Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THỊ VÂN ANH

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chuyên ngành: Lƣu trữ học

Hà Nội - 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THỊ VÂN ANH

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học
Mã số: 60 32 24

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS. Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2015

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số
liệu, kết quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, trung thực và chưa từng
công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Các trích dẫn trong luận văn đều có
nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ

Trần Thị Vân Anh


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1
PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................. 11
Chƣơng 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU
LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY
ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM ................................................................................ 11
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam .. 11
1.1.1. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1881–1954) ............................ 11
1.1.2. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1954 – đến nay) ...................... 12
1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty đƣờng
sắt Việt Nam ........................................................................................................ 15
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn........................................................ 15
1.2.2. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................ 16
1.3. Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
động của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam .................................................. 18
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công
ty Đường sắt Việt Nam ..................................................................................... 18
1.3.2. Nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam ......................................................................................... 20
1.3.3.Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam .............. 24

Tiểu kết chƣơng 1 ............................................................................................... 29
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN
LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT
NAM (nghiên cứu tại Tổng công ty và một số đơn vị trực thuộc Tổng công
ty có trụ sở tại thành phố Hà Nội) .................................................................... 31
2.1. Lý luận chung về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ ................................ 31
2.1.1. Một số khái niệm..................................................................................... 31
2.1.2. Nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ............................................ 32


2.1.3. Sự cần thiết phải tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ............................... 36
2.2. Quy chế pháp lý của Việt Nam và các nƣớc về tổ chức, quản lý công tác
lƣu trữ trong doanh nghiệp ............................................................................... 38
2.2.1. Quy chế pháp lý của Việt Nam về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong doanh nghiệp ........................................................................................... 38
2.2.2. Quy chế pháp lý của các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp .................................................................................................... 41
2.3. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng
sắt Việt Nam ........................................................................................................ 46
2.3.1. Tổ chức bộ phận có chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác
lưu trữ ............................................................................................................... 46
2.3.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ .................. 51
2.3.3. Ban hành văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ .......... 53
2.3.4. Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cán bộ lưu trữ.......................................... 55
2.3.5. Thực hiện thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ ............................ 57
2.3.6. Xây dựng kho tàng, trang thiết bị bảo quản TLLT. .............................. 68
2.3.7. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định ............................................ 70
2.3.8. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ. ....... 72
Tiểu kết chƣơng 2 ............................................................................................... 74
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC,

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƢỜNG SẮT
VIỆT NAM.......................................................................................................... 76
3.1. Nhận xét và đánh giá về tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại Tổng công
ty Đƣờng sắt Việt Nam....................................................................................... 76
3.1.1. Ưu điểm................................................................................................... 76
3.1.3. Nhược điểm ............................................................................................. 77
3.2. Nguyên nhân dẫn tới hạn chế của hoạt động tổ chức, quản lý công tác
lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam ................................................. 78


3.2.1. Nguyên nhân từ phía Tổng công ty Đường sắt Việt Nam....................... 79
3.2.2. Nguyên nhân từ phía cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ ... 80
3.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ .......... 83
3.3.1. Nhóm giải pháp tổng thế ........................................................................ 83
3.3.2. Giải pháp quan trọng và cần thiết nhất – Chuẩn hóa trình độ, chuyên
môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ. ................................................. 89
Tiểu kết chƣơng 3 ............................................................................................... 94
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 96
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 98
PHỤ LỤC .......................................................................................................... 104


DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

VIẾT ĐẦY ĐỦ

STT

VIẾT TẮT

1

DN

2

DNNN

3

ĐHKHXH&NV

4

ĐSVN

Đường sắt Việt Nam

5

KHKT

Khoa học kỹ thuật

6

TLLT

Tài liệu lưu trữ

7

TCT

Tổng công ty

8

TCT ĐSVN

9

XH

Doanh nghiệp
Doanh nghiệp Nhà nước
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
Xã hội


