Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán các trang thiết bị điện, điện tử, điện lạnh tại công ty TNHH Cảnh Loan

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Quản lý Bán hàng

MỤC LỤC
Lời nói đầu................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TNHH BUSINESS STAR
GROUP VÀ CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN..Error: Reference source
not found
1.1 GIỚI THIỆU CHUNG CÔNG TY TNHH BUSINESS STAR
GROUP( BSG).............................Error: Reference source not found
1.1.1 Vài nét về BSG:...................Error: Reference source not found
1.1.2 Cơ cấu tổ chức...................Error: Reference source not found
1.1.3 Quy trình nghiệp vụ kinh doanh của cơng ty BSG.......Error:
Reference source not found
1.1.4 Lưu đồ kinh doanh của công ty BSG........Error: Reference
source not found
1.1.5 Quy trình chuyển giao cơng nghệ...Error: Reference source
not found
1.2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN:
.......................................................Error: Reference source not found
1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH Cảnh Loan.Error:
Reference source not found
1.2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty
TNHH Cảnh Loan...................Error: Reference source not found
1.2.3 Chiến lược phát triển hệ thống thông tin của công ty
TNHH Cảnh Loan...................Error: Reference source not found
1.2.4 Giải pháp tin học hố q trình bán hàng của công ty
TNHH Cảnh Loan...................Error: Reference source not found
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN PHÁT TRIỂN HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH

CẢNH LOAN....................................Error: Reference source not found

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

2

Quản lý Bán hàng

2.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ.....................................Error: Reference source not found
2.1.1 Tổng quan về HTTT quản lý....Error: Reference source not
found
2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức:........Error:
Reference source not found
2.2 PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN...............Error:
Reference source not found

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Quản lý Bán hàng

2.2.1 Những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống
thông tin................................... Error: Reference source not found
2.2.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống......Error: Reference
source not found
2.3 CÁC CÔNG CỤ MƠ HÌNH HỐ HỆ THỐNG THƠNG TIN
.......................................................Error: Reference source not found
2.3.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Data)
...................................................Error: Reference source not found
2.3.2 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD – Business Function
Diagram).................................. Error: Reference source not found
2.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram).......Error:
Reference source not found
2.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu.....Error: Reference source not found
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÍ
BÁN HÀNG CHO CƠNG TY TNHH CẢNH LOAN...Error: Reference
source not found
3.1. YÊU CẦU PHÂN TÍCH......Error: Reference source not found
3.1.1 Khảo sát và phân tích yêu cầu chung.........Error: Reference
source not found
3.1.2 Bài toán đặt ra đối với việc xây dựng hệ thống thông tin tại
công ty TNHH Cảnh Loan......Error: Reference source not found
3.2 PHÂN TÍCH CHI TIẾT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN................Error:
Reference source not found
3.2.2 Phân tích yêu cầu người sử dụng:. .Error: Reference source
not found
3.2.3 Mơ hình hóa hoạt động bán hàng tại công ty TNHH Cảnh
Loan..........................................Error: Reference source not found

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

4

Quản lý Bán hàng

3.3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU LOGIC HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN
.......................................................Error: Reference source not found
3.3.1 Thiết kế dữ liệu...............Error: Reference source not found
3.3.2 Thiết kế thủ tục...............Error: Reference source not found
3.3.3 Thiết kế giao diện...........Error: Reference source not found
Kết Luận........................................... Error: Reference source not found
Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo.....Error: Reference source not found
Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo.....Error: Reference source not found
Phụ Lục.............................................Error: Reference source not found

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

5

Quản lý Bán hàng

Lời nói đầu
Việt Nam cũng như các quốc gia trên thế giới đang bước vào thời đại
công nghệ thông tin bùng nổ với sự phát triển mạnh mẽ như vũ bão đang tạo
ra những bước tiến thần kì khơng chỉ cho ngành công nghệ thông tin mà đã,
đang trở nên vô cùng gần gũi với các hoạt động của đời sống con người trên
tất cả các lĩnh vực:Văn hoá, kinh tế, xã hội, buôn bán… và trong hầu hết các
ngành nghề. Trong đó tin học hố quản lý là một ví dụ điển hình. Có q
nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của một doanh nghiệp: Thị trường,
sản phẩm, nhân lực, trí tuệ… nhưng như người ta thường hay nói: Doanh
nghiệp được quản lý tốt thì hoạt động sẽ hiệu quả.
Với một doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm và rất có tiềm lực như
Cơng ty TNHH Cảnh Loan- Doanh nghiệp chuyên cung câp các trang thiết bị
điện, điện tử, điện lạnh thì việc sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng là tất
yếu, vô cùng cần thiết, đảm bảo cho sự quản lý bán hàng cũng như phát triển lâu
dài của công ty. Nhận thấy đây là 1 đề tài hay, thực sự gây hứng thú, đồng thời
rất phù hợp với những gì em đã học được trên lớp, nên em đã quyết đình chọn đề
tài thực tập tốt nghiệp là “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán các trang
thiết bị điện, điện tử, điện lạnh tại công ty TNHH Cảnh Loan”.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em bao gồm 3 chương trong nội
dung chính. Đó là:
Chương 1: Tổng quan về cơng ty cổ phần phần mềm BSG và công
ty TNHH Cảnh Loan
Chương 2: Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin quản lý
bán hàng tại cơng ty TNHH Cảnh Loan
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

