về Trường, Lớp
STT
Tên trường
1
MAT

Kiểu
Character

Độ rộng
3

Ý nghĩa
Mã trường
8


2
TENTRUONG
Character
22
Tên trường
3
MALOP
Character
4
Mã lớp

4
TENLOP
Character
22
Tên lớp
Tệp chỉ số được lập theo trường MALOP có tên CS2.IDX
Index on MALOP to CS2
3) GV.DBF &&Lưu các thông tin về Giáo viên
STT Tên trường
Kiểu
Độ rộng
1
STT
Numeric
2,0
2
HOTEN
Character
24
3
MABAN
Character
2
4
NGSINH
Date
8
5
GIOITINH
Character

3
6
NGVAOCQ
Date
8
7
TDO
Character
12
8
DT
Character
10
9
DC
Character
40
10 FILEANH
Character
8
Lập chỉ số: Index on HOTEN to CS3

Ý nghĩa
Số thứ tự
Họ và tên
Mã ban
Ngày sinh
Giới tính
Ngày vào cơ quan
Trình độ

Điện thoại
Địa chỉ
Tên tệp ảnh

4) BPCGD.DBF &&Lưu các thông tin về Phân công giảng dạy và các thông
tin sơ, tổng kết của lớp
STT Tên trường
Kiểu
Độ rộng
Ý nghĩa
1
STT
Numeric
2,0
Số thứ tự
2
HOTEN
Character
24
Họ và tên Giáo viên
3
MABAN
Character
2
Mã ban
4
TENBAN
Character
15
Tên ban

5
MALOP
Character
4
Mã lớp
6
TENLOP
Character
22
Tên lớp
7
CA
Character
1
Ca
8
MATO
Character
1
Mã tổ
9
SBH1
Numeric
2,0
Số buổi học Học kỳ I
10 SOHS1
Numeric
3,0
Số học sinh Học kỳ I
11 SOYEU1

Numeric
3,0
Số học sinh Yếu Học kỳ I
12 SOTB1
Numeric
3,0
Số học sinh TB Học kỳ I
13 SOKHA1
Numeric
3,0
Số học sinh Khá Học kỳ I
14 SOGIOI1
Numeric
3,0
Số học sinh Giỏi Học kỳ I
15 PTYEU1
Numeric
4,1
Tỷ lệ học sinh Yếu Học kỳ I
16 PTTB1
Numeric
4,1
Tỷ lệ học sinh TB Học kỳ I
17 PTKHA1
Numeric
4,1
Tỷ lệ học sinh Khá Học kỳ I
18 PTGIOI1
Numeric
4,1

Tỷ lệ học sinh Giỏi Học kỳ I
9


19 CC1
Numeric
4,1
Hệ số Chuyên cần Học kì I
20 DTBHK1
Numeric
4,1
Điểm trung bình Học kì I
21 SBH2
Numeric
2,0
Số buổi học Học kỳ II
22 SOHS2
Numeric
3,0
Số học sinh Học kỳ II
23 SOYEU2
Numeric
3,0
Số học sinh Yếu Học kỳ II
24 SOTB2
Numeric
3,0
Số học sinh TB Học kỳ II
25 SOKHA2
Numeric

3,0
Số học sinh Khá Học kỳ II
26 SOGIOI2
Numeric
3,0
Số học sinh Giỏi Học kỳ II
27 PTYEU2
Numeric
4,1
Tỷ lệ học sinh Yếu Học kỳ II
28 PTTB2
Numeric
4,1
Tỷ lệ học sinh TB Học kỳ II
29 PTKHA2
Numeric
4,1
Tỷ lệ học sinh Khá Học kỳ II
30 PTGIOI2
Numeric
4,1
Tỷ lệ học sinh Giỏi Học kỳ II
31 CC2
Numeric
4,1
Hệ số Chuyên cần Học kì II
32 DTBCN
Numeric
4,1
Điểm trung bình Cả năm