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bởi vì nó chứa
đựng những thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu trong lao động của nhân
dân qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống
hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng.
Khối tài liệu này chính là nguồn thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản
chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị. Do đó người ta có thể sử dụng

chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt
động của con người.
Nhận thức được điều đó ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ
nhân dân, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ.
Trong Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 gửi các Bộ trưởng,
Hồ Chủ Tịch đã khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương
diện kiến thiết Quốc gia”[26] và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức
tự tiện hủy bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, “những hồ sơ hoặc công văn không cần
dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục
để tàng trữ”[26]. Điều đó cho thấy từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được
tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà
nước đã có những chủ trương, biện pháp để tổ chức, quản lý tập trung thống
nhất tài liệu lưu trữ sau này.
Phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí
thư trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê
Khả Phiêu – nguyên Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam khẳng định: “Tài
liệu lưu trữ phải được quản lý tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ
quan lưu trữ của Đảng cộng sản và của Nhà nước nhằm bảo vệ an toàn và
khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ vì lợi ích của dân tộc và của

1


cách mạng” [27;tr.2]. Điều này đòi hỏi ngành lưu trữ phải nêu cao tinh thần tự
lực, thường xuyên học hỏi và không ngừng cố gắng trong quá trình hoạt động
của mình. Trước hết cần chú ý đến công tác tổ chức, quản lý, bởi vì quản lý
tốt công tác này không những phục vụ tốt cho công tác của các cấp lãnh đạo
mà còn giúp cho việc thu thập, lưu giữ và cung cấp thông tin cho mọi hoạt
động trong đời sống xã hội, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của các
cơ quan tổ chức và cá nhân trong xã hội được tiến hành thường xuyên, đạt

hiệu quả cao. Hơn nữa, đây là công việc liên quan đến nhiều đơn vị, tổ chức
và cá nhân, vì vậy nắm vững và thực hiện nghiêm túc việc tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ là yêu cầu bắt buộc không chỉ đối với các cơ quan nhà nước mà
còn với cả tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã
hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và cá nhân.
Đối với cán bộ làm công tác lưu trữ thì kiến thức về tổ chức, quản lý công
tác lưu trữ càng hết sức cần thiết, không những giúp họ hiểu về chức năng,
phương pháp và hiệu quả của công tác tổ chức, quản lý một ngành một lĩnh vực,
một cơ quan tổ chức mà còn là một trong những hành trang cần thiết đối với các
hoạt động tác nghiệp văn thư lưu trữ vì các khâu nghiệp vụ là kết quả của công tác
tổ chức quản lý.
Tổng cục Đường sắt được thành lập theo quyết định số 505/TTg ngày 64-1955 của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 14/5/1990, Chủ tịch Hội đồng Bộ
trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) đã có quyết định số 158/QĐ-TTg
chuyển Tổng cục đường sắt thành Liên hiệp Đường sắt Việt nam. Để phù hợp
với tình hình sản xuất kinh doanh mới, ngày 4/3/2003, Thủ tướng Chính phủ
đã ra quyết định số 34/QĐ- TTg, chuyển Liên hiệp Đường sắt Việt nam thành
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
theo mô hình Tổng công ty Nhà nước (Tổng công ty 91). Ngày 13/11/2013
Chính phủ ban hành Nghị định số 175/2013/NĐ-CP về Điều lệ quy định tổ

2


chức và hoạt động của TCTĐSVN như sau: Trực tiếp kinh doanh vận tải,
đóng vai trò của một doanh nghiệp dịch vụ vận tải; Quản lý, sửa chữa, bảo trì
cơ sở hạ tầng đường sắt; chế tạo, đóng mới, đại tu, sửa chữa lớn và sản xuất
các phương tiện vận tải, thiết bị, phụ tùng chuyên ngành.
Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ;
lưu trữ Tổng công ty Đường sắt Việt Nam gần đây đã có nhiều thay đổi như:
Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho,