6

Quản lý Bán hàng

cho công ty TNHH Cảnh Loan
Trong quá trình làm chuyên đề em đã nhận được sự chỉ bảo nhiệt tình
của các anh chị công tác tại công ty BSG. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn
chân thành đến giáo viên hướng dẫn thực tập TS. Trần Thị Song Minh. Do
còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề còn nhiều thiếu sót, rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp của cơ và các bạn để chun đề được hồn
chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn .

Hà Nội, ngày 27 tháng 4 năm 2008
Sinh viên
Nguyễn Anh Đức

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

7

Quản lý Bán hàng

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH BUSINESS STAR
GROUP VÀ CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN

1.1 GIỚI THIỆU CHUNG CÔNG TY TNHH BUSINESS STAR
GROUP( BSG)

1.1.1 Vài nét về BSG:
 Hoạt động trong lĩnh vực CNTT, kinh doanh các dịch vụ trực tuyến.
Công ty TNHH Tập đồn các ngơi sao doanh nghiệp (Tên viết tắt: BSG
Ltd.) được thành lập và điều hành bởi các nhà quản trị doanh nghiệp giàu kinh
nghiệm trong và ngoài nước. Chúng tôi hoạt động theo giấy chứng nhận đầu
tư số: 011022000091, do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 15
tháng 10 năm 2007, theo luật doanh nghiệp Việt Nam, có trụ sở chính tại:
P3001 – 34T Trung Hịa Nhân Chính – Hà Nội.
 BSG thực hiện cung cấp các dịch vụ gia tăng trên mạng Internet, bao
gồm:
o Xây dựng và phát triển các cổng điện tử về nhiều lĩnh vực thơng tin –
giải trí – mua sắm, nhằm tạo các kênh thông tin phục vụ nhu cầu chung của
cộng đồng mạng Việt Nam.
o Nhận thiết kế, gia công các sản phẩm phần mềm – website theo đơn
đặt hàng của khách hàng trong và ngoài nước.
o Các hoạt động của chúng tôi nhằm hướng tới một mục tiêu chung
nhất: Tạo ra các kênh quảng cáo hiệu quả, đem lại nhiều lợi ích về mặt truyền
thong cho các đơn vị trong và ngồi nước.

Tầm nhìn – sứ mệnh:
 Hoạt động trong lĩnh vực CNTT, kinh doanh các dịch vụ trực

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Quản lý Bán hàng

8

tuyến, Với những thành viên trẻ và nhiệt huyết trong công việc, BSG tự
hào là người góp phần vào sự phát triển thị trường mạng ngày một lớn
mạnh

của

nước

nhà.

 Với tiêu chí “Hoạt động vì lợi ích cộng đồng”, BSG ln mong
muốn các hoạt động của mình sẽ góp phần đem đến những cơng cụ tri
thức thơng tin - giải trí – mua sắm cho người tiêu dùng, tham gia vào một
thị trường cạnh tranh lành mạnh và các hình thức kinh doanh tiên tiến
nhất.

Mục tiêu của BSG:


“Hoạt động vì lợi ích cộng đồng” – Chúng tôi xây dựng những

sản phẩm đáp ứng nhu cầu sử dụng của cộng đồng mạng Việt Nam.

Đem đến cho khách hàng những kênh quảng cáo hiệu quả;
Chúng tơi hoạt động dựa trên những hiệu quả do chính khách hàng đánh
giá.


Sự hài lòng về chất lượng dịch vụ của khách hàng là niềm vinh

hạnh đói với chúng tơi.

Giá trị cốt lõi


Luôn xác dịnh mục tiêu tạo lập uy tín với đối tác và khách hàng là ưu

tiên hàng đầu. Thành công của chúng tôi đến từ sự tin tưởng của các bạn.
Niềm tin của đối tác và khách hàng là thước đo hàng đầu cho chất lượng –
hiệu quả và dịch vu của chúng tôi.
 Luôn luôn quan tâm - chăm sóc và ln làm hài lịng đến từng khách
hàng là ý thức của chúng tôi.
 Chúng tôi mong muốn tạo ra những công cụ quảng cáo hiệu quả nhất
cho đối tác và khách hàng; tạo ra những giá trị tri thức cho cộng đồng người
Việt Nam.

