báo cáo kiến tập tại trung tâm thông tin thư viện trường đại học giao thông vận tải hà nội

Báo cáo thực tập giữa kỳ

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin và truyền thông đang
phát triển một cách mạnh mẽ làm thay đổi rõ nét phương thức hoạt động của
các cơ quan thông tin, đồng thời khẳng định được vị thế và vai trò của nó
trong xã hội hiện đại. Các cơ quan thông tin thư viện không chỉ đơn thuần là
nơi lưu trữ sách mà còn là nơi cung cấp và phổ biến tri thức thông tin.
Trong những năm qua, cùng hoà mình với sự phát triển của hệ thống
các trung tâm thông tin, trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Giao
Thông Vận Tải Hà Nội đã có sự phát triển nhanh chóng và vượt bậc, đóng
góp một phần không nhỏ vào quá trình nghiên cứu và phát triển của cán bộ,
nghiên cứu sinh của trường.
Nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc gắn liền lý thuyết trên ghế
nhà trường với thực tiễn hoạt động của từng cơ quan Thông tin. Nên việc đưa
sinh viên đi thực tập tại các cơ quan Thông tin – Thư viện là một việc làm
thường niên của Khoa Thông tin học – Quản trị thông tin – Trường Đại học
Đông Đô.
Được Khoa phân công về kiến tập tại Trung tâm Thông tin thư viện
trường Đại học Giao Thông Vận Tải Hà Nội với khoảng thời gian 05 tuần
kiến tập tại đây, em có cơ hội được học hỏi, vận dụng kiến thức đã học vào
thực tiễn và có cơ hội được trực tiếp tham gia vào công việc chuyên môn
nghiệp vụ, giúp em có cái nhìn tổng quát hơn về ngành học mà mình đang
theo đuổi cũng như ý thức hơn về nghề nghiệp của mình trong tương lai. Em
đã nhận được sự hướng dẫn tận tâm của Ban giám đốc cùng sự giúp đỡ nhiệt
tình của các cán bộ tại các phòng ban. Em xin chân thành cảm ơn tới Ban
giám đốc, cùng các bác, các cô, các anh chị công tác tại Trung tâm Thông tin
– Thư viện Đại Học Giao Thong Vận Tải đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho em
đạt kết quả tốt trong đợt kiến tập này.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

1


Báo cáo thực tập giữa kỳ

CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

1.1 Lịch sử hình thành trường Đại học Giao thông vận tải
Trường Đại học Giao thông Vận tải (GTVT) có tiền thân là Trường
sa Cao đẳng Công chính Việt Nam được khai giảng lại dưới chính quyền
Cách mạng vào ngày 15 tháng 11 năm 1945 theo Sắc lệnh của Chủ tịch Hồ
Chí Minh.
Từ năm 1945 đến nay, Trường đã lần lượt mang các tên gọi sau:
- Ngày 15/11/1945: Trường Cao đẳng công chính Việt Nam
- Ngày 13/4/1946 Trường Đại học công chính
- Ngày 24/2/1949: Trường Cao đẳng kỹ thuật.
- Ngày 1/11/1952: Trường Cao đẳng Giao thông công chính.
- Tháng 8/1956: Trường Trung cấp Giao Thông
- Tháng 8/1960: Thành lập ban xây dựng Trường Đại học Giao thông
vận tải và tuyển sinh khóa 1.
- Ngày 24/3/1962: Quyết định 42CP của Hội đồng Chính phủ (nay là
Chính phủ) về việc thành lập Trường Đại học Giao thông Vận tải
- Ngày 23/7/1968: Trường Đại học Giao thông Đường Sắt và Đường Bộ
- Từ ngày 6/11/1985: Trường mang tên Trường Đại học Giao thông Vận tải
- Ngày 27/4/1990, Cơ sở 2 của trường Đại học Giao thông Vận tải được
thành lập tại Thành phố Hồ Chí Minh
Trụ sở chính của Trường hiện nay tại Phường Láng Thượng- Quận Đống

Đa- TP. Hà Nội

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

2


Báo cáo thực tập giữa kỳ
1.2 Cơ cấu tổ chức của trường

Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Trường Đại học Giao thông Vận tải có sứ mạng đào tạo cho ngành
Giao thông vận tải và đất nước những cán bộ khoa học kỹ thuật có năng lực
và lòng yêu nghề, có khả năng sáng tạo và tính nhân văn. Hoạt động đào tạo,

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

3


Báo cáo thực tập giữa kỳ
nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và các hoạt động của khác của
Nhà trường nhằm mang lại những lợi ích với chất lượng tốt nhất cho cộng
đồng và xã hội. Nhà trường đã đào tạo cho đất nước hàng vạn Kỹ sư, hàng
ngàn Thạc sỹ và Tiến sỹ. Phần lớn cán bộ lãnh đạo, quản lý của các cơ quan
quản lý, doanh nghiệp thuộc ngành GTVT đều tốt nghiệp từ nhà trường.
Đội ngũ Nhà giáo và cán bộ quản lý của Nhà trường hiện có 1.068
người; trong đó có 792 Giảng viên với 50 Giáo sư và Phó Giáo sư, 139 Tiến
sỹ và Tiến sỹ khoa học, 356 Thạc sỹ. Nhà trường hiện đang đào tạo 15 ngành
với 69 chuyên ngành bậc đại học, 16 chuyên ngành bậc Thạc sỹ và 17 chuyên

