Tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích, đánh giá HTTT quản lý tri thức KM và thực trạng chu trình tài chính tại doanh nghiệp

Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin
MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập sâu vào nên kinh tế khu vực và thế
giới; cộng đồng các doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ cả về số
lượng cũng như chất lương, điều đó dẫn đến việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là
ngày càng quyết liệt và gay gắt. Việc làm thế nào để quản lý hiệu quả nhất nguồn nhân
lực hiện có của doanh nghiệp thông qua việc tối ưu hệ thống quản lý, kế toán, tài chính,
nhân sự, sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và tối đa hóa lợi
nhuận….luôn là nỗi trăn trở của các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, khi xã hội đang càng ngày càng trở nên công nghiệp hóa – hiện đại
hóa và công nghệ thông tin (CNTT) chiếm vai trò vô cùng quan trọng việc điều hành
sản xuất, duy trì hoạt động của các doanh nghiệp nói riêng và trình độ CNTT cũng là
một tiêu chí đánh giá vị thế của một đất nước trên trường quốc tế nói chung. Vì vậy,
việc cập nhật CNTT mới trong các doanh nghiệp đang là xu hướng tất yếu của xã hội.
CNTT đã và đang trở thành điều tất yếu phải có trong mỗi doanh nghiệp để
nhằm quản lý và điều hành tốt hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó phân môn Hệ
thống thống tông tin quản lý đóng vai trò chủ đạo để đào tạo nguồn nhân lực về CNTT
cho các DN và toàn xã hội.
Nắm bắt được điều đó, khi được phân công đề tài thảo luận “ Tìm hiểu, nghiên
cứu, phân tích, đánh giá HTTT quản lý tri thức KM và thực trạng chu trình tài
chính tại doanh nghiệp” tất cả các thành viên nhóm 4_lớp C8CK9A đã cùng nhau tìm
hiểu, trao đổi và hoàn thành bài thảo luận. Trong quá tình làm bài, với những hiểu biết
còn hạn chế bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu xót mong thầy giáo và các bạn góp ý để
mỗi thành viên trong nhóm sẽ được hoàn thiện nhiều hơn nữa vốn kiến thức của mình.
Bài thảo luận gồm có 2 phần chính:
Phần 1: Hệ thống quản lý tri thức
Phần 2: Chu trình tài chính

Xin chân thành cảm ơn!
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

1


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

PHẦN 1: HỆ THỐNG QUẢN LÝ TRI THỨC
(KM – Knowledge management)
Quản trị Tri thức (Knowledge Management - KM) là một chủ đề khá rộng trong
quản trị, nếu đào sâu và phân tích tổng thể thì với những kiến thức còn thiếu sót nhóm
4 cũng không đủ sức làm, và cũng không phù hợp với quy mô và tính chất một bài thảo
luận ở đây. Do đó, bài viết của nhóm 4 về KM mang tính chất luận bàn qua quá trình
tìm hiểu của các thành viên trong nhóm.
1.1 Tri thức là gì?
1.1.1 Khái niệm
Theo Bennet, tri thức là một phần của sự tiếp nối từ dữ liệu (data) đến thông tin
(information), đến tri thức (knowledge) và đến sự thông thái (wisdon).
Dữ liệu: là nguồn gốc của mọi thông tin mà chúng ta cảm nhận được, ghi nhận
được, nhưng dữ liệu chỉ là những dữ kiện, những con số với nội dung rời rạc và tự bản
thân chúng không mang nhiều ý nghĩa. Ví dụ, khi ta nói “một hoặc bốn”.
Thông tin: là những dữ liệu đã được thu thập, tập hợp và đã được xử lý thông
qua một cá nhân nào đó.
Ví dụ: Nhà G7, số 144, đường Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội – khi nói đến nó
chúng ta có thể hình dung ngay đây là một địa chỉ nào đó - và đó là thông tin.
Tri thức: là những thông tin có ngữ cảnh, nó được làm phong phú thêm bởi
những lời giải thích, cảm nhận và thành thạo của mỗi cá nhân. Trong bối cảnh của một

tổ chức hay của một trường đại học, tri thức được nhìn nhận như thông tin được kiểm
chứng đối chiếu với những quy định, luật lệ của tổ chức hay của nhà trường và được
những nhà quản lý hoặc những người có hiểu biết trong các tổ chức đó nhìn nhận là có
giá trị, có ý nghĩa, do đó những thông tin này được xếp vào loại tri thức hoặc thông tin
có giá trị.
Ví dụ: Năm 2005 Đại học Quốc gia Hà Nội được đánh giá là đơn vị dẫn đầu
trong các trường đại học về nghiên cứu khoa học với kết quả đáng chú ý đó là có tới
35% cán bộ giảng dạy tích cực tham gia nghiên cứu khoa học và đặc biệt là có những
đề tài khoa học mang tính ứng dụng thực tiễn rất cao. Đây chính là tri thức.
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

2


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

Thông thái: là một “vương quốc” hoàn toàn khác bởi sự uyên thâm sinh ra từ
trực cảm, từ sự thấu thị như một điều kiện tiên quyết (Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn
Thị Mỹ Lộc). Cũng có tác giả cho rằng: thông thái là hiểu được cái đúng, sai hoặc điều
sâu xa hay nội tình bên trong... Thông thái bao gồm có tri thức nhưng nó thể hiện ở sự
uyên thông về tri thức cũng như sự thu thập, lựa chọn và xử lý các khái niệm của tri
thức. Vì tính đặc thù của nó nên ta sẽ không đề cập đến sự quản lý thông thái ở đây.
1.1.2 Phân loại tri thức
Chúng ta có thể chia ra làm ba loại tri thức: tri thức nổi (explicit knowledge); tri
thức ngầm (tacit knowledge) và tri thức tiềm năng (implicit knowledge)
Tri thức nổi (explicit knowledge): Đây là những tri thức được giải thích và mã
hóa dưới dạng văn bản, tài liệu, âm thanh, phim, ảnh thông qua ngôn ngữ có lời hoạch
không lời, nguyên tắc hệ thống, chương trình máy tính, chuẩn mực hay các phương tiện

khác. Những tri thức có cấu trúc thường được thể hiện ra ngoài và dễ dàng chuyển
giao. Ví dụ như các tri thức về chuyên môn được trình bày trong giáo trình, sách …
Những tri thức đã được cấu trúc hóa thường là tri thức hiện. Tri thức hiện là các tri
thức được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu hoặc các báo cáo, chúng có thể được
truyền tải trong những ngôn ngữ chính thức và có hệ thống.
Tri thức ngầm (Tacit knowledge): Tri thức là một người có được một cách tự
giác vô thức. Tri thức ẩn có thể không lý giải hay lập luận được bởi vì (1) tri thức ẩn
không được hiểu cặn kẽ, (2) nó quen thuộc, tự động và vượt qua ý thức người sở hữu
nó. Ví dụ: bí quyết, niềm tin, kinh nghiệm, sự nhạy cảm trong công việc.
Nonaka và Takeuchi cũng cho rằng: tri thức ngầm là những tri thức không thể
hoặc rất khó được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, các tri thức này mang tính
cá nhân, gắn liền với bối cảnh và công việc cụ thê. Tri thức ngâm frats khó để thể hiện
trên các tài liệu, nhưng lại có tính vận hành cao trong bộ não của con người.
Những tri thức này là dạng tri thức nằm trong đầu con người. Nhiều người cho
rằng đây là phần lớn tri thức bên trong một tổ chức. Những gì mà con người biết thì
thường giá trị lớn hơn là những gì được viết ra. Vì vậy tạo ra mối liên hệ giữa người
không biết và người biết là một khía cạnh hết sức quan trọng của một tổ chức. Mục tiêu
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