Thế mạnh của chúng tôi
Nhận thức rõ sứ mệnh và mục tiêu của mình, chúng tơi xác lập thế

mạnh của BSG dưa trên 5 yếu tố:
Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

1.

9

Quản lý Bán hàng

Đội ngũ nhân viên nhiệt tình và hăng say trong cơng việc, với khả

năng chuyên môn ngày một được nâng cao
2. Chăm sóc khách hàng và phục vụ khách hàng một cách tận tình và
chun nghiệp ln ln là tơn chỉ hoạt động của chúng tôi
3. Sản phẩm hiện đại, được xây dựng bằng những công nghệ tiên tiến của
thế giới hiện nay
4. Được cộng đồng mạng Việt Nam ngày càng yêu quý và tin cậy
5. Nền tảng kiến thức phong phú, với sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa trí
tuệ của phương tây cũng như tinh thần truyền thống của phương đông.

Dịch vụ của chúng tôi:


Gia công – xây dựng các sản phẩm công nghệ thông tin theo đơn đặt

hàng của đối tác trong và ngoài nước
 Kinh doanh các dịch vụ gia tăng trên các cổng điện tử được BSG xây
dựng và điều hành

Con người của chúng tôi
Để tạo được tên tuổi như ngày hơm nay, chúng tơi có:
 Đội ngũ ban lãnh đạo uy tín, có kến thức thâm sâu trong quản lý, có
quan hệ sâu rộng với đối tác trong và ngoài nước.


Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, đầy năng động và nhiệt huyết. Chúng tôi

luôn luôn tâm niệm sẽ cống hiến hết mình cho tơn chỉ cao q : “Hoạt động vì
lợi ích cộng đồng”.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Quản lý Bán hàng

10

TỔNG GIÁM

ĐỐC

GIÁM ĐỐC
PHĨ GIÁM ĐỐC
1

PHỊNG
HÀNH
CHÍNH
SỰ
NGHIỆP

PHỊNG
KINH
DOANH

PHĨ GIÁM
ĐỐC 2

TRƯỞNG BAN
KIỂM SỐT

PHỊNG
KẾ
TỐN

PHỊNG
BẢO
HÀNH
BẢO TRÌ

PHỊNG
CHĂM
SĨC
KHÁCH
HÀNG

PHỊNG
KỸ
THUẬT
TRIỂN
KHAI

PHỊNG
GIỚI
THIỆU
SẢN
PHẨM

1.1.3 Quy trình nghiệp vụ kinh doanh của công ty BSG
Các nhiệm vụ chính bao gồm:
 Bộ phận chăm sóc khách hàng theo dõi danh sách khách hàng, theo
dõi danh sách nhân viên
 Bộ phận marketting sẽ lập kế hoạch thông qua các cuộc gọi điên
thoại và hẹn gặp khách hàng. Sau đó sẽ lập kế hoạch thông qua mẫu
biểu MS-04-08/MGS. Xác định được kế hoach trong tháng thông
qua các mẫu biểu này và các dự kiến cho tương lai.
 Gửi bản kế hoạch, các mẫu biểu cho giám đốc. Giám đốc xem xét

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Quản lý Bán hàng

11

và phê duyệt.
 Nếu bản kế hoạch khơng được phê duyệt, thì giám đóc gửi lại cho
bộ phận marketting làm lại.
 Nếu bản kế hoạch được phê duyệt thì giám đốc gửi phòng kinh
doanh ( trưởng phòng ).
 Trưởng phòng kinh doanh giao nhiệm vụ cho các nhân viên phịng
kinh doanh thơng qua mẫu biểu “Phiếu giao nhiệm vụ”.
 Các nhân viên được giao nhiệm vụ gửi lại phiếu thục hiện cho
trưởng phịng kinh doanh thơng qua mẫu biểu “Phiếu thực hiện cơng
việc”.
Trưởng phịng kinh doanh tổng hợp các báo cáo ra báo cáo tổng hợp thông
qua mẫu biểu “Báo cáo tổng hợp của phòng kinh doanh”.
Kế hoạch thay đổi theo từng kỳ.
 Giám đốc căn cứ trên mức độ khả thi từng khách hàng để quyết định
có thực hiện hay khơng. Nếu không được nhân viên kinh doanh phải
xem lại.
 Trưởng phòng kinh doanh phải giao nhiệm vụ trong phạm vi kế
hoạch.
 “Báo cáo tổng hợp” xác định doanh số có thực hiên đúng với ké
hoạch, xác định các nhân viên hồn thành vượt mức hay khơng hồn

thành.