trang bị cơ sở vật chất hiện đại phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung và bảo
quản tài liệu, ban hành được một số văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ, thường xuyên mở các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ...
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của toàn Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam còn bộc lộ những hạn chế về mặt tổ chức, quản lý công
tác lưu trữ như: chưa ban hành hệ thống văn bản hoàn chỉnh về công tác lưu
trữ, công tác lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi
đây là công việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan
trọng của công tác lưu trữ; chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, cán bộ lưu trữ
chưa được đào tạo bài bản do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp
ứng được yêu cầu đ ̣òi h ỏi của sự nghiệp đổi mới công tác lưu trữ; chưa tiến
hành kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ một cách thường xuyên...Từ đó dẫn
đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư
hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao.
Từ thực tế trên, tác giả đã quyết định chọn vấn đề: “Tổ chức, quản lý
công tác lƣu trữ tại Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam” làm luận văn thạc
sỹ chuyên ngành “Lưu trữ học” của mình. Thông qua đề tài này, tác giả hy
vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành đường sắt hiểu và quan tâm đến
công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện công tác
lưu trữ của Tổng Công ty Đường sắt nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ
nói chung.

3


2. Mục tiêu nghiên cứu
Thực hiện đề tài, chúng tôi đặt ra những mục tiêu sau:
Thứ nhất: Khái quát những vấn đề lý luận và hệ thống các quy định hiện
hành về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ.
Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản
lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
3. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt
Việt Nam.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Tổng công ty Đường sắt Việt Nam từ
năm 2003 đến nay. Tuy nhiên, do điều kiện thời gian nên phạm vi khảo sát
tập trung cơ quan Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và một số đơn vị trực
thuộc có trụ sở tại Hà Nội.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề thực hiện mục tiêu trên, luận văn có những nhiệm vụ sau:
- Khái quát lịch sử hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức tại Tổng công
ty Đường sắt Việt Nam
- Tìm hiểu về thành phần, nội dung các loại văn bản, tài liệu hình thành
trong hoạt động tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và phân tích những ý
nghĩa của khối tài liệu này đối với nền kinh tế - xã hội nói chung và đối với
doanh nghiệp nói riêng.
- Khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ.

4


- Khảo sát thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam.
- Đánh giá và nhận xét những hiệu quả, ưu điểm, hạn chế và phân tích
các nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ trong doanh nghiệp này.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp là một
hướng nghiên cứu được rất nhiều độc giả quan tâm. Đã có một số công trình
nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này, dưới nhiều góc độ khác nhau nhưng
một số vấn đề còn chưa được thống nhất. Cụ thể là các công trình nghiên cứu
như: luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, niên luận, báo cáo khoa học đề
cập đến vấn đề này song chỉ ở một khía cạnh hay ở một nội dung cụ thể của
công tác lưu trữ. Luận văn thạc sỹ “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các
tổng công ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình không đi sâu nghiên cứu
các giải pháp nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ ở các Tổng công ty 91 mà
chỉ tập trung nghiên cứu các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
các doanh nghiệp này, bao gồm: công tác chỉ đạo và tổ chức, công tác thu
thập TLLT công tác tổ chức khoa học TLLT, công tác kho tàng, khai thác sử
dụng TLLT và của các Tổng công ty 91 vào Lưu trữ lịch sử. Luận văn thạc
sỹ của tác giả Nguyễn Văn Báu với đề tài:“Công tác văn thư, lưu trữ trong
doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986
- 2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại một số
doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Gần đây nhất
có luận văn thạc sỹ của Trần Vũ Thành: “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ
trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh

5


nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai)”, tác giả nghiên cứu về
vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu
tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên
Hòa - Đồng Nai).

Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” cũng đã có nhiều bài nghiên cứu về vấn
đề trên, chẳng hạn như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong
thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam
số 3/2000; bài “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, kinh doanh vào Lưu
trữ - Thực trạng và giải pháp” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, hay bài “Một số
biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu
trữ của các doanh nghiệp” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình, cả hai đều được
đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 5/2004. Cùng với những
bài viết này còn có bài viết đăng trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai
của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng nhân kỷ niệm 5 năm thành lập
Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam, đó là bài “TLLT của các
doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu” của
TS.Vũ Thị Phụng. Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường ĐH
Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết “TLLT của
doanh nghiệp với sự phát triển kinh tế Việt Nam” của ThS. Nguyễn Thị Kim
Bình... Các bài viết đã chỉ ra thực trạng của việc thực hiện các nhiệm vụ mang
tính cấp thiết trong công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp và
phần nào cho chúng ta thấy được giá trị vốn có của TLLT hình thành trong
họat động của các doanh nghiệp. Đồng thời khẳng định khối tài liệu đó là một
thành phần quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ đó có
những biện pháp thiết thực nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ thật tốt
phục vụ nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài của xã hội.

6


Qua đây có thể khẳng định được rằng vấn đề tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ tại doanh nghiệp đã có công trình nghiên cứu nhưng chưa có công
trình nào đi sâu nghiên cứu về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng

Công ty Đường sắt Việt Nam. Vì vậy, luận văn của chúng tôi có kế thừa
nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu khác.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1. Phương pháp luận
Thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật
biện chứng, duy vật lịch sử và Tư tưởng Hồ Chí Minh. Đây là phương pháp
luận mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp
này được tác giả sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách
quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại
Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam. Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận
trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này.
6.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp
Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp
và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp. Dựa trên các số liệu và các
thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng
hợp, phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài.
6.3. Phương pháp so sánh, hệ thống
Phương pháp so sánh, hệ thống được tác giả sử dụng trong việc so sánh,
đối chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh
nghiệp với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam. Từ kết quả so sánh đó, tác
giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này trong Tổng
Công ty Đường sắt Việt Nam.

7


6.4. Phương pháp thu thập thông tin qua phiếu khảo sát và xử lý phiếu
khảo sát

Phương pháp này được tác giả sử dụng để phát phiếu khảo sát ý kiến
của những cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng công
ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng
trên địa bàn thành phố Hà Nội. Trên cơ sở kết quả của phiếu khảo sát, tác giả
thực hiện việc xử lý và lập các bảng số liệu khảo sát.
6.5. Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp này được tác giả sử dụng để tiếp xúc và phỏng vấn đại diện
của một số cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt
Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn
thành phố Hà Nội về các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong cơ
quan, đơn vị của Tổng công ty.
7. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng
Thực hiện đề tài này, tác giả thu thập và sử dụng các nguồn tài liệu chủ
yếu như: sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành văn thư, lưu trữ
như: giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyên Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, giáo trình
Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản (dùng trong các trường THCN) của PGS.TS Vũ
Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh; Các đề tài luận văn Thạc sĩ nghiên cứu về
công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh nghiệp của Th.S Nguyễn Văn Báu,
Th.S Nguyễn Thị Kim Bình, Th.S Lã Thị Hồng, Th.S Trần Vũ Thành. Nguồn
tư liệu thứ ba tác giả sử dụng là các bài viết trên Tạp chí Văn thư, Lưu trữ và
một số báo cáo của các Hội thảo khoa học trong nước và quốc tế có nội dung
liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp. Ví dụ như bài viết:
“Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý Nhà nước đối với công
tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của Th.S Nguyễn Thị Kim Bình trên Tạp

8


chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam. Nguồn tư liệu chính thứ năm là các sách dịch

