Thực trạng tổ chức công tác thanh toán với khách hàng tại công ty thiết bị Hà Nội

Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Mục lục

Lời nói đầu
Phần I: những vấn đề lý luận chung về thanh toán và
công tác thanh toán ở công ty thiết bị hà nội
I.những vấn đề chung về thanh toán.
1. Vai trò của thanh toán
2. Yêu cầu quản lý
II:Công tác thanh toán ở công ty thiết bị- hà nội
Phần ii: thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh
toán với khách hàng tạI công ty thiết bị hà nội
I:Giới thiệu chung về công ty thiết bị -hà nội
1. Quá trình hình thành và phát triển
2. Chức năng , nhiệm vụ của công ty
3. Đậc điểm mạng lới kinh doanh
4. Tình trạng lao động và tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
5. Đặc điểm về vốn kinh doanh
6. Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán
ii. thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh
toán với khách hàng ở cônng ty thiết bị hà
nội
1. Những vấn đề chung về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
1.1. Nội dung các nghiệp vụ thanh toán
1.2. Nhiệm vụ kế toán
1.3. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
1.4. Các phơng thức thanh toán
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
1
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
1.5. Một số khái niệm cơ bản

2. Kế toán thanh toán với ngời mua
2.1. KháI niệm , đối tợng và phơng thức thanh toán với ngời mua
2.2. Kế toán thanh toán với ngời mua
2.3. Kế toán dự phòng phảI thu khó đòi
2.4. Sổ kế toán
3. Kế toán thanh toán với ngời bán
3.1. Khái niệm
3.2. Kế toán thanh toán với ngời bán
3.3. Sổ kế toán
Phần III. Một số phơng hớng và biện pháp nhằm hoàn thiện
công tác kế toán thanh toán với khách hàng và
nâng cao hiệu quả của kinh doanh
I.Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với khách hàng
1. Những u đIểm trong công tác hạch toán thanh toán
2. Những nhợc đIểm trong công tác kế toán thanh toán với khách
hàng
II. Phơng hớng nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Thiết bị Hà Nội
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
2
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Lời nói đầu
Trong điều kiện kinh tế thị trờng , sản xuất và lu thông hàng hoá càng phát
triển thì việc bán chịu ngày càng gia tăng để đẩy mạnh bán ra. Mặt khác , sự cạnh
tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau đòi
hỏi các doanh nghiệp phảI không ngừng tích luỹ vốn để đầu t và phát triển và mở
rộng sản xuất kinh doanh . Sự vững mạnh về tàI chính của doanh nghiệp giúp cho
doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong quan hệ mua bán , đặc biệt trong công tác
thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng . Thanh toán đúng , đầy đủ , chính
xác không những giúp cho quan hệ mua-bán của doang nghiệp ngày càng tiến
triển tốt đẹp mà còn tích luỹ vốn vào nguồn tàI chính để doanh nghiệp thực hiện

táI sản xuất mở rộng , giúp nâng cao đời sống cho ngời lao động trong doanh
nghiệp và đóng góp vào nguồn thu của ngân sách nhà nớc.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề thanh toán đối với sự tồn tạI và
phát triển ,các doanh nghiệp đã hớng các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
vào mục tiêu là đẩy mạnh tốc độ lu chuyển tiền tệ. Tuy nhiên không phảI doanh
nghiệp nào cũng thuận lợi trong công tác thanh toán. Sự cạnh tranh gay gắt của
doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong và ngoàI nớc , tốc độ luân
chuyển tiền tệ, là các nhân tố có ảnh hởng không nhỏ đến chỉ tiêu thanh toán của
doang nghiệp tồn tạI hay không tồn tạI , đứng vững hay thất bạI là một câu hỏi lớn
đợc đặt ra đối với doanh nghiệp mà có thể chỉ đợc giảI đáp bằng chỉ tiêu thanh
toán . Do đó thanh toán hiện nay đang là vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp n-
ớc ta hiện nay và có xu hớng ngày càng tăng.
Công ty thiết bị hà nội là một doang nghiệp Nhà Nớc hạch toán độc lập với
những hoạt động chính là: Kinh doanh xuất nhập khẩu , kinh doanh trong nớc ,
đạI lý và tổ chức sản xuất , gia công , lắp ráp . bảo dỡng , sửa chữa đóng mới các
thiết bị , máy móc , phụ tùng các loạI , nguyên nhiên vật liệu cho sản xuất , hàng
công nghiệp tiêu dùng , thực hiện các dịch vụ Thơng MạI . Trong quá trình thực
tập tạI công ty Thiết Bị Hà Nội đợc sự giúp đỡ của các côn chú trong công ty ,
nhận thức đợc tầm quan trọng của chỉ tiêu thanh toán , kết hợp với những kiến
thức kinh tế tiếp thu trong quá trình học tập tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài :
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
3
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
tổ chức công tác thanh toán với khách hàng và các
phơng hớng hoàn thiện công tác thanh toán , nâng cao
hiệu quả kinh doanh tạI công ty thiết bị hà nội .
Trong quá trình thực tập do giới hạn về thời gian , sự hạn chế về kinh
nghiệm nên dù bản thân ngời viết đã hết sức cố gắng nhng chuyên đề tốt nghiệp
chỉ đợc giới hạn nghiên cứu ở một số chỉ tiêu chủ yếu , đồng thời sẽ không tránh
khỏi thiếu sót và hạn chế. Xin chân thành đón nhận những lời góp ý , sự chỉ bảo