1.1.4 Lưu đồ kinh doanh của công ty BSG
ơ

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Tiến trình
Kế hoạch kinh
doanh

12

Nội dùng công việc
Lập kế hoạch

Giám Đốc công ty
Phê
duyệt
Kế hoạch kiêm
phiếu giao việc

Giao nhiệm vụ

Liên hệ khách

hàng, kinh doanh
trực tiếp

Phân loại khách
hàng

Đánh giá khách
hàng, phân công
đàm phán

Triển khai đàm phán
khách hàng và ký hợp
đồng

Lưu hồ sơ
Phân loại lại khách
hàng và lặp lại quy
trình

Lưu hồ sơ Phân loại lại
Đánh giá kế hoạch

Quản lý Bán hàng

Nhiệm vụ
Phụ trách kinh
doanh
Giám đốc hoặc phó
giám đốc.
Trưởng bộ phận

kinh doanh, giám
đốc
Thông tin, kinh
doanh
Phụ trách kinh
doanh, nhân viên
kinh doanh
Thông tin, văn
phịng, phụ trách
kinh doanh

1.1.5 Quy trình chuyển giao cơng nghệ
STT Tiến trình tư vấn và chuyển giao phần mềm

Nguyễn Anh Đức

Năng lực và cách thức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

13

Quản lý Bán hàng

thực hiện
1

Thiết lập quan hệ hợp tác

2

Ghi nhận và tư vấn giải pháp tổng thể (Quản lý, Chuyên viên tư vấn
tổ chức, cơng tác kế tốn, tài chính, thuế …)
BSG

3

Thống nhất lộ trình thực hiện

Hai bên

4

Khảo sát chi tiết phần cứng và yêu cầu đặc thù

Lập trình viên, chuyên
gia tư vấn triển khai.

5

Thống nhất giải pháp tổng thể và chi tiết

Chuyên viên tư vấn
triển khai

6

Chuyển giao và đào tạo dựa trên hoạt động
thực của khách hàng, chứng minh kết quả theo
giải pháp và yêu cầu đã được thống nhất.

Kỹ thuật triển khai
BSG

7

Hiệu chỉnh phù hợp

Hai bên

8

Nghiệm thu

Hai bên

9

Bảo hành và hỗ trợ

Phòng bảo hành và
chăm sóc khách hàng
BSG

10

Bảo trì nâng cấp và hỗ trợ

Phịng bảo trì

11

Dịch vụ hỗ trợ: cung cấp văn bản chính sách về
phần mềm., tài chính, kế tốn, thuế, tập huấn
kỹ năng…

Phịng thơng tin

12

Hỗ trợ bằng
- Sinh hoạt câu lạc bộ
- Hội thảo chuyên môn
- Hội nghị khách hàng

Hợp tác

Định kỳ và bất thường
khi có chế độ chính
sách tài chính kế tốn
thay đổi.

1.2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY TNHH CẢNH LOAN:

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH Cảnh Loan
Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Quản lý Bán hàng

14

Tên giao dịch

: CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN

Tên giao dịch quốc tế

: CANH LOAN COMPANY LIMITED

Tên viết tắt

: CANH LOAN CO.LTD.

Trụ sở chính

: Số 453 Hồng Hoa Thám – Hà Nội.

Vốn điều lệ

: 4.700.000.000 đồng (Bốn tỷ bảy trăm triệu đồng).

Trong đó: - Vốn lưu động: 1.700.000.000 đồng (Một tỷ bảy trăm triệu đồng).

- Vốn cố định : 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ ).
Công ty TNHH Cảnh Loan là một doanh nghiệp sản xuất tư nhân có tư
cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu và tài khoản riêng. Công ty với đội ngũ
chuyên gia kỹ thuật giỏi và đội ngũ công nhân lành nghề, các mặt hàng được
nhập từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Đức, Trung Quốc, Italia… các hãng sản xuất
danh tiếng lâu năm trên thị trường sẽ mang lại cho khách hàng những sản
phẩm tốt nhất với giá phải chăng, chất lượng mặt hàng được đảm bảo và bảo
hành một cách chuyên nghiệp nhất.
Các mặt hàng của công ty gồm: Tivi, tủ lạnh, máy giặt, nồi cơm điện,
điều hòa nhiệt độ, điện thọai, máy tính, quạt trần, hút bụi, bàn là... Các mặt
hàng của công ty luôn được thay đổi phù hợp với thị hiếu của khách hàng,
cũng như luôn tạo ra dịch vụ chăm sóc khách hàng một cách tồn diện.
Công ty TNHH Cảnh Loan hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh
vực trang thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, với danh mục sản phẩm đa dạng
bao gồm nhiều trang thiết bị hiện đại, chất lượng bảo đảm, được sản xuất tại
các nước phát triển với trình độ cơng nghệ cao.

