công tác văn thư và công tác quản lý văn bản đi

LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức
kinh tế, tố chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước,
thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên phiến đá,
gỗ,... để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau.
Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái
niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc số sách, giấy tờ.
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã
hội và công việc số sách, giấy tờ cũng được hiếu cụ thế hơn bằng cái tên mới là công
tác văn thư. Công tác văn thư ngày càng khắng định vị trí quan trọng của mình trong
hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng.
Cũng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao gồm những
công việc như sau: xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử
dụng con dấu.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời,
đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung
và của mồi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ
thông tin cần thiết, được cung cấp tù' nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông
tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh
chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của
Đảng, Nhà nước.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như
hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.

—3


ÇJru’ô’nij, Clao đẳnạ (ìtội oụ

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ.
Qua thời gian 16 tuần thực tập (từ ngày 19/4 đến ngày 06/8/2010 ) tại Văn
phòng Huyện ủy Sóc Sơn (Hà Nội) được sự quan tâm, giúp đờ, hướng dẫn và tạo
điều kiện đế tôi có thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố thêm
phần kiến thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ. Vận dụng lý luận, kiến thức đã
học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng chuyên môn,
nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc hiện tại của
bản thân.
Theo kế hoạch của Nhà trường, khoa Văn thư - Lưu trữ cùng sự quan tâm,
giúp đờ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng Huyện uỷ Sóc Sơn nơi tôi thực
tập. Đặc biệt là bác Phạm Thị Thu - Cán bộ văn thư Huyện ủy, tôi đã có 16 tuần tìm
hiếu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ văn thư ở Văn phòng Huyện ủy Sóc Sơn.
Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng và ban hành văn bản; quản lý giải quyết
văn bản đi - đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho
lưu trữ cơ quan.
Với bài báo cáo của mình, tôi xin được trình bày cụ thê một trong những nội
dung nghiệp vụ văn thư trên là Công tác quản lý văn bản đi của cơ quan. Lý do tôi
chọn chuyên đề này vì tôi thấy đây là một chuyên đề hay và thú vị. Văn bản đi là
những văn bản do chính cơ quan soạn thảo, ban hành và quản lý. Làm tốt công tác
này sẽ giúp chi các khâu nghiệp vụ khác được tốt hơn.

Được sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan
cùng với vốn kiến thức đã được trang bị ở trường, trong quá trình
nghiên cứu chuyên đề của bản thân, tôi cũng gặp được nhiều thuận
lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu sâu hơn về công tác văn thư và công
tác quản lý văn bản đi là việc thống kê số lượng văn bản đi trong ngày
và việc sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu tốt. Bên cạnh những
thuận lợi đó thì còn có một số khó khăn nhỏ khi thực hiện chuyên đề.

Qua bài báo cáo của mình, cá nhân tôi cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất cả
mọi người đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đợt thực tập của mình qua quá trình học tập
cũng như những kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học.

&rưồng, @aơ đíiníỊ Qỉệi tụi

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô trường Cao đắng Nội vụ Hà Nội đã
truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng trên lớp và những ví dụ
sát với thực tế đế chúng em tích luỹ được kiến thức làm hành trang khi bước vào
cuộc sống.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm giúp đờ của các cán bộ, lãnh đạo của Văn
phòng Huyện ủy Sóc Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi được tiếp xúc với thực tế công
việc đế tìm hiếu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu xót mà mình.

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ tôi
hoàn thành tốt đợt thực tập và củng cố kiến thức, kinh nghiệm để
phục vụ cho công việc cũng như học tập của bản thân sau này.


CHƯƠNG I

KHÁI QUÁT CHUNG VÈ HUYỆN SÓC SƠN
I. KHÁI QUÁT CHUNG
Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện Đa Phúc và Kim Anh
thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh VTnh Phúc và Phú Thọ) cùng với thị
trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số 178/QĐ-CP ngày 05/7 /1977 của Hội
đồng Chính phủ. Khi ấy huyện Sóc Sơn vẫn thuộc tỉnh Vĩnh Phú. Ngày 29/12/1978,
Huyện Sóc Sơn được chuyến về trực thuộc thành phố Hà Nội và tồn tại đến ngày nay.
Tháng 10-1977, huyện Sóc Sơn hợp nhất có 29 xã (14 xã của huyện Đa Phúc, 15 xã

của huyện Kim Anh và thị trấn Xuân Hoà, trừ hai xã Quang Minh và Kim Hoa
chuyến về huyện Mê Linh).
Ngày 1-4-1979, khi huyện Sóc Sơn chuyển về Thành phố Hà Nội, 4 xã (Phúc Thắng,
Cao Minh, Nam Viêm, Ngọc Thanh) và thị trấn Xuân Hoà chuyến về huyện Mê Linh;
huyện Sóc Sơn lúc này còn lại 25 xã:
Minh
Thanh Xuân Minh Phú Quang Tiến Phú Minh
PhùTrí
Lỗ Nam Sơn Hồng Kỳ Tân
Hiền Ninh
Hưng Việt Long Đức Ho à Kim Lũ
Phú Cường
Mai Đình
Đông
Xuân Băc
Sơn Trung
Giã Bắc
Phú Xuân
Giang
Xuân Thu