từ tiếng nước ngoài của Cục văn thư, lưu trữ Việt Nam và các tác giả thuộc
Trung tâm nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ thuộc Cục. Ví dụ như cuốn
“Thực tiễn lưu trữ Pháp tập I và tập II của Cục Lưu trữ Pháp. Một nguồn tư
liệu chủ yếu nữa được tác giả dùng là các văn bản của Tổng công ty Đường
sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa
bàn thành phố Hà Nội quy định về hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong chính doanh nghiệp này. Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các văn bản pháp
luật liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp.
8. Đóng góp của đề tài
Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức,
quản lý công tác lưu trữ đối với các cơ quan nói chung và trong các doanh
nghiệp nói riêng.
Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả
việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo
cho Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, tài liệu cho các học viên, sinh viên
tham khảo khi nghiên cứu về lĩnh vực này.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục. nội dung của luận văn được chia
thành ba chương như sau:
Chƣơng 1: Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ
hình thành trong hoạt động của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam
Chƣơng 2: Cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức, quản lý công tác lƣu
trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam (nghiên cứu tại Tổng công ty và
một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty có trụ sở đóng trên địa bàn thành
phố Hà Nội).

9

Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công
tác lƣu trữ tại Tổng công ty Đƣờng sắt Việt Nam.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của
các thầy (cô) giáo, cán bộ, chuyên viên, nhân viên của TCTĐSVN và một số
đơn vị trực thuộc Tổng công ty nơi tôi đến khảo sát và đặc biệt là sự định
hướng, giúp đỡ của PGS.TS Vũ Thị Phụng – người đã hướng dẫn tôi hoàn
thành luận văn này. Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy
(cô), bạn bè trong lớp cao học khóa 2010 – 2015, đồng nghiệp, gia đình và cô
giáo hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn không
tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng
góp của các thầy (cô), bàn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày tháng

năm 2015

Tác giả

Trần Thị Vân Anh

10


PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU
LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG
TY ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam
Đường sắt Việt Nam là một trong những ngành công nghiệp lâu đời của
Việt Nam. Ngành Đường sắt Việt Nam ra đời năm 1881 bằng việc khởi công

xây dựng tuyến Đường sắt đầu tiên đi từ cột cờ Thủ Thiêm đến bến xe Chợ
Lớn dài 13 km. Chuyến tàu đầu tiên khởi hành ở Việt Nam là vào ngày 20
tháng 7 năm 1885. Những năm sau đó, mạng lưới Đường sắt tiếp tục được
triển khai xây dựng trên khắp lãnh thổ Việt Nam theo công nghệ đường sắt
của Pháp với khổ đường ray một mét. Thời kỳ chiến tranh, Hệ thống Đường
sắt bị hư hại nặng nề. Kể từ năm 1986, Chính phủ Việt Nam tiến hành khôi
phục lại các tuyến đường sắt chính và các ga lớn, đặc biệt là tuyến Đường sắt
Bắc Nam [18; tr.9]
1.1.1. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1881–1954)
1.1.1.1. Giai đoạn trước 1945
- Năm 1902, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Đồng Đăng;
- Năm 1902, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Hải Phòng;
- Năm 1906, Pháp xây dựng xong Đường sắt Hà Nội – Lào Cai;
- Năm 1931, Pháp xây dựng xong Đường sắt Tháp Chàm – Đà Lạt;
- Năm 1933, Pháp xây dựng xong Đường sắt Sài Gòn – Lộc Ninh;
- Năm 1899 - 1936, Pháp xây dựng xong tuyến Đường sắt Bắc Nam.
1.1.1.2. Giai đoạn 1945 - 1954
Ngay sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, ngày 28 tháng 8 năm
1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã Chính thức ký Quyết định thành lập Bộ Giao
thông Công chính thuộc Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, trong

11


đó có Sở Hỏa Xa - Cơ quan Quản lý Nhà nước và khai thác về Đường sắt Việt
Nam. Và từ đây, Hệ thống Đường sắt Việt Nam đã thực sự trở thành tài sản
của người Việt Nam, phục vụ người dân nước Việt [18, tr.120].
1.1.2. Lịch sử Đường sắt Việt Nam giai đoạn (1954 – đến nay)
1.1.2.1. Giai đoạn 1954 - 1975
Ngày 6/4/1955 Tổng cục Đường sắt Việt Nam được thành lập theo