ngành bậc Tiến sỹ. Quy mô đào tạo của Trường có trên 32 ngàn sinh viên các
hệ (trong đó có gần 20.000 sinh viên hệ chính quy), trên 2.300 học viên cao
học và gần 120 nghiên cứu sinh. Hàng năm, các nhà khoa học của Trường
tiến hành nghiên cứu khoảng 30 đề tài cấp Nhà nước và cấp Bộ, 60 đề tài cấp
cơ sở và hàng chục đề tài liên kết với với các địa phương, doanh nghiệp trong
và ngoài nước. Nhiều cán bộ của Trường là những chuyên gia hàng đầu trong
lĩnh vực Giao thông vận tải, góp phần thúc đẩy sự phát triển của Ngành.
1.3. Giới thiệu tổng quan về Trung tâm thông tin – thư viện Đại học Giao
Thông Vận Tải.
Năm 1962 cùng với quyết định thành lập Trường Đại học Giao thông
vận tải, thư viện đã được hình thành, tại thời điểm này thư viện chỉ là một bộ
phận nhỏ thuộc phòng Giáo vụ. Năm 1984 Thư viện được tách ra thành đơn
vị độc lập trực thuộc trường với 14 nhân viên. Ngày 21/2/2002 Trung tâm
thông tin – Thư viện được thành lập theo quyết định số 753 QĐ-BGD & ĐT –
TCCB của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Hiện nay, Trung tâm Thông tin – Thư viện có 18 cán bộ công chức:
trong đó có 08 thạc sỹ, 10 cử nhân.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

4


Báo cáo thực tập giữa kỳ
Trung tâm Thông tin – Thư viện được bố trí tại Nhà A8 với diện tích gần
4000 m2.

1.3.1 Chức năng chính của Trung tâm thông tin Thư viện:
Giữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học
phục vụ cho công tác Đào tạo, NCKH của nhà trường. Thu thấp, tàng trữ, tổ

chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học
tập, nghiên cứu, công tác,… bổ sung, khai thác, xử lý tài liệu, giới thiệu tài
liệu mới, tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

5


Báo cáo thực tập giữa kỳ
1.3.2 Nguồn tài liệu
Trung tâm thông tin – thư viện Đại học Giao Thông Vận Tải có vốn tài
liệu phong phú với trên 100.000 bản tài liệu truyền thống in trên giấy.
Trong đó, bao gồm 53 đầu giáo trình, 7000 báo tạp chí, 400 luận văn
luận án ngoài ra còn bài giảng, 3200 sách tham khảo, nghiên cứu khoa học
bằng tiếng Việt và các ngôn ngữ Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung…
Ngoài ra, còn là thư viện điện tử hiện đại, Trung tâm thông tin – thư viện
Đại học Giao Thông Vận Tải còn cung cấp tư liệu cho bạn đọc qua 2200 đĩa
CD-ROM, qua các tài liệu điện tử miễn phí, qua các nguồn điện tử mua theo nhu
cầu người dùng tin, hoặc cơ sở dữ liệu điện tử do trung tâm xây dựng.
1.3.3 Đối tượng bạn đọc:
- Giảng viên, cán bộ nghiên cứu, nghiên cứu sinh, học viên cao học và
sinh viên thuộc Trường Đại học Giao thông vận tải
Phương thức phục vụ:
- Thư viện tổ chức kho mở tại các phòng đọc, tạo điều kiện thuận lợi cho
bạn đọc có thể tiếp cận trực tiếp với tài liệu một cách nhanh chóng, kịp thời.
- Hướng dẫn bạn đọc tra cứu, tìm kiếm tài liệu tại địa chỉ Website:

1.3.4. Trang thiết bị và hệ thống an ninh
Hầu hết trang thiết bị của TTTT-TV được dự án mức C trang bị mới từ

đầu, từ hệ thống máy chủ đến máy trạm hiện đại, từ bàn ghế dành cho bạn
đọc, đến bàn ghế làm việc của nhân viên, từ giá sách đến kệ để tạp chí….
Chỗ ngồi cho bạn đọc: 712 chỗ ngồi trong đó
Phòng đọc tầng 5: 280 chỗ
Phòng đọc tầng 6: 256 chỗ
Phòng đọc tầng 7: 88 chỗ
Phòng đọc điện tử tầng 7: 88 chỗ

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

6


Báo cáo thực tập giữa kỳ
Điều hòa nhiệt độ:
Tất cả các phòng đọc và mượn của TTTT- TV đều được trang bị máy
điều hòa nhiệt độ, trong đó 13 tủ điều hòa nhiệt độ 50.000 BTU và 20 máy
điều hòa treo tường 18.000 BTU
Hệ thống máy tính:
Bao gồm 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tác nghiệp vụ và tra cứu
Hệ thống máy in mạng máy photo:
Trung tâm thông tin - thư viện Đại học Giao thông vận tải có hệ 5 máy
in mạng bố trí ở các phòng và 7 máy photo bố trí tài tầng 4 phòng nghiệp vụ
đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu photo của bạn đọc và nghiên cứu sinh.
Camera:
Tất cả các phòng đều được lắp đặt camera phục vụ mục đích quản lý bạn
đọc. Với 30 camera có khả năng lưu giữ hình ảnh, được lắp đặt ở các vị trí khác
nhau, nhân viên thư viện có thể kiểm soát bạn đọc thuận tiện và dễ dàng.
Công nghệ RFID:
Trên các phòng tự đọc chọn từ tầng 5 đến tầng 7, hệ thống cổng an ninh