Tân Minh

Tiên Dược

Tân Dân

Tháng 3-1987, thị trấn Sóc Sơn được thành lập đã nâng tống số đơn vị hành chính
của huyện lên 26. số đơn vị hành chính này được giữ nguyên cho đến ngày nay.

1. Vị trí địa lý:
Huyện Sóc Sơn là huyện ở phía Bắc thành phố Hà Nội. Phía Bắc giáp tỉnh Thái
Nguyên, phía Đông giáp tỉnh Bắc Giang, Bắc Ninh, phía Tây giáp Huyện Mê Linh,
phía Nam giáp huyện Đông Anh. Huyện Sóc Sơn được chia làm 2 vùng. Vùng đồi
núi trung du gồm các xã Bắc Sơn, Nam Sơn và một phần các xã Minh Trí, Minh Phú,
Quang Tiến, Phù Linh, Hồng Kỳ, là vùng sản xuất nông nghiệp và lâm nghiệp, số còn
lại là vùng trũng ven sông và đồng bằng. Phía Tây Bắc huyện còn có đoạn cuối của
dăy núi Tam Đảo, có tên là núi Thằn Lằn, cao trên 100 m và núi Sóc bao bọc, phía
Đông và Nam có 3 con sông, sông Phù Lỗ (sông Cầu), sông Công, sông Cà Lồ làm
ranh giới.
Địa hình của huyện là bán sơn địa, thuộc vùng trung du phía Nam dãy Tam Đảo, cao
trung bình từ 8 - 20m. Phía Bắc và Tây Bắc là khu vục đồi núi. Huyện có các sông
như sông cầu, sông Cà Lồ và nhiều hồ, đầm.
2. Một số thông tin về Kinh tế - Văn hoá - Xã hội


Hiện nay, huyện Sóc Sơn đang phấn đấu để xây dựng huyện trở thành một vùng phát
triên của thủ đô.
Trong những năm gần đây, kinh tế của huyện phát triến tương đối ốn định, tăng đều ở

&rưồng, @aơ đíiníỊ Qỉệi tụi

mức 14,5%/năm. Cơ cấu kinh tế có sự thay đối rõ rệt theo hướng tăng tỷ trọng công
nghiệp, thương nghiệp, dịch vụ. Thu hút đầu tư trên địa bàn tăng mạnh. Tống vốn đầu
tư phát triển hạ tầng kỹ thuật xã hội năm 2007 đạt 1835 tỷ đồng. Hiện nay, huyện
đang tập trung triến khai các dự án trọng điếm bao gồm: dự án triển khai khu công
nghiệp tập trung Nội Bài 388 ha, dự án khu công nghiệp vừa và nhỏ Mai Đình 50 ha,
dự án phát triển khu du lịch đền Sóc Sơn 274,5 ha, dự án làng du lịch sinh thái Đình
Phú xã Minh Phú hơn 400 ha, dự án sân gôn và khu vui chơi giải trí Minh Trí, dự án
phát triến khu đông bắc huyện, xây dựng trường trung học dạy nghề đa ngành, 2

trường THPT và Phòng khám đa khoa khu vực.
Nông nghiệp đã chuyển đối mạnh mẽ cơ cấu cây trồng, vật nuôi, giá trị trên một
hecta đất canh tác đạt gần 40 triệu đồng. Diện tích rừng trồng từ 234 ha trước năm
1980 đã nâng lên trên 6.000 ha, cơ bản phủ kín đất trống, đồi núi trọc, có giá trị về
sinh thái và phục vụ du lịch - dịch vụ.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM vụ, QUYỀN HẠN VÀ co CÁU TÓ CHỨC
CỦA HUYỆN ỦY SÓC SƠN
1. Trách nhiệm, quyền hạn của huyện ủy Sóc Sơn
Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàng
năm của Huyện ủy; quy chế làm việc của huyện ủy; quy chế làm việc của ban kiếm
tra huyện ủy và kế hoạch kiếm tra toàn khóa.
Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương
hướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây
dựng hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ.


Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn khóa
trên các lĩnh vục công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện.
Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng

&rưồng, @aơ đíiníỊ Qỉệi tụi

bộ huyện, báo cáo Thành ủy Hà Nội phương án cán bộ, quy định các chức danh thuộc
thẩm quyền theo quy định.
Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định
tại Hướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25 tháng 7 năm 2007 của ủy ban kiểm tra trung
ương “Hướng dẫn thực hiện giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy các cấp”.
2. Co’ cấu tổ chức cua Huyện ủy Sóc Sơn Thường trực
Huyện ủy gồm Bí thư và các phó Bí thư Huyện ủy.
Gồm các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mun, giúp việc cho Huyện ủy. Ban

Tổ chức Ban Dân vận ủy ban kiểm tra Ban Tuyên giáo Văn phòng Huyện ủy
* Bí thư Huyện ủy là người đứng đầu Ban chấp hành Đảng bộ huyện chịu trách
nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấp hành, Ban thường vụ và thường trực huyện
ủy, cùng Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Ban thường cụ huyện ủy chịu trách nhiệm
trước ban thường vụ, trước dảng bộ huyện về sự lãnh đạo trên mọi lĩnh vực hoạt động
của huyện.

Phó bí thư huyện ủy chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Đảng
bộ huyện, giúp bí thư giải quyết công việc hàng ngày của Đảng bộ,
chịu trách nhiệm điều hành bộ máy Đảng. Trực tiếp giải quyết những
công việc do bí thư huyện ủy phân công, thay mặt bí thư huyên ủy
điều hành công việc khi bí thư ủy nhiệm.


Sơ ĐỒ Cơ CẤU TỒ CHỨC VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY

ÇJtttn ÇJtti Çîht'teh - '3ÔQÍƯ3 ~K iổi l

(Bán eúo tốt


Văn phòng là bộ phận tham mưu, tống họp, phối họp phục vụ lãnh đạo
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng: văn phòng có Chánh văn phòng
và hai phó văn phòng

&rưồng, @aơ đíiníỊ Qỉệi tụi

- Chánh văn phòng là người chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. Sắp
xếp tố chức, bộ máy văn phòng theo quy đinh, chịu trách nhiệm trước Thường trực,
Ban Thường vụ Huyện uỷ về toàn bộ hoạt động của văn phòng.

Chánh văn phòng ký các văn bản thuộc phạm vi điều hành, phối hợp.
- Phó văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng, được phân công
theo dõi từng mảng công việc riêng và chịu trách nhiệm truớc Chánh văn phòng về
các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thế của Văn phòng huyện
ủy Công tác tham mưu thông tin tổng họp
Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủy
xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường vụ và
Huyện ủy, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy.
Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp ủy theo
dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành,...thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác
đề ra.
Giúp cấp ủy chuấn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc
họp đế đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu đáo,
khoa học. Chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu cần thiết.
Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ của
huyện uỷ và cơ sở, tống họp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời đế tham mưu cho cấp
ủy lãnh đạo, chỉ đạo.
Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề
với Thành ủy.
Công tác nội chính, tiếp dân
11


Tham mưu giúp Thường trục Huyện ủy nắm bắt tình hình nội chính, công tác
nội chính và hoat động của cơ quan nội chính, tham mưu giúp Thường trực Huyện ủy
tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo
công tác@aơ
nội chính.
&rưồng,

đíiníỊ Qỉệi tụi
Thực hiện nghiêm túc quy trình tiếp nhận, xử lý đơn thư theo quy định.
Thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp công dân vào thứ 2 và thứ 6 hàng tuần, bố
trí 02 đồng chí lãnh đạo, cán bộ theo dõi, phụ trách công tác tiếp dân.
Thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp dân, giải quyết đơn thư góp phần quan trọng
vào việc giải quyết những mâu thuẫn, vướng mắc trong nhân dân. Ôn định tình hình
chính trị, tạo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn.
Công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện nghiêm túc Nghị định 110/ 2004 ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư và Quyết định 1559 của Thành ủy về gửi nhận văn bản. Thực
hiện tốt quy trình từ khâu soạn thảo, chỉnh sửa, trình ký, vào số theo dõi văn bản đi
và luu văn bản, quy định về tiếp nhận văn bản đến được tố chức thực hiện tốt, thực
hiện tốt quy trình theo dõi, xử lý công văn trên mạng máy tính.
Chấp hành nghiêm túc các quy định về bảo quản tài liệu, bảo quản con dấu
không xảy ra sự cố.
Thường xuyên củng cố, nâng cấp, bố sung trang thiết bị, cơ sở vật chất đáp
ứng nhu cầu lưu trữ.
Công tác quản lý tài liệu được tăng cường.
Công nghệ thông tin
Phối hợp với trung tâm Công nghệ thông tin văn phòng Thành ủy quản lý, đảm bảo
chế độ vận hành, bảo vệ mạng thông tin của cấp ủy
Tăng cường công tác kiểm tra mạng nội bộ của các Đảng ủy xã - thị trấn, duy
trì tốt chế độ bảo trì mạng nội bộ cơ quan huyện ủy.
Công tác quăn trị hành chính
Thực hiện nghiêm túc công tác quản lý, sử dụng tài chính, tài sản Đảng theo phương
thức khoán chi, giúp các đơn vị chủ động trong hoạt động tài chính.


Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tài chính cho cấp ủy, cơ sỏ'

12
&rưồng, @aơ đíiníỊ Qỉệi tụi


Đảm bảo tốt chế độ, chính sách của cán bộ công nhân viên trong cơ quan.
Công tác hưóng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ
Công tác lưu trữ tại các đơn vị, cơ sở được quan tâm chỉ đạo. Văn phòng Huyện ủy

&rưồng, @aơ đíiníỊ Qỉệi tụi

đã triến khai, tố chức tập huấn, hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông Lưu trữ Đảng ủy
các xã, thị trấn
Xây dựng kế hoạch, phối hợp tố chức mở một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng
cho các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên các ban Đảng, phó Bí thư, Thường trực
Đảng, văn phòng Đảng ủy các chi, Đảng bộ trực thuộc huyện tại trung tâm bồi dưỡng
chính trị.

CHƯƠNG II
TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY
I. HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN THƯ 1.
Chức năng, nhiệm vụ của văn thư
Văn thư thuộc văn phòng huyện ủy có chức năng tham mưu, tông hợp và mang
tính chất phục vụ (hậu cần) cho huyện ủy. Phối họp, điều hòa mối quan hệ các cơ
quan trên địa bàn huyện, chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của thường trực huyện
ủy, đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng huyện ủy
Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Quản lý công văn đi, đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu
trữ
Phân loại công văn đến và trục tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng ký công văn,

văn bản đi vào sổ


Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóng dấu
ban hành.
Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyến giao văn bản, đóng gói công

&rưồng, @aơ đíiníỊ Qỉệi tụi

văn, trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận.
Giúp Thường trực huyện ủy quản lý và tố chức thực hiện công tác văn phòng, văn
thư, lưu trữ cơ quan. Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản,... đối với các
đơn vị phòng ban theo đúng quy định, nguyên tắc hành chính chế độ bảo mật văn thư
Nhà nước.
Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng
Đe đảm bảo cho quá trình hoạt động của huyện ủy, văn thư phải thực hiện tốt
những nhiệm vụ trên.
2. Lề lối làm việc của văn thư
Văn phòng huyện ủy làm việc theo chế độ thủ trưởng mà người chỉ đạo chung là
Chánh văn phòng nên văn thư cũng chịu sự chỉ đạo trục tiếp đó.
Bộ phận văn thư quản lý
Công tác văn bản:
Sau khi văn bản hoàn tất, cán bộ văn thư căn cứ vào thành phần nơi nhận và số lượng
văn bản đế gửi đi nhanh chóng, kịp thời, đúng số lượng.
Công tác tạp vụ:
Làm công tác vệ sinh phòng làm việc của lãnh đạo, phòng văn thư. Chuân bị hội
trường, phòng họp phục vụ hội nghị, hội họp do Thường trực huyện ủy tố chức, quản
lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị phục vụ trong hoạt động của cơ quan.
Quản lý các loại văn phòng phấm của cơ quan, các phòng ban. Khi thiếu hoặc chưa
đáp ứng phục vụ cho công tác thì phải xin ý kiến với lãnh đạo để có biện pháp giải

quyết
II. CÁCH BỐ TRÍ PHÒNG LÀM VIỆC VÀ TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN
THƯ Cơ QUAN


Cách bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị trong văn thư rất quan
trọng, nếu bố trí nơi làm việc khoa học thì hiệu quả công việc sẽ cao.
&rưồng, @aơ đíiníỊ Qỉệi tụi


Văn phòng huyện ủy được bố trí như sau:
Cách hố trí nơi làm việc
Trụ sở làm việc của Huyện ủy Sóc Sơn là một tòa nhà 5 tầng SO