Lập chỉ số theo các trường MATO,MABAN,HOTEN,MALOP,CA, tên tệp
chỉ số CS.IDX
Index on MATO+MABAN+HOTEN+MALOP+CA to CS
5)BD_??.DBF &&Bảng điểm các ban, ?? thay cho mã ban
BD_DA
Bảng điểm ban Đan
BD_MA
Bảng điểm ban May
BD_TE
Bảng điểm ban Thêu
BD_DL
Bảng điểm ban Điện lạnh
BD_HA
Bảng điểm ban Hàn
BD_NG
Bảng điểm ban Nguội
BD_TI
Bảng điểm ban Tiện
BD_XM
Bảng điểm ban Xe máy
BD_DK
Bảng điểm ban Điện kỹ thuật
BD_DT
Bảng điểm ban Điện tử
BD_TH
Bảng điểm ban Tin học
Các tệp DBF trên có cấu trúc giống nhau
STT
1
2

3
4
5
6
7
8

Tên trường
STT
HOTEN
MABAN
MALOP
LOP
CA
GV
SOBH1

Kiểu
Numeric
Character
Character
Character
Character
Character
Character
Numeric

Độ rộng
2,0
22

2
4
4
1
24
2,0

Ý nghĩa
Số thứ tự
Họ và tên Học sinh
Mã ban
Mã lớp
Lớp Văn hoá
Ca
Họ và tên Giáo viên
Số buổi học HK I

10


9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31

SOBN1
DKTM1
DKT151
DKT451
DTH11
DTH21
DKTTB1
DKTHK1
DTBHK1
XLOAI1
SOBH2
SOBN2
DKTM2
DKT152
DKT452
DTH12

DTH22
DKTTB2
DKTHK2
DTBHK2
XLOAI2
DTBCN
XLOAICN

Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Character
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Numeric
Character
Numeric

Character

2,0
4,1
4,1
4,1
4,1
4,1
4,1
4,1
4,1
4
2,0
2,0
4,1
4,1
4,1
4,1
4,1
4,1
4,1
4,1
4
4,1
4

Số buổi nghỉ HK I
Điểm kiểm tra miệng HK I
Điểm kiểm tra 15’ HK I
Điểm kiểm tra 45’ HK I

Điểm thực hành 1 HK I
Điểm thực hành 2 HK I
Điểm kiểm tra trung bình HK I
Điểm kiểm tra học kì HK I
Điểm trung bình HK I
Xếp loại học lực HK I
Số buổi học HK II
Số buổi nghỉ HK II
Điểm kiểm tra miệng HK II
Điểm kiểm tra 15’ HK II
Điểm kiểm tra 45’ HK II
Điểm thực hành 1 HK II
Điểm thực hành 2 HK II
Điểm kiểm tra trung bình HK II
Điểm kiểm tra học kì HK II
Điểm trung bình HK II
Xếp loại học lực HK II
Điểm trung bình cả năm
Xếp loại học lực cả năm

2.3.Thiết kế các Form:
2.3.1. Form TRUONG.SCX &&Cập nhật danh sách Trường, Lớp
* Các thuộc tính
Đối tượng
FrmTRUONG

Thuộc tính
AutoCenter
CloseAble
MaxButton

MinButton
WindowType
AllowAddNew
ColumnCount
DeleteMark
RecordSource
RecordSourceType
ScrollBar

Giá trị
.T. - True
.F. - False
.F. - False
.F. - False
1 - Modal
.T. - True
4
.F. - False
TRUONG
1 - Alias
2 - Vertical

11


CommandGroup1
.CmdXOA
.CmdGHI
.CmdTHOAT

ButtonCount

3

2.3.2. Form BPCGD.SCX &&Cập nhật bảng phân công giảng dạy

* Các thuộc tính
Đối tượng
FrmBPCGD

GrdBPCGD

CboGV
CboLOP
CboCA
CboSBH1
CboSBH2
CommandGroup1
.CmdTHEM
.CmdXOA
.CmdGHI
.CmdTHOAT