của thày cô giáo và các cô chú trong Công Ty Thiết Bị-Hà Nội cũng nh của bạn bè
đồng nghiệp đêt chuyên đề ngày càng hoàn thiện hơn
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
4
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Phần I
Những vấn đề lý luận chung về thanh toán và công
tác thanh toán ở Công Ty Thiết Bị-Hà Nội
I: Những vấn đề chung về thanh toán
1:Vai trò của thanh toán
Thanh toán là một chỉ tiêu kinh tế , phản ánh toàn bộ kết quả và hiệu quả
của doanh nghiệp về công tác quản lý trong quá trình kinh doanh . Có thể nói ,
thanh toán là chỉ tiêu có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với không chỉ doanh
nghiệp nói riêng mà còn đối với cả xã hội nói chung. Trong thời kỳ bao cấp trớc
đây , vai trò của thanh toán cha đợc quan tâm một cách đúng mức . Nhng trong
giai đoạn hiện nay , khi các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trờng có sự
đIều tiết vĩ mô của Nhà Nớc , chịu sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp
trong và ngoàI nớc , đặc biệt sản xuất và lu thông hàng hoá càng phát triển thì hơn
bao giờ hết thanh toán càng nắm giữ vai trò quan trọng trong sự tồn tạI và phát
triển của doanh nghiệp . Vai trò quan trọng đó đợc thể hiện rõ nét quan những
đIểm sau:
Thứ nhất:
Thanh toán là chỉ tiêu chất lợng phản ánh hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh . Đó là kết quả của tất cả các khâu cung cấp và tiêu thụ sản phẩm . Chất l-
ợng của các khâu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng . Do vậy , thông
qua việc xem xét chỉ tiêu thanh toán , ngời ta có thể đánh giá đợc sơ bộ hiệu quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .
Thứ hai:
Thanh toán là đòn bẩy kinh tế quan trọng , đảm bảo cho tình hình tàI chính
của doanh nghiệp đợc vững chãI . Bởi lẽ , kết cấu bảng cân đối kế toán của doanh

nghiệp bao gồm 2 bên : TàI sản và Nguồn vốn. Nên doanh nghiệp có các khoản
phảI thu của khách hàng đúng , đầy đủ , chính xác làm cho tổng tàI sản của doanh
nghiệp tăng và là nguồn đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp . Nó thể hiện sự
lành mạnh về tàI chính cũng nh khả năng thanh toán nợ , tạo sự tin cậy cho các
nhà đầu t . Chính vì vậy ,mà thanh toán là đòn bẩy kinh tế quan trọng đảm bảo cho
tình hình tàI chính của doanh nghiệp đợc vững chắc.
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
5
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Thứ ba:
Thanh toán thể hiện sự công tác quản lý của doanh nghiệp . Chủ doanh
nghiệp và các cán bộ quản lý doanh nghiệp luôn luôn thu nhận các thông tin về
tình hình công nợ phảI thu , phảI trả và tình hình thanh toán công nợ ,kiểm soát
chúng để phát hiện và ngăn chặn tình trạng chiếm dụng hoặc bị chiếm dụng vốn ,
tình hình vi phạm kỷ luật thanh toán.
Thứ t:
Thanh toán thúc đẩy mối quan hệ mua- bán giữa các doanh nghiệp ngày
càng phát triển tốt đẹp . Khi thanh toán đúng , đầy đủ đúng thơì hạn sẽ tạo niềm
tin ở nhau , làm cho mối quan hệ càng bền lâu.
Nh vậy ,thanh toán có vai trò hết sức to lớn đối với mỗi doanh nghiệp nói
riêng và đối với toàn bộ nền kinh tế nói chung.
2: yêu cầu quản lý
Xuất phát từ thực trạng nền kinh tế nớc ta , các doanh nghiệp làm ăn kém
hiệu quả thua lỗ kéo dài đặc biệt là các doanh nghiệp Nhà Nớc . Nền kinh tế trì trệ
thiếu động lực thúc đẩy , nguyên nhân là do cơ chế quan liêu bao cấp quản lý bằng
mệnh lệnh hành chính . Từ năm 1988 đến nay, nền kinh tế nớc ta đã xoá bỏ cơ chế
cũ chuyển sang cơ chế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của Nhà Nớc , theo định hớng
XHCN . Để hớng các doanh nghiệp cũng nh toàn bộ nền kinh tế hoạt động kinh
doanh theo tế thị trờng , nhà nớc đã đa ra nhiều chính sách kinh tế nhằm từng bớc
cảI thiện môI trờng kinh doanh , tạo hành lang pháp lý thông thoáng , khuyến

khích các thành phần kinh tế phát triển và thực hiện bình đẳng trớc pháp luật đối
với mọi loại hình kinh tế.
Quyết định 217/HĐBT (ngày 14/11/1987) các doanh nghiệp đợc mở rộng
quyền hạn sử dụng của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh , đợc quyền
quản lý và sử dụng tài sản do nhà nớc giao , có quyền bổ sung và sử dụng vốn một
cách linh hoạt và hợp lý , tự tổ chức sắp xếp lao động và lựa chọn phơng án kinh
doanh hiệu quả nhất . Sử dụng hợp lý đòn bẩy kinh tế , các chính sách khuyến
khích khen thởng , chủ động trong việc tiêu thụ sản phẩm từ khâu nghiên cứu thị
trờng , khảo sát , đánh giá , vận chuyển , bảo quản , bảo hành , bảo dỡng Nh vậy
, trong nền kinh tế thị trờng , các doanh nghiệp thực sự là những đơn vị kinh tế độc
lập từ khâu huy động vốn , sắp xếp tổ chức sản xuất và tự chịu trách nhiệm về kết
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
6
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
quả hoạt động sản xuất doanh nghiệp . Nhà nớc không can thiệp sâu vào hoạt động
sản xuất của doanh nghiệp mà chỉ định hớng hoặc sẽ hỗ trợ khi cần thiết.
Xuất phát từ việc trao quyền tự chủ tàichính và hoạt động sản xuất kinh
doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải thực sự làm ăn có hiệu quả , bảo toàn và phát
triển đợc vốn sản xuất . Vốn sản xuất của doanh nghiệp Nhà nớc , ngân sách sẽ
cấp cho toàn bộ vốn cố định và một phần vốn lu động ban đầu . Để doanh nghiệp
hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì phải theo dõi chính xác , đầy đủ ,
đúng thời hạn các khoản thanh toán nhằm tăng nguồn vốn mở rộng sản xuất và
tranh rủi ro.
Nh vậy , vấn đề thanh toán trong các doanh nghiệp trở thành vấn đề sống
còn trong giai đoạn hiện nay. Do đó các doanh nghiệp đang cố gắng tìm và áp
dụng các biện pháp hữu hiệu nhất nhằm nâng cao tình hình thanh toán công nợ
phải thu , phải trả giúp doanh nghiệp đứng vững và đủ cạnh tranh trên thị trờng.
II: Công tác thanh toán ở Công Ty Thiết Bị-Hà Nội .
Trong cơ chế thị trờng , sản xuất và lu thông hàng hoá càng phát triển thì
việc mua và bán chịu ngày càng gia tăng. Cho nên tình thanh toán công nợ phải