ĐÒ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA HUYỆN ỦY SÓC SƠN
(sau phụ lục)
Ưu điểm
Thuận lợi cho việc đi lại, trao đổi thông tin, xử lý các công việc nhanh chóng, đảm
bảo quá trình giải quyết công việc, quá trình trao đối công tác giữa các phòng ban,
đơn vị với nhau rất dễ dàng, đáp ứng yêu cầu từng mặt nghiệp vụ. Thuận lợi cho quá
trình trao đối, giải quyết công việc.
Nhược điểm
Có phòng vẫn sắp xếp cán bộ làm việc chung với nhau đôi khi cũng ảnh hưởng tới
quá trình giải quyết và năng suất công việc.
Các trang thiết bị trong văn phòng
Trong quá trình làm việc, một trong những yếu tố không thể thiếu đế phục vụ hoạt
động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng.Văn phòng được trang bị đầy đủ
sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, phục vụ công tác cho mỗi cán bộ.
Các phòng, ban trong huyện ủy được trang bị khá đầy đủ máy móc, văn phòng phâm
như: máy tính kèm theo máy in; mạng Internet, mạng thông tin nội bộ, điện thoại,

mạng điện thoại nội bộ trong tất cả các phòng, ban.
Huyện ủy cũng được trang bị đầy đủ các loại tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu, các văn
phòng phẩm như: bút, giấy in, thước, mực dấu, gim, kẹp,...
Nhìn chung văn phòng huyện ủy cũng đã được trang bị đầy đủ nên công việc được
giải quyết khá thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, tiện lợi.Cùng với việc bố trí nơi
làm việc khoa học góp phần đạt kết quả cao. Tuy nhiên đế đáp ứng nhu cầu trong
công việc cần mua sắm thiết bị trong văn thư đầy đủ hơn và hợp lý hơn.
III. THỤC TRẠNG TÌNH HÌNH CỒNG TÁC VÃN THƯ TẠI HUYỆN ỦY
SÓC SƠN

7w«í '7hi dhạeh -

(

~K ỉ6t /l

(Btín eúo tôt nạhỉỀp


&rưồng, @aơ đíintỊ Qỉệi tụi
Công tác văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan.
Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động
của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng huyện ủy nói
riêng. Huyện ủy có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi - đến
của cơ quan. Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành thạo
trong quá trình giải quyết công việc.
Những nét chung về nghiệp vụ công tác Văn thư của Văn phòng huyện ủy Sóc Sơn
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành
và tô chức mọi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng được coi là bộ mặt của cơ

quan và đồng thời đó là nguồn tu - liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu về chính
trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa,...
Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến hiệu
quả công tác của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của công tác
quản lý công văn, huyện ủy cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân
phối, giải quyết và theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến
khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ.
Trong nghiệp vụ văn thư nội dung gồm có:
Công tác xây dựng và ban hành văn bản;
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến;
Công tác quản lý văn bản đi;
Công tác quản lý và sử dụng con dấu;
Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Trong quá trình đi sâu vào thực tế tìm hiểu công tác văn thư tại huyện ủy Sóc Sơn,
nhìn chung văn bản của huyện đều đúng với quy định của Nhà nước. Cụ thể như sau:
Công tác xây dựng và ban hành văn bản

16


Đe đảm bảo mọi văn bản của văn phòng huyện ủy được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ
có tính khả thi, đúng quy định và có tính hiệu quả cao. Văn phòng huyện ủy Sóc Sơn
xây dựng quy trình soạn thảo gồm 5 bước:

&rưồng, @aơ đíiníỊ Qỉệi tụi

Bước 1. Chuân bị mục đích và nội dung văn bản, tên loại văn bản và thu thập xử lý
thông tin.
Bước 2. Xây dựng bản thảo
Bước 3. Duyệt văn bản

Bước 4. Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính
Bước 5. Triển khai văn bản
Quy trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động
quant lý của cơ quan. Đòi hỏi cán bộ văn thư cơ quan phải có trình độ hiêu biết sâu
rộng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành văn bản của cơ quan
mới có chất lượng và hiệu quả. Thực tế, tôi thấy văn thư huyện ủy Sóc Sơn đã làm rất
tốt khâu như kiểm tra chất lượng văn bản, ban hành văn bản nhanh chóng, kịp thời.
Tuy nhiên vẫn còn một số sai sót nhỏ ở phần thế thức do các phòng ban soạn thảo và
vẫn được phát hành văn bản đó.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài gửi đến
cơ quan qua nhiều con đường khác nhau: có thế trực tiếp do cán bộ đi họp mang về
hoặc qua đường bưu điện,...
Văn bản đến tại huyện ủy Sóc Sơn được cán bộ văn thư thực hiện theo các bước được
quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật:
Tiếp nhận, kiếm tra, phân loại, bóc bì văn bản;
Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;
Đăng ký văn bản đến;
Trình văn bản đến;
Chuyển giao văn bản đến;
Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến,


Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở Văn phòng huyện ủy cũng được
thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và Đảng nhưng vẫn còn nhiều hạn chế
như không có số theo dõi giải quyết văn bản đến nên nhiều khi các đơn vị, cá nhân