kép RFID sẽ kiểm soát bạn đọc, không cho tài liệu đem ra ngoài bất hợp
pháp. Ngoài ra, với đầu đọc RFID, việc kiểm kê các tài liệu có thể kiểm kê
một cách dễ dàng. Với công nghệ RFID, quy trình mượn trả tự động có thể
được áp dụng một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, tạo điều kiện
thuận lợi cho cả cán bộ lẫn người dùng tin.
Hệ thống kho lưu:
+ Kho Lưu sách nội văn
+ Kho lưu sách ngọai văn
1.3.5 Dịch vụ thông tin:
- Bạn đọc có thể tra cứu trực tuyến (OPAC) thông qua hệ thống máy
tính đặt tại các phòng đọc thư viện (tìm theo chủ đề, từ khoá, tên tác giả…)
/>
Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

7


Báo cáo thực tập giữa kỳ
- Tra cứu qua mạng LAN tới tài liệu toàn văn
- Hoạt động Thông tin-Thư mục: cung cấp danh mục tài liệu mới, danh
mục tài liệu theo chủ đề,
- Đáp ứng yêu cầu thông tin cho mọi đối tượng: giảng viên, nhà nghiên
cứu, học viên, sinh viên…qua các dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc,
dịch vụ bao gói thông tin…
- Mượn, photo tài liệu, sao chép đĩa…
- Trung tâm Thông tin- Thư viện từng bước xây dựng cơ sở vật chất và
nguồn nhân lực phấn đấu trở thành một Thư viện điện tử hiện đại với vốn tài
liệu phong phú, số hoá tài liệu, đa dạng hoá các loại hình phục vụ và hướng
tới việc liên thông với các thư viện của các trường đại học nhằm chia sẻ tài
nguyên, khai thác tốt nguồn thông tin để đáp ứng nhu cầu của Cán bộ, Giảng

viên và sinh viên, phục vụ đắc lực cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa
học của nhà Trường.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

8


Báo cáo thực tập giữa kỳ

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC
GTVT

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

9


Báo cáo thực tập giữa kỳ

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC TẦNG

Tầng
7

Tầng
6

Tầng

5

Tầng
4

Phòng đọc sách tiếng
nước ngoài trước năm
1990. Tạp chí đóng quyển

Phòng máy
chủ

Phòng
Ngiệp vụ

Phòng
Hội thảo

Phòng đọc Báo – Tạp chí/
sách ngoại văn, luận án,
luận văn, nghiên cứu
khoa học

Phòng Phó
GĐ

Phòng
Phó GĐ

Phòng làm

thẻ

Phòng đọc
điện tử

Phòng
GĐ

Phòng đọc
sách tiếng Việt

Phòng mượn
Giáo trình/ Sách tham
khảo

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

10


Báo cáo thực tập giữa kỳ
1.3.6 Chức năng,nhiệm vụ của các phòng
1.3.6.1 Phòng mượn:
- Là nơi tổ chức dịch vụ mượn sách,bao gồm cả giáo trình,bài giảng,
sách tham khảo bằng các ngôn ngữ khác nhau.
- Hình thức phục vụ: Kho kín
- Quy trình sử dụng dịch vụ tại phòng mượn:
1.Tra cứu tìm tài liệu cần thiết
2.Viết phiếu yêu cầu
3.Xếp hàng chờ đến lượt phục vụ

1.3.6.2 Phòng làm thẻ thư viện:
Nhận đăng ký lam thẻ thư viện,in và trả thẻ thư viện theo đúng kế
hoạch của Trung tâm đặt ra.
1.3.6.3 Phòng đọc sách tiếng Việt
Là nơi bạn đọc có thể tìm đọc các loại giáo trình, bài giảng, sách tham
khảo bằng tiếng Việt.
Hình thức phục vụ: Kho mở
Quy trình sử dụng dịch vụ tại phòng đọc:
1.Xuất trình thẻ thư viện khi vào cửa, để thẻ lại quầy thủ thư,mượn chìa
khóa tủ gửi đồ,nhận thẻ đọc.
2.Để cặp sách,tư trang tại tủ gửi đồ,khóa tủ và giữ chìa khóa tủ gửi đồ.
Chỉ đem theo 01 cuốn vở vào phòng đọc; Bảo quản thẻ đọc và chìa khóa tủ
gửi đồ trong suốt thời gian học tại phòng đọc.
3.Tra cứu tìm tài liệu cần thiết qua máy tra cứu hoặc hệ thống phích mục
lục.Tìm ra khung phân loại,chỉ số cutter của tài liệu trên giá.
4.Lấy tài liệu từ trên giá xuống sử dụng:mỗi lần chỉ lấy tối đa 02 tài liệu.
5.Khi sử dụng xong, trả tài liệu vào vị trí cũ trên giá.
6.Xếp bàn ghế gọn gàng trước khi ra về.
7.Trả thẻ đọc và chìa khoa tủ gửi đồ, nhận lại thẻ thư viện ở quầy thủ thư.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

11


Báo cáo thực tập giữa kỳ
1.3.6.4 Phòng đọc sách ngoại văn,luận văn,luận án,nghiên cứu khoa
học/Báo-Tạp chí
Sách ngoại văn:Bạn đọc có thể tìm đọc các loại sách tham khảo bằng
tiếng Nga,tiếng Anh,tiếng Pháp về mọi lĩnh vực chuyên môn.Tại đây tài liệu