thu , phải trả là vấn đề mà các doanh nghiệp phải quan tâm . Đi vào nghiên cứu
tình hình thanh toán ở Công Ty Thiết Bị-Hà Nội :
Bảng 1: cơ cấu vốn lu động của công ty
Chỉ tiêu
Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 2001/2000
Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % Số tuyệt đối %
1. Tiền 16.894.116.788 52,43 3.258.970.548 7,51 -13.535.146.240 -80,12
2. Các khoản phải thu 10.309.860.737 31,99 35.116.188.877 80,89 24.806.328.140 240,61
3. Hàng tồn kho 1.652.223.242 5,13 3.807.449.358 8,77 2.155.266.116 130,44
4. Tài sản lu động khác 3.367.207.195 10,45 1.227.343.274 2,83 -2.139.863.921 -63,55
Tổng vốn lu động 32.223.407.962 100 43.409.952.057 100 11.186.544.095 34,72
Qua bảng cơ cấu vốn lu động ta nhận thấy:
Lợng tiền năm 2001 giảm 13.535.146.240 đồng tơng ứng với tỷ lệ giảm
80,12%. Sự giảm sút đáng kể này là do năm vừa qua công ty thiếu vốn kinh doanh
nên phảI rút tiền mặt taị quỹ và tiền gửi ngân hàng đáp ứng cho nhu câù kinh
doanh , cụ thể là trả tiền cho quá trình gom thu mua hàng hoá tạI các đơn vị sản
xuất sản phẩm, các nhà máy gia công chế biến . Lợng hàng hoá nhập vào tăng nh-
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
7
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
ng lợng hàng hoá tiêu thụ giảm làm lợng hàng tồn kho năm 2001 tăng
2.155.226.116 đồng ứng với tỷ lệ tăng 130,44% , đây là vấn đề mà công ty cần
phải xem xét và có biện pháp xử lý bởi lợng hàng tồn kho tăng sẽ làm vốn lu động
bị ứ đọng .
Các khoản phải thu năm 2001 tăng 24.806.328.140 đồng tơng ứng với ty lệ
240,61% , nh vậy khoản phải thu của công ty cha tiến bộ . Mặt khác, khoản phải
thu chiếm tỷ trọng lớn trong vốn lu động năm 2001 là 80,89% . Đây là dấu hiệu
không tốt thể hiện sự ngừng trệ trong việc thực hiện thanh toán các khoản phải thu
gây tồn đọng vốn lu động của công ty .
Bảng 2: chi tiết các khoản phảI thu

Chỉ tiêu
Năm 2000 Năm 2001
Chênh lệch 2001/2000
Số tuyệt đối %
1. Phải thu của khách hàng 6.457.658.803 7.935.767.497 1.478.108.694 22,89
2. Trả trớc cho ngời bán 2.582.887.632 25.576.979.374 22.994.091.742 890,25
3. Thuế VAT đợc khấu trừ 45.158.963 45.158.963
4. Phải thu nội bộ
5. Các khoản phải thu khác 1.269.314.302 1.558.283.043 288.968.741 22,77
6. Dự phòng khoản phải thu khó đòi
Các khoản phải thu 10.309.860.737 35.116.188.877 24.806.328.140 240,61

Từ bảng trên ta thấy:
Trả trớc cho ngời bán năm 2001 chiếm tỷ trọng khá cao 72,84% (
877.188.116.35
374.979.576.25
*100) trên tổng các khoản phải thu,tăng 22.994.091.742 đồng tơng
ứng với tỷ lệ tăng 890,25%. Điều này ,do công ty muốn đẩy mạnh thời gian tập
hợp hàng hoá về kho để chuẩn bị chu đáo cho tiêu thụ nên tăng khoản trả trớc cho
ngời bán hàng để khuyến khích họ đẩy nhanh tiến độ sản xuất cung cấp hàng hoá
đúng thời hạn. Chính vì vậy , làm cho thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ tăng
45.158.963 đồng.
Khoản phải thu của khách hàng năm 2001 tăng len so với năm 2000 là
1.478.108.694 đồng tơng ứng với tỷ lệ tăng 22,89% . Chứng tỏ công ty cha làm tốt
công tác phải thu vốn lu động bị chiếm dụng ngày càng tăng của khách hàng.
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
8
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Bảng 3: cơ cấu nguồn vốn phải trả của công ty
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001

Chênh lệch 2001/2000
Số tuyệt đối %
1. Nợ ngắn hạn 22.613.833.251 32.761.656.794 10.147.823.543
2. Nợ dài hạn

3. Nợ khác

Nợ phải trả 22.613.833.251 32.761.656.794 10.147.823.543
Qua bảng trên ta thấy, trong năm 2000 , công ty chỉ phát sinh các
khoản nợ ngắn hạn . Các khoản nợ năm 2001 tăng 10.147.823.543 đồng , tơng ứng
với tỷ lệ tăng % . Nguyên do của sự tăng lên này là Công Ty mở rộng mạng lới
kinh doanh làm cho lợng hàng hoá nhập vào tăng khi đó khoản nợ sẽ tăng.
Bảng 4: chi tiết nợ ngắn hạn
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001
Chênh lệch 2001/2000
Số tuyệt đối %
1. Vay ngắn hạn 15.696.470.185 27.747.112.626 12.050.642.441
2. Nợ dài hạn đến hạn phải trả

3. Phải trả cho ngời bán 4.307.205.476 2.205.165.803 (2.102.039.673)
4. Ngời mua trả tiền trớc 1.156.482.066 1.627.598.590 471.116.524
5.Thuế và các khoản phải nộp N
2
(5.753.104) (37.793.961) (32.040.857)
6. Phải trả công nhân viên 291.542.135 250.249.344 41.292.791
7. Phải trả cho các đơn vị nội bộ

8. Các khoản phải trả phải nộp khác 1.167.886.493 969.324.392 198.562.101
Từ bảng trên ta thấy:
Vay ngắn hạn năm 2001 chiếm tỷ trọng khá cao (

794.656.761.32
626.112.747.27
ì
100) trên
tổng nợ phải trả , tăng 12.050.642.441 đồng, tơng ứng với tỷ lệ tăng % . Điều
này ,do Công Ty huy động vốn để mở rộng mạng lới kinh doanh , làm cho hàng
hoá mua về để phục vụ cho tiêu thụ nhiều. Tuy nhiên , phải trả cho ngời bán giảm
2.102.039.673 đồng , tơng ứng với tỷ lệ giảm %.
Bảng 5: các khoản phải thu
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
9
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Tổng số tiền
tranh chấp
mất khả
năng thanh
toán
Tổng số Số quá hạn Tổng số Số quá hạn
1. Phải thu từ khách hàng 6.457.658.803 54.957.767.497 7.935.767.497 60.315.450
2. Trả trớc cho ngời bán 2.582.887.632