3


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

của quản trị tri thức là giúp chia sẻ những tri thức ngầm bên trong môtj tổ chức sao cho
mọi người đều có thể sử dụng những kiến thức chuyên môn trong một lĩnh vực nhất
định để giải quyết vấn đề cho khách hàng và tạo nên những sản phẩm hiệu quả hơn. Ta
có thể ví tri thức trong mỗi con người và tổ chức giống như tảng băng trôi, nếu tri thức

bộc lộ là phần nổi thì tri thức ngầm là phần chìm.
Tri thức tiềm năng (Implicit knowledge – còn gọi là potential knowledge): Tri
thức được chứa dưới dạng ngôn ngữ có lời hoặc không lời, hành động (cả khi ghi hình
hay thể hiện dưới dạng một phần của hệ thống truyền thông), mạng lưới những bộ óc
đã được đào tạo, tri thức gắn trong công nghệ, văn hóa, thực tiễn… hầu hết các doanh
nghiệp đều có những dữ liệu thể hiện doanh số bán hàng, khách hàng. Những doanh số
này thể hiện tri thức tiềm năng là những số liệu mà từ đó tri thức mới có thể rút ra được
nếu như dữ liệu này được truy cập và phân tích.
1.2. Quản lý tri thức
1.2.1. Khái niệm
Theo từ Wikipedia thì Quản lý tri thức (Knowledge management- KM) là thuật
ngữ gắn liền với những thông tin được tập hợp, xử lý, lưu trữ, chia sẻ và sử dụng ở
hình thức cao hơn là tri thức. Quản lý tri thức trong một tổ chức là tập hợp các quá
trình sáng tạo, tập hợp, lưu trữ, duy trì, phổ biến, chia sẻ tri thức.
Quản lý tri thức là tạo ra tri thức và việc này được nối tiếp với việc thể hiện kiến
thức, truyền bá và sử dụng kiến thức, và sự duy trì (lưu trữ, bảo tồn) và cải biến kiến
thức (De Jarnett, 1996).
Quản lý tri thức là quá trình của việc quản lý một cách cẩn trọng tri thức để đáp
ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản tri thức hiện có và có
thể đạt được và để phát triển những cơ hội mới.
Quản lý tri thức là hoạt động này quan tâm tới chiến lược và chiến thuật để quản
lý những tài sản trọng tâm là con người (human center assets) (Brooking, 1997).
Quản lý tri thức là quá trình có hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận và chuyền
tải những thông tin và tri thức mà con người có thể sử dụng để sang tạo, cạnh tranh và
hoàn thiện (Trung tâm Năng suát và chất lượng Hoa Kỳ).
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

4

Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

1.2.2. Đặc điểm của quản trị tri thức
McAdam và McGreedy (1999) đã chỉ ra rằng các định nghĩa về quản lý tri thức
thể hiện một niềm rộng lớn từ những quan điểm có tính cơ giới (coi tri thức là tài sản )
tới quan điểm thiện về định hướng xã hội (tri thức được tạo ra trong một tổ chức thông
qua những quan hệ xã hội):
- Quản lý tri thức là một lĩnh vực có liên quan chặt chẽ với lý luận và thực tiễn
và là một lĩnh vực mang tính đa nghành đa lĩnh vực;
- Quản lý tri thức không phải là công nghệ thông tin, những tiến bộ trong công
nghệ thông tin hỗ trợ cho việc này tốt hơn mà thôi;
- Những vấn đề của con người và học tập là điểm trung tâm của quản lý tri thức.
1.2.3. Vai trò và mục tiêu của quản lý tri thức
Quản trị tri thức giúp cho doanh nghiệp:
- Luôn luôn đổi mới, tạo ra các ý tưởng mới và khai thác tiềm năng tư duy của
tổ chức;
- Thu nhập các kinh nghiệp và biến chúng thành những tri thức hiện có để sử
dụng được cho người khác khi cần thiết.
- Tạo điều kiện dễ dàng tìm kiếm và sử dụng lại những bí quyết, chuyên môn
sau khi lưu giữ trong những mẫu hiện hữu trong tâm trí mọi người.
- Thúc đẩy hợp tác, chia sẻ tri thức, học tập suốt đời và tiến bộ liên tục.
- Nâng cao chất lượng ra quyết định và chất lượng của hoạt động trí tuệ vào sự
tăng trưởng, hiệu quả tổ chức và phát huy sức mạnh.
Mục đích cuối cùng của quản trị tri thức không phải tạo ra hệ thống công nghệ
thông tin hiện đại. Công nghệ thông tin hiện đại chỉ là một công cụ quan trọng của
quản trị tri thức. Kết quả cuối cùng mà quản trị tri thức tạo ra là hình thành nên một tổ
chức không ngừng học hỏi và chia sẻ tri thức nhằm tạo ra một tổ chức không ngừng
học tập, trong đó có những cá nhân hợp tác chặt chẽ với nhau, không ngừng học hỏi và

chia sẻ tri thức nhằm tạo ra một tổ chức trường tồn hay nói cách khác là nâng cao chỉ
số thông minh của tổ chức (SI) trong điều kiện môi trường kinh doanh biến động liên
tục như ngày nay.
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

5


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

Có nhiều quan điểm và mô hình khác nhau để quản trị tri thức. Tuy nhiên mục
tiêu cuối cùng của quá trình quản trị tri thức nhắm đến là: sang tạo, chia sẻ, lưu giữ,
phát triển và sử dụng tối ưu nguồn tri thức trông tổ chức/doanh nghiệp.
Khi tri thức được chia sẻ thì đồng thời với nó là xảy ra quá trình trao đổi, thu
nhận, lưu giữ, đánh giá, đổi mới. Sẽ có người thu nhận, sẽ xảy ra quá trình lưu giữ và
chọn lọc. Khi sử dụng tri thức đó chình là lúc tri thức được đổi mới và cập nhật. Thiếu
một trong các thành tố trên thì việc quản trị tri thức đều kém hiệu quả.
1.2.4. Tầm quan trọng của “Quản trị tri thức”
1.2.4.1. Tầm quan trọng của “Quản trị tri thức” trong doanh nghiệp
Những giá trị, những lợi thế và sức mạnh cạnh tranh của mỗi tổ chức, mỗi
doanh nghiệp đang dần thay đổi. Thế giới đang ngày càng trở nên phẳng hơn bao giờ
hết trong môi trường hội nhập quốc tế. Những rào cản xưa kia tưởng chừng không thể
khoả lấp giờ đây chỉ còn là những vết mờ.
Những giá trị, những lợi thế và sức mạnh cạnh tranh của mỗi tổ chức, mỗi
doanh nghiệp đang dần thay đổi. Thế giới đang ngày càng trở nên phẳng hơn bao giờ
hết trong môi trường hội nhập quốc tế. Những rào cản xưa kia tưởng chừng không thể
khoả lấp giờ đây chỉ còn là những vết mờ. Thời đại của công nghệ thông tin, thời đại
của nền kinh tế tri thức đã thực sự định hình. Những nhân tố tạo ra sức mạnh cạnh

tranh của mỗi doanh nghiệp không còn là vốn đất đai, vốn tài chính hay vốn công nghệ
mà nhường chỗ cho nhân tố vốn tri thức, là khả năng doanh nghiệp “nắm giữ bao nhiêu
tri thức và sử dụng nó như thế nào để hiệu quả nhất”. Vốn tri thức và rộng lớn hơn nữa
là Quản trị tri thức đang thực sự trở thành nhân tố chủ đạo tạo nên những bước tiến
thần kỳ của mỗi quốc gia, mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp.
Quản trị tri thức thực chất là một quá trình thúc đẩy cải tiến, khơi nguồn ý
tưởng, khai thác một cách triệt để nguồn tài sản tri thức trong tổ chức, đồng thời là một
quá trình chia sẻ, phát triển, lưu giữ tri thức liên tục nhằm cung cấp đúng lúc, đúng nơi
và đúng người với mục đích đưa ra những quyết định nhanh chóng tạo nên những bước
phát triển đột phá.