được sắp xếp theo môn loại,và trong từng môn loại chúng lại dược sắp xếp
theo trật tự ngôn ngữ:tiếng Anh,tiếng Đức,tiếng Nga,tiếng Pháp,tiếng Trung
và trật tự ABC.
Luận văn,luận án,nghiên cứu khoa học:Bạn đọc có thể tìm đọc các luận
văn thạc sỹ,luận án tiến sỹ bảo vệ tại trường trong những năm gần đây,các
nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước,cấp bộ,cấp trường do các cán bộ,giảng
viên nhà trường thực hiện.Ngoài ra,bạn còn có thể tìm đọc các nghiên cứu
khoa học sinh viên đạt giải cấp bộ trong thời gian qua.
Báo-Tạp chí:Trên 200 đầu báo và tạp chí bằng tiếng Việt và tiếng nước
ngoài,từ báo trung ương đến báo ngành,thỏa mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi
lĩnh vực chuyên môn,thể thao,văn hóa,giải trí…Tại đây,bạn đọc có thể tiếp
cận được với những tạp chí chuyên ngành của các nhà xuất bản nổi tiếng nhất
bằng các ngôn ngữ Anh,Nga,Pháp,Đức,Trung.
Cách sắp xếp báo và tạp chí:
-Báo ngày được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo.
-Tạp chí tiếng Việt được chia thành hai nhóm chính: Giải trí và chuyên
ngành.Tạp chí giải trí được sắp xếp theo trật tự ABC của tên tạp chí; Tạp chí
chuyên ngành được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành, và trong từng lĩnh
vực chuyên ngành lại được sắp xếp theo trật tự ABC.
Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được săp xếp theo trật tự
ngôn ngữ:tiếng Nga,tiếng Anh,tiếng Pháp,tiêng Đức,tiếng Trung,và trong
từng ngôn ngữ,các tạp chí lại được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trật
tự ABC.
Hình thức phục vụ:Kho mở

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

12

Báo cáo thực tập giữa kỳ
Quy trình sử dụng Phòng đọc sách ngoại văn:Như đối với phòng đọc
sách tiếng Việt.
1.3.6.5 :Phòng đọc tạp chí đóng quyển và sách ngoại văn trước năm 1990
Tại đây bạn đọc có thể tìm đọc các loại tạp chí chuyên ngành,các tên
nha xuất bản từ những năm 50-60 bằng các ngôn ngữ Anh,Nga,Pháp,Đức…
qua hệ thống tra cứu OPAC hoặc qua hệ thống phích mục lục.Khi có nhu cầu
bạn đọc có thể mượn sách về nhà sử dụng theo quy định của Trung tâm.
Hình thứ phục vụ:Kho mở.
1.3.6.6 Phòng đọc điện tử
Phòng đọc điện tử với 88 máy tính hiện đại cho phép bạn đọc tiếp cận
và sử dụng một loại hình dịch vụ mới trong thư viện:đọc tài liệu điện
tử.Chẳng những bạn đọc có thể đọc các loại tài liệu toàn văn từ cơ sở dữ liệu
mà Trung tâm TT-TV đã xây dựng,mà còn có thể tiếp cận và khai thác các
nguồn thông tin quý giá khác trên mạng Internet.
Một số trình tìm kiếm thông thường:





Quy trình sử dụng phòng đọc điện tử:Như đối với phòng đọc ngoại văn .
1.3.6.7 Phòng hội thảo
Với hệ thống trang âm,máy chiếu,bảng copy plus electronic…hiện
đại,phòng hội thảo sẽ là một nơi lý tưởng để tổ chức các cuộc hội thảo chuyên
ngành trong nước và quốc tế.

CHƯƠNG II
Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

13


Báo cáo thực tập giữa kỳ

QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN
THƯ VIỆN.

2.1. Phòng mượn
2.1.1 Nguồn tài nguyên
- Hiện nay tại phòng mươn của Trung tâm có 86898 đầu sách là sách
giáo trình và 11023 cuốn là sách tham khảo phục vụ cho bạn đọc là sinh
viên ,cán bộ và giảng viên các chuyên ngành khác nhau của Trường Đại học
Giao Thông Vận Tải.
- Tại phòng mượn của thư viện có đầy đủ trang thiết bị như: Bộ máy tra
cứu OPAC, máy điều hòa nhiệt độ, camera, tủ, kệ, bàn ghế.
2.1.2 Quy định
- Bạn đọc muốn mượn tài liệu cần ghi đầy đủ thông tin vào phiếu yêu
cầu,xếp phiếu đúng hộp phiếu của khoa mình. Cán bộ thư viện kiểm tra phiếu
rồi tìm hồ sơ của bạn đọc, sau đó đi lấy tài liệu cho bạn đọc.
- Sau khi lấy tài liệu,cán bộ vào phân hệ lưu thông của phần mềm ILIB
ghi mượn ->Tích mã thẻ bạn đọc ->Tích mã tài liệu -> In phiếu cho bạn đọc
kiểm tra thông tin tài liệu cần mượn và ghi tình trạng sách.
- Sau đó, bạn đọc đưa lại sách cho cán bộ thư viện kiểm tra sách và
phiếu. Nếu không có vấn đề gì thì bạn đọc có thể mượn sách,cán bộ thư viện
giữ lại phiếu, kẹp vào phiếu mượn của bạn đọc.
- Bạn đọc muốn trả sách cần đưa thẻ cho cán bộ thư viện đi tìm phiếu
hồ sơ của bạn đọc. Cán bộ thư viện vào mục ghi trả ->Tích mã vạch của tài
liệu -> Gạch bỏ tên tài liệu đã trả ở phiếu và trả lại thẻ cho bạn đọc.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