25.476.979.374 380.000.000
3. Cho vay

4. Phải thu tạm ứng 305.766.300

156.416.800
5. Phải thu nội bộ

6. Phải thu khác 1.269.314.302 1.186.692.000 1.603.442.006
Các khoản phải thu 10.615.627.037 1.241.649.450 35.272.605.677 1.244.607.450
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
10
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Phần II
Thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với
khách hàng tại Công Ty Thiết Bị-Hà Nội
I:Giới thiệu chung về Công Ty Thiết Bị-Hà Nội
1: Quá trình hình thành và phát triển.
Công Ty Thiết bị đợc thành lập trên cơ sở sát nhập nhiều đơn vị , qua mỗi
thời kỳ khác nhau thì lại có sự sát nhập ,tách chuyển hoặc đổi tên theo sự chuyển
đổi của đơn vị chủ quản. Việc hình thành Công Ty Thiết Bị hiện nay đợc thành
lập trên cơ sở của hai đơn vị chủ yếu là:
Công Ty Thiết Bị II Đông Anh , tiền thân là kho II Đông Anh thuộc cục
thiết bị, Tổng cục vật t .
Công Ty Thiết Bị I Hà Tây , tiền thân là kho III Hà Đông thuộc Cục Thiế
Bị, Tổng Cục Vật T trớc đây.
Sự hình thành của Công ty qua các sự hình thành và phát triển của các đơn
vị hợp thành chủ yếu sau:
1. Kho II- Bãi Trám - Đông Anh , thuộc Cục Thiế Bị , Tổng Cục Vật T (từ
1960 đến 08/04/1970 , chuyển thành Công Ty Thiết Bị II)
2. Tổng kho III- Hà Đông , thuộc Cục Thiế Bị , Tổng Cục Vật T (từ 1960
đến 06/06/1970 chuyển thành Công Ty Thiết Bị I) kho III thuộc xã Phủ Lãm ,
huyện Thanh Oai ,Tỉnh Hà Tây đợc xây dựng năm 1959 . Sau khi Tổng Cục Vật
T đợc thành lập , Tổng kho III Phủ Lãm- chuyển thuộc cục thiết bị (1960) . Nh
vậy, Tổng kho III- Phủ Lãm ,Hà Đông đợc thành lập khoảng cuối năm 1960 đầu
năm 1961 và hoạt động cho đến ngày 06/06/1970 chuyển thành Công Ty Thiết Bị
I. Trong thời gian này, hai cục kim khí và cục Thiết Bị đợc sát nhập vào làm một
trở thành Cục Kim Khí Thiết Bị.

3. Công ty Thiết Bị II , thuộc Tổng Công Ty Thiết Bị , Bộ Vật T (từ
n\15/03.1970 đến 19/09/1980 chuyển thành Tổng kho II) Công Ty Thiết Bị II đợc
thành lập ngày 15/03/1970 của Tổng Công ty thiết bị . Trong thời gian này , Cục
Kim Khí- Thiết Bị đợc Bộ Vật T đổi thành Tổng Công Ty Thiết Bị . Công Ty Thiết
Bị II hoạt động đến ngày 19/09/1980 đợc liên hiệp Xuất Nhập Khẩu vật t chuyển
thành Tổng kho II.
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
11
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
4. Công Ty Thiết Bị I , thuộc Tổng Công Ty Thiết Bị , Bộ Vật T (từ
06/06/1970 đến 23/11/1978 sát nhập thành Công Ty Thiết Bị I) Công Ty Thiết Bị I
đợc thành lập ngày 06/06/1970 của Tổng Công Ty Thiết Bị có trụ sở chính tại kho
Phủ Lãm . Khoảng năm 1977-1978 kho thiết bị Lơng Sơn , Hoà Bình thuộc Tổng
Công Ty Thiết Bị đợc sát nhập vào Công Ty Thiết Bị I.
5. Công Ty Thiết Bị cũ ,thuộc Tổng Công Ty Thiết Bị , Bộ Vật T (từ
11/12/1972 đến 23/11/1978 sát nhập vào Công Ty Thiết Bị I)
6. Công Ty Thiết Bị I, thuộc Tổng Công Ty Thiết Bị , Bộ Vật T (từ
23/11/1978 đến 09/1980 đổi thành Tổng kho I)
7. Tổng kho I- Thuộc liên hiệp XNK, Bộ Vật T ( từ 25/8/1982 đến
01/07/1983 sát nhập thành Công Ty Thiết Bị )
8. Tổng kho II- Thuộc liên hiệp XNK, Bộ Vật T ( Từ 25/8/1982 dến
01/07/1983 sát nhập thành Công Ty Thiết Bị )
9. Công Ty Thiết Bị Liên hiệp XNK, Bộ Vật T ( từ 01/07/1983 hoạt
động đến nay)
Liên hiệp xuất nhập khẩu vật t đợc Bộ Vật T đổi thành Tổng Công Ty Thiết
Bị và Phụ Tùng . Giai đoạn 1993 đến nay: Công Ty Thiết Bị hiện nay đợc Bộ Th-
ơng Mại thành lập tại quyết định số 617 ngày 28/05/1993 theo thông báo số 163
ngày 24/05/1993 của văn phòng chính phủ về việc thành lập tại Doanh Nghiệp
Nhà Nớc.
Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công Ty Thiết Bị trực thuộc Tổng