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

6


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

Quản trị tri thức là phương thức tối ưu để ngăn chặn “nạn chảy máu chất xám”
trong doanh nghiệp. Với mỗi tổ chức, nhân tài là nguồn tài sản vô giá nhưng cũng đồng
thời là một nguồn tài sản đầy biến động. Mỗi khi một nhân viên giỏi ra đi không những
gây ra sự xáo trộn mà nguy hiểm hơn tạo ra những khoảng trống không dễ lấp đầy, tác
động tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh của tổ chức. Họ ra đi mang theo những kinh
nghiệm, những bí quyết kinh doanh, những mối quan hệ và rồi trở thành đối thủ cạnh
tranh, hoặc bị các công ty cùng lĩnh vực lôi kéo. Nhưng khi áp dụng quản trị tri thức,
những tài sản bấy lâu nay nằm trong đầu nhân tài dưới dạng tiềm ẩn sẽ được chuyển
sang tri thức hiện hữu qua phương thức chia sẻ và được cấu trúc lại để mọi người có
thể học tập. Kết quả của quá trình này là tạo ra một “Kho tri thức hiện hữu” dùng

chung cho tất cả thành viên, những cá nhân có khả năng thay thế cho nhau. Không còn
đặc quyền về tri thức, không ngừng được làm giàu cho tri thức cá nhân là phương thức
tối ưu cho mỗi doanh nghiệp giữ chân được nhân tài.
Quản trị tri thức là phương thức tạo nên một tổ chức với những cá nhân năng
động, một cấu trúc hệ thống học hỏi không ngừng với khả năng thích ứng cao. Vượt
qua những giới hạn của phương thức quản trị truyền thống, quản trị tri thức giúp cho
mỗi cá nhân trong tổ chức không ngừng học hỏi, biến những nhân viên lười nhác thành
những con người sáng tạo tri thức liên tục. Dựa trên nền tảng tiêu chí chia sẻ và đánh
giá tri thức đóng góp, quản trị tri thức tạo ra động lực tạo lập văn hoá chia sẻ giữa các
thành viên trong tổ chức, thúc đẩy yếu tố tự học và tổ chức học tập suốt đời của doanh
nghiệp. Trong môi trường văn hóa tri thức đó, khả năng của nhân viên được gia tăng
hàng ngày, chất lượng tri thức của tổ chức không ngừng được hoàn thiện, chỉ số thông
minh công ty SI cũng không ngừng được tăng cường. Hệ quả của quá trình này là một
tập thể của những nhân viên năng động, làm việc qua chia sẻ tri thức, một tổ chức có
khả năng thích ứng cao trong điều kiện hội nhập. (VD: Phương thức Toyota)
Quản trị tri thức góp phần nâng cao khả năng ra quyết định của tổ chức. Trong
thời đại ngày nay, thông tin không còn là tài sản độc quyền mà khả năng sử dụng và
biến thông tin thành tri thức, thành sản phẩm mới là yếu tố tạo nên sự thành công của
doanh nghiệp. Cơ hội trong kinh doanh chỉ là một khoảng khắc. Tổ chức nào ra quyết
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

7


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

định nhanh nhất và chính xác nhất sẽ là người chiến thắng. Tuy nhiên trong quá trình ra
quyết định, đa phần các tổ chức gặp phải vấn đề thiếu thông tin, thiếu cơ sở và thiếu tri

thức để ra quyết định. Nhưng với quản trị tri thức tất cả những trở ngại đó sẽ được tháo
gỡ. Quyết định là quyết định của tập thể, dựa trên nền tảng tri thức và kinh nghiệm của
cả một tổ chức. Không ai mạnh bằng tất cả tập thể hợp lại là nguyên lý đã được chứng
minh từ lâu. Coca – Cola là một ví dụ điển hình cho sự thành công trên phương diện
này. Nhờ quản trị tri thức, họ đã tạo dựng nên một thương hiệu trường tồn và phổ biến
khắp hành tinh.
Quản trị tri thức là con đường tốt nhất để biến khách hàng thành những người
bạn trung thành của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tồn tại là nhờ có khách hàng và với
mục đích là phục vụ khách hàng. Nhưng làm thế nào để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của
khách hàng? Là câu hỏi không dễ với mọi doanh nghiệp. Khách hàng chỉ thực sự trung
thành khi biết mình là một phần quan trọng của doanh nghiệp, là ông chủ thực sự của
doanh nghiệp. Trong quản trị tri thức, thông qua mô hình CRM, các mối quan hệ khách
hàng của tổ chức được chia sẻ với tất cả các thành viên. Các ý kiến đóng góp của khách
hàng về sản phẩm, chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp đều được lưu giữ và tôn trọng.
Dựa trên nguồn vốn tri thức từ khách hàng đó, doanh nghiệp có cơ sở không ngừng
hoàn thiện chất lượng phục vụ khách hàng của mình. Nhờ quản trị tri thức, mối quan
hệ khách hàng của mỗi cá nhân trở thành tài sản chung của doanh nghiệp, ý kiến của
khách hàng cũng trở thành tài sản tri thức của tổ chức. Tiêu biểu cho sự thành công này
là hiện tượng phát triển thần kỳ của Tập đoàn Dược phẩm Nabisxu với nguồn tài sản
8,4 tỷ USD chỉ sau 5 năm thành lập.
Quản trị tri thức ngày nay đã trở thành xu hướng tất yếu của lịch sử. 80 – 95%
giá trị của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp không còn nằm ở tài sản hữu hình mà ẩn
chứa trong nhân tố con người, vốn tri thức và những ý tưởng kinh doanh. Ở Việt Nam
khái niệm vốn tri thức, quản trị tri thức tuy còn mới mẻ và chưa được nhận thức đầy đủ
nhưng không phải vì thế chúng ta bỏ qua. Thay đổi hay là chết, hội nhập cùng thế giới,
áp dụng quản trị tri thức để trường tồn hay trở thành kẻ bật bãi là sự lựa chọn của mỗi
doanh nghiệp Việt Nam.
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