1.2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH
Cảnh Loan

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

15

Quản lý Bán hàng

Công ty TNHH Cảnh Loan bước đầu đã thay đổi cách quản lý từ quản
lý thủ công sang quản lý tự động, có sự thao tác giữa người và máy nhằm
giảm bớt thao tác thừa, khơng chính xác trong q trình quản lý, giảm chi phí,
nâng cao năng suất lao động, đưa ra thơng tin chính xác và kịp thời, trợ giúp
cho q trình ra quyết định. Hiện nay, một số phịng ban đã được trang bị máy
tính, máy in, phần mềm… nhằm nâng cao năng suất làm việc.
Tuy nhiên, các thiết bị vẫn chưa được tận dụng một cách có hiệu quả và
phục vụ đúng chức năng nhiệm vụ của các phịng. Do kinh phí của cơng ty
hạn hẹp hiện nay công ty mới chỉ trang bị công nghệ hiện đại như phần mềm
chuyên dụng cho một số phòng ban, còn hầu hết vẫn thực hiện thủ cơng là
chính. Một số phịng ban tuỳ vào nhiệm vụ của mình được nối mạng Internet
nhưng cơng ty chưa có phần mềm quản lý doanh nghiệp tồn diện để các
phịng ban có thể trao đổi thơng tin…
- Phịng giám đốc: Đã trang bị máy tính nhưng cơng việc thực hiện vẫn
thủ cơng. Hàng ngày, mọi văn bản, giấy tờ đều do thư kí chuẩn bị để giám đốc
phê duyệt lên máy tính chưa phục vụ nhiều cho cơng tác ra quyết định.
- Phó giám đốc kinh doanh: Đã trang bị máy tính có nối mạng
Internet để thuận tiện hơn trong quá trình quản lý và nghiên cứu các thơng tin
về thị trường, tình hình của các doanh nghiệp, nhà cung cấp và các đối thủ
cạnh tranh. Tuy vậy, cơng tác quản lý vẫn cịn dựa trên thủ công. Hầu hết các
văn bản, giấy tờ đều do cấp dưới chuẩn bị và đưa lên để phê duyệt.
- Phịng bán hàng: Được trang bị máy tính với những phần mềm như
Microsoft Word, Microsoft Excel… và được nối mạng Internet. Quá trình tiếp
nhận và xử lý đơn đặt hàng cịn dựa nhiều trên thủ cơng do chưa có phần
mềm bán háng lên việc giải quyết cịn khó khăn và chậm. Cuối mỗi kỳ việc
thống kê và lên báo cáo còn mất rất nhiều thời gian chưa đáp ứng tính kịp thời

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

16

Quản lý Bán hàng

cho người quản trị.
- Phó giám đốc kỹ thuật: Đã trang bị máy tính phục vụ cho q trình
quản lý việc sản xuất cũng như phân công công việc cho từng phân xưởng sản
xuất. Máy tính được nối mạng Internet lên việc tìm kiếm cũng như nắm bắt
thơng tin về những cơng nghệ mới trên thế giới được nhanh chóng và thuận
tiện.
- Phòng kinh doanh và kỹ thuật: Quản lý dưới dạng thủ cơng mặc dù
có sự trợ giúp của máy tính. Mọi thông tin cần lưu trữ vẫn được lưu trữ trên
văn bản, giấy tờ. Máy tính chỉ phục vụ cho quản lý tức thời, khơng có ý nghĩa
lâu dài. Muốn lưu giữ các thơng tin hay trình giám đốc phê duyệt thì tất cả
đều in ra giấy.
- Phịng tổ chức hành chính: Trang bị máy tính với phần mềm ứng
dụng như Microsoft Excel… để quản lý đội ngũ nhân viên trong cơng ty.
- Phịng tài chính kế tốn: Là phịng được trang bị máy tính với phầm
mềm kế tốn chun dụng trợ giúp cho kế tốn viên trong q trình hạch toán
các nghiệp vụ. Sau mỗi kỳ việc thống kê và báo cáo được nhanh chóng và
thuận tiện hơn.
- Phịng quản đốc: Quản lý trực tiếp các kho thành phầm và vật tư.
Hàng ngày, các nhân viên vẫn vào sổ lưu kho rồi cuối tháng mới tổng hợp
trên máy tính. Mọi thông tin vẫn được lưu trữ trên văn bản dựa vào phiếu xuất
kho, phiếu nhập kho, hoá đơn thanh toán của người bán gửi tới. Phần mềm sử

dụng là Microsoft Excel, chưa có phần mềm quản lý vật tư chuyên dụng. Máy
in đã được trang bị để in các báo cáo nhập - xuất - tồn, thẻ kho… để phê
duyệt.