14


Báo cáo thực tập giữa kỳ
2.1.3 Mượn tài liệu tham khảo
Quy trình mượn tài liệu:
Bạn đọc muốn mượn tài liệu về nhà phải ghi đầy đủ thông tin cá
nhân, thông tin về tài liệu vào phiếu yêu cầu. Cán bộ thư viện tìm hồ sơ của
bạn đọc sau đó tiến hành tìm tài liệu cho bạn đọc. Tiếp theo cán bộ vào phân
hệ lưu thông của phần mềm ILIB -> Ghi mượn -> Nhập mã số thẻ -> Nhập số
đăng ký cá biệt -> In phiếu và đưa sách cho bạn đọc ghi tình trạng sách
->Cán bộ kiểm tra và ghi số.
Bạn đọc trả sách cán bộ phải kiểm tra tài liệu -> Ghi trả -> Nhập
đăng ký cá biệt của tài liệu -> Tìm phiếu ghi hồ sơ thông tin của bạn đọc ->
Ghi đã trả, ngày…tháng…năn…,ký tên.
2.1.4 Dịch vụ phục vụ bạn đọc
-Cung cấp thông tin theo chuyên đề nghiên cứu cho các cán bộ,giảng
viên và sinh viên trong toàn trường dưới dạng toàn văn , thư mục, bộ sưu
tập…
-Cung cấp tài liệu cho bạn đọc bằng hình thức cho mượn về nhà.
-Mỗi loại tài liệu được sắp xếp trên mặt giá khác nhau theo môn loại và
trong mỗi giá lại được xếp theo số thứ tự (LV145,LV146…)
2.1.5. Thời gian làm việc:Từ ngày 4-6 và 23/4/2012
-Sáng:8h15’-11h15’
-Chiều:13h15’-16h45’
2.1.6. Công việc được giao
- Làm quen với kho kín.
- Sắp xếp lại các đầu sách để sai vị trí ở kho sách tham khảo theo số

đăng ký cá biệt sao cho thẳng hàng,ngay ngắn theo trật tự từ trái sang phải,từ
trên xuống dưới.
- Phục vụ bạn đọc,nhận phiếu yêu cầu và vào kho lấy sách.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

15


Báo cáo thực tập giữa kỳ
- Sắp xếp va bố trí lại các sách giáo trình trên các giá cho ngay ngắn và
hợp lý.
- Tìm và dán số đăng ký cá biệt cho những sách chưa có ĐKCB.
- Ghi lại tiêu đề cho những chồng sách chưa được ghi tiêu đề.
2.2. Phòng nghiệp vụ
2.2.1. Nguồn tài nguyên
- Các CD-ROM luận văn thạc sỹ và luận án tiến sỹ.
- Các tài liệu chưa được xử lý.
2.2.2 Công cụ xử lý tài liệu
- Công cụ xử lý tài liệu tại Trung tâm: Sách nghiệp vụ, phân loại DDC,
biên mục đọc máy MARC21.Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2.
- Năm 2007, Bộ Văn hóa – Thông tin đã ra tiêu chuẩn quốc tế trong
toàn quốc nhằm chia sẻ tài liệu:máy tính, máy in, máy photo, máy scan, phần
mềm thư viện: phần mềm ILIB,LIBOL…
- Đối với kho mở,trường ĐHGTVT áp dụng kho mở xếp theo số phân
loại DDC (10 lớp 000-900).
1. Tem mở
Tem mở được thiết kế theo mẫu của từng thư viện hoặc có thể được in
ra từ phần mềm.
VD:

Trường:
Trung tâm TT-TV:
Số cutter:
Số phân loại:
Tập: t1, t2,q1, q2.
- Trường 245$c: Nhắc lại mã tác giả đầu tiên
- Trường 700: Nhắc lại.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

16


Báo cáo thực tập giữa kỳ
- Nếu tài liệu có người hướng dẫn hoặc người hiệu đính hoặc người
dịch thì ngăn cách với nhau bằng dấu (;) vì khác trách nhiệm với với tài liệu
(245$c).
- Tác giả tập thể: Nếu không phải là tác giả cá nhân mà là nhóm tác giả.
VD: Bộ GD-ĐT trường ĐHGTVT thì mô tả theo tên sách cho vào
trường 110$a, 110$b, 710$a, 710$b.
- Học hàm,học vị: Tiến sỹ, Phó giáo sư, Giao sư.
- Khi biên mục mô tả những từ sau được viết tắt:
VD:
Hà Nội: H.
Thành Phố HCM: TP.HCM
Việt Nam: vie
- Khi biên mục phải dựa vào thông tin trang tên sách.
2. Phân loại và định từ khóa.
Dùng khung phân loại DDC 14 lớp.
- Số phân loại:Trường 082$a, số thứ tự cutter,từ khóa.