8

Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

1.2.4.2. Tầm quan trọng của “Quản trị tri thức” trong thời đại ngày nay
Trong thế kỷ 21, tri thức ngày càng trở nên quan trọng cho việc phát triển bền
vững của một doanh nghiệp cũng như của một quốc gia. Trong các tổ chức hiện đại, tri
thức được xem là một trong những yếu tố thành công chủ yếu và quản lý tri thức trở
thành một chiến lược cạnh tranh hiệu quả nhất.
Ngày nay, cả thế giới đang bước vào kỷ nguyên thông tin và tri thức, ở đó, tổ
chức hay quốc gia nào quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên tri thức của mình
sẽ có được những lợi thế cạnh tranh nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức
hay quốc gia của mình. Ngoài ra, theo Stiglitz, một nhà kinh tế lớn của World Bank, tri
thức đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế và đảm bảo phúc lợi xã
hội. Ông ta còn đề nghị cần phải xem xét các vấn đề phát triển dưới góc nhìn tri thức, ở
đó, giáo dục đóng một vai trò dẫn dắt cho sự phát triển.
Trong nền kinh tế tri thức đó, sáng tạo là cực kỳ quan trọng, vì vậy các doanh
nghiệp nhỏ có thể cung cấp những nền tảng cho sự đổi mới của xã hội tốt hơn nhiều so
với các doanh nghiệp to lớn cồng kềnh.
1.3. Hệ thống thông tin tri thức
1.3.1. Hệ thống quản lý tri thức
Hệ thống quản lý tri thức là phương tiện để quản lý thông tin trong các tổ chức,
hỗ trợ việc phát hiện, thu nhận, lưu trữ và quảng bá những kinh nghiệm và kiến thức
trong tổ chức. Tri thức trong trường hợp này, chính là phần bí quyết của cá nhân
(know-how) trong mỗi tổ chức hay trường đại học. Đây chính là cơ sở để mỗi tổ chức,
nhà trường hoạt động, đưa ra những quyết sách quan trọng, hoặc để xây dựng các chiến
lược.
Mục đích của hệ thống quản lý tri thức là giúp cho mọi thành viên trong mỗi tổ

chức, nhà trường có thể tiếp cậnvới mọi vấn đề, nguồn thông tin, và những giải pháp
của tổ chức đó. Việc chia sẻ tri thức (suy nghĩ, công việc) của mọi thành viên trong
mỗi tổ chức là yếu tố cần thiết trong quá trình giải quyết các vướng mắc có thể xảy ra.
Nó cũng còn là yếu tố để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong tổ chức hay nhà
trường. Hệ thống thông tin cung cấp đúng các thông tin đến đúng người và đúng thời
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

9


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

gian. Điều này sẽ giúp cho tổ chức, nhà trường nâng cao hiệu quả lao động trong thời
đại nền kinh tế phát triển cạnh tranh như hiện nay.
1.3.2. Các bước của hệ thống quản lý tri thức
Hệ thống quản lý tri thức thông thường bao gồm ba bước: Tri thức lưu trữ trong
hệ thống dữ liệu của máy tính – xây dựng văn hóa chia sẻ tri thức - Xây dựng hệ thống
để mọi thành viên trong tổ chức, nhà trường có thể chia sẻ thông tin cho nhau
Thành phần quan trọng nhất của hệ thống quản lý tri thức là sự lưu trữ thông tin.
Có ba cách lưu trữ thông tin: Tự ghi nhớ bao gồm những file được lưu giữ bởi mỗi cá
nhân trong tổ chức, tài liệu lưu trữ dạng văn bản, dữ liệu/tài liệu lưu trữ trong máy tính.
Hệ thống quản lý thông tin bao gồm bốn lĩnh vực: Những kiến thức mới được
phát hiện - Nơi lưu trữ và thu nhận thông tin - Sự bố trí lại các thông tin - Thông tin áp
dụng được sử dụng ở đâu.
1.3.3. Lợi ích của hệ thống quản lý tri thức
Hệ thống quản lý tri thức ngày càng trở nên phổ biến khi mà công nghệ thông
tin ngày càng phát triển. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà KM mang lại nếu việc
ứng dụng thành công như sau:

- Kích thích và quản lý được quá trình tích lũy thông tin, kinh nghiệm, quy trình
làm việc của các bộ phận, các mảng công việc trong doanh nghiệp. Đây là vấn đề sống
còn tạo nên sự ổn định trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, cũng như tạo
nền tảng kiến thức hiện có để từ đó có thể phát triển cao hơn nữa. Vợi hệ thống chạy
KM chạy tốt thì có thể khai thác, tận dụng và lưu trữ được kiến thức, kinh nghiệm của
toàn bộ nhân sự trong công ty, dù họ đã, đang hay sẽ làm việc ở doanh nghiệp. Đây
chính là nguồn lực, là tài sản tri thức, kinh nghiệm của toàn bộ doanh nghiệp.
- Xây dựng được hệ thống thông tin, tri thức có hệ thống của Doanh nghiệp, từ
đó giảm thiểu sự phục thuộc vào mỗi cá nhân cụ thể trong công việc. Ví dụ trong
trường hợp một cá nhân nào đó đi công tác xa, hoặc nghỉ việc thì những người khác
vẫn đảm bảo tiếp nhận và duy trì công việc ổn định, tránh gián đoạn.

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

10


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

- Góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng đào tạo nhân viên mới,
chuyển giao công việc… vì toàn bộ quy trình làm việc, thông tin thực tế liên quan đến
các đầu việc đều đã được lưu trữ có hệ thống.
- Quản lý tập trung hệ thống tài liệu một cách bài bản với các tính năng: phân
quyền truy cập nhiều mức độ, quản lý tập trung và lưu trữ đầy đủ các version khác
nhau, từ đó phát huy tối đa tác dụng của các tài liệu, thông tin, trong khi vẫn đảm bảo
được tính an toàn cần thiết.
- Hỗ trợ phối hợp làm việc khi đầu việc cần sự phối hợp trao đổi giữa nhiều
người, đặc biệt phát huy tác dụng với các việc triển khai trong một thời gian dài, nhiều

vấn đề phát sinh cần cập nhật và chia sẻ được tòan bộ quá trình làm việc
- Thúc đẩy sự gắn kết giữa các nhân sự trong công ty, góp phần tạo dựng văn
hóa doanh nghiệp
Như vậy, có thể nói việc quản lý tri thức tốt sẽ giúp các nhà lãnh đạo trong mỗi
tổ chức có thể tận dụng được đầy đủ mọi nguồn tri thức của mỗi thành viên trong tổ
chức của mình nhằm giúp cho mỗi tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu và sứ mạng
mà tổ chức đó đã đề ra.
1.4. Thực trạng Quản lý tri thức
1.4.1. Thực trạng quản lý tri thức ở nước ngoài
Tuy mới ra đời chỉ hơn 10 năm nhưng Quản trị tri thức đang trở thành xu hướng
toàn cầu. Vị trí của ngành quản trị non trẻ này đã và đang được khẳng định bởi sự
thành công của nhiều Tập đoàn hàng đầu thế giới trong việc ứng dụng. Dựa trên nền
tảng triết lý quản trị tri thức, những giá trị vật chất và tinh thần, chỉ số lợi nhuận và giá
trị thị trường của những công ty áp dụng đã khiến thế giới doanh nghiệp ngưỡng mộ.
Tiêu biểu cho những bước tiến, sự phục sinh thần kỳ đó là các tổ chức hàng đầu như:
IBM, Coca – Cola, Microsoft, Google hay Yahoo. Ở Châu Á, chúng ta cũng được
chứng kiến những bước nhạy vọt đầy mạnh mẽ với một phương thức quản trị tương tự
trên phạm vi quốc gia như Singapor, Hàn Quốc, Nhật Bản hay Malaisia. Trên phương
diện tổ chức cả thế giới cũng bao lần kinh ngạc bởi một cái gọi là “Phương thức
Toyota” dựa trên nền tảng quản trị tri thức Kaizen.
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

11


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

Điển hình ở Châu Á có Công ty bán lẻ thời trang E-Land của Hàn Quốc là một minh

chứng cho sức mạnh của những thông tin được chia sẻ khi ứng dụng KM.
Vào cuối năm 1998, E-Land phải tổ chức lại công ty để ngăn nó khỏi bờ vực phá sản. Số
lượng nhân viên bị cắt giảm gần một nửa. Số nhân viên còn lại cũng không khỏi suy sụp
tinh thần, năng suất lao động trì trệ.