Thuộc tính
AutoCenter
CloseAble
MaxButton
MinButton
WindowType
AllowAddNew

ColumnCount
DeleteMark
RecordSource
RecordSourceType
ScrollBar
ColumnCount
RowSource
RowSourceType
ColumnCount
RowSource
RowSourceType
RowSource
RowSourceType
RowSource
RowSourceType
RowSource
RowSourceType
ButtonCount

Giá trị
.T. - True
.F. - False
.F. - False
.F. - False
1 - Modal
.T. - True
7
.F. - False
BPCGD
1 - Alias

2 - Vertical
2
GV.HOTEN,MABAN
6 - Fields
2
TRUONG.MALOP,TENLOP
6 - Fields
1,2
1 - Value
11,12,13,14,15
1 - Value
11,12,13,14,15
1 - Value
5

12


Phần 2

CHƯƠNG TRÌNH
Chương 1

NGƠN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL FOXPRO
1.1. LỰA CHỌN NGƠN NGỮ LẬP TRÌNH
Từ những đặc điểm và u cầu của bài toán, vấn đề đặt ra là cần lựa chọn
một ngơn ngữ lập trình:
- Dễ thiết kế giao diện.
- Có khả năng quản lý, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu linh hoạt, nhanh chóng
để có thể đáp ứng các yêu cầu đa dạng của người sử dụng.

Trình ứng dụng Excel có ưu điểm là quen thuộc với nhiều người, tốc độ tính
tốn nhanh nhưng nhược điểm là mức độ tự động hố thấp, địi hỏi người dùng
phải có kiến thức nhất định.
Nếu viết trên Acess thì khơng thể sử dụng dữ liệu nhập bằng Access Version
cao ở máy cài Access Version thấp (ví dụ Access 7. 0 khơng nhận biết được
Access 97...). Trong khi đó nếu chương trình viết bằng Visual FoxPro được
dịch ra EXE có thể chạy trên hệ điều hành (HĐH) Windows Version bất kỳ (từ
Win95 trở lên), tại những máy không cài hệ quản trị dữ liệu này. Một ưu điểm
nữa là dữ liệu được nhập từ máy cài HĐH Version cao hơn vẫn sử dụng được
một cách bình thường ở máy cài HĐH Version thấp hơn (ví dụ dữ liệu nhập ở
máy cài Win 2000 hoặc Win 98 vẫn có thể chuyển sang máy cài Win 95 để sử
dụng). Những người đã làm quen với Hệ soạn thảo văn bản Word hoặc Bảng
tính Excel có thể đễ dàng sử dụng chương trình vì nó có giao diện chuẩn, các
thực đơn và nút bấm lại được Việt hoá.

13


Vì thế, trong đồ án này em chọn Visual FoxPro 6.0 làm ngơn ngữ lập trình.

14


Chương 2

CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
2.1. CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH
2.1.1. Yêu cầu thiết bị
a) Về phần cứng:
- Máy tính bộ vi xử lý 486 DX4 trở lên

- Bộ nhớ RAM: từ 8 MB trở lên
- Đĩa cứng còn trống tối thiểu 10 MB
- Máy in bất kỳ (nếu có nhu cầu in ngay)
b) Về phần mềm:
- Windows bất kỳ từ Version 95 trở lên
- Cài font tiếng việt theo bảng mã tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5712 - 1993
như ABC hoặc VietKey
2.1.2. Cài đặt
Chương trình được để trên 4 đĩa mềm 1.44 MB. Các bước cài đặt như sau:
- Lần lượt sao chép toàn bộ các tệp trên 4 đĩa mềm nói trên vào thư mục nào
đó.
- Chạy tệp SETUP trong thư mục con DISK1 của thư mục này.
Việc cài đặt được tự động thực hiện vì thế rất dễ dàng, chỉ phải trả lời câu
hỏi duy nhất là cài cài đặt vào đâu (C:\HN là thư mục ngầm định)
- Để thuận tiện cho việc khởi động chương trình, tạo một ShortCut để chạy
tệp HN.EXE.
Sau này mỗi khi chương trình có sự sửa đổi, ta chỉ việc sao chép duy nhất
một tệp HN.EXE vào thư mục nói trên là được mà không cần cài lại.
15