&rưồng, @aơ đíiníỊ Qỉệi tụi

gửi văn bản đến hỏi về việc xử lý, giải quyết văn bản thuộc về đơn vị nào thì cán bộ

văn thư lại tìm trong số đăng ký văn bản đến. Như vậy, rất khó khăn và không được
nhanh chóng. Việc chuyên giao văn bản do cán bộ văn thư gửi đến các phòng ban
nhưng lại không có số ký nhận và khi văn bản bị mất thì văn thư sẽ lại phải chịu trách
nhiệm.
Công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tò' do cơ quan mình làm ra để quản lý công
việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối
tượng có liên quan.
Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:
Kiểm tra thể thức;
Trình ký văn bản;
Ghi số, ngày tháng văn bản;
Đóng dấu văn bản;
Chuyến phát văn bản và theo dõi việc chuyến phát văn bản
Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu.
Nhìn chung quy trình nghiệp vụ tô chức quản lý văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn
được cán bộ văn thư thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc theo đúng quy định của
Đảng và Nhà nước đề ra. Tuy nhiên, vẫn còn một số thiếu sót nhỏ về thế thức văn bản
nhưng tôi tin rằng những thiếu sót đó sẽ nhanh chóng được khắc phục để công tác
quản lý văn bản đi được tốt hơn, hiệu quả hơn.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện theo bản
hướng dẫn của Nhà nước như Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 29
tháng 9 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.


ÇJru’ô’nij, Clao đẳnạ (ìtội oụ
Việc quản lý và sử dụng con dấu của huyện ủy Sóc Sơn được cán bộ văn thư quản lý
chặt chẽ, nghiêm ngặt, có tủ bảo quản riêng. Đảm bảo cho việc con dấu đóng không

bị đóng tràn lan, tránh được tình trạng văn bản không đúng thấm quyền. Bên cạnh đó
vẫn còn một số hạn chế như cán bộ văn thư có nhiều việc nên đóng dấu nhầm của
huyện ủy thành dấu của của văn phòng Các loại dấu: dấu cơ quan huyện ủy, dấu văn
phòng, dấu tên, dấu chức danh, dấu đến, dấu chuyến,...
Trường hợp khắc lại con dấu do bị mòn, méo thì phải có công văn của cơ quan dùng
dấu nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an cho phép khắc lại con dấu. Huyện ủy
Sóc Sơn cũng đã khắc lại dấu bị mòn do quá trình sử dụng. Sau khi việc khắc lại con
dấu được hoàn thành và được đưa vào sử dụng thì Văn phòng thực hiện công việc
thông báo thay đối mẫu dấu mới đế các cơ quan, ban, ngành có liên quan biết về việc
thay đối mấu dấu mới của cơ quan. Như Thông báo số 424-TB/HƯ ngày 14/7/2010
về việc thay đổi mẫu dấu của các tổ chức Đảng, cơ quan Đảng trong toàn Đảng bộ
Thành phố Hà Nội (xem phụ lục 1).

Công tác lập hồ SO’ và giao nộp hồ SO’ tài liệu vào lưu trữ CO’ quan Đây là
công việc thường xuyên mà cán bộ văn phòng nào cũng làm khi giải quyết công việc
do mình quản lý. Việc lập hồ sơ hiện hành tại huyện ủy Sóc Sơn nhìn chung là đúng
quy trình của Cục Văn thư Lưu trừ. Tuy nhiên, một số phòng ban còn chưa lập hồ sơ,
các tài liệu còn lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu đế nộp lưu trữ.
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện vào cuối
năm.

Chuyên đề ‘Quản lỷ và giải quyết văn bản đi’ thực trạng và giải pháp Văn bản
đi của văn phòng huyện ủy do cán bộ văn thư quản lý và giải quyết là những văn bản
của huyện ủy do lãnh đạo huyện ủy ký. Sau đó văn thư đóng dấu và làm thủ tục ban
hành văn bản.
Văn bản do cơ quan ban hành ra phản ánh toàn bộ các mặt công tác trong hoạt động
của cơ quan. Tất cả các văn bản đi đều phải qua cán bộ văn thư quản lý,

19

tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan và phải đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp
thời, bí mật và đúng đối tượng.
Đối với các văn bản khấn cần được làm thủ tục chuyến phát ngay sau khi văn bản