- Khi phân loại có 10 lớp từ 000-900
000: Tổng loại ( tin học ,viễn thông, thông tin thư viện…)
100: Triết học
200: Tôn giáo
300: Khoa học
400: Ngôn ngữ
500: Khoa học tự nhiên
600: Khoa học kỹ thuật
700: Nghệ thuật
800: Văn học
900: Địa lý.Lịch sử.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

17


Báo cáo thực tập giữa kỳ
3. Nhập máy
- Sau khi biên mục xong ta nhập máy, dùng phần mềm ILIP để bổ sung
tài liệu.
- Tạo đơn: Tạo xong ghi lại, có form nhập, sách lẻ, báo, tạp chí. Mỗi
một tài liệu được gọi là 1 biểu ghi.
- Sau khi nhập các trường phải nhớ ghi lại và ghi số MFN.
- Sau buổi làm việc phải đánh chỉ mục.
4. Xếp giá
- Xếp trên máy tính tra cứu những biểu ghi mình đã nhập có thể tra cứu
ở biên mục.
- Tra cứu OPAC://opac.utc.edu.vn.
5. Dán tem mở

6. Đóng dấu.
7. Kiểm tra dán chip,dán logo
8. Nhập chip các phần mềm.
Trước khi nhập máy phải ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và
trang 17.Sắp xếp theo thứ tự, số đăng ký cá biệt , in danh mục và bàn giao.
2.2.2 Dịch vụ
- Cung cấp và xử lý thông tin các loại sách,báo,tạp chí,luận văn,luận án…
- In và dán tem,nhãn,đăng ký cá biệt cho các đầu sách.
2.2.3 Thời gian làm việc:Từ ngày 16-20/4/2012
-Sáng:8h-11h30’
-Chiều:13h30’-16h30’
2.2.4 Công việc được giao
- Đọc tài liệu và xử lý luận văn thạc sỹ theo phiếu mô tả.
- Nhập các đĩa CD vào máy tính để tạo thành các tệp cơ sở dữ liệu theo
năm, khoa,ngành…để lưu giữ lại.
- Sắp xếp lại các CD-ROM luận văn,luận án theo trật tự số đăng ký cá biệt.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

18


Báo cáo thực tập giữa kỳ
2.3. Phòng đọc sách tiếng Việt
2.3.1. Nguồn tài nguyên
- Trong kho sách của phòng lưu giữ 24417 cuốn gồm chủ yếu sách giáo
trình các chuyên ngành thuộc các lĩnh vực đào tạo tại trường Đại học GTVT
Hà Nội.
- Phòng đọc sách tiêng Việt được trang bị các thết bị hiện đại nhằm
phục vụ tốt nhất cho bạn đọc, phòng có 280 chỗ ngồi, có máy điều hòa nhiệt

độ và quạt trần để phụ vụ bạn đọc. Ngoài ra phòng còn có 5 máy tra cứu
OPAC, camera giúp cho cán bộ và nhân viên quản lý bạn đọc được tôt hơn.
2.3.2. Dịch vụ phục vụ bạn đọc.
Cung cấp các dịch vụ chính sau:
- Bạn đọc trước khi vào đọc sách phải xuất trình thẻ để cán bộ thư viện
tích thẻ và kiểm tra thẻ, không được dùng thẻ của người khác.
- Bạn đọc vào đọc sách không được mang tài liệu photo, sách báo tạp
chí bên ngoài vào và tuân thủ mọi quy định của phòng đọc.
- Nếu bạn đọc có nhu cầu photo tài liệu thì viết phiếu yêu cầu cho cán
bộ để phục vụ nhu cầu cho bạn đọc.
- Sau khi đọc sách xong bạn đọc phải để sách đúng nơi quy định theo
chỉ số phân loai DDC và theo số đăng ký cá biệt.
- Tuyệt đối không được mang sách ra khỏi phòng đọc. Nếu vi phạm sẽ
phải chịu các mức độ xử lý của thư viện.
- Dịch vụ photo tài liệu: Bạn đọc đăng ký và ghi đầy đủ thông tin vào phiếu
photo. Mức phí là 300 đông/1 trang. Sau khi nộp tất cả các khoản phí, bạn đọc
được giữ phiếu hẹn, sau đó có thể lấy được ngay hoặc lâu nhất là 1 ngày.
2.3.3 Thời gian làm việc:Từ ngày 09-13/4 và 26-27/4/2012
-Sáng:8h15’-11h15’
-Chiều:13h15’-16h45’

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

19


Báo cáo thực tập giữa kỳ
2.3.4 Công việc được giao
- Xếp sách trong kho theo đúng trật tự số đăng ký cá biệt
- Vỗ sách cho thẳng hàng, ngay ngắn.

- Chuyển lại một số loại sách sang các giá khác nhau cho hợp lý.
- Phục vụ bạn đọc: Nhận thẻ thư viện của bạn đọc,quét mã vạch thẻ lên
máy, đưa tich kê và chìa khóa để bạn đọc gửi đồ, trả lại thẻ thư viện cho bạn đọc.
2.4. Phòng đọc ngoại văn
2.4.1 Nguồn tài nguyên
- Phòng đọc ngoại văn lưu giữ rất nhiều loại tài liệu khác nhau trong đó
phải kể đến sách tham khảo,luận văn thạc sỹ,luận án tiến sỹ,các loại báo được
xuất bản ở các cơ quan nổi tiếng khác nhau,các loại tạp chí,đặc biệt là tạp chí
nước ngoài: Tiếng Anh,Nga,Pháp,Trung…,với hơn 7947 sách báo tham khảo
và 1993 cuốn tạp chí.
- Phòng đọc sách ngoại văn được trang bị đầy đủ các thiết bị như:máy
tính,máy điều hòa nhiệt độ, camera,thiết bị chống trộm,quạt trần,bàn ghế đọc
sách…
2.4.2 Dịch vụ phục vụ bạn đọc
- Mỗi ngày phòng đọc phục vụ khoảng 86 lượt bạn đọc ở các khoa
khác nhau.
Tài liệu được sắp xếp theo nguyên tắc từ trong ra ngoài, từ trái qua
phải, từ trên xuống dưới.
Đây là phòng đọc tự chọn tài liệu nên bạn đọc phải tuân thủ những quy
định sau:
- Xuất trình thẻ thư viện tại bàn thủ thư cho cán bộ thư viện.
- Tự chọn tài liệu trên giá và để tài liệu đúng vị trí sau khi đọc xong.
- Tư trang, túi sách,cặp sách không được đưa vào phòng đọc.
- Phòng có khoảng gần 60 chỗ ngồi, có gần 20 giá đựng báo, tạp chí
được sắp xếp theo các chủ đề, khu vực.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