Quyết định số: 505/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Tổng Cục Đường sắt
trực thuộc Bộ Giao thông và Bưu điện (trước đó là Bộ Giao thông Công
chính). Cơ cấu của Tổng Cục Đường sắt bao gồm:
- Văn phòng Tổng Cục Đường sắt;
- Cục Cầu đường Đường sắt;
- Nhà máy Xe lửa Gia Lâm;
- Cục Vận chuyển Đường sắt;
- Cục Kiến thiết Cơ bản Đường sắt;
- Ban Chỉ huy Quân sự Đường sắt;
- Ty Công an Đường sắt;
- Ty Y tế Đường sắt;
- Ty Thông tin Tín hiệu Đường sắt;
- Trường Đảng Tổng Cục Đường sắt [18]
1.1.2.2. Giai đoạn 1954 – 1964
Trong 10 năm (1954 – 1964), Hệ thống Đường sắt miền Bắc đã được
xây dựng và khôi phục lại với những tuyến đường chính là Hà Nội – Lào Cai;
Hà Nội - Hải Phòng, Hà Nội - Lạng Sơn. Những tuyến đường này đã có vai
trò quan trọng phục vụ đi lại, khôi phục kinh tế miền Bắc trong nhiều năm
thời điểm đó và còn phát huy tác dụng đến bây giờ. Một Tuyến Đường sắt
khác được xây dựng là Hà Nội – Thái Nguyên với 164 km cũng hoàn thành
trong giai đọan này [18]

12


1.1.2.3. Giai đoạn 1964 – 1975
Những sự kiện nổi bật ghi dấu ấn của Ngành trong giai đoạn này là duy
trì vận chuyển hàng viện trợ và chở bộ đội trên các tuyến đường từ Bắc vào
Vinh với phong trào "Tất cả vì miền Nam thân yêu" do Hồ Chí Minh phát
động. Dưới sự lãnh đạo của Đảng Lao động Việt Nam và Hồ Chí Minh,

Ngành Đường sắt miền Bắc đã lập nên những kỳ tích huy hoàng, góp phần
quan trọng vào chiến thắng của dân tộc trong cuộc kháng chiến chống Hoa Kỳ
oanh liệt.
Tính đến năm 1971 - 1972 thì Việt Nam Cộng hòa có 1.240 km đường
sắt nhưng vì chiến cuộc và an ninh nên chỉ có 57% sử dụng được. Dù vậy, tổng
lượng hành khách và hàng hóa chuyên chở bằng đường sắt tăng dần. Cụ thể:
- Năm 1968, Tổng lượng hàng hóa vận tải 400.000 tấn; Số lượng hành
khách 0,73 triệu;
- Năm 1969, Tổng lượng hàng hóa vận tải 530.000 tấn; Số lượng hành
khách 1,75 triệu;
- Năm 1970, Tổng lượng hàng hóa vận tải 720.000 tấn; Số lượng hành
khách 2,4 triệu;[18]
1.1.2.4. Giai đoạn 1975đến nay
a. Thời kỳ đầu
Cơ cấu của Tổng Cục Đường sắt bao gồm:
- Văn phòng Tổng Cục;
- Các Vụ Tham mưu;
- Cục Cơ khí - Cầu đường Đường sắt;
- Cục Vận chuyển;
- Ban Chỉ huy Quân sự Đường sắt (năm 1980 trực thuộc Bộ Quốc phòng);
- Sở Y tế Đường sắt (năm 1994 chuyển thành Sở Y tế Giao thông Vận tải
trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải);

13


- Sở Thông tin Tín hiệu Đường sắt;
- Trường Đảng Tổng Cục Đường sắt;
- Trường Cao đẳng Đường sắt;
- Các Công ty Công trình Cầu đường Đường sắt;