Trưèniị @aö đẳnạ (ìtội Olí 'dũà

được hoàn thiện. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành đều được đánh máy và trình
bày sạch sẽ,gọn gàng trên khố giấy A4.
Căn cứ vào sô đăng ký văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn năm 2009.
Huyện ủy đã ban hành được 1284 văn bản đi bao gồm: quyết định, chỉ thị, báo cáo,
công văn, tờ trình, thông báo, thông tri, kế hoạch,..
Mỗi loại có một quyển sổ đăng ký riêng nên văn bản thuộc loại nào thì đăng ký vào
quyển sổ đó.
Nghiệp vụ tố chức văn bán đi
Quy trình quản lý văn bản đi của cơ quan huyện ủy gồm các quy trình sau:
Kiểm tra lại thể thức văn bản
Văn bản sau khi hoàn thành, trước khi trình ký sẽ được cán bộ văn phòng kiêm nhiệm
kiêm tra lại thê thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản và khi trình ký xong thì
chuyến sang cho cán bộ văn thư đế đóng dấu. Cán bộ văn thư sẽ kiếm tra lại một lần
nữa, nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem
xét giải quyết.
Thực tế tồn tại:
Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thế thức và kỹ thuật trình bày văn
bản:
Thì mỗi căn cứ lùi vào đầu dòng và sau mỗi căn cứ là dấu chấm phấy( ;) và căn
cứ cuối cùng là dấu phẩy(,), trước căn cứ không có gạch đầu dòng và chừ Quyết
định thứ hai cờ chữ 14 và có dấu 2 chấm (:)
vẫn còn một số văn bản sai thể thức trình bày

Ví dụ: Quyết định số 5086-QĐ/HƯ ngày 28 tháng 5 năm 2010
(xem phụ lục 2)


Truớc Căn cứ lại là một gạch đầu dòng, sau mỗi căn cứ là dấu chấm. Quyết định thì
dùng cờ chữ 12, không có dấu hai chấm (:). Nơi nhận không nghiêng, sai phông chừ
và không có gạch chân.

Trưèniị @aö đẳnạ (ìtội Olí 'dũà

Và còn một phần nừa là các điều khoản thì đu'ỢC in đậm và sau mỗi điều là dấu
chấm.
Như Quyết định số 5040-QĐ/HU ngày 06/3/2010
(xem phụ lục 3)
thì các điều khoản lại không được in đậm và sau mỗi điều lại là dấu hai chấm( :). Nơi
nhận cũng không được in đậm và in nghiêng.
Và còn một số công văn thiếu phần trích yếu, khi trình lãnh đạo ký được đồng ý và
chuyến cán bộ văn thư đóng dấu. Sau khi cán bộ văn thư xem xét phát hiện thì thông
báo cho cán bộ chuyên môn làm lại văn bản để hoàn thiện văn bản theo đúng thế thức
của Nhà nước đề ra.
Trình văn bản
Công tác trình ký văn bản của huyện ủy Sóc Sơn thực hiện theo văn bản thuộc lĩnh
vực của phòng ban nào thì phòng ban đó sẽ soạn thảo và văn bản phải được kiêm
định tính hợp pháp và tính hợp lý của văn bản. Sau đó văn bản sẽ được trình ký thông
qua văn phòng xem xét và trình lên lãnh đạo cơ quan.
Trưởng các phòng ban chủ động theo kế hoạch của các bộ phận hoặc ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo đê soạn thảo văn bản của cơ quan. Khi soạn thảo văn bản, người soạn
thảo văn bản phải tuân thủ tư tưởng chỉ đạo của lãnh đạo huyện ủy thực hiện nội
dung văn bản.

Khi có nhu cầu phối hợp giữa các bộ phận đế soạn thảo văn bản thì các bộ phận liên
quan phải tạo điều kiện và chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ
trách, các cán bộ chủ trì chủ động liên hệ với các phòng liên quan thống nhất và ra
văn bản.
Sau khi cán bộ chuyên môn thực hiện và kiểm tra lại và sau đó trình lãnh đạo ký.

Ghi số, ngày, tháng văn bản


Các văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn đều đuợc đánh số theo tên loại của văn bản đi
do cán bộ văn thu kiêm nghiệm thống nhất quản lý. Mỗi loại đều đuợc đánh số từ số

@aö
(ìtộikỳOlí
01 bắt đầu của một nhiệm kỳÇJru’ô’nij,
cho đến số cuối
cùngđẳnạ
khi nhiệm
kết thúc. Sau khi ghi
số phải ghi ngày tháng của văn bản, việc ghi ngày tháng văn bản phải được thực hiện
theo quy định tại điếm B khoản 4 mục II của thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của BNV- VPCP hướng dẫn về thế thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Văn bản của huyện ủy nhìn chung là đúng thể thức, số ký hiệu đầy đủ.Tuy nhiên vẫn
còn một số văn bản bị trùng lặp số vì có một số phòng ban khi tới văn thư thống nhất
lấy số sau đó không giả lại cho văn thư để vào sổ làm cho cán bộ văn thư đôi khi
không nhớ nên khi có phòng ban khác tới lấy số thì cán bộ văn thư ghi số tiếp theo
sau số đã đăng ký vào sổ và còn một số văn bản sai ngày tháng.
Đóng dấu văn bản
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo của Văn phòng chính phủ
được thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của