20

Báo cáo thực tập giữa kỳ
- Bạn đọc muốn mượn tài liệu trước hết phải gửi đồ ở tủ bên ngoài
phòng đọc. Xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện ghi thông tin, gồm: họ tên, lớp,
khoa, khóa học, số thẻ, ký tên, sau đó mới được tra tìm báo, tạp chí mình cần.
- Cuối buổi cán bộ thư viện phải thống kê số lượt bạn đọc rồi ghi vào sổ
và sắp xếp lại báo, tạp chí theo đúng vị trí.
- Cũng như phòng đọc sách tiếng Việt,phòng đọc sách ngoại văn phục
vụ bạn đọc tại chỗ với nhiều dạng tài liệu phong phú và đa dạng.
- Cho phép bạn đọc tra cứu tài liệu để tìm tài liệu bằng công cụ là bộ
máy tra cứu OPAC.
- Photo copy tài liệu theo yêu cầu của bạn đọc.
2.4.3 Thời gian làm việc:Từ ngày 2-3/5/2012
-Sáng:8h15’-11h15’
-Chiều:13h15’-16h45’
2.4.4 Công việc được giao
- Sắp xếp lại trật tự các luận văn,các sách báo tham khảo,các tạp chí
trong kho đã bị đảo lộn.
- Vỗ sách,chỉnh lại sách báo cho thẳng hàng.
- Đóng dấu và đưa các loại báo,tạp chí vào đúng các ô để phục vụ bạn
đọc dược dễ dàng.
- Photo sách,luận văn theo yêu cầu của bạn đọc
- Phục vụ bạn đọc: Nhận thẻ thư viện của bạn đọc,đưa chìa khóa,tich kê
để bạn đọc gửi đồ và giao lại thẻ thư viện khi hết giờ.
2.5 Phòng đọc điện tử
2.5.1 Nguồn tài nguyên
- Phòng đọc điện tử với 88 máy tính hiện đại cho phép bạn đọc tiếp cận
và sử dụng một loại hình dịch vụ trong thư viện:đọc tài liệu điện tử.Bạn đọc
có thể đọc các loại tài liệu toàn văn từ cơ sở dữ liệu mà Trung tâm TT-TV đã
xây dựng, tiếp cận và khai thác một số thông tin quý trên mạng Internet.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

21


Báo cáo thực tập giữa kỳ
- Phòng còn phục vụ cho nhu cầu tra cứu Internet của bạn đọc. Hệ
thống máy chủ nằm tại phòng riêng, thường xuyên được kiểm tra, nâng cấp.
- Phòng có 2 cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ vững chắc và nhiều kinh
nghiệm trong công việc.
- Phòng đọc điện tử được trang bị các máy tính hiện đại,máy
camera,điều hòa nhiệt độ…
2.5.2 Dịch vụ phục vụ bạn đọc
Phòng đọc điện tử cung cấp cho bạn đọc những loại dịch vụ sau:
- Dịch vụ Internet: Giúp bạn đọc truy cập Internet một cách dễ dàng,
nhanh chóng, cập nhật được những thông tin hàng ngày.
Dịch vụ đọc tài liệu điện tử: Phục vụ bạn đọc tìm và đọc tài liệu theo
chuyên ngành trên máy tính.
2.5.3 Thời gian làm việc:Ngày 24/4/2012
-Sáng:8h15’-11h15’
-Chiều:13h15’-16h45’
2.5.4 Công việc được giao
- Phục vụ bạn đọc: Nhận thẻ thư viện,đưa chìa khóa và tich kê để bạn
đọc gửi đồ, trả lại thẻ cho bạn đọc khi hết giờ, thu lại chìa khóa va tich kê.
- Hướng dẫn bạn đọc sử dụng Internet,sử dụng cổng thông tin ,cách
truy cập và chọn lọc thông tin.
- Hướng dẫn bạn đọc tìm và đọc tài liệu chuyên ngành.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