Công Ty Máy và phụ Tùng ban hành kèm theo Quyết định số 647/MPT-VP ngày
24/9.1997 của Hội Đồng Quản Trị Tổng Công ty Máy Và Phụ Tùng thì Công Ty
Thiết Bị là doanh nghiệp Nhà Nớc hạch toán độc lập có:
- Tên bằng tiếng việt là : Công Ty Thiết Bị .
- Trụ sở chính tại : Km9 đờng Nguyễn Trãi Hà Nội-Hà Đông
- Tên giao dịch quốc tế : MACHINOIMPORT COMPANY 1- viết
tắt là MACHINCO 1
- T cách pháp nhân, quyền và nghĩa vụ dân sự;
- Điều lệ Tổ chức và hoạt động do Hội Đồng Quản Trị Tổng Công
Ty phê chuẩn
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
12
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
- Con dấu theo quy định của Nhà Nớc
- Tài khoản riêng ( gồm Tài khoản Việt nam (Vnđ) và tài khoản
ngoại tệ (USD) mở tại ngân hàng Công Thơng Quận Đống Đa
Hà Nội
- Bảng cân đối Tài Sản , các quỹ theo quy định của Chính Phủ và h-
ớng dẫn của Tổng Công Ty .
2: Chức năng nhiệm vụ của công ty
2.1: Chức năng.
Công Ty Thiết Bị là doanh nghiệp Nhà Nớc hạch toán độc lập , thành viên
Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng , là tổ chức kinh tế do Nhà Nớc đầu t , thành lập
và tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế
xã hội của Nhà Nớc , thể hiện qua nhiệm vụ và kế hoạch hàng năm và 5 năm do
Tổng Công Ty Máy và Phụ Tùng giao.
2.2: Nhiệm Vụ:
Công Ty Thiết Bị có nhiệm vụ : kinh doanh xuất nhập khẩu , kinh doanh
trong nớc , đại lý và tổ chức sản xuất gia công , lắp ráp , bảo dỡng , sửa chữa đóng
mới các thiết bị , máy móc , phụ tùng các , nguyên nhiên vật liệu cho sản xuất ,

hàng công nghiệp tiêu dùng , thực hiện các dịch vụ Thơng Mại , dịch vụ t vấn ,
dịch vụ cho thuê văn phòng , nhà xởng , kho hàng và các dịch vụ khác nhằm tăng
lợi nhuận và tích luỹ để phát triển Công Ty ngày càng lớn mạnh.
3: Đặc Điểm mạng Lới Kinh Doanh :
Công Ty Thiết Bị triển khai thực hiện kế hoạch năm 2001 trong thời điểm
nền kinh tế đất nớc bớc vào thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá , hiện đại hoá . Sự
đầu t của nhà nớc cho phát triển hàng hoá , cho xây dựng cơ sở hạ tầng đang tăng
lên đã tác động tích cực đến hoạt động của các thành phần kinh tế trong nớc . Sự
đoàn kết nhất trí cao trong chỉ đạo của Đảng uỷ cũng nh tập thể cán bộ lãnh đạo
của Công Ty là tiền đề thuận lợi cho việc thực hiện tất cả các chiến lợc đổi mới
trong quản lý và kinh doanh . Năm 2000 , cơ cấu của công ty gồm Ban Giám Đốc ,
06 Phòng nghiệp vụ ,1 ban 245, 1 kho thiết bị và 03 cửa hàng kinh doanh tổng hợp
. Đến năm 2001 Công Ty mở rộng mạng lới kinh doanh , thành lập thêm 2 cửa
hàng kinh doanh , đông thời Công Ty đã xây dựng và củng cố đội ngũ bán hàng
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
13
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
truyền thống tin cậy trong và ngoài nớc làm cho thị trờng và các mặt kinh doanh
đợc mở rộng :
- Trong công tác xuất nhập khẩu:
+ Năm 2001 Công Ty đã tiến hành đàm phán với Công Ty giầy Phủ Lãm và
kết quả là Công Ty Thiết Bị đợc hởng kim ngạch xuất khẩu tại xí nghiệp giầy Phủ
Hà theo tỷ lệ góp vốn của Công Ty Thiết Bị . Trong năm 2001 Công Ty thực hiện
kim ngạch xuất khẩu đạt 4,3 triệu USD đạt 71,1%KH
+Trong năm 2001 Công Ty thực hiện kim ngạch xuất khẩu 8,057 triệu USD
đạt 161%KH tăng 100% so với thực hiện năm 2000, chủ yếu là nhập khẩu kinh
doanh nguyên liệu cho các nhà máy chiếm 71% kim ngạch nhập khẩu
+ Nhập khẩu kinh doanh vật liệu thép các loại chiếm 13%kim ngạch nhập
khẩu.
- Đối với kinh doanh trong nớc:

Năm 2001 đạt doanh só 213 tỷ trong đó kinh doanh hàng nhập khẩu 124 tỷ
đạt 58% tổng doanh thu , kinh doanh các mặt hàng trong nớc 89 tỷ.
Trong đó : Mặt hàng phôi thép : 92,8 tỷ đồng chiếm 44% doanh số
Phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị phụ tùng :48,5 tỷ đồng chiếm
23%doanh số
Thép tấm , nhôm các loại : 31,6 tỷ đồng chiếm 15% doanh số
Thép xây dựng : 30,3 tỷ đồng chiếm 14,2 doanh số
Nh vậy trong năm 2001 , bên cạnh việc kinh doanh các mặt hàng truyền
thống nh: Máy móc thiết bị , phơng tiện vận tải , phụ tùng , Công Ty còn đã mở
rộng mặt hàng kinh doanh các mặt hàng mới phục vụ cho sản xuất trong nớc nh
phôi thép , thép tấm các loại , các vật liệu phục vụ cho các công trình giao thông .
Công Ty thực hiện cung ứng đến tận nhà máy sản xuất và bao tiêu sản phẩm tạo
doanh thu hai chiều và lợi nhuận ổn định.
4: Tình hình lao động và tổ chức bộ máy hoạt động của Công Ty :
4.1: Tình hình lao động:
Vào năm 2000 , tổng số cán bộ công nhân viên là 262 ngời , với đôi ngũ
cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ và tay nghề cao với hơn 30 kỹ s các
nghành kinh tế , ngoại thơng..
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
14
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Năm 2001 , với việc mở rộng mạng lới kinh doanh đã tạo chỗ làm cho 8 lao
động đang nghỉ chờ việc . Bên cạnh việc bố trí sắp xếp sử dụng số lao động hiện
có , Công Ty còn tuyển dụng thêm 5 cán bộ có trình độ chuyên môn cao về mặt
kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh trong nớc bổ xung cho các bộ phân
trong Công Ty . Đào tạo nâng cao nghiệp vụ , nâng cao trình độ lý luận cao cấp
cho cán bộ . Đến tháng 12 năm 2001 Công Ty có 234 lao động trong đó có 130 nữ
và 104 nam , Cho đến thời điểm tháng 5 năm 2002 Công Ty có 237 lao động gồm
134 nữ và 103 nam .
4.2: Tổ chức bộ máy hoạt động của Công Ty .