- Nhà máy Xe lửa Gia Lâm.
b. Thời Bao cấp
Ngày 31 tháng 12 năm 1976, đầu máy này đã kéo đoàn tàu đầu tiên khai
thông tuyến đường sắt Bắc Nam, hiện vật đang được trưng bày tại Ga Sài Gòn.
Các Ty Quản lý trực thuộc Tổng Cục Đường sắt chuyển thành Sở và
nhiều doanh nghiệp quốc doanh của Ngành Đường sắt đã ra đời và giữ vững
mô hình hoạt động đến năm 1986.
c. Thời đổi mới đến nay
- Từ năm 1989 đến ngày 4 tháng 3 năm 2003, ngành Đường sắt được cơ
cấu lại thành một Doanh nghiệp Nhà nước với tên là Liên hiệp Đường sắt
Việt Nam, hoạt động trên nguyên tắc thị trường mở.
- Từ ngày 7 tháng 7 năm 2003, Đường sắt Việt Nam chính thức đi vào
hoạt động theo mô hình tổ chức mới bao gồm: Cục Đường sắt Việt Nam - Cơ
quan Quản lý Nhà nước về đường sắt; và Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam.
- Năm 2004, Quốc hội đã thông qua Luật Đường sắt. Như vậy, lần đầu tiên
trong lịch sử, ngành Đường sắt có bộ luật điều chỉnh lĩnh vực của Ngành.
- Năm 2010 Chuyển Công ty mẹ - Tổng Công ty ĐSVN thành công ty
trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu theo Quyết
định số 973/QĐ-TTg ngày 25/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ.
- Ngày 13 tháng 11 năm 2013 Chính Phủ ban hành Nghị định số:
175/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường
sắt Việt Nam [18, tr.328].

14


1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty
đƣờng sắt Việt Nam
Căn cứ Nghị định số: 175/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 13 tháng 11
năm 2013 về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt

Nam; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam được quy định như sau:
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.1.1. Chức năng
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có chức năng trực tiếp sản xuất, kinh
doanh và đầu tư tài chính vào các công ty con, công ty liên kết; quản lý, chỉ
đạo, chi phối các công ty con, công ty liên kết theo tỷ lệ chiếm giữ vốn điều lệ
tại các công ty đó theo quy định của pháp luật; quản lý, khai thác có hiệu quả
quỹ nhà, quỹ đất thuộc TCTĐSVN; tổ chức cứu hộ, cứu nạn, đảm bảo an
ninh, trật tự. an toàn giao thông vận tải đường sắt theo quy định [12, tr.4]
1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
a. Nhiệm vụ
Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại
Đường sắt Việt Nam và của Đường sắt Việt Nam đầu tư tại các doanh nghiệp
khác; hoàn thành các nhiệm vụ khác do chủ sở hữu giao.
Tối đa hóa hiệu quả hoạt động của Đường sắt Việt Nam và các đơn vị
thành viên.
Phát triển Đường sắt Việt Nam có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại
và chuyên môn hóa cao; kinh doanh đa ngành, trong đó quản lý, khai thác hệ
thống kết cấu hạ tầng đường sắt, điều hành giao thông vận tải đường sắt và
vận tải đường sắt là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa
sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự
tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành Đường sắt Việt