22


Báo cáo thực tập giữa kỳ

CHƯƠNG III
TỔNG KẾT

3.1. Một số nhận xét về trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Giao
Thông Vận Tải Hà Nội.
3.1.1 Ưu điểm:
Trong những năm qua, nhờ sự quan tâm của ban lãnh đạo Trung tâm
cùng sự nỗ lực của toàn thể cán bộ trong Trung tâm, Trung tâm Thông tin
Thư viện trường Đại học GTVT HN đã đạt được những thành tựu đáng kể
trong hoạt động nâng cao hiệu quả công tác phục vụ bạn đọc, nâng cao uy tín
của Trung tâm bằng cách đem đến cho người sử dụng những dịch vụ tốt hơn.
Đặc biệt, trong những năm trước, khi mà mỗi khâu, mỗi công đoạn của
quy trình Thông tin-Thư viện chỉ được áp dụng bởi những biện pháp thủ công
từ việc bổ sung, xử lý tài liệu, xếp giá và đưa tới tay người tiêu dùng nên hiệu
quả công việc không cao, mất nhiều thời gian cũng như công sức của cán bộ
thư viện trong khi nhu cầu tin của bạn đọc vẫn không ngừng được đáp ứng
một cách thỏa đáng. Tuy nhiên, từ khi thư viện ứng dụng phần mềm ILIB vào
các quy trình nghiệp vụ, phục vụ của thư viện thì những quy trình nghiệp vụ
cũng như phục vụ này được tin học hóa, các thao tác được thực hiện tự động
trên máy tính đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu được diễn
ra nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm được thời gian và công sức của bạn đọc
cũng như của cán bộ thư viện.
Những nhu cầu về thông tin của bạn đọc ngày càng được đáp ứng một
cách nhanh chóng và kịp thời thông qua sự phong phú và đa dạng của hệ

thống sản phẩm và dịch vụ có trong thư viện. Các thao tác xử lý nghiệp vụ đối
với tài liệu đã được chuẩn hóa theo một tiêu chuẩn chung thống nhất. Trung

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

23


Báo cáo thực tập giữa kỳ
tâm đã xây dựng được vốn tài liệu phong phú, đa dạng, đội ngũ cán bọ có
trình độ chuyên môn và thường xuyên được bồi dưỡng, cập nhật kiến thức về
chuyên môn nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ. Các sản phẩm thông tin và dịch
vụ có trong thư viện ngày càng phong phú và đa dạng.
Trung tâm đã đạt được một số thành tựu cụ thể như sau:
- Đáp ứng được nhu cầu tra cứu tài liệu của cán bộ, giảng viên và sinh
viên trong trường.
- Các loại tài liệu đa dạng, phong phú, khá đầy đủ, được cập nhật và bổ
sung thường xuyên.
- Hệ thống mục lục truyền thông phản ánh đầy đủ, kịp thời vốn tài liệu
thư viện, cho phép nhiều người cùng tra tìm một lúc.
- Bộ máy tra cứu của phòng đọcgiúp mọi người có thể tra cứu tài liệu
dễ dàng, khá đầy đủ và được cập nhật thường xuyên.
-Các cán bộ thư viện tâm huyết, nhiệt tình với công việc, tận tình chỉ
cho sinh viên làm quen với công việc kiến tập.
- Tại các giá đỡ tài liệu có ghi tên môn loại ở ngoài nên giúp ích cho
tìm kiếm tài liệu nhanh hơn.
- Các cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ
ngoại ngữ, tin học, điều này giúp cho việc xử lý thông tin trong tài liệu một
cách chính xác, nhanh chóng; tài liệu được đưa đến phục vụ bạn nhanh hơn,
kịp thời và nâng cao tính hiệu quả.

- Trung tâm đã ứng dụng và triển khai khung phân loại DDC rút gọn
góp phần vào việc trao đổi, liên kết tài liệu giữa các thư viện.
3.1.2 Hạn chế
Bên cạnh những kết quả tích cực đã đạt được, trung tâm vẫn còn tồn tại
một số hạn chế như:
- Nhu cầu thông tin của bạn đọc ngày càng tăng, cơ sở vật chất có hạn
do những yếu tố khách quan.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

24


Báo cáo thực tập giữa kỳ
- Trung tâm đã chú trọng đầu tư kinh phí để bổ sung những loại tài liệu
mới. Tuy nhiên, nguồn tin hiện nay chưa thỏa mãn được nhu cầu tin của cán
bộ và sinh viên, đặc biệt là một số tài liệu tại trung tâm cần được gia cố, bổ
sung thêm.
- Những tài liệu được số hóa, tài liệu trên đĩa CD-ROM còn hạn ch
- Hoạt động thông tin chuyên đề, ngoại khóa, giới thiệu sách…vẫn
chưa được trung tâm giới thiệu tới bạn đọc một cách thường xuyên.
- Việc truy cập vào các website còn gặp nhiều khó khăn.
- Hệ thống máy tính đã được trang bị nhưng chưa đáp ứng đủ nhu cầu
của bạn đọc.
- Bạn đọc đến mượn sách phải thông qua cán bộ thư viện mà không
được trực tiếp tìm tài liệu trên giá.
3.2 Một số đánh giá, ý kiến đề xuất cho sự phát triển của trung tâm.
Trung tâm cần nhận thức rõ việc phát triển trung tâm thông tin thư viện
không thể tách rời những nguồn lực như: vật lực, nhân lực, tài lực, tin lực.
Hơn nữa phải luôn lấy bạn đọc làm trung tâm và chú trọng tới việc giải quyết

tốt mối quan hệ giữa cán bộ với cán bộ, giữa cán bộ với bạn đọc…
Có thể trung tâm cần:
• Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện
Như chúng ta đã biết cán bộ thư viện chính là linh hồn của thư viện.
Việc đào tạo và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ là việc làm không thể
thiếu và có ý nghĩa quan trọng trong việc ứng dụng thành công công nghệ
thông tin vào quy trình nghiệp vụ của thư viện. Bởi vậy, Trung tâm cần coi
trọng công tác đào tạo, huấn luyện cán bộ thư viện cả về trình độ tin học,
ngoại ngữ cũng như nâng cao trình độ nghiệp vụ về thông tin thư viện.

Vũ Tiến Mạnh – Lớp TT 15A

25