sơ đồ 1:

Theo điều lệ của Tổ chức và hoạt động của Công Ty Thiết Bị
- Giám Đốc doanh nghiệp ( gọi là Giám Đốc ) do Hội Đồng Quản
Trị quyết định bổ nhiệm , miễn nhiệm , khen thởng , kỷ luật theo
đề nghị của tổng Giám Đốc Công Ty .
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
15
Giám
đốc
Phòng
kế
toán
tài vụ
kh
o
Phòng
tổ
chức
hành
chính
tổng
hợp
Phòng
xuất
khẩu
đầu tư
Phó giám đốc
Phòng

kinh
doanh
1
Phó giám đốc
Cửa
hàn
g số
1
Phòng
kinh
doanh
2
Phòng
kinh
doanh
3
Cửa
hàn
g số
5
Cửa
hàn
g số
4
Cửa
hàn
g số
2
Cửa
hàn

g số
3
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Giám Đốc chịu trách nhiệm trớc Hội Đồng Quản Trị và Tổng
Giám Đốc ( gọi là lãnh đạo Tổng Công Ty ) và trớc pháp luật về
hoạt động của doanh nghiệp .
Giám Đốc có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp và có
nghĩa vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của doanh
nghiệp
- Phó Giám Đốc doanh nghiệp đợc Tổng Giám Đốc Tổng Công Ty
bổ nhiệm ,miễn nhiệm theo đề nghị của Giám Đốc doanh nghiệp .
Phó Giám Đốc phải chịu theo sự phân công và uỷ quyền của
Giám Đốc , chịu trách nhiệm trớc Giám Đốc và pháp luật về
nhiệm vụ đợc Giám Đốc phân công và uỷ quyền.
Căn cứ theo yêu cầu tổ chức bộ máy quản lý , điều hành hoạch định kinh
doanh xuất nhập khẩu , kinh doanh trong nớc của đơn vị . Công Ty quy định chức
năng của các phòng , ban nh sau:
4.2.1: Phòng tổ chức hành chính:
- Công tác tổ chức cán bộ , lao động tiền lơng , hành chính, quản
trị, thanh tra bảo vệ , quân sự thực hiện mọi chính sách chế độ đối
với ngời lao động đảm bảo đúng pháp luật
- Triển khai thực hiện các phong trào thi đua , tiết kiệm , đảm bảo
các trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh theo phơng hớng , mục tiêu của Công Ty đề ra
4.2.2: Phòng kinh doanh
- Giúp việc Giám Đốc Công Ty trong các lĩnh vực quản lý , điều hành hoạth
động kinh doanh xuất nhập khẩu theo quy chế quản lý xuất nhập khẩu của
Công Ty và của Nhà nớc.
- Xây dựng chiến lợc và các phơng hớng kinh doanh , chiến lợc
xuất nhập khẩu và kinh doanh tạo nguồn của Công Ty .

- Triển khai phơng án kinh doanh đã đợc Giám Đốc phê duyệt
4.2.3: Phòng kế hoạch và đầu t:
- Phòng kế hoạch và đầu t giúp việc cho lãnh đạo Công Ty quản lý
điều hành trong lĩnh vực kế hoạch , thống kê , tổng hợp tình hình
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
16
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
kinh doanh , sản xuất của Công Ty , xây dựng cơ bản và hợp tác
liên kết , liên doanh kinh tế với các tổ chức kinh tế trong và ngoài
nớc nhằm phát triển sản xuất , kinh doanh theo phơng hớng , mục
tiêu của Công Ty .
4.2.4 : Phòng tài chính kế toán.
- Phòng tài chính kế toán giúp việc cho Giám Đốc Công Ty trong
công tác quản lý tài chính và chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác
tài chính, kế toán trong toàn Công Ty nhằm mục tiêu bảo toàn và
phát triển vốn , tài sản của Công Ty , thực hiện nhiệm vụ thu nộp
Ngân sách Nhà nớc theo chế độ tài chính kế toán do Nhà nớc quy
định. Hớng dẫn , và tổ chức chấp hành các chính sách , các quy
định nghiệp vụ của cấp trên , của Nhà nớc về tài chính kế toán
một cách nghiêm túc , đúng đắn kịp thời trong toàn Công Ty .
4.2.5: Các cửa hàng:
- Các cửa hàng là đơn vị tổ chức kinh doanh hạch toán phụ thuộc để
trực tiếp thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công Ty ( riêng cửa
hàng số 2 còn có cả chức năng quản lý và kinh doanh cho nên cửa
hàng số 2 thực hiện cả chức năng nhiệm vụ của cửa hàng và của
kho).
4 4.2.6:Mối quan hệ giữa các phòng ban:
Các phòng ban chuyên môn , nghiệp vụ có chức năng tham mu , giúp việc
Giám Đốc trong quản lý và điều hành doanh nghiệp trên các lĩnh vực do Giám
Đốc Công Ty phân công . Các phòng có mối quan hệ với nhau thể hiện:

- Các phòng đều là các bộ phận trực thuộc Công Ty , chịu sự chỉ
đạo trực tiếp và điều hành của Giám Đốc Công Ty . Mọi chỉ thị ,
mệnh lệnh đối với các phòng phải do Giám Đốc hoặc Phó Giám
Đốc ( đợc uỷ quyền ) đa ra .
- Mối quan hệ giữa các phòng ban , cửa hàng trong Công Ty là
quan hệ nganh cấp bình đẳng về mọi mặt , hợp tác giúp đỡ lẫn
nhau để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao.
5: Đặc điểm về vốn kinh doanh:
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
17
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Vốn kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của mọi tài sản phục vụ cho hoạt
động kinh doanh của Công Ty . Để tiến hành hoạt động kinh doanh , mỗi doanh
nghiệp cần phải có một lợng vốn nhất định.
Vốn kinh doanh của Công Ty Thiết Bị tính đến thời điểm 31/12/2001 là
14.895.373.950 đồng tăng 641.620.000 đồng tơng ứng với tỷ lệ tăng 4,3% so với
năm 2000.
Bảng 6: Cơ cấu vốn của Công Ty .
Chỉ tiêu
Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 2001/2000
Số tuyệt đối % Số tuyệt đối % Số tuyệt đối %
1. Tổng vốn 14.253.753.950 100 14.895.373.950 100 641.620.000 4,3
2. Vốn lu động 10.857.537.361 762 11.499.157.361 77,2 641.620.000 5,6
3. Vốn cố định 3.396.216.589 238 3.396.216.589 22,8

Năm 2001 , vốn lu động của Công Ty tăng 641.620.000 đồng tơng ứng với
tỷ lệ tăng 5,6% điều này chứng tỏ Công Ty đang tăng cờng vốn để mở rộng hoạt
động kinh doanh .Tỷ trọng vốn lu động năm 2001 là 77,2% tăng 0,1% so với tỷ
trọng năm 2000. Còn lợng vốn cố định không thay đổi nhng do tổng vốn tăng làm
cho tỷ trọng vốn cố định giảm 1% so với tỷ trọng năm 2000.