1.2.3 Chiến lược phát triển hệ thống thông tin của công ty TNHH
Cảnh Loan
Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

17

Quản lý Bán hàng

Ban giám đốc xác định tình trạng quản lý thủ cơng khơng thể kéo dài
nhưng trong lúc này công ty chưa thể khắc phục một cách tổng thể và toàn
diện do chi phí lớn mà cơng ty cần vốn để phân bổ cho các mục đích khác.
Trong đó, một số phịng ban của cơng ty đã được tin học hố cơng tác nghiệp
vụ nên ban giám đốc quyết định chọn giải pháp tin học hố từng phần, từng
bộ phận. Sau đó sẽ kết nối thành một hệ thống quán lý thống nhất trên cơ sở
thiết lập mạng máy tính thống nhất tồn cơ quan và trang bị một phần mềm
quản lý doanh nghiệp toàn diện để dễ dàng quản lý các nguồn lực, chia sẻ
thơng tin giữa các phịng ban, mỗi người có thể nắm bắt được các thơng tin
nhanh chóng và kịp thời.
Trong những năm tới, công ty sẽ trang bị thêm máy tính, máy in, hệ
thống mạng cho các phịng ban, đặc biệt trang bị phần mềm máy tính chuyên
dụng cho từng phịng ban ví dụ phầm mềm quản lý bán hàng cho phòng bán

hàng, phầm mềm quản trị nhân lực cho phịng tổ chức hành chính… để có thể
thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng và thuận tiện, nâng cao năng
suất lao động…

1.2.4 Giải pháp tin học hố q trình bán hàng của cơng ty TNHH
Cảnh Loan
Cơng ty TNHH Cảnh Loan với sản phẩm phong phú, đa dạng về mẫu
mã và chất liệu với thị trường trong và ngoài nước lên việc quản lý bán hàng
gặp nhiều khó khăn. Trong mỗi doanh nghiệp, khâu bán hàng là khâu quan
trọng quyết định sự sống cịn của cơng ty vì tất cả mọi hoạt động của cơng ty
đều hướng về mức lợi nhuận tối đa thu được.
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng sẽ tạo điều kiện tin học hố hồn
tồn khâu bán hàng của cơng ty TNHH Cảnh Loan. Các nghiệp vụ trong công
tác bán hàng sẽ được thực hiện trên máy tính nhờ sự trợ giúp của phần mềm

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

18

Quản lý Bán hàng

quản lý bán hàng. Từ khâu xử lý đơn đặt hàng đến khâu lập hoá đơn bán
hàng, thống kê và báo cáo được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện.


Lợi ích thu được từ việc tin hố cơng tác bán hàng:

- Về mặt tổ chức: Cán bộ, nhân viên trong bộ phận quản lý bán hàng sẽ
có được một mơi trường năng động, hiện đại hơn tạo tâm lý thoải mái, chuyên
nghiệp. Tạo môi trường phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin lâu dài
trong công ty.
- Về mặt kinh tế: Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Hiệu quả
trong việc sử dụng thông tin để trợ giúp cho q trình ra quyết định một cách
kịp thời, chính xác, thao tác nhanh, gọn. Hiệu quả kinh tế trong việc giảm
thiểu hệ thống giấy tờ sổ sách lưu trữ thủ cơng, cồng kềnh, kém hiệu quả. Q
trình xử lý đơn đặt hàng nhanh và chính xác hơn, giảm chi phí về nhân lực.


Công cụ thực hiện đề tài

- Cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access là một
trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows đang được sử
dụng nhiều ở Việt Nam và trên thế giới, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu
và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài tốn thường
gặp trong quản lý, thống kê, kế tốn.
- Ngơn ngữ lập trình: Ngơn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 đã thể hiện
nhiều khả năng mạnh về lập trình cở sở dữ liệu bởi tính uyển chuyển trong
giao diện, dễ dàng trong tổ chức dữ liệu. Đây cũng là con đường tương đối
nhanh và đơn giản để tạo những ứng dụng cho Microsoft Windows. Bất kể là
một người chuyên nghiệp hay là người mới lập trình, Visual Basic cung cấp
một tập hợp các cơng cụ hồn chỉnh để nhanh chóng phát triển các ứng dụng.
Thành phần “Visual” nói đến các phương thức dùng để tạo giao diện đồ hoạ
người sử dụng (GUI). Thay vì viết dịng mã để mơ tả sự xuất hiện và vị trí của