2.2. SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
2.2.1. Khởi động chương trình
Do được dịch ra EXE nên có thể khởi động như chạy bất kỳ một ứng dụng
nào khác trên Windows, ví dụ như nháy đúp vào ShortCut của nó hoặc sử dụng
lệnh RUN.
Để chạy chương trình, nhập mật khẩu trong hộp thoại sau (nhiều nhất 6 ký
tự):

Nếu đúng mật khẩu, người dùng được toàn quyền truy nhập dữ liệu kể cả

việc sửa mật khẩu, sửa, xoá danh sách các Tổ, Ban, bảng phân công giảng dạy,
danh sách các lớp, nhập điểm, sử dụng cửa sổ lệnh của Visual FoxPro .v.v.
Nếu sai, chỉ được xem hoặc in mà không được sửa hoặc nhập dữ liệu.
2.2.2. Các danh sách
Nhấp vào mục này, một danh sách kéo xuống như hình dưới đây:

* Danh sách các Tổ, Ban
Hình dưới là bảng để nhập danh sách các Tổ, Ban (gồm Tên Ban, Mã Ban,
Họ và tên Trưởng Ban, Họ và tên Tổ trưởng để trong tệp TOBAN.DBF). Trong
bảng này có thể thêm hoặc xố một Ban và các thơng tin của ban đó bằng cách
nhấp chuột vào nút tương ứng. Để chống mất điện, thường xuyên nhấn nút Ghi
để ghi danh sách lên đĩa. Kết thúc việc nhập thông tin về các Tổ, Ban bằng cách
nhấn nút Quay ra. Nếu thông tin được cập nhật mà không ghi lại, chương trình

16


sẽ nhắc ghi.

.
* Danh sách các Giáo viên
Nhấp vào mục này thì xuất hiện một menu dọc gồm các mục Nhập mới;
Sửa, Xoá; Bảng Điện thoại, địa chỉ.

Lúc đầu cần chọn mục Nhập mới để vào toàn bộ danh sách các Giáo viên
của Trung tâm. Trường hợp thêm một Giáo viên đã có trong danh sách, chương
trình sẽ báo lỗi.
Nếu cần cập nhật thông tin về Giáo viên nào, chọn mục Sửa, Xố, sau đó
chọn Giáo viên từ danh sách và tiến hành sửa hoặc xố như hình dưới đây:

17


Chương trình cũng in ra Bảng Điện thoại, địa chỉ của Giáo viên.
Mọi cập nhật thông tin về các Giáo viên đều được ghi vào têp GV.DBF
* Danh sách các Lớp
Chọn mục Trường, Lớp để cập nhật danh sách các Lớp như bảng dưới:

Cần chú ý là mỗi lớp chỉ nhập một lần (các mã Lớp không được trùng nhau,
nếu trùng chương trình sẽ báo lỗi !).
Mọi cập nhật thơng tin về các Trường, Lớp được ghi vào tệp
TRUONG.DBF

18


* Bảng phân công giảng dạy
Nhấp vào mục này để cập nhật Bảng phân công giảng dạy. Công việc này
thật đơn giản vì khơng cần phải gõ mà chỉ việc nhấp chuột. Ví dụ để thêm một
lớp ta nhấp nút Thêm, chọn Giáo viên, chọn Lớp, chọn Ca từ danh sách kéo
xuống, để xố một lớp, nhấp chuột vào dịng của lớp đó rồi nhấp nút Xố.

Khi chọn Giáo viên, mã Ban và Tổ tự động được điền vào. Trường hợp phân
công giáo viên trùng với lớp giáo viên này đang dạy thì chương trình sẽ báo lỗi.
Nếu sau một thời gian có sự thay đổi Giáo viên của lớp nào đó, chỉ cần chọn
mục Thay đổi Giáo viên của Lớp, sau đó làm theo hướng dẫn trên hộp thoại,
chương trình sẽ tự động cập nhật lại tất cả các tệp dữ liệu liên quan đến lớp đó.