Có thể biểu diễn nh sau:
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
18
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Năm 2000 năm 2001


Chú thích:
:vốn lu động
:Vốn cố định
Mặt khác , năm 2001 tổng số vốn là 14.373.950 đồng có 10.094.497.035 đồng là
vốn ngân sách chiếm 67,77% còn 4.800.876.915 là vốn bổ xung chiếm 32,23%.


Vốn lu động
Vốn cố định
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
19
Jan
23.8
0%
76.20
%
22.8%
77.20%
32,23%
67,77%
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Bảng 7: Hiệu Quả Sử Dụng Vốn Kinh Doanh
Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch 2001/2000

Số tuyệt đối %
1. Vốn kinh doanh Đồng 14.253.753.950 14.895.373.950 641.620.000 4,3
2. Doanh thu thuần

77.878.649.008 215.724.699.331 137.846.050.323 177
3. Lợi nhuận thuần

1.014.393.191 1.092.009.990 77.616.799 7,65
4. Doanh lợi vốn kinh doanh % 7,11% 7,33% 0,22 3,09
5. Hiệu suất sử dụng vốn
kinh doanh
Lần 5,46 14,48 9,02 165,2
Xét chung, hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của Công Ty thông qua bảng
ta thấy vốn kinh doanh của Công Ty đã hoạt động tốt , trong khi năm 2000 doanh
lợi vốn kinh doanh là 7,11% thì năm 2001 tăng lên 7,33% tức là tăng thêm 0,22%
tơng ứng với tốc độ tăng doanh lợi vốn kinh doanh là 3,09%. Có nghĩa là nếu năm
2000 bỏ ra 100 đồng vốn kinh doanh , công ty chỉ thu đợc 7,22 đồng lợi nhuận thì
năm 2001 bỏ ra 100 đồng vốn kinh doanh Công Ty thu đợc 7,33 đồng lợi nhuận
nhiều hơn 0,22 đồng.
Xét hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh ta thấy có sự tăng trởng rõ rệt . Năm
2000 , 1 đồng vốn bỏ ra sẽ ,mang lại 5,46 đồng doanh thu thì năm 2001 1 đồng
vốn bỏ ra mang lại 14,48 đồng doanh thu tăng 9,02 đồng , tỷ lệ tăng 165,2
6: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán :
6.1: Tổ chức công tác kế toán:
6.1.1 Hình thức tổ chức kế toán :
Phòng kế toán là một bộ phận câú thành quan trọng của hệ thống bộ máy
doanh nghiệp, giúp Giám Đốc nắm đợc tình hình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, để có thể ra các quyết định kinh tế kịp thời đúng đúng đắn . Tuỳ vào từng
đặc điểm hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà có hình thức tổ chức kế toán khác
nhau.

Công Ty Thiết Bị-Hà Nội là doanh nghiệp Nhà Nớc hoạch toán độc lập , có
tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập chung nghĩa là toàn bộ công tác kế
toán đợc thực hiện tập chung tại phòng kế toán Công Ty . ở các cửa hàng không có
tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kinh tế có nghiệp vụ kế toán
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
20
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trởng phòng tài chính kế toán về nghiệp vụ .Các
nhân viên này đợc hạch toán ban đầu vào cuối tháng: Lập bảng kê , chứng từ hạch
toán gửi về phòng tài chính kế toán để tổ chức hạch toán.
6.1.2 : Hình thức kế toán áp dụng tại công ty :
Hiện nay Công Ty đang áp dụng chế độ hạch toán mới ban hành theo quyết
định số 114-1K/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính.
Công Ty Thiết Bị áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chứng Từ. Theo
hình thức này kế toán đợc xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng
hợp và kế toán chi tiết , đảm bảo các ,mặt kế toán đợc tiến hành kịp thời phục vụ
tốt yêu cầu quản lý , đảm bảo số liệu chính xác , tiến độ công việc đợc tiến hành
đồng đều ở các khâu trong các phần hành. Đây là hình thức mà lãnh đạo Công Ty
lựa chọn đợc áp dụng trong nhiều năm.
Phơng thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt tức là thu tiền
trực tiếp.
Phơng thức hạch toán hàng tồn kho mà Công Ty áp dụng là phơng pháp kê
khai thờng xuyên và ký kế toán theo quý.
6.1.3. Hình thức kế toán Nhật ký Chứng Từ ".
6.1.3.1: Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký Chứng Từ "
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của
các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài
khoản ứng nợ
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình
tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế( theo tài

khoản )
- Kết hợp rông rãi việc hạch toán tông hợp với hạch toán chi tiết trên cùng
một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản , chỉ tiêu quản lý
kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
6.1.3.2. Ưu điểm , nhợc điểm của hình thức kế toán Nhật ký Chứng Từ:
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
21
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
- Ưu điểm : Đợc áp dụng trong điều kiện của những doanh nghiệp có quy
mô sản xuất lớn , nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp , công việc đợc giải đều
trong tháng , sau đó lập báo cáo tài chính nhanh
- Nhợc điểm : Phức tạp do đó nó cần có một trình độ của nhân viên kế toán
cao.
6.1.3.3 : Hệ thống kế toán và nội dung.
Hình thức kế toán Nhật ký Chứng Từ bao gồm các sổ kế toán sau : Nhật
ký Chứng Từ , Bảng Kê, Sổ cái , Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
-Nhật ký Chứng Từ :
Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phán ánh toàn bộ các
nghiệp vụ kinh tế , tài khoản phát sinh theo vế Có của các tài khoản.
Một Nhật ký Chứng Từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho
một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật
thiết với nhau . Khi mở Nhật ký Chứng Từ dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên
Nhật ký Chứng Từ đó số phát sinh của mỗi tài khoản đợc phản ánh riêng biệt ở
một số dòng hoặc một số cột dành cho mỗi tài khoản.
Trong mọi trờng hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập chung
phản ánh trên một Nhật ký Chứng Từ và từ Nhật ký Chứng Từ này ghi vào sổ cái
một lần cuối tháng . Số phát sinh nợ của mỗi tài khoản có liên quan đối ứng trên
các Nhật ký Chứng Từ khác nhau , ghi có các tài khoản có liên quan đối ứng Nợ
với tài khoản này và cuối tháng đợc tập hợp vào Sổ Cái từ các Nhật ký Chứng Từ