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Quản lý Bán hàng

19

những thành phần giao diện, ta chỉ cần thêm vào những đối tượng đã được
định nghĩa trước ở vị trí nào đó trên màn hình. Thành phần “Basic” nói đến
ngơn ngữ BASIC. Visual Basic được phát triển dần dần dựa trên ngôn ngữ
này và bây giờ chứa đựng hàng trăm điều lệnh, hàm và từ khố có quan hệ
trực tiếp với giao diện đồ hoạ của Windows. Visual Basic cung cấp:
+ Những chức năng truy xuất dữ liệu cho phép ta tạo ra những cơ sở dữ
liệu, những ứng dụng front – end và những thành phần phạm vi Server – side
cho hầu hết các dạng thức cơ sở dữ liệu phổ biến, bao gồm SQL Server và
những cơ sở dữ liệu mức Enterprise khác.
+ Những kĩ thuật ActiveX cho phép ta dùng những chức năng được
cung cấp từ những ứng dụng khác như chương trình xử lý văn bản Microsoft
Word, bảng tính Microsoft Excel và những ứng dụng Window khác.
+ Khả năng Internet làm cho nó dễ dàng cung cấp cho việc thêm vào
những tài liệu và ứng dụng qua Internet hoặc Intranet từ bên trong ứng dụng,
hoặc tạo ra những ứng dụng Internet Server.
- Công cụ tạo báo cáo: Crystan report 8.5 tạo báo cáo một cách uyển chuyển,
linh hoạt, giao diện đẹp và có các tính năng:
+ Tạo báo cáo con, tương tự như chức năng của Microsoft Access, cho
phép hiển thị quan hệ một - nhiều.
+ Tuỳ chọn định dạng mới: Bao gồm khả năng thi hành báo cáo theo

cột và hiển thị các kiểu báo cáo khác nhau bên cạnh nhau.
+ Báo cáo có điều kiện: Hiển thị khác nhau tuỳ theo trạng thái của ứng
dữ liệu.
+ Trình điều khiển cơ sở dữ liệu trực tiếp cho nhiều platform chính, bao
gồm Oracle, Informix, SQL Server. Cho phép bỏ qua trình điều khiển ODBC quy
ước, loại bỏ yêu cầu thiết lập nguồn dữ liệu ODBC trên máy Client.

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

20

Quản lý Bán hàng

+ Xuất ra Microsoft Word và Excel.
+ Hỗ trợ Web, bao gồm khả năng xuất ra trang web HTML và tạo các báo
cáo chứa trên Server.
+ Hỗ trợ nguồn dữ liệu không quan hệ như Microsoft Exchange Server và
Event log của WinNT.
Đối với những người lập trình Visual Basic thì crystan report là tất cả
những gì cần khi muốn lập báo cáo cơ sở dữ liệu, bởi vì phiên bản crystan report
đi kèm với Visual Basic và nó rất dễ dùng.

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

21

Quản lý Bán hàng

CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
CẢNH LOAN
2.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Chương 2 sẽ cung cấp phương pháp luận cơ bản nhất để phát triển một
hệ thống thông tin quản lý. Ban đầu chúng ta sẽ làm quen với hệ thống thông
tin quản lý.

2.1.1 Tổng quan về HTTT quản lý
a) Định nghĩa
Hệ thống thông tin tồn tại trong mọi tổ chức và thiết chế kinh tế. Đó là
tập hợp 5 yêu tố: con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu, viễn thông thực
thi các nhiệm vụ thu thập, xử lý chế biến, lưu trữ, phân phát thông tin nhằm
phục vụ các hoạt động quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức.
Tất cả các hệ thống thông tin đều bao gồm các bộ phận chính sau: Đầu
vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sourses) và được
xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.
Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập
nhập vàp kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

b) Chức năng của hệ thống thơng tin quản lý
Chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý là trợ giúp cho các hoạt
động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác
nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu
vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ thống xử lý giao dịch cũng như từ
các nguồn dữ liệu ngồi tổ chức. Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các
nhà quản lý một cách định kì hoặc theo u cầu. Các báo cáo này tóm lược

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Quản lý Bán hàng

22

tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có
tính chất so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo.

c) Mơ hình một hệ thống thơng tin
Cùng một hệ thống thơng tin có thể được mơ tả khác nhau tùy theo quan
điểm của người mô tả. Mỗi một người trong số họ mô tả hệ thống thông tin
theo một mơ hình khác nhau. Khái niệm mơ hình này rất quan trọng, nó tạo ra
một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ
thống thơng tin.
Có 3 mơ hình được đề cập tới để mơ tả cùng một hệ thống thơng tin: mơ
hình logic, mơ hình vật lý ngồi và mơ hình vật lý trong

Mơ hình ổn định
nhất

Mơ hình hay thay đổi
nhất

Cái gì? Để làm gì?

Mơ hình logic
(Góc nhìn quản lý)

Cái gì ở đâu? Khi
nào?

Mơ hình vật lý ngồi
(Góc nhìn sử dụng)

Như thế nào?