Chính phủ về công tác văn thư. Dấu được đóng ngay ngắn, đúng quy định trùm lên
1/3 chừ ký về bên trái.
về phần đóng dấu thì cán bộ văn thư cơ quan huyện ủy làm tương đối là tốt. Ví dụ:
Thông báo số 335-TB/HU ngày 08/02/2010 (xem phụ lục 4) và Thông báo số 418TB/HU ngày 22 tháng 6 năm 2010 {xem phụ lục 5).
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định thì dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tố chức hay phụ lục.
Như danh sách được gửi kèm theo công văn số 1148-CV/HU ngày 16 tháng 6 năm
2010 thì không được đóng dấu điều này sẽ làm cho việc chỉnh sửa danh sách được dễ
dàng sẽ gây sai sót cho văn bản ban hành {xem phụ lục 6). Và bản danh mục kèm
theo Thông báo số 417-TB/HƯ ngày 22 tháng 6 năm 2010 thì dấu lại không được
đóng đúng vị trí là trùm lên một phần tên của phụ lục {xem phụ lục 7)
Đăng ký văn bản đi


22

Sau khi hoàn thiện văn bản, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký. Việc đăng ký văn bản

@aö
đẳnạ
(ìtội
là thủ tục không thế thiếu đốiÇJru’ô’nij,
với bất kỳ văn
bản nào
nhằm
tạo Olí
thuận lợi cho việc tra
tìm và quản lý số lượng ban hành trong năm.
Sô đăng ký văn bản của huyện ủy Sóc Sơn được đăng ký theo nhiệm kỳ nên khi hết
một nhiệm kỳ thì bắt đầu số mới. số phải được Chánh văn phòng ký duyệt sử dụng và

đóng dấu cơ quan ở trang đầu trước khi dùng. Văn thư chịu trách nhiệm về chất
lường đăng ký và giữ gìn, bảo quản số
Trang cuối sổ dùng ghi chứng từ kết thúc: trong đó ghi rõ nhừng đặc điểm của sổ
trong quá trình đăng ký, sử dụng và bảo quản như tình trang nhảy số, trùng số, trang
nào bị rách, hỏng. Chứng từ kết thúc do Chánh văn phòng ký xác nhận và đóng dấu
cơ quan, văn thư ký và ghi rõ họ tên.
Khi đăng ký công văn thì dùng một loại mực bền màu, không dùng mực đỏ, bút chì,
chữ viết rõ ràng, sạch sẽ, khoảng cách giữa các công văn là một dòng, không tẩy xóa,
xé trang.
Số được sử dụng và bảo quản theo chế độ mật của Đảng, hết năm hoặc hết nhiệm kỳ
nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
Trong những năm trước văn bản của huyện ủy Sóc Sơn đăng ký văn bản đi bằng số
đăng ký văn bản đi. Trong những năm gần đây thì huyện ủy đăng ký công văn đi
bằng số cùng với việc đăng ký văn bản trên máy tính.
Văn bản được ban hành trong ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký vào sô ngày
đó.
Tuy nhiên, việc đăng ký văn bản vẫn còn một số vấn đề nhỏ là khi có một số văn bản
ngày tháng ban hành văn bản trước thì số sau mà có số văn bản ngày tháng ban hành
sau lại là số trước. Như vậy, rất khó khăn trong việc đăng ký văn bản vào số và còn
có một số phòng ban khi lấy số không gửi lại bản gốc làm chậm quá trình đăng ký
vào sổ và làm cho cán bộ văn thư có thể quyên dẫn đến việc phòng ban khác tới lấy
số thì cán bộ văn thư đọc số tiếp theo trong sổ dẫn tới việc trùng lặp số.


Các văn bản đi của huyện ủy Sóc Sơn được đăng ký vào sổ theo mẫu:

23
ÇJru’ô’nij, @aö đẳnạ (ìtội Olí

Năm:....
ĐẢNG Bộ
(3) THÀNH PHỐ HÀ NỘI (1)
Từ
HUYỆN
ngày......đến
ỦY SÓC
ngày....
SƠN
(4) (2)
Từ số......đến số......(5)

SỒ ĐĂNG KỶ CÔNG VĂN ĐI
Bìa Sổ:
Quyển số.... (6)
Hướng dẫn cách ghi bìa sổ:ÇJru’ô’nij, @aö đẳnạ (ìtội Olí
(1) : Tên cơ quan ( tổ chức) chủ quản cấp trên trực thuộc( nếu có)
(2) : Tên cơ quan ( tô chức) hoặc đơn vị
(3) : Năm mở' sổ đăng ký văn bản đi
(4) : Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong số
(5) : Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và cuối cùng trong số
(6) : Số thứ tự của quyến số