Ngày nay, công việc kinh doanh của E-Land đang phát triển. Tổng doanh thu của công
ty tăng 21% trong khi năng suất tăng 70% so với năm ngoái. Theo công ty, mỗi nhân
viên đã đóng góp 10 triệu won mỗi năm vào giá trị của công ty, so với 900.000 won
vào năm 1998.
E-Land giải thích sự xoay chuyển 180 độ này là do công ty đã áp dụng một xu hướng
quản lý mới nhất đang phổ biến trong các công ty ở châu Á: quản lý tri thức (viết tắt là
KM – knowledge management). Các công ty Nhật như Fuji-Xerox và Sony hy vọng
rằng KM có thể nuôi dưỡng sự sáng tạo và tăng khả năng làm việc của công ty vốn
đang trên đà đi xuống. Còn tại Hồng Kông, Công ty Viễn thông Pacific Century
CyberWorks và hãng sản xuất thiết bị cầm tay Group Sense PDA cũng tham gia vào
xu thế này. Trong khi đó, Chính phủ Singapore đã chấp nhận các nguyên tắc của KM
trong nỗ lực tạo ra một “xã hội tri thức”.
1.4.2. Thực trạng quản lý tri thức ở Việt Nam
Cùng với sự đổi mới và phát triển kinh tế của đất nước, doanh nghiệp ở Việt Nam cũng
có sự phát triển nhanh chóng, đặc biệt là từ sau khi có luật Doanh Nghiệp vào năm
2000. Tuy nhiên, theo những nghiên cứu gần đây, mặc dù có sự phát triển ấn tượng,
nhưng doanh nghiệp vẫn còn rất yếu về nhiều mặt, như: thiếu sự gắn kết với các doanh
nghiệp trong và ngoài nước, năng lực cạnh tranh yếu, ít đổi mới, nhân sự không ổn
định, và chưa sẳn sàng cho việc hội nhập.
Theo Vũ Hồng Dân, Trung Tâm Năng Suất Chất Lượng Việt Nam, doanh nghiệp của
Việt Nam dần nhận được sự quan tâm và hỗ trợ từ chính phủ nhưng chưa nhiều, như là:
có văn phòng hỗ trợ doanh nghiệp, một số chính sách hỗ trợ phát triển doanh nghiệp…
Với sự hỗ trợ đó, việc ứng dụng quản lý tri thức trong doanh nghiệp sẽ dần được thúc
đẩy và triển khai nhiều hơn.
Cụ thể ở Việt Nam có Tâm Việt Group đã bắt đầu dự án đầu tiên về nghiên cứu

và triển khai quản trị tri thức ở các công ty Việt Nam vào tháng 12 năm 2007. Đây
là DN đầu tiên ứng dụng Hệ thống quản lý tri thức. Tuy nhiên hiệu quả còn thấp.
Đến nay, việc áp dụng quản lý tri thức trong doanh nghiệp ở nước ta còn rất ít và
số trường hợp triển khai thành công nghệ quản lý tri thức trong thực tế chưa
được ghi nhận. Dựa trên một nghiên cứu trước đây(2009), mức độ ứng dụng quản
lý trong các doanh nghiệp Việt Nam nói chung là ở mức trung bình (3.5/ 5). Mức
độ này cho thấy môi trường kinh doanh ở Việt Nam đã sẳn sàng cho các giải pháp
quản lý tri thức.
Với đà phát triển nhanh chóng của ứng dụng Công nghệ thông tin- Viễn thông
(CNTT-VT) trong các doanh nghiệp, như: SCM, CRM, ERP, mạng xã hội…, thì việc
triển khai hệ quản trị tri thức vào thời điểm này là thích hợp. Sớm triển khai các giải
pháp quản lý tri thức thì các DN sẽ càng sớm tạo được lợi thế cạnh tranh và đảm bảo
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

12


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

được sự phát triển bền vững của mình. Tuy nhiên, việc triển khai thành công một hệ
quản lý tri thức là một bài toán khó cho các DN Việt Nam về nhiều mặt, như: sự nhận
thức, nguồn lực, công nghệ, quá trình triển khai... Phải có một quyết tâm và chiến lược
đúng đắn từ phía doanh nghiệp, cũng như sự khuyến khích, hỗ trợ từ phía chính phủ thì
mới có thể vượt qua những khó khăn và áp dụng thành công quản lý tri thức.
1.5. Giới thiệu về Hệ thống Cyn.in knowledge management
Cyn.in là một phần mềm hợp tác liên kết nối mọi người với nhau và kiến thức
tập thể của họ một cách liền mạch. Cyn.in giúp các nhóm giao tiếp nhanh hơn và xây
dựng kiến thức hợp tác bằng cách chia sẻ và thảo luận về các hình thức nội dung kỹ

thuật số khác nhau trong một ứng dụng thống nhất, an toàn. Nó kết hợp các khả năng
của các công cụ cộng tác như wikis, mạng xã hội, blog, kho lưu trữ chia sẻ tập tin, blog
vi, diễn đàn thảo luận và các ứng dụng thông tin liên lạc khác vào một nền tảng doanh
nghiệp an toàn.
Cyn.in được thiết kế để được sử dụng bởi các doanh nghiệp và các tổ chức của tất cả
các kích cỡ. Cyn.in là một ứng dụng mã nguồn mở và có sẵn như là phần mềm miễn
phí và thương mại hỗ trợ cũng như các nhu cầu về dịch vụ lưu trữ và quản lý. Cụ thể:
- Mã nguồn mở: như đã nói ở trên, hệ thống này là hoàn toàn miễn phí để
download và cài đặt. Hơn nữa, các phiên bản mới cập nhật tính năng cũng khá ổn định
và dễ nâng cấp – điều này rất quan trọng cho việc triển khai ứng dụng lâu dài.
- Hoàn chỉnh và dễ triển khai: đây là một hệ thống được đóng gói hòan chỉnh
kiểu Out-of-the-box, có thể dễ dàng cài đặt và chạy ngay được. Nó cũng có các phương
án cài đặt linh hoạt đáp ứng được nhu cầu triển khai đơn giản nhất trên một máy local
đặt trong công ty, hoặc lớn hơn là triển khai hẳn trên một server bên ngòai hoặc mua
dịch vụ dạng SaaS.
- Tính năng khá hoàn thiện: có thể nói thuộc tính năng mà Cyn.in knowledge
management cung cấp khá đầy đủ kể cả so với các phần mềm có trả phí. Giao diện và
quy trình làm việc trên đó khá đơn giản, thân thiện với người sử dụng.