Mơ hình vật lý trong
(Góc nhìn kĩ thuật)

Hình 2.1 Ba mơ hình của một hệ thống thơng tin
Mơ hình logic mơ tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà
nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các
xử lý và những thôn gtin mà hệ thống sản sinh. Mơ hình này trả lời câu hỏi
“Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó khong quan tâm tới phương diện được sử dụng

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Quản lý Bán hàng

23

cũng như địa điểm hoặc thời diểm mà dữ liệ được xử lý.
Mơ hình vật lý ngồi chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ
thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của
đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ,
những bộ phần, con người và vị trí cơng tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục
thủ cơng…Mơ hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về
những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời
các câu hỏi : “Cái gì?”, “Ai?”, “Ở đâu” và “Khi nào?”.
Mơ hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống
tuy nhiên khơng phải cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật.
Chẳng hạn đó là những thơng tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để
thực hiện hệ thống, dung lượng của kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ
chức vật lýcủa dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc chương trình và ngơn ngữ thể
hiện. Mơ hình này giải đáp câu hỏi “Như thế nào?”

2.1.2 Phân loại hệ thống thơng tin trong một tổ chức:
Có hai cách phân loại hệ thống thông tin là phân loại theo mục đích sử
dụng của thơng tin đầu ra và phân loại trong tổ chức doanh nghiệp.
 Phân loại hệ thống thơng tin theo mục đích sử dụng của thơng tin

đầu ra
Có 5 loại:
- Hệ thống thơng tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System): Thông tin vào là các giao dịch. Quá trình xữ lý là ghi chép, sắp xếp,
tìm kiếm, tổng hợp và lọc. Thơng tin ra là các bảng biểu, một số thông tin
phản hồi khác và cơ sở dữ liệu được gọi là cơ sở dữ liệu giao dịch.
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information
System): Thông tin vào là cơ sở dữ liệu giao dịch, cơ sở dữ liệu từ bên ngoài,

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

24

Quản lý Bán hàng

yêu cầu thơng tin của nhà quản lý. Q trình xử lý tổng hợp là chính, phân
tích, dự đốn, phần mềm biểu diễn đồ hoạ. Thông tin đầu ra là các báo cáo
tổng hợp, đồ thị, đường xu thế, kết quả phân tích.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System):
Thông tin vào là cơ sở dữ liệu quản lý, cơ sở dữ liệu từ ngồi, mơ hình quản
lý, dữ liệu của nhà ra quyết định. Quá trình xử lý là các phần mềm mô phỏng,
xây dựng các dự án và đánh giá phương án, thể hiện thông tin động, u cầu
phân tích, phần mềm đồ hoạ. Thơng tin ra là các báo cáo, kết quả, mơ hình
động. Cơ sở dữ liệu là hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định, cơ sở mơ
hình.

- Hệ thống chun gia ES (Expert System): Thông tin vào là cơ sở dữ
liệu giao dịch, cơ sở dữ liệu quản lý, cơ sở dữ liệu trợ giúp ra quyết định, cơ
sở dữ liệu từ ngoài và các mẫu về tư duy, dữ liệu thao tác của người sử dụng.
Quá trình xử lý là mô phỏng, đánh giá, khai thác tri thức từ dữ liệu, suy diễn.
Thông tin ra là các lời khuyên, kiến nghị.
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System for Competitive Advantage): Doanh nghiệp giảm giá
thành, giá bán, nâng cao chất lượng, đơn giản hoá thủ tục, trợ giúp tốt sau bán
hàng, cung cấp thông tin tốt hơn cho khách hàng và khách hàng tiềm năng.

 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Các thông tin trong các tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và
trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Quản lý Bán hàng

25

Tài chính

Marketing

Nhân lực

chiến lược

chiến lược

chiến lược

Tài chính

Marketing

Nhân sự

chiến thuật

chiến thuật

chiến thuật

Tài chính

Marketing

Nhân lực

tác nghiệp

tác nghiệp

tác nghiệp

Kinh doanh

Hệ

và sản xuất

thống

chiến lược

thông

Kinh doanh

tin

và sản xuất

văn

chiến thuật

phòng

Kinh doanh
và sản xuất
tác nghiệp

Bảng 2.1: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và

mức ra quyết định
2.2 PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THƠNG TIN
Đối với bất kì một tổ chức nào thì hệ thống thơng tin của nó có vai trị
rất quan trọng, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Nhưng để có
được một hệ thống thơng tin đáp ứng được các yêu cầu quản lý thì chúng ta
phải tiến hành phát triển nó. HTTT giúp cho tổ chức có được 1 công cụ quản
lý ưu tú dễ dàng điều hành mọi công việc một cách tố nhất. Phát triển một hệ
thống thơng tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ
thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Trước khi tìm hiểu cụ thể hơn
các bước tiến hành phát triển một hệ thống thông tin ta sẽ đề cập đến nguyên
nhân của việc phát triển hệ thống thông tin.

2.2.1 Những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thơng tin
Có rất nhiều nguyên nhân khác nhau có thể dẫn đến việc phát triển một
hệ thống thông tin, nhưng thường đề cập đến các nguyên nhân sau là chủ yếu:

Nguyễn Anh Đức

Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A