đó.
Để phục vụ yêu cầu phân tích và kiểm tra , ngoài phần chính dùng để phản
ánh số phát sinh bên có, một số Nhật ký Chứng Từ có bố trí thêm các cột phản ánh
số phát sinh nợ , số d đầu kỳ và số d cuối kỳ của tài khoản. Số liệu của các cột phả
ánh số phát sinh bên nợ các tài khoản trong trờng hợp này chỉ dùng cho mục đích
kiểm tra phân tích không dùng để ghi sổ cái.
Căn cứ để ghi chép các Nhật ký Chứng Từ là Chứng từ gốc , số liệu của sổ
kế toán chi tiết , của bảng kê và bảng phân bổ.
Nhật ký Chứng Từ phải mở từng tháng một , hết mỗi tháng phải khóa sổ
Nhật ký Chứng Từ cũ và mở Nhật ký Chứng Từ mới cho tháng sau . Mỗi lần khoá
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
22
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
sổ cũ , mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số d cần thiết từ Nhật ký Chứng Từ cũ sang
Nhật ký Chứng Từ mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản.
Hình thức kế toán Nhật ký Chứng Từ có 10 Nhật ký Chứng Từ , đợc đánh số
từ Nhật ký Chứng Từ số 1 đến Nhật ký Chứng Từ số 10.
- Bảng Kê:
Trong hình thức kế toán Nhật ký Chứng Từ có 10 bảng kê đợc đánh số thứ
tự từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11 ( không có bảng kê số 7) . Bảng kê đợc sử
dụng trong những trờng hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài
khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký Chứng Từ đợc. Khi sử
dụng bảng kê thì số liệu của bảng chứng từ gốc trớc hết đợc ghi vào bảng kê .
Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê đợc chuyển vào các Nhật ký Chứng
Từ có liên quan . Bảng kê có thể mở theo vế có hoặc vế Nợ của các tài khoản , có
thể kết hợp phản ánh cả số d đầu tháng , số phát sinh nợ, số phát sinh có trong
tháng và số d cuối tháng .. Phục vụ cho việc kiểm tra , đối chiếu số liệu và chuyển
sổ cuối tháng . Số liệu của bảng kê không sử dụng để ghi Sổ Cái.
-Sổ cái
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm , mỗi tờ sổ dùng cho một tài

khoản trong đó phản ánh số phát sinh nợ , số phát sinh có và số d cuối tháng hoặc
cuối quý. Số phát sinh có của mã tài khoản đợc phản ánh Trên Sổ cái theo tổng số,
lấy từ Nhật ký Chứng Từ ghi có tài khoản đó; số phát sinh Nợ , đợc phản ánh chi
tiết theo từng tài khoản đối ứng có, lấy từ các Nhật ký Chứng Từ có liên quan.
Sổ Cái chi ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý . Sau khi đã khoá
sổ và kiểm tra , đối chiếu số liệu trên các Nhật ký Chứng Từ .
-sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Các sổ , thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tợng kế toán
cần phải theo dõi chi tiết phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân
tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng đợc.
Kết cấu của từng loại sổ , thẻ kế toán chi tiết đợc thiết lập phụ thuộc vào
tính chất của đối tợng hạch toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác
quản lý và lập Báo Cáo Tài Chính . Mỗi đối tợng kế toán có yêu cầu cung cấp
thông tin phục vụ công tác quản lý khác nhau , do đó nội dung , kết cấu các loại sổ
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
23
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
và thẻ kế toán chi tiết quy định mang tính hớng dẫn . Tuỳ theo yêu cầu quản lý các
doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các ,mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết phù hợp.
Hằng ngày , căn cứ vào chứng từ kết toán , để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán
chi tiết liên quan ở các cột phù hợp .
Cuối tháng hoặc cuối quý ,phải tổng hợp số liệu và khoá sổ , thẻ kế toán chi
tiết , lập bảng tổng hợp chi tiết.
Số liệu trên các bảng tổng hợp chi tiết phải đợc kiểm tra đối chiếu với số
phát sinh nợ. Số phát sinh có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái .
Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu và chỉnh lý số liệu
dùng để lập các báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2: trình tự sổ kế toán theo hình thức nhật ký
chứng từ

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày căn cứ vào các khoản chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu
ghi trực tiếp vào các Nhật ký Chứng Từ hoặc bảng kê , Sổ chi tiết có liên quan .
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
24
Chứng từ gốc và
các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán
chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo tài chính
Chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành kế toán doanh nghiệp thơng mại
Đối chiếu với các Nhật ký Chứng Từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi
tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán , vào bảng kê sổ chi tiết , cuối tháng
phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê , sổ chi tiết và Nhật ký Chứng Từ .
Đối với các chi phí sản xuất , kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc ,mang
tính chất phân bố , các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các
bảng phân bố , sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bố ghi vào các bảng kê và
Nhật ký Chứng Từ có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật Ký Chứng Từ , kiểm tra ,
đối chiếu số liệu trên các Nhật Ký Chứng Từ với các sổ kế toán chi tiết , Bảng
tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật Ký Chứng Từ
ghi trực tiếp vào sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc
ghi trực tiếp vào các sổ , thẻ có liên quan . Cuối tháng, cộng số hoặc thẻ kế toán

chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết
theo từng tàI khoản để đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ cáI và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật Ký Chứng
Từ , Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo Tài Chính .
6.2. Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán:
Xuất phát từ những yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh , Công Ty
Thiết Bị có bộ máy kế toán nh sau:
Nguyễn Thị Phơng Lan 1CK
25