19

Mọi cập nhật thông tin được ghi vào tệp BPCGD.DBF
* Danh sách các Lớp
Nhấp vào mục này, một bảng chọn dọc như sau xuất hiện :

Để tạo tệp cơ sở dữ liệu ghi tên, điểm và các thông số khác về từng học sinh
của từng ban, chọn mục Tạo Bảng điểm mới cho các Ban. Nếu tệp này đã có,
chương trình sẽ thơng báo số bản ghi, ngày giờ cập nhật của tệp để tránh làm
mất dữ liệu. Chỉ có người biết mật khẩu toàn quyền mới được sử dụng mục này.

Khi đã có Bảng điểm có thể nhập danh sách học sinh cho các lớp.
Bảng điểm được để theo Ban trong các têp BD_??.DBF

20


Để in Bảng Kiểm diện và ghi điểm cho từng học kỳ, chọn mục tương ứng từ
thực đơn, để in cho lớp nào làm theo hướng dẫn trên hộp thoại.

21


Hình trên là hai lớp được chọn để in
Chương trình còn cho phép cập nhật các bảng cơ sở dữ liệu do nhiều người
cập nhật ở nhiều máy khác nhau bằng cách nhấp vào mục Nhận dữ liệu từ máy
khác.
2.2.3. Học kỳ I
Nhấp vào mục này, một bảng chọn dọc như sau xuất hiện :

Chọn mục cần thiết để làm việc

22


* Nhập điểm
Nhấn vào mục này, một bảng như sau xuất hiện để nhập điểm cho lớp được
chọn:

Chương trình sẽ kiểm tra tính hợp lệ của điểm nhập vào (báo lỗi nếu điểm
nhỏ 0 hoặc lớn hơn 10)
* Tính điểm trung bình và xếp loại
Chọn mục này trước khi in Bảng điểm trung bình và xếp loại theo lớp hoặc
mỗi khi cập nhật lại điểm.
* Lập báo cáo
Chọn mục này trước khi in các Bảng sơ kết. Chương trình sẽ tổng hợp số
liệu Học kỳ I theo từng Giáo viên, Ban, Tổ, Trường và toàn Trung tâm.

23


* Bảng Sơ kết Học kỳ I
Chọn mục này, sau đó chọn mục tương ứng từ bảng chọn vừa xuất hiện để
xem/ in Bảng sơ kết Học kỳ I theo Giáo viên, Ban, Tổ, Trường và toàn Trung
tâm. Trước khi chọn mục này nên chạy mục Lập báo cáo ở trên để các Bảng sơ
kết phản ánh mọi sửa đổi nếu có.

Hình dưới đây là Bảng Sơ kết Học kỳ I theo Giáo viên, ta có thể xem trước
hoặc In ra giấy.

Các Bảng Sơ kết khác cũng có dạng tương tự.

2.2.4. Học kỳ II và Cả năm
Các chức năng của mục này cũng giống như mục Học kỳ I nói trên, chỉ khác
ở chỗ là chương trình tổng hợp số liệu cả năm.

24


2.2.5. Tra cứu

Chức năng này đáp ứng được các yêu cầu tìm kiếm một cách nhanh nhất,
chọn mục tra cứu giáo viên để biết các thông tin liên quan đến giáo viên đó

Ta chỉ việc gõ vào Họ và tên giáo viên và nhấp vào nút Thực hiện, nếu tìm
thấy, chương trình sẽ hiện các thơng tin về giáo viên đó, nếu khơng có giáo viên
vừa gõ vào, chương trình sẽ thông báo.
Chọn mục Theo Xếp loại học sinh để lọc ra những học sinh có xếp loại học
lực học kỳ I, học kỳ II hay cả năm theo yêu cầu.

25