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

13


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

- Các dạng nội dung có thể quản lý trên Cyn.in bao gồm: Wikis, Blogs, File
Repositories, Event Calendars, Bookmark Directories, Discussion Boards, Image

Galleries, Audio Galleries, Video Libraries
- Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ trên toàn hệ thống. Đây cũng là một yếu tố rất
quan trọng trong hệ thống quản lý thông tin, tri thức.
- Tính năng quản lý thành viên, nội dung và phân quyền mạnh, độ bảo mật cao
- Truy cập thuận tiện dựa trên internet: vì đây là hệ thống dựa trên nền web
(web application) nên có thể thuận tiện truy cập mọi lúc mọi nơi khi có internet. Điều
này có thể giúp ứng dụng Cyn.in cho các văn phòng, địa điểm khác nhau của một
doanh nghiệp và giúp lãnh đạo, quản lý có thể nắm bắt tình hình từ xa.
- Hệ thống linh hoạt, có thể đáp ứng cho công ty nhở vài người hoặc công ty lơn
hơn mức vài trăm người.
1.6. Một số vấn đề chuẩn bị để có nền tảng tốt cho triển khai KM
* Tìm hiểu về KM và ứng dụng trong doanh nghiệp: để có thể ứng dụng KM vào Dn thì
việc đầu tiên là phải tìm hiểu thật kỹ về KM và ứng dụng của nó. DN muốn sử dụng
KM có hiệu quả thì phải có kế hoạch triển khai cụ thể, có đội ngũ nhân viên được đào
tạo đầy đủ, có chi phí dự trù sẵn cho việc thực hiện…
* Có được sử ủng hộ và quyết tâm từ lãnh đạo, quản lý: do KM là một ứng dụng lớn,
sẽ có tác dụng ảnh hưởng và liên quan đến gần như toàn bộ nhân sự và tất cả các bộ
phận trong công ty. Hơn nữa, ứng dụng KM nghĩa là tác động và thay đổi rất nhiều về
thói quen và quy trình làm việc hiện có. Do đó, sự ủng hộ và quyết tâm mạnh mẽ từ
lãnh đạo là tối cần thiết.
* Chuẩn bị nhân sự triển khai: đội nhân sự triển khai phải đủ mạnh. Vì KM liên quan
đến vấn đề quản lý tổng thể, và lại dựa trên hệ thống công nghệ thông tin nên trong đội
triển khai phải có đủ người, đủ kiến thức và kinh nghiệm cả về lĩnh vực quản lý cũng
như công nghệ thông tin thì việc triển khai sẽ thực hiện được nhanh chóng.
* Thay đổi thói quen luôn là vấn đề khó khăn: như đã nói ở trên, việc áp dụng KM
đồng nghĩa sẽ thay đổi khá nhiều thứ liên quan đến thói quen, quy trình làm việc. Và
một cách rất tự nhiên và rất “người” là chúng ta thường có tâm lí “kháng cự” lại việc
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

14

Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

thay đổi đó. Do đó ngoài phần chuẩn bị tốt về đường hướng, nền tảng kĩ thuật thì phải
rất chú trọng đến việc tác động để thay đổi hành vi, thói quen của nhân sự, thì mới có
thể đưa KM vào ứng dụng toàn diện. Thực tế đây luôn là vấn đề khó, và người triển
khai phải linh hoạt, dựa trên đặc thù văn hóa doanh nghiệp của mình để tìm ra cách làm
phù hợp nhất.
* Hiểu và phòng ngừa rủi ro: KM là tốt, nhưng thực tế là không có gì hoàn hảo cả.
Việc ứng dụng KM mang lại nhiều lợi ích, và đi kèm với nó là những rủi ro nhất định,
ví dụ như an toàn dữ liệu, phụ thuộc vào hệ thống… Từ nhận thức về rủi ro đó, người
triển khai phải có kế hoạch và biện pháp tốt nhằm đảm bảo sự hoạt động an toàn và ổn
định của hệ thống.

KẾT LUẬN
Quản trị tri thức là một quá trình một công cụ quản lý hữu hiệu nhằm chia sẻ,
thu nhận, lưu giữ, lựa chọn, sang tạo tri thức và cung cấp đúng người, đúng nơi, đúng
lúc nhằm nâng cao hiệu quả quyết định, hiệu quả thực thi và khả năng thích ứng của tổ
chức.
Thế giới đang trở lên “phẳng” hơn bao giờ hết. Những giới hạn về không gian,
thông tin đang được sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, đặc biệt là công
nghệ thông tin với kỷ nguyên Web 2.0 xóa nhòa. Sức mạnh và khả năng cạnh tranh của
các quốc gia và các tổ chức không còn nằm ở tài nguyên thiên nhiên, khả năng tài
chính hay sức mạnh công nghệ mà phụ thuộc vào yếu tố con người mà trong đó nguồn
chất xám của họ có vai trò quyết định. Tuy nhiên một quốc gia, một tổ chức phát triển
và có trường tồn được hay không lại không phải quyết định bởi có nhiều cá nhân xuất
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

15


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

sắc hay không mà được quyết định bởi khả năng sang tạo, chia sẻ và ứng dụng liên tục
các tri thức mới vào việc nâng cao giá trị cho xã hội. Giá trị của sản phẩm ngày nay
cũng không còn phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu mà được quyết định 80-90% bởi
hàm lượng chất xám, chi phí nghiên cứu, phát triển sản phẩm.
Một quốc gia phát triển phải là đất nước có nhiều các doanh nghiệp lớn, đẳng
cấp quốc tế. Một doanh nghiệp muốn đứng vào hàng ngũ trường tồn không còn con
đường nào khác là phải xây dựng cho mình một mô hình quản trị tri thức phù hợp.
Người lao động, các nhà khoa học Việt Nam lâu nay nổi tiếng về khả năng cần cù, sang
tạo và ham học hỏi đó là thế mạnh, thuận lợi và yếu tố không thể thiếu được khi xây
dựng quản trị tri thức cho quốc gia và các doanh nghiệp.

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

16


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin
PHẦN 2: CHU TRÌNH TÀI CHÍNH

2.1. Lý thuyết chung về chu trình tài chính

Quá trình tài chính là quá trình liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng các
nguồn lực tài chính, như là tiền, các tài sản có tính thanh khoản cao, và các khoản đầu
tư. Tiền và các tài sản có tính thanh khoản cao được xem như là vốn lưu động của
doanh nghiệp. Quá trình tài chính liên quan đến quá trình tiêu thụ, mua sắm hàng hoá,
tài sản cố định và nguồn lực. Nhiều nguồn vốn của công ty xuất phát từ việc tiêu thụ
sản phẩm và được sử dụng để trả các khoản chi phí nhân sự và mua sắm tài sản cố
định.
Bên cạnh việc có được nguồn lực tài chính từ việc tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ,
hầu như các đơn vị còn tạo lập quỹ bằng cách khai thác các khoản đi vay, bán cổ phần.
Quá trình tài chính bao gồm việc quản lý các hoạt động liên quan đến việc tạo lập và sử
dụng các nguồn lực tài chính.
Chứng từ
Phiếu kế toán
Bút toán định kỳ
Bút toán kết chuyển tự động