15


Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả [12, tr.5]
b. Quyền hạn

- Quyền đối với vốn và tài sản: ĐSVN có quyền chiếm hữu, sử dụng,
định đoạt vốn và tài sản để kinh doanh, thực hiện các lợi ích hợp pháp từ vốn
và tài sản của Đường sắt Việt Nam theo quy định của pháp luật.
- Quyền kinh doanh và tổ chức kinh doanh: Chủ động tổ chức sản xuất,
kinh doanh, kế hoạch phối hợp sản xuất, kinh doanh, tổ chức bộ máy quản
lý theo yêu cầu kinh doanh và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
- Quyền về tài chính: Huy động vốn để kinh doanh dưới hình thức phát
hành trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu Đường sắt Việt Nam; vay vốn của tổ chức
tín dụng và các tổ chức tài chính khác; vay vốn của người lao động và các
hình thức huy động vốn khác theo quy định của pháp luật.
- Quyền tham gia hoạt động công ích: Sản xuất, cung ứng sản phẩm,
dịch vụ công ích trên cơ sở đấu thầu. Đối với hoạt động công ích theo đặt
hàng, giao kế hoạch của Nhà nước thì Đường sắt Việt Nam có nghĩa vụ tiêu
thụ sản phẩm, cung ứng dịch vụ công ích đúng đối tượng, theo giá và phí do
Nhà nước quy định.
- Các quyền khác của Đường sắt Việt Nam: Lập quy hoạch, kế hoạch,
đầu tư, cải tạo, nâng cấp kết cấu hạ tầng đường sắt phù hợp với chiến lược,
quy hoạch tổng thể phát triển đường sắt được Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt. Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách, kế hoạch quản lý, khai thác, bảo
trì, sửa chữa kết cấu hạ tầng đường sắt trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền
phê duyệt; tổ chức giao kế hoạch, khai thác, bảo trì, sửa chữa hệ thống kết cấu
hạ tầng đường sắt quốc gia đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt...[12, tr.6]
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Với những chức năng, nhiệm vụ trên, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty
Đường sắt Việt Nam gồm có:

16


a) Hội đồng thành viên.

b) Tổng giám đốc,
c) Các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng.
d) Bộ máy giúp việc, Ban Kiểm soát nội bộ.
Ngày 13 tháng 11 năm 2013 Chính Phủ ban hành Nghị định số:
175/2013/NĐ-CP về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường
sắt Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức ĐSVN tại thời điểm hiện nay bao gồm:
*)Các đơn vị hạch toán phụ thuộc
- Trung tâm điều hành giao thông vận tải Đường sắt
- Văn phòng và các Ban của Đường sắt Việt Nam
- Công ty sức kéo Đường sắt.
- Công ty Vận tải hành khách đường sắt Hà Nội
- Công ty Vận tải hành khách đường sắt Sài Gòn
*) Các đơn vị sự nghiệp
- Trường CĐ Nghề Đường sắt
- Trung tâm y tế Đường sắt
- Ban Quản lý Các dự án Đường sắt (RPMU)
- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực I
- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực II
- Ban Quản lý Dự án Đường sắt khu vực III
- Ban Quản lý Dự án Tòa nhà đường sắt
*) Công ty con do Đƣờng sắt Việt Nam sở hữu 100% vốn điều lệ
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Hà Hải
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Hà Lạng
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Hà Thái
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Vĩnh Phú
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Yên Lào

17

- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Quảng Bình
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Bình Trị Thiên
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Quảng Nam
- Công ty TNHH MTV Quản lý ĐS Sài Gòn
- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Hà Nội
- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Bắc Giang
- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Vinh
- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Đà Nẵng
- Công ty TNHH MTV Thông tin tín hiệu ĐS Sài Gòn
- Công ty TNHH MTV Xe lửa Dĩ An
- Công ty TNHH MTV In Đường sắt
- Công ty TNHH MTV In đường sắt Sài Gòn
- Công ty TNHH MTV Vận tải Hàng hóa Đường sắt [12; tr56]
1.3. Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
động của Tổng Công ty Đƣờng sắt Việt Nam
1.3.1. Thành phần tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của
Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
TCTĐSVN hoạt động trên quy mô và phạm vi toàn quốc với nhiều
ngành nghề kinh doanh khác nhau nên khối lượng tài liệu sản sinh ra từ hoạt
động của Đường sắt Việt Nam là rất lớn, bao gồm ba loại tài liệu chính, đó là:
Tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu chuyên môn.
- Tài liệu Hành chính: Là thành phần tài liệu chiếm khối lượng tương
đối lớn trong Phông lưu trữ Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, hình thành từ
hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và thực hiện các nhiệm vụ
khác của bộ máy lãnh đạo, các phòng, ban chức năng của TCTĐSVN và các
đơn vị trực thuộc dưới các hình thức văn bản như: Nghị quyết, Chỉ thị, Thông
tư, Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, Tờ trình, Công văn, Hồ sơ cán bộ,...

18