Số liệu
chuyển từ
các phân hệ
khác sang

Phân hệ kế
toán tổng hợp

Số liệu
chuyển đến
các phân hệ
khác

Báo cáo

Báo cáo tài chính
Sổ sách kế toán
Báo cáo thuế

Sơ đồ 2.1. Sư đồ lưu chuyển dữ liệu trong chu trình tài chính

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

17


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

2.1.1. Tổng quan về chu trình tài chính
Mục tiêu: quản lý tiền một cách hiệu quả; chi phí sử dụng vốn chấp nhận được;
thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tư; lập dự toán lưu chuyển tiền.
Dữ liệu đầu vào (các chứng từ gốc) : chứng từ thanh toán qua bưu điện; giấy
báo nợ; có của ngân hàng; séc; sổ phụ ngân hàng; dữ liệu về thị trường chứng khoán;
dữ liệu về đầu tư, lãi suất; các hồ sơ dự án đầu tư của doanh nghiệp.
Dữ liệu đầu ra (báo cáo): thông tin trên báo cáo tài chính; dự toán về tiền; báo
cáo đầu tư; báo cáo về các khoản nợ và lãi; tỷ suất tài chính; báo cáo kế hoạch tài chính
hiện đại.
2.1.2. Mục tiêu của chu trình tài chính
Quá trình tài chính chứa đựng rất nhiều mục tiêu bao gồm quản lý tiền hiệu quả,
tối thiểu hoá chi phí sử dụng vốn, tối đa hoá thu nhập từ đầu tư, lập dự toán về tiền.
Quản lý hiệu quả về tiền đòi hỏi phải thu hồi các khoản tiền càng nhanh càng
tốt, sử dụng tiền hết sức cẩn thận và có hiệu quả. Để thu tiền nhanh chóng, hệ thống
thông tin kế toán của đơn vị có thể cung cấp thông tin hữu ích về điều khoản thanh toán

các hoá đơn của khách hàng. Một trong những công cụ hỗ trợ việc thanh toán là hệ
thống lock – box, công cụ này giúp doanh nghiệp kết nối với ngân hàng, ngân hàng có
trách nhiệm thu hồi các khoản nợ của doanh nghiệp và báo lại cho doanh nghiệp bằng
hệ thống điện tử hay giấy báo có cho đơn vị. Ưu điểm của hệ thống này là ngân hàng sẽ
theo sát các khoản công nợ của doanh nghiệp và gửi thư cho khách hàng của doanh
nghiệp hối thúc thanh toán.
Thanh toán chuyển tiền điện tử là một cách thức quản lý tiền. Khi sử dụng kiểu
thanh toán này đơn vị không cần viết các chứng từ thanh toán. Việc chuyển khoản sẽ
được thực hiện bằng cách chuyển khoản từ máy tính. Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay
thanh toán lương cho nhân viên bằng hình thức này, phát lệnh chuyển tiền bằng máy
tính để ra lệnh cho ngân hàng thanh toán thay vì sử dụng tiền mặt hiện nay.
Về mặt thanh toán, mục tiêu đặt ra là phải quản lý tiền một cách hiệu quả, tiền
được cân đối không để quá dư, và các khoản tiền nhàn rỗi phải được đầu tư một cách

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

18


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

thông minh nhất. Một số nhà quản lý trong doanh nghiệp lớn thường đầu tư ccác khoản
tiền thừa và ngắn hạn để nhanh chóng rút được khi cần thiết.
Tối thiệu hóa chi phí sử dụng vốn là yêu cầu quan trọng bắt buộc nhà quản lý
phải suy xét cần vay bao nhiêu và cần phát hành chứng khoán ra công chúng là bao
nhiêu. Các nguồn vốn vay thường phải trả lãi, các khoản tài chính có được bằng cách
phát hành cổ phiếu thì công ty phải trả cổ tức cho cổ đông. Giám đốc tài chính của các
doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống hoạch định tài chính hiện đại để giúp tính toán,

tìm ra sự cân đối giữa các nguồn tài chính sao cho chi phí sử dụng vốn là thấp nhất và
hiệu quả nhất trong các chiến lược kinh doanh. Trong hệ thống này sẽ cung cấp thông
tin từ những tính toán phức tạp so sánh, xem xét tỷ trọng vay, phát hành cổ phiếu hay
cách huy động khác.
Mục tiêu cuối cùng của quá trình tài chính là lập dự toán về lưu chuyển tiền.
Các khoản thu được từ việc bán hàng cho các dòng thu dự toán, còn các khoản phải trả
về mua vật liệu, tiền lương sẽ tạo ra các dòng chi dự án. Dự toán tiền sẽ tính toán nếu
thiếu hụt các khoản tiền trong các khoản thời gian nào và cân huy động ra sao, nếu
khoản tiền thừa theo dự đoán có thể đầu tư vào đâu có lợi nhất.
2.1.3. Dữ liệu đầu vào của chu trình tài chính
Có rất nhiều dữ liệu đầu vào bắt đầu từ bên ngoài đơn vị như: chứng từ thanh
toán qua bưu điện; giấy báo nợ; có của ngân hàng; séc; sổ phụ ngân hàng; dữ liệu về thị
trường chứng khoán; dữ liệu về đầu tư, lãi suất tài chính… Ngân hàng sẽ giấy báo có,
giấy báo nợ cho đơn vị. Giấy báo có được ngân hàng gửi cho đơn vị khi tiền tài khoản
của đơn vị tăng lên, và gửi giấy báo Nợ để xác định rằng ngân hàng đã thanh toán cho
đơn vị. Trong một số trường hợp ngân hàng từ chối việc thanh toán một số khoản séc
của đơn vị, cuối tháng các séc này sẽ được in vào sổ phụ, dựa vào đây kế toán đơn vị sẽ
đối chiếu giữa sổ phụ và các sổ của công ty từ đó tìm cách tìm ra nguyên nhân để xử lý
các chênh lệch. Các khoản chênh lệch này phát sinh do có một số séc thanh toán đang
được chuyển chưa hạch toán và tài khoản của ngân hàng, khách hàng thanh toán sai tài
khoản, hay một số nguyên nhân khác… thậm chí đôi khi chênh lệch này là do lỗi trong

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

19


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

quá trình hạch toán. Do tiền là tài sản có tính thanh khoản cao, nên hệ thống này sẽ
giúp đơn vị kiểm soát và chống lại việc mất cắp.
2.1.4. Dữ liệu đầu ra của chu trình
Cũng giống như các quá trình kinh doanh khác, chương trình tài chính cung cấp
thông tin để ghi nhận vào sổ cái, định kỳ lập báo cáo tài chính. Ví dụ như doanh thu tài
chính và chi phí tài chính, sẽ được theo dõi là có được thu tiền hay chưa. Hệ thống
thông tin kế toán sẽ giúp đơn vị theo dõi báo cáo công nợ, báo cáo đầu tư. Bên cạnh
cung cấp các thông tin cho hệ thống sổ cái, hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp đơn vị
lập dự toán về tiền thể hiện các dòng tiền lưu chuyển trong đơn vị. Hệ thống thông tin
kế toán còn cung cấp nhiều báo cáo liên quan đến đầu tư và huy động nguồn vốn. Báo
cáo đầu tư thể hiện những biến động đầu tư trong kỳ, cổ tức đã trả, lợi nhuận thu được.
Báo cáo huy động nguồn thể hiện các khoản nợ mới, các khoản nợ cũ đã được thanh
toán trong kỳ. Trong các báo cáo này thể hiện thời hạn thanh toán, lãi suất phải thanh
toán, điều khoản thanh toán, kỳ thanh toán…
Để quản lý hiệu quả, một số nhà quản lý còn sử dụng tỷ số phân tích. Các tỷ
suất qaun trọng, tỷ suất tuần hoàn vốn đầu tư, tỷ suất nợ trên vốn chủ sở hữu…sẽ giúp
nhà quản lý ra quyết định chiến lược huy động vốn. Báo cáo hoạch định tài chính hiện
đại sẽ được tính toán, cung cấp các thông tin về tỷ số phân tích. Báo cáo này cũng giúp
đưa ra các lựa chon cách huy động nguồn cho ngắn hạn và dài hạn phục vụ cho kế
hoạch hoạt động của đơn vị.
2.2. Thực trạng chu trình tài chính tại công ty TNHH Cơ Điện Đại Dương
2.2.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH Cơ Điện Đại Dương
2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Tên công ty:

Công ty TNHH Cơ Điện Đại Dương

Tên tiếng anh:

Dai Duong Electrical Mechanical Company Limited

Địa chỉ:

Cụm công nghiệp Thanh Oai – Thanh Oai – Hà Nội

Điện thoại:

0433 535 692

Email:



Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

Fax:

0433 532 478

20


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

Công ty TNHH Cơ Điện Đại Dương được thành lập ngày 21/01/1997 theo
quyết định số 70 GĐ/UB của UBND tỉnh Hà Tây, giấy đăng ký kinh doanh số 041838
do sở kế hoạch và đầu tư cấp ngày 24/01/1997.

Vốn điều lệ: 9.900.000.000 ( Chín tỷ chín trăm triệu đồng chẵn)
Công ty TNHH Cơ Điện Đại Dương được thành lập từ bốn thành viên chính + Bà
Nguyễn Thị Xuyên (GĐ) với 51% vốn,
+ Ông Nguyễn Bao Sõi (PGĐ) với 33,24% vốn,
+ Ông Vương Sĩ Hùng với 10,10% vốn,
+ Bà Ngô Thị Lệ Thủy với 5,66% vốn.
Nguồn vốn của công ty là nguồn vốn tự bổ sung.
Công ty TNHH Cơ Điện Đại Dương là một đơn vị hạch toán độc lập có tư cách
pháp nhân, được tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến giám đốc là người có quyền lãnh
đạo cao nhất trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của công ty, các phòng ban tham mưu cho
Giám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình.
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy quản lý

Gi¸m ®èc

Phã G.®èc

Phòng kỹ thuật

Phân xưởng
đúc

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

Phòng kinh doanh

Phân xưởng
gia công

Phòng tài chính

Phân xưởng
lắp ráp, hoàn thiện

21


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

2.2.1.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
* Phương pháp kế toán:
Theo yêu cầu, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Bộ máy kế toán
của công ty đựơc tổ chức theo hình thức tập trung, phòng kế toán thực hiện toàn bộ
công tác kế toán của công ty.

Sơ đồ 2.3. Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán NVL

Kế toán thuế

Thủ quỹ

* Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
Căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý,

trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán của công ty, Công ty TNHH Cơ Điện Đại Dương
đã lựa chọn hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán.
Sơ đồ 2.4. Phương pháp chứng từ ghi sổ
Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Sổ đăng ký
chứng từ
ghi sổ

Bảng tổng hợp kế
toán chứng từ
cùng loại

Sổ, thẻ
kế toán
chi tiết

CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ cái

Bảng tổng
hợpchi tiết

Bảng cân
đối số phát
sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

22


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

Ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại
* Ưu điểm: Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân đều trong
tháng, thích hợp với quy mô của doanh nghiệp.
* Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, tăng khối lượng ghi chép của nhân viên kế toán.
2.2.2. Chu trình tài chính tại công ty TNHH Cơ Điện Đại Dương
Sơ đồ 2.5. Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý tài chính

Quản lý
Thu - chi

Ghi nhật
ký

Tiếp
nhận đề
nghị thu
chi
Ktra đối
chiếu

chứng từ
Gửi
chứng từ
cho lãnh
đạo
Lập
phiếu thu
- chi
Lập báo
cáo quỹ

Quản lý
TSCĐ

Làm
thủ tục
vay vốn

Sử
dụng
tiền vay

Theo
dõi các
khoản
vay
Trả nợ
vay

Mua

TSCĐ

Lập báo
cáo
Báo
cáo
tài
chính

Bán,
thanh lý
TSCĐ

Trích
khấu
hao
TSCĐ

Báo
cáo kế
toán

Lập báo
cáo

Chu trình tài chính trong công ty Cơ Điện Đại Dương được thể hiện thông qua việc
quản lý vốn, thu – chi tiền, mua sắm – sử dụng tài sản cố đinh; mỗi kỳ kinh doanh kế
toán hoàn thành việc theo dõi và ghi chép sổ sách và cuối kỳ lập các báo cáo tài chính
cung cấp cho đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

23


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin

Sơ đồ 2.6. Luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Duyệt
thu-chi

Ngân hàng
Nhà cung ứng

Lãnh đạo
Gửi
b/c

Hồ
sơ
vay
vốn

Gửi
c/từ

Gửi
TB
chấp

nhận
cho
vay

Trả
nợ

Đăt
mua
TS
CĐ
Giao
TSC
Đ

Tiếp nhận đề nghị thu-chi

Các tổ chức, cá
nhân có liên
quan

Quản lý tài
chính

Gửi b/cáo

Yêu cầu mua, bán
TL TSCĐ

Giao

TSCĐ

Khách hàng

Thanh
toán
tiền

Thanh
toán
tiền

Dữ
liệu
lập
bc

Quản lý sản xuất

Dữ liệu lập bc

Bộ phận sử
dụng TSCĐ
Nhận
TSCĐD
D
Quản lý DT

Dữ liệu lập b/c

Quản lý chi phí

Tại sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của chu trình tài chính trong công ty, thể hiện rõ
ràng tác động qua lại giữa việc quản lý tài chính trong DN với mỗi đối tượng bên ngoài
và bên trong có mối quan hệ lợi ích kinh tế. Tại đây, ta thấy rõ được đường lưu chuyển
của các luồng dữ liệu và các tác nhân liên quan đến chu trình tài chính.

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

24


Đại học Thương Mại

Đề tài thảo luận hệ thống thông tin
Sơ đồ 2.7. Luồng dữ liệu mức đỉnh

Khách hàng

Báo cáo quỹ
Giao
TSCĐ

Nhà cung
ứng

TT
tiền

Giấy đ/nghị thu-chi

1. Quản lý
thu - chi

Đặt
TS
CĐ

Báo cáo

c/từ thu chi

Giao
TSCĐ
Phiếu thu, chi

3. Quản lý
TSCĐ

y/c mua,
bán, t/lý TS

BB
giao
nhận

Bảng tính KH

Bảng kê sd
TSCĐ

Gửi
b/cáo

Sổ cái, CT

Nhận TSCĐ

Bộ phận sd
TSCĐ
Sổ CT TK
311, 341

2. Ghi nhật
ký
Chấp
nhận
cho vay

Trả
tiền
vay

Lãnh đạo

TT tiền

4. Lập báo
cáo

Hồ

sơ
vay
vốn

Hóa đơn TT

Các
tổ
chức
cá
nhân
có lq

G
ửi
bc
v/
/

Quản lý DT
Sổ cái, CT
CT
Quản lý sx
Quản lý CF

Ngân hàng

Tại mức đỉnh - Tách chức năng chính của hệ thống thành các chức năng con mức 1.
- Xác định luồng dữ liệu giữa chức năng bộ phận với các tác nhân ngoài.
- Xác định luồng dữ liệu nội bộ và kho.

Nhóm 4 - Lớp K8